<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Groningen | 2022
                 Kennis maakt
                 kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                       Kennis maakt kracht
Het versterken van het Institutioneel Geheugen van
Provinciale Staten van Groningen
  Opstellers           Klaas Kwakkel en Sam Heslinga
  Portefeuillehouder   Jan van der Bij
  Datum                4 juli 2022
1
                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                           Voorwoord
Een onderzoek naar het institutioneel geheugen. Misschien niet meteen een voor de hand liggend
onderwerp voor een rekenkamer. Toch is er, zo menen wij, alle aanleiding toe: dikwijls zien wij in ons
onderzoek dat Provinciale Staten eerdere besluitvorming vergeten. Dat is hen niet kwalijk te nemen:
Statenleden hebben beperkt tijd beschikbaar voor het Statenwerk, fracties worden gemiddeld steeds
kleiner, de werkdruk per fractielid daardoor hoger, en de doorstroming in de Staten is groot.
Nu is het wel zo, dat Provinciale Staten ‘hulptroepen’ hebben voor hun werk: fractieondersteuning,
griffie en rekenkamer. Over die vormen van ondersteuning is vooral nagedacht bij de invoering van het
dualisme in 2003, met als doel het versterken van de kaderstellende en controlerende rollen van
Provinciale Staten. Inmiddels zijn we heel wat jaren verder en is er maatschappelijk veel gewijzigd. De
digitale     mogelijkheden      veroorzaken           een       niet      aflatende        informatiestroom zodat
volksvertegenwoordigers geen gebrek hebben aan informatie maar er eerder door bedolven worden.
Er is sprake van toenemende politieke fragmentatie en doorstroming van fracties. Het vertrouwen in de
politiek neemt af. Verder wordt beleid steeds vaker gemaakt in samenwerking tussen bestuurslagen.
Kortom: het werk van de volksvertegenwoordigers lijkt complexer te zijn geworden. Voor de Noordelijke
Rekenkamer voldoende aanleiding om zich af te vragen of de bestaande ondersteuning van
volksvertegenwoordigers nog adequaat is, gezien de gewijzigde omstandigheden. Tegelijkertijd beogen
we met dit onderzoek handreikingen te geven over het verbeteren van de ondersteuning, steeds vanuit
de optiek dat volksvertegenwoordigers goed gefaciliteerd dienen te zijn.
Wat hier voor u ligt is een bijzonder rapport. Niet alleen gaat dit in de eerste plaats over Provinciale
Staten zelf, maar is het ook op een bijzondere manier tot stad gekomen. De ambtelijke controle (‘zijn
de gegevens correct’) is dit keer hoofdzakelijk door de griffie gedaan. Daarnaast is er geen bestuurlijke
reactie van Gedeputeerde Staten gevraagd, omdat we dat niet vonden passen bij het karakter en het
doel van dit onderzoek. In plaats daarvan heeft het presidium de kans gekregen een reactie op te stellen;
het Groningse presidium heeft om begrijpelijke redenen afgezien van het geven van een reactie.
In het onderzoek stond de informatie van en voor Statenleden centraal: welke behoefte aan
inhoudelijke ondersteuning hebt u als Statenleden, wie moet daar in uw ogen in voorzien, en hoe is die
ondersteuning dienovereenkomstig te versterken? Vanuit uw ervaring en met onze aanbevelingen kunt
u de nieuwe Statenleden een goede start bezorgen. Het woord is aan u.
2
                         Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Inhoud
Voorwoord ............................................................................................................................. 2
Conclusies en aanbevelingen .................................................................................................. 5
Aanleiding en vraagstelling................................................................................................................ 5
Conclusies .......................................................................................................................................... 6
Aanbevelingen ................................................................................................................................. 10
1.       Inleiding................................................................................................................. 12
1.1      Aanleiding ........................................................................................................................ 12
1.2      Achtergronden ................................................................................................................. 14
1.3      Onderzoeksvraag ............................................................................................................. 15
1.4      De aanpak van het onderzoek ......................................................................................... 17
1.5      Leeswijzer ........................................................................................................................ 18
2.       Enquête onder PS Groningen ................................................................................. 19
2.1      Informatie- en ondersteuningsbehoefte van Provinciale Staten .................................... 19
2.2      Oordeel gebruikers .......................................................................................................... 20
2.3      Samenvattende bevindingen ........................................................................................... 21
3.       (Eisen aan) informatievoorziening van GS aan PS ................................................... 22
3.1      Inleiding............................................................................................................................ 22
3.2      Invulling door Gedeputeerde Staten en ambtelijke organisatie ..................................... 23
3.3      Aanvullende kaders over de informatievoorziening van Provinciale Staten .................. 25
3.4      Worden de aanvullende kaders nageleefd? ................................................................... 30
3.5      Samenvattende bevindingen ........................................................................................... 30
4.       Ondersteuning van Statenleden: ambtelijke bijstand ............................................. 32
4.1      Inleiding............................................................................................................................ 32
4.2      Ambtelijke bijstand .......................................................................................................... 32
4.3      Ambtelijke bijstand in de praktijk .................................................................................... 33
4.4      Samenvattende bevindingen ........................................................................................... 34
5.       Ondersteuning van Statenleden: griffie .................................................................. 35
5.1      Inleiding............................................................................................................................ 35
5.2      Oordeel Statenleden en fractieondersteuners ............................................................... 35
5.3      Richtlijnen ........................................................................................................................ 38
5.4      Inwerkprogramma Statenleden ...................................................................................... 40
5.5      Omvang van de griffie ...................................................................................................... 40
5.6      Samenvattende bevindingen ........................................................................................... 42
6.       Ondersteuning van Statenleden: fractieondersteuning .......................................... 44
3
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>6.1        Inleiding............................................................................................................................ 44
6.2        Fractieondersteuning in de praktijk ................................................................................ 44
6.3        Fractieondersteuning ...................................................................................................... 46
6.4        Fractievertegenwoordigers ............................................................................................. 50
6.5        Samenvattende bevindingen ........................................................................................... 50
7.         Het Statenarchief ................................................................................................... 52
7.1        Gebruik en beoordeling Statenarchief ............................................................................ 52
7.2        Vergelijkend perspectief .................................................................................................. 53
7.3        Samenvattende bevindingen ........................................................................................... 55
Bronnenlijst ......................................................................................................................... 56
Bijlage 1: Fragmentatie, aantal en omvang van fracties in Provinciale Staten Groningen ...... 59
Bijlage 2: Enquêtevragen Statenleden ................................................................................... 62
Bijlage 3: Beschrijvende statistieken enquête onder PS ........................................................ 84
Bijlage 4: Uitwerking actieve informatieplicht ...................................................................... 85
Bijlage 5: vijf fasen in de Groningse beleidscyclus ................................................................. 86
Bijlage 6: Beter kaders stellen en controleren ....................................................................... 88
Bijlage 7: Mondriaan beleidscyclus 2021 .............................................................................. 94
4
                              Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                           Conclusies en
                           aanbevelingen
                           Aanleiding en vraagstelling
De doorstroming in Provinciale Staten is groot en daardoor gaan veel kennis en ervaring verloren.
Direct na Statenverkiezingen is ruim de helft van de Groningse Statenleden nieuw en gedurende de
Statenperiode treedt nog een aantal Statenleden terug. Tegelijkertijd moeten Statenleden van steeds
meer markten thuis zijn: het gemiddelde aantal leden per fractie neemt af, waardoor een steeds
kleinere groep Statenleden het fractiewerk moet uitvoeren. Hierdoor groeit het belang en de noodzaak
van goede ondersteuning.
Het doel van dit onderzoek is om in kaart te brengen hoe Provinciale Staten inhoudelijk worden
ondersteund bij hun werkzaamheden, hoe die ondersteuning bijdraagt aan het onderhouden/vergroten
van het leervermogen. Wij analyseren daartoe de ondersteuning door informatievoorziening door
Gedeputeerde Staten, ambtelijke bijstand, griffie, fractieondersteuning en archieffunctie. De centrale
onderzoeksvraag luidt als volgt:
Hoe en door welke geledingen worden Provinciale Staten (PS) ondersteund, hoe tevreden zijn PS daarover en hoe
kan het leervermogen van PS nog worden vergroot?
Deze vraag valt uiteen in de volgende deelvragen:
1. Welke tekortkomingen ervaren Statenleden bij het onderhouden en vergroten van het
     institutioneel geheugen en welke mogelijkheden zien zij voor het verbeteren van het
     leervermogen?
2. Hoe tevreden zijn Statenleden over de ondersteuning die zij krijgen om te voorzien in hun
     informatiebehoefte? (Welke informatiebehoefte hebben zij; op welke manier wordt in deze
     behoefte voorzien en hoe worden zij hierin ondersteund?)
3. Welke afspraken zijn in het verleden gemaakt met betrekking tot de informatievoorziening van
     Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten? In hoeverre staan deze afspraken helder op het
     netvlies van betrokkenen en in hoeverre worden deze nageleefd?
4. Welke verschillen bestaan er tussen de noordelijke provincies in dit verband en hoe kunnen zij van
     elkaar en andere overheden leren?
5
                         Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>                                     Conclusies
De hoofdconclusie van het onderzoek luidt als volgt:
De ondersteuning van Provinciale Staten bestaat uit ambtelijke bijstand, griffie, fractieondersteuning,
archieffunctie en adequate informatievoorziening door Gedeputeerde Staten. Bij de behandeling van
Statenstukken lopen de Groningse Statenleden tegen drie belangrijke zaken aan. Ten eerste hebben zij
een sterke behoefte aan informatie waaruit blijkt in hoeverre beleid werkt, maar voorzien Gedeputeerde
Staten en ambtelijke dienst hen hier structureel1 onvoldoende van. Ten tweede hebben ze moeite om een
helder overzicht te krijgen van eerdere relevante besluitvorming over hetzelfde onderwerp en de
afwegingen die toen een rol speelden. Het creëren van het gewenste heldere overzicht wordt bemoeilijkt,
doordat het Statenarchief weinig toegankelijk en gebruiksvriendelijk is. Ten derde ontbreekt het
Statenleden aan een duidelijk antwoord op de vraag hoe het te behandelen onderwerp zich verhoudt
met (besluitvorming over) gerelateerde beleidsthema’s.
Over de griffie zijn Groningse Statenleden tevreden: de behoeften van de Staten en de invulling daarvan
door de griffie zijn goed op elkaar afgestemd. De griffie zet actief in op onder andere de kwaliteit van
stukken. Een belangrijk richtsnoer hiervoor is de statenminuut. In 2017 heeft de griffie getoetst in
hoeverre Statenstukken voldeden aan de criteria uit de statenminuut en sindsdien gaf de griffie
incidenteel feedback op het gebruik ervan. Tot slot concluderen wij dat Groningse Statenleden tevreden
zijn over de eigen fractieondersteuning. In de praktijk leveren Groningse (en Drentse) fractiemedewerkers
vooral praktische ondersteuning vergeleken met hun Friese collega’s.
De wijze waarop Gedeputeerde Staten Provinciale Staten informeren is een actueel thema in de
Groningse Staten. Zo hebben enkele Groningse Statenleden hierover in 2021 een notitie opgesteld en zijn
er in het kader van de Ring Zuid recentelijk verbetervoorstellen gedaan voor de informatiepositie van de
Staten. Deze ontwikkelingen hebben o.a. geleid tot uitbreiding van de themadossiers op de website van
de provincie Groningen, het starten van het maatjesproject en het instellen van een agendacommissie
die (onder andere) toeziet op de kwaliteit van GS-stukken.
Hieronder geven wij gedetailleerder antwoord op de deelvragen van het onderzoek. Per deelvraag
staat steeds het korte antwoord op de vraag cursief weergegeven en daaronder een toelichting.
1.          Welke tekortkomingen ervaren Statenleden bij het onderhouden en vergroten van het
            institutionele geheugen en welke mogelijkheden zien zij voor het verbeteren van het
            leervermogen?
De belangrijkste tekortkoming die Groningse Statenleden ervaren is dat zij het lastig vinden een helder
overzicht te krijgen van besluitvorming uit het verleden en de afwegingen die toen een rol speelden.
Statenleden zien mogelijkheden om het institutioneel geheugen te vergroten. Provinciale Staten hebben
recent zelf het maatjesproject opgezet. Daarin wordt een nieuw Statenlid gekoppeld aan een ervaren
1
  Mede gebaseerd op de rode draden die getrokken zijn uit de conclusies en aanbevelingen van vijftien jaar Rekenkameronderzoek (Bron:
Beers, E., & Schaap, L., Noordelijke Rekenkamer, Luister nou eens!, 2020.).
6
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Statenlid, waarbij het ervaren Statenlid beschikbaar is om vragen te beantwoorden, voor overleg of voor
advies. Ook zet de ambtelijke organisatie meer themadossiers op, zodat Statenleden snel de historie en
reikwijdte van een dossier kunnen inzien. Met het maatjesproject en het uitbreiden van de themadossiers
blijft belangrijke kennis behouden voor de Staten en dat draagt bij aan het institutionele geheugen.
De toenemende roulatie van Statenleden is de eerste oorzaak waardoor het voor Statenleden lastig is
om een helder overzicht te krijgen van besluitvorming uit het verleden. Ten tijde van die besluitvorming
zaten velen van hen nog niet in de Staten, waardoor zij daar geen eigen herinnering aan hebben. Een
tweede oorzaak is dat vindbaarheid van informatie in het Statenarchief volgens Statenleden te wensen
overlaat. Ook fractiemedewerkers geven aan dat het Statenarchief niet goed functioneert. Een gevolg
daarvan is dat Statenleden en fractiemedewerkers het Statenarchief beperkt gebruiken. Drentse en
Friese Statenleden lopen in hun eigen archieven tegen dezelfde problemen aan.
2.        Hoe tevreden zijn Statenleden over de ondersteuning die zij krijgen om te voorzien in hun
          informatiebehoefte? (Welke informatiebehoefte hebben zij; op welke manier wordt in deze
          behoefte voorzien en hoe worden zij hierin ondersteund?)
Ondersteuning door Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke organisatie
Provinciale Staten van Groningen hebben een brede en grote behoefte aan informatie en ondersteuning.
De behoefte aan informatie waaruit blijkt in hoeverre provinciaal beleid werkt is het grootst. Ze vinden
het vooral heel wenselijk dat Gedeputeerde Staten en/of de ambtelijke dienst hen voorzien van deze
informatie. Dat geldt ook voor informatie over alternatieve scenario’s en samengevatte en geduide
beleidsinformatie. De informatievoorziening voor deze drie onderdelen is beduidend minder dan zij
wensen (zie paragraaf 3.2). Groningse Statenleden zijn het minst tevreden over de informatie die zij
ontvangen waaruit blijkt in hoeverre het beleid werkt. Zij zijn tevredener over informatie die zij
ontvangen over alternatieve scenario’s en over de ontvangen samengevatte en geduide
beleidsinformatie.
Ondersteuning in de vorm van ambtelijke bijstand
In eerste instantie pakt de griffie een verzoek om ambtelijke bijstand op, mits daarvoor de kennis bij de
griffie aanwezig is en er voldoende tijd beschikbaar is om het verzoek op te pakken. Anders geleidt de
griffie het verzoek door naar de ambtelijke dienst en heeft de griffie een begeleidende en adviserende
rol. Een formeel verzoek om ambtelijke bijstand gebeurt onder andere in geval van initiatiefvoorstellen
of technische vragen die niet binnen een dagdeel te beantwoorden zijn. Initiatiefvoorstellen komen niet
zo vaak voor, omdat het opstellen ervan veel tijd kost en er in sommige gevallen ook andere instrumenten
in te zetten zijn.
Ondersteuning door de griffie
Groningse Statenleden wensen vooral specialistische ondersteuning van de griffie. Groningse
Statenleden willen ook graag dat de griffie hen voorziet van samengevatte en geduide beleidsinformatie
en hen ondersteunt bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of
schriftelijke vragen. Deze wensen van Provinciale Staten worden redelijk goed vervuld (zie paragraaf 5.2).
7
                           Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Het uitgangspunt van de griffie in Groningen is dat zij verantwoordelijk is voor het borgen van het
democratisch besluitvormingsproces. De daarvoor door de griffie uitgevoerde werkzaamheden variëren
sterk. De organisatorische en procedurele ondersteuning ten behoeve van het besluitvormingsproces
vormt hiervan de basis en vergt in de praktijk de meeste tijd. De griffie streeft naar een 70-30 procent
tijdsverdeling, waarbij zo’n 70 procent van de tijd/capaciteit gebruikt wordt voor deze organisatorische
en procedurele ondersteuning. Het resterende deel besteedt de griffie aan het ondersteunen van
Statenleden bij het vinden van het meest geschikte instrument om hun doel te bereiken en zo de meeste
invloed te hebben. Dit doet de griffie meer dan vroeger.
Ondersteuning door de fractieondersteuning
Statenleden wensen vooral dat fractiemedewerkers hen informeren over eerdere fractiestandpunten of
stemgedrag, hen ondersteunen bij de voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen,
schriftelijke vragen en initiatiefvoorstellen en, tot slot, hen informeren over vergelijkbare besluiten in
andere provincies. Volgens de Statenleden doen fractiemedewerkers dit in de praktijk ook. Alleen voor
de informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies is het verschil tussen de wens
van Statenleden en het beeld in de praktijk wat groter (0,9 punten op een schaal van 1 tot 5).
Ondersteuning in de vorm van het Statenarchief
Op de meeste aspecten, bijvoorbeeld de beschikbaarheid en de betrouwbaarheid van informatie, scoort
het Groningse Statenarchief goed. Zoals al bij deelvraag één opgemerkt, laat de vindbaarheid van
informatie te wensen over.
3.          Welke afspraken zijn er in het verleden gemaakt met betrekking tot de informatievoorziening van
            Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten? In hoeverre staan deze afspraken helder op het
            netvlies van betrokkenen en in hoeverre worden deze nageleefd?
Naast de wettelijke passieve en actieve informatieplicht hebben Provinciale Staten enkele aanvullende
afspraken gemaakt over de informatievoorziening. Deze afspraken staan in het Reglement van Orde
2015, maar niet in de nieuwste versie van het Reglement van Orde (2019). De afspraken zijn echter wel
geactualiseerd en staan in aparte documenten; ze zijn niet allemaal bekend bij de ambtelijke dienst. Eén
van de afspraken betreft de Statenminuut. De Statenminuut bevat richtlijnen waar Statenbrieven en
Statenvoordrachten aan moeten voldoen. Uit een steekproef van de griffie in 2017 bleek dat minder dan
de helft van de Statenstukken voldeed aan de richtlijnen van de Statenminuut. Een andere afspraak gaat
over het gebruik van de (Mondriaan)beleidscyclus. Per fase in de beleidscyclus beschrijft deze afspraak
wat de rol van Provinciale Staten is en wat er van hen wordt verwacht.
Na 2017 heeft de griffie niet meer structureel en consequent bijgehouden in hoeverre de
(geactualiseerde) Statenminuut accuraat werd toegepast. Wel geeft de griffie incidenteel feedback op
het gebruik van het format. In de (Mondriaan)beleidscyclus worden vijf momenten 2 geïdentificeerd
waarbij Provinciale Staten worden betrokken bij de besluitvorming en wat er per moment van hen wordt
gevraagd. Hoewel het beleidsproces per dossier of onderwerp kan verschillen, vormt deze beleidscyclus
2
  Het gaat om de volgende vijf fasen: 1) start en startnotitie; 2) planvorming en ontwerpbeleidsplan; 3) besluit en kaderstellend beleidsplan;
4) uitvoering; 5) evaluatie.
8
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>een belangrijke leidraad voor de informatievoorziening van Provinciale Staten door Gedeputeerde
Staten. Als duidelijk is wat er van Provinciale Staten wordt verwacht bij de bespreking van een
Statenstuk, dan komt dat de kwaliteit van de besluitvorming ten goede zo is de gedachte. De
(Mondriaan) beleidscyclus is vanaf 2015 verder ontwikkeld. In de meest recente versie (juni 2021)
bestaat deze, naast de strategische beleidscyclus die het meest relevant is voor Provinciale Staten, ook
uit een tactische en een uitvoeringscyclus. Volgens de ambtelijke dienst wordt nu bij ieder Statenstuk
aangegeven op welke fase in het beleidsproces het stuk betrekking heeft en wat de daarbij behorende
rol van Provinciale Staten is.
4.       Welke verschillen bestaan er tussen de noordelijke provincies in dit verband en hoe kunnen zij
         van elkaar en andere overheden leren?
Tussen de Noordelijke provincies bestaan diverse verschillen. De meest opvallende verschillen beschrijven
we hier, voor de overige verwijzen we naar het rapport. Ten eerste valt op dat Drentse Statenleden
ontevredener dan hun Groningse en Friese collega’s zijn over de informatie die zij van Gedeputeerde
Staten en/of ambtelijke dienst ontvangen over alternatieve scenario’s. Ten tweede zijn in Groningen de
behoeften van de Staten en de invulling daarvan door de griffie beter op elkaar afgestemd dan in Fryslân
en Drenthe, vooral als het gaat om de behoefte aan informatie over vergelijkbare besluiten in andere
provincies. Ten derde blijkt de Drentse griffie zich vergeleken met die van Groningen en Fryslân weinig te
bemoeien met de kwaliteit van de Statenstukken. Ten vierde is de fractieondersteuning in Fryslân
beduidend groter en breder dan die in Groningen en Drenthe. Het budget voor fractieondersteuning is in
Fryslân per fractie ongeveer 3 tot 4 keer groter en Friese fractiemedewerkers komen meer toe aan
politiek-inhoudelijke werkzaamheden zoals het voorbereiden van moties en amendementen. Zij zijn
gemiddeld gezien langer in dienst dan hun Groningse en Drentse collega’s. Friese Statenleden leunen
sterk op de fractieondersteuning en zijn daardoor (naar eigen zeggen) minder afhankelijk van
Gedeputeerde Staten voor de informatievoorziening. Ten vijfde heeft Drenthe als enige van de drie
provincies een groep (Staten)onderzoekers (ondergebracht bij de griffie).
9
                          Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>                                    Aanbevelingen
Aanbeveling 1. Verhoging kwaliteit Statenstukken
A. Provinciale Staten, versterk het bestaande kwaliteitskader (de Statenminuut) voor Statenstukken.
       Neem daarin in ieder geval de volgende onderdelen op:
▪ tijdlijn met daarin momenten waarop eerdere besluitvorming door of communicatie met Provinciale
       Staten heeft plaatsgevonden over hetzelfde onderwerp, voorzien van een directe koppeling naar elk
       van de afzonderlijke stukken;
▪ overzicht van beslismomenten van dossiers of onderwerpen die een zeker raakvlak hebben met het
       te behandelen onderwerp, waarbij ook aandacht geschonken dient te worden aan relevante
       onderzoeken van de Noordelijke Rekenkamer en een overzicht van de mate waarin de overgenomen
       aanbevelingen geïmplementeerd zijn;
▪ overzicht van recente of geplande besluitvorming over hetzelfde onderwerp in andere
       overheidsorganen, zoals provincies, gemeenten, waterschappen, het Rijk) en IPO.
Een aanvulling van het bestaande kwaliteitskader met bullet 1 en 2 zou er toe moeten leiden dat
Statenleden ook andere relevante Statenstukken (van eerdere besluitvorming of besluitvorming uit
aangrenzende dossiers) aangereikt krijgen. Dit gebeurt nu onvoldoende volledig en als Statenleden of
fractiemedewerkers zelf op zoek gaan in het Statenarchief dan vinden ze deze stukken doorgaans niet.
De derde bullet draagt bij aan efficiënte besluitvorming, waarbij lessen uit besluitvorming elders in acht
genomen en valkuilen vermeden kunnen worden.
B.     Toets of beoogde Statenstukken voldoen aan de kwaliteitscriteria uit het kwaliteitskader en zo niet,
       stuur deze dan terug naar Gedeputeerde Staten. Wees daar streng en consequent in.
Aanbeveling B. kan worden opgevat als een aanmoediging voor de weg die Provinciale Staten zijn
ingeslagen met het instellen van een agendacommissie die (onder andere) toeziet op de kwaliteit van
GS-stukken.3
C.     Evalueer dit kwaliteitskader minimaal één keer per Statenperiode en maak daarin een analyse van
       de afwijkingen van de criteria in de Statenminuut. Pas de Statenminuut zo nodig aan naar aanleiding
       van deze evaluatie of naar aanleiding van eventuele nieuwe wensen van de Statenleden die op dat
       moment zitting hebben in de Staten.
Aanbeveling 2. Verbetering informatie over effectiviteit
Provinciale Staten, maak algemene afspraken over de wijze waarop u bij nieuw beleid geïnformeerd
wordt over de vraag in hoeverre dit beleid leidt tot de gewenste maatschappelijke resultaten. Maak voor
minder goed meetbare resultaten aanvullende (kwalitatieve en procesmatige) afspraken. Besteed
nadrukkelijk aandacht aan de vraag hoe concreet u hierover geïnformeerd moet worden (met
indicatoren die niet wijzigen over tijd). Leg deze afspraken vast in een algemeen kader.4
3
  Provincie Groningen, Brief van het Presidium aan Gedeputeerde Staten betreffende advies werkgroep vergaderwijze, 30 juni 2021.
4
  Zie ook aanbevelingen uit eerdere onderzoeksrapporten van de Noordelijke Rekenkamer, zoals het onderzoek over de zoektocht naar
duurzaamheid in het landbouwbeleid uit 2020.
10
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Aanbeveling 3. Breid themadossiers uit
Provinciale Staten, geef - in het verlengde van uw eigen procesvoorstel Aanpak Ring Zuid - opdracht aan
Gedeputeerde Staten om meer themadossiers in te richten op de provinciewebsite.5 Maak themadossiers
voor grote projecten die de looptijd van één Statenperiode overstijgen en voorzie ieder dossier (ook de
huidige) van tenminste een overzicht van relevante besluitvorming door en communicatie met
Provinciale Staten uit het verleden, inclusief de behandeling van relevante Rekenkamerrapporten.
Aanbeveling 4. Verbetering kennisbank
Provinciale Staten, investeer in een brede, laagdrempelige kennisbank met een adequate zoekfunctie. De
kennisbank kan bestaan uit de themadossiers die nu op de website van de provincie staan, aangevuld
met nieuwe themadossiers (zie ook aanbeveling 3).6 Plaats in die kennisbank alle relevante informatie
die voor de beeld- en besluitvorming van Provinciale Staten van belang is. Formuleer als Provinciale
Staten welke informatie deze kennisbank zou moeten bevatten. Maak de kennisbank openbaar
toegankelijk (met inachtneming van de criteria uit de Wet open overheid (Woo) die binnenkort in werking
treedt), om zodoende de betrokkenheid van de samenleving bij de provinciale politiek te versterken. Het
kan eveneens zinvol zijn met de andere noordelijke provincies de mogelijkheid van een gezamenlijke
kennisbank te verkennen, zodat geprofiteerd kan worden van kennis en expertise binnen andere
provinciale organisaties. Daarnaast kan op deze manier worden ingespeeld op de wens van Provinciale
Staten om meer geïnformeerd te worden over vergelijkbare besluiten in andere provincies.7
Aanbeveling 5. Invulling fractieondersteuning
Provinciale Staten, maak een weloverwogen keuze over de wenselijke invulling van de
fractieondersteuning en de randvoorwaarden daarvoor. Handel daar vervolgens naar.
Er zijn diverse invullingen van de fractieondersteuning mogelijk. Aan de ene kant van het spectrum staat
een rol voor de fractieondersteuning die vooral praktisch van aard is. Aan de andere kant kan
fractieondersteuning ook een aanzienlijk inhoudelijk ondersteunende rol vervullen. In dat laatste geval
kunnen fractiemedewerkers bijdragen aan het institutionele geheugen van Provinciale Staten, zeker als
zij langer in dienst zijn en inhoudelijke kennis en ervaring met zich meedragen uit eerdere
bestuursperiodes. Dat vergt dan wel een budget voor het inhuren van medewerkers van voldoende
niveau en een zekere continuïteit.
Aanbeveling 6. Bewaking doorwerking aanbevelingen
Provinciale Staten, vraag Gedeputeerde Staten, c.q. de griffie een jaar na de behandeling van dit rapport
inzicht te geven in de mate van inhoudelijke implementatie van de door u overgenomen aanbevelingen.
5
  https://www.provinciegroningen.nl/actueel/dossiers/
6
  Met het geleidelijk uitbreiden van de bestaande themadossiers en het toevoegen van nieuwe themadossiers ontstaat er zo op natuurlijke
wijze een complete kennisbank. Het uiteindelijke doel van de aanbeveling is en blijft de totstandkoming van een volledige kennisbank met
adequate zoekfunctie.
7
  Zolang een openbare volledige kennisbank niet is gerealiseerd, zorg er dan voor dat er een instructie of cursus beschikbaar is voor
Statenleden die duidelijk uitlegt hoe Statenleden en fractiemedewerkers effectief kunnen zoeken én vinden in het huidige Statenarchief.
11
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>                                    1. Inleiding
1.1                                 Aanleiding
De doorstroming in Provinciale Staten is groot. Direct na Statenverkiezingen is ruim de helft van de
Groningse Statenleden nieuw.8 Gedurende de Statenperiode treedt vervolgens dikwijls een aanzienlijk
aantal Statenleden terug. Verder neemt het aantal fracties toe en het gemiddelde aantal leden per
fractie dus af, waardoor individuele Statenleden op steeds meer terreinen deskundig moeten zijn. Het
provinciale takenpakket is in de loop van de tijd ingewikkelder geworden. Deze ontwikkelingen, en het
toenemende belang van social media, hebben gevolgen voor het collectieve geheugen van Provinciale
Staten.
Uit een onderzoek van de Stichting Decentraalbestuur uit 2019 bleek dat 24 procent van de Statenleden
die in 2015 werden gekozen, voortijdig terugtrad. 9 Dat is een flinke stijging ten opzichte van de periode
2011-2015, toen 17 procent van de in 2011 aangetreden Statenleden de eindstreep niet haalde. Voor
Groningen ging het om een aandeel van 23 procent van de Statenleden die in 2015 werden gekozen.
Tabel 1: Voortijdig teruggetreden leden PS, 2015-2019
  Provincie                                                         Aandeel voortijdig afgetreden Statenleden 2015-2019
  Groningen                                                                                                                 23%
  Fryslân                                                                                                                   26%
  Drenthe                                                                                                                   15%
Dit zijn tussentijdse wijzigingen; ook de veranderingen die optreden bij verkiezingen zijn ingrijpend. Bij
de meest recente verkiezingen voor Provinciale Staten in Groningen waren 23 van de 43 leden nieuw in
de provinciale politiek.10 Landelijk is de verwachting dat bij de provinciale verkiezingen in 2023 een op
de vijf Statenleden niet doorgaat. Nog eens een kwart twijfelt of ze voor een nieuwe periode willen
tekenen. 11 Dit gebrek aan continuïteit wreekt zich met name bij de behandeling van langlopende
dossiers; dossiers die de looptijd van één Statenperiode overstijgen.
Een andere voor het Statenwerk relevante ontwikkeling is het groeiende en complexer wordende
takenpakket van volksvertegenwoordigers. De sterke groei in de beschikbaarheid van informatie en de
opkomst van sociale media zijn hier voorbeelden van. Veel informatie is vandaag de dag te vinden op
8
  Stichting Decentraal bestuur, Kerngegevens Provinciale Ambtsdragers 2005-2019, 2020, p.8. In 2019 ging het om 58 procent.
9
  Stichting Decentraal bestuur: https://www.decentraalbestuur.nl/images/Veranderingen_in_het_provinciaal_bestuur_2015-2019.pdf
10
   RTV Noord: https://www.rtvnoord.nl/nieuws/206633/cdk-paas-doet-oproep-aan-nieuwe-statenleden-buig-af-en-toe-een-beetje
11
   Binnenlands Bestuur: www.binnenlandsbestuur.nl: https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/nieuws/een-op-vijf-
statenleden-haakt-na-verkiezingen-
af.16830706.lynkx?tid=TIDP715922X04F554F79DC14B2EAB913AC55BD60F5DYI5&utm_campaign=BB_NB_Dagelijks&utm_medium=email&u
tm_source=binnenlandsbestuur
12
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>internet evenals achtergrond- en opinieartikelen over maatschappelijke ontwikkelingen. De Raad voor
het Openbaar Bestuur (ROB) constateert dat volksvertegenwoordigers door de opkomst van sociale
media meer en directer contact hebben met hun eigen achterban en eventuele belangenorganisaties;
zij zijn makkelijker benaderbaar dan ooit. Mede door sociale media voelen politici druk om snel en
scherp te reageren op nieuws. Volgens de ROB staan zij altijd ‘aan’. Dit heeft grote gevolgen voor de
(ervaren) werkdruk. Andere factoren die van invloed zijn op de werkdruk zijn de overdaad van
informatie, politieke versnippering, competitie om aandacht en incidentgedreven politiek. Het werk van
Statenleden zal altijd veeleisend zijn, maar het kan volgens de ROB niet zo zijn dat slechts een beperkte
groep mensen aan die eisen kan voldoen en in staat is om een publiek ambt te vervullen. 12 Met de juiste
ondersteuning kunnen de uiteenlopende werkzaamheden effectiever opgepakt worden.
Gegeven deze dynamiek is het de vraag hoe het gesteld is met de kennis, het collectieve geheugen en
het leervermogen van de Staten. Hoe bepalen volksvertegenwoordigers wat voor hen relevante
informatie is en wat niet? Welke selectie- of filterstrategieën hebben zij? Hoe blijven eerdere lessen op
het netvlies van Provinciale Staten staan en hoe kan de kwaliteit van provinciaal beleid gewaarborgd
worden? Welke hulp krijgen zij daarbij? Dit wordt onderstreept door de rode draden die getrokken zijn
uit de conclusies en aanbevelingen van vijftien jaar Rekenkameronderzoek. In die periode kwam de
Rekenkamer vaak tot dezelfde (typen) conclusies en aanbevelingen wat leidt tot het beeld dat het
leervermogen van de provincies Drenthe, Fryslân en Groningen beperkt is. Beleidsmanco’s blijken
hardnekkig en voorgehouden lessen lijken te weinig in acht te worden genomen bij de formulering van
nieuw beleid.13 Een onderzoek van de Adviesraad voor wetenschap, technologie en innovatie (AWTI,
2021)14 heeft soortgelijke uitkomsten: op Rijksniveau zijn politieke debatten en beleidsvoorstellen vaak
incompleet door kennisgebrek en het niet benutten van kennis. Niet alle kansen, mogelijkheden, risico’s
en maatschappelijke waarden zouden voldoende aan bod komen. Met andere woorden: er wordt
onvoldoende geleerd. Het niet benutten van deze kennis zou ten koste kunnen gaan van de effectiviteit
en uitvoerbaarheid van beleid.
Definitie kennis15
Kennis is het geheel aan deskundigheid (vaardigheden, ervaring, houding, ect.). Kennis kan bestaan op schrift
(protocollen, afspraken of een kennisbank) en in de hoofden van mensen (ervaring, expertise).
Definitie lerende overheid16
Een lerende overheid is een overheid die voortdurend in staat is om structuren, processen en beleid te
herformuleren in het licht van nieuwe kennis en inzichten, successen en mislukkingen. Het leervermogen van een
overheid bestaat uit de capaciteit om gegevens en informatie te verwerken en in te zetten om bestaand beleid en
beheer kritisch te beschouwen en waar mogelijk te verbeteren, en nieuw beleid beter te maken dan het oude.
12
   Raad voor het Openbaar Bestuur. Briefadvies Ondersteuning Tweede Kamer. Den Haag: Raad voor het Openbaar Bestuur, 2021
13
   Beers, E., & Schaap, L., Noordelijke Rekenkamer, Luister nou eens!, 2020.
14
   Heimovaara, S., Benschop, J. P., Cools, R., Debackere, K., van der Hagen, T. H., Meijer, N., Essers, P. W., AWTI, Rijk aan kennis, naar een
herwaardering van kennis en expertise in beleid en politiek, 2021.
15
   Stam, C., Productiviteit van de kenniswerker, wegwijzer in kennismanagement. Noordwijk: De Baak, 2004 en Verbooy, H.,
Kennismanagement: de praktijk. Tijdschrift voor Multimedia. Nr. 12., 1997.
16
   Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD), PUMA: Knowledge Management: Learning-by-comparing experiences
from private firms and public organizations. Parijs: HRM Working Party Meeting, 2021 en Van der Knaap, P. Lerende overheid, intelligent
beleid? Tijdschrift en platform voor public governance audit & control, december 2006, pp. 24-27.
13
                                    Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Deze ontwikkelingen zijn voor de Noordelijke Rekenkamer aanleiding geweest om onderzoek te doen
naar de wijze waarop Provinciale Staten in de Noordelijke provincies worden ondersteund bij hun
werkzaamheden en hoe eerdere lessen worden gebruikt bij de vormgeving van beleid. Het collectieve
geheugen van de Staten beperkt zich namelijk niet tot de zittende Statenleden, maar ligt ook besloten
in de ondersteunende systemen en diensten van de Staten. Die systemen en diensten bevatten immers
relevante eerdere lessen; de kunst is om die lessen op de juiste momenten naar voren te halen en te
benutten.
1.2                             Achtergronden
In deze paragraaf verkennen we hoe de samenstelling van Provinciale Staten is veranderd vanaf het
moment dat de dualisering in werking trad (2003) tot eind 2021. In deze paragraaf gaan we iets dieper
in op de vraag hoeveel tijd Statenleden aan het Statenwerk besteden. Verder bekijken we hoe de
samenstelling van Provinciale Staten is veranderd: zijn Statenfracties inderdaad (veel) kleiner
geworden?
Met de dualisering ontstond een scheiding tussen de uitvoerende macht (het college van Gedeputeerde Staten)
en de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende macht (Provinciale Staten). Provinciale Staten
stellen de algemene beleidsinhoudelijke kaders vast waarbinnen Gedeputeerde Staten dienen te opereren.
Provinciale Staten controleren of Gedeputeerde Staten dat naar wens doen en of de kaders bijgesteld moeten
worden, bijvoorbeeld omdat beleid niet (voldoende) werkt. Het serieus en goed uitvoeren van deze taken draagt
bij aan kwalitatief goed bestuur en een goed functioneren van de provinciale democratie.
1.2.1 Tijdsbesteding aan Statenwerk
Provinciale Staten zijn het hoogste bestuursorgaan van de provincie en zij worden iedere vier jaar
gekozen via rechtstreekse verkiezingen. De Groningse Staten hebben 43 leden. Provinciale Staten zijn
een vertegenwoordigend orgaan waarbij de leden ook andere activiteiten ontplooien: de meeste
Statenleden combineren het Statenlidmaatschap met een omvangrijkere betaalde baan. In 2014
besteedden Statenleden van de Nederlandse provincies gemiddeld zo’n 20 uur per week aan het
Statenwerk.17 Uit de enquête die wij uitvoerden in het kader van dit onderzoek blijkt dat vandaag de
dag bijna driekwart van de Groningse Statenleden 17 tot 24 uur per week aan het Statenwerk besteedt
(figuur 1). Ongeveer een kwart van de Statenleden besteedt 9 tot 16 uur per week aan het Statenwerk
en zo’n 6 procent, 25 tot 32 uur per week. Er zijn veel beleidsterreinen waarop de provincie actief is. In
de laatste jaren worden provincies geconfronteerd met uitdagende complexe maatschappelijke
vraagstukken, zoals de energietransitie. Specifiek voor Groningen zijn vraagstukken rond de
gaswinning/aardbevingsproblematiek, Ringweg-Zuid en krimp/leefbaarheid: zeer omvangrijke en
complexe dossiers met een lange looptijd, vaak langer dan de duur van één Statenperiode.
17
   BMC: https://www.bmc.nl/werkvelden/praktijkcase/ipo-democratische-legitimering-van-de-provinciale-staten op 19 januari 2022.
14
                              Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>                                          Tijdsbesteding aan Statenwerk
                                                               6%
                                                                            28%
                                                        66%
                                           9 tot 16 uur       17 tot 24 uur     25 tot 32 uur
Figuur 1: Tijdsbesteding aan Statenwerk, resultaat van enquête gehouden onder Groningse Statenleden
In relatief grote fracties - en zeker de grote fracties die voorheen bestonden - kan het werk adequaat
verdeeld worden. Niet alle grote complexe projecten hoeven bij één Statenlid in de portefeuille terecht
te komen. In grote fracties is de kans groter dat zittende leden ook in de bestuursperiode ervoor al
Statenlid waren en dus ervaring en (inhoudelijke) kennis hebben. Zij kunnen die overdragen op nieuwe
fractiegenoten. Nieuwe Statenleden moeten zich extra inspannen om het Statenwerk goed te doen.
Bevinding: Voor veel Statenleden is het Statenlidmaatschap een functie naast een betaalde baan. De
meeste leden van de Groningse Staten besteden niet meer dan 24 uur per week aan het Statenwerk.
1.2.2 Samenstelling Groningse Staten 2003-nu
Uit ons onderzoek blijkt dat een gemiddelde Statenfractie in Groningen momenteel bestaat uit minder
dan 3 leden.18 Na de verkiezingen in 2003 waren dat bijna 7 leden.19 Wat van belang is, is de mate van
fragmentatie. Bijlage 1 bevat een nadere beschrijving van de politieke fragmentatie in de Groningse
Staten, evenals cijfermatige informatie over het aantal afsplitsingen per bestuursperiode en de relatieve
omvang van de grootste partij(en) per bestuursperiode.
Bevinding: Samenvattend is het beeld dat het politieke landschap in de Groningse Staten gedurende de
periode 2003-2021 meer gefragmenteerd is geraakt: er zijn meer partijen, de grootste fracties zijn fors
kleiner geworden en er zijn relatief veel kleine fracties.
1.3                                  Onderzoeksvraag
Zoals in paragraaf 1.1 al gesteld, zijn het opdoen, delen en overdragen van kennis van groot belang
