<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>REALISATIE
SPORTACCOMODATIE
MET MULTIFUNCTIONEEL
GEBRUIK            Participatieplan

Buitenschool   Educatief
Buitenpodia    Cultureel
Opslag         Functioneel
Overkapping    Recreatief
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>       Inhoudsopgave
       1 Inleiding ................................................................................................................................................ 3
          1.1         Uitganspunt ............................................................................................................................. 3
          1.2         Belanghebbenden/stakeholders ............................................................................................. 3
          1.3         Projectfasering ........................................................................................................................ 3
          1.4 Participatieniveaus ........................................................................................................................ 4
       2 Participatieproces ................................................................................................................................. 5
          2.1 Proces en wijze van participatie .................................................................................................... 5
          2.2 Rollen ............................................................................................................................................. 7
       Bijlage 1 Stroomschema – scenario’s ...................................................................................................... 8




REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW
PAGINA 2 VAN 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>       1 Inleiding

       1.1 Uitganspunt

       Dit communicatie en participatieplan hoort bij het Projectplan “Realisatie sportaccommodatie met
       multifunctioneel gebruik”.

       Het uitgangspunt van dit plan is een weergave van de communicatiestromen om te komen tot
       realisatie van de nieuwe accommodatie. Het plan geeft op hoofdlijnen weer wie de
       belanghebbenden/stakeholders zijn en op welke wijze zij worden betrokken in deze processen en
       welke rol voor een ieder in het proces is weggelegd.

       1.2 Belanghebbenden/stakeholders
       Als belanghebbenden/stakeholders worden in ieder geval aangemerkt:

              De direct omwonenden:
               Bewoners van Aise Bruggenswei 1,3 en 4 en Schoterlandseweg 15;
              OBS It Bûtenplak;
              Dorpshuis It Pipegaeltsje - Stichting Dorpsbelang Hoornsterzwaag-Jubbega;
              Gemeente Heerenveen;
              Stichting Ambion – Onderwijsorganisatie.

       Gedurende het project kan blijken dat er meerdere personen stakeholders dan wel
       belanghebbenden zijn. Een eventuele bijstelling van bovengenoemde opsomming(en) is dan een
       logisch gevolg.
       Er is een werkgroep opgesteld met OBS It Bûtenplak, omdat zij als participant, participatie niveau 4
       hebben in alle fases van het project. In de volgende paragrafen staan de fasering en het
       participatieniveau verder omschreven

       1.3 Projectfasering
       Het project kent 6 faseringen. Binnen deze faseringen vinden op verschillende manieren en
       momenten participatie met stakeholders plaats.

       De faseringen zijn hieronder weergegeven.

       Fasering                                Doel fasering
       Fase 1: Initiatiefase                   Haalbaarheid | oplossingsrichting
       Fase 2: Definitiefase                   Planning | Begroting | Projectplan
       Fase 3: Ontwerp                         Voorlopig ontwerp | definitief ontwerp
       Fase 4: Voorbereidingsfase              Aanbesteding | Financiering
       Fase 5: Realisatiefase                  Uitvoering
       Fase 6: Beheerfase                      Onderhoud




REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW
PAGINA 3 VAN 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>       1.4 Participatieniveaus
       Op basis van de invloed van initiatief op het project is het participatieniveau bepaald.

       We hebben vier participatieniveaus:

       1 Informerend;          Betrokkenen worden geïnformeerd. Bijvoorbeeld door middel van de
                               nieuwsbrief “De Pripper” van de kaatsvereniging of de nieuwsbrief van OBS It
                               Bûtenplak.

       2 Raadplegend;          Het verzamelen van ideeën, wensen, meningen en voorkeuren van
                               belanghebbenden, bijvoorbeeld door middel van bijeenkomsten. De
                               betrokkenen worden op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen.
                               Meningen, suggesties, ervaringen en ideeën worden actief geïnventariseerd.
                               Deze worden zoveel mogelijk meegenomen in de afweging en
                               besluitvorming.

       3 Adviserend;           Betrokkenen worden om een mening en advies gevraagd. Er kan van het
                               advies worden afgeweken, mits goed gemotiveerd.

       4 Coproducerend.        Betrokkenen bepalen samen het plan en ontwerp en zoeken bij problemen
                               samen naar oplossingen. Deze oplossingen zijn bepalend in de
                               besluitvorming.




REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW
PAGINA 4 VAN 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>       2 Participatieproces

       2.1 Proces en wijze van participatie
       Onderstaand zijn de participatieniveaus en de participanten per fasering weergegeven.

          Fase 1                     Initiatiefase
          Planning                   Oktober 2020
          Participanten:             OBS It Bûtenplak / Dorsphuis It Pipegaeltsje
               o Participatieniveau   Raadplegend

       Communicatie: in oktober 2020 is een eerste overleg geweest met OBS It Bûtenplak. In deze
       bijeenkomst zijn de wensen met betrekking tot een buitenlokaal geïnventariseerd. Bij het overleg
       waren de verschillende werkgroepen van OBS It Bûtenplak aanwezig. Deze werkgroepen waren
       samengesteld om de nieuwe fusieschool gestalte te geven. Er is met de verschillende werkgroepen
       besproken welke wensen er vanuit school en welke wensen er vanuit de kaatsvereniging zijn. In het
       oriënterende gesprek is gebleken dat een samenwerking de mogelijkheden vergroot. De
       samenwerkingsscenario’s zijn uitgewerkt en besproken. Dit stroomschema is bijgevoegd als bijlage

       Er is besloten een werkgroep op te richten met daarin twee afgevaardigden van het kaatsbestuur en
       twee afgevaardigden vanuit de school.

       Het schoolbestuur, het kaatsbestuur, De medezeggenschapsraap van de school zijn door de
       werkgroep geïnformeerd.

       Met de bestuursleden van Dorpshuis It Pipegealtsje is onderzocht of zij een zelfde betrokkenheid als
       de school wenselijk achten. Zij hebben aangegeven, graag geïnformeerd te worden over de
       voortgang, maar achten directe betrokkenheid niet nodig.

          Fase 2                     Definitiefase
          Planning                   Oktober 2020 – maart 2021
          Participanten:             OBS It Bûtenplak / Gemeente Heerenveen / Ambion
               o Participatieniveau   Adviserend
          Participant                Dorpshuis It Pipegaeltsje / Medezeggenschapsraad
               o Participatieniveau   Informerend


       Er zijn samenwerkingsafspraken gemaakt tussen KF Op ‘e Grins en OBS It Bûtenplak. In deze
       afspraken zijn zaken m.b.t. communicatie vastgelegd, tevens is er onderzocht waar de
       verantwoordelijkheden m.b.t. het proces moeten komen te liggen. Deze verantwoordelijkheid zijn
       gekoppeld aan het eigenaarschap. Beide partijen zijn eensgezind over het feit dat het proces van
       financiering en vergunningsaanvraag behoort tot de eigenaar van het gebouw. Ambion, de
       onderwijsorganisatie waar ook OBS It Bûtenplak onderdeel vanuit maakt, is ook geraadpleegd. Op
       initiatief van Ambion is er een adviesgesprek met Trip advocaten (Leeuwarden) geweest. Op basis
       van dit advies is het eigenaarschap vastgesteld door de werkgroep en behorend bij de
       kaatsvereniging. De school is hiermee niet coproducerend, maar adviserend. Ook dit is in
       gezamenlijkheid besloten.

       De werkgroep komt frequent bij elkaar. De uitgangspunten van het ontwerp zijn vastgesteld. Onder
       andere. De vorm, de locatie en het gebruik zijn in deze uitgangspunten gedefinieerd en zijn gebruikt
       bij de tot standkoming van het ontwerp.



REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW
PAGINA 5 VAN 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>       De medezeggenschapsraad is geïnformeerd over de plannen.

       Er zijn in november 2020 constructieve gesprekken met de gemeente geweest, omtrent huur van de
       grond, vergunningstraject en subsidiemogelijkheden.

       Dorpshuis It Pipegealtsje is door de werkgroep geïnformeerd.

       Tevens zijn de plannen kenbaar gemaakt via een nieuwsbrief aan de leden van de kaatsvereniging KF
       Op ‘e Grins en de ouders van de kinderen die op OBS It Bûtenplak zitten.



