<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Q & A Informatieve raadsbijeenkomsten VNOG maart 2019
De gemeenteraden van de VNOG zijn in drie informatiebijeenkomsten op 5, 6 en 8 maart
geïnformeerd over de financiële situatie van de VNOG en de maatregelen om de
financiële situatie weer op orde te krijgen. Hieronder vindt u de vaak gestelde vragen en
de bijbehorende antwoorden.

Organisatie

1.   Hoe is/kon deze situatie ontstaan?

De gemeentelijke commissie (Van der Jagt – Van Arkel) heeft dit onderzocht en
concludeert dat dit meerdere oorzaken heeft:

     Cultuur
     • Houding: ‘Het komt wel goed’
     • Directeur heeft niet geëscaleerd naar bestuur (pas toen het te laat was)
     • Gebrek aan urgentiebesef bij management
     • Gebrek aan interne samen- en tegenspraak
     • Eilanden tussen afdelingen en afstand MT en organisatie
     • Onvoldoende budgetbeheersing en -discipline
     • Familiecultuur / Brandweercultuur (niet voldoende aanspreken) (zie ook vraag
       onder ‘cultuur’)
     • Tegengestelde belangen: VNOG versus lokale posten en gemeenten

De cultuur is door de gemeentelijk Commissie omschreven als een eilandencultuur waar
een laissez-faire achtige houding van het management heerste. Verder wordt gesproken
van een familiecultuur waar men elkaar niet aanspreekt en waarin de eigen belangen van
afdelingen en posten niet altijd stroken met integrale organisatiebelangen.

     Organisatie kwam op stoom
     • Invullen vacatures en uitvoeren investeringsprogramma
     • Meer inhuur in 2018 door vacaturestop

     Korte termijn denken MT
     • Oorzaak overschotten was onderuitputting
     • Geen zero based begroting maar > 20% korting, € 2,4 miljoen
     • Te snel inboeken besparingen en stelposten: bijvoorbeeld huur Europaweg

     Weeffouten in de begroting
     • Loonkosten (inclusief vrijwilligersvergoedingen) is 57% van de begroting: te lage
       indexering werkt stevig (cumulatief)
     • Investeringen en kapitaallasten: o.a. vervangingsinvesteringen exclusief BTW en
       geen prijsindexering

     Beleidskeuzes (al dan niet impliciet)
     • Instroom vrijwilligers: werkt door in diverse budgetten
     • Omgang met materieel (bijv. 2e leven van economisch afgeschreven voertuigen)
     • Harmonisatiekeuzes: kiezen voor dure variant

     Niet voldoende beheersen van budgetten
     • Onvoldoende budgetdiscipline
     • Vrijwilligersvergoedingen. Het gaat hier om: extra inzetten i.v.m. droogte, extra
        Opleiden Brandwachten, looncompensatie, regelingen die duurder uitpakken dan
        verwacht zoals de regeling niet repressieve vrijwilligers.

     Geen besluiten over 7 knelpunten clusterverleden
     • Inmiddels is er een voorstel uitgewerkt als bijlage bij de kadernota 2020 -2023


                                            1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>2.   Hoe kon het tekort op de loonkosten ontstaan? En hoe kan het dat niemand
     geconstateerd heeft dat de lonen niet geïndexeerd zijn?

