<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                          Notulen Algemeen Bestuur
Datum            17-04-2024
Tijd             10:00 - 11:55
Locatie          Boardroom 13.25 Airborne Tower
Voorzitter       Joa Maouche
Aanwezig         Gemeente Arnhem        De heer M. van der Wel (vanaf 10:15 uur)
                 Gemeente Doesburg      Mevrouw B. van Veldhuizen
                 Gemeente Duiven        De heer G.J. Schrijner (tot 12:00 uur)
                 Provincie Gelderland   De heer D. Vreugdenhil
                 Gemeente Lingewaard    De heer M. van den Bos
                 Gemeente Renkum        De heer J. Maouche (voorzitter)
                 Gemeente Rheden        De heer P. Hofman (vanaf 10:22 uur)
                 Gemeente Rozendaal     De heer S. Warmerdam
                 Gemeente Overbetuwe    De heer R. van den Dam
                 ODRA                   Mevrouw A. Prent (Plaatsvervangend secretaris)
                 ODRA                   De heer F. Mossink (Controller)
                 ODRA                   Mevrouw A. Bordewijk (notulist)
                 Inwoner/toehoorder     De heer P. Lentjes


                 Gemeente Zevenaar      De heer B. Kagei
                 Gemeente Westervoort   De heer Derksen




 1           OPENING EN VASTSTELLEN AGENDA
 10:00       Notulen:
             De heer Maouche opent de vergadering en heet iedereen welkom. De heren
             Kagei en Derksen zijn verhinderd. De agenda wordt ongewijzigd
             vastgesteld.

 2           MEDEDELINGEN
 10:05       Notulen:
             De heer Vlaander deelt mee dat er in juni een extra DB- en AB-vergadering
             ingepland wordt om de eerste financiële cijfers over het 1e kwartaal 2024 te
             kunnen delen. Ook de geactualiseerde begroting 2024 zal dan aan de orde
             komen.

 3           VASTSTELLEN NOTULEN VORIGE VERGADERING D.D. 7 maart 2024
 10:15       Notulen:
             De notulen van de vergadering van 7 maart jl. worden ongewijzigd
             vastgesteld.

 4           LIJST VAN INGEKOMEN STUKKEN
 10:20       Notulen:
             Voor kennisgeving aangenomen.

 5           ONDERWERPEN VOOR BESPREKING EN BESLUITVORMING
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>5.1     Jaarrekening en -verslag 2023 ODRA
10:25   Aan AB wordt gevraagd:
        •Vaststellen van het jaarverslag/jaarrekening van ODRA 2023 en kennis te
        nemen van de accountantsrapportage;
        •In te stemmen met de rechtmatigheidsverklaring van het dagelijks
        bestuur;
        •In te stemmen om het batig saldo over 2023, zijnde € 144.300, toe te
        voegen aan de algemene reserve.

        Notulen:
        De heer Schrijner maakt namens de gemeenten Duiven, Westervoort en
        Zevenaar complimenten voor de jaarrekening 2023 ODRA. Namens de
        gemeente Zevenaar deelt de heer Schrijner mee dat zij graag zien dat het
        resultaat terug gestort wordt aan de partners.
        De overige bestuursleden sluiten zich aan bij de gemaakte complimenten,
        maar stemmen ermee in om het batig saldo over 2023, zijnde €144.300,-,
        toe te voegen aan de algemene reserve, waardoor dat bij meerderheid van
        stemmen is besloten.
        Het bestuur stelt de jaarrekening 2023 vast en stemt in met de
        rechtmatigheidsverklaring.

5.2.a   Meerjarenprogramma 2025-2028 ODRA
10:40   Aan het bestuur wordt gevraagd:
        1. Akkoord te gaan met de herziene structuur en inhoud van het
        Meerjarenplan ODRA 2025-2028;
        2. In te stemmen met het Meerjarenprogramma 2025-2028.

