<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>bezoekadres

                                                                                                            ••••
                                                                                                            ••••
                                                                                    . . . . . . . . . . . . .. .
Westerbrink   1
9405 BJ Assen

                                                                                                      Drenthe •


Aan    De colleges van burgemeester en wethouders
       en gedeputeerde staten van Drenthe

       Verzending per -mail




ons kenmerk               uw brief van/kenmerk        team                                   bijlage(n)
202100578                                             Staf                                   1

behandeld door            telefoon                    e-mail                                 datum
M. van den Berg           0592 - 754569               m.vandenberg@ruddrenthe.nl             7 juli 2021

onderwerp
Plan van aanpak evaluatie GR




Geachte collegeleden.

Op 1 juni 2021 heeft u de rapportage evaluatie GR RUD Drenthe van ons ontvangen. In de bijbehorende
aanbiedingsbriefwordt verwezen naar de belangrijkste conclusies/aanbevelingen    van het onderzoek en is ook
een procesaanpak geschetst voor het vervolg. HetAlgemeen Bestuur RUD Drenthe heeft in zijn vergadering van
5 juli via het vaststellen van een (concept)plan van aanpak het vervolg verder geconcretiseerd. In deze brief
informeren wij u hier graag over.

Concept plan van aanpak aanbevelingen evaluatie
Zoals in onze vorige brief al is aangegeven deelt het Algemeen Bestuur de conclusies van de evaluatie en worden
de aanbevelingen overgenomen. Om uitvoering te geven aan de aanbevelingen is een (concept) plan van aanpak
opgesteld waarin op hoofdlijn is opgenomen op welke wijze en binnen welke termijn uitvoering wordt gegeven
aan de verschillende aanbevelingen, zie hiervoor de bijlage. Naast een ambtelijke kerngroep, zalook een
klankbordgroep (met daarin o.a. een AB-vertegenwoordiger       per regio) zich bezig gaan houden met het verder
concretiseren van een aantal (bestuurlijke)      aanbevelingen. Uiteraard   onder verantwoordelijkheid     van het
dagelijks bestuur.

Verdere uitwerking noodzakelijk
Hiervoor is al aangegeven dat bijgaande procesaanpak een uitwerking op hoofdlijn is. Binnenkort worden de
aanbevelingen verder geconcretiseerd. Op dat moment ontstaat ook een beter beeld van de inhoud en omvang
van de aanbevelingen en ook eventuele kosten die hiermee gemoeid zijn. De kosten die op dit moment zijn
opgenomen zijn dan ook zeer indicatief. Het is niet de bedoeling om een omvangrijke projectorganisatie neer
te zetten, de insteek is om de uitwerking pragmatisch uit te voeren en zoveel mogelijk te laten aanhaken bij
bestaande overlegstructuren / verbeterprocessen. Daarbij dient bedacht te worden dat de deelnemers in eigen
huis ook maatregelen dienen te treffen zoals opgenomen in de aanbevelingen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Wij verzoeken u deze brief door te geleiden aan uw raden en staten.

Meer informatie
Indien u na het lezen van deze brief nog vragen heeft dan kunt u hiervoor contact opnemen met de
heer M. van den Berg, directiesecretaris, te bereiken via m.vandenberg@ruddrenthe.nl of (0592) 75 45 69.



Hoogachtend,
Het dagelijks bestuur van de RVD Drenthe,




                                                                                                       2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Procesaanpak opvolging aanbevelingen evaluatie GR RUD Drenthe
Versie 1.2 (2021-07-06)


1.1.    Inleiding
Op 28 mei 2021 heeft het algemeen bestuur van de RUD Drenthe kennis genomen van de resultaten en aanbevelingen uit de evaluatie GR RUD Drenthe (zie bijlage).
Het algemeen bestuur deelt de conclusies en neemt de aanbevelingen over. In de vergadering is besloten om op korte termijn een plan van aanpak op te stellen waarin
is opgenomen hoe en binnen welke termijn uitvoering wordt gegeven aan de verschillende aanbevelingen. Het dagelijks bestuur heeft de ambtelijk eigenaren verzocht
om met een voorstel hiervoor te komen. Het voorstel moet onder meer aandacht besteden aan: het instellen van een bestuurlijke afvaardiging en een ambtelijke
kerngroep, planning, prioritering, partijen die hier leiding/uitvoering aan geven en de kosten die hiermee gemoeid zijn. In dit document wordt aandacht besteed aan
de gevraagde onderdelen. Het vormt de procesaanpak voor de opvolging van de aanbevelingen evaluatie GR RUD Drenthe.