voor de kwaliteit van het Statenwerk. Politieke fragmentatie (steeds meer en daardoor steeds kleinere
fracties) heeft daarop een negatieve invloed. Anders gezegd: het collectieve geheugen van Provinciale
18
   43 zetels gedeeld door 16 partijen is 2,6875 zetels per partij.
19
   55 zetels gedeeld door 8 partijen is 6,875.
15
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Staten staat onder druk. Hierdoor groeit het belang en de noodzaak van goede ondersteuning. De
kennis en ervaring die Statenleden voorheen op deden bij ervaren fractiegenoten, moeten zij nu deels
ergens anders zoeken.
Een effectieve samenwerking tussen Provinciale Staten (-fracties) en ondersteunende diensten is een
belangrijke voorwaarde voor goede kaderstelling en controle door Statenleden. De Raad voor het
Openbaar Bestuur (2020, p.16) onderscheidt enkele soorten ondersteuning: griffie,
fractieondersteuning en ambtelijke bijstand. Wij voegen daar een bruikbaar archief met efficiënte
zoekfunctie en de informatievoorziening door Gedeputeerde Staten aan toe. 20 Het doel van dit
onderzoek is om in kaart te brengen hoe Provinciale Staten inhoudelijk worden ondersteund bij hun
werkzaamheden en hoe die ondersteuning bijdraagt aan het onderhouden/vergroten van het
leervermogen.
De centrale onderzoeksvraag ten tijde van de start van het onderzoek luidde als volgt: “Hoe kan het
leervermogen van Provinciale Staten worden vergroot, hoe worden PS hierin ondersteund, welke rol
speelt de ambtelijke organisatie hierbij, en hoe draagt dit bij aan de kwaliteit van het gevoerde beleid?”
Gedurende het onderzoek is gebleken dat deze onderzoeksvraag verder toegespitst moest worden, om
de juiste focus aan te kunnen brengen en om te voorkomen dat het functioneren van het gehele
ambtelijke apparaat object van onderzoek zou worden. Wij hebben besloten het onderzoek te richten
op de inhoudelijke ondersteuning van Provinciale Staten door griffie en fractieondersteuning. Voorts is
in het onderzoek aandacht geschonken aan belangrijke ondersteunende faciliteiten; wij analyseren
daartoe de ondersteuning door ambtelijke bijstand, griffie, fractieondersteuning, archieffunctie en de
informatievoorziening door Gedeputeerde Staten.
Daarnaast hebben we gekeken naar de wensen en (kwaliteits-)eisen die Statenleden stellen aan stukken
en de wijze waarop Gedeputeerde Staten en de ambtelijke dienst daar invulling aan geven. Daarmee is
het onderzoek naar de relatie tussen de ondersteuning en de kwaliteit van het gevoerde beleid
geschrapt. Dit resulteert in de volgende geactualiseerde hoofdvraag:
Hoe en door welke geledingen worden Provinciale Staten (PS) ondersteund, hoe tevreden zijn PS daarover
en hoe kan het leervermogen van PS nog worden vergroot?
Deze centrale onderzoeksvraag valt uiteen in de volgende deelvragen:
5.     Welke tekortkomingen ervaren Statenleden bij het onderhouden en vergroten van het
       institutioneel geheugen en welke mogelijkheden zien zij voor het verbeteren van het
       leervermogen?
20
   Een van de organisaties waar Statenleden ondersteuning kunnen krijgen is de Nederlandse Vereniging voor Statenleden. Het doel van deze
vereniging is Statenleden sterk en krachtig in stelling brengen. Dit doet ze door activiteiten te organiseren, opleidingen aan te bieden en
informatie over actuele onderwerpen beschikbaar te maken. De vereniging ondersteunt Statenleden, burgerstatenleden, commissieleden,
duo-statenleden steunfractieleden en fractievertegenwoordigers. Bron: Nederlandse Vereniging voor Statenleden:
https://www.statenlidnu.nl/vereniging
16
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>6.    Hoe tevreden zijn Statenleden over de ondersteuning die zij krijgen om te voorzien in hun
      informatiebehoefte? (Welke informatiebehoefte hebben zij; op welke manier wordt in deze
      behoefte voorzien en hoe worden zij hierin ondersteund?)
7.    Welke afspraken zijn in het verleden gemaakt met betrekking tot de informatievoorziening van
      Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten? In hoeverre staan deze afspraken helder op het
      netvlies van betrokkenen en in hoeverre worden deze nageleefd?
8.    Welke verschillen bestaan er tussen de noordelijke provincies in dit verband en hoe kunnen zij van
      elkaar en andere overheden leren?
1.4                          De aanpak van het onderzoek
Voor het onderzoek hebben we een kwantitatieve analyse uitgevoerd. Hiermee hebben we in kaart
gebracht hoe de samenstelling van Provinciale Staten van 2003 tot nu is veranderd, in termen van aantal
partijen en omvang van de partijen. Tevens hebben we geanalyseerd hoe de omvang van de ambtelijke
organisatie, griffie en fractieondersteuning zijn veranderd in diezelfde periode.
In aanvulling op de kwantitatieve analyse hebben we voor dit onderzoek een enquête verspreid onder
de Statenleden van Groningen en hun fractiemedewerkers. In aanvulling daarop zijn (groeps-
)gesprekken gevoerd met een aantal Groningse Statenleden. Het doel daarvan was enerzijds verificatie
van het beeld dat de enquête opleverde en anderzijds het uitdiepen van enkele thema’s met betrekking
tot het collectieve geheugen van de Staten. Naast gesprekken met Statenleden hebben we gesproken
met de provinciesecretaris, de griffie en enkele fractiemedewerkers.
Naast de informatie die via de enquêtes en gesprekken is verzameld hebben wij diverse formele
documenten geanalyseerd. Dit had als doel inzicht te krijgen in de manier waarop Provinciale Staten
worden ondersteund door ambtelijke organisatie, griffie en fractieondersteuning. Het beeld dat hieruit
ontstaat is eveneens geverifieerd in bovengenoemde gesprekken. Ook zijn eerdere PS-besluiten en
schriftelijke afspraken opgevraagd en geanalyseerd, om in kaart te brengen welke wensen en eisen
Provinciale Staten hebben gesteld aan de (kwaliteit van) informatievoorziening van Gedeputeerde
Staten en in hoeverre deze worden nageleefd.
Tot slot hebben wij de inzichten in een breder perspectief geplaatst door deze te vergelijken met die
van de andere Noordelijke provincies en gemeenten.
1.4.1 Afbakening en onderzoeksperiode
Het onderzoek richt zich enerzijds op de huidige praktijk van het Statenwerk en de daarbij behorende
ondersteuning. De huidige generatie Statenleden is geënquêteerd en geïnterviewd. Anderzijds kijken
wij, in ieder geval voor de beantwoording van deelvragen drie en vier, terug tot het moment waarop de
Wet dualisering provinciebestuur in werking trad (2003).
We beseffen dat een deel van het institutioneel geheugen ook bij de ambtelijke organisatie zit. Om het
onderzoek enigszins behapbaar te houden hebben we ervoor gekozen ons primair te richten op het
institutionele geheugen van Provinciale Staten zelf.
17
                           Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>1.5                                  Leeswijzer
Het onderzoek heeft twee kernen. De eerste kern betreft de behoefte aan inhoudelijke ondersteuning.
(hoofdstuk twee). De tweede kern betreft de (tevredenheid over) de verschillende vormen van
ondersteuning die ter beschikking staan aan Statenleden:
▪ hoofdstuk 3: informatievoorziening door Gedeputeerde Staten;
▪ hoofdstuk 4: ambtelijke bijstand;
▪ hoofdstuk 5: griffie;
▪ hoofdstuk 6: fractieondersteuning;
▪ hoofdstuk 7: bruikbaar archief met efficiënte zoekfunctie.
De indeling van de hoofdstukken drie tot en met zeven volgt een vast stramien. We behandelen eerst
de meest relevante uitkomsten van de enquête en vullen die aan met ideeën, beelden en ervaringen
opgepikt uit de (groeps)gesprekken met betrokkenen. Vervolgens vergelijken we enkele relevante
bevindingen met die uit de andere Noordelijke provincies. 21 Daarnaast bevatten de hoofdstukken drie
tot en met zes relevante feitelijke informatie die, in samenhang met de enquêteresultaten, ook
belangrijk is voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. 22 Het gaat dan om zaken als de
bestaande kaders voor de informatievoorziening tussen Gedeputeerde en Provinciale Staten (H3), de
relevante regelingen en verordeningen (H4, H5 en H6), gegevens over de kwantitatieve omvang van
griffie en ambtelijke organisatie (H5) en gegevens over de budgetten voor fractieondersteuning (H6).
Die laatste twee worden ook kort afgezet tegen die in andere provincies en gemeenten.
21
   Met uitzondering van hoofdstuk 4. Dit hoofdstuk bevat geen informatie over de enquêteresultaten, omdat er in de enquête geen vragen
zijn gesteld over ambtelijke bijstand.
22
   Met uitzondering van hoofdstuk 7. Dit hoofdstuk bevat alleen informatie die is gebaseerd op de uitkomsten van de enquête en de
gesprekken die we voerden met betrokkenen.
18
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>                                   2. Enquête onder PS
                                              Groningen
In het kader van dit onderzoek hebben wij een enquête verspreid onder de Statenleden van
Groningen. 23 De respons op de enquête was ruim 74 procent. Daarbij was er een evenwichtige
verdeling onder de respondenten over coalitie- en oppositiepartijen en grote en kleine partijen. Dat
maakt de resultaten van de enquête respresentatief voor de huidige generatie Groningse Statenleden
en daarmee geschikt om te gebruiken in dit onderzoek.
Bijlage 2 bevat de enquêtevragen en de resultaten van de enquête. In bijlage 3 staan de belangrijkste
beschrijvende statistieken bij de enquête.24 De belangrijkste resultaten van de enquête komen terug in
volgende hoofdstukken. In dit hoofdstuk (paragraaf 2.1) gaan we nader in op de algemene informatie-
en ondersteuningsbehoefte van de Groningse Statenleden en (paragraaf 2.2) op de resultaten van
enkele algemene stellingen die we hebben voorgelegd.
                   2.1             Informatie- en ondersteuningsbehoefte van
                                   Provinciale Staten
Tabel 1 toont hoe groot de behoefte is van de Groningse Statenleden aan de acht verschillende vormen
van informatie en/of ondersteuning uit de enquête, in vergelijking met die van de Friese en Drentse
Statenleden. Statenleden konden aangeven op een score van 1 tot 5 hoe groot hun behoefte was aan
de betreffende vorm.
Uit de tabel blijkt dat Provinciale Staten van alle drie de provincies een brede en grote behoefte hebben
aan informatie en ondersteuning; de behoefte aan informatie waaruit blijkt of provinciaal beleid werkt
is daarbinnen het grootst. De behoefte van Groningse Statenleden aan hulp bij de inhoudelijke
voorbereiding van woordvoering, moties, amendementen en schriftelijke vragen is iets minder groot
vergeleken met Fryslân en Drenthe.
23
   Oorspronkelijk zijn ook commissieleden, niet-zijnde Statenleden, uitgenodigd deel te nemen aan het onderzoek. In Groningen heeft geen
enkel commissielid de enquête ingevuld.
24
   In aanvulling op de enquête onder Statenleden hebben we ook een enquête verspreid onder fractiemedewerkers van de Groningse
Statenfracties. De respons op deze enquête was erg mager, waardoor deze niet bruikbaar zijn voor het onderzoek. In plaats daarvan hebben
we een gesprek gevoerd met enkele medewerkers van Statenfracties. Waar relevant zijn inzichten uit deze gesprekken vermeld in het
rapport.
19
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Tabel 1: behoefte aan acht vormen van informatie / ondersteuning door PS Groningen
 Informatiebehoefte / ondersteuningsbehoefte                                                   Groningen  Fryslân Drenthe
 Voortgangs- en monitoringsinformatie waaruit blijkt dat beleid werkt                                 4,7     4,6     4,7
 Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                                            4,4     4,4     4,0
 Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve scenario's                                      4,2     4,5     4,2
 Inhoudelijke informatievoorziening over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag.                    4,2     4,0     3,9
 (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel in de vorm van                      4,1     4,1     3,2
 specialistische ondersteuning
 Inhoudelijke informatievoorziening over algemene maatschappelijke ontwikkelingen                     4,0     3,9     3,7
 Inhoudelijke informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies.                3,6     3,9     3,4
 (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen                       3,2     3,8     3,5
 en/of schriftelijke vragen.
                 2.2              Oordeel gebruikers
Naast vragen over de informatie- en ondersteuningsbehoefte legden we de Groningse (en Friese en
Drentse) Statenleden enkele stellingen voor. Statenleden konden aangeven in hoeverre een bepaalde
stelling op hen van toepassing was, op een schaal van -5 (slechts mogelijke uitleg van de stelling) tot
+5 (de best mogelijke). Bij de stelling “Geboden ondersteuning aan beginnende Statenlden is niet / wel
goed” geeft een score van -5 weer dat de geboden ondersteuning helemaal niet goed is en een score
van +5 dat deze wel goed is. Het resultaat voor alle stellingen is opgenomen in tabel 2.
Op de meeste stellingen werd positief gescoord, waarbij de stelling: “Ik vind het geen enkel bezwaar als
Provinciale Staten investeren in de eigen ondersteuning als de kwaliteit van het Statenwerk daarmee
verbetert.” de meest positieve score oplevert. Dit is opmerkelijk, omdat de Raad voor Openbaar Bestuur
een handelingsverlegenheid bespeurt bij volksvertegenwoordigingen op decentraal niveau als het gaat
om investeringen in hun eigen ondersteuningsmogelijkheden (Raad voor het Openbaar Bestuur, 2020,
p. 9). Hiermee wordt bedoeld dat volksvertegenwoordigers terughoudend zouden zijn om te investeren
in hun eigen ondersteuning, omdat burgers dat niet zouden begrijpen.
Verder valt op dat de stelling “Geboden ondersteuning aan beginnende Statenleden is niet / wel goed”
in Fryslân en Drenthe een magere plus krijgt. Groningse Statenleden reageren iets positiever op deze
stelling. Uit de enquête blijkt tevens dat Statenleden in alle drie de provincies positief reageren op de
stelling “Als ik hulp nodig heb, dan weet ik wel waar ik die moet krijgen.”
Verder roepen de stellingen over de kwaliteitseisen voor Statenstukken een uiteenlopend beeld op.
Sommige respondenten gaven duidelijk aan dat er wel dergelijke kwaliteitseisen bestaan en sommigen
gaven duidelijk aan dat deze eisen niet bestaan. Op de stelling of eventuele kwaliteitseisen worden
nageleefd gaven de meeste respondenten aan dat dat niet het geval is, maar ook hier was er veel variatie
in de gegeven antwoorden. In het volgende hoofdstuk zullen we nader ingegaan op de aanwezigheid
van eventuele kwaliteitseisen voor Statenstukken en op de vraag of deze worden nageleefd.
20
                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>De score op de stelling “Het is lastig om een helder overzicht te krijgen van besluitvorming uit het
verleden en de afwegingen die toen een rol hebben gespeeld” was negatief (-0,6). Ook in de andere
provincies was de score op deze stelling het laagst.
Tabel 2: Gemiddelde score op de stellingen, per provincie (schaal -5 tot +5)
                                                                                              Groningen   Fryslân Drenthe
  Het is wel / niet bezwaarlijk als PS investeren in de eigen ondersteuning als de                    3,4     3,3      3,0
  kwaliteit van het Statenwerk daarmee verbetert.
  Als ik hulp nodig heb, dan weet ik niet / wel waar ik die moet krijgen.                             2,8     2,5      2,5
  In de praktijk heb ik niets / veel te zeggen over de ondersteuning die ik krijg.                    2,4     1,5      1,9
  In theorie beslissen PS niet / wel over de benodigde ondersteuning.                                 2,3     2,6      1,5
  Als Statenlid weet ik niet / wel heel goed welke informatie ik nodig heb om                         1,6     2,2      1,3
  een weloverwogen keuze te maken.
  Geboden ondersteuning aan beginnende Statenleden is niet / wel goed.                                1,4     0,9      0,7
  Er zijn geen / wel kwaliteitseisen verbonden aan stukken die Statenleden                            1,0     0,1      0,6
  ontvangen.
  Eventuele kwaliteitseisen aan stukken worden niet / wel goed nageleefd.                            -0,2    -0,5      0,5
  Het is lastig / gemakkelijk om een helder overzicht te krijgen van                                 -0,6    -1,0     -0,6
  besluitvorming uit het verleden en de afwegingen die toen een rol hebben
  gespeeld.
                   2.3             Samenvattende bevindingen
▪      Provinciale Staten van Groningen hebben een brede en grote behoefte aan informatie en
       ondersteuning. De behoefte aan informatie waaruit blijkt of provinciaal beleid werkt is het grootst.
▪      De Groningse Staten vinden het niet bezwaarlijk om te investeren in de eigen ondersteuning als de
       kwaliteit van het Statenwerk daarmee verbetert. Dat geldt ook voor de Friese en Drentse Staten.
▪      Groningse Statenleden vinden het lastig een helder overzicht te krijgen van besluitvorming uit het
       verleden en de afwegingen die toen een rol hebben gespeeld.
21
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>                                    3. (Eisen aan)
                                               informatievoorziening
                                               van GS aan PS
3.1                                 Inleiding
In hoofdstuk 2 presenteerden we hoe groot de ondersteunings- en informatiebehoefte is van de
Groningse Statenleden. In dit hoofdstuk gaan wij nader in op de drie vormen waarvan Provinciale
Staten wensen dat zij primair geïnformeerd dienen te worden door Gedeputeerde Staten en de
ambtelijke dienst.
De actieve en passieve informatieplicht uit de Provinciewet vormt de basis voor de
informatievoorziening van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten.25 Gedeputeerde Staten geven
volgens de Provinciewet alle inlichtingen die Provinciale Staten voor de uitoefening van hun taken nodig
hebben. De Provinciewet geeft hiervoor twee verplichtingen, namelijk de actieve informatieplicht en de
passieve informatieplicht. De actieve informatieplicht houdt in dat Gedeputeerde Staten informatie in
beginsel actief ter beschikking stellen aan Provinciale Staten. 26 Provinciale Staten kunnen zelf
aanvullende afspraken vastleggen over de informatievoorziening door Gedeputeerde Staten. De
passieve informatieplicht betekent, dat Gedeputeerde Staten Provinciale Staten mondeling of
schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen geven. In beginsel kunnen Provinciale
Statenleden alle informatie opvragen, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang.27
In aanvulling op de actieve en passieve informatieplicht kunnen Provinciale Staten nadere wensen uiten
over en eisen stellen aan de kwaliteit van de informatie die Gedeputeerde Staten verstrekken, evenals
de manier waarop en de frequentie waarin dat gebeurt. 28 In dit hoofdstuk inventariseren wij of
dergelijke afspraken in Groningen bestaan en in hoeverre die afspraken worden nageleefd. Dit helpt om
antwoord te geven op deelvraag 3:
3. Welke afspraken zijn er in het verleden gemaakt met betrekking tot de informatievoorziening van
Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten? In hoeverre staan deze afspraken helder op het netvlies
van betrokkenen en in hoeverre worden deze nageleefd?
25
   De inwerkingtreding van de Wet Open Overheid zal de actieve informatieplicht nog meer stimuleren.
26
   De basis voor de actieve en passieve informatieplicht wordt gevormd door het tweede lid van de artikelen 167 en 179 van de Provinciewet.
27
   Het gaat om zaken als de eenheid van de Kroon, de veiligheid van de Staat, vertrouwelijke bedrijfsinformatie, bescherming persoonlijke
levenssfeer, relatie met strafrechtelijk onderzoek en persoonlijke beleidsopvattingen in stukken voor intern beraad.
28
   Wij hebben gekeken naar de aanwezigheid van generieke afspraken over de (kwaliteit van) informatievoorziening. Dat betekent dat we
eventuele afspraken die zich beperken tot (bijvoorbeeld) individuele beleidsterreinen of verbonden partijen niet hebben meegenomen.
22
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>3.2                                  Invulling door Gedeputeerde Staten en
                                     ambtelijke organisatie
In de enquête konden Statenleden per vorm van informatie of ondersteuning aangeven door welke
instanties zij hier in de praktijk in worden voorzien, hoe tevreden zij daarover zijn, en door welke
instanties zij idealiter zouden moeten worden voorzien van de betreffende informatie of
ondersteuning. Als ‘instantie’ konden Statenleden kiezen uit: GS/ambtelijke organisatie, griffie,
fractieondersteuning en overig. De categorie overig representeert hier alle overige bronnen van
informatie en/of ondersteuning, zoals de media, het eigen netwerk, het partijnetwerk,
maatschappelijke organisaties, burgers, etcetera.
Tabel 3 zet het praktijkbeeld van de informatievoorziening door GS en ambtelijke dienst af tegen het
ideaalbeeld, de norm, van Statenleden. Alleen de vormen die hoger dan 3,75 scoren op het ideaalbeeld
staan hierin. 29
Tabel 3: Ideaalbeeld, praktijkbeeld en verschil tussen beide voor drie vormen, Provinciale Staten Groningen
                                                                      Ideaalbeeld (1-5)       Praktijkbeeld (1-5)               Verschil
  Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                           4,9                         3,9                 1,0
  Voortgangs- en monitoringsinformatie waaruit blijkt                                 4,8                         3,5                 1,3
  dat beleid werkt
  Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve                                4,0                         3,0                 1,0
  scenario's
Statenleden vinden het zeer wenselijk dat Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie hen
voorzien van informatie waaruit blijkt dat beleid (al dan niet) werkt en informatie over alternatieve
scenario’s. Zij vinden het tevens wenselijk dat Gedeputeerde Staten en ambtelijke organisatie hen
voorzien van samengevatte en geduide beleidsinformatie. Het verschil tussen de norm van Provinciale
Staten en de feitelijke informatievoorziening door Gedeputeerde Staten en ambtelijke organisatie is
aanzienlijk (één punt of meer op een schaal van 1 tot 5).
Figuur 2 toont de ervaren tevredenheid over de informatie die Gedeputeerde Staten en ambtelijke
dienst leveren. Het meest tevreden zijn Statenleden over de samengevatte en geduide
beleidsinformatie. Zij zijn minder tevreden over de informatie over alternatieve scenario’s. Het meest
ontevreden zijn zij over de informatie die zij ontvangen waaruit blijkt dat beleid werkt.
29
   De reden hiervoor is dat het verschil tussen ideaalbeeld en praktijkbeeld alleen wat zegt als duidelijk is dat Statenleden überhaupt een
nadrukkelijke wens hebben door de betreffende instantie geïnformeerd te worden. Wij hanteren de grens van 3,75: als sprake is van een
hogere score dan 3,75 op het ideaalbeeld, dan is sprake van een dergelijke nadrukkelijke wens. Ter onderbouwing een gedachte-experiment:
stel nu dat Statenleden aangeven, om te voorzien in hun behoefte aan informatie waaruit blijkt dat beleid werkt, zij hierover idealiter niet
(score op ideaalbeeld 2,0) door GS / ambtelijke dienst over willen worden geïnformeerd. In hoeverre zij dan in de praktijk worden
geïnformeerd is dan niet relevant, omdat Statenleden niet de wens hebben te worden geïnformeerd door, in dit voorbeeld, GS / ambtelijke
dienst. In zo’n geval zou het verschil tussen ideaalbeeld en praktijkbeeld niks zeggen. Zo’n verschil zegt alleen wat, als Statenleden
nadrukkelijk de wens hebben te willen worden geïnformeerd door het betreffende gremium.
23
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>                    Tevredenheid over geleverde informatie GS en
                                            ambtelijke dienst
   tevredenheid
                  1                      2                         3                        4           5
                       Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve scenario's
                       samengevatte en geduide beleidsinformatie
                       voortgangs- en monitoringsinformatie waaruit blijkt dat beleid werkt
Figuur 2: Tevredenheid over door GS en ambtelijke dienst verstrekte informatie voor drie vormen
In een groepsgesprek gaven enkele Statenleden aan de informatievoorziening bij vlagen als
onvoldoende te ervaren, bijvoorbeeld als pas na herhaaldelijk vragen bepaalde informatie gedeeld
wordt. Met betrekking tot informatie waaruit blijkt dat beleid werkt geven Statenleden aan dat het lastig
blijft om ambities, indicatoren en doelstellingen helder te formuleren. Dat maakt het lastig om de
voortgang en de effectiviteit van beleid te monitoren. Tevens stellen Statenleden dat de kwaliteit van
de stukken een vaak besproken onderwerp is. Dit onderwerp is ook door Statenleden zelf op de agenda
gezet (zoals zal blijken verderop in dit hoofdstuk). Statenleden geven aan dat zichtbaar is dat
Gedeputeerde Staten bezig zijn hier stappen in te zetten.30
Medewerkers van de provincie stellen in een interview dat zij in overleg met de griffie werken aan het
verbeteren van de kwaliteit en uniformiteit van Statenstukken. Een belangrijk onderdeel daarvan is bij
ieder Statenstuk aan te geven op welke fase in het beleidsproces het stuk betrekking heeft en wat de
daarbij behorende rol van Provinciale Staten is (daar gaan wij verderop in dit hoofdstuk dieper op in). In
de praktijk vinden zij dat ingewikkeld, omdat Statenleden, in hun ogen, soms de neiging hebben om op
de stoel van Gedeputeerde Staten te gaan zitten. Dat is bijvoorbeeld het geval als Provinciale Staten een
uitvoeringsprogramma inhoudelijk willen gaan behandelen.31
3.2.1 Vergelijkend perspectief
Ook bij de Friese en Drentse Statenleden bestaat de wens dat Gedeputeerde Staten en ambtelijke
organisatie hen voorzien van samengevatte en geduide beleidsinformatie (tabel 4). Die wens is echter
het grootst bij de Groningse Statenleden (4,9 versus 4,1 en 4,2 voor respectievelijk Fryslân en Drenthe
op een schaal van 1 tot 5). Ook het verschil met de feitelijke informatievoorziening is in Groningen het
grootst (1,0 versus 0,6 en 0,6 voor respectievelijk Fryslân en Drenthe). Kijken we naar de tevredenheid
30
   Gebaseerd op een groepsinterview met Statenleden van de provincie Groningen op 26 januari 2022.
31
   Gebaseerd op een groepsinterview met drie medewerkers van de provincie Groningen op 31 januari 2022.
24
                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>over de ontvangen informatie, dan zijn de Drentse Statenleden hier het meest tevreden over (3,4 op
een schaal van 1 tot 5), gevolgd door respectievelijk de Friese (3,1) en Groningse (2,9) Statenleden.
Ook de wens dat Gedeputeerde Staten en ambtenaren Groningse Statenleden voorzien van informatie
waaruit blijkt dat beleid werkt is groot (4,8 op een schaal van 1 tot 5) en is vergelijkbaar met die van
Friese en Drentse Statenleden (respectievelijk 4,8 en 4,6 op een schaal van 1 tot 5). In alle drie de
provincies zit er een omvangrijk verschil (groter dan 1,0 op een schaal van 1 tot 5) tussen deze wens en
de informatievoorziening in de praktijk. Kijken we naar de tevredenheid over de geleverde voortgangs-
en/of monitoringsinformatie, dan zijn de Drentse Statenleden hier in Drenthe het minst ontevreden (2,9
op een schaal van 1 tot 5).
Tabel 4: Ter vergelijking: ideaalbeeld, praktijkbeeld, verschil tussen beide en tevredenheid voor drie vormen, Provinciale Staten Fryslân en
Drenthe
 Provincie Fryslân                                          Ideaalbeeld (1-5)      Praktijkbeeld (1-5)          Verschil Tevredenheid
                                                                                                                                       (1-5)
 Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                  4,1                     3,5              0,6                 3,1
 Voortgangs- en monitoringsinformatie waaruit                               4,8                     3,7              1,1                 2,4
 blijkt dat beleid werkt
 Inhoudelijke informatievoorziening over                                    4,3                     3,5              0,8                 2,4
 alternatieve scenario's
 Provincie Drenthe
 Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                  4,2                     3,6              0,6                 3,4
 Voortgangs- en monitoringsinformatie waaruit                               4,6                     3,4              1,2                 2,9
 blijkt dat beleid werkt
 Inhoudelijke informatievoorziening over                                    4,0                     2,7              1,3                 2,1
 alternatieve scenario's
Voor de informatievoorziening over alternatieve scenario’s door Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke
dienst valt op dat vooral Drentse Statenleden hier ontevreden over zijn (2,1 op een schaal van 1 tot 5).
Groningse Statenleden zijn hier tevredener over (3,1) en Friese Statenleden zitten hier tussenin (2,4).
3.3                                 Aanvullende kaders over de
                                    informatievoorziening van Provinciale Staten
Over de periode 2003 tot nu bevat het Reglement van Orde uit 2015 de eerste nadere afspraken over
de informatievoorziening van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten in aanvulling op het
wettelijke kader. Uit 2016 stamt een motie ‘Informatiemakelaar’. En zeer recent hebben Provinciale
Staten verdiepend gediscussieerd over dit thema. Zo hebben enkele Statenleden een advies opgesteld
met als titel ‘beter kaders stellen en controleren’. De resultaten daarvan worden meegenomen in een
bredere Statenwerkgroep die zich bezighoudt met de wijze van vergaderen. Parallel daaraan hebben
25
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Provinciale Staten zeer recent voorstellen gedaan over de informatievoorziening over de Ring-Zuid.
Hieronder zullen we de genoemde stukken behandelen.32
3.3.1 Nadere afspraken in het Reglement van Orde 2015
Diverse bijlagen bij het Reglement van Orde uit 2015 bevatten nadere afspraken over de
informatievoorziening aan Provinciale Staten.33 De nieuwste versie van het Reglement van Orde (2019)
bevat deze bijlagen niet meer. Deze bijlagen zijn echter wel geactualiseerd, maar zijn niet allemaal
bekend bij de ambtelijke dienst.34 Bijlage 3 van het Reglement van Orde uit 2015 bevat een nadere
uitwerking van de actieve informatieplicht in drie handreikingen aan Gedeputeerde Staten “om te
komen tot een gedeelde interpretatie en denklijn en (…) om de wederzijdse verwachtingen vanuit de
Staten en het college van GS beter op elkaar af te stemmen (p.33).” Dit is nodig, omdat de meningen in
de praktijk vaak uiteenlopen over de vraag welke informatie Statenleden nodig hebben om hun
kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken goed te kunnen uitvoeren. Deze
drie handreikingen zijn weergegeven in bijlage 4 van dit rapport.35
Hieronder gaan we in op bijlage 2 van het Reglement van Orde uit 2015 over de beleidscyclus van de
provincie Groningen en de momenten daarin waarop Provinciale Staten aan zet zijn. Dit vormt een
belangrijk kader voor de informatievoorziening aan Provinciale Staten. Daarna gaan we in op bijlage 4
van het Reglement van Orde uit 2015. Deze bijlage, de statenminuut, benoemt onderdelen die in iedere
Statenvoordracht of Statenbrief (van GS aan PS) terug moeten komen.
RvO 2015, bijlage 2 beleidscyclus36
Deze bijlage introduceert de (Mondriaan) beleidscyclus (figuur 3), waarin Provinciale Staten op vijf
momenten moeten worden betrokken bij de besluitvorming. Deze beleidscyclus vormt een belangrijke
leidraad voor Provinciale Staten en Gedeputeerde Staten, hoewel het beleidsproces per dossier of
onderwerp kan verschillen. De beleidscyclus – ‘mondriaan(cyclus)’ - bestaat uit de volgende 5
onderdelen (zie bijlage 5 van dit rapport voor een uitgebreide beschrijving).
A. opdracht: start en startnotitie;
B. ontwerp: planvorming en ontwerpbeleidsplan;
C. kader: besluit en kaderstellend beleidsplan / kadernota;
D. uitvoering;
E. evaluatie.
32
   Wij hebben gekeken naar de aanwezigheid van generieke afspraken over de (kwaliteit van) informatievoorziening. Dat betekent dat we
eventuele afspraken die zich beperken tot (bijvoorbeeld) individuele beleidsterreinen of verbonden partijen niet hebben meegenomen.
33
   Provincie Groningen, Reglement van orde publieksversie, 2015.
34
   Provincie Groningen, ambtelijke reactie, 9 februari 2022.
35
   In het meest recente Reglement van Orde is deze bijlage niet meer opgenomen. De Handreiking actieve informatieplicht is nu een
zelfstandig document en is geactualiseerd in juni 2021 (Gebaseerd op een groepsinterview met twee medewerkers van de Statengriffie van
de provincie Groningen op 26 oktober 2021).
36
   Hier is ook de mondriaankaart beleidscyclus die wij hebben ontvangen van de Groningse griffie bij betrokken.
26
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Figuur 3: Mondriaankaart beleidscyclus oorspronkelijke versie (2015), bron: griffie Groningen
Bij ieder blauw vakje nemen Provinciale Staten een besluit naar aanleiding van een voordracht van
Gedeputeerde Staten. De uitvoering van het beleid is in beginsel voor Provinciale Staten te controleren
via de reguliere planning en control cyclus.
De (Mondriaan) beleidscyclus is vanaf 2015 verder ontwikkeld door de ambtelijke dienst. In de meest
recente versie (juni 2021) bestaat deze uit een strategische beleidscyclus, een tactische en een
uitvoeringscyclus. Sommige termen zijn gewijzigd, bijvoorbeeld ‘kader/visie’ in plaats van ‘kader’. De
meest recente versie wordt beschreven in bijlage 7.37
RvO 2015, bijlage 4 – statenminuut
De ‘statenminuut’ bevat de onderdelen (‘kopjes’) die in iedere brief aan Provinciale Staten of
Statenvoordracht terug moeten komen. Brieven en voordrachten aan Provinciale Staten kennen
daarmee in theorie een uniforme structuur (zie tabel 5). 38 In 2017 heeft de griffie onderzocht in
hoeverre ambtelijke stukken voldeden aan de richtlijnen uit de Statenminuut. In paragraaf 3.4 gaan wij
daar dieper op in. Eind 2017 zijn de richtlijnen voor de Statenminuut aangepast. De aangepaste
richtlijnen staan weergegeven in tabel 6.
37
   We hebben ervoor gekozen de versie uit 2015 te beschrijven in de lopende tekst, omdat die sinds 2015 als norm gold. Bijlage 7 bevat voor
de volledigheid de huidige (en complexere) versie.
38
   De toelichting onder ieder kopje is letterlijk overgenomen uit bijlage 4 van het Reglement van Orde publieksversie (Provincie Groningen,
2015, p.37).
27
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>Tabel 5:Inhoud Statenminuut volgens Reglement van Orde 2015
  Kop                       Toelichting
  Samenvatting              “Geef hier een korte samenvatting, vermeld wat de kern van het onderwerp is.”
  Doel en wettelijke        “Geef hier aan wat het doel is van het stuk en wat aan PS wordt gevraagd. Geef hier aan wat
  grondslag                 het wettelijke of bestuurlijke kader is op basis waarvan dit stuk aan PS wordt voorgelegd.”
  Procesbeschrijving        “Geef hier kernachtig weer wat de aanleiding is voor het opstellen van de voordracht of
  en planning               brief en geef een procesbeschrijving. Wanneer is het project gestart, wat was het vervolg,
                            enz. bijvoorbeeld, wanneer is het project gestart, wat is het verband met eerdere
                            correspondentie, is er een eerder statenbesluit, vervolg op een discussie, etc. en schets
                            zonodig wat er in navolging van deze brief nog gaat gebeuren. Is er sprake van een
                            wettelijke termijn? Is het een terugkerend onderwerp?”
  Begroting                 “Vermeld hier: dit onderwerp valt onder het thema (noem thema) van het programma
                            (noem programma) van de begroting (noem jaartal).”
  Inspraak en               “Geef hier aan of er sprake is van een formele inspraakprocedure en/of interactieve
  participatie              beleidsvorming (extern) en licht dit kort toe.”
  Nadere toelichting        “Ga hier in op verdere detaillering en achtergronden. Alle belangrijke punten die hier
                            genoemd worden moeten ook in de samenvatting zijn genoemd. Voeg bij langere brieven
                            paginanummers in.”
  Geheimhouding             “Indien aan de orde, motiveer hier de geheimhouding. Let daarbij op de gronden waarop
  indien van                geheimhouding aan de orde mag zijn en geef zo mogelijk de eindtermijn aan van de
  toepassing                geheimhouding. Ga na of de geheimhouding zich ook uitstrekt over de bijlagen. Zo ja, geef
                            dat dan ook aan. Is geheimhouding niet van toepassing, schrap dan deze alinea.”
Tabel 6: Versie statenminuut eind 201739
  Kop                       Toelichting
  Aanleiding                “Schets hier de concrete aanleiding. Het betreft bijvoorbeeld een: toezegging, uitvoering
                            motie, beantwoording van een mondelinge vraag in een commissie, afwijking van door PS
                            vastgesteld beleid/afspraken/planning/budget, risico's van maatschappelijke, bestuurlijke,
                            financiële of juridische aard, publiciteitsgevoelig dossier (maatschappelijke relevantie /
                            onrust), uitwerking van door PS vastgestelde (ruime) beleidskaders/doelen, procesafspraken
                            over rol PS; en licht dit kort toe. Zie hiervoor ook de aanleiding om PS te informeren zoals
                            geformuleerd in de Afdelingsnota.”
  Eerdere behandeling       “Is het onderwerp al eerder aan de orde geweest in PS? Refereer bij voorkeur concreet aan
  in PS                     eerdere correspondentie of eventueel statenbesluit en voeg een digitale link toe.”
  Rol en                    “Geef aan onder welk beleidskader het onderwerp valt en welke rol / bevoegdheid PS in
  bevoegdheden PS in        deze fase hebben.”
  deze fase
  Vervolg                   “Hoe gaat het verder? Vervolgproces en rol van PS in de toekomst.”
  Extern betrokkenen        “Vermeld hier wie / welke partijen betrokken zijn / worden en op welke manier. Bijv. co-
                            creatie, inspraak & participatie.”
  Nadere toelichting        “Geef hier tekst en uitleg over het onderwerp van de brief, voor zover relevant voor PS. In
                            geval van bijlagen: benoem de bijlagen en schets in het kort de inhoud, zodat de brief
                            zelfstandig leesbaar is zonder de bijlagen.”
3.3.2 Motie informatiemakelaar40
Deze motie is in 2016 aangenomen en verzoekt het College van Gedeputeerde Staten “een
informatiestrategie op te stellen waarbij de ontwikkelingen in de informatiesamenleving (open data,
open spending, Internet of Things, virtual reality, 3D-visualisatie, blockchain) worden gekoppeld aan de
39
   Provincie Groningen, Uitgaande brief van GS naar PS, 2017. Mede gebaseerd op e-mailcorrespondentie tussen de Noordelijke Rekenkamer
en een medewerker van de Statengriffie van de provincie Groningen op 7 februari 2022.
40
   Provincie Groningen, Motie informatiemakelaar, 2016.
28
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>taken, de rol en het functioneren van de provincie Groningen.” Volgens de ambtelijke dienst is de inhoud
van de motie meegenomen in de visie Digitalisering die Provinciale Staten in 2021 hebben vastgesteld.
De ambtelijke dienst werkt aan een uitvoeringsprogramma waarin dit verder vorm wordt gegeven.41
3.3.3 Beter kaders stellen en controleren
Twee Groningse Statenleden hebben op eigen initiatief een notitie opgesteld. Deze notitie beschrijft
verwachtingen van Provinciale Staten over startnotities, kadernota’s en evaluatiedocumenten en
borduurt voort op de in paragraaf 3.3.1 beschreven Mondriaan(beleidscyclus). Nadat de notitie in de
werkgroep ‘kwaliteit van stukken’ is besproken, is het behandeld door het Presidium en in een bredere
context aangeboden aan het College van Gedeputeerde Staten. Hoewel deze ontwikkelingen zeer
interessant zijn, is te vroeg om al in dit onderzoek de vraag te kunnen beantwoorden in hoeverre deze
recente richtlijnen worden opgevolgd. Maar omdat het om relevante ontwikkelingen gaat, hebben we
ervoor gekozen om deze wel te beschrijven in bijlage 6 van dit onderzoek.42
3.3.4 Procesvoorstel Aanpak Ring Zuid
Eind 2020 stelden enkele Statenleden een procesvoorstel op met voorstellen voor de korte en lange
termijn om de informatiepositie van de Staten te verbeteren, in het algemeen, en in het bijzonder voor
de Ring Zuid.43 Een voorstel voor de lange termijn betreft de ‘informatiepositie en agendering grote
projecten’ en het bevat vijf suggesties voor het verbeteren van de informatiepositie van Provinciale
Staten.44 Wij vermelden per suggestie de reactie van Gedeputeerde Staten.45
1. Bij de start van een groot, meerjarig en complex (infrastructureel) project maken Gedeputeerde en
       Provinciale Staten concrete afspraken over de rol van de Staten en de informatievoorziening
       richting de Staten tijdens het hele traject. Deze afspraken nemen Gedeputeerde Staten op in de
       lange termijn agenda. Gedeputeerde Staten stellen, dat afspraken worden vastgelegd in de
       startnotitie of in een procesbrief en dat zij die op de lange termijnagenda zullen plaatsen.
2. Het College van Gedeputeerde Staten richt in Ibabs (en daarmee op de provinciewebsite) een eigen
       thema-dossier in voor alle grote(re) (infrastructurele) projecten. Gedeputeerde Staten geven aan
       hier graag aan mee te werken, dat de provincie al enkele themadossiers op de website heeft staan
       en dat, op basis van de ervaringen hiermee en de wensen vanuit de Staten, de dossiers kunnen
       worden aangevuld.
3. Ieder jaar wordt er een werkbezoek georganiseerd aan een groot (infrastructureel) project. Dat
       wordt gecombineerd met een “praten met de Staten”-moment op dezelfde locatie. Het College
       stelt voor dit samen met het Presidium (als agendacommissie) te regelen.
4. Er wordt op van tevoren afgesproken momenten en als daar aanleiding toe is een informele
       informatiesessie georganiseerd. De portefeuillehouder vanuit het College is daarbij aanwezig. Op
       verzoek van de Staten kunnen ook externe experts worden uitgenodigd. Ook dit wil het College
       samen met het Presidium (als agendacommissie) regelen.
41
   Provincie Groningen, ambtelijke reactie, 9 februari 2022.
42
   Provincie Groningen, Notitie ‘Beter kaders stellen en controleren’, juni 2021.
43
   Provincie Groningen, Brief van Statenleden Bakker, Frenay, van der Laan en de Wit aan Provinciale Staten, 2021.
44
   Provincie Groningen, Bijlage ‘de weg vooruit’ bij brief van 29 januari 2021, 29 januari 2021.
45
   Provincie Groningen, Brief van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten, 'De weg vooruit', reactie lange termijn voorstellen, 19 februari
2021.
29
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>5.    Er wordt een open en laagdrempelig informatiekanaal geopend voor Statenleden voor actuele
      informatieve vragen die rechtstreeks worden beantwoord door ambtenaren van de provincie. Dit
      staat los van het recht om mondelinge en schriftelijke vragen te stellen. Gedeputeerde Staten
      stellen dat rechtstreeks contact tussen Statenleden en ambtenaren al mogelijk is (artikel 2 van de
      Verordening ambtelijke bijstand 2019, zie paragraaf 4.2.1.).
3.4                               Worden de aanvullende kaders nageleefd?
In dit hoofdstuk hebben wij gekeken naar kaders van Provinciale Staten met wensen/eisen aan de
informatievoorziening van Gedeputeerde Staten, in aanvulling op de wettelijke actieve en passieve
informatieplicht. Vanaf de invoering van de dualisering (2003) tot 2015 hebben wij geen aanvullende
kaders in Groningen aangetroffen. Het Reglement van Orde uit 2015 bevat voor het eerst aanvullende
richtlijnen (zie paragraaf 3.3.1). In deze paragraaf staan we stil bij de vraag of ook gecontroleerd wordt
of deze richtlijnen gevolgd werden door de ambtelijke dienst.
