<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Het verslag over het beheer van nog niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archieven en
het gevoerde beheer van de gemeentelijke
archiefbewaarplaats over 2021
                                                 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Kenmerk: 1637505/1639899
Versie d.d. 14 juni 2022
Directieteam                d.d. 2022
Vastgesteld door B & W      d.d. 2022
Ter kennisneming in de Raad d.d. 2022
                                      2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Inhoud                                                                                                               Blz.
Hoofdstuk 1
Algemeen ............................................................................................................ 4
1.1 Inleiding ........................................................................................................ 4
1.2 Het tweede Coronajaar ……......................................................................... 4
1.3 Wettelijk kader verslag Archiefbeheer ....................................................... 5
1.4 Werkwijze ...................................................................................................... 6
1.5 Inventarisatieprojecten ................................................................................ 6
1.6 Terugblik ....................................................................................................... 7
1.7 Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer ..................................................... 7
1.8 Tot slot .......................................................................................................... 8
Hoofdstuk 2
Verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats over-
gebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke
archiefbewaarplaats over 2021 ....................................................................... 9
Bijlage: Overzicht uit te voeren actiepunten ................................................. 22
                                                                                                                          3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Hoofdstuk 1           Algemeen
1.1    Inleiding
Voor u ligt het verslag archiefbeheer over het jaar 2021. Het verslag laat zien in hoe-
verre het informatie- en archiefbeheer bij de gemeente Meppel voldoet aan wet- en
regelgeving. Het college van burgemeester en wethouders informeert de gemeen-
teraad en de provincie Drenthe in het kader van de horizontale verantwoording en
het interbestuurlijk toezicht (IBT) van de provincie.
Dit verslag is gebaseerd op het onderzoek van 10 kritische prestatie indicatoren
(KPI’s), volgens het format dat de VNG in overleg met de provinciale archiefinspec-
tie heeft opgesteld. De beantwoording van deze KPI’s is de leidraad voor het opstel-
len van het jaarverslag archiefbeheer. De indicatoren geven inzicht in hoeverre het
archief- en informatiebeheer bij de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving. De
KPI’s zijn afgeleid van de voor de gemeenten geldende artikelen in de Archiefwet,
het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Uit de toetsing van de KPI-vragenlijst komen
verbeterpunten naar voren waarop actie genomen moet worden. Het betreft toetsing
aan de hand van de volgende KPI’s:
1.     Lokale regeling;
2.     Interne kwaliteitszorg en toezicht;
3.     Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en
       Duurzaamheid archiefbescheiden;
4.     Digitale archiefbescheiden;
5.     Vernietigen en vervreemding van archiefbescheiden;
6.     Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats;
7.     Archiefbewaarplaatsen, archiefruimten en e-depots;
8.     Ter beschikking stelling van naar archiefbewaarplaats overgebrachte
       archiefbescheiden;
9.     Rampen, calamiteiten en veiligheid;
10.    Middelen en mensen.
1.2    Het tweede Coronajaar
COVID-19 en het archiefbeheer
Ook bij de gemeente Meppel werd thuiswerken de nieuwe norm, met uitzondering
van cruciale functies en werkzaamheden. Het thuiswerken trof ook het archiefbeheer.
De dagelijkse werkzaamheden werden zowel analoog als digitaal uitgevoerd. Fysieke
bezoeken van archiefbezoekers werden zoveel als mogelijk uitgesteld. Bij sommige
vragen was het mogelijk om geheel via de digitale weg informatie te verstrekken.
Archief- en informatiebeheer
Onder de noemer archief- en informatiebeheer onderscheiden wij twee
hoofdactiviteiten, te weten:
    - Dienstverlening ten behoeve van de bedrijfsvoering: postregistratie, informatie
       beschikbaar stellen aan medewerkers, ondersteuning van medewerkers bij
       digitaal zaakgericht werken, controles binnen het zaaksysteem, analoog en
       digitaal archiefbeheer;
                                                                                       4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>    -   Projecten: bijvoorbeeld e-depot, Joodse eigendommen, migratie gegevens
        naar Djuma, project HR-documenten, Project Bronbestand Omgevings-
        vergunningen, Digitale Revolutie, e.d.
Archiefprojecten, die voor 2021 waren gepland en voornamelijk analoog waren,
hebben geen doorgang kunnen vinden als gevolg van de COVID-19-maatregelen.
Het verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats over-
gebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archief-
bewaarplaats over 2021 zal dan ook niet veel verschillen ten opzichte van het
Verslag over 2020.
1.3     Wettelijk kader verslag Archiefbeheer
De Wet Revitalisering Generiek Toezicht (Wrgt) - per 1 oktober 2012 in werking
Getreden - regelt de herziening van het interbestuurlijk toezicht (IBT).
Interbestuurlijk Toezicht betreft het toezicht van de ene overheid op de andere.
Het nieuwe toezicht is soberder, selectiever en risicogerichter geworden en gaat uit
van vertrouwen van de toezichthouder in de onder toezicht staande organisatie.
Het is in eerste instantie niet aan de toezichthouder, maar aan vertegenwoordigende
organen als de Gemeenteraad en Provinciale Staten om toezicht te houden op de
uitoefening van medebewindstaken door de colleges. De Gemeenteraad heeft
hierdoor, naast het toezicht op de zorg voor archieven, ook de verantwoordelijkheid
voor het toezicht op het (informatie)beheer.
In de brief van 6 juni 2014, kenmerk 22/3.2/2014003253, beschrijft het college van
Gedeputeerde Staten van Drenthe het beoordelingskader voor het interbestuurlijk
toezicht. In dit beoordelingskader zijn zowel de toetsingscriteria als de benodigde
informatiearrangementen vastgelegd. Dit betreft de domeinen Monumentenwet,
Huisvesting Statushouders, Ruimtelijke Ordening, Archiefzorg, Financiën en Wabo.
