<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Van:                    Burgemeester en wethouders
Aan:                    Gemeenteraad
Datum:                  26 oktober 2015
Onderwerp:              Optimaliseren sturen op verbonden partijen door de
                        gemeenteraad
Notitie
 1.Aanleiding                                                                              Zeewolde
 In uw vergadering van 30 oktober 2014 heeft u ons college verzocht:
 ‘Een notitie op te stellen over het optimaliseren van de mogelijkheden het
werk van de verbonden partijen te monitoren en te sturen, als vast onderdeel
van de planning en control cyclus’.
Uit de aan dit verzoek voorafgaande constateringen en overwegingen blijkt
dat uw raad van mening is onvoldoende (democratische) invloed te hebben
op het beleid en de daaraan gekoppelde gemeentelijke middelen voor
taken die door een verbonden partij (Gemeenschappelijke Regeling) worden
uitgevoerd. Die invloed wenst u te optimaliseren. De mogelijkheden daartoe
komen hierna aan de orde. Wij stellen voor na een gedachtewisseling
daarover met uw raad hierin keuzes te maken, deze vast te leggen en te
borgen in de kader stellende functie van uw raad alsmede in de planning en
control cyclus.
NB: Omdat de onderhavige problematiek ook in Leusden/Amersfoort e.o. actueel is,
is op een aantal onderdelen met toestemming gebruik gemaakt van de inhoud van
aldaar geproduceerde documenten. Tevens is gebruik gemaakt van de Handreiking
van de Vereniging van Griffiers, Grip op regionale Samenwerking van mei 2015. Aan
de in deze notitie voorgelegde wijze van sturing en inzet van instrumenten heeft de
griffier van uw raad een bijdrage geleverd.
2.Afbakening
Deze notitie beperkt zich tot de gemeenschappelijke regelingen (hierna GR).
Dat zijn voor de gemeente de belangrijkste verbonden partijen in
beleidsmatige en financiële zin. De inhoud van de notitie kan echter ook
doorgetrokken worden naar de werkwijze m.b.t. andere verbonden partijen
zoals bijvoorbeeld de NV’s waarin de gemeente een belang in heeft (Nuon,
Alliander, Vitens, HVC)
R.C. van Nunspeet                    Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                      de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                                        2/9
3. Vooraf
3.1.Democratische besluitvorming
Het uitvoeren van een gemeentelijke taak samen met andere gemeenten
betekent dat die samenwerkende gemeenten samen verantwoordelijk
worden voor het beleid, de financiën en de controle op de realisatie van de
taak die samen wordt uitgevoerd. In welke verhouding elk van de
deelnemers verantwoordelijk is wordt in de regeling zelf opgenomen.
Keerzijde van de nu gedeelde verantwoordelijkheid is dat deelnemende
gemeenten het, bij voorkeur vooraf, eens moeten worden over het
gewenste beleid en de financiën. Lukt dat niet dan vindt besluitvorming
plaats op de wijze zoals in de regeling is opgenomen. Een besluit in afwijking
van de zienswijze van een of meer van de deelnemende gemeenten behoort
dan tot de mogelijkheden. Wie dat onoverkomelijk, c.q. aantasting van lokale
autonomie, vindt moet niet met anderen samenwerken.
3.2.Vrijwillig of verplicht?
In de meeste gevallen is het aangaan van samenwerking een eigen keuze
welke (mede) wordt ingegeven door schaal van de gemeente in relatie tot de
gewenste kwaliteit en continuïteit bij de uitvoering van de desbetreffende
taken. Zelf doen kost dan eenvoudigweg meer of brengt een te groot risico
met zich mee. Bij ons zijn de Sociale Dienst Veluwerand en Meerinzicht
voorbeelden van vrijwillige samenwerking.
In een aantal gevallen is een gemeente wettelijk verplicht taken samen met
andere gemeenten uit te voeren. Bijvoorbeeld de Veiligheidsregio en de
Omgevingsdienst (OFGV) zijn wettelijk verplichte samenwerkingen. De vraag
óf er sprake is van samenwerking ligt dan niet voor. Wel blijft de raad
uiteraard het beleid, de inrichting, werkwijze en financiën bepalen. Daarbij
geldt wel de kanttekening dat de deelnemers gebonden zijn aan de
democratisch genomen besluiten van het bestuur, ook als de zienswijze van
de eigen gemeenteraad hiervan afwijkt.
R.C. van Nunspeet                 Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                   de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                                                         3/9
4.Wettelijk kader
In ons duale stelsel stelt de raad de kaders op en controleert het door het
college uitgevoerde beleid. Dat geldt ook voor taken die via een verbonden
partij (GR), samen met andere gemeenten wordt uitgevoerd.
