<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Aan de gemeenteraad                                                college




uw brief van:         ons kenmerk:          bijlage(n):            datum:
-                     GF14.30007            -                      28 mei 2014


 Onderwerp:
 Reactie Auditcommissie




Geachte raad,


Op donderdag 22 mei jl. heeft de Auditcommissie overleg gevoerd met onze externe
accountant PwC. In dit overleg is het Accountantsverslag 2013 besproken. In algemene
zin is de Auditcommissie van mening dat de Themarekening 2013 verbeterd is ten
opzichte van voorgaande jaren, bijvoorbeeld in de toelichtende teksten op afwijkingen.

De volgende onderdelen brengen wij onder uw aandacht

Controleverschil
In de tabel controleverschillen staat dat er onder de overlopende passiva een bedrag is
opgenomen van € 667.000 waaraan geen verplichting ten grondslag ligt. Zo beschouwd
zou het resultaat niet € 979.000 bedragen maar € 1.646.000. Zonder een inhoudelijk
oordeel over dit bedrag te geven, is de Auditcommissie van mening dat het college dit
bedrag had moeten betrekken in de resultaatbestemming. Zeker gezien de omvang van
het bedrag en de financiële positie van de gemeente. Wij adviseren de raad dan ook om
het college te verzoeken dit bedrag alsnog te betrekken bij het rekeningresultaat. Indien
het college dit wenst kan een aanvullende resultaatbestemming aan de raad voorgelegd
worden.

Grondexploitaties/risico’s
Binnen de grondexploitaties is Skoatterwâld een belangrijk complex, binnen dit complex
is geen enkele marge meer aanwezig om verdere vertraging in de verkopen op te
vangen. De gehanteerde programmering van het college is gekwalificeerd als
optimistisch. De Auditcommissie vindt deze prognose ambitieus in het licht van de
verkopen van 2013.
De Auditcommissie adviseert de raad om de toezegging dat de raad actief betrokken
wordt bij de financiële beheersing van het grondbeleid, gestand te doen in de vorm van
een vast punt op de agenda van de commissie ROM, zodat elke maand de laatste stand
van zaken gedeeld kan worden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                           2

Risicobeheersing 3 decentralisaties
Bij het opstellen van deze brief was de meicirculaire van het Rijk nog niet bekend. De
verwachting is dat het geld dat het Rijk beschikbaar stelt voor uitvoering van de
decentralisaties krap is en een bezuiniging van € 10 miljoen gerealiseerd moet worden.
De Auditcommissie adviseert de raad om actief met het college in gesprek te gaan om dit
vraagstuk te verkennen en meerdere scenario’s te formuleren. De druk die op de
implementatie van de decentralisaties staat, vraagt om flexibiliteit en ruimte voor het
college om zaken te regelen. De Auditcommissie is bereid om vanuit financieel
perspectief naar het proces te kijken.

Verbonden partijen
Ontwikkelingen als gevolg van de decentralisatie en de daarmee gepaard gaande risico’s
voor de gemeente zijn voor de Auditcommissie aanleiding de sturing op verbonden
partijen onder uw aandacht te brengen. Wij pleiten in dat kader voor een stevige nota
verbonden partijen waarin wordt vastgelegd welke resultaten we willen bereiken, welke
risico’s we daarbij lopen en hoe wij deze willen beheersen. Het nakomen van gemaakte
afspraken, bijvoorbeeld een tijdige aanlevering van begrotingen, tussentijdse
rapportages en jaarstukken, vormt een expliciet aandachtspunt. De Auditcommissie geeft
de raad in overweging om bij het aangaan van een gemeenschappelijk regeling het kader
mee te geven dat jaarstukken vóór 1 april van het betreffende jaar moeten zijn
aangeleverd en dat, indien hieraan niet wordt voldaan, de raad volstaat met een
negatieve zienswijze.
Tot slot is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke
sector ook van toepassing op topfunctionarissen binnen de aan de gemeente verbonden
partijen. De accountant heeft ons er nogmaals op gewezen dat hier mogelijk financiële
risico’s voor de gemeente zijn, als van de normbedragen wordt afgeweken.

Lening Thialf
In het verslag van de accountant wordt opgemerkt dat de accountant kan instemmen
met het volledig voorzien van de lening aan Thialf B.V. van 1,5 miljoen euro. De
Auditcommissie adviseert de raad het college naar de risico’s van deze geldlening te
vragen.

Implementatie wetgeving
Wij constateren dat nieuwe wetgeving niet altijd even consequent wordt ingevoerd. De
nieuwe aanbestedingswet is met ingang van 1 april in werking getreden en de accountant
heeft geconstateerd dat deze nieuwe wet onvoldoende is vertaald in het gemeentelijk
inkoop- en aanbestedingsbeleid. Als gevolg daarvan heeft zij haar controle op een
rechtmatige naleving van de wet niet kunnen uitvoeren. Mede gezien deze constatering
wil de Auditcommissie de raad wijzen op het met ingang van 1 juli 2014 in werking
treden van de Wet Markt en Overheid. Het niet naleven van deze wet brengt financiële
risico’s met zich mee. De Auditcommissie geeft de raad het nadrukkelijke advies om het
college op te roepen de effecten van deze wet voor de gemeente op zeer korte termijn in
beeld te brengen.

Terugkerende aandachtspunten
De Auditcommissie constateert dat verschillende tekortkomingen jaarlijks terugkeren in
de rapportage van de accountant. Wij noemen in dat kader het niet naleven van de
Europese aanbestedingsregels en de kascontrole bij het Posthuis. De Auditcommissie
adviseert de raad er bij het college op aan te dringen dat deze terugkerende
aandachtpunten voor volgend jaar opvolging krijgen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                           3

Inkoop en aanbestedingsbeleid
In onze brief van 24 juni 2013 hebben wij opgemerkt dat de procedures en naleving van
de inkoop en aanbestedingsregels aangescherpt moeten worden. Die opmerking wordt
gestaafd door de conclusie van het rapport van de Rekenkamercommissie (juni 2013).
Voor het eerste kwartaal van 2014 stond het herijkte beleid gepland. De raad is op 8 mei
2014 geïnformeerd over het uitstel van het herijkte inkoop- en aanbestedingsbeleid. De
Auditcommissie adviseert de raad met het college een tijdstip af te spreken om een open
debat te voeren over het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid. De Auditcommissie
adviseert de raad aan te geven, naast het opnemen van normbedragen, wat vanuit het
perspectief van de raad in het beleid moet worden opgenomen.

Informatiewaarde van de financiële documenten
In samenspraak met de ambtelijke organisatie is in 2012 een begin gemaakt met een
andere inrichting van de P&C documenten. Wij vinden het jammer dat dit proces, na vele
toezeggingen, geen vervolg heeft gekregen. In onze vergadering van 22 mei jl. hebben
wij met een ambtelijke delegatie opnieuw gebrainstormd over de P&C cyclus. Wij
vertrouwen er op dat het proces nu wordt doorgezet. De adviezen van de VNG-commissie
Financiën, vastgelegd in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording
van gemeenten’ kunnen hierbij betrokken worden.


Hoogachtend,



J. van Veen,
Voorzitter Auditcommissie
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>