<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                            COLLEGEVOORSTEL
ONDERWERP               : Handboek retrospectieve vervanging personeelsdossiers

ZAAKNUMMER              : 3942-2019

B&W VERGADERING         : 10 september 2019

INTEGRALE ADVISERING : Martin Jansen Informatieadviseur DOWR; Rudolph Hunink PSA

PORTEFEUILLEHOUDER : Dhr. M.P. (Martijn) Dadema

VOOR INFORMATIE         : Gerrit Barbé

BESTUURSSAMENVATTING
De fysieke personeelsdossiers van de DOWR-gemeenten zijn gedigitaliseerd. De documenten zijn
opgenomen in de digitale personeelsdossiers in Youforce. De digitale dossiers zijn leidend. Er zijn
dus geen redenen meer om de fysieke dossiers te bewaren. Om ze te mogen vernietigen dient er een
handboek retrospectieve vervanging personeelsdossiers vastgesteld te worden. Dit dient nog wel
geformaliseerd te worden middels een bestuurlijk besluit tot het wijzigen van het huidige 'Handboek
Vervanging documenten postproces' met o.a. een nieuwe paragraaf over het specifiek vervangen van
genoemde documenten. De wijzigingstekst van het Handboek is als bijlage toegevoegd.


BESLISPUNTEN
1. Het concept besluit tot vervanging van de documenten vast te stellen en bekend te maken
   conform het bepaalde in de Archiefwet 1995 en de Algemene Wet Bestuursrecht
2. Het concept Handboek retrospectieve vervanging personeelsdossiers vast te stellen
3. Het Handboek Vervanging documenten postproces te wijzigen en daarvoor de concept
   wijzigingstekst vast te stellen




BESLUIT




INLEIDING
Met ingang van 1 november 2013 zijn de personeels- en salarisadministraties van de gemeenten Deventer,
Olst-Wijhe en Raalte samen verder gegaan als DOWR PSA en ondergebracht in de (gastheer) gemeente
Raalte.

Randvoorwaardelijk is destijds gesteld door de toenmalige teammanager C&A dat de analoge
personeelsdossiers van de drie gemeenten gedigitaliseerd moesten zijn, zodat deze (na opschoning en
scanning) op een uniforme wijze digitaal beschikbaar zouden zijn voor medewerkers, management en HR
medewerkers. Voor de daadwerkelijke samenwerking was digitalisering van de persoonsdossiers een
essentiële voorwaarde. Niet alleen de PSA maakt immers gebruik van de informatie uit de persoonsdossiers
maar ook de leidinggevenden en personeelsadviseurs.


                                                                                                  1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Conform de besluitvorming door de DOWR I-Regiegroep is het digitaliseren van de dossiers van alle
medewerkers van de DOWR-gemeenten zoals die op 1 november 2013 in gemeentedienst waren, in de
periode 2013-2014 uitgevoerd door Digiwerkt Deventer. De digitale personeelsdossiers werden aanvankelijk in
een SharePointomgeving gezet en de analoge personeelsdossiers werden in Raalte geplaatst. Zowel het
analoge - als het digitale archiefbeheer was belegd bij de afdeling DIV (heden: Cluster Informatiebeheer) van
Raalte.


In het kader van de DOWR-brede harmonisatie van informatiesystemen zijn de digitale personeelsdossiers per
april 2016 opgenomen in de toen in gebruik genomen applicatie YouForce. Het beheer van de digitale content
werd bij Team PSA belegd en het analoge beheer gestopt. Per 1 april 2016 zijn de digitale dossiers leidend
waarmee YouForce als digitaal archiefsysteem is aangewezen. Het analoge personeelsarchief (per gemeente)
werd daarmee 'afgesloten'.




