<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>    Advies
    Werkgroep Governance gemeenschappelijke regeling SDF




    'Samenwerking en systeem in balans'




    Aan de kerngroep

    Van de werkgroep: Gerdien Tiesinga (voorzitter), Jaap Glas, Erika van Leeuwen,
    Lea Limonard, Erik Schultz, Dick Tuijtjens & Remco Liefers




    Juni 2021




1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>       1. Inleiding
    Hierbij treft u het resultaat van werkgroep 2; Governance. Aan ons is gevraagd om naar
    aanleiding van de evaluatie op de samenwerking te onderzoeken hoe de centrumregeling
    SDF kan worden versterkt. Hiervoor zijn aan ons als werkgroep de volgende
    richtinggevende uitgangspunten meegegeven:


    # Het huidige centrumgemeentemodel wordt behouden en dient als basis voor de nieuwe
    afspraken tussen de Friese gemeenten;

    # De scope en doelstelling van de centrumgemeenteregeling en het mandaat van SDF
    daarbinnen worden herijkt en opnieuw beschreven, waarbij eveneens aandacht is door
    iedere deelnemende gemeente voor draagvlak bij de respectievelijke gemeenteraad;

    # Een goede rolbeschrijving van alle actoren in het samenwerkingsverband
    (portefeuillehoudersoverleg, secretarissenoverleg, ambtelijke overleggen etc.) wordt
    opgesteld, die wordt verankerd in een Huishoudelijk Reglement SDF.

    # De afspraken en werkwijzen voor deze samenwerking zullen moeten voldoen aan
    hetgeen in de Kamerbrief van 20 maart 2020 (kenmerk 1663105-203241-J met als titel
    Perspectief voor Jeugd) en de eventueel op deze brief aangepaste wet is gesteld.

    # Alle bij de beleidsvorming, besluitvorming en uitvoering noodzakelijke actoren vinden
    hun plek in de governance.



    Werkwijze
    Vanaf februari 2021 is de werkgroep Governance geformeerd. De deelnemers hebben
    zich gemeld vanuit een aantal gemeenten en SDF. Dit heeft gezorgd voor een diverse
    vertegenwoordiging en goede aanvulling op elkaar m.b.t. de inhoudelijke betrokkenheid
    bij SDF. In de afstemming met de werkgroep Scope bleek algauw dat het zwaartepunt
    van de inzet van Scope voorafgaand aan het zwaartepunt van de werkgroep Governance
    zou moeten liggen. Hier is tussentijds over afgestemd. Beide werkgroepen hebben een
    flink aantal werksessies gehad en een tweetal gezamenlijke werksessies.
    Binnen de werkgroep Governance is er voor gekozen om de opdracht uit te werken aan
    de hand van de onderzoeksvragen zoals opgenomen in de opdracht. Deze
    onderzoeksvragen zijn opgebouwd aan de hand van de volgende dimensies:

       -   Dimensie   A: Governance op het functioneren van het samenwerkingsverband
       -   Dimensie   B: Governance op de beleidsvorming/besluitvorming
       -   Dimensie   C: Governance op de uitvoering van de taken
       -   Dimensie   D: Financiële afspraken

    De opdracht was om uiterlijk 1 mei 2021 het resultaat op te leveren. Al vrij snel is
    duidelijk geworden dat de datum van 1 mei niet haalbaar was voor het opleveren van
    een kwalitatief passend resultaat. Hierdoor is de termijn van oplevering verschoven naar
    1 juli 2021.




2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>    Resultaat volgens opdracht
    De opdracht aan de werkgroep Governance was om de volgende concrete resultaten op
    te leveren:

       a. Een beschrijving van de gremia en actoren die sturen op de samenwerking met:
             i.  Opsomming van de gremia en de daarin plaatsnemende deelnemers;
            ii.  Een rolbeschrijving per gremium met taken en verantwoordelijkheden;
           iii.  Een beschrijving van hoe de verschillende gremia zich tot elkaar
                 verhouden.
       b. Een werkwijze met betrekking tot beleidsvorming;
       c. Een werkwijze/route met betrekking tot besluitvorming;
       d. Een algemene beschrijving van de administratieve organisatie;
       e. Een weergave van hoe de algemene informatie-uitwisseling tussen alle spelers
          vormgegeven wordt.
       f. Toelichting op de gemaakte keuzes;
       g. Concepttekst(en) t.b.v. een eventueel aangepaste regeling/kaderstellend
          document (“Huishoudelijk Reglement”).

    Hierbij is de volgende prioritering meegegeven: 'Mocht de werkgroep meer tijd nodig
    hebben voor een goede beschrijving van hetgeen als uitvloeisel geldt, kan omwille van de
    tijd de primaire focus worden gelegd op hetgeen de regeling raakt.'




    Gehanteerde uitgangspunten naast de opdrachtverstrekking
    Naast de opdrachtverlening is de werkgroep ook aan de slag gegaan met enkele
    algemene uitgangspunten waarlangs de uitwerking is gedaan.

    Gezamenlijke verantwoordelijkheid en vertrouwen
    Belangrijkste uitgangspunt is het principe dat we werken op basis van een gezamenlijke
    verantwoordelijkheid en vertrouwen. In het advies van de werkgroep Scope is al
    aandacht gegeven aan de rolverdeling tussen gastgemeenten en centrumgemeente.
    Binnen dit samenwerkingsverband is veel grijs en niet als zwart of wit te definiëren. Dit
    komt doordat gemeenten elk hun eigen bevoegdheden kennen, maar wel als collectief
    verantwoordelijk zijn voor het geheel. Aan de centrumgemeente zijn ook enkel mandaten
    gegeven rondom inkoop en subsidiëring (plus de bijbehorende monitoring en bijsturen
    ervan). De overige bevoegdheden zijn aan individuele gemeenten. Om wel als collectief
    op te kunnen treden, is veelal overeenstemming nodig op onderwerpen die primair een
    eigen gemeentelijke aangelegenheid zijn, zoals toegang, transformatiedoelen etc. Er is
    een glijdende schaal van aan de ene kant puur lokale aangelegenheden en aan de andere
    kant opdrachten aan de centrumgemeente met een zelfstandige bevoegdheid. SDF kent
    een groot “grijs gebied”.
    Als werkgroep hebben we zo goed als mogelijk uiting willen geven aan hoe we als
    collectief om moeten gaan met dit samenspel van lokale en centrale
    verantwoordelijkheden.

    Overeenstemming is het hoogst haalbare
    Er is gekozen om het centrumgemeentemodel zoals dat nu ook geldt te behouden. Dit
    houdt in dat het college van B&W en de gemeenteraad van de centrumgemeente, i.c.
    Leeuwarden, de besluitvormende organen zijn voor de onderwerpen die onder de
    taakopdracht van de centrumgemeente valt. De overige onderwerpen buiten de
    taakopdracht van SDF blijven een lokale aangelegenheid, waarbij de eigen colleges en
    raden bevoegd zijn en blijven. Dat betekent dat de governance van SDF er primair op is
    gericht om tot overeenstemming te komen. Strikt genomen, vindt er dus geen
    besluitvorming plaats. Dat neemt echter niet weg dat de centrumgemeente niet kan



3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>    besluiten zonder dat het via het overeenstemmingsproces op inhoud gelegitimeerd is en
    draagvlak heeft voor het besluit. En het neemt niet weg dat daar waar gemeenten
    collectief verantwoordelijk zijn, maar lokaal bevoegd, tot geharmoniseerde
    besluitvorming moeten kunnen overeenkomen.

    Mandaat binnen overeenstemming
    Voor voldoende legitimering en draagvlak voor wat binnen SDF gebeurt, voor centrale
    taken en lokale taken, is het nodig dat op de plaatsen waar daadwerkelijk tot
    overeenstemming moet worden gekomen (in ieder geval de betreffende wethouders in
    het portefeuillehoudersoverleg), elke deelnemer met voldoende mandaat aanschuift. Dit
    betekent dat wethouders aan tafel zitten met mandaat gekregen om de gemeente te
    kunnen vertegenwoordigen. Dit werkt twee kanten op. In de eerste plaats moeten
    wethouders hun mandaat binnen de eigen gemeente realiseren en ophalen (o.a. via
    collegevergaderingen). In de tweede plaats zullen zij daartoe in de gelegenheid moeten
    worden gesteld door realistische doorlooptermijnen en tijdige betrokkenheid.


    De 'zachte kant' van samenwerken
    In dit advies treft u vooral enkele instrumentele wijzigingsvoorstellen aan die een
    verbetering van de samenwerking dienen te realiseren. Dit door aan de ene kant een
    goed proces voor onderlinge afstemming te bereiken, maar aan de andere kant ook de
    voorspelbaarheid van wat binnen SDF wordt gedaan en opgepakt te vergroten. Dat
    neemt niet weg dat dit enkel kan slagen als alle deelnemers (zowel bestuurlijk als
    ambtelijk) zich committeren aan de samenwerking en zich gedragen als partners. Hoewel
    de voorstellen in dit advies hieraan verwachten bij te dragen, zal de praktijk moeten
    uitwijzen hoe dit daadwerkelijk uitpakt. We adviseren daarom daarnaast ook voortdurend
    te investeren in de onderlinge samenwerkingsrelatie, door elkaar regelmatig op te
    zoeken.


    Nadere uitwerking in vervolgopdrachten
    In dit advies vindt u een aantal zaken terug dat nog niet tot in de verdere details in
    uitgewerkt. Daarvoor is de uitwerkingstijd te kort geweest. Een product opleveren zou
    geen recht gedaan hebben aan de kwaliteit en het detailniveau van de uitwerking die
    nodig is. Wij geven u in overweging om tijdens de voorbereiding van de formele
    besluitvorming over de voorgestelde wijzigingen van de centrumregeling, alvast te
    starten met het verder uitwerken van een aantal open eindjes. We voorzien in ieder
    geval nu de volgende:
        a) Het opstellen van een huishoudelijk reglement
        b) Een service-level-agreement / beschrijving van de administratieve organisatie
        c) Een verkenning van de impact van de nieuwe tekst van de regeling op de formatie
            en bedrijfsprocessen van de gemeente Leeuwarden als centrumgemeente, in het
            bijzonder SDF, en wellicht ook voor de gastgemeenten, waarbij tot een nieuw
            financieel kader voor het samenwerkingsverband kan worden gewerkt;
        d) Een handelingsperspectief voor de hierboven genoemde “zachte kant” van de
            samenwerking

    In het huishoudelijk reglement kunnen de volgende zaken verder worden uitgewerkt:
        - Nadere afspraken voor het inrichten van het proces voor het toevoegen van
           nieuwe taken;
        - Nadere afspraken over de inrichting van de P&C-cyclus;
        - De verantwoording van SDF over een afgelopen boekjaar;
        - De samenhang tussen de verantwoording van over het afgelopen boekjaar en de
           financiële eindafrekening van gesubsidieerde zorginstellingen;
        - Inrichting van de administratieve organisatie van SDF.




