<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Standaard administratieprotocol
Inspanningsgericht

Versie 3.2.b
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




         Colofon
         Ketenbureau i-Sociaal Domein
         Nassaulaan 12
         2514 JS Den Haag

         December 2024
         Vragen? Stel ze via ketenbureau@i-sociaaldomein.nl




2 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Inhoudsopgave
1 Inleiding                                                                                4

2 Standaard proces                                                                         6
2.1 Drie processen                                                                         7
2.2 Visuele weergave van het standaard proces                                              7
2.3 Toewijzingsproces                                                                      9
2.4 Zorgleveringsproces                                                                   15
2.5 Declaratieproces                                                                      17

3 Aanpassingen in de zorgvraag                                                            19
3.1 Aanpassingen geïnitieerd vanuit de aanbieder                                          20
3.2 Aanpassen lopende toewijzingen, geïnitieerd vanuit de gemeente                        27

4 Overige onderwerpen                                                                      30
4.1 Met terugwerkende kracht toewijzen                                                     30
4.2 Woonplaatsbeginsel Jeugdwet                                                            31
4.3 Eigen bijdrage Wmo                                                                     31
4.4 Verhuizing naar een andere gemeente                                                    34
4.5 Cliënten zonder Burgerservicenummer en cliënten wiens identiteit geheim moeten blijven 35
4.6 Cliënten met een Wlz indicatie                                                         37

Bijlage 1. Overzicht contactpersonen                                                      38

Bijlage 2. Begrippenlijst                                                                 40

Bijlage 3: Overzicht reactietermijnen                                                     43

Bijlage 4: Toewijzingsvarianten inspanningsgerichte uitvoeringsvariant                    44

Bijlage 5: Aanmeldformulier voor mensen zonder BSN                                        45

Bijlage 6: Factuur voor mensen zonder BSN                                                 46

Bijlage 7: Versienummering en wijzigingen                                                 47




3 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




1 Inleiding
Dit administratieprotocol beschrijft het proces van de administratieve en financiële verwerking van
zorg voor de inspanningsgerichte uitvoeringsvariant, verleend binnen de kaders van de Wet
maatschappelijke ondersteuning 2015 en de Jeugdwet, met als resultaat het verlagen van
vermijdbare administratieve lasten door eenduidigheid en duidelijkheid te bieden.

Dit administratieprotocol is voor één doel geschreven: het verlagen van vermijdbare
administratieve lasten in het proces van de administratieve en financiële verwerking van zorg voor
de inspanningsgerichte uitvoeringsvariant.

De beschrijving gaat verder dan de regels die van toepassing zijn voor de iWmo en iJw standaarden.
Dit protocol beperkt op enkele onderdelen de mogelijkheid tot interpretatie van de iStandaarden
met als doel administratieve lasten verder terug te dringen. Bovendien gaat het protocol in op de
communicatie buiten het berichtenverkeer om. Vaak zijn het deze uitzonderingen die
administratieve lasten veroorzaken.

Het protocol heeft als uitgangspunt dat conform de landelijke iStandaarden1 wordt gewerkt. Dit
protocol gaat uit van de iStandaarden iWmo 3.2 en iJw 3.2. Het is mogelijk dat in de loop der tijd
inzichten in het administratieve proces wijzigen of dat de landelijke iStandaarden wijzigen. Als dit
het geval is, wordt dit protocol aangepast en worden betrokkenen hierover tijdig geïnformeerd via
de website van het Ketenbureau i-Sociaal Domein. Hoe het Standaard Administratieprotocol
(hierna ook wel afgekort tot SAP) met wijzigingen en de versienummering van de iStandaarden
omgaat is beschreven in bijlage 7 (versienummering en wijzigingen).

Met de release van dit Administratieprotocol versie 3.2.b komt de versie 3.2.a te vervallen.

Drie uitvoeringsvarianten
De gemeenten kunnen kiezen uit 3 verschillende werkwijzen bij de inrichting van hun Wmo- en Jw-
processen (outputgericht, inspanningsgericht of taakgericht) die ervoor zorgen dat er zo min
mogelijk verschil ontstaat in de manier waarop de iStandaarden worden geïnterpreteerd. Deze
werkwijze noemen we een uitvoeringsvariant. De uitvoeringsvarianten helpen om structuur aan te
brengen in het administratieve proces en leggen een verbinding tussen zorginkoop,
zorgadministratie en de iStandaarden. Een gemeente kan verschillende uitvoeringsvarianten per
domein of zelfs productcategorie gebruiken.
De administratieprotocollen voor de 3 uitvoeringsvarianten zijn vastgesteld door de Stuurgroep i-
Sociaal Domein.2




            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
1   Zorginstituut Nederland, iStandaarden. Geraadpleegd van https://www.istandaarden.nl/
2   Standaard administratieprotocollen per uitvoeringsvariant.:Wat zijn Standaard administratieprotocollen? · Ketenbureau i-Sociaal Domein




4 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Het uitgangspunt van de inspanningsgerichte uitvoeringsvariant, waar dit administratieprotocol
over gaat is de uitvoering van zorg en/of ondersteuning waarbij er een duidelijke afspraak tussen
gemeente en aanbieder is gemaakt over de levering van een ondersteuningsproduct. Voor
ondersteuningsproducten met een inspanningsgerichte uitvoering wordt een tarief per
tijdseenheid afgesproken en voor ondersteuningsproducten met de eenheid stuks (inspanning)
wordt een tarief per stuk afgesproken.

Het uitgangspunt van de outputgerichte uitvoeringsvariant, is de uitvoering van zorg en/of
ondersteuning waarbij er een duidelijke afspraak tussen gemeente en aanbieder is over de te
behalen output. De manier waarop deze output wordt behaald, is niet vastgelegd.

Het uitgangspunt van de taakgerichte uitvoeringsvariant, is de uitvoering van zorg en/of
ondersteuning waarbij de gemeente een taak voor een (deel)populatie
heeft gegeven aan een aanbieder en deze aanbieder de vrijheid heeft om de invulling van deze taak
vorm te geven. In deze variant is er geen sprake van een verantwoording op individueel niveau.

Naast één administratie protocol per uitvoeringsvariant is er ook een standaard
administratieprotocol voor de Gecertificeerde Instellingen (SAP GI).
Het SAP GI is geïmplementeerd met de release iJw 3.2 per 3 april 2023.

Leeswijzer
Afspraken voor de administratieve en financiële afhandeling tussen gemeenten en aanbiederszijn
in dit protocol in 3 inhoudelijke hoofdstukken gesplitst. Deze hoofdstukken zijn:
         • In hoofdstuk 2 staat een beschrijving van het ‘standaard proces’ voor het toewijzen
             van zorg, zorgverlening en declaratie.
             Dit is de ‘happy flow’ die het meest gebruikt zal worden. Paragraaf 0 en 2.2 geven
             vooral uitleg en paragraaf 2.3, 2.4 en 0 zijn op werkinstructie-niveau beschreven;
         • In hoofdstuk 3 staat een beschrijving van (de werkwijze van) de aanpassingen in de
             zorgvraag. Het komt regelmatig voor dat de zorgbehoefte van een cliënt verandert.
             Hoe gemeenten en aanbieders lopende toewijzingen hierop kunnen aanpassen is
             beschreven in dit hoofdstuk;
         • In hoofdstuk 4 staat omschreven hoe om te gaan met specifieke onderwerpen zoals
             het Woonplaatsbeginsel voor de Jeugdwet en de eigen bijdrage Wmo.

Paragrafen die voornamelijk het proces uitleggen hebben het symbool          in de titel.

Het protocol is na een brede consultatie en met intensieve betrokkenheid van vertegenwoordigers
van aanbieders, gemeenten, softwareleveranciers en hun adviseurs opgesteld door het
Ketenbureau i-Sociaal Domein.

Dit administratieprotocol bevat veel begrippen. Veel van die begrippen zijn afkomstig uit de
documentatie van de iStandaarden. In dit administratieprotocol zijn enkele begrippen
samengevoegd of aangescherpt. Voor de leesbaarheid is op diverse plaatsen een tabel geplaatst
met informatie over de relevante begrippen om mogelijke verwarring of onduidelijkheid te
voorkomen.




5 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




2 Standaard proces
Dit hoofdstuk beschrijft het standaard proces van beoordelen, toeleiden, leveren en financiering
voor de Wmo 2015 en de Jeugdwet.

Het proces start bij de cliënt of gezagsdrager die een aanvraag doet voor ondersteuning (Wmo
2015) of jeugdhulp (Jeugdwet). Afhankelijk hoe het toegangsproces is georganiseerd start de
aanvraag bij de aanbieder of gemeente. De aanvraag wordt verwerkt, de gemeente geeft bij een
positieve beoordeling de aanbieder een opdracht tot levering.
Nadat de aanbieder de opdracht heeft ontvangen is er rechtmatigheid van levering en kan
gedeclareerd worden volgens de geldende contractafspraken.

In dit SAP zijn de termen toewijzingsproces, zorgleveringsproces en declaratieproces van
toepassing. Onderstaande tabel laat de overeenkomsten zien met de procesbegrippen die zijn
beschreven in de iStandaarden.

         Procesbegrippen                           SAP                           Opmerking
         iStandaarden
         Proces Beoordelen                      Toewijzingsproces                Het beoordelingsproces (van aanvraag tot
         Proces Toeleiden                                                        vaststellen beschikking) en
                                                                                 toeleidingsproces (van vastgestelde
                                                                                 indicatie tot uitvoerbare opdracht) zoals
                                                                                 beschreven in de iStandaarden zijn
                                                                                 samengevat in het toewijzingsproces.
         Proces Leveren                         Zorgleveringsproces              Indienen VOW-bericht valt ook onder
                                                                                 proces Leveren, zie: Informatiemodel
                                                                                 iStandaarden3
         Proces Declareren                      Declaratieproces                 Het SAP beschrijft het declaratieproces.
Tabel 1: Procesbegrippen


Het standaard proces is volgens deze driedeling beschreven. Uitzonderingen op het standaard
proces, dat wil zeggen als tussentijds een aanpassing noodzakelijk is tijdens een lopende
Toewijzing, komen aan bod in hoofdstuk 3.

Welke informatie mag je niet meegeven
Bij een aantal berichten kan de verzender een ‘vrij veld’ vullen. Deze commentaarvelden zijn niet
geschikt voor het meegeven van persoonsgegevens of zorginhoudelijke informatie. Dit protocol
staat dergelijke informatie-uitwisseling niet toe.




            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
3   Voor de Jeugdwet is eenzelfde indormatiemodel bij iStandaarden.



6 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




2.1         Drie processen

Het standaardproces is in 3 processen te verdelen.

2.1.1 Toewijzingsproces
De gemeente verstrekt de opdracht tot levering door de aanbieder een Toewijzingsbericht te
sturen.

Een Toewijzingsbericht bevat voor 1 cliënt altijd alle Toewijzingen voor 1 aanbieder die op of na de
aanmaakdatum van het bericht geldig zijn plus alle Toewijzingen die gewijzigd zijn ten opzichte van
het voorgaande Toewijzingsbericht met eventueel informatie van relaties van de cliënt.

Informatie over relaties van de cliënt wordt meestal gebruikt in de Jeugdwet. Vaak gaat het om
informatie over de ouder of voogd maar de gemeente kan ook voor andere rollen informatie
meegeven via de Toewijzing. Welke dat zijn staat beschreven in de iStandaarden.4 Deze informatie
helpt de aanbieder de Toewijzing efficiënt te verwerken.

2.1.2 Zorgleveringsproces
Binnen het kader van dit administratieprotocol is het proces van de zorgverlening beperkt tot het
afgeven van een Start- en een Stopzorgbericht en een VOW-bericht aan de gemeente. Start- en
Stopzorgberichten zijn verplicht en geven de gemeente regie op cliëntniveau over de zorglevering.
Indienen VOW-bericht valt ook onder proces Leveren, zie: Procesplaat iStandaarden.
Start- en Stopzorgberichten in het zorgleveringsproces worden regieberichten genoemd. Er mag
geen afhankelijkheid bestaan tussen regieberichten en het declaratieproces. De overige berichten
in het berichtenverkeer zijn rechtmatigheidsberichten.

2.1.3 Declaratieproces
De scope van het declaratieproces bevat de informatie-uitwisseling die nodig is voor het op de
juiste wijze declareren van geleverde zorg. Het betalingsproces, het uitbetalen van de
goedgekeurde declaraties, is geen onderdeel van het berichtenverkeer en is niet in dit protocol
opgenomen.

2.2 Visuele weergave van het standaard proces
Deze paragraaf beschrijft het standaard proces in hoofdlijnen waarbij zoveel mogelijk neutrale
termen zijn gebruikt. De visuele weergave heeft als doel de informatie-uitwisseling van het
berichtenverkeer in beeld te brengen. De blokken backoffice, beoordeling, zorgverlening en
opmaken toewijzing zijn daarom niet bedoeld als aparte afdelingen/organisatie-eenheden.

Het bericht ‘Verzoek om Wijziging’ is geen onderdeel van dit hoofdstuk en komt aan bod in
hoofdstuk 3.

Een uitgebreide beschrijving van de 3 processen is beschreven in:

                     paragraaf 2.3 (toewijzingsproces),
                     paragraaf 2.4 (zorgleveringsproces)
                     paragraaf 0 (declaratieproces).




            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
4   Wat zijn iStandaarden?




7 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




           Figuur 1: Standaardproces iWmo en iJw in hoofdlijnen

Voor de leesbaarheid zijn technische retourberichten niet opgenomen in de visuele weergave die
van toepassing zijn in het toewijzing- en zorgleveringsproces. Het retourbericht is
(i.t.t. het antwoordbericht) een ontvangstbevestiging waaraan geen rechten kunnen worden
ontleend behalve dat het bericht is ontvangen, gecontroleerd en technisch in orde is bevonden.

De cliënt kan via 2 paden toegang krijgen tot zorg. Afhankelijk hoe de toegang is georganiseerd en
wie de verwijzende partij is verloopt het toewijzingsproces via de gemeente of de aanbieder.

Elk blok             op de scheidslijn tussen aanbieder en gemeente is de visualisatie van een
elektronisch bericht dat is gedefinieerd in de iStandaarden. Berichten moeten voldoen aan
afgesproken responstijden, zie bijlage 3 voor een overzicht. Bij elk ontvangen bericht in het
toewijzingsproces en het zorgleveringsproces hoort een technisch retourbericht dat aangeeft dat
het bericht is ontvangen. Het Declaratieproces bevat een Declaratiebericht en een Declaratie-
antwoordbericht. Deze laatste berichten hebben geen technisch retourbericht.




8 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Elk bericht heeft een specifieke benaming in de iStandaarden. Technisch is er nauwelijks5 verschil
tussen een Wmo-bericht of een Jw-bericht, vandaar dat in dit protocol alleen het nummer wordt
gebruikt.

    Omschrijving van de berichten                            iWMO2015 →               retour                  iJW          → retour

    Verzoek om Toewijzing                                    WMO315            → WMO316                       JW315        → JW316
    Verzoek om Wijziging (Zie hfdst 3)                       WMO317            → WMO318                       JW317        → JW318
    Antwoordbericht                                          WMO319            → WMO320                       JW319        → JW320
    Toewijzing                                               WMO301            → WMO302                       JW301        → JW302
    Startzorg                                                WMO305            → WMO306                       JW305        → JW306
    Stopzorg                                                 WMO307            → WMO308                       JW307        → JW308
    Declaratie                                               WMO323            <geen retour>                  JW323        <geen retour>
    Declaratie-antwoord                                      WMO325            <geen retour>                  JW325        <geen retour>
Tabel 2: Omschrijving van de berichten

De ruiten        met de tekst ‘Toewijzing?’ geven een beslismoment aan. De eerste beoordeling
kan een toewijzing, afwijzing of Onderzoek opleveren. Informatie over afwijzing of Onderzoek
wordt meegegeven in het Antwoordbericht. Na het onderzoek is een tweede beslismoment dat
resulteert in een toewijzing of afwijzing.

