<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                               Raadsvergadering:
                                                               Registratienummer:

De Raad van de Gemeente Almelo:

Gezien het voorstel van burgemeester en wethouders van;


Besluit:
   1. Het Controleprotocol voor de accountantscontrole 2024 vast te stellen, met daarin;
          a. Een verantwoordinggrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de
             dotaties aan de reserves;
          b. Een rapportagegrens van 150.000 euro.
   2. Het Normenkader 2024 voor de rechtmatigheidscontrole vast te stellen.



Gedaan in de openbare vergadering van

de griffier,                                     de burgemeester,




drs. J.W. Scherpenzeel                           R.T.A. Korteland




Pagina 1 van 5
Raad - 2408430
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                    Raadsvergadering:
                                                                    Registratienummer:


Naam: E Beldhuis
Datum: 30 september 2024
Team/teamonderdeel: CZ Control en Audit


Voorstel aan de raad

Onderwerp                                           Rechtmatigheidsverantwoording 2024
Portefeuillehouder                                  A. Maathuis


Samenvatting raadsvoorstel
Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording door het college dient het normenkader, in
plaats van ter kennisname, vastgesteld te worden door de raad. Verder dient de
verantwoordingsgrens te worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3% van de totale
lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De verantwoordingsgrens is
opgenomen in het controleprotocol voor de accountantscontrole 2024. Om de verantwoordingsgrens
te bepalen is een aantal overwegingen van belang zoals de informatiepositie van de raad, de kosten
van de verantwoording en de eenduidigheid van normen en communicatie.
Door een lagere verantwoordingsgrens vast te stellen (van 3% naar 2%) dienen kleinere fouten en
onzekerheden door het college te worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De
informatiewaarde van de verantwoording neemt hiermee toe. Hiermee sluiten we ook aan op het
advies van de accountant en zorgen voor eenduidigheid in de (toekomstige, 2%) normering.

Voorgesteld wordt de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2024 vast te
stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De
goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren
ongewijzigd vast te stellen.

Voorgesteld raadsbesluit
    1. Het Controleprotocol (INT-92960) voor de accountantscontrole 2024 vast te stellen, met daarin;
           a. Een verantwoordinggrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de
              dotaties aan de reserves;
           b. Een rapportagegrens van 150.000 euro.
    2. Het Normenkader 2024 (INT-92958) voor de rechtmatigheidscontrole vast te stellen.


Inleiding
Het normenkader, het intern controleplan en het controleprotocol vormen de basis voor de uitvoering
van de (verbijzonderde) interne controle. Het college draagt conform art. 212/213 van de
Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de
rechtmatigheid van beheershandelingen. Het college legt verantwoording af over deze financiële
rechtmatigheid door middel van de rechtmatigheidsverantwoording als onderdeel van de
jaarrekening. Om hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het controleprotocol, het normenkader en
het controleplan bijgesteld en vastgesteld.

Het intern controleplan over boekjaar 2024 is de basis voor de uitvoering van de verbijzonderde
interne controle rechtmatigheid van (financiële) beheershandelingen in het aanwezige stelsel van
interne beheersing van geselecteerde significante processen. Op basis van de in het plan opgenomen
en uitgevoerde werkzaamheden wordt een conclusie gegeven over het financieel rechtmatig
handelen in het boekjaar.

Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit van de
bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering (continu) te
Pagina 2 van 5
Raad - 2408430
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt zichtbaar
vastgesteld dat processen adequaat beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de
administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle getoetst
of aan de eisen van rechtmatigheid (en getrouwheid), verantwoording en controle wordt voldaan.

Controleprotocol
Met het controleprotocol stelt de raad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor
het controlejaar.

Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording heeft het controleprotocol ook als doel de te
hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het
college en de rapporteringsgrens ten behoeve het opnemen en toelichten van geconstateerde
onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering vast te leggen. Om tegemoet te
komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college daarom alle bevindingen
omtrent de financiële rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf
bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn, zoals deze
voor de accountant geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in
haar rapport van bevindingen.

