<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                             9-2-2015




GEMEENTE
ALMELO
               UITVOERINGSNOTA VERBONDEN PARTIJEN




  Handreiking voor het college van B en W en de ambtelijke organisatie




                                                                         0
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave

Inleiding ................................................................................................................................................... 2
1.      Uitgangspunten relatiebeheer verbonden partijen ........................................................................ 3
2.      Eigenaarschap.................................................................................................................................. 5
     2.1 Privaatrechtelijke rechtspersoon .................................................................................................. 5
     2.2 Publiekrechtelijke rechtspersoon .................................................................................................. 8
     2.3       Afspraken vertegenwoordiging door college van B en W ..................................................... 10
3.      Opdrachtgeverschap ..................................................................................................................... 12
4.      Accounthouderschap..................................................................................................................... 15
5.      Informatievoorziening en onderlinge afstemming ....................................................................... 17
     5.1 Informatievoorziening ................................................................................................................. 17
     5.2 Overlegstructuren ....................................................................................................................... 17
6.      Implementatie ............................................................................................................................... 19
     6.1       Kennisoverdracht en kennisborging ...................................................................................... 19
     6.2       Borging in planning- en controlcyclus ................................................................................... 19
     6.3       Borging in de organisatie en overige maatregelen ............................................................... 20
Bijlage A Samenvatting besturingsmodel verbonden partijen.............................................................. 22
Bijlage B Interne verantwoordelijkhedenverdeling verbonden partijen .............................................. 24




                                                                                                                                                                  1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Inleiding

Aanleiding

De Kadernota Governance geeft de kaders en afspraken voor de omgang met onze samenwerkings-
relaties. Dit kader is ook een handvat voor onze organisatie om effectief sturing te geven aan -en
toezicht te houden op- samenwerkingsrelaties, in het bijzonder verbonden partijen. Binnen dit kader
dient de uitvoering plaats te vinden. De uitvoering is in voorliggende Uitvoeringsnota Verbonden
partijen geconcretiseerd en toegespitst op de rol van het college van B en W en de ambtelijke
organisatie in de relatie met verbonden partijen.

De nota richt zich niet op andere samenwerkingsverbanden zoals gesubsidieerde instellingen of
andere organisaties waarbij de gemeente wel een belang heeft maar niet bestuurlijk in participeert
(bijvoorbeeld onderwijsinstellingen of woningbouwcorporaties). Voor gesubsidieerde instellingen
gelden de uitvoeringskaders gebaseerd op onze Algemene Subsidie Verordening (ASV). Bovendien is
er specifieke behoefte aan rolverduidelijking in de relatie met verbonden partijen en draagt de
gemeente bij bestuurlijke participatie over het algemeen een zwaardere verantwoordelijkheid die
mede tot uitdrukking komt in het risicodragerschap van de gemeente.

Doel

Dit document vormt een handreiking voor het college van B en W en de ambtelijke organisatie die
duidelijkheid biedt over interne rollen en de daarbij behorende en te onderscheiden taken en
verantwoordelijkheden en handvatten geeft voor het onderhouden van de relatie met verbonden
partijen.

Verbonden partijen

In de Kadernota Governance is een definitie aan verbonden partijen gegeven. Hierin staat dat een
verbonden partij een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie is, waarin de gemeente een
bestuurlijk en financieel belang heeft. Verbonden partijen waarmee we te maken krijgen zijn
privaatrechtelijke rechtspersonen zoals BV, NV, stichting, vereniging en coöperatieve vereniging
(geregeld in het BW). Daarnaast is er de publiekrechtelijke rechtsvorm: de gemeenschappelijke
regeling (geregeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen).

Leeswijzer

In hoofdstuk 1 staan de uitgangspunten voor het relatiebeheer van verbonden partijen in algemene
zin beschreven. Vervolgens wordt een onderscheid gemaakt naar de verschillende rollen die we in
onze organisatie kennen ten aanzien van verbonden partijen, namelijk het eigenaarschap, het
opdrachtgeverschap en het accounthouderschap. Voor de wijze waarop we deze rollen invullen
maken we concrete afspraken. In hoofdstuk 2 wordt de rol, verantwoordelijkheid en taken van het
eigenaarschap in kaart gebracht en ditzelfde wordt in hoofdstuk 3 en 4 gedaan voor respectievelijk
het opdrachtgeverschap en het accounthouderschap. Vervolgens bevat hoofdstuk 5 een overzicht
van de overlegstructuren en besluitvormingsafspraken en staan in hoofdstuk 6 de implementatie-
maatregelen behorend bij de Kadernota Governance en deze uitvoeringsnota.




                                                                                                       2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>   1. Uitgangspunten relatiebeheer verbonden partijen

Voor de in te zetten stuur- en verantwoordingsinstrumenten en coördinatiemechanismen in relatie
tot verbonden partijen gelden de volgende algemene uitgangspunten:

   1.   De relatie met verbonden partijen is gebaseerd op de besturingsfilosofie en de beleidsmatige
        uitgangspunten uit de kadernota Governance.

   2.   Structurele coördinatielasten en incidentele transactiekosten houden wij zo laag mogelijk met
        het oog op een doelmatige vormgeving van de relatie.

   3.   Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden leggen we vast in de statuten of een
        contract en/of dienstverleningsovereenkomst.

   4.   De mate van sturing stemmen we af op te bereiken beleidsmatige doelstellingen; wij plegen
        of claimen niet meer inbreng of interventiemogelijkheden dan noodzakelijk om de
        overeengekomen doelstellingen te realiseren (minimum-interventiebeginsel);

   5.   De mate van sturing is in lijn met de gemeentelijke verantwoordelijkheid en omvang van de
        deelneming (proportionaliteitsbeginsel);

   6.   We laten onze invloed los op vlakken die niet direct herleidbaar zijn tot de
        beleidsdoelstellingen, het publiek belang, de financiële verantwoordelijkheid en de
        verantwoordelijkheid als aandeelhouder.

   7.   Er is duidelijkheid over de beleidsmatige doelstellingen en het na te streven publiek belang.

   8.   Voor elke partij is duidelijk wat de gemeenschappelijke belangen en doelstellingen zijn en
        waar tegengestelde belangen of doelstellingen bestaan.

   9.   Er is duidelijkheid over de rol, positie en belangen van de betrokken organisaties (mede-
        aandeelhouders, deelnemers, overige relevante actoren) ten opzichte van elkaar en ten
        opzichte van de verbonden partij (inzicht in het krachtenveld).

   10. Bij de opdrachtverstrekking aan verbonden partijen worden afspraken gemaakt over:
        a.   het vastleggen van de na te streven doelen en prestaties;
        b.   de verdeling en toewijzing van verantwoordelijkheden;
        c.   de wijze waarop verantwoording wordt afgelegd;
        d.   overige randvoorwaarden waarbinnen geopereerd moet worden.

   11. De informatievoorziening met betrekking tot governance is geïntegreerd in de gemeentelijke
        P&C-cyclus in combinatie met een “early warning systeem” waarmee de verbonden partij
        ervoor zorgt dat informatie tijdig de gemeente bereikt.




                                                                                                        3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre> 12. Binnengemeentelijk onderkennen wij drie rollen (zie bijlage A):
     a. eigenaar;
     b. opdrachtgever;
     c. accounthouder.

     De rollen opdrachtgever en eigenaar zijn gescheiden, terwijl het accounthouderschap vooral
     gericht is op het opdrachtgeverschap.
 13. Ook in de afstemming en overlegstructuren met de verbonden partij wordt vermenging van
     de eigenaarsrol en opdrachtgeverrol vermeden.

