<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre> Zaaknummer: 91993                    Behandeld in raadscommissie en raad

                                      Datum commissie             28 oktober 2021
                                      Agendanummer
                                      Datum raad                  10 november 2021
                                      Agendanummer
                                      Opsteller                   J. Dijcker
                                      Telefoonnummer              14 0517


 Onderwerp:           Centrale huisvesting gemeente Harlingen

Te besluiten om
    1. Kennis te nemen van de uitwerking van scenario centrum
    2. In te stemmen met de definitieve keuze voor het centrum
    3. Kennis nemen van de verwerving voor de gemeentelijke huisvesting
    4. In te stemmen met toevoeging van de sociale teams aan het Strategisch
        Huisvestingsplan
    5. In te stemmen met behoud van het steunpunt in MFC Het Vierkant
    6. In te stemmen met een begrotingswijziging om de structurele kosten (€
        118.000) voor de toevoeging van de sociale teams aan het project beschikbaar
        te stellen en te dekken uit aanvullende middelen in de begroting
    7. De door het college opgelegde geheimhouding ten aanzien van de bijlage
        'Financiële onderbouwing' op grond van artikel 25 lid 3 te bekrachtigen


Inleiding
In het Bestuursakkoord ‘Bouwen aan een betere toekomst’ hebben het College en de Raad
haar ambities geformuleerd met een integraal plan voor de ambtelijke organisatie.
Op dit moment is de ambtelijke organisatie van de gemeente Harlingen traditioneel
gehuisvest over 5 locaties in Harlingen. Uit het onderzoek blijkt dat de huidige huisvesting op
onderdelen gedateerd is. Zo heeft de gemeente te maken met binnenklimaatproblemen,
kennen de gebouwen een lage bezetting en zijn nieuwe werkvormen in de huidige
huisvesting lastig toepasbaar.

In 2020 heeft de raad met de vaststelling van het Strategisch Huisvestingsplan een
voorlopige keuze gemaakt voor het centrum als locatie om de bestuurlijke en ambtelijke
organisatie zo veel mogelijk “onder één dak” te brengen. Dit past bij de organisatie van de
gemeente Harlingen die klein en compact is. Ondanks deze omvang, is het in staat om
mooie evenementen te organiseren en daadkrachtig beleid uit te voeren. De medewerkers
zijn gedreven en werken hard en met trots voor de gemeente. De gemeente wil de inzet van
hun medewerkers belonen met een werkomgeving die aantrekkelijk is en waardering geeft
aan haar medewerkers. Daarom is een belangrijk thema: aantrekkelijk werkgeverschap, nu
en in de toekomst’.

Het uitgangspunt hierbij is ‘het moet nóg leuker worden dan het nu al is’. Hiervoor dient een
flexibel werkplekconcept, passend bij de identiteit van Harlingen, worden toegepast. Het
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

werkplekconcept is gebaseerd op activiteit gerelateerd werken, waarbij flexwerken geen
doel op zich is. Het gaat vooral om het stimuleren van ontmoeten en samenwerken. Goede
faciliteiten voor nieuwe digitale samenwerkingsvormen zijn vanzelfsprekend.

De gemeentewerf is geen onderdeel van het Strategisch Huisvestingsplan. De toekomst van
de werf hangt samen met de ontwikkeling van het Westerzeedijk gebied. Bij de nieuwe werf
zullen dezelfde uitgangspunten als bij het SHP van toepassing zijn.

In dit voorstel wordt een definitieve keuze voor het centrum onderbouwd. Hiermee zijn de
kaders en uitgangspunten bepaald waarbinnen het project moet worden gerealiseerd.

Beoogd effect
De gemeente Harlingen wil met een vernieuwde toekomstbestendige huisvesting een
aantrekkelijk werkgever zijn voor huidige en toekomstige ambtenaren. Bovendien is deze
huisvesting duurzaam en de basis voor goede integrale samenwerking en een uitstekende
dienstverlening aan de inwoners van Harlingen.