4.1.Nieuwe GR
De drie gemeentelijke bestuursorganen (gemeenteraad, college en de
burgemeester) kunnen, voor zover ze zelf bevoegd zijn, een GR aangaan. Het
college en de burgemeester hebben voor het aangaan van een GR
toestemming nodig van de gemeenteraad. Deze mag die toestemming
slechts weigeren bij strijd met het recht of het algemeen belang.
4.2.Algemeen en dagelijks bestuur van de GR
Verbonden partijen voeren gemeentelijke taken uit. In alle GR’n waar de
gemeente Zeewolde aan deelneemt zitten daarom collegeleden in het AB. In
sommige gevallen hebben collegeleden zitting in het DB. Er hebben dus geen
raadsleden zitting in het bestuur van GR’n. De sturing en controle door de
raad vindt dus op dezelfde wijze plaats als wanneer de taak door het eigen
college wordt uitgevoerd of wordt uitbesteed.
4.3.Toezicht en controle
Het is een taak van het college zicht te houden op de taakuitvoering
(doelbereik, prestaties, kosten, risicobeheersing) bij de verbonden partijen
en hierop zo nodig bij te sturen. De gemeenteraad moet controleren of de
verbonden partij de gemeentelijke taak conform de gestelde kaders uitvoert
en of het college dit adequaat bewaakt en, zo nodig, bijstuurt. De
gemeentelijke begroting en het gemeentelijke jaarverslag zijn hiervoor de
geëigende middelen. De gemeenteraad kan niet rechtstreeks ingrijpen bij
verbonden partijen. Omdat de democratische legitimiteit van alle raden
tezamen afkomstig is, verdient het veelal de voorkeur om als fracties/raden
gezamenlijk op te trekken.
Het college vertegenwoordigt de gemeente. Daarbij zijn de mogelijkheden
van sturing en controle sterk afhankelijk van de vorm, het aantal deelnemers
en de afspraken zoals in de regeling zelf zijn opgenomen (zie 3.1).
4.3.1. Toezicht op basis van risicoprofiel
De keerzijde van het op afstand zetten van gemeentelijke taken in een
verbonden partij is dat de gemeente gehouden is het toezicht hierop in te
richten. Niet alle verbonden partijen kennen dezelfde risico’s. Het toezicht
kan dus per verbonden partij verschillen. Het is daarom van belang een
risicoanalyse te maken van waarbij aan een indeling van risico’s in hoog,
gemiddeld en laag, het niveau van toezicht kan worden gekoppeld.
Bij een hoog risicoprofiel zou dan bijvoorbeeld tweemaal per jaar een
volledige risicoanalyse kunnen worden uitgevoerd terwijl bij een laag
risicoprofiel een jaarlijkse analyse van begroting en rekening volstaat.
R.C. van Nunspeet                  Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                    de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                                                          4/9
5.Recente wijziging Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr)
In het algemeen zorgt de Wet Gemeenschappelijke regelingen voor een
aantal democratische waarborgen. Zo heeft ieder individueel raadslid het
recht op inlichtingen en kan altijd iemand ter verantwoording roepen. De
raad heeft verder inspraak bij de begroting.
Onlangs heeft de Wgr een belangrijke wijziging ondergaan waarmee (ook)
tegemoet wordt gekomen aan de vooral door gemeenteraden geuite wensen
om meer mogelijkheden en tijd te hebben voor sturing vooraf op beleid en
middelen. Het is daarmee gemakkelijker geworden om op tijd te kunnen
reageren op jaar- en begrotingsstukken. De belangrijkste zijn:
-Beleidsmatige en financiële kaders dienen voor 15 april van het jaar
voorafgaande aan het jaar waarvoor deze bestemd zijn te worden
toegezonden;
-De (voorlopige) jaarrekening dient voor 15 april van het volgende jaar
beschikbaar te zijn;
-De ontwerpbegroting dient acht weken (nu zes) voor vaststelling door het
AB aan de deelnemers te worden aangeboden.
Gevolg hiervan is dat het bestuur van een verbonden partij al in
februari/maart met nieuwe beleidsmatige en financiële voorstellen aan de
gang moet. Deze wetsaanpassingen maken het vooraf sturen op de
verbonden partijen beter mogelijk. Afstemming met deelnemers blijft wel
een belangrijke in te vullen randvoorwaarde.