        In 2018 is er een tekort van ruim 1,5 miljoen euro op de personeelskosten en in
         2019 € 1,9 miljoen.
        In 2018 zijn extra kosten gemaakt voor externe inhuur.
        Een groot deel van het tekort van ongeveer 1 miljoen (in 2019) wordt veroorzaakt
         door niet te beïnvloeden factoren, zoals cao-ontwikkelingen en werkgeverslasten.
        De lonen zijn voor 2018 wel geïndexeerd, maar niet voldoende om de effecten
         van de nieuwe cao en de stijging werkgeverslasten e.d. te kunnen afdekken.
        Dit komt door een verschil in tijd: de deelnemende gemeenten hebben in het
         verleden met de VNOG afgesproken dat de VNOG maar één keer per jaar
         middelen mag (bij) vragen, namelijk bij de Kadernota. Dit geldt (dus) ook voor de
         gevraagde indexering. De Kadernota wordt echter al twee jaar vóór het
         betreffende begrotingsjaar gemaakt (Kadernota 2020 wordt gemaakt in
         september 2018). De VNOG moet dan indexeringscijfers gebruiken uit de
         septembercirculaire en kan niet een recentere circulaire gebruiken.
        Als er na september mutaties voordoen, bijv. als de nieuwe circulaire met de
         meest recente landelijke indexcijfers verschijnt, of als effecten uit bijv. een
         afgesloten nieuw cao-akkoord duidelijk worden, dan kan de VNOG dat niet meer
         verwerken in de Kadernota; er wordt dan onvoldoende geïndexeerd en dan gaan
         er tekorten ontstaan.
        De gemeenten krijgen via het gemeentefonds de lonen- en prijzen geïndexeerd
         met de meest recente cijfers. Zij zouden de VNOG dus ook hiermee kunnen
         compenseren.
        De gemeentelijke commissie (Van der Jagt – Van Arkel) heeft in haar rapport
         geadviseerd om de indexeringssystematiek tegen het licht te houden en bijv. de
         mogelijkheid voor een nacalculatie in juni te overwegen. De VNOG gaat, in
         overleg met de gemeenten, bekijken of dit advies kan worden opgevolgd.

3.   Zijn er bij de bezuinigingsdiscussie signalen geweest dat de bezuinigingen
     destijds te fors waren?

      De taakstelling van € 2,4 mln. is ingevoerd in de veronderstelling dat er lucht in
       de begroting zat en dat deze in beeld gebracht moest worden. Er is dus een
       compleet nieuwe begroting vanuit nul (zero based) opgebouwd.
      Echter er is verzuimd de begroting goed door te lichten en aansluiting te maken
       met de nieuwe begroting.
      Hierdoor zijn weeffouten in de begroting, zoals het niet (voldoende) indexeren van
       personeelsbudgetten en kapitaallasten, niet aan het licht gekomen en zijn
       budgetten afgeraamd, waardoor bij de Tweede Financiële Verkenning 2018 wordt
       aangegeven dat deze opgehoogd dienen te worden.
      De doorgevoerde taakstelling is achteraf bezien, één van de belangrijke oorzaken.
      Er zijn destijds geen signalen afgegeven dat de bezuinigingen te fors waren.
       De gemeentelijke commissie constateert dat: bestuurlijk taakstellingen zijn
       opgelegd, waarbij op voorhand al ingeschat kon worden dat deze niet haalbaar
       waren (dit gaat over 2016). Dit is echter ambtelijk niet aangekaart: het is niet op
       de bestuurlijke agenda gezet en hierover is ook niet het goede gesprek met het
       bestuur aangegaan.


4.   Is dit alles, kunnen er nog meer aandachtspunten komen?

         Dat weten we helaas nog niet. Recent is bijvoorbeeld gebleken dat de
          ademluchtapparatuur technisch afgeschreven was maar economisch nog een
          paar jaar mee moet.



                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>         De directeur die eind januari aangetreden is, wil de organisatie z.s.m. ‘in control’
          hebben maar is zich bewust van een aantal grote financiële risico’s, onder meer
          ten aanzien van demarcatie en RI&E.

5.   Hoe komt de organisatie weer ‘in control’?

      De opdracht is te zorgen dat de cijfers kloppen: alle leidinggevenden dienen exact
       te weten wat er binnenkomt en uitgaat en hoe de formatie eruit ziet, wat de
       bezetting is en de kosten hiervan.
      De nieuwe directeur en het nieuwe hoofd Bedrijfsvoering zitten er bovenop en
       voeren tweemaandelijks gesprekken met de afdelingshoofden. Deze gesprekken
       vinden plaats in aanwezigheid van de businesscontroller.
      Daarnaast is het belangrijk dat de cultuur verandert en processen ten aanzien van
       budgetbeheersing helder zijn en nageleefd worden.

