<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>              Op het tweede gezicht
              GEMEENTELIJKE VERGADERPRAKTIJKEN NADER BESCHOUWD




2009/05-022
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Op het tweede gezicht
Gemeentelijke vergaderpraktijken nader beschouwd
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Inhoud


Voorwoord                                                                   7


1. Inleiding                                                               11
    1.1   Uitgangspunt van deze publicatie                                 11
    1.2   Opzet en leeswijzer                                              13
    Intermezzo: Almere                                                     14


2   Vergadermodellen in ontwikkeling                                       17
    Intermezzo: Apeldoorn                                                  20


3   Motieven                                                               23
    3.1   Motieven                                                         23
    3.2   Onuitgesproken motieven                                          23
    Intermezzo: Doetinchem                                                 25


4   Bouwstenen                                                             29
    Intermezzo: Heerenveen                                                 31


5   Beeldvorming-Oordeelsvorming-Besluitvorming                            35
    5.1   Beeldvorming                                                     35
    5.2   Oordeelsvorming                                                  35
    5.3   Besluitvorming                                                   36
    Intermezzo: Voorst                                                     38


6   Spelers en schakels                                                    41
    6.1   College en raad                                                  41
          6.1.1 Checks and balances                                        41
          6.1.2 Heldere taakverdeling                                      42
          6.1.3 Twee herkenbare polen                                      42
          6.1.4 Wie gaat wanneer naar buiten: raad of college              43
          6.1.5 Burgemeester, secretaris en grifﬁer zijn sleutelpersonen   43
    6.2   Raadsleden, fracties en raad                                     44
          6.2.1 De rol van het raadslid                                    44
          6.2.2 De plaats van de fractievergadering in de cyclus           45
          6.2.3 Wat is des raads, wat des fracties?                        45
          6.2.4 Vergaderen zonder frictie                                  46
    6.3   Burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen              47
          6.3.1 Welke ruimte krijgen burgers in de vergadering?            47
          6.3.2 Andere vormen                                              48
          6.3.3 Uitnodigingenbeleid                                        48
    6.4   Agendacommissie en presidium                                     49
          6.4.1 Langetermijnagenda                                         50
          6.4.2 Keuze: samenstelling en rol                                50
    Intermezzo: Woerden                                                    51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>    6.5   Voorzitters                                             52
          6.5.1 Voorzittersrollen                                 52
          6.5.2 Wie zit voor?                                     53
          6.5.3 Vaste voorzitters?                                54
          6.5.4 Spelregels of vrijspel?                           54
          6.5.5 De burgemeester                                   55
    6.6   Grifﬁer                                                 56
          6.6.1 Rolinvulling en taakopvatting                     56
          6.6.2 Actief of passief: ruimte krijgen, ruimte maken   57
    6.7   Stukken                                                 58
          6.7.1 Beleidsstukken                                    58
          6.7.2 Oplegnotitie                                      59
    6.8   Inrichting                                              60
          6.8.1 Meervoudig ruimtegebruik                          60
          6.8.2 Tafelschikking                                    60
          6.8.3 Zicht op de vergadering                           61
          6.8.4 Ontmoetingsruimte                                 61
    Intermezzo: Wijk bij Duurstede                                62


7   Van veranderen naar verankeren: een stappenplan               65
    7.1   Voorbereiding                                           65
          7.1.1 Is een constructief gesprek mogelijk?             65
          7.1.2 Wie gaat dat gesprek organiseren?                 65
          7.1.3 Wanneer kan dat gesprek worden gestart?           66
    7.2   Oriëntatie                                              66
          7.2.1 Analyse van de huidige situatie: ervaringen       66
          7.2.2 Analyse van de gewenste situatie: doelen          67
          7.2.3 Ga op excursie                                    67
    7.3   Veranderen                                              67
          7.3.1 Gericht aan de slag                               67
          7.3.2 Bouwstenen en doelen                              67
          7.3.3 Maak het manifest                                 68
    7.4   Onderhoud                                               68
          7.4.1 Verankeren                                        68
          7.4.2 Ontwikkelen                                       68
          7.4.3 Reﬂecteren                                        68
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Bijlage: 20 vergaderpraktijken   71
          Albrandswaard          72
          Amersfoort             73
          Beesel                 74
          Borsele                75
          Brummen                76
          Cranendonck            77
          Den Bosch              78
          Enschede               79
          Gennep                 80
          Gouda                  81
          Heeze-Leende           82
          Leek                   83
          Lelystad               84
          Overbetuwe             85
          Rheden                 86
          Tytsjerksteradiel      87
          Velsen                 88
          Venlo                  89
          Westerveld             90
          Zeevang                91


Bijlage: Respondenten            93


Colofon                          96
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Voorwoord


‘Hoe hebben we het ooit anders gedaan?’



Gemeenten kunnen verschillende motieven hebben om te kiezen voor een nieuw vergader-
model en zelfs binnen de raad denken fracties soms verschillend over de meest geschikte
manier van vergaderen. Het meer en beter betrekken van burgers bij beleids- en besluitvor-
ming, het versterken van de positie van de raad en het levendig houden van het debat voor
burgers, zijn eveneens motieven voor raden om te kiezen voor een andere vergaderwijze.
Zij hebben daarbij vooral behoefte aan ervaringen van andere gemeenten. Hoe geven zij
hun vergaderingen vorm? Hoe bereiken zij burgers? En hoe ervaren de collega’s het ‘anders’
vergaderen?


Vanuit gemeenten ontvangt het Actieprogramma Lokaal Bestuur, een gezamenlijk project
van de VNG en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, regelmatig
signalen dat bij hen behoefte bestaat aan inzicht in voorbeelden van vergaderpraktijken
van gemeenteraden. Daarnaast heeft de commissie Aarts in zijn rapport ‘Van werklast naar
werklust’ van mei 2008 over dit onderwerp de volgende aanbeveling gedaan: ‘De VNG zoekt
naar ervaringen met innovatieve – effectieve en efﬁciënte – vergadermodellen en bevordert
het gebruik ervan in de gemeenten’. Doel van deze aanbeveling: het raadswerk aantrekkelij-
ker maken door effectiever en efﬁciënter te vergaderen.


De handreiking ‘Vernieuwend vergaderen: voorbeelden uit de praktijk’ (2005) van de Ver-
nieuwingsimpuls Dualisme en lokale democratie biedt nog steeds een praktisch overzicht
van vernieuwende vergadermodellen die raden hebben ingevoerd met name in het kader
van het cultuurveranderingsproces, dat de dualisering van het gemeentebestuur met zich
meebracht.


De publicatie die voor u ligt biedt een terugblik op de praktijkvoorbeelden uit bovenge-
noemde handreiking en voegt daaraan nieuwe lokale praktijkvoorbeelden toe. Op verzoek
van gemeenten is in deze publicatie een stappenplan opgenomen, dat raden kan ondersteu-
nen bij het reﬂecteren op de eigen vergaderpraktijk en behulpzaam kan zijn bij de afweging
om wel of niet over te gaan op een nieuwe vergaderstructuur.


Doel van de uitgave is niet om een alomvattend, representatief beeld van ‘de’ vergaderprak-
tijk in lokaal Nederland te geven, maar om een reeks illustratieve en inspirerende voorbeel-
den te presenteren.


Wij zijn de geïnterviewden van alle beschreven gemeenten zeer erkentelijk voor hun bereid-
heid om zowel successen als kritische factoren te delen. In aanvulling op de gesprekken met
gemeenten zijn tijdens een verdiepingsbijeenkomst de eerste bevindingen van de publicatie
besproken in een breed gezelschap van vertegenwoordigers van de beschreven gemeenten.




                                                                                               7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Een woord van dank willen wij richten aan de leden van de klankbordgroep:
mevrouw A.C.P. Balk-Lampe, raadslid van Cranendonck, tevens bestuurslid van Raadslid.NU, de heer drs. A. Oudbier,
grifﬁer van Apeldoorn, namens de Vereniging van Grifﬁers en de heer drs. E.W.K. Meurs, de heer G.J. Mouw,
de heer W.P.G.M. Scheepens en de heer mr. H.R. Westra, allen regioconsulenten van het Actieprogramma.
Deze publicatie is mede tot stand gekomen dankzij hun zinvolle bijdragen en kritisch meelezen.
‘Hoe hebben we het ooit anders gedaan?’, vroegen sommige raadsleden van één van de beschreven gemeenten zich
af. Daarmee gaven zij weer dat de nieuwe vergaderwijze, die al een paar jaar in hun raad wordt gehanteerd ‘gego-
ten zit als een jas’, zoals één raadslid het letterlijk noemde1.


Wij vertrouwen erop dat deze publicatie goede handvaten biedt wanneer u antwoord zoekt op de vraag of de
huidige vergaderpraktijk van uw raad nog steeds een passende is, maar ook wanneer u overweegt een ‘nieuwe jas te
zoeken die bij ú past!’




Mr. R.J.J.M. Pans
Voorzitter directieraad VNG




1   Uitspraak van een raadslid uit Voorst

8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>1. Inleiding


Vergaderen wordt meestal beschouwd als een noodzakelijk kwaad. De meeste mensen ervaren het eerder
als last dan als lust. Toch is goed kunnen vergaderen – of tenminste goed tegen vergaderen kunnen – in
de Nederlandse bestuurscultuur van consultatie, compromis en consensus een voorwaarde om je staande
te kunnen houden. Vergaderen is een van de meest ingezette werkvormen binnen het lokaal bestuur. Er
gaat veel tijd en energie zitten in zoiets eenvoudigs als bijeenkomen om iets te bespreken en daarover
een besluit nemen.


Het Actieprogramma Lokaal Bestuur heeft langs meerdere wegen ervaren dat er behoefte is aan inzicht
in aansprekende voorbeelden van vergaderpraktijken van gemeenteraden. Zo heeft bijvoorbeeld de
commissie Aarts1 in 2008 de aanbeveling gedaan om te onderzoeken of nieuwe vormen van vergaderen
bijdragen aan het verminderen van de werkdruk voor raadsleden. Daarnaast heeft de Vereniging van
Grifﬁers medio 2008 onder haar leden een enquête gehouden over de verschillende vergaderwijzen van
Nederlandse gemeenteraden Met deze publicatie wil het Actieprogramma Lokaal Bestuur voorzien in de
behoefte aan inzicht in vergaderpraktijken bij gemeenten.



1.1     Uitgangspunt van deze publicatie
Het denken over vergadermodellen heeft niet stilgestaan sinds in 2005 de Handreiking ‘Vernieuwend
vergaderen: voorbeelden uit de praktijk’ van de Vernieuwingimpuls Dualisme en lokale democratie ver-
scheen met daarin een overzicht van de vergadermodellen in 13 gemeenten. Gemeenten als Almere en
Voorst hebben de afgelopen jaren vanuit het hele land vele bezoekers ontvangen die hun vergadermo-
dellen in de praktijk wilden bekijken.
De raad van Almere was een van de eersten die een ‘Politieke Markt’ invoerde, waarbij de raad elke
donderdag bijeenkomt en in verschillende sessies de informatievergaring, debatten en besluitvorming
vormgeeft.
Voorst hanteert een model waarbij de beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming in de tijd uit
elkaar zijn gehaald. Eerst zijn er zogenoemde informerende ´Rondetafelgesprekken´ waarin inwoners in
gesprek gaan met raadsleden. Twee weken later volgt een raadsvergadering met een meningsvormend
en een besluitvormend deel.
Ook dit model is een van de schoolvoorbeelden geworden en is door diverse gemeenten overgenomen.
In Beesel en in Woerden bleek het Voorster model echter niet goed te werken. In beide gemeenten is het
model één jaar na invoering weer afgeschaft. Het toont aan dat modellen niet zomaar kunnen worden
overgenomen.


Hoe komt dat nou? Wat maakt dat een vergadermodel in de ene gemeente wel werkt en in de andere
niet? In deze publicatie willen we verder kijken dan we op het eerste gezicht als structuur te zien krijgen.


Een belangrijke les is dat de vergaderstructuur zeker bijdraagt aan de beleving van ‘lust of last’ van raads-
(en college)leden. Tegelijkertijd zien we – op ‘het tweede gezicht’ – dat er andere omstandigheden kun-
nen zijn die het invoeren en behouden van een vergaderpraktijk steunen of juist (letterlijk) ‘ontregelen’.
Het gaat hierbij vooral om de vraag of en in welke mate er regie is en/of wordt bevorderd op politieke
bestuurlijke processen. Dat uit zich in vragen als:


Gaat het in de vergadering primair om maatschappelijke effecten of uitsluitend om machtsposities?
Vergaderingen zijn een middel om iets in de samenleving tot stand te brengen. Het richtpunt van het
vergaderen ligt ‘buiten’. Welke effecten de verschillende partijen willen nastreven is uiteraard afhankelijk



1   Commissie Positie wethouders en raadsleden (voorzitter mw. Aarts), Van werklast naar werklust, mei 2008.

                                                                                                               11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>van politieke keuzes, daarover zullen politieke partijen verschillend denken. Bij het inrichten van een vergaderpraktijk is
het van belang om na te gaan of de partijen (raadsfracties en het college) bereid zijn om deze politieke keuzes expliciet
te benoemen, en of zij bereid zijn dáár ook het publieke debat op te richten. Vervolgens kan dan worden nagegaan in
wat voor vergaderorde deze politieke keuzes bespreekbaar kunnen worden gemaakt.
Dat het gaat om politieke keuzes, impliceert dat niet alle burgers of betrokkenen gelukkig zullen zijn met het resultaat.
De vergadering kan erop zijn ingericht de belangenafweging van politiek relevante keuzes goed vorm te geven, en ver-
volgens duidelijk te verantwoorden dat het gemeentebestuur afwegingen moet maken waarbij niet aan alle belangen
tegemoet kan worden gekomen.
Maar het kan ook anders gaan: indien na turbulent verlopen coalitieonderhandelingen de betrokken partijen weigeren
een openbaar debat aan te gaan over de gedane politieke keuzes, en de oppositiepartijen dat vervolgens vertalen in het
frustreren van elk raadsdebat over grote dossiers, dan slaat de politiek van buiten naar binnen en staat er een geheel
ander ‘spel op de wagen’ waarin machtsposities prevaleren boven maatschappelijke effecten.
Kortom: bij het nadenken over vergaderpraktijken moet worden nagedacht hoe politieke keuzes bespreekbaar gemaakt
worden en hoe over die keuzes verantwoording wordt afgelegd. Dan kan het in vergaderingen gaan om het bereiken
van maatschappelijke effecten en niet uitsluitend om het vestigen of onderhouden van machtsposities.