 14. Uitgangspunt is toepassing van de Code voor goed openbaar bestuur. Indien aanwezig wordt
     de branche-specifieke code voor goed bestuur toegepast.




                           Good Governance: Code voor goed openbaar bestuur

 In 2009 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties de Nederlandse Code voor goed
   openbaar bestuur vastgesteld. Deze code bevat een aantal beginselen van deugdelijk bestuur voor de
Nederlandse Overheid. Het gaat hierbij niet om juridisch afdwingbare normen, maar om een codificatie van
    algemene waarden zoals integriteit en verantwoording. Het is in het aangaan en onderhouden van
samenwerkingsrelaties van belang dat de samenwerkingsrelatie deze beginselen vastlegt in de statuten of in
                                   andere afspraken met de gemeente.




                                                                                                             4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>    2. Eigenaarschap

De wijze waarop wij het eigenaarschap van een verbonden partij invullen, is afhankelijk van de
rechtsvorm van deze partij en onze zeggenschap. Wij maken hierbij onderscheid tussen
privaatrechtelijke en publiekrechtelijke rechtspersonen.

2.1 Privaatrechtelijke rechtspersoon

De gemeente kan in meer of mindere mate participeren in een verbonden partij. Bij publiek-
rechtelijke verbonden partijen is bestuurlijke vertegenwoordiging in het Algemeen Bestuur vanuit
het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) verplicht. Dit geldt niet voor privaatrechtelijke
verbonden partijen. De gemeente kan als eigenaar op meerdere manieren betrokken zijn in
privaatrechtelijke rechtspersonen:

    als aandeelhouder in een NV of BV en als zodanig vertegenwoordigd in de Algemene vergadering
    van aandeelhouders (AvA);
    door vertegenwoordiging namens de gemeente in het bestuur, de Raad van Commissarissen
    (RvC) of Raad van Toezicht (RvT).

De AvA heeft alle bevoegdheden die niet aan andere organen van de vennootschap zijn toegekend.
Een aantal bevoegdheden kan alleen door de AvA worden uitgeoefend, zoals het wijzigen van de
statuten en het vaststellen van de jaarrekening.

Afspraak 1 Niet besturen

We bemoeien ons bij deelnemingen in privaatrechtelijke organisaties zo weinig mogelijk met het
directe bestuur van de organisatie, maar zorgen er voor dat taakstelling, strategische ruimte en
randvoorwaarden zodanig helder en goed op orde zijn, dat in redelijkheid en naar geaccepteerde
professionele maatstaven, de organisatie haar taken zelfstandig kan uitvoeren.

Deze redenering leidt tot de conclusie dat, mits taakstelling en randvoorwaarden op orde zijn, directe
bemoeienis met het bestuur van - of participatie in - het bestuur van deze organisaties niet aan de
orde is.

Toelichting:
1. De commissarisfunctie niet verenigbaar met lidmaatschap van college van B en W:
    Gemeentelijke vertegenwoordiging door leden van het college in het bestuur/RvC/RvT van een
    rechtspersoon kan leiden tot conflictsituaties. Het publieke belang kan immers strijdig zijn met
    het belang van de vennootschap, vereniging of stichting. Een commissaris is conform het
    vennootschapsrecht enkel verantwoording schuldig aan de aandeelhouders van de
    vennootschap of stichting (en dus niet aan de gemeenteraad) en hij handelt in het belang van
    deze organisatie, wat kan conflicteren met het publiek belang. De commissaris is onafhankelijk
    en handelt zonder last of ruggespraak (art. 2:140 BW). Indien een lid van het college tevens
    commissaris is in een vennootschap geldt dus geen verantwoordings-verplichting over deze
    functie aan de gemeenteraad.




                                                                                                         5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>2. Mogelijke belangenverstrengeling (de zgn. dubbele pettenproblematiek).
   De gemeente kan bijvoorbeeld in de rol van handhaver van wet- en regelgeving of van
   opdrachtgever een ander belang hebben dan de rechtspersoon. Hieruit kan de (schijn van)
   belangenverstrengeling voortvloeien met negatieve consequenties voor de vertegenwoordiger in
   kwestie en het imago van de gemeente.

Afspraak 2 Onafhankelijk en professioneel toezicht

Indien de gemeente het recht heeft een commissaris of lid van de RvT te benoemen dan wordt
hiervoor een persoon geselecteerd die geen functie heeft binnen het gemeentelijk apparaat.

Er worden hoge eisen aan het toezicht gesteld, het is complex en het afbreukrisico kan fors zijn. Het
is dus van belang om via een transparante procedure vooral een deskundige, professionele
commissaris / toezichthouder te selecteren, waarbij de gemeente zich dient te realiseren dat via
deze persoon geen sturing mogelijk is op de verbonden partij. De commissaris is, ook al is deze door
de gemeente voorgedragen, geen gemeentelijk belangenbehartiger.

Afspraak 3 Actief eigenaarschap (aandeelhouderschap)

Actief aandeelhouderschap bij meerderheidsbelang

De gemeente wil bijdragen aan de borging van publieke belangen binnen de verbonden partij. Indien
de gemeente 100% eigenaar is of meerderheids-aandeelhouder oefent zij als eigenaar op een aantal
terreinen actief invloed uit met inachtneming van het “minimum-interventie-principe”. De stem-
verhouding en het gewicht dienen gekoppeld te zijn aan het financieel belang van de deelnemende
partijen. Dit actief aandeelhouderschap betreft in het bijzonder de volgende onderwerpen:
    A. Doelstellingen en strategie
    B. Financieel beleid en beheer
    C. Risicobeheersing
    D. Maatschappelijk verantwoord ondernemen, waaronder social return
    E. Benoemingen en beloning in de (semi)publieke sector
    F. Specifieke goedkeuringsbevoegdheden.

A. Doelstellingen en strategie

De strategie van de onderneming moet in lijn zijn met het publieke belang. Wij willen de verbonden
partij actief aanspreken op de wijze waarop de verbonden partij dit publiek belang behartigt. De
aandeelhouder wil daarom vroegtijdig betrokken zijn bij de totstandkoming of wijziging van de
strategie van de verbonden partij en wil instemmingsrecht op koersbepalende besluiten. De doelen
van de vennootschap worden vastgelegd in de statuten.

Strategiesessies van de aandeelhouders worden bijgewoond door de wethouder financiën en de
wethouder die verantwoordelijk is voor het beleidsterrein waarop de verbonden partij zich beweegt.
Het is hierbij overigens ook zaak om invloed op de strategie vanuit de juiste rol (eigenaar of
opdrachtgever) te benaderen en ervoor te zorgen dat één lijn wordt gekozen.

Wijziging van statuten en de strategische documenten behoeven instemming van het college van B
en W.



                                                                                                        6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>B. Financieel beleid en beheer

Via het monitoren en toetsen van de jaarrekening van vennootschappen wordt inzicht verkregen in
de financiële situatie. Aandachtspunten zijn:

    het eigen vermogen van de vennootschap dat nodig is om risico’s op te vangen en om
    financiering van investeringen door banken mogelijk te maken;
    solvabiliteitseisen om de continuïteit van het bedrijf te borgen, waarbij aangesloten wordt op de
    voor de branche gebruikelijke normen;
    een sluitende meerjarenbegroting;
    een meerjarige investerings- en onderhoudsplanning;
    monitoring van de liquiditeitspositie;
    voorafgaande goedkeuring op investeringen en uitgaven boven een te bepalen minimumgrens.

Het is raadzaam om de eisen aan het financieel beleid en beheer in de statuten op te nemen.

