<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                     Raadsvergadering:
                                                                     Registratienummer:


Naam: R.M. Heeren
Datum: 02 januari 2018
Team/teamonderdeel: DIR Directie
Telefoonnummer: 541282


Collegevoorstel

Onderwerp                                          startdocument programma optimalisatie
                                                   Almelo
Advies                                             Bespreekstuk
Is er een uiterste behandeldatum?                  Ja, 09 januari 2018
Portefeuillehouder                                 A.J. Gerritsen
Openbaar                                           Openbaar
Raadsvoorstel of raadsbrief                        n.v.t.

Toelichting voor de openbare besluitenlijst:
In 2017 is besloten om de ambtelijke organisatie te wijzigen waar het gaat om de structuur van de
organisatie en de werkwijze. Hiervoor is een plan opgesteld. Om dat plan uit te voeren zijn voor het
eerste half jaar van 2018 nu zes projecten vastgesteld. Halverwege het jaar wordt bekeken hoe het
met de uitvoering gaat en of het nodig is om projecten bij te stellen.

Voorgesteld besluit:

   1. Voor het eerste half jaar van 2018 voor de uitvoering van het programma de onderstaande zes
      projecten te definiëren:
          a. Uitwerking en implementatie van het eerder opgestelde organisatieplan;
          b. Uitwerking en implementatie van wijksturing;
          c. Uitwerking en implementatie van programmasturing;
          d. Uitwerken en doorvoeren van opgavegericht werken;
          e. Doorontwikkeling van ‘Hallo Stad’ w.o. aanspreken op houding, gedrag en talent;
          f. Imagoverbetering van de stad door het project ‘successen vieren’.
   2. De uitwerking en implementatie van het organisatieplan zich richt op:
          a. De opzet en werkwijze van de nieuwe organisatie (sturingsvisie, communicatiestructuur,
              organisatie en formatieoverzicht, was/wordt lijsten, plaatsingsspelregels en planning)
          b. De doorontwikkeling van de organisatie- eenheid Bedrijfsvoering;
          c. Opzet en inrichting van de adviespool;
          d. Transitie van de toegang van het sociaal domein;
          e. Interne verzelfstandiging/VDB;
          f. Uitrol van de Omgevingswet.
   3. Opdracht te geven voor het opstellen van afzonderlijke plannen van aanpak voor de genoemde
      projecten bij punt 2.
   4. Halverwege 2018 de aanpak en resultaten te evalueren.




Pagina 1 van 3
BenW - 1806169
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inleiding
In het voorjaar van 2017 heeft het college ingestemd met het voorstel om een nieuw organisatiemodel
in te voeren en als gevolg daarvan een organisatieontwikkelingsproces op te starten. In de maand
december 2017 is in aanwezigheid van de portefeuillehouder een werkconferentie georganiseerd.
Tijdens deze conferentie zijn projecten geprioriteerd die het komend half jaar tot uitwerking en
uitvoering moeten komen. Deze projecten beogen een optimalisatieslag van de gemeente Almelo. De
werkwijze die daarbij gehanteerd wordt, wordt geëxpliciteerd in hierbij aangeboden startdocument

Startdocument
Het bijgevoegde startdocument ‘programma optimalisatie Almelo’ wordt u ter informatie aangeboden.
Er wordt u gevraagd besluiten te nemen over het definiëren van de projecten die in het eerste half jaar
worden uitgevoerd. Ook bepaalt u met dit voorstel de scope van het organisatieplan. U geeft opdracht
voor het opstellen van plannen van aanpak voor de benoemde projecten en vraagt om de aanpak
halverwege dit jaar te evalueren om bijstelling waar het gaat om opdrachtverlening mogelijk te maken.

Relatie met eerdere besluitvorming
Eerder hebt u besluiten genomen over de doorontwikkeling van de organisatie. Die ontwikkeling is
opgedeeld in de drie fasen. Voor elke fase krijgt u voor de concrete invulling een voorstel waarvoor ook
advies wordt gevraagd bij de OR. Voor de eerste fase is de besluitvorming en het adviestraject met de
OR afgerond waar het gaat om het invoeren van de functie van adjunct- directeur en het opheffen van
het sectormodel en de functie van sectordirecteur. Voor de tweede fase (invoering programma- en
wijkgericht werken) hebt u al een voorgenomen besluit genomen en moet de OR (inclusief openstaande
punten uit de eerste fase) nog een definitief advies geven. Over de derde fase heeft u nog geen besluit
genomen en krijgt u nog een afzonderlijk voorstel waarover ook advies wordt gevraagd van de OR.

