<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Controleprotocol
voor de
accountantscontrole
2024
Gemeente Almelo
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
1.      Inleiding ........................................................................................................................................... 2
     Doelstelling .......................................................................................................................................... 2
     Wettelijk kader .................................................................................................................................... 2
2.      Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) ............................ 3
3.      Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties ................................................................... 4
     Goedkeuringstoleranties (getrouwheid) ............................................................................................. 4
     Rapporteringstolerantie ...................................................................................................................... 4
     Verantwoordingsgrens (rechtmatigheid) ............................................................................................ 5
     Rapportagegrens ................................................................................................................................. 6
4.      Begrip rechtmatigheid en de aanvullende te controleren rechtmatigheidscriteria ....................... 7
     Het begrotingscriterium ...................................................................................................................... 7
     Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium .................................................................................... 7
     Het voorwaardencriterium .................................................................................................................. 8
5.      Rapportering.................................................................................................................................... 8
     College: Rechtmatigheid ..................................................................................................................... 8
     Accountant: Interim-controles ............................................................................................................ 8
     Accountant: Verslag van bevindingen ................................................................................................. 8
     Accountant: Controleverklaring .......................................................................................................... 8
6.      Slotbepaling ..................................................................................................................................... 9
     6.1 Intrekking....................................................................................................................................... 9
     6.2 Inwerkingtreding ........................................................................................................................... 9
     6.3 Citeertitel ....................................................................................................................................... 9




                                                                              1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>1. Inleiding
De raad van de gemeente Almelo heeft aan de accountant de opdracht verstrekt de
accountantscontrole als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet voor de gemeente Almelo uit te
voeren. Ter voorbereiding en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole moet de
gemeenteraad echter nog een aantal zaken nader regelen, hetgeen in dit controleprotocol
plaatsvindt. Object van de controle is de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording), de
bijlage taakvelden en de bijlagen met betrekking tot een aantal specifieke uitkeringen (single
information, single audit). Dit betekent dat daarmee tevens de getrouwheid en rechtmatigheid van
het financieel beheer, zoals uitgeoefend door of namens het college van burgemeester en
wethouders van de gemeente Almelo, object van de controle is.

Doelstelling
Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de
reikwijdte van de accountantscontrole, betreffende boekjaar 2024, de daarvoor geldende
normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de
controle van de jaarrekening van de gemeente Almelo.

Door de komst van de rechtmatigheidsverantwoording vanaf boekjaar 2023, heeft dit
controleprotocol ook als doel de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de
rechtmatigheidsverantwoording door het college en de rapporteringsgrens voor het opnemen en
toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering
van de jaarverantwoording vast te leggen.


Wettelijk kader
De gemeenteraad heeft de verordening ex artikel 213 Gemeentewet voor de controle op het
financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Almelo
(Controleverordening gemeente Almelo) vastgesteld. Met dit controleprotocol stelt de
gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar.




                                                  2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>2. Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én
   rechtmatigheid)
Zoals in artikel 213 van de Gemeentewet is voorgeschreven, zal de controle van de in artikel 197 van
de Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant
gericht zijn op het afgeven van een oordeel over:

    •   de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en activa
        en passiva;
    •   de getrouwheid van de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording;
    •   de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of
        deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;
    •   het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of
        krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186
        Gemeentewet (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten);
    •   de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening;
    •   de bijlage bij de jaarrekening met verantwoordingsinformatie over specifieke uitkeringen,
        bedoeld in art 58a van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden
gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit Accountantscontrole Decentrale
Overheden (BADO)) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.
Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het BADO dat de in de rekening
verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen “in
overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen,
waaronder gemeentelijke verordeningen”.




                                                  3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>3. Te hanteren goedkeuring- en rapporteringtoleranties
In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties
voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van
de af te geven controleverklaring. Naast de goedkeuringstoleranties wordt de
rapporteringstolerantie onderkend.

Goedkeuringstoleranties (getrouwheid)
In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringstoleranties.
opgenomen, zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2024. De raad houdt zich
hiermee aan de minimumeisen, zoals deze zijn opgenomen in het BADO.

 Goedkeuringstolerantie         Goedkeurend        Beperking      Oordeelonthouding     Afkeurend
 Fouten in de jaarrekening         < 1%           >1% en <3%              -                > 3%
 (%lasten)
 Onzekerheden in de                  < 3%         >3% en <10%            > 10%               -
 jaarrekening (%lasten)


Op basis van de begroting 2024 van de gemeente Almelo betekenen de genoemde percentages dat
een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 3.557.000 (1%) en een totaal van
onzekerheden van circa € 10.671.000 (3%) de goedkeurende strekking van de controleverklaring niet
zullen aantasten.