Kunnen en willen alle spelers inhoud en proces scheiden?
Effectief vergaderen vereist dat partijen binnen de raad – maar ook raad en college – hun samenspel vorm kunnen geven
vanuit de gedachte van ‘eenheid in verscheidenheid’. Het gaat erom dat zij proces en politieke inhoud kunnen scheiden
en alleen de inhoud politiseren, niet het proces. Als het mogelijk is om een ‘politiek neutraal’ oordeel te geven over de
vraag of een vergadering goed is voorbereid en verlopen, dan is een belangrijke voorwaarde vervuld voor de ontwikke-
ling en houdbaarheid van de doelen van een vergadermodel.


Is er regie op het politieke (vergader)proces?
Een ordentelijke vergaderpraktijk ontstaat niet vanzelf. Het vraagt organisatie en regie om het democratische proces,
waarvan een raadsvergadering deel uitmaakt, goed te (onder)houden. Het is een werkproces waarbij burgers, maat-
schappelijke instellingen, politici, bestuurders en ambtenaren betrokken zijn en waarvan het succes of falen wordt
beïnvloed door:
t het samenspel tussen college en raad en de mate van overeenstemming over de verdeling van rollen en taken;
t de mate waarin raad en fracties een gemeenschappelijke opvatting (willen) hebben over wat wel en niet tot het
     raadsdomein behoort;
t de inbreng die burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen (mogen) hebben in het raadsdomein en de mate
     waarin de verwachtingen daarover duidelijk zijn;
t de voorbereiding door agendacommissie/presidium;
t de sturing door de voorzitters;
t de rolinvulling van de grifﬁer;
t de schriftelijke voorbereiding van vergaderingen;
t en ‘last but not least’ de manier waarop deelnemers aan de vergaderingen zich houden aan de deelstappen beeldvor-
     ming, oordeelsvorming en besluitvorming.


Deze publicatie is opgesteld vanuit de notie dat het vestigen, behouden en onderhouden van een vergaderpraktijk ver-
eist dat er goed zicht is op de bijdragen die eerdergenoemde ‘spelers en schakels’ kunnen en willen leveren.


Een vergaderpraktijk is vooral de neerslag van de gezamenlijke bijdragen (steunend of ‘ontregelend’) van die spelers en
schakels. Een nieuw vergadermodel zal deze bijdragen niet als vanzelf doen veranderen. Wie teleurstellingen wil voor-
komen, maakt daarom eerst een analyse van het aanwezige krachtenveld en besluit dán of en zo ja, welke (structuur)
verandering de meeste kans maakt op duurzame verankering.


Doel van de publicatie is niet om een alomvattend, representatief beeld te geven van ‘de’ vergaderpraktijk in Nederland,
maar om een reeks illustratieve en inspirerende voorbeelden te laten zien.
Deze publicatie beoogt een spiegel te zijn om gemeenten te helpen reﬂecteren op hun vergaderpraktijken. De publicatie
geeft aandachtspunten, voorbeelden en vragen waarmee men gezamenlijk in de gemeente aan de slag kan om de eigen
vergaderpraktijk beter te onderhouden en zo nodig anders vorm te geven.2



2    In deze publicatie bouwen we ondermeer voort op Tussen Pluche en Publiek, 2005, van Igno Pröpper en Hans Kessens,
     Partners+Pröpper. Her en der in deze publicatie wordt hiervan vrijelijk gebruik gemaakt.

12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>1.2    Opzet en leeswijzer
De publicatie kan van voor naar achter worden doorgelezen, maar kan ook worden gebruikt als naslagwerk om gericht
te zoeken op één of meer thema’s.


De publicatie put uit de praktijken van 28 verschillende gemeenten. Door de hele publicatie heen zijn korte casussen uit
de bestudeerde gemeenten cursief weergeven ter illustratie en onderbouwing.


Zeven gemeenten (Almere, Apeldoorn, Doetinchem, Heerenveen, Voorst, Woerden en Wijk bij Duurstede) zijn uitvoerig
beschreven in intermezzi tussen de hoofdstukken in, om de lezer nader inzicht te geven in een aantal lokale vergader-
praktijken. Van twintig andere gemeenten zijn in de bijlage kortere beschrijvingen opgenomen.


Hoofdstuk 2 presenteert een beknopt overzicht van ontwikkelingen in vergadermodellen in 28 verschillende gemeenten.
Hoofdstuk 3 beschrijft wat gemeenten zoal met vergaderen willen bereiken. Hoofdstuk 4 presenteert zes bouwstenen
waarmee gemeenten een vergadermodel kunnen inrichten. Hoofdstuk 5 gaat in op het zinvol inzetten van het veelge-
hanteerde onderscheid in Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Hoofdstuk 6 beschrijft de relevante spelers
en schakels bij vergaderen. Hoofdstuk 7 ten slotte biedt een stappenplan voor het proces van verandering en onderhoud
van de vergaderpraktijk.




                                                                                                                        13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Intermezzo: Almere
 Gemeente                                       Provincie                          Inwonertal

 Almere                                         Flevoland                          185.000

 Grifﬁer                                        Telefoon                           E-mail

 de heer J.D. Pruim                             036 5484421                        jdpruim@almere.nl

 Korte omschrijving vergaderpraktijk

 In januari 2004 is de raad van Almere gestart met de Politiek Markt. Daarmee zijn de raads- en
 commissievergaderingen in de traditionele zin beëindigd. De opzet van de Politieke Markt is op één avond in de
 week de gemeentelijke/politieke zaken te regelen. De Politieke Markt kent een driedeling: de carrousel, het debat en
 de besluitvorming. De carrousel biedt plaats aan de voorbereidende/meningsvormende fase. Er vinden op meerdere
 plaatsen activiteiten plaats, waarvan de vorm afhankelijk is van de inhoud van het onderwerp. Elke activiteit kent een
 vaste begin- en eindtijd. De drie fasen komen op één avond voor, maar een onderwerp doorloopt per week één fase.

 Structuurkenmerken

 Vergaderdoelen         Gelijktijdig       Vaste              Naar vaste           Altijd plenair         Vaste
 gescheiden?            vergaderen?        deelnemers?        inhoud               vergaderen?            spreektijd?
                                                              vergaderen?                                 per sessie en/of
                                                                                                          spreker

 Ja                     Ja                 Nee                Nee                  Ja, mits er debat      Nee, wel
                                                                                   of besluitvorming      vaste begin
                                                                                   wordt gevraagd         en eindtijd
                                                                                                          activiteiten

 Doelen/motieven
 t   Aantrekkelijke en heldere besluitvorming voor burgers
 t   Betere herkenbaarheid van de verantwoordelijkheden van raad en college naar de buitenwereld
 t   Snellere besluitvorming
 t   Slagvaardiger uitvoering van het beleid
 t   Meer podia om te etaleren en excelleren, en mogelijkheden om als raadslid te doen waar je goed in bent
 t   Ruim 25 vergaderingen minder per jaar


 Pionier van het eerste uur
 Almere heeft met zijn Politieke Markt school gemaakt. Het denken daarover begon al in 2001 toen een
 raadswerkgroep uitsprak dat ‘duaal niet direct nodig is, maar als het dan toch moet, we van Almere een van de meest
 duale steden gaan maken.’ De bijzondere verkiezingsuitslag met Leefbaar Almere als nieuwe partij, die meteen de
 grootste fractie werd, schiep in 2002 voor allen ruimte voor beweging en verandering. De helft van de raad bestond
 uit nieuwe mensen, met nieuwe ideeën. Ruim één jaar na de invoering van het dualisme groeide het besef dat
 verdere (rol)ontwikkeling van de raad gediend was met een andere structuur en met andere werkvormen want: ‘het
 gaat goed, maar als we niet oppassen gaan we hetzelfde doen als al de jaren te voren, alleen nóemen we het nu
 duaal’. Dat was niet de bedoeling. Inmiddels heeft Almere zijn 200ste Politieke Markt gehad.


 Reglement van orde en de reset knop
 In Almere is bij de in- en uitvoering van de Politieke Markt gekozen voor een manier van werken die is gebaseerd op
 vertrouwen en een leerstijl die het best te typeren is als ‘leren door te doen’. De raad heeft als het ware op de ‘reset
 knop’ gedrukt en de eerste twee jaar zonder Reglement van orde gewerkt. De enige spelregel was: ‘niemand wordt
 van deze werkvorm de dupe en de griffier bewaakt dat’. Deze manier van werken is succesvol door het lef van de
 raad zelf. De raad durfde ruimte te bieden voor veranderingen.




14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>De vele raadsleden uit andere gemeenten die naar Almere op excursie kwamen, kregen voorgehouden dat dit model
alleen werkt indien alle spelers bereid zijn op deze flexibele manier te werken. Op het moment dat je het fixeert en
niet toelaat om mee te bewegen met andere voorkeuren en invullingen, valt het stil.
In Almere leidde de introductie van ‘geluid’ en ‘beeld’ (microfoons in elke kamer en internetuitzendingen)
bijvoorbeeld tot een achteruitgang in de flexibiliteit voor settings en werkvormen. Er kwamen toen vaste tafels met
vaste microfoons, waardoor er nieuwe creatieve oplossingen moesten worden gevonden.
De raad heeft veel ruimte gegeven aan het presidium. Het presidium bestaat uit de vice-voorzitter van de
raad, vier sessievoorzitters, de griffier, en kent de burgemeester als adviserend lid. Het presidium is actief bij
het doorontwikkelen van de politieke markt met continue aanpassingen en vernieuwingen t.a.v. agendering,
werkvormen en de bevordering van de oriëntatie naar buiten toe. Het maakt dat de gemeenteraad naar buiten toe
een duidelijk gezicht heeft en de mensen de weg naar de Politieke Markt hebben weten te vinden. Dit mede dankzij
een burgemeester die als raadsvoorzitter steevast op de Politieke Markten aanwezig is en die als ‘figurehead’ van de
gemeente ook haar spreekuur soms letterlijk op de wandelgang is gaan houden.


Raadspanel: ondersteuning van de volksvertegenwoordigende rol
De raad van Almere beschikt sinds 2,5 jaar over een Raadspanel van bijna 1.700 personen. Daarin zijn alle typen
van burgers vertegenwoordigd: degenen die zich mede verantwoordelijk weten voor hun leefomgeving, maar ook
degenen die dat niet zijn en/of ook een grote afstand tot het gemeentebestuur hebben. De vragen die aan dit panel
worden voorgelegd, komen uit de raad en gaan over actuele politieke onderwerpen, zoals bijvoorbeeld stadsbussen,
het afvalinzamelsysteem met duobakken of Almere 2030. Op basis hiervan kunnen raadsleden en -fracties hun
ideeën vorm geven en zich informeren over de argumenten die burgers hanteren om voor of tegen een bepaalde
ontwikkeling te zijn, hetgeen een goede aanvulling is op de stukken en voorstellen van het college.


Samenspel binnen de raad en met het college
Achter de schermen wordt veel energie verzet om de raad zo goed mogelijk zijn werk te laten doen. Er wordt
flexibel ingespeeld op nieuwe vormen van overleg tijdens de Politieke Markt. Zo is daar het rondetafelgesprek tussen
raadsleden (waarbij ook externen welkom zijn) om medestanders te organiseren om onderwerpen op de politieke
agenda te krijgen. Je kunt het een ´lobby met open deuren´ noemen, een informele activiteit in de voorfase van een
mogelijk politiek gesprek. Door de andere werkvorm is het eigen agendarecht van de raad veel meer tot uitdrukking
gekomen en is de besluitsnelheid aanzienlijk verhoogd van bijna 7 weken naar circa 2 ½ week. Onderhoud en
evaluatie vinden plaats door een professionaliseringsprogramma en periodieke gesprekken over de kwaliteit van
de bijeenkomsten in het presidium. De binding met de raad als ‘opdrachtgever’ naar het presidium toe vindt plaats
doordat het presidium 3 à 4 maal per jaar met de fractievoorzitters spreekt.
Of men zich gemakkelijk houdt aan de afgesproken werkwijzen en spelregels is – zo leert de praktijk – mede
afhankelijk van de politieke relevantie van de dossiers. Als het inhoudelijk lastig wordt, moet er meer moeite worden
gedaan om de spelregels in de lucht te houden en is het handhaven van de orde van de bespreking meer van de
voorzitter dan van de raad als geheel. In deze politieke getijdenstroom geldt dat iedereen in die gevallen bereid is
het gesprek hierover aan te gaan.
De verdere doorontwikkeling van de Politieke Markt is inmiddels niet meer zozeer afhankelijk van de vraag of de
raad de dingen goed doet. Een belangrijke succesfactor is nu vooral de inbreng van het college van b&w en de
mate waarin deze de Politieke Markt wil en kan benutten voor het uitspreken en bediscussiëren van de keuzes
die voor de steeds groter worden gemeenschap voor de komende decennia op de rol staan. Andersom geldt dat
indien een college van b&w een krachtige koers heeft ingezet en de ‘lead’ neemt in de voor de stad gewenste
ontwikkelingsrichting, de Politieke Markt inmiddels de potentie van een ontmoetingsplaats heeft gekregen
waar ook anderen hun belangen en politieke keuzes voor het voetlicht kunnen brengen, en het gesprek met het
gemeentebestuur kunnen aanzwengelen.