Elektronische berichten ondersteunen het proces echter niet volledig. Er blijven situaties denkbaar
waardoor, buiten het berichtenverkeer om, contact/overleg nodig is. Bijvoorbeeld als een
ontvangen toewijzing door de aanbieder afgewezen wordt of moet worden gecorrigeerd.

Het geheel van versturen/verwerken van berichten en communicatie buiten het berichtenverkeer
om vraagt om procesbewaking. Zie bijlage 1 voor contactgegevens en bijlage 3 voor de
responstijden van de berichten. Het vaststellen en gebruikmaken van een aanspreekpunt voor
signalen uit de procesbewaking voorkomt onnodige vertraging.


2.3         Toewijzingsproces

In het toewijzingsproces verstrekt de gemeente de opdracht tot levering, door de aanbieder een
Toewijzingsbericht te sturen.

Specifiek, aspecifiek en generiek toewijzen
In een Toewijzingsbericht is o.a. beschreven welke producten ingezet mogen worden voor de
cliënt. Het is ook mogelijk alleen een categorie van producten op te geven. In dat laatste geval
wordt gesproken over een aspecifieke toewijzing. Ook kan gebruik worden gemaakt van de
generieke toewijzing waarbij de aanbieder noch een productcategorie, noch een productcode maar
wel een budget krijgt toegewezen.

Een specifieke toewijzing bevat een specifiek product dat de aanbieder mag inzetten voor de
hulpverlening waar de aanbieder niet van mag afwijken. De aanbieder mag wel van de omvang
afwijken. De aanbieder mag alleen niet meer dan de toegewezen omvang declareren.

Bij een aspecifieke toewijzing heeft de aanbieder de vrijheid om (in overleg met de cliënt) uit de
contractueel toegestane producten binnen de toegewezen productcategorie te leveren die het
beste aansluiten bij de zorgbehoefte van de cliënt. In de loop van de tijd kunnen andere

            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
5   Er zijn 2 kleine verschillen: in JW315 zit het veld GezagsdragerBekend en in WMO315 niet. In de JW319 zit de klasse Woonplaatsbeginsel, in
     WMO319 niet. (En natuurlijk kunnen de regels op de berichten wel verschillen tussen de domeinen).




9 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




gecontracteerde producten binnen deze categorie worden geleverd, zodat de producten
afgestemd blijven met de zorgbehoefte. De aanbieder moet wel op productniveau registreren
omdat de uiteindelijke declaratie altijd specifiek is. Zo weet de gemeente achteraf ook welke
producten zijn ingezet door de aanbieder.

Bij een generieke toewijzing heeft de aanbieder de vrijheid een product te kiezen binnen de
grenzen van het contract. Declaraties worden specifiek gedeclareerd.

Budget is alleen van toepassing bij een aspecifieke en generieke toewijzing, hiermee geeft de
gemeente een totaalbedrag aan dat mag worden gedeclareerd binnen die toewijzing door de
aanbieder. Bijlage 4 laat zien welke variaties er mogelijk zijn bij een toewijzing.

2.3.1       Toewijzing via de toegang van de gemeente

De gemeente beoordeelt bij de toegang welke ondersteuning nodig is en stuurt een
Toewijzingsbericht naar de gecontracteerde aanbieder. De aanbieder antwoordt met een technisch
retourbericht binnen 3 werkdagen.

Indien de aanbieder de opdracht niet kan of wil accepteren, neemt de aanbieder buiten het
berichtenverkeer om contact op met de gemeente. Bijvoorbeeld als in de toewijzing een verkeerd
product is opgenomen of een verkeerde ingangs- en/of einddatum. Na afstemming kan een
Toewijzingsbericht verzonden worden, waarmee indien mogelijk de toewijzing gewijzigd6 wordt.
Het wijzigen van een toewijzing is in sommige gevallen mogelijk. In andere gevallen is het afgeven
van een nieuwe toewijzing noodzakelijk.

(nog) Niet gestarte toegewezen producten
Aanbieder en gemeente maken afspraken over toegewezen producten die niet binnen een
bepaalde periode zijn gestart door de aanbieder. Het Startzorgbericht is verplicht, de gemeente
kan niet anders dan aannemen dat de zorglevering nog niet is gestart met inachtneming van de
verzendtermijn van het Startzorgbericht (5 werkdagen). Hoe lang die 'bepaalde tijd' moet zijn en
wat die afspraken precies inhouden wordt niet in dit protocol beschreven. Belangrijk in deze is dat
de cliënt niet uit het zicht raakt. Het is mogelijk dat in het contract is bepaald dat een toewijzing
vervalt als niet binnen de afgesproken periode7 een Startzorgbericht is gestuurd. De gemeente
trekt de toewijzing in als de toewijzing niet verzilverd wordt binnen de afgesproken periode.

Procesbewaking
Gemeente en aanbieder zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor een ordentelijke procesgang.

De aanbieder en gemeente bewaken dat bij elk verzonden Toewijzingsbericht:
    • Binnen 3 werkdagen een retourbericht verstuurd is door de aanbieder;
    • De naleving van de afspraak over lang openstaande Toegewezen producten die nog niet
       zijn gestart;
    • Binnen 5 werkdagen na aanvang van de zorglevering een Startzorgbericht wordt verstuurd
       door de aanbieder, zie paragraaf 2.4.1.

2.3.2 Toewijzing via de toegang van de aanbieder
Deze route is mogelijk vanuit wettelijke, niet-gemeentelijke verwijzer of als er sprake is van een
open beschikking van de gemeente.


         –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
         ––––––––
6 Zie Bedrijfsregel OP033x1, hierin staat opgenomen welke wijzigingen aangebracht mogen worden in een toewijzing. In geval van intrekken of
   oprekken van een Toewijzing door de gemeente, is vooraf overleg met de aanbieder verplicht.
7 Zo nodig vindt vooraf afstemming plaats tussen aanbieder, cliënt en/of gemeente.




10 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>           Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Van een open beschikking is sprake indien de gemeente bij het verstrekken van een beschikking de
keuze van de aanbieder overlaat aan de cliënt. Hierbij kan de gemeente de keuze beperken tot een
door hen geselecteerde lijst aanbieders.

Als duidelijk is welke ondersteuning/zorg nodig is voor de cliënt stuurt de aanbieder een Verzoek
om Toewijzing (VOT-bericht) naar de gemeente. De gemeente beoordeelt, gezien vanuit het
berichtenverkeer, het verzoek in maximaal 2 stappen en reageert uiteindelijk met een toewijzing of
afwijzing.

Bij een crisissituatie loopt het administratief proces achter en begint de zorgverlening vaak direct
na de aanmelding. De gemeente kan een Toewijzingsbericht sturen met terugwerkende kracht. Als
er sprake is van een niet-gemeentelijke verwijzer stuurt de aanbieder binnen 5 werkdagen na
beoordeling/intake een VOT-bericht.

De gemeente bepaalt per aangevraagd product dat:
     • Het product wordt toegewezen (de aanbieder ontvangt een Toewijzingsbericht) of
     • Het product wordt afgewezen (de aanbieder ontvangt een Antwoordbericht met de
        reden van afwijzing) of
     • De aanvraag in onderzoek wordt genomen (de aanbieder ontvangt een Antwoordbericht
        met antwoord 'Aanvraag in onderzoek'.

Onderzoek
Bij onderzoek zal de gemeente zo snel mogelijk (maximaal 8 weken na dagtekening van het VOT-
bericht) het onderzoek afronden en de aanbieder informeren.8 De gemeente informeert de
aanbieder door het sturen van een Toewijzingsbericht of een Antwoordbericht met de juiste code
voor de afwijzing.

Indien een gemeente onderzoek doet i.v.m. Woonplaatsbeginsel, wordt binnen 5 werkdagen een
Antwoordbericht gestuurd met reden “Aanvraag in onderzoek”. Bij afwijzing op basis van het
Woonplaatsbeginsel wordt binnen 14 dagen na ontvangst van het VOT-bericht een
Antwoordbericht gestuurd met daarin aangegeven de gemeente die wel financieel
verantwoordelijk is voor de jeugdige. Gemeenten stemmen dit onderling af, zodat de
verantwoordelijke gemeente niet nogmaals dit onderzoek hoeft te verrichten. Dit alles is alleen van
toepassing bij de Jeugdwet.

Afwijkende toewijzing
De toewijzing is in principe conform het VOT-bericht, of wordt afgewezen. Als de gemeente wil
afwijken van het VOT-bericht neemt de gemeente, buiten het berichtenverkeer om, contact op met
de aanbieder. De gemeente stuurt een Antwoordbericht met een afwijzing en de bijbehorende
reden. De gemeente stuurt daarna een toewijzing zoals is afgesproken met de aanbieder. In
onderstaand figuur is het proces grafisch weergegeven.




           –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
           ––––––––
8   Zie Handreiking tijdig vaststellen verantwoordelijke gemeente op grond van het nieuwe woonplaatsbeginsel: VNG (i-sociaaldomein.nl)



11 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Figuur 2: Verzoek om Toewijzingsproces


Het blokje ‘beoordeling’ aan de zijde van de aanbieder is algemeen gekozen. In veel gevallen is dit
de intake. Aangezien de term intake de lading niet altijd dekt en de invulling van de intake lokale
variëteit kent is gekozen voor een algemene benaming.

2.3.2.1 Versturen van een VOT-bericht door de aanbieder
Voordat een VOT-bericht wordt opgesteld toetst de aanbieder op de volgende aspecten:
    • Gecontracteerde gemeente en contract
        o Is er een contract met de gemeente?
        o Past het verzoek binnen het contract?
        o Past het verzoek binnen het budget als er in het contract een budget is afgesproken?
    • Is het bericht gericht aan de gemeente die financieel verantwoordelijk is?
        o Specifiek voor de Jeugdzorg: is de definitie Woonplaatsbeginsel van toepassing.9


        •     Is er sprake van stapeling? Stapelen van zorg is niet toegestaan, behalve in het volgende
              geval:


            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
9   Het Woonplaatsbeginsel is gewijzigd per 01-01-2022. Voor het bepalen van de verantwoordelijke gemeente is in het archief van de Community
    WPB een toolbox beschikbaar: Archief documenten (toolbox) · Ketenbureau i-Sociaal Domein




12 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>          Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




            o     Indien de productcode niet is meegegeven dan geldt deze technische regel op niveau
                  van productcategorie. Indien productcategorie leeg is, dan mag de toewijzing met
                  geen enkel ander toegewezen product overlappen.10
      •     Is er mogelijk sprake van samenloop van producten die in het contract met de gemeente
            wordt uitgesloten (ook vaak stapelingsmatrix genoemd)?
      •     Is de garantieregeling van toepassing.11
      •     Moet er in het kader van een verwijzing door een Gecertificeerde Instelling nog voldaan
            worden aan specifieke gemeentelijke eisen om het VOT-bericht succesvol in te kunnen
            dienen?
      •     Is in geval van twijfel, buiten het berichtenverkeer om, contact opgenomen met de
            gemeente (Onderstaande ).

De volgende werkwijze ten aanzien van een VOT-bericht is van toepassing:
    • Het indienen van een VOT-bericht is verplicht bij een wettelijke, niet-gemeentelijke
        verwijzer of als er sprake is van een open beschikking van de gemeente;
    • Bij een verwijzing door een huisarts, jeugdarts, medisch specialist of Gecertificeerde
        Instelling moet de aanbieder per Verzoek om Toewijzing in het bezit zijn van een verwijzing
        of een bepaling, afgegeven door de verwijzer aan de cliënt;12
    • De aanbieder stuurt binnen 5 werkdagen na de beoordeling van de aanvraag van een cliënt
        een VOT-bericht waarin is aangegeven welke zorg/ondersteuning er nodig is;
    • Het veld ‘Toewijzingeinddatum’ wordt gevuld afhankelijk van wat contractueel is
        afgesproken met de gemeente13 over de duur van een toewijzing. Volgens de iStandaarden
        is het vullen van de einddatum verplicht bij de frequentie ‘week’;
    • Overige velden worden conform iStandaarden gevuld.

Een aspecifiek product met/zonder budget of een generieke toewijzing aanvragen is mogelijk
middels een Verzoek om Toewijzing.




          –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
          ––––––––
10 Voor Producten uit Productcategorie 11, 12, 13 en 14 mogen zorgperiodes overlappen, ook op niveau van categorie. Indien Productcategorie leeg
   is, mag deze toewijzing alleen overlappen met toewijzingen met categorie 11, 12, 13 en 14. Het betreft hier Hulpmiddelen;
11 Als na afronding van de hulp, de cliënt zich opnieuw meldt met dezelfde ondersteuningsbehoefte is de aanbieder verplicht zonder kosten de

   ondersteuning te leveren totdat het afgesproken resultaat is behaald. De administratieve afhandeling van dit proces is nog geen onderdeel van de
   iStandaarden..
12 Het type verwijzer wordt in het Verzoek om Toewijzing aangegeven met een code. Dit kan ook code 08 zijn: Rechter, Officier van Justitie,

   functionaris Justitiële Jeugdinrichting of code 04 gecertificeerde instelling.
13 Soms wordt de laatste datum vóór de achttiende verjaardag gekozen. De discussie over de wijze waarop standaardisatie kan worden toegepast

   loopt.




13 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




2.3.2.2 De gemeente ontvangt een Verzoek om Toewijzing
De gemeente verstuurt, in overeenstemming met de landelijke standaarden binnen 3 werkdagen
een retourbericht (316-bericht) naar de aanbieder als reactie op het VOT-bericht. De aanbieder
weet dat het Verzoek om Toewijzing is ontvangen.

De gemeente voert een eerste beoordeling uit op basis van de volgende aspecten:
1. Volledigheid van het bericht;
2. Naam, adres en woonplaatsgegevens;
3. Gecontracteerde aanbieder en contract:
    • Heeft de aanbieder een contract?
    • Past het verzoek binnen het contract?
4. Is de gemeente waar het VOT-bericht aan is gericht, financieel verantwoordelijk? Specifiek
    voor de Jeugdzorg is de definitie Woonplaatsbeginsel van toepassing;
5. Is er sprake van stapeling? Stapelen van zorg is niet toegestaan, behalve in de volgende
    gevallen:
    • Indien de productcode niet is meegegeven dan geldt deze technische regel op niveau van
         productcategorie. Indien productcategorie leeg is, dan mag de toewijzing met geen enkel
         ander toegewezen product overlappen. Echter voor Producten uit Productcategorieën 11,
         12, 13 en 14 (allen hulpmiddelen) mogen zorgperiodes overlappen, ook op niveau van
         categorie;
6. Zorginhoudelijk akkoord, bijvoorbeeld is er sprake van samenloop van producten die in het
    contract met de gemeente wordt uitgesloten (ook vaak stapelingsmatrix genoemd)?
7. Toetsing op leeftijd;
8. Is de garantieregeling van toepassing14
9. Bij een VOT-bericht naar aanleiding van een verwijzing door een Gecertificeerde Instelling
    wordt getoetst volgens het protocol dat tussen het college van de gemeente en de
    Gecertificeerde Instelling is afgesproken15. Het protocol beschrijft de wijze van overleggen
    tussen het college van de gemeente en de Gecertificeerde Instelling. Dit betreft bijvoorbeeld
    de informatiedeling van de bepaling tussen de Gecertificeerde Instelling en de gemeente
    (Artikel 3.5 Jeugdwet). Hierbij wordt het Standaardadministratieprotocol van de
    Gecertificeerde instelling gevolgd.