Status document
De aanbevelingen van de evaluatie zijn op 8 juni besproken met een ambtelijke vertegenwoordiging uit de eigenaren en accounthouders (ambtelijke kerngroep). In
deze bespreking heeft de eerste prioritering van de aanbevelingen plaatsgevonden. Dit is vertaald naar voorliggend concept procesaanpak. Nadrukkelijk moet vermeld
worden dat de exacte uitwerking voor het op te leveren product, kosten en inzet per aanbeveling nog nader moet worden uitgewerkt. Dit plan van aanpak is besproken
met het dagelijks bestuur (17 juni) en ter besluitvorming voorgelegd aan het algemeen bestuur (5 juli).

1.2     Projectorganisatie
Het bestuurlijk opdrachtgeverschap, voor de uitwerking van de opvolging van de aanbevelingen uit deze evaluatie, ligt bij het dagelijks bestuur van de RUD Drenthe.
Het dagelijks bestuur heeft daarmee ook de besluitvormende rol op zowel het proces als inhoud. Het ambtelijke opdrachtgeverschap ligt bij de ambtelijke kerngroep.
De ambtelijke kerngroep stemt de uitwerking van de procesafspraken en de uitvoering ervan af met de klankbordgroep. Het is niet de bedoeling een omvangrijke
projectorganisatie neer te zetten. De insteek is om de uitwerking pragmatisch uit te voeren en zoveel mogelijk te laten aanhaken bij bestaande verbeterprocessen.
Daarbij dient bedacht te worden dat de deelnemers in eigen huis ook maatregelen dienen te treffen zoals opgenomen in de aanbevelingen.

Ambtelijke kerngroep
Het ambtelijk opdrachtgeverschap ligt bij de ambtelijke kerngroep. De ambtelijke kerngroep bestaat uit een vertegenwoordiging van het accounthouders- en
eigenarenoverleg en een mt-lid van de RUD Drenthe. Uitgangspunt is een vertegenwoordiging per regio. De ambtelijke kerngroep vervult een aanjagende, toetsende
en sturende rol richting de werkgroepen en externen die met de uitwerking bezig zijn. De leden van de ambtelijke kerngroep zijn verantwoordelijk voor de afstemming
van de voorbereiding van het overleg met hun achterban. Gedurende het traject zal geregeld overleg plaatsvinden tussen voorzitters van de werkgroepen, externen
en de ambtelijke kerngroep. De ambtelijke kerngroep heeft de volgende taken:
• Algehele begeleiding en coördinatie van het proces, inclusief afstemming met de klankbordgroep van de RUD Drenthe;
• Het bewaken van (mogelijke) relaties van de aanbevelingen met andere ontwikkelingen;
• Het organiseren dat het proces voortvarend loopt;
• Het goedkeuren van de uitwerkingen door de werkgroepen en externen;
• Het bespreken van de eindresultaten van de werkgroepen;

                                                                                                                                                                 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>•     Het waar nodig en mogelijk organiseren van ondersteuning voor de werkgroepen, bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van relevante documenten en het plannen
      van interviews;
•     Het in proces brengen en doorgeleiden van de uitwerkingen richting het dagelijks bestuur.

