<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                    Raadsvergadering:
                                                                    Registratienummer:


Naam: R. Schuttevaar
Datum: 19 december 2023
Eenheid/Programma: Eenheid Concernzaken




Collegevoorstel

Onderwerp                                        Intern controleplan boekjaar 2023
Advies                                           Bespreekstuk
Is er een uiterste behandeldatum?                Ja, 9 januari 2024
Portefeuillehouder                               A. Maathuis
Openbaar                                         Openbaar
Raadsvoorstel of raadsbrief                      n.v.t.


Toelichting voor de openbare besluitenlijst:
Jaarlijks stelt het college een plan op voor de interne controle. De interne controle is een onderdeel
van het financieel risicomanagement van de gemeente Almelo en is gericht op de significante
bedrijfsprocessen. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit
van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu)
te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Het intern controle plan vormt de basis voor
de (verbijzonderde) interne controle in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording 2023. Het
college heeft besloten om het intern controleplan over het boekjaar 2023 vast te stellen.


Voorgesteld besluit
1. Het intern controleplan over boekjaar 2023 van de gemeente Almelo vast te stellen, met daarin:
   a) De kaders voor de interne controle;
   b) De organisatie van de interne controle;
   c) De aanpak controle per proces;
   d) De significante processen.


Inleiding
Het college is op basis van artikel 212 en 213 van de Gemeentewet ervoor verantwoordelijk dat de
(financiële) informatie die wordt verstrekt een realistisch beeld geeft van de werkelijkheid. Daarnaast
is het college ervoor verantwoordelijk dat wordt gehandeld binnen de grenzen van de geldende wet-
en regelgeving. Dit noemen we de financiële rechtmatigheid. Het college legt verantwoording af over
deze financiële rechtmatigheid door middel van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van
de jaarrekening. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het intern controleplan bijgesteld en
vastgesteld. Het intern controleplan over boekjaar 2023 is de basis voor de uitvoering van de
verbijzonderde interne controle rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen in het aanwezige
stelsel van interne beheersing van geselecteerde significante processen. Op basis van de in het plan
opgenomen en uitgevoerde werkzaamheden wordt een conclusie gegeven over het financieel
rechtmatig handelen in het boekjaar.




Pagina 1 van 4
BenW - 2310385
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de
bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te
verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar
vastgesteld dat processen adequaat beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de
administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst
of aan de eisen van rechtmatigheid (en getrouwheid), verantwoording en controle wordt voldaan.

Aanpak controle per proces
Jaarlijks starten we met de actualisering van de significante posten en processen en de risicoanalyse.
Vervolgens worden per proces de opzet, het bestaan en de werking van de AO/IC beoordeeld. Met de
(verbijzonderde) interne controle wordt gekeken naar de opzet (hoe staat het op papier), het bestaan
(wat is er werkelijk) en de werking (toetsing) van de beheersingsmaatregelen op procesniveau. De
uitvoering van een (verbijzonderde interne controle) op een bedrijfsproces zal plaatsvinden in vijf
verschillende fases, namelijk:

Fase 1: Het in kaart brengen van het bedrijfsproces (opzet)
In deze fase wordt het bedrijfsproces in kaart gebracht door een (beknopte) procesbeschrijving op te
stellen of te actualiseren. De procesbeschrijvingen worden gebruikt voor het beschrijven van de te
verrichten activiteiten c.q. handelingen, de daarbij betrokken (verantwoordelijke) functionarissen en
de in- en uitgaande informatiestromen van het bedrijfsproces.

Fase 2. Risicoanalyse en controle opzet
Risico-inschatting is het (continue) proces waarin de organisatie zich bezighoudt met het identificeren
en analyseren van risico’s (zowel interne als externe risico’s). In de risicoanalyse staat de vraag
centraal: wat kan er fout gaan in het proces, met financiële (nadelige) gevolgen. In deze fase wordt de
risicoanalyse in het controle dashboard met de belangrijkste functionarissen geactualiseerd en
worden de functionarissen gevraagd aan te geven wat de belangrijkste risico’s binnen het proces zijn
en hun visie op deze risico’s.

Fase 3: Lijncontrole en (bestaan)
Om vast te stellen of het proces in werkelijkheid ook daadwerkelijk verloopt zoals is beschreven,
wordt een lijncontrole uitgevoerd. Dat betekent dat het proces van start tot afronding integraal
doorlopen wordt. Het doel van de lijncontrole is vast te stellen of de procesbeschrijvingen juist zijn en
dat de in de eerste fase geïdentificeerde controlemaatregelen daadwerkelijk bestaan. Eventueel
worden aanvullend op de lijncontrole testwerkzaamheden uitgevoerd op de belangrijkste interne
beheersingsmaatregelen.

