<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Gemeente

Aalten

Raadsvoorstel

AGENDAPUNT NO. 4.

Voorstel tot het beschikbaar stellen van een
krediet van € 2.058.000 en de kapitaallasten te
dekken uit de reserve huisvesting
gemeentehuis.

AAN DE RAAD

Samenvatting

In het coalitie-akkoord 2014 is (evenals in 2010) opgenomen dat gestreefd wordt naar adequate
huisvesting voor de organisatie. Tijdens de informatie avond op 30 januari 2014 heeft uw raad
verzocht na de verkiezingen een voorstel voor te leggen m.b.t. de benodigde renovatie van het
gemeentelijke gebouw locatie Markt. De benodigde kapitaallasten worden gedekt uit de reserve
Huisvesting Gemeentehuis. Uw raad heeft verzocht mee te kunnen beslissen over de mogelijke
varianten. De voorkeur wordt uitgesproken voor het renoveren van gebouwdeel 2 en 3 in combinatie
met het slopen (rechter gedeelte) en herbouwen van gebouwdeel 1. Alle kosten zijn gedekt en
verwerkt in de begroting 2015. In dit plan is ook voorzien een ingericht KCC, een nieuwe goed
geoutilleerde raadzaal, fractiekamer(s) vrij toegankelijk en waar nodig nieuw meubilair.

De voorgestelde varianten zijn voor een second opinion aan een extern bureau voorgelegd, inclusief
een onderzoek voor het vestigen van een gemeentekantoor op Hofstraat 14 (voormalig
bedrijfsverzamelgebouw) of het uitbreiden van het voormalige pand van de Rabobank.

De voorkeur wordt uitgesproken voor het renoveren van gebouwdeel 2 en 3 in combinatie met het
slopen (rechter gedeelte) en herbouwen van gebouwdeel 1.

Inleiding

In het coalitie-akkoord 2014 is (evenals in 2010) opgenomen dat gestreefd wordt naar adequate
huisvesting voor de organisatie. Enige jaren geleden heeft de mogelijkheid zich voorgedaan om het
voormalige verzorgingstehuis ‘Hoge Veld’ om te vormen tot gemeentekantoor, hiertoe heeft de raad
niet besloten. Centrale huisvesting bleek in de praktijk niet haalbaar. Met de verkoop (of mogelijk
hergebruik) van de Wilhelminaschool in het vooruitzicht en de gerealiseerde verhuur van 3° Broekdijk
9 (voormalige opslag gemeentewerf) zijn middelen gecreëerd om tot renovatie van locatie Markt te
komen.

In 2011 heeft de gemeentelijke organisatie bureau Enervisie opdracht gegeven om een renovatieplan
op te stellen voor het gemeentelijk gebouw locatie Markt. De aanleiding hiervoor was de
aanhoudende stroom klachten van gebruikers, de uitkomsten van het medewerkertevredenheid
onderzoek, versleten en verouderde faciliteiten in het gebouw. Hierbij zijn geen financiële kaders
aangegeven maar is uitgegaan van het technisch noodzakelijke en de wensen van de gebruikers. De
totale renovatiekosten werden hierbij begroot op ruim €2.800.000, hiervan is aangegeven dat dit niet
haalbaar is omdat de dekkingsmiddelen hiervoor niet toereikend zijn. Bureau Enervisie is vervolgens
gevraagd een analyse te maken van de renovatie waarbij een onderscheid is gemaakt naar
gebouwdeel en aanleiding tot renovatie.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Locatie Markt is ingedeeld in 3 gebouwdelen:
e aanbouw jaren 70 (gebouwdeel 1, paars gearceerd)
e witte gebouw (gebouwdeel 2, rijksmonument, groen gearceerd)
e _ winkels/woningen (gebouwdeel 3, gemeentelijk monument, blauw gearceerd).

De monumentale status heeft tot gevolg dat beperkingen kunnen optreden bij mogelijke oplossingen,
tevens heeft de gemeente als eigenaar en gebruiker een (morele) verplichting om als een ‘goed
huisvader’ de gebouwen in minimaal gelijke staat te behouden.