Samenstelling kerngroep
 H. Wolters                                        Provincie
 K. de Boer                                        Provincie
 Y. van Egmond                                     Provincie
 R.B. Mienstra                                     Tynaarlo (namens regio Noord)
 J. Popken                                         Tynaarlo (namens regio Noord
 J.H. Laarman                                      Emmen (namens regio Zuid-Oost)
 R. Mud                                            De Wolden / Hoogeveen (namens regio Zuid-West)
 A. Jans                                           RUD Drenthe


Klankbordgroep
De klankbordgroep is samengesteld uit een vertegenwoordiging van het algemeen bestuur (regionaal), de voorzitters van het eigenarenoverleg & het
accounthoudersoverleg en de directie van de RUD Drenthe en kan worden uitgebreid met een vertegenwoordiging vanuit de ambtskring+. De klankbordgroep geeft
richtinggevende uitspraken aan de ambtelijke kerngroep. De oplevering van de aanbevelingen vindt plaats aan het dagelijks bestuur. Het algemeen bestuur, blijft in
haar eigen controlerende rol.

Daarnaast voert de klankbordgroep de inhoudelijke regie op het verbeteren van de rolneming binnen de governancestructuur (aanbevelingen 3 en 4, zie in het schema
bij par. 1.3)

Samenstelling klankbordgroep:
 Vertegenwoordiging vanuit AB (per regio)          Wethouder J. Zwiers (namens regio Zuid-West)
                                                   Wethouder F.A.J. Buijtelaar (namens regio Zuid-Oost)
                                                   Wethouder J. Westendorp (namens regio Noord)
    Directeur / directiesecretaris RUD Drenthe     M. Heidekamp / M. van den Berg
    Voorzitter eigenaren overleg                   H. Wolters (provincie)
    Voorzitter accounthouders overleg              O. Jansen (Assen)
    Vertegenwoordiging ambtskring+                 Pm




                                                                                                                                                                2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>1.3    Prioritering aanbevelingen

 Randvoorwaarden   Toelichting                                Bestaande             Externe                Kosten     Activiteit              Planning
                                                              werkgroep?            ondersteuning?
 Ambtelijke        Eerst capaciteit regelen voordat gestart   Nee, ambtskring+ is   nee                                                       Start juli 2021
 capaciteit        kan worden                                 aangewezen
 deelnemers                                                   gremium
                   Inschatting 2021:
                   - kerngroep 80 uur per deelnemer
                   (2dgn/mnd)
                   - uitwerking per aanbeveling nodig
 Capaciteit RUD    Wie schuift bij welke aanbeveling aan?     Directie RUDD         nee                                                       Start juli 2021
 Drenthe           Hoeveel uur is nodig in 2021?              samen met DB in de
                                                              lead

 Prioriteit        Toelichting                                Bestaande             Externe                Kosten     Activiteit              Planning
 aanbeveling                                                  werkgroep?            ondersteuning?         en/of
                                                                                                           uren
                                                                                                           (nader
                                                                                                           uit te
                                                                                                           werken)
 1. Herijken DM    −   1e prioriteit die samen met VTH        Nee. AO samen met     Ja, voor               € 20k      Fase 1: Opstellen van   Start
                       beleidskader moet worden               EO in de lead         doorrekenen aantal                meer realistische       september
                       opgepakt                                                     varianten (inclusief              kentallen DM tbv        2021
                   −   Benchmark is aanwezig                                        kwaliteitsniveau).                programmering 2022
                   −   Kentallen uren bekend bij                                    Opdrachtverstrekki
                       adviesbureau / RUDD                                          ng voor de                        Fase 2:                 Laten mee
                   −   Het is wenselijk dat het                                     zomervakantie                     Doorontwikkelen         lopen in proces
                       jaarprogramma 2022 wordt                                                                       kentallen DM op basis   VTH-beleid
                       gebaseerd op de herijkte DM                                                                    nieuw VTH-beleid
                   −   Eerste herijking op basis van huidig
                       / bestaand uitvoeringsniveau

 2. VTH-           −   1e prioriteit die gekoppeld is aan     Ja, deze is actief.   Ja, voor in beeld      € 15k      Uitzetten opdracht      Start Juli 2021
 beleidskader          DM.                                    AO samen met EO in    brengen van            Nog geen   VTH-beleid (incl.
                                                                                                           opdracht
 (loopt)                                                      de lead                                                 kaders)