4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>    Hierbij is het goed om te benadrukken dat zowel dimensie C uit de opdrachtverlening -
    governance op de uitvoering van taken –, alsmede als logisch vervolg daarop onderdeel d
    van de resultaten – een algemene beschrijving van de administratieve organisatie- in het
    vervolgproces wordt vormgegeven. Dit vindt u dan ook niet in de verdere uitwerking van
    dit voorstel terug.


    Leeswijzer
    In het eerste onderdeel van dit advies worden de belangrijkste aanbevelingen van de
    werkgroep Governance weergegeven. Hierbij vindt u gelijk een advies over de te nemen
    vervolgstappen.

    Vervolgens vindt u per aanbeveling een uitwerking van de verdere details. Hierbij is
    weergegeven op welke dimensies van de onderzoeksvragen dit antwoord geeft en welk
    concreet resultaat dit oplevert.

    Daarna vindt u als laatste deel van dit advies de voorgestelde tekst van de
    centrumregeling, conform de door de werkgroep voorgestelde wijzigingen.




5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>       2. Samenvatting
    Vanuit de werkgroep Governance adviseren wij u om de volgende aanbevelingen over te
    nemen.


    Gremia en actoren
    Om tot een goed functionerende centrumregeling te komen, is het aan te bevelen om de
    volgende gremia in te richten met specifieke rol en taken. Daarbij is aan de
    gastgemeenten het advies om de afstemming vooral en alleen in deze gremia te laten
    plaatsvinden, ter voorkoming van bestuurlijke drukte.

    Bestuurlijk:
       -  Portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen: dit betreft een compact
          portefeuillehoudersoverleg waarbij een vertegenwoordiging van ca. 5-7
          wethouders uit de Friese gemeenten aan deelneemt met de focus op algemene
          zaken en de middelenkant van het samenwerkingsverband.
       -  Portefeuillehoudersoverleg WMO: alle Friese portefeuillehouders met WMO in hun
          portefeuille t.b.v. de inhoudelijke overeenstemming.
       -  Portefeuillehoudersoverleg Jeugdzorg: alle Friese portefeuillehouders met
          Jeugdzorg in hun portefeuille t.b.v. de inhoudelijke overeenstemming.
    Ambtelijk:
       -  Secretarissenoverleg: betreft het ambtelijk voorportaal voor algemene zaken en
          middelen t.b.v. het portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen. Daarnaast
          kunnen hier zaken in worden besproken waar sprake is van escalatie.
       -  Hoofden Sociaal Domein: betreft het ambtelijk voorportaal voor inhoudelijke
          zaken t.b.v. het portefeuillehoudersoverleg WMO en Jeugdzorg.
       -  Bedrijfsvoeringoverleg: betreft een adviesorgaan voor onderwerpen die een
          impact op de bedrijfsvoering hebben en bereidt de voorstellen voor die betrekking
          hebben op de P&C-cyclus van SDF.
       -  Ambtelijke overleg WMO: ambtelijk afstemmingsorgaan en voorbereiding
          inhoudelijke voorstellen voor overeenstemming in het portefeuillehoudersoverleg
          WMO
       -  Ambtelijk overleg Jeugdzorg: ambtelijk afstemmingsorgaan en voorbereiding
          inhoudelijke voorstellen voor overeenstemming in het portefeuillehoudersoverleg
          WMO

    Bovenstaande gremia geldt als een basisstructuur/hoofdstructuur. Daarnaast kunnen ad-
    hoc-werkgroepen worden ingesteld voor specifieke onderwerpen.


    Besluitvormingsproces
    Onze aanbeveling is om een besluitvormingsproces in te richten dat recht doet aan de
    belangen van zowel de gastgemeenten als dat van de centrumgemeente. Hierbij zijn de
    uitgangspunten dat dit besluitvormingsproces transparant en soepel is en dat de inbreng
    van de gastgemeenten ruimte krijgt.

    Hoofdpunten hierbij zijn:
       - De portefeuillehouders nemen deel aan een portefeuillehoudersoverleg met
          mandaat.
       - Er is voldoende ruimte voor het afstemmen binnen de gastgemeenten
          voorafgaand aan inhoudelijk behandeling in een portefeuillehoudersoverleg. Dit
          geeft tegelijk ruimte aan het daadwerkelijk kunnen acteren vanuit mandaat voor
          de portefeuillehouders.
       - Een advies vanuit een portefeuillehoudersoverleg is zwaarwegend in de
          uiteindelijke besluitvorming door de centrumgemeente.




6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>       -   Het bedrijfsvoeringsoverleg heeft een tweeledige functie: adviseren aan de
           inhoudelijke ambtelijke werkgroepen/Hoofden Sociaal Domein met betrekking tot
           de meer inhoudelijke voorstellen en voorbereidend voor de onderwerpen die in
           zijn algemeen het functioneren en de bedrijfsvoering van het
           samenwerkingsverband aangaan.
       -   De secretarissen focussen zich meer op de algemene gang van zaken en wordt
           qua rol kleiner, maar in belang blijven ze gelijk als manifestatie van 'hoeder van
           de samenwerking'.
       -   De directeuren Sociaal Domein nemen de rol van de secretarissen over om
           ambtelijk tot overeenstemming te komen en inhoudelijke voorstellen aan de
           bestuurlijke overleggen aan te bieden.


    Tussentijdse taken
    Wij bevelen aan om een besluitvormingsproces in te richten voor het tussentijds kunnen
    toevoegen van taken aan het samenwerkingsverband. Dit maakt de taakuitvoering van
    SDF flexibeler en de afspraken over o.a. financiering en bemensing transparanter.
    Daarnaast zal ook via dit proces overeengekomen kunnen worden dat bepaalde taken en
    activiteiten (tijdelijk) geen onderdeel meer uitmaken van het takenpakket van SDF.

    Hoofdpunten hierbij zijn:
       - Voorafgaand aan besluitvorming, dient er afstemming te zijn in het
          portefeuillehoudersoverleg over de reikwijdte van de nieuwe taken. Dat betekent
          dus ook afstemming binnen de gastgemeenten hierover.
       - Dit artikel gaat niet over het toekennen van nieuwe bevoegdheden aan de
          centrumregeling. Waar dat aan de orde is, moet de centrumregeling aangepast
          worden. Dit valt nadrukkelijk buiten de reikwijdte van dit artikel.


    Financieel kader
    Wij bevelen aan om een P&C-cyclus in te richten voor de centrumregeling die gelijke tred
    houdt met een gemeentelijke P&C-cyclus. Hiervoor wordt in ieder geval een
    voorjaarsbrief toegevoegd aan de P&C-cyclus, waardoor nieuwe ontwikkelingen op een
    vroegtijdig moment bekend raken binnen de gemeenten. Op deze wijze is er binnen
    gemeenten ruimte voor het correct verwerken van eventuele financiële gevolgen binnen
    de gemeentelijke begroting. Dit geeft uiting aan de wens om de activiteiten van SDF en
    de bijbehorende financiële gevolgen beter inzichtelijk en meer voorspelbaar te maken.

    Hoofdpunten zijn:
       - Er wordt een voorjaarsbrief toegevoegd aan de P&C-cyclus, waardoor nieuwe
          ontwikkelingen op een vroegtijdig moment bekend raken binnen de gemeenten.
       - SDF stelt jaarlijks een jaarplan op. Hierbij wordt inzichtelijk gemaakt welke
          beslispunten er in het komende jaar op de agenda staan en welke
          besluitvormingsroute wordt gevolgd.
       - Budgettoewijzingen en mutaties vinden alleen plaats binnen de vastgestelde
          momenten van de P&C-cyclus.
       - Er dient een nieuw evenwicht te komen tussen structurele taken en structurele
          middelen.




7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>         3. Nadere uitwerking: besluitvormingsproces, gremia
            en actoren

    Inleiding
    Dimensie A uit de opdracht spreekt over governance op het functioneren van het
    samenwerkingsverband. In de beoogde resultaten wordt dit als volgt verwoord:

    a.   Een beschrijving van de gremia en actoren die sturen op de samenwerking met:
               i. Opsomming van de gremia en de daarin plaatsnemende deelnemers;
              ii. Een rolbeschrijving per gremium met taken en verantwoordelijkheden;
             iii. Een beschrijving van hoe de verschillende gremia zich tot elkaar
                  verhouden.
    b.   Een werkwijze met betrekking tot beleidsvorming;
    c.   Een werkwijze/route met betrekking tot besluitvorming;
    d.   Een algemene beschrijving van de administratieve organisatie;

    Advies
    Ons advies is om een besluitvormingsproces in te richten dat recht doet aan de belangen
    van zowel de gastgemeenten als dat van de centrumgemeente. Hierbij zijn de
    uitgangspunten dat dit besluitvormingsproces transparant en soepel is en dat de inbreng
    van de gastgemeenten ruimte krijgt.


    Besluitvormingsroutes
    De huidige werkwijze kent al drie besluitvormingsroutes (zie advies KokxDeVoogd bij de
    regeling 2018). Er zijn drie mogelijke besluitvormingsroutes te onderscheiden, te weten:
       a) (het college van) de centrumgemeente besluit zelfstandig in mandaat en dus
           zonder consultatie vooraf; dit betreft taken met wettelijke verplichte
           samenwerking met uitzondering van de gevallen waar het budgetrecht van de
           raad van de gastgemeente wordt gevraagd, waarvoor het recht van consultatie
           als bedoeld bij ii geldt; ofwel;
       b) (het college van) de centrumgemeente neemt een voorgenomen besluit welke ter
           consultatie aan de andere gemeenten wordt voorgelegd; de centrumgemeente
           neemt vervolgens op basis van de consultatie een besluit; ofwel;
       c) (het college van) de centrumgemeente komt in samenwerking met de andere
           gemeenten tot een besluit.

    Deze drie besluitvormingsroutes doen al recht aan de diverse vormen van mandaat die
    bestaan binnen de centrumgemeenteregeling. Ons advies is dan ook om deze
    besluitvormingsroutes te handhaven. Wel adviseren wij aanvullend om in het jaarplan bij
    de voorjaarsbrief van SDF op te nemen welke besluitvormingsroute gevolgd wordt bij een
    onderwerp dat in het komende jaar op de agenda staat. Dit heeft als gevolg dat al bij het
    starten van de voorbereiding van een onderwerp bewuster en duidelijker wordt gekozen
    welke route wordt bewandeld en waarom.

    Wij doen de constatering dat op dit moment eigenlijk alle besluiten door college en of
    raad van de gemeente Leeuwarden worden genomen via besluitvormingsroute C. Dat wil
    zeggen dat er vooraf afstemming en overeenstemming wordt bereikt op bestuurlijk
    niveau voor college en of raad Leeuwarden een besluit neemt. Het belangrijkste
    argument daarvoor is het verkrijgen van draagvlak. Een belangrijk principe is dan ook
    dat formele overeenstemming over voorstellen enkel kan worden bereikt via deze
    besluitvormingsroutes.

