<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                            *15INT00255*




Startnotitie evaluatie huidige vergaderpraktijk en eventueel ontwikkelen van
een nieuw vergadermodel gemeenteraad Duiven.
Beslispunten:
1. Vaststellen van de Startnotitie voor de evaluatie van de huidige vergaderpraktijk en het even-
   tueel ontwikkelen van een nieuw vergadermodel gemeenteraad Duiven.
2. De startnotitie beschouwen als startpunt en leidraad voor de evaluatie van de huidige verga-
   derpraktijk en eventuele ontwikkeling van een nieuw vergadermodel in de gemeente Duiven.
3. De planning behorende bij deze startnotitie voorlopig vaststellen.
4. Instellen van een Werkgroep Verandering vergaderpraktijk in de gemeente Duiven bestaan-
   de uit een lid van elke fractie, de burgemeester als voorzitter, de gemeentesecretaris als ad-
   viseur en de griffier als secretaris/adviseur. Daar het een werkgroep betreft en geen commis-
   sie bepalen de fracties zelf wie zij in de werkgroep deel laten nemen.

    A. Achtergrond
Aanleiding
Door de decentralisaties en de daarmee samenhangende roep om meer overheids- en burger-
participatie is het goed om als gemeentebestuur stil te staan bij onze vergaderpraktijk. Sluit deze
nog aan bij deze veranderingen in de samenleving? Haalt de politiek in Duiven het beste in zich-
zelf naar boven in het aansturen en begeleiden van het maatschappelijk veranderproces? Ko-
men de fases in het besluitvormingsproces op voldoende wijze aan de orde en worden daarbij
de kansen en mogelijkheden benut die voorhanden zijn?
In recente bijeenkomsten van de nieuwe raadsleden en fractieassistenten is al geconstateerd
dat er voldoende redenen zijn om wijzigingen door te voeren. Bij dit alles is het vooropgestelde
doel dat veranderen van de vergaderpraktijk moet aansluiten bij hetgeen de politiek in de ge-
meente Duiven wil bereiken en bij het gevoel dat de gekozen praktijk aansluit bij hoe politiek in
Duiven wordt beleefd.

Probleemstelling/kans
Evenals de meeste andere gemeenten heeft de gemeente Duiven bij de invoering van het dua-
lisme in 2002 er voor gekozen om te blijven bij het toen vertrouwde model van drie raadscom-
missies. In plaats van te adviseren aan het college van B&W gingen die voortaan aan de ge-
meenteraad adviseren. Verder werden de commissies uitgebreid met burgerle-
den/fractieassistenten. Sinds die tijd is een raadslid voorzitter van een commissie.
Na 2002 is enkele malen met elkaar gesproken over aanpassing van de vergaderpraktijk en heb-
ben we ons daar ook op georiënteerd. Telkens bleef het bij beperkte aanpassingen en bleef de
hoofdlijn van vergaderen via drie raadscommissies en de gemeenteraad bestaan. Het is goed
hierbij aan te tekenen dat deze vergaderpraktijk tot nu heeft volstaan en ook heeft bijgedragen
aan een goede kwaliteit van de besluitvorming. Dit kwam mede door het feit dat er bij belangrijke
beleidsmatige ontwikkelingen allerlei bijzondere bijeenkomsten zijn belegd om met alle betrokke-
nen (politiek, burgers en ambtenaren) een volwaardig proces te krijgen. Als voorbeeld verwijs ik
naar de ontwikkeling van de Toekomstvisie in de periode 2003-2005 en recenter in 2013 en 2014
naar de Kerntakendiscussie en de daaruit voortvloeiende Kadernota als basis voor de bezuini-
gingen.

Door de huidige ingrijpende ontwikkelingen in de samenleving en de sterke groei van taken en
verantwoordelijkheden van de gemeente ontstaat steeds meer het gevoel dat de huidige verga-
derpraktijk onvoldoende mogelijkheden biedt om het optimale raadsbesluit te bereiken. Met op-
timaal wordt gedoeld op een raadsbesluit dat de drie processen van beeldvorming, oordeels-
vorming en besluitvorming (BOB-model) volwaardig heeft doorlopen. Daarbij geldt als randvoor-


                                                            versie:   Nr. 1.0
                                                            status:   Concept

15INT00255/18-03-15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>waarde dat het besluit op democratische wijze tot stand is gekomen en dient het gevoelen te
bestaan dat het raadsbesluit op voldoende draagvlak in de samenleving kan rekenen.