                                                                                                                                                       3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                    −   Inclusief missie en visie                                  mogelijke              voor       Opstellen VTH-beleid       Gereed 1e kw
                                                                                                          verleend
                    −   Inclusief uitvoeringskader                                 kwaliteitsniveaus                                            2022
                    −   Oplevering 1e kwartaal ‘22                                                                   Vaststellen VTH-beleid     Gereed 2e kw
                                                                                                                     (bevoegde gezagen)         2022
3a Rolneming AB     Eerst bestuurlijke rolneming bespreken:   Nee. Rol voor        Ja, begeleiding door   Volgt      Door expliciet aandacht    Start oktober,
                    hieruit vloeit ambtelijke voort           klankbordgroep       externe                           te hebben voor de          met doorloop
                                                                                                                     onderlinge verhouding      tot eind 2021
3b Slagkracht AB    Uitzoeken wat nog mist voor slagkracht    Nee, rol voor        Nee                               en rolverdeling kan
                    AB                                        klankbordgroep                                         toegewerkt worden
                                                                                                                     naar een situatie
4. Rolneming EO &   Volgt op bestuurlijke rolneming           Nee. Rol voor        Ja, begeleiding door   Volgt      waarin op basis van
AO                                                            klankbordgroep       externe                           vertrouwen ieder de
                                                                                                                     ruimte krijgt om te
                                                                                                                     acteren in de eigen rol.

5. Transparant      −   Beantwoorden van vraag op welk        Ja, werkgroep is     Nee                               Het DB geeft aan dat dit   Start
verantwoorden           niveau verantwoord moet worden        actief.                                                een al eerder geuite       september ->
                    −   P & C documenten herzien              EO / AO in de lead                                     bestuurlijke               focus op
                                                                                                                     wens/opdracht is           nieuwe manier
                                                              Interne regiegroep                                     (meer milieu               van
                                                              RUD Drenthe                                            inhoud/effect, minder      verantwoorden
                                                                                                                     detail). Het DB verzoekt   voor 2022
                                                                                                                     aan de RUD Drenthe om
                                                                                                                     hiermee aan de slag te
                                                                                                                     gaan waarbij in de
                                                                                                                     reguliere overleggen
                                                                                                                     wordt afgestemd op
                                                                                                                     welk detailniveau
                                                                                                                     gerapporteerd wordt.
6. Focus            Herijken ontwikkelopgaaf, waarbij focus   Directie RUDD        nee                               Nader te bepalen, RUD      Start najaar
ontwikkelopgave     ligt op de harde ontwikkelkant en         samen met DB in de                                     Drenthe is aan zet.        2021
                    aandacht voor zachte ontwikkelkant.       lead

                    Ontwikkelruimte passend binnen
                    jaarprogramma en begroting




                                                                                                                                                        4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>7. Maatregelen bij   Uitwerken, vaststellen wat nodig:           Ambtskring+    Nee (of op individueel     Borgen uitvoeringsregie en    Start juli 2021
deelnemers               - Borgen uitvoeringsregie bij           samen met EO   niveau)                    samenwerkingsafspraken
                            opdrachtgevers;                      en AO                                     bij opdrachtgevers
                         - Borgen samenwerkingsafspraken
                            bij opdrachtgevers;
                         - Optimaliseren digitale uitwisseling
                            informatie (o.a. dossiers)                                                     Open en transparant           8-maands
                                                                                                           knelpunten in de              rapportage
                                                                                                           samenwerking                  2021,
                                                                                                           communiceren in               jaarverslag
                                                                                                           rapportages.                  2021

                                                                                                           Digitale uitwisseling         Loopt
                                                                                                           dossier, project en pilots
                                                                                                           lopen
8. Afspraak proces   Gezamenlijk vast stellen voor welke         Nee, EO        nee                        Het DB geeft aan dat deze     Direct toe te
initiatief tot       onderwerpen dit wenselijk is en in welk     samen met AO                              aanbeveling past binnen de    passen binnen
einddocument         stadium.                                    in de lead                                reguliere processen. Het      reguliere
                                                                                                           gaat om het aanbrengen van    processen.
                                                                                                           scherpte in (het invullen     Blijven
                                                                                                           van) de bestaande             monitoren en
                                                                                                           afspraken. Hier hoeft geen    evalueren
                                                                                                           aparte inzet voor             (EO/AO?)
                                                                                                           georganiseerd te worden.