Argumenten
1.1 Hiermee is uitvoering gegeven aan het Integraal Huisvestingsplan zoals beschreven in het
Bestuursakkoord

1.2 Met het onderzoek voor de verwerving van een extra pand en de uitwerking van het
Programma van Eisen is uitvoering gegeven aan het Raadsbesluit van 2 september 2020
Op 2 september 2020 heeft de Raad een voorlopige keuze gemaakt voor het scenario
Centrum. Op basis hiervan is een onderzoek uitgevoerd waarbij ook de moties van
Groenlinks (duurzaamheid) en D66 (huis van de gemeente) zijn meegenomen. Op verzoek
van de raad is ook het toevoegen de sociale teams onderzocht. Een samenvatting van het
onderzoek is opgenomen in bijlage I.

2.1 Het Programma van Eisen is de basis voor het ontwerp
In het Programma van Eisen (PvE) zijn de functionele, ruimtelijke en technische
uitgangspunten uitgewerkt voor de nieuwe huisvesting. Het PvE geeft uiting aan de
vertrekpunten voor de nieuwe huisvesting en heeft als doel om basisinformatie en een
toetsingskader te bieden voor het beoordelen van het ontwerp. Deze eisen zijn samen met
ambassadeurs opgesteld. Vanuit elk team is een medewerker betrokken als ambassadeur. Er
zijn werksessies georganiseerd, waarbij er samen met de ambassadeurs gewerkt is aan het
bepalen van de functionele en ruimtelijke uitgangspunten. Hierbij is aandacht besteed aan
de werkstijlen, werkplekmix, samenwerking, onderlinge relaties en de look & feel van de
werkomgeving. Aan de hand van de ruimtelijke en functionele uitgangspunten zijn de
technische uitgangspunten geformuleerd (bijlage II).




Pagina 2 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

2.2 Ook op basis van het onderzoek zijn de aangescherpte duurzaamheidsambities te
realiseren
In het Strategische Huisvestingsplan (SHP) zijn de volgende uitgangspunten geformuleerd:
    – Minimaal label A in 2025;
    – Gasloos in 2025;
    – Energie neutraal in 2035;
Duurzaamheid gaat echter verder dan alleen de energievraag. Zo heeft de gemeente
Harlingen als ambitie om in 2050 100% circulair te zijn en moet per 2020 30% circulair
worden ingekocht. Daarom is een bredere visie op de ambities ten aanzien van
duurzaamheid noodzakelijk gekoppeld aan het project centrale huisvesting.

Om uitvoering te geven aan deze ambitie onderscheidt de gemeente Harlingen drie pijlers:
  1. Zichtbare duurzaamheid:
      De nieuwe huisvesting inspireert inwoners en ondernemers door te laten zien wat er
      allemaal mogelijk is op het gebied van duurzaamheid en circulariteit. Door de actieve
      kennisdeling is het project een aanjager van verduurzaming van bestaand
      (monumentaal) vastgoed en de omschakeling naar een circulaire economie.
  2. Lokale duurzaamheid:
      De gemeente Harlingen is een belangrijke stimulator van duurzaamheidsinitiatieven
      binnen de gemeente passend bij de specifieke locatie (monumentale binnenstad) en
      het maritieme karakter van de stad.
  3. Rendabele duurzaamheid:
      De gemeente Harlingen is intrinsiek kostenbewust, wat betekent dat investeringen in
      duurzame maatregelen in maximaal 15 jaar worden terugverdiend. Een solide
      businesscase, welke effect heeft op de exploitatie van de huisvesting dan wel de
      bedrijfsvoering, wat ten grondslag ligt aan de investeringsbeslissing. Op deze manier
      wordt de betaalbaarheid geborgd voor nu en in de toekomst. Tevens geldt dat door
      te kijken naar de hele cyclus van een meer duurzaam bouwelement het veelal
      economisch concurrerend kan zijn met meer conventionele bouwmaterialen.

In het PvE zijn de thema’s energie, water, materialen, circulariteit, gezondheid & welzijn
voorzien van een uitwerking op basis van bovenstaande pijlers.