6.   Is het feit dat VNOG een van de goedkoopste regio’s is, een risico voor onze
     veiligheid?

     Nee, er is een financieel probleem. De kwaliteit van de operationele brandweerzorg
     en crisisbeheersing zijn niet in het geding geweest.

Bestuur


7.   Wanneer werd bij het bestuur bekend dat het uitvoeren van de taken niet
     meer mogelijk was binnen de gestelde budgetten?
     Wat heeft u toen gedaan, welke maatregelen heeft u genomen?

      De eerste signalen kwamen in het voorjaar van 2018. Toen was er onrust op
       meerdere posten. Daarop is het project Prio 1 gestart en is een externe
       projectleider aangetrokken.
      Het tweede signaal werd afgegeven bij de rondvraag van het DB van 5 juli 2018,
       waarin een fors financieel tekort werd gedeeld. Het DB heeft gevraagd om analyse
       met structurele en incidentele effecten.
      Ook heeft de voorzitter net na de zomer twee gesprekken met het MT gevoerd.
      Voor de andere leden van het DB is dit vergelijkbaar. De individuele leden hebben
       wel in 2018 signalen gezien, maar dit is niet besproken in de gezamenlijkheid van
       het dagelijks bestuur. Dat gebeurde voor het eerst in de zomer van 2018.
      Toen het negatieve beeld bekend werd, heeft het bestuur direct actie
       ondernomen:
        Er zijn beheersmaatregelen genomen.
        Er is een gemeentelijke commissie ingesteld om onderzoek te doen naar de
           oorzaken van het te kort en het doen van verbetervoorstellen (commissie Van
           der Jagt – Van Arkel).
        Er is opdracht gegeven tot een plan van aanpak n.a.v. het rapport van de
           gemeentelijke commissie.
        Het bestuur heeft ingegrepen in de top van de organisatie.
        De nieuwe directeur heeft een bestuursopdracht gekregen. Deze opdracht
           omvat de volgende aspecten: de organisatiestructuur, het besturingsmodel, de
           werkprocessen en de organisatiecultuur.
      Het dagelijks bestuur kijkt ook zelf kritisch naar haar eigen rol: hebben wij op de
       juiste momenten de juiste dingen gedaan? Om terug te kijken, maar ook vooruit
       te kijken om te voorkomen dat een dergelijke situatie zich nogmaals kan
       voordoen. Het DB heeft besloten tot een zelfevaluatie onder leiding van een
       extern deskundige: de waarnemend burgemeester van Amstelveen, Bas
       Eenhoorn. De uitkomsten worden gedeeld met de leden van het algemeen
       bestuur.

                                               3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>8.   Hoe wordt de voortgang van de samenwerking tussen de gemeente en de
     VNOG gemonitord?
     Hoe is dat proces vormgegeven, hoe worden signalen opgepakt en tijdig bij
     het college neergelegd?

        Op iedere bestuursvergadering (zowel AB als DB) wordt de voortgang op het plan
         van aanpak als standaard agendapunt opgenomen.
        Aansluitend op de Bestuursopdracht aan de directeur is een ‘Agenda voor
         Versterking VNOG’ opgesteld. De agenda bestaat uit de te zetten stappen op de
         korte, middellange en lange termijn.
        De vergadering van het dagelijks bestuur worden voorafgegaan door een
         commissie Bedrijfsvoering. In deze commissie worden de documenten in de
         Planning & Controlcyclus besproken.
        De burgemeester maakt deel uit van het DB/AB en volgt de ontwikkelingen
         nauwgezet en is betrokken bij het verbeterproces.
        De burgemeester informeert het college van B&W frequent.
        Ook is er een periodiek overleg met de financieel ambtenaren van de gemeenten,
         dat rondom de ijkmomenten in de Planning & Control cyclus bijeen komt (FAO).
         Dit overleg heeft vooral een informatieve, toetsende en adviserende rol.
        Vanuit het FAO is onlangs het voorstel gekomen om in 2019 een klankbordgroep
         in te richten die vaker tussentijds bijeenkomt om mee te denken en mee te kijken
         met de VNOG. Met de voorzitter van het FAO vindt nog afstemming plaats over de
         start van deze klankbordgroep.


