<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                          agendapunt:   *
                                                                          datum B&W:    *
Collegevoorstel
Opgesteld door:                   E. Legtenberg / J. van der Woude
Datum:                            6 april 2016
Sector/team/teamonderdeel:        Bestuur en Organisatie/I&A
Telefoonnummer:                   541241
Onderwerp:                        Vaststellen archiefzorg en archiefbeheer 2014 en 2015 - horizontale
                                  verantwoording
Programma:                        Bestuurskracht en bestuurscultuur
Voorgesteld besluit:
     1. Het jaarverslag archiefzorg en archiefbeheer 2014 - 2015 vast te stellen.
     2. De Archiefinspectie Provincie Overijssel te informeren en het jaarverslag toe te zenden.
Toelichting voor openbare besluitenlijst:
In de archiefverordening van de gemeente Almelo is bepaald dat het college van burgemeester en wet-
houders eenmaal per twee jaar verslag doet aan de raad hetgeen zij verricht op grond artikel 30 van de
Archiefwet 1995.
parafering:
Hoofd uitvoering/       Sectordirecteur
                                                              Portefeuillehouder: J.Cornelissen
Manager
                                                              Gemeentesecretaris:
                                                              Afdoening portefeuillehouder: nee
Collegebesluit                                                   Raad
Openbaar                                                         Raadsbrief ter informatie bijvoegen
Bijlagen bij dit collegevoorstel:
02 Intern/24405 Jaarverslag archiefzorg en beheer 2014 - 2015 incl. KPI's 2015 - horizontale verant-
woording
Kopie collegevoorstel excl. bijlagen aan:
Kopie collegevoorstel incl. bijlagen aan:
Nr. begrotingswijzingen:
Pagina 1 van 3
BenW - 1403116
DCS - 1215300
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Aanleiding en grondslag van de nota
In de archiefverordening van de gemeente Almelo is bepaald dat het college van burgemeester en wet-
houders verslag doet aan de raad hetgeen zij verricht op grond van artikel 30 van de Archiefwet 1995.
Uw college heeft de verplichting haar archieven (ongeacht de verschijningsvorm) in goede, geordende
en toegankelijke staat te brengen en te houden.
Daarbij valt te denken aan voldoende en gekwalificeerd personeel, voldoende budget voor archiefzorg
en archiefbeheer en deugdelijke ruimten voor het bewaren van archieven (zowel fysiek als digitaal). Bij
deze rapportage treft u het jaarverslag 2014-2015 aan met de verantwoording over de archiefzorg en
archiefbeheer 2014-2015.
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Almelo heeft een bestuursovereen-
komst inzake interbestuurlijk toezicht gesloten met Gedeputeerde Staten van Overijssel. Daarin is afge-
sproken dat er jaarlijks een totaalbeeld opgesteld zal worden, waarin per domein de criteria beschreven
zijn waarop de provinciale toezichthouder zal toetsen.
Door het maken van afspraken in een convenant kan de provincie op een andere wijze interbestuurlijk
toezicht houden met een eigen verantwoordelijkheid van de gemeente. Jaarlijks legt de gemeente Alme-
lo per domein verantwoording af aan de Provincie.
Op 31 oktober 2013 heeft de provinciale archiefinspecteur in het kader van het interbestuurlijk toezicht
op archiefgebied een inspectiebezoek aan het gemeentearchief van Almelo gebracht. Ter voorbereiding
op het bezoek is een notitie aangereikt met algemene onderwerpen die bij de inspectiebezoeken in dat
jaar aan de orde zouden komen.
De wijze van verantwoorden voor dit domein gebeurde in 2013 voor het eerst door middel van de door
de VNG opgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Middels het beantwoorden van de daarbij
behorende vragen wordt inzichtelijk gemaakt of de door of namens de archiefzorgdrager en archiefbe-
heerder uitgevoerde taken voldoen aan de wettelijke eisen.
De verantwoording op grond van de archiefverordening is in deze rapportage gecombineerd met de
jaarlijkse verantwoording op grond van de gesloten bestuursovereenkomst. De kleur in de bestuurs-
overeenkomst voor het toezichtdomein archief voor het jaar 2014 ging van groen naar oranje. Dit houdt
in dat het gemeentearchief onder verscherpt provinciaal toezicht gesteld werd, en de controles niet
eens per twee jaar, maar jaarlijks uitgevoerd gaan worden.
Beoogd resultaat
Het beoogde resultaat is dat archiefzorg en archiefbeheer voldoen aan de wettelijke eisen. Tijdens de
laatste inspectie door de archiefinspecteur in september 2013 is geconstateerd dat de archiefzorg en
archiefbeheer onvoldoende op orde was. Op basis van het inspectierapport van september 2013 kan
geconstateerd worden dat over het algemeen de zaken goed op orde zijn en dat op enkele punten nog
een verbetering te realiseren is. De kritische factor zat met name in het gebrek aan personele capaciteit
om de voorliggende werkzaamheden en ambities naar behoren te kunnen uitvoeren. Middels een uitvoe-
ringsplan zijn in 2014 verbeteringen gerealiseerd en daarmee werd de kleur in de bestuursovereenkomst
voor het toezichtdomein in 2015 weer groen, en daarmee is verscherpt toezicht niet meer nodig.
In de periode van verantwoording, 2014 en 2015, is er sprake van twee archiefbewaarplaatsen van-
wege de verhuizing in 2015 naar het nieuwe stadhuis. De verantwoording over 2014 gaat dus over de
archiefbewaarplaats van het oude stadhuis, die over 2015 over de archiefbewaarplaats van het nieuwe
stadhuis. Zoals hierboven genoemd was de oude archiefbewaarplaats in 2014 met een code groen op
orde. De bijgevoegde verantwoording gaat dus over 2015 en over de nieuwe archiefbewaarplaats.
Bovenstaande gaat over de papieren dossiers in de fysieke archiefbewaarplaats. Voor de digitale dos-
siers geldt dat deze bewaard moeten worden in het archiefdeel binnen het documentmanagementsys-
teem Join (voorheen Decos). Op dit moment komen de digitale dossiers binnen Join nog niet in aan-
merking voor overdracht naar het digitale archiefdeel. In de eerstvolgende verantwoording over archief-
beheer en archiefzorg zal ook gerapporteerd worden over het digitale archief.
Pagina 2 van 3
BenW - 1403116
DCS - 1215300
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Het jaarverslag wordt tevens ter kennis gebracht aan de raad.
Conform de gemaakte afspraken in de bestuursovereenkomst wordt de archiefinspectie geïnformeerd
en het jaarverslag toegezonden.
Alternatieven en voorgestelde keuze
n.v.t
Resultaat extern overleg
n.v.t.
Risico-inventarisatie
n.v.t.
Afstemming intern
beleidskader / juridisch / HRM / financieel / facilitair/ informatisering
n.v.t.
Intern overleg
n.v.t.
Resultaat intern overleg met sectoren / portefeuillehouder
n.v.t.
Type voorstel(advies): B&W voorstel standaard
Communicatie
n.v.t.
Pagina 3 van 3
BenW - 1403116
DCS - 1215300
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>