Naast de aspecten zoals hierboven genoemd wordt door de gemeente/regio geen aanvullende
controle op het VOT-bericht uitgevoerd.

2.3.2.3 De aanbieder ontvangt een reactie op het VOT-bericht
Zoals in paragraaf 2.3.2 is aangegeven zijn er vanuit de eerste beoordeling 3 reacties mogelijk,
toewijzen, onderzoek en afwijzen. Na een eventuele onderzoeksfase kan de gemeente alleen een
toewijzing of een afwijzing sturen.

Procesbewaking
De aanbieder bewaakt dat:
    • Voor elk verzonden VOT-bericht tijdig (3 werkdagen) een retourbericht ontvangen is;
    • Voor elk aangevraagd product tijdig (5 werkdagen) een Antwoordbericht of
       Toewijzingsbericht ontvangen is;


            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
14   Als na afronding van de hulp, de cliënt zich opnieuw meldt met dezelfde ondersteuningsbehoefte is de aanbieder verplicht zonder kosten de
ondersteuning te leveren totdat het afgesproken resultaat is behaald. De administratieve afhandeling van dit proces is nog geen onderdeel van de
iStandaarden.
15 Jeugdwet artikel 3.5. Geraadpleegd van wetten.nl - Regeling - Jeugdwet - BWBR0034925 (overheid.nl)




14 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>          Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




      •     Voor elk Antwoordbericht met als respons ’Aanvraag in onderzoek’ binnen 8 weken een
            definitief Antwoordbericht met afwijzing of een Toewijzingsbericht ontvangen is.

De gemeente bewaakt dat:
    • Voor elk ontvangen VOT-bericht tijdig (3 werkdagen) een retourbericht verzonden is;
    • Voor elk aangevraagd product tijdig (5 werkdagen) een Antwoord- of Toewijzingsbericht
       verzonden is;
    • Voor elk Antwoordbericht met als respons ’Aanvraag in onderzoek’ binnen 8 weken een
       definitief Antwoordbericht met afwijzing of een Toewijzingsbericht ontvangen wordt;
    • De onderzoektijd niet gebruikt zal worden om een Verzoek om Toewijzing op aspecten te
       controleren die geautomatiseerd verwerkt kunnen worden.

2.4       Zorgleveringsproces

Wat betreft het zorgleveringsproces beperkt dit administratieprotocol zich tot de berichten Start-
en Stopzorg richting de gemeente. Voor de iWmo geldt dat de start- en einddatum in de
regieberichten overeen dienen te komen met de start- en stopdatum van de daadwerkelijke
levering van de toegewezen zorg.

De berichten zijn binnen het kader van het Standaard Administratieprotocol bedoeld om de
gemeente inzicht te geven in het daadwerkelijk plaatsvinden van de levering van zorg en
ondersteuning.

Het gebruik van Start- en Stopzorgberichten is volgens de iWmo en iJw standaarden verplicht.
M.a.w. voor elke toewijzing die is gestart of gestopt moet de aanbieder een bericht sturen. Ook als
de levering van de zorg beëindigd wordt op de einddatum van de toewijzing. Gemeenten reageren
hierop met de bijbehorende retourberichten. Het retourbericht behorend bij de Startzorgbericht is
het 306-bericht en het retourbericht behorend bij het Stopzorgbericht is het 308-bericht.

Startzorg- en Stopzorgberichten worden gevuld met het toewijzingsnummer voor de koppeling
naar de toewijzing.
Definitie van de Start- en Einddatum in de iJw is - vanwege de diversiteit - niet beschreven in dit
protocol. Aanbieder en gemeente maken onderling afspraken over deze datums.
Voor de Startdatum in de Wmo is afgesproken dat de datum van werkelijke levering dienst/zorg
geldt als Startdatum. Voor de Einddatum in de Wmo geldt de laatste leveringsdatum van de
dienst/zorg als Einddatum

Start- en Stopzorgberichten mogen, conform de iStandaarden niet worden aangemerkt als
voorwaarde voor de verwerking van een declaratie. In het contract met de aanbieder kan zijn
bepaald dat een toewijzing vervalt als niet binnen de afgesproken periode een Startzorg is
gestuurd. In dat geval stuurt de gemeente een intrekking.


2.4.1       Werkwijze Startzorgbericht

De volgende regels zijn van toepassing bij een Startzorgbericht:
1 De aanbieder verzendt een Startzorgbericht binnen 5 werkdagen na de daadwerkelijke datum
    waarop de zorglevering gestart is of, indien de ondersteuning met terugwerkende kracht is
    toegewezen, nadat de ondersteuning reeds was gestart binnen 5 werkdagen na ontvangst van
    het Toewijzingsbericht.
2 In geval van aspecifiek toewijzen wordt het Startzorgbericht aspecifiek gevuld (zonder
    productcode). In het geval van een generieke toewijzing wordt het Startzorgbericht generiek
    gevuld (zonder productcategorie én zonder productcode).
3 De gemeente verstuurt binnen 3 werkdagen na ontvangst van het Startzorgbericht een
    passend retourbericht.


15 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




4        Bij een toewijzing is maximaal één Startzorgbericht actueel. Zie hoofdstuk 3.1.2 ‘proces
         Correcties Startzorg- en Stopzorgberichten’.

2.4.2          Werkwijze Stopzorgbericht

1. De aanbieder verstuurt binnen 5 werkdagen na het einde van de zorglevering een
   Stopzorgbericht (307-bericht) met daarin aangegeven de reden van beëindiging, ook als dat
   gebeurt op de geplande einddatum in de toewijzing.16
2. In geval van aspecifiek toewijzen wordt het Stopzorgbericht aspecifiek gevuld (zonder
   productcode). In het geval van een generieke toewijzing wordt het Stopzorgbericht generiek
   gevuld (zonder productcategorie én zonder productcode).
3. Bij een Stopzorgbericht17 hoort altijd een Startzorgbericht (305 bericht). Zonder
   Startzorgbericht kan niet gestopt worden.
4. De gemeente verstuurt binnen 3 werkdagen na ontvangst van het stopzorg bericht een
   passend retourbericht (308-bericht).
Voortijdig en tijdelijk stoppen van de zorglevering is beschreven in hoofdstuk 3.

(Nog) niet gestarte toegewezen producten
Aanbieder en gemeente maken afspraken over toegewezen producten die niet binnen een
bepaalde periode zijn gestart door de aanbieder. Het Startzorgbericht is verplicht, de gemeente
kan niet anders dan aannemen dat de zorglevering nog niet is gestart met inachtneming van de
verzendtermijn van het Startzorgbericht (5 werkdagen). Hoe lang die 'bepaalde tijd' moet zijn en
wat die afspraken precies inhouden wordt niet in dit protocol beschreven. Belangrijk in deze is dat
de cliënt niet uit het zicht raakt. Het is mogelijk dat in het contract is bepaald dat een toewijzing
vervalt als niet binnen de afgesproken periode18 een Startzorgbericht is gestuurd. De gemeente
trekt de toewijzing in als de toewijzing niet verzilverd wordt binnen de afgesproken periode.

Procesbewaking
Zowel gemeente als aanbieder bewaken dat de regieberichten verstuurd en ontvangen worden en
dat dit tijdig gebeurt.




            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
16   Bij een verlenging in de Wmo: Is de laatste ondersteuning op 15 maart geweest, dan is dat de stopdatum nog 31 maart, dit om te voorkomen dat
   er een stopbericht eigen bijdrage gestuurd wordt naar het CAK.
17 Bij één Startzorgbericht kan naast een definitief Stopzorgbericht eventueel een voorafgaand tijdelijke Stopzorgbericht horen.
18 Zo nodig vindt vooraf afstemming plaats tussen aanbieder, cliënt en/of gemeente.




16 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>           Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




2.5        Declaratieproces

Deze paragraaf beschrijft de administratieve regels die gelden voor het declareren van de
geleverde zorg. Gedeeltelijk goedkeuren van declaratieregels met 323-berichten is niet mogelijk.

2.5.1        Werkwijze bij declareren geleverde zorg

     1. De aanbieder declareert maandelijks, via een 323-bericht. Dit doet de aanbieder uiterlijk op
        de laatste dag van de maand volgend op de maand waarin de ondersteuning conform het
        contract declarabel zijn.
     2. De aanbieder declareert in dezelfde eenheid als waarin de ondersteuning is toegewezen met
        als enige uitzondering als er in uren is toegewezen kan de aanbieder in minuten declareren.
        Als de toegewezen eenheid uren is en er is een afgesproken minutentarief, dan wordt dit
        tarief gebruikt in de declaratie. Wanneer uurtarief wordt gecommuniceerd en minuten
        worden gedeclareerd, dan heeft iStandaarden daarvoor een rekenregel.19
     3. Indien er is toegewezen in uren en er wordt gedeclareerd in uren, kan het voorkomen dat de
        werkelijk geleverde zorg in een periode niet uit hele uren (60 minuten) bestaat. In dat geval
        wordt het volume rekenkundig afgerond (< 30 minuten → omlaag, >=30 minuten →
        omhoog), met een minimaal volume van 1 uur.20
     4. Voor het declareren wordt altijd een specifiek product meegegeven.
     5. De aanbieder declareert in batches per maand per gemeente.
     6. Elke Declaratiebericht bevat een declaratienummer dat uniek is per Declaratiebericht en
        wettelijk domein (Wmo 2015 of Jeugdwet) voor de aanbieder.
     7. De aanbieder declareert uitsluitend de zorg die is geleverd conform afspraken in het
        geldende contract.
     8. De aanbieder houdt rekening met de afspraken die gemaakt zijn over het declareren
        gedurende eventuele afwezigheid van de cliënt.
     9. De declaratiemethode die gebruikt wordt is ’Som over declaratieperiode’. Dat betekent dat
        alle geleverde zorg die hoort bij een toewijzing per specifiek product wordt gesommeerd
        over de te declareren periode. Afrondingen bij berekeningen vinden altijd op het eind van de
        totale berekening plaats.21
        Bij maandelijkse declaratie van ondersteuning waarvan de toewijzing is afgegeven per week
        of per maand kan er sprake zijn van een ‘gebroken periode’. In de iStandaarden is uitgewerkt
        hoe er gedeclareerd moet worden als er sprake is van een ‘gebroken periode’.22

2.5.2 Werkwijze declaratie antwoord bericht bij geleverde zorg
  1. De gemeente verstuurt, volgens de iStandaarden, binnen tien werkdagen een Declaratie-
     antwoord bericht (325-bericht) waarin is aangegeven:
       •        Het declaratie identificatienummer van de aanbieder;
       •        Het totaal ingediende bedrag;
       •        Het totaal toegekende bedrag;
       •        Eventueel afgekeurde declaratieregels met de reden van afkeuring.
  2. De gemeente keurt een declaratieregel alleen 100% goed of 100% af. Het Declaratie-
     Antwoordbericht bevat de afgekeurde regels, het totaalbedrag van de ingediende regels en
     het totaalbedrag van de goedgekeurde regels.


           –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
           ––––––––
19 iStandaarden invulinstructie IV081,
20 Zie voorbeelden en afrondingsregels in IV079 Hoe moet het volume in de declaratie gevuld worden wanneer de eenheid in de prestatie uren is en
   de geleverde prestatie niet uit volledige uren bestaat?
21 IV081: Hoe moet het ProductTarief gevuld worden?
22   https://informatiemodel.istandaarden.nl/iWmoJw32/object_3.html?object=75872




17 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




     3. De gemeente betaalt goedgekeurde declaratieregels binnen dertig dagen na dagtekening van
        het Declaratiebericht (323-bericht). In het Declaratie antwoordbericht (325-bericht) wordt
        aangegeven dat de declaratie 100% is goedgekeurd, of voor een deel, waarbij dan ook de
        afgekeurde regels worden meegestuurd en de reden van afkeur. De goedgekeurde regels
        worden betaald.

2.5.3 Werkwijze correcties op declaraties bij geleverde zorg
  1. De aanbieder dient correcties op afgekeurde declaratieregels in, in dezelfde of direct
     opvolgende declaratieperiode door gecorrigeerde declaratieregels in te dienen. Het
     crediteren van afgekeurde declaratieregels is niet aan de orde.
  2. De aanbieder dient correcties op goedgekeurde declaratieregels23 zo snel mogelijk in, doch
     uiterlijk 2 maanden na goedkeuring.
  3. Correcties op eerder ingestuurde en goedgekeurde24 declaratieregels, kunnen pas worden
     ingediend nadat eerst de goedgekeurde declaratieregel is gecrediteerd (met gelijke
     kenmerken en inhoud als de oorspronkelijke regel), waarbij in hetzelfde Declaratiebericht
     ook een nieuwe gecorrigeerde declaratieregel (indien nodig) kan worden opgenomen. Een
     goedgekeurde declaratieregel als credit aanbieden heeft de volgende kenmerken:
        • Gelijke inhoud als de goedgekeurde declaratieregel waarbij
             o De declaratieregel als Credit is aangemerkt en
             o Een nieuw Referentienummer is ingevuld en
             o Het vorig Referentie Nummer wordt gevuld met het Referentie Nummer van de
                 goedgekeurde declaratieregel.

2.5.4 Werkwijze declaraties bij flexibele zorglevering
In de praktijk is gebleken dat er, in de release 3.0, declaratieproblemen ontstaan wanneer bij een
toewijzing van x-uren per week de aanbieder, in overleg met de cliënt, de zorg tweewekelijks
levert. Bij maandelijkse declaratie en meer weken dan 4 in 1 maand, is het geleverde volume groter
dan toegestaan en worden de Declaratieperioden afgekeurd. Als ‘bypass’ is aanbevolen: toewijzing
met frequentie totaal binnen geldigheidsduur toewijzing voor kortere tijd (bijvoorbeeld 2 jaar) af te
geven met daarin het totale volume voor de loopduur van de toewijzing. Na onderzoek (enquête) is
gekozen voor een, eveneens tijdelijke25, aanpassing binnen de iStandaarden:
Voor productcategorie 01 (Hulp bij het huishouden) is in release 3.1 de controle op het volume in
de prestatie bij toewijzingen met frequentie per week aangepast, zodat er zes weken kunnen
worden gedeclareerd. De controle op het totaal gedeclareerd volume binnen de toewijzing blijft
bestaan.26




            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
23 Zie IV091 over omgaan met debet en creditregels.
24 Het is belangrijk om te wachten met het insturen correcties tot het inhoudelijke antwoord op de declaratieregel is ontvangen. Dit voorkomt dat de
   correctie als negatieve boeking wordt verwerkt.
25 In het referentieproces voor de release 2024 zal een meer definitieve oplossing worden besproken.

26   Deze oplossing werkt alleen bij de frequentie per week. Dit betekent dat (voorlopig) bij een 2-wekelijkse zorglevering de frequentie per
maand niet kan worden gebruikt.




18 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>      Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




3 Aanpassingen in de zorgvraag
Tijdens het leveren van zorg kunnen er verschillende situaties optreden die vragen om wijzigingen
in de administratie. Het kan voorkomen dat een toewijzing niet meer passend is bij de zorg die
nodig is, of dat de zorg eerder afgerond is dan in eerste instantie ingeschat, er zijn aanpassingen in
de verwijzing die een andere zorg vragen etc.
Welke stappen moeten worden genomen in welke situatie beschrijven wij hieronder.

Aanpassingen kunnen zowel door de aanbieder als door de gemeenten geïnitieerd worden.