9. Persoonlijk       Afspraken maken hoe wij met elkaar          Nee, alle      Ja, zie 3a / 4 (mogelijk   Een standaard punt van        Direct toe te
contact              omgaan en communiceren                      gremia         expertise bij              aandacht in de overleggen     passen.
                                                                                deelnemers aanwezig)       (ambtelijk en bestuurlijk).
                                                                                                           Samen werken aan de
10. Samenspraak      Van tegenspraak naar samenspraak            Nee, alle      ja                         aanbevelingen zorgt ook
                                                                 gremia                                    voor verbetering. Dus
                                                                                                           voortdurend onderwerp
                                                                                                           van gesprek te laten zijn.




                                                                                                                                                  5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Bijlage: Fase 3 onderzoek evaluatie GR RUD Drenthe (uitwerking aanbevelingen)




                                                                                6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Assen, 6 mei 2021



Aan:
Het Dagelijks en Algemeen Bestuur van de RUD Drenthe
Postbus 1017
9400 BA Assen




Geacht bestuur,

In het afgelopen jaar is in meerdere fasen een evaluatie van de RUD Drenthe uitgevoerd. Dit in lijn
met de gemeenschappelijke regeling waarin is vastgelegd dat de doeltreffendheid en doelmatigheid
van de samenwerking na vijf jaar worden geëvalueerd. De centrale vraag van de evaluatie was in
hoeverre de RUD Drenthe voldoende solide en toekomstbestendig is op het gebied van organisatie,
uitvoering, te leveren kwaliteit en financiering. Bij de evaluatie was de verbetering ten opzichte de
bevindingen uit de financiële en organisatorische doorlichting uit 2017, een belangrijk ijkpunt: een
onderproductie en weglekkende uren, een structureel tekort op de begroting, het niet op orde
hebben van de basis, een beperkte ontwikkelkracht en het door de deelnemers onvoldoende
nemen van hun verantwoordelijkheid. Stevige conclusies die een turbulente periode hebben
ingeluid.

In de evaluatie is in de kern naar twee zaken gekeken: hoe solide en toekomstbestendig is de RUD
Drenthe nu en hoe steekt de dienst af tegen andere (vergelijkbare) diensten? De bevindingen zijn
vastgelegd in twee deelonderzoeken: “RUD Drenthe: op koers naar balans” en “Fase II –
benchmark”. Deze zijn als bijlage bij deze brief en advies gevoegd.

Kernconclusies
Belangrijke constatering in beide deelonderzoeken is dat de RUD Drenthe wezenlijke stappen heeft
gezet in het op orde krijgen van de (financiële) basis. De financiële functie in de organisatie is
ingericht, de begroting is in balans (geen grote uitschieters meer, geen grote tekorten) en er is
meer en beter zicht op de bedrijfsprocessen. Een belangrijke volgende stap is het ook echt goed
krijgen van grip op productie en productiviteit. Dat wil zeggen ook goede koppeling tussen de
financiële en bedrijfsmatige processen én tussen de uitvoeringsprocessen (zoals toezicht en
vergunningverlening) onderling. Met andere woorden het ook incorporeren van de financiële en
bedrijfsmatige inzichten in de aansturing van de organisatie.

Een tweede belangrijke conclusie is dat de RUD Drenthe en de deelnemers de afgelopen jaren
gevangen lijken te zitten in het construct van de Drentse Maat (DM). Daarbij is de ‘match’ van uren
en kwantitatieve productie, vooral het toezicht, het absolute ijkpunt. Er wordt gestuurd op
aantallen, verantwoord op uren en om de (onmogelijke) ‘match’ te realiseren wordt het
risicogestuurd toezicht opgevoerd. Het onderzoek Fase II laat klip en klaar zien dat de DM niet
houdbaar is. De kengetallen voor producten zijn, vergeleken met andere diensten, veel te
optimistisch en de aannames over de productiviteit niet realistisch.