    Deze route is een groot goed in het succesvol samenwerken binnen het
    samenwerkingsverband gebleken. Om de voorspelbaarheid van de besluitvorming nog



8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>    verder te vergroten binnen deze route, stellen we voor om in het al eerder benoemde
    jaarplan bij de voorjaarsbrief duidelijk aan te geven welke besluitvormingsroutes
    belangrijke onderwerpen zullen volgen. Wij stellen voor dat het secretarissenoverleg het
    voorgestelde jaarplan gaat gebruiken om zo het komende vergaderjaar vorm en inhoud
    te geven.

    Vierde variant: bevoegdheden centrumgemeente versus bevoegdheden gastgemeenten
    Er is gekozen voor een centrumgemeentemodel waarbij enkel de mandaten voor het
    aangaan van overeenkomsten (en alle beheerstaken en -bevoegdheden die erbij horen)
    en het verstrekken van subsidies (met alle beheerstaken en -bevoegdheden die erbij
    horen) worden opgedragen aan een centrumgemeente. Dit betekent dat de
    centrumgemeente maar voor een (beperkt) deel bevoegd is voor de taakuitoefening op
    de terreinen van o.a. Jeugdzorg en Beschermd Wonen/Opvang, want de bevoegdheden
    die in de toegang en beleidsvorming liggen, zijn niet opgedragen aan de
    centrumgemeente.

    Echter kan de centrumgemeenterol ten behoeve van inkoop en subsidiëring niet
    adequaat worden uitgevoerd zonder enkele taken en werkzaamheden uit te voeren die
    ook bijvoorbeeld de toegang en beleidsvorming raken. Uiteraard vragen deze meer
    hybride taken en werkzaamheden meer afstemming met de gastgemeenten waarbij oog
    is voor de eigen bevoegdheden van die gastgemeenten. In die situaties is er sprake een
    wisselwerking die afdoende gefaciliteerd moet worden. We denken hierbij vooral aan
    gezamenlijke visievorming of het formuleren van geharmoniseerde afspraken omtrent de
    doorgeleiding (toegang) van cliënten naar het gezamenlijk ingekochte aanbod.

    Hoewel de centrumgemeente formeel geen positie heeft in deze taakvelden, is het wel
    medeverantwoordelijk via de inkoop en subsidiëring dat het proces en de uitvoering
    ordentelijk loopt en wordt vormgegeven. Er is in deze situatie dus geen sprake van zwart
    en wit, maar van een hele hoop grijs. De centrumgemeenteregeling zal dus naast het
    regelen van een goede overdracht van mandaten en bevoegdheden, ook moeten regelen
    hoe de taken en werkzaamheden worden gedaan waar gemeenten via het construct
    Sociaal Domein Fryslân gezamenlijk verantwoordelijk voor zijn. Dit omdat zij gezamenlijk
    inkopen en subsidiëren.

    Bovenstaande maakt dat voor de bevoegdheden een glijdende schaal (een zogenaamde
    'schuif') bestaat waarbij in het ene uiterste de vorm “Centrumgemeente volledig
    bevoegd” staat en in het andere uiterste “Gastgemeente volledig bevoegd” staat. Binnen
    SDF wordt veelal overeenstemming gezocht op beide onderdelen, vaak ook in een
    combinatie van beide varianten, omdat voor een adequate uitvoering van gezamenlijke
    verantwoordelijkheden een samenspel is tussen wat gezamenlijk, binnen SDF, wordt
    gedaan en hoe de lokale situatie daarop moet aansluiten en vice versa.
    In deze evaluatie is daar ook nadrukkelijk meer aandacht naar uit gegaan. Binnen dit
    advies hebben we dan ook nadrukkelijk ook de wijze betrokken waarop
    overeenstemming wordt bereikt over gezamenlijke verantwoordelijkheden waarbij iedere
    gemeente zelfstandig bevoegd is, maar wel onderling is verbonden.

    Om een en ander overzichtelijk te houden, is het voorstel om ook zaken die primair een
    eigen verantwoordelijkheid van de gastgemeente zijn, maar overeenstemming behoeven
    dezelfde afstemming- en besluitvormingsroutes te laten doorlopen.
    In tegenstelling tot de eerder benoemde routes, vindt er, zodra er overeenstemming is
    bereikt in het portefeuillehoudersoverleg, doorgeleiding plaats naar de colleges en
    eventueel raden van de gastgemeenten. De werkwijze is dan dat de centrumgemeente
    na overeenstemming in het portefeuillehoudersoverleg het voorstel aanbiedt aan het
    college van B&W van de gastgemeenten, die daarna de eigen besluitvormingsprocessen
    van de eigen gemeente opstart. Hierbij mag duidelijk zijn dat SDF en de gemeente
    Leeuwarden in de hoedanigheid van centrumgemeente niet zelfstandig een voorstel doen




9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>     aan de gemeenteraad van een gastgemeente. Dit verloopt altijd via het college van B&W
     van de gastgemeente.

     Ter afronding van dit onderwerp concluderen we dat wanneer besluitvorming onder het
     gegeven mandaat van de centrumgemeenteregeling valt, na overeenstemming in het
     portefeuillehoudersoverleg, het college van B&W van de centrumgemeente formeel
     besluit.


     Gremia
     Wij adviseren om te gaan werken met drie bestuurlijke besluitvormingssporen en
     bijbehorende gremia:
         -  Algemeen & Middelen;
         -  Jeugdwet; en
         -  WMO.

     Instellen van een portefeuillehoudersoverleg “Algemeen & Middelen”
     Dit portefeuillehoudersoverleg betreft een compact portefeuillehoudersoverleg waarbij
     een vertegenwoordiging van ca. 5-7 wethouders uit de Friese gemeenten aan deelneemt
     met de focus op algemene zaken en de middelenkant (P&C-cyclus) van het
     samenwerkingsverband. Dit portefeuillehoudersoverleg zal relatief wat minder vaak
     bijeen komen.

     Twee inhoudelijke portefeuillehoudersoverleggen en ambtelijk overleggen
     Een belangrijk deel van het advies is om met twee inhoudelijke
     portefeuillehoudersoverleggen te werken. Dit in tegenstelling tot de huidige situatie
     waarbij gewerkt wordt met één portefeuillehoudersoverleg. In veel gemeenten zijn de
     portefeuilles Jeugdwet en Wmo belegd bij verschillende wethouders. Hierdoor verwachten
     we dat door het instellen van twee aparte portefeuillehoudersoverleggen meer
     inhoudelijk specialisme kan ontstaan in alle lagen (bestuurlijk en ambtelijk). De
     tijdsbesteding van de betreffende wethouders is dan ook meer gericht op de eigen
     portefeuille. Het zorgt voor meer eigenaarschap en focus. Bovendien is de verwachting
     dat dit de snelheid van besluitvorming kan vergroten.

     Daarop aansluitend zijn er twee ambtelijk overleggen die worden voorgezeten door een
     regiocoördinator. De inhoudelijke input komt vanuit SDF en de betreffende
     beleidsmedewerkers van alle deelnemende gemeenten. Zij werken mee aan de
     beleidsvoorbereiding, inkoop en werkzaamheden die voortkomen uit de regiocoördinatie.
     Zij zorgen voor ambtelijke afstemming in hun eigen organisatie. Daarmee zijn zij een
     belangrijke speler in het proces om te komen tot een goede lokale afstemming dan wel
     besluitvorming over de onderwerpen aan de orde in het ambtelijk overleg en vervolgens
     in de portefeuillehoudersoverleggen.

     Gemeentesecretarissenoverleg en Directeuren Sociaal Domein overleg
     Wij stellen voor om naast het gemeentesecretarissenoverleg (GSO) ook een Directeuren
     Sociaal Domein Overleg (DSDO) in te voeren. Daarmee regelen we dat de
     gemeentesecretarissen zich kunnen richten op hun oorspronkelijke rol. Het
     secretarissenoverleg spreekt onder meer over de wijze van uitvoering door de
     centrumgemeente van haar taken en de kosten ervan, de wijze waarop de
     gastgemeenten hun opdrachtgeverschap invullen en de relatie tussen de gastgemeenten
     en de centrumgemeente.

     Het directeuren Sociaal Domein overleg spreekt over de inhoudelijke voorstellen die in
     het portefeuillehoudersoverleg worden geagendeerd. Zij beoordelen de beslisrijpheid,
     bespreekwijze en de impact op de ambtelijke organisatie van de voorstellen. Door het
     directeurenoverleg in te stellen, kan de functie van de huidige agendacommissie komen




10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>     te vervallen, want die taak wordt opgepakt door dit overleg. Dit bespaart bestuurlijke
     drukte rondom de governance van SDF.

     Aanpassen artikelen 10 en 11
     Wij stellen voor om de artikelen 10 en 11 te herzien en aan te passen aan de voorstellen
     van onze werkgroep. Daarnaast stellen we voor om een artikel toe te voegen waarin de
     ambtelijk overleggen zijn benoemd met korte beschrijving van de taken. Dit omschrijft
     duidelijker waar gastgemeenten hun inbreng en invloed kwijt kunnen. Bovendien zou dit,
     nu passieve, gemeenten kunnen stimuleren om actiever deel te nemen aan werkgroepen
     en projecten. Zie voor een verdere uitwerking bijlage I.

     In de figuur in Bijlage II vindt u een weergave van de voorgestelde structuur voor
     afstemming en besluitvorming binnen de centrumregeling. In Bijlage III treft u de
     toelichting aan van de betreffende gremia en hun rol en verantwoordelijkheden binnen de
     centrumregeling.


     Overige overwegingen en adviezen
     Tijdens de overleggen is er nog een aantal aanvullende zaken de revue gepasseerd die
     wellicht niet expliciet opgenomen zijn in onze opdracht, maar die wij wel willen
     aanbevelen om de governance van SDF te verbeteren.

     Start en beëindiging van werkgroepen
     Dit advies beschrijft de hoofdstructuur van SDF, maar er kunnen door omstandigheden
     ook ad-hoc-werkgroepen worden ingericht. Binnen elke gremium van deze
     hoofdstructuur kan een ad-hoc-werkgroep worden ingesteld. Vooraf zal dan ook duidelijk
     een opdracht aan zo’n werkgroep moeten worden verstrekt die duidelijkheid schept over
     verantwoording en besluitvorming.

     Uitvoering bijstellen
     We adviseren dat regiocoördinatoren en projectleiders de uitvoering van hun
     taak/opdracht zonder verdere afstemming mogen bijstellen wanneer dat nodig is. Mits de
     bijstelling past binnen de gestelde beleids- en inkoopkaders. En mits dit niet leidt tot
     financiële overschrijdingen van het vastgestelde/toegekende budget, hiervoor zou een
     percentuele overschrijdingsgrens kunnen worden bepaald. Doel van dit voorstel is te
     zorgen voor ontwikkelingsruimte en minder bestuurlijke drukte. Uiteraard wordt er wel
     gerapporteerd over de voortgang van het werk binnen de reguliere afspraken hierover.

