<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Collegenota
Aan burgemeester en wethouders
                                                                                                 Datum
Documentnummer              2011.0.143.892
Zaaknummer                  2011-06-00855
Datum                                                      Portefeuillehouder
                                                                                     Leisink
Vertrouwelijk               nee
Dienst                      Concernstaf                    In DT
Ambtenaar                   Daphne Ronde                   In college                            13/12/2011
                                                           Voorstel in
Telefoonnummer              3774567                                                  Nee
                                                           raadscommissie
Onderwerp                   Deregulering                   Voorstel in raad          Nee
                                                           Genoemde data fataal      Nee
Beslispunten
Wij vragen u kennis te nemen van de resultaten van de inventarisatie zoals beschreven in de notitie
Deregulering – Vervolg ‘Vanuit vertrouwen naar pragmatisme’ en in te stemmen met het vervolgproces van
het onderzoeken en uitwerken van dereguleringsmogelijkheden.
Korte toelichting / samenvatting
De stuurgroep Brede Heroverweging heeft gevraagd de mogelijkheden voor de inrichting en uitvoering van
mogelijke deregulering binnen de gemeentelijke organisatie te onderzoeken. In uw vergadering van 14 juni jl.
heeft u ingestemd met de uitgangspunten en opzet van het inventarisatieproces zoals beschreven in de
startnotitie ‘Deregulering – Vanuit vertrouwen naar pragmatisme’. Bijgaande notitie bevat een weergave van
de hoofdlijnen die uit de inventarisatie naar voren kwamen en doet tevens een voorzet hoe een aantal
processen efficiënter kan worden ingezet. De notitie is op 23 november jl. afgestemd met het VT.
                                           Pagina 1 van 8                                               1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Te kopiëren stukken voor het college                   Ter inzage te leggen stukken voor het college
Notitie Deregulering - Vervolg ‘Vanuit vertrouwen
naar pragmatisme’
Te kopiëren stukken voor raadscommissie of             Ter inzage te leggen stukken voor raadscommissie
gemeenteraad:                                          of gemeenteraad:
                                          Pagina 2 van 8                                             2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Toelichting op het voorstel
1. Aanleiding / Probleemstelling
De omvangrijke bezuinigingen, de aanstaande organisatieontwikkeling, maatschappelijke veranderingen en
verwachte majeure impact van externe ontwikkelingen vragen om het kritisch bekijken van onze (interne)
werkprocessen en benadering van onze partners, instellingen en bewoners. De afgelopen jaren is regel op
regel gestapeld, waardoor sommige processen niet meer naar tevredenheid lopen. Ook incidenten leidden tot
aanscherping van of het opstellen van (nieuwe) regels. Dit alles heeft geleid tot een excessieve regulering
binnen de gemeente Arnhem. Daarnaast is nog geen sprake van een goede balans tussen regels,
resultaatgerichtheid, richting en ruimte. De stuurgroep Brede Heroverweging heeft daarom gevraagd de
mogelijkheden voor de inrichting en uitvoering van mogelijke deregulering binnen de gemeentelijke
organisatie te onderzoeken. Daarnaast is besloten een taakstelling van € 130.000 bij deregulering neer te
leggen.
Op 14 juni jl. heeft u ingestemd met de startnotitie die de uitgangspunten en - in grote lijnen - de opzet
weergaf van het inmiddels uitgevoerde inventarisatieproces. Bijgaande notitie bevat een weergave van de
hoofdlijnen die uit de inventarisatie naar voren kwamen en doet tevens een voorzet hoe een aantal processen
efficiënter kan worden ingezet. De notitie is op 23 november jl. afgestemd met het VT.
2. Doel
Met vertrouwen als grondhouding en het accepteren van de daarbij horende consequenties, het proces
inzetten van het onderzoeken en uitwerken van de mogelijkheden voor de inrichting en uitvoering van
deregulering. En hierbij uiteindelijk te voldoen aan de taakstelling van € 130.000. De zoekrichtingen beslaan
de hele organisatie. De wijze waarop dit proces wordt vormgegeven, past binnen het bezuinigingsproces en
de organisatieontwikkeling.
3. Argumenten
Om op een consistente manier uitvoering te kunnen geven aan de wens te dereguleren, zullen vanuit
vertrouwen politieke keuzes moeten worden gemaakt. De startnotitie van 14 juni jl. en bijgaande notitie geven
nadrukkelijk weer wat vertrouwen als kernwaarde en grondhouding in dit licht betekent. Het is belangrijk dat
het college zich hieraan committeert.