        Notulen:
        De heer Vlaander leidt het agendapunt in door toe te lichten dat dit
        Meerjarenprogramma vorige keer oordeelsvormend is geagendeerd. Toen
        werd de lijn herkend, maar er was zorg over het doorlopen proces.
        Inmiddels is dat proces opnieuw doorlopen en is er consensus. Het
        meerjarenprogramma kan budgetneutraal uitgevoerd worden, met
        uitzondering van de meetdienst, circulair en de adviseurs uitvoeringsbeleid.
        Met de ambtelijk regisseurs is besloten om twee sessies te organiseren over
        mogelijke besparingen.
        De heer Schrijner merkt op dat het hier om een kaderstellend document
        handelt, maar er wel sprake is van een aandachtspunt met het oog op de
        komende bezuinigingen. Gezamenlijk kijken wat haalbaar is, wat doen we
        wel, wat doen we niet en mogelijk moeten ambities bijgesteld worden. Dit is
        de mening van Westervoort en Duiven. Vanuit Zevenaar ziet men liever
        uitgesproken dat de ambities heroverwogen worden. Zij zien dit
        meerjarenprogramma als een intern ODRA-stuk en willen niet dat er
        onomkeerbare keuzes gemaakt gaan worden.
        De heer Van den Bos reageert dat begrotingstechnisch het probleem wordt
        gezien, maar dit een mooi document te vinden. Een stempel "intern
        document" hierop drukken zou de heer Van den Bos zonde vinden. Het
        document laat juist de toegevoegde waarde van een omgevingsdienst zien
        en zou op zijn minst meegezonden moeten worden bij de begroting aan de
        raden en Staten.
        Het bestuur discussieert met elkaar over het beschreven ambitieniveau in
        relatie tot de kosten in het document. Met uitzondering van de gemeente


                                                                            Pagina 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>        Zevenaar is men het erover eens dat dit Meerjarenprogramma aan de raden
        en staten toegezonden kan worden.


        De financieel wethouders hebben een goede brief van ODRA ontvangen met
        betrekking tot de bezuinigingsopgave die er ligt de komende twee jaren.
        Het bestuur complimenteert ODRA met deze brief. De heer Maouche geeft
        aan dat we gezamenlijk de externe inhuur kunnen inperken door
        aanvullende opdrachten te beperken.
        Overall concludeert het bestuur dat dit Meerjarenprogramma een mijlpaal
        is, elke omgevingsdienst worstelt om haar maatschappelijke meerwaarde te
        laten zien, dit document laat zien waarom er een omgevingsdienst is en wat
        zij doet voor haar inwoners. Begrotingstechnisch kan er jaarlijks
        geactualiseerd worden, wanneer knelpunten worden gesignaleerd. Tijdens
        de twee geplande sessies met de ambtelijk regisseurs in mei kijkt ODRA
        welke keuzes er gemaakt zouden kunnen worden. Deze kunnen worden
        opgenomen in de zienswijzen die de partners kunnen uitbrengen.
        Uiteindelijk is het aan het bestuur om definitieve keuzes te maken op basis
        van die ingediende zienswijzen.
        Het dagelijks bestuur stelt het Meerjarenprogramma 2025-2028 vast.

5.2.b   Vaststellen begroting 2025
10:50   Aan het bestuur wordt gevraagd:
        • Kennis te nemen van de begroting 2025 en in te stemmen met de kaders
        die zijn opgenomen in de begroting, waaronder tarief, kpi’s en
        overheadpercentage;
        • De begroting 2025 voor zienswijzen te zenden aan de raden en Staten.