Het informatiearrangement voor het domein Archiefzorg is als volgt:
    -   Interne verantwoording en beoordeling (in de reguliere jaarlijkse beleidscyclus)
        op de vier afgesproken, risicogerichte cruciale thema's:
1. Het beheer van zowel analoge als digitale overheidsinformatie voldoet aan
toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem:
2. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt in goede, geordende en
toegankelijke staat gebracht;
3. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt tijdig vernietigd dan wel
overgebracht, openbaar gemaakt en beschikbaar gesteld:
4. Zowel analoge als digitale overheidsinformatie wordt duurzaam beheerd en is
geplaatst in daartoe geëigende omgevingen.
                                                                                       5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>1.4     Werkwijze
In 2018/2019 is de werkwijze - die sinds 2014 wordt gehanteerd - geëvalueerd.
Vanuit het werkveld, de gemeenten en de waterschappen, en ook de Provincie zelf,
was men niet tevreden over de effecten van het toezicht en over de aansluiting op de
praktijk. Daarnaast wil de toezichthouder in spelen op de Agenda Toekomst van het
Toezicht en zich voorbereiden op de nieuwe Archiefwet 2023/2024.
In het Uitvoeringsprogramma interbestuurlijk toezicht door de provincie Drenthe
over het jaar 2021 werd voor het Archief het volgende Informatie-arrangement
vastgesteld:
    ➢ Het verslag van de interne verantwoording. Hierbij worden ofwel de beschik-
        bare cruciale thema’s, dan wel de in samenwerking met de toezichthouder
        vastgestelde eigen risicogerichte thema’s als uitgangspunt genomen. Ieder
        thema krijgt een beoordeling goed, voldoende of onvoldoende en daaruit
        wordt ook een totaaloordeel afgeleid. De wijziging ten opzichte van het vorige
        informatiearrangement is dat het nu is aangevuld met de vastgestelde eigen
        risicogerichte thema’s van de gemeenten.
Voor de gemeente Meppel werden voor 2021 de volgende risicogerichte cruciale
thema’s vastgesteld:
1. Kwaliteitssysteem
Wordt er een kwaliteitssysteem voor het beheer van archiefbescheiden
toegepast?
2. Bewaarstrategie
Beschikt de organisatie over een actueel, compleet en logisch samenhangend
overzicht van archiefbescheiden, geordend overeenkomstig de daarvoor geldende
ordeningsstructuur?
3. Vervanging
Past de organisatie op correcte wijze vervanging van archiefbescheiden toe?
4. Overbrenging
Zijn alle te bewaren archiefbescheiden van de organisatie, ouder dan 20 jaar,
overgebracht naar de daarvoor aangewezen openbare archiefbewaarplaats?
5. Openbaarheidsbeperkingen
Heeft de archiefzorgdrager de eventuele beperking van de openbaarheid van
bepaalde archiefbescheiden na overbrenging schriftelijk gemotiveerd op basis van
artikel 15 van de Archiefwet?
Deze thema’s werden uitgewerkt in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021
Archiefbeheer gemeente Meppel. Deze vijf thema’s zijn ook voor 2021 gehanteerd.
1.5     Inventarisatieprojecten
Naast de thema’s in het Plan van Aanpak Risicoanalyse werden bij de gemeente
Meppel ook nog archieven/archiefdelen aanwezig die nog moeten worden geïn-
ventariseerd.
                                                                                       6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Deze worden weergegeven in onderstaand overzicht. Daarbij is aangegeven of de
inventarisatie een hoge, gemiddelde of lage prioriteit kent. De grootschalige inven-
tarisaties zullen in afzonderlijke project- of archiefbewerkingsplannen beschreven
worden, inclusief de daarvoor benodigde gelden/begroting (voor inhuur van ex-
ternen).
 Archiefdeel                                    Periode        Prioriteit  Periode
 Prijzenbureau voor onroerende zaken            1946-1949      Hoog        2021-2022
 afdeling vervreemding
 Verkoopakten en diverse                        1924-1969      Hoog        2021-2022
 overeenkomsten
 Losse bouwtekeningen                           1945-1980      Hoog        2021-2022
 Sonderingen en berekeningen Meppel             1947-1990      Hoog        2021-2022
 Verordeningen/modellen/jaarverslagen/          1805-1944      Hoog        2021-2022
 instructies/wetgeving
 Dossiers Sociale Zaken (Wvg/Abw)               Tot 2004       Gemiddeld   2022-2023
 Kleuterschool                                  1931-2000      Gemiddeld   2022-2023
 Keuringsdienst                                 1939-1980      Gemiddeld   2022-2023
 Commissie Handel + Industrie                   1936-1941      Gemiddeld   2022-2023
 Brandweer                                      1930-1990      Gemiddeld   2022-2023
 N.V. Parkzwembad                               ca.1930-1970   Gemiddeld   2022-2023
 Vleeskeuringsdienst                            ca. 1900-      Gemiddeld   2022-2023
                                                1970
 Lyceum/Gymnasium                               ca. 1950-      Gemiddeld   2022-2023
                                                1960
 Archiefdeel Periode Prioriteit Periode         ca. 1980-      Gemiddeld   2022-2023
 Kleuterleidsteronderwijs                       1990
 Vereniging Veiligverkeer Meppel e.o.           ca. 1933-      Laag        2023-2024
                                                1945
 Noodopvang stichting                           1982-1986      Laag        2023-2024
 Stichting Markttentoonstelling Meppel          1954           Laag        2023-2024
 Welzijnsraad                                   1954-1986      Laag        2024-2024
 Afstudeeropdrachten                            1979-2000      Laag        2023-2024
 Schoolraad 1973-1982                           ca. 1960-      Laag        2023-2024
                                                1980
 Onderafdeling kanton Meppel AVPB               1925-1945      Laag        2023-2024
 3 kasboeken Groene Kruis                       1964-1977      Laag        2023-2024
 Kadasterboeken                                 -              Laag        2023-2024
 Kadastrale leggers                             -              Laag        2023-2024
 Legger Wegen en huurcontracten                 1928-1949      Laag        2023-2024
 Diverse losse stukken/rapporten                -              Laag        2023-2024
1.6     Terugblik
Het archiefbeheer van de gemeente Meppel over 2020 werd door de Provincie
Drenthe gekwalificeerd als voldoende. Landelijk zijn de volgende beoordelingen en
criteria afgesproken:
                                                                                     7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre> Beoordeling       Criteria
 Goed              Er wordt voldaan aan de wettelijke vereisten, zoals samengevat in
                   de vijf cruciale thema’s (Zie pag. 5-6).