Rol van de raden

10. Hoe beoordeelt u de betrokkenheid van de gemeenteraad bij de ontstane
    situatie? Hadden de raden eerder kennis kunnen/ moeten nemen van deze
    situatie?

        De veiligheidsregio is een vorm van verlengd lokaal bestuur en heeft een (bij wet
         verplichte) gemeenschappelijke regeling als juridische grondslag. Elke gemeente
         is deelnemer en daardoor medeverantwoordelijk voor de bestuurlijke en
         organisatorische aansturing van de veiligheidsregio.
        Op het moment dat het DB de signalen m.b.t. de financiële problematiek in de
         zomer van 2018 besproken had, zijn maatregelen genomen en is de problematiek
         geagendeerd in het AB in september.
        Bij brief van 7 november 2018 zijn alle colleges van B&W geïnformeerd over de
         dreigende tekorten van de VNOG over de jaarrekening van 2018 en de genomen
         maatregelen.
        Op 25 februari van dit jaar zijn de raden – via de colleges - geïnformeerd over de
         stand van zaken van het financieel tekort en het vervolgproces.
        Op 5, 6 en 8 maart zijn raadsbijeenkomsten georganiseerd om aan de voorkant –
         voorafgaand aan de besluitvorming - een nadere toelichting te geven op de
         stukken die eind maart besproken worden in het AB van de VNOG.
        Gelet op de genoemde knelpunten, zou het niet mogelijk zijn geweest om uw raad
         eerder te betrekken bij deze situatie. Immers het DB en AB zijn zelf pas rond de
         zomer hierover geïnformeerd.

11. Kunnen de raden vaker geïnformeerd worden? Kunnen gemeenteraden
    bijvoorbeeld de dienstverleningsvarianten voorgelegd worden?

      Het algemeen bestuur bespreekt in de bestuurlijke tweedaagse van september de
         gepresenteerde scenario’s over het dienstverleningsniveau.


                                              4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>     Het is de bedoeling dat in aansluiting op deze tweedaagse opnieuw drie
      raadsinformatiebijeenkomsten worden georganiseerd om de raden bij te praten.
      De raden kunnen hun burgemeesters input meegeven ten behoeve van de
      besluitvorming over de scenario’s in het AB van 12 december.
     Daarnaast worden de raden, indien er relevante informatie is, tussentijds
      geïnformeerd, zodat u het gesprek met uw burgemeester zo goed mogelijk kunt
      voeren.


Financieel technisch

12. Wat zijn de financiële consequenties per gemeente bij ongewijzigd beleid?


                                         Effect                      Bijdragen
                         percentage                  Indexering
    Gemeente                           Kadernota                    gemeenten
                          voor 2020                     2020
                                         2020                           2020