Binnen dit alles – als derde conclusie – is de dienst er redelijk in geslaagd de kwaliteit van de
uitvoering op peil te houden. Dat wil zeggen dat in elk geval de gemeenten in de basis tevreden
zijn over de kwaliteit van vergunningen en uitgevoerde controles. Wel omgeven met wat mitsen en
maren als het gaat om tijdigheid, pro-activiteit (anticiperen) en zoals hiervoor aangegeven, de
ketenkwaliteit tussen verschillende ‘producten’. Belangrijkste dissonant is het provinciale toezicht.
Naar aanleiding van vragen van de provincie in 2020, is de dienst eind 2020 tot de constatering
gekomen dat dit toezicht onder de maat was en de interne kwaliteitsborging tekortgeschoten is.
Een vorm van zelfreflectie die, juist als zaken niet goed gaan, kan helpen het vertrouwen van
deelnemers te winnen. De kwaliteitsborging als geheel, waaronder het voldoen aan de



                                                                                                    1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>kwaliteitscriteria, zal een belangrijk aandachtspunt moeten zijn de komende periode. De focus in
het strategisch personeelsplan (SPP) overtuigt in dat opzicht niet. Ook gezien in het licht van het
advies van de Commissie van Aartsen en de eisen aan omgevingsdiensten. Hier ligt overigens ook
een verantwoordelijkheid bij de deelnemers. Door te zorgen voor en duidelijk (VTH) beleidskader
en door te zorgen dat in de uitvoeringsketen ook lokaal de zaken op orde zijn. Onder andere waar
het gaat om (de digitalisering van) de dossiers.

Daarbij mag de personele situatie van de dienst niet uit het oog worden verloren. De motivatie van
de medewerkers is hoog en de kennis en deskundigheid worden, zeker door de gemeenten en
provincie, gewaardeerd. De medewerkers staan echter ook onder min of meer permanente
werkdruk, met name bij toezicht en handhaving. Deels door de niet realistisch aannames. Maar ook
door het nog onvoldoende control zijn op de interne processen en een hoog ziekteverzuim. En er
lijkt een grens te zijn bereikt wat medewerkers nog kunnen absorberen aan (interne)
ontwikkeltrajecten én de negatieve berichtgeving over de dienst en het niet voelen van de
waardering van de deelnemers voor hun werk. Medewerkers hebben behoefte aan ‘gewoon hun
werk’ te kunnen doen en aan een duidelijke stip op de horizon voor waar de dienst naartoe groeit.
Die duidelijkheid ervaren ze niet van de dienst zelf en niet van de deelnemers.

De mogelijk belangrijkste conclusie is dat het governancemodel van de RUD Drenthe een
permanente worsteling lijkt. De RUD Drenthe is een zogenaamde ‘verbonden partij’, maar van
verbondenheid is door de bank genomen weinig te merken. Er is vooral tegenspraak en weinig
samenspraak. Deelnemers en RUD Drenthe lijken, zeker ambtelijk, niet tot het juiste gesprek te
kunnen komen met elkaar. Het samenspel en de communicatie zijn omgeven door een permanente
ruis. Of het nu gaat om de begroting, de (half)jaarrapportages, projectvoorstellen of het
functioneren van het eigenarenplatform. Deelnemers vinden dat de RUD Drenthe teveel ruimte
neemt en ze vaak het nakijken hebben. Maar laten gelijktijdig die ruimte ook toe en verzuimen als
collectieve eigenaren (en opdrachtgevers) de regie te nemen. Er is – zeker ambtelijk – veel
negatieve beeldvorming en wantrouwen over en weer, maar die ook in een zekere gelatenheid is
gestold. Of zoals zowel vanuit de dienst als vanuit de deelnemers werd geopperd: ‘Het is wat het
is’.