        Notulen:
        De heer Vlaander licht toe dat het integraal uurtarief € 104,-- bedraagt en
        het overheadpercentage 1% hoger is dan de norm van 25%. Ook de
        robuustheidscriteria zijn verwerkt in deze begroting, waardoor er intern ook
        rust is gecreëerd.
        De heer Schrijner laat weten dat de gemeenten Duiven, Westervoort en
        Zevenaar instemmen met deze begroting, maar er wel zienswijzen
        ingediend zullen worden.
        De heer Van den Dam geeft eveneens aan dat de raad een zienswijze in zal
        dienen en vraagt wat het Meerjarenprogramma doet met het uurtarief.
        De heer Mossink reageert dat het uurtarief is afgerond en er berekend kan
        worden wat de meerkosten van het MJP doen op het uurtarief. Daarnaast
        zal ODRA een benchmark opstellen van de gehanteerde uurtarieven door
        omgevingsdiensten.
        De heer Van den Bos merkt op het een uitstekende begroting te vinden en
        er reeds een algemene concept tekst voor een zienswijze rouleert.
        De overige bestuursleden kunnen zich ook vinden in de begroting 2025 en
        vinden een algemene gezamenlijke zienswijze opstellen verstandig.
        Het bestuur stelt de begroting 2025 vast en besluit deze voor zienswijzen te
        zenden aan de raden en Staten, nadat ook is overeengekomen om een tekst
        over inclusie toe te voegen in de begroting.

5.2.c   Vaststellen PDC 2025
11:00   Aan het Algemeen Bestuur wordt gevraagd:
        • Kennis te nemen van de PDC 2025 en de ‘was – wordt’ lijst 2025;


                                                                            Pagina 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>        • De PDC 2025, die als onderlegger dient bij de begroting 2025, vast te
        stellen.

        Notulen:
        Het bestuur stelt de PDC 2025 vast.


6       ONDERWERPEN VOOR BEELDVORMING / OORDEELSVORMING

6.1     Presentatie omgevingsklachtenanalyse
11:10   Presentatie verzorgd door de heer Te Dorsthorst en mevrouw Van Alfen.

        Notulen:
        De heer Te Dorsthorst en mevrouw Van Alfen verzorgen een presentatie
        over meldingen die gedaan worden door inwoners uit de partnergemeenten
        en provincie Gelderland over ervaren overlast. Een van de vraagstukken die
        hieruit naar voren komt is hoe wij het gevoel bij inwoners krijgen, dat wij
        niet consequent naast de overtreder staan? De overtreder krijgt vele kansen
        voor verbetering, doordat de wetgeving onvoldoende middelen biedt voor
        handhaving door omgevingsdiensten. De omwonende denkt na 250
        meldingen, men doet er toch niets aan, dus een melding doen heeft geen
        enkele zin.
        De heer Vlaander wil graag integraal met de gemeenten en provincie
        hiernaar kijken (opgavegericht), gezien het een overzichtelijk aantal
        bedrijven betreft. Als de data op orde is, kan er door de omgevingsdienst
        beter bij ministeries aangegeven worden, wat er speelt.
        De heer Van der Wel vult aan dat het belangrijk is om gemeenten hierin te
        betrekken, dat er geprobeerd wordt om te handhaven, maar de middelen
        (normen) ontbreken. Een nieuw café met een zeer dun wandje, daar kan
        vooraf over meegedacht worden.
        De presentatie wordt aan de notulen toegevoegd, maar is niet openbaar
        vanwege privacy van betreffende inrichtingen.

6.2     Dienstverlening ODRA
11:30   Aan het bestuur wordt gevraagd:
        1. Kennis te nemen en het bespreken van de voorgestelde verbeterpunten
        en de financiële consequenties in de dienstverlening van ODRA in 2024.

        Notulen:
        De heer Van der Wel licht toe dat ODRA inhoudelijk en kwalitatief goed werk
        levert, maar transparant moet zijn in de afhandeling van meldingen door
        inwoners en ondernemers. De dienstverlening van ODRA kan verbeterd
        worden door een betere verplaatsing van de medewerker in het perspectief
        van de inwoner. Er is nu sprake van wel- en goedwillende inwoners die hun
        zaken niet goed geregeld krijgen. Een verdieping helpt om te kijken naar de
        oorzaken; wanneer ontvangen inwoners een reactie?, de monitoring dient
        smart te zijn en de kpi's moeten in de jaarrekening terugkomen.
        De heer Vreugdenhil reageert dat de dienstverlening verbeteren standaard
        aanwezig hoort te zijn bij een organisatie, het gaat vaak veel meer over
        houding en gedrag, ben je bereid om te leren? Het Rekenkamerrapport
        wordt als onderlegger gebruikt, echter methodologisch is dat rapport zeer
        dun. De vraag is dan ook of de investering echt nodig is? Het mag niet ten