2.3 Het Programma van Eisen is realiseerbaar
Om te beoordelen in hoeverre de uitgewerkt ambities en uitgangspunten uit het Programma
van Eisen nog te realiseren zijn, is er een ruimtelijke studie uitgevoerd. Hiervoor is SAX
architecten gevraagd om een verkenning (massastudie) uit te voeren en middels een expert
beoordeling in te gaan op:
    – Inpassing van het werkplekconcept en ruimtelijke kwaliteit
    – Beschikbaarheid kwalitatief hoogwaardig werkomgeving (aantrekkelijk
       werkgeverschap)
    – Herkenbare en toegankelijke publieksruimte (onderdeel Huis van de Gemeente)
    – Stedenbouwkundige kwaliteit in een monumentale omgeving
    – Fysieke verbindingen tussen de gebouwen



Pagina 3 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

Het doel hiervan is een objectieve toets of de eisen en ambities gerealiseerd mogelijk zijn in
het centrum. De uitwerking is opgenomen als bijlage III. Op basis hiervan concludeert de
betrokken architect: “Er zijn 2 modellen waarin er volgens huidige maatstaven kwalitatief
goede huisvesting kan worden gecreëerd voor de gemeente Harlingen in het centrum.”
Model 1 is niet uitvoerbaar omdat de Hema de begane grond van het Beursgebouw als
winkeloppervlak nodig heeft.
Model 2:
    – Publieksentree aan de Voorstraat
    – Uitbreiding past op het oppervlak van de huidige Hema
    – Eventuele luchtbrug ontsluit kantoorgebieden met elkaar.
Model 3:
    – Entree in nieuw atrium in de Raadhuisstraat en ingangen aan de Voorstraat en
         Noorderhaven.
    – Hal is centrum direct bereikbaar vanuit alle afdelingen
    – Hal en luchtbrug ontsluiten alle kantoorgebieden optimaal.
In bijlage III is de uitwerking door SAX Architecten opgenomen.

2.4 De huisvesting bied ook mogelijkheden voor het “Huis van de gemeente”
Een van de uitgangspunten van het strategisch huisvestingsplan is de motie die is
aangenomen van D66, waarbij de centrale huisvesting kan fungeren als het ‘huis van de
gemeente’. Hierdoor is het pand beter te benutten dan alleen ambtenarenhuisvesting en
vinden er contacten plaatsen tussen inwoners en ambtenaren of inwoners onderling.
Via een online enquête en de Webinar voor medewerkers zijn de inwoners en medewerkers
gevraagd naar hun ideeën. Vanuit de resultaten kwamen de volgende uitgangspunten naar
voren gekomen:
     een centrale plek, die uitnodigend, laagdrempelig en toegankelijk is
     een informele huiskamer waar iedereen zich welkom voelt en ontmoeten centraal
       staat
     in kleine/ grote ruimtes vergaderen en samenwerken (eventueel ook na werktijd),
     restauratieve voorzieningen, een plek waar men gezamenlijk een kopje koffie kan
       drinken.

3.1 Het is haalbaar om een extra pand te verwerven
De gemeente heeft meerdere panden in het centrum beoordeeld en onderhandeld met
eigenaren/gebruikers. Op basis van het Programma van Eisen en de bereidheid tot
medewerking van betrokken eigenaren is gekozen voor het huidige pand van de Hema. De
Hema gaat terug van 2 verdiepingen naar alleen een winkeloppervlak op de begane grond.
Hiermee ontstaat ruimte op de verdiepingen voor de gemeente.

De gemeente heeft meerdere panden in het centrum beoordeeld en onderhandeld met
eigenaren/gebruikers. Op basis van het Programma van Eisen en de bereidheid tot
medewerking van betrokken eigenaren is gekozen voor het huidige pand van de Hema. De
Hema gaat terug van 2 verdiepingen naar alleen een winkeloppervlak op de begane grond.
Hiermee ontstaat ruimte op de verdiepingen voor de gemeente.



Pagina 4 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

De eigenaar van de panden Voorstraat 39-41 en Noorderhaven 88 en de eigenaar van de
tussenliggende steeg (samen het Hema pand) zijn bereid om hun eigendommen te verkopen
aan de gemeente. Met de eigenaar van de panden is dit uitgewerkt in een concept
voorlopige koopovereenkomst. Met de andere eigenaar zijn de afspraken vastgelegd in een
concept intentieovereenkomst. De koopsommen in de overeenkomsten zijn getoetst door
een onafhankelijke taxateur en vallen binnen de daartoe toegestane marges. Van
staatssteun is dus geen sprake.
Met de huurder en franchisenemer van de Hema zijn in een concept intentieovereenkomst
afspraken gemaakt over onder meer het verkleinen van het winkeloppervlak, het vervallen
van de ingang en het terras aan de Noorderhaven. In de volgende fase worden afspraken
nader uitgewerkt in de samenwerkings- en gewijzigde huurovereenkomst.