BEOOGD EFFECT

Omdat er nu geen redenen meer zijn om de fysieke personeelsdossiers te bewaren en deze - als één
totaalbestand - te vernietigen, dient er in overeenstemming met de Archiefwet, het Archiefbesluit en de
Archiefregeling, een vervangingsbesluit en een "Handboek retrospectieve vervanging personeelsdossiers"
vastgesteld te worden. Daarmee worden de bestaande (en afgesloten) analoge bestanden formeel vervangen
door de digitale dossiers. Het analoge bestand moet dan vervolgens ook worden vernietigd.

Met de implementatie van YouForce kunnen verschillende personele werkprocessen weliswaar digitaal
geïnitieerd en afgehandeld worden, toch resteert nog een 'restcategorie' analoge (inkomende en uitgaande)
documenten. Die worden via het scannen er van gedigitaliseerd zodat ook deze aan de digitale dossiers
toegevoegd kunnen worden. Dit dient nog wel geformaliseerd te worden middels een bestuurlijk besluit tot het
wijzigen van het huidige 'Handboek Vervanging documenten postproces' met o.a. een nieuwe paragraaf over
het specifiek vervangen van genoemde documenten. De wijzigingstekst van het Handboek is als bijlage
toegevoegd.


ARGUMENTEN

Voorgesteld wordt om het bestaande analoge bestand personeelsdossiers te vernietigen omdat:

    •   Het bestand is afgesloten per april 2016 en in vergelijk met de digitale dossiers incompleet
        (waarmee niet meer betrouwbaar)
    •   Beheeractiviteiten -zoals het periodiek vernietigen van dossiers die daarvoor in aanmerking
        komen- zijn dan niet meer nodig
    •   Het ongebruikte, incomplete bestand neemt (opslag) ruimte in.

Met het aanpassen van het Handboek Vervanging documenten postproces, vastgesteld 1 november
2016 wordt de op werkafspraken gestoelde situatie nu geformaliseerd.


DUURZAAMHEID
Niet van toepassing

KANTTEKENINGEN
Niet van toepassing

FINANCIËN
Gemaakte kosten ten behoeve van het (extern) laten opstellen van het Handboek retrospectieve
vervanging zijn gedekt uit het restant budget ‘Programma Digitaal Werken’ (DOWR).




                                                                                                       2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>VERVOLG
Met de bekendmaking van het Vervangingsbesluit, Handboek en een intranetbericht daarover wordt tevens de
interne organisatie op de hoogte gesteld van het vernietigen van de oude analoge dossiers. Hiermee zijn de
medewerkers (aan de hand van het digitaal personeelsdossier in YouForce) in de gelegenheid om eventuele
onvolkomenheden te checken. Daarnaast zullen enkele aangewezen medewerkers van PSA en/of Cluster
Informatiebeheer (Raalte) een percentage dossiers doorlichten op eventuele bijzonderheden.

Daarna worden de analoge dossiers aangeboden voor daadwerkelijke vernietiging. Het één en ander conform
de werkwijze zoals dat in de gemeente Raalte van toepassing is. De 'Verklaring van vervanging' wordt
ondertekend door de Teammanager PSA, indien hij daarvoor gemachtigd is door de gemeentesecretaris.

Voor wat betreft het vervangen van de nu nog structureel te ontvangen en versturen analoge documenten
wordt dit bij de DOWR-brede actualisering van het Handboek vervanging documenten postproces dit jaar
meegenomen.

COMMUNICATIE
Niet van toepassing

BIJLAGEN
Bijlage Selectielijst/indelingstabel documenten personeelsdossiers. Voegen als bijlage bij het HB
Bijlage Handboek retrospectieve vervanging personeelsdossiers. PSA-werkorganisatie Deventer,
        Olst-Wijhe en Raalte.
Bijlage Retrospectief vervangingsbesluit personeelsdossiers.
Bijlage concept besluit tot retrospectieve vervanging (het vervangingsbesluit)
Bijlage wijzigingstekst ten behoeve van het handboek vervanging postproces 2016?




                                                                                                    3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>