 Voldoende         1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals
                   samengevat in de vijf cruciale thema’s.
                   2. Er is een passend verbeterplan en/of er is voldoende aan-
                   nemelijk gemaakt dat het te lopen risico aanvaardbaar is.
 Onvoldoende 1. Er wordt niet voldaan aan alle wettelijke vereisten, zoals
                   samengevat in de vijf cruciale thema’s.
                   2. Er is geen passend verbeterplan geformuleerd of voorzien
                   en/of er worden duidelijk onaanvaardbare risico’s gelopen.
Bron: Provincie Drenthe
Op basis van de beoordeling voldoende is de conclusie dat nog verschillende
projecten op het gebied van archiefbeheer moeten worden uitgevoerd bij de
gemeente Meppel ter verbetering van de kwaliteit van het archiefbeheer.
1.7     Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer
Het Interbestuurlijk Toezicht archiefbeheer 2021 bestaat uit dit verslag met
bevindingen over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats over-
gebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeentelijke archief-
bewaarplaats over 2021.
1.8     Tot slot
Het jaarlijks opstellen het verslag over het beheer van nog niet naar de archief-
bewaarplaats overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeen-
telijke archiefbewaarplaats over 2021 brengt met zich mee - naast de verant-
woording - dat een dynamisch overzicht wordt gecreëerd van de nog uit te voeren
werkzaamheden, voor nu en in de toekomst. Iets waar wij als gemeente Meppel ons
zeker van bewust zijn, maar in sommige gevallen aanpassing van de planning vergt,
mede als gevolg van COVID-19.
                                                                                     8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Hoofdstuk 2
Verslag over het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats
overgebrachte archieven en het gevoerde beheer van de gemeente-
lijke archiefbewaarplaats over 2021.
 KPI 1    LOKALE REGELING
          Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?
De archiefvorming van gemeenten - zoals Meppel - valt onder de Archiefwet 1995.
Ondanks dat het begrip archief meestal wordt geassocieerd met informatie van
oudere datum, gaat de wet over het geheel van informatie. De Archiefverordening en
het Besluit Informatiebeheer zijn de basis voor de wijze waarop de gemeente Meppel
uitvoering geeft aan de Archiefwet.
Archiefverordening 2016
De gemeente beschikt over een Archiefverordening betreffende de archiefzorg en
het toezicht op het archiefbeheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats over-
gebrachte archieven, Hierin is de zorg geregeld die het college van burgemeester en
wethouders heeft voor de archieven die door de gemeentelijke organen worden
gevormd, het beheer, de mensen, de middelen en het toezicht van de gemeente-
secretaris op het beheer.
In de Archiefverordening is ook de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaar-
plaats vastgelegd. De huidige Archiefverordening van de gemeente Meppel is op 27
oktober 2016 vastgesteld door de gemeenteraad. Gedeputeerde Staten heeft
kennisgenomen van de Archiefverordening. De verordening is actueel.
Besluit Informatiebeheer 2019
Hierin zijn de voorwaarden beschreven waaraan het beheer van de niet naar de
archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden dienen te voldoen.
Het huidige Besluit Informatiebeheer is op 17 december 2019 vastgesteld.
Reglement voor bezoekers van het archief 2016
Hierin zijn de huishoudelijke regels beschreven voor het raadplegen van onze
archieven. Het huidige reglement is vastgesteld op 13 december 2016.
Wijziging Overheidstaken
Op 1 januari 2014 is de RUD Drenthe (Regionale Uitvoeringsdienst) van start
gegaan. De RUD Drenthe is een uitvoeringsorganisatie op het gebied van de
milieuwetgeving, -regelgeving en –handhaving. Haar klanten zijn de gemeenten en
de provincie Drenthe.
                                                                                   9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Doordat de RUD Drenthe een beperkte gemeenschappelijke regeling is, blijven de
gemeenten zelf verantwoordelijk voor het vormen en ontsluiten van de milieu-
archieven.
Gemeenschappelijke regelingen
Door de gemeente Meppel wordt het inschrijfregister Wet gemeenschappelijke
regelingen bijgehouden.
Mandaatregeling
Het Mandaat-, volmacht- en machtigingsbesluit van de gemeente Meppel is opnieuw
vastgesteld op 26 mei 2020 en werd van kracht op 9 december 2021.
.
Conclusie:
De gemeente Meppel beschikt over een Archiefverordening, een Besluit
Informatiebeheer, een Mandaatregeling en een bezoekersreglement.
Beoordeling:
Goed.
  KPI 2   INTERNE KWALITEITSZORG EN TOEZICHT
          Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van haar
          informatiehuishouding?
Kwaliteitssysteem archiefbeheer
Volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 dient het college van B&W ervoor te
zorgen dat het beheer van zijn archiefbescheiden (digitaal en fysiek) voldoet aan
toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.
Een kwaliteitssysteem is het geheel van organisatorische structuur, verantwoorde-
lijkheden en procedures die nodig zijn voor de kwaliteitszorg en –controle. Het geeft
weer hoe een correcte uitvoering van vastgestelde procedures en protocollen plaats-
vindt. Zonder een kwaliteitssysteem wordt onvoldoende gestuurd op kwaliteit,
bewaking en de juiste uitvoering van de procedures.