Sinds 2013 zet de griffie actief in op onder andere de kwaliteit van stukken. Belangrijke richtsnoeren
hiervoor vormen de (Mondriaan) beleidscyclus en de statenminuut (zie paragraaf 3.3.1.) De griffie heeft
geprobeerd de ambtelijke dienst te overtuigen van het nut van deze werkwijze. In 2017 heeft de griffie
een toets uitgevoerd in hoeverre de ambtelijke stukken voldeden aan de richtlijnen uit de statenminuut.
De conclusie was, dat bij minder dan de helft van de Statenstukken het format van de statenminuut
goed werd toegepast. Eind 2017 werd de Statenminuut aangepast. Na 2017 heeft de griffie niet meer
structureel en consequent bijgehouden in hoeverre de (geactualiseerde) Statenminuut accuraat werd
toegepast. Wel geeft de griffie incidenteel feedback op het gebruik van het format. 46 Tevens houdt de
griffie (sinds september 2021) bij of brieven en voordrachten zijn voorzien van een pictogram dat
aangeeft op welke fase in het beleidsproces het document betrekking heeft (zie verder bijlage 7).
Uit de Statenstukken is niet altijd duidelijk wat van Provinciale Staten wordt verwacht. Als dat volgens
de griffie het geval is, dan vraagt zij dit zo nodig na bij de ambtelijke dienst en/of schrijft zij een annotatie
op de agenda met een verduidelijkende toelichting.
3.5                               Samenvattende bevindingen
▪     Statenleden vinden het zeer wenselijk dat Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie hen
      voorzien van samengevatte en geduide beleidsinformatie, informatie waaruit blijkt dat beleid (al
      dan niet) werkt en informatie over alternatieve scenario’s. De feitelijke informatievoorziening door
      Gedeputeerde Staten en ambtelijke organisatie laat volgens Statenleden te wensen over: deze
      bedraagt 1,0 punten of meer (op een schaal van 1 tot 5).
▪     Groningse Statenleden zijn het minst tevreden over de ontvangen informatie over de effectiviteit
      van het beleid. Minder ontevreden zijn ze over ontvangen informatie over alternatieve scenario’s
      en over de samengevatte en geduide beleidsinformatie.
46
   Gebaseerd op een groepsinterview met twee medewerkers van de Statengriffie van Groningen op 26 oktober 2021.
30
                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>▪  In aanvulling op het wettelijk kader hebben Provinciale Staten vanaf 2003 voor het eerst in het
   Reglement van Orde 2015 aanvullende afspraken beschreven over eisen aan informatie die in
   Statenstukken terug dient te komen. De nieuwste versie van het Reglement van Orde (2019) bevat
   deze afspraken niet meer. Deze afspraken zijn echter wel geactualiseerd en staan in aparte
   documenten, maar zijn niet allemaal bekend bij de ambtelijke dienst.
▪  In het Reglement van Orde 2015 wordt de (Mondriaan) beleidscyclus geïntroduceerd. Hierin staan
   vijf momenten waarop Provinciale Staten worden betrokken bij de besluitvorming. Hoewel het
   beleidsproces per dossier of onderwerp kan verschillen, vormt deze beleidscyclus een belangrijke
   leidraad voor de informatievoorziening van Provinciale Staten door Gedeputeerde Staten. De
   ‘statenminuut’ bevat de onderdelen (‘kopjes’) die in iedere brief aan Provinciale Staten of
   Statenvoordracht terug moeten komen. Brieven en voordrachten aan Provinciale Staten kennen
   daarmee in theorie een uniforme structuur.
▪  De wijze waarop Gedeputeerde Staten Provinciale Staten informeren is een actueel thema in de
   Groningse Staten. Zo hebben enkele Groningse Statenleden een notitie opgesteld die de
   verwachtingen van Provinciale Staten beschrijft over startnotities, kadernota’s en
   evaluatiedocumenten. Deze notitie borduurt voort op de Mondriaan(beleidscyclus). Deze notitie is
   vervolgens behandeld door het Presidium en in een bredere context aangeboden aan het College
   van Gedeputeerde Staten. Daarnaast hebben enkele Statenleden voorstellen gedaan naar
   aanleiding van de ontwikkelingen over de Ring Zuid om de informatiepositie van Provinciale Staten
   te verbeteren. Parallel daaraan is de Mondriaan(beleidscyclus) ook door de ambtelijke dienst
   verder ontwikkeld.
▪  In 2017 heeft de Groningse griffie getoetst in hoeverre ambtelijke stukken voldeden aan de
   richtlijnen uit de statenminuut; dat bleek in minder dan de helft van de Statenstukken het geval.
   Mede naar aanleiding van de toets eind 2017 is de statenminuut aangepast. Na 2017 heeft de griffie
   niet meer structureel en consequent bijgehouden in hoeverre de (geactualiseerde) Statenminuut
   accuraat werd toegepast. Wel geeft de griffie incidenteel feedback op het gebruik van het format.
31
                         Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>                                   4. Ondersteuning van
                                             Statenleden: ambtelijke
                                             bijstand
4.1                                Inleiding
Een effectieve samenwerking tussen Provinciale Staten (fracties) en ondersteunende diensten is een
belangrijke voorwaarde voor Statenleden om hun kaderstellende en controlerende werkzaamheden
goed uit te kunnen voeren. In dit hoofdstuk zoomen we in op ambtelijke bijstand.
Het recht op ambtelijke bijstand is wettelijk verankerd in de Provinciewet. In Groningen is de (wettelijk
verplichte) Verordening ambtelijke bijstand provinciale staten van Groningen 2019 vastgesteld. 47 Dit
hoofdstuk geeft antwoord op deelvragen 2 en 3: Artikel 33 Provinciewet:
2. Hoe tevreden zijn Statenleden over de Lid 1: Provinciale staten en elk van hun leden hebben recht
                                                                       op ambtelijke bijstand.
       ondersteuning die zij krijgen om te voorzien Lid 2: De in provinciale staten vertegenwoordigde
       in hun informatiebehoefte? (Welke groeperingen hebben recht op ondersteuning
                                                                       Lid 3: Provinciale staten stellen met betrekking tot de
       informatiebehoefte hebben zij; op welke ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in
       manier wordt in deze behoefte voorzien en provinciale staten vertegenwoordigde groeperingen een
                                                                       verordening vast. De verordening bevat ten aanzien van de
       hoe worden zij hierin ondersteund?)
                                                                       ondersteuning regels over de besteding en de
3. Welke afspraken zijn er in het verleden verantwoording.
       gemaakt          met       betrekking          tot       de
       informatievoorziening van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten? In hoeverre staan deze
       afspraken helder op het netvlies van betrokkenen en in hoeverre worden deze nageleefd?
4.2                                Ambtelijke bijstand
De ambtelijke bijstand voor Provinciale Staten is geregeld in diverse documenten. Die bespreken we
in deze paragraaf.
4.2.1 Verordening ambtelijke bijstand provinciale staten van Groningen 2019
Op 13 maart 2019 hebben Provinciale Staten de Verordening ambtelijke bijstand provinciale staten van
Groningen 2019 aangenomen. Deze verordening maakt onderscheid tussen informatie en bijstand:
▪ Informatie is gedefinieerd als inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.
47
   Provincie Groningen, Verordening ambtelijke bijstand provinciale staten van Groningen 2019, 2019.
32
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>▪      Bijstand is gedefinieerd als ondersteuning bij het leveren van informatie ten behoeve van het
       opstellen van een voorstel, motie of amendement of andere ondersteuning van meer dan geringe
       omvang.
Verzoek om informatie
Met een verzoek om informatie dient het Statenlid zich te wenden tot de griffie of een ambtenaar
(artikel 2). Wanneer er twijfel is of het verzoek valt onder het vragen van informatie, moet het Statenlid
het verzoek aan de griffier of de provinciesecretaris voorleggen. Die beslist dan of de informatie wordt
verstrekt. De griffier en de provinciesecretaris zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het afhandelen
van een verzoek om informatie (artikel 6).
Verzoek om bijstand
Een Statenlid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand (artikel 3). In beginsel verleent de
griffier de bijstand. Als het nodig is, dan wijst de provinciesecretaris een of meerdere ambtenaren aan
om de bijstand te verlenen. De verordening geeft (artikel 4) drie redenen waarom de griffie of een
ambtenaar een verzoek om bijstand kan weigeren:
▪ het verzoek heeft niets te maken met de werkzaamheden van Provinciale Staten;
▪ het verzoek kan de belangen van de provincie schaden;
▪ de gevraagde bijstand is buitenproportioneel.
Beslissen en verantwoording
De griffier en de provinciesecretaris beslissen gezamenlijk in hoeverre één of meer van de hierboven
genoemde redenen van toepassing zijn en delen deze beslissing met het betreffende Statenlid. Volgens
de verordening (artikel 6) zijn de griffier en de provinciesecretaris gezamenlijk verantwoordelijk voor
het correct afhandelen van de verzoeken tot ambtelijke bijstand. In geval van een geschil beslist de
Commissaris van de Koning.
4.2.2 Overige richtlijnen
In het Reglement van Orde provinciale staten provincie Groningen 2019 staat dat de griffier voor
voldoende ondersteuning van de vergadering van Provinciale Staten zorgt (artikel 5).48 De Gedragscode
integriteit ambtenaren provincie Groningen plaatst ambtelijke integriteit in een breder perspectief,
waaronder het ondersteunen van Statenleden.
4.3                               Ambtelijke bijstand in de praktijk
De griffie pakt een verzoek om ambtelijke bijstand in eerste instantie zelf op, mits zij daarvoor de
kennis en voldoende tijd heeft.
Als dat niet zo is, dan geleidt de griffie het verzoek door naar de ambtelijke organisatie; de griffie heeft
dan een begeleidende en adviserende rol. Indien nodig stuurt de griffie de betreffende ambtenaar of
48
   Provincie Groningen, Reglement van orde provinciale Staten provincie Groningen 2019, 2019.
33
                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>ambtenaren van de ambtelijke dienst die het verzoek oppakken direct aan. Een formeel verzoek om
ambtelijke bijstand gebeurt onder andere in geval van initiatiefvoorstellen of technische vragen die niet
binnen een dagdeel te beantwoorden zijn. Initiatiefvoorstellen komen niet zo vaak voor (doordat het
opstellen ervan veel tijd kost en er in sommige gevallen ook andere instrumenten in te zetten zijn).49
Ambtelijke (inhoudelijke) ondersteuning bij werkgroepen van en uit de Staten komt vaker voor.
In een gesprek met de ambtelijke dienst wordt aangegeven dat het institutionele geheugen van
Provinciale Staten in eerste instantie de verantwoordelijkheid van Provinciale Staten zelf is. Er is veel te
winnen in de overdracht van kennis en kunde in de Statenfracties. De provinciale organisatie heeft in
een gesprek aangegeven dat ze bij deze kennisoverdracht wél een rol kan spelen. De ambtelijke
organisatie geeft aan dat ze de samenwerking tussen ambtenaren en de Statenleden als productief
ervaart, uitzonderingen daargelaten. In aanvulling op de meer formele ambtelijke bijstand verstrekt zij
ook ambtelijke ondersteuning via informelere wegen. Voorbeelden daarvan zijn ‘Praten met de Staten’
en informele bijpraatsessies (over bijvoorbeeld de Gaswinning of WOB-verzoeken). 50
4.4                               Samenvattende bevindingen
▪     Volgens de betreffende verordening en in de praktijk willigt de griffier verzoeken om ambtelijke
      bijstand in beginsel in.
49
   Gebaseerd op een groepsinterview met twee medewerkers van de Statengriffie van de provincie Groningen op 26 oktober 2021.
50
   Gebaseerd op een groepsinterview met drie medewerkers van de provincie Groningen op 31 januari 2022.
34
                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>                                     5. Ondersteuning van
                                                 Statenleden: griffie
5.1                                  Inleiding
Bij de uitvoering van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken kunnen
Statenleden hulp krijgen. Deze hulp is wettelijk verankerd in de Provinciewet. De griffie is één van de
vormen van ondersteuning.
Uit artikel 104 Provinciewet volgt dat Provinciale                      Artikel 104, 104a (1,2) en 104e (1,2) Provinciewet:
Staten de griffier benoemen en dat de griffier                          Art. 104: Provinciale staten benoemen de griffier. Zij zijn
                                                                        tevens bevoegd de griffier te schorsen en te ontslaan.
Provinciale Staten en hun commissies                                    Art. 104a, lid 1: De griffier staat provinciale staten en de
ondersteunt bij het uitvoeren van hun taken. In                         door hen ingestelde commissies bij de uitoefening van hun
                                                                        taak terzijde.
een instructie moeten nadere regels over de                             Art. 104a, lid 2: Provinciale staten stellen in een instructie
taken en bevoegdheden van de griffier worden                            nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de
                                                                        griffier.
vastlegt evenals voor de organisatie van de griffie.                    Art. 104e, lid 1: Provinciale staten kunnen regels stellen over
In Groningen is de wettelijk verplichte Instructie                      de organisatie van de griffie.
                                                                        Art. 104e, lid 2: Provinciale staten zijn bevoegd de op de
griffier provincie Groningen 2015 vastgesteld.51                        griffie werkzame ambtenaren te benoemen, te schorsen en
                                                                        te ontslaan.
In dit hoofdstuk behandelen we eerst de meest
relevante uitkomsten van de enquête. Die vullen we aan met inzichten en beelden uit de gesprekken
met betrokkenen. Vervolgens vergelijken we de belangrijkste uitkomsten met die uit Drenthe en Fryslân.
Het tweede deel van dit hoofdstuk (paragraaf 5.3 en verder) bevat achtergrondinformatie, zoals
relevante regelingen en verordeningen en gegevens over de kwantitatieve omvang van griffie.
5.2                                  Oordeel Statenleden en fractieondersteuners
In deze paragraaf maken we inzichtelijk voor welke vormen van informatie en ondersteuning
Provinciale Staten terecht kunnen bij de griffie: welke vormen van informatie en ondersteuning
ontvangen Statenleden in de praktijk, hoe tevreden zijn zij daarover, en welke vormen van informatie
en/of ondersteuning zou de griffie volgens hen idealiter moeten bieden?
Groningse Statenleden geven aan vooral behoefte te hebben aan specialistische ondersteuning van de
griffie. Zij wensen ook dat de griffie hen voorziet van samengevatte en geduide beleidsinformatie en
51
   Provincie Groningen, Instructie griffier provincie Groningen 2015, 2015. In november 2021 is een nieuwe instructie voor de griffier
behandeld in Provinciale Staten. Deze valt buiten de kaders van dit onderzoek. Richting het formuleren van aanbevelingen gaan we hier wel
rekening mee houden.
35
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>hen ondersteunt bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of
schriftelijke vragen. Deze vormen van ondersteuning staan in tabel 7 waarin het ideaalbeeld, de norm,
wordt vergeleken met het praktijkbeeld. Net als bij de informatievoorziening of ondersteuning door
Gedeputeerde Staten en/of ambtelijke dienst (hoofdstuk 3) geven we alleen de vormen weer die hoger
dan 3,75 scoren. De tabel laat zien dat de verschillen tussen het ideaalbeeld, de norm, van Provinciale
Staten en de ondersteuning in de praktijk binnen 0,7 punten van elkaar liggen.
Tabel 7: Ideaalbeeld, praktijkbeeld en verschil tussen beide voor drie vormen
                                                                     Ideaalbeeld (1-5)  Praktijkbeeld (1-5)   Verschil
 (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van een                                     4,7                  4,6       0,1
 initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische
 ondersteuning
 Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                         4,3                  3,7       0,6
 (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van                                         4,2                  3,9       0,3
 woordvoeringen, moties, amendementen en/of
 schriftelijke vragen
Figuur 4 toont hoe tevreden Statenleden zijn over de informatie en hulp die zijn van de griffie
ontvangen. Statenleden zijn doorgaans tevreden (> 4,0) over de hulp die zij ontvangen voor een
initiatiefvoorstel en voor woordvoeringen, moties, amendementen en/of schriftelijke vragen. Over de
verstrekte samengevatte en geduide beleidsinformatie is men ook redelijk tevreden (3,5 op een schaal
van 1 tot 5).
                          Tevredenheid over geleverde informatie /
                                            ondersteuning griffie
  tevredenheid
                   1                        2                          3                  4                 5
            (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische
            ondersteuning
            (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of
            schriftelijke vragen.
            samengevatte en geduide beleidsinformatie
Figuur 4: Tevredenheid over door griffie verstrekte informatie/hulp voor drie vormen
36
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>5.2.1 Vergelijkend perspectief
Net als de Groningse Statenleden vinden de Friese en Drentse Statenleden het heel wenselijk dat de
griffie hen helpt met specialistische ondersteuning bij de voorbereiding van een initiatiefvoorstel. Over
de in de praktijk ontvangen hulp daarbij zijn Groningse Statenleden het meest tevreden (4,2) op een
schaal van 1 tot 5), gevolgd door respectievelijk de Drentse (3,8) en Friese Statenleden (3,7). Kijken we
naar de behoefte aan samengevatte en geduide beleidsinformatie, dan vinden vooral de Groningse en
Friese Statenleden het wenselijk dat de griffie hen daarin voorziet. Dat gebeurt in de praktijk ook en
daarover zijn Groningse Statenleden redelijk tevreden (3,5 op een schaal van 1 tot 5); Friese Statenleden
zijn hierover noch tevreden noch ontevreden (3,0). De Drentse Statenleden vinden het minder wenselijk
dan de Groningse en Friese Statenleden dat de griffie hen voorziet van samengevatte en geduide
beleidsinformatie. In de enquête geven Drentse Statenleden aan dat ze deze ondersteuning vooral
verwachten van de onderzoekers van Provinciale Staten.52 Dit gebeurt in de praktijk ook en daarover
zijn Drentse Statenleden best tevreden (3,9 op een schaal van 1 tot 5). Groningse Statenleden vinden
het ook wenselijk dat de griffie meedenkt met de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen,
moties, amendementen en/of schriftelijke vragen. Die behoefte is er ook onder Drentse Statenleden,
onder Friese Statenleden is deze wat kleiner. Friese Statenleden doen vooral een beroep op de eigen
fractieondersteuning voor hulp bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen en hebben daar
vaak ook genoeg aan. Net als de Groningse Statenleden geven de Drentse en Friese Statenleden aan
tevreden te zijn over de hulp die zij in dit verband ontvangen van de griffie (respectievelijk 4,8; 4,1 en
3,8 op een schaal van 1 tot 5).
Tabel 8: Ter vergelijking: ideaalbeeld, praktijkbeeld, verschil tussen beide en tevredenheid voor drie vormen, Provinciale Staten Fryslân en
Drenthe
  Provincie Fryslân                                          Ideaalbeeld (1-         Praktijkbeeld             Verschil         Tevredenheid
                                                                             5)               (1-5)                                      (1-5)
  (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van een                            4,2                  3,6                  0,6                   3,7
  initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische
  ondersteuning
  Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                4,0                  3,6                  0,4                   3,0
  (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van                                3,8                  2,9                  0,9                   3,8
  woordvoeringen, moties, amendementen en/of
  schriftelijke vragen
  Provincie Drenthe
  (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van een                            4,4                  3,9                  0,5                   3,8
  initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische
  ondersteuning
  Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                3,7                  3,4                  0,3                   3,9
  (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van                                4,0                  3,6                  0,4                   4,1
  woordvoeringen, moties, amendementen en/of
  schriftelijke vragen
52
   Deze onderzoekers zijn ondergebracht bij de griffie van Drenthe en daarom worden zij hier, in het hoofdstuk over de griffie, behandeld.
37
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>5.2.2 Werkzaamheden van de griffie in de praktijk
Het uitgangspunt van de griffie in Groningen is dat zij verantwoordelijk is voor het borgen van het
democratisch besluitvormingsproces. De werkzaamheden van de griffie daarvoor variëren sterk. De
organisatorische en procedurele ondersteuning ten behoeve van het besluitvormingsproces vormt
hiervan de basis en vergt in de praktijk de meeste tijd. De griffie streeft naar een 70-30 procent
tijdsverdeling, waarbij zo’n 70 procent van de tijd/capaciteit gebruikt wordt voor deze organisatorische
en procedurele ondersteuning. Het resterende deel besteedt de griffie aan het ondersteunen van
Statenleden bij het vinden van het meest geschikte instrument om hun doel te bereiken en zo de meeste
invloed te hebben. Dit doet de griffie meer dan vroeger (2013-2014).
De griffie staat Provinciale Staten actief bij en probeert hen zo goed mogelijk in positie te brengen.
Informatievoorziening is hierbij een belangrijk onderdeel. In afstemming met het presidium worden
daarom regelmatig gastcolleges georganiseerd over uiteenlopende, relevante onderwerpen. Deze
gastcolleges zijn niet direct gekoppeld aan besluitvormingsmomenten; Statenleden vinden dit
interessant.
Daarnaast organiseert de griffie kennisoverdracht tijdens de Stateninformatiedagen die een vaste plek
kennen in de vergadercyclus. Op deze dagen wordt ambtelijke informatie gegeven bij onderwerpen die
op de agenda staan, via onder meer presentaties en tijdens Praten met de Staten. Ook worden
trainingen georganiseerd, zoals een debattraining in september 2021 tijdens een tweedaagse in
Arnhem. Verder is een maatjesproject geïnitieerd waarbij een nieuw Statenlid wordt gekoppeld aan een
ervaren Statenlid, zijn er workshops mores en politiek handwerk en worden meer themadossiers
opgezet zodat Statenleden snel de historie en reikwijdte van een dossier kunnen inzien. De rol van
Provinciale Staten in het besluitvormingsproces wordt hierin meegenomen. 53 De griffier fungeert als
aanjager bij het opstellen van de themadossiers, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke organisatie zijn
hiervoor verantwoordelijk.
Naast de hierboven genoemde taken is de griffie ook verantwoordelijk voor het ordelijk installeren van
nieuwe Statenleden, de jaarlijkse functioneringsgesprekken met de Commissaris van de Koning en de
goede verloop van de Eerste Kamerverkiezingen. Ook is de griffie verantwoordelijk voor het archief54 en
functioneert ze als algemeen vraagbaak voor Statenleden, onder andere voor administratieve en
secretariële ondersteuning.55
5.3                                  Richtlijnen
De Instructie griffier provincie Groningen 2015 geeft richtlijnen voor de werkzaamheden van de griffie.
Een andere relevante richtlijn, is het Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019.
53
   Gebaseerd op een groepsinterview met twee medewerkers van de Statengriffie van de provincie Groningen op 26 oktober 2021.
54
   iBabs, zie ook H7, het Statenarchief.
55
   Gebaseerd op e-mailcorrespondentie tussen de Noordelijke Rekenkamer en de Statengriffie van de provincie Groningen op 14 februari
2022. Deze werkzaamheden zijn niet limitatief.
38
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>5.3.1 Instructie griffier provincie Groningen 2015
Op 10 augustus 2015 stelden Provinciale Staten de Instructie griffier provincie Groningen 2015 vast.
Deze instructie verving de Instructie griffier van 20 maart 2003. De algemene ondersteuning die de
griffie verzorgt is beschreven in artikel 2 van de instructie; de griffie:
A. draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van Provinciale Staten.
B. doet voorstellen met betrekking tot de organisatie van de werkzaamheden en werkprocessen van
       Provinciale Staten. Dit doet de griffie ook voor het Presidium en het Seniorenconvent.
C. adviseert Provinciale Staten met betrekking tot de invulling van hun rol in de beleids- en
       beheerscyclus. De invulling van de lange
                                                                            Seniorenconvent
       termijnagenda valt hier ook onder.                                   Volgens artikel 10 van het Reglement van orde
D. adviseert Provinciale Staten en hun organen bij provinciale staten provincie Groningen 2019 is er
       de kaderstellende, volksvertegenwoordigende een seniorenconvent voor het bespreken van
                                                                            vertrouwelijke         aangelegenheden.         De
       en controlerende taken.
                                                                            samenstelling van het seniorenconvent is gelijk
E. verleent gevraagd en ongevraagd advies en aan die van het presidium. De vergaderingen en
       bijstand aan Provinciale Staten en hun organen.                      beraadslagingen zijn niet openbaar.56
D. ondersteunt Provinciale Staten in de                                      Presidium
       communicatie met de inwoners van de provincie. Volgens artikel 6 van het Reglement van orde
E. begeleidt onderzoeken die in het kader van de provinciale staten provincie Groningen 2019 is er
                                                                             een presidium, met als leden de fractievoorzitters
       kaderstellende en controlerende taken van of hun vervangers. In artikel 7 staat dat het
       Provinciale Staten uitgevoerd worden.                                 regelen van alle zaken die verband houden met
F. ondersteunt               bij      het       toepassen            van de werkzaamheden van de Staten, de
                                                                             voorbereiding       van   agenda’s      van    de
       Stateninstrumenten.                                                   vergaderingen van provinciale staten en
                                                                             Statencommissies.57
Agenderingsproces
De griffie is verantwoordelijk voor de verzending van de voorlopige agenda en de overige stukken aan
de deelnemers van vergaderingen van Provinciale Staten, Statencommissies, het Presidium en het
Seniorenconvent (artikelen 3-7). Sinds het najaar van 2021 bereidt de griffie ook de vergaderingen van
de agendacommissie voor en per 2022 tevens die van de auditcommissie.
Aanwezigheid bij vergaderingen
De griffie moet aanwezig zijn bij de vergaderingen van Provinciale Staten en zorgen voor een goede en
tijdige verslaglegging. Dit geldt ook voor vergaderingen van Statencommissies, het Presidium en het
Seniorenconvent (artikelen 4 en 5).
Organisatie
De griffier geeft leiding aan de griffie; de medewerkers van de griffie ondersteunen de griffier. De griffier
bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. Provinciale Staten stellen jaarlijks de
begroting van de griffie vast. De griffier is verantwoordelijk voor het beheer van de beschikbare
middelen. In het geval van verhindering of vervanging van de griffier is de griffier ervoor
56
   Provincie Groningen, Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019, 2019.
57
   Provincie Groningen, Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019, 2019.
39
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>verantwoordelijk dat twee plaatsvervangende griffiers ter benoeming aan Provinciale Staten worden
voorgesteld. De plaatsvervangend griffier neemt de taken van de griffier waar in diens afwezigheid.
5.3.2 Reglement van orde provinciale staten van Groningen 2019
Van de vergaderingen van Provinciale Staten wordt een woordelijk verslag gemaakt: de handelingen.
Deze handelingen worden, na vaststelling door Provinciale Staten, openbaar gemaakt via de website
van de provincie. Naast de handelingen worden digitale beeld- en geluidsopnamen gemaakt en wordt
de vergadering live uitgezonden. Besluiten van Provinciale Staten worden na ondertekening bekend
gemaakt via de provinciale website.
Van de commissievergaderingen worden digitale beeld- en geluidsopnamen gemaakt die live
uitgezonden worden via de provinciale website. Deze beelden zijn na afloop ook terug te kijken.
5.4                                Inwerkprogramma Statenleden
Om de Statenleden voor te bereiden op de Statenperiode 2019-2023, heeft de griffie een enkele
nieuwsbrieven uitgegeven. Een nieuwsbrief voor alle kandidaat-Statenleden en een voor verkozen
Statenleden. De nieuwsbrief voor verkozen Statenleden gaf zicht op de praktische en de inhoudelijke
voorbereiding van Statenleden. De praktische voorbereiding bevatte een stappenplan voor het
installeren van de Statenleden. Deze voorbereiding bestond onder andere uit uitleg over de benoeming
van Statenleden en het inleveren van de geloofsbrieven, naast uitleg over tal van praktische zaken. De
inhoudelijke voorbereiding bestond uit introductiemodules, lezingen en kennismakingsgesprekken,
verdeeld over vijf dagen. De onderwerpen wisselden van politieke vaardigheden, een kennismaking met
beleidsafdelingen van de provincie en een kennismaking met externe organisaties.58 Voor de zomer is
de introductieperiode afgesloten met een tweedaags werkbezoek aan Den Haag over het thema ‘lobby’.
Naast deze nieuwsbrief heeft de griffie ook een nieuwsbrief geschreven in aanloop naar de Eerste
Kamerverkiezingen.
5.5                                Omvang van de griffie
5.5.1 Huidige bezetting griffie59
Vanaf 2013 bestaat de griffie van Groningen uit dezelfde zes medewerkers. De griffier wordt
ondersteund door vier statenadviseurs, waaronder één communicatieadviseur, en één
managementassistente. In mei 2021 is voor de duur van een jaar een extra secretariële medewerker
aangetrokken. Bovendien is onlangs besloten de griffie uit te breiden met één of twee junior
commissiegriffiers. Dit is bekrachtigd bij de vaststelling van de begroting voor 2022.60
58
   Provincie Groningen, Nieuwsbrief voor gekozen Statenleden, 2019.
59
   Deze paragraaf is gebaseerd op e-mailcorrespondentie tussen de Noordelijke Rekenkamer en de Statengriffie van Groningen op 14
september 2021.
60
   Op het moment van schrijven, maart 2022, zijn één extra secretariële medewerker en twee junior commissiegriffiers aangesteld.
40
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>5.5.2 Omvang griffie en ambtelijke organisatie provincie Groningen 2003-nu61
Vanaf 2003 is er weinig veranderd in de opbouw van de griffie. De griffie heeft cijfers over de formatie
en de bezetting beschikbaar vanaf 2009 (zie tabel 6). Hieruit blijkt dat de omvang van de griffie rond de
zes fte schommelt. Ook in de periode 2003 tot 2009 was dat volgens de griffie het geval.
Tabel 9 zet de omvang van de griffie af tegen die van de ambtelijke organisatie. De ambtelijke organisatie
van de provincie ondersteunt in beginsel het dagelijks bestuur van de provincie, het College van
Gedeputeerde Staten, bij zijn werkzaamheden. De tabel laat zien dat de omvang van de ambtelijke
organisatie van de provincie vanaf 2010 geleidelijk afnam. Vanaf 2016 nam dit weer toe tot ongeveer
825 fte in 2020. Zoals al aangegeven bleef de omvang van de griffie over de periode 2010-2020 gelijk.
De verhouding tussen de omvang van de ambtelijke organisatie en de omvang van de griffie bedroeg
gedurende de gehele periode ongeveer 0,80 procent. Provinciale Staten bepalen zelf de omvang van de
griffie. De tabel laat zien dat de omvang van de griffie losstaat van de omvang van de ambtelijke
organisatie. Als de ambtelijke organisatie afslankt of groeit, dan heeft dat geen gevolgen voor de griffie.
Tabel 9: omvang ambtelijke dienst en griffie in fte en verhouding tussen beide
   Aan het eind van:           Omvang ambtelijke dienst           Omvang griffie in fte              Verhouding tussen beide
                               in fte                                                                (in procenten)
   2010                                                    842                                6,55                            0,78
   2012                                                    803                                6,65                            0,83
   2014                                                    713                                6,50                            0,91
   2016                                                    717                                5,90                            0,82
   2018                                                    770                                5,90                            0,77
   2020                                                    825                                6,47                            0,78
5.5.3 Vergelijkend perspectief
De Groningse griffie had in 2020 een omvang van ongeveer 6,47 fte. Figuur 5 vergelijkt die omvang met
die van de griffies in de andere provincies.62 Deze figuur is afkomstig uit een onderzoek dat is uitgevoerd
op verzoek van de fractievoorzitters in Provinciale Staten van Utrecht. De figuur laat zien dat de
Groningse griffie gemeten in fte’s de kleinste is, gevolgd door Utrecht en Fryslân. Van de Noordelijke
provincies heeft Drenthe de grootste griffie.
61
   Deze paragraaf is gebaseerd op e-mailcorrespondentie tussen de Noordelijke Rekenkamer en de Statengriffie van Groningen op 14
september 2021.
62
   Loots, J., Bevindingen onderzoek ambities, wensen en ondersteuningsbehoeften provinciale staten Utrecht en doorlichting van de griffie,
2020. Voor een uitgebreidere toelichting over de manier waarop deze cijfers tot stand zijn gekomen, verwijzen wij naar dit onderzoek.
41
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>                                                                             Naast het vergelijken van de griffies van de
                                                                             Noordelijke provincies, vergelijken wij de
                                                                             omvang van de griffie ook met de omvang van
                                                                             de ambtelijke dienst van de betreffende
                                                                             provincie (tabel 10).
                                                                             Eerder onderzoek laat zien dat de gemiddelde
                                                                             omvang van de griffies bij Nederlandse
                                                                             gemeenten 2,85 fte bedroeg. 63 De omvang
                                                                             van de gemiddelde gemeentelijke organisatie
                                                                             bedroeg 350 fte. Daaruit volgt dat de
                                                                             gemiddelde griffie kleiner is dan één procent
                                                                             van het ambtelijke apparaat van de
                                                                             gemeente. Tabel 10 laat zien dat dit ook van
                                                                             toepassing is voor Groningen en Fryslân: in
                                                                             beide provincies is de omvang van de griffie
                                                                             kleiner dan één procent van het provinciaal
                                                                             ambtelijk apparaat. Drenthe vormt hier de
                                                                             uitzondering op de regel. Daar is de omvang
Figuur 5: Omvang griffie in de twaalf provincies gemeten in fte en aantal van de griffie gelijk aan ongeveer twee
medewerkers, exacte datum onbekend. (bron: J. Loots, 2020)                   procent van het ambtelijk apparaat. Dit wordt
gedeeltelijk verklaard door een afzonderlijke onderzoeksfaciliteit ten behoeve van Provinciale Staten
die is ondergebracht bij de Drentse griffie.
Tabel 10: Omvang ambtelijke organisatie, griffie en verhouding tussen beide voor Fryslân, Drenthe, Groningen
   Jaar: 2020                     Omvang ambtelijke dienst in fte        Omvang griffie in fte      Verhouding tussen beide
                                                                                                    (in procenten)
   Provincie Fryslân                                              739                       7,00                        0,95
   Provincie Groningen                                            825                       6,47                        0,78
   Provincie Drenthe                                              528                      10,50                        1,99
5.6                                Samenvattende bevindingen
▪      De omvang van de griffie is sinds de oprichting ervan ongeveer gelijk gebleven. Tussen 2010 en
       2020 heeft de omvang van de Groningse griffie bewogen tussen 5,9 en 6,7 fte. Dat is minder dan
       één procent van de omvang van de ambtelijke organisatie. Vergeleken met gemeenten is dat niet
       ongewoon. Vergeleken met Fryslân en Drenthe is dat aan de lage kant. De omvang van de griffie
       staat los van de omvang van de ambtelijke organisatie van de provincie Groningen.
63
    Raad voor het Openbaar Bestuur. Goede ondersteuning, sterke democratie. Den Haag: Raad voor Openbaar Bestuur, 2020.
42
                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>▪  Groningse Statenleden hebben vooral behoefte aan specialistische ondersteuning door de griffie.
   Groningse Statenleden wensen ook dat de griffie hen voorziet van samengevatte en geduide
   beleidsinformatie en hen ondersteunt bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoering, moties,
   amendementen en/of schriftelijke vragen. Er zit relatief weinig verschil tussen deze wensen van
   Provinciale Staten en het beeld uit de praktijk (minder dan 0,7 punten op een schaal van 1 tot 5).
   Dit suggereert dat het ideaalbeeld van de Staten en de gang van zaken in de praktijk goed op elkaar
   zijn afgestemd voor wat betreft de werkzaamheden van de griffie.
▪  Statenleden zijn doorgaans tevreden (> 4,0) over de (specialistische) hulp die zij van de griffie
   ontvangen voor een initiatiefvoorstel en voor woordvoeringen, moties, amendementen en/of
   schriftelijke vragen. Over de verstrekte samengevatte en geduide beleidsinformatie zijn zij ook
   redelijk tevreden (3,5 op een schaal van 1 tot 5).
▪  Activiteiten die de griffie organiseert en die in potentie bijdragen aan het leervermogen van de
   Staten zijn bijvoorbeeld:
   -    Het organiseren van gastcolleges: regelmatig komen hoogleraren over uiteenlopende,
        relevante onderwerpen vertellen.
   -    Kennisoverdracht tijdens de introductieperiode en tussentijds, onder meer door trainingen,
        opzetten maatjesproject (waarbij een nieuw Statenlid wordt gekoppeld aan een ervaren
        Statenlid), workshop mores en politiek handwerk, het aanjagen van de ambtelijke organisatie
        bij het opzetten van themadossiers en het organiseren van inhoudelijke sessies (bijvoorbeeld
        gesprekken met ambtenaren tijdens Praten met de Staten).
43
                        Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>                                     6. Ondersteuning van
                                               Statenleden:
                                               fractieondersteuning
6.1                                  Inleiding
Bij de uitvoering van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taak kunnen
Statenleden hulp krijgen. Deze hulp is wettelijk verankerd in de Provinciewet. De fractieondersteuning
is een van de vormen van ondersteuning.
                                                                       Artikel 33 Provinciewet:
In Groningen is de wettelijk verplichte Lid 2: De in provinciale staten vertegenwoordigde
                                                                       groeperingen hebben recht op ondersteuning
Fractiekostenverordening                   2016        provincie Lid 3: Provinciale staten stellen met betrekking tot de
Groningen vastgesteld. 64 Fractieondersteuning ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in
voldoet aan de kenmerken van een subsidie, provinciale staten vertegenwoordigde groeperingen een
                                                                       verordening vast. De verordening bevat ten aanzien van de
zoals bedoeld in artikel 4:21 lid 1 Awb, waardoor ondersteuning regels over de besteding en de
de regels uit titel 4.2 Awb van toepassing zijn en verantwoording.
het besluit over de hoogte van de financiële bijdrage openstaat voor bezwaar en beroep.65
In dit hoofdstuk behandelen we eerst de meest relevante uitkomsten van de enquête. Die vullen we
aan met inzichten en beelden uit de gesprekken met betrokkenen. Vervolgens vergelijken we de
belangrijkste uitkomsten met die uit Groningen en Fryslân. Het tweede deel van dit hoofdstuk (paragraaf
6.3 en verder) bevat achtergrondinformatie, zoals relevante regelingen en verordeningen en gegevens
over de omvang van (de budgetten voor) de fractieondersteuning.
6.2                                  Fractieondersteuning in de praktijk
6.2.1 Oordeel Statenleden
Tabel 11 toont alle 8 vormen van informatie of ondersteuning die in de enquête worden onderscheiden.
Voor deze vormen zetten wij de wenselijke situatie (volgens de leden van Provinciale Staten) af tegen
de ervaren situatie. De resultaten laten zien dat Statenleden voor vier vormen van informatie en/of
ondersteuning sterk leunen op de eigen fractieondersteuning. Het gaat dan om informatie over eerdere
fractiestandpunten of stemgedrag, hulp bij de voorbereiding van woordvoeringen, moties,
amendementen, schriftelijke vragen en initiatiefvoorstellen en informatie over vergelijkbare besluiten
64
   Provincie Groningen, Fractiekostenverordening 2016 provincie Groningen, 2016.
65
   Vereniging van Nederlandse gemeenten, VNG Model Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2019 en Model Instructies
voor de griffier en de secretaris 2019, 2019.
44
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>in andere provincies. Voor drie van deze vormen worden de Groningse Staten goed geïnformeerd /
ondersteund door hun eigen fracties. Voor de informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in
andere provincies valt de score iets lager uit (3,5).
Tabel 11: Ideaalbeeld en praktijkbeeld voor acht vormen - invulling door fractieondersteuning
                                                                                                 Ideaalbeeld Praktijkbeeld
                                                                                                        (1-5)         (1-5)
  Inhoudelijke informatievoorziening over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag.                       4,9           4,3
