<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Verslag van de medewerkersbijeenkomsten Ambtelijke huisvesting –
september 2021
In september zijn meerdere medewerkersbijeenkomsten georganiseerd voor het project ambtelijke
huisvesting. De medewerkersbijeenkomsten hebben zowel fysiek, als digitaal plaatsgevonden. Het
verslag bestaat uit drie onderdelen:
    1. samenvatting van de presentatie
    2. vragen en antwoorden tijdens de bijeenkomsten
    3. reacties van medewerkers
Het verslag wordt ook integraal onderdeel van het raadsvoorstel bij de definitieve besluitvorming
over de locatie centrum.


    1. Samenvatting van de presentatie
Terugblik:
Op 2 september 2020 besloot de raad om de locatiekeuze scenario centrum verder te onderzoeken.
Hiervoor is in november 2020 het plan van aanpak gepresenteerd. Op verzoek van de raad is een
onderdeel toegevoegd aan het onderzoek; het integreren van de sociale teams. Daarnaast is er
samen met de ambassadeurs een Programma van Eisen (PvE) opgesteld. Een onderdeel in het PvE is
het huisvestingsconcept. Hiervoor zijn een aantal uitgangspunten opgesteld:
    • Aantrekkelijk werkgeverschap nu en in toekomst,
    • Betere bezetting van de werkplekken,
    • Basis voor toekomstbestendige organisatie,
    • Basis voor toekomstbestendige dienstverlening,
    • Mijlpaal zetten naar een duurzame toekomst (gasloos, energieneutraal, circulair)
    • Bijdrage leveren aan profilering,
    • Fungeren als ‘huis voor de gemeente’ (motie D66).

Wat weten we nu?
Verwerving:
In november 2020 startte de verwerving. Voor de verwerving zijn meerdere panden in het centrum
onderzocht, bijvoorbeeld tegenover het stadhuis, maar ook naast de Groenlandvaarder. Uiteindelijk
is op basis van kwaliteitseisen de keuze gevallen op het Hema-pand. In de huidige situatie heeft de
Hema een winkeloppervlak op zowel de begane grond als op de eerste verdieping. Wanneer het
besluit wordt genomen om de centrale huisvesting te realiseren in het centrum, dan gaat de Hema
een nieuw winkelconcept voeren. Het winkeloppervlak zal dan bestaan uit enkel de begane grond.

Alle betrokken eigenaren zijn bereid om medewerking te verlenen aan het gemeentelijke
huisvestingsproject.

Sociale teams:
Tijdens de vorige medewerkersbijeenkomst in april is verteld dat de sociale teams mogelijk worden
toegevoegd aan de scope van scenario centrum. De timing hiervoor is enerzijds ingegeven doordat
de scope nu nog kan worden aangepast. In de ontwerpfase is dit niet langer mogelijk. Anderzijds is de
indeling van de huidige locatie, het Vierkant, niet functioneel en aansluitend op de behoefte van de
medewerkers. De ruimtes zijn ontworpen als cursusruimte en niet als kantoorruimte, waarvoor het
momenteel wordt gebruikt. Bovendien is het toevoegen van de sociale teams in het centrum
passend bij Gemeente Harlingen, als compacte organisatie met korte lijnen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Wanneer de sociale teams worden toegevoegd in het centrum, dan moet er rekening worden
gehouden met de samenwerking die de sociale teams nu hebben met haar ketenpartners. Dit
betekent dat er als randvoorwaarde is meegegeven dat een (inloop) functie voor ketenpartners
behouden moet blijven.