Kans
Gelukkig zijn wij niet de eerste gemeente die zich beraadt over de vergaderpraktijk. Veel ge-
meenten zijn ons voorgegaan en zij hebben met vallen en opstaan ervaringen opgedaan. Inmid-
dels zijn er meerdere verschillende vergaderpraktijken ontstaan en blijkt dat er geen ideaal mo-
del bestaat. Elke gemeente kiest voor de vergaderpraktijk die het beste aansluit bij de eigen
politieke cultuur en waarvan men het beste bestuurlijke en maatschappelijke resultaat verwacht.
Daarbij geldt onverkort als voorwaarde dat de formele structuur en de wettelijke voorschriften in
de Gemeentewet worden nageleefd. In de bij deze startnotitie gevoegde handreiking van de
VNG met gemeentelijke vergaderpraktijken staat een ruim aantal modellen uitvoerig beschreven.
Tevens is de ontwikkeling ernaar toe weergegeven en zijn ook de struikelblokken genoemd.

De indruk is dat in de gemeenteraad breed het gevoelen leeft dat we op weg willen naar een
andere vergaderpraktijk. In het hierna beschreven stappenplan is na de opbrengst van de analy-
se van de huidige en gewenste situatie als eerste bepaald dat we op dat moment een conclusie
trekken over de wenselijkheid om te komen tot een verandering van de vergaderpraktijk. Naar de
vorm en de mate waarin de vergaderpraktijk verandert, zullen we vervolgens samen toe moeten
werken. In de handreiking van de VNG staat een goed stappenplan voor de ontwikkeling van
een nieuwe vergaderpraktijk die ik hierna kort weergeef.

Voorlopige opdracht:
1. Ontwikkel een proces waarbij de politiek en ambtelijke organisatie in de gemeente Duiven
   de huidige vergaderpraktijk evalueren en zich oriënteren en beraden over een nieuwe ver-
   gaderpraktijk in de gemeente Duiven. De keuze voor de nieuwe vergaderpraktijk zal in de
   gemeenteraad van Duiven worden bepaald uiterlijk in de raadsvergadering van 28 septem-
   ber 2015.
2. Gelijktijdig met het bepalen van een andere vergaderpraktijk een voorstel aan de gemeente-
   raad doen voor een nieuwe inrichting en aankleding van de raadzaal die aansluit bij de ge-
   kozen vergaderpraktijk.
3. De financiële consequenties van de nieuwe vergaderpraktijk en de nieuwe inrichting en aan-
   kleding van de raadzaal opnemen in de programmabegroting 2016 – 2019.

Raadsbesluit tot ontwikkeling nieuwe vergaderpraktijk.
Voordat we ons gaan beraden over een nieuwe vergaderpraktijk zal de gemeenteraad aan de
hand van deze startnotitie zich uit dienen te spreken over de wenselijkheid daarvan. Dit kan in
de raadsvergadering van 20 april 2015.

    B. Stappenplan
Na het bevestigende besluit van de raad kan de nieuwe vergaderpraktijk worden voorbereid aan
de hand van de volgende stappen:

1. Oriëntatie
   Analyse van de huidige situatie: ervaringen.
   -   Wat is de huidige vergaderpraktijk? Het betreft de feitelijke structuurkenmerken,
       zoals bijvoorbeeld het aantal fracties, de commissie-indeling, soorten vergaderstukken
       en dergelijke.
   -   We brengen in kaart hoe het huidige vergaderen in de praktijk verloopt. We gaan na wat
       er nu goed en wat er mis gaat bij vergaderingen.


                                                           versie:   Nr. 1.0
                                                           status:   Concept

15INT00255/18-03-15                                                                    pagina 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>    -    Welke acties lopen er nog meer bij de gemeente die van invloed zijn op de vergader-
         praktijk en waarop te anticiperen? Te denken valt aan acties ter bevordering van burger-
         participatie of acties om te komen van burgerparticipatie naar overheidsparticipatie.

    Analyse van de gewenste situatie: doelen.
    -   Bij deze stap willen we inzicht in de gewenste situatie krijgen. Als we bepaalde onderde-
        len van de bestaande vergaderpraktijk niet goed of niet wenselijk vinden, kan dat zijn
        omdat deze niet aansluiten bij de doelen die we voor ogen hebben. Vanuit de geïnventa-
        riseerde sterke en zwakke punten in de vorige fase kunnen (nieuwe) vergaderdoelen
        worden afgeleid.
    -   Om te voorkomen dat er een waslijst aan wensen een-op-een wordt door vertaald in een
        waslijst aan doelen: houden we het beperkt. We willen de doelen zo echt en realistisch
        mogelijk maken. We gaan iedereen de volgende twee vragen voorleggen:
         a. Als een nieuwe inwoner van onze gemeente over twee jaar voor het eerst als ‘gast
            van de raad’ onze vergaderingen bezoekt: wat ziet hij dan? Wat ziet hij als hij de
            voorzitters de bijeenkomst ziet leiden, wat ziet hij qua inbreng van raadsleden?
         b. Wie heeft wát gedaan om deze resultaten te realiseren?

