<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                                                         Pagina 1 van 5




NOTITIE

Datum        8 oktober 2021
Aan          Stuurgroep ambtelijke huisvesting
Van          abcnova | Sjoerd Groen, Simone Doornbos


Betreft      Uitwerking toevoeging sociale teams aan voorkeursscenario Centrum




1.        AANLEIDING
In de raadsvergadering van 2 september 2020 is besloten om, op basis van Strategische Huisvestingsplan 2020 (SHP), de variant
Centrum verder uit te werken. Tot de scope van dit SHP behoren alleen de gebouwen voor ambtelijke huisvesting en specifiek
de kantoorwerkplekken hierbinnen (Stadhuis, Groenlandvaarder en Waddenpromenade). Uitzondering hierop zijn de
werkplekken in MFC Het Vierkant en de werkplekken, kantine en werkplaatsen die gehuisvest zijn op de locatie Westerzeedijk.
De Stuurgroep heeft abcnova verzocht te onderzoeken wat de impact is van het alsnog toevoegen van de afdelingen die
gehuisvest zijn in MFC Het Vierkant (Gebiedsteam, team samenleving, team participatie HTV en het Beleidsteam) en belast zijn
met de uitvoering van het sociaal beleid van de gemeente Harlingen tot de scope. Dit in relatie tot de planuitwerking van
scenario Centrum en dat een latere afweging tot hogere kosten zal leiden. Deze notitie behandelt de inhoudelijke kansen,
functionele eisen, ruimtelijke mogelijkheden binnen het scenario Centrum en geeft inzicht in de huisvestingslasten van deze
toevoeging.


2.        UITWERKING AMBITIES


2.1.      VISIE OP DIENSTVERLENING
Het Gebiedsteam bestaat uit een Jeugdteam en een Stadsteam. Daarnaast is hier recentelijke het team Participatie aan
toegevoegd. Het Gebiedsteam is er voor alle bewoners van de gemeente Harlingen met vragen op het gebied van zorg, welzijn
en inkomen. Het Stadsteam richt zich in het bijzonder op volwassenen en behandelt vragen over eenzaamheid, verslaving,
relaties, veiligheid, zorg, inkomen, WMO, werk en omgaan met een beperking en mantelzorg. Het Jeugdteam is er voor kinderen,
jongeren, ouders, opvoeders en betrokkenen. Ze zijn er voor vragen over school, opvoeding, WMO, sociale contacten,
eenzaamheid, pesten en gedragsproblemen.


Het Gebiedsteam is sinds de oprichting, circa 6 jaar geleden, gehuisvest in Het Vierkant en neemt hier 630 m2 BVO af. In Het
Vierkant zijn ook De Skûle Welzijn en de GGD gehuisvest. De GGZ, wijkagenten, Vrijwilligersorganisatie, VVN, Woningbouw en
Kredietbank hebben hun uitvalsbasis in Het Vierkant of lopen geregeld binnen. Dit zijn de ketenpartners voor het Gebiedsteam
waarmee veel en intensief wordt samengewerkt. Door de gezamenlijke huisvesting en het delen van faciliteiten wordt
samenwerking gefaciliteerd. Het is daarbij een bewuste visie om externe partijen gebruik te laten maken van gemeentelijke
voorzieningen (spreekkamers en werkplekken) om te komen tot een integrale aanpak.
Binnen de gemeente Harlingen wordt er nog samengewerkt met de beleidsmedewerkers van het Sociaal Domein. Er zit op het
gebied van dienstverlening en frontoffice wel een kans voor samenwerking met het Klantcontactcentrum. Vooralsnog opereert
het Gebiedsteam nog volledig zelfstandig, inclusief een eerstelijns telefonische afhandeling. Gelet op het specifieke karakter van
deze werkzaamheden vraag dit om andere vaardigheden en competenties. Daarom is er bewust voor gekozen deze taken niet te
laten uitvoeren door het KCC.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                                                                         Pagina 2 van 5