C. Risicobeheersing

Bij de oprichting van of beoogde deelname aan de verbonden partij en in de exploitatiefase dient er
inzicht te zijn in het risicoprofiel van de verbonden partij. Op deze wijze kan de risicobereidheid van
college en raad meegenomen worden in de besluitvorming. Van de verbonden partij wordt verwacht
dat zij in begroting en jaarverslag transparant verantwoording aflegt over actuele risico’s die de
financiële positie kunnen beïnvloeden en dat zij daarbij aangeeft op welke wijze de risico’s beheerst
worden. Tevens dient de verbonden partij in de jaarverantwoording een vertaalslag te maken van de
bedrijfsrisico’s naar het noodzakelijk eigen vermogen om deze af te kunnen dekken. De accountant
van de verbonden partij dient de aannemelijkheid van het benodigd eigen vermogen vast te stellen.

D. Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Wij vinden dat verbonden partijen de verplichting hebben om maatschappelijke baten te realiseren
en een maatschappelijk verantwoord beleid te voeren. Dat rekenen wij tot de publieke taak van de
verbonden partij. Wij maken afspraken over de verslaglegging van het maatschappelijk verantwoord
ondernemen in het jaarverslag van de verbonden partij. Daarbij ligt de focus op de participatie van
kwetsbare groepen in het arbeidsproces van de verbonden partij en duurzaamheid.

E. Benoemingen en beloningen in de (semi)publieke sector

Voor elke partij is het belangrijk om een goede directie, bestuur en interne toezichthouders te
hebben. Verbonden partijen opereren over het algemeen in een complex politiek-maatschappelijk
krachtenveld met uiteenlopende belangen en hebben daarnaast veelal te maken met vormen van
concurrentie uit de markt. Dit stelt hoge eisen aan de kwaliteiten en competenties van het
topmanagement.

Benoemingen van de leden van de Raad van Commissarissen en de directeur/ bestuurder / college
van bestuur behoeven goedkeuring van de aandeelhoudersvergadering, evenals de beloning van het
bestuur en de beloningsstructuur. De verbonden partij dient over de beloningen van de directie en
interne toezichthouders in de jaarstukken verantwoording af te leggen.

De Wet Normering Bezoldiging Topinkomens (WNT) is van toepassing is op de (semi)publieke sector
inclusief privaatrechtelijke stichtingen / instellingen waar de gemeente een subsidierelatie mee



                                                                                                          7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>onderhoudt. Indien een private onderneming voor 100% in overheidshanden is, passen wij de
normen uit de WNT ook op deze bedrijven toe.

F. Specifieke goedkeuringsbevoegdheden

Het actief aandeelhouderschap vraagt, naast het algemeen stemrecht in de AvA, om een aantal
(goedkeurings)bevoegdheden ter waarborging van het publieke belang:
        vaststellen van de jaarrekening;
        vaststellen van de winstbestemming (tenzij de statuten anders bepalen);
        recht op inlichtingen van bestuurders en commissarissen;
        besluiten tot wijziging van de statuten;
        besluiten tot fusie en splitsing;
        ontbinding en omzetting van de vennootschap;
        strategische, ingrijpende besluiten en grote investeringsvoorstellen;
        benoeming van leden van de Raad van Toezicht en indien van toepassing ook die van de
        Raad van Bestuur en/of de Raad van Commissarissen;
        besluiten tot kapitaalvermindering of -vermeerdering.

Afspraak 4 Niet-actief aandeelhouderschap

Terughoudendheid noodzaak bij minderheidsbelang

In privaatrechtelijke regelingen kan er zowel een verdeling van stemmen zijn in het bestuur als in een
verdeling van stemmen in de vergadering van aandeelhouders (AVA). In deze situatie is de positie
van de gemeente om via vertegenwoordiging invloed uit te oefenen beperkt. Dat maakt de politieke
verantwoordelijkheid kwetsbaar.

Bij incidenten wordt de gemeente wel aangesproken terwijl de mogelijkheid tot direct ingrijpen
afwezig is. Het is derhalve van belang dat continu scherp gewogen moet worden of voorzetting van
het aandeelhouderschap bijdraagt aan borging van de publieke taak en of de mogelijke risico’s en
nadelen van deelneming niet zwaarder wegen dan de mogelijke baten van financieel rendement
(dividend) en beïnvloedingsmogelijkheden.



2.2 Publiekrechtelijke rechtspersoon

De samenwerking tussen decentrale overheden is publiekrechtelijk vooral geformaliseerd in
gemeenschappelijke regelingen op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr). Dit
maakt samenwerking mogelijk tussen overheden op een publiekrechtelijke grondslag waardoor
(onder andere) een openbaar lichaam met rechtspersoonlijkheid ingesteld kan worden. Het
openbaar lichaam bestaat uit een Algemeen Bestuur (AB), een Dagelijks Bestuur (DB) en een
voorzitter. Bij de regeling worden onder meer het bestuur, de taken en de financiën vastgelegd en
worden bevoegdheden aan het bestuur overgedragen om belangen te behartigen waarvoor de
regeling is aangegaan. De uitgaven van een gemeenschappelijke regeling (volgens de goedgekeurde
begroting en de in de regeling vastgelegde financiële verdeelsleutel) zijn door het deelnemen aan
zo’n regeling voor de gemeente verplichte uitgaven. Het betreft dus geen subsidierelatie.



                                                                                                         8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Omdat het gaat om taken en overgedragen bevoegdheden van de betreffende overheden zelf,
dienen de bestuursfuncties in de regeling ook door die deelnemende overheden zelf vervuld te
worden. De bestuursfuncties kunnen niet op afstand worden gezet zoals dat bij privaatrechtelijke
rechtspersonen wel mogelijk is. De invloed in gemeenschappelijke regelingen verloopt voornamelijk
met behulp van de wettelijke bepalingen in de Wgr en de verdeling van stemmen en participatie in
het algemeen- en dagelijks bestuur.

Afspraak 5 Actief eigenaarschap

Ook bij publiekrechtelijke rechtspersonen oefenen wij actief invloed uit in de eigenaarschapsrol

Afspraak 3 betreffende privaatrechtelijke rechtspersonen geldt ook voor publiekrechtelijke
rechtspersonen, ondanks het verschil in zeggenschap en wettelijke grondslag. In aanvulling hierop is
van belang:

B. Financieel beleid en beheer

        De verbonden partij stelt uitgangspunten en kaders voor haar financieel beleid en beheer.
        Deze vereisen de goedkeuring van het Algemeen Bestuur.
        De gemeente ziet toe op uniforme uitgangspunten voor de begroting van GR’s.
        Weerstandsvermogen en reservevorming: de betreffende GR dient als zelfstandige
        organisatie over een eigen weerstandsvermogen in vorm van een vrij te besteden buffer te
        beschikken om financiële tegenvallers op te kunnen vangen en incidentele knelpunten in de
        bedrijfsvoering op te kunnen lossen. Hierbij kan gekozen worden voor het hanteren van een
        ratio van 1.0, voor zover de risico’s financieel gekwantificeerd zijn of voor een % van het
        begrotingstotaal. Het is ook mogelijk dat de gemeenten zelf in hun weerstandsvermogen
        rekening houden met de risico’s van de GR. Dat heeft echter niet de voorkeur.
        Bepalingen omtrent bestemming van de jaarlijkse exploitatieresultaten.