                                                                                                                        15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>2 Vergadermodellen in ontwikkeling


Zoveel gemeenten, zoveel vergaderpraktijken. De vergaderpraktijken in Nederlandse gemeenten zijn
dusdanig gevarieerd dat het onmogelijk is om aan alle ‘eigen aardigheden’ recht te doen. Voor deze
publicatie zijn 28 gemeenten beschreven die gezamenlijk een reeks van illustratieve en gevarieerde
vergaderpraktijken bieden. Dertien van die gemeenten zijn in 2005 eerder beschreven in de handreiking
‘Vernieuwend Vergaderen: voorbeelden uit de parktijk’ (2005) van de Vernieuwingsimpuls dualisme en
lokale democratie. Vergaderpraktijken zijn geworteld in vergadermodellen. Als we terugblikken op de
modellen die deze 13 gemeenten hanteren, blijkt dat daar in vier jaar tijd ﬂinke wijzigingen in zijn ont-
staan (zie Overzicht 1).


Van die 13 gemeenten zijn er vijf overgestapt op een ander model: Gouda, Leek, Rheden, Cranendonck en
Doetinchem. Vijf andere gemeenten hebben hun structuur ondertussen (vrijwel) niet gewijzigd: Albrands-
waard, Amersfoort, Brummen, Tytsjerksteradiel en Enschede. De resterende drie gemeenten – Overbe-
tuwe, Zeevang en Eersel – hebben hun model aangepast zonder op een ander model over te gaan.


Alle drie gemeenten die in 2005 nog werkten met commissies naar beleidsterrein – Gouda, Leek en Rhe-
den – zijn daar inmiddels van afgestapt.


De beide gemeenten uit de handreiking, die in 2005 commissies naar duale kerntaken hadden – Doetin-
chem en Cranendonck – hebben die inmiddels weer afgeschaft. Ook in Overbetuwe heeft men de com-
missie Beleidsevaluatie & Controle afgeschaft.



Overzicht 1: 13 gemeenten uit de handreiking, toen en nu

Albrandswaard hanteert al sinds 2005 het volgende schema: week 1 carrousel, week 2 carrousel, week 3
fracties en agendaoverleg, week 4 raad.


Amersfoort werkt sinds 2005 met tweewekelijkse vergaderavonden, opgebouwd uit Plein (Beeldvorming),
Ronde (Oordeelsvorming) en Besluit (Besluitvorming).


Brummen hanteert sinds 2004 de maandelijkse cyclus van Forum, opiniërende vergadering en besluitvor-
mende raadsvergadering.


Cranendonck heeft in 2009 na zeven jaar de kaderstellende beleidscommissie en de beleidsevaluerende
controlecommissie afgeschaft en is overgegaan op één adviescommissie voor de raad.


Doetinchem had in 2002 commissies naar duale kerntaken, in september 2005 werd de vaste samenstel-
ling ervan losgelaten, en in 2008 is men overgegaan op drie vakcommissies: Ruimtelijke zaken, Maat-
schappelijke Zaken en Bestuurlijke Zaken & Financiën.


Eersel werkte in 2005 met een kadercommissie, een controlecommissie, een Opiniërende & Informerende
raadsvergadering en een Besluitvormende raadsvergadering. Die indeling is inmiddels iets ﬂexibeler
gemaakt. Nu werkt men er met twee commissieavonden (die afhankelijk van de agenda kaderstellend of
controlerend zijn), themabijeenkomsten (kan zowel opiniërend als informerend zijn) en een besluitvor-
mende raadsvergadering.


Enschede hanteert sinds 2004 een stedelijke commissie en vijf stadsdeelcommissies.



                                                                                                            17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Gouda is in 2007 overgegaan van beleidsmatige raadscommissies naar raadsdagen elke woensdag, met verschillende ses-
sies, gescheiden naar vergaderdoelen Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.
Leek is in 2009 overgestapt van traditionele raadscommissies naar 2 raadsavonden per maand, met daarin maximaal 2
parallelle sessies van raadscommissies (Beeldvorming en Oordeelsvorming) en aansluitend een Besluitvormende raadsver-
gadering.


Overbetuwe heeft vier raadscommissies (Burger, Ruimte, Huis der Gemeente en Gemeentebrede zaken). Ten opzichte
van 2005 is de commissie Beleidsevaluatie & Controle vervallen, maar verder is het model in essentie niet gewijzigd.


Rheden werkt al met een derde generatie: in 2006 zijn de commissies vervangen door een systeem van tweewekelijkse
oriëntatie en raadsavonden. In 2007 is men overgegaan naar een maandelijkse cyclus: één oriëntatieavond, twee infor-
matieavonden en één raadsvergadering.


Tytsjerksteradiel heeft sinds 2001 een raadsvergadering per maand met eerst een vragenronde en daarna afwisselend
informatieve, opiniërende en besluitvormende delen.


Zeevang werkte tot 2009 met een voorbereidende en besluitvormende raadsvergaderingen. Per 2009 worden beide
vergaderingen op een avond gehouden.



Om breder inzicht te krijgen in de vergaderpraktijken in den lande zijn in aanvulling op de gemeenten uit de eerste
handreiking nog eens 15 gemeenten onderzocht. Die gemeenten zijn zo geselecteerd dat een gevarieerde set van verga-
derpraktijken wordt geboden (zie Overzicht 2).



Overzicht 2: 15 aanvullende vergaderpraktijken

Almere werkt sinds 2004 met een wekelijkse Politieke Markt, met als onderdelen de carrousel (beeldvorming), het debat
(oordeelsvorming) en besluitvorming.


Apeldoorn heeft elke donderdag politieke markt met op dezelfde avond verschillende parallelle sessies. Formele besluit-
vorming vindt om de week plaats.


Beesel werkte van 2007 tot 2008 met het Voorster model, maar heeft sinds 2008 de Rondetafelgesprekken vervangen
door ﬂexibele commissies en een driewekelijkse raad.


Borsele heeft als cyclus: week 1 raadsspreekuur + fracties, week 2 ofﬁciële raad, week 3 en week 4 raadsbijeenkomsten
over onderwerpen.


Den Bosch werkt met vier functionele commissies en een maandelijkse raad.


Gennep heeft als cyclus: week 1: Burgerontmoetingsplaats en functionele commissies en hamerraad, week 3: Besluit-
vormende raadsvergadering


Heerenveen werkt als volgt: week 1: It Petear (Rondetafelgesprek), week 2: fractie, week 3: raad.


Heeze-Leende werkt met om de zes weken een raad (Opiniërend en Besluitvormend), en daaraan voorafgaand informe-
rende Rondetafelgesprekken.


Lelystad houdt twee raadsvergaderingen per maand en daarnaast een keer per maand het Opinieplein, als ontmoetings-
plaats voor bevolking en raad.


Velsen heeft twee keer per maand Raadsplein met op dezelfde avond verschillende parallelle sessies.


Venlo heeft op woensdag van week 1 soms themabijeenkomsten, maandag van week 2 Sprekersplein, donderdag van
week 2 functionele commissie, en in week 4 raad.


18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Voorst kent als systematiek: week 1: Rondetafelgesprekken, week 2: fracties, week 3: meningsvormende en besluit-
vormende raadsvergadering.


Westerveld hanteerde vanaf 2006 geen commissies maar werkgroepen, maar is sinds 2009 overgegaan op drie functio-
nele commissies.


Woerden hanteerde van 2007 tot 2008 het Voorster model en is per 2008 overgegaan naar functionele commissies, en 1
keer per maand een informatiebijeenkomst.


Wijk bij Duurstede heeft elke 3 weken de Avond van de Raad, met twee onderdelen: de voorbesprekingsronde en de
raadsvergadering.


Grofweg kunnen er drie groepen worden onderscheiden:
1. Den Bosch, Westerveld, Woerden, Beesel en Venlo werken nu met een vorm van een traditioneel commissiemodel.
2. Apeldoorn, Wijk bij Duurstede en Velsen werken met een vorm van een politieke markt, waarbij op dezelfde avond in
  verschillende sessies verschillende vergaderdoelen worden bediend.
3. Gennep, Heerenveen, Voorst, Heeze-Leende, Borsele, Venlo en Lelystad organiseren de stappen beeldvorming, oor-
  deelsvorming en besluitvorming in bijeenkomsten op verschillende avonden.


Al met al zien we dat er veel energie omgaat in het uitproberen en onderhouden van vergadervormen. Vergaderprak-
tijken worden regelmatig herijkt, veranderd, hersteld. Vrijwel elke gemeente heeft een eigen variant. Veel gemeenten
hebben meerdere varianten geprobeerd, soms aangepast, soms teruggedraaid.




                                                                                                                       19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Intermezzo: Apeldoorn
 Gemeente                                      Provincie                           Inwonertal

 Apeldoorn                                     Gelderland                          155.564

 Grifﬁer                                       Telefoon                            E-mail

 Dhr. A. Oudbier                               055 5801010                         a.oudbier@apeldoorn.nl

 Korte omschrijving vergaderpraktijk

 Sinds oktober 2004 houdt de gemeenteraad elke donderdagavond een politieke markt. Er zijn korte discussies in
 verschillende zalen tegelijk (als een soort carrousel). Er is een markt in de wandelgangen en om de week aan het
 eind van de avond regelmatig een kort raadsdebat, met om de week stemmingen. De debatten zijn kort en op vaste
 tijden. Er wordt alleen gepraat over onderwerpen die leven in de raad of in de stad. Raadsleden, wethouders en
 bezoekers zitten minder lang in de vergaderzaal. Ze lopen vaker in de wandelgangen rond. Burgers kunnen aan het
 begin van een debat vrijwel altijd meespreken. De vergadertijden zijn:
 19.00 - 21.00 uur Markt (carrousel van vergaderingen)
 21.00 - 21.30 uur Koffiepauze & marktkraam (tentoonstellingen)
 21.30 - 22.30 uur Raadsdebat over één of twee actuele onderwerpen (eenmaal per twee weken)
 22.30 - 23.00 uur Besluitvorming (eenmaal per twee weken)
 23.00 uur Afsluiting van de avond met een drankje

 Structuurkenmerken

 Vergaderdoelen          Gelijktijdig       Vaste             Naar vaste           Altijd plenair      Vaste
 gescheiden?             vergaderen?        deelnemers?       inhoud               vergaderen?         spreektijd? per
                                                              vergaderen?                              sessie en/of
                                                                                                       spreker

 Ja                      Ja                 Nee               Nee                  Nee                  Ja, per sessie


 Fractievoorzitters als cultuurdragers
 De fractievoorzitters zijn de gezaghebbende cultuurdragers van een veranderingsproces: dat is een cruciaal gegeven
 in de Apeldoornse vergaderaanpak. Daarnaast is er de gezamenlijke wil om een einde te maken aan de ‘Tibetaanse
 gebedsmolencultuur’ van het eindeloos afdraaien van lange betogen zonder veel meerwaarde. Vroeger zaten 40
 personen in een commissie te vergaderen van zeven tot twaalf uur en per saldo had iedereen 10 á 15 minuten
 ‘zendtijd’. En dat was niet de enige commissie…
 Nog een opvallend aspect is de hoge doorloopsnelheid van besluitvorming. De gemeenteraad kan binnen twee
 weken over iets beslissen. Vroeger kostte besluitvorming vaak vijf, zes weken of langer. Waar vroeger verhitte
 discussies gevoerd werden over de deadlines is men nu veel laconieker: volgende week is er weer een vergadering…
 De gemeenteraad vergadert veel minder dan vroeger. Terwijl er vroeger ruim 100 vergaderingen per jaar waren, zijn
 dat er nu ongeveer 35 tot 40 keer per jaar. Raadsleden hebben meer tijd voor contacten met de bevolking en kunnen
 vaker de wijken in.


 Waarom deze aanpak?
 De raad formuleerde een reeks ambities:
 t terugdringen van werkdruk en vergadertijd en
 t aantrekkelijker maken van het raadswerk,
 t effectiever en efficiënter vergaderen (weg met de rondjes eerste en tweede termijn, en alles nog eens dunnetjes
      overdoen in de raadsvergadering),
 t verbetering van agenderingsmogelijkheden voor de raad waarbij spoedige bespreking is verzekerd,
 t inspelen op verwachtingen uit een steeds ‘snellere’ samenleving door snelheid en slagvaardigheid van
      gemeentelijke besluitvorming,
 t verlagen van de drempel voor burgers om onderwerpen te agenderen,
 t zekerheid creëren voor burgers dat over ‘hun’ punt daadwerkelijk wordt beraadslaagd, zodat ze niet
      onverrichterzake naar huis gaan omdat door de overvolle agenda ‘hun’ punt niet behandeld kan worden,
 t vergroten van de mogelijkheid voor burgers om raadsleden, collegeleden en ambtenaren informeel te benaderen,
      de raadsavond vormgeven als een ‘loket’ waar je al je politieke ‘gerechten’ kunt halen…




20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Worden deze doelen gerealiseerd?
Ja, in de evaluatie van 2006 gaven alle groepen respondenten (raad, college, ambtelijke organisatie, burgers, media
enzovoorts) gemiddeld het rapportcijfer 8. Aandachtspunt is dat het debat nog onvoldoende uit de verf komt.
De ‘voorleeswedstrijd’ is weliswaar voorbij, maar toch ontbreekt het fractiewoordvoerders vaak aan vaardigheid,
techniek en wellicht ook politieke wil om frank en vrij het debat aan te gaan. Daarbij speelt dat een brede coalitie
het coalitieprogramma (bestuursakkoord) ondersteunt, waardoor de richting meestal wel duidelijk is en er minder
aanleiding is tot debat. Een ander punt van aandacht vormt het voorzitterschap van de sessies. Dat is neergelegd bij
de fractievoorzitters, de raadsleden met de meeste statuur. Omdat zij tegelijkertijd politiek leider zijn, worden zij
soms als te sturend ervaren.
Portefeuillehouders hadden aanvankelijk het gevoel dat ze te weinig in beeld kwamen, maar dat is inmiddels
verbeterd. Aanvankelijk dacht de raad: het is ons feestje, en de wethouder houdt zijn mond. Dat bleek niet goed te
werken: raad en college zijn immers samen partners in een besluitvormingsproces. De portefeuillehouders hebben
een meer natuurlijke rol gekregen in de sessies. Ze kunnen zich daar op een passende wijze profileren, maar een
openende of afsluitende ‘wethouderlijke’ preek wordt niet getolereerd.