Praktijkervaring vormt de basis voor de uitgevoerde inventarisatie van dereguleringsmogelijkheden; mensen
die onze processen in de praktijk ervaren, zijn onze beste raadgevers voor mogelijke verbetering. Door ons
eerst hierover een oordeel te vormen, kunnen we nu beleidsmatig bekijken hoe processen efficiënter kunnen
worden ingezet. Bijgaande notitie geeft een overzicht van processen waar deregulering tot de mogelijkheden
behoort.
4. Financiën
De taakstelling op deregulering wordt zo veel mogelijk gehaald uit het vereenvoudigen van extern gerichte
processen; interne deregulering maakt immers al deel uit van de organisatieverandering. Het proces van
deregulering kan in de beslissingsfase financiële consequenties met zich brengen. Deze worden tegen die tijd
zichtbaar.
De uren van het inventarisatieproces worden gedekt uit de bestaande formatie.
5. Risico’s
Ondanks het bewust en beheerst accepteren van financiële en imagorisico's, de daaruit vloeiende
maatschappelijke effecten en het accepteren van een zeker gevoel van (maatschappelijke)
onrechtvaardigheid, bestaat het risico dat een dereguleringsmogelijkheid onbedoeld een politiek item wordt.
6. Uitvoering en evaluatie
Het college wordt in het tweede kwartaal 2012 opnieuw geïnformeerd over de voortgang van de uitwerking
van dereguleringsmogelijkheden en de uitvoering ervan.
                                             Pagina 3 van 8                                                3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Communicatieparagraaf
Heeft er al communicatie plaatsgevonden? Zo ja, met wie en hoe?
Bijgaande notitie is aan het VT voorgelegd en besproken op 23 november 2011.
Zijn er direct belanghebbenden die geïnformeerd moeten worden, voordat de media worden
geïnformeerd? Zo ja, hoe gebeurt dit?
Nee
Is er naast openbaarmaking in het persgesprek ook een persbericht nodig? (Zo ja, bijvoegen)
Nee
Is naast het persgesprek en persbericht nog een andere wijze van bekendmaking nodig? Zo ja,
waaruit bestaat die?
Nee
Is er een communicatieplan over dit onderwerp?
 Nee
                                         Pagina 4 van 8                                     4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Deregulering
Vervolg ‘Vanuit vertrouwen naar pragmatisme’
Inleiding
In juni heeft het college ingestemd met de uitgangspunten en opzet van het inventarisatieproces zoals
beschreven in de startnotitie ‘Deregulering – Vanuit vertrouwen naar pragmatisme’. In de notitie werd
gesteld dat deregulering alleen mogelijk is met vertrouwen als grondhouding en het accepteren van de
daarbij horende consequenties. De zoekrichtingen van het inventarisatieproces beslaan de hele
organisatie, met name de afdelingen die administratieve processen creëren en richten zich
nadrukkelijk op:
 - niet-beleidsneutrale processen (dus andere vraagstukken dan de dereguleringsvraagstukken
      binnen de zeven zoekrichtingen voor systeeminnovaties genoemd in de Startnotitie
      Toekomstgericht Bezuinigen);
 - lastenverlichting van bewoners en bedrijven die per saldo gunstig is, maar niet per definitie
      bijdragen aan de taakstelling;
 - processen die aanvankelijk om een investering vragen die op een later moment wordt
      terugverdiend;
 - processen die gepaard gaan met een grote werklast, waarbij bijvoorbeeld de werklast of de
      kosten niet opwegen tegen het uiteindelijke resultaat.
De wijze waarop het proces wordt vormgegeven past binnen het bezuinigingsproces en de
organisatieontwikkeling. De taakstelling op deregulering wordt zo veel mogelijk gehaald uit het
vereenvoudigen van extern gerichte processen; interne deregulering maakt immers al deel uit van de
organisatieverandering.
Praktijkervaring vormt de basis voor de inventarisatie van dereguleringsmogelijkheden: hoe ervaren
ondernemers en bewoners maar ook onze eigen uitvoerders onze processen? Om hier zicht op te
krijgen, zijn deze zomer gesprekken gevoerd met mensen die deze processen dagelijks in de praktijk
ervaren. Deze notitie bevat een weergave van de hoofdlijnen die uit de gevoerde gesprekken naar
voren kwamen en doet tevens een voorzet hoe een aantal processen efficiënter kan worden ingezet.
De vraag hierbij is hoe de volgende fase - de implementatiefase - moet worden vormgegeven.
Gemeentelijke processen: praktijkervaringen
Uit de gevoerde gesprekken komt naar voren dat men vooral verbeteringsmogelijkheden ziet op het
gebied van vergunningen en handhaving en in de manier waarop dienstverlening nu is georganiseerd.