Een andere belangrijke wijziging betreft het expliciteren van de norm dat het
DB van een GR niet de meerderheid mag uitmaken van het AB. In artikel 14,
derde lid is dit vastgelegd. Dit artikel richt zich op zowel het aantal personen
als op het eventueel vastgelegde stemgewicht. De achtergrond van deze
bepaling is dat het AB reële controle moet kunnen uitoefenen op het DB.
R.C. van Nunspeet                   Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                     de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                                                          5/9
6.Voorgestelde werkwijze (bestuurlijk)
Gelet op het bovenstaande wordt een werkwijze voorgesteld op basis van de
volgende uitgangspunten:
1.         Informatie inwinnen over de werking van de gemeenschappelijke
           regeling
2.         Beoordelen van deze informatie en ter verantwoording roepen
           college, indien nodig.
3.         De raad kan sturen of ingrijpen door middel van het toepassen van
           een aantal instrumenten
De gemeenteraad bepaalt vooraf wat hij met de GR wil bereiken (de doelen),
wanneer hij tevreden is (indicatoren) en wat het mag kosten. Er dient sprake
te zijn van meerjarige kaders. Van het bestuur van de GR wordt tijdige
aanbieding kan kadernota’s verlangt zodat sturing vooraf mogelijk is. Voor de
gemeenteraad is informatie immers het allerbelangrijkst. Zonder informatie
kan de gemeenteraad niet adequaat zijn rollen invullen.
De drie uitgangspunten worden hieronder uitgewerkt.
6.1. Informatie inwinnen: Beleidsplannen en politiek relevante informatie
Het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter van een GR
kunnen niet ter verantwoording worden geroepen. De controle van de raad
richt zich primair op het college van burgemeester en wethouders. Een
wethouder of de burgemeester is immers vertegenwoordiger van de
gemeente in het AB of DB van de GR. Het college is aanspreekbaar op de
wijze waarop het stuurt op de gemeenschappelijke regeling en voor de wijze
waarop het lid van het AB of DB heeft gehandeld. De raad kan dit lid ter
verantwoording roepen over datgeen dit lid zelf heeft gedaan in het
betreffende bestuur.
Sturing vooraf is alleen maar mogelijk als de gemeenteraad vroegtijdig over
relevante, volledige en juiste informatie beschikt. In geval het bestuur van
een GR een wijziging in beleid en/of het budget noodzakelijk acht dient zij de
gemeenteraad, via het college tijdig te informeren. Tijdig wil zeggen op een
moment dat er redelijkerwijs nog te sturen valt maar tenminste binnen de
onder punt 5. beschreven termijnen.
Daarnaast zou ook afgesproken kunnen worden (het makkelijkst is dat bij het
starten van de gemeenschappelijke regeling) dat andere vormen van
structurele informatie worden verstrekt, zoals kwartaalrapportages of
periodieke managementrapportages.
6.2. Beoordeling en Verantwoording: controle via de regulier planning- en
control cyclus
In de jaarrekening en begroting wordt alle relevante informatie (conform
BBV) van de GR’n opgenomen in de paragraaf verbonden partijen. Uit deze
informatie blijken de (verwachte) financiële resultaten en de ontwikkelingen
in het afgelopen jaar c.q. het komende jaar. Indien de GR van mening is dat
ander (nieuw) beleid en/of een hogere bijdragenoodzakelijk is dient een
verzoek hiertoe vroegtijdig, d.w.z. tenminste met inachtneming van de in 5.
genoemde termijnen, aan te leveren zodat dit bij de vaststelling van de
gemeentelijke kadernota kan worden betrokken.
R.C. van Nunspeet                   Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                     de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                                                           6/9
In maart/april/mei krijgen de deelnemers aan de GR’en de concept begroting
en jaarrekening voorgelegd. Het college zal een zienswijze voorbereiden, de
raad stelt die vast.
6.3. Beoordelen en verantwoorden: Eenmaal per raadsperiode een
evaluatierapport
Bij het aangaan van een GR zijn afspraken gemaakt; de kaders.
Het is aan de gemeenteraad om te controleren of de GR de taak conform de
kaders uitvoert en of het college dit goed bewaakt. Daarom wordt de
deelname aan elke GR periodiek, tenminste eenmaal per raadsperiode,
geëvalueerd. Het bestuur van de GR dient zorg te dragen voor die evaluatie
en deze, door tussenkomst van het college, de raad aan te bieden.
Dit evaluatierapport kan besproken worden in de raad of een
raadscommissies en dan kunnen de wensen van de raad worden
geformuleerd. Indien de opmerkingen door meerdere deelnemers worden
gedeeld kan dit leiden tot aanpassing van de gemeenschappelijke regeling.