Sinds april is het onderzoek verder uitgewerkt en is een werksessie georganiseerd waarbij
uitgangspunten zijn vastgesteld voor de toekomstige hulp- en dienstverlening:
    • Preventief en dichtbij de doelgroep werken (fysiek en/of digitaal)
    • Passende collectieve voorzieningen in plaats van alleen maatwerk
    • De eigen kracht van het cliëntsysteem
    • Goede samenwerking dichtbij ketenpartner
Deze uitgangspunten worden door de sociale teams later uitgewerkt tot een visie op hulp- en
dienstverlening. Deze uitgangpunten hebben invloed op de behoefte van de sociale teams als het
gaat om huisvesting. De werkzaamheden van de sociale teams zijn niet verbonden aan één vaste
locatie, maar kunnen plaatsvinden op verschillende schaalniveaus zowel centraal, decentraal als
lokaal. Dit is afhankelijk van het soort activiteit dat het sociale team verricht.
Op centraal niveau is er behoefte aan werkplekken, waar vergaderingen en backoffice activiteiten
plaatvinden. Op decentrale niveau (bijvoorbeeld het Vierkant) is er behoefte aan een steunpunt met
ketenpartners en laagdrempelige toegang. Tot slot is er op lokaal niveau behoefte aan activiteiten
waarbij men naar de doelgroep toe gaat, zoals het bakfiets-contact.

Huis van de gemeente:
Eén van de uitgangspunten van het strategisch huisvestingsplan is de motie die is aangenomen van
D66, waarbij de centrale huisvesting zal fungeren als het ‘huis van de gemeente’. Hierdoor is het
pand beter te benutten en vinden er contacten plaats tussen inwoners en ambtenaren.
Via een online enquête en de Webinar voor medewerkers zijn de inwoners en medewerkers
gevraagd naar hun mening over het ‘huis van de gemeente’. Vanuit de resultaten kwamen de
volgende uitgangspunten voor het ‘huis van de gemeente’ naar voren:
    • een centrale plek, die uitnodigend, laagdrempelig en toegankelijk is;
    • een informele huiskamer waar iedereen zich welkom voelt en ontmoeten centraal staat;
    • in kleine/ grote ruimtes vergaderen en samenwerken;
    • restauratieve voorzieningen, een plek waar men gezamenlijk een kopje koffie kan drinken of
        lunchen.

Getekend PvE (geen ontwerp):
Bij de ambassadeurs leefden vragen over de uitwerking van het scenario Centrum, bijvoorbeeld: past
het wel in het centrum? Is er voldoende ruimte? Kan er voldoende licht worden gerealiseerd, maar
ook was het de vraag of het wel kon voldoen aan aantrekkelijk werkgeverschap voor nu en in de
toekomst? Hoe kunnen gebouwen worden verbonden?
Om deze vragen te beantwoorden en de haalbaarheid van het PvE te toetsen, is er een getekend PvE
opgesteld door Peter Bos van Sax Architecten. Het getekend PvE is uitgevoerd om te toetsen of het
programma van eisen haalbaar is. Het heeft niet ten doel om te tonen hoe het eruit gaat zien. Het is
nadrukkelijk geen ontwerp. Op basis van het getekend PvE wordt geconcludeerd dat het haalbaar is
om het programma van eisen te realiseren in het centrum.
In de bijlage is het getekend PvE opgenomen. In de volgende fase, de ontwerpfase zal er een
architectenuitvraag worden gedaan naar een passend ontwerp voor de huisvesting in het centrum.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>    2. Vragen – antwoorden tijdens de bijeenkomsten
Tijdens de medewerkersbijeenkomst zijn een aantal vragen gesteld en beantwoord. Per onderwerp
zijn de vraag en antwoorden hieronder opgenomen.

Huisvestingsconcept
Is er in het huisvestingsplan rekening gehouden met het nieuwe werken; meer hybride werken,
ruimte voor overlegplekken en of belhokjes?
Hier is rekening mee gehouden uitgaande van een flexfactor van 0,7. Deze flexfactor biedt voldoende
vrijheid om later de kantoorruimte in te vullen naar behoefte.

Verwerving
Is er een extern bedrijf betrokken geweest bij de verwerving van de panden in het centrum?
Er zijn onafhankelijke taxaties uitgevoerd. Het bedrijf Thorbecke heeft een verkenning en een
juridische toets gedaan ten behoeve van overeenkomsten voor de verwerving van verschillende
panden in het centrum, waaronder het Hema-pand.

Sociale teams
Is er in de modellen van het getekend PvE ook rekening gehouden met de ruimtebehoefte van de
sociale teams?
In het model is rekening gehouden met de ruimtebehoefte van de sociale teams, dit past ruim in
beide modellen.