                                                                            Pagina 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>koste van de uitvoering gaan.
De heer Schrijner geeft namens Duiven, Westervoort en Zevenaar aan dat
een verbetering van de dienstverlening goed is, maar het hier vooral om
bouwzaken handelt. Dit vraagt een bijdrage van partners die het niet aan
gaat en staan hier kritisch tegenover.
Mevrouw Van Veldhuizen vindt het prima om te kijken naar de
dienstverlening, maar vindt de oplossingen nogal technisch van aard. Een
ondernemer kent de wet- en regelgeving vaak wel en weet wat er moet
gebeuren voor een bouwaanvraag. Inwoners snappen er veel minder van en
spreken een andere taal dan de medewerker aan de andere kant. Enkel
technische oplossingen beslechten de gewenste verbeteringen niet.
De heer Van den Bos merkt op dat de genoemde kosten niet in de begroting
is opgenomen. De dienstverlening van ODRA is echt wel in orde, is het
verstandig om dit nu te doen? Vanuit de gemeente Lingewaard is er geen
draagvlak voor de verbeteringen die kosten met zich meebrengen.
De heer Hofman sluit zich aan bij de opmerkingen van de heer Vreugdenhil.
Er is onvoldoende onderbouwing voor een extra investering. Dit is echt een
"nee" vanuit de gemeente Rheden. Er zijn geen andere signalen die
aangeven dat de dienstverlening niet op orde is. Dan moet er echt een
goede analyse onder liggen.
De heer Warmerdam vult aan dat er vanuit Rozendaal de noodzaak van
deze investering niet wordt gezien.
De heer Maouche geeft aan dat vanuit de gemeente Renkum er niet direct
weerstand is tegen verbetering van de dienstverlening, maar er wel
weerstand is tegen de onderbouwing van het rapport van de Rekenkamer
Arnhem. Voorstel is dan ook om verbeteringen die kosten met zich
meebrengen eruit te laten, budget-neutrale verbeteringen op te pakken en
vanuit het bestuur op te roepen om consequent te sturen op houding en
gedrag. Het installeren van een publieksbalie vraagt een forse investering,
een alternatief zoals een dagdeel iemand aanwezig laten zijn in Arnhem kan
ook een optie zijn.
De heer Vlaander geeft aan dat het opleidingsbudget deels gebruikt kan
worden voor specifieke trainingen, zoals het verbeteren van de
grondhouding. De structurele kosten betreffen het tweejaarlijks
stakeholdersonderzoek, echter is daar geen draagvlak voor bij het bestuur.
De incidentele kosten (zoals opleiding / bereikbaarheid) kunnen we wellicht
binnen de begroting vinden.
De heer Van der Wel geeft terug dat het van wezenlijk belang is om te
weten hoe lang inwoners moeten wachten aan de telefoon. Daarnaast vindt
de heer Van der Wel dat alle ingekomen brieven, telefoontjes en e-mails
door ODRA beantwoord worden. Hij stelt voor om een collega van ODRA in
te zetten bij de balie van de gemeente Arnhem.
De heer Vlaander geeft aan dat het beleid is van de ODRA om alle
telefoontjes, e-mails en brieven van inwoners te beantwoorden. Dit binnen
de termijnen. Soms zijn er echter afwijkende onderwerpen of locaties (denk
aan evenementen) waar veel anonieme klachten of veel klachten in een
keer ingediend worden. Dan volgt een reactie alsnog en ligt tevens de
aandacht op het waar mogelijk herstellen van de overschrijding (in dit geval
geluidsoverlast).
De heer Vlaander zegt toe dat wanneer er een verzoek van een gemeente
bij ODRA binnenkomt, om een medewerker van ODRA in te zetten bij de
balie van de betreffende gemeente, ODRA hieraan mee zal werken. Sterker