De aanleiding tot renovatie is tevens in 3 delen opgedeeld:
e technisch afgeschreven
e voldoet niet aan wettelijke eisen
e wensen van gebruikers (o.a. vanuit medewerkertevredenheidonderzoek 2012)

Als goed werkgever is de gemeente verplicht een werkomgeving te bieden die veilig is en qua fysieke
arbeidsomstandigheden (temperatuur, tocht, ventilatie, etc.) aan alle eisen en actuele geldende
normen voldoet.

In de bijlage (presentatie) van Enervisie wordt een limitatieve opsomming gegeven van de aspecten
die technisch afgeschreven zijn, hierbij vallen de ketel, de sanitaire voorzieningen en de lift in het
bijzonder op die allen dateren uit 1975.

Voor wat betreft de wettelijke eisen voldoet het gebouw niet aan de geldende normen voor ventilatie,

archivering, veiligheid balustrades trappenhuizen en informatiebeveiliging. Dit laatste punt schrijft een
fysieke scheiding (compartimentering) binnen een gebouw voor, indien hier niet aan voldaan wordt is
het niet toegestaan alle vormen van informatie in het gebouw te verwerken of op te slaan.

Enervisie geeft op basis van haar expertise 4 varianten aan:
e Renoveren gebouwdeel 1 t/m 3
e Renoveren gebouwdeel 2 en 3, slopen gebouwdeel 1 (rechter gedeelte) zonder herbouw
e Renoveren gebouwdeel 2 en 3, slopen (rechter gedeelte) en herbouwen gebouwdeel 1
e Renoveren gebouwdeel 1 en 2, afstoten gebouwdeel 3 voor verhuur

In de verdere advisering is de strategische personeelsplanning (SPP) een uitgangspunt. De planning
geeft het volgende verloop aan:

e 2010 > 178fte, 196 personen
e 2013 > 155fte, 175 personen
e 2016 > 144fte, 164 personen
e 2020 > 138fte, 157 personen

Locatie Hofstraat 8 beschikt over 85 werkplekken (in gebruik door 90 tot 95 personen). Hierin is
rekening gehouden met huisvesting van extra personeel a.g.v. transities in de zorg voor zover nu
bekend; front-office medewerkers en beleidsmedewerkers.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Beschrijving beleidsterrein inclusief toepasselijke regelgeving
Nvt.

Inhoudelijke toelichting op het voorstel

Renoveren gebouwdeel 1 t/m 3

Het renoveren van alle gebouwdelen is de duurste optie. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door de
dure renovatie van gebouwdeel 1; meer dan 50% van de totale kosten. Bij volledige renovatie en
gebruik beschikt de organisatie over ongeveer 180 werkplekken, wat veel meer is dan noodzakelijk.

Renoveren gebouwdeel 2 en 3, slopen gebouwdeel 1 (rechter gedeelte) zonder herbouw

Dit is de goedkoopste optie van alle 4, zowel in investering als in exploitatie. In deze variant vervalt de
raadszaal, dit heeft tot gevolg dat raadsvergaderingen en RTG'en op locatie moeten worden
gehouden. Dit kan de politiek dichter naar de burger brengen en kan een kleine financiële impuls
betekenen voor bijvoorbeeld kulturhusen (als deze als vergaderlocatie worden benoemd). Het
realiseert wel een extra open ruimte in het centrum wat niet gewenst is.

Renoveren gebouwdeel 2 en 3, slopen (rechter gedeelte) en herbouwen gebouwdeel 1

De variant is identiek aan de vorige, het onrendabele gebouwdeel 1 wordt gesloopt, echter wordt
hierbij gekozen voor een multifunctionele herbouw van gebouwdeel 1 met realisatie van huisvesting
voor griffie, wethouders, fractie-/leeskamer(s) en raadszaal. Herbouw kan plaats vinden op de huidige
locatie van gebouwdeel 1. Herbouw leidt tot een impuls voor het centrum en versterking van het
centrumplan. Bij de herbouw wordt uitgegaan van een multifunctioneel karakter; geschikt voor
exposities, lezingen, etc..