Algemene procesaandachtspunten
Algemene aandachtspunten voor zowel de aanbieder als gemeente bij de procesinrichting:
1. Voor alle aanpassingen geldt dat een aanbieder of gemeente vooraf moet verifiëren dat deze
    niet zullen leiden tot onrechtmatigheid ten aanzien van de declaraties en andere bedrijfsregels;
2. Alle aanpassingen moeten tijdig worden aangevraagd zodat er geen periodes met
    onrechtmatige zorg ontstaan;
3. Een eventuele Verzoek om Wijziging (hierna genoemd: VOW-bericht) kan een gemeente alleen
    in zijn geheel beoordelen, dus inclusief de toewijzingen van de aanbieder die ongewijzigd
    blijven;
4. Een gemeente kan een VOW-bericht in onderzoek nemen, maar streeft naar een zo spoedig
    mogelijke afhandeling. In principe hoeft een gemeente een aanvraag alleen in onderzoek te
    nemen als er zorginhoudelijke vragen zijn die niet binnen 5 werkdagen beantwoord kunnen
    worden. Uiteindelijk ontvangt de aanbieder óf een Toewijzingsbericht met alle toewijzingen uit
    het VOW-bericht óf een Antwoordbericht met afwijzing van het VOW-bericht;
5. De gemeente mag alleen na overleg met de aanbieder afwijken van de gewenste
    ingangsdatum in het VOW-bericht, voor het overige wordt het VOW-bericht of in zijn geheel
    toegekend óf in zijn geheel afgewezen;
6. Wanneer gedurende het VOW-proces iets gebeurt dat het proces doet afbreken, zoals een
    crisissituatie of een overlijden, terwijl het proces nog niet is afgerond, wordt dit buiten het
    berichtenverkeer om afgestemd.
7. Gemeente en aanbieder maken afspraken voor welke productcategorieën en/of productcodes
    het VOW-bericht gebruikt gaat worden.

In dit hoofdstuk worden de volgende berichten benoemd:
    Omschrijving van de berichten          iStandaarden                            iStandaarden
    Zie Deze voor termijnen                WMO      →                     retour   Jeugdwet → retour
      Verzoek om Toewijzing                WMO315 →                       WMO316   JW315 → JW316
      (VOT-bericht)
      Verzoek om Wijziging                 WMO317 →                       WMO318   JW317    → JW318
      (VOW-bericht)
      Antwoordbericht                      WMO319 →                       WMO320   JW319    →     JW320
      Toewijzingsbericht                   WMO301 →                       WMO302   JW301    →     JW302
      Startzorgbericht                     WMO305 →                       WMO306   JW305    →     JW306
      Stopzorgbericht                      WMO307 →                       WMO308   JW307    →     JW308
Tabel 3: Overzicht van de behandelde berichten




19 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>        Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




3.1 Aanpassingen geïnitieerd vanuit de aanbieder
Aanpassingen kunnen op diverse manieren door de aanbieder geïnitieerd worden en zijn
afhankelijk van de situatie. Er zijn 12 situaties (Usecases) geïdentificeerd voor 7 verschillende
procesbeschrijvingen:

          Use            Situatie                                     Proces Voorwaarden          Proces (met link)
          case           Ik wil als aanbieder                         Dat kan bij:

          1              Pauzeren en later                            Alle toewijzingen           Tijdelijke stop
                         herstarten
          2              Corrigeren Start- of                         Alle toewijzingen           Correctie Startzorg en
                         Stopzorgberichten                                                        Stopzorgberichten.
          3              Eerder dan gepland de                        Alle toewijzingen           Voortijdige definitieve
                         zorg stoppen                                                             stop
          4              Aanpassingen n.a.v. een                      Alle toewijzingen           Aanpassing n.a.v.
                         nieuwe verwijzing of                                                     verwijzing
                         open beschikking
          5              De einddatum van het                         Alle toewijzingen           Aanpassing lopende
                         Toewijzingsbericht                                                       toewijzing
                         verkorten of verlengen
          6              De ingangsdatum van het                      Alle toewijzingen           Aanpassing lopende
                         Toewijzingsbericht                                                       toewijzing
                         aanpassen
          7              Volume aanpassen                             Specifieke toewijzing en    Aanpassing lopende
                                                                      frequentie ’Totaal binnen   toewijzing
                                                                      geldigheidsduur
                                                                      toewijzing’
          8              Budget wijzigen                              Aspecifieke toewijzing      Aanpassing lopende
                                                                      met maximaal budget of      toewijzing
                                                                      generieke toewijzing
          9              Product(categorie)                           Specifieke toewijzing en    Overige verzoeken voor
                         aanpassen                                    aspecifieke toewijzing      aanpassen lopende
                                                                                                  toewijzing
          10             Overige wijzigingen                          Frequentie                  Overige verzoeken voor
                         Volume                                       Dag/week/maand en           aanpassen lopende
                                                                      specifieke toewijzing       toewijzing
          11             Frequentie of eenheid                        Specifieke toewijzing en    Overige verzoeken voor
                         wijzigen                                     aspecifieke toewijzing      aanpassen lopende
                                                                                                  toewijzing
          12             Extra product(categorie)                     Specifieke toewijzing en    Toevoegen aan lopende
                                                                      aspecifieke toewijzing      toewijzing
Tabel 4: Usecases

Usecase 5 t/m 12 kan gebruik worden gemaakt van een VOW-bericht en kan gebruikt worden als
de aanleiding niet een nieuwe verwijzing is of een open beschikking. Met een VOW-bericht kan de
aanbieder, vanuit een lopende toewijzing, een gewijzigde zorgvraag doorgeven. Het verzoek wordt
tijdig gestuurd: de gewenste begindatum van wijzigingen moet in de toekomst liggen. Houdt er
rekening mee dat als een gemeenten een verzoek in onderzoek neemt, dit 8 weken kan duren.

De aanbieder plaatst in het VOW-bericht de complete gewenste situatie:

    •     Alle toewijzingen die ongewijzigd blijven;


20 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




        •      Alle toewijzingen die de aanbieder wil wijzigen met ingangsdatum van de wijziging;
        •      Alle nieuwe producten met de gewenste ingangsdatum.


De werking van het VOW-bericht is beschreven in paragraaf 3.1.8.
Als de aanleiding een nieuwe verwijzing is of open beschikking moet de aanbieder gebruik maken
van een VOT-bericht, zie paragraaf 2.3.2.

3.1.1          Proces tijdelijke stop

             Ik wil als aanbieder                                           Proces Voorwaarden
             Pauzeren en later herstarten                                   Kan bij alle toewijzingen


Het verlenen van zorg kan tussentijds tijdelijk stoppen, bijvoorbeeld voor een cliënt met een
klinische opname waardoor huishoudelijke hulp een tijdlang niet nodig is. Dit wordt kenbaar
gemaakt door het versturen van een Stopzorgbericht met als reden ‘Levering is tijdelijk beëindigd’.

Zodra de ondersteuning weer start, stuurt de aanbieder opnieuw een Startzorgbericht en
daaropvolgend – wanneer de ondersteuning definitief gestopt is – een (definitief) Stopzorgbericht.

Het verzenden van de definitieve stop, volgend op een tijdelijke stop, hoeft niet binnen 5
werkdagen na het stoppen van de levering te zijn. Wel moet het Stopzorgbericht binnen 5
werkdagen nadat bekend is dat de levering definitief gestopt is verstuurd worden.27

De gemeente stuurt geen nieuw Toewijzingsbericht tenzij in het contract is bepaald dat een
toewijzing vervalt als niet binnen de afgesproken periode een Startzorg is gestuurd.


         ZA                307                               305
        GEM                                 308                          306
Tabel 5: Berichtenflow tijdelijke stop

3.1.2 Proces Correcties Start- en Stopzorgberichten
Soms is het nodig om een Start- of Stopzorgbericht te corrigeren.

De standaard schrijft voor dat bij elke toewijzing één Startzorgbericht actueel kan zijn én dat de
aanbieder alleen een Startzorgbericht mag sturen als er géén actueel Startzorgbericht is bij die
betreffende toewijzing. Een Startzorgbericht is actueel zolang er geen (definitief) Stopzorgbericht is
verzonden.

Het is wel mogelijk 2 Stopzorgberichten achter elkaar te sturen. Bijvoorbeeld als een tijdelijke stop
overgaat naar een definitieve stop. De aanbieder hoeft in dit geval niet het Stopzorgbericht te
corrigeren en kan volstaan met het sturen van een definitieve stop.

Voorbeeld corrigeren Startzorgbericht: verkeerde begindatum meegegeven

        •      De aanbieder trekt het Startzorgbericht in door opnieuw het Startzorgbericht te sturen
               met de originele inhoud en de status aanlevering ‘Verwijderen aanlevering’;
        •      De aanbieder ontvangt van de gemeente het retourbericht;

            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
27   Zie OP 272 in het Informatiemodel van de iStandaarden



21 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>        Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




    •     De aanbieder stuurt een Startzorgbericht met de juiste begindatum;
    •     De gemeente stuurt een retourbericht.


                                                                                                305
                             305
    ZA                                                                              (met de juiste Begindatum)
               (Status = ’verwijderen aanlevering’)
                                                                                    (Status = ‘eerste aanlevering’)
   GEM                                                                  306                                           306
Tabel 6: Berichtenflow correctie Startzorgbericht

Voorbeeld corrigeren Stopzorgbericht: verwijderen eerder gestuurd Stopzorgbericht

Als een tijdelijke stop overgaat naar een definitieve stop is het niet nodig de tijdelijke stop te
corrigeren. Het versturen van een definitieve stop door de aanbieder is voldoende.

Een situatie waarin een Stopzorgbericht gecorrigeerd moet worden is als de aanbieder een
Stopzorgbericht heeft verzonden terwijl dit niet had moeten gebeuren. Zolang de einddatum van
de toewijzing niet is verstreken kan de aanbieder het verzonden Stopzorgbericht ‘verwijderen’. Ook
wanneer er sprake is van een gewijzigde einddatum.

    •    De aanbieder trekt het Stopzorgbericht in door opnieuw het Stopzorgbericht te sturen met
         de status aanlevering ‘Verwijderen aanlevering’;
        De aanbieder ontvangt van de gemeente het retourbericht.

                                   307
     ZA
                     (Status = 3 ’verwijderen aanlevering’)
    GEM                                                                       308
Tabel 7: Berichtenflow correctie Stopzorgbericht

3.1.3 Proces voortijdige definitieve stop
Dit proces is van toepassing als de zorglevering voortijdig definitief is gestopt.

De aanbieder maakt dit kenbaar bij de gemeente door een Stopzorgbericht te sturen naar de
gemeente met een passende stopreden, zie paragraaf 2.4.2.
De gemeente kan een nieuw Toewijzingsbericht sturen met een aangepaste einddatum, zie
paragraaf 3.2.2.

Na verzending van het Stopzorgbericht blijft de toewijzing rechtmatig tot de einddatum van de
toewijzing. Zolang de einddatum van de toewijzing niet is verstreken kan de aanbieder een
Startzorgbericht sturen als blijkt dat de zorglevering door moet gaan.


     ZA               307
    GEM                              308

Tabel 8: Berichtenflow voortijdige definitieve stop




22 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




3.1.4 Proces aanpassingen n.a.v. een nieuwe verwijzing of open beschikking
Dit proces is alleen van toepassing als de aanleiding een nieuwe verwijzing is of als de cliënt met
een open beschikking zich meldt bij de aanbieder.

De aanbieder bepaalt of er sprake is van een:
    • Additioneel product voor de cliënt:
           o In dit geval wordt een VOT-bericht ingediend zoals beschreven in paragraaf 2.3.2
               ‘Toewijzing via de toegang van de aanbieder’
    • En/of substitutie van een product:
           o In dit geval wordt een VOT-bericht ingediend zoals beschreven in paragraaf 2.3.2
               ‘Toewijzing via de toegang van de aanbieder’ voor het nieuwe product;
           o Nadat de gemeente, niet met terugwerkende kracht, het nieuwe product heeft
               toegewezen via een Toewijzingsbericht stuurt de aanbieder een Stopzorgbericht
               voor het te beëindigen product en een Startzorgbericht voor het nieuwe product.
    • En/of beëindiging van een product:
           o In dit geval stuurt de aanbieder een Stopzorgbericht om aan te geven dat de
               levering definitief is gestopt.

Bij deze aanpassingen toetst de aanbieder vooraf en de gemeente na ontvangst op de kaders die
genoemd zijn in paragraaf 2.3.2 ‘Toewijzing via de toegang van de aanbieder’.


3.1.5 Proces aanpassen lopende toewijzing
Voor aanpassingen op toewijzingen kunnen nadere procesafspraken gemaakt worden.28.
Voor het doorgeven van de wijzigingen wordt het VOW-bericht ingediend door de aanbieder met
daarin de volledige gewenste situatie:
    • Ongewijzigde producten;
    • Te wijzigen producten;
    • Nieuwe producten.

De gewenste ingangsdatum van de wijziging moet in de toekomst liggen, hiermee wordt zoveel
mogelijk voorkomen dat het moment van honoreren door de gemeente na de gewenste
ingangsdatum valt. Honoreren na de gewenste ingangsdatum wordt besproken in hoofdstuk 4.


         ZA                317                                                  302
        GEM                                  318              301
Tabel 9: Berichtenflow akkoord gemeente, geen onderzoek



         ZA               317                                                   320                      302
        GEM                                 318               319                                  301
Tabel 10: Berichtenflow, gemeente akkoord na onderzoek

Een gewijzigd toegewezen product in een toewijzing levert geen nieuw Startzorgbericht als
deze al was gestart. De gestarte levering loopt door.


     3.1.6      Proces overige verzoeken voor aanpassen lopende toewijzing
             Ik wil als aanbieder                           Proces Voorwaarden

            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
28   Voorbeeld: bij een tweede aanpassing op een lopende Toewijzing is vooraf onderling contact.



23 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>        Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




          Product(categorie) aanpassen                                  Specifieke toewijzing en aspecifieke
                                                                        toewijzing
          Overige wijzigingen Volume                                    Bij frequentie Dag/week/maand en
                                                                        specifieke toewijzing en aspecifieke
                                                                        toewijzing
          Frequentie of eenheid wijzigen                                Specifieke toewijzing en aspecifieke
                                                                        toewijzing

Als de aanbieder een product wil aanpassen en er sprake is van een aspecifieke toewijzing dan
kijkt de aanbieder eerst of het nieuwe product in de productcategorie van de toewijzing is
opgenomen en deze contractueel kan worden gebruikt. Als dat het geval is kan de aanbieder
wisselen zonder gebruik te maken van deze procedure.

In het VOW-bericht wordt de lopende toewijzing beëindigd en er wordt een nieuwe toewijzing
aangevraagd.

Voor aanpassingen op toewijzingen die gebaseerd zijn op een gemeentelijke verwijzing wordt door
de aanbieder vooraf inhoudelijke afstemming gezocht met de verwijzer. De aanbieder zoekt voor
het indienen van het VOW-bericht contact met de gemeente als de gewenste ingangsdatum van
het verzoek is verstreken.
De gemeente zoekt voor het verzenden van een toewijzing contact met de aanbieder als ze wil
afwijken van de gewenste ingangsdatum.

    ZA         317 (a, b)                                    302      307 (a), 305(b)
   GEM                        318 (a, b) 301 (a, b)                                     308 (a), 306(b)
Tabel 11: Berichtenflow aanpassen lopende toewijzing

a= te beëindigen toewijzing, b = nieuwe toewijzing


3.1.7      Toevoegen aan lopende toewijzing

          Ik wil als aanbieder                                          Proces Voorwaarden
          Extra product(categorie)                                      Kan bij alle toewijzingen

De aanbieder zou graag een additioneel product toegevoegd krijgen aan een lopende toewijzing en
maakt gebruik van het VOW-bericht.

      ZA              317                                            302          305
    GEM                              318             301                                      306
Tabel 12: Berichtenflow toevoegen aan een lopende toewijzing


De afhandeling van een VOW-bericht duurt, als er sprake is van een onderzoek, maximaal 8
weken. Voorbeeld: aanbieder stuurt een VOW-bericht naar de gemeente die over 6 weken
moet ingaan. De gemeente wil na 8 weken een Toewijzingsbericht sturen. De gemeente neemt
daarom contact op met de aanbieder en kan overeenkomen dat de ingangsdatum gelijk is aan
datum honoreren en verstuurt het Toewijzingsbericht met aangepaste ingangsdatum.