In 2019 werd een start gemaakt voor een werkbaar kwaliteitszorgsysteem. Door het
Directieteam is op 5 december 2019 het besluit genomen een Plan van Aanpak uit te
werken voor de invoering van het kwaliteitszorgsysteem. Als referentiekader voor het
digitaal archiefbeheer werd gekozen voor het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer
Decentrale Overheden (KIDO) en RODIN 2.
Op 29 juni 2021 werd het plan van aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer
gemeente Meppel door B & W vastgesteld en ter kennisname aan de Gemeenteraad
gezonden in juli 2021. In september 2021 werd gestart met de invoering van het Plan
van Aanpak.
                                                                                    10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>De belangrijkste verbeterpunten uit het plan van aanpak zijn:
1.       Kwaliteitssysteem: implementatie kwaliteitssysteem;
2.       Bewaarstrategie: opstelling van een overzicht van alle archiefbescheiden;
3.       Vervanging: actualisering van het handboek vervanging;
4.       Overbrenging: publiceren inventarissen en opstellen verklaringen van
         overbrenging;
5.       Openbaarheidsbeperkingen: bepaling van openbaarheidsbeperkingen.
Gekwalificeerde gemeentearchivaris
Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals
die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is
hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen.
Verslag toezicht archiefbeheer
Op grond van artikel 10 van de Archiefverordening dient de gemeentesecretaris
jaarlijks verslag te doen aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht
op het beheer van niet overgedragen archiefbescheiden.
Op grond van artikel 11 van de Archiefverordening dient het college jaarlijks verslag
aan de raad te doen over wat zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de
Archiefwet (art. 30, lid 1. zorg voor de archiefbescheiden).
Het jaarverslag Archiefbeheer wordt sinds 2014 jaarlijks uitgebracht aan het College
van B & W. Het jaarverslag over 2020 is door het college van B&W vastgesteld op 29
juni 2021 en ter kennisname doorgestuurd naar de gemeenteraad in juli 2021.
Conclusie:
De gemeente Meppel heeft een begin gemaakt met de implementatie van een
kwaliteitszorgsysteem ingericht volgens artikel 16 van de Archiefregeling 2010 op
grond waarvan door middel van geregelde audits de analoge en digitale
beheeromgeving kan worden getoetst. Hiervoor wordt de systematiek van het
Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) gevolgd.
Door het Directieteam werd daarvoor op 5 december 2019 het besluit genomen een
Plan van Aanpak uit te werken voor de invoering van het kwaliteitszorgsysteem in
2021/2022. Zie hiervoor ook het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer
gemeente Meppel.
Bij de gemeente Meppel is de gemeentesecretaris aangewezen als gemeente-
archivaris.
Het verslag met betrekking tot het toezicht op het archiefbeheer en het beheer van
de archiefbewaarplaats over 2020 is op 29 juni 2021 aan het College uitgebracht en
in juli 2021 ter kennisname aan de gemeenteraad.
Beoordeling:
Voldoende
                                                                                      11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre> KPI 3    ORDENING, AUTHENTICITEIT, CONTEXT, TOEGANKELIJKHEID EN
          DUURZAAMHEID ARCHIEFBESCHEIDEN
          Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de
          materialen de authenticiteit, context en toegankelijkheid en de
          duurzaamheid van de archiefbescheiden?
Documentair structuurplan (DSP)
Op grond van artikel 18 van de Archiefregeling 2010 dient de gemeente te beschik-
ken over een Documentair Structuurplan (DSP). Een DSP is een actueel-, compleet-
en logisch samenhangend overzicht van de bij de gemeente berustende archief-
bescheiden, geordend overeenkomstig de ten tijde van de vorming van het archief
daarvoor geldende ordeningsstructuur.
Met een DSP-overzicht wordt vastgesteld of documenten c.q. data – die voor
bewaring in aanmerking komen – op andere locaties worden bewaard dan in het
centrale archief.
Zonder zo’n overzicht bestaat de kans dat informatie ten onrechte wordt vernietigd of
door niet tijdige conversie op termijn niet meer te raadplegen is.
Bij de gemeente Meppel is geen volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke
archiefbescheiden aanwezig. Wel zijn er verschillende losse onderdelen, zoals het
model DSP/i-Navigator voor zaaktypen in het Document Management Systeem
(DMS).
In de i-Navigator zijn alle processen opgenomen die door de gemeente Meppel
worden uitgevoerd. De i-Navigator is geïmporteerd in Djuma. Hierdoor worden de
juiste zaaktypes/processen aan de zaken gekoppeld. Het zaaksysteem geeft daar-
mee een automatisch ordening en archivering van te bewaren en te vernietigen
archiefbescheiden.
Een ander los onderdeel is de in de gemeentelijke organisatie aanwezige applicaties
die niet zijn gekoppeld aan het Document Management Systeem (DMS) Djuma.
De gemeente Meppel maakt sinds mei 2019 gebruik van het volgens (bij aanschaf)
NEN 2082 gecertificeerde document management systeem (DMS) Djuma van Circle
BV te Sittard.
Om volledig digitaal te werken is een vervangingsbesluit genomen (met terug-
werkende kracht vanaf het begin van de substitutie in 2013), met daaraan gekoppeld
een handboek vervanging opgesteld in 2017. Het handboek vervanging zal in 2022
verder worden geactualiseerd.
Na de inrichting van het DMS Djuma is de applicatie niet opnieuw gecertificeerd. Dit
is een aandachtspunt en zal worden meegenomen in het Kwaliteitssysteem.
Het systeem kent koppelingen met Office 2010 (Microsoft), iNavigator (SDU),
Key2Datadistributie (Centric) ten behoeve van de Basisregistratie Personen (BRP)
en het Nieuw Handelsregister (NHR), Word Online, GBA-V via handmatige
                                                                                   12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>koppeling, Ibabs en Kofax (BMConsultants). De documenten worden gescand op
een resolutie van 300DPI. Hiervoor is één scanner in gebruik van het type Kodak
i 3400 met software van Kofax BMC, Kofax Capture 9.0.3.