De gemeente zal de huurovereenkomst voor Voorstraat 37 (Tabakswinkel) vanwege
dwingend eigen gebruik opzeggen. De gemeente zal zich uiteraard inspannen om (indien
nodig) een vervangende winkelruimte te vinden en schadevergoedingen betalen.

De voorlopige koopovereenkomst en intentieovereenkomsten worden ter besluitvorming
aan het college voorgelegd nadat de raad heeft ingestemd met de definitieve locatiekeuze.
Hierbij wordt een voorstel uitgewerkt waarbij de gemeente mogelijk het volledige Hema-
pand eigendom houdt na verbouwing. De gemeente verhuurt dan het winkeloppervlak aan
de franchisenemer.

4.1 Door het integreren van de sociale teams binnen het scenario Centrum ontstaat er een
huisvesting die aansluit bij de compactheid van de organisatie.
In de raadsvergadering van 2 september 2020 is besloten om, op basis van Strategische
Huisvestingsplan, de variant Centrum verder uit te werken. Tot de scope van dit SHP
behoren alleen de gebouwen voor centrale huisvesting en specifiek de kantoorwerkplekken
(Stadhuis, Groenlandvaarder en Waddenpromenade). Uitzondering hierop zijn de
werkplekken in MFC Het Vierkant en de werkplekken, kantine en werkplaatsen die
gehuisvest zijn op de locatie Westerzeedijk.

Met de toevoeging van de sociale teams (Gebiedsteam, team samenleving, team participatie
HTV en het Beleidsteam) aan de huisvesting zal de integratie en de samenwerking met
andere gemeentelijke teams versterken (vice versa). Hierdoor wordt de integrale
dienstverlening verbeterd.

Daarnaast zijn de uitgangspunten voor de toekomstige hulp- en dienstverlening van de
sociale teams leidend voor de huisvesting:
     Preventief en dichtbij de doelgroep werken (fysiek en/of digitaal)
     Passende collectieve voorzieningen in plaats van alleen maatwerk
     De eigen kracht van het cliëntsysteem
     Goede samenwerking dichtbij ketenpartner
Deze uitgangspunten worden later uitgewerkt tot een visie op hulp- en dienstverlening. Deze
uitgangpunten hebben invloed op de behoefte van de sociale teams als het gaat om
huisvesting. De werkzaamheden van de sociale teams zijn niet verbonden aan één vaste


Pagina 5 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

locatie, maar kunnen plaatsvinden op verschillende schaalniveaus zowel centraal, decentraal
als lokaal. Dit is afhankelijk van het soort activiteit dat het sociale team verricht.
Op centraal niveau (voorstel in het centrum) is er behoefte aan werkplekken en ruimten
voor vergaderingen. Op decentrale niveau (het Vierkant) is er behoefte aan een steunpunt
met ketenpartners en laagdrempelige toegang. Op lokaal niveau is behoefte aan activiteiten
waarbij men naar de doelgroep toe gaat, zoals het bakfiets-contact.

4.2 Het toevoegen van de sociale teams is uitstekend inpasbaar
Ruimtelijk worden voor huisvesting in centrum ook geen problemen voorzien (e.e.a.
afhankelijk van het ontwerp) en zijn er synergievoordelen te bereiken in gedeeld
ruimtegebruik. In het getekend PvE is rekening gehouden met de ruimte voor de sociale
teams. Voor parkeren is de toename beperkt omdat de inloopfunctie voor de sociale teams
niet in het centrum komt maar decentraal.

4.3 Nu toevoegen van de sociale teams heeft voordeel voor het Strategisch Huisvestingsplan
Het Strategisch huisvestingsplan voor de centrale huisvesting bevindt zich nu net voor de
start van de ontwerpfase. Later toevoegen van de sociale teams zou extra integratiekosten
veroorzaken of tot andere keuzes en ontwerpen leiden.

