<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Notulen van         :    Auditcommissie
Verslagnummer       :    440051-02
Gehouden op         :    20 april 2020
Vastgesteld         :    11 mei 2020
Plaats              :    Online via Teams
                         Uitzending:
                         https://arnhem.notubiz.nl/vergadering/73382
                         4/Auditcommissie%2020-04-2020
Voorzitter          :    M. Loor (voorzitter)
Genotuleerd door    :    Griffie

Verder aanwezig                   Afdeling                    Afwezig               Afdeling
V.L. Bouma                        Lid                         A.D.M. van der Laak   Lid
J.L.C. Eliëns                     Lid
B. van Es                         Lid
Mw. M.J. Navis                    Lid
A. Tujeehut                       Lid
A. Teeuw                          Rekenkamer
H.J.W. Verdellen                  Rekenkamer
P.A.M. Bosch                      Rekenkamer
J. Inberg                         Concerncontroller
Mw. N. Bouwman                    Financiën en Control
M.J.A.C. Somers                   Financiën en Control
Mw. F. Boorsma                    Deloitte
S. Walhout                        Deloitte
Mw. K.M. Vons                     Griffie



Verslag 20 april 2020

1. Opening en mededelingen en vaststellen agenda

De voorzitter opent de vergadering, heet de deelnemers welkom en licht de vergaderorde van de
(digitale) vergadering toe.

Mededelingen:
 er is bericht van verhindering ontvangen van de heer Van der Laak;
 dhr. Bouma sluit later aan bij de vergadering.

Vaststellen agenda
De agenda wordt conform vastgesteld. De agendapunten 4 "Ingekomen Stukken" en agendapunt 5
"Proces Jaarstukken" worden als eerste behandeld.

2. Stand van zaken Rekenkamer

Jaarverslag 2019 en onderzoeksprogramma 2020-2022
Korte toelichting dhr. Teeuw.

Lopende onderzoeken

Toelichting dhr. Teeuw
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Verslag

                                                                                       20 april 2020

Onderzoek naar de Dienstverlening van Arnhem
In reactie op de vraag van dhr. Eliëns of het mogelijk is om bij het onderzoek de maatregelen
voortkomend uit "de anderhalve meter-regel" te betrekken wordt door de heer Teeuw opgemerkt dat het
onderzoek voor de coronacrisis is afgerond en dat 75% van het onderzoek betrekking heeft gehad op
de wijze van behandeling en afhandeling van o.a. brieven, mailtjes en telefoontjes door "mystery
quests". Er is met name gekeken of er voldoende empathisch gedag is getoond naar de vraagsteller.
De voorzitter neemt de suggestie van dhr. Eliëns mee om in het voorwoord van de eindrapportage aan
te geven dat het onderzoek voor de coronacrisis heeft plaatsgevonden en dat 75% van het onderzoek
betrekking heeft gehad op de reactie op schriftelijke en telefonische vragen.

Het onderwerp is geagendeerd voor de vergadering van B&W van 21 april a.s. De verwachting is de
eindrapportage 29 april a.s. aan te bieden aan de griffie. Agendering Auditcommissie 11 mei 2020.

Onderzoek Jeugdzorg
De Rekenkamer verwacht het eindrapport gelijktijdig met de rapportage van de visitatiecommissie VNG
en de reactie van het college daarop op 29 april a.s. aan de griffie aan te bieden. Agendering
Auditcommissie 11 mei 2020.

Onderzoeksplan Van Wijken Weten
Door de coronacrisis heeft de uitvoering van het onderzoek vertraging opgelopen. De Rekenkamer
hoopt in de zomer de geplande "wijksafari's" uit te kunnen voeren. Met het onderzoeksbureau wordt
gekeken naar een oplossing.

Brief Jaarstukken
De reactie van de Rekenkamer op de Jaarstukken wordt begin mei aangeboden.


Stand van zaken "aanbevelingen onderzoeken rekenkamer 2019
Besluit: het overzicht "Aanbevelingen onderzoeken rekenkamer 2019" wordt met een begeleidend
schrijven aan de raad aangeboden.

De voorzitter dankt de heer Teeuw voor zijn bijdrage en vraagt de Rekenkamer om de stukken, zodra
deze beschikbaar zijn met de auditcommissie te delen ten behoeve van de bespreking op 11 mei.


3. Concept-Nota Risicomanagement

Korte toelichting dhr. Somers.