Wat verklaart het succes?
Er is geen blauwdruk gemaakt. De raad begon bij de eigen wensen. Wat willen we veranderen, wat willen we
behouden? Wat past binnen de eigen cultuur? De antwoorden gaven richting aan de nieuwe werkwijze. Nog een
succesfactor die ogenschijnlijk ‘zacht’ lijkt maar zeer effectief werkt, is het besluit om bij de sessies één woordvoerder
per fractie toe te laten en daarbij in kleine zaaltjes te vergaderen. Met name het feit dat de raadsleden dicht bij
elkaar zitten, bevordert in hoge mate een sfeer van gezamenlijk denkkracht mobiliseren en geïnspireerd politiek
bedrijven.


Bijzondere afspraken/voorzieningen
t Het format voor raadsvoorstel is niet alleen bestemd voor stukken uit de ambtelijke organisatie, maar ook voor
   agenderingsvoorstellen van fracties. Raadsleden hebben moeten leren daarmee om te gaan, maar het loopt
   inmiddels beter.
t Het agenderingsverzoek voor bespreking van een onderwerp in een sessie moet – gemotiveerd t.a.v. politieke
   relevantie – bij het presidium worden ingediend.
t Agendering door raad en presidium. Steeds meer bepaalt de raad zelf de onderwerpen van bespreking op de
   agenda. Dit uiteraard naast de onderwerpen die het college ter besluitvorming aan de raad voorlegt.
t ‘Voor de draad ermee’ is een soort burgerinitiatief, maar dan zonder handtekeningverplichting. Voorstellen van
   burgers voor onderwerpen waarover de raad zich zou moeten uitspreken kunnen in een (zowel digitale als fysieke)
   ideeënbus worden gedeponeerd. Vier keer per jaar kiest het presidium er drie ideeën uit (uitvoeringszaken blijven
   niet liggen, maar worden per omgaande doorgesluisd naar college of ambtelijke organisatie). Het presidium
   nodigt burgers uit om op één van de drie onderwerpen hun stem uit te brengen. Doorgaans worden 500 à 1000
   stemmen uitgebracht. Het onderwerp met de meeste stemmen wordt geagendeerd: er wordt een bijeenkomst van
   twee uur aan gewijd. Aan het eind van die bijeenkomst concludeert de raad of hij met het onderwerp formeel
   verder gaat en legt over die beslissing verantwoording af.
t Op zoek naar de burger: Gemeenteraadsleden, fractievertegenwoordigers en collegeleden gaan drie keer per jaar
   de straat op om willekeurige voorbijgangers aan te spreken en te vragen of zij contact hebben met de gemeente
   en of men nog suggesties heeft voor veranderingen en verbeteringen, om zo nog scherper te krijgen wat burgers
   verwachten en wat er onder hen leeft.




                                                                                                                             21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>3 Motieven


Er bestaan veel verschillende vergaderpraktijken. Uit hoofdstuk 2 blijkt dat diverse gemeenten meerdere
vergadervarianten hebben geprobeerd en die soms hebben aangepast, soms teruggedraaid. Waarom
worden er toch zoveel veranderingen ingezet? Wat zijn de verandermotieven, welke doelen streven
gemeenten na, en wat zit daar achter of zelfs onder?



3.1    Motieven
Bij navraag binnen een gemeente naar de aanleiding om de vergaderwijze te veranderen, wordt vaak een
aantal verandermotieven genoemd. Veelgehoorde doelen die ten grondslag liggen aan veranderingen in
vergaderpraktijken zijn:
1 besparen van (vergader)tijd;
2 verbeteren van de vergaderorde;
3 burger en politiek dichter bij elkaar brengen;
4 ﬂexibelere werkvormen;
5 snellere besluitvorming;
6 de raad meer regie geven over de raadsagenda;
7 betere ondersteuning van de kernrollen en -taken van raad en college;
8 grotere overzichtelijkheid van het vergaderstelsel;
9 ook kleine fracties de mogelijkheid geven alle bijeenkomsten te bemensen; en/of
10 meer ruimte bieden voor (partij) politieke proﬁlering door raadsleden.


Het zijn allemaal positieve doelen die elke gemeente in principe direct kan overnemen. Uit gesprekken
met diverse betrokkenen werd echter duidelijk dat dat niet verstandig zou zijn: een goede verandering
start bij het probleem, op basis waarvan wordt nagegaan wat er moet worden bereikt. Vervolgens moet
worden nagegaan of daarvoor nodig is dat zaken worden veranderd. Soms is het verstandig om de
dingen anders te gaan doen, in plaats van andere dingen te gaan doen. Pas op voor ’de veranderziekte’:
continu andere dingen doen, om maar innovatief te zijn. Velen zijn goed in het opstarten van nieuwe
dingen, en minder goed in het afmaken of onderhouden van in gang gezette veranderingen of besteden
daaraan minder aandacht.


Als het doel is om sneller of op hoofdlijnen te vergaderen, ga dan na – zo werd opgemerkt – waardoor
debatten lang duren of over details gaan, en stel de vraag of men dat echt een probleem vindt. Als het
doel is ’meer naar buiten treden’, kijk dan scherp waarom de raad nu alsmaar binnenskamers blijft en ga
na of er wel behoefte is aan een ‘frisse neus’.


Pas ook op voor vergezichten, waarin de mens achter de horizon verdwijnt. De tien genoemde doelen
streven positieve zaken na waar vrijwel niemand (openlijk) tegen zal zijn. Toch blijkt dat die doelen – zelfs
als niemand er uitgesproken tegen is – in de praktijk niet altijd volledig worden nageleefd.



3.2    Onuitgesproken motieven
In de praktijk worden die goedbedoelde doelen niet altijd nageleefd, omdat er onder de generieke
verandermotieven vaak onderliggende individuele of partijpolitieke doelen zijn, die soms meewerken en
soms tegenwerken. Het zijn motieven die meestal pas bij nadere beschouwing ‘op het tweede gezicht’
duidelijk worden. De onderliggende motieven kunnen worden verklaard uit de visie(s) op de rol van het
raadslid. Wat streven partijen en politici na, waarop beoordelen fracties en partijen hun eigen werk?




                                                                                                          23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Enkele voorbeelden kunnen dit verduidelijken:
t Als partijen willen ‘scoren’ in de besluitvormende raadsvergadering dan zullen zij zich wellicht niet houden aan de
     spelregel dat je in de fase van oordeelsvorming je politieke motieven laat zien, en heeft het scheiden van oordeels-
     vorming en besluitvorming weinig zin.
t Een belangrijke bestuurderspartij die het van primair belang vindt om collegevoorstellen te steunen, zal waarschijnlijk
     weinig behoefte hebben om zich aan de afspraak te houden dat de raad gesprekken met burgers organiseert.
t Omgekeerd kan een partij die veel werk maakt van contacten met inwoners burgerparticipatie weliswaar een belang-
     rijk doel vinden, maar de uitvoering ervan niet per sé bij de gemeenteraad willen leggen, omdat dat ten koste gaat
     van de eigen proﬁleringsmogelijkheden.
t Een grifﬁer die het belang van zijn functie wil onderstrepen en/of zich richt op persoonlijke proﬁlering, zal wellicht
     zwaar inzetten op betere (lees: zwaardere) grifﬁeondersteuning bij raads- en commissievergaderingen.
t Soms willen fracties de commissiestructuur niet kwijt omdat zij het als een uitstekende plek beschouwen om niet-
     raadsleden mee te laten draaien in de vergaderpraktijk en ze zo klaar te stomen voor het echte raadswerk.


Wanneer onvoldoende rekening wordt gehouden met deze en andere onderliggende motieven, zal – ongeacht welk mo-
del wordt afgesproken – het vergadermodel niet werken. Vergaderen wordt dan als last beschouwd, de werkdruk ervan
als hoog en het plezier of de effectiviteit als laag. De ervaren werkdruk is op zichzelf dan ook geen relevante (objectieve)
factor waarop vergadermodellen kunnen worden beoordeeld. Werkdruk is voor een belangrijk deel het gevolg van de
wijze waarop men in de praktijk invulling geeft aan het vergadermodel, van de wijze waarop men inspeelt of aansluit op
onderliggende motieven, en de mate waarin duidelijk is hoe spelers zich moeten, maar ook willen opstellen. Soms wordt
na invoering van een nieuw vergadermodel per saldo meer uren vergaderd, maar met meer plezier of effectiever. Soms
betekent een nieuw vergadermodel in de praktijk weliswaar minder uren vergaderen, maar verliest de raad regie en/of
overzicht en ontstaat daardoor een hogere werkdruk om alles bij te houden. Om een vergaderpraktijk goed te vestigen,
is ook een zo goed mogelijk inzicht in dergelijke onderliggende motieven van belang.




24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Intermezzo: Doetinchem
Gemeente                                           Provincie                      Inwonertal

Doetinchem                                         Gelderland                     56.238

Grifﬁer                                            Telefoon                       E-mail

de heer A.C. van der Haar                          0314 377111                    griffie@doetinchem.nl

Korte omschrijving vergaderpraktijk

Doetinchem koos in 2002 voor het instellen van drie raadscommissies naar duale kerntaken: Beleidsontwikkeling
(kaderstelling), Regelgeving (verordenende bevoegdheid) en Beleidsevaluatie (controle). Na evaluatie van dit systeem
werd in september 2005 besloten de vaste samenstelling van deze raadscommissies los te laten. Het argument:
raadsleden kunnen zich gemakkelijker aan beleidsterreinen c.q. projecten binden ongeacht in welke commissie ze
worden behandeld.
Per 1 januari 2008 is men teruggekeerd naar vakinhoudelijke commissies Ruimtelijke zaken, Maatschappelijke Zaken,
en Bestuurlijke Zaken & Financiën.
De vergadercyclus beslaat nu circa 5 weken: twee weken na de commissievergaderingen vindt de raadsvergadering
plaats en drie weken later vinden de volgende commissievergaderingen plaats. De gemeenteraad vergadert acht maal
per jaar op donderdag om 19.30 uur.
Rondom nieuw beleid organiseert de raad Luisterzittingen, gemiddeld één keer per jaar, waarvoor belanghebbende
en belangstellende burgers en deskundigen actief worden uitgenodigd.
Ook kent men het fenomeen van de Terugkombijeenkomst die enige tijd na de besluitneming wordt georganiseerd,
en waarvoor dezelfde groepen worden uitgenodigd. Doel hiervan is publieke verantwoording over de besluitneming
en de uitvoering ervan, en evaluatie van de mate waarin doelen en maatschappelijke effecten zijn bereikt.

Structuurkenmerken

Vergaderdoelen         Gelijktijdig        Vaste                Naar vaste      Altijd plenair         Vaste
gescheiden?            vergaderen?         deelnemers?          inhoud          vergaderen?            spreektijd? per
                                                                vergaderen?                            sessie en/of
                                                                                                       spreker

Nee                    Nee                 Nee                  Ja              Nee                    Nee


Doel tijdswinst niet gehaald
Bij invoering van de nieuwe werkwijze werden de toen bestaande 5 raadscommissies afgeschaft en 3 ‘duale’
commissies ingevoerd. Eén van de doelen toen was het creëren van meer tijd voor overige raadstaken door minder te
vergaderen. Nu er weer (weliswaar 3) vakinhoudelijke commissies zijn duren de vergaderingen langer. Een verklaring
hiervoor is de drang bij de fracties om vakinhoudelijke zaken tot in detail met de portefeuillehouder door te praten.
Het teruggaan naar vakcommissies was geen unaniem besluit. Een meerderheid in de raad besloot tot de
structuurwijziging om meer vakinhoudelijke verdieping en specialisatie te kunnen bereiken en meer publiek op
de tribunes te krijgen. Bovendien hadden grote fracties moeite met het organiseren van de overdracht binnen de
fractie. De fractiewoordvoerder uit de commissie Beleidsontwikkeling werd geacht zijn bevindingen door te geven
aan de collega uit de commissie Regelgeving en die moest op zijn/haar beurt een en ander weer doorgeven aan de
collega uit de commissie Beleidsevaluatie. Die interne communicatie was - mede gelet op de tijd die soms tussen twee
behandelingen inzat – weerbarstig. Met het loslaten van de vaste bezetting per commissie wilde men dit probleem
weliswaar oplossen, maar dat lukte niet.


Een minderheid wilde aan de eerdere commissiestructuur vasthouden omdat dat meer uitnodigde tot het besturen op
hoofdlijnen. Zo gebeurde het dus dat een – ooit gezamenlijk in een raadsconferentie geformuleerde – ambitie om de
vergadercultuur te veranderen zich uiteindelijk toespitste op discussies over een structuurwijziging. Inmiddels heeft
de minderheid zich in de situatie geschikt: ‘het is een gelopen race, dus we doen eraan mee en gaan geen obstructie
plegen’.




                                                                                                                         25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre> Bijzondere afspraken en voorzieningen
 t De Luisterzittingen ter voorbereiding op politieke besluitvorming. Groepen inwoners, belanghebbenden,
     belangstellenden en experts worden actief door de raad uitgenodigd om hun beleving van en ervaring met een
     vraagstuk met de raad te delen. In 2007 was dat ‘armoedebeleid’; in 2008 ‘dienstverlening’ en in 2009 ‘dialoog met
     de samenleving’.
 t Het beslaat één of twee avonden. De avond wordt geleid door een externe gespreksleider wiens taak het vooral
     is om het publiek zoveel en gericht mogelijk aan het spreken te krijgen. Raadsleden – de naam ‘Luisterzitting’
     zegt het al – luisteren alleen maar en gaan niet met elkaar of met het publiek in debat. Doorgaans gaat
     vervolgens een raadswerkgroep aan de slag met het ordenen van de verkregen informatie en het opstellen van
     mogelijke politieke moties. Soms zijn alle fracties in de werkgroep vertegenwoordigd, soms doen slechts enkele
     fractiespecialisten het werk voor de rest. Dat was bijvoorbeeld het geval bij armoedebeleid. Een en ander levert
     input voor de verdere besluitvoorbereiding door het college. Deze werkwijze wordt zowel door de raad als door
     de betrokken bevolking zeer gewaardeerd.
 t De Terugkombijeenkomst enige tijd na de besluitneming, waarvoor dezelfde groepen als bij de Luisterzittingen
     worden uitgenodigd. Doel hiervan is publieke verantwoording over de besluitneming en de uitvoering ervan, en
     evaluatie van de mate waarin doelen en maatschappelijke effecten zijn bereikt. Men heeft er nog onvoldoende
     ervaring mee opgedaan om een waardering te kunnen duiden.
 t Het laten vervallen van de eerste en tweede termijn in de commissies. De ervaringen hiermee zijn zeer positief: er
     vindt vrijere discussie plaats. Fractiewoordvoerders reageren directer op elkaar en er is meer ruimte voor interactie
     met het publiek.
 t Een afspraak die bevorderend werkt voor het vestigen van een gewenste cultuur is het aangeven van de
     gewenste behandeltijd op de agenda. Een vraagstuk van beleidsontwikkeling krijgt bijv. drie kwartier à 1 uur; een
     uitvoeringskwestie 5 à 15 minuten. Ook wordt het doel van de behandeling vermeld. Dit soort afspraken draagt bij
     aan een efficiënte vergadering.
 t Bij grote onderwerpen als de begroting en jaarrekening wordt – primair voor de raad maar ook voor
     belangstellende burgers – een informatiemarkt georganiseerd waarbij ambtelijke beleidsmedewerkers in
     kraampjes informatie verstrekken over de achtergronden van thema’s en vraagstukken.