4.4 Nu toevoegen van de sociale teams beperkt investeringskosten in het Vierkant
In het Vierkant lopen sociale teams tegen een aantal functionele beperkingen aan. Ten
eerste is het gebouw nooit ontworpen en gebouwd voor de functie zoals nu gebruikt. De
huidige kantoorruimten zijn bijvoorbeeld deels omgebouwde vergader- en
activiteitenruimten. Hierdoor zijn er veel klachten over klimaat en akoestiek. Daarnaast
wordt de entree als donker en onpersoonlijk ervaren en ontbreekt een aanvullende
beveiligingsschil tussen de overlegfaciliteiten en de kantoren van de medewerkers. Door de
recente uitbreiding van de teams die gehuisvest zijn in het Vierkant, is het op de huidige
plek niet mogelijk om gezamenlijk te werken zonder investering op korte termijn.

Ook op lange termijn vraagt het Vierkant investeringen om te voldoen aan de doelstellingen
van het Strategisch Huisvestingsplan. De investeringen voor een Vierkant 2.0. conform SHP
bedragen omgerekend naar huisvestingslasten € 100.000 structureel. Dit is qua lasten
gelijkwaardig aan de toevoeging van de sociale teams in het centrum (zie toelichting bij
Financiën).



5.1 De decentrale inlooplocatie (steunpunt) blijft in het Vierkant
Het voorstel is om niet de sociale teams in z’n geheel uit Het Vierkant te halen, maar alleen
de werkzaamheden die centraal uitgevoerd kunnen worden. Alle medewerkers van de
sociale teams krijgen hun werkplek in het centrum. Zij gaan naar Het Vierkant als
werkzaamheden nodig zijn op decentraal niveau. Hiermee blijft er een laagdrempelige
toegang voor de inwoners behouden. De inloopfunctie voor burgers en van ketenpartners is
een belangrijke randvoorwaarde, aangezien dit samenhangt met de kwaliteit van de huidige
samenwerking en gewenste integrale aanpak. Dit blijft in het Vierkant behouden.


Pagina 6 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen


6.1 Scenario centrum is uitvoerbaar binnen het financiële kader
De begroting voor het project is geactualiseerd. Op basis van het getekend Programma van
Eisen zijn de bouwkosten gedetailleerder geraamd door Kalkulatieburo Sneek (KBS), waarbij
ook rekening is gehouden met prijsstijgingen tot september 2021. Hier bovenop is een
budget opgenomen voor kostenstijgingen tot start van de bouw en een post voor
onvoorziene kosten. In de begroting zijn ook de verwervingskosten en bijkomende kosten
waaronder schadeloosstellingen verwerkt. Op basis van deze actualisaties wordt verwacht
dat het project uitvoerbaar is binnen het financiële kader zoals 2020 vastgesteld (zie verder
onder “Financiën”). Hierbij was in 2020 geen rekening gehouden met de sociale teams.

6.2 Voor de toevoeging van sociale teams aan de huisvesting zijn geen financiële middelen
door de raad beschikbaar gesteld
Op basis van het getekend Programma van Eisen zijn de bouwkosten geraamd. De extra
(ver)bouwkosten voor de huisvesting van de sociale teams passen niet binnen het financiële
kader. Voor de toevoeging van de sociale teams is structureel € 103.000 aan
huisvestingslasten begroot. Daarnaast wordt rekening gehouden met huisvestingslast van
structureel € 15.000 voor de decentrale locatie (MFC het Vierkant) en voor laagdrempelige
toegang en samenwerking met ketenpartners.

In MFC het Vierkant komt de ruimte van de sociale teams grotendeels beschikbaar voor
derden. De huurinkomst hiervan wordt ingeschat op circa € 40.000 structureel.

Voorgesteld wordt om aan de raad via een raadsvoorstel begrotingswijzigingen, de
toevoeging van de sociale teams aan het project structureel €118.000 mee te nemen in de
gemeentebegroting vanaf 2023 op basis van beschikbare aanvullende middelen. De
huurinkomst in het Vierkant is niet als inkomst begroot (en dekking van uitgaven) omdat
deze inkomst niet zeker is totdat een huurder is gecontracteerd. Wordt een huurinkomst
structureel dan wordt de raad betrokken bij besteding van deze middelen.