Dhr. Loor vraagt de leden van de auditcommissie hoe zij denken over het gegeven dat nu de keuze
t.a.v. het weerstandsvermogen wordt gemaakt om risicobeheersing niet verder aan te scherpen en niet
over te gaan naar een andere systematiek. In reactie stelt de heer Van Es voor het eens te zijn met de
huidige systematiek en stelt voor om het onderwerp "Bestemmingsreserve sovabiliteit" t.z.t. te
bespreken in de auditcommissie.

Besluit: de concept-nota Risicomanagement wordt zonder verdere opmerkingen doorgeleid naar het
college en kan vervolgens door het college aangeboden worden aan de raad (vaststellen
beleidsuitgangspunten in hoofdstuk 2). De verwachting is dat de nota "binnen een week of 2" bij het
college wordt geagendeerd.

4. Ingekomen Stukken
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Verslag

                                                                                           20 april 2020

   Mail mw. Boorsma inzake gegevens leden Auditcommissie d.d. 15-01-20
    Korte toelichting mw. Boorsma.

    Besluit: de auditcommissie stemt in met het verzoek tot het verstrekken van de gevraagde
    gegevens, onder verwijzing naar de schriftelijke waarborgen van Deloitte. Actie: Griffie

    Afspraak/besluit: een wijziging t.a.v. de samenstelling van de leden van de auditcommissie wordt
    door de griffie aan Deloitte doorgegeven. Indien nodig stuurt Deloitte een officieel verzoek voor het
    aanleveren van de persoonsgegeven.

    Note: de reacties van Deloitte zijn verwerkt in het overzicht "Antwoorden schriftelijke voorbereiding"
    vergadering 20 april 2020.

   Brief Provincie Gelderland d.d. 30 januari "Financieel toezicht 2020" d.d. 30-01-20
    Besluit: de brief inzake "Financieel toezicht 2020" wordt voor kennisgeving aangenomen.

   Begrotingscirculaire 2021 en Covid 19 gevolgen financieel toezicht op gemeenten
    d.d. 15-04-20
    Besluit: de begrotingscirculaire wordt voor kennisgeving aangenomen.



5. Proces Jaarstukken

Toelichting mw. Vons en mw. Bouwman

Jaarstukken 2019: de goedkeurende verklaring van de accountant is ontvangen. Naar verwachting
worden de jaarstukken woensdag 22 april aan de griffie aangeboden. Agendering Auditcommissie 11
mei 2020.

In reactie op de vraag over het borgen van de continuïteit werkwijze jaarstukken met het oog op het
naderende afscheid van dhr. Inberg deelt dhr. Inberg mee dat er een evaluatie met het volledige team
gaat plaatsvinden om te komen tot een procedure en een planning voor 2021. Ook met de
auditcommissie wordt een evaluatiemoment ingepland. Daarnaast is er aandacht voor het wijzigen van
werkprocessen. Als voorbeeld wordt genoemd dat "in het verleden "boekingen in de boekhouding werd
opgespaard toe het einde van het jaar waardoor de werkdruk in de eerste maanden van het nieuwe jaar
hoog waren. Nu wordt gewerkt met een maandafsluiting met "soft closure" waardoor boekingen eerder
worden gedaan/verwerkt. In reactie op de vraag van de heer Eliëns t.a.v. continuïteit
afspraken/procedure: het DT verwacht van de nieuwe controller/afdelingshoofd dat de ingeslagen weg
wordt vervolgd. Dhr. Walhout geeft aan dat de continuïteit van het team van Deloitte ook gewaarborgd
is.

Naar aanleiding van: als alternatief voor de "bijeenkomst met ambtenaren op 13 mei" wordt voorgesteld
om op 13 mei en mogelijk ook op 6 mei, via teams digitale sessies aan de fracties aan te bieden.
Tijdens de sessie is er eerst een half uur ruimte voor het stellen van vragen over de jaarrekening en
vervolgens een half uur voor het stellen van vragen over de Perspectiefnota en de TURAP. Het idee is
dat tussen 16h00 en 22h00 ambtenaren aanwezig zijn via teams om de vragen te beantwoorden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>     Verslag

                                                                                          20 april 2020

     Vragen waarop het antwoord niet direct gegeven kan worden, worden op een later moment telefonisch
     afgehandeld. Aan de fracties wordt gevraagd om vooraf aan te geven op welke onderdelen (b.v.
     jaarrekening, FJP, Turap I en Perspectiefnota) vragen gesteld gaan worden zodat de juiste ambtenaren
     aan de teamsvergadering kunnen deelnemen.

     6. Concept-verslag 20 januari 2020

     Besluit: het verslag van 20 januari 2020 wordt conform vastgesteld.



     7. Rondvraag / W.v.t.t.k. / Sluiting

     Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.




8.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>