          Fase 3                      Ontwerp
          Planning                    April 2021 – september 2022
          Participanten:              OBS It Bûtenplak / Gemeente Heerenveen
               o Participatieniveau    Adviserend
          Participant                 Dorpshuis It Pipegaeltsje / Ambion
               o Participatieniveau    Informerend

       De uitgangspunten zijn verwerkt in een voorlopig ontwerp. Het voorlopig ontwerp is besproken in de
       werkgroep. Hiertoe zijn meerdere fysieke afstemmingen geweest. Op basis van de feedback uit de
       bijeenkomsten is een 2e voorlopig ontwerp gemaakt. Dit voorlopig ontwerp is bij de gemeente
       getoetst (afdeling vergunningen). Op basis van deze feedback is een 3e voorlopig ontwerp gemaakt.

       Dorpshuis It Pipegealtsje is door de werkgroep geïnformeerd.

       Tevens zijn de leden van de kaatsvereniging KF Op ‘e Grins en de ouders van de kinderen van OBS It
       Bûtenplak via de nieuwsbrief van de voortgang op de hoogte gesteld.



          Fase 4                      Voorbereidingsfase
          Planning                    September 2021 – Augustus 2022
          Participanten:              OBS It Bûtenplak / Gemeente Heerenveen
               o Participatieniveau    Adviserend
          Participant                 Omwonenden
               o Participatieniveau    Informerend


       Het 3e voorlopige ontwerp is getoetst via het vooroverleg met de gemeente. De uitkomsten zijn
       gedeeld met de werkgroep. Het definitieve ontwerp is ingediend bij de gemeente. De gemeente
       toetst of vergunning verleend kan worden op basis van de aanvraag.

       De buurtbewoners zijn op 13-5-2022 persoonlijk geïnformeerd over de plannen. Zij geven aan geen
       bezwaren te hebben tegen de plannen.

       In dit traject zijn tevens de verschillende subsidies aangevraagd om de financiering te realiseren.




REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW
PAGINA 6 VAN 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>          Fase 5                      Realisatiefase
          Planning                    September 2022 – Maart 2023
          Participanten:              OBS It Bûtenplak / Dorpshuis It Pipegaeltsje / Omwonenden
               o Participatieniveau    Informerend

       Awb kan een ieder een zienswijze op het ontwerpbestemmingsplan inbrengen, waaronder dus ook
       de belanghebbenden/stakeholders.
       Na definitieve goedkeuring van de vergunning zullen de leden van de kaatsvereniging en de ouders
       van de kinderen via de nieuwsbrief van de kaatsvereniging en de nieuwsbrief van de school worden
       geïnformeerd over de voortgang.

       Dorpshuis It Pipegealtsje wordt door de werkgroep geïnformeerd.

       De omwonenden zullen worden geïnformeerd over de aanvang van de werkzaamheden.

          Fase 6                      Beheerfase
          Planning                    > Maart 2023
          Participanten:              -

       In deze fase is het traject van participeren afgerond en is communicatie met de participanten niet
       meer van toepassing.



       2.2 Rollen
       De rol van de kaatsvereniging, als eigenaar van het gebouw, is regie voerend. Er wordt op toegezien
       dat er een open en transparant proces doorlopen gaat worden. Daarnaast geeft het projectplan
       richting aan het project.

       De rol van de gemeente is een toetsende rol. Zij zal in het participatieproces toetsen of aan alle door
       de gemeente gesteld voorwaarden wordt voldaan.

       De gemeente is de besluitvormende instantie en kent de vergunning toe.

       De rol van de werkgroep is bewaken van het proces en de procesvoortgang. Aan hen wordt gevraagd
       de kwaliteit van het proces mede te bewaken. Van de klankbordgroep wordt een constructieve
       houding verwacht. Dit betekent dat van hen wordt verwacht dat zij positief kritisch zijn, in staat zijn
       om oog te hebben voor het algemeen belang, tijd maken voor deelname aan overleg en in staat zijn
       om zich te verdiepen in de materie. Waar nodig bereiden zij zich voor op bijeenkomsten. De
       werkgroep is tevens verantwoordelijk voor de communicatie naar de overige betrokkenen.




REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW
PAGINA 7 VAN 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>       Bijlage 1 Stroomschema – scenario’s




REALISATIE MULTIFUNCTIONEEL GEBOUW
PAGINA 8 VAN 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>