    Ga op excursie.
    Vergadermodellen kunnen niet één op één overgenomen worden van een andere gemeen-
    te. Elke gemeente moet zelf zijn eigen model bouwen, dus ook onze gemeente. Dat neemt
    niet weg dat het wijs is om te leren van de ervaringen elders. Als er zicht is op welke aspec-
    ten we anders willen, en welke bouwstenen we daarbij wel of niet nuttig achten, kunnen we
    bij andere gemeenten een kijkje in de keuken gaan nemen om te observeren hoe die bouw-
    stenen in de praktijk werken.

2. Evaluatie en veranderen
   Leidt het verschil tussen huidige en gewenste situatie tot verandering?
   -   We gaan eerst aan de hand van de analyse van de huidige situatie en de gewenste situ-
       atie een conclusie trekken over het vervolg van het proces voor de eventuele verande-
       ring van de vergaderpraktijk.
   -   Daarna gaan we na of het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie vereist dat
       er zaken worden veranderd. Zo ja: welke aanpassingen zijn wenselijk en haalbaar? Moet
       er iets aan de structuur worden gedaan, of gaat het vooral om rolopvattingen en daarbij
       behorend gedrag?
   -   Ter voorkoming van eindeloze discussies en getheoretiseer over hoe het moet, gaan we
       ervaring opdoen. Zo nodig schorten we het Reglement van orde even op en gaan een
       onderwerp op een andere manier behandelen! Kortom: we proberen niet alles meteen
       tot in de puntjes te organiseren.

    Bouwstenen en doelen.
    -  De zeven bouwstenen waarmee een vergadermodel kan worden ingericht zijn
       wel of niet:
        1. scheiden van vergaderdoelen per bijeenkomst (bijvoorbeeld aparte bijeenkomsten
            gericht op beeldvorming, oordeelsvorming of besluitvorming, of het door elkaar la-
            ten lopen van de doelen in bijeenkomsten);
        2. altijd plenair vergaderen (veel gemeenten werken met subgroepen, in andere ge-
            meenten wordt alleen plenair vergaderd);
        3. gelijktijdig vergaderen (d.w.z. parallel of in serie vergaderen);
        4. vaste deelnemers aan een vergadering;


                                                            versie:   Nr. 1.0
                                                            status:   Concept

15INT00255/18-03-15                                                                     pagina 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>          5.   vaste indeling naar inhoud (vaste commissies ingedeeld naar inhoudelijke onder-
               werpen, versus flexibele subgroepen naar onderwerp);
          6.   vaste spreektijden (per sessie, of per spreker)
          7.   derden laten deelnemen aan de vergadering (in welke mate en op welke wijze).

     -   Het zijn deze knoppen waaraan wel of niet kan worden gedraaid, om de doelen dichterbij
         te brengen. We bespreken gezamenlijk de verschillende mogelijkheden in het licht van
         de geformuleerde doelen: we verkennen de mogelijkheden en beperkingen van de
         bouwstenen en denken over de praktische consequenties van de keuzemogelijkheden.
     -   Bedenk ook dat er met deze bouwstenen kan worden geëxperimenteerd. Ze hoeven niet
         raadsbreed en/of permanent te worden ingevoerd.

     Maak het manifest
     -  Aan het eind van het veranderproces is de nieuwe vergaderpraktijk in principe binnen
        handbereik. Het vereist ‘alleen’ nog consequent handelen: raadsleden, collegeleden en
        ambtenaren moeten doen wat is afgesproken. Raadsleden moeten in de praktijk ook
        vergaderen zoals is afgesproken. Om dat te ondersteunen, kan het zinnig zijn om de af-
        spraken op een betekenisvolle wijze te borgen. Afspraken en bijbehorende gedragsre-
        gels kunnen bijvoorbeeld letterlijk en figuurlijk manifest worden gemaakt door ze op pa-
        pier te zetten. De gemeenteraad kan die expliciet vaststellen en we kunnen met elkaar
        afspreken dat we ons daaraan houden. Dat voorkomt misverstanden en maakt het een-
        voudiger om elkaar waar nodig erop aan te spreken.
     -  We moeten de regels echter niet te snel formeel vaststellen. Geef de vergaderpraktijk
        even de tijd om zich te ‘zetten’. Zo kan het verstandig zijn de commissieverordening of
        een Reglement van orde wat later aan te passen, en alle afspraken daarin pas formeel
        te verankeren als er een tijd ervaring is opgedaan met de nieuwe vergaderpraktijk.