 En overigens…
 Het denken staat niet stil. Men blijft kennis nemen van nieuwe werkwijzen om de eigen situatie daaraan te kunnen
 spiegelen.




26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>4 Bouwstenen


Er is niet één goed standaard-vergadermodel voor alle gemeenten. Elke gemeente zal haar eigen model
moeten vormgeven om aan te sluiten bij de eigen wensen en mogelijkheden. Er zijn diverse keuzes te
maken bij de inrichting en invulling die men geeft aan vergaderingen. In de handreiking ‘Vernieuwend
Vergaderen: voorbeelden uit de parktijk’ (2005) werd onderscheid gemaakt naar gemeenten met commis-
sies naar duale taken, gemeenten met commissie naar beleidsterreinen en gemeenten zonder commissies.
Dit onderscheid is vrij grofmazig.


In de praktijk zijn er veel manieren om het vergaderproces vorm te geven. Bijeenkomsten kunnen ver-
schillende vergaderdoelen dienen of juist alleen gericht zijn op bijvoorbeeld besluitvorming. De raad kan
alles in plenaire bijeenkomsten doen, hetzij in ‘de’ raadsvergadering of in andere typen vergaderingen,
maar het is ook mogelijk taken te verdelen en in subgroepen aan onderwerpen te werken. Dit laatste
kan op basis van een vaste structuur – bijvoorbeeld raadscommissies voor bepaalde onderwerpen met een
vaste samenstelling – maar kan ook op grond van een ﬂexibele structuur waarbij de samenstelling van
een commissie afhankelijk is van het onderwerp. Dit kan spontaan gebeuren waarbij fracties of raads-
leden zelf bepalen naar welke bijeenkomst zij gaan, maar de raad kan ook ‘centraal besluiten’ over de
samenstelling van deze ﬂexibele groepen. Het is mogelijk deze (vaste of ﬂexibele) subgroepen na elkaar
te laten werken zodat in principe iedereen overal naartoe kan gaan – kleinere fracties stellen dat meestal
op prijs – maar activiteiten kunnen ook parallel georganiseerd worden.3 Dit laatste biedt de mogelijk-
heid één vaste avond voor het raadswerk te hanteren. Verder kan ervoor worden gekozen om met vaste
spreektijden per sessie te werken, zodat iedereen weet hoe laat de volgende sessie moet beginnen. Soms
wordt ook met vaste spreektijden per spreker gewerkt.


Er zijn dus vele bouwstenen voor een vergadersysteem. De zes belangrijkste invalshoeken en keuzes bij
het inrichten van het vergaderstelsel worden in onderstaande ﬁguur gepresenteerd (zie Kader 1).


Kader 1: Zes bouwstenen
    1        Vergaderdoelen zijn per bijeenkomst
             gescheiden (bijvoorbeeld aparte
                                                                       Bijeenkomsten dienen verschillende
                                                                        vergaderdoelen (in dezelfde bijeenkomst
             bijeenkomsten gericht op beeldvorming,                     kan bijvoorbeeld beeldvorming,
             oordeelsvorming en/of besluitvorming)                      oordeelsvorming en/of besluitvorming
                                                                        plaatsvinden)

    2        Er wordt altijd plenair vergaderd
                                                                       Er wordt gewerkt met subgroepen


    3        Verschillende sessies vinden gelijktijdig
             (parallel) plaats
                                                                       Verschillende sessies vinden op
                                                                        verschillende tijden (in serie) plaats

    4        Een bijeenkomst heeft vaste deelnemers
                                                                       Wie deelneemt aan een bijeenkomst is
                                                                        flexibel (en bijvoorbeeld afhankelijk van
                                                                        doel of inhoud van de bijeenkomst)

    5        De vergaderstructuur kent een vaste
             indeling naar inhoud (bijvoorbeeld vaste
                                                                       Er is een flexibele indeling naar onderwerp


             commissies naar beleidsonderwerpen)

    6        Er wordt gewerkt met vaste spreektijden
             (bijvoorbeeld per sessie of per spreker)
                                                                       Er is geen verdeling van of limiet aan
                                                                        spreektijden



3       Verschillende gemeenten die werken met parallelle sessies, hebben het ongemak voor kleine fracties beperkt door
        toe te staan dat steunfractieleden (niet zijnde raadslid) aan de sessies deelnemen.

                                                                                                                          29
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>Met eerdergenoemde zes bouwstenen kan vrij accuraat worden beschreven hoe een vergaderpraktijk in een gemeente
formeel is ingericht. Een paar voorbeelden kunnen dit illustreren. Als we met deze bouwstenen kijken naar een drietal
gemeenten, komen we tot de volgende beschrijving.


Tytsjerksteradiel
Tytsjerksteradiel heeft sinds 2001 een raadsvergadering per maand, waarbij de vergaderdoelen per ronde gescheiden
kunnen zijn naar informatieve, opiniërende en besluitvormende delen. Alles wordt plenair besproken, er wordt nooit
gelijktijdig (parallel) vergaderd. De raadsleden zijn vaste deelnemers en er wordt niet gewerkt met vaste spreektijden.


Den Bosch
Den Bosch vergadert niet altijd plenair. Er is een maandelijkse raadsvergadering en daarnaast zijn er vier functionele
commissies: Bestuurszaken, Maatschappelijke Ontwikkelingen (MO), Financiën, Economische en Sociale zaken (FES) en
Ruimtelijke Ontwikkelingen en Beheer (ROB). De vergaderdoelen worden gescheiden doordat commissies informerend
en opiniërend zijn en de formele besluitvorming in de raadsvergadering plaatsvindt. De commissies kennen een vaste
indeling naar inhoud en hebben een vaste samenstelling. De vier commissies vergaderen in serie, op verschillende dagen
(zodat ook kleine fracties bij elke commissie aanwezig kunnen zijn). Er wordt niet gewerkt met vaste spreektijden.


Venlo
In Venlo zijn er zijn vier functionele raadscommissies: Sociaal Maatschappelijke Zaken (SMZ), Woonomgeving (WO),
Economie, Verkeer en Beheer (EVB) en Financiën, Bestuur en Veiligheid (FBV). Deze commissies zijn aangevuld met het
Sprekersplein om de beeldvorming te verrijken. Verder zijn er maandelijks themabijeenkomsten waarin de raad zich
kan informeren over majeure dossiers. De vergaderdoelen zijn gescheiden door Beeldvorming een plek te geven in het
Sprekersplein en themabijeenkomsten, Oordeelsvorming in de functionele commissies en Besluitvorming in de raads-
vergadering. Er wordt niet altijd plenair vergaderd. De vier commissies vergaderen op 2 avonden (deels gelijktijdig). De
commissies zijn ingericht naar een vaste inhoud met vaste deelnemers. Er wordt niet gewerkt met vaste spreektijden.


In de bijlage en de intermezzi is voor alle beschreven gemeenten aangegeven op welke wijze zij hun vergaderpraktijk
met deze bouwstenen hebben ingericht.


De keuzes van deze bouwstenen kunnen op verschillende manieren inwerken op de diverse doelen:
t Zo kan bijvoorbeeld het expliciet scheiden van vergaderdoelen per sessie bij burgers het inzicht in de besluitvormings-
     stappen bevorderen.
t Het scheiden van doelen per sessie kan ertoe leiden dat de doorlooptijd van een onderwerp wordt verlengd.
t Werken op basis van een ﬂexibele structuur naar inhoud of onderwerp kan bijdragen aan vermindering van het aan-
     tal agendapunten.
t Als er altijd plenair of in serie wordt vergaderd (als er geen parallelle sessies zijn), kunnen ook kleine fracties overal
     aan deelnemen.
t Wanneer er gewerkt wordt met ﬂexibel samengestelde commissies moet elke keer bewust worden nagedacht welke
     fractiegenoot naar welke vergadering gaat, en wat men met de vergadering wil bereiken. Het zorgt ervoor dat men
     niet kan functioneren op routine of op de automatische piloot.
t Werken met vaste spreektijden zorgt voor een grotere overzichtelijkheid van het vergaderstelsel: burgers weten hoe
     laat ‘hun’ agendapunt aan de orde komt.
t Werken met ﬂexibel samengestelde groepen zorgt voor een andere – vaak lossere – binding van de portefeuillehou-
     ders met de raad.




30
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>Intermezzo: Heerenveen
Gemeente                                           Provincie                       Inwonertal

Heerenveen                                         Friesland                       42.776

Grifﬁer                                            Telefoon                        E-mail

de heer J. van Leeuwestijn                         0513 617699                     j.vanleeuwestijn@heerenveen.nl

Korte omschrijving vergaderpraktijk

Sinds september 2008 zijn rondetafelgesprekken een beeldbepalend element in de vergaderstructuur van
Heerenveen. In het Fries heten ze: ‘It Petear’.
Beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming zijn verkaveld over It Petear, de fractie en de raadsvergadering.
Alle bijeenkomsten vinden plaats op de maandagavond. Eerst beeldvorming in It Petear (rondetafelgesprekken), de
volgende maandagavond oordeelsvorming in de fractie en een week later besluitvorming in de raadsvergadering. Dat
geeft een doorlooptijd van circa 3 weken. Belangrijk punt bij It Petear is dat voor- en tegenstanders van ideeën en
voorstellen voor het rondetafelgesprek worden uitgenodigd.

Structuurkenmerken

Vergaderdoelen         Gelijktijdig        Vaste               Naar vaste inhoud   Altijd plenair    Vaste spreektijd?
gescheiden?            vergaderen?         deelnemers?         vergaderen?         vergaderen?       Per sessie en/of
                                                                                                     spreker

Ja                     ‘It Petear’         Nee                 Nee                 Nee               Wel per sessie,
                       parallel                                                                      niet per spreker

Doelen/motieven
t Het verbeteren van de toegankelijkheid van gesprekken tussen burgers en de raad.
t Het ondersteunen van de fracties bij hun oriëntatie op dilemma’s en belangen bij burgers en instellingen.

Waarom deze aanpak?
Drempelverlaging was het belangrijkste motief om in Heerenveen de commissies af te schaffen. Formele
commissievergaderingen bleken veel te formalistisch en aan regeltjes gebonden om burgers en maatschappelijke
instellingen actief bij de discussie in de raadsvergadering te betrekken. Eigenlijk wilde de raad van Heerenveen het
omdraaien: de burgers moeten zich niet aan onze regeltjes aanpassen, wij organiseren vergaderingen op de manier
die het best bij burgers past.
Een ander belangrijk motief is een meer evenwichtige verdeling van de (politieke) oriëntatie en dossiervoorbereiding
door de fracties over burgers en maatschappelijke instellingen aan de ene kant, en de collegevoorstellen aan de
andere kant. Voordat It Petear werd ingesteld, spitste de fractievoorbereiding zich vooral toe op het voorbereiden
van een mening over het collegevoorstel, waardoor de discussie vaak intern gericht bleef. Deze ervaringen
gaven mede richting aan de vorm van het gesprek met burgers én aan de volgorde van de gespreksmomenten:
beeldvorming en informatievoorziening in overleg met burgers en maatschappelijke partijen worden vóór het
fractieberaad ingepland.


Bewust voor- en tegenstanders opzoeken
De kracht van It Petear is dat vooraf wordt nagegaan welke burgers en maatschappelijke instellingen actief moeten
worden uitgenodigd. Indien bijvoorbeeld plattelandsontwikkeling aan de orde is en landschapsontwikkeling voor een
deel mogelijk kan worden door huizen te bouwen, dan worden degenen die argumenten hebben om vóór of tegen
deze ontwikkeling te zijn actief uitgenodigd: boeren, buurtvereniging, natuur- en landschapsorganisaties, recreanten,
bewoners, et cetera.
Uitwisseling van argumenten vindt plaats ten overstaan van de raadsfracties, die op basis hiervan een politiek oordeel
kunnen voorbereiden, en desgewenst op basis hiervan ook het collegevoorstel beoordelen. Het uitnodigen van voor-
en tegenstanders wordt in Heerenveen dan ook niet als een ‘politieke activiteit’ gezien.
Het wordt voorbereid door de griffier en deze brengt zijn voorbereiding in het presidium aan de hand waarvan wordt
beslist. Alle partijen kunnen in het presidium over deze ‘actor-analyse’ meepraten en daarover overeenstemming
bereiken. Door deze samenwerking tussen de fracties om alle belangen goed in beeld te krijgen, is er sprake van een
‘politiek neutrale analyse’ en ervaren alle geledingen dat er een evenwichtig beeld ontstaat van de argumenten van
alle betrokkenen.