E. Benoemingen en beloningen in de (semi)publieke sector

   Het college van B en W ziet toe op naleving van de wettelijke regeling betreffende normering
   bezoldiging van topinkomens (WNT) die per 1 januari 2013 in werking is getreden. Deze wet is in
   2014 aangescherpt. Vanaf 1 januari 2015 mogen topinkomens in de (semi)publieke sector
   maximaal 100% van het ministersalaris zijn (€ 178.000 inclusief onkosten en pensioenbijdrage).
   Voor bestaande contracten geldt wel een overgangsrecht. De wet bevat tevens normen voor de
   bezoldiging van interne toezichthouders en van interim-topfunctionarissen. (Semi)publieke
   instellingen moeten jaarlijks de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van hun
   functionarissen publiceren in het financiële jaarverslag.




                                                                                                       9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>2.3 Afspraken vertegenwoordiging door college van B en W

In de situatie waarin wij mede-eigenaar zijn van een verbonden partij (zowel privaat als publiek),
hanteren wij de volgende afspraken over de vertegenwoordiging door het college van B en W.

1. Wanneer een wethouder participeert in het bestuur of deelneemt als (mede-)aandeelhouder dan
   vertegenwoordigt hij/zij in deze positie het gehele college van B en W. Dit betekent dat voor de
   standpuntbepaling op majeure onderwerpen vooraf een besluit van het college en zonodig de
   raad wordt gevraagd.

2. Waar de statuten van verbonden partijen dit toelaten maken wij onderscheid tussen
   opdrachtgeverschap en eigenaarschap in portefeuilleverdeling binnen het college om
   rolvermenging te voorkomen.

3. Uitoefening van toezicht en bevoegdheden is in lijn met de gemeentelijke verantwoordelijkheid.

4. Afdoende aandacht voor democratische legitimatie en verantwoording aan de gemeenteraad.
   Hiervoor wordt verwezen naar de Kadernota Governance.

5. Respecteren van de statuten van verbonden partijen en de governance-code voor de branche.

6. Transparante, eenduidige en consistente toewijzing in portefeuilleverdeling.

7. De portefeuillehouder Financiën is in principe de vertegenwoordiger van de gemeente in een
   Algemeen Bestuur (gemeenschappelijke regelingen) en treedt op als aandeelhouder
   (vennootschappen), tenzij de portefeuillehouder Financiën tevens beleidsinhoudelijk
   verantwoordelijk is.

8. Voor de beleidsinhoudelijke onderwerpen onder de verantwoordelijkheid van de wethouder
   Financiën geldt dat hij voor die onderwerpen als opdrachtgever fungeert en dus niet
   vertegenwoordiger is in het bestuur of als aandeelhouder optreedt. In die gevallen dient een
   andere portefeuillehouder deze rol te vervullen om vermenging van rollen te voorkomen.
   Voordeel hiervan is dat voor betrokkenen meer helderheid komt over de “pet die wordt
   opgezet”. Tegelijkertijd is het ook zuiverder: het zijn van aandeelhouder is een eigenstandige
   verantwoordelijkheid die afwijkt van de verantwoordelijkheid van opdrachtgever /
   subsidieverstrekker.

9. Indien vervanging binnen het college niet mogelijk is, kan een ambtenaar door het college
   worden gemandateerd als deelnemer aan het bestuur of aandeelhouder.

10. De wethouder die als bestuurder deelneemt of als aandeelhouder optreedt in de verbonden
    partij informeert het college – en zonodig de raad - actief over ontwikkelingen bij de verbonden
    partij, zoals bestuurs- of managementwijzigingen, aanpassing van statuten, risico’s en
    bestuurlijke conflicten, dreigende financiële tegenvallers of meevallers, strategische
    koerswijzigingen, problemen in de bedrijfsvoering en politieke risico’s.

11. De wethouder agendeert voorafgaand aan de vergadering van het Algemeen Bestuur of de
    Algemene Vergadering van Aandeelhouders, in het college van B en W de onderwerpen waar het




                                                                                                       10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>   college vooraf een standpunt over moet innemen. Dit betreft onderwerpen met een strategisch
   en/of bestuurlijk-gevoelig karakter.

12. De bestuurlijk vertegenwoordiger wordt ondersteund met ambtelijke advisering. De betrokken
    ambtelijk adviseur zoekt actief de afstemming met andere deelnemende gemeenten,
    bijvoorbeeld via een ambtelijk vooroverleg. Door vroegtijdig de samenwerking te zoeken kan
    invloed aan effectiviteit winnen. Dit geldt tevens voor de afstemming met andere (private)
    aandeelhouders.

13. Vanwege de financieel-strategische en bedrijfsvoeringsaspecten beleggen wij de ambtelijke
    advisering over de eigenaarssrelatie bij de sector ConcernControl en Advies (CCA).




                                                                                                 11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>    3. Opdrachtgeverschap

Er zijn veel manieren om taken te organiseren: zelf doen, uitbesteden, subsidie verlenen, samen met
andere gemeenten een taak uitvoeren in een gemeenschappelijke regeling of een stichting of taken
verzelfstandig in een BV. Ongeacht de manier van uitvoeren is en blijft de gemeente
verantwoordelijk voor de inhoudelijke sturing of opdrachtverlening, de controle daarop en de
financiële consequenties daarvan voor de eigen organisatie.

Zonder goed opdrachtgeverschap krijgt de uitvoerder te veel speelruimte en ontstaat mogelijk
strategisch gedrag, waardoor het algemeen belang en het bereiken van gemeenschappelijke
doelstellingen ondergeschikt wordt aan het belang van de uitvoerder. Elke zelfstandige organisatie
zoals een gemeenschappelijke regeling heeft haar eigen belangen, besturingsmodel en
verantwoordelijkheden. Het is de kunst om met begrip en respect voor elkaars posities tot een
efficiënte en effectieve uitvoering van publieke taken te komen en de governance-modellen op
elkaar af te stemmen.

Dit is een ingewikkeld proces waarbij de dynamiek van zowel de opdrachtgever als de
opdrachtnemer een rol speelt. Vaak is er op voorhand weinig aandacht voor de relatie: er wordt
onvoldoende rekening gehouden met het gegeven dat dienstverlening niet altijd te standaardiseren
is, er vaak sprake is van gedwongen winkelnering, de gemeente onrealistische verwachtingen heeft
naar haar opdrachtnemer en wordt de politieke context onderschat. Plannen is mooi, maar in de
praktijk loopt het vaak net even anders. Van belang is dan ook dat beiden gezamenlijk optrekken,
zoals in dit hoofdstuk beschreven.

Voor een effectief opdrachtgeverschap maken we de volgende afspraken.

Afspraak 1 Erkenning wederzijdse afhankelijkheid

Effectief opereren in opdrachtgeverschap begint met erkenning van de wederzijdse afhankelijkheid
tussen de verbonden partij en gemeente en het besef dat in plaats van hiërarchische sturing er
andere vormen van (netwerk)sturing nodig zijn om de gewenste invloed uit te oefenen.

Afspraak 2 Duidelijke rollenscheiding

Een belangrijke factor bij de inrichting van de regiefunctie is de organisatorische scheiding van de
gemeentelijke rollen: enerzijds als eigenaar en anderzijds als opdrachtgever van de verbonden partij.
De gemeente heeft als eigenaar er belang bij dat de continuïteit van de organisatie stabiel is en dat
deze dus geen structureel verlies lijdt. Hiervoor zijn goede bedrijfsvoering, voldoende omzet,
kostenbeheersing, marketing en innovatie nodig. Dit zijn beheersmatige aspecten die de positie van
de partij op de markt, de continuïteit en de efficiency van de op afstand gezette taak raken.
Vanuit de opdrachtgeverrol wil de gemeente de kwaliteit, aard en omvang van de dienstverlening
borgen. Dit zijn meestal beleidsmatige aspecten die zijn terug te voeren op het borgen van het
publiek belang. Ze raken de effectiviteit van de uitvoering van de op afstand gezette taak. Het is
zinvol onderscheid te maken tussen de beleidsmatig aan te sturen partijen en de partijen die meer
als gemeenschappelijk uitvoeringskantoor dienen. Denk hierbij aan de Regio Twente, IBO, GBT of de
uitvoering van de sociale zekerheid.