De digitale beheeromgeving in het centrale zaaksysteem voldoet aan de te hanteren
normen en kaders (NEN-2082/RODIN). Wel ligt er nog een relatie met het te han-
teren kwaliteitssysteem.
Tot slot zijn er diverse losse inventarissen aanwezig. Hierin staan vermeld, per
archiefperiode, welke dossiers aanwezig zijn.
Systeem voor toegankelijkheid
De analoge (fysieke) archieven zijn in goede-, geordende- en toegankelijke staat.
De archieven van de rechtsvoorgangers van de gemeente Meppel zijn geplaatst in
de gemeentelijke archiefbewaarplaats. De authenticiteit en context zijn goed te
herleiden uit de fysieke dossiers. De archieven zijn toegankelijk door middel van
archiefinventarissen. Deze zijn zowel in fysieke als in digitale vorm aanwezig.
Daarnaast zijn de inventarissen te raadplegen op www.drentsarchiefnet.nl en op
www.meppel.nl.
Het (analoog) dynamisch archief is rechtstreeks toegankelijk. De dossiers zijn
geordend volgens de systematiek van de Basis Archiefcode (BAC).
Zowel de analoge als de digitale archiefbescheiden zijn eenvoudig terug te vinden in
het DMS Djuma via diverse zoekingangen.
In 2014 is het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale overheden (TMLO) als lande-
lijke standaard metadatering vastgesteld. Met behulp van het TMLO kunnen alle
decentrale overheden hun informatie straks op dezelfde manier metadateren. Dat is
een belangrijk hulpmiddel om informatieprocessen en –systemen op elkaar te laten
aansluiten. In 2017 is het metagegevensschema van Meppel daarop aangepast en
vastgesteld.
Duurzame materialen en gegevensdragers
De gemeente Meppel maakt voor de bewaring van fysieke archiefbescheiden gebruik
van duurzame verpakkingsmaterialen volgens de Archiefregeling 2010. De mater-
ialen worden besteld bij Lyreco. Het gebruikte papier, Black Label Office van Canon,
voldoet aan de NEN-norm 2728 en ICN-1.
De archiefbestanden, die zich in de archiefbewaarplaats en deels in de archiefruimte
bevinden, zijn nog niet allemaal (goed) bewerkt en omgepakt naar duurzame mate-
rialen. Dit betreffen voornamelijk de archieven tot 1998. Van deze werkzaamheden
werd in 2021 een inventarisatie gemaakt (zie het overzicht op pag. 6).
                                                                                   13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Conclusie:
De gemeente Meppel beschikt over een document management systeem (DMS)
voor het registreren en beheren van gemeentelijke archiefbescheiden dat bij aan-
schaf in 2019 conform NEN 2082 gecertificeerd was. Na de inrichting is het DMS niet
opnieuw gecertificeerd.
Bij de gemeente Meppel is geen volledig geordend overzicht van alle gemeentelijke
archiefbescheiden aanwezig. Dit onderdeel is opgenomen in het Plan van Aanpak
Risicoanalyse 2021 Archiefbeheer gemeente Meppel.
In 2017 is het metagegevensschema van Meppel aangepast aan het Toepassings-
profiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO). De gemeente gebruikt duurzame
verpakkingsmaterialen en gegevensdragers voor het beheer van blijvend te bewaren
archiefbescheiden, zoals omschreven in de Archiefregeling 2010.
Beoordeling:
Voldoende.
 KPI 4     DIGITALE ARCHIEFBESCHEIDEN in het bijzonder
           Werkt de gemeente inzake digitale archiefbescheiden systematisch aan
           digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke
           voorschriften?
De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal infor-
matiebeheer. Met dit referentiekader kunnen de audits/inspecties worden uitgevoerd
op het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving.
Daarnaast is het belangrijk om een handboek te hanteren, om periodiek te contro-
leren en te evalueren. Voldoet het gemeentelijk archiefbeheer nog aan de wettelijke
vereisten en normen/standaarden?
Djuma accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling
2010. Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen
in het PDFA-1a formaat. Grootformaat documenten worden gescand in TIFF- of
PDF-formaat.
Naast externe documenten wordt Djuma ook gebruikt voor de opslag van interne
documenten. De te bewaren documenten worden handmatig of automatisch
geconverteerd naar PDFA-1a.
De gemeente Meppel maakt ook gebruik van opslagformaten die niet aan een open
standaard voldoen, omdat er functionaliteitsverlies optreedt bij het opslaan naar
Open Document Format (ODF) bijvoorbeeld bij Excel.
                                                                                   14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Vanuit de procesapplicatie (Djuma) wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of
encryptietechnieken. Op netwerk-opslag niveau (de manier waarop bestanden
opgeslagen worden op het SAN onder het netwerk operating system) is wel degelijk
sprake van encryptie, compressie en de-duplicatie.
Dit is van toepassing op alle bestanden en applicaties over het hele netwerk en
volkomen transparant voor de gebruikers. Bij conversie naar een andere proces-
applicatie (DMS) wordt uitvoerig getest of bestaande bestandsformaten te ontsluiten
zijn, zodat gegarandeerd geen gegevens verloren gaan. Dit is een voorwaarde voor
digitale duurzaamheid en een absolute eis voorafgaand aan een geplande conversie
of migratie.
Conclusie:
De gemeente Meppel kiest voor RODIN 2 als referentiekader voor het digitaal infor-
matiebeheer. Daarnaast is het belangrijk om een Kwaliteitshandboek te hanteren, om
zo het gemeentelijk informatiebeheer c.q. de digitale beheeromgeving van tijd tot tijd
te controleren en te evalueren.