24 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>      Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Als de gewenste ingangsdatum voor de wijziging binnen 8 weken ligt en de kans groot is dat
het VOW-bericht niet op tijd verwerkt kan worden adviseert dit administratieprotocol dat de
aanbieder contact opneemt met de gemeente om te bepalen welke route het beste doorlopen
kan worden. Zie hoofdstuk 4.1.

3.1.8 Verzoek om Wijziging visueel weergegeven
Onderstaand figuur geeft weer hoe het proces Verzoek om Wijziging verloopt. Het verzoek
verloopt op eenzelfde manier als een Verzoek om Toewijzing met als enige verschil dat een VOW-
bericht in zijn geheel verwerkt moet worden. De responstijden zijn gelijk.

Als de aanleiding voor aanpassing van de toewijzing niet een nieuwe verwijzing is of open
beschikking dan is er sprake van een veranderde situatie tijdens de lopende levering en maakt de
aanbieder gebruik van een VOW-bericht.

De aanbieder plaatst in het VOW-bericht de complete gewenste situatie:
    • Alle toewijzingen die ongewijzigd blijven;
    • Alle toewijzingen die de aanbieder wil wijzigen met ingangsdatum van de wijziging;
    • Alle nieuwe toewijzingen met de gewenste ingangsdatum.




Figuur 3: Proces aanpassen lopende toewijzing

De gemeente beoordeelt (‘Eerste beoordeling’) het VOW-bericht en bepaalt de reactie
(eerste    ).
    • Akkoord, de gemeente stuurt een Toewijzingbericht;
    • Niet akkoord, de gemeente stuurt een Antwoordbericht met de reden van afwijzing;
    • Onderzoek, de gemeente heeft meer tijd nodig en stuurt een Antwoordbericht met het
        antwoord ‘Aanvraag in onderzoek’.


25 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




De ‘Eerste beoordeling’ omvat ten minste alle controles die geautomatiseerd kunnen verlopen. De
keuze van de gemeente om de aanvraag in onderzoek te nemen is dan alleen op zorginhoudelijke
gronden.

Bij het laten intrekken, inkorten, wijzigen volume/budget of product wijzigen controleert de
gemeente vooraf dat dit niet tot onrechtmatigheid leidt of zal leiden of ongewenste situaties voor
de cliënt. Voor al deze aanpassingen op lopende toewijzingen zoekt de gemeente vooraf, buiten
het berichtenverkeer om, contact met de aanbieder.

Als de gemeente heeft besloten eerst een onderzoek te willen uitvoeren resteren na het onderzoek
2 mogelijke reacties:
     • Akkoord, de gemeente stuurt een Toewijzingbericht;
     • Niet akkoord, de gemeente stuurt een Antwoordbericht met de reden van afwijzing.

Gewenste ingangsdatum verschuiven of met terugwerkende kracht toekennen
De aanbieder stuurt zo snel mogelijk nadat vastgesteld is dat lopende toewijzingen niet meer
adequaat zijn een VOW-bericht naar de gemeente.

Het kan voorkomen dat het Toewijzingbericht pas NA de gewenste ingangsdatum verzonden kan
worden, zeker als de ingangsdatum relatief kort (<8 weken) na de dagtekening van het VOW-
bericht ligt en de gemeente het verzoek eerst gaat onderzoeken.

De gemeente mag in principe29 niet met terugwerkende kracht toewijzen, maar op het moment
van goedkeuren kan de gewenste ingangsdatum van het verzoek verstreken zijn en is met
terugwerkende kracht toewijzen wenselijk.

Met terugwerkende kracht toewijzen kan tot gevolg hebben dat rechtmatig geleverde zorg niet
meer rechtmatig is en declaraties moeten mogelijk gecorrigeerd worden. De gemeente stemt af
met de aanbieder met als mogelijke uitkomst dat de gemeente de gewenste ingangsdatum verzet
naar:
    • De datum van honoreren+1 als er sprake is van een vervanging of verandering van een
        toegewezen product. De einddatum van aflopende toewijzingen krijgen de datum van
        honoreren;
    • Datum van honoreren als er sprake is van een nieuw product.




            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
29   Echter: er worden hiervoor geen harde controleregels geïntroduceerd, zodat ook in deze situatie in onderling overleg de gewenste ingangsdatum
     gehandhaafd en met terugwerkende kracht toegewezen kan worden. Bedrijfsregel OP186 blijft daarbij van kracht: Het beëindigen van een
     Toewijzing op een datum die in het verleden ligt kan alleen na overleg met of op verzoek van de betreffende aanbieder.




26 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




3.2 Aanpassen lopende toewijzingen, geïnitieerd vanuit de gemeente
De gemeente kan lopende toewijzingen verwijderen, inkorten, verlengen of volume/budget
wijzigen. Daarnaast kan de gemeente nieuwe producten toevoegen aan of wijzigen bij lopende
toewijzingen. Het is van belang dat de Reden Wijziging30 correct wordt gehanteerd. Dat geldt ook
voor de codes Reden Wijziging in het 301-bericht dat volgt op een 307-bericht31 met Reden
Beëindiging. Het aanpassen kan op de volgende manieren:
     • Intrekken
     • Inkorten
     • Verlengen
     • Volume wijzigen
     • Budget wijzigen

Bij het verwijderen, inkorten, wijzigen volume/budget of product wijzigen controleert de gemeente
vooraf dat dit niet tot onrechtmatigheid leidt of zal leiden of tot ongewenste situaties voor de
cliënt. Voor de aanpassingen op lopende toewijzingen, waarbij de gemeente verplicht is om, vooraf
en buiten het berichtenverkeer om, contact op te nemen met de aanbieder, zie voetnoot32. In de
volgende paragrafen worden de verschillende manieren van het aanpassen van een toewijzing
verder uitgelegd.

3.2.1 Intrekken van een toewijzing
Een eerder afgegeven toewijzing kan alleen ingetrokken worden door een gewijzigde toewijzing te
versturen waarbij de einddatum in de toewijzing gelijk is aan de ingangsdatum. De toepasselijke
reden van de wijziging (“Verwijderd”) wordt meegegeven in het Toewijzingsbericht. Wanneer een
toewijzing is verwijderd moet de toewijzing als niet verzonden worden beschouwd en er is dus
geen actuele toewijzing (meer).

        GEM                   301
          ZA                                    302
Tabel 13: Berichtenflow intrekken van een toewijzing

3.2.2 Inkorten van een toewijzing
Er kunnen diverse redenen zijn voor het inkorten van een lopende toewijzing: de zorg is niet meer
nodig, er is andere zorg nodig en de bestaande toewijzing moet vervangen worden door een
andere of de zorg is definitief gestopt voor de geplande einddatum (zie paragraaf 3.1.3).
Het inkorten van een toewijzing wordt uitgevoerd door het sturen van een Toewijzingsbericht
waarbij er in tegenstelling tot de vorige toewijzing een ‘einddatum’ is ingevuld of een
Toewijzingsbericht met een ‘einddatum’ die ligt vóór de einddatum van het eerder verzonden
Toewijzingsbericht. De toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in het Toewijzingsbericht.

De gemeente kan er ook voor kiezen om bij het inkorten tegelijkertijd het volume van de toewijzing
aan te passen. Dit is alleen mogelijk bij een frequentie “Totaal binnen geldigheidsduur toewijzing”.
Ook kan de gemeente bij het inkorten het budget aanpassen. Dit is alleen mogelijk bij een
aspecifieke toewijzing met maximaal budget en een generieke toewijzing.




         –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
         ––––––––
30 Zie HIER voor de codes RedenWijziging in het 301-bericht
31 Zie HIER voor de codes RedenBeeindiging
32 Zie bedrijfsregel OP 33x1




27 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>               Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




            GEM                301
              ZA                                    302
Tabel 14: Berichtenflow inkorten van de toewijzing


3.2.3 Verlengen van een toewijzing
In sommige gevallen moet de zorg langer voortgezet worden dan voorzien en moet een toewijzing
verlengd worden. Soms zal daarbij ook het volume of budget van de toewijzing aangepast moeten
worden.33

Een toewijzing moet worden verlengd als aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
    • Het volume blijft gelijk (of is en blijft leeg) en
    • De frequentie blijft gelijk en is ongelijk aan ‘Totaal geldigheidsduur toewijzing’ en
    • Er is geen sprake van terugwerkende kracht.

In deze gevallen moet de bestaande toewijzing worden aangepast en mag er geen nieuwe
toewijzing (met nieuw toewijzingsnummer) worden afgeven.

In andere situaties waarin het ook mogelijk is om de toewijzing aan te passen in plaats van een
nieuwe af te geven, is de keus aan de gemeente34. Ten einde een verzwaring van de
administratieve lasten voor de aanbieder te voorkomen, is de gemeente verplicht, voorafgaand aan
de invoering van de aanpassing, hierover in overleg te treden met de aanbieder.

Bij een gewijzigde toewijzing wordt de lopende toewijzing nogmaals verstuurd waarbij de
toepasselijke reden wijziging wordt meegegeven in het Toewijzingsbericht, de einddatum
aangepast wordt en eventueel volume of budget aangepast wordt.

                 GEM                       301
                   ZA                                        302
Tabel 15: Berichtenflow verlengen van een toewijzing

Een gewijzigd toegewezen product in een toewijzing levert geen nieuw Startzorgbericht als deze al
was gestart. De gestarte levering loopt door onder hetzelfde toewijzingnummer. Ook hoeft de
aanbieder geen Stopzorgbericht te sturen. Deze werkwijze voorkomt dus vermijdbare
administratieve lasten en heeft daarom de voorkeur.

3.2.4 Aanpassen volume/ budget
De gemeente kan ook beslissen dat het volume of budget van een lopende toewijzing moet
worden aangepast. Dat kan alleen in de gevallen frequentie ‘Totaal binnen geldigheidsduur



               –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
               ––––––––
33   Volume aanpassing alleen bij frequentie ‘Totaal binnen geldigheidsduur Toewijzing’; budgetaanpassing alleen mogelijk bij een aspecifieke of
     generiekeToewijzing met maximaal budget.
     34   In de standaard wordt wel aangegeven dat de voorkeur altijd uitgaat naar het aanpassen van de bestaande toewijzing (indien dit mogelijk is)
     boven het afgeven van een nieuwe toewijzing (met nieuw toewijzingsnummer). Dit voorkomt vermijdbare administratieve last, omdat er dan geen
     (nieuwe) start- en Stopzorgberichten verstuurd moeten worden




28 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>       Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




toewijzing’ en speciaal voor volume bij een specifieke toewijzing. In alle andere gevallen zal een
nieuwe toewijzing verstuurd worden zoals beschreven in paragraaf 3.2.5.


   GEM             301
     ZA                            302
Tabel 16: Berichtenflow aanpassen volume


3.2.5 Producten toevoegen/wijzigen
Als een product toegevoegd moet worden aan een lopende toewijzing dan wordt het reguliere
toewijzingsproces (zie paragraaf 0) gevolgd. Indien een product gewijzigd moet worden dan wordt
de lopende toewijzing ingekort en een nieuwe toewijzing verstrekt.

   GEM           301 (a,b)                                                 308 (a), 306(b)
    ZA                              302           307 (a), 305(b)
Tabel 17: Berichtenflow producten toevoegen/wijzigen

a= te beëindigen toewijzing, b = nieuwe toewijzing




29 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




4 Overige onderwerpen
Dit hoofdstuk beschrijft een aantal onderwerpen die gerelateerd zijn aan de administratieve
verwerking van zorg en ondersteuning. Het ontbreken van standaardafspraken op bijzondere
onderwerpen leidt tot veel administratieve lasten bij gemeenten en aanbieders. Vanuit deze reden
maken de onderwerpen in dit hoofdstuk integraal onderdeel uit van dit administratieprotocol.

4.1 Met terugwerkende kracht toewijzen
In een aantal situaties is toewijzen met terugwerkende kracht mogelijk. De volgende zijn
beschreven:
    • Spoedzorg of spoedopvang;
    • Verzoek om wijziging.

Spoedzorg of spoedopvang
Het toesturen van een Toewijzingsbericht met terugwerkende kracht is mogelijk. Dit is met name
van toepassing bij spoedzorg of spoedopvang waarin tijdelijk onderdak en/of begeleiding
noodzakelijk is zonder te wachten op de uitkomst van het onderzoek.35

De ingangsdatum waarop het toegewezen product voor de eerste keer geleverd dient te worden
ligt bij het toekennen met terugwerkende kracht in het verleden.

Als er sprake is van een niet-gemeentelijke verwijzer stuurt de aanbieder binnen 5 werkdagen na
beoordeling/intake een VOT-bericht.

Bij een Verzoek om Wijziging
De aanbieder stuurt zo snel mogelijk een VOW-bericht naar de gemeente waarbij de gewenste
ingangsdatum van de wijziging in de toekomst ligt.

De gemeente mag in principe36 niet met terugwerkende kracht toewijzen, maar op het moment
van goedkeuren kan de gewenste ingangsdatum van het verzoek verstreken zijn.
Met terugwerkende kracht toewijzen kan tot gevolg hebben dat rechtmatig geleverde zorg niet
meer rechtmatig is en declaraties moeten mogelijk gecorrigeerd worden.

Om dit te voorkomen stemt de gemeente af met de aanbieder met als mogelijke uitkomst dat de
gemeente de gewenste ingangsdatum verzet naar:
   • De datum van honoreren+1 als er sprake is van een vervanging of verandering van een
        toegewezen product. De einddatum van aflopende toewijzingen krijgen de datum van
        honoreren;
   • Datum van honoreren als er sprake is van een nieuw product.




            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
35   Spoedzorg en spoedopvang. Geraadpleegd van: Spoedzorg en spoedopvang | Opvang en begeleiding | Regelhulp - Ministerie van VWS
36   Echter: er worden hiervoor geen harde controleregels geïntroduceerd, zodat ook in deze situatie in onderling overleg de gewenste ingangsdatum
     gehandhaafd kan en met terugwerkende kracht toegewezen kan worden. Regel OP186 blijft daarbij van kracht: Het beëindigen van een Toewijzing
     op een datum die in het verleden ligt kan alleen na overleg met of op verzoek van de betreffende aanbieder.




30 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




4.2 Woonplaatsbeginsel Jeugdwet37
Deze paragraaf beschrijft hoe de aanbieder, als deze een VOT-bericht heeft verzonden, door de
gemeente via een Antwoordbericht wordt geïnformeerd welke gemeente (financieel)
verantwoordelijk is voor een jeugdige.

Paragraaf 4.4 beschrijft het proces voor de situatie dat een cliënt verhuist naar een andere
gemeente met een openstaande toewijzing. De werkwijze is van toepassing zoals is vastgelegd in
het convenant Implementatie Woonplaatsbeginsel jeugd.38
Ter voorkoming van onnodige administratieve lasten en als waarborg voor de continuïteit van de
zorg adviseert dit Standaard Administratie Protocol nadrukkelijk een strikte naleving van de
afspraken die in het convenant zijn gemaakt.


Proces afwijzen van het VOT-bericht vanwege het Woonplaatsbeginsel Jeugdwet
De gemeente kan een VOT-bericht van de aanbieder afwijzen vanwege het Woonplaatsbeginsel
Jeugdwet als de gemeente zelf niet verantwoordelijk is, door:
    • De aanbieder een Antwoordbericht met de code ‘Verzoek afgewezen’ te sturen, met als
        reden ‘Woonplaatsbeginsel’ én de gemeentecode van de gemeente die volgens het college
        verantwoordelijk is. Dit bericht wordt binnen 14 dagen na ontvangst van het VOT-bericht
        verstuurd. Indien het onderzoek langer dan 5 werkdagen duurt dient eerst een
        antwoordbericht verstuurd te worden met verzoek antwoord “Aanvraag in onderzoek”.
        Hier geldt de 8 weken onderzoekstijd niet.39
    • Te overleggen met de, volgens het college, verantwoordelijke gemeente.