Indien het Besluit accountantscontrole decentrale overheden nog in 2024 van kracht wordt, zal
bovenstaande tabel aangepast worden naar onderstaande tabel:

 Goedkeuringstolerantie         Goedkeurend        Beperking      Oordeelonthouding     Afkeurend
 Fouten en onzekerheden in         < 2%           >2% en <4%            > 4%               > 4%
 de jaarrekening (%lasten)


Rapporteringstolerantie
Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant in zijn rapport van bevindingen
geconstateerde fouten en onzekerheden boven € 150.000 rapporteert. De tolerantiecijfers zullen
jaarlijks op basis van de definitieve cijfers van het controlejaar worden geëvalueerd en mogelijk
worden bijgesteld. Het staat de accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht “belangrijke”
bevindingen in zijn rapport op te nemen.

Specifieke rapporteringstoleranties voor de SiSa
In overeenstemming met artikel 5 BADO gelden er in het kader van Single information Single audit
(SiSa) afwijkende rapporteringstoleranties. De rapporteringstoleranties zijn afhankelijk van de
financiële omvang van de specifieke uitkering en worden als volgt bepaald:
             Rapporteringstolerantie specifieke uitkeringen (SiSa)
       Omvang specifieke uitkering              Rapporteringstolerantie
               < € 125.000                             € 12.500


      > € 125.000 en < € 1 miljoen          10% van de specifieke uitkering
              > € 1 miljoen                          € 125.000


                                                  4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Bij de uitvoering van de rechtmatigheidswerkzaamheden die betrekking hebben op de specifieke
uitkeringen zal aansluiting worden gezocht bij bovenstaande.

Verantwoordingsgrens (rechtmatigheid)
Naast de goedkeuringstolerantie wordt de verantwoordingsgrens onderkend. Deze kan als volgt
worden gedefinieerd:

“De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college
de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording.
De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3% van de totale lasten van de
gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves”.

De gemeenteraad is vrij om binnen de eerdergenoemde bandbreedte de grens te bepalen. Hierbij is
van belang om op te merken dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage geldt.
Fouten en onduidelijkheden mogen daarbij niet bij elkaar opgeteld te worden. Elk jaar wordt dit
percentage in overleg met de auditcommissie besproken.

Om de verantwoordingsgrens te bepalen zijn een aantal overwegingen van belang. De volgende
voorbeelden zijn genoemd in de door de commissie BADO opgestelde notitie:

 Aspect                 Overwegingen
 Informatiepositie      Bij een laag percentage worden in de rechtmatigheidsverantwoording
 van de                 eerder fouten en onduidelijkheden opgenomen en dus zichtbaar voor de
 gemeenteraad.          gemeenteraad. Bij een hoog percentage ligt deze informatiegrens hoger.
 Kosten van de          De gemeentelijke organisatie moet bij een lager percentage meer kosten
 verantwoording         maken om afwijkingen op te sporen en te rapporteren. De interne controle
                        zal daarmee een groter beslag leggen op de ambtelijke capaciteit en wordt
                        daardoor duurder. Als de verantwoordingsgrens op een laag niveau wordt
                        vastgesteld, komen ook afwijkingen in beeld, waar relatief geringe bedragen
                        mee zijn gemoeid. De raad hoeft niet over alles geïnformeerd te worden.
 Eenduidigheid van      Binnen de gemeente kunnen al normen (percentages) gehanteerd worden
 normen en              voor de interne controle. De accountant hanteert in het kader van de
 communicatie           materialiteit ook normen, die ontleend zijn aan het BADO.


Naast de rechtmatigheidsverantwoording is het mogelijk om als college in de paragraaf
bedrijfsvoering een toelichting te geven op de kwaliteit van de interne beheersing, de uitkomsten
van de (verbijzonderde) interne controle en de leer- en verbeterpunten. In tegenstelling tot de
rechtmatigheidsverantwoording, stelt de accountant voor deze paragraaf alleen vast of deze geen
materiële onjuistheden bevat c.q. verenigbaar is met de jaarrekening. Het is mogelijk om fouten en
onzekerheden die door het college zijn geconstateerd in het kader van de uitvoering van de
(verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden, maar niet opgenomen hoeven te worden in de
rechtmatigheidsverantwoording, hier alsnog toe te lichten. Hierdoor neemt de informatiepositie van
de raad toe.

