<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Vraag 1 en 2:
In onderstaande tabel vindt u de gespecificeerde lijst met de geconstateerde
onrechtmatigheden in cijfers.




Vraag 3:
Er vindt in opdracht van het college een extern onderzoek plaats naar de oorzaak van de
geconstateerde onrechtmatigheden. Doel van dit onderzoek is (praktische) adviezen en
aanbevelingen te krijgen om dergelijke onverwachte onrechtmatige aanbestedingen in de
toekomst te voorkomen. De uitkomsten van het externe onderzoek zullen richtinggevend
zijn voor eventuele nadere verbetermaatregelen. Het college zal, op basis van de
bevindingen, passende acties ondernemen om herhaling te voorkomen en de
rechtmatigheid bij aanbestedingen te waarborgen. Het College koppelt de resultaten
terug aan de Raad zodra zij zelf de rapportage ontvangt. De planning voor de oplevering
van het rapport is Q4.

Vraag 4:
De grootste onrechtmatigheid binnen het sociaal domein wordt veroorzaakt door de
opvang van Oekraïense ontheemden (6,5 miljoen)
Er zijn twee vormen van opvang van toepassing:
    - De Gemeentelijke Opvang Oekraine (GOO) wordt door de gemeente uitgevoerd.
    - De crisisnoodopvang (RCVS) werd tot 1 januari 2024 uitgevoerd door de
        Veiligheidsregio Fryslan (VRF). Sindsdien voert de gemeente Heerenveen deze
        taak uit namens de Friese gemeenten.

De huurovereenkomst met Hajé loopt van 8 juli 2023 tot 8 juli 2025, verdeeld over twee
boekjaren:
          - 8 juli 2023 – 30 juni 2024: onder staatsnoodrecht (EU-RTB en BAK);
            vrijstelling aanbestedingsplicht mogelijk → kosten rechtmatig.
          - 1 juli 2024 – 8 juli 2025: onder reguliere wetgeving (Tijdelijke wet opvang
            Oekrainers) → kosten onrechtmatig.

Omdat er telkens snel extra opvangplekken nodig waren en er geen andere geschikte
locaties beschikbaar waren, was er steeds sprake van dwingende spoed. Het
oorspronkelijke contract is in 2023 door onze toenmalige accountant, Deloitte, als
rechtmatig beoordeeld, met als onderbouwing de toepasselijkheid van het
staatsnoodrecht en de uitzonderingsgrond “dwingende spoed”. De verlenging van het
contract voor de periode juli 2024 – juli 2025 is nog voor de nieuwe wet is ingegaan
besloten. Daarom zou ook deze verlenging mogelijk als rechtmatig kunnen worden
gezien, op basis van dezelfde argumenten.

Voor de periode 8 juli 2024 – 8 juli 2025 is het volgende als onrechtmatig beoordeeld:
• GOO: € 5.253.486
• RCVS: € 1.239.714 (1 januari 2024 – 1 januari 2025)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De beveiliging van de Oekraïne opvang betreft een tweede grote onrechtmatigheid
binnen het Sociaal Domein (1,4 miljoen). Voor de opvang van Oekraïeners is beveiliging
ingehuurd. Voor de aanbesteding van beveiligingsdiensten geldt een drempelwaarde van
€ 750.000,- in plaats van € 221.000. In 2024 bedragen de totale kosten voor deze
dienstverlening € 1.377.113,--. Aangezien dit bedrag de drempelwaarde overschrijdt,
valt deze opdracht onder de aanbestedingsplicht. De opdracht is echter niet aanbesteed,
waardoor deze als onrechtmatig kan worden geclassificeerd. In eerste instantie bleek een
deel van de beveiligingsdiensten onder een reeds aanbesteede overeenkomst te vallen,
dit bleek bij nader onderzoek echter niet zo te zijn.