     Projecten en Programma’s
     Er zijn veel projecten en programma die binnen de centrumregeling worden uitgevoerd.
     Met name besluitvorming over deze ontwikkelingen worden door de deelnemende
     gemeenten als onduidelijk ervaren. Wij stellen daarom voor om deze
     projecten/programma’s te plaatsen onder één van de twee portefeuillehoudersoverleggen
     en daarmee ook ambtelijk overleggen. De toebedeling aan een
     portefeuillehoudersoverleg en bijbehorend ambtelijk overleg zal voor het overgrote deel
     logisch zal zijn. Waar het gaat om een project/programma dat beide gremia raakt, wordt
     een keuze gemaakt en zal er veel aandacht moeten zijn voor meenemen en informeren.




11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>        4. Nadere uitwerking: tussentijds toevoegen van taken

     Aanleiding
     De huidige regeling kent afspraken over de wijziging van taken voor de
     centrumgemeente (zie hoofdstuk 5 met de artikelen 16, 17 en 18 van de regeling en
     artikel 8 met betrekking tot backoffice taken in het kader van contractmanagement).

     Zowel uit de werkgroep scope als uit de werkgroep Governance is naar voren gekomen
     dat er een leemte lijkt te zijn in de regeling omtrent het toevoegen van nieuwe taken aan
     de centrumregeling. Hierover is geen concrete onderzoeksvraag of resultaat aan
     gekoppeld in de opdracht. Toch hebben wij gemeend om u hierover te adviseren.

     Met de toevoeging van dit artikel in de centrumgemeenteregeling beogen we een
     duidelijke afspraak te maken over taken en activiteiten die onder de vlag van het
     samenwerkingsverband SDF worden opgepakt, die niet afdoende zijn opgenomen in de
     tekst van de regeling. Dit artikel geeft dus een formele mogelijkheid om nieuwe taken
     toe te voegen aan het samenwerkingsverband. Let wel dat het geen wijziging van de
     centrumregeling an sich betreft.

     In de afgelopen jaren zijn steeds meer taken en activiteiten onderdeel geworden van het
     samenwerkingsverband, maar heeft dit nimmer tot een aanpassing van de regeling
     geleid. De meeste van deze nieuwe taken en activiteiten zijn het gevolg van gewijzigd
     Rijksbeleid, waarbij of nieuwe taken in de regio’s worden belegd, via financiering van de
     daar geldende centrumgemeente. Deze nieuwe taken en werkzaamheden hebben ook
     een nauwe verwantschap met de taken en werkzaamheden die SDF voor de Jeugdwet en
     de WMO uitvoert. In deze nieuwe tekst van de regeling zijn de permanente
     taakuitbreidingen voor de centrumgemeente inmiddels toegevoegd, waarmee de
     oorspronkelijke leemte is verholpen. Dat neemt echter niet weg dat we verwachten dat
     de komende jaren vaker taken en activiteiten door een centrumgemeente zullen moeten
     worden opgepakt. Dit kan dus liggen aan wijzigend Rijksbeleid, maar kan ook de wens
     van de deelnemende gemeenten zijn. Dit artikel voorziet in de spelregels daarvoor.

     Dit artikel geeft gemeenten overigens enige vrijheid om op de eigen mogelijkheden
     toegesneden afspraken te maken. Denk bijvoorbeeld aan de huidige afspraken rondom
     de uitvoering van de backoffice waarbij de centrumgemeente in het ene geval wel en in
     het andere geval geen taken uitvoert voor de deelnemende gemeentes. Uiteraard dient
     hier terughoudend mee om worden gegaan, zodat de centrumgemeente niet tegen hoge
     kosten of ten onvervulbare verwachtingen aanloopt.


     Kern van het artikel
     De kern van het artikel is dat via het portefeuillehoudersoverleg eerst overeenstemming
     moet worden bereikt over de reikwijdte van de nieuwe taken en activiteiten. Het
     verkrijgen van overeenstemming betekent overigens niet dat er unaniem besloten wordt.
     Er kan gedifferentieerd worden per gemeente in hoeverre taken en werkzaamheden aan
     SDF worden opgedragen. Per voorstel zal moeten worden beschreven in een
     businesscase in hoeverre de mogelijkheid tot differentiatie mogelijk en wenselijk is. Er
     kan dus wel worden voorgesteld om in unanimiteit tot overeenstemming te komen.

     Dit proces vraagt dat voorstellen vooraf tijdig binnen de colleges van de deelnemende
     gemeentes kunnen worden beoordeeld. Het vraagt dat voorafgaand aan het
     portefeuillehoudersoverleg binnen het college van B&W van elke gemeente een
     beraadslaging is geweest, waarna de vertegenwoordigende portefeuillehouders met
     afdoende mandaat tot deze overeenstemming kan overgaan. (In het Huishoudelijke
     Reglement SDF worden hierover nadere procesafspraken beschreven.) Daarna volgt in
     college van B&W van de centrumgemeente formele besluitvorming ter bevestiging van de



12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>     tussentijdse toedeling van deze nieuwe extra taken en activiteiten. Daarmee kan er geen
     twijfel bestaan over de wens van elke gemeente dat deze taken en activiteiten aan de
     centrumgemeente zijn opgedragen.


     Begrenzing van de mogelijkheden
     Bijzondere aandacht verdient de begrenzing van de mogelijkheden van dit artikel. Omdat
     de samenwerking via een centrumgemeenteregeling is georganiseerd, waarmee primair
     via mandaten en machtigingen bevoegdheden van de gastgemeente naar de
     centrumgemeente worden overgedragen, kan dit artikel niet voorzien in nieuwe
     bevoegdheden dan de reeds opgedragen bevoegdheden rondom inkoop en subsidiëring.
     Elke extra nieuwe bevoegdheid toedelen via dit artikel zou betekenen dat de lokale
     soevereiniteit van de deelnemende gemeentes wordt geschonden. De Wet
     Gemeenschappelijke Regeling heeft met artikel 1 juist de waarborg dat met de
     goedkeuring van de gemeenteraad tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling,
     zoals een centrumgemeenteregeling, de lokale soevereiniteitsoverdracht naar een andere
     gemeente op het juiste niveau wordt besloten. Als gevolg daarvan zou elke nieuwe
     bevoegdheidsoverdracht de goedkeuring van de gemeenteraad vragen.

     Kort gezegd, betekent dit dat via dit artikel de inhoudelijke reikwijdte van de taken en
     activiteiten kan worden verbreed, maar dat dit niet kan leiden tot een nieuwe overdracht
     van bevoegdheden die verder gaat dan het doen van inkoop en subsidiëring.

     Ten aanzien van deze inhoudelijke reikwijdte zal eveneens moeten worden aangenomen
     dat de verbreding van de inhoudelijke reikwijdte nauwe samenhang heeft met de
     inhoudelijke taken van deze regeling, zijnde een gezamenlijke uitvoering van datgene
     wat in de WMO en Jeugdwet is geregeld. Daarnaast kan de inhoudelijke verbreding
     worden gevonden in de gezamenlijke uitvoering van taken en activiteiten die een nauwe
     samenhang met deze twee wetten hebben, zoals de Wet verplichte GGZ (WvGGZ).

     Relatie met jaarplan
     Voorkomen zal moeten worden dat te vaak deze tussentijdse taaktoedeling op ad-hoc
     basis gedurende de looptijd van een jaar plaatsvindt. Bij de begroting en het daarmee
     gepaard gaande jaarplan voor een bepaald jaar zal al geanticipeerd moeten worden op
     een (eventuele) tussentijds toe te voegen taak, zodat de financiële vertaling ervan alvast
     kan worden meegenomen in de begroting en alle gemeenten tijdig weten welke jaarlijkse
     bijdrage aan het regionale samenwerkingsverband geldt. Uiteraard zijn hier
     uitzonderingen op te bedenken, zoals in de afgelopen Covid-pandemie is gebleken
     waarbij SDF tussentijds de compensatie aan zorgpartijen voor haar rekening heeft
     genomen.


     Ook het weghalen van taken mogelijk
     Dit artikel voorziet niet alleen de mogelijkheid om nieuwe taken toe te voegen, maar ook
     om taken en werkzaamheden weg te nemen. Veranderende omstandigheden, al dan niet
     tijdelijk, of nieuwe inzichten kunnen er toe leiden dat SDF niet langer taken of
     werkzaamheden op zich hoeft te nemen. Op dezelfde wijze als het toedelen van taken
     kan dan worden overeengekomen dat bepaalde taken of werkzaamheden niet langer via
     SDF worden gedaan.

     Naast de hier genoemde aandachtspunten en waarborgen, geldt dan het volgende. Het
     wegnemen van taken kan ertoe leiden dat de bedrijfsvoering van SDF en/of de
     centrumgemeente wordt geraakt. Het wegnemen van taken kan dan ook alleen als er
     een onderzoek is gedaan naar de impact op de bedrijfsvoering van SDF en de
     centrumgemeente. Het wegnemen van taken kan daarom ook allen worden gedaan na in
     achtneming van een redelijke termijn en na het maken van afspraken over de gevolgen
     van het wegnemen van taken.



13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>        5. Nadere uitwerking: financieel kader

     Inleiding
     Dimensie D van de onderzoeksvragen spreekt over financiële afspraken. In de nadere
     duiding bij deze dimensie zijn de volgende vragen opgenomen:
        -   Welke afspraken over de financiële huishouding van het samenwerkingsverband
            moeten worden gemaakt?
        -   Hoe kan de financiële voorspelbaarheid van de gezamenlijk uitvoering worden
            verbeterd?

     We hebben de vraagstelling benaderd vanuit de huidige vormgeving van het begroting
     en verantwoordingsproces en de daarin waar te nemen knelpunten en omissies.
     Achtereenvolgens gaan we in op:
        -   De huidige situatie met betrekking tot de verantwoording- en begrotingscyclus
            van SDF;
        -   De daarin waar te nemen knelpunten;
        -   De mogelijke verbetermaatregelen;
        -   Formalisering van de wijzigingen; en
        -   Slotopmerkingen


     Korte beschrijving huidige begroting- en verantwoordingscyclus
     SDF begint jaarlijks rond de zomer met het proces van de nieuwe begroting, dit leidt tot
     een afstemming in overleg Bedrijfsvoering, daarna bij de gemeentesecretarissen en
     tenslotte bij de portefeuillehouders. De laatste jaren werd de begroting vastgesteld in de
     maanden september of oktober, afhankelijk van de planningen van het
     portefeuillehoudersoverleg SDF.
     Daarnaast heeft SDF in haar jaarplanning twee momenten waarop mogelijk een
     tussentijdse rapportage (TURAP) uitgebracht wordt. De eerste TURAP is gebruikelijk in
     mei, een tweede in de periode september tot november van het jaar. Hierin worden
     begrotingswijzigingen en tussentijdse afspraken over projecten en hun financiering
     verwerkt.