Renoveren gebouwdeel 1 en 2, afstoten gebouwdeel 3 voor verhuur

Het renoveren van gebouwdeel 1 en 2 is relatief duur, ook worden in deze variant beperkt extra
kosten gemaakt voor het afstoten van gebouwdeel 3 en voorzien van eigen klimaatvoorzieningen.
Optimistisch geschat kan gebouwdeel 3 zo'n €10.000 per jaar aan huur opbrengen, waarbij moet
worden opgemerkt dat het centrum van Aalten reeds leegstand kent en in hoeverre het wenselijk is
om extra ruimte hier aan toe te voegen.

Financiën (aankoop en verbouw Hofstraat 8 + renovatie Markt 7)

Uitgangspunt is de raadsvergadering van september 2012 en de presentatie van Enervisie over de
verbouwing van locatie Markt in het najaar 2013. Het is een totaalopzet waarin opgenomen, de
aankoop en verbouw Rabobank, aanpassing van de Hofstraat inclusief een nieuw KCC, de renovatie
van de Markt inclusief installaties en multifunctionele nieuwbouw. De investeringen zijn verwerkt in de
begroting 2015. Het totale investeringbedrag voor de Markt komt uit op € 2 miljoen, waarvan sowieso
toch al € 1.5 miljoen in de installaties moest worden gestopt. Voor een relatief beperkte
meerinvestering, krijgen we een veel meer kwaliteit. De gemiddelde kapitaallast van deze
investeringen komt uit op € 310.000 per jaar.

Alle kosten zijn verwerkt in de begroting, zoals oorspronkelijk beoogd. Er is alleen nog een bedrag van
€ 35.000 opgenomen in de begroting van 2015, voor deel inrichting KCC, techniek raadzaal en
meubilair. In dit plan is dus multifunctionele nieuwbouw opgenomen, met een nieuwe goed
geoutilleerde raadzaal, een rtg-ruimte, trouwzaal, voldoende ruimte voor publiek, een fractiekamer (vrij
toegankelijk, ook ’s avonds) en gedeeltelijk nieuw meubilair. Dit laatste omdat, met name aan de
Hofstraat, de ruimten kleiner zijn en efficiënter ingedeeld. En we gaan in algemene zin meer
flexwerken. Tevens zijn de installaties vervangen, wat hard nodig is omdat ze technisch geheel op
zijn. Betekent ook dat we veel milieuvriendelijker gaan worden en veel besparen op energie. En die
installaties hadden sowieso al vervangen moeten worden.

Oorspronkelijk is altijd duidelijk gesteld dat de inrichting van het KCC en de nieuwe raadzaal niet in de
begroting waren opgenomen. Daar moest dus extra krediet voor komen. Het verheugd ons daarom te
kunnen stellen dat dit vrijwel binnen de bestaande budgetten gerealiseerd kan worden. En daarbij ook
nog een lang gekoesterde wens van de raad voor fractieruimten, waarin overdag en 's avonds vrij
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>toegankelijk vergaderd kan worden met een eigen ingang.

Een gedeelte van de renovatie is aan te merken als uitgesteld onderhoud, hiervoor is in het meerjaren
onderhoudsplan gebouwen rekening gehouden. Dit is voor de Hofstraat 8 in 2014 € 250.000 en voor
de Markt 7 € 150.000 in 2015. Als dekking is volgens afspraak het efficiencyvoordeel op
energieverbruik, de huuropbrengst van de Rabobank en het in de begroting 2015 opgenomen extra
bedrag voor onder andere een nieuw bestuurscentrum ingezet. Daarnaast wordt de reserve
huisvesting gemeentehuis ingezet als dekking, deze reserve is voldoende om de lasten te dekken.