6.1 De financiële onderbouwing bevat informatie die de economische en/of financiële
belangen van de gemeente en/of betrokken eigenaren en huurders kan schaden.
Ingevolge artikel 25 lid 2 van de Gemeentewet kan het college op grond van een belang,
genoemd in artikel 10 van de Wet Openbaarheid van Bestuur, ten aanzien van de stukken
die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen geheimhouding opleggen. Het
college heeft op 12 oktober 2021 besloten geheimhouding op te leggen op de bijlage:
"Financiele Onderbouwing" opgesteld door abcnova.
De raad is bevoegd om een oordeel uit te spreken over de opgelegde geheimhouding.

Het in de openbaarheid brengen van deze informatie met betrekking tot de centrale
huisvesting kan de financiële en economische belangen van de gemeente en derden
schaden. Het betreffen onder meer verwachte verkoopopbrengsten van gemeentelijk
vastgoed, aankoopbudgetten voor nieuw te verwerven panden en begrote (ver-
)nieuwbouwkosten. De geheimhouding is opgelegd van een belang op basis van artikel 10 lid



Pagina 7 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

2 sub b van de Wob. De geheimhouding geldt voor degenen die bij de behandeling aanwezig
waren en voor hen die van de stukken kennis dragen.

Kanttekeningen
2.1 De verbinding tussen gebouwen is niet onomstreden
Nieuwe fysieke of visuele verbindingen tussen de gebouwen via een loopbrug en/of (glazen)
hal zijn een uitgangspunt voor het project mits er sprake is van toegevoegde waarde. In de
volgende fase, wordt duidelijk wat het uiteindelijke ontwerp voor de huisvesting zal worden
en welke ruimtelijke en vergunningen procedures noodzakelijk zijn. Tegen die tijd zal er ook
een participatietraject worden opgestart met verschillende belanghebbenden. Voor het
getekend PvE is gesproken met de stedenbouwkundige en de monumentendeskundigen van
gemeente Harlingen. Uit de gesprekken is naar voren gekomen dat ingrepen in of
toevoegingen aan monumentale gebouwen mogelijk zijn en dat ook de open stegen (en de
verkeersfunctie) een belangrijk element vormen voor de stad. Ingrepen in monumenten
zorgen er ook voor dat monumenten nieuwe functies kunnen krijgen of functies behouden
waarmee monumenten worden behouden. In volgende fase worden over de verbindingen
en ingrepen in monumenten een keuze gemaakt.

2.2 Medewerkers zijn zowel deels positief als deels negatief over het plan
Nadere toelichting bij “Participatie”

6.1 De begroting kent onzekerheden
De begroting is gebaseerd op een geactualiseerde raming per september 2021 door KBS en
taxaties van verwervingskosten. Er is ruim rekening gehouden met risico's tijdens de
(ver)bouw van monumentale gebouwen. Bijvoorbeeld kostenstijgingen, onvoorziene
uitgaven, extra kosten voor planologische procedures en vergunningen. Door onvoorziene
omstandigheden kan een overschrijding ontstaan.

6.2 De aankoop van een extra pand in het centrum kan extra kosten opleveren
Voor het Scenario Centrum is een extra pand nodig voor de ambtelijke
huisvesting. Hier is een aankoopbudget vastgesteld op basis van taxaties door derden. Voor
bijkomende kosten en schadeloosstellingen is budget gereserveerd waarbij door
onvoorziene omstandigheden overschrijdingen kunnen ontstaan.

Participatie
De vooraf geplande participatieactiviteiten vanaf najaar 2020 zijn anders ingevuld dan op
voorhand was gepland. Dit heeft te maken met de omstandigheden rondom COVID-19. Door
het virus moest rekening worden gehouden met de coronamaatregelen, zoals de 1.5 afstand
en het advies om thuis te werken. Een aantal geplande activiteiten, waaronder het
stadspanel op pad en de excursie voor medewerkers hebben geen doorgang kunnen vinden
in verband met de coronamaatregelen. Hiervoor zijn alternatieve participatieactiviteiten
uitgevoerd (webinars en overleggen via Teams). In bijlage III is een overzicht opgenomen van
alle uitgevoerde activiteiten. De excursie gaan we later doen.




Pagina 8 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

In september 2020 zijn alle medewerkers in fysieke en digitale bijeenkomsten uitgebreid
bijgepraat over het onderzoek en hebben reacties kunnen geven. In bijlage IV is een verslag
opgenomen waarin zowel positieve reacties als zorgen zijn samengevat.