     Knelpunten in de huidige situatie
     Het P&C proces binnen de centrumregeling loopt in tijd niet synchroon met de P&C
     cyclus van de deelnemende gemeenten, inclusief de centrumgemeente zelf. Dit wreekt
     zich met name bij de begrotingscyclus. Op het moment dat de voorbereiding van de
     nieuwe begroting bij de centrumgemeenten en gastgemeenten zijn eindstadium bereikt
     is nog geen zekerheid over de bijdrage aan de centrumregeling voor het nieuwe jaar;

     Geconstateerd moet worden dat er buiten de momenten van de reguliere P&C cyclus om
     ook regelmatig op ad hoc basis (voorgenomen) besluiten worden genomen door het
     portefeuillehoudersoverleg SDF met financiële consequenties. Dit betreft veelal besluiten
     tot het uitbreiden of intensiveren van het takenpakket van de samenwerkingsorganisatie.
     Afgezien van de vraag in hoeverre hiervoor mandaat aanwezig is, bemoeilijkt dit voor
     centrum- en gastgemeenten in grote mate de financiële voorspelbaarheid en
     beheersbaarheid van de kosten van de centrumregeling;

     Samenhangende met het vorige punt is een belangrijk aanvullend knelpunt in de
     uitvoering van de regeling dat er in de loop der tijd regelmatig taken zijn toegevoegd aan
     SDF met een incidentele bekostiging terwijl deze taken veelal een structureel karakter
     hebben. Dit heeft ertoe geleid dat het bestanddeel aan tijdelijke aanstellingen binnen de
     bezetting van SDF een ongewenste omvang heeft aangenomen. Per maart 2021 was de
     bezetting 'vast' ongeveer 22 fte en 'tijdelijk' ongeveer 24 fte. Ook dit bevordert niet de
     gewenste stabiliteit in de kwaliteit van de uitvoering en de financiële beheersing van de



14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>     regeling. Herziening van het takenpakket van de samenwerkingsorganisatie zou dan ook
     gepaard moeten gaan met een herziening van de benodigde structurele capaciteit en een
     duurzame financiële borging daarvan. Uiteraard mag dit niet ten koste gaan van de
     wendbaarheid en schaalbaarheid van de samenwerkingsorganisatie. Het werken met een
     flexibele schil in de bezetting is vanuit dat oogpunt op zijn plaats maar wel met een
     structureel financieel fundament.


     Mogelijke oplossingsrichtingen
     Vul de P&C cyclus aan met een voorjaarsbrief in mei of juni. Dit document geeft inzicht in
     de feiten en omstandigheden die leiden tot budgettaire aanpassingen voor (eventueel)
     het lopende jaar en met name voor het nieuwe begrotingsjaar. Dit mede op basis van de
     gerealiseerde resultaten (financieel en inhoudelijk) in het voorgaande jaar. Het gaat hier
     enerzijds om uitzettingen en inkrimpingen met een onontkoombaar, autonoom karakter
     zoals prijs- en loonontwikkelingen; de ontwikkeling van het budgettaire kader bij
     ongewijzigd beleid. Anderzijds kan de voorjaarsbrief gebruikt worden om beleidsmatige
     issues die zich aandienen en om nieuwe budgettoewijzingen vragen aan te kondigen. Dit
     vraagt om duiding van beleidsmatige trends en ontwikkelingen die vragen om
     bijstellingen van beleid en uitvoering en de daarbij horende budgettaire kaders ('nieuw
     beleid'). De voorjaarsbrief wordt in concept – na consultatie van gemeentesecretarissen
     opgesteld vanuit het management van de samenwerkingsorganisatie en na bespreking
     c.q. amendering in het portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen, vastgesteld
     door college van B&W van de centrumregeling. Op deze wijze worden de deelnemende
     gemeenten vroegtijdig in het begrotingstraject geïnformeerd over de financiële
     ontwikkelingen bij de centrumregeling en kunnen zij hiermee rekening houden bij het
     actualiseren van de eigen financiële positie. Aangezien in de voorgestelde opzet van de
     kaderbrief ook wordt voorzien in melding van onvermijdelijke budgetmutaties in het
     lopende jaar kan de eerste turap komen te vervallen.

     De begroting in het najaar is gebaseerd op de besluitvorming rondom de voorjaarsbrief
     aangevuld met de relevante uitkomsten van de Rijkscirculaires en nagekomen mee- en
     tegenvallers. Voor zover nog sprake is van nagekomen budgetaanpassingen in het
     lopende jaar (de tweede turap) kunnen deze gelijktijdig met het aanbieden van de
     begroting worden gepresenteerd. Nadere afspraken over de planning van de behandeling
     van de begroting (en ook de voorjaarsbrief en turap) wordt nader uitgewerkt in het
     huishoudelijk reglement.

     Beperk besluiten over de budgetallocatie zoveel mogelijk tot de reguliere momenten in
     de P&C-cyclus (voorjaarsbrief en begroting). Op deze wijze kan een goede integrale
     afweging plaatsvinden tussen de verschillende bestedingswensen. Maak hierop alleen
     uitzondering als van rijkswege regionale taaksopdrachten bij de centrumgemeente
     worden neergelegd die vragen om separate besluitvorming en financiering op een
     afwijkend moment.

     Zorg voor een passend evenwicht tussen enerzijds de structurele taakopdracht aan SDF
     en anderzijds de structurele budgettoewijzing. Herijk de formatie van SDF nadat
     besluitvorming over de nieuwe taakinvulling heeft plaatsgevonden en match deze met
     overeenkomstige structurele financiering.

     Borg de bovenstaande werkwijze in de interne organisatie van SDF en de governance van
     de centrumregeling en leg deze desgewenst vast in afzonderlijke regeling (huishoudelijk
     reglement).




15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>     Formalisering van de wijziging
     De voorgestelde uitbreiding van de budgetcyclus met de voorjaarsbrief kan volgens de in
     bijlage I opgenomen herziene teksten (artikel 9 en een nieuw artikel) worden opgenomen
     in de regeling.


     Nadere uitwerking
     De bovenstaande beschouwing richt zich primair op het sturingsdeel van de
     budgetcyclus. Het verantwoordingsdeel vraagt om een nadere uitwerking op later tijdstip
     via het Huishoudelijke reglement en een beschrijving van de administratieve organisatie
     (zie inleiding). Hiervoor is het noodzakelijk dat het toekomstige takenpakket van de
     samenwerking helder is en dat de daarbij behorende prestaties en prestatie-indicatoren
     zijn benoemd en geborgd in een monitoringssysteem. Vervolgens kan de daarop te
     baseren voortgangsrapportage worden ingebed in de P&C-cyclus, waarbij het moment
     van de tweede turap (al dan niet gecombineerd met begroting volgende jaar) het meest
     in aanmerking komt. Ook kan bij de verantwoording een onderscheid worden gemaakt
     tussen de reguliere taakuitoefening van de centrumgemeente en bijzondere
     opgaven/projecten die aanvullend bij de samenwerkingsorganisatie worden neergelegd.
     Voor deze laatste categorie zullen bij de opdrachtformulering vooraf specifieke afspraken
     gemaakt moeten worden over de gewenste prestaties en de bijbehorende resultaten en
     de vorm waarin en de momenten waarop hierover wordt gerapporteerd.




16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>     BIJLAGE I: Conceptteksten aanpassingen regeling




17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>     Gelet op voorgaande aanbevelingen, adviseren wij u om de tekst van de centrumregeling
     aan te passen zoals in onderstaande artikelen geformuleerd. Hieronder doen wij een
     voorstel te vervanging van een aantal artikelen, hierbij is de nummering van de huidige
     centrumregeling aangehouden. Tevens doen wij de aanbeveling om een aantal artikelen
     toe te voegen, plus een suggestie over de plek in de regeling van deze artikelen.

     Artikel 9: Bekostiging dienstverlening opdrachtnemer
     1. De centrumgemeente berekent de integrale kosten die voor haar voortvloeien uit de
     dienstverlening op grond van deze regeling door aan gemeenten. De kosten voor de
     dienstverlening bestaan uit kosten voor instandhouding en kosten voor taakuitvoering.
     2. Kosten voor instandhouding bestaan uit alle kosten die de centrumgemeente maakt
     ten behoeve van het kunnen uitvoeren van de dienstverlening die niet direct aan de
     concrete dienstverlening kunnen worden toegerekend.
     3. Kosten voor uitvoering van taken bestaan uit de kosten die direct volgen uit de
     uitvoering van de taken, bedoeld in artikel 4.
     4. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente stellen jaarlijks voorafgaand
     aan het jaar waarvoor deze geldt een begroting op met de integrale kosten die voor haar
     voortvloeien uit de dienstverlening op grond van deze regeling ten behoeve van
     gemeenten. De begroting vermeldt hierbij de kosten voor instandhouding en de kosten
     voor de taakuitvoering. Deze begroting wordt besproken op de door gemeenten
     afgesproken wijze en wordt verwerkt in de begroting van de centrumgemeente. Op deze
     wijze wordt de begroting vastgesteld door de raad van de centrumgemeente.
     5. Indien gedurende een kalenderjaar blijkt dat de werkelijke kosten de begrote kosten
     lijken te gaan overstijgen wordt dit gerapporteerd aan de gemeenten en besproken met
     de door gemeenten afgesproken gremia.
     6. De kosten voor instandhouding worden onder gemeenten verdeeld op basis van
     inwoneraantal van elke gemeente met peildatum 1 januari van jaar t-1.
     7. De kosten voor uitvoering van taken worden verdeeld onder gemeenten op basis van
     het percentuele aandeel dat een gemeente toekomt in het totaal van aantallen cliënten
     op basis van de Jeugdwet, zoals meest recentelijk vastgesteld door het Centraal Bureau
     voor Statistiek, op peildatum 1 januari van jaar t-1. Dit geldt voor zowel de uitvoering
     van taken in het kader van de verplichte wettelijke samenwerking als voor de vrijwillige
     samenwerking voor de Jeugdwet.
     8. Gastgemeenten betalen maandelijks 1/12 deel van de door hen verschuldigde kosten
     voor instandhouding en uitvoering middels vooruitbetaling.
     9. De centrumgemeente stuurt elke gastgemeente elke maand een betaalbestand voor
     de zorgkosten, ter uitvoering van de taak bedoeld in artikel 4 [verwijzing naar juiste lid,
     red.] van deze regeling.
     10. Voor zover over de dienstverlening BTW is verschuldigd, berekent de
     centrumgemeente deze door aan gastgemeenten.
     11. De centrumgemeente stelt na afloop van elk kalenderjaar ter verantwoording een
     jaarverantwoording financieel op. Deze jaarverantwoording wordt besproken op een door
     gemeenten afgesproken wijze. De concept jaarverantwoording van een jaar is uiterlijk in
     april van het daaropvolgende jaar gereed.
     12. Indien op basis van een jaarverantwoording, bedoeld in het vorige lid, sprake is van
     enig tekort, dan draagt elke gemeente bij in de kosten bedoeld in het tweede
     respectievelijke het derde lid, op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zesde
     respectievelijk het zevende lid. Indien sprake is van een overschot ten aanzien van de
     kosten, bedoeld in het tweede respectievelijk het derde lid, wordt dit op basis van de
     kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zesde respectievelijk het zevende lid, verrekend met
     de bijdrage voor het daaropvolgende kalenderjaar.