2.1.a. MFC Het Vierkant
Bij de oprichting is ruimte gemaakt in MFC Het Vierkant voor de huisvesting van het Gebiedsteam. Hierdoor is de zelfstandige
huisvesting ontstaan. Achteraf heeft die positief uitgepakt door de kruisbestuiving met ketenpartners en de laagdrempelige
inloopfunctie voor burgers en ketenpartners. Echter, heeft het Gebiedsteam de ambitie om meer en beter zichtbaar te worden in
alle wijken van de gemeente Harlingen. Hierbij speelt de gedachte van een robuuste thuisbasis van waaruit de dienstverlening
georganiseerd wordt en zo dicht mogelijk bij de burgers wordt geleverd. Het liefst aan de keukentafel of gebruikmakend van
bestaande voorzieningen zoals een dorpshuis, wijkgebouw en locaties van zorginstellingen.


Hier komt bij dat het Gebiedsteam in Het Vierkant tegen een aantal functionele beperkingen aanloopt. Ten eerste is het gebouw
nooit ontworpen en gebouwd voor de functie zoals nu gebruikt. De huidige kantoorruimten zijn bijvoorbeeld deels
omgebouwde vergader- en activiteitenruimten. Hierdoor zijn er veel klachten over klimaat en akoestiek. Daarnaast wordt de
entree als donker en onpersoonlijk ervaren en ontbreekt een aanvullende beveiligingsschil tussen de overlegfaciliteiten en de
kantoren van de medewerkers.


De Coronaperiode heeft het team gedwongen om werkzaamheden op een andere manier in te richten. Met de nodige
inspanning en creativiteit vanuit de medewerkers, is het gelukt de dienstverlening op niveau te houden. Zo is er veel gebruik
gemaakt van digitaal overleggen en is er ontdekt dat thuiswerken ook voordelen heeft. Verslagen uitwerken en afspraken
plannen werkt beter thuis dan op kantoor. Vandaar dat er bij de toekomstige situatie rekening gehouden kan worden met
minder werkplekken.


2.2.   FUNCTIONEEL
Om concrete invulling te geven aan de ideeën, is er op 19 juli 2021 een werksessie georganiseerd om de visie op hulp- en
dienstverlening te actualiseren, met de vertaling naar wat dit vraagt van de huisvesting en hoe de huisvesting kan faciliteren in
deze visie. De visie op hulp- en dienstverlening kan vervolgens vertaald worden naar huisvestings-gerelateerde uitgangspunten.


Uit de werksessie kwam naar voren dat de werkzaamheden van het Sociaal Domein ingedeeld kunnen worden op 3
schaalniveaus; centraal, decentraal en lokaal.
De activiteiten die centraal plaats kunnen vinden, zijn grotendeels ontmoeten en overleggen/vergaderen. Het onderling delen
van kennis en het inspireren van elkaar kan ook centraal plaatsvinden. Backoffice werkzaamheden kunnen ook verder van de
doelgroep af uitgevoerd worden. Dit geldt ook voor de werkzaamheden welke een rustige werkomgeving vragen.
Decentrale huisvesting is het tweede schaalniveau, dus dichter bij de doelgroep dan schaalniveau centraal. Een laagdrempelige
inloop is hierbij heel belangrijk. Daarom dient er in de huisvesting aandacht te zijn voor een herkenbare en laagdrempelige plek
voor alle doelgroepen. Wat betreft de indeling dient er een balans te zijn tussen open en gesloten werkplekken. Er moet een
mate van sociale controle aanwezig zijn, maar ook voldoende privacy.
Op lokaal schaalniveau komt het sociaal domein naar de doelgroep toe. Eén van huidige initiatieven is het “bakfiets-contact”,
waarbij de medewerkers de wijken ingaan om ‘spontaan’ contact te hebben met de doelgroep.
Op dit niveau kunnen ook de gesprekken met de jeugd en/of ouders plaatsvinden, o.a. voor de vraagverheldering. Face-to-face
contact met de inwoners is hierbij een groot voordeel.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                                                                                       Pagina 3 van 5