Hieronder wordt in een kort overzicht een totaalbeeld gegeven:

De investeringen huisvesting Jaar Investeringsbedrag gemiddelde lasten
KCC, Raadszaal, meubilair 2015 250.000 29.500
Markt 7 renovatie 2015 1.495.000 88.504
Markt 7 nieuwbouw bestuurscentrum 2015 563.000 25.054
2.308.000
Aankoop en verbouw Hofstraat 6, Rabobank 2013 346.270 20.904
Aankoop en verbouw Hofstraat 8, gemeentekantoor 2012 1.869.505 113.975
Grond Hofstraat 8 2012 801.600 32.064
3.017.375
5.325.375 310.000
totaal per jaar
De dekking is als volgt gemiddelde dekking
Efficiency voordeel op energie e.d. 25.000
Huuropbrenst verhuur Hofstraat 6, Rabobank 22.500
Opgenomen in de begroting 2015 voor KCC, techniek raadzaal en meubilair 35.000
Inzet reserve huisvesting gemeentehuis 227.500
310.000
per jaar
{Saldo 0 |

Uitvoering van groot onderhoud

Daamaast is er binnen het Meerjarenonderhoudsplan gebouwen rekening gehouden

met (nog) niet uitgevoerd onderhoud. Dit gaat om de volgende bedragen:

Hofstraat 8 2014 250.000
Markt 7 2015 150.000

De besparing op energieverbruik en overige exploitatielasten is een ‘best professional guess’
gebaseerd op de huidige kosten (ongeveer € 115.000 per jaar voor totale locatie Markt) en verbruik
versus de geschatte kosten en verbruik bij de beoogde nieuwbouw met onder andere een sterk
verbeterde energetische waarde.

De inzet van de reserve is een bedrag per jaar gedurende de looptijd. Dit verwerken we zo, omdat
volgens het BBV de investeringen bruto verantwoord moeten worden. Tot nu toe lopen de uitgaven op
schema. Weliswaar zijn er onvoorziene uitgaven, zoals extra installaties en data-voorzieningen, maar
dit is in het totaalbedrag opgevangen en verklaarbaar.

In het kader van het centrumplan is het adviesbureau Denion gevraagd een functioneel programma
van eisen op te stellen voor de renovatie van de Markt in Aalten. Op basis van interviews met
ondernemers, vertegenwoordigers instellingen, bewoners en bezoekers heeft men het advies
opgesteld. Citaten uit het programma van eisen:
e ‘De uit de zeventiger jaar stammende aanbouw van het gemeentehuis wordt als een doods en
niet aan de historische Markt passend element ervaren’
e ‘Eris onduidelijkheid over de toekomst van de aanbouw, terwijl het al dan niet blijven bestaan
van het gebouw grote impact heeft voor het aanzien en gebruiksmogelijkheden van het plein’
e ‘Voor het behoud van het besloten karakter van de Markt wordt gedacht aan handhaving van
een bebouwing op de plek van de huidige aanbouw dan aan het definitief weglaten daarvan’
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Na keuze voor het renoveren van gebouwdeel 2 en 3 in combinatie met het slopen (rechter gedeelte)
en herbouwen van gebouwdeel 1 beschikt de gemeente Aalten over huisvesting die qua omvang en
duurzaamheid is aangepast aan de toekomstige ontwikkelingen. Tevens zijn de grootste knelpunten
verholpen. Binnen de beschikbare budgetten voor huisvesting van de organisatie wordt tevens
nieuwbouw gerealiseerd met een multifunctionele raadszaal, rtg-ruimte, fractiekamer(s) en kantoren
voor de Griffie. De bestaande monumentale gebouwen worden (waar mogelijk) duurzaam
gerenoveerd, evenals de buiten kant van het linker gedeelte van gebouwdeel 1 waar op het moment
het secretariaat, de wethouderskamers en het trappenhuis in zijn gehuisvest.

Alternatieve beleidskeuzes

Het niet kiezen voor een variant betekent niet dan geen investeringen plaats hoeven te vinden. Het
vervangen en renoveren van de technisch afgeschreven onderdelen en de onderdelen die niet aan
de wettelijke eisen voldoen brengt een investering met zich mee van bijna €1.500.000. Hierbij worden
investeringen gepleegd in energetisch slechte gebouwen en bezuinigingen op exploitatiekosten
worden niet gerealiseerd.