3.   Onderhoud
     Minstens zo belangrijk als de verandering is het onderhoud van de vergaderpraktijk. Zonder
     duidelijke regie op de vergaderpraktijk, is de kans groot dat we snel vervallen in de ‘oude’
     werkwijze. Het komt aan op actief ondersteunen van de nieuwe werkwijze, regelmatig eva-
     lueren hoe het gaat en stelselmatig door ontwikkelen van de vergaderpraktijk.

     Verankeren
     -   Zorg dat de gemaakte veranderingen en afspraken verankerd worden. In de dagelijkse
         praktijk is daarbij een belangrijke rol weggelegd voor het Presidium om de spelregels te
         bewaken. Het Presidium is verantwoordelijk voor voorbereiding (agendavorming, logis-
         tiek en planning) en nazorg (evaluatie en ontwikkeling) van de vergaderpraktijk.
     -   Daarnaast zullen de burgemeester, griffier en gemeentesecretaris in het ‘driehoeksover-
         leg de dossiers voor bespreken in het licht van de geambieerde vergaderpraktijk.

     Ontwikkelen
     -  Nieuwe vergaderwijzen moeten deels worden aangeleerd. We inventariseren op welke
        vlakken we kennis of vaardigheden nog willen versterken. We bevorderen dat voorzit-
        ters, raadsleden en fractieassistenten via scholing en coaching het vergaderrepertoire
        kunnen ontwikkelen dat past bij Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.
     -  Een nieuwe vergaderpraktijk moet goed worden ondersteund met bijbehorende verga-
        derstukken. We inventariseren dus ook in hoeverre college en ambtelijke organisatie nog
        nadere ondersteuning nodig hebben.



                                                            versie:   Nr. 1.0
                                                            status:   Concept

15INT00255/18-03-15                                                                    pagina 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>    Reflecteren
    -   Goed onderhoud van een vergaderpraktijk bestaat vooral uit veel terugblikken, evalue-
        ren en reflecteren. We gaan elkaar op vergadergedrag (niet op inhoud!) aanspreken. We
        creëren momenten waarop we de vergaderpraktijk gaan evalueren. We gaan daarbij na
        of de afspraken worden nageleefd, of het model werkt zoals beoogd, en of de afgespro-
        ken vergaderdoelen nog relevant zijn.
    -   Vreemde ogen dwingen: we vragen bezoekers van raadsvergaderingen of andere bij-
        eenkomsten naar hun ervaringen en beleving.

    C. Speciale Werkgroep Evaluatie en verandering vergaderpraktijk
Ter begeleiding van het veranderproces om te komen tot een nieuwe vergaderpraktijk stellen we
voor om een werkgroep te formeren bestaande uit een lid van elke fractie, de burgemeester als
voorzitter, de gemeentesecretaris als adviseur en de griffier als secretaris/adviseur. Daar het een
werkgroep betreft en geen commissie bepalen de fracties zelf wie zij in de werkgroep deel laten
nemen. Deze werkgroep als opdracht te geven het voorbereiden en begeleiden van het gehele
proces van evaluatie van de huidige vergaderpraktijk en het eventueel ontwikkelen van een
nieuw vergadermodel. De opbrengst van de evaluatie en een eventuele andere vergaderpraktijk
komen aan de orde via voorstellen van de voorzitter van de gemeenteraad en de griffier. Deze
komen dus ter advisering in de raadscommissie Bestuur en ter vaststelling in de gemeenteraad.

    D. Planning
In een aparte bijlage is de planning voor dit project opgenomen. Deze planning is er op gericht
om op 28 september 2015 in de raad aan de hand van een manifest de nieuwe vergaderpraktijk
vast te stellen en de eventuele financiële consequenties op te nemen in de programmabegroting
2016 – 2019.
De nieuwe vergaderpraktijk feitelijk invoeren per 1 januari 2016 waarbij de periode tussen 28
september 2015 en 1 januari 2016 wordt benut om de nodige voorbereidingen te verrichten en
door experimenteren al ervaringen op te doen.


De raadsgriffier,
Mat Gijsbers.




                                                            versie:   Nr. 1.0
                                                            status:   Concept

15INT00255/18-03-15                                                                     pagina 5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>