Het college dient met ingang van boekjaar 2023 een rechtmatigheidsverantwoording te verstrekken
die toeziet op een drietal criteria (begrotingscriterium, misbruik & oneigenlijk criterium en
voorwaardencriterium). Op deze wijze legt het college verantwoording af over het naleven van wet-
en regelgeving binnen de gemeente Almelo. Het vaststellen van het getrouwe beeld blijft onderdeel
van de jaarrekeningcontrole door de accountant. Getrouw wil zeggen of de informatie juist,
toereikend en volledig is alsmede geschikt is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt. Omdat de
rechtmatigheidsverantwoording onderdeel wordt van de jaarstukken, controleert de accountant
straks ook of deze verantwoording getrouw is.

In het door de commissie BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) opgestelde
schrijven ‘Notitie Rechtmatigheidsverantwoording’ is aangegeven dat de verantwoordingsgrens moet
worden vastgesteld op een percentage tussen de 0 en 3%.

“De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het College
van B&W de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheids-
verantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale
lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.”

Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang zoals de
informatiepositie van de raad, de kosten van de verantwoording en de eenduidigheid van de normen
en communicatie. Voor nadere informatie hierover verwijzen we naar het controleprotocol 2024.

Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf
bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten van
de (verbijzonderde) interne controle en de leer- en verbeterpunten. In tegenstelling tot de
rechtmatigheidsverantwoording stelt de accountant voor deze paragraaf alleen vast of deze geen
materiële onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening. Het is mogelijk om fouten en
onzekerheden die door het college zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de
(verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden, maar niet opgenomen hoeven te worden in de
rechtmatigheidsverantwoording hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van
de raad toe.

Normenkader
Bij wijzigingen in wet- en regelgeving dient het normenkader te worden geactualiseerd en door de
raad te worden vastgesteld zodat we intern en de accountant (extern) dit normenkader als leidraad
kunnen gebruiken voor de controlewerkzaamheden. Het normenkader, zoals nu opgenomen in de
bijlage betreft het normenkader van juli 2024.



Pagina 3 van 5
Raad - 2408430
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Beoogd effect
    -   Het vaststellen van het controleprotocol (inclusief de verantwoordingsgrens voor de
        rechtmatigheid) zodat invulling wordt gegeven aan ex artikel 213 Gemeentewet
    -   Het vaststellen van het normenkader teneinde kaders te definiëren om de interne
        controlewerkzaamheden over 2024 uit te voeren

Argumenten voor
1.1 Goedkeuringstolerantie en rapporteringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren
    ongewijzigd vast te stellen aangezien er geen wetswijziging heeft plaatsgevonden
    De goedkeuringstolerantie in overeenstemming met eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen op
    1% voor fouten en 3% voor onzekerheden en de rapporteringstolerantie in overeenstemming met
    eerdere jaren ongewijzigd vast te stellen op €150.000. Om tegemoet te komen aan de behoefte
    om inzicht vanuit de raad, rapporteert het college derhalve alle bevindingen omtrent de financiële
    rechtmatigheid boven de rapporteringstolerantie in de paragraaf bedrijfsvoering met een
    toelichting richting de raad. Hiermee volgen we de ingezette lijn, zoals deze voor de accountant
    geldt om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van
    bevindingen. Bovenstaande percentages kunnen gedurende het boekjaar 2024 nog wijzigen. Deze
    wijziging zal worden gepubliceerd via BADO en dan wordt het percentage van 2% voor fouten en
    onzekerheden leidend.

1.2 Aanscherping verantwoordingsgrens; informatiewaarde neemt toe en er is sprake van een de
    uniforme normering.
    De nieuwe werkwijze heeft laten zien dat het wenselijk is om ruimte te hebben om eventuele
    onvoorziene fouten en onzekerheden op te kunnen vangen binnen de rechtmatigheids-
    verantwoording, zie ook de fouten en bevindingen 2023. Door een lagere verantwoordingsgrens
    vast te stellen (van 3% naar 2%) dienen kleinere fouten en onzekerheden door het college te
    worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. De informatiewaarde van de
    verantwoording neemt hiermee toe. Hiermee sluiten we ook aan op het advies van de accountant
    en zorgen voor eenduidigheid in de (toekomstige, 2%) normering.