  (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen                          4,7           4,6
  en/of schriftelijke vragen.
  (hulp bij) Inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel in de vorm van                         4,6           4,3
  specialistische ondersteuning
  Inhoudelijke informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies.                   4,4           3,5
  Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve scenario's                                         3,9           3,3
  Inhoudelijke informatievoorziening over algemene maatschappelijke ontwikkelingen                        3,6           3,5
  Samengevatte en geduide beleidsinformatie                                                               3,5           3,4
  Voortgangs- en monitoringsinformatie waaruit blijkt dat beleid werkt                                    3,0           2,9
6.2.2 Wat zeggen fractiemedewerkers zelf; vergelijkend perspectief
Aan de fractieondersteuning van de Statenfracties in Groningen, Fryslân en Drenthe hebben we op een
schaal van 1 tot 5 gevraagd welke vormen van informatie of ondersteuning zij in de praktijk bieden aan
hun fractieleden. De respons op deze enquête onder Groningse fractiemedewerkers was te laag,
waardoor de resultaten niet bruikbaar zijn voor dit onderzoek. In plaats daarvan hebben we een
groepsgesprek georganiseerd met enkele Groningse fractiemedewerkers.
Werkzaamheden in de praktijk66
In het groepsgesprek gaven de aanwezige fractiemedewerkers aan dat het type werkzaamheden dat zij
uitvoeren afhankelijk is van verschillende factoren. Als voorbeeld wordt de omvang van de fractie
genoemd. Als deze klein is, dan is er meer behoefte aan politiek-inhoudelijke ondersteuning. Het gaat
dan om zaken als het voorbereiden van woordvoeringen of moties en amendementen. Bij grotere
fracties zijn fractieondersteuners vaker bezig het ondersteunende werkzaamheden die meer
faciliterend van aard zijn, zoals het plannen van afspraken en het reserveren van ruimtes. De bij het
groepsgesprek aanwezige fractiemedewerkers geven aan meer dan de helft van hun tijd bezig te zijn
met ondersteunende en praktische werkzaamheden voor de fractie. Zij zijn ook allen als enige
medewerker in dienst bij hun fractie. Dat is anders in Fryslân. Door de ruimere fractiebudgetten bestaat
de fractieondersteuning daar al snel uit minimaal twee medewerkers per fractie. Uit de resultaten van
de enquête onder Friese fractiemedewerkers blijkt dat zij vooral politiek-inhoudelijke werkzaamheden
verrichten voor de fracties. Vergeleken met de Drentse fractieondersteuners zit hier een duidelijk
verschil. Zij gaven in de enquête aan dat zij relatief meer tijd besteden aan praktische werkzaamheden
ten behoeve van de fractie, zoals het plannen van afspraken. Zij komen minder toe aan politiek-
inhoudelijke ondersteuning. In de praktijk bieden Drentse fractieondersteuners duidelijk minder
ondersteuning dan hun Friese collega’s bij politiek-inhoudelijke werkzaamheden, zoals de inhoudelijke
66
   Gebaseerd op een groepsinterview met twee fractiemedewerkers van de provincie Groningen op 10 februari 2022.
45
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>voorbereiding van initiatiefvoorstellen, woordvoering, moties, amendementen en/of schriftelijke
vragen. Afgaande op het groepsgesprek lijkt dit ook voor Groningse fractieondersteuners te gelden.
Ervaring en doorstroom67
In het groepsgesprek met fractiemedewerkers kwam naar voren dat de meeste fractiemedewerkers
niet lang werkzaam blijven als fractiemedewerkers. De meeste fractiemedewerkers zijn binnen enkele
jaren weg. Volgens de aanwezigen komt dat doordat het werk financieel niet aantrekkelijk is, vooral
omdat het werk is voor een beperkt aantal uren in de week. Om financieel rond te kunnen komen moet
je er volgens de aanwezigen eigenlijk een baan naast hebben. Ook zien zij weinig
doorgroeimogelijkheden, anders dan doorgroeien naar de positie van Statenlid of
wethouder/gedeputeerde. In de enquêtes onder Friese en Drentse fractiemedewerkers hebben we
gevraagd hoe lang zij werkzaam zijn als fractiemedewerker (tabel 12). Hieruit blijkt dat de meeste Friese
fractiemedewerkers meerdere jaren werkervaring hebben als fractieondersteuner. Zo heeft bijna de
helft van de fractiemedewerkers (46,7 procent) 3 tot 7 jaar werkervaring en 20 procent heeft 7 jaar of
meer jaren werkervaring. Gemiddeld gezien zijn de Drentse fractieondersteuners wat minder ervaren.
Bijna 60 procent is minder dan 3 jaar werkzaam als fractieondersteuner. Een kwart van de Drentse
fractieondersteuners is zeer ervaren.
Tabel 12: Ter vergelijking: aantal jaren werkervaring fractieondersteuners in Fryslân en Drenthe
  Werkervaring                                                                             Werkervaring           Werkervaring
                                                                                   fractieondersteuners   fractieondersteuners
                                                                                              Fryslân (%)           Drenthe (%)
  Minder dan 1 jaar                                                                                   0,0                     8,3
  1 tot 3 jaar                                                                                       33,3                   58,3
  3 tot 7 jaar                                                                                       46,7                     8,3
  7 tot 12 jaar                                                                                       6,7                     0,0
  12 jaar of meer                                                                                    13,3                   25,0
Verder blijkt uit de enquête onder fractiemedewerkers in Fryslân en Drenthe dat de meesten van hen
(respectievelijk 73 en 67 procent) niet verwachten door te stromen naar een positie van Statenlid voor
dezelfde partij.
6.3                                  Fractieondersteuning
De richtlijnen voor de fractieondersteuning zijn hoofdzakelijk vastgelegd in de
Fractiekostenverordening 2016 provincie Groningen. 68 Deze verordening bevat onder andere de
hoogte van de vergoeding. Andere relevante richtlijnen zijn de Gedragscode integriteit leden van
Provinciale Staten van Groningen 2018 en Verordening rechtspositie decentrale politieke
ambtsdragers provincie Groningen 2019.69
67
   Gebaseerd op een groepsinterview met twee fractiemedewerkers van de provincie Groningen op 10 februari 2022.
68
   Provincie Groningen, Fractiekostenverordening 2016 provincie Groningen, 2016.
69
   Provincie Groningen, Gedragscode integriteit ambtenaren provincie Groningen, 2018 en Provincie Groningen, Verordening rechtspositie
decentrale politieke ambtsdragers provincie Groningen 2019, 2019.
46
                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>6.3.1 Fractiekostenverordening 2016 provincie Groningen
Op 14 december 2016 stelden Provinciale Staten de Fractiekostenverordening 2016 provincie Groningen
vast. Deze verordening verving de Fractiekostenverordening 2003 provincie Groningen. De
definitievorming staat in artikel 1 van de verordening. Dit legt uit wat de verordening onder fractie
verstaat, namelijk “het lid of de groep van leden van Provinciale Staten die zich als zodanig beschouwt
en zich bij de voorzitter van Provinciale Staten schriftelijk aanmeldt. De leden, die door het centraal
stembureau op dezelfde lijst verkozen zijn verklaard, worden bij de aanvang van de zittingsperiode als
een fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts een lid verkozen, dan wordt dit lid als een
afzonderlijke fractie beschouwd”.
Recht op financiële bijdrage
Het recht op financiële bijdrage is vastgelegd in de verordening (artikel 2 lid 1). Hierin staat dat de
fracties een bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie ontvangen.
De fracties dienen de bijdrage te besteden aan activiteiten die de volksvertegenwoordigende,
kaderstellende en controlerende taken versterken. In de verordening (artikel 4 lid 2) staan hiervoor vijf
beperkingen beschreven:
▪ De uitgaven dienen niet in strijd met de wet te zijn.
▪ Betalingen aan andere organisaties moeten altijd ter vergoeding van prestaties (diensten of
     goederen) zijn.
▪ Uitgaven mogen geen giften bevatten.
▪ De tegemoetkoming mag niet gebruikt worden om de vergoeding voor de Staten- of
     commissieleden te verhogen.
▪ De bijdrage mag niet gebruikt worden voor faciliteiten die de provincie in principe ook ter
     beschikking stelt.
Uitbetalingen
De uitbetaling van de bijdrage in de fractiekosten vindt twee keer per jaar plaats, in januari en in juli, in
de vorm van een voorschot. In een verkiezingsjaar wordt het voorschot ook in die twee maanden
uitbetaald. In juli wordt dan een eventuele correctie op het eerste voorschot aangebracht. De correctie
wordt berekend vanaf de dag van de eerste vergadering van de nieuwe Provinciale Staten. Dit gebeurt
dus in de installatievergadering. Financiële tegemoetkomingen van nieuwe fracties worden, in geval van
een splitsing, evenredig verdeeld op basis van de bij de splitsing betrokken leden. Wanneer de nieuwe
fractie ontstaat vanwege een samenvoeging, dan kan de tegemoetkoming niet groter zijn dan die van
een fractie van gelijke grootte.
In de verordening (artikel 2.2) zijn, voor het vaststellen van de financiële tegemoetkoming,
normbedragen gegeven. Het gaat om een bedrag van € 23.846 per fractie, aangevuld met een bedrag
van € 3.567 per fractielid. Deze bedragen worden jaarlijks geïndexeerd (normbedragen van 2021).
47
                          Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre>6.3.2 Omvang fractieondersteuning
                                                                                      Tabel 13: hoogte en opbouw van fractiesubsidie voor
                                                                                    enkele geselecteerde jaren (bron: Provincie Groningen)
Iedere fractie in Provinciale Staten wordt ondersteund door Jaar                                      Bedrag per              Bedrag per
een eigen fractieondersteuning. Hiervoor stelt de provincie                                            fractie (in           fractielid  (in
                                                                                                          euro’s)                  euro’s)
middelen beschikbaar. Dit staat beschreven in de 2003                                                       7.500                   2.500
fractiekostenverordening van de provincie die eerder dit 2007                                              12.500                   2.750
hoofdstuk is toegelicht. De hoogte van de bijdrage per fractie                        2011                 20.000                   2.991
                                                                                      2021                 23.846                   3.567
is opgebouwd uit twee componenten. Ten eerste ontvangt
iedere fractie een vast bedrag. Dat wordt aangevuld met een vast bedrag per fractielid. Een grotere
fractie (die uit meer leden bestaat) ontvangt dus een grotere bijdrage. Tabel 13 bevat de hoogte van
beide componenten voor enkele geselecteerde jaren. In 2003 bedroeg de bijdrage per fractie € 7.500
en per lid € 2.500. Ieder jaar worden de bedragen gecorrigeerd voor inflatie. Uitzonderingen daarop zijn
de bijdrages in 2007 en 2011. In 2007 is de fractiekostenverordening aangepast en zijn de bedragen
verhoogd naar € 12.500 per fractie en € 2.750 per lid. In 2011 is de fractiekostenverordening nogmaals
aangepast en is het bedrag per fractie verhoogd naar € 20.000 per fractie. Het bedrag per fractielid is
gelijk gebleven. De bedragen voor 2021 zijn dezelfde bedragen als in 2011 gecorrigeerd voor de
jaarlijkse inflatie.
6.3.3 Vergelijkend perspectief
De Raad voor Openbaar Bestuur constateert dat het doel van fractieondersteuning niet voldoende
gerealiseerd wordt, namelijk het voor alle fracties in Provinciale Staten en gemeenteraad toegankelijk
maken van eigen onafhankelijke, inhoudelijke en beleidsmatige ondersteuning.70 Die constatering geldt
echter vooral voor gemeenten. Er bestaan grote verschillen tussen gemeenten onderling en tussen
gemeenten en provincies. In kleine gemeenten hebben fracties een bedrag van rond de € 1.000 te
besteden; in grotere gemeenten loopt dat op tot maximaal € 10.000 per fractie. Voor bedragen van
enkele duizenden euro’s kan volgens de Raad voor Openbaar Bestuur geen hoogwaardige inhoudelijke
ondersteuning ingehuurd worden. Vergeleken met de gemeentelijke praktijk kunnen de provinciale
budgetten voor fractieondersteuning ruimhartig worden genoemd. Een kleine fractie (1 zetel) in de
Groningse, Drentse of Friese Staten heeft in 2021 recht op minimaal € 22.867 (Drenthe). In Groningen
is dat € 27.413 en in Fryslân € 106.000 (zie figuur 6). De budgetten voor fractieondersteuning in Fryslân
zijn ongeveer 3 tot 4 zo groot als die in Drenthe en Groningen. Eerder onderzoek suggereert dat van de
twaalf provincies de Friese budgetten voor fractieondersteuning het grootst zijn.71
70
   Raad voor het Openbaar Bestuur, Goede ondersteuning, sterke democratie. Den Haag: Raad voor Openbaar Bestuur, 2020, p.23-24.
71
   Loots, J., Bevindingen onderzoek ambities, wensen en ondersteuningsbehoeften provinciale staten Utrecht en doorlichting van de griffie,
2020, p.20-21.
48
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre>                                         Budget voor fractieondersteuning naar omvang van de fractie;
                                                               bedragen 2021
                                   € 250.000
                                   € 200.000
       Omvang budget per fractie
                                   € 150.000
                                   € 100.000
                                    € 50.000
                                         €0
                                               1         2          3          4         5          6          7           8           9   10
                                                                                   Aantal leden in fractie
                                                   Provincie Groningen             Provincie Drenthe               Provincie Fryslân
Figuur 6: omvang budget provincie Groningen voor fractieondersteuning naar fractiegrootte; bedragen gelden voor 2021, ter vergelijking ook
weergegeven voor provincies Fryslân en Drenthe
Daarnaast valt op dat de Friese systematiek om de budgetten voor fractieondersteuning vast te stellen
anders is dan die van Groningen en Drenthe. Groningen en Drenthe kennen een vaste bijdrage per
fractie, onafhankelijk van de grootte van de fractie. Fryslân kent ook een vaste bijdrage per fractie, maar
deze bijdrage is groter naarmate de fractieomvang een bepaalde drempel overschrijdt. Dit resulteert
een sterke stapsgewijze toename van de totale fractiesubsidie bij bepaalde drempels (respectievelijk
van 4 naar 5 zetels, van 8 naar 9 zetels en van 12 naar 13 zetels). Figuur 6 illustreert dit (met uitzondering
van de stap van 12 naar 13 zetels). Naast een vaste bijdrage per fractie kennen Groningen, Fryslân en
Drenthe ook een aanvullende bijdrage per fractielid (in Drenthe met uitzondering van het eerste lid).
Hierdoor neemt de totale fractiesubsidie in Groningen en Drenthe geleidelijk toe naargelang de fractie
uit meer leden bestaat. De bijdrage per fractielid is in Drenthe (vanaf het tweede fractielid) iets groter
dan in Groningen. Dit leidt ertoe dat kleinere fracties in Groningen een grotere bijdrage ontvangen dan
in Drenthe, terwijl grotere fracties in Drenthe beter af zijn dan in Groningen. Een fractie die bestaat uit
5 leden, ontvangt in beide provincies een vergelijkbare bijdrage.
6.3.4 Overige bronnen
De Gedragscode integriteit leden van Provinciale Staten van Groningen 2018 is een interne regeling.
Deze gedragscode is een richtsnoer voor het handelen van individuele Statenleden en heeft als doel ze
te ondersteunen bij de invulling van hun verantwoordelijkheid voor een integer openbaar bestuur.72 Er
staan enkele bepalingen in deze gedragscode die eisen stellen aan de besteding van het budget van de
fractieondersteuning. Deze komen overeen met de Fractiekostenverordening 2016 provincie Groningen,
72
     Provincie Groningen, Gedragscode integriteit leden van Provinciale Staten van Groningen 2018, 2018.
49
                                                    Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre>zoals toegelicht in paragraaf 6.3.1. Een Statenlid mag geen kosten declareren die op een andere wijze
worden vergoed. Het budget van de fractieondersteuning valt hieronder.
De Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Groningen 2019 bevat onder
andere richtlijnen voor het declareren van kosten door Statenleden.73 Deze kosten hoeven dus niet door
het budget voor de fractieondersteuning gedekt te worden. Een Statenlid kan vooruitbetaalde kosten
declareren die voor vergoeding in aanmerking komen. Gedeputeerde Staten stellen hiervoor een
formulier vast. Facturen kunnen in sommige gevallen ook door de provincie betaald worden. De griffie
bepaalt of een factuur hiervoor in aanmerking komt.
6.4                                Fractievertegenwoordigers
Statenfracties die minder dan vier zetels hebben, kunnen een fractievertegenwoordiger voordragen.
Deze fractievertegenwoordiger mag een Statenlid vervangen in een Statencommissie en daar het
woord voeren namens de fractie. Richtlijnen voor fractievertegenwoordigers staan in artikel 3 van het
Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019.74 Fractievertegenwoordigers kunnen
geen commissievoorzitter of plaatsvervangend commissievoorzitter zijn. Zij moeten op de kieslijst
staan als kandidaat en voldoen aan artikelen 10 tot 15 van de Provinciewet. Er zijn vijf
fractievertegenwoordigers actief.
6.4.1 Vergelijkend perspectief
In alle drie de provincies bestaat een regeling waarmee fracties zich in Statencommissievergaderingen
door een afgevaardigde (niet zijnde een Statenlid) namens de fractie kunnen laten vertegenwoordigen.
In Groningen kunnen alleen kleine fracties hier een beroep op doen (maximaal één vertegenwoordiger
per fractie kleiner dan vier zetels). Ten tijde van het onderzoek waren er vijf fractievertegenwoordigers
actief. In Drenthe kan iedere fractie maximaal twee fractievertegenwoordigers voordragen en in Fryslân
bestaat geen maximum op het aantal fractievertegenwoordigers. In Drenthe en Fryslân zijn
respectievelijk twaalf en negen fractievertegenwoordigers actief ten tijde van het onderzoek.
6.5                                Samenvattende bevindingen
▪      Statenfracties kunnen een tegemoetkoming ontvangen van de provincie voor de eigen
       (fractie)ondersteuning. Deze tegemoetkoming dient te worden gebruikt voor het functioneren van
       de fractie. De fracties dienen de bijdrage te besteden aan activiteiten die de
       volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken versterken.
▪      De budgetten voor fractieondersteuning zijn in 2007 en 2011 verhoogd. Sinds 2011 hebben zich
       daar geen grote wijzigingen meer in voorgedaan (inflatiecorrecties daargelaten).
▪      In Groningen ontvangen fracties een vaste bijdrage per fractie, aangevuld met een bijdrage per
       fractielid. Hierdoor neemt de totale fractiesubsidie (net als in Drenthe) toe naargelang de fractie
73
   Provincie Groningen, Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie Groningen 2019, 2019.
74
   Provincie Groningen, Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019, 2019.
50
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>   uit meer leden bestaat. In Fryslân gaat de totale bijdrage stapsgewijs omhoog. De budgetten voor
   fractieondersteuning in Fryslân zijn ongeveer 3 tot 4 zo groot als die in Drenthe en Groningen.
▪  Statenfracties die minder dan vier zetels hebben, kunnen een fractievertegenwoordiger
   voordragen. Deze fractievertegenwoordiger mag een Statenlid vervangen in een Statencommissie
   en daar het woord voeren namens de fractie. Er zijn momenteel vijf fractievertegenwoordigers
   actief in de Groningse Staten.
▪  De enquête onder Statenleden laat zien dat de fractiemedewerkers een belangrijke bijdrage
   leveren bij en voorzien in informatie over eerdere fractiestandpunten en stemgedrag, het
   voorbereiden van woordvoering, moties, amendementen, schriftelijke vragen en
   initiatiefvoorstellen en de informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies.
▪  Fractiemedewerkers geven aan relatief veel tijd kwijt te zijn aan praktische werkzaamheden zoals
   het plannen van afspraken. Friese fractiemedewerkers komen, vergeleken met hun Drentse en
   Groningse collega’s, meer toe politiek-inhoudelijke werkzaamheden zoals het voorbereiden van
   moties en amendementen.
▪  Fractiemedewerkers ervaren weinig doorgroeimogelijkheden. Vanwege het beperkt aantal uren
   dat fractiemedewerkers werkzaam zijn is een tweede baan noodzakelijk om financieel rond te
   kunnen komen. Net als de meeste van hun Friese en Drentse collega’s zien zij hun werk als
   fractiemedewerker niet als opstapje naar een positie van Statenlid.
51
                         Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre>                                   7. Het Statenarchief
Het Statenarchief is de plaats waar statenbesluiten uit het verleden en de afwegingen die daaraan ten
grondslag lagen zijn te raadplegen. In Groningen staat het Statenarchief, dat voor Statenleden en
derden toegankelijk is, ook wel bekend onder de naam iBabs. Als het Statenarchief goed functioneert,
kan op eenvoudige wijze relevante informatie over besluitvorming uit het verleden gevonden worden,
inclusief de afwegingen die ten grondslag lagen aan de Statenbesluiten. Dit helpt Statenleden bij hun
kaderstellende en controlerende werkzaamheden.
7.1                                Gebruik en beoordeling Statenarchief
In de enquête hebben wij Statenleden gevraagd hoe vaak zij het Statenarchief raadplegen. Aan de
Statenleden die aangaven het archief te gebruiken hebben wij enkele aanvullende stellingen
voorgelegd over het Statenarchief.
7.1.1 Gebruik Statenarchief
Figuur 7 laat zien hoe vaak Statenleden het Statenarchief gebruiken. Hieruit blijkt dat de frequentie van
het gebruik van het Statenarchief varieert. Bijna 30 procent van de Statenleden gebruikt het
Statenarchief meerdere keren per week, ruim 20 procent zegt het archief nooit te gebruiken en nog
eens ruim 20 procent gebruikt het archief ongeveer één keer per maand.
                              Gebruik van het Statenarchief
                                                                         Bijna elke dag
                                     6%
                     22%                                                 Ongeveer 2 tot 5 keer per
                                                                         week
                                                  28%                    Ongeveer 1 keer per week
                                                                         Ongeveer 1 keer per twee
                                                                         weken
           22%                                                           Ongeveer 1 keer per maand
                                                13%                      Ik maak nooit gebruik van het
                                9%                                       Statenarchief
Figuur 7: Gebruik van het Statenarchief door Statenleden Groningen
52
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre>7.1.2 Oordeel gebruikers
Aan Statenleden die aangaven het Statenarchief te gebruiken hebben wij enkele stellingen voorgelegd
met betrekking tot het Statenarchief. Zij konden op een schaal van -5 tot +5 aangeven in hoeverre een
bepaalde stelling op hen van toepassing was. Tabel 14 toont de resultaten.
Tabel 14: resultaat op stellingen met betrekking tot het Statenarchief
                                                                                                    Gemiddelde score (-5 tot
                                                                                                                5) leden PS
                                                                                                                     N = 25
  Ik kan informatie alleen tegen kosten / kosteloos verkrijgen                                                           2,6
  De informatie is onbetrouwbaar/betrouwbaar                                                                             2,4
  De informatie is niet/wel direct toegankelijk                                                                          1,0
  Ik kan niet/wel overal (op iedere locatie) relevante informatie verkrijgen                                             0,6
  Het is niet/wel helder wat de betekenis is van de informatie binnen het beleidsproces                                  0,6
  waar het is ontvangen of gemaakt
  Ik kan helemaal niet / wel snel en eenvoudig informatie vinden tussen alle bewaarde                                   -0,6
  informatie
De scores in de tabel laten zien dat het archief op de meeste eigenschappen (gematigd) positief scoort.
Vooral de vindbaarheid van informatie tussen alle bewaarde informatie laat volgens Statenleden echter
te wensen over.
Statenleden gaven in een groepsgesprek aan dat het heel lang kan duren voordat ze alle brieven, notities
en andere stukken hebben gevonden. Dit is volgens hen wel iets beter geworden door de inspanningen
van de griffie. Het lastige is, dat stukken niet te vinden zijn zonder de exacte zoekterm.75
Fractiemedewerkers stellen dat het Statenarchief niet goed functioneert. Zij gaven aan dat het lijkt alsof
de filterfunctie niet goed werkt; een zoekterm geeft heel veel resultaten. Bovendien gaat het archief
maar een beperkt aantal jaren terug in de tijd. In Statenstukken wordt soms wel verwezen naar eerdere
besluiten, maar is dan niet op door te klikken. Doorzoeken kan aan de hand van een nummer dat bij het
eerdere besluit hoort.76
7.2                                 Vergelijkend perspectief
In deze paragraaf vergelijken wij het gebruik van het Statenarchief door de Statenleden van de drie
Noordelijke provincies en het resultaat op enkele verdiepende stellingen met betrekking tot het
Statenarchief.
Figuur 8 toont hoe vaak Statenleden in Groningen, Fryslân en Drenthe gebruik maken van het
Statenarchief: bijna dertig procent van de Drentse Statenleden nooit en krap vijftig procent één keer
per maand. Waar het in Fryslân vooral de fractieondersteuners zijn die het Statenarchief raadplegen is
75
   Gebaseerd op een groepsinterview met drie Statenleden van de provincie Groningen op 26 januari 2022.
76
   Gebaseerd op een groepsinterview met twee fractiemedewerkers van de provincie Groningen op 10 februari 2022.
53
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre>dat in Drenthe veel minder het geval: de helft van de Drentse fractiemedewerkers zegt nooit gebruik te
maken van het Statenarchief. Vergeleken met Drenthe en Fryslân, raadplegen Groningse Statenleden
vaker het Statenarchief: bijna dertig procent van hen raadpleegt het archief meerdere malen per week.
Daarnaast is er ook in Groningen een forse groep Statenleden, ruim twintig procent, die nooit gebruik
maakt van het Statenarchief. Groningse fractiemedewerkers gaven in een groepsgesprek aan beperkt
gebruik te maken van het Statenarchief, omdat het archief volgens hen niet goed genoeg functioneert.77
                                Gebruik Statenarchief voor archieffunctie
   50%
   40%
   30%
   20%
   10%
    0%
            Bijna elke dag     Ongeveer 2 tot 5 Ongeveer 1 keer Ongeveer 1 keer Ongeveer 1 keer Ik maak nooit
                                keer per week          per week         per twee weken        per maand       gebruik van het
                                                                                                               Statenarchief
                                                 Groningen        Fryslân       Drenthe
Figuur 8: Gebruik van Statenarchief door Statenleden Groningen, Fryslân en Drenthe
Tabel 15 laat zien dat de Statenarchieven in Fryslân, Groningen en Drenthe op de meeste aspecten
positief scoren. Alle drie de Statenarchieven scoren het slechtst op de vindbaarheid van relevante
informatie tussen alle bewaarde informatie. Dit geldt het sterkst voor het Drentse archief, gevolgd door
het Friese en Groningse Statenarchief.
Tabel 15: resultaat op stellingen met betrekking tot het Statenarchief, Statenleden Fryslân, Groningen en Drenthe
                                                                              Gemiddelde       Gemiddelde score      Gemiddelde score
                                                                            score (-5 tot 5)   (-5 tot 5) leden PS   (-5 tot 5) leden PS
                                                                          leden PS Fryslân             Groningen                 Drenthe
  Ik kan informatie alleen tegen kosten / kosteloos verkrijgen                           3,1                   2,6                    2,6
  De informatie is onbetrouwbaar/betrouwbaar                                             2,5                   2,4                    2,3
  De informatie is niet/wel direct toegankelijk                                          0,8                   1,0                    0,5
  Het is niet/wel helder wat de betekenis is van de informatie                           0,6                   0,6                   -0,5
  binnen het beleidsproces waar het is ontvangen of gemaakt
  Ik kan niet/wel overal (op iedere locatie) relevante                                  -0,2                   0,6                    0,5
  informatie verkrijgen
  Ik kan helemaal niet / wel snel en eenvoudig informatie                               -1,4                  -0,6                   -1,6
  vinden tussen alle bewaarde informatie
77
   Gebaseerd op een groepsinterview met twee fractiemedewerkers van de provincie Groningen op 10 februari 2022.
54
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>7.3                       Samenvattende bevindingen
▪  Bijna 30 procent van de Groningse Statenleden maakt meerdere keren per week gebruik van het
   Statenarchief. Dat is vaker dan hun Friese en Drentse collega’s gebruik maken van hun
   Statenarchief. Ruim 20 procent van de Groningse Statenleden zegt nooit gebruik te maken van het
   archief en nog eens ruim 20 procent ongeveer één keer per maand.
▪  De fractiemedewerkers die deelnamen aan het groepsgesprek gaven aan niet of nauwelijks gebruik
   te maken van het Statenarchief, omdat het archief volgens hen niet goed genoeg functioneert. De
   vindbaarheid van stukken laat volgens hen te wensen over.
▪  De score op enkele verdiepende stellingen over het Statenarchief is overwegend (gematigd)
   positief. Alleen over de vindbaarheid van informatie oordelen Groningse Statenleden negatief. Dit
   geldt ook (nog wat sterker) voor het Friese en Drentse Statenarchief.
55
                        Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>                           Bronnenlijst
Literatuur:
▪ Beers, E., & Schaap, L.. Luister nou eens!, Noordelijke Rekenkamer, Assen, 2020.
▪ Heimovaara, S., Benschop, J. P., Cools, R., Debackere, K., van der Hagen, T. H., Meijer, N., Essers, P.
     W., Rijk aan kennis, naar een herwaardering van kennis en expertise in beleid en politiek, AWTI,
     Den Haag, 2021.
▪ Hulst, van M., Kruyen, P., Schaap, L., Ostaaijen, J. van, Griffier in de Gemeente Geschetst – Het ambt
     anno 2016, Tilburg University en Radboud Universiteit, 2016.
▪ Van der Knaap, P. Lerende overheid, intelligent beleid? Tijdschrift en platform voor public
     governance audit & control, december 2006, pp. 24-27.
▪ Laakso, M., & Taagepera, R., Effective number of parties: A measure with application to West
     Europe, Comparative Political Studies, 1979, pp 3-27.
▪ Loots, J., Bevindingen onderzoek ambities, wensen en ondersteuningsbehoeften provinciale staten
     Utrecht en doorlichting van de griffie, 2020.
▪ Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD), PUMA: Knowledge
     Management: Learning-by-comparing experiences from private firms and public organizations.
     Parijs: HRM Working Party Meeting, 2021
▪ Raad voor het Openbaar Bestuur. Briefadvies Ondersteuning Tweede Kamer. Den Haag: Raad voor
     het Openbaar Bestuur, 2021.
▪ Raad voor het Openbaar Bestuur. Goede ondersteuning, sterke democratie. Den Haag: Raad voor
     Openbaar Bestuur, 2020.
▪ Stam, C., Productiviteit van de kenniswerker, wegwijzer in kennismanagement. Noordwijk: De Baak,
     2004.
▪ Stichting Decentraal bestuur, Kerngegevens Provinciale Ambtsdragers 2005-2019, 2020.
▪ Vereniging van Nederlandse Gemeenten, VNG Model Verordening ambtelijke bijstand en
     fractieondersteuning 2019 en Model Instructies voor de griffier en de secretaris 2019, 2019.
▪ Verbooy, H., Kennismanagement: de praktijk. Tijdschrift voor Multimedia. Nr. 12., 1997.
Verordeningen, instructies en brieven:
▪ Provincie Groningen, Bijlage ‘de weg vooruit’ bij brief van 29 januari 2021, 29 januari 2021.
▪ Provincie Groningen, Brief van de werkgroep vergaderwijze aan het Presidium betreffende advies
     werkgroep vergaderwijze, 16 juni 2021.
▪ Provincie Groningen, Brief van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten betreffende reactie op
     notitie ‘Beter kaders stellen en controleren’, 28 september 2021.
▪ Provincie Groningen, Brief van het Presidium aan Gedeputeerde Staten betreffende advies
     werkgroep vergaderwijze, 30 juni 2021.
▪ Provincie Groningen, Brief van Statenleden Bakker, Frenay, van der Laan en de Wit aan Provinciale
     Staten, 2021.
▪ Provincie Groningen, Fractiekostenverordening 2016 provincie Groningen, 2016.
56
                         Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre>▪     Provincie Groningen, Gedragscode integriteit ambtenaren provincie Groningen, 2018.
▪     Provincie Groningen, Handelingen 29 juni 2016, 2016, pp 29-32.
▪     Provincie Groningen, Instructie griffier provincie Groningen 2015, 2015.
▪     Provincie Groningen, Motie informatiemakelaar, 2016.
▪     Provincie Groningen, Nieuwsbrief voor gekozen Statenleden, 2019.
▪     Provincie Groningen, Notitie ‘Beter kaders stellen en controleren’, juni 2021.
▪     Provincie Groningen, Reglement van orde provinciale staten provincie Groningen 2019, 2019.
▪     Provincie Groningen, Reglement van orde publieksversie, 2015.
▪     Provincie Groningen, Uitgaande brief van GS naar PS, 2017.
▪     Provincie Groningen, Verordening ambtelijke bijstand provinciale staten van Groningen.
▪     Provincie Groningen, Verordening rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers provincie
      Groningen 2019, 2019.
▪     Provincie Groningen, werkgroep ‘kwaliteit van stukken’, Beter kaders stellen en controleren, 28 juni
      2021.
Websites:
▪ Binnenlands Bestuur: https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/nieuws/een-op-
      vijf-statenleden-haakt-na-verkiezingen-
      af.16830706.lynkx?tid=TIDP715922X04F554F79DC14B2EAB913AC55BD60F5DYI5&utm_campaign
      =BB_NB_Dagelijks&utm_medium=email&utm_source=binnenlandsbestuur
▪ BMC:              https://www.bmc.nl/werkvelden/praktijkcase/ipo-democratische-legitimering-van-de-
      provinciale-staten
▪ Kiesraad: https://www.verkiezingsuitslagen.nl/
▪ Nederlandse Vereniging voor Statenleden: https://www.statenlidnu.nl/vereniging
▪ RTV            Noord:      https://www.rtvnoord.nl/nieuws/206633/cdk-paas-doet-oproep-aan-nieuwe-
      statenleden-buig-af-en-toe-een-beetje
▪ Stichting                                                 Decentraal                           bestuur:
      https://www.decentraalbestuur.nl/images/Veranderingen_in_het_provinciaal_bestuur_2015-
      2019.pdf
Lijst met geïnterviewden:
▪ Statenleden:
      -     Paula Benjamins
      -     Leendert van der Laan
      -     Dennis Ram
▪ Statengriffie:
      -     Julia Bordewijk
      -     Nettie Engels
▪ Ambtelijke dienst:
      -     Anita Havinga
      -     Hans Schrikkema
      -     Rolinde Weide-Gernaat
▪ Fractiemedewerkers (geanonimiseerd):
57
                            Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre>   - Fractiemedewerker 1
   - Fractiemedewerker 2
58
                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre>                                    Bijlage 1: Fragmentatie,
                                    aantal en omvang van
                                    fracties in Provinciale
                                    Staten Groningen
Aantal partijen en afsplitsingen
Figuur 9 laat zien dat de Groningse Staten direct na verkiezingen in 2003 acht fracties telde. Het aantal
partijen nam na iedere verkiezingen toe en heeft een voorlopige hoogtepunt bereikt in 2019 met de
aanwezigheid van dertien fracties in de Groningse Staten.78 Dit is exclusief afsplitsingen gedurende een
Statenperiode.
Figuur 9: aantal partijen vertegenwoordigd in PS Groningen 2003-2019 (bronnen: Kiesraad en griffie Groningen)
Het aantal afsplitsingen dat heeft plaatsgevonden per bestuursperiode wordt weergegeven in tabel 16.
Hieruit blijkt dat er sinds de verkiezingen in 2019 intussen drie afsplitsingen geweest. Dat betekent dat
het aantal partijen per november 2021 zestien bedraagt.
78
   Kiesraad: https://www.verkiezingsuitslagen.nl/
59
                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre> Tabel 16: aantal afsplitsingen per bestuursperiode, 2003-nu
    Bestuursperiode                       Aantal afsplitsingen
    2003-2007                             0
    2007-2011                             1
    2011-2015                             2
    2015-2019                             1
    2019-nu                               3
 Fragmentatie en omvang fracties
 Bestaan Provinciale Staten uit een paar (hele) grote fracties en heel veel kleine? Of juist uit heel veel
 vrijwel even kleine fracties? Wat van belang is, is de mate van fragmentatie. Dit is weergegeven in
 tekstkader I. Naast het aantal fracties is het van belang te kijken naar de relatieve omvang van de
 grootste partij(en) in Provinciale Staten en het aantal kleine partijen per periode (tabel 17). Waar de
 grootste partij na de verkiezingen in 2003 meer dan een derde had van de totale zetels (20 van de 55)
 is dat vandaag de dag geslonken naar veertien procent (6 van de 43). De grootste drie partijen hadden
 na de verkiezingen in 2003 bijna driekwart van de zetels in handen. Na de verkiezingen in 2019 was dit
 37 procent. Waar in 2003 de grootste partij in haar eentje een dergelijk zetelaandeel had, waren daar
 in 2019 de drie grootste partijen voor nodig.
 Tabel 17: zetelaandeel grootste partijen, aantal kleine partijen en aantal éénpersoonsfracties na verkiezingen 2003-2019
Na verkiezingen        Zetelaandeel           Zetelaandeel           Zetelaandeel           Aantal fracties    Waarvan
in:                    grootste partij        twee grootste          drie grootste          met 3 zetels of    éénpersoonsfracties
                       (%)                    partijen (%)           partijen (%)           minder
2003                                   36                      58                     71                    3                        0
2007                                   28                      49                     65                    4                        3
2011                                   28                      42                     56                    6                        2
2015                                   19                      33                     44                    5                        1
2019                                   14                      26                     37                    7                        2
 De tabel bevat ook informatie over het aantal kleine partijen, gedefinieerd als partijen met één, twee of
 drie zetels, en het aantal eenpersoonspartijen in Provinciale Staten. Uit de tabel blijkt dat het aantal
 kleinere partijen toeneemt. Waren dat er na de verkiezingen in 2003 nog drie, na de verkiezingen van
 2019 waren dat er meer dan het dubbele, namelijk zeven. Het aantal éénpersoonsfracties direct na
 verkiezingen is relatief stabiel.
 Tekstkader I: maatstaf voor politieke fragmentatie
 Enkele politicologen hebben een maatstaf ontwikkeld voor politieke fragmentatie:79 het getal 1 delen door de som
 van het gekwadrateerde zetelaandeel80 van iedere politieke partij in de betreffende volksvertegenwoordiging. In
 formulevorm:
                                                                             1
                                                                  𝑁= 𝑛 2
                                                                          ∑𝑖=1 𝑝𝑖
 Hierbij staat n voor het aantal partijen dat minimaal één zetel heeft in Provinciale Staten en P2 het kwadraat van
 het zetelaandeel van iedere partij in Provinciale Staten. Hoe hoger deze maat (N), des te minder macht individuele
 79
    Laakso, M., & Taagepera, R., Effective number of parties: A measure with application to West Europe. Comparative Political Studies, p 3-27,
 1979.
 80
    Het aantal zetels dat een partij heeft, als percentage van het totale aantal beschikbare zetels.
 60
                                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>partijen hebben, doorgaans omdat er relatief veel andere partijen in de Staten zitten en/of omdat partijen relatief
klein zijn. De politieke fragmentatie is hoog (volgens deze methode), als deze maat 5 of hoger is.
Met deze methode manier kunnen we de politieke fragmentatie in de Groningse Staten berekenen. Die blijkt
toegenomen te zijn, van 4,6 in 2003, 5,7 in 2007, 6,6 in 2011, 9,0 in 2015, naar 10,8 in 2019. Als we afsplitsingen
zouden meetellen, zou de fragmentatie nog groter zijn.
61
                             Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre>Bijlage 2: Enquêtevragen
Statenleden
Onderdeel ondersteuning
In het eerste deel van de enquête ligt de focus op acht onderscheiden vormen van inhoudelijke
informatievoorziening en/of ondersteuning. Deze acht vormen zijn:
▪ Samengevatte en geduide beleidsinformatie;
▪ Voortgangs- en/of monitoringsinformatie waaruit blijkt of beleid werkt;
▪ Inhoudelijke informatievoorziening over algemene maatschappelijke ontwikkelingen;
▪ Inhoudelijke informatievoorziening over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag;
▪ Inhoudelijke informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies;
▪ Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve scenario’s;
▪ Hulp bij inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of
      schriftelijke vragen;
▪ Hulp bij inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische
      ondersteuning.
Per vorm is de Statenleden gevraagd in hoeverre er behoefte aan is. Dit is gedaan door ze te laten kiezen
tussen 1 en 5, waarbij 1 staat voor ‘geen behoefte’ en 5 voor ‘veel behoefte’. Ook zijn de opties ‘weet
niet’ en ‘niet van toepassing’ gegeven. Indien de Statenleden aangegeven hebben behoefte te hebben
aan de vorm van ondersteuning, dan zijn ook de volgende vragen voorgelegd:
▪ Wie voorziet u in de praktijk in deze behoefte?
▪ Hoe tevreden bent u daarover?
▪ Wie zou in een ideale situatie voorzien in deze behoefte?
Bij deze drie vragen konden de Statenleden kiezen uit vier personen/instanties die een rol spelen in de
ondersteuning van de Statenleden. Deze personen/instanties zijn het College van Gedeputeerde Staten
en de ambtelijke ondersteuning, de griffie, de fractieondersteuning en overige bronnen van
ondersteuning.81 De Statenleden konden hun standpunt aangeven op een schaal van 1 tot 5. Hierbij is
1 ‘niet’ en 5 ‘veel’. Ook zijn ‘weet niet’ en ‘niet van toepassing’ als antwoordmogelijkheden gegeven.
81
   Onder ‘overige bronnen van ondersteuning’ verstaat de Noordelijke Rekenkamer de media, het eigen netwerk, het partijnetwerk,
maatschappelijke organisaties, ect.
62
                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 64 ======================================================================