6.4. Sturing
De stap van bijsturing volgt op die van verantwoording. Indien de
verantwoording daar aanleiding toe is kan de raad zijn mogelijkheden voor
bijsturing inzetten. Belangrijk hierbij is dat hiervoor een meerderheid van/bij
de deelnemers aan de GR gevonden moet worden. Voor het bijsturen van de
samenwerking heeft de raad onder andere de volgende instrumenten:
1.         Zienswijzenprocedure; ten aanzien van de begroting van een
           samenwerkingsverband kan de raad zienswijzen indienen. Dit
           instrument krijgt pas echt kracht wanneer de raad afstemt over de
           zienswijzen met andere deelnemers van de GR (zie 6.2.).
2.         In de paragraaf verbonden partijen in de gemeentelijke begroting
           kan de raad financiële kaders per jaar per verbonden partij
           meegeven aan het college.
3.         Indien de raad zelf niet bevoegd is kan hij via moties en politieke
           druk altijd proberen het college gebruik te laten maken van zijn
           bevoegdheden tot ingrijpen bij het samenwerkingsverband.
6.5 Instrumenten
Er zijn verschillende mogelijkheden om (meer) grip te krijgen op de
samenwerkingsverbanden. Cruciaal is dat de raad zelf initiatieven neemt om
de benodigde of gewenste informatie boven tafel te krijgen. Het is dan ook
aan te raden (op vaste momenten) over dit onderwerp te spreken. Met
name het halen van informatie is een cruciale fase voor de raad. Want
zonder informatie kan niet worden beoordeeld en gestuurd.
1.         Informatievergaring: Vraag het college of de
           wethouder/burgemeester in het AB of DB op regelmatige basis om
           informatie met name over de inhoudelijke en financiële effecten van
           de samenwerking. De raad kan zelf bepalen welke informatie hij wil
           ontvangen.
2.         Kennis: zorg dat er voldoende kennis aanwezig is over het onderwerp
           van de samenwerking en over de voorwaarden die hierbij gelden. Dit
           kan door middel van het instellen van een raadscommissie ‘regionale
           samenwerking’ of het agenderen van dit onderwerp in bijvoorbeeld
           de commissie Bestuur en Middelen. Deze commissie of bij het
R.C. van Nunspeet                    Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                      de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>                                                                                           7/9
           agendapunt kunnen raadsleden zelf kennis halen en/of wethouders
           bevragen over de stand van zaken bij gemeenschappelijke
           regelingen. Ook kunnen wethouders/burgemeester gevraagd
           worden wat er in een AB of DB vergadering is besproken en
           besloten.
3.         Daarnaast zou ook jaarlijks of twee jaarlijks de directeur of voorzitter
           van een of meer samenwerkingsverbanden kunnen worden
           uitgenodigd om de raad te informeren over de ontwikkelingen. Dit is
           vooral interessant voor samenwerkingsverbanden waar veel speelt
           of gaat spelen. Dit kan in de vergadercyclus worden meegenomen.
4.         Het benoemen van rapporteurs. De gemeenteraad benoemt per
           raadsperiode uit zijn midden voor elke GR een rapporteur. Indien
           mogelijk en gewenst zouden ook voor andere verbonden partijen
           rapporteurs benoemt kunnen worden. De rapporteurs ontvangen
           alle relevante informatie en de verslagen van de vergadering van het
           AB van ‘hun’ GR en zij volgen nauwgezet de ontwikkelingen.
           Rapporteurs worden betrokken bij het opstellen van zienswijzen,
           wensen en bedenkingen en functioneren in deze hoedanigheid
           onafhankelijk van hun fractie. Uiteraard laat dit onverlet hun
           onafhankelijkheid bij het uitbrengen van hun stem in de
           gemeenteraad.
6.6. Algemeen Bestuur / Dagelijks Bestuur
De leden van het AB/DB zijn een afvaardiging van de eigenaar en zij handelen
in die hoedanigheid primair in het belang van de GR. De leden van het
AB/DB zijn tevens direct de opdrachtgevers namens de gemeenten en zij
bepalen dus (mede) de kaders en de kwaliteit van de GR. Omdat AB/DB
leden (bijna) altijd wethouder/portefeuillehouder in hun gemeente zijn kan
sprake zijn van conflicterende belangen indien hetgeen door (een
meerderheid van) het AB/DB wordt voorgestaan afwijkt van door de eigen
gemeenteraad gestelde kaders of gewenste ontwikkelingen.