     NIEUW ARTIKEL: Voorjaarsbrief
     Het College van de Centrumgemeente stelt voor 1 juli van het jaar voorafgaande aan het
     nieuwe begrotingsjaar de voorjaarsbrief vast. In de voorjaarbrief worden in ieder geval
     de autonome ontwikkelingen en financiële uitgangspunten die voor het volgende
     begrotingsjaar en gelden opgenomen. Tevens bevat de voorjaarsbrief desgewenst



18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>     voornemens tot wijzigingen c.q. intensiveringen in de taakuitvoering van de
     centrumregeling en de daarbij behorende budgettaire consequenties.

     Artikel 10 – Portefeuillehouders overleg
     1. Er vindt bestuurlijk overleg plaats tussen gemeenten over (de uitvoer van) deze
     regeling in het portefeuillehoudersoverleg. Er bestaat een portefeuillehoudersoverleg
     Algemeen & Middelen, een portefeuillehoudersoverleg Jeugdwet en een
     portefeuillehoudersoverleg WMO.
     2. De centrumgemeente agendeert in het portefeuillehoudersoverleg Algemeen &
     Middelen ten minste tweemaal per jaar de uitvoering van deze regeling. Zij spreken dan
     in ieder geval over
     (a) de begroting, bedoeld in artikel 9, vijfde lid;
     (b) de jaarverantwoording, bedoeld in artikel 9, twaalfde lid;
     (c) de lijst van onderwerpen bedoeld in artikel 11, vierde lid, en stellen deze lijst vast;
     (d) de onderwerpen die in samenwerking tot instemming worden gebracht, en stellen
     over deze onderwerpen een zwaarwegend advies op gericht aan het college van de
     centrumgemeente;
     (e) het portefeuillehoudersoverleg kan nadere regels stellen omtrent de procedure voor
     het tot stand komen van het zwaarwegend advies.
     3. Instemming in het portefeuillehouders overleg vindt plaats op basis van het principe
     dat iedere gemeente één stem heeft en dat iedere gemeente is vertegenwoordigd of zich
     laat vertegenwoordigen en op basis van het principe van een gekwalificeerde
     meerderheid van 2/3e van het totaal aantal stemmen.
     4. Indien noodzakelijk in verband met de te bespreken onderwerpen, neemt namens de
     centrumgemeente aan het portefeuillehoudersoverleg een extra vertegenwoordiger in de
     rol van opdrachtnemer deel.
     5. Het college van de centrumgemeente betrekt de regionale ambtelijke werkgroepen bij
     de beleidsvoorbereidende taak, bedoeld in artikel 4, vijfde lid.
     6. De communicatie over de uitvoer van deze regeling vindt plaats in het
     portefeuillehoudersoverleg en het secretarissenoverleg. Slechts indien sprake is van een
     uitvoeringskwestie die slechts één gastgemeente en centrumgemeente betreffen kan
     direct individueel contact tussen de centrumgemeente en betreffende gastgemeente
     plaatsvinden.

     Artikel 11 - Secretarissen overleg
     1. Er vindt ambtelijk overleg plaats tussen de gemeenten in het secretarissenoverleg.
     Het secretarissenoverleg bestaat uit de secretaris van de centrumgemeente en vier tot
     zes secretarissen van de gastgemeenten die worden aangewezen door het
     portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen.
     2. Er vindt ambtelijk overleg plaats tussen de gemeenten in het secretarissenoverleg.
     Het secretarissenoverleg bestaat uit de secretaris van de centrumgemeente en vier tot
     zes secretarissen van de gastgemeenten die worden aangewezen door het
     portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen.
     3. Het secretarissenoverleg komt ten minste vier maal per kalenderjaar bijeen.
     4. Het secretarissenoverleg spreekt onder meer over de wijze van uitvoering door de
     centrumgemeente van haar taken en de kosten ervan, de wijze waarop de
     gastgemeenten hun opdrachtgeverschap invullen en de relatie tussen de gastgemeenten
     en de centrumgemeente . Het secretarissenoverleg doet een voorstel voor de
     onderwerpen voor het portefeuillehouders overleg, waarbij ten aanzien van de
     besluitvorming geldt:
     (a) De centrumgemeente besluit zelfstandig in mandaat en dus zonder consultatie
     vooraf; dit betreft taken met wettelijke verplichte samenwerking met uitzondering van de
     gevallen waar het budgetrecht van de raad van de gastgemeente wordt gevraagd,
     waarvoor het recht van consultatie als bedoeld bij ii geldt; ofwel
     (b) De centrumgemeente neemt een voorgenomen besluit welke ter consultatie aan de
     andere gemeenten wordt voorgelegd; de centrumgemeente neemt vervolgens op basis
     van de consultatie een besluit; ofwel



19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>     (c) De centrumgemeente komt in samenwerking met de andere gemeenten tot een
     besluit;
     Besluitvorming over alle onderwerpen die niet vallen in één van de hiervoor genoemde
     categorieën vindt plaats door de centrumgemeente op basis van het mandaat in
     overeenstemming met het bepaalde in dit artikel sub A.
     5. Het secretarissenoverleg kan een administratief protocol opstellen, zo nodig wijzigen
     en bijhouden dat de administratieve organisatie van deze regeling beschrijft. De
     gemeenten zullen zich inspannen om dit administratief protocol bij te houden en na te
     leven.

     NIEUW ARTIKEL: Huishoudelijk Reglement
     In het portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen kan een huishoudelijk
     regelement worden overeengekomen die regelt op welke wijze de in deze regeling
     beschreven gremia en de vanuit deze regeling ingestelde of in te stellen ambtelijke
     overleggen worden georganiseerd.

     NIEUW ARTIKEL: Tussentijdse taaktoedeling
     1. Aan de centrumgemeente kunnen nieuwe taken en activiteiten, niet zijnde een
     uitbreiding van de in deze regeling beschreven bevoegdheden (mandaten en
     machtigingen), worden opgedragen.
     2. In het portefeuillehoudersoverleg Algemeen en Middelen, zoals genoemd in artikel 10
     lid 1, wordt overeenstemming bereikt over de reikwijdte van deze taken en activiteiten
     alvorens tot het opdragen van deze nieuwe taken en activiteiten wordt overgegaan.
     3. Nadat in het in lid 2 genoemde portefeuillehoudersoverleg overeenstemming is bereikt
     over de reikwijdte van deze nieuwe taken en activiteiten, besluiten het college van de
     centrumgemeente tot het formeel opdragen van deze taken en activiteiten aan de
     centrumgemeente.
     4. Indien besloten wordt om bestaande taken en activiteiten, niet zijnde de in lid 1 van
     dit artikel bedoelde vorm van bevoegdheden, weg te nemen bij de centrumgemeente,
     kan dit niet eerder worden gerealiseerd dan bij de eerstvolgende overeenstemming op de
     begroting van de integrale kosten, zoals bedoeld in artikel 9. Bij het wegnemen van
     taken en werkzaamheden wordt een redelijke termijn in acht genomen waarbinnen de
     centrumgemeente de gevolgen van het wegnemen van deze taken kan opvangen. Het
     wegnemen van taken en werkzaamheden kan niet eerder dan wanneer de gevolgen voor
     de centrumgemeente en betreffende gastgemeenten in kaart zijn gebracht.
     5. De centrumgemeente houdt een overzicht in stand van de tussentijds aan de
     centrumgemeente toebedeelde extra taken en activiteiten.
     6. Bij een eerstvolgende wijziging van de regeling wordt het onder lid 4 genoemde
     overzicht betrokken bij de reikwijdte van de eerstvolgende nieuwe tekst van een regeling
     of wijziging van de regeling.

      NIEUW ARTIKEL: Bekostiging dienstverlening opdrachtnemer
     1. De centrumgemeente berekent de integrale kosten die voor haar voortvloeien uit de
     dienstverlening op grond van deze regeling door aan gemeenten. De kosten voor de
     dienstverlening bestaan uit kosten voor de instandhouding en kosten voor de
     taakuitvoering.
     2. Kosten voor de instandhouding bestaan uit alle kosten die de centrumgemeente maakt
     ten behoeve van het kunnen uitvoeren van de dienstverlening die niet direct aan de
     concrete dienstverlening kunnen worden toegerekend.
     3. Kosten voor uitvoering van taken bestaan uit de kosten die direct volgen uit de
     uitvoering van de taken, bedoeld in artikel 4.
     4. Het college en de burgemeester van de centrumgemeente stellen jaarlijks voorafgaand
     aan het jaar waarvoor deze geldt een begroting op met de integrale kosten die voor haar
     voortvloeien uit de dienstverlening op grond van deze regeling ten behoeve van
     gemeenten. De begroting vermeldt hierbij de kosten voor instandhouding en de kosten
     voor de taakuitvoering. Deze begroting wordt besproken op de door gemeenten




20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>     afgesproken wijze en wordt verwerkt in de begroting van de centrumgemeente. Op deze
     wijze wordt de begroting vastgesteld door de raad van de centrumgemeente.
     5. Indien gedurende een kalenderjaar blijkt dat de werkelijke kosten de begrote kosten
     lijken te gaan overstijgen, wordt dit gerapporteerd aan de gemeenten en besproken met
     de door gemeenten afgesproken gremia.
     6. De kosten voor instandhouding worden onder gemeenten verdeeld op basis van
     inwoneraantal van elke gemeente met peildatum 1 januari van jaar t-1.
     7. De kosten voor uitvoering van taken worden verdeeld onder gemeenten op basis van
     het percentuele aandeel dat een gemeente toekomt in het totaal van aantallen cliënten
     op basis van de Jeugdwet, zoals meest recentelijk vastgesteld door het Centraal Bureau
     voor Statistiek, op peildatum 1 januari van jaar t-1. Dit geldt voor zowel de uitvoering
     van taken in het kader van de verplichte wettelijke samenwerking als voor de vrijwillige
     samenwerking voor de Jeugdwet.
     8. Gastgemeenten betalen maandelijks 1/12 deel van de door hen verschuldigde kosten
     voor instandhouding en uitvoering middels vooruitbetaling.
     9. De centrumgemeente stuurt elke gastgemeente elke maand een betaalbestand voor
     de zorgkosten, ter uitvoering van de taak bedoeld in artikel [verwijzing naar het juiste lid
     in de nieuwe regeling]
     10. Voor zover over de dienstverlening BTW is verschuldigd, berekent de
     centrumgemeente deze door aan gastgemeenten.
     11. De centrumgemeente stelt na afloop van elk kalenderjaar ter verantwoording een
     jaarverantwoording financieel op. Deze jaarverantwoording wordt besproken op een door
     gemeenten afgesproken wijze. De concept jaarverantwoording van een jaar is uiterlijk in
     april van het daaropvolgende jaar gereed.
     12. Indien op basis van een jaarverantwoording, zoals bedoeld in het vorige lid, sprake is
     van enig tekort, dan draagt elke gemeente bij in de kosten bedoeld in het tweede
     respectievelijke het derde lid, op basis van de kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zesde
     respectievelijk het zevende lid. Indien sprake is van een overschot ten aanzien van de
     kosten, bedoeld in het tweede respectievelijk het derde lid, wordt dit op basis van de
     kostenverdeelsleutel, bedoeld in het zesde respectievelijk het zevende lid, verrekend met
     de bijdrage voor het daaropvolgende kalenderjaar.