Het is onmiskenbaar dat de RUD Drenthe de afgelopen jaren in het op orde krijgen van de basis
belangrijke stappen heeft gezet. En gelet op waar de dienst vandaan komt en de bijna permanente
dynamiek, is dit een meer dan te respecteren prestatie. Gelijktijdig hebben de focus op de interne
organisatie, een communicatiestijl van vooral zenden en het (laten)nemen van de ruimte waar de
deelnemers de regie laten liggen, bijgedragen aan de vervreemding. De samenwerking zit in een
impasse als gevolg van een tragiek van goede bedoelingen van alle betrokkenen. Daar zal een
uitweg uit gevonden moeten worden. In het belang van alle betrokken partijen én in het belang
van een schone, veilige en gezonde leefomgeving in Drenthe. Voor een solide en
toekomstbestendige RUD Drenthe is het dichten van de weglekkende energie, zowel bij de dienst
zelf als bij de deelnemers, vele malen belangrijker dat het dichten van weglekkende uren.

Advies
Dit leidt tot de belangrijkste aanbeveling aan het bestuur van de RUD Drenthe én aan de
deelnemers: voor een verdere versterking van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de
RUD Drenthe moet er absolute prioriteit worden gelegd bij de verbetering van het samenspel.
Bestuurlijk, professioneel, zakelijk én vooral ook persoonlijk. Dit is niet iets wat ‘erbij’ gedaan kan
worden de komende periode. Dat moet worden georganiseerd, waarbij een aantal wissels moeten
worden omgezet als voorwaarde om een verandering in samenwerkingscultuur ten goede te keren.

Meer specifiek komen we tot de volgende aanbevelingen om tot een verbetering van de
bedrijfsvoering, governance en samenwerkingscultuur te komen:

1. Heroverweeg de uitgangspunten van de DM. Kom tot een realistische maatstaf voor de balans
   tussen beschikbare middelen en taakstelling. Maak daarbij duidelijk welke de bestuurlijke en



                                                                                                      2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>   financiële risico’s zijn. Dat draagt bij aan realistische verwachtingen en zal de gevoelde druk op
   de organisatie verminderen. Borg daarbij als RUD Drenthe dat de bedrijfsmatige en financiële
   inzichten die het dashboard biedt, ook goed worden geïncorporeerd in (de aansturing van) de
   organisatie. Dat wil zeggen dat ook echte grip op productie en productiviteit ontstaat.

2. Stel als deelnemers een VTH-beleidskader op, vertaal dat in het mandaat aan de RUD Drenthe
   en borg als RUD Drenthe een uniform kwaliteitsniveau in de uitvoering voor alle deelnemers.
   Leg de regie voor het opstellen van het beleidskader bij de deelnemers en laat de RUD Drenthe
   dit inhoudelijk faciliteren. Dit in lijn met het governancemodel.

3. Investeer in meer persoonlijke contacten en samenspraak op inhoud. Beperk de rol van
   account- en relatiemanagers tot de (bilaterale) bestuurlijke en zakelijke communicatie.

4. Onderwerp de begrotingsstukken en (half)jaarrapportages aan een revisie. Compacter,
   toegankelijker en meer focus op resultaten (wat is bereikt? Het – zeker voor raads- en
   statenleden - aanschouwelijk maken van de toegevoegde waarde voor een schone, veilige en
   gezonde leefomgeving?) Realistisch en transparante prognoses en duidingen. Deel
   (concept)stukken veel eerder. De rapportages zijn bedoeld voor de deelnemers. Het ligt dus
   ook voor de hand dat de deelnemers (via de werkgroep rapportages) hier de regie in nemen.

5. Herneem als deelnemers de regie over het eigenarenoverleg. Dit is het belangrijkste
   voorportaal voor het AB als het gaat om eigenaarszaken. Het eigenarenoverleg adviseert
   daarbij het AB als collectief op voorstellen vanuit de RUD Drenthe. Waar het eigenarenoverleg
   consensus over bereikt hoeft het AB de discussie niet meer te voeren. Met het oog op de
   rolneming is het advies dat de regie over welke stukken op welke wijze op de agenda van het
   eigenarenoverleg komen, bij de deelnemers ligt. Het advies is ook om de samenstelling meer in
   balans te brengen en te zorgen voor een gelijk speelveld zijn. Zowel tussen RUD en
   deelnemers als tussen deelnemers onderling. Het eigenarenoverleg is geen inhoudelijk overleg
   maar een overleg op managementniveau. Daarmee moet de vertegenwoordiging in
   overeenstemming zijn en een voldoende mandaat hebben. Met het oog op een gelijk speelveld
   is het advies is dat de directeur van de RUD Drenthe geen deelnemer is in het
   eigenarenoverleg maar een lid van het MT.