                                                                                                        12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Voor deze laatste categorie gaat over het managen en realiseren van tijdgebonden, concrete
resultaten en dat is anders dan het beleidsmatig beïnvloeden van instanties die met dezelfde
doelgroep werken en waarbij men doelen op elkaar probeert af te stemmen.
In bijlage B zijn de verantwoordelijkheden rondom verbonden partijen opgenomen.


Afspraak 3 Heldere kaderstelling en opdrachtverlening

Het is van belang dat we duidelijkheid verschaffen naar de verbonden partij in de kaderstelling,
waarbij ruimte voor ondernemerschap blijft. We respecteren de eigen verantwoordelijkheid van
directie en de interne toezichthouder, passen ons sturings- en toezichtsinstrumenten daarop aan,
mits de verbonden partij van haar kant zorgt voor een transparante verantwoording en rapporteert
over eventuele risicovolle activiteiten.

Daarbij dienen SMART-afspraken gemaakt te worden over de opdrachten en taken die uitgevoerd
moeten worden, de doelstellingen die via de samenwerkingsrelatie worden nagestreefd en het
resultaat/de output die geleverd moet worden. Dit kan – afhankelijk van de vorm van samenwerking
–vastgelegd worden in bijvoorbeeld de statuten c.q. gemeenschappelijke regeling, een convenant of
een dienstverleningsovereenkomst.
Afspraken worden gemaakt over:
   uitvoering van doelen en de wijze waarop die zijn vastgelegd binnen de daarvoor geldende
   wettelijke kaders;
   afrekenbare en meetbare prestaties/output;
   of, indien dit niet mogelijk is, de te verrichten activiteiten en taken;
   de wijze en de momenten waarop de realisatie van prestaties en doelen wordt gemonitord,
   gerapporteerd en geëvalueerd.

Afspraken kunnen op verschillende manieren vastgelegd worden, wij belichten er hieronder twee.

   1. Budgetsubsidiëring

   Door middel van budgetsubsidiëring afspraken gemaakt over de te bereiken resultaten en doel
   van de subsidie. Deze afspraken worden neergelegd in de uitvoeringsovereenkomst. Hiermee
   wordt de horizontale ruilrelatie tussen gemeente en de verbonden partij helder gemaakt en
   kunnen eventueel uiteenlopende belangen aan elkaar gekoppeld worden door het dragen van
   een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst.

   Deze overeenkomst is ook een geschikt middel om afspraken te maken over de uitvoering en
   informatievoorziening. Kanttekening is dat het jaarlijks afsluiten van een overeenkomst een
   behoorlijke tijdsinvestering van beide contractpartners vergt. In een erg dynamische context
   leent de overeenkomst zich minder voor lange-termijn-afspraken omdat onmogelijk alle
   toekomstige en dus onzekere omstandigheden hierin kunnen worden ondergebracht. Voor de
   lange termijn beschouwen wij betrouwbaarheid, vertrouwen en integriteit als belangrijke
   kritische succesvoorwaarden voor een doelmatige samenwerking tussen de partners.




                                                                                                    13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>   2. Dienstverleningsovereenkomsten

   Het werken met een dienstverleningsovereenkomst (DVO) of uitvoeringsovereenkomst wordt
   veel toegepast in structurele opdrachtgever-opdrachtnemerrelaties. De opdrachtgever
   formuleert haar verwachtingen over de kwantiteit en kwaliteit van dienstverlening en er worden
   afspraken gemaakt over de informatie-uitwisseling en het onderhouden van de
   samenwerkingsrelatie. De volgende adviezen zijn van toepassing op de DVO’s.

       Neem in de overeenkomst de afspraken over te realiseren output en informatievoorziening
       op hoofdlijnen op en gedetailleerde voorschriften in een bijlage.
       Ken de overeenkomst, ingeval een langdurige samenwerking wordt beoogd, een meerjarige
       doorlooptijd toe met een jaarlijks evaluatiemoment om deze zonodig te actualiseren op
       grond van gewenste en noodzakelijke wijzigingen.
       Voorkom dubbelingen tussen overeenkomst en kaderstelling. Neem verwijzingen op, voor
       zover van toepassing.
       Beperk de voorafgaande kaderstelling tot de strategische (beleids)uitgangspunten en
       randvoorwaarden voor de organisatie en dienstverlening door de verbonden partij.
       Neem de gemeenschappelijke doelstellingen van de gemeente en de verbonden partij op in
       de overeenkomst.
       Verwoord in de overeenkomst doelstellingen, kerntaken en organisatie-afhankelijke
       afspraken.
       Benoem aard en inhoud van de wederzijdse informatievoorziening (niet eenzijdig dat wat de
       gemeente verlangt).
       Zorg voor een presentatie / structuur die het karakter heeft van een overeenkomst tussen
       twee partijen, bijvoorbeeld door het werken met artikelen en uitwerking naar de bijlagen.
       Benoem sanctiemogelijkheden bij het niet nakomen van afspraken.


   In hoofdstuk 5 wordt meer in detail ingegaan op het onderwerp informatievoorziening.


Afspraak 4 Rolverankering

De opdrachtgeversrelatie wordt ambtelijk verankerd bij de inhoudelijk verantwoordelijke sector,
veelal in de lijnorganisatie. In bijlage B is de beoogde taakverdeling opgenomen.




                                                                                                    14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>   4. Accounthouderschap

Binnen onze organisatie zijn er meestal meerdere betrokkenen in de relatie met de verbonden partij.
Om hierin structuur aan te brengen is in veel gemeenten en ook bij ons –op onderdelen-
accounthouderschap operationeel. Momenteel wordt dit divers ingevuld en hierin dient meer
eenduidigheid te worden aangebracht.

De accounthouder heeft een binnengemeentelijke coördinerende rol, maar het is niet de bedoeling
dat hij voor alle afstemming de schakel is naar de verbonden partij, dat zou onwerkbaar worden. Hij
treedt op als regievoerder op het proces met het accent op inhoudelijke verbondenheid
(vakinhoudelijke sturing).

De taken, verantwoordelijkheden en competenties van de accounthouder worden benoemd, zonder
dat dit tot een aparte functie-omschrijving leidt, maar om voor iedere betrokkene duidelijk te maken
wat wel en niet van de accounthouder mag worden verwacht, wat zijn mandaat is en waar hij op
aanspreekbaar is.

Afspraak 1 De taken en verantwoordelijkheden behorend bij de rol van
accounthouder:

   eerste aanspreekpunt, zowel binnengemeentelijk als voor de verbonden partij inzake de relatie
   en het takenpakket van de verbonden partij;

   neemt namens de gemeente deel aan het (kwartaalgewijze) accounthoudersoverleg met de
   verbonden partij;

   ziet toe op het nakomen van de afgesproken dienstverlening door de verbonden partij;

   is alert op externe en interne signalen over (gewenste) veranderingen, knelpunten en
   (beleidsmatige) ontwikkelingen en deze bespreekbaar te maken, bijvoorbeeld wijzigingen in de
   dienstverlening;

   organiseert en borgt de informatievoorziening vanuit de gemeente aan de verbonden partij;

   fungeert als adviseur voor de portefeuillehouder die beleidsmatig bestuurlijke
   verantwoordelijkheid draagt;

   is de verbindende schakel tussen gemeente en verbonden partij: aanspreekpunt voor
   binnengemeentelijke vragen en opmerkingen over dienstverlening;

   voert procesregie;

   toetst de informatieverstrekking en de producten uit de p&c-cyclus van de partij voor zover deze
   verband houden met de opdrachtgeversrelatie.