     BIJLAGE II: Overzicht besluitvormingsroutes




21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>                                                   GOVERNANCE SDF
                                                Raad Gemeente Leeuwarden               Staat in het hart van de provincie Fryslân als
                                                        Centrumgemeente                regie-organisatie voor inkoop en
                                                                                       beleidsvoorbereiding.
                                               College gemeente Leeuwarden
                                                                                       Legt verbinding van en naar de Friese
                                                  verantwoordelijk wethouder(s)
                                                                                       gemeenten.
                                                                                       Is uw kennispartner op het gebied van
               Lokale college/raad                       Lokale college/raad                     Lokale directie/college/raad
     Worden tijdig geïnformeerd over           Worden tijdig geïnformeerd over         Worden tijdig geïnformeerd over
     voorgenomen besluiten tav:                voorgenomen besluiten tav:              voorgenomen besluiten tav:
     - visie                                   - visie                                 - visie
     - beleidskaders                           - beleidskaders                         - beleidskaders
     - inkoopkaders                            - inkoopkaders                          - inkoopkaders
     - verantwoording                          - verantwoording                        - verantwoording
     - projecten/programma's                   - projecten/programma's                 - projecten/programma's
     - centrumregeling                         - centrumregeling                       - centrumregeling

                     voorzitter                              voorzitter                                    voorzitter
     Zorgt voor agendering en aanlevering      Zorgt voor agendering en aanlevering    Zorgt voor agendering en aanlevering stukken
     stukken bij College ism                   stukken bij College ism                 bij College ism Directeur SDF/ Strategisch
     Regiocoördinator                          Regiocoördinator                        Adviseur
                PO Jeugdwet                                 PO Wmo                            PO Algemeen & Middelen
           portefeuillehouders Jeugdwet                portefeuillehouders Wmo         commissie van portefeuillehouders Jeugd+Wmo (7)
     Afstemming over:                          Afstemming over:                        Afstemming over:
     - visie                                   - visie                                 - GR SDF (centrumregeling)
     - beleidskaders                           - beleidskaders                         - Verantwoording (P&C)
     - inkoopkaders                            - inkoopkaders                          - overkoepelende projecten/programma's
     - monitoring                              - monitoring
     - projecten/programma's                   - projecten/programma's

            Tijdelijke klankbordgroepen              Tijdelijke klankbordgroepen
     Beleidsvoorbereiding -                    Beleidsvoorbereiding -
     Inkoopvoorbereiding door                  Inkoopvoorbereiding door
     regiocoördinator/programmamanager +       regiocoördinator/programmamanager
     wethouders                                + wethouders
     (bijv. Foar Fryske Bern)                  (bijv. Beschermd Wonen)

                                       voorzitter                                                        voorzitter
     Zorgt voor agendering en aanlevering stukken bij betreffende PO en College ism    Zorgt voor agendering en aanlevering stukken
                                   Regiocoördinator                                     bij PO Algemeen & Middelen en College ism
                                                                                             Directeur/Strategisch Adviseur SDF

                  Directeuren Sociaal Domein Overleg (DSDO)                           Gemeentesecretarissen Overleg (GSO)
                           Directeuren/ Managers Sociaal domein                              Kerngroep Gemeentesecretarissen

                                      Afstemming over:                                                  Afstemming over:
                      - voorbereiding afstemming/besluitvorming PO                           - focus op algemene gang van zaken
                                          - jaarplan                                                     samenwerking
                              - inzet van mensen en middelen                                       - GR SDF (centrumregeling)
                            - bewaking projecten/programma's                                   - Jaarplan/Verantwoording (P&C)

           Regiocoordinator Jeugd SDF                  Regiocoordinator Wmo                        Strategisch Adviseur SDF
     Zorgt voor agendering en aanleveren       Zorgt voor agendering en aanleveren     Zorgt voor agendering en aanleveren stukken
     stukken bij PO en/of GS                   stukken bij PO en/of GS                 bij GS-overleg / PO A&M
                AO Jeugdwet                                 AO Wmo                                           BVO
               beleidsadviseurs Jeugd                   beleidsadviseurs Wmo          teammanagers/fin. adviseurs backoffices SocDom
     Beleidsvoorbereiding:                     Beleidsvoorbereiding:                   Beleidsvoorbereiding:
     - visie                                   - visie                                 - verantwoording (P&C-cyclus)
     - beleidskaders                           - beleidskaders                         - monitoring
     - inkoopkaders                            - inkoopkaders                          - toezicht en handhaving
     - inpassen aanvullende                    - inpassen aanvullende                  - inpassen aanvullende en programma's en
     programma's/projecten                     programma's/projecten                   projecten
     Beleidsuitvoering:                        Beleidsuitvoering:                      Beleidsuitvoering:
     - lokale implementatie                    - lokale implementatie                  - inrichting financieel/administratief proces
     - koppeling bedrijfsvoering               - koppeling bedrijfsvoering             - implementatie processen ICT
     - lokale verantwoording                   - lokale verantwoording                 - informatieuitwisseling (data/HUB)
     - monitoring                              - monitoring                            - lokale verantwoording
     - bijstellen uitvoering                   - bijstellen uitvoering                 - toezicht en handhaving
     Contractmanagement:                       Contractmanagement:                     Contractmanagement:
     - rapporteert periodiek aan AO            - rapporteert periodiek aan AO          - rapporteert periodiek aan BVO
                                                                                       - rapporteert incidenteel/indien nodig aan
                                                                                       lokaal irt lokale zorgaanbieders
     Programmamanagers/Projectleiders          Programmamanagers/Projectleiders        Projectleiders:
     Aanvullende Programma's/Projecten:        Aanvullende Programma's/Projecten:      Besluitvoorbereiding:
     - beleidsvoorbereiding                    - beleidsvoorbereiding                  - evaluatie centrumregeling
     - beleidsuitvoering                       - beleidsuitvoering                     - verlengen centrumregeling
     - verantwoording                          - verantwoording                        Onderzoeken:
22   - monitoring                              - monitoring                            - tijdelijke projectgroepen voor onderzoek
                                                                                       specifieke kwesties (bijv. taskforce Jeugd)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>     BIJLAGE III: Rollen en taken gremia




23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>     A – GREMIA MET TAKEN

     Raad Leeuwarden:
        - Formele besluiten (m.n. betrekking hebbend op budgetrecht centrumgemeente)

     College Leeuwarden:
        - Formele besluiten


     Portefeuillehoudersoverleg Algemeen & Middelen:
        - Afstemmen Besluitvoorbereiding
        - Bestuurlijke overeenstemming over voorstellen

     Portefeuillehoudersoverleg Jeugdwet:
        - Afstemmen Besluitvoorbereiding
        - Bestuurlijke overeenstemming over voorstellen

     Portefeuillehoudersoverleg WMO:
        - Afstemmen Besluitvoorbereiding
        - Bestuurlijke overeenstemming over voorstellen


     Gemeentesecretarissenoverleg (GSO)
     Het gemeentesecretarissenoverleg spreekt onder meer over de wijze van uitvoering door
     de centrumgemeente van haar taken en de kosten ervan, de wijze waarop de
     gastgemeenten hun opdrachtgeverschap invullen en de relatie tussen de gastgemeenten
     en de centrumgemeente .

     Directeuren Sociaal Domein overleg (DSDO)
     De directeuren Sociaal Domein nemen de rol van de secretarissen over om ambtelijk tot
     overeenstemming te komen en inhoudelijke voorstellen aan de bestuurlijke overleggen
     aan te bieden.


     Ambtelijk overleg (AO) WMO en ambtelijk (AO) Jeugdwet
     Voor beide ambtelijk overleggen gelden ten gevolge van de opdracht in de centrumregeling
     de voorbereiding van Inkoop en uitvoering van Regiocoördinatie.

     Onderdeel van de beleidsvoorbereiding is inkoop:
     2.1   Bepalen van de inkoopstrategie;
     2.2   Realiseren van de inkoopproces, waaronder:
           het opstellen van overeenkomsten met aanbieders dan wel van de
           verleningsbeschikking of subsidie nemen van besluiten tot het aangaan van
           overeenkomsten met aanbieders namens gemeenten het sluiten van contracten
           met de aanbieders of verlenen van     beschikkingen namens gemeenten.
     2.3   Uitvoeren van leveranciersmanagement;
     2.4   Verzorgen van het contractbeheer;
     2.5   Doen verzorgen van de jaarlijkse verantwoording ten aanzien van geleverde zorg
           en ten behoeve van de noodzakelijke accountantsverklaring.

     regiocoördinatie ten aanzien van de taken, bedoeld in het eerste lid:
     1.1. Het signaleren en analyseren van landelijke en regionale (niveau 3 Noord)
          ontwikkelingen (waaronder de mogelijkheden en kansen die landelijke actieplannen
          bieden) en maatschappelijke tendensen in relatie tot de taken en opdrachten die door
          de samenwerkingsorganisatie worden uitgevoerd;
     1.2. Signaleren wanneer maatregelen nodig zijn die kunnen zorgen voor een soepele inzet
          van noodzakelijke zorg bij overgang van de ene naar één of meerdere andere
          beleidsterreinen die onder deze regeling vallen;