2.3.   RUIMTELIJK
Uitgaande van gelijkblijvende werkzaamheden en takenpakket is de formatie 47 FTE en 60 medewerkers. Echter, het
Beleidsteam NW Friesland maakt slechts 50% gebruik van de locatie. Op basis van de gemiddelde flexfactor 0,7 resulteert dit in
33 primaire werkplekken. Naast de werkplekken is er ook behoefte aan een inloopfunctie, concentratie plekken, overlegplekken,
spreekkamers en grote overlegruimte aangevuld met een aantal facilitaire voorzieningen.
Zoals in onderstaande ruimtestaat weergegeven, resulteert dit in een ruimtevraag (basis) van 953 m2 BVO. In het geval van een
gezamenlijke huisvesting in het Centrum ontstaat er synergie door de mogelijkheid om voorzieningen te kunnen delen. Deze
synergie is weergegeven in de vijfde kolom wat resulteert in een ruimtevraag van 400 m2 BVO, bij volledige integratie van
Gebiedsteam binnen de scope. Door het Gebiedsteam volledig te integreren ontstaat een synergievoordeel van circa 550 m2 ten
opzichte van de theoretische ruimtebehoefte en 230 m2 BVO ten opzichte van het huidige ruimtegebruik (630 m2 BVO).


                                         AANTAL       OPPERVLAKTE FNO         BASIS        SYNERGIE     INTERGRAAL
 Entree/tochtportaal                     1            10                      10           50%          5
 Ontvangstruimte/ hal                    1            50                      50           100%         0
 Frontoffice                             1            10                      10           50%          5
 Speelhoek                               1            5                       5            100%         0
 Publiekstoiletten + MIVA                4            5                       20           75%          5
 Spreekkamer klein                       4            8                       32           50%          16
 Vergaderruimte groot                    1            20                      20           100%         0
 Werkomgeving (werkplekken)              33           7                       230          0%           230
 Facilitycorner                          1            5                       5            100%         0
 Opslagruimten facilitair                1            10                      10           100%         0
 BHV kamer/ rustkamer/ kolfruimte        1            10                      10           100%         0
 Douche/ kleedkamer                      1            10                      10           100%         0
 ICT (MER + SER)                         1            5                       5            100%         0
 Werkkast                                1            5                       5            100%         0
 Toiletten                               4            4                       16           50%          8
 Kindertoilet                            1            6                       6            0%           6


 TOTAAL FNO                                                                   657                       275


 Verkeersruimte                          20%                                  131                       55
 Gebouwinstallaties + constructie        15%                                  99                        40
 Indelingsverliezen                      10%                                  66                        30


 TOTAAL OPPERVLAKTE M2 BVO                                                    953                       400


Het benodigde oppervlakte (400 m2 BVO) is beschikbaar binnen het scenario Centrum, indien een extra pand wordt verworven
of extra oppervlakte wordt toegevoegd door uitbreiden van bestaande gebouwen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                                                                                           Pagina 4 van 5




2.4.   NIETS DOEN VERSUS CENTRALE HUISVESTING
Zoals eerder aangegeven loopt Het Gebiedsteam in Het Vierkant tegen functionele beperkingen aan. De huidige ruimtes
voldoen niet aan de ruimtelijke behoeften. De huidige situatie laten zoals deze nu is, is daarom niet wenselijk. Hierbij kan er
enerzijds gedacht worden aan het geschikt maken van Het Vierkant en anderzijds aan het betrekken van Het Gebiedsteam aan
de scope van de Centrale Huisvesting. Hieronder zijn beide opties financieel uiteengezet.


3.     FINANCIEEL


3.1.   INVESTERINGSKOSTEN STAY
Huidige huisvestingslasten
De totale huisvestingslasten voor Het Vierkant bedragen € 213.000.