Argumentatie percentage verantwoordingsgrens Almelo

   -   Door een lagere verantwoordingsgrens vast te stellen (van 3% naar 2%) dienen kleinere
       fouten en onzekerheden door het college te worden opgenomen in de
       rechtmatigheidsverantwoording. De informatiewaarde van de verantwoording neemt
       hiermee toe.


                                                5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>    -   Daarnaast zal een lagere verantwoordingsgrens in beginsel resulteren in een toename van de
        diepgang van de (verbijzonderde) interne controlewerkzaamheden. Consequentie hiervan is
        dat dit zal resulteren in een toename van de kosten om de verantwoording af te geven.
        Anderzijds hierdoor wordt er meer gezien, waarbij eventuele fouten eerder hersteld of
        voorkomen kunnen worden.
    -   Fouten die, als gevolg van de verantwoordingsgrens, niet hoeven te worden opgenomen in
        de rechtmatigheidsverantwoording, kunnen alsnog door het college worden toegelicht aan
        de raad door deze op te nemen in de paragraaf bedrijfsvoering. Hierdoor blijft de
        informatiepositie van de raad gewaarborgd zonder dat de werkzaamheden omtrent de
        rechtmatigheidsverantwoording hoeven toe te nemen.
    -   Bovengenoemde punten zijn verder in overeenstemming met het advies van de accountant
        en zorgen voor eenduidigheid in de (toekomstige, 2%) normering.


 Voorgesteld wordt om het percentage voor 2024 op 2% vast te stellen. Op basis van de begroting
 2024 van de gemeente Almelo betekent genoemde percentage dat de afwijkingen (fouten en
 onduidelijkheden) een totaalbedrag van circa €7.114.000 mag omvatten.

Rapportagegrens
Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering indien
de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt.

Het college hecht waarde aan het gesprek over de bevindingen uit de rechtmatigheidscontroles.
Daarom beperkt het college zich niet tot het geven van een toelichting bij alleen het overschrijden
van de verantwoordingsgrens. Om tegemoet te komen aan de behoefte om inzicht vanuit de raad,
rapporteert het college daarom alle bevindingen omtrent de financiële rechtmatigheid boven de
rapportagegrens in de paragraaf bedrijfsvoering met een toelichting richting de raad.

 Deze rapportagegrens wordt door de gemeenteraad vastgesteld op €150.000. Hiermee volgen we
 de ingezette lijn, zoals deze voor de accountant geldt, om geconstateerde onrechtmatigheden
 vanaf deze grens te benoemen in haar rapport van bevindingen.

Onderstaand wordt in een schema de verantwoordingsgrens en rapportagegrens samengevat
weergegeven, zoals door de gemeenteraad vastgesteld:

 Afwijkingen rapporteren in de rechtmatigheidsverantwoording van het college
                 Begroting 2024                                     €355.710.0000
       (totale lasten in dotatie reserve)
              Rapporteringsgrens                                       € 150.000
   Rechtmatigheidsfouten accountant in de                  > 2%                   €7.114.000
                  jaarrekening*
       Onzekerheden accountant in de                       > 2%                   €7.114.000
            jaarrekening* (%lasten)
      Fouten of onduidelijkheden m.b.t.                    > 3%                  € 10.075.000
  rechtmatigheidscontrole / verbijzonderde
                interne controle
         * % van de totale gemeentelijke lasten inclusief stortingen in reserves




                                                  6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>4. Begrip rechtmatigheid en de aanvullende te controleren
   rechtmatigheidscriteria
In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden 9 rechtmatigheidscriteria onderkend. De
meeste hiervan gelden ook voor het getrouwheidsonderzoek. Voor de oordeelsvorming over de
rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de
volgende rechtmatigheidscriteria:

    1. Het begrotingscriterium;
    2. Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);
    3. Het voorwaardencriterium

Het begrotingscriterium
Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de
balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting
en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). Uitgangspunt is het niveau waarop
de raad de budgetten in de begroting en bij investeringen geautoriseerd heeft. In de begroting zijn de
bedragen voor de lasten en baten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de
financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma
(ervan uitgaande dat de raad de begrotingsbedragen op programma-niveau heeft vastgesteld), de
juiste investering, het toereikend zijn van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van
belang zijn. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste
begrotingswijziging, geraamde bedragen, dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven
(begrotingsonrechtmatigheid) aangezien deze lasten buiten het budgetrecht van de raad tot stand
zijn gekomen.