Het administratieprotocol is op dit onderdeel restrictiever dan de iStandaarden, omdat deze
werkwijze naar verwachting administratieve lasten zal besparen. Het proces van het Verzoek om
Toewijzing is beschreven in paragraaf 2.3.2.

4.3       Eigen bijdrage Wmo

Een cliënt die gebruik maakt van een Wmo voorziening (maatwerk of algemene voorziening) moet
hiervoor een eigen bijdrage betalen via het CAK. In de gemeentelijke verordening en beleidsregels
wordt vastgelegd voor welke voorzieningen dit betreft. Er zijn 2 verschillende soorten eigen
bijdragen in de Wmo:
     • Het abonnementstarief Wmo voor extramurale maatwerk en/of algemene voorzieningen
         waarbij er sprake is van een langdurige hulpverleningsrelatie.
     • Een inkomensafhankelijke eigen bijdrage voor Beschermd Wonen (met een
         wooncomponent).

Dit administratieprotocol beschrijft niet het proces van de informatievoorziening tussen gemeente
en CAK. Meer informatie over dit proces is beschreven op de website van het Ketenbureau i-Sociaal
domein en de handleiding welke door het CAK is gepubliceerd.

Dit administratieprotocol beschrijft wel de wijze waarop de gemeente het start- en stopmoment
kan bepalen bij toegewezen producten die vallen onder het abonnementstarief Wmo als onderdeel
van de bepaling van de eigen bijdrage die een huishouden moet betalen.



         –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
         ––––––––
37 Voor dit onderdeel is de Handreiking ‘Tijdig vaststellen verantwoordelijke gemeente’ gevolgd. Geraadpleegd op 27-11-2024 .
38 Bestanden · Groep Woonplaatsbeginsel Jeugdwet · Ketenbureau i-Sociaal Domein-
39 zie voor 2 wekentermijn https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2021-45523.html




31 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>       Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Het is de gemeente die aan het CAK via een ‘start eigen bijdrage’ bericht aan het CAK laat weten
dat een cliënt voor een eigen bijdrage in aanmerking komt.


4.3.1 Gewenste situatie voor de cliënt
Het is wenselijk is dat de eigen bijdrage wordt geïnd ten tijde van de levering. Inning buiten de
periode van geleverde zorg is niet wenselijk.




Figuur 4: Grafisch overzicht van het informatieverloop in de keten


Kijkend naar de 3 beschreven processen van dit administratieprotocol heeft de gemeente 3
‘triggers’ voor het bepalen van het start- en stopmoment voor maatwerkvoorzieningen die vallen
onder het abonnementstarief Wmo:
     1. Vanuit het zorgleveringsproces (voorkeur);
     2. Vanuit het toewijzingsproces;
     3. Vanuit het declaratieproces.

Rekening houdend met de gewenste situatie voor de cliënt heeft de trigger vanuit het
zorgleveringsproces de voorkeur, omdat die immers aangeeft wanneer de zorglevering is gestart of
(tijdelijk) gestopt. Trigger vanuit het toewijzingsproces kan te vroeg komen en vanuit het
declaratieproces te laat met als gevolg onterechte inhoudingen of stapelfacturen bij de cliënt.
Zie voor meer informatie over de iEb in de handleiding van het CAK.


4.3.1.1 Trigger vanuit de zorglevering
Via Startzorg- en Stopzorgberichten heeft de gemeente informatie over de zorglevering. De
gemeente kan op basis van deze informatie het start- of stopmoment bepalen.
Aandachtspunten bij dit proces zijn:
    • Bij een Startzorgbericht op een aspecifieke en/of generieke toewijzing, is ook het product
         in dit bericht aspecifiek of generiek. Het is voor de gemeente niet inzichtelijk welk specifiek


32 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




              product er gestart is. Indien er zowel producten zijn die niet eigen bijdrage-plichtig zijn, als
              producten die wel eigen bijdrage-plichtig zijn onder de toewijzing vallen, kan de gemeente
              niet zonder meer bepalen of de oplegging van de eigen bijdrage gestart moet worden. Dit
              is voor de aanbieder ook niet te bepalen en ook niet diens verantwoordelijkheid.
        •     Indien gemeente ondersteuning zoals intake of diagnose definieert als afzonderlijke
              producten en deze toewijst, moet de aanbieder hier dus een start- en stopzorg voor
              doorgeven. Het is vervolgens aan de gemeente om te bepalen of een startzorg moet leiden
              tot een Startzorgbericht voor het Wmo Abonnementstarief.

Voor aanbieders is het, zeker in het belang van de cliënt, belangrijk dat datums in de Startzorg- en
Stopzorgberichten altijd secuur zijn ingevuld zijn. Dit omdat de Startzorg- en stopzorgberichten van
invloed kunnen zijn op de inning van de eigen bijdrage die de cliënt betaald.

4.3.1.2 Trigger vanuit de toewijzing
De gemeente kan ervoor kiezen de startdatum van de eigen bijdrage op de toekennings- of
beschikkingsdatum te baseren als de trigger vanuit de zorglevering niet mogelijk is. Deze datum is
ook bekend bij de cliënt. In tegenstelling tot de datum waarop de ondersteuning daadwerkelijk
start, is de toekenningsdatum vroeg in het proces beschikbaar bij de gemeente.

Deze methode heeft als ongewenst effect dat deze tot een onterechte inning van het
abonnementstarief bij de cliënt kan leiden indien de periode tussen de toewijzing en de
daadwerkelijke start van de zorg te lang is.

4.3.1.3    Trigger vanuit de declaratie
De gemeente kan ervoor kiezen het moment van declaratie te gebruiken als trigger, als de trigger
vanuit de zorglevering niet mogelijk is of onvoldoende aansluit bij de gewenste situatie van de
cliënt.
Nadat een aanbieder de opdracht heeft ontvangen voor de levering van een dienst of voorziening
zal na enige tijd de dienst/voorziening worden geleverd aan de cliënt. De aanbieder zal vervolgens
een eerste declaratie voor deze diensten aan de gemeente aanbieden. Deze eerste declaratie kan
een trigger zijn voor het voeden van het gemeentelijke systeem om te bepalen of het nodig is een
Startzorgbericht naar het CAK te versturen. Indien de aanbieder aangesloten is op het iWmo
berichtenverkeer dan kunnen hiervoor de bestaande Declaratieperiode gebruikt worden.

Deze methode heeft als ongewenst effect dat de declaratie altijd achteraf wordt doorgeven,
hetgeen tot stapelfacturen voor de cliënt leidt.

4.3.2 Abonnementstarief Wmo40
De hoogte van de eigen bijdrage voor Wmo voorzieningen is vastgelegd in de gemeentelijke
verordening, ongeacht het inkomen en vermogen en de (hoeveelheid) geleverde ondersteuning.
De bijdrage wordt per huishouden, per maand vastgesteld en geïnd door het CAK. Dit doet zij op
basis van door gemeente aangeleverde eigen bijdrage bericht abonnementstarief (405-bericht).

Beleidsvrijheid van de gemeente
De gemeente heeft beleidsvrijheid in de keuze om wel of niet een eigen bijdrage te vragen en
doelgroepen uit te sluiten van het abonnementstarief.
Het is de gemeente die aan het CAK via een ‘start eigen bijdrage’ bericht (405-bericht) aan het CAK
laat weten dat een cliënt het abonnementstarief moet betalen. Het CAK bepaalt op basis daarvan
in samenloop met individuele vrijstellingen, samenloop met WLZ en aan de hand van eventueel
minimabeleid (gemeente kan hiervan gebruik maken) of op huishoudniveau een beschikking en

            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
40   Zie ook: https://vng.nl/vragen-en-antwoorden?onderwerp%5B0%5D=380598



33 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




factuur voor het abonnementstarief moet worden verzonden en tegen welk tarief. Op het moment
dat de cliënt geen Wmo voorzieningen meer heeft (of de kostprijs is afbetaald) verstuurt de
gemeente een ‘stop eigen bijdrage’ bericht (405-bericht) naar het CAK. Het CAK stopt dan met
ingang van de volgende maand de inning. Uitgangspunt is dat de gemeente een integraal overzicht
heeft van alle Wmo verstrekkingen aan de cliënt.

4.3.3 Beschermd Wonen
Cliënten die in een intramurale omgeving Beschermd Wonen zorg en ondersteuning ontvangen
dienen een inkomensafhankelijke eigen bijdrage te betalen voor de ontvangen zorg. De eigen
bijdrage wordt vastgesteld en geïnd door het CAK. Dit doet zij op basis van door gemeente
aangeleverde ‘Eigen bijdrage bericht beschermd wonen’ (407-bericht).

In de regio zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop het Beschermd Wonen is ingericht. Het
kan zijn dat de centrumgemeente de toegang en de contractering namens de gehele regio verzorgt.
Het kan echter ook zijn dat het Beschermd Wonen gedecentraliseerd is naar de gemeenten. Om de
diverse varianten te faciliteren wordt in het 407-bericht de gemeentecode van de gemeente die de
eigen bijdrage moet ontvangen opgenomen. Dit kan afwijkend zijn van de gemeente die het
407-bericht heeft verstuurd. Op basis van de in het 407-bericht opgenomen gemeentecode zal het
CAK de eigen bijdrage afdragen aan die gemeente.

4.4 Verhuizing naar een andere gemeente
Bij een verhuizing wordt onderscheid gemaakt tussen de Wmo 2015 en de Jeugdwet.

Wmo 2015
Wanneer de cliënt verhuist naar een andere gemeente, wordt de nieuwe gemeente
verantwoordelijk voor de Wmo-ondersteuning aan de cliënt.

De oude – latende - gemeente kan de afgegeven toewijzing inkorten door een Toewijzingsbericht
te sturen met een aangepaste einddatum. In het belang van de cliënt kan het noodzakelijk zijn dat
gemeente en aanbieder onderling afstemmen wanneer de toewijzing wordt ingetrokken en
wanneer een eventuele nieuwe toewijzing volgt van de nieuwe gemeente.

De gemeente stuurt een stop eigen bijdrage bericht naar het CAK met als einddatum de
verhuisdatum van de cliënt als er sprake is van een Wmo abonnementstarief.

Warme overdracht
Een warme overdracht kan bijdragen aan betere continuering van zorg en een soepele overgang
van de latende gemeente naar de ontvangende gemeente. De cliënt moet expliciete toestemming
geven om informatie van de huidige aanbieder en/of latende gemeente te laten delen met de
ontvangende gemeente. Na goedkeuring door de cliënt kan de ontvangende gemeente contact
opnemen met de huidige aanbieder voor een warme overdracht.

Jeugdwet
Met de invoering van het nieuwe Woonplaatsbeginsel41 in de Jeugdwet en ter voorkoming van
onnodige administratieve lasten en als waarborg voor de continuïteit van de zorg adviseert dit
Standaard Administratie Protocol nadrukkelijk een strikte naleving van de afspraken die in het J42-
convenant ‘Woonplaatsbeginsel’ zijn gemaakt.

Citaat uit het J42-convenant:
‘Bij verhuizing van een gezin/jeugdige naar een andere gemeente tijdens de jeugdhulpverlening zal
de ontvangende gemeente – als het gezin dat wenst – deze jeugdhulp zonder nadere indicering, en
bij de huidige hulpverlener overnemen en de kosten daarvan vergoeden.

            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
41   Op de website van het Ketenbureau vindt u in de toolbox alle documentatie omtrent het Woonplaatsbeginsel



34 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Deze continuering van de lopende afspraken geldt bij trajecten of indicaties, die maximaal 1 jaar
duren, voor de gehele looptijd van het hulpverleningstraject. Bij indicaties, die langer dan 1 jaar
duren, kán de ontvangende gemeente na verloop van 1 jaar nieuwe afspraken maken, en eventueel
tot een nadere of aangepaste indicering komen. De ontvangende gemeente neemt in dat geval het
initiatief om dat met de latende gemeente en de hulpverlener te overleggen. In ieder geval vindt er
tussen de beide gemeenten een warme overdracht van het hulpverleningstraject plaats.

Bij de aanpassing van de hulpverlening staat het belang van de jeugdige / het gezin en de
continuïteit van de hulpverlening centraal. De verhuizing op zich is geen aanleiding voor aanpassing
of beëindiging van de jeugdhulpverlening.’

De einddatum is dan de dag voorafgaand aan de verhuizing. De ontvangende gemeente stuurt een
Toewijzingsbericht met als ingangsdatum de dag van de verhuizing. Aangezien de
verantwoordelijke gemeente reeds is vastgesteld hoeft de ontvangende gemeente hiernaar geen
onderzoek te doen.

4.5 Cliënten zonder Burgerservicenummer en cliënten wiens identiteit geheim moeten blijven
In sommige gevallen komt het voor dat cliënten zonder Burgerservicenummer (BSN) ondersteuning
nodig hebben. Denk bijvoorbeeld aan pasgeboren, ongeboren kinderen of jeugdige asielzoekers die
zorg en/of ondersteuning ontvangen. Ook kan het voorkomen dat cliënten waarvan het BSN
geheim moet blijven42 zorg en/of ondersteuning ontvangen. Het gebruik van het berichtenverkeer
is zonder BSN niet mogelijk. Er zijn maatwerkafspraken nodig om administratieve lasten te
beperken en de toegang te borgen.

4.5.1 Pasgeboren en ongeboren kinderen
In dit geval wordt de jeugdhulp aan de moeder toegewezen. De jeugdhulp kan verleend worden,
gefaciliteerd via het berichtenverkeer. Op het moment dat het kind een BSN heeft, wordt de
toewijzing omgezet naar het kind.

4.5.2 Cliënten wiens identiteit geheim moeten blijven of als er geen BSN is toegekend
Wanneer een cliënt ernstig wordt bedreigd door zijn of haar omgeving kan de zorgprofessional
besluiten dat de verblijfplaats van de cliënt geheim blijft. In deze situatie kan de aanbieder geen
persoonsgegevens delen met de gemeente. In het berichtenverkeer is het gebruik van het BSN
verplicht. Wanneer het gebruik van BSN niet mogelijk is kan er geen gebruik gemaakt worden van
het berichtenverkeer en kan er geen toets plaatsvinden op het woonplaatsbeginsel (betreft
jeugdigen die ondersteuning ontvangen in het kader van de Jeugdwet).

In de Jeugdwet zijn regels gemaakt die aanbieders, bij het verstrekken van persoonsgegevens aan
gemeenten, in staat stellen geen persoonsgegevens te verstrekken aan de gemeente. Ook in de
Wmo 2015 is vastgelegd dat, indien het om reden van veiligheid is dan wel om reden van
beroepsgeheim, afgeweken kan worden van de verplichting tot het verstrekken van
persoonsgegevens.

Het administratieve en financiële proces ziet er als volgt uit:
    1. I.g.v. ondersteuning aan jeugdige: Op basis van de beschikbare informatie maakt de
       aanbieder een inschatting welke gemeente verantwoordelijk is voor de jeugdhulp aan een
       jeugdige (woonplaatsbeginsel).
    2. De aanbieder informeert de gemeente via aangetekende post met ontvangstbevestiging of
       via een goed gesloten enveloppe met opschrift ‘vertrouwelijk’ of via beveiligde email (met
       ontvangstbevestiging). De aanbieder gebruikt hierbij een standaard aanmeldformulier. Zie
       bijlage 5. De volgende gegevens worden hierin opgenomen:

            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
42   Dit kan bijvoorbeeld voorkomen in het geval van loverboyproblematiek.