Huisvestingslasten Het Vierkant 2.0
Het scenario Het Vierkant 2.0 betekent dat het Sociaal Domein in z’n geheel gehuisvest blijft in Het Vierkant. De sociale teams
kennen een groei in de formatie en dus ook in de ruimtevraag, namelijk 950 m2 BVO. Het Vierkant dient o.a. hiervoor in het
geheel gerenoveerd worden, volgens de uitgangspunten die eerder in het SHP zijn uitgewerkt. Op basis hiervan is onderstaande
huisvestingslast bepaald:


                                             Vierkant 2.0
 Investering (incl. BTW)*                    1.749.061
 Aanvullende kapitaallasten Vierkant         € 95.500
 Aanvullende Exploitatielasten Vierkant      € 9.000
 Verschil huidige lasten                     € 104.500
*dit betreft de investering behorende bij de ruimtevraag van 950 m2 en niet het gehele gebouw


3.2.   INVESTERINGSKOSTEN GO
Huisvestingslasten uitbreiding Scope SHP
Wanneer de sociale teams worden geïntegreerd binnen het scenario Centrum, is er sprake van synergievoordeel van circa 300
m2. De resterende ruimtevraag is 650 m2. Binnen scenario Centrum wordt de ruimtevraag uitgebreid met 400 m2. De overige
250 m2 blijft in Het Vierkant. Het gebruik van deze 250 m2 als geschikte ruimte voor dienstverlening, vraagt om beperkte
bouwkundige en installatietechnische aanpassingen. Op basis hiervan is onderstaande huisvestingslast bepaald:


                                              Uitbreiding Centrum met Sociale teams
 Aanvullende kapitaallasten Centrum           € 73.500
 Aanvullende Exploitatielasten Centrum        € 29.500
 Aanpassingen Vierkant                        € 15.000
 Verschil huidige lasten                      € 118.000


Door het integreren van de sociale teams in Het Vierkant, ontstaat er een leegstand van 400 m2. Voor deze leegstaande ruimte
zou een nieuwe huurder gezocht kunnen worden, wat nieuwe huuropbrengsten met zich mee brengt. Wij zien een potentie van
de huuropbrengst van circa €40.000.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                                                                                            Pagina 5 van 5




4.     AFWEGING
Door het integreren van de afdelingen binnen het scenario Centrum ontstaat er een ambtelijke huisvesting die aansluit bij de
compactheid van de organisatie. Het is daarbij de verwachting dat integratie de samenwerking en dienstverlening kan
versterken. Inhoudelijk is er op dit moment geen reden voor zelfstandige huisvesting, wel heeft Het Vierkant een belangrijke
functie in de wijk en ook een inloopfunctie voor ketenpartners.


Ruimtelijk worden ook geen problemen voorzien (e.e.a. afhankelijk van het ontwerp). Het advies is om niet de sociale teams in
z’n geheel uit Het Vierkant te halen, maar alleen de werkzaamheden die centraal uitgevoerd kunnen worden. In Het Vierkant
kunnen de werkzaamheden plaatsvinden op decentraal niveau, waarmee er een laagdrempelige toegang voor de inwoners
behouden blijft. De inloopfunctie voor burgers en van ketenpartners is een belangrijke randvoorwaarde, aangezien dit
samenhangt met de kwaliteit van de huidige samenwerking en gewenste integrale aanpak.


Inhoudelijk en ruimtelijk zijn er geen bezwaren, mits wordt voldaan aan alle randvoorwaarden, het gaat daarom vooral om de
betaalbaarheid. Door de recente uitbreiding van de teams die gehuisvest zijn in het Vierkant, is het op de huidige plek niet
mogelijk om gezamenlijk te werken zonder investering op korte termijn. Uit de financiële vergelijking blijkt het scenario
uitbreiding van het Centrum een grotere toename kent van de huisvestingslasten. Echter is hierbij geen rekening gehouden met
de mogelijke huurinkomsten als gevolg van de toenemende leegstand. Gelet op de inhoudelijke voordelen en potentiële
huurinkomsten adviseren wij om de afdelingen tot de scope van de ambtelijke huisvesting toe te voegen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>