Stardocumenten nadere invulling wijze van realisatie besluitvorming
Het bijgevoegde startdocument geeft een nadere invulling van de realisatie van de eerdere
besluitvorming en de uitgebrachte adviesaanvraag inzake fase 2. De Ondernemingsraad zal het
startdocument ter informatie worden aangeboden, zodat zij dit kunnen betrekken bij hun advisering
over de tweede fase en de nog openstaande punten van de eerste fase.

Derde fase
De derde fase heeft betrekking op de bedrijfsvoering. Over de invulling en realisatie hiervan wordt een
afzonderlijk voorstel voorbereid. In dat voorstel zal nadrukkelijk gekeken worden welke optimalisaties
en verbeteringen in de bedrijfsvoering (zonder structuuraanpassingen) versneld uitgevoerd kunnen
worden en wat er (eventueel) nodig is in kader van de aanpassing van de organisatie. Dit voorstel over
de invulling en realisatie van de derde fase zal dan ook aangeboden worden na besluitvorming door het
college aan de OR voor een advies.

Beoogd effect
Het accorderen van de werkwijze vanuit het programma om de optimalisatieslag feitelijk verder te
kunnen concretiseren.

Argumenten voor

1.1 Het voorstel is een logisch vervolg op de ‘100 dagen notitie’ van de algemeen directeur.

Kanttekeningen

1.1 Helderheid over rollen, verantwoordelijkheden en proces
Het startdocument geeft aan dat over een aantal zaken nog geen helderheid is. Zoals bijvoorbeeld ten
aanzien de rollen en verantwoordelijkheden binnen de tijdelijke hulpstructuren alsmede in de
vernieuwde organisatie. Daarna zullen eind januari de SMART geformuleerde projectresultaten bekend
zijn. Ook wordt aandacht gevraagd voor een heldere informatievoorziening naar medewerkers. Het
nemen van een besluit over de verdere realisatie van de reorganisatie zonder dat hier nu helderheid over
is brengt een risico met zich mee waar het gaat om draagvlak voor de beoogde verandering. Omdat
deze aandachtspunten specifiek onderdeel zijn van de verder op te stellen reorganisatie- en
projectplannen worden deze risico’s ondervangen.


Pagina 2 van 3
BenW - 1806169
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Alternatieven
Feitelijk gaat het hier om een besluit dat primair een verantwoordelijkheid is van de algemeen directeur.
Omdat het dossier van de organisatie- ontwikkeling ook nadrukkelijk aan de orde is (geweest) in het
gesprek tussen raad en college ligt het voor de hand om de vaststelling van het programmaplan ook
door het college te laten doen.


Kosten, opbrengsten, dekking en preventief toezicht
Voor de uitvoering van het programma zijn eerder in het kader van de organisatieontwikkeling door raad
en college middelen beschikbaar gesteld. De uitvoering van de zes projecten kunnen binnen de
beschikbare middelen worden gerealiseerd. Over het beschikbaar stellen van de middelen heeft bij
eerdere besluitvorming al afstemming plaats gevonden met de toezichthouder (provincie Overijssel).


Uitvoering
De uitvoering geschiedt door interne medewerkers. Binnen het startdocument is een globale
mijlpalenplanning opgenomen. Deze zal verder worden gedetailleerd op basis van de nog op te leveren
projectplannen (verwachting medio februari 2018)

Bijlagen
INT 1862074 Startdocument programma optimalisatie Almelo

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Procesinformatie

Intern overleg
Document is tot stand gekomen op basis van een werkconferentie, waarbij de samenstelling van de
deelnemers bestond uit: burgemeester, gemeentesecretaris, managers en beleidsmedewerkers en
stafadviseurs.

Afstemming met portefeuillehouder
De portefeuillehouder heeft deelgenomen aan de werkconferentie. Dit voorstel en het bijgevoegde
document is de opbrengst van die conferentie en de stukken zijn afgestemd met de portefeuillehouder.

Directie-advies
B&W voorstel standaard

Communicatie over het besluit
Toelichting bij reguliere persconferentie.




Pagina 3 van 3
BenW - 1806169
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>