Het ieder jaar opnieuw moeten aanvragen van een vergunning voor een jaarlijks terugkerend
evenement. Vertraging van de opening van een zaak doordat moest worden gewacht op een inspectie
naar asbest. Dit zijn enkele voorbeelden die in de gesprekken werden aangehaald. De laatste jaren is
al veel verbeterd, maar het lijkt alsof met name het uitvoeringsniveau - waar de kern van
administratieve drukte zit - niet voldoende wordt geraakt; deze processen blijken vooralsnog
onzichtbaar. Uit het spanningsveld management-uitvoering (vice versa) dat hierdoor ontstaat, kunnen
we lering trekken. Want te vaak nog maken we de burger, ondernemer of instelling zelf
proceseigenaar met als gevolg dat deze van het kastje naar de muur wordt gestuurd. Ter illustratie:
Een inwoner belt naar de gemeente met de mededeling dat hij op een bepaalde datum een container
voor zijn huis wil plaatsen voor een periode van twee weken. Hij geeft in paar zinnen alle informatie
die wij als gemeente nodig hebben. Toch verwijzen we hem naar het formulier dat hij op onze website
kan invullen en ons vervolgens toe moet sturen.
Processen met dereguleringsmogelijkheden
De regiegroep heeft een vijftal ideeën geëxtraheerd uit de gesprekken, waarvoor zij goede
dereguleringsmogelijkheden ziet:
 1. Het herhaalrecept: invoeren van een herhaalrecept voor gelijksoortige vergunningaanvragen voor
      jaarlijks terugkerende evenementen.
Per evenement moet iedere keer opnieuw een vergunning worden aangevraagd. Dit is zowel voor de
ondernemer als de gemeente tijdrovend. Een repeterende aanvraag die grotendeels via internet
gedaan zou kunnen worden, kan een oplossing zijn. Als de opstelling binnen een dergelijk evenement
per jaar slechts op detail wijzigt, kan de gemeente genoegen nemen met het laten doorlopen van de
vergunning. Misschien zou volstaan kunnen worden met een duidelijk kader waarbinnen deze
evenementen zouden moeten plaatsvinden, dit in plaats van individuele toetsing.
                                           Pagina 5 van 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre> 2. All-in-one-pakket: vergunningservice gemeente
 Een startende ondernemer of een bedrijfsopvolging heeft te maken met veel verschillende
 vergunningen en regels. Zodra een pand een andere gebruiker krijgt, zou een inspecteur ter plaatse
 alles moeten inventariseren met de ondernemer en vervolgens zorgen dat de benodigde
 vergunningen voor de afgesproken datum voor elkaar zijn.
 3. Spoeddienstverlening tegen een hoger legetarief.
 Vier dagen voor vertrek naar een mooie vakantiebestemming blijkt het paspoort niet meer geldig.
 Gelukkig is er dan een spoedproces zodat de vakantie door kan gaan. Waarom niet meer
 dienstverleningsaspecten van een spoedservice voorzien? Bijvoorbeeld een spoedonderzoek laten
 uitvoeren in geval van asbestvondst, met doorbelasting van de kosten aan de ondernemer, zodat de
 hij toch op tijd zijn zaak kan openen. Een snelle berekening van kosten/baten leert dat de
 ondernemer is gebaad bij snelheid. Zo zijn er wellicht meer gebieden waar een spoeddienst kan
 worden ingevoerd.
 4. Nauwere samenwerking corporaties en gemeente: draagkrachttoets
 Sinds begin dit jaar zijn volkshuisvesters verplicht om aan te tonen dat ze in woningen met een huur
 lager dan 600 euro per maand uitsluitend minder draagkrachtige huurder plaatsen. Het toetsen van
 de draagkracht is voor hen een probleem. Daarin zouden we elkaar tegemoet kunnen komen door
 bijvoorbeeld de Arnhem Card als leidraad te nemen en/of bijvoorbeeld een toets uit te laten voeren
 door de gemeente.
 5. Verantwoordingsdocumenten: van ‘begroting naar subsidie toeschrijven’ en losse
      accountantsverklaringen naar incidentele controle en (accountants)jaarrekening.
Subsidieverzoeken dienen jaarlijks gemotiveerd te worden. Voor subsidieaanvragers vormt dit reden
om de begroting naar het subsidieverzoek toe te schrijven. Wat de regiegroep betreft een ongewenste
constructie. Het toekennen van subsidie gebonden aan een vooraf afgesproken kader in combinatie
met een incidentele controle lijkt effectiever.