24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>     1.3. Deelnemen aan bovenregionale en landelijke bijeenkomsten (zoals het J42 overleg,
           VNG overleg e.d.) met een directe relatie tot de taken en opdrachten die door de
           samenwerkingsorganisatie worden uitgevoerd;
     1.4. Voorbereiden en initiëren van regionale visies en regionale beleidsstukken voor de
           onder deze regeling vallende beleidsterreinen;
     1.5. Ontwikkelen en borgen van de transformatieopdracht behorende bij de onder de
           regeling vallende beleidsterreinen en wetten bij gastgemeenten en zorgaanbieders.
     1.6. Monitoren of de afzonderlijke taken en opdrachten uit deze regeling door de
           betreffende       verantwoordelijken       (gemeenten,      zorgaanbieders        of
           samenwerkingsorganisatie) worden uitgevoerd;
     1.7. Bewaken of de uitvoering wordt gedaan zoals is overeengekomen en is vastgelegd in
           de documenten van deze regeling en als uitwerking van deze regeling (regietaak);
     1.8. Nemen van maatregelen en instellen van hulpstructuren zoals bijvoorbeeld een
           expertteam of inzetten van instrumenten zoals experimenten, pilots,
           beleidsdocumenten, project subsidies, (uitvoerings)instructies, kwaliteitskader, die
           er voor zorgen dat de uitvoering van de werkzaamheden, opdrachten en taken die in
           deze regeling worden genoemd, optimaal en accuraat worden uitgevoerd;
     1.9. Opstellen van een jaarlijkse planning en jaarlijkse verantwoording met daarin de in
           deze regeling opgenomen taken, opdrachten, noodzakelijke acties en
           werkzaamheden in dat betreffende jaar;
     1.10. Periodiek (minimaal eens per half jaar) opstellen van een tussenrapportage
           (bevindingen, knelpunten, stand van zaken) over de taken, werkzaamheden en
           opdrachten voor de samenwerkende gemeenten;
     1.11. Zorgen voor communicatie met, informatie aan, transparantie voor en betrokkenheid
           van gastgemeenten op alle niveaus van hun organisatie te weten bestuurlijk
           (gemeenteraad en college van B&W) managerial (gemeentesecretarissen, hoofden
           sectoren sociaal domein) en ambtelijk (beleid, uitvoering en backoffices) met
           betrekking tot de onder deze regeling vallende werkzaamheden;
     1.12. Zorgen voor periodieke actualisatie alsmede het warmhouden van het doel van de
           samenwerking, de wil en ambitie om samen te werken en de zachte kanten van de
           samenwerking (werken zoals bedoeld en gedrag en houding die past bij de
           samenwerking);
     1.13. Zorgen voor een –jaarlijks te actualiseren- voorstel over de inrichting en bezetting
           van ambtelijke werkgroepen die ingesteld worden voor de uitvoering van de
           werkzaamheden en opdrachten van de samenwerkingsorganisatie;
     1.14. Zorgen voor de coördinatie en afstemming tussen de ambtelijke werkgroepen
           onderling en tussen werkgroepen en de verschillende gremia die binnen de
           samenwerkingsorganisatie functioneren

     Ambtelijk overleg WMO
     Beleidsvoorbereiding ten aanzien van (Artikel 4 Centrumregeling):

     in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de WMO (artikel 2.6.1 WMO):
     1.      Beschermd wonen als bedoeld in artikel 1.2.1 onder b WMO;
     2.      Maatschappelijke opvang en vrouwenopvang als bedoeld in artikel 1.2.1 onder c
     WMO;
     3.      Veilig thuis, waaronder advies- en meldpunt huiselijk geweld en kindermishandeling
             als bedoeld in artikel 4.1.1 WMO

     in het   kader van de vrijwillige samenwerking voor de WMO:
     4.        Openbare GGZ
     5.        Preventief verslavingsbeleid
     6.        Prostitutiebeleid
     7.        Mensenhandel

     Ambtelijk overleg Jeugdwet
     Beleidsvoorbereiding ten aanzien van (Artikel 4 Centrumregeling):
     in het kader van de wettelijk verplichte samenwerking voor de Jeugdwet (artikel 2.8
     Jeugdwet):
     1.     gesloten jeugdhulp als bedoeld in artikel 6.1.2.2., juncto artikel 6.1.6 Jeugdwet;



25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>     2.     jeugdbescherming als bedoeld in artikel 2.4 Jeugdwet;
     3.     jeugdreclassering als bedoeld in artikel 2.4 Jeugdwet;

     in het kader van de vrijwillige samenwerking voor de Jeugdwet:
     1.    spoedeisende zorg, als bedoeld in de Norm voor Opdrachtgeverschap (VNG oktober
           2020);
     2.    weinig voorkomende jeugdhulp, als bedoeld in de Norm voor Opdrachtgeverschap
     3.    pleegzorg als bedoeld in artikel 5.1.2, vijfde lid juncto artikel 6.1.4 Jeugdwet
     4.    Hoog specialistische zorg
     5.    Gespecialiseerde jeugdhulp (specialistische jeugdhulp, ernstig enkelvoudige dyslexie
           en wonen)

     Ambtelijk overleg algemeen en middelen (bedrijfsvoeringsoverleg)
     Het bedrijfsvoeringsoverleg heeft een tweeledige functie:
     -    adviseren aan de inhoudelijke ambtelijke werkgroepen/directeuren Sociaal Domein
          met betrekking tot de gevolgen voor de bedrijfsvoering van inhoudelijke
          voorstellen,
     -    voorbereidend voor de onderwerpen die in zijn algemeen het functioneren en de
          bedrijfsvoering van het samenwerkingsverband aangaan, waarvan de reguliere
          Planning & Control cyclus een onderdeel is.

     Als scope voor dit overleg kunnen, een groot deel van, de taken benoemd onder Artikel
     4.3 van de centrumregeling worden. Het college en de burgemeester van de
     centrumgemeente vervullen de volgende functies ten aanzien van accounthouderschap
     voor aanbieders en gesubsidieerde instellingen ten aanzien van de taken, bedoeld in het
     eerste lid:
     4.1.   Invullen van de inhoudelijke en financiële beheerfunctie namens de
            gastgemeenten voor de gecontracteerde en gesubsidieerde partijen, voor zover
            dit de werkzaamheden en taken van die partijen betreft;
     4.2.   Invullen van de operationele en tactische contactfunctie tussen de
            gecontracteerde partijen en de samenwerkende gemeenten;
     4.3.   Vaststellen van indicatoren (effectiviteit en efficiëntie) op kwalitatief en
            kwantitatief niveau die aangeven of beoogde doelen, gevraagde resultaten en
            opgedragen werkzaamheden worden uitgevoerd zoals bedoeld;
     4.4.   Zorgen voor communicatie, informatie, transparantie over en goede resultaten in
            zowel de uitvoering van de eigen taken van de samenwerkingsorganisatie als van
            de gecontracteerde partijen;
     4.5.   Bespreken van de jaarrekening, begroting en het kwaliteitsverslag met de
            gecontracteerde partijen;
     4.6.   Analyseren van informatie en rapportages over de uitvoering van de
            dienstverlening door de gecontracteerde partijen, en voorleggen van conclusies en
            aanbevelingen op basis van deze analyses, aan de samenwerkende gemeenten;
     4.7.   Monitoren (ook benchmarken) van prestaties (resultaten en kwaliteit) in relatie tot
            vastgestelde indicatoren;
     4.8.   Voorstellen doen over gecontracteerde of gesubsidieerde partijen, ten aanzien van
            bijsturen beleid, aanpassen indicatoren, opleggen van sancties en mate waarin
            voldaan wordt aan geldende wet- en regelgeving op basis van besprekingen,
            analyses en/of monitoring;
     4.9.   Invullen van het bestuurlijke overleg met de gecontracteerde of gesubsidieerde
     partijen;
     4.10. Periodiek (minimaal eens per half jaar) c.q. op het moment dat er zich urgente
            zaken of calamiteiten voordoen, terugkoppelen van bevindingen en kernpunten
            rondom het accounthouderschap aan de samenwerkende gemeenten;




26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>     B – ROLLEN

     Voorzitter portefeuillehoudersoverleg/gezamenlijk portefeuillehoudersoverleg:
     De voorzitter van een portefeuillehoudersoverleg is bij voorkeur de verantwoordelijk
     wethouder van de centrumgemeente. Daarmee wordt geborgd dat deze voorstellen in de
     raad van de centrumgemeente kan verdedigen. Voorzitter van het gezamenlijk
     portefeuillehoudersoverleg is één van de twee wethouders die een specifiek
     portefeuillehoudersoverleg voorzit.

     Voorzitter DSDO: De leden van het Directeuren Sociaal domein overleg kiezen een
     voorzitter. Deze functie kan rouleren. De voorzitter werkt nauw samen met de
     regiocoördinatoren en waar nodig met de manager SDF en/of strategisch adviseur. Er
     vindt afstemming plaats met de voorzitter van het GSO.

     Voorzitter GSO: De voorzitter van het GSO is bij voorkeur de gemeentesecretaris van
     de centrumgemeente. Daarmee wordt geborgd dat begroting en verantwoording in lijn
     zijn met de planning en control cyclus van de centrumgemeente. De voorzitter wordt
     daarin geadviseerd door de controller en de strategisch adviseur van SDF.

     Manager SDF: De manager SDF kan op afroep en waar nodig aanschuiven bij de
     verschillende overleggen. In ieder geval is de manager SDF betrokken bij de begroting en
     jaarverantwoording van het samenwerkingsverband.

     Regiocoördinator: De regiocoördinator is voorzitter van het betreffende AO. Deze zorgt
     voor agendering bij het DSDO en daarna naar het PO en zorgt voor doorgeleiding naar
     het college en/of raad van de centrumgemeente.

     Strategisch Adviseur: De strategisch adviseur SDF is voorzitter van het AO
     Bedrijfsvoering. Deze zorgt voor agendering bij het GSO daarna bij het gezamenlijk PO
     en zorgt voor doorgeleiding naar het college en/of raad van de centrumgemeente. De
     strategisch adviseur is ‘hoofd bedrijfsvoering’ van de centrumregeling en werkt nauw
     samen met de controller van de centrumgemeente. Deze geeft uitvoering aan de ‘scope’
     van het AO bedrijfsvoering.

     Deelnemers AO WMO en AO Jeugdwet: Aan dit overleg kunnen, voor deze
     onderwerpen verantwoordelijke, beleidsmedewerkers van alle gemeenten deelnemen. Zij
     werken mee aan de beleidsvoorbereiding, inkoop en werkzaamheden die voortkomen uit
     de regiocoördinatie. Zij zorgen voor ambtelijke afstemming. Ook zijn zij verantwoordelijk
     voor de lokale implementatie, indien nodig in nauwe samenwerking met hun collega die
     belast is met de bedrijfsvoering. Ook zorgen zij voor het informeren van de
     portefeuillehouder, college en raad. Dit overleg is ook het gremium van waaruit nieuwe
     projecten en programma’s op worden gestart. De beleidsmedewerker betrekt eventueel
     collega’s om de projectgroepen te bemensen en stemt hierover af met de betrokken
     directeur/manager.

     Deelnemers AO algemeen en middelen (bedrijfsvoeringsoverleg): Aan dit overleg
     kunnen teammanagers, (sub)controllers, financieel adviseurs van alle gemeenten
     deelnemen. Zij bereiden samen met de betrokken medewerkers van SDF de financieel-
     administratieve processen voor die nodig zijn voor uitvoering van het beleid en het
     monitoren van de afgesloten contracten. Bovendien zijn zij betrokken bij begroting en
     jaarverantwoording. Zij leggen de verbinding met de lokale financiële administratie,
     verantwoording en controle. Ook zorgen zij samen met de betrokken beleidsmedewerker
     voor het informeren van de portefeuillehouder. Ook adviseren zij de directeur en de
     gemeentesecretaris waar het gaat om planning en control.




27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>