Onder het kopje 2.1 staat omschreven dat ook vanuit elk team medewerkers
(ambassadeurs) betrokken zijn geweest bij het opstellen van het Programma van Eisen. In
bijlage V is een verslag opgenomen waarin staat omschreven hoe de ambassadeurs tot nu
toe zijn meegenomen bij het project centrale huisvesting Harlingen.

De Raad van Medezeggenschap (RVM) heeft een adviesrecht op het uitgevoerde onderzoek.
De Raad heeft aangegeven hiervan gebruik te maken. Zodra dit advies is ontvangen zal de
gemeentesecretaris-directeur een reactie op dit advies geven. Zowel het advies als reactie
worden aan college en raad verstrekt.

In de volgende ontwerpfase worden inwoners en medewerkers ook weer betrokken bij de
huisvesting:
Inwoners:
    - Tijdens de ontwerpfase zal het participatieniveau voor de inwoners liggen tussen
        informeren en consulteren. De architecten zal de ontwerpen voorleggen aan
        inwoners zodat die hun mening kunnen laten horen over mogelijke ontwerpen,
        invulling van het huis van de gemeente en kennis nemen van
        duurzaamheidsmaatregelen. Verder in het proces zal het projectteam de inwoners
        op de hoogte houden van de plannen, bv. door het presenteren van een voorlopig
        ontwerp en daarna definitief ontwerp.
Medewerkers:
    -   Tijdens de ontwerpfase is de input vanuit de medewerkers erg belangrijk. Het
        participatieniveau zal daarom liggen tussen adviseren en samenwerken. Een
        vertegenwoordiging van de medewerkers wordt gevraagd om mee te denken bij het
        ontwerp door de architect. In de praktijk zullen hiervoor verschillende
        ontwerpsessies georganiseerd worden. Wensen vanuit de medewerkers kunnen op
        die manier goed meegenomen worden in het plan.
    -   Verder zullen er, net als in de voorgaande fase, medewerkersbijeenkomsten
        georganiseerd worden. Tijdens deze bijeenkomsten worden de medewerkers
        bijgepraat over de stand van zaken van het project en is er gelegenheid voor het
        stellen van vragen.




Pagina 9 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

Financiën
De beschikbare huisvestingslasten bestaan uit de vrijval van huidige huisvestingslasten voor
Groenlandsvaarder, Wadden-promenade en stadhuis en de structurele verhoging
opgenomen in de begroting 2020 (€ 350.000). Het pand aan de Waddenpromenade wordt
na afronding van het project afgestoten en de opbrengsten gebruikt als dekkingsreserve.

Voor de toevoeging van de sociale teams wordt voorgesteld vanaf 2023 de
huisvestingslasten met € 118.000.

                                SHP Centrum 2020       SHP 2021 Centrum        SHP 2021 Centrum incl.
                                                                               Sociale teams
 Kapitaallasten                            384.000                 437.000                   510.500
 Exploitatielasten                         240.000                 225.000                   255.500
 Aanpassingen Vierkant                                                                        15.000
 Totaal aanvullende                        624.000                 662.000                   781.000
 huisvestingslasten


 Kapitaallast dekkingsreserve              -21.500                  -23.000                   -23.000
 Vrijval bestaande                        -252.000                 -290.000                  -290.000
 kapitaallasten
 Structurele verhoging                     -350.000                -350.000                  -350.000
 Tekort t.o.v. dekking                          500                  -1.000                   118.000
 Extra middelen                         taakstelling                   n.v.t                  118.000

In bijlage VIII is een geheime bijlage opgenomen met een financiële onderbouwing.

Juridisch
Binnen dit project spelen er verschillende juridische zaken en zullen er nog diverse zaken
gaan spelen. De afdeling Juridische Zaken is bij dit dossier aangesloten en ziet er op toe dat
alle overeenkomsten juridisch getoetst worden.
Met de diverse eigenaren en huurder zijn er op dit moment overeenkomsten opgesteld. In
de volgende fases van het project zullen er omgevingsvergunningen nodig zijn en zal er een
aanbestedingstraject plaats gaan vinden waarbij er ook juridisch getoetst dient te worden.