Huis van de gemeente
Is het mogelijk om in het ‘huis van de gemeente’ ook het toeristisch informatie punt te huisvesten?
Het ontwerp en de verdere invulling voor het ‘huis van de gemeente’ vormt een onderdeel in de
volgende fase. Het idee om eventueel een tip / vvv hieraan toe te voegen is iets waar men dan over
na kan denken.

Getekend PvE
Komen er twee verdiepingen op de Hema?
In het Hema-pand wordt de begane grond als winkeloppervlak gebruikt. De eerste en tweede
verdieping van de panden aan de Voorstraat zal worden gebruikt door de Hema en de eerste en
tweede verdieping aan de kant van het Beursgebouw zal worden gebruikt als gemeentekantoor.

Hoe zit het met de geur en ventilatie in de kantoorruimte boven de Hema?
Het pand van de Hema zal voornamelijk bestaan uit nieuwbouw. Hierbij zal rekening worden
gehouden met ventilatie en ook met de geur vanuit het restaurant van de Hema.

Hoe ziet het pand aan de Voorstraat van de Hema er straks uit?
Het pand aan de Voorstraat zal eruit zien als de voorgevel van winkelketen de Hema. Aan de
voorgevel aan de Voorstraat zal dus niet te zien zijn dat het een gemeentekantoor betreft. Aan de
achterkant van ditzelfde pand, het Beursgebouw aan de Noorderhaven zal er uitzien als onderdeel
van de Gemeente Harlingen. De belettering van de Hema aan de achterkant, de ingang en het terras
vervallen.

Hoe ziet de zijkant van het pand van de Hema er straks uit in de Raadhuissteeg?
In het getekend PvE is een doorkijk gegeven hoe de zijkant er uit zou kunnen zien.

In het getekend PvE is een tekening opgenomen van ramen en een groene wand, is het wel mogelijk
om op de erfgrens ramen te plaatsen?
In het getekend PvE staan de ramen twee meter van de erfgrens en staat op de erfgrens een groene
wand ingetekend. Zo Het wordt het bemoeilijkt om door de ramen op de binnentuin te kijken, maar
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>komt er voldoende daglicht het pand in. Dit is als een voorbeeldoplossing bedoeld. Er zijn ook andere
opties denkbaar.

In de voorgaande jaren is de Groenlandsvaarder al eerder gerenoveerd, maar de ruimten zijn
onvoldoende geschikt als kantoorruimte. Hoe wordt daar straks rekening mee gehouden?
De binnenruimte van de Groenlandsvaarder en het pand Java is niet monumentaal en in het verleden
al diverse malen verbouwd. In de Groenlandsvaarder en Java zal nu een grondige renovatie
plaatsvinden. Dit houdt in dat alleen de vloer en de constructie blijft. Verder zal het gebouw
onherkenbaar zijn na de renovatie. Het is mogelijk om ook in het dak van de Groenlandvaarder meer
daglicht te creëren met extra ramen. Dit kan bijvoorbeeld worden gedaan zoals geschetst is op de 2de
verdieping van het Hema-pand in het getekend PvE. Dit is afhankelijk van het ontwerp van de
architect die wordt gekozen in de volgende fase.

In model 3 van het getekend PvE is de overkapping van de Raadhuisstraat te zien, is dit mogelijk?
Onder model 3 van de uitwerking van het getekend PvE valt de afsluiting van de Raadhuisstraat. Dit is
een mogelijke optie voor het ontwerp. Nieuwe fysieke of visuele verbindingen tussen de gebouwen
zijn een uitgangspunt voor het project mits er sprake is van toegevoegde waarde.
In de volgende fase, wordt duidelijk wat het uiteindelijke ontwerp voor de centrale huisvesting zal
worden. Tegen die tijd zal er ook een participatietraject worden opgestart met verschillende
belanghebbenden, waaronder bijvoorbeeld ook Oud-Harlingen. Voor het getekend PvE is gesproken
met de stedenbouwkundige en de monumentendeskundigen van gemeente Harlingen. Uit de
gesprekken is naar voren gekomen dat ingrepen in of toevoegingen aan monumentale gebouwen
mogelijk zijn en dat ook de open stegen (en verkeersfunctie) een zeer belangrijk element vormen
voor de stad. Ingrepen in monumenten zorgen er ook voor dat monumenten nieuwe functies kunnen
krijgen of functies behouden. In volgende fase worden hierover de keuzes gemaakt.