1.3 In de paragraaf bedrijfsvoering kan het college een toelichting geven op fouten die zijn
    geconstateerd als onderdeel van de (verbijzonderde) interne controle maar niet zijn opgenomen
    in de rechtmatigheidsverantwoording
    Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in de
    rechtmatigheidsverantwoording kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan de raad
    door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierdoor blijft de informatiepositie van de
    raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de rechtmatigheidsverantwoording
    hoeven toe te nemen. Hiermee volgen we de ingezette lijn, zoals deze voor de accountant geldt
    om geconstateerde onrechtmatigheden vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van
    bevindingen.


Normenkader
2.1 Een goed opgezette interne controle is belangrijk in het kader van planning en control
   Het college draagt conform art. 212/213 van de Gemeentewet zorg voor de interne toetsing van de
   getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Om
   hier invulling aan te geven wordt jaarlijks het normenkader bijgesteld en vastgesteld. Een goed
   opgezette interne controle is een belangrijke pijler voor de gemeente in het kader van planning en
   control. Enerzijds voor het controleren en signaleren van tekortkomingen in de uitvoering van de
   taken, anderzijds voor het bijsturen en het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde
   taken. Met een toereikend normenkader kan de uitvoering van taken met structuur en efficiency
   worden gedaan. Het primaire doel van interne controle is om een beeld te krijgen van de kwaliteit
   van de bedrijfsvoering. Interne controle is een middel om de kwaliteit van de bedrijfsvoering
   (continu) te verbeteren en tijdig bij te kunnen sturen in processen. Bij de interne controle wordt

Pagina 4 van 5
Raad - 2408430
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>   zichtbaar vastgesteld dat processen beheerst worden, zoals dat met de inrichting van de
   administratieve organisatie beoogd was. Ook wordt met de uitkomsten van interne controle
   getoetst of aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan.

2.2 Het normenkader is, intern voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording en extern
    voor de accountant voor het controleren van de jaarrekening, de leidraad voor de
    controlewerkzaamheden
   Het normenkader betreft de inventarisatie van relevante, interne en externe wet- en regelgeving en
   dient als basis voor de interne controlewerkzaamheden op rechtmatigheid. Het normenkader moet
   actueel worden gehouden en worden aangepast op veranderende wet- en regelgeving. Het betreft
   hierbij overigens alleen de regelgeving waaraan financiële beheershandelingen ten grondslag
   liggen. Het normenkader is geen uitputtende lijst van regelingen, maar beperkt zich tot die
   regelingen die relevant zijn, of worden geacht, voor de uitvoering van een goede controle.

2.3 De raad moet het normenkader vaststellen
   De raad geeft de accountant de opdracht voor de accountantscontrole. Voor de controle maakt de
   accountant gebruik van het door de raad vastgestelde normenkader.


Kanttekeningen
1.1 Door een lagere verantwoordingsgrens vast te stellen (van 3% naar 2%) moet het gemeentelijk
apparaat meer kosten maken om afwijkingen op te sporen en te rapporteren. De interne controle zal
daarmee een groter beslag leggen op de ambtelijke capaciteit en wordt daardoor duurder.

Kosten, opbrengsten en dekking
Niet van toepassing.

Vervolg
Na besluitvorming wordt het controleprotocol gepubliceerd.

Bijlagen
Controleprotocol 2024 Almelo (INT-92960)
Normenkader 2024 (INT-92958)


Burgemeester en Wethouders van Almelo, _______________

de secretaris,                              de burgemeester,
J.H. Dijkstra                               R.T.A. Korteland




Pagina 5 van 5
Raad - 2408430
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>