                                                                                                       15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Afspraak 2 Benodigde competenties van de accounthouder:

   Vertrouwen en openheid als basisattitude
   Voor de lange termijn zijn betrouwbaarheid, vertrouwen en integriteit belangrijke kritische
   succesvoorwaarde voor een succesvolle samenwerking tussen partijen. Vertrouwen ontstaat niet
   door veel vast te leggen op papier, maar door direct contact. Door het met elkaar te hebben over
   hoe het gaat, wat niet/wel goed gaat, door samen bij te sturen.

   Omgevingssensitiviteit
   Niet allen de belangen van de partijen zelf, maar de (dynamiek van de) context waarin ze
   opereren, – concurrentie, bekostigingssystematiek, tekorten aan personeel of aan geld,
   maatschappelijke bindingen, etc. – bepaalt hun wijze van opereren. Het is van belang te
   begrijpen wat de logica is van die dynamiek en alert te zijn op wijzigingen in de context.
   Mogelijkheden tot beïnvloeding voor de gemeente zijn dan; partijen tot afstemming brengen,
   alliantievorming bevorderen, formele barrières uit de weg ruimen, enzovoort.

   Inlevingsvermogen
   Succesvolle samenwerking is gebaat bij inzicht in en begrip voor elkaars positie, drijfveren,
   belangen, behoeften, mogelijkheden en beperkingen. Oog hebben voor wat relevant is in de
   relatie met de uitvoeringspartneren en open communicatie hierover draagt bij aan het onderling
   vertrouwen.

   Flexibiliteit in stijl
   De communicatie met vertegenwoordigers van verbonden partijen verschilt van
   binnengemeentelijke afstemming. Dit betekent dat, rekening houdend met de situatie, de
   personen en de verbonden partij zelf, getaxeerd moet worden welke interventie- of
   communicatiestijl passend en effectief is. Dit betekent dat de accounthouder dient te beschikken
   over verschillende stijlen en hiertussen eenvoudig kan schakelen.

   Een doelgerichte, zakelijke houding en resultaatgerichtheid
   De accounthouder stelt in dialoog heldere, concrete en realistische doelen binnen een kader dat
   samenhang toont, waarin er oog is voor de lange termijn en hij optimaal zijn deskundigheid
   gebruikt. Daarnaast vraagt dit ook een pragmatische insteek en worden de aanwezige
   mogelijkheden en middelen doelgericht ingezet.

Regie voeren vereist dus andere competenties. De focus ligt op verbinden, de competentieprofielen
verschuiven van zelf uitvoeren naar het managen van de relatie vanuit partnerschap. In de relatie
met de uitvoerder betekent dit elkaar aanspreken op gedrag en prestaties zonder op de stoel te gaan
zitten van de uitvoering.


Afspraak 3 Rolverankering accounthouder

De rol van accounthouder dient verankerd te worden in de lijnorganisatie, bij voorkeur dicht bij de
ambtelijk opdrachtgever.




                                                                                                      16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>   5. Informatievoorziening en onderlinge afstemming

   5.1 Informatievoorziening

Zonder informatie geen zicht en geen effectieve sturing en zonder wederzijdse transparantie geen
goede onderlinge afstemming. Hiermee wordt in z’n algemeenheid het bestaansrecht van
informatievoorziening aangegeven. Kernvraag is:

Welke informatie hebben beide organisaties nodig voor een goede uitvoering van de eigen taken het
waarmaken van de eigen verantwoordelijkheid en de onderlinge afstemming?

Uitgangspunten en kwaliteitseisen

   De informatievoorziening is een afgeleide van verantwoordelijkheden;
   Afspraken over de informatievoorziening worden vastgelegd in een in informatieparagraaf in de
   dienstverleningsovereenkomst of in de statuten;
   Om de informatievoorzieningskosten zo beperkt mogelijk te houden zal de gemeente haar
   informatievraag zoveel mogelijk laten aansluiten op wat de verbonden partij, incl. de interne
   toezichthouder, voor de eigen bedrijfsvoering en sturing nodig heeft;
   De informatie-uitwisseling wordt ingepast in de p&c-cyclus van de gemeente en de verbonden
   partij;
   De verbonden partij is verantwoordelijk voor een tijdige oplevering van de producten uit de p&c-
   cyclus conform de afspraken met de gemeente;
   Voor de gemeente zijn de belangrijkste kwaliteitseisen die aan de informatie worden gesteld:
   doeltreffendheid, betrouwbaarheid, relevantie en bruikbaarheid;
   Voor het proces van informatievoorziening gelden als kwaliteitseisen: tijdigheid, transparantie en
   doelmatigheid.
   Inhoudelijk wordt in de verantwoording door de verbonden partij aandacht geschonken aan
   rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid.



5.2 Overlegstructuren

Relatie met de verbonden partij

Het onderhouden van de relatie met verbonden partijen bestaat uit regelmatige onderlinge
afstemming op verschillende niveaus en vanuit verschillende perspectieven. Vanuit het
eigenaarschap bestaat de basis uit:

   Voorbereiden en deelname aan Aandeelhoudersvergadering of Algemeen Bestuur: voor die
   verbonden partijen waarin de gemeente 100% aandeelhouder is wordt twee keer per jaar een
   formele aandeelhoudersvergadering uitgeschreven om de aandeelhoudersrol nadrukkelijk
   inhoud te geven en niet te vermengen met de opdrachtgeversrelatie.
   Strategische dialoog: bespreken en zicht houden op lange-termijndoelstellingen en externe
   ontwikkelingen; bespreekbaar maken van vertrouwen en draagvlak.




                                                                                                        17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Vanuit het opdrachtgeverschap bestaat de basis uit:

       Jaarlijkse evaluatie en bijstelling: terugblik en maken afspraken voor het volgend jaar.
       Kwartaaloverleg: inhoudelijke voortgangsbespreking op output en kwaliteit dienstverlening.

Early warning

Wij spreken af dat, naast de reguliere p&c-cyclus en onderlinge afstemming, substantiële knelpunten
en afwijkingen op de begroting actief tussentijds aan de accounthouder worden gerapporteerd. Om
dit te realiseren is open communicatie een eerste vereiste. Daarvoor is nodig dat beide partijen
investeren in een goede samenwerking met wederzijds vertrouwen en begrip voor elkaars positie.
Indien dit niet aanwezig is zal de early warning snel achterwege blijven….

Bestuurlijk – ambtelijk samenspel

De collegeleden die een eigenaars- en opdrachtgeversrelatie met verbonden partijen onderhouden,
worden ambtelijk ondersteund. Dit vraagt om een effectief samenspel tussen het collegelid en de
ambtelijk adviseur wat voornamelijk bestaat uit:

   rolvastheid in het onderhouden van de relatie;
   voorafgaande duidelijkheid over het mandaat;
   directe communicatie en afstemming tussen portefeuillehouder en ambtelijk adviseur in de
   voorbereiding van vergaderingen van het AB of AVA en terugkoppeling van uitkomsten van
   (voor)overleg;
   voorbereiding door de ambtelijk adviseur van collegevoorstellen m.b.t. het eigenaar- of
   opdrachtgeverschap;
   zoveel mogelijk ambtelijk oplossen en afstemmen voordat de wethouder in positie wordt
   gebracht, rekeninghoudend met het mandaat.