Djuma accepteert alle bestandsformaten die vermeld staan in de Archiefregeling
2010. Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen
in het PDF/A-1a formaat. Er wordt geen gebruik gemaakt van compressie- of
encryptietechnieken. In een Informatiebeveiligingsplan dient een toekomstige
conversie/migratie goed te worden beschreven. Voorkomen moet worden dat bij
langjarig duurzaam beheer van informatie gegevensverlies optreedt.
Beoordeling:
Voldoende
 KPI 5    VERNIETIGEN EN VERVREEMDING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
          Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van bescheiden
          niet meer van belang is voor bedrijfsvoering, democratische controle en
          cultuurhistorie?
Vernietiging archiefbescheiden
Door de gemeente Meppel wordt jaarlijks de voor vernietiging in aanmerking
komende fysieke archiefbescheiden vernietigd. De vernietiging vindt plaats op basis
van de:
1. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen
sinds 1 januari 1996 (en actualisaties daarvan) voor de documenten tot 1 januari
2017;
2. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeenten en intergemeentelijke organen
opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2017;
3. Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke
organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020.
Voor de papieren archieven worden jaarlijkse vernietigingsrondes uitgevoerd. Voor-
dat de vernietiging daadwerkelijk plaatsvindt, wordt de lijst met de te vernietigen
archiefbescheiden ter beoordeling aan de organisatie voorgelegd. Hiervan wordt een
verslag opgesteld. Na de daadwerkelijke vernietiging wordt een verklaring van
                                                                                     15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>vernietiging, inclusief een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden,
opgemaakt en gearchiveerd.
De jaarlijkse vernietiging van de analoge dossiers per 1 januari 2021 heeft plaats-
gevonden. Digitale vernietiging vanuit het zaaksysteem Djuma over 2020 en 2021
heeft i.v.m. ziekte van een medewerker nog niet plaatsgevonden.
Vervanging archiefbescheiden
Sinds augustus 2013 werkt de gemeente Meppel in principe volledig digitaal. Het
volledig digitaal werken werd op 19 december 2017 geformaliseerd. Tijdens deze
vergadering werd door het College van B&W het Handboek Vervanging en het
Besluit tot vervanging archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Op 9
januari 2018 werden deze documenten naar de toezichthouder verzonden en op 18
januari 2018 werd het Handboek Vervanging en het Besluit gepubliceerd.
Het Handboek Vervanging en het bijbehorende Besluit traden met terugwerkende
kracht in werking vanaf 1 augustus 2013. In 2018 werd het Handboek geïmplemen-
teerd en uitgevoerd. Het handboek vervanging zal dit jaar verder worden geactuali-
seerd.
In het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2020 Archiefbeheer gemeente Meppel is
opgenomen het aanpassen van het Handboek Vervanging naar de huidige situatie.
Dit onderdeel is doorgeschoven naar 2022.
Hotspotmonitor
Een hotspot is een onderwerp dat volgens de selectielijst voor vernietiging in aan-
merking komt, maar wat voor de gemeente Meppel een speciale betekenis heeft.
Een procedure voor regelmatige aanwijzing van archief-hotspots moet worden
ingevoerd om de archivering van actuele of lokaal belangrijke zaken te garanderen.
Eind 2021 werd besloten de coronacrisis als archief-hotspot aan te wijzen. Belang-
rijke documenten over dit onderwerpen zijn voor blijvende bewaring aangewezen.
Vervreemding van archiefbescheiden
Van vervreemding is sprake wanneer archiefbescheiden worden overgedragen aan
een andere organisatie (zorgdrager of niet-overheidsorganisatie).
In de meeste gevallen gebeurt dit als gevolg van de uitvoering van nieuwe wetgeving
waarin de vervreemding van lopende dossiers/zaken expliciet wordt voorgeschreven.
In dat geval is geen machtiging van vervreemding door de minister noodzakelijk.
Vervreemding van archiefbescheiden heeft in 2021 niet plaatsgevonden.
                                                                                    16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Conclusie:
De gemeente Meppel weegt zorgvuldig af wanneer de aanwezigheid van bescheiden
niet meer van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuur-
historie. De vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden
vindt plaats volgens de gebruikelijke archiefwettelijke procedure. Dit is toegepast op
de digitale bestanden met vernietigingstermijn tot en met 31 december 2019.
De gemeente Meppel heeft het Handboek Vervanging en het Besluit tot vervanging
archiefbescheiden Gemeente Meppel 2017 vastgesteld. Hierdoor wordt voldaan aan
het besluit om papieren archiefbescheiden te mogen vervangen door digitale repro-
ducties (substitutie of vervanging). Er heeft in 2021 geen vervreemding van archief-
bescheiden plaatsgevonden.
Beoordeling:
Voldoende.
 KPI 6      OVERBRENGING VAN ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEF-
            BEWAARPLAATS
            Brengt de gemeente het principe van de Archiefwet 'te bewaren archief-
            bescheiden na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in
            de praktijk?
Het (archief)wettelijk onderscheid tussen overgebracht en niet-overgebracht is in de
gemeente Meppel niet doorgevoerd. Dossiers jonger dan 20 jaar worden nog
regelmatig geraadpleegd en al snel in de archiefbewaarplaats opgeslagen.
Deze dossiers zijn formeel niet overgebracht en vallen daarmee ten aanzien van
openbaarheid onder het regime van de Wet open overheid (Woo).
Het secretarie-archief van 1928-1990 (185 m1) voldoet niet aan de eisen van de
Archiefwet en dient zo spoedig mogelijk te worden geïnventariseerd. Het archief had
feitelijk in 2010 al bewerkt moeten worden in het kader van de wettelijke overdracht.
Ook het blok 1990-1997 (67 m1) dient zo spoedig mogelijk te worden bewerkt om
aan de eisen te voldoen. Beiden archiefblokken dienen derhalve nog dit jaar te
worden geïnventariseerd. Gelijktijdig met de bewerking kunnen op dossierniveau
bepalingen t.a.v. de openbaarheid worden vastgesteld.