Fase 4: Testwerkzaamheden (werking)
Op basis van de lijncontrole wordt bepaald welke beheersmaatregelen ook daadwerkelijk getoetst
kunnen worden. Voor een beheersmaatregel is daarbij het volgende van belang:
       -   In hoeverre is het een routinematige handeling.
       -   Welke altijd op dezelfde wijze werkt / wordt uitgevoerd (gedurende de verslagperiode).
       -   Zijn er vastleggingen waarmee de werking vastgesteld kan worden.

Door het uitvoeren van testwerkzaamheden kan een oordeel worden gegeven over de werking van
deze interne beheersingsmaatregelen.

Fase 5: Evaluatie en vastlegging
In de laatste fase van de uitgevoerde interne controle vindt de evaluatie van de interne
beheersingsmaatregelen binnen het proces plaats en wordt de rapportage gevuld. Geconstateerde
financiële fouten kunnen in drie categorieën worden ingedeeld:
    - Structurele fouten; dit zijn fouten waarvan de oorzaak bekend is, zodat de financiële gevolgen
        zijn door te rekenen en te herstellen. Als die analyse van de gevolgen van de gevonden
        foutoorzaak voldoende fouten boven tafel haalt, is extrapolatie niet meer nodig.
    - Incidentele fouten; van deze fouten is de oorzaak niet bekend, zodat de accountant er rekening
        mee moet houden dat zij zich in de gehele massa kunnen voordoen. Extrapolatie is daarom
        nodig.

Pagina 2 van 4
BenW - 2310385
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>     -    Unieke fouten; deze fouten zijn van dien aard dat ze verder niet in de massa voorkomen. In
          feite zijn het fouten die zich eenmalig voordoen. Aangetoond moet worden dat de oorzaak van
          de fout zodanig van aard is dat deze ook daadwerkelijk verder niet meer voorkomt.
          Extrapolatie is niet nodig.


Beoogd effect
Voldoen aan wet- en regelgeving.


Argumenten voor
1.1 Het college draagt op basis van artikel 212 en 213 van de Gemeentewet zorg voor de interne
    toetsing van het financiële beheer, de inrichting daarvan en de eisen van rechtmatigheid en
    verantwoording daarover.
     Om hier invulling aan te geven, wordt jaarlijks het controleplan bijgesteld en vastgesteld. Een
     goed opgezette interne controle is van belang voor:
        • controle van toereikende uitvoering van taken;
        • het signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de taken;
        • het bijsturen van de uit te voeren taken;
        • het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde taken.

1.2 Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording is het van belang om kaders vast te stellen.
     Het college dient over 2023 voor het eerst de rechtmatigheidsverantwoording af te geven. De
     uitvoering van de (verbijzonderde) interne controle is daarbij een belangrijk onderdeel. Omdat het
     intern controleplan de kaders definieert voor de wijze waarop de (verbijzonderde) interne controle
     uitgevoerd gaat worden is het aan te bevelen de kaders vast te stellen. De accountant zal de
     uitgevoerde werkzaamheden op basis van het interne controleplan nagaan ten behoeve van de
     controle op de getrouwheid door de accountant.


Kanttekeningen
1.1 Vanwege de gewijzigde interne regelgeving (financiële verordening, controleverordening et
cetera) vindt besluitvorming over het controleplan 2023 later dan gewoonlijk plaats .
We verwachten het controleplan 2024 zoals gebruikelijk in het 2 e kwartaal aan te bieden.

Kosten, opbrengsten en dekking
Dit besluit heeft geen financiële gevolgen.


Uitvoering
Na besluitvorming door het college kan op basis van het intern controleplan de verbijzonderde
interne controle worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van het college.


Bijlagen
Plan (verbijzonderde) interne controle 2023; Almelo “in control” [INT – 89939].

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ---------

Procesinformatie

Intern overleg
Het intern controleplan is besproken binnen het team Control & Audit.



Pagina 3 van 4
BenW - 2310385
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Afstemming met portefeuillehouder
Het intern controleplan is voorgelegd aan de verantwoordelijk portefeuillehouder (18-12-2023).

Directie-advies
Niet van toepassing.

B&W voorstel standaard


Communicatie over het besluit
Reguliere persconferentie: de nota wordt de dag na het besluit gepubliceerd (in Ibabs gezet).
Het interne controleplan wordt gecommuniceerd met de externe accountant.




Pagina 4 van 4
BenW - 2310385
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>