                                                                    Pagina 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>              nog, deze werkwijze wordt al op verzoek toegepast bij de gemeente
              Doesburg en Renkum en in het verleden o.a. bij Lingewaard.
              Verder verzoekt de heer Vlaander aan de heer Van der Wel om zelf te
              kunnen spreken met de Rekenkamer. Nieuw onderzoek op deze wijze werkt
              eerder contraproductief, omdat het onze medewerkers raakt. De heer Van
              der Wel antwoordt het te betreuren dat er geen draagvlak binnen het
              bestuur lijkt te bestaan en er daarom nogmaals vanuit de Rekenkamer
              onderzoek gedaan zal worden.
              Mevrouw Prent merkt op dat ODRA enquêteformulieren zendt bij het
              afgeven van vergunningen en de aanvrager bevraagd wordt over de ervaren
              dienstverlening van ODRA. Kan dat voldoende zijn voor de Rekenkamer?
              De heer Maouche stelt voor ten behoeve van objectieve informatie, om een
              methodologisch goed extern rapport naast het rapport van de Rekenkamer
              te leggen.
              De heer Van den Bos reageert voldoende methodoloog en wetenschapper te
              zijn om te constateren dat het Rekenkamerrapport geen goed rapport is.
              Natuurlijk kan er best her en der wat verbeterd worden in de communicatie,
              maar om nu te zeggen we gaan nogmaals een externe toets doen, straalt
              een beeld uit naar de organisatie waar medewerkers de dupe van worden.
              We gaan geen geld uitgeven om een rapport naast het Rekenkamerrapport
              te leggen.
              Het bestuur adviseert de heer Vlaander om in gesprek te treden met de
              Rekenkamer Arnhem en bovenstaande kaders aan hen mee te geven.
              De heer Van der Wel geeft aan de mening van de raad serieus te nemen en
              dat de kosten van een nieuw onderzoek door Arnhem gedragen zal worden,
              als de kosten de drempel zijn voor het bestuur.
              De heer Maouche antwoordt dat de kosten niet de drempel zijn, maar het
              een principieel punt is over de waarde van het Rekenkamerrapport, de
              meerderheid wil het niet.

    7         RONDVRAAG EN SLUITING
    11:50
              Notulen:
              De heer Vlaander geeft aan dat het geplande werkbezoek ODRA/ODRN
              geannuleerd is vanwege te weinig deelnemers vanuit ODRN. Er zal een
              nieuw moment gezocht worden voor beide besturen, de intentie is er nog
              steeds, zoals in de lijn Samen Sterk.
              Er is verder niets voor de rondvraag, waarna de voorzitter de vergadering
              sluit om 12:13 uur.



Besluitenlijst 2024 Algemeen Bestuur ODRA


Nummer            Besluit

240119.01         Het bestuur besluit de reactiebrief ODRA Aanloop begroting 2025 vast te stellen en
                  te verzenden aan de financieel wethouders regio Arnhem.
240307.01         Het bestuur besluit het Plan van Aanpak robuustheid ODRA vast te stellen en geeft
                  akkoord voor verzending aan het ministerie van IenW.
240307.02         Het bestuur besluit de GR-wijziging ODRA vast te stellen en deze voor de
                  toestemmingsprocedure toe te zenden aan de Raden en Staten.



                                                                                  Pagina 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>240417.01              Het bestuur besluit om de kostenneutrale verbeterpunten uit de Notitie
                       Verbeterpunten dienstverlening ODRA op te pakken en adviseert de directeur
                       ODRA om in gesprek te treden met de Rekenkamer Arnhem.


    Aldus vastgesteld tijdens de vergadering van het Algemeen Bestuur van 6 juni 2024,

    de voorzitter,                                    de secretaris,




    de heer J. Maouche                                de heer R.M. Vlaander

    *origineel ondertekend exemplaar in het archief




                                                                                     Pagina 7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>