Afwijkingen van de begroting (exploitatie en investeringen) (beleidsmatig en/of financieel) moeten
geautoriseerd worden door de raad. Hiermee wordt toestemming gevraagd voor het te realiseren
beleid en voor de besteding van het benodigde bedrag. Begrotingswijzigingen moeten volgens de
Gemeentewet tijdens het jaar zelf nog door de raad worden vastgesteld. Indien een wijziging niet
meer in het jaar zelf is vastgesteld, zijn bestedingen afwijkend van het begrotingsbedrag strikt
genomen onrechtmatig. Uitgangspunt is dus dat iedere afwijking van de begroting onrechtmatig is.

Volgens artikel 28 BBV dienen overschrijdingen (en onderschrijdingen) goed herkenbaar in de
jaarrekening te worden opgenomen. In de nieuwe situatie betrekt het college alle afwijkingen ten
opzichte van de begroting (exploitatie en investeringen) bij de fouten en onduidelijkheden in de
rechtmatigheidsverantwoording, omdat het uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting
onrechtmatig is. Het kan hier ook gaan om begrotingsonrechtmatigheden, waarbij het college binnen
het door de raad uitgezette beleid is gebleven. Het is aan de raad om te bepalen in hoeverre
afwijkingen acceptabel zijn.


Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium
Voor bestaande procedures wordt getoetst in hoeverre deugdelijke maatregelen ter voorkoming van
misbruik en oneigenlijk gebruik en frauderisico’s worden genomen en daar waar nodig aanpassing
behoeven (continu proces). Daarnaast is dit ook in diverse verordeningen en procedures opgenomen.




                                                  7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Het voorwaardencriterium
Door de raad zijn in verschillende verordeningen en besluiten voorwaarden opgenomen. Met het
vaststellen van de reikwijdte van de rechtmatigheidstoets door de accountant in dit
controleprotocol, wordt het voorwaardencriterium nader uitgewerkt. Uitgangspunt daarbij is dat
vooralsnog het huidige informele beleid wordt bekrachtigd en er met name jegens derden niet met
terugwerkende kracht strengere normen zullen worden toegepast.



5. Rapportering
Gedurende het jaar zal het College aandacht dienen te schenken aan de rechtmatigheids-
vraagstukken en hierover rapporteren. Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden
rapporteert de accountant. De opvolging van bevindingen van interne- en externe controle,
waaronder rechtmatigheidsonderzoeken, is een belangrijk onderdeel van de kwaliteitsverbetering.
Hierna wordt in het kort toegelicht wat dit inhoudt.

College: Rechtmatigheid
Vanaf 2023 rapporteert het College over de uitgevoerde rechtmatigheidscontroles in de paragraaf
bedrijfsvoering van de jaarverantwoording. Gedurende het jaar worden de controlebevindingen,
gespecificeerd naar proces, aard van de fout of onduidelijkheid en bedrag door middel van een
auditrapportage met de procesverantwoordelijken besproken. Daarnaast worden er aanbevelingen
gedaan naar aanleiding van de rechtmatigheidscontroles om de toekomstige fout of onduidelijkheid
te mitigeren. De opvolging van deze aanbevelingen zal nauwlettend worden gemonitord in
kwartaalrapportages aan de directie.

Accountant: Interim-controles
In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant de interim-controle uitgevoerd. Over de
uitkomsten van deze controle wordt na afronden van de interim-controle een concept-verslag
(managementletter) uitgebracht aan het college. Bestuurlijk relevante uitkomsten van de interim-
controle worden ter kennisname aan de raad aangeboden via het verslag van bevindingen.

Accountant: Verslag van bevindingen
Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen
uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college. In het verslag van bevindingen wordt
gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een
getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen.

Accountant: Controleverklaring
In de Controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de
uitkomst van de accountantscontrole weergegeven. De controleverklaring ziet toe op de
getrouwheid van de jaarstukken inclusief de rechtmatigheidsverantwoording van het college. Deze
controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door college opgestelde jaarrekening 2024
kan vaststellen.




                                                 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>6. Slotbepaling
6.1 Intrekking
Het controleprotocol voor de accountantscontrole 2023 wordt ingetrokken op de dag van
inwerkintreding van het controleprotocol 2024.


6.2 Inwerkingtreding
Het controleprotocol voor de accountantscontrole 2024 treedt met terugwerkende kracht in werking
op 1 januari 2024. Dit betekent dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de
jaarrekening van het verslagjaar 2024 en later.


6.3 Citeertitel
De verordening wordt aangehaald als: Controleprotocol gemeente Almelo 2024.




Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 8 oktober 2024,

de griffier,                                 de burgemeester,




drs. J.W. Scherpenzeel                       R. Korteland




                                               9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>