In model 3 van het getekend PvE is veel glas te zien. Hoe wordt er rekening gehouden met de
temperatuur in de zomer / winter. Ik kan mij voorstellen dat het in de zomer warmer is?
Daarnaast is Harlingen gelegen aan de Waddenzee, wat betekend dat er vanwege een hoog zout
gehalte veel onderhoud nodig is aan de ramen. Is daar rekening mee gehouden?
In model 3 is de overkapping weergegeven in glas, maar ook een andere materiaal keuze als steen is
mogelijk. Wanneer er in de toekomst wel wordt gekozen voor glas, dan zijn er verschillende
mogelijkheden in typen glas en klimaatbeheersing die voldoen aan de uitgangspunten van het
project.

Overige vragen:
Gemeentewerf Westerzeedijk
Hoe zit het met de Gemeentewerf aan de Westerzeedijk? Waarom behoren zij niet tot de centrale
huisvesting in het centrum?
De gemeentewerf vormt geen onderdeel van het onderzoek naar de haalbaarheid van de
locatiekeuze scenario centrum. Vanwege het ruimtebeslag dat zij nodig hebben voor auto’s en
materialen, kunnen zij niet in het centrum worden gehuisvest. Alleen wanneer er was gekozen voor
de gemeentewerf als locatie van de ambtelijke huisvesting was de werf onderdeel geworden van het
project centrale huisvesting. Omdat gekozen is voor het centrum is de gemeentewerf geen
onderdeel van het project.

Parkeren (fietsen, auto’s voor inwoners en werknemers):
Hoe wordt er rekening gehouden met de parkeerdruk?
Ten opzichte van het onderzoek dat bij de voorlopige locatiekeuze in 2020 is uitgevoerd zijn er geen
grote wijzigingen. Medewerkers gaan/blijven parkeren op de aangewezen locaties aan de rand van
het centrum die nu ook worden gebruikt. Bezoekers parkeren op straat of in de Waddenpromenade.
We verwachten vooral een beperkte toename van bezoekers die nu in de Waddenpromenade
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>overleggen en ambulante medewerkers die kortdurend aan de Noorderhaven parkeren. Bezoekers
voor de sociale teams worden in het Vierkant ontvangen. Er is extra budget opgenomen om
eventuele knelpunten te kunnen oplossen. Denk hierbij ook aan alternatieven als fietsen en
deelauto’s.

Bouwtijd:
Is er al nagedacht aan de omgeving rondom het centrum bij het realiseren van de bouw van de
huisvesting in het centrum?
Het zal een zeer arbeidsintensieve bouw zijn, wat een bouwtijd van 1.5 jaar met zich mee brengt. Er
zal ruimte nodig zijn om bouwmaterialen op te slaan. Ook zal dit menig geluidsoverlast met zich
meebrengen. Hiervoor wordt tegen die tijd omgevingsmanagement ingezet om dit in goede banen te
leiden.

De ontwerpfase:
Wordt ook aan lokale ondernemers (architecten, etc.) de kans geboden om mee te werken aan de
realisatie van project huisvesting?
In de volgende fase worden verschillende adviseurs betrokken bij dit project. Hierbij worden ook
lokale partijen binnen een bepaalde straal van Harlingen benaderd, mits zij voldoende ervaring en
kwaliteit kunnen leveren.

Financiën:
Hoe zit het met de financiën?
De bouwkosten voor beide modellen zijn geactualiseerd naar prijspeil september 2021 en binnen
budget. Ook is er voldoende budget om tegenvallers te kunnen opvangen.

Fuseren van gemeenten:
Rekening gehouden met het scenario in de toekomst op mogelijk fuseren met andere gemeente?
Vanuit de raad is er de opdracht gegeven om locatiekeuze scenario centrum uit te werken. Het
mogelijk fuseren met andere gemeente en de gevolgen hiervoor voor de huisvesting behoren niet tot
het onderzoek.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>   3. Reacties van medewerkers:
Tijdens de bijeenkomsten zijn over de huisvesting zijn zowel positieve als negatieve reacties van
medewerkers te horen. De reacties gaan over onder andere de toekomstige werkplekken, het
samenwerken, de locatiekeuze, maar ook over de tekeningen vanuit het getekend programma van
eisen. Onderstaand zijn reacties samengevat waarvan ook een deel niet direct gerelateerd is aan de
presentatie en/of het uitgevoerde onderzoek. Voor de volledigheid zijn deze ook op opgenomen.

           o   Dicht bij elkaar
                   ▪ Een aantal medewerkers gaf aan het een fijn idee te vinden dat de teams in
                        de toekomst dicht bij elkaar gaan werken. Dit maakt het makkelijker om
                        elkaar op te zoeken, met elkaar van gedachten te wisselen en of een praatje
                        met elkaar te maken. “Onder één dak” is geen noodzaak als we maar dicht
                        bij elkaar zitten.

           o   Ontmoeten
                  ▪ Ook werd er door een aantal medewerkers benoemd dat het ‘dicht bij elkaar
                     zitten’ het ook mogelijk maakt om elkaar vaker te ontmoeten. Dit kan zijn bij
                     de koffie automaat, maar ook een kantine kan hieraan bijdragen. Dit
                     bevorderd het contact met elkaar.

           o   Saamhorigheid
                  ▪ Door een aantal medewerkers werd ook benoemd dat de toekomstige
                     huisvesting een bijdrage levert aan het gevoel van saamhorigheid. Met
                     elkaar, samen, bij elkaar tot een en dezelfde organisatie, minder eilandjes.

           o   Renovatie van de werkplekken in het centrum
                  ▪ Een aantal medewerkers geven positieve reacties over de grondige renovatie
                      aan de panden in het centrum, zodat het realiseren van mooie nieuwe
                      werkplekken is te realiseren. Ze kijken er naar uit om straks gebruik te
                      mogen maken van nieuwe toekomstbestendige werkplekken.

           o   Daglicht, voldoende ruimte voor werkplekken en mooie kantoorruimten
                  ▪ Onder een aantal medewerkers blijven er zorgen over de kwaliteit van de
                       toekomstige werkplekken, bijvoorbeeld als het gaat om voldoende daglicht.
                       Er wordt wel van alles beloofd, maar is dit daadwerkelijk te realiseren?

           o   Getekend PvE, model 3:
                  ▪ De meningen over de uiterlijke kenmerken van model 3 zijn verdeeld. De
                      mogelijke verbinding tussen de gebouwen, als in de vorm van een loopbrug
                      en het overkappen van de Raadhuisstraat wordt door een deel van de
                      medewerkers als mooi ervaren. Een ander deel van de medewerkers schrikt
                      van het beeld. De zorgen hierover gaan over het toevoegen van (moderne)
                      elementen aan het stadhuis en de binnenstad, dit geeft het stadhuis een
                      andere uitstraling.
                  ▪ Een aantal medewerkers geven aan dat het overkappen van de
                      Raadshuissteeg tegenstrijdig is met het bewust openhouden van stegen. De
                      stegen worden ervaren als het DNA en daarmee de identiteit van de stad.
                  ▪ Onder een aantal medewerkers wordt voorzien dat wanneer de gemeente
                      Harlingen instemt met het overkappen van de Raadhuisstraat dit in de
                      toekomst gevolgen kan hebben voor het waarborgen van de uiterlijke
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>           kenmerken (identiteit) van de binnenstad van Harlingen bij andere
           particuliere initiatieven.

o   Verbinding:
       ▪ Bij diverse medewerkers leven zorgen over de mate van verbinding met
           elkaar wanneer de centrale huisvesting wordt gerealiseerd in drie
           verschillenden panden.

       ▪   Ook zijn er medewerkers die een kanttekening plaatsen over de mate van
           centrale huisvesting wanneer de gemeentewerf aan de Westerzeedijk blijft
           gevestigd en het Vierkant zal fungeren als dependance.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>