<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                    Raadsvergadering:
                                                                    Registratienummer:


Naam: A. te Wierik / A.A.J.M. Roosendaal
Datum: 21 maart 2022
Team/teamonderdeel: BV Financiën/CSI / Concernzaken




Collegevoorstel

Onderwerp                                          Inkopen door Taskforce Oekraïne
Advies                                             Bespreekstuk
Is er een uiterste behandeldatum?                  Ja, 19 april 2022
Portefeuillehouder                                 A.J. Gerritsen
Openbaar                                           Openbaar
Raadsvoorstel of raadsbrief                        n.v.t.


Toelichting voor de openbare besluitenlijst:
De gemeente Almelo heeft nagenoeg direct na het uitbreken van de oorlog in Oekraïne actie
ondernomen om opvang te organiseren voor vluchtelingen uit dit land. Hierdoor was het noodzakelijk
om direct en voortvarend middelen, materialen en diensten aan te schaffen om hen goede faciliteiten
te kunnen bieden. De gemeente is bij de aanschaf hiervan in beginsel gebonden aan de regels van
haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Aanbestedingswet 2012. Gelet op de bijzondere
omstandigheden besluit het college dat zij ermee instemt dat afgeweken wordt van de voor deze
inkooptrajecten voorgeschreven regels en procedures.


Voorgesteld besluit
1.     Ermee in te stemmen dat de inkooptrajecten van Taskforce Oekraïne, die op grond van het
       Inkoop- en aanbestedingsbeleid (mogelijk) meervoudig onderhands aanbesteed hadden
       moeten worden, enkelvoudig onderhands gegund zijn aan de daarvoor gekozen partijen.
2.     Met een beroep op artikel 2.32 lid 1 aanhef en onder c Aanbestedingswet 2012 ermee in te
       stemmen dat de inkooptrajecten van de Taskforce, die op grond van deze wet (mogelijk)
       Europees aanbesteed hadden moeten worden, enkelvoudig onderhands gegund zijn aan de
       daarvoor gekozen partijen.
3.     De gemeenteraad hierover te informeren door het versturen van bijgevoegde raadsbrief met
       nummer 2207169.


Inleiding
De aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012 zijn opgesteld om binnen de EU een
interne markt te creëren waarin vrije en eerlijke concurrentie wordt gestimuleerd. Aan deze
aanbestedingsrichtlijnen liggen de fundamentele aanbestedingsbeginselen ten grondslag, namelijk:
non-discriminatie, proportionaliteit, evenredigheid en objectiviteit. Belangrijke neveneffecten van een
goede toepassing van de richtlijnen zijn onder meer:
    - integriteit van het bestuur;
    - transparantie.




Pagina 1 van 3
BenW - 2209233
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Het gemeentelijk ‘Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021’ (Documenten Intern – 79062) geeft de kaders
weer voor inkopen van leveringen, diensten en werken.

In de gemeente Almelo worden sinds half maart 2022 vluchtelingen uit Oekraïne opgevangen. In
allerijl zijn daarvoor locaties ingericht en toegankelijk gemaakt voor huisvesting. Gezien de urgentie
en het vereiste snelheid van handelen, is bij de aanschaf van de hiervoor noodzakelijke middelen,
materialen en diensten afgeweken van de voor deze inkooptrajecten voorgeschreven regels en
procedures op grond van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid en de Aanbestedingswet 2012. Deze
afwijkingen zijn mogelijk met toestemming van het college mits hieraan een deugdelijke motivatie ten
grondslag ligt en de regelgeving hierin voorziet. Het gaat daarbij alleen om opdrachten die binnen de
scope van de Taskforce vallen. Opdrachten buiten de scope dienen aan de reguliere procedures te
voldoen.


Beoogd effect
Met dit voorstel wordt transparantie geboden daar waar het inkopen betreft, in de breedste zin van
het woord, zoals uitgevoerd door de Taskforce Oekraïne van de gemeente Almelo.


Argumenten voor
1.1    Afwijking van de voorgeschreven procedures en regels van het inkoop- en
       aanbestedingsbeleid is mogelijk met een gemotiveerd besluit van het college.