<pre>Hieronder volgt per vorm van inhoudelijke informatievoorziening en/of ondersteuning de
enquêteresultaten.
▪    SAMENGEVATTE EN GEDUIDE BELEIDSINFORMATIE;
1. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
       32x Antwoorden         0x onbeantwoord
  ANTWOORD VRAAG 1                                                          ANTWOORDEN     RATIO
  1                                                                         0              0,0%
  2                                                                         1              3,1%
  3                                                                         1              3,1%
  4                                                                         13             40,6%
  5                                                                         16             50,0%
  Weet niet                                                                 1              3,1%
  Niet van toepassing                                                       0              0,0%
2. Wie voorzien u van samengevatte en geduide beleidsinformatie?
  30x Antwoorden        2x onbeantwoord
  ANTWOORD VRAAG 2                                                           ANTWOORDEN    RATIO
  1                                                                          0             0,0%
  2                                                                          1             3,1%
  3                                                                          1             3,1%
  4                                                                          13            40,6%
  5                                                                          16            50,0%
  Weet niet                                                                  1             3,1%
  Niet van toepassing                                                        0             0,0%
63
                       Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 64 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 65 ======================================================================

<pre>3. Hoe tevreden bent u over de verkregen samengevatte en geduide
beleidsinformatie?
  30x Antwoorden        2x onbeantwoord
  Antwoord vraag 3                                                         WEET              NIET VAN
                                            1      2     3      4    5
                                                                            NIET            TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en ambtelijke                      1      5    14 10        0         0                  0
  ondersteuning
  Griffie                                   0      0     5     14    8         0                  3
  Fractie-ondersteuning                     0      1     5     14    6         1                  3
  Overig                                    0      1     7      8    1         1                 12
4. Wie zouden u moeten voorzien van samengevatte en geduide beleidsinformatie?
  30x Antwoorden       2x onbeantwoord
  Antwoord vraag 4                                                         WEET               NIET VAN
                                               1     2    3    4    5
                                                                            NIET            TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en ambtelijke                         0     0    0    4   26           0                 0
  ondersteuning
  Griffie                                      1     0    5    7   16           0                 1
  Fractie-ondersteuning                        2     3    8    9    6           1                 1
  Overig                                       4     1    8    6    2           2                 7
▪    Voortgangs- en/of monitoringsinformatie waaruit blijkt of beleid werkt;
5. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
  32x Antwoorden       0x onbeantwoord
64
                        Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 65 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 66 ======================================================================