                                                                                                      18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>                          6. Implementatie

In dit hoofdstuk wordt de implementatie van de maatregelen die voortvloeien uit de Kadernota
Governance 2015-2018 en voorliggende Uitvoeringsnota Verbonden partijen beschreven.

                          6.1 Kennisoverdracht en kennisborging

                          1. Workshop Governance

                          Toepassen en waarborgen interne werkwijze, in het bijzonder rolinvulling bestuurlijk eigenaar-
                          en opdrachtgeverschap door middel van een workshop governance voor betrokken collegeleden
                          en sectordirecteuren.

                          Informatie over de nieuwe werkwijze en ondersteuning bij toepassing van de uitvoeringsnota,
                          door middel van een workshop voor ambtelijk opdrachtgevers en accounthouders.

                          2. Digitale informatie

                          Digitale ontsluiting van informatieve documentatie betreffende governance en verbonden
                          partijen. Aansluiting bij bestaande digitale instrumenten afgestemd op de doelgroep:

                             Voor de ambtelijke organisatie; plaatsing van documenten op intranet, onder de link
                             ‘praktische zaken’ onderdeel ‘werkwijze en afspraken’.
                             Voor gemeenteraadsleden worden de documenten tevens digitaal ontsloten. Bezien wordt
                             nog wat het meest geëigende platform hiervoor is.

                          3. Ondersteuning van het kennispunt sector B&O team CSVI

                          De vertaling van de kaders en het beheer van de samenwerkingsrelatie is een
                          verantwoordelijkheid van de sectoren. Het kennispunt CSVI biedt advies en ondersteuning aan
                          zowel het bestuur als ambtelijke organisatie, specifiek bij het aangaan, onderhouden en
                          heroverwegen van samenwerkingsrelaties waaronder verbonden partijen.

                          6.2 Borging in planning- en controlcyclus

                          1. Met ingang van 2015 wordt de volgende cyclus in relatie tot governance van verbonden
                             partijen gehanteerd.
                                                                                 Twee keer per jaar




                                                                                                                                                            Jaarlijks




                                                                                                                                                                                        Jaarlijks
 Minimaal vierjaarlijks




                                         Minimaal vierjaarlijks




                                                                                                                     Minimaal vierjaarlijks




                          Kadernota                               Uitvoerings-                        Paragraaf                               Evaluatie                 Actualiseren                Verant-
                          Governance                              nota                                Verbonden                               Verbonden                 risicoprofiel               woording
                                                                  Verbonden                           Partijen                                Partijen                  Verbonden                   voortgang/
                                                                  Partijen                                                                                              Partijen                    afwijkingen
                                                                                                                                                                                                    prestaties
                                                                                                      Programma-                              Control -en               Programma-                  Berap
                                                                                                      begroting en                            auditplan                 begroting
                                                                                                      jaarstukken




                                                                                                                                                                                                            19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>2. Begrotingen en jaarstukken voorzien van oplegmemo (samenvatting)

   Ten behoeve van een eenduidige en heldere informatievoorziening richting gemeenteraad is
   het wenselijk de begrotingen en jaarstukken van verbonden partijen - voor zover beschikbaar
   - te voorzien van een oplegmemo waarin de meest opvallende constateringen, de
   belangrijkste aandachtspunten en conclusies op een rij worden gezet. Omwille van de
   leesbaarheid wordt hiervoor een standaard format gehanteerd.

3. In de Berap meer aandacht voor verbonden partijen

   De Berap wordt uitgebreid met voortgangsinformatie per verbonden partij. Deze wordt
   geïntegreerd in de programmaverantwoording. Zo nodig worden ook belangrijke
   ontwikkelingen vanuit het eigenaarschap in de Berap opgenomen.

4. Toepassing nieuwe formats voor verantwoording over verbonden partijen

   Vanaf 2015 toepassen van de nieuwe indeling van de paragraaf verbonden partijen (bijlage I
   van de Kadernota Governance) en het onderhouden van het basisoverzicht verbonden
   partijen (bijlage H van de Kadernota Governance).

   Structurele monitoring van het risicoprofiel van verbonden partijen met behulp van een
   beperkt aantal in regionaal verband ontwikkelde kernindicatoren.

5. De coördinatie en verantwoordelijkheid voor de implementatie-activiteiten 1 tot en met 4 op
   te dragen aan de sector CCA in samenwerking met de sector B&O team CSVI.



6.3 Borging in de organisatie en overige maatregelen

1. Organisatorisch beleggen van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op
   ambtelijk niveau volgens de opzet van bijlage B.

2. Gespreksvoering met verbonden partijen over de consequenties en implementatie van de
   Kadernota Governance en de uitvoeringsnota. Dit betreft voornamelijk de onderlinge
   afstemming en de informatievoorziening / verantwoording van de verbonden partij.

3. Beoordelen van de statuten van verbonden partijen op de mate waarin zijn voldoen aan de
   Kadernota Governance en de uitvoeringsnota. Hieraan voorafgaand worden de aan statuten
   te stellen eisen geformuleerd. Vervolgens wordt intergemeentelijk afgestemd met andere
   deelnemers of eigenaren over de wenselijkheid statuten van partijen aan te passen.

4. Nieuwe afweging af te stoten verbonden partijen

   Op basis van de Nota Deelnemingen is in 2007 door de raad bepaald dat Twence, Crematoria
   Twente, Twente Miieu, Kabelbedrijf Cogas en Bank Nederlandse Gemeenten niet meer een
   publiek belang dienen en de aandelen dus kunnen worden afgestoten. Indien zich kansen
   zouden voordoen op afstoting, zou de gemeente hierop actie ondernemen.




                                                                                                 20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>   In 2015 wordt met behulp van het afwegingskader van bijlage A uit de Kadernota
   Governance een nieuwe afweging gemaakt voor alle verbonden partijen omdat wijzigingen in
   de organisatie en het beleid van de verbonden partij, wijziging in de besturingsfilosofie van
   de gemeente en een veranderende omgeving aanleiding zijn het bestaande “lijstje” tegen het
   licht te houden. Een in te stellen werkgroep neemt hiertoe in de eerste helft van 2015 het
   initiatief. Ook raadsleden worden bij de nieuwe afweging betrokken, waarbij in een
   workshop-setting de bruikbaarheid van het afwegingskader wordt getoetst.

   Voor zover wij 100% eigenaar zijn van een verbonden partij (bijvoorbeeld De IGM,
   Stadstoezicht, Sportbedrijf) kan deze nieuwe afweging leiden tot voortzetting, wijziging of
   opheffing van deze partijen.

5. De coördinatie en verantwoordelijkheid voor de implementatie-activiteiten 1 tot en met 4 op
   te dragen aan de sector B&O team CSVI.




                                                                                                   21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>Bijlage A Samenvatting besturingsmodel verbonden partijen

Uitgaande van mede-eigenaarschap door de gemeente, een opdrachtgeversrelatie èn belegd
accounthouderschap, adviseren wij om het volgende model als uitgangspunt te kiezen:


                                                        Procesregie en
      Extern                                             coördinatie
  toezichthouder
                                   Accounthouder
                                                                    Inhoudelijke
                                                                       sturing



             Eigenaar                       Opdrachtgever




De rollen van opdrachtgever en eigenaar zijn in onderstaande tabel uitgewerkt.