                                                                                                                         31
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre> De praktijk van It Petear
 Rechtstreeks contact met alle belanghebbenden wordt als een groot succes ervaren. Dit blijkt ook uit de ervaringen
 die externe deelnemers aan de raad teruggeven. Dat tegenstanders soms gemakkelijker zijn te mobiliseren dan
 voorstanders, wil het beeld wel eens scheef trekken. Dat is een leerpunt. Er moet veel tijd worden geïnvesteerd in het
 maken van de ‘actor-analyse’ en het actief benaderen van belanghebbenden. Een ander leerpunt is te onderscheiden
 welke onderwerpen zich goed en minder goed lenen voor behandeling in It Petear. Zo kan het gebeuren dat
 onderwerpen eerder dan wel later klaar zijn dan gepland. Het gaat erom een goed gevoel te ontwikkelen voor de
 politieke relevantie van onderwerpen. Zo leert men dat een onderwerp ‘landelijk wonen in gevoelig natuurgebied’
 meer discussie oproept dan bijvoorbeeld de verbouwing van een schuur.


 Vaardigheden
 De voorzitters van It Petear investeren in hun vaardigheden om adequaat in te spelen op emoties en het kanaliseren
 van uiteenlopende inbreng. Dat vraagt allemaal veel meer dan alleen technisch voorzitterschap. Voorzitters moeten
 kunnen inspelen op onverwachte inbreng en wendingen in het gesprek. Ook moeten voorzitter en raadsleden extra
 investeren om een slagje dieper te komen in de vraag- en probleemstelling. Dat vraagt om het vermogen om goede
 ‘onderzoeksvragen’ te stellen. Er wordt kortom en groter appèl gedaan op de voorbereiding door voorzitters en
 raadsleden. In het ontwikkelingstraject naar verdere vervolmaking is training en opleiding van de voorzitters nu het
 eerste aangrijpingspunt.


 Spelverdelers op de achtergrond: ieder zijn rol
 Waarom werkt dit goed in Heerenveen? Er staat continue regie op de verdeling van rollen en taken. De burgemeester
 vraagt in het college aandacht voor het perspectief van de raad en het belang om politieke keuzes onder de
 aandacht van de raad te brengen. Andersom bewaakt hij in het presidium de bestuurlijke verantwoordelijkheden
 van het college. De burgemeester ziet dat niet als een ‘spagaat’ maar- om in ballettermen te blijven- als een ‘tweede
 positie’ (dit is de benen een klein beetje uit elkaar, de voeten ietwat naar buiten wijzend) waartoe hij als voorzitter
 van raad en college als enige in de gelegenheid is. En: de Heerenveense raad is van oudsher wel gewend aan een
 beetje afstand tussen raad en college, dus zijn wijze van opereren past goed in de Heerenveense bestuurscultuur. De
 ruimte die aldus voor raad én college aanwezig is wordt door de griffier gebruikt om in gesprek met collegeleden en
 ambtenaren uit de organisatie de bijeenkomsten van It Petear, als het gaat om het benaderen van burgers en andere
 belanghebbenden, vorm te geven. Ook de griffier houdt hierbij rekening met wat des college is en wat des raads. Zo
 kunnen bijeenkomsten die college en ambtelijke organisatie zelf organiseren goed worden afgestemd op timing en
 inhoudelijke thema’s, die tijdens It Petear aan de orde komen.


 Succes van de invoering
 De grote onvrede met het weinig toegankelijke commissiestelsel was een belangrijke motor om te willen veranderen.
 De enquête die de griffier onder de raadsleden had verspreid, gaf hem het inzicht dat men toe was aan een wijziging.
 Wat ook hielp was dat hij goed op de hoogte was van de ondersteuningsbehoefte van de fracties bij het organiseren
 van externe bijeenkomsten, óók als deze niet voor de gehele raad waren bedoeld. En burgers vinden het volgens
 hem wel efficiënt dat ze voor hun inbreng niet alle fracties hoeven af te lopen, maar kunnen volstaan met één
 maandagavond om hun belang onder de aandacht van de politiek te brengen.




32
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>33
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>5 Beeldvorming-Oordeelsvorming-
  Besluitvorming
Steeds meer gemeenteraden hanteren het zogenoemde BOB-model als middel om hun besluitvor-
mingsprocessen te structureren, als bouwsteen in hun vergaderstructuur. BOB staat voor Beeldvorming,
Oordeelsvorming en Besluitvorming: drie fasen die elk hun eigen voorbereiding en toepassing hebben en
waarvoor een raad verschillende werkvormen kan hanteren.


De gedachte hierachter spreekt aan: als men met elkaar een ordentelijk politiek proces wil beleven, is het
verstandig een vraagstuk eerst grondig te verkennen alvorens te oordelen en vervolgens te besluiten. Aan
het slot van dit proces heeft het debat niet alleen als doel om tot besluitvorming te komen, maar ook om
publiekelijk te verantwoorden op basis van welke argumenten de meerderheid van de raad tot besluit-
vorming komt.


Het BOB-model kan – vooral bij complexe dossiers – leiden tot een proces waarin aparte vergaderingen
van raad, commissies, of deelsessies worden georganiseerd om de stappen beeldvorming, oordeelsvor-
ming of besluitvorming achtereenvolgens gescheiden te doorlopen, maar het is ook een heldere denklijn
die helpt bij het benaderen van eenvoudige besluitpunten.



5.1    Beeldvorming
Bij Beeldvorming gaat het om het verkrijgen van een goed inzicht in de situatie. Het gaat dan om het af-
bakenen van het vraagstuk, inzicht krijgen in de inhoudelijke problematiek en oplossingsrichtingen, maar
ook om het verkrijgen van een goed beeld van wat anderen vinden of bedoelen.


De beeldvormende fase wordt in de praktijk als een verrijking ervaren. Raadsleden vinden het een toege-
voegde waarde wanneer ze vanuit hun volksvertegenwoordigende en kaderstellende rol in staat worden
gesteld om een vraagstuk zo breed mogelijk te verkennen. Bovendien biedt het goede mogelijkheden tot
intensievere contacten met burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen.


Bij deze fase passende werkvormen zijn:
t Informatieoverdracht;
t Het inventariseren van politieke keuzes of argumenten pro- en contra;
t Het in eigen woorden samenvatten van wat iemand anders heeft ingebracht;
t Het voeren van een dialoog, actief luisteren naar wat iemand heeft ingebracht.


In de praktijk is een bonte schakering van creatieve werkvormen ontstaan met aansprekende namen als:
forum, luisterzitting, voorbesprekingsronde, open podium, burgerontmoetingsplaats, raadsplein, opinie-
plein, plein, politieke markt, de Ronde, het Rondetafelgesprek, It Petear (Fries voor rondetafelgesprek),
de Avond van de raad, sprekersplein, de gesproken brief, ‘Voor de draad ermee’, het gemeenteraads-
spreekuur, informatiemarkt, oriëntatieavond, enzovoorts. Al deze werkvormen zijn erop gericht om zich
als raad zo goed mogelijk in stelling te (laten) brengen.



5.2    Oordeelsvorming
Oordeelsvorming is gericht op het formuleren van een politiek standpunt op grond van argumenten en
de weging daarvan. De volgende werkvormen dragen hieraan bij:
t Debat gericht op oordeelsvorming – discussie om argumenten uit te zuiveren, waarbij de deelnemers
   luisteren naar de argumenten van anderen, en de overtuigingskracht van de eigen argumenten en die
   van anderen toetsen.



                                                                                                            35
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>t Deelnemers benoemen de positieve elementen in het standpunt van anderen en geven aan hoe negatieve elementen
     voorkomen kunnen worden


De oordeelsvormende fase is in de praktijk de meest weerbarstige. Het uitwisselen van argumenten wordt nog vaak
ervaren als het ‘weggeven’ van standpunten en ‘zich in de politieke kaart laten kijken’. Fractiewoordvoerders hebben
vaak de neiging om bij oordeelsvorming niet met andere fractiewoordvoerders te beraadslagen, maar het gesprek toch
voornamelijk weer met de wethouder te voeren: ‘Wethouder, bent u bereid om…? Heb ik uw toezegging dat?…Bent u
met mij van mening dat we er goed aan doen om…?’. En dat terwijl het in deze fase nu juist erop aan komt dat raads-
leden vanuit hun volksvertegenwoordigende rol en met de verworven kennis en inzichten als fracties hardop nadenken
over belangen, afwegingen en pro’s en contra’s rondom lastige keuzes die ze moeten maken.



5.3     Besluitvorming
De fase van Besluitvorming is gericht op het formuleren van in ieder geval een meerderheidsstandpunt (en eventueel
consensus) op basis van argumentatie of onderhandeling. De deelnemers trachten tot een gezamenlijk standpunt te
komen en spreken dit uit, eventueel met gebruikmaking van meerderheids- en minderheidsstandpunten.


Het kan zijn dat er een stevig politiek (verantwoordings)debat gevoerd moet worden waarin voor de deelnemers én de
toeschouwers politieke verschillen én overeenkomsten duidelijk worden. Het is een beraadslaging waarin partijen elkaar
proberen te overtuigen, dan wel door onderhandeling of door ‘ruil’ tot een meerderheidsbesluit komen. Beraadslaging
en debat hebben in deze fase meer het karakter van strategische machtsuitoefening. Het gaat vaak om het behouden of
versterken van posities, het veilig stellen van speciﬁeke doelen, kortom: om het ‘willen winnen’. Het resultaat is onder-
ling debat tussen de fracties en kwalitatief goede besluitvorming


De besluitvormende fase heeft door de driedeling van BOB aan helderheid gewonnen. De ervaring van vroeger dat
commissievergaderingen in de raadsvergadering nog eens dunnetjes worden overgedaan, is aanzienlijk verminderd. Een
stevig debat in de besluitvormende fase is niet altijd nodig. Het kan zijn dat het vergelijken van de voorlopige oordelen
uit de oordeelsvormende fase leidt tot een hamerstuk. Aan hamerstukken worden dan geen uitvoerige beschouwingen
meer gewijd (in Gennep bestaat zelfs een ‘Hamerraad’) en voor fracties én samenleving is veel duidelijker waarop het
politieke debat zich op enig moment zal toespitsen.


Bij de indeling in B-O-B is het onderliggende beleidsstuk van belang. Het maakt een groot verschil of de raad beraad-
slaagt aan de hand van een concept-raadsvoorstel met een voorgesteld besluit of aan de hand van een discussie- en
argumentennotitie waarin verschillende opties met hun voors en tegens, kansen en risico’s en ﬁnanciële consequenties
worden aangereikt (zie § 6.7 Stukken).


Een ander element dat een rol speelt is de communicatie met de bevolking: met welke verwachtingen wonen mensen
op de publieke tribune de vergadering bij? Is het publiek op de hoogte van de spelregels van het B-O-B-proces? Wat is
gecommuniceerd naar de pers over het doel van de bijeenkomst? Is iedereen ervan doordrongen dat het ‘vanavond’
bijvoorbeeld gaat om een boeiende zoektocht naar argumenten en dat er nog geen besluiten worden genomen?


 Diverse gemeenten, waaronder Venlo, Lelystad en Woerden hebben ervaren dat het scheiden van Beeldvorming,
 Oordeelsvorming en Besluitvorming niet werkt als fracties ‘hun kruit droog houden’ in de fase van oordeelsvorming,
 en hun argumenten pro of contra bewaren voor de besluitvormende fase. Toen men in Woerden werkte met het
 Voorster-model, moesten de fracties hun politieke inbreng vaak ‘sparen’ voor de meningsvormende raadsvergadering,
 en in een eerdere fase hun inhoudelijke stellingname voor zich houden. Indien het college daaruit aﬂeidde dat de
 raad het eens was met een collegevoorstel, kon dat in de besluitvormende raadsvergadering toch anders uitpakken.
 In de praktijk werd oordeelsvorming daardoor vaak nog eens dunnetjes overgedaan in de besluitvormende fase. Om-
 gekeerd komt in Heeze-Leende de meningsvormende raadsvergadering op dit moment nog onvoldoende uit de verf
 omdat de fracties bij veel voorstellen hun standpunt al hebben ingenomen.




36
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>Wijk bij Duurstede houdt de zogenoemde ´Avond van de raad´. Deze avond kent twee onderdelen: de ‘voorbespre-
kingsronde’ en de raadsvergadering. De voorbesprekingsronde gebruiken de raadsleden om bestuurlijke informatie
te vergaren over de verschillende onderwerpen die om een besluit vragen. Meningsvorming vindt in principe plaats
tijdens de voorbesprekingsronde. Alleen bij belangrijke politieke onderwerpen kan meningsvorming in de raadsver-
gadering plaatsvinden. In de praktijk kunnen ´kleine´onderwerpen in de voorbesprekingsronde beeldvormend én
oordeelsvormend worden besproken. ´Grote´onderwerpen vragen na de beeldvorming soms meer tijd om te komen
tot een oordeel, en dat gebeurt dan in de raadsvergadering. In principe wordt de voorbesprekingsronde altijd afge-
sloten met het identiﬁceren van de politieke speerpunten waarop het debat zich moet richten. Het werken met het
onderscheid B-O-B levert een grote positieve bijdrage aan het raadswerk.




                                                                                                                     37
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>Intermezzo: Voorst
 Gemeente                                            Provincie                         Inwonertal

 Voorst                                              Gelderland                        23.510

 Grifﬁer                                             Telefoon                          E-mail

 de heer S.J. Peet                                   0571 279911                       h.peet@voorst.nl

 Korte omschrijving vergaderpraktijk

 Sinds 1 april 2005 bestaat de vergaderpraktijk uit rondetafelgesprekken (RTG) en een raadsvergadering die bestaat
 uit een meningsvormend gedeelte (waarin het debat gevoerd wordt) en een besluitnemend gedeelte (waarin
 gestemd wordt). De vergaderfrequentie voor een raadslid is als volgt: week 1: rondetafelgesprekken, week 2:
 fractievergaderingen, week 3: raadsvergadering, week 4: rondetafelgesprekken, week 5: fractievergaderingen enz.
 Over onderwerpen die politiek verdeeld liggen, wordt 3 weken later in de besluitnemende raad een besluit genomen.
 Over onderwerpen waar politieke overeenstemming over is, wordt in diezelfde vergadering in het besluitnemende
 gedeelte een besluit genomen. Dit is prettig voor belanghebbenden, die graag een snelle afhandeling zien.
 In de meningsvormende raadsvergadering debatteren de raadsleden over vooraf geagendeerde onderwerpen. In de
 besluitnemende raadsvergadering neemt de raad besluiten. Er is geen rondvraag, geen ruimte voor mededelingen
 van het college, geen ruimte voor debat n.a.v. ingekomen stukken over verslagen en er is geen inspreekmogelijkheid
 voor burgers. Bij de rondetafelgesprekken verzamelen de raadsleden informatie, er wordt niet gedebatteerd en
 er worden geen besluiten genomen. De raad nodigt direct-belanghebbenden uit voor de rondetafelgesprekken.
 Ook kunnen burgers en maatschappelijke instellingen zelf het initiatief nemen om mee te praten in een
 rondetafelgesprek. Er geen maximale spreektijd.
 Aan de vergadertafels nemen plaats: een voorzitter (raadslid), van elke fractie één raadslid, een griffiemedewerker,
 een vertegenwoordiger van het college en een ambtenaar en burgers, die mee willen spreken.

 Structuurkenmerken

 Vergaderdoelen          Gelijktijdig        Vaste                Naar vaste inhoud    Altijd plenair     Vaste
 gescheiden?             vergaderen?         deelnemers?          vergaderen?          vergaderen?        spreektijd?
                                                                                                          per sessie en/
                                                                                                          of spreker

 Ja                      Ja bij de RTG,      Nee                  Nee                  Nee                Ja, per sessie
                         Nee bij raad

 Doelen/motieven
 t   Goed, leuk en behapbaar raadswerk (Motto)
 t   Contacten met burgers intensiveren
 t   Laagdrempelige vergaderingen, aantrekkelijk en goed te volgen
 t   Effectieve en efficiënte organisatie met als doel: verbeteren kwaliteit van het bestuur
 t   Herkenbare rol en positie van college en ambtenaren


 Bijzonderheden
 ‘Hoe hebben we het ooit anders gedaan?’
 Goed, leuk en behapbaar, dat waren de belangrijkste doelstellingen bij de invoering van het nieuwe model. En deze
 worden ook een heel eind gerealiseerd. In Voorst vragen sommige raadsleden zich af hoe het vergaderen ook alweer
 vóór 1 april 2005 ging. Daarmee spreken ze uit dat de nieuwe vergaderwijze in hun gemeente gegoten zit als een
 jas, zoals een raadslid het letterlijk uitspreekt. Eigen evaluatie heeft uitgewezen dat 70% van de raadsleden het werk
 leuker is gaan vinden en 80% het raadswerk beter behapbaar vindt. Ook geeft 75% van de raadsleden aan dat het
 contact met burgers intensiever is geworden en de interesse in politiek groter. Burgers zijn daarbij vooral enthousiast
 over de rondetafelgesprekken.
 Waren er in het verleden ongeveer 50 meesprekers per jaar, nu zijn dat er ruim 150. Het goed voeren van een debat
 en het leiden van gesprekken verdienen nog aandacht, maar in hoofdlijnen blijkt het vergadermodel dus te voldoen.




38
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>Een nadrukkelijke ‘knip’ tussen beeldvorming, meningsvorming en besluitneming
Op het eerste gezicht springen de rondetafelgesprekken in het oog. Dat maakt dat zoveel gemeenten Voorst hebben
bezocht en er enthousiast over zijn. Er is echter ook een ander element dat het vergadermodel kenmerkt en dat op
het eerste gezicht minder in het oog springt (en wat door andere gemeenten ook wel wordt veronachtzaamd). Dat
is de keuze om – ook in de tijd – een knip te maken tussen de meningsvormende fase en de besluitnemende fase.
Dat is gedaan om de fracties ruimte te geven het debat in te gaan zonder vooraf bepaald fractiestandpunt. Er hoeft
immers nog niet per se een besluit genomen te worden. Na het debat zijn de fracties in staat na een weging van alle
argumenten op een zorgvuldige wijze tot hun uiteindelijke standpunt te komen. De gedachte is dus dat er tijd en
ruimte genomen moet worden voor de onderwerpen, elkaar ruimte te geven en open te staan voor de argumenten
van de anderen. Het model doet dus eveneens een sterk beroep op de fracties om hun finale oordeel op te schorten
tot de besluitnemende raad. Een ander essentieel onderdeel van de gekozen werkwijze is dat er een strakke regie is
op de agenda. Alleen vooraf voorbereide onderwerpen staan op de agenda. Alle ‘open’ agendapunten, die ruimte
bieden voor onverwachte bespreekpunten, zijn geschrapt.


Invoering en evaluatie met zorg: alle geledingen betrokken
Het invoeringstraject is zorgvuldig opgezet. Een klein groepje mensen vanuit raad, college en ambtelijke organisatie
heeft van meet af aan veel energie gestoken in het organiseren van draagvlak bij raad, college en organisatie. Daarna
is er bij de feitelijke invoering veel gedaan aan uitleg. Niet alleen intern, ook extern is veel gecommuniceerd. Deze
uitgebreide voorbereiding heeft tot resultaat gehad dat het model nu stevig is verankerd.
Natuurlijk levert de evaluatie ook verbeterpunten op. Het zijn vooral aanscherpingen van de nieuwe werkwijze. Zo
verdienen het goed voeren van een debat en het leiden van gesprekken nog aandacht.
Er wordt dan ook veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van vaardigheden, waaronder interviewtechnieken
voor raadsleden en ook de voorzitters worden regelmatig getraind. Elke vrijdagmorgen voorafgaande aan de
rondetafelgesprekken bespreken de voorzitters met de griffier de aandachtspunten bij de behandeling van de
geagendeerde onderwerpen.


Gedragen door alle geledingen: samenspel met gedegen rolbesef
Waarom werkt het Voorster model in Voorst? Dat komt niet alleen door de structuur te creëren, maar vooral ook
door het consequent definiëren en vasthouden van de eigen rollen van raad, college en ambtelijke organisatie.
Verder blijkt er in het college een gedeeld gevoel te zijn over waar de raad op in stelling zou moeten komen
bij politiek relevante zaken. Deze ‘antenne’ voor het benoemen van elkaars rollen werkt door in de driehoek
burgemeester, griffier en gemeentesecretaris. Het maakt dat hier niet uitdrukkelijk op wordt gepolitiseerd, en dat
degenen die in de driehoek functioneren, het vertrouwen genieten dat zij het ‘spel’ op een goede manier verdelen
over de verschillende geledingen.
Ook het presidium heeft een expliciet sturende rol op de agendering van de meer politiek relevante zaken. Daarom
is het ook goed dat het presidium bestaat uit de fractievoorzitters. Zij worden geacht die rol met gezag te kunnen
vervullen. Leidraad voor de agendering is de langetermijnagenda. Deze wordt succesvol gebruikt als planning en als
aansturing voor de positie van de raad in nieuwe beleidsontwikkelingen, en niet als een ‘afrekeninstrument’. Daarbij
is er geen uitgesproken sterke ‘coalitiedrang’ in Voorst. De discussies lopen eerder langs de lijnen raad – college dan
langs de lijnen oppositie – coalitie. Het college moet zijn best doen om iets door de raad te krijgen, wat het debat
in de raad stimuleert. Wellicht speelt hier mee dat de fracties van nature een eigen rol ten opzichte van het college
kiezen, en dat sprake is van een samenwerkingspraktijk waarin men elkaar feedback kan geven én ontvangen.
Tot slot heeft de grote belangstelling die Voorst van andere gemeenten heeft gekregen ook een grote rol gespeeld.
Het heeft soms zelfs een beetje mee geholpen de twijfelaars in eigen kring over de streep te trekken. Zo kon het
succes van het Voorster model zijn eigen dynamiek krijgen.




                                                                                                                          39
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>6 Spelers en schakels


Een ordentelijke vergaderpraktijk ontstaat niet vanzelf. Het vergt organisatie en regie om het democrati-
sche proces, waarvan raadsvergaderingen deel uitmaken, goed te (onder)houden. Het is een werkproces
waarbij de volgende spelers en schakels een belangrijke rol vervullen in het succes of falen ervan:
1 College en raad: is er overeenstemming en duidelijkheid over hun onderlinge rol- en spelverdeling?
2 Raadsleden, fracties en raad: hebben zij een gemeenschappelijke opvatting over wat wel en niet tot
   het raadsdomein behoort?
3 Burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen: welke invloed mogen zij hebben in het raadsdo-
   mein en zijn de verwachtingen daarover duidelijk?
4 Agendacommissie en presidium: in welke mate hebben ze de mogelijkheid de vergaderingen goed
   voor te bereiden?
5 Voorzitters: krijgen of nemen ze ruimte om de orde te vestigen of staan ze daarin alleen?
6 Grifﬁer: welke bewegingsruimte heeft hij/zij om initiatieven te nemen?
7 Stukken: brengen deze de raad in stelling?
8 Inrichting: ondersteunen vormgeving en spelregels een goede en levendige discussie?



6.1     College en raad
In de vergaderpraktijk van de raad vervult het college een belangrijke rol. Effectief vergaderen vereist dat
raad en college hun samenspel vorm kunnen geven vanuit de gedachte van ‘eenheid in verscheidenheid’.
Raadsvergaderingen gaan vaak over voorstellen van of opdrachten aan het college. Het welslagen van
raadsvergaderingen is daardoor in belangrijke mate afhankelijk van de afspraken tussen raad en college
over hoe, waar en wanneer politieke keuzes worden voorbereid en gemaakt. Hoe verhouden beide acto-
ren zich ten opzichte van elkaar? Is daarin een zeker evenwicht, is hun taakverdeling helder en zijn het
twee herkenbare polen?


6.1.1   Checks and balances
Is er sprake van een onafhankelijke stellingname van raad en college ten opzichte van elkaar? Is er
sprake van een evenwichtige verdeling van invloed tussen raad en college, de zogenaamde ‘checks and
balances’? Bieden raad en college elkaar voldoende tegenwicht? Bewaken raad en college dat ze niet op
elkaars stoel gaan zitten? Is er tijd en ruimte voor de raad om zich als volksvertegenwoordiger politiek in
de samenleving te oriënteren en krijgt het college de ruimte om te besturen of loopt de raad het college
in de uitvoering voor de voeten? Is er een duidelijke ‘confrontatie’ tussen wat de raad politiek wenselijk
vindt en wat het college uitvoerbaar acht, of lopen de scheidslijnen in het gemeentebestuur eerder langs
de lijn van oppositie – coalitie dan langs de lijn van raad – college?


 De Apeldoornse raad is een zelfbewuste raad. De raad wil effectief en efﬁciënt vergaderen, doel-
 gericht en zorgvuldig. Het is een raad die zoveel mogelijk afstand wil houden van het uitvoerende
 primaire proces, een raad die het college op inhoud wil sturen en niet op procedureel gedoe. Een raad
 waarbij de politieke leiders – de fractievoorzitters in het presidium – een dominante positie hebben
 genomen als cultuurdragers van het veranderingsproces.


 In Lelystad wilde men door een nieuwe vergaderpraktijk onder meer dubbelingen in de besluitvor-
 ming verminderen, het debat in de raad bevorderen en de doorlooptijden van voorstellen vermin-
 deren. Dat die doelen nog niet geheel gerealiseerd zijn, komt onder meer doordat er veel aandacht
 uitgaat naar uitvoeringszaken. De raad kan lang praten over de vraag of ﬁetsers voorrang moeten
 krijgen op de ringweg, over geluidsbelasting op woningen of dienstverleningstaken van de gemeente.
 De raad claimt en neemt de ruimte om over alles te spreken.


                                                                                                           41
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>6.1.2   Heldere taakverdeling
Is er in de praktijk sprake van een heldere taakverdeling tussen raad en college?
Dat is bijvoorbeeld het geval als de raad politieke keuzes beslecht, als het college erkent dat de raad het politieke pri-
maat heeft en als het college bestuurt binnen de door de raad aangegeven kaders. Het kan ook zijn dat het college het
politieke voortouw neemt en de raad uiteindelijk op politieke keuzes in stelling brengt. Maar het kan ook zo zijn dat het
college nadrukkelijk de kar trekt en dat de raad zich in de praktijk voornamelijk toelegt op zijn controlerende rol. Welke
variant men ook kiest, het is vooral van belang dat de wederzijdse wensen en verwachtingen duidelijk zijn.


 In Enschede houdt het presidium, bestaande uit de fractievoorzitters, zich bezig met de jaaragenda: tweemaal per
 jaar spreken deze met het college over het volgende half jaar en hoe de raad betrokken is bij de grote thema´s die
 op de rol staan. Daarbij wordt de inhoudelijke en de procesmatige betrokkenheid van de raad geduid in de volgende
 indeling:
 t ´actieve kaderstelling´: dit zijn majeure dossiers waarbij rapporteurs uit de raad de informatieverzameling
     verzorgen. Deze raadswerkwijze wordt gekozen als het gaat om een maatschappelijk vraagstuk dat al langere tijd
     speelt, zoals werkgelegenheid en de aansluiting onderwijs – arbeidsmarkt.
 t ‘passieve kaderstelling plus’: dit zijn de wat grotere beleidstrajecten die door het college worden voorbereid,
     maar waar de raad in een vroeg stadium door het college in stelling wordt gebracht en verschillende
     keuzemogelijkheden krijgt voorgelegd. Voorbeeld: het college komt met voorstellen over de inzet van het
     reïntegratiebeleid en legt ter keuze verschillende gewenste resultaten voor (hoe groter de gewenste uitstroom van
     cursisten, hoe hoger de kosten).
 t de ‘gewone’ passieve kaderstelling: hierbij neemt het college volledig het voortouw en komt het met een
     enkelvoudige voorkeur. Voorbeeld: de voorbereiding van het gemeentelijke verkeer- en vervoersplan ligt geheel
     bij het college. Het college doet een enkelvoudig voorstel voor de categorisering van wegen (zoals de keuze van
     duurzaam veilige gebieden).