<pre> ANTWOORD VRAAG 5                                                           ANTWOORDEN          RATIO
 1                                                                          0                   0,0%
 2                                                                          0                   0,0%
 3                                                                          3                   9,4%
 4                                                                          6                   18,8%
 5                                                                          22                  68,8%
 Weet niet                                                                  1                   3,1%
 Niet van toepassing                                                        0                   0,0%
6. Wie voorzien u van voortgangs- en/of monitoringsinformatie waaruit blijkt of
beleid werkt?
 31x Antwoorden      1x onbeantwoord
 Antwoord vraag 6                                                        WEET             NIET VAN
                                          1      2     3     4     5
                                                                          NIET           TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en/of ambtelijke                   0     4     9     15    3         0                0
 organisatie
 Griffie                                   3     9    10      6    1         0                2
 Fractie-ondersteuning                     4     8     7      8    2         0                2
 Overig                                    4     4     4      8    3         0                8
7. Hoe tevreden bent u over de verkregen voortgangs- en/of monitoringsinformatie
waaruit blijkt of beleid werkt?
 31x Antwoorden      1x onbeantwoord
65
                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 66 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 67 ======================================================================

<pre> Antwoord vraag 7                                                         WEET             NIET VAN
                                           1     2     3      4    5
                                                                           NIET          TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en ambtelijke                      4     6     12     9    0         0                  0
 ondersteuning
 Griffie                                   0     4      8    11    3         0                  5
 Fractie-ondersteuning                     0     6      4    12    3         0                  6
 Overig                                    1     3      7     7    1         0                 12
8. Wie zouden u moeten voorzien van voortgangs- en/of monitoringsinformatie
waaruit blijkt of beleid werkt?
 31x Antwoorden      1x onbeantwoord
 Antwoord vraag 8                                                          WEET             NIET VAN
                                              1     2    3    4    5
                                                                            NIET          TOEPASSING
 College van Gedeputeerde Staten
                                              0     0    1    5   25          0                  0
 en ambtelijke ondersteuning
 Griffie                                      2     5    8    6    7          1                  2
 Fractie-ondersteuning                        5     5    9    5    4          1                  2
 Overig                                       2     3    6    4    5          1                 10
66
                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 67 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 68 ======================================================================