Geverifieerd is welke subsidiemogelijkheden beschikbaar zijn. Er zijn geen subsidies beschikbaar
voor het verbeteren van een dorpsgezicht of op basis van andere cultuurhistorische gronden.
Mogelijk zijn er subsidiemogelijkheden beschikbaar bij in het kader van het verbeteren van de sociale
cohesie, voorwaarde hierbij is dat eventuele nieuwbouw een multifunctioneel karakter kent. Ook in
het kader van duurzaamheid zijn verschillende subsidiemogelijkheden beschikbaar, deze zijn
afhankelijk van de te maken uitvoeringskeuzes. Eventuele subsidiebedragen zijn daarom niet
verwerkt in bovenstaande kostenramingen; genoemde bedragen zijn dus maximum bedragen.

Financiële consequenties
Een krediet beschikbaar te stellen van €2.058.000 waarbij de kapitaallasten worden gedekt uit de
reserve huisvesting gemeentehuis.

Participatie en Communicatie
Voorgesteld wordt om na besluitvorming door de raad de inwoners van Aalten te informeren over de
te maken keuze.

Vervolgstappen inclusief tijdspad

2014

23 september besluitvorming raad

10 oktober bestek gereed, contacten derden m.b.t. ontwerp
01 november selectie aannemers door college

02 november start aanbestedingsprocedure

16 november nota van inlichtingen

01 december voorlopige gunning aanbesteding

21 december einde Alcateltermijn

22 december gunning

2015
01 maart start werkzaamheden
Oplevering en ingebruikname rond zomervakantie.

In de periode 22 december 2014 tot 1 maart 2015 worden alle noodzakelijke contacten met provincie
en derde partijen gelegd over het ontwerp t.a.v. nieuwbouw. Tevens wordt afstemming gezocht,
v.w.b. de sloopwerkzaamheden van gebouwdeel 1, met de renovatie van het marktplein wat
uitgevoerd wordt in de periode januari t/m maart 2015.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Tijdens de verbouwing wordt locatie Stationstraat (in combinatie met thuiswerken en gebruik van
toekomstige vergaderruimtes) als tijdelijke huisvesting gebruikt, verkoop is in deze periode niet
mogelijk. Tijdens de renovatie van locatie Markt moet een werkbare oplossing zijn voor werkplekken,
zowel ambtelijk als bestuurlijk; locatie Stationstraat wordt maximaal benut (ongeveer 40
werkplekken), vergaderruimtes in locatie Hofstraat 8 worden tijdelijk ingericht als werkruimte
(ongeveer 10 werkplekken, tijdelijke vergaderlocaties worden extern gehuurd) en waar mogelijk wordt
gebruik gemaakt van thuiswerkmogelijkheden (ongeveer 10 werkplekken). Hiermee worden de ruim
60 benodigde werkplekken ingevuld. Deze tijdelijke situatie voldoet niet aan de gestelde eisen en
gewenste werksituatie maar gezien het tijdelijke karakter is dit acceptabel.

De benodigde extra werkplekken in verband met de transities zijn voorzien in locatie Hofstraat 8, dit
leidt niet tot capaciteitsproblemen.

Bijlagen
Presentatie Enervisie
Huisvestingsstudie Bureau Bos (scenario onderzoek)

Aalten, 19 augustus 2014

Burgemeester en wethouders,

J. Nobel G. Berghoef
secretaris burgemeester
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Gemeente

Aalten

De raad van de gemeente Aalten

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 19 augustus 2014;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;

BESLUIT:

een krediet beschikbaar te stellen van €2.058.000 voor de renovatie van het gemeentelijk gebouw
locatie Markt en de kapitaallasten te dekken uit de reserve huisvesting gemeentehuis.

AALTEN, 23 september 2014

De Raad voornoemd,

De Griffier,

eN

.B. Fiering

-J. Meerdink

</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>