Met enige regelmaat vraagt de gemeente losse accountantsverklaringen op, op basis van de door ons
geleverde producten en de verantwoording ervan. De jaarrekeningen van de instellingen worden door
een accountant opgesteld; het lijkt logisch om de jaarrekening in zijn totaliteit te accepteren als het
gaat om gemaakte kosten. Immers, de kosten zeggen nog niets over de kwaliteit van de uitvoering. In
plaats van een reactief kostenverantwoordingssysteem zou gezocht moeten worden naar een modus
waarbij actief de kwaliteit van geleverde producten gemeten wordt.
De regiegroep realiseert zich dat bovengenoemde ideeën niet zonder consequenties zijn; vanuit een
houding van wantrouwen zijn er genoeg argumenten waarom deze ideeën niet uitvoerbaar zijn. Bij
nader onderzoek voor de mogelijkheid tot uitvoering speelt vertrouwen als kernwaarde en
grondhouding dan ook een grote rol.
Met het VT is op 23 november jl. besproken hoe bovenstaande ideeën meegegeven kunnen worden
in de verschillende opdrachten/projecten die vanuit het bezuinigingstraject en de organisatie-
ontwikkeling al lopen. De projectleider van het project ‘Herzien van regelingen en regels (van
wantrouwen naar vertrouwen)’ zal ervoor zorg dragen dat de vijf ideeën bij de juiste personen worden
neergelegd en uitgewerkt.
                                           Pagina 6 van 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Concrete cases
Naast de grote lijnen die in de gesprekken naar voren kwamen, is ook een aantal concrete cases te
berde gebracht waarnaar de regiegroep zelf nader onderzoek wil doen. Het gaat hier om cases
waarbij de processen op uitvoeringsniveau op het eerste oog onzichtbaar zijn.
Eurojob
Eurojob is een regeling waarbij de gemeente voor vrijwilligerswerk een euro per uur uitkeert aan de
vrijwilliger en een euro per uur voor de organisatie. In de praktijk levert Rijnstad ons overzichten van
gemaakte uren aan, wij controleren dat. Indien we nadere vragen hebben stellen we die en eerst als
alles duidelijk is stellen we de verzoeken betaalbaar. Vrijwilligers moeten daardoor erg lang wachten
op hun geld en de gemeente is aardig wat tijd kwijt met de controle en de correspondentie. De
oplossing lijkt voor de hand te liggen, we werken met voorschotten en rekenen per periode met elkaar
af.
Nauwere samenwerking corporaties en gemeente: eenduidige inschrijvingsformulieren
Het eerste contact wat een huurder heeft met zijn nieuwe omgeving, is vaak met de verhuurder. In het
verleden is reeds een poging ondernomen om tot verdergaande gegevensuitwisseling te komen
tussen Volkshuisvesting en de gemeente. Dit heeft toen geleid tot een convenant, waarvan tot nu toe
echter erg weinig gebruik is gemaakt. In de gemeente Delft heeft de corporatie al enige jaren inzage in
het GBA en schrijft men nieuwe bewoners in. Dat is in de praktijk een hele vooruitgang. De regiegroep
wil op korte termijn bezien of de formulieren inschrijving woningbouw en inschrijving GBA
ineengeschoven kunnen worden. Als dit naar tevredenheid verloopt, willen de regiegroep doorpakken
voor wat betreft de directe inschrijving.
Participatiecoaches: urgentie vs. te volgen procedures
Participatiecoaches hebben regelmatig last van onze procedures, vooral als het urgente cases betreft.
Zo ook bij de case over de aanvraag van leenbijstand:
Een inwoner heeft een huis gekregen. Dat was nodig omdat ze bij haar broer woonde die drugs gebruikt en
agressief is. Ze werd gedoogd maar mocht alleen muisstil op de slaapkamer zitten, de broer eiste wel een
onevenredige vergoeding voor haar verblijf. Omdat broer en zus door de IZ gezien worden als een stel krijgen ze
ieder een halve uitkering. De casemanager doelmatigheid geeft haar aan dat ze leenbijstand kan aanvragen voor
de inrichting van het huis en dat de uitkering wordt aangepast. Voordat hierop beslist kan worden dient er volgens
het werkproces een huisbezoek te worden afgelegd om te controleren of ze inderdaad alleen woont. De
casemanager doelmatigheid zorgt voor de papieren en de participatiecoach meteen contact op met de
casemanager rechtmatigheid om een afspraak te plannen voor het huisbezoek. Helaas, deze casemanager wil
pas een afspraak maken als de aanvraag op haar bureau ligt. Een week later heeft de bewoner nog niets
gehoord. Ze is blij met haar huis maar kan niet verder met de inrichting omdat ze nog steeds haar broer moet
betalen voor het verblijf en een eigen woning en dat van een halve uitkering. Het blijkt dat de casemanagers erg
druk zijn. Er zijn 15 pardonners uit sloopwoningen verhuist. De participatiecoach geeft nogmaals aan dat de
bewoner een urgent geval is omdat ze helemaal niets heeft en geeft aan wat er te controleren is in een leeg huis.