<pre>▪    Inhoudelijke informatievoorziening over algemene maatschappelijke ontwikkelingen;
9. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
  32x Antwoorden        0x onbeantwoord
  ANTWOORD VRAAG 9                                                          ANTWOORDEN           RATIO
  1                                                                         0                    0,0%
  2                                                                         1                    3,1%
  3                                                                         8                    25,0%
  4                                                                         12                   37,5%
  5                                                                         11                   34,4%
  Weet niet                                                                 0                    0,0%
  Niet van toepassing                                                       0                    0,0%
10. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over algemene maatschappelijke
ontwikkelingen?
  31x Antwoorden         1x onbeantwoord
  Antwoord vraag 10                                                         WEET             NIET VAN
                                             1      2     3     4    5
                                                                             NIET           TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en/of ambtelijke                    2      8     8     9    1          3                0
  organisatie
  Griffie                                    5      7    10     5    0          3                1
  Fractie-ondersteuning                      2      4     8     9    6          1                1
  Overig                                     0      0     6     5   16          0                4
67
                        Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 68 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 69 ======================================================================

<pre>11. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over algemene
maatschappelijke ontwikkelingen?
 31x Antwoorden     1x onbeantwoord
 Antwoord vraag 11                                                       WEET            NIET VAN
                                          1     2     3      4    5
                                                                          NIET          TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en ambtelijke                     2     8      6     8    4         0                3
 ondersteuning
 Griffie                                  1     2     10     9    3         1                5
 Fractie-ondersteuning                    1     2      8    12    5         1                2
 Overig                                   0     1     10     7    8         1                4
12. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over algemene
maatschappelijke ontwikkelingen?
 31x Antwoorden     1x onbeantwoord
 Antwoord vraag 12                                                        WEET            NIET VAN
                                         1      2     3     4      5
                                                                           NIET         TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en ambtelijke                     2     4    11     9      4         0                1
 ondersteuning
 Griffie                                  3     4    12     8      0         0                4
 Fractie-ondersteuning                    0     3    11 10         5         0                2
 Overig                                   0     0     5     4     17         0                5
68
                    Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 69 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 70 ======================================================================

<pre>▪        Inhoudelijke informatievoorziening over eerdere fractiestandpunten of stemgedrag;
13. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
 32x Antwoorden           0x onbeantwoord
  ANTWOORD VRAAG 13                                                            ANTWOORDEN           RATIO
  1                                                                            1                    3,1%
  2                                                                            2                    6,3%
  3                                                                            5                    15,6%
  4                                                                            9                    28,1%
  5                                                                            14                   43,8%
  Weet niet                                                                    1                    3,1%
  Niet van toepassing                                                          0                    0,0%
14. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over eerdere fractiestandpunten of
stemgedrag?
 28x Antwoorden          4x onbeantwoord
  Antwoord vraag 14                                                           WEET             NIET VAN
                                                 1     2    3     4    5
                                                                               NIET           TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en/of ambtelijke                      13      4    1     3    1          1                5
  organisatie
  Griffie                                        7     3    6     3    6          0                3
  Fractie-ondersteuning                          0     1    5     6   16          0                0
  Overig                                         3     2    7     2    4          0               10
69
                          Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 70 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 71 ======================================================================

<pre>15. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over eerdere
fractiestandpunten of stemgedrag?
  28x Antwoorden        4x onbeantwoord
  Antwoord vraag 15                                                            WEET          NIET VAN
                                                  1     2    3    4     5
                                                                                NIET        TOEPASSING
  College van Gedeputeerde Staten
                                                  0     2    5    3     2         2              14
  en ambtelijke ondersteuning
  Griffie                                         0     2    4    6     7         2               7
  Fractie-ondersteuning                           0     2    6   11     9         0               0
  Overig                                          0     1    8    3     3         1              12
16. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over eerdere
fractiestandpunten of stemgedrag?
  28x Antwoorden        4x onbeantwoord
  Antwoord vraag 16                                                             WEET          NIET VAN
                                                   1    2     3   4     5
                                                                                NIET        TOEPASSING
  College van Gedeputeerde Staten
                                                   9    5     3   2     1          0              8
  en ambtelijke ondersteuning
  Griffie                                          3    4     3   5    10          0              3
  Fractie-ondersteuning                            0    0     0   4    24          0              0
  Overig                                           1    1     5   6     4          1             10
▪    Inhoudelijke informatievoorziening over vergelijkbare besluiten in andere provincies;
17. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
  32x Antwoorden         0x onbeantwoord
70
                        Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 71 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 72 ======================================================================

<pre> ANTWOORD VRAAG 17                                          ANTWOORDEN                RATIO
 1                                                          1                         3,1%
 2                                                          4                         12,5%
 3                                                          9                         28,1%
 4                                                          9                         28,1%
 5                                                          9                         28,1%
 Weet niet                                                  0                         0,0%
 Niet van toepassing                                        0                         0,0%
18. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over vergelijkbare besluiten in andere
provincies?
 27x Antwoorden      5x onbeantwoord
 Antwoord vraag 18                                                       WEET              NIET VAN
                                              1     2    3    4   5
                                                                          NIET           TOEPASSING
 College van Gedeputeerde Staten
                                              7     7    7    3   1          1                 1
 en/of ambtelijke organisatie
 Griffie                                      6     6    2    6   4          0                 3
 Fractie-ondersteuning                        3     4    7    5   8          0                 0
 Overig                                       3     0    8    9   4          1                 2
19. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over
vergelijkbare besluiten in andere provincies?
 27x Antwoorden     5x onbeantwoord
 Antwoord vraag 19                                                        WEET             NIET VAN
                                              1      2    3   4    5
                                                                           NIET           TOEPASSING
 College van Gedeputeerde Staten
                                               3     5    8   2    0         0                 9
 en ambtelijke ondersteuning
 Griffie                                       3     5    5   5    1         0                 8
 Fractie-ondersteuning                         2     4    5   9    4         1                 2
 Overig                                        2     6    6   6    2         1                 4
71
                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 72 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 73 ======================================================================

<pre>20. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over vergelijkbare
besluiten in andere provincies?
  27x Antwoorden        5x onbeantwoord
  Antwoord vraag 20                                                        WEET              NIET VAN
                                             1      2    3    4    5
                                                                           NIET             TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en ambtelijke                        5     2    8    4     4          1                 3
  ondersteuning
  Griffie                                     2     4    6    4     8          0                 3
  Fractie-ondersteuning                       0     1    5    5    16          0                 0
  Overig                                      1     0    9    4     7          2                 4
▪    Inhoudelijke informatievoorziening over alternatieve scenario’s;
21. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
  32x Antwoorden        0x onbeantwoord
  ANTWOORD VRAAG 21                                                           ANTWOORDEN           RATIO
  1                                                                           0                    0,0%
  2                                                                           1                    3,1%
  3                                                                           7                    21,9%
  4                                                                           9                    28,1%
  5                                                                           14                   43,8%
  Weet niet                                                                   0                    0,0%
  Niet van toepassing                                                         1                    3,1%
22. Wie voorzien u van inhoudelijke informatie over alternatieve scenario's?
  30x Antwoorden        2x onbeantwoord
72
                        Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 73 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 74 ======================================================================

<pre> Antwoord vraag 22                                                       WEET              NIET VAN
                                          1      2     3     4     5
                                                                          NIET           TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en/of ambtelijke                   4     9     4     7     5         1                 0
 organisatie
 Griffie                                   4     8     6     7     2         1                 2
 Fractie-ondersteuning                     2     3    11 10        2         1                 1
 Overig                                    1     1     8     9     4         1                 6
23. Hoe tevreden bent u over de verkregen inhoudelijke informatie over alternatieve
scenario's?
 30x Antwoorden      2x onbeantwoord
 Antwoord vraag 23                                                        WEET             NIET VAN
                                         1       2     3      4    5
                                                                           NIET          TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en ambtelijke                    7     10       5     5    0         2                 1
 ondersteuning
 Griffie                                 2       7      6     7    1         2                 5
 Fractie-ondersteuning                   0       1     13 10       2         1                 3
 Overig                                  0       2     11     8    2         1                 6
24. Wie zouden u moeten voorzien van inhoudelijke informatie over alternatieve
scenario's?
 30x Antwoorden      2x onbeantwoord
  Antwoord vraag 24                                                        WEET             NIET VAN
                                            1     2    3     4     5
                                                                            NIET          TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en ambtelijke                      3     0    3    10 12             1                 1
  ondersteuning
  Griffie                                   3     2    8     7     7          0                 3
  Fractie-ondersteuning                     0     5    4     9    10          0                 2
  Overig                                    1     1    5    10     6          0                 7
73
                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 74 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 75 ======================================================================

<pre>▪    Hulp bij inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties, amendementen en/of
     schriftelijke vragen;
25. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
  32x Antwoorden         0x onbeantwoord
  ANTWOORD VRAAG 25                                                            ANTWOORDEN          RATIO
  1                                                                            4                   12,5%
  2                                                                            5                   15,6%
  3                                                                            7                   21,9%
  4                                                                            11                  34,4%
  5                                                                            5                   15,6%
  Weet niet                                                                    0                   0,0%
  Niet van toepassing                                                          0                   0,0%
26. Wie helpen u bij de inhoudelijke voorbereiding van woordvoeringen, moties,
amendementen en/of schriftelijke vragen?
  23x Antwoorden         9x onbeantwoord
  Antwoord vraag 26                                                            WEET            NIET VAN
                                                  1     2    3    4    5
                                                                                NIET          TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en/of ambtelijke                         8      7   0    2     0          0               6
  organisatie
  Griffie                                         1      1   7    7     6          0               1
  Fractie-ondersteuning                           0      0   2    7    14          0               0
  Overig                                          3      1   3    6     6          0               4
27. Hoe tevreden bent u over de verkregen hulp bij de inhoudelijke voorbereiding
van woordvoeringen, moties, amendementen en/of schriftelijke vragen?
  23x Antwoorden         9x onbeantwoord
74
                          Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 75 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 76 ======================================================================

<pre>  Antwoord vraag 27                                                            WEET            NIET VAN
                                                 1      2    3    4     5
                                                                               NIET          TOEPASSING
  College van Gedeputeerde Staten
                                                 0      3    2    5     0         1               12
  en ambtelijke ondersteuning
  Griffie                                        0      0    3   12     7         0                1
  Fractie-ondersteuning                          0      1    1   11     9         1                0
  Overig                                         0      0    6    6     3         1                7
28. Wie zouden u moeten helpen bij de inhoudelijke voorbereiding van
woordvoeringen, moties, amendementen en/of schriftelijke vragen?
  23x Antwoorden       9x onbeantwoord
  Antwoord vraag 28                                                          WEET             NIET VAN
                                               1     2    3     4     5
                                                                              NIET          TOEPASSING
  College van Gedeputeerde
  Staten en ambtelijke                         8     5    1     3     1          0                5
  ondersteuning
  Griffie                                      1     0    3    11 7              0                1
  Fractie-ondersteuning                        0     0    0     6 17             0                0
  Overig                                       1     3    2     4     9          0                4
▪    Hulp bij inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel in de vorm van specialistische
     ondersteuning.
29. In hoeverre heeft u hier behoefte aan?
  32x Antwoorden       0x onbeantwoord
  ANTWOORD VRAAG 29                                                ANTWOORDEN                     RATIO
  1                                                                0                              0,0%
  2                                                                3                              9,4%
  3                                                                4                              12,5%
  4                                                                12                             37,5%
  5                                                                12                             37,5%
  Weet niet                                                        1                              3,1%
  Niet van toepassing                                              0                              0,0%
30. Wie helpen u bij de inhoudelijke voorbereiding van een initiatiefvoorstel (in de
vorm van specialistische hulp)?
  28x Antwoorden       4x onbeantwoord
75
                        Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 76 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 77 ======================================================================

<pre> Antwoord vraag 30                                                           WEET            NIET VAN
                                              1    2    3     4      5
                                                                             NIET          TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en/of ambtelijke                      6     8    3     3     4         0                  4
 organisatie
 Griffie                                      0     0    2     8    17         1                  0
 Fractie-ondersteuning                        1     0    4    10 12            0                  1
 Overig                                       3     4    4     5     3         0                  9
31. Hoe tevreden bent u over de verkregen hulp bij de inhoudelijke voorbereiding
van een initiatiefvoorstel (in de vorm van specialistische hulp)?
 28x Antwoorden       4x onbeantwoord
 Antwoord vraag 31                                                         WEET             NIET VAN
                                              1     2    3    4    5
                                                                            NIET          TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en ambtelijke                         1     1    5    6    2          2                 11
 ondersteuning
 Griffie                                      0     0    5    9   12          1                  1
 Fractie-ondersteuning                        1     2    5    8   10          0                  2
 Overig                                       2     2    7    5    3          2                  7
32. Wie zouden u moeten helpen bij de inhoudelijke voorbereiding van een
initiatiefvoorstel (in de vorm van specialistische hulp)?
 28x Antwoorden        4x onbeantwoord
 Antwoord vraag 32                                                         WEET             NIET VAN
                                              1      2   3    4     5
                                                                            NIET          TOEPASSING
 College van Gedeputeerde
 Staten en ambtelijke                         6      7   0    2     6          0                 7
 ondersteuning
 Griffie                                      0      0   0    7    20          0                 1
 Fractie-ondersteuning                        0      0   1    9    17          0                 1
 Overig                                       3      3   6    6     3          0                 7
76
                      Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 77 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 78 ======================================================================

<pre>Ter afsluiting van het onderdeel inhoudelijke informatievoorziening en/of
ondersteuning is de Statenleden middels vraag 33 de mogelijkheid gegeven
aanvullende informatie te geven aan de onderzoekers.
33. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de
onderzoekers wilt meegeven met betrekking tot de 8 vormen van inhoudelijke
informatievoorziening en/of ondersteuning?
Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn
geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag
voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.
34. Hier volgen enkele stellingen over de ondersteuning waar Provinciale Staten
recht op hebben, zoals ambtelijke bijstand, ondersteuning van de griffie en
fractieondersteuning. Geef aan in hoeverre u het met de stelling eens bent.
 32x Antwoorden      0x onbeantwoord
77
                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 78 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 79 ======================================================================

<pre>Antwoord vraag 34
                                                      -5      -4    -3   -2     -1    0      1     2    3     4    5
In theorie beslissen Provinciale Staten niet over        0       2    0     2     2    3      0     0    11    5   7     In theorie beslissen Provinciale Staten
de benodigde ondersteuning.                            0,0%    6,3% 0,0%  6,3%  6,3% 9,4%   0,0%  0,0% 34,4% 15,6% 21,9% over de benodigde ondersteuning.
                                                           0     0    0     0     1    3      3     8    11    3   3     In de praktijk heb ik volledige
In de praktijk heb ik niets te zeggen over de
                                                                                                                         zeggenschap over de ondersteuning
ondersteuning die ik krijg.                              0,0%  0,0% 0,0%  0,0%  3,1% 9,4%   9,4% 25,0% 34,4% 9,4%  9,4%  die ik krijg.
                                                                                                                         Ik heb geen enkel bezwaar als
Ik vind het bezwaarlijk als Provinciale Staten             0     0    0     0     0    5      1     2     4    7   13    Provinciale Staten investeren in de
investeren in de eigen ondersteuning als daarmee
                                                         0,0%  0,0% 0,0%  0,0%  0,0% 15,6%  3,1%  6,3% 12,5% 21,9% 40,6% eigen ondersteuning als daarmee de
de kwaliteit van het Statenwerk verbetert.
                                                                                                                         kwaliteit van het Statenwerk verbetert.
De geboden ondersteuning aan beginnende                    0     0    2     3     3    2      5     6     5    3   3     De geboden ondersteuning aan
Statenleden is onvoldoende.                              0,0%  0,0% 6,3%  9,4%  9,4% 6,3%  15,6% 18,8% 15,6% 9,4%  9,4%  beginnende Statenleden is goed.
                                                           0     0    0     3     3    6      1     6     7    3   3     Als Statenlid weet ik heel goed welke
Als Statenlid weet ik niet welke informatie ik nodig
                                                                                                                         informatie ik nodig heb om een
heb om een weloverwogen keuze te maken.                  0,0%  0,0% 0,0%  9,4%  9,4% 18,8%  3,1% 18,8% 21,9% 9,4%  9,4%  weloverwogen keuze te maken.
Als ik als Statenlid hulp nodig heb, dan weet ik niet      0     0    0     0     0    4      1     6    11    7   3     Als ik als Statenlid hulp nodig heb, dan
waar ik die kan krijgen.                                 0,0%  0,0% 0,0%  0,0%  0,0% 12,5%  3,1% 18,8% 34,4% 21,9% 9,4%  weet ik precies waar ik die kan krijgen.
                                                                                                                         Als Statenlid kan ik gemakkelijk een
Als Statenlid is het lastig om een helder overzicht                                                                      helder overzicht krijgen van
te krijgen van besluitvorming die in het verleden          1     0    3    10     3    6      2     6     1    0   0     besluitvorming die in het verleden
heeft plaatsgevonden en welke afwegingen toen            3,1%  0,0% 9,4% 31,3%  9,4% 18,8%  6,3% 18,8%  3,1% 0,0%  0,0%  heeft plaatsgevonden en welke
een rol hebben gespeeld.                                                                                                 afwegingen toen een rol hebben
                                                                                                                         gespeeld.
Er zijn geen kwaliteitseisen verbonden aan stukken         1     1    3     3     1    3      1     8     6    4   1     Er zijn kwaliteitseisen verbonden aan
die Statenleden ontvangen.                               3,1%  3,1% 9,4%  9,4%  3,1% 9,4%   3,1% 25,0% 18,8% 12,5% 3,1%  stukken die Statenleden ontvangen.
                                                           2     3    3     1     4    5      4     4     5    1   0     De kwaliteitseisen aan stukken die
De kwaliteitseisen aan stukken die Statenleden
                                                                                                                         Statenleden ontvangen worden goed
ontvangen worden niet nageleefd.                         6,3%  9,4% 9,4%  3,1% 12,5% 15,6% 12,5% 12,5% 15,6% 3,1%  0,0%  nageleefd.
       78
</pre>

====================================================================== Einde pagina 79 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 80 ======================================================================

<pre>Ter afsluiting van het onderdeel inhoudelijke ‘ondersteuning’ is de Statenleden
middels vraag 35 de mogelijkheid gegeven aanvullende informatie te geven aan de
onderzoekers.
35. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de
onderzoekers wilt meegeven rondom het thema 'ondersteuning'?
Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn
geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze vraag
voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.
36. Hoe vaak maakt u gebruik van het Statenarchief voor de archieffunctie?
 32x Antwoorden       0x onbeantwoord
 ANTWOORD VRAAG 36                                                          ANTWOORDEN   RATIO
 Bijna elke dag                                                             2            6,3%
 Ongeveer 2 tot 5 keer per week                                             9            28,1%
 Ongeveer 1 keer per week                                                   4            12,5%
 Ongeveer 1 keer per twee weken                                             3            9,4%
 Ongeveer 1 keer per maand                                                  7            21,9%
 Ik maak nooit gebruik van het Statenarchief                                7            21,9%
37. Nu volgen er enkele stellingen over het Statenarchief, geef aan in hoeverre u het
met de stelling eens bent.
 25x Antwoorden       7x onbeantwoord
79
                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 80 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 81 ======================================================================

<pre>                                -5    -4   -3    -2    -1     0     1     2     3     4    5
   Ik kan helemaal niet snel                                                                   Ik kan heel snel en eenvoudig
     en eenvoudig relevante      0     4    1     7     4     0     3     2     2     2    0   relevante informatie vinden
   informatie vinden tussen    0,0% 16,0% 4,0% 28,0% 16,0%  0,0% 12,0%  8,0%  8,0%  8,0% 0,0%  tussen alle bewaarde
  alle bewaarde informatie.                                                                    informatie.
        Ik kan niet op iedere    0     1    0     2     8     3     2     3     3     0    3   Ik kan op iedere locatie
             locatie relevante                                                                 relevante informatie
       informatie verkrijgen.  0,0%  4,0% 0,0%  8,0% 32,0% 12,0%  8,0% 12,0% 12,0%  0,0% 12,0% verkrijgen.
              Ik kan relevante   1     0    0     0     1     4     1     3     4     2    9   Ik kan de relevante informatie
     informatie alleen tegen
                               4,0%  0,0% 0,0%  0,0%  4,0% 16,0%  4,0% 12,0% 16,0%  8,0% 36,0% kosteloos verkrijgen.
           kosten verkrijgen.
         De informatie is niet   0     0    1     1     3     4     6     3     7     0    0   De informatie is direct
          direct toegankelijk. 0,0%  0,0% 4,0%  4,0% 12,0% 16,0% 24,0% 12,0% 28,0%  0,0% 0,0%  toegankelijk.
    Het is niet helder wat de                                                                  Het is volstrekt helder wat de
          betekenis is van de    0     0    0     2     6     7     4     1     3     1    1   betekenis is van de
       informatie binnen het                                                                   informatie binnen het
     beleidsproces waar het    0,0%  0,0% 0,0%  8,0% 24,0% 28,0% 16,0%  4,0% 12,0%  4,0% 4,0%  beleidsproces waar het is
  is ontvangen of gemaakt.                                                                     ontvangen of gemaakt.
              De informatie is   0     0    0     0     0     4     3     7     5     3    3
                                                                                               De informatie is betrouwbaar.
              onbetrouwbaar.   0,0%  0,0% 0,0%  0,0%  0,0% 16,0% 12,0% 28,0% 20,0% 12,0% 12,0%
80
</pre>

====================================================================== Einde pagina 81 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 82 ======================================================================

<pre>Ter afsluiting van het onderdeel ‘Gebruik van het Statenarchief’ is de
Statenleden middels vraag 38 de mogelijkheid gegeven aanvullende informatie
te geven aan de onderzoekers.
38. Zijn er, naast de eerder beantwoorde vragen, nog zaken die u aan de
onderzoekers wilt meegeven rondom het thema 'Gebruik van het
Statenarchief'?
Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn
geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze
vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege gelaten.
39. Wat is uw naam?
De Statenleden is gevraagd hun naam achter te laten. Het enige doel van deze
vraag is om de onderzoekers inzicht te verschaffen over wie de enquête heeft
ingevuld, zodat er gericht gerappelleerd kon worden. De enquêteresultaten
worden in het eindrapport alleen zo gepresenteerd dat de informatie niet tot
individuele personen of partijen te herleiden zijn. Medewerkers die zich
bezwaard voelden, hadden de kans zich te anonimiseren.
40. Welke politieke partij vertegenwoordigt u?
Het doel van deze vraag was om na te kunnen gaan in hoeverre alle partijen
vertegenwoordigd zijn in de enquêteresultaten en om onderscheid te kunnen
maken in de enquêteresultaten tussen bijvoorbeeld grote en kleine partijen of
coalitie- en oppositiepartijen. De enquêteresultaten worden in het eindrapport
alleen zo gepresenteerd dat de informatie niet tot individuele personen of
partijen te herleiden zijn.
41. Hoeveel jaar heeft u ervaring als volksvertegenwoordiger, bestuurder en/of
fractie-ondersteuner binnen het openbaar bestuur?
 32x Antwoorden       0x onbeantwoord
 ANTWOORD VRAAG 41                                       ANTWOORDEN        RATIO
 0 tot 2 jaar                                            3                 9,4%
 2 tot 4 jaar                                            8                 25,0%
 4 tot 6 jaar                                            2                 6,3%
 6 tot 8 jaar                                            6                 18,8%
81
</pre>

====================================================================== Einde pagina 82 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 83 ======================================================================

<pre> 8 jaar of meer                                                              13            40,6%
42. Wat is uw hoogst genoten opleiding?
 31x              1x
Antwoorden       onbeantwoord
 ANTWOORD VRAAG 42                                                        ANTWOORDEN    RATIO
 Basisonderwijs                                                           0             0,0%
 VMBO                                                                     0             0,0%
 HAVO                                                                     1             3,2%
 VWO                                                                      0             0,0%
 MBO                                                                      3             9,7%
 HBO-Bachelor                                                             9             29,0%
 HBO-Master                                                               5             16,1%
 WO-Bachelor                                                              2             6,5%
 WO-Master                                                                11            35,5%
 Doctorsgraad                                                             0             0,0%
 Andere...                                                                0             0,0%
82                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 83 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 84 ======================================================================