R.C. van Nunspeet                    Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                      de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>                                                                                          8/9
7. Voorgestelde werkwijze (ambtelijk)
Naast duidelijkheid over de vraag wie er bestuurlijk verantwoordelijk is, zal
ook duidelijk moeten zijn waar in de organisatie ambtelijk de
verantwoordelijkheid ligt. Een goede coördinatie op het proces van
advisering over beleids- en jaarstukken van een verbonden partij vormt het
fundament voor goede sturing. Hiertoe moet niet alleen worden gerekend
de tijdige afstemming (per verbonden partij) met andere deelnemers van
voornemens en concepten, zodat tijdig duidelijkheid bestaat over de vraag
hoe de verhoudingen liggen. Ook het zicht op wat het geheel aan verbonden
partijen doet in onze begroting/rekening is belangrijk voor goede sturing.
7.1. Ambtelijke verantwoordelijkheidsverdeling
Voor een effectieve sturing en controle van verbonden partijen is het van
belang dat ook duidelijk is wie ambtelijk verantwoordelijk zijn voor de
advisering aan college en gemeenteraad.
7.2. Primaat ligt bij de vak afdeling
Voor de sturing en controle van de afzonderlijke verbonden partijen ligt het
primaat bij de vak afdeling waar de verantwoordelijkheid voor het
programma/product is georganiseerd. Op tactisch niveau is dan het
afdelingshoofd verantwoordelijk en op operationeel niveau de
(inhoudelijk)beleidsmedewerker/accounthouder. Zij zijn verantwoordelijk
voor de advisering over de naleving (sturing en controle) van de bij de
verbonden partij ondergebrachte producten overeenkomstig de in de
desbetreffende GR opgenomen bepalingen.
7.3. Projectbureau verbonden partijen
De problematiek van afstemming/coördinatie/regie van en over taken welke
bij een verbonden partij zijn ondergebracht is al enige tijd actueel.
Sinds 1 januari 2014 is in onze organisatie, onder verantwoordelijkheid van
de directie, voorzien in een “projectbureau verbonden partijen’.
Tot nu toe functioneert het projectbureau als een platform waarin alle rollen
(inhoudelijk, juridisch, financieel) gecoördineerd kunnen worden.
Geadviseerd wordt het projectbureau een steviger rol te geven in de
coördinatie van de sturing en controle van de verbonden partijen en daartoe
een coördinator te benoemen.
Op strategisch niveau kan dan het lid van de directie met concern control in
portefeuille verantwoordelijk zijn, op tactisch niveau de teamleider P&C en
op operationeel niveau de coördinator.
7.4. Werkwijze
Periodiek (ten minste tweemaal per jaar) word(en)t (de rapporteurs vanuit)
de gemeenteraad, de beleidsmedewerkers bijeen geroepen om af te
stemmen over ontwikkelingen, wensen en de diverse begrotingsstukken,
met als bedoeling deze zoveel als mogelijk in één raadsvergadering te
agenderen.
Intern wordt afgesproken dat alle stukken van verbonden partijen
binnenkomen bij de beleidsmedewerker/accounthouder (7.2). De
(rapporteur vanuit de) gemeenteraad en de coördinator (7.3) ontvangen
altijd een afschrift. De coördinator heeft tot taak te waken over tijdigheid en
kwaliteit van de advisering en dat deze op uniforme wijze plaatsvindt. De
R.C. van Nunspeet                   Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                     de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>                                                                                           9/9
coördinator is tevens verantwoordelijk voor de paragraaf verbonden partijen
in de begroting en rekening.
Concreet leidt dit tot de navolgende taken/verantwoordelijkheden:
1.         Gebruik instrumenten door de raad: verbonden partijen wordt vast
           agendapunt of onderbrengen in aparte commissie, jaarlijks
           uitnodigen directies GR’en voor update, benoemen rapporteurs in
           gemeenteraad (nieuw)
Het is aan de raad om aan te geven welke van deze instrumenten hij wil gaan
gebruiken en inzetten. Er kan kozen worden voor 1 van de instrumenten
maar ze kunnen ook allemaal.
2.         Beleidsadviseur/accounthouder bij de vak afdeling (bestaand);
3.         Financieel adviseurs bij BMO/P&C (bestaand)
4.         Juridisch adviseur bij BMO/JZ (bestaand)
5.         Coördinator verbonden partijen bij directie (nieuw 0,2 fte)
R.C. van Nunspeet                    Memo: Optimaliseren sturen op verbonden partijen door
26 oktober 2015                      de gemeenteraad
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>