35 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




           •    Aanbieder (AGB-code, IBAN-nummer, KvK-nummer);
           •    Gemeente en gemeentecode;
           •    Intern cliëntnummer dat alleen door de aanbieder aan een cliënt gekoppeld kan
                worden;
           • Naam en code verwijzer voor zover dat eventuele geheimhouding en veiligheid niet
                schaadt;
           • Geïndiceerde zorg conform beschikking;
           • Startzorgdatum en beoogde eindzorgdatum;
           • Afhankelijk van contractuele afspraken (en type toewijzing – specifiek, aspecifiek
                zonder/met budget, generiek);
           • Product en omvang (budget, volume, frequentie en eenheid) of
           • Productcategorie waarbij de omvang leeg is;
           • Contactgegevens aanbieder.
    3.    De gemeente stuurt binnen 5 werkdagen een ontvangstbevestiging via beveiligde email,
          zodat duidelijk is dat de email in goede orde is ontvangen. Hierin worden de
          contactgegevens van de gemeente vastgelegd.
    4.    Declaratie vanuit de aanbieder vindt na afloop van de maand waarin zorg is geleverd plaats
          via beveiligde email. De aanbieder gebruikt hierbij een standaard factuur, zie bijlage 6,
          voor zover dat de veiligheid van de cliënt niet schaadt. De volgende gegevens worden
          hierin opgenomen:
          • Factuurdatum;
          • Aanbieder (NAW, AGB-code, IBAN-nummer, KvK-nummer, BTW nummer);
          • Contactgegevens aanbieder;
          • Gemeente en gemeentecode;
          • Intern cliëntnummer dat alleen door de aanbieder aan een cliënt gekoppeld kan
               worden;
          • Periode waarover de factuur wordt gestuurd;
          • Product o.b.v. bilaterale afspraken tussen gemeente en aanbieder;
          • Productperiode (begin- en of einddatum);
          • Tarief;
          • Volume (kan afwijken i.v.m. aspecifieke of generieke toewijzing, al dan niet met
               budget);
          • Factuurbedrag.
    5.    Declaratie buiten het berichtenverkeer om vindt alleen plaats in de periode dat de
          verblijfplaats van de cliënt geheim moet blijven. Het geheim houden van de verblijfplaats
          van de cliënt is in de regel een tijdige maatregel. Wanneer uit de veiligheidsbeoordeling
          blijkt dat de verblijfplaats van de cliënt kenbaar gemaakt kan worden, stuurt de aanbieder
          een VOT-bericht naar de gemeente voor de resterende periode. Vanaf deze stap gaat het
          standaard proces lopen, startend met een VOT-bericht.
    6.    I.g.v. ondersteuning aan jeugdigen: Op basis van het VOT-bericht kan de gemeente alsnog
          een toets uitvoeren op het woonplaatsbeginsel. Wanneer blijkt dat een andere gemeente
          verantwoordelijk is voor de jeugdhulp, maken gemeenten onderling afspraken over
          verrekening.
    7.    Voorafgaand aan die declaratie is een Toewijzing (301-bericht) noodzakelijk in het kader
          van rechtmatigheid.




36 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>      Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




4.6 Cliënten met een Wlz indicatie
Tijdens een lopende – Wmo- toewijzing kan een cliënt een indicatie ontvangen voor de Wet
Langdurige Zorg. Voorkomen van langdurige ongewenste samenloop van Wmo en Wlz
voorzieningen is mogelijk als gemeente en aanbieder elkaar op tijd informeren worden.
Als er sprake is van gelijke voorzieningen zowel uit de Wlz als de Wmo moet de huidige toewijzing
gestopt worden. Om de administratieve lasten zo laag mogelijk te houden wordt geadviseerd NIET
met terugwerkende kracht de toewijzing aan te passen.




37 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>       Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Bijlage 1. Overzicht contactpersonen

Onderstaande tabellen vermelden de contactgegevens van gemeente en aanbieder voor
communicatie die niet direct gerelateerd is aan de inhoud van het inkoopcontract.
Bij wijziging van contactpersonen worden deze gegevens aangepast en doorgegeven aan de andere
partij.

Contactgegevens opdrachtgever
Naam opdrachtgever:
Gemeentecode:

Het is zeer wenselijk contactgegevens van personen niet te vermelden doch algemene
contactgegevens per afdeling. Dit voorkomt het bijhouden van de gegevens en vermindert
vermijdbare administratieve last.

 Onderwerp                  Afdeling                    Telefoonnummer     Telefonische     Mailadres
                                                                           bereikbaarheid
 Inkoop




 Financiële
 verantwoording en
 controle
 Berichtenverkeer
 iWmo en iJw

 Declaraties en
 betalingen




Tabel 18: Contactgegevens opdrachtgever




Contactgegevens SAP opdrachtgever
 Onderwerp/proces           Naam                        Telefoonnummer     Telefonische     Mailadres
                                                                           bereikbaarheid
 Toewijzingsproces


 Zorgleveringsproces


 Declaratieproces


Tabel 19: Contactgegevens SAP opdrachtgever




38 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>      Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Contactgegevens Opdrachtnemer:
Naam Opdrachtnemer:
AGB-code:
Contractnummers:
Periode contract en eventueel datum aanpassing:

 Onderwerp                 Naam                        Telefoonnummer     Telefonische        Mailadres
                                                                          bereikbaarheid
 Verkoop


 Accountmanager


 Financiële
 verantwoording en
 controle
 Berichtenverkeer
 iWmo en iJw

 Declaraties en
 betalingen

Tabel 20: Contactgegevens opdrachtnemer




Contactgegevens SAP Opdrachtnemer
 Onderwerp/proces          Naam                        Telefoonnummer     Telefonische     Mailadres
                                                                          bereikbaarheid
 Toewijzingsproces


 Zorgleveringsproces


 Declaratieproces


Tabel 21: Contactgegevens SAP opdrachtnemer




39 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>      Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Bijlage 2. Begrippenlijst

Actuele toewijzing
Een toewijzing die op of na de huidige datum geldig is of waarvan de ingangsdatum in de toekomst
ligt.

Beschikking
Besluit van een bestuursorgaan van de overheid gericht op een bepaalde natuurlijke persoon of
rechtspersoon, zoals besluiten van de gemeente waarin staat dat een persoon recht heeft op
Wmo-ondersteuning of jeugdhulp en waarin vermeld staat hoeveel ondersteuning deze persoon
krijgt en voor welke periode. Het proces rondom beschikken maakt geen deel uit van dit
administratieprotocol. Toewijzingen moeten passen binnen een beschikking.

Declaratiebericht (323-bericht)
Staat van verschuldigde kosten wegens geleverde goederen, diensten of werkzaamheden. Het is
een bericht waarmee uitgevoerde werkzaamheden worden vermeld. Dit wordt door de aanbieder
aangeleverd in de vorm van een Declaratiebericht.

Declaratieperiode
Een maandelijkse declaratieperiode beslaat de periode van 1 gehele maand. Deze loopt altijd van
de eerste t/m de laatste dag van een kalendermaand.

Garantieregeling
Een regeling waarbij na afronding van de hulp, de cliënt zich opnieuw meldt met dezelfde
ondersteuningsbehoefte de aanbieder verplicht is zonder kosten de ondersteuning te leveren
totdat het afgesproken resultaat is behaald.

Gecertificeerde Instelling
Gecertificeerde Instellingen worden van overheidswege gecertificeerd om maatregelen in het
kader van de jeugdreclassering en jeugdbescherming te mogen uitvoeren. Processen voor
Gecertificeerde Instellingen wijken af van de processen als benoemd in dit document. Hier is een
apart administratieprotocol voor opgesteld.

Inspanningsgerichte uitvoeringsvariant
Uitvoering van zorg en/of ondersteuning waarbij er een duidelijke afspraak tussen gemeente en
aanbieder is gemaakt over de levering van een ondersteuningsproduct. Voor
ondersteuningsproducten met een inspanningsgerichte uitvoering wordt een tarief per
tijdseenheid afgesproken en voor ondersteuningsproducten met de eenheid stuks (inspanning)
wordt een tarief per stuk afgesproken.

iStandaarden
Benaming voor de informatiestandaarden die in beheer zijn bij Zorginstituut Nederland, namelijk
iWlz, iWmo, iJw, iPgb en iEb. Voor meer informatie: iStandaarden.

Open beschikking
Van een open beschikking is sprake indien de gemeente bij het verstrekken van een beschikking de
keuze van de aanbieder overlaat aan de cliënt. Hierbij kan de gemeente de keuze beperken tot een
door hen geselecteerde lijst aanbieders.

Outputgerichte uitvoeringsvariant
Uitvoering van zorg en/of ondersteuning waarbij een duidelijke afspraak tussen gemeente en
aanbieder is over de te behalen output. De manier waarop deze output wordt behaald, is niet
vastgelegd.



40 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>               Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Samenloop
Van samenloop is sprake wanneer een cliënt (eventueel systeem van de cliënt) meerdere
zorgproducten op basis van verschillende productcodes ontvangt in een overlappende/gelijktijdige
periode. Het controleren van samenloop wordt gebruikt voor de afstemming van de zorgverlening
van de cliënt (eventueel inclusief het systeem).

Standaardisatie
Het met elkaar in overeenstemming brengen en zo veel mogelijk gelijk maken of gebruiken van
begrippen, procedures, termijnen, gegevens, etc. waardoor een zo groot mogelijke uniformiteit
wordt verkregen.

Stapeling, stapelen van zorg
Het stapelen van zorg betekent dat voor één cliënt hetzelfde zorg- of ondersteuningsproduct
meerdere keren wordt aangevraagd bij dezelfde aanbieder voor (gedeeltelijk) dezelfde periode.
Hetzelfde zorg- of ondersteuningsproduct betekent dezelfde productcode. Het stapelen van zorg is
niet toegestaan.43

Startzorgbericht (305-bericht)
Met het Startzorgbericht geeft de aanbieder aan de gemeente door wanneer hij gestart is met de
levering van gecontracteerde44 zorg of ondersteuning. Het bericht is binnen het kader van het
standaard administratieprotocol een regiebericht om de gemeente inzicht te geven in het
daadwerkelijk plaatsvinden van de levering van zorg en ondersteuning.
Er kunnen geen rechten ontleend worden aan dit bericht. Dit wil ook zeggen dat er geen
afhankelijkheid met de betaling (declaratie) mag bestaan.

Stopzorgbericht (307-bericht)
Met het Stopzorgbericht geeft de aanbieder aan de gemeente aan wanneer de levering beëindigd
is en wat de reden is van de beëindiging. Het bericht is bedoeld om de gemeente inzicht te geven in
het daadwerkelijk plaatsvinden van de levering van zorg en ondersteuning.

Taakgerichte uitvoeringsvariant
Uitvoering van zorg en/of ondersteuning waarbij de gemeente een taak voor een (deel)populatie
heeft gegeven aan een aanbieder en deze aanbieder de vrijheid heeft om de invulling van deze taak
vorm te geven.

Toewijzingsbericht (301-bericht)
Een toewijzing is een opdracht aan de aanbieder om zorg en ondersteuning te leveren aan de
inwoner. De gemeente bevestigt dat er hulp aan de inwoner mag worden geleverd. Dit betekent
ook dat de gemeente de declaratie hiervoor zal betalen. Voor het informeren van de aanbieder
wordt het berichtenverkeer gebruikt.


               –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
               ––––––––
     43   Echter voor Producten uit ProductCategorie 11, 12, 13 en 14 mogen zorgperiodes overlappen, ook op niveau van categorie. Indien
     ProductCategorie leeg is, mag deze toewijzing alleen overlappen met toewijzingen met categorie 11, 12, 13 en 14. (Hulpmiddelen)
     Gecorrigeerde toewijzingen (waarvan de einddatum gelijk is aan de begindatum en de reden wijziging gelijk is aan 01 bij toewijzingen, verstuurd
     voor april 2022 of gelijk aan 13 bij toewijzingen verstuurd vanaf april 2022), maken geen onderdeel uit van de bepaling of er sprake is van
     stapeling/overlap. Deze toewijzingen worden niet gezien als actuele toewijzing
44   OP267: De aanbieder declareert in een eenheid die aansluit bij de Toewijzing




41 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>      Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Uitvoeringsvariant
3 verschillende werkwijzen waaruit gemeenten kunnen kiezen bij de inrichting van hun Wmo- en
Jw-processen (outputgericht, inspanningsgericht of taakgericht) die ervoor zorgen dat er zo min
mogelijk verschil ontstaat in de manier waarop de iStandaarden worden geïnterpreteerd.
De uitvoeringsvarianten helpen om structuur aan te brengen in het administratieve proces en
leggen een verbinding tussen zorginkoop, zorgadministratie en de iStandaarden. Een gemeente kan
verschillende uitvoeringsvarianten per domein gebruiken.

Verwijzer
De vanuit de Jeugdwet bevoegde organisatie of persoon die de jongere en/of zijn/haar ouders
heeft verwezen naar de jeugdhulp.

Verzoek om Toewijzing (315-bericht)
Verzoek van een aanbieder aan een gemeente een Toewijzingsbericht te versturen naar aanleiding
van een wettelijke, niet-gemeentelijke verwijzer of als er sprake is van een open beschikking van de
gemeente.

Verzoek om Wijziging (317-bericht)
Verzoek van een aanbieder aan een gemeente een reeds bestaand Toewijzingsbericht te wijzigen
en opnieuw te versturen naar aanleiding van een wijziging in de situatie.




42 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>            Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Bijlage 3: Overzicht reactietermijnen
Deze bijlage beschrijft de reactietermijnen die van toepassing zijn in de informatie-uitwisseling
tussen gemeente en aanbieder. Elk type bericht is van toepassing voor Wmo 2015 en de Jeugdwet.
Grijs gearceerde berichten worden door de gemeente verzonden.45
     Type       Berichtnaam                               Maximale termijn /voorwaarden waarbinnen het bericht moet worden
                                                          verstuurd
     301        Toewijzingsbericht                        Vanuit de context van een Verzoek om Toewijzing:
                                                          De gemeente kan per aangevraagd product besluiten een
                                                          Toewijzingsbericht te sturen of een Antwoordbericht. Reactietermijn 5
                                                          werkdagen.
                                                          Vanuit de context van een Verzoek om Wijziging:
                                                          De gemeente kan alleen voor het hele verzoek een Toewijzingsbericht
                                                          sturen of een Antwoordbericht. Reactietermijn 5 werkdagen.
                                                          Bij antwoord: aanvraag in onderzoek:
                                                          Als een Antwoordbericht in het veld VerzoekAntwoord de waarde 2
                                                          (Aanvraag in onderzoek) bevat, dan wordt binnen 8 weken na dagtekening
                                                          van het verzoek ofwel een Toewijzingbericht ofwel een Antwoordbericht
                                                          met in VerzoekAntwoord de waarde 1 (Verzoek afgewezen) gestuurd.
     302        Toewijzingsbericht retour                 3 werkdagen na ontvangst van het 301-bericht
     305        Startzorgbericht                          De aanbieder verzendt een Startzorgbericht binnen 5 werkdagen na de
                                                          daadwerkelijke datum waarop de ondersteuning gestart is of, indien de
                                                          ondersteuning met terugwerkende kracht is toegewezen, binnen 5
                                                          werkdagen na ontvangst van het Toewijzingsbericht (301 bericht).