   Rol gemeente:                 Opdrachtgever /                    Eigenaar / Aandeelhouder
                                subsidieverstrekker
Verantwoordelijkheid Stuurt op omvang en kwaliteit             Stuurt op continuïteit van de
sturing              resultaten en doelbereiking /             organisatie, capaciteit en middelen,
                     realisatie maatschappelijke               langetermijnvisie en strategie,
                     opgaven voor een goede prijs              financiële gezondheid en risico-
                                                               beheersing

Focus                       Sturing en verantwoording              Toezicht
                            Inhoud, beleidsmatig                   Beheersmatig
Gesprekspartner         Directeur                              AB, AVA en RvC

Kerninstrumenten            Kaderstelling (strategisch)           Gebruikmaken van
                            Meerjarige dienstverlenings-          bevoegdheden op basis van
                            overeenkomst of contract (te          statuten (wo instemmingsrecht
                            bereiken resultaten kwantitatief      op strategische documenten en
                            en kwalitatief, bezetting,            jaarrekening, wijziging van de
                            klanttevredenheid)                    statuten, afspraken
                            Jaarlijkse subsidie-beschikking       verantwoordingsinformatie)
                            Richtlijnen voor p&c-                 Benoeming en ontslag RvC
                            documenten                            Goedkeuring tarieven
                            Tussentijdse afstemming op            Arbeidsvoorwaarden directeur
                            ambtelijk en bestuurlijk niveau       Onderhouden van de relatie met
                            Corrigerende maatregelen en           de RvC
                            sancties via de subsidierelatie       Corrigerende maatregelen en
                                                                  sancties met gebruikmaking van



                                                                                                      22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>                                                                 aandeelhoudersbevoegdheden
Vergt afspraken over      Te leveren diensten en prijzen         Beoogd maatschappelijk en
                          Kwaliteit levering                     financieel rendement
                          Verantwoordingsinformatie              Lange-termijn visie en koers
                          hierover: realisatie en relevante      Wat als financieel gezond moet
                          afwijkingen                            worden beschouwd
                          Accounthouderschap bij de              Verantwoordingsinformatie
                          gemeente                               hierover, incl. trends en
                                                                 ontwikkelingen
Verantwoordelijke      Beleidsinhoudelijk                     CCA
sector                 verantwoordelijke sector / team




                                                                                                  23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Bijlage B Interne verantwoordelijkhedenverdeling verbonden partijen

Verbonden partij                   Constructie   Zeggenschap Almelo               Eigenaar              Opdrachtgever(s)      Accounthouder
Twente Milieu                      NV            Stem in AVA: 16,7%               Adviseur financiële   Beleidsmedewerker     Senior adviseur -
                                                                                  strategie en          milieu                coördinatie
                                                                                  coördinatie (CCA)     se-ao-a               se-kro-o
Cogas                              NV            Stem in AVA: 22,8%               Adviseur financiële   N.v.t.                N.v.t.
                                                                                  strategie en
                                                                                  coördinatie (CCA)
Waterleiding Maatschappij Vitens   NV            Stem in AVA: 0,83%               Adviseur financiële   N.v.t.                N.v.t.
                                                                                  strategie en
                                                                                  coördinatie (CCA)
Enexis Holding                     NV            Stem in AVA: 0,22%               Adviseur financiële   N.v.t.                N.v.t.
                                                                                  strategie en
                                                                                  coördinatie (CCA)
Bank Nederlandse Gemeenten         NV            Stem in AVA: 0,3%                Adviseur financiële   Senior financieel     N.v.t.
(BNG)
                                                                                  strategie en          adviseur
                                                                                  coördinatie (CCA)     bo-fc-f (treasurer)
Soweco                             GR            Stem in AB: 42%                  Adviseur financiële   Manager SL            Senior adviseur
                                                                                  strategie en
                                                 Soweco N.V. is 100% dochter      coördinatie (CCA)     Strategie sl-st-tm    Sociaal Domein
                                                 van GR SOWECO. Deelnemers:                                                   sl-ad-a
                                                 gemeenten Almelo, Hellendoorn,
                                                 Twenterand, Tubbergen,
                                                 Wierden en Rijssen-Holten.
Industriegebouwen maatschappij     NV            Stem in AVA: 100%                Adviseur financiële   Manager SE            N.v.t.
(IGM)                                                                             strategie en
                                                                                  coördinatie (CCA)     Vastgoed en




                                                                                                                                                  24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Verbonden partij                 Constructie   Zeggenschap Almelo                Eigenaar              Opdrachtgever(s)       Accounthouder
                                                                                                       exploitaties
Twence Holding                   BV            Stem in AVA: 9,5 % (o.b.v.        Adviseur financiële   Beleidsmedewerker      Senior adviseur -
                                                                                 strategie en
                                               inwonertal)                       coördinatie (CCA)     milieu                 coördinatie
                                                                                                       se-ao-a                se-kro
Stadstoezicht Almelo             BV            Stem in AVA: 100%                 Adviseur financiële   Strategisch adviseur   Adviseur financiële
                                                                                 strategie en
                                                                                 coördinatie (CCA)     openbare orde en       strategie en
                                                                                                       veiligheid (BO)        coördinatie (CCA)
                                                                                                       SE (parkeren)
Sportaccommodaties Almelo        BV            Stem in AVA: 100%                 Adviseur financiële   Programmamanager       Senior adviseur
(Sportbedrijf)                                                                   strategie en
                                                                                 coördinatie (CCA)     sector samenleving     Sociaal Domein
                                                                                                                              sl-ad-a
Regio Twente                     GR            Stem in AB/Regioraad: 11,6%       Adviseur financiële   Per beleidsveld        Adviseur bestuurs-
                                                                                 strategie en
                                               (o.b.v. inwonertal)               coördinatie (CCA)     GGD:                   zaken bo-bz-bj
Veiligheidsregio Twente (VRT)    GR            Stem in AB:                       Adviseur financiële   Beleidsjuridisch       Beleidsjuridisch
                                                                                 strategie en
                                                  financiële voorstellen:11,6%   coördinatie (CCA)     medewerker             medewerker
                                                  (o.b.v. inwonertal);                                 bo-bz-iv               bo-bz-iv
                                                  overige voorstellen: 7,1%
                                                  (o.b.v. aantal deelnemers).
Gemeentelijk Belastingkantoor    GR            Stem in AB: 14% (uitgaande van    Adviseur financiële   SE, KCC                Adviseur financiële
Twente (GBT)                                                                     strategie en
                                               7 deelnemers)                     coördinatie (CCA)                            strategie en
                                                                                                                              coördinatie (CCA)
Stadsbank Oost Nederland (SON)   GR            Stem in AB: 4,5% (uitgaande van   Adviseur financiële   Adviseur Sociaal       Adviseur Sociaal
                                                                                 strategie en
                                               22 deelnemers)                    coördinatie (CCA)     Domein                 Domein
                                                                                                       sl-ad-a                sl-ad-a
Openbaar Lichaam Crematoria      GR            Stem in AB: 11% (1 stem per       Adviseur financiële   N.v.t.                 N.v.t.
Twente (OLCT)                                                                    strategie en
                                               20.000 inwoners)                  coördinatie (CCA)




                                                                                                                                                    25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Verbonden partij                    Constructie    Zeggenschap Almelo                 Eigenaar               Opdrachtgever(s)      Accounthouder
Regionaal Bedrijventerrein          GR             Stem in AB: 23% (5 deelnemers)     Adviseur financiële    Manager SE            Manager SE
Twente (RBT) / XL-Businesspark                                                        strategie en
                                                                                      coördinatie (CCA)      Vastgoed en           Vastgoed en
                                                                                                             exploitaties          exploitaties


N.b. In de implementatiefase van de uitvoeringsnota wordt bezien of de rol van accounthouder, zoals in bovenstaand overzicht opgenomen, juist is belegd.




                                                                                                                                                           26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>