     Aalten                    3,27        150.982        40.212       1.507.338
     Apeldoorn                 21,24       981.486       261.404       9.798.751
     Berkelland                5,55        256.506        68.317       2.560.852
     Bronckhorst               4,89        226.036        60.201       2.256.654
     Brummen                   2,42        111.698        29.749       1.115.143
     Doetinchem                6,71        310.097        82.590       3.095.879
     Elburg                    2,64        121.893        32.464       1.216.925
     Epe                       3,86        178.208        47.463       1.779.155
     Ermelo                    3,41        157.428        41.928       1.571.693
     Harderwijk                5,06        234.075        62.342       2.336.909
     Hattem                    1,26        58.385         15.550        582.895
     Heerde                    2,07        95.493         25.433        953.366
     Lochem                    4,42        204.244        54.397       2.039.089
     Montferland               4,17        192.844        51.361       1.925.277
     Nunspeet                  3,36        155.089        41.306       1.548.348
     Oldebroek                 2,69        124.243        33.090       1.240.394
     Oost Gelre                3,60        166.410        44.321       1.661.367
     Oude IJsselstreek         4,44        205.305        54.680       2.049.680
     Putten                    2,70        124.979        33.286       1.247.736
     Voorst                    2,90        133.990        35.686       1.337.700
     Winterswijk               3,50        161.693        43.065       1.614.279
     Zutphen                   5,86        270.916        72.154       2.704.715
    Totaal:                     100      4.622.000      1.231.000     46.144.143




13. Wat gebeurt er als gemeenten het tekort 2018 niet bijbetalen?

     Gemeenteraden (of leden van het algemeen bestuur) kunnen niet besluiten het
      tekort van deze gemeenschappelijke regeling, niet te betalen. Gemeenten zijn bij
      wet verplicht gezamenlijk een negatief jaarresultaat te dragen.
     Dit betekent dat zodra de definitieve jaarstukken bekend zijn, een voorstel wordt
      opgesteld voor dekking, conform de vastgestelde financiële verdeelsleutel. Dit
      voorstel wordt behandeld in de vergadering van het algemeen bestuur van 27 juni
      2019, samen met de accountantsverklaring.

     Om tekorten in 2019 te voorkomen, wordt aan het bestuur een
      begrotingswijziging voor 2019 voorgelegd. Reparatie voor de jaren daarna zit in
      de Kadernota 2020-2023. Indien het bestuur hier niet mee instemt, zullen direct
      na het AB van juni binnen de VNOG ingrijpende bezuinigingsmaatregelen
      genomen moeten worden. Aan het huidige niveau van dienstverlening zal dan niet
      meer kunnen worden voldaan.




                                                           5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>14. Wat zijn de financiële gevolgen van de vraagpunten uit het clusterverleden?

     De financiële gevolgen per individuele gemeente voor de afwikkeling van het
      clusterverleden zijn opgenomen in de Kadernota, bijlage 4.
     Per gemeente is het effect verschillend.

15. Kunt u toelichting hoe de benchmark tussen Veiligheidsregio’s van CEBEON
    is opgebouwd?

De Cebeon cijfers die gepresenteerd zijn in het rapport van de gemeentelijke Commissie
betreffen de kosten van elke veiligheidsregio gedeeld door het aantal inwoners van die
regio, waarna een bedrag per inwoner volgt. Dit was niet een analyse op de inkomsten
uit het gemeentefonds.

     Cebeon heeft de gemeentelijke bijdragen aan veiligheidsregio’s geïnventariseerd
      op basis van begroting 2017 en eventuele actualisaties in de primitieve
      begrotingen 2018.
     Het betreft bijdragen voor alle taken van de veiligheidsregio’s (brandweerzorg, het
      organiseren van de rampenbestrijding en crisisbeheersing en de geneeskundige
      hulpverleningsorganisatie in de regio), ook als een deel van de taken bij een
      andere organisatie is belegd, bijvoorbeeld de GGD.
     Er is gecorrigeerd voor bijdragen van extra taken die bepaalde veiligheidsregio’s
      uitvoeren die buiten de reikwijdte van art.8 Wvr vallen, zoals ambulancezorg,
      publieke gezondheidszorg (o.a. infectieziektebestrijding) en veiligheidshuizen.
     Er zijn echter verschillen tussen Veiligheidsregio’s die invloed kunnen hebben op
      het kostenniveau. Zo is een deel van de huisvestingskosten van de VNOG niet in
      de cijfers van Cebeon opgenomen. Dat is bij een aantal andere Veiligheidsregio’s
      ook het geval.

Kortom, de cijfers van Cebeon geven een indicatief beeld.




                                           6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>