     306        Startzorgbericht retour                   3 werkdagen na ontvangt van het 305-bericht
     307        Stopzorgbericht                           De aanbieder verzendt een Stopzorgbericht binnen 5 werkdagen na de
                                                          daadwerkelijke datum waarop de ondersteuning beëindigd is.
     308        Stopzorgbericht retour                    3 werkdagen na ontvangt van het 307-bericht
     315        Verzoek om toewijzing                     5 werkdagen na de beoordeling/intake
     316        Verzoek om toewijzing retour              3 werkdagen na ontvangst van het 315-bericht
     317        Verzoek om Wijziging                      De aanbieder kan het verzoek opstellen en insturen zodra de wens en
                                                          gewenste ingangsdatum bekend zijn.
     318        Verzoek om wijziging retour               3 werkdagen na ontvangst van het 317-bericht
     319        Antwoordbericht                           De gemeente verzendt een antwoordbericht binnen 5 werkdagen na
                                                          ontvangst van het 317-bericht als het verzoek wordt afgewezen of in
                                                          onderzoek wordt genomen. Het antwoordbericht wordt gebruikt om de
                                                          aanbieder te informeren dat de aanvraag (VOT- of VOW-bericht) is
                                                          afgewezen of dat de gemeente de aanvraag in onderzoek heeft genomen.
                                                          Als in het Antwoordbericht VerzoekAntwoord de waarde 2 (Aanvraag in
                                                          onderzoek) bevat dan wordt bij afwijzing uiterlijk binnen 8 weken na
                                                          dagtekening van het verzoek een Antwoordbericht met in het veld
                                                          VerzoekAntwoord de waarde 1 (Verzoek afgewezen) gestuurd.
     320        Antwoordbericht retour                    3 werkdagen
     323        Declaratiebericht                         Volgens afspraak tussen gemeente en aanbieder voor geleverde zorg
     325        Declaratie-antwoord bericht               10 werkdagen na ontvangst van het 325-bericht


            –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
            ––––––––
45   Deze termijnen komen uit de iStandaarden. Mochten er verschillen zijn tussen het SAP en de iStandaarden dan zijn de iStandaarden leidend.




43 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>       Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Bijlage 4: Toewijzingsvarianten inspanningsgerichte
uitvoeringsvariant
Onderstaande tabel is afkomstig uit de documentatie van de iStandaarden. De eerste kolom is
aangepast zodat deze past bij de terminologie van dit protocol.

Toewijzing             Categorie         Product       Budget       Volume   Eenheid             Frequentie
Specifiek voor de      gevuld            gevuld        leeg         gevuld   minuut of uur       dag
eenheid minuut of                                                                                week
uur                                                                                              maand
                                                                                                 Totaal binnen geldigheidsduur
                                                                                                 toewijzing
Specifiek voor de      gevuld            gevuld        leeg         gevuld   Etmaal of dagdeel   week
eenheid etmaal en                                                                                maand
dagdeel                                                                                          Totaal binnen geldigheidsduur
                                                                                                 toewijzing
Specifiek voor de      gevuld            gevuld        leeg         gevuld   Stuks               week
eenheid stuks                                                                (inspanning)        maand
(Inspanning)                                                                                     Totaal binnen geldigheidsduur
                                                                                                 toewijzing
 Aspecifiek zonder   gevuld              leeg          leeg         leeg     leeg                leeg
 budget
 Aspecifiek met      gevuld              leeg          gevuld       leeg     leeg                leeg
 budget
 Generiek            leeg                leeg          gevuld       leeg     Leeg                leeg
Tabel 22: toewijzingsvarianten




44 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>         Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Bijlage 5: Aanmeldformulier voor mensen zonder BSN46
Kennisgeving

         Grondslag:                    Wettelijke verwijzing
         Aan :                         Vul hier de naam van de gemeente in

         Van                           Vul hier de naam van uw organisatie in
         Datum:                        Klik voor datum verzending kennisgeving




                                                               Gegevens aanbieder
         Naam                                                      Klik of tik om tekst in te voeren.
         AGB-code                                                  Klik of tik om tekst in te voeren.
         IBAN-nummer                                               Klik of tik om tekst in te voeren.
         KvK-nummer                                                Klik of tik om tekst in te voeren.
         Contactpersoon                                            Klik of tik om tekst in te voeren.
         E-mailadres                                               Klik of tik om tekst in te voeren.
         Telefoonnummer                                            Klik of tik om tekst in te voeren.
                                                               Gegevens verantwoordelijke gemeente
         Naam                                                      Klik of tik om tekst in te voeren.
         Gemeentecode                                              Klik of tik om tekst in te voeren.
                                                                   Overige gegevens
         Intern cliëntnummer                                       Klik of tik om tekst in te voeren.
         Naam wettelijk verwijzer47                                Klik of tik om tekst in te voeren.
         Code wettelijk         verwijzer48                        Klik of tik om tekst in te voeren.
         Startdatum                                                Klik of tik om tekst in te voeren.
         Beoogde einddatum                                         Klik of tik om tekst in te voeren.
         Productcode49                                             Klik of tik om tekst in te voeren.
         Volume                                                    Klik of tik om tekst in te voeren.
         Frequentie                                                Klik of tik om tekst in te voeren.
         Eenheid                                                   Klik of tik om tekst in te voeren.
         Productcategorie                                          Klik of tik om tekst in te voeren.

         –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
         ––––––––
46 Er is ook een los aanmeldformulier
47 Slechts invullen indien dit de geheimhouding niet kan schaden
48 idem
49 Afhankelijk van contractuele afspraken




45 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>          Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Bijlage 6: Factuur voor mensen zonder BSN50

          Factuur bij geheim BSN
Kennisgeving

Grondslag:                    Wettelijke verwijzing
Aan :                         Vul hier de naam van de gemeente in

Van                           Vul hier de naam van uw organisatie in
Datum:                        Klik om factuurdatum aan te geven
Factuurnr.                    Voer hier het factuurnummer in




                                                        Gegevens aanbieder
Naam                                                    Klik of tik om tekst in te voeren.
AGB-code                                                Klik of tik om tekst in te voeren.
IBAN-nummer                                             Klik of tik om tekst in te voeren.
KvK-nummer                                              Klik of tik om tekst in te voeren.
Contactpersoon                                          Klik of tik om tekst in te voeren.
E-mailadres                                             Klik of tik om tekst in te voeren.
Telefoonnummer                                          Klik of tik om tekst in te voeren.


                                                        Gegevens verantwoordelijke gemeente
Naam                                                    Klik of tik om tekst in te voeren.
Gemeentecode                                            Klik of tik om tekst in te voeren.


                                                         Overige gegevens
Intern cliëntnummer                                     Klik of tik om tekst in te voeren.
Facturatieperiode                                       Klik of tik om tekst in te voeren.
Productperiode (begindatum)                             Klik of tik om een datum in te voeren.
Productperiode (einddatum)51                            Klik of tik om een datum in te voeren.
Productcode52                                           Klik of tik om tekst in te voeren.
Factuurbedrag                                           € Klik of tik om tekst in te voeren.


          –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
          ––––––––
50 Er is ook een losse versie van de standaardfactuur
51 Indien bekend
52 Afhankelijk van contractuele afspraken




46 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>      Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Bijlage 7: Versienummering en wijzigingen
Versienummering
De eerste versie van het SAP was 1.0. Het SAP heeft een nauwe relatie met het gegevensmodel van
de iStandaarden iWmo en iJw.
Het gegevensmodel voor de 3.0 release van de iWmo en iJw heeft ingrijpende veranderingen
ondergaan die ook het administratieve proces beïnvloeden. Deze verandering heeft ertoe geleid
dat het SAP voor de 3.0 release aangepast moest worden. Vanwege deze grote wijziging is besloten
een versienummering te kiezen die aansluit bij de versienummering van de iStandaarden.
In deze versie van het SAP is de versienummering aangepast van 3.0.2 naar 3.0.4. Reden hiervoor is
dat de patches 3.0.3 en 3.0.4 nog niet eerder waren verwerkt en versienummer wel overeen dient
te komen met de versie van de release.

Versienummering iStandaarden
De iStandaarden gebruikt de major.minor.patch versienummering. Afhankelijk van de impact van
een nieuwe release wordt gekozen voor een verhoging van de major, minor of patch. De release in
2021 was major en is van versie 2.4 naar 3.0 gegaan.

Major: grote release, grote impact;
Minor: kleine release, kan toevoegingen bevatten, geen functionele wijzigingen;
Patch: verbeteringen in de release resulteren een patch update, bijvoorbeeld de 1 dag overlap bij
het intrekken van een toewijzing waarbij een nieuwe toewijzing nodig is.

Versienummering SAP
Het SAP volgt de iStandaarden op het major, minor en patch gedeelte van de versie.

Major: grote release, gelijk aan het nummer van de iWmo en iJw standaard;
Minor: kleine release, mogelijk nieuwe functionaliteit in het SAP, passend bij de major.minor van
de iWmo en iJw;
Patch: verbeteringen in het SAP worden gemaakt en resulteert in een nieuwe versie. Voorbeeld
SAP versie 3.0 bevatte door de conversie van Word naar PDF een fout in de opmaak en één zin was
niet correct met als resultaat versie 3.0.1


Informatie over de versienummering en toekomstige versies kunt u vinden op www.i-
sociaaldomein.nl bij het onderwerp Standaard Administratie Protocollen.




47 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>       Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Wijzigingen 3.2.b t.o.v. 3.2.a

          Hoofdstuk                                Mutatie                        Omschrijving

          Gehele document                          Mutatie.                       In het hele document zijn
                                                                                  tekstuele aanpassingen
                                                                                  doorgevoerd.

          4.5.2                                    Aanpassing                     De tekst is aangescherpt.

          Bijlage 5                                Ingevoegd                      Er is een standaard
                                                                                  aanmeldformulier
                                                                                  opgesteld.

          Bijlage 6                                Ingevoegd                      Er is een standaard factuur
                                                                                  opgesteld.


Wijzigingen 3.2.a t.o.v. 3.2.

          Hoofdstuk                                Mutatie                        Omschrijving

          4.5.3                                    Ingevoegd                      Er is een link toegevoegd
                                                                                  naar een te downloaden
                                                                                  aanmeldformulier.



Wijzigingen 3.2 t.o.v. 3.1.2

 Hoofdstuk                                 Mutatie                         Omschrijving
 3.1                                       Mutatie.                        Er zijn duidelijke afspraken
                                                                           gemaakt over wanneer een
                                                                           toewijzing moet worden verlengd,
                                                                           middels het wijzigen van de
                                                                           einddatum en wanneer een
                                                                           toewijzing moet worden
                                                                           ingetrokken of een nieuwe
                                                                           toewijzing moet worden
                                                                           afgegeven.
                                                                           Zie hiervoor OP257 en OP380.
 3.1                                       Mutatie                         Vanaf Release 3.2 is het mogelijk
                                                                           om een definitieve stop te
                                                                           versturen met dezelfde einddatum
                                                                           als de tijdelijke stop.
 Inleiding                                 Aanpassing                      Vanaf 3 april 2023 gaan ook de
                                                                           Gecertificeerde instellingen
                                                                           volledig deelnemen aan het
                                                                           berichtenverkeer, of zoveel eerder
                                                                           indien GI en gemeente dit
                                                                           overeenkomen.
 Algemeen                                  Mutatie                         Verwijzingen naar 303/304
                                                                           berichten en facturatie verwijderd




48 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>       Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Wijzigingen 3.1.1 t.o.v. 3.1


       Hoofdstuk                                  Mutaties                           Omschrijving
       Algemeen                                   Wijziging                          Kleine tekstuele aanpassingen
       4.3                                        Aanpassingen n.a.v. release        Beschrijving eigen bijdrage
                                                  2.0 iEB per 01-10-2022             Wmo, abonnementstarief
                                                                                     Wmo en grafisch overzicht
                                                                                     aangepast i.v.m. opname
                                                                                     eigen bijdrage Beschermd
                                                                                     Wonen in iEB 2.0.


Wijzigingen 3.1 t.o.v. 3.0.4


      Hoofdstuk                 Mutatie                    Omschrijving
      Algemeen                  Wijziging                  Kleine tekstuele wijzigingen
      Algemeen                  Wijziging                  Aanpassen van verwijzingen en links naar
                                                           respectievelijk andere documenten en/of websites
                                                           (juni 2022)
      1.                        Toevoeging                 Ontwikkeling administratieprotocol GI
      2.3                       Wijziging                  Einddatum niet meer verplicht bij Totaal binnen
                                                           geldigheidsduur toewijzing
      3.2                       Toevoeging                 Intrekken/Verwijderen toewijzing
      4.4                       Ingevoegd                  In voetnoot link m.b.t. Wijziging
                                                           Woonplaatsbeginsel
      Bijlage 2                 Wijziging                  In voetnoot vervallen per 04-04-2022 van 303/304
                                                           berichten
      Bijlage 2                 Wijziging                  In voetnoot wijzingen in de code Reden Wijziging in
                                                           relatie tot stapeling

Wijzigingen 3.0.4 t.o.v. 3.0.1

      Hoofdstuk              Mutatie                  Omschrijving
      2.0                    Toevoeging               Het gebruik van commentaarvelden
      2.3.2.1                Toevoeging               Toestaan van stapeling i.g.v. hulpmiddelen en intrekken
                                                      Toewijzing
      2.3.2.2                Toevoeging               Toestaan van stapeling i.g.v. hulpmiddelen en intrekken
                                                      Toewijzing
      3.1.8                  Wijziging                Verduidelijking toewijzen met terugwerkende kracht bij
                                                      een VOW
      4.2                    Wijziging                Ingangsdatum Woonplaatsbeginsel aangepast
      4.3                    Wijziging                Voorkeur trigger abonnementstarief Wmo
      4.4                    Toevoeging               Eigen bijdrage Wmo abonnementstarief en warme
                                                      overdracht Wmo 2015 bij verhuizing
      4.5                    Wijziging                Deze paragraaf is verdeeld in subparagrafen. Tevens is
                                                      de tekst bij cliënten die geheim moeten blijven
                                                      aangepast.
      4.6                    Nieuw                    Cliënten met een Wlz indicatie


49 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre>       Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




      Bijlage 7              Wijziging                Methodiek versienummering toegevoegd en titel
                                                      aangepast (van 3.0.1 naar 3.0.4)
      Bijlage 7              Wijziging                Toestaan van stapeling i.g.v. intrekken Toewijzing en bij
                                                      Hulpmiddelen
      Bijlage 8              Nieuw                    Randvoorwaarden en proces bij jeugdige asielzoekers
                                                      zonder BSN
      Algemeen               Wijziging                Kleine tekstuele aanpassingen t.b.v. de leesbaarheid



Wijzigingen 3.0.1 t.o.v. 3.0

      Hoofdstuk              Mutatie               Omschrijving
      2.3.1                  Wijziging             Zin aangepast van: ‘Na afstemming kan een nieuw Verzoek
                                                   om Toewijzing verzonden worden’ naar ‘Na afstemming
                                                   kan een nieuw Toewijzingsbericht verzonden worden.’
      2.5.4                  Wijziging             Correcte verwijzing naar bijlage 4



Wijzigingen 3.0 t.o.v. 1.1.1

      Hoofdstuk              Mutatie                   Omschrijving
      2, 3 en 4              Wijziging                 De hoofdstukindeling is aangepast.
                             /Toevoeging               Hoofdstuk 2 is specifiek voor het standaard proces
                                                       geschreven met diagrammen en meer uitleg.
                                                       Hoofdstuk 3 is speciaal voor de aanpassingen in de
                                                       zorgvraag. Hoofdstuk 4 bespreekt enkele
                                                       onderwerpen.

                                                       De hoofdstukindeling aspecifiek en specifiek is
                                                       losgelaten vanwege de kleine verschillen in het
                                                       administratieve proces.



      Oudere wijzigingen zijn beschreven in versie 1.1.1




50 / 51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>                  Standaard administratieprotocol, inspanningsgericht, versie 3.2.b




Samen werken51we
              / 51aan het verminderen van administratieve lasten
| Ketenbureau@i-sociaaldomein.nl | www.i-sociaaldomein.nl |
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>