Bij ICT betreffen de onrechtmatigheden met name aanschaf van noodzakelijke
softwarelicenties. Bij aanbestedingen wordt altijd gekeken naar de verwachte uitgaven
over een periode van vier jaar. Dit houdt in dat, hoewel de jaarlijkse uitgaven onder de €
50.000 blijven, het totaalbedrag over vier jaar boven de drempel van € 70.000 uitkomt.
Hierdoor moet een meervoudige onderhands aanbesteding uitgevoerd worden in plaats
van een enkelvoudige procedure, aangezien de totale waarde van de overeenkomst de
drempel overschrijdt.

De onrechtmatigheid op inhuur is met name ontstaan door verlengingen van in eerste
instantie rechtmatig aanbestede overeenkomsten. Doordat overeenkomsten zijn
verlengd, ontstond in een aantal gevallen onrechtmatigheid. Inmiddels is besloten dat
verlengingen van de inhuur van medewerkers voortaan uitsluitend kunnen plaatsvinden
na expliciete besluitvorming door de directie.

Bij IBOR is onrechtmatigheid ontstaan door de aanbesteding van onderhoud
verhardingen. IBOR voert jaarlijks een meervoudig onderhandse aanbesteding uit voor
het asfaltonderhoud, met een jaarlijkse opdrachtwaarde van circa €1.500.000. Hoewel dit
bedrag op jaarbasis onder de Europese drempel voor werken blijft (€5.538.000), is hier
sprake van een repeterende opdracht met een structureel karakter. Wanneer de opdracht
over een periode van vier jaar wordt bezien, bedraagt de totale waarde circa €6.000.000.
In 2025 worden stappen gezet om de aanbesteding voor asfaltonderhoud rechtmatig te
maken.

Samenvattend kunnen we stellen dat er niet in alle gevallen gehandeld is volgens de
geldende wet- en regelgeving rondom inkoop en aanbesteding. Hier liggen verschillende
oorzaken aan ten grondslag (onder andere onvoldoende bewustzijn en bekendheid met
wet- en regelgeving binnen de organisatie, onvoldoende heldere processen, beperkte
interne sturing op rechtmatigheid). Wat we ontberen is goed contractmanagement
waardoor je beter in control bent en sneller kan signaleren. Hoewel in een eerder
stadium het voornemen bestond om contractmanagement binnen de organisatie in te
voeren, is dit door uiteenlopende omstandigheden niet gerealiseerd. Op dit moment
wordt opnieuw serieus gekeken naar de structurele inrichting en implementatie van
contractmanagement.

Vraag 5:
Om in de toekomst tot minder onrechtmatigheden te komen, zetten we in op
bewustwording en beheersmaatregelen:

   •   Verbeteren van naleving van aanbestedingsregels. Goed contractbeheer en
       contractmanagement helpen bij het tijdig signaleren van aflopende contracten,
       het monitoren van uitgaven en het naleven van de aanbestedingsregels. Dit zorgt
       ervoor dat contracten op tijd worden aanbesteed en er minder risico op
       overtredingen is.
   •   Alle inhuur van personeel wordt via de DAS procedure aanbesteed waardoor de
       inhuur altijd rechtmatig is.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>•   Meer grip op contractbeheer en inkoopprocessen. Door inkoop structureel te
    betrekken bij de beoordeling van contracten en een helder overzicht te maken van
    risicovolle contracten, wordt de controle op het inkoopproces versterkt en worden
    fouten sneller opgespoord.
•   Beperken van financiële en juridische risico’s. Door tijdig corrigerende
    maatregelen te nemen, zoals het opstarten van aanbestedingen en het
    formaliseren van contracten, worden juridische complicaties en
    onrechtmatigheden voorkomen.
•   Bij afwijking van de vastgestelde werkwijze dient schriftelijk akkoord te worden
    verkregen van de verantwoordelijke directeur nadat concerncontrol en inkoop
    hebben geadviseerd.
•   In het huidige inkoopbeleid zijn weinig kaders opgenomen. Er wordt gewerkt aan
    een inkoopbeleid met duidelijke kaders. Dit samen met een procesbeschrijving
    voor het inkooptraject helpt medewerkers om het goede inkooptraject te volgen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>