<pre>43. Hoeveel uur besteedt u gemiddeld per week aan het Statenwerk?
 32x Antwoorden       0x onbeantwoord
 ANTWOORD VRAAG 43                                                            ANTWOORDEN   RATIO
 0 tot 8 uur                                                                  0            0,0%
 9 tot 16 uur                                                                 9            28,1%
 17 tot 24 uur                                                                21           65,6%
 25 tot 32 uur                                                                2            6,3%
 32 uur of meer.                                                              0            0,0%
44. Laat hier uw contactgegevens achter als wij u mogen benaderen voor een
interview om verder door te praten over de thematiek van deze enquête.
Tot slot is de Statenleden gevraagd hun contactgegevens achter te laten indien
de onderzoekers ze mogen benaderen om door te praten over deze
thematiek. 18 Statenleden hebben hier gehoor aangegeven.
Ter afsluiting van de enquête is de Statenleden middels vraag 45 de
mogelijkheid gegeven aanvullende informatie te geven aan de onderzoekers.
45. Tot slot, heeft u naar aanleiding van deze enquête nog opmerkingen en/of
suggesties?
Deze vraag is bedoeld om eventuele relevante zaken die niet aan de orde zijn
geweest in de enquête, toch mee te kunnen wegen. De antwoorden op deze
vraag voegden geen nieuwe informatie toe en zijn daarom achterwege
gelaten.
83                     Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 84 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 85 ======================================================================

<pre>                                   Bijlage 3: Beschrijvende
                                   statistieken enquête
                                   onder PS
Tabel 18: Beschrijvende statistieken enquête PS Groningen
                                                                                                       Groningen
 Totaal aantal ingevulde enquêtes                                                                             32
 Aantal Statenleden in PS                                                                                     43
 Responspercentage                                                                                        74,4 %
 Aantal fracties in PS ten tijde van enquête                                                                  16
 Aantal fracties waarvan minimaal 1 lid de enquête heeft ingevuld                                             12
 Aantal respondenten van coalitiepartijen                                                                     18
 Aantal respondenten van oppositiepartijen                                                                    13
 Percentage respondenten van coalitiepartijen                                                             56,3 %
 Percentage respondenten van oppositiepartijen                                                            40,6 %
 Aantal respondenten van kleine partijen (3 of minder zetels)                                                 13
 Percentage respondenten van kleine partijen (3 of minder zetels)                                         40,6 %
84                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 85 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 86 ======================================================================

<pre>                                     Bijlage 4: Uitwerking
                                     actieve informatieplicht
Drie handreikingen uit het Reglement van Orde 201582
De eerste handreiking stelt dat er een onderscheid kan worden gemaakt tussen situaties waarbij
er wél een juridische grondslag bestaat om Provinciale Staten te informeren en situaties waarbij
deze niet bestaat. Dat eerste is bijvoorbeeld het geval als Gedeputeerde Staten voornemens zijn
een besloten vennootschap op te richten. De provinciewet schrijft in artikel 158 voor dat een
dergelijk voornemen aan Provinciale Staten moet worden voorgelegd voor een procedure van
wensen en bedenkingen. In situaties waarbij Provinciale Staten worden geïnformeerd zonder dat
daar een juridische grondslag voor is, is dat informeren veelal het gevolg van procesafspraken die
zijn gemaakt tussen Provinciale en Gedeputeerde Staten. Zulke procesafspraken zijn onderdeel
van de beleidscyclus van de provincie. Volgens de beleidscyclus dienen Provinciale Staten in
beginsel in ieder geval op 5 vaststaande momenten te worden geïnformeerd. Deze beleidscyclus
behandelen wij verderop uitgebreider.
Los van de 5 vaststaande momenten in de beleidscyclus waarop Provinciale Staten (in beginsel)
worden geïnformeerd, kunnen er ad hoc ontwikkelingen zijn die reden zijn om de Staten te
informeren. Volgens de tweede handreiking ligt het in de volgende gevallen voor de hand om de
Staten te informeren (p.34): “
▪ Afwijkingen van het college akkoord, van door PS vastgesteld beleid en de met PS of commissie
       afgesproken planning en budget;
▪ Risico’s van maatschappelijke, bestuurlijke, financiële, juridische aard;
▪ Integriteitskwesties;
▪ Maatschappelijke relevantie / onrust of mate van publiciteit;
▪ Politieke gevoeligheid;
”
De derde handreiking geeft richtlijnen voor de manier waarop de Staten geïnformeerd worden.
Het uitgangspunt is dat er een Statenvoordracht nodig is als Provinciale Staten een besluit moeten
nemen of als Provinciale Staten zich ergens over moeten uitspreken. In alle andere gevallen zou
een brief of een mededeling voldoende moeten zijn. In alle gevallen geldt dat duidelijk moet zijn
wat de reden is om de Staten te informeren en waar in het beleidsproces de provincie zich bevindt.
82
   Provincie Groningen, Reglement van orde publieksversie, 2015. Per juni 2021 zijn de handreikingen geactualiseerd. De nieuwe
versie verschilt inhoudelijk nauwelijks met de hier beschreven versie.
85                                   Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 86 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 87 ======================================================================

<pre>                            Bijlage 5: vijf fasen in de
                            Groningse beleidscyclus
Deze tekst is overgenomen uit bijlage 2 van het Reglement van Orde publieksversie (Provinciale
Staten van Groningen, 2015b, pp. 31-32).
“De beleidscyclus is als volgt opgebouwd:
1. Start en startnotitie
Provinciale Staten (PS) worden bij de start van (nieuw of te wijzigen) beleid in de positie gebracht
om de richting en de randvoorwaarden vast te stellen van het nieuwe beleid. Deze start wordt
geformaliseerd in een statenvoordracht met een startnotitie. Hierin geeft het college van
Gedeputeerde Staten (GS) aan welke taak, probleem of kans zij ziet, waarom de provincie dit zou
moeten oppakken en hoe de provincie dit kan oppakken. Dit gaat gepaard met een tijdplanning en
globaal budget.
2. Planvorming en ontwerpbeleidsplan
Na vaststelling van de startnotitie door PS, kan het college van GS aan de slag om de startnotitie
uit te werken in een ontwerp-beleidsplan. GS kunnen een ontwerp opstellen in een interactief
participatieproces met belanghebbenden en deskundigen. Aan het eind van dat externe
participatieproces, waarin Statenleden in principe geen rol vervullen, ligt er een ontwerp-
beleidsplan. Deze wordt in de vorm van een statenvoordracht aan PS voorgelegd. Door
voorafgaande agendering in de commissie kunnen belanghebbenden en betrokkenen inspreken,
voordat het ontwerp in PS wordt vastgesteld.
3. Besluit en kaderstellend beleidsplan
Na vaststelling van het ontwerp-beleidsplan in PS, kan het ontwerp door GS formeel ter inzage
worden gelegd voor de inspraakprocedure. Deze procedure is een zaak van GS en hierin hebben de
Statenleden geen rol. De ontvangen zienswijzen van belanghebbenden en betrokkenen worden
beantwoord door GS in een nota van reacties en commentaar en samen met een (eventueel)
aangepast ontwerpplan aan PS voorgelegd in de vorm van een statenvoordracht voor vaststelling
van het beleidsplan. De aanpassingen t.o.v. het ontwerp worden apart benoemd en zo nodig
toegelicht in een was/wordt tabel. Door agendering in de commissie kunnen diegenen die
zienswijzen hebben ingediend nog een laatste keer hun mening geven. Als veel insprekers worden
verwacht kan een aparte commissievergadering of hoorzitting worden georganiseerd. Insprekers
richten zich tot de Statenleden en krijgen antwoord van de Statenleden: zij hebben al een antwoord
gekregen van GS in de voorgaande formele procedure en zijn nu te gast in de commissie.
86                          Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 87 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 88 ======================================================================

<pre>4. Uitvoering
Na vaststelling van het beleidsplan door PS kan GS starten met de uitvoering van het beleid. Het
beleid wordt controleerbaar voor PS in de reguliere planning en control cyclus: begroting, integrale
bijstelling, jaarrekening en voorjaarsnota. In de begroting is het beleid opgenomen in termen van
maatschappelijk doel dat men wil bereiken, de te leveren acties plus prestatie indicator en de
bijbehorende middelen. Statenleden hoeven na de vaststelling van het beleidsplan en gaande het
uitvoeringsproces niet (steeds) naar de voortgang te vragen, omdat de afspraak geldt dat alleen
bij (majeure) afwijkingen op de vastgestelde kaders tussentijds wordt gerapporteerd door GS en
verder altijd op de momenten in de reguliere P&C cyclus. Uitvoeringsprogramma's kunnen ter
informatie worden gestuurd naar PS, maar worden in principe niet geagendeerd als bespreekpunt.
Mochten er uit de provinciale omgeving geluiden worden ontvangen die bij Statenleden vragen
oproepen over de uitvoering, dan blijft er natuurlijk altijd de mogelijkheid om het thema op de
politieke agenda te zetten.
5. Evaluatie
Na uitvoering van het beleid door GS en op een vooraf te bepalen moment zal het beleid worden
geëvalueerd en wordt het resultaat en de conclusie opgenomen in een schriftelijke evaluatie. In
deze evaluatie worden de volgende vragen beantwoord: is de afgesproken prestatie geleverd,
binnen het hiervoor uitgetrokken budget en de geplande tijd? Heeft de prestatie geleid tot het
gewenste effect? Met andere woorden: is hiermee voldoende bijgedragen aan het bereiken van
het beoogde maatschappelijk doel? Op basis van deze evaluatie moet de vraag worden
beantwoord of het beleid wordt gecontinueerd, gewijzigd voortgezet of wordt stopgezet. Bij
continuering komt het volgende controle moment terug in de vaste P&C cyclus. Bij een gewijzigd
voortzetten van beleid begint de cyclus opnieuw met een startnotitie.”
87                         Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 88 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 89 ======================================================================

<pre>                                   Bijlage 6: Beter kaders
                                   stellen en controleren83
Onder het kopje ‘hoe doen we het nu?’ constateren Ram en Frenay het volgende:
▪ De fase tussen startnotitie en kadernota (zie (Mondriaan-)beleidscyclus provincie Groningen)
       is de fase waarin de inhoudelijke koers wordt uitgezet, terwijl deze fase tot nu toe het minst
       uitgewerkt is. Wat in deze fase gebeurt, voltrekt zich aan het zicht van de Statenleden;
▪ In de praktijk krijgt evaluatie niet de aandacht die nodig zou zijn. Er bestaat onvrede over de
       “aard, relevantie en betrouwbaarheid van de indicatoren (in de monitor, Begroting en
       Rekening) en andere terugkoppelingen over de voortgang van beleid en ermee behaalde
       resultaten (p.3).”
Vervolgens gaan Ram en Frenay in op het Mondriaan-model voor de beleidscyclus. Ten opzichte
van 2015 is het Mondriaan-model verder uitgewerkt en bestaat deze, naast de strategische
beleidscyclus die het meest relevant is
voor Provinciale Staten, ook uit een
tactische en een uitvoeringscyclus. Vanuit
die cycli worden Provinciale Staten,
meestal via de P&C stukken, op de hoogte
gehouden over de uitvoering van het
beleid. Figuur 10 bevat de actuele (juni
2021) versie van de Mondriaan
strategische beleidscyclus. Bijlage 7 toont
de volledige Mondriaan beleidscyclus,
inclusief           de           tactische            en
uitvoeringscyclus.
In de notitie geven Ram en Frenay nadere
                                                            Figuur 10: Mondriaan strategische beleidscyclus, versie juni 2021 (bron:
wensen en eisen voor de startnotitie, de                    Ram en Frenay, 2021).
ontwerpfase, de kadernota en de
evaluatie.
83
   Provincie Groningen, werkgroep ‘kwaliteit van stukken’, Beter kaders stellen en controleren, 28 juni 2021. Provincie Groningen,
Brief van de werkgroep vergaderwijze aan het Presidium betreffende advies werkgroep vergaderwijze, 16 juni 2021. Provincie
Groningen, Brief van het Presidium aan Gedeputeerde Staten betreffende advies werkgroep vergaderwijze, 30 juni 2021. Provincie
Groningen, Brief van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten betreffende reactie op notitie ‘Beter kaders stellen en
controleren’, 28 september 2021. .
88                                 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 89 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 90 ======================================================================

<pre>De startnotitie
Volgens Ram en Frenay is het doel van de startnotitie “…om als bestuurders, ambtenaren en
volksvertegenwoordigers gezamenlijke afspraken te maken over een nieuw te starten proces van
beleidsontwikkeling (p.8).” De functie van de startnotitie is volgens hen om “…PS van voldoende
informatie te voorzien om een verantwoorde beslissing te kunnen nemen over het starten van een
beleidsontwikkelingsproces (p.10).”
Volgens Ram en Frenay moeten de volgende zes punten aan bod komen in de startnotitie:
▪ Het onderwerp;
▪ De aanleiding; welk maatschappelijk probleem of welke ambitie ligt aan het beleid ten
     grondslag?
▪ Belang en rol; welke rol heeft de provincie in relatie tot de rol van andere betrokkenen? Dit
     kan duidelijk worden gemaakt aan de hand van een netwerkanalyse. Ram en Frenay stellen
     niet dat dit een verplichting is. Als onderdeel van de kadernota (zie kopje ‘kadernota’) is dat
     wel een verplichting.
▪ Probleemanalyse; nadere analyse van de kwestie en de kansen en bedreigingen.
▪ Ambities en kaders; waar moet het beleid toe leiden, wat is de maatschappelijk gewenste
     situatie? De startnotitie hoeft nog niet concrete doelen te bevatten. De relevante kaders
     bepalen wat bijvoorbeeld juridisch en financieel mogelijk is, gegeven de rol die de provincie
     heeft. Relevante kaders zijn onder andere: wetten en regels van andere overheden, het
     collegeprogramma, eerder vastgesteld provinciaal beleid, aangenomen statenmoties,
     beschikbare budgetten en beschikbare uitvoeringscapaciteit.
▪ Stappenplan; hoe ziet het verdere beleidsontwikkelingsproces eruit? Welke actoren worden
     op welk moment betrokken? En op welke momenten krijgen PS een rol?
De startnotitie wordt uiteindelijk altijd door Provinciale Staten vastgesteld. Vaak leveren de Staten
volgens Ram en Frenay op dat moment ook inhoudelijke input. Ram en Frenay stellen voor om die
beide onderdelen, inhoud en proces, los te koppelen. Inhoudelijke input kan geleverd worden
gedurende de ontwerpfase.
De ontwerpfase
Volgens de ‘oude’ beleidscyclus (versie 2015, zie bijlage 5) gaan Gedeputeerde Staten aan de slag
met de uitwerking van een ontwerp-beleidsplan, nadat Provinciale Staten de startnotitie hebben
vastgesteld. Een ontwerp-beleidsplan komt steeds vaker tot stand na een interactief
participatieproces met belanghebbenden en deskundigen. Ram en Frenay merken op dat de rol
van de volksvertegenwoordigers een terugkerend discussiepunt is bij interactieve
beleidsontwikkeling. Zij stellen dat volksvertegenwoordigers zich in beginsel afzijdig moeten
houden in het participatieproces en enkel (vooraf en achteraf) te toetsen of de kwaliteit van de
participatie in orde is (geweest). Zijn alle relevante partijen gehoord en is hun inbreng voldoende
meegenomen?
Ten aanzien van de ontwerpfase, de fase tussen vaststelling startnotitie en vaststelling kadernota,
stellen Ram en Frenay als aanvullende eis dat er in die fase minimaal één consultatiemoment
89                         Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 90 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 91 ======================================================================

<pre>plaatsvindt, waarbij Gedeputeerde Staten Provinciale Staten consulteren. Ram en Frenay
benoemen ook de mogelijkheid van een concept-kadernota. Onduidelijk is of dat aanvullend is op
het consultatiemoment, of dat de bespreking over de concept-kadernota ook door kan gaan voor
consultatiemoment.
De kadernota
De vragen die in de startnotitie (als het goed is) zijn beantwoord, komen terug in de kadernota. In
de kadernota worden zij zorgvuldiger en diepgaander beantwoord. De kadernota moet de
volgende onderdelen bevatten:
▪ Onderwerp en rol van de provincie: doel van dit onderdeel is dat de lezer weet waar het over
     gaat en kan bevatten wat de reikwijdte en betekenis is van de (voorgestelde) provinciale
     bemoeienis. Dit onderdeel dient ook een netwerkanalyse te bevatten.
▪ Vetrekpunt en opgaven: dit onderdeel bevat een bredere beschouwing van trends en
     ontwikkelingen die relevant zijn voor het beleidsterrein in kwestie. Hier horen ook de
     resultaten van evaluaties van voorgaand beleid bij. Welke ambities en doelen zijn er toen
     gesteld en wat is daarvan terecht gekomen? Dit onderdeel een samenvatting van alle
     relevante informatie, onderzoeken en inbreng die in de ontwerpfase aan bod is geweest. Uit
     die informatie volgen dan logischerwijs de opgaven waar de provincie met het nieuwe beleid
     (verwoord in de kadernota) mee aan de slag gaat.
▪ Ambities, kaders, prioriteiten: Hier worden ambities beschreven. Ten opzichte van de
     startnotitie zijn deze verder aangescherpt en uitgewerkt als gevolg van de informatie die is
     gewisseld in de ontwerpfase. De ambities worden gerelateerd aan de mogelijkheden van de
     provincie.
▪ Instrumenten en strategie: Hier wordt beschreven wat de strategie is om de ambities te
     verwezenlijken. Welke instrumenten worden er toegepast?
▪ Doelen, monitoring en evaluatie: Hier wordt beschreven hoe de ambities worden vertaald in
     concrete, meetbare doelen. De kadernota bevat geen maatregelen. De kadernota bevat
     echter wel (proces)informatie over hoe en wanneer de ambities concreet worden gemaakt,
     hoe en wanneer er gedetailleerdere beleidskeuzes en keuzes voor maatregelen worden
     gemaakt. Gebeurt dit in een aparte uitvoeringsnota? In samenspraak met stakeholders? Etc.
▪ Financiën: In een apart onderdeel van de kadernota staat alle relevante informatie over de
     financiën overzichtelijk weergegeven, inclusief de impact op de meerjarenbegroting van de
     provincie.
Monitoring en evaluatie
Voor de monitoring en evaluatie van beleid vormt de kadernota de basis. In de kadernota en de
daaruit voortvloeiende uitvoeringsplannen dient te staan wat gemeten / bijgehouden gaat
worden. Dat gebeurt dus aan de voorkant, vóórdat het nieuwe beleid in gang is gezet. Daarnaast
dienen evaluaties in de toekomst nadrukkelijker aandacht te besteden aan de vraag hoe beleid
uitwerkt in individuele situaties. Monitoren en evalueren kan op het niveau van 1) ambities en
maatschappelijke effecten; 2) doelen; en 3) (beoogde) resultaten. Ram en Frenay erkennen dat
het lastig kan zijn om te monitoren en evalueren op het niveau van maatschappelijke effecten en
doelen, omdat het behalen ervan afhankelijk is van externe factoren. Dat zijn factoren waar het
90                          Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 91 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 92 ======================================================================

<pre>provinciale beleid geen invloed op heeft. Monitoren en evalueren op het niveau van (beoogde)
resultaten is volgens Ram en Frenay wel goed mogelijk en bovendien zinvol.
Auditcommissie84
Binnen de Groningse Staten is onlangs het initiatief genomen voor een auditcommissie. Deze
commissie zal zich onder ander gaan buigen over monitoring en evaluatie. Zij zal mogelijk een rol
krijgen bij de beleidsinhoudelijke indicatoren, monitoring en evaluatie.
Adviezen van werkgroep ‘vergaderwijze’ aan Presidium
De werkgroep ‘vergaderwijze’ heeft zeven adviezen uitgebracht aan het Presidium. 85 Alle zeven
adviezen zijn integraal overgenomen door het Presidium.86 Eén van de adviezen is om de notitie
‘Beter kaders stellen en controleren’ aan Gedeputeerde Staten aan te bieden “…als input voor het
verbeteren van de kwaliteit van statenstukken met als uiteindelijke doel dat statenstukken aan de
kwaliteitscriteria voldoen wat bijdraagt aan adequaat kunnen uitvoeren van de kaderstellende en
controlerende rol (Provinciale Staten van Groningen, 16 juni 2021, p. 2).” Hierover later meer.
Naast het advies over de notitie ‘Beter kaders stellen en controleren’ bevat de brief zeker nog
twee adviezen die relevant zijn voor onderhavig onderzoek. Zo adviseert de werkgroep om een
agendacommissie in te stellen. Deze commissie dient als opdracht te krijgen een kwaliteitstoets
uit te voeren op de GS-stukken en op basis daarvan een advies te geven aan het Presidium:
behandelrijp of aanvullende informatie noodzakelijk (p.3). Het tweede relevante advies betreft de
introductie van een zogenaamd ‘Maatjesproject’. Ieder nieuw Statenlid wordt gekoppeld aan een
zittend Statenlid. Het zittende Statenlid stelt zich beschikbaar om vragen te beantwoorden, voor
overleg of voor advies. De gedachte is dat vooral volledig nieuwe fracties de weg in het
provinciehuis daardoor sneller vinden. Beiden adviezen zijn door het Presidium overgenomen en
worden met ingang van september 2021 geïmplementeerd (Provinciale Staten van Groningen, 30
juni 2021, p. 1).
Reactie Gedeputeerde Staten op notitie ‘Beter kaders stellen en controleren’
Het Presidium heeft Gedeputeerde Staten gevraagd om de inhoud van de notitie ‘Beter kaders
stellen en controleren’ te gebruiken als handreiking voor het opstellen van beleidsdocumenten
voor Provinciale Staten. 87 Gedeputeerde Staten geven in hun reactie aan dit te zullen doen. 88
Tevens reageren zij in de brief meer in detail op de notitie en geven zij aan hoe de ambtelijke
organisatie (voortdurend) werk maakt van de kwaliteit van stukken die naar Provinciale Stukken
worden gestuurd. Zij hebben aarzelingen over het advies in de notitie (p.14) om bij de vaststelling
van de kadernota ook aan te geven welke beleidsalternatieven in het voortraject zijn afgevallen
en waarom. Deze aarzelingen komen voort uit 1) onduidelijkheid over het gebruik van de
84
   Provincie Groningen, werkgroep ‘kwaliteit van stukken’, Beter kaders stellen en controleren, 28 juni 2021.
85
   Provincie Groningen, Brief van de werkgroep vergaderwijze aan het Presidium betreffende advies werkgroep vergaderwijze, 16
juni 2021.
86
   Provincie Groningen, Brief van het Presidium aan Gedeputeerde Staten betreffende advies werkgroep vergaderwijze, 30 juni 2021.
87
   Provincie Groningen, Brief van het Presidium aan Gedeputeerde Staten betreffende advies werkgroep vergaderwijze, 30 juni 2021.
88
   Provincie Groningen, Brief van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten betreffende reactie op notitie ‘Beter kaders stellen en
controleren’, 28 september 2021.
91                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 92 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 93 ======================================================================

<pre>begrippen ‘kadernota’ en ‘beleidsnota’ en 2) een andere visie van Gedeputeerde Staten op het
beleidsontwikkelingsproces dan staat beschreven in de notitie. Ten aanzien van die tweede
aarzeling stellen Gedeputeerde Staten: “Formulering van beleid en besluitvorming zijn in de
praktijk complexer dan louter een doel-middel-analyse, waarbij eerst de doelen worden gesteld en
dan de beste middelen worden gezocht waarmee de doeleinden kunnen worden bereikt en waarbij
elke belangrijke factor in beschouwing wordt genomen. Bij formulering van nieuw beleid voor
complexe opgaven, waarbij meerdere actoren een rol hebben, zijn draagvlak en overeenstemming
tussen betrokkenen over het te voeren beleid voorwaardelijk voor ‘goed’ beleid. Hierin wordt
geaccepteerd dat niet alle denkbare doeleinden, resultaten en alternatieven kunnen en zijn
afgewogen. Beleid en besluitvorming zijn in deze benadering het zetten van gezamenlijke stappen
met ruimte voor bijsturing en aanpassingen aan nieuwe informatie, feiten en ontwikkelingen, het
voortdurend vergelijken van alternatieven en experimenteren met de inzet van
beleidsinstrumenten (Gedeputeerde Staten van Groningen, 28 september 2021, pp. 2,3).”
Daarnaast doen Gedeputeerde Staten de suggestie aan het Presidium om het technische
vragenhalfuur voorafgaand aan de vergadering te herintroduceren. Volgens Gedeputeerde Staten
zou dat bijdragen aan een efficiëntere vergaderwijze en besluitvorming.
Zoals aangegeven gaan Gedeputeerde Staten ook in op de wijze waarop Statenstukken ambtelijk
tot stand komen en hoe de kwaliteit daarvan momenteel (september 2021) wordt verbeterd. Zo
werkt de ambtelijke dienst samen met de griffie aan een nieuwe versie van de Mondriaan-
beleidscyclus. In deze nieuwe versie worden twaalf momenten/stappen onderscheiden. Deze
twaalf momenten/stappen zijn weergegeven in bijlage 6. Bij iedere stap kunnen er stukken
worden gestuurd naar Provinciale Staten. Het is de bedoeling dat met ingang van maart 2023 ieder
stuk dat naar Provinciale Staten wordt gestuurd wordt gekoppeld (middels een pictogram) aan
het moment / de stap in het besluitvormingsproces. Hierdoor is het voor Statenleden duidelijk op
welk moment in de beleidscyclus het stuk betrekking heeft en wat de bijbehorende rol is voor de
Staten. Als voor de ambtelijke dienst duidelijk is bij welk moment in de beleidscyclus een stuk
hoort, dan is ook duidelijk aan welke kwaliteitseisen het moet voldoen.89
Hoe verder?
Uit de voorgaande beschouwing naar aanleiding van de notitie ‘Beter kaders stellen en
controleren’ blijkt dat zowel Provinciale Staten als Gedeputeerde Staten gezamenlijk werk maken
van een adequate uitwisseling van informatie die Statenleden helpt om goed kaders te kunnen te
stellen en te kunnen controleren. De notitie ‘Beter kaders stellen en controleren’ bevat een kader
met daarin een korte omschrijving van hoe de opstellers ervan het vervolgproces voor zich zien.
Uiteindelijk moet dat proces ertoe leiden dat er een set van provinciebreed geldende
kwaliteitscriteria wordt opgesteld (Provinciale Staten Groningen, werkgroep 'kwaliteit van
stukken', 2021, p. 15).
89
   Provincie Groningen, Brief van de werkgroep vergaderwijze aan het Presidium betreffende advies werkgroep vergaderwijze , 16
juni 2021. Provincie Groningen, Brief van Gedeputeerde Staten aan Provinciale Staten betreffende reactie op notitie ‘Beter kaders
stellen en controleren’, 28 september 2021. Provincie Groningen, werkgroep ‘kwaliteit van stukken’, Beter kaders stellen en
controleren, 28 juni 2021.
92                                  Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 93 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 94 ======================================================================

<pre>93 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht</pre>

====================================================================== Einde pagina 94 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 95 ======================================================================

<pre>Bijlage 7: Mondriaan
beleidscyclus 2021
Onderstaand figuur toont de volledige Mondriaan beleidscyclus. Daaronder worden voor de
strategische beleidscyclus de twaalf stappen/momenten weergegeven waarop het wenselijk of
noodzakelijk is om documenten te delen met Provinciale Staten.
Figuur 11: Volledige Mondriaan beleidscyclus 2021 provincie Groningen (bron: griffie)
94                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 95 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 96 ======================================================================

<pre>95 Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht</pre>

====================================================================== Einde pagina 96 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 97 ======================================================================

<pre>Figuur 12: Strategische Mondriaan beleidscyclus opgesplitst in 12 stappen (bron: Provinciale Staten van Groningen, 2021)
96                                Eindrapport Groningen Institutioneel Geheugen – Kennis maakt kracht
</pre>

====================================================================== Einde pagina 97 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 98 ======================================================================

<pre>Dr Nassaulaan 5 | 9401 HJ Assen | 0592 304 790 | www.noordelijkerekenkamer.nl</pre>

====================================================================== Einde pagina 98 =================================================================

<br><br>