Communicatie
De medewerkers van de gemeente Harlingen worden geïnformeerd via Seayou (intranet) en
medewerkersbijeenkomsten.
De inwoners van Harlingen worden geïnformeerd via een persbericht en website van de
gemeente. Hierin wordt ook de voortzetting van burgerparticipatie opgenomen.

Uitvoering
Voor de uitvoering van het huisvestingsplan is een Plan van Aanpak opgesteld. Dit is aan de
raad verzonden in een Raadinformatiebrief (november 2020). In het PvA is de projectaanpak
stapsgewijs uitgewerkt alsmede een actieplan voor de burgerparticipatie.
Met een besluit over het voorliggende Strategisch Huisvestingsplan wordt de definitiefase
afgerond.


Pagina 10 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

In de ontwerpfase worden de volgende werkzaamheden verricht:
    - Keuze ontwerpteam en adviseurs
    - Ontwerpselectie en participatie
    - Keuze bouwteam
Na vaststelling van het voorlopig ontwerp worden bestemmingsplanprocedures.
De aanvraag van vergunning vindt plaats na het definitief ontwerp.
De startbouw zal plaatsvinden medio 2023.

De raad wordt betrokken bij de uitvoering van het huisvestingsproject:
   - Een besluit over een begrotingswijziging voor een voorbereidingskrediet (via de
       viermaandelijkse financiële rapportage) in december 2021
   - Een besluit over een begrotingswijziging voor een krediet voor vastgoedaankopen in
       januari 2022.
   - Een besluit over het voorlopig ontwerp, geactualiseerde begroting en
       uitvoeringskrediet medio 2022.
   - In de navolgende projectfasen wordt de raad periodiek geïnformeerd over de
       voortgang van het project.
De bovenstaande begrotingswijzigingen passen binnen het financiële kader.




Pagina 11 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen


Bijlagen
Bijlage I: Samenvatting uitgevoerd onderzoek – abcnova
Bijlage II: Programma van Eisen
Bijlage III: Getekend Programma van Eisen – Sax Architecten
Bijlage IV: Toevoegen sociale teams - abcnova
Bijlage V: Participatieactiviteiten inwoners en medewerkers.
Bijlage VI: Verslag medewerkersbijeenkomsten september 2021
Bijlage VII: Procesverslag Ambassadeurs
Bijlage VIII: Financiële Onderbouwing (geheim) - ABCnova

Relevante documenten
 Eerder genomen besluiten:   Strategisch huisvestingsplan 10 juni 2019
                             Voorlopige keuze scenario centrum 2 september 2020
 Intrekken beleidsnota’s:    Titel(s) en tussen haakjes datum besluitvorming raad
 Gevolgen ander beleid:      Titel(s) en tussen haakjes datum besluitvorming raad
                             en in het kort de gevolgen


Bijlagen


Harlingen, 12 oktober 2021

Burgemeester en wethouders van Harlingen,
 de secretaris,                    de burgemeester,

 S.C. van Gent                      C.M. Sjerps




Pagina 12 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>GEMEENTE HARLINGEN

Voorstel aan de gemeenteraad van Harlingen

Besluit van de gemeenteraad van Harlingen

 Onderwerp:                 Centrale huisvesting gemeente Harlingen

DE RAAD VAN DE GEMEENTE HARLINGEN

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 12 oktober 2021

Besluit
     1. Kennis te nemen van de uitwerking van scenario centrum
     2.  In te stemmen met de definitieve keuze voor het centrum
     3.  Kennis nemen van de verwerving voor de gemeentelijke huisvesting
     4.  In te stemmen met toevoeging van de sociale teams aan het Strategisch
        Huisvestingsplan
     5. In te stemmen met behoud van het steunpunt in MFC Het Vierkant
     6. In te stemmen met een begrotingswijziging om de structurele kosten (€
        118.000) voor de toevoeging van de sociale teams aan het project beschikbaar
        te stellen en te dekken uit aanvullende middelen de begroting
     7. De door het college opgelegde geheimhouding ten aanzien van de bijlage
        'Financiële onderbouwing' op grond van artikel 25 lid 3 te bekrachtigen


Besluit aangepast




                                                         Vastgesteld door de raad in zijn
                                                     vergadering van 10 november 2021.




                                                                             , de voorzitter




                                                                           , de raadsgriffier



Pagina 13 van 91993
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>