Waarom gaat de casemanager niet af op het oordeel van de participatiecoach dat het huis leeg is? Ook vraagt de
participatiecoach of de uitkering alvast aangepast kan worden want de bewoner heeft nu dubbele lasten. Nee, dat
moet allemaal tijdens het huisbezoek gebeuren. Wel krijgt de participatiecoach de belofte dat gelijk na het
huisbezoek een voorschot wordt gestort. Uiteindelijk is het huisbezoek meer dan drie weken later. Binnen 10
                                                                                                    1
minuten zijn de casemanagers vertrokken, want in een leeg huis valt weinig te controleren.”
Bovenstaand voorbeeld staat niet op zich. Het laat zien waar verkokering toe kan leiden. De
regiegroep zou graag de mogelijkheden onderzoeken om dit soort voorvallen in de toekomst te
voorkomen.
Het feit dat aan de hand van een paar gesprekken al drie concrete cases kunnen worden genoemd,
impliceert dat er wellicht nog meer zijn te vinden. Deze drie cases kunnen dan ook fungeren als
hefboom. Overigens geldt ook hier dat vanuit een houding van wantrouwen er genoeg argumenten
zijn waarom deze ideeën niet uitvoerbaar zijn: heb vertrouwen!
Met het VT is afgesproken direct met deze drie cases aan de slag te gaan. De cases worden samen
met de projectleider ‘Herzien van regelingen en regels (van wantrouwen naar vertrouwen)’ zo snel
mogelijk opgepakt. Om een stapeleffect van werkzaamheden te voorkomen - de werkdruk is op dit
moment overal erg groot: Mocht blijken dat de uitwerking van de drie cases teveel van mensen vraagt
1
  Deze alinea is ontleend aan een impressie van de participatiecoaches. In de impressies worden verwondermomenten
  vastgelegd, vaak door de lezer een kijkje te gunnen in de wereld van de bewoner. Ze worden gebruikt om processen
  zichtbaar te maken en discussies aan te zwengelen.
                                                   Pagina 7 van 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>en/of nu niet kan, dan wordt per casus bekeken of deze al dan niet als opdracht bij de betreffende
nieuwe clustermanager is onder te brengen.
Taakstelling deregulering
Naast de wens van de stuurgroep Brede heroverweging de mogelijkheden voor inrichting en
uitvoering van mogelijke deregulering binnen de gemeentelijke organisatie te onderzoeken, is ook
besloten een taakstelling van € 130.000 bij deregulering neer te leggen. Mogelijk kan de taakstelling
voor een deel worden inverdiend door hiervoor genoemde ideeën verder uit te werken. Echter, dit is
niet vóór 1 december 2011 te realiseren: sommige processen vragen aanvankelijk om een investering
die pas op een later moment wordt terugverdiend. Daarnaast dragen een paar processen bij aan een
per saldo gunstige lastenverlichting van bewoners en bedrijven, maar niet aan de taakstelling.
Doorlichting kosten legeprocessen
Binnen het kader van de dereguleringsopdracht past het tevens om ook te kijken naar de kosten van
legeprocessen. Eerder dit jaar werden de monumentenvergunningen, APV-vergunningen en
horecavergunningen genoemd in een ingetrokken amendement van de VVD, waarbij een
taakstellende kostenbesparing van € 143.000 werd gegeven. De regiegroep wil zich in de geest van
dit amendement niet tot deze drie beperken en ook andere mogelijkheden onderzoeken om leges
kostendekkend te maken door kostenbesparing.
Tot slot
Zaak is nu te regelen dat de geëxtraheerde ideeën uit de gesprekken binnen het bezuinigingstraject
en de organisatieontwikkeling worden ondergebracht en een samen met de projectleider ‘Herzien van
regelingen en regels (van wantrouwen naar vertrouwen)’ de drie specifieke cases op te pakken. Bij de
verdere uitwerking van alle genoemde deregulerings-mogelijkheden moet blijken hoeveel tijd de
uiteindelijke vertaling naar de uitvoering kost. In eerste instantie zal vooral moeten worden gestuurd
op resultaat alvorens te kunnen inverdienen.
                                           Pagina 8 van 8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>