6. Positioneer ook het accounthoudersoverleg duidelijker. Bij dit overleg hoort ook de regie over
   het inbrengen van AB-voorstellen over gezamenlijke inhoudelijke en strategische beslissingen
   (zoals een VTH-beleidskader). De RUD Drenthe heeft daarbij een adviserende rol.

7. Versterk de slagkracht van het AB. Door kritischer te zijn op welke stukken worden
   geagendeerd. Geef bij elk besluit aan wat de bestuurlijke relevantie is, wat de financiële
   implicaties zijn (incidenteel en structureel) én wat de randvoorwaarden zijn die de deelnemers
   in de eigen organisatie moeten invullen. Waar nodig voorzien van een collectief advies van het
   eigenarenoverleg (bij organisatorische en financiële besluiten over de organisatie) of het
   accounthoudersoverleg (bij besluiten over inhoud en samenspel in de uitvoering).

8. Temporiseer het ontwikkelprogramma en verleg een deel van de focus. Meer aandacht voor de
   ‘harde’ kant van de organisatieontwikkeling (controle op en samenhang in processen,
   kwaliteitsborging, innovatie in expertise) en neem een ontwikkellijn (plan van aanpak) op voor
   de versterking van het externe samenspel met en tussen de deelnemers. Leg ook hier de regie
   over het opstellen en uitvoeren van dit plan van aanpak bij de deelnemers. Borg dat het proces
   om tot dit plan te komen en dit uit te voeren in gezamenlijkheid en gelijkwaardigheid tussen
   deelnemers en RUD Drenthe gebeurt.

9. Spreek met elkaar een proces voor het samenspel af tussen initiatief en uitgewerkt
   projectvoorstel, begroting of verslag. Daarin duidelijke go/no momenten waarover het AB (of
   het eigenaren- of accounthoudersoverleg ‘in mandaat’) of DB, afhankelijk van de aard van het



                                                                                                    3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>   initiatief, beslist. Zorg bij project- of ontwikkelingsinitiatieven voor een duidelijk
   referentiekader waaraan deelnemers de toegevoegde waarde van een initiatief kunnen
   afmeten. Zorg bij complexe onderwerpen dat er bij de deelnemers ook een zeker gelijk
   speelveld qua kennis is voor de afweging wordt gemaakt.

10. Deelnemers zullen ‘in huis’ maatregelen moeten treffen. In elk geval wat betreft het borgen
    van een professioneel opdrachtgeverschap. De eigen basis moet op orde komen wat betreft de
    (digitalisering) van de dossiers. En het borgen dat AB besluiten ook doorwerken in de eigen
    processen. Informeer raden en Staten met name ook over de toegevoegde waarde van de RUD
    Drenthe: wat heeft die bijgedragen aan een schone, veilige en gezonde leefomgeving?

We tekenen hierbij aan dat de afgelopen maanden ook al eerste tekenen van een verbeterd
samenspel zijn. Er zijn signalen van een betere sfeer in het eigenarenoverleg, meer persoonlijke
contacten en openheid naar elkaar over zaken die niet goed zijn gegaan. Dat betekent dat niet
alleen de organisatie van de RUD Drenthe meer in balans is gekomen maar dat er ook een basis
zichtbaar wordt om samenwerkingscultuur in balans te brengen.

De begeleidingscommissie evaluatie RUD Drenthe

Hannie Wolters (Provincie Drenthe)
Martin van den Berg (RUD Drenthe)
Rudolf Mud (De Wolden-Hoogeveen)
Frans van der Veen (gemeente Midden-Drenthe)
John Smits (lead auditor)




                                                                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>