<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                         Aan
                                                                         Auditcommissie
                                                                         Van
                                                                         Jan Pal,
                                                                         Teamleider Planning & Control
                                                                         Datum
                                                                         03-03-2021
Managementletter 2020 Deloitte

Inleiding
De managementletter wordt ter kennisgeving aangeboden aan het college en de
auditcommissie. De managementletter van Deloitte is een intern werkdocument voor het
management van de organisatie. Middels deze memo willen wij u informeren omtrent de
stand van zaken van de interne beheersing.

1. Inhoud
In de managementletter 2020 geeft de accountant haar bevindingen inzake de interne
beheersing van de belangrijkste (financiële) processen. De opvolging van de eerder
gedane bevindingen maakt hier onderdeel van uit. Een aantal bevindingen zijn opgevolgd
en van de resterende is nu gemotiveerd aangegeven hoe de gemeente uitvoering geeft
aan de aanbevelingen.

2. Bevindingen
De bevindingen, waarnemingen en aanbevelingen in deze managementletter hebben als
doel ondersteuning te bieden in het proces van voortdurend verbeteren van de interne
beheersing en risicobeheersing van de gemeente. Inhoudelijk wordt de management-
letter gebruikt als voortraject voor de jaarrekening 2020. De bevindingen van de
acountant worden opgenomen als risico in Naris. Sturing hierop vindt plaats door middel
van de A3 managementgesprekken. De gemeente neemt de bevindingen mee in de
verbetering van de interne beheersing. Een significante bevinding houdt in dat dit ofwel
leidt tot een frauderisico ofwel tot een verhoogde kans op een materiële fout in de
jaarrekening.

De accountant is van mening dat de interne beheersing, voor zover relevant voor de
controle van de jaarrekening 2020, van voldoende niveau is. Er zijn geen significante
bevindingen.

3. Aanbevelingen
Deloitte doet verslag van de zogenaamde ‘hard controls’. Dit betekent vooral het in
systemen afdwingen van de interne controle. Binnen onze gemeente maken wij keuzes
tussen controles in de lijn en de werkzaamheden van de VIC. In bepaalde gevallen kan
de keuze vallen op het accepteren van het risico, bijvoorbeeld wanneer er voldoende soft
controls aanwezig zijn. In andere gevallen is de keuze gebaseerd op doelmatigheid en
efficiëntie.
Binnen het proces Uitkeringen wordt er gewerkt met het 4-ogen principe, tot op heden is
het technisch afdwingen in het systeem niet mogelijk. Controle is geregeld bij het proces
tussenrekeningen maar de aanbeveling om dit meer zichtbaar beheersmatig in te richten
wordt opgevolgd.
Binnen het proces Subsidies worden nu zowel de eenmalige als de jaarlijkse subsidies
onderdeel van de controle. Met de invoering van het subsidievolgsysteem in 2021, wordt
de zichtbare consistente eindcontrole gewaarborgd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Bij de investeringskredieten wordt, naast de bestaande controles op afwijkingen, ingezet
op een zichtbare controle op juistheid (bijv. kostenverdeling). Gelet op de hoeveelheid
onderwerpen die wettelijk en politiek gezien ingevoerd moeten worden per 2021 en gelet
op de beschikbare tijd bij de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling zijn er in 2020
duidelijke prioriteiten gesteld. Binnen het Sociaal Domein wordt ingezet op het door-
ontwikkelen van de lijncontrole (zichtbare inhoudelijke toetsing) en dit is prioriteit in
2021.

Het proces Grondexploitatie wordt gedurende het jaar periodiek doorgenomen met de
accountant. Het kunnen steunen op de IT-omgeving en de controles in de applicaties
heeft een effectievere control tot gevolg. Om te kunnen groeien naar een volledige IT
realiance wordt nu één proces/applicatie getest.
De impact van Covid-19 speelt op veel terreinen door en met de impactanalyse van de
gemeente Heerenveen worden de gevolgen gemonitord.
Het is zaak om tijdig te voorzien (via media en accountant) in de verantwoordingseisen
ten behoeve van de jaarrekening. De specifieke uitvraag is door Deloitte benoemd in de
bijlage (actualiteiten) en gedeeld met de betrokkenen zoals:
     analyse op kredietwaardigheid van de partijen aan welke de gemeente een lening
        of borgstelling heeft verstrekt;
     volgens de nadere subsidieregels kan een (gedeeltelijke) terugvordering
        plaatsvinden. Voor de jaarrekening 2020 wordt gevraagd een schatting te maken
        van de terug te vorderen positie;
     door de coronacrisis ziet de financiële verantwoording in het sociaal domein
        (Jeugd en WMO) er over het jaar 2020 anders uit dan in voorgaande jaren. Er zijn
        hierbij een aantal sporen: geleverde productie (met mogelijk deels in andere vorm
        of middels een andere product), continuïteitsbijdrage en meerkosten, toets op
        bovenmatige corona-compensatie.


4. Bijlage
Bijgevoegd is de managementletter 2020 van Deloitte.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>