 In Borsele is een van de doelen van het vergadermodel dat de raad meer op hoofdlijnen gaat debatteren en besturen.
 Een evaluatie laat zien dat de raad worstelt met zijn kaderstellende rol. De rol- en taakverdeling tussen raad en col-
 lege is onvoldoende helder. De raad wil beter aangeven hoe hij bij de besluitvorming wil worden betrokken. Daarbij
 zal goed worden gekeken naar de langetermijnagenda – die gevoed wordt vanuit het college, de ambtelijke organi-
 satie en de raad – omdat deze van grote invloed is voor de keuze van onderwerpen die op raadsbijeenkomsten wor-
 den besproken met burgers. Het lukt wel goed om klachten over uitvoeringskwesties door te geleiden naar college en
 ambtelijke organisatie en inbreng van meer politiek-bestuurlijke aard te agenderen voor een raadsbijeenkomst.



6.1.3   Twee herkenbare polen
Treden raad en college elkaar als een zekere eenheid tegemoet? Dualisme betekent dat het gemeentebestuur uit twee
herkenbare polen bestaat. Dat vereist dat raad en college beide een zekere ‘interne organisatiegraad’ hebben. Voor het
college betekent dit dat er sprake is van ‘collegiaal bestuur.’ Voor de raad houdt dit in dat er samenwerking is tussen de
fracties over de wijze waarop de raad functioneert en tot besluiten komt. Maar het betekent ook dat raad en college
voor burgers en maatschappelijke instellingen herkenbare en betekenisvolle organen zijn.


 In Cranendonck kan het college in het samenspel met de raad over het algemeen goed uit de voeten. Portefeuille-
 houders worden niet krampachtig buiten het raadsoverleg gehouden. Ze hebben als voorbereiders van de raadsvoor-
 stellen een volwaardige positie als natuurlijke partner. Echter, de ambtelijke organisatie worstelt nog steeds met de
 nieuwe verhoudingen binnen het duale bestel. Zij komt nog onvoldoende toe aan een oriëntatie op de raad, c.q. het
 faciliteren van het politiek-bestuurlijke samenspel tussen college en raad.




42
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre> Sinds 1 januari 2009 werkt Velsen met drie vaste raadscommissies die zijn ingedeeld conform de hoofdstukken uit de
 programmabegroting: bestuur en middelen, ruimte, en welzijn. Dat is ook overzichtelijk voor de ambtelijke organi-
 satie. Daarvóór werkte men met een minder formele vergaderstructuur die op een laagdrempelige manier overleg
 met burgers mogelijk moest maken: er was een raadsstructuur van raadswerkgroepen, informatiebijeenkomsten en
 activiteiten zoals werkbezoeken. In de praktijk verwaterde echter het onderscheid tussen informatievoorziening,
 oordeelsvorming en besluitvorming. Er waren onvoldoende extra activiteiten gericht op het ophalen van informatie
 bij burgers en maatschappelijke instellingen. Bovenal was er onduidelijkheid over de voorbereidende taak van het
 college. Het gevolg was dat zo’n informele raadswerkgroep zich steeds meer richtte op de bestuurlijke oplossing, in
 plaats van het ´klaarzetten´ van de politieke voorbespreking in de raad. Zo verliepen informatievoorziening en oor-
 deelsvorming ongewild te veel achter gesloten deuren. Verder had het college onvoldoende mogelijkheden om met
 de raad te overleggen. In het nieuwe model zijn de formele structuren duidelijker voor raad, college en burgers, al
 moet er nog een ﬂinke slag worden gemaakt in het expliciteren van de rollen van raad en college.



6.1.4   Wie gaat wanneer naar buiten: raad of college
‘De’ gemeente bestaat niet, het is een samenspel van raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Toch zien ‘de’ burgers
de gemeente vaak wel als één entiteit. Het is voor burgers verwarrend wanneer zij op verschillende momenten in een
proces praten met verschillende mensen van de gemeente (ambtenaren, collegeleden en raadsleden) en als die verschil-
lende mensen ook nog eens verschillende rollen en meningen hebben. Daarom moet ‘intern’ goed worden afgesproken
wie wanneer naar buiten gaat.
Als de raad een gesprek aanvraagt met ‘het middenveld’ over de voorstellen die het college doet over armoedebeleid,
zou hij niet vreemd moeten opkijken als die instellingen verbaasd antwoorden dat zij toch al uitgebreid met ‘de ge-
meente’ hebben gesproken.


 In Gouda heeft elk onderwerp uit het collegeprogramma een status gekregen: één, twee of drie sterren. Het aantal
 sterren bepaalt hoe vaak de gemeenteraad over een onderwerp spreekt alvorens een besluit te nemen. In 2007 heeft
 de gemeenteraad drie sterren toegekend aan achtereenvolgens de Wmo, het armoedebeleid, de cultuurnota en de
 wijkaanpak. Voor die onderwerpen zijn tientallen lokale organisaties actief uitgenodigd om bijdragen te leveren aan
 de discussie en het besluitvormingsproces van de raad. De organisaties hebben van die mogelijkheid ruimschoots ge-
 bruik gemaakt. Deze betrokkenheid heeft in veel gevallen aantoonbaar geleid tot een verhoging van de kwaliteit van
 de informatievoorziening van de raad en tot een bijstelling van de oorspronkelijke ideeën en voorstellen.


 In Woerden heeft men kort geëxperimenteerd met het model Voorst. Voor de Rondetafelgesprekken werd gestreefd
 naar actieve betrokkenheid van burgers en instellingen, onder meer door hen proactief uit te nodigen. Dat werkte re-
 delijk goed, maar na verloop van tijd ontstond er een zekere vermoeidheid bij de participanten, want die hadden re-
 gelmatig hun zegje al eerder bij het college gedaan. Wat dat betreft was de rolverdeling tussen raad en college in het
 oude systeem wel voor verbetering vatbaar. Verder was het de participanten niet altijd duidelijk wat ´de politiek´met
 hun inbreng ging doen. Dat werd pas later bepaald, omdat de kern van de Rondetafelgesprekken was dat raadsleden
 zich goed lieten informeren.

6.1.5   Burgemeester, secretaris en griffier zijn sleutelpersonen
Indien een gemeente werk wil maken van een goede regie op de verdeling van rollen en taken tussen raad en college,
dan spelen burgemeester, gemeentesecretaris en grifﬁer een belangrijke rol. Soms komt dat tot uitdrukking in de bila-
terale overleggen tussen burgemeester en grifﬁer, of tussen grifﬁer en gemeentesecretaris. Om de raad goed te kunnen
bedienen moet de ambtelijke organisatie achter het college immers ook de gemeenteraad ‘zien zitten’.
In een aantal gemeenten functioneert er een zogenaamd bestuurlijk-ambtelijk driehoeksoverleg (‘de driehoek´) waarin
burgemeester, grifﬁer en gemeentesecretaris periodiek met elkaar overleggen. In de kern gaat het daarin om het sa-
menspel tussen de drie functionarissen, maar tegelijk is het overleg – hoewel het zelden een formele status heeft – een
belangrijk schakelpunt waarin de wensen en wederwaardigheden uit raad, college en organisatie met elkaar verbonden
kunnen worden. De verschillende petten van de deelnemers aan het overleg maken het van belang dat er een zekere
chemie tussen de personen bestaat: ze moeten niet alleen het spel begrijpen, maar ook elkaars rol en persoonlijkheid.


De onderwerpen die zijn besproken in de vier voorgaande paragrafen over samenspel tussen raad en college, vormen in
feite de agenda voor de driehoek. De driehoek kan zorgen dat de vragen beantwoord worden, zorgen dat de afspraken
concreet worden en tot acties leiden, en vervolgens helpen bewaken dat raad en college zich in de praktijk ook houden
aan de afgesproken rol- en taakverdeling.



                                                                                                                          43
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>    Het Voorster-model is veel gekopieerd. In Voorst is het een succes. Een belangrijke factor daarin is het functioneren
    van de driehoek, waarbij burgemeester, gemeentesecretaris en grifﬁer met elkaar waken over de rollen die raad, col-
    lege en organisatie vervullen. Zij zijn spelverdelers die zich gezamenlijk inzetten voor het proces, vanuit een gedeelde
    visie op de rol- en taakverdeling raad – college: de raad heeft een verantwoordelijkheid voor ingrijpende zaken, dat
    hoort bij een raad. Ook de gemeentesecretaris ziet erop toe dat de organisatie op die rol van de raad blijft georiën-
    teerd. Over het algemeen is het een intuïtieve keuze en is het lastig om harde afwegingscriteria te benoemen of af te
    bakenen. In het grijze gebied waarin niet duidelijk is of iets des raads of des college is, wordt de keuze bij het bestuur
    gelegd. Dit betekent ook dat als cruciale (politieke) spelers het politieke proces tot voertuig maken van het inhoude-
    lijke resultaat, opportuniteit dus belangrijker is dan een afgesproken (en voorspelbare) werkwijze.
    Een fractievoorzitter die een belangrijke beslissing wil laten nemen en daarbij voor lief neemt dat (eenmalig) ‘de
    hand moet worden gelicht’ met verzendtermijn van de stukken en daar de grifﬁer ook op aanspreekt; een burge-
    meester die als bestuurder ondubbelzinnig kiest voor het college en die de orde in de raad bij voorkeur overlaat aan
    de vicevoorzitter; het zijn omstandigheden die dan doorwerken in de driehoek.



6.2       Raadsleden, fracties en raad
Om effectief of geïnspireerd te kunnen vergaderen, moet er overeenstemming zijn over hoe raadsleden, fracties en
raad zich tot elkaar verhouden. Rollen en rolopvattingen van raadsleden kleuren in belangrijke mate de beelden, ver-
wachtingen en mogelijkheden van de vergaderstructuur.


6.2.1     De rol van het raadslid
Raadsleden zijn gewend om keuzes te maken en besluiten te nemen over hoe het in de samenleving beter kan. Raadsle-
den moeten echter ook continu keuzes maken over hun eigen rol en opstelling. Van een raadslid wordt veel verwacht.
Raadsleden vertegenwoordigen als ‘ogen en oren van de samenleving’ de burgers naar het bestuur toe, maar vertegen-
woordigen tegelijkertijd als ‘gezicht van de gemeente’ het gemeentebestuur naar burgers toe. Tussen beide rollen moet
continu een balans worden gezocht. Dat leidt tot een reeks dilemma´s, waarmee een raadslid in de praktijk te maken
kan krijgen (zie Kader 2).


Kader 2: De 7 praktijk-dilemma’s van een raadslid4
1. bestuurder versus ombudsman
    t bent u een kundig bestuurder (valkuil: bureaucraat) of een herkenbaar raadslid (valkuil: populist)
2. politicus versus verbinder
    t gaat u voor uw eigen politieke visie (valkuil: beperkte blik) of voor het algemeen belang (valkuil: kleurloos)
3. politieke visie versus interactief bestuur
    t gaat u voor inhoud (valkuil: isolatie) of voor draagvlak (valkuil: middelmatigheid)
4. ontspannen bestuur versus bestuurlijke daadkracht
    t kiest u voor toegankelijk bestuur (valkuil: gebrek aan gezag) of voor ‘het bestuur bestuurt’ (valkuil: arrogantie van
       de macht)
5. opponeren versus meedenken
    t bent u constant kritisch (valkuil: negatieve factor) of constant constructief (valkuil: machteloos)
6. afspraak is afspraak versus de uitzondering
    t kiest u voor ordentelijkheid (valkuil: starheid) of ﬂexibiliteit (valkuil: willekeur)
7. ambtelijke stukken versus burgerinformatie
    t werkt u rationeel/inhoudelijk (valkuil: bureaucratisch) of betrokken/levensecht (valkuil: te emotioneel)


De manier waarop raadsleden manoeuvreren tussen deze dilemma´s, is van grote invloed op de wijze waarop vergade-
ringen (kunnen) verlopen. Enkele voorbeelden kunnen dit verder verduidelijken:
t Een bestuurder zal zich meer op zijn plek voelen in een vergadering dan op straat.
t Een verbinder zal meer voelen voor informele vormen van overleg waarin ontmoeten minstens zo belangrijk is als
     besluiten.
t Iemand die politieke visie belangrijker vindt dan interactief bestuur, zal minder belang hechten aan een afgescheiden
     fase van beeldvorming.
t Een raadslid dat zich bij voorkeur richt op burgerinformatie, zal prijs stellen op een ruime betrokkenheid van burgers
     in de vergaderpraktijk.




4    Ontleend aan Dilemma-dansen van een raadslid, Hennie van Deijck, 1999.

44
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>Het raakt aan de onuitgesproken motieven die eerder al in hoofdstuk 3 werden genoemd. Er zijn geen standaard goede
of foute keuzes in deze dilemma’s. Elk raadslid stelt zijn eigen rol samen, passend bij zijn persoon en bij de gekozen
vergaderpraktijk. Het herkennen van deze keuzemogelijkheden kan raadsleden helpen om het eigen gedrag en dat
van andere raadsleden beter te begrijpen. Door deze rollen te herkennen, kunnen de keuzes, de positionering van de
raadsleden, in de fracties of mogelijk zelfs in de raad bespreekbaar worden gemaakt. Dat schept vervolgens ruimte voor
ontwikkeling, voor het eigen maken van nieuwe vaardigheden en het beter benutten van persoonlijke kwaliteiten.


 In Velsen is raadsleden aangeboden om zich in kleine groepjes – dwars door alle partijen heen – te bekwamen in het
 analyseren van stukken en in hun persoonlijk optreden in de raad. Bijna alle raadsleden hebben daarvan gebruik
 gemaakt.


 In Rheden leidt het nieuwe vergadersysteem ertoe dat raadsleden meer tijd besparen die ze vervolgens kunnen inzet-
 ten op een wijze die bij henzelf past. Zij kúnnen nu bijvoorbeeld meer tijd besteden aan de invulling van hun volks-
 vertegenwoordigende rol. Ook in Overbetuwe biedt besparing op de vergadertijd de raadsfracties meer gelegenheid
 om als fractie naar buiten te treden.

6.2.2   De plaats van de fractievergadering in de cyclus
Zeker wanneer een gemeenteraad de besluitvorming structureert door beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvor-
ming als afzonderlijke stappen vorm te geven, is het van belang aandacht te besteden aan de plaats van de fractieverga-
deringen in de cyclus.
In theorie is het mogelijk dat een fractievergadering wordt gebruikt om beeldvorming voor te bereiden, door gezamen-
lijk na te gaