<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Agendapunt
voor de vergadering van het dagelijks bestuur RUD Drenthe
11 april 2016




Datum: 3 maart 2016
Opsteller:
Johan Vogelaar, directeur RVD Drenthe


Openbaar

Advies van de Raad van Opdrachtgevers uit de vergadering 21 maart 2016: akkoord

Onderwerp           Jaarrekening 2015, Begrotingswijziging 2016, Meerjarenbegroting 2017-2020


Gevraagd besluit:
    •   Voorlopige vaststelling van de jaarrekening 2015 van de RVD Drenthe en aanbieding aan het
        algemeen bestuur, ter vaststelling op 11 juli 2016
    •   Instemmen methet toevoegen van het rekeningresultaat 2015 van € 1.346.289 aan de algemene
        reserve
    •   Instemmen met de begrotingswijziging 2016
    •   Instemmen met het instellen van een bestemmingsreserve van € 275.000 voor de
        doorontwikkeling van de organisatie
    •   Instemmen met de ontwerp-programmabegroting 2017 en de ontwerp-meerjarenraming 2018-
        2020

Inleiding           Gezien de samenhang tussen de bovengenoemde stukken worden deze via één
                    oplegnotitie aan u aangeboden.

                    jaarrekening
                     De jaarrekening laat een positief rekeningresultaat zien van ruim € 1.3 miljoen. De
                    begroting 2015 ging uit van een rekeningresultaat over 2015 van € 154.000,- In de
                    najaarsnota werd de prognose bijgesteld naar € 717.000,-. Voorgesteld wordt het
                    rekeningresultaat toe te voegen aan de algemene reserve. Hiermee bedraagt de
                    algemene reserve per 1-1-2016 € 1.202 miljoen. Onze accountant Deloitte heeft de
                    jaarstukken gecontroleerd en een goedkeurende controleverklaring verstrekt zowel
                    wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid.

                    Begrotingswijziging 2016
                    Als gevolg van een aantalontwikkelingen die nog niet bekend waren bij het opstellen
                    van de begroting wordt voorgesteld een aantal wijzigingen door te voeren in de
                    begroting 2016 en een bestemmingsreserve in te stellen van € 275.000. De
                    voorgestelde financiële dekking komt uit het gerealiseerde rekeningresultaat van 2015
                    en uit de gewijzigde bijdragen van de deelnemers.




                                                                                                            1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                         Begroting 2017 en meerjarenraming   2018-2020
                           De meerjarenbegroting 2017-2020 is gebaseerd op de Drentse maat waarbij is
                           uitgegaan van een voortzetting van het werkpakket van 2016, inclusief de wijziging die
                          voorgesteld wordt in de begrotingswijziging 2016. Bij het opstellen van de begroting
                          zijn de kaders uit de kaderbrief gehanteerd die op 30 november 2015 door het AB is
                      · vastgesteld. De meerjarenbegroting is voor de komende jaren sluitend en laat per jaar
                           een beperkt positief resultaat zien, waardoor de algemene reserve stijgt van € 272.000
    :             ,,;.   ..in 2017 naar€ 567.000 in 2020.
    , Motivatie      : jaarrekening 2015
                     : Het verschil van het gerealiseerde rekeningresultaat van € 600.000 ten opzichte van de
                     i najaarsnota wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door:

                               • Lagere personeelslasten (€ 330.000): deze kosten zijn lager dan begroot
                                   doordat niet alle vacatureruimte is benut voor inhuur van personeel. Dit was
                                   o.a. mogelijk door efficiënter te werken en door het lage ziekteverzuim. De
                                   begroting 2016 bevat geen vacatureruimte meer. Daarmee is deze
                                   onderschrijding incidenteel. Daarnaast is het beschikbare opleidingsbudget,
                                   met name op concernniveau niet benut en was er een meevaller van ca. €
                                   100.000 door een vrijval van opgenomen uren van het verlofstuwmeer.
                               • Lagere incidentele kosten (€ 275.000): deze meevaller valt samen met de:
                                   vertraging van het invoeren van het LOS-systeem. De kosten zullen pas vanaf j
                                   2016 worden gemaakt. Het voorstel is daarom om hiervoor in 2016 een j
                                   bestemmingsreserve te vormen. In 2016 is nog een post voor incidentele kosten l
                                   opgenomen van € 100.000,-. Vanaf 2017 komt deze post te vervallen.
                               • Niet benutten van de post onvoorzien (€ 120.000)
                               • Lagere deelnemersbijdragen (-€ 234.000): De deelnemersbijdrage is conform
                                   begroting geweest, echter een gedeelte is bestemd als bijdrage voor de
                                   investeringen in het nieuwe zaaksysteem LOS. Dit gedeelte is op advies van de
                                   accountant, evenals in 2014, rechtstreeks ten gunste van de materiële vaste
                                   activa op de balans gebracht en moet daarom in de jaarrekening gepresenteerd
                                   worden als verlaging van de deelnemersbijdrage. Voor de begroting van 2016.
                                   heeft dit geen effect omdat de voorbereidingsfase, tot gunning, van het LOS- 1
                    ·              systeem dan is afgerond en de kosten vanaf2016 worden geactiveerd.             '
                    j We stellen voor het gerealiseerde rekeningresultaat toe te voegen aan de algemene
                        reserve, omdat door een aantalonvoorziene ontwikkelingen in 2016 (zie
                        begrotingswijziging 2016) een groot deel van de algemene reserve weer aangewend
                        moet worden. Hiermee kan een verhoging van de deelnemersbijdrage in 2016 worden
                        voorkomen.

                     Onze accountant Deloitte heeft de jaarstukken gecontroleerd en een goedkeurende
                   j controleverklaring verstrekt zowel wat betreft de getrouwheid als de rechtmatigheid.
                   · De accountant constateert in het accountantsverslag dat in het jaarrekeningproces
                   i verbeteringen  zijn aangebracht ten opzichte van 2014 en dat het proces goed is
                   · voorbereid. Indien het DB instemt met de jaarstukken zal de accountant het definitieve
                   : accountantsverslag en de controleverklaring naar het AB sturen.

                   1     De belangrijkste bevindingen van de accountant zijn:
                             • De accountant constateert dat de verplichting die in 2014 is opgevoerd voor
                                 opgebouwde verlofuren is verminderd van € 330.028 naar € 234.438 in 2015.
                                 Reactie RUD: de RUD heeft in 2015 actief gestuurd op het opnemen van
                                 verlofuren die opgebouwd zijn door medewerkers voordat ze in dienst kwamen [
                                 bij de RUD, zodat deze verplichting de komende jaren wordt afgebouwd
                                 naar€ O.

                            •   De algemene reserve komt eind 2015 uit op € 1.202.096. Dit is onder het
:                  .            maximum van 10% van de jaaromzet (€ 12.097.221), waardoor het gehele
!                  .            rekeningresultaat over 2015 toegevoegd kan worden aan de algemene reserve
1                 J             <:!~g~~~ ~<:!~~itllti~ élél~ ~e. ~e.e.I~<:!!!1~E~ p:()e.ft: plélél~~~<:!yi~~<:!~:

                                                                                                                    2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>        Reactie RUD:   gezien de norm van 10% en de voorgestelde begrotingswijziging
        2016 is ervoor gekozen het rekeningresultaat over 2015 toe te voegen aan de
        algemene reserve.
    •   Tussen de raming van de najaarsnota en het definitieve rekeningresultaat zit
        een behoorlijk verschil. De accountant constateert dat dit verschil hoofdzakelijk
        wordt veroorzaakt door afwijkingen die ten tijde van het opstellen van de
        najaarsnota nog niet bekend waren.
        Reactie RUD: De RUD probeert bij de tussentijdse rapportages een zo goed
        mogelijke prognose af te geven. Het verschil is met name ontstaan door de
        ontwikkelingen rondom LOS, waarvan de financiële gevolgen ten tijde van het
        opstellen van de najaarsnota nog onzeker waren.
    •   De accountant constateert dat de frauderisicoanalyse in 2015 eerder is
        opgesteld en vastgesteld dan in 2014 en vindt dit belangrijk omdat hiermee
        tijdig inzichtelijk is geworden welke risico's RUD Drenthe op dit gebied loopt en
        hoe deze worden beheerst. Tijdens de uitvoering van de controle van de
        jaarrekening 2015 heeft de accountant geen aanwijzingen verkregen dat er
        sprake is geweest van fraude.
        Reactie RUD: Het MT heeft op basis van de benoemde risico's in de
        frauderisicoanalyse geconcludeerd dat de aard van de risico's dusdanig is dat
        het afsluiten van een verzekering voor deze risico's niet zinvol is.

Begrotingswijziging 2016
Als gevolg van een aantalontwikkelingen die bij het opstellen van de begroting 2016
nog niet bekend waren, stellen we voor de volgende wijzigingen aan te brengen in de
begroting:
    • Verhoging van de loonkosten met € 380.000,-. Als gevolg van cao-afspraken
         stijgen de personeelskosten in 2016 met 3% in plaats van de begrote 2% (€
         80.000) en door de invoering van het Individueel Keuze Budget (€ 300.000)
         waardoor éénmalig een extra personeelslast ontstaat ter hoogte van 7 maanden
         vakantiegeld.
    • Extra taken voor BRZO (€ 143.000), asbest en zonebeheer geluid (€ 185.000).
         De extra taken voor BRZO-inrichtingen worden gedekt door een hogere bijdrage
         van de provincie Drenthe, voor een vijftal andere deelnemers betekent dit een
         verlaging van de bijdrage. Vanaf 2016 voert de RUD Drenthe alle asbesttaken
         volgens het basistakenpakket uit. De kosten voor 2016 te dekken uit het
         gerealiseerd resultaat 2015. De structurele effecten zijn verwerkt in de
         meerjarenbegroting 2017.
    • Boekhoudkundige aanpassing van de verantwoording van de leges. Dit heeft
         geen financiële gevolgen.
    • Instellen van een bestemmingsreserve (€ 275.000): in de begrotingen van de
        jaren 2014 tim 2016 is een budget opgenomen voor incidentele kosten voor de
         inrichting en de optimalisering van de bedrijfsvoering. In 2015 was hiervoor
         een budget geraamd van € 350.000. Dit budget is maar deels benut, omdat de
         optimalisering maar deels doorgevoerd kon worden door de vertraging van de
         invoering van het LOS-systeem. In de begroting van 2016 is een efficiency-
         korting doorgevoerd met als voorwaarde dat het LOS-systeem in 2016
         operationeel zou zijn. Aangezien aan deze voorwaarde niet wordt voldaan,
        verwachten we dat het budget voor incidentele kosten van € 100.000 in 2016
        niet toereikend is. Daarom zouden we het restant van het budget voor
        incidentele kosten van 2015 (€ 275.000) in een bestemmingsreserve willen
        storten, om de optimalisatie van de bedrijfsvoering te kunnen voltooien. We
        willen de reserve graag tot onze beschikking hebben voor de duur van het LOS-
        project en hieruit de uitgaven dekken die samenhangen met de optimalisatie
        van de bedrijfsvoering. Wij verzoeken het AB om ons te mandateren uitgaven te
        doen ten laste van deze reserve. We zullen ons achterafbij alle rapportages
         (voor- en najaarsnota en jaarrekening) verantwoorden over deze uitgaven. Het
        eventuele restant budget aan het eind van het project valt terug in de algemene
        reserve.


                                                                                       3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>           We stellen voor bovenstaande wijzigingen deels te dekken uit de algemene reserve en
           deels uit de gewijzigde deelnemersbijdrage.

           Hiermee wordt de begroting 2016 als volgt gewijzigd:


           ~rogrammabegrotingRegionale Uitvoeringsdienst Drenthe
                                                                                                                                                         I
                                                     jaarrekening                                          * 1000 euro
                                                             2015                     2016                    voorstel                  2016*
           baten                                                    12.332                   11.370                    313                   11.683
           lasten                                                   10.986                   11.478                    878                   12.356
           .ltaät',~/.~ .•.•~         è                              1~34è }è ., .;,.é:;~10j ::" ,:-'";$.65                      ";               -673
                                                ",
                                                                      -144 ::<&.~;;y< : i /\ .• ';', .L'} '·r                                 '
                                                             '.

           l["e    .ltaatt'2J)j'\I{l.::':·'   .•..                                                                                                 .
                                                                                                                                        -:
           Ij~§tèmminásl:~.serve "                                             .... . , .. ". ;;"}j"
                                                                                                ..'  ':,    ~ '.i   -.'·;27$        .             :275
           algemene reserve 31/12                                    1.202                   1.094                                                 254

           (*)    = na wjziging    en incl. systeemgericht        toezicht


           Begroting 2017 en meerjarenraming 2018-2020
           De meerjarenbegroting 2017-2020 is gebaseerd op de kentallen en het werkpakket
           2016, inclusief de extra taken die zijn opgenomen in de begrotingswijziging 2016.
           Voor de Drentse maat zijn kentallen aangenomen en in de praktijk zal blijken of deze
           aannamen voor de kentallen correct zijn. Risico is dat de afgesproken productie
           (jaarprogramma) niet uitgevoerd kan worden binnen de vastgestelde begroting. Het
           risico kan beheerst worden door aanpassing van de begroting en/of het jaarprogramma.
           In de begroting zijn de begrote kosten voor LOS aangepast aan de afspraken die hierover
           met de leverancier Genetics zijn gemaakt. De RUD had in de voorgaande begrotingen de
           kosten van het systeem als kapitaallasten opgenomen, maar de aanbesteding heeft
           geresulteerd in een leaseconstructie met de verplichting voor de dienst om zelf een
           functioneel beheerder aan te stellen. Hierdoor zijn in deze begroting een deel van de
           kapitaallasten hernoemd naar bedrijfsvoeringskosten en kosten voor applicatiebeheer.
           De kosten van het implementatietraject worden wel geactiveerd en blijven als
           kapitaallast staan in de begroting. De totale kosten blijven binnen de geraamde kosten
           zoals deze in de voorgaande begrotingen zijn opgenomen.

           De meerjarenbegroting is voor de komende jaren sluitend en laat per jaar een beperkt
           positief resultaat zien, waardoor de algemene reserve stijgt van € 272.000 in 2017 naar
           € 567.000 in 2020 (zie onderstaande tabel). Voor 2017 is deze reserve voldoende als
           weerstandscapaciteit om risico's zoals gecalculeerd in de risicoparagraaf op te kunnen
           vangen.

           r;;ogrammabegroting Regionale Uitvoeringsdienst                                                    D;~nih-; 2017                                  I
                                                                                                      * 1000 euro
                                                     2016 (*)                2017               2018                  2019                   2020
           baten                                        11.683                12.181             12.424                12.673                 12.926
           lasten                                       12.356                12.163             12.334                12.574                 12.820
           resültaät                                       -673                     18  1'                  91,                ~8                      106
           RelellYe dóOrontwikkeJina                       -275
           algemene reserve 31/12                           254                 272                        363             461                         567

           (*) = obv de Begrotingswjziging 2016 (dd 11 juli 2016)


Bijlagen   - Jaarverslag 2015 + Concept-accountantsverslag
           - Begrotingswijziging 2016
           - Ontwerp-begroting 2017



                                                                                                                                                                 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Procedure          jaarrekening
                   Volgens artikel 26 van de GR biedt het dagelijks bestuur de voorlopige jaarrekening
                    over het afgelopen kalenderjaar vóór 15 april aan het algemeen bestuur en aan de
                    Provinciale Staten en de raden van de deelnemers.
                    De jaarrekening kan vervolgens op 11 juli worden vastgesteld door het algemeen
                   bestuur. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de
                   vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli aan Onze Minister van Binnenlandse zaken
                   en Koninkrijksrelaties en de deelnemers.
                   Begrotingswijziging 2016 en begroting 2017 + meerjarenbegroting 2018-2020
                   Na instemming door het dagelijks bestuur op 11 april a.s. stuurt deze volgens artikel 25
                   van de GR vóór 1 mei een ontwerpbegroting met toelichting aan Provinciale Staten en
                   de raden van de deelnemers. De deelnemers kunnen binnen acht weken na toezending
                   van de ontwerpbegroting van hun zienswijzen doen blijken.
                   Het dagelijks bestuur voegt, alvorens verzending van de ontwerpbegrotingswijziging
                   en de ontwerpbegroting aan het algemeen bestuur plaatsvindt, de commentaren en
                   zienswijzen van de deelnemers toe.
                   Het algemeen bestuur stelt, na overweging van de zienswijzen, op 11 juli de
                   begrotingswijziging en de meerjarenbegroting vast.
                   Binnen twee weken na de vaststelling zendt het dagelijks bestuur de vastgestelde
                   begrotingswijziging en de meerjarenbegroting aan de deelnemers en in ieder geval
                   voor 1 augustus aan Onze Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Communicatie       Zie de procedure en via de besluitenlijst van het DB.




Besluit dagelijks bestuur d.d. 11 april 2




                                                                                                          5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>