Conclusie:
De gemeente heeft de overdracht van een gedeelte van de archiefbescheiden naar
de archiefbewaarplaats conform de (archief) wettelijke procedure van overbrenging
nog niet officieel geregeld. Verbeteringen in deze procedure zijn daarom zeer nood-
zakelijk. De archiefblokken 1928-1990 en 1990-1997 moeten met de hoogste
urgentie worden bewerkt.
Beoordeling:
Onvoldoende.
                                                                                      17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre> KPI 7    ARCHIEFBEWAARPLAATSEN, ARCHIEFRUIMTEN EN E-DEPOTS
          Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?
Archiefbewaarplaats/Archiefruimte
De gemeente beschikt over een eigen archiefbewaarplaats met archiefruimte in het
Stadhuis. Deze archiefbewaarplaats/archiefruimte is op 16 december 2008 door
Gedeputeerde Staten van Drenthe goedgekeurd met besluitnummer
6.2/2008013962.
De gemeente beschikt ook over een archiefruimte. Deze is gelegen in dezelfde
ruimte als de Archiefbewaarplaats. De Archiefregeling 2010 geeft geen specifieke
eisen voor de bouw en inrichting van een serverruimte of datacentrum. Door Het
Expertise Centrum is een checklist voor de bouw en inrichting van een serverruimte
ontwikkeld.
Al eerder had ook het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (Lopai) een
toetsingskader voor de digitale Beheersomgeving van permanent te bewaren
archiefbescheiden opgesteld, te weten “ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot”
(2008). De laatste versie dateert van december 2012 en is te vinden op de website
www.lopai.nl. Door de gemeente Meppel is voor de serverruimte al in 2019 een
checklist ingevuld.
E-depot
De gemeente Meppel beschikt niet over een E-depot voor de bewaring van digitale
archiefbescheiden. De gemeenten heeft samen met het Drents Archief, de Provincie
Drenthe en enkele gemeenten in 2018/2019 een onderzoek hebben gedaan naar
een gezamenlijke E-depotvoorziening in de provincie Drenthe. Op 27 juni 2019 werd
het resultaat van de verkenning gepresenteerd. Als vervolg daarop heeft een aantal
gemeenten met de initiatiefnemers in een viertal bijeenkomsten verder nagedacht
over een raadpleegschil.
Al in 2020 hebben enkele bedrijven hun systemen gepresenteerd voor de invulling
van een raadpleegschil voor het E-depot. Deze presentaties hebben nog niet geleid
tot de aanschaf van een systeem.
Door het Drents Archief is de gemeente Meppel gevraagd deel te nemen aan een 3-
jarige pilot omtrent de inrichting van een E-depot en welke zaken erbij komen kijken
wanneer het digitale archief van de gemeente wordt overgezet naar een E-depot.
Actuele vragen daarbij zijn bijvoorbeeld: gaat dit 1 op 1 over, of moet het huidige
systeem worden aangepast ?
De pilots die de komende 3 jaren worden behandeld zijn:
1. Metadatamapping zaaksysteem Djuma en het e-depot (2021);
2. Proces van opname documenten in het e-depot beschrijven (2022):
       -       Export procedure;
       -       Ingest procedure (opname in het e-depot);
       -       Toegankelijkheid voor publiek en ambtenaar;
       -       Proces van overbrengen.
                                                                                    18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>3. In kaart brengen welke informatieobjecten wanneer in aanmerking komen voor
het e-depot (2023).
Door deel te nemen aan deze pilot wordt onder deskundige begeleiding ervaring
opgedaan en zijn we in staat om over 3 jaar een goed onderbouwde keuze te maken
of de gemeente Meppel zelf een E-depot gaat inrichten of dat wordt aangesloten bij
het E-depot van het Drents Archief.
Conclusie:
De gemeente Meppel beschikt over een door Gedeputeerde Staten van Drenthe
goedgekeurde openbare archiefbewaarplaats, die aan (archief) wettelijke vereisten
voldoet. Het verdient aanbeveling om bij toekomstige aanpassingen van of uitbrei-
ding van de gemeentelijke serverruimte met de Checklist en de ED3 richtlijnen
rekening te houden.
De definitieve keuze over deelname aan een gemeenschappelijke provinciale
E-depotvoorziening of een eigen E-depot inrichten wordt in 2024 gemaakt op basis
van de ervaringen met de 3-jarige pilot van het Drents Archief.
Beoordeling:
Voldoende.
 KPI 8    TER BESCHIKKING STELLING VAN NAAR ARCHIEFBEWAARPLAATS
          OVERGEBRACHTE ARCHIEFBESCHEIDEN.
          Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de
          Archiefwet?
De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden zijn voor een ieder te
raadplegen. Openingstijden, bezoek- en correspondentieadres zijn eveneens op
www.meppel.nl aangegeven. Een overzicht van tarieven is ook op de website van de
gemeente te vinden. De kosten voor onderzoek en kopieën/scans van archief-
bescheiden staan vermeld in de op 28 september 2017 door de gemeenteraad
vastgestelde Legesverordening van de gemeente Meppel.
In de archiefbewaarplaats die tevens als archiefruimte wordt gebruikt staan twee
soorten bestanden, te weten de openbaar toegankelijke bestanden (zo worden deze
behandeld) en de geplaatste bestanden. Geplaatste bestanden betreffen geen
overgebrachte archieven.
Er zijn geen verklaringen van overbrenging opgesteld voor de archieven over de
periode 1928 tot 1998 die aanwezig zijn in de archiefbewaarplaats. Hierdoor zijn er
ook geen besluiten genomen voor de eventuele beperking van de openbaarheid van
eventuele archiefbestanddelen. Zie hiervoor ook KPI-punt 6 van dit Verslag.