Het gaat hierbij om inkoop van zaken zoals bedden(goed), inrichting huiskamers, het afnemen van
schoonmaakdiensten en personele inhuur voor het reilen en zeilen op de locatie zelf, zoals onder
andere een locatiemanager, huismeesters en tolken. Daarbij mogelijk ook om zaken waarvan nu nog
niet (goed) beoordeeld kan worden of de kosten hiervan de drempelwaarde, waarna conform ons
inkoop- en aanbestedingsbeleid meervoudig onderhands aanbesteed moet worden, gaan overstijgen.

Uit oogpunt van solidariteit is ervoor gekozen om per ommegaande vluchtelingen op te vangen. In
dat licht bezien, wordt voorgesteld om gebruik te maken van de afwijkingsbevoegdheid van het
beleid en ermee in te stemmen dat afgeweken wordt van de voorgeschreven procedure. Het
organiseren van een meervoudige aanbesteding zou namelijk al gauw enkele maanden in beslag
hebben genomen. Dit, terwijl Oekraïense vluchtelingen per direct en op passende wijze opgevangen
moeten kunnen worden. De urgentie, vereiste snelheid van handelen en gelet op de precaire situatie
is voldoende rechtvaardiging om gebruik te maken van de afwijkingsbevoegdheid van het beleid.

2.1    Op grond van artikel 2.32 lid 1 aanhef en onder c Aanbestedingswet 2012 kan van de regels en
       procedures van deze wet worden afgeweken wegens “dwingende spoed”.

Concreet gaat het hierbij om de inkoop van diensten voor personele inhuur ten behoeve van de
beveiliging, bewaking en surveillance van het pand waarin een groot aantal vluchtelingen wordt
opgevangen. De waarde van de hiervoor gegeven opdracht overstijgt de drempel die gehanteerd
wordt voor een Europese aanbesteding. Mogelijk geldt dit ook voor de inkoop van diensten ten
behoeve van de personele inhuur voor het reilen en zeilen op de locatie zelf. Hiervan kan nu echter
nog niet (goed) beoordeeld worden of deze de drempelwaarde voor een Europese aanbesteding gaan
overstijgen.

Ter rechtvaardiging van het besluit om niet Europees aan te besteden wordt een beroep gedaan op
artikel 2.32 lid 1 aanhef en onder c van de Aanbestedingswet 2012; de “dwingende spoed-
uitzondering”. Deze diensten zijn ingekocht in het kader van de opvang van Oekraïense vluchtelingen.
Deze vluchtelingenstroom, en de oorzaken daarvan, konden niet worden voorzien en zijn niet aan de
gemeente te wijten. Doordat de vluchtelingen per direct op passende wijze opgevangen dien(d)en te
worden, konden de termijnen voor een Europese aanbesteding vanwege dwingende spoed niet in
acht genomen worden. De duur van de overeenkomst voor beveiliging pand e.d. bedraagt (maximaal)
1 jaar en is daarmee niet langer dan strikt noodzakelijk.



Pagina 2 van 3
BenW - 2209233
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Kanttekeningen
n.v.t.

Kosten, opbrengsten en dekking
Dit voorstel heeft geen directe financiële consequenties.

Uitvoering
Vanwege de urgentie is de Taskforce Oekraïne al diverse inkooptrajecten gestart. De uitvoering
hiervan wordt zodanig verzorgd dat nadien kan worden vastgesteld wat de omvang van de inkopen is
geweest. Er vindt met Rijksoverheid afstemming plaats over de tegemoetkoming van de gemaakte
kosten.

Een aankondiging van de gegunde opdracht die omwille van dwingende spoed niet Europees is
aanbesteed, wordt op TenderNed geplaatst.

Bijlagen
      - raadsbrief 2207169
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Procesinformatie

Intern overleg
Dit voorstel is na overleg met de directie en in afstemming met de projectleider Taskforce Oekraïne
tot stand gekomen. Tevens heeft afstemming plaats gevonden met Concernzaken (en Infense
Advocaten).

Afstemming met portefeuillehouder
Dit voorstel is afgestemd met portefeuillehouder A.J. Gerritsen en akkoord bevonden.

Directie-advies
B&W voorstel standaard.


Communicatie over het besluit
Regulier via openbaar iBabs.




Pagina 3 van 3
BenW - 2209233
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>