Dit onderdeel was opgenomen in het Plan van Aanpak Risicoanalyse 2020 Archief-
beheer gemeente Meppel. Door de maatregelen omtrent COVID-19 is dit onderdeel
in 2021 (net als in 2020) nog niet tot uitgevoerd gebracht. De planning is om uiterlijk
in medio 2022 deze verklaringen van overbrenging te laten vaststellen inclusief de
beperkingen aan de openbaarheid.
                                                                                       19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Onder punt 5 van het gehanteerde bezoekersreglement staan aanwijzingen voor het
behoud en gebruik van archiefbescheiden. Hieruit kan worden afgeleid dat de
archiefzorgdrager i.c. de beheerder van de archiefbewaarplaats een eventuele
afwijzing van het gebruik van archiefbescheiden afdoende kan motiveren.
De gemeente Meppel beschikt sinds 13 december 2016 over een door het College
vastgesteld bezoekersreglement voor het gebruik van de archieven en collecties van
het gemeentelijk archief.
Conclusie:
De beschikbaarstelling van archiefbescheiden en de omgang met archiefbescheiden
en bezoekers is grotendeels gebaseerd op de gebruikelijke praktijk bij andere
archiefdiensten. Er zijn geen verklaringen van overbrenging opgesteld voor de
archieven van 1928 tot 1998. Hierdoor wordt met de beperking van de openbaarheid
van archiefbestanddelen na 20 jaar geen rekening gehouden (zie ook punt 6).
Het is van belang om voor de geplaatste – niet overgedragen – archiefbestanddelen
van 20 jaar en ouder openbaarheidseisen of beperkende bepalingen te bepalen en
vast te leggen. Het bezoekersreglement is formeel door het College vastgesteld (zie
ook punt 1).
Beoordeling:
Voldoende.
 KPI 9    RAMPEN, CALAMITEITEN EN VEILIGHEID
          Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren)
          archiefbescheiden bij bijzondere omstandigheden?
De gemeente Meppel beschikt over een Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel
dat op 27 augustus 2019 door het College van B&W is vastgesteld.
In het Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel is opgenomen een risicoprofiel,
beleids- en crisisplan waarin procedures met betrekking tot de verplaatsing of veilig-
stelling van objecten met een cultuurhistorische waarde zoals (te bewaren) archief-
bescheiden zijn opgenomen. Hiermee wordt bedoeld, dat in het Calamiteitenplan
Gemeentearchief Meppel informatie is opgenomen over de instelling en de locatie
(de verzamelplaats) waarheen bij een ernstige calamiteit de te ontruimen archieven
en collecties dienen te worden gebracht
Op 26 juli 2005 is een overeenkomst voor calamiteitenservice afgesloten met
Documentenwacht te Beekbergen. Deze organisatie zorgt bij een calamiteit voor het
totale logistieke proces; verpakking, vervoer, registratie, vakkundige verzorging en
opslag.
Conclusie:
De gemeente Meppel beschikt over een Calamiteitenplan Gemeentearchief Meppel
vastgesteld op 27 augustus 2019.
                                                                                     20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Beoordeling:
Goed.
  KPI 10   MIDDELEN EN MENSEN
           Hoofdvraag: Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar
           wettelijke taken voor de archiefzorg en het archiefbeheer, hoeveel
           middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun
           kwaliteitsniveau?
Het cluster DIV maakt onderdeel uit van het team Informatie en Interne Dienst-
verlening en is bij de gemeente Meppel verantwoordelijk voor alle voorkomende
werkzaamheden op het terrein van de documentaire informatievoorziening.
Sinds 1 januari 2021 bestaat het team weer uit vier medewerkers, waarvan drie
medewerkers 36 uur per week werken en één medewerker 32 uur per week.
Bij de gemeente Meppel zijn er voldoende mogelijkheden tot bij- en nascholing. Het
opleidingsniveau van de medewerkers is voldoende, toegespitst op het vakgebied
van DIV’er gericht op de analoge en digitale archieven.
In februari 2020 is de digitale vernietiging tot en met 31 december 2019 afgerond.
Als gevolg hiervan kon de conversie van het DMS Verseon naar het zaaksysteem
Djuma plaatsvinden. Van deze conversie is een verslag gemaakt.
Van oudsher heeft de gemeente Meppel geen gemeentearchivaris aangesteld zoals
die wordt genoemd in de Archiefwet. Op basis van de Archiefwet, art. 32, lid 1. is
hiervoor in de plaats de gemeentesecretaris aangewezen. Daarnaast is geen
gemeentelijke archiefinspecteur aangesteld.
Conclusie:
Voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, zoals postregistratie en
archiefvorming, stelt de gemeente Meppel voldoende middelen en mensen
beschikbaar.
In 2021 is het Team DIV ruim 10 maanden niet op volle sterkte geweest. Deels als
gevolg van COVID-19 maatregelen en deels als gevolg van ziekte en uitdienst-
treding. Inmiddels is een nieuwe medewerker aangesteld.
Bij de gemeente Meppel zijn geen gemeentearchivaris of een gemeentelijke
archiefinspecteur aangesteld.
Beoordeling:
Voldoende
                                                                                   21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Bijlage:
Overzicht uit te voeren actiepunten
1.    Kwaliteitssysteem: verdere uitvoering geven aan het Plan van Aanpak
      (KIDO) kwaliteitszorgsysteem;
2.    Bewaarstrategie: uitwerken van een volledig geordend overzicht van alle
      gemeentelijke archiefbescheiden;
3.    Vervanging: actualisering van het handboek vervanging;
4.    Openbaarheidsbeperkingen: inventariseren secretarie-archief blok 1928-
      1990 en blok 1990-1997, alsmede het vastleggen van een procedure en
      beperkings-gronden t.a.v. de openbaarheid van geplaatste archieven ouder
      dan 20 jaar;
5.    Overbrenging: opstellen van één generieke verklaring van overbrenging voor
      de geplaatste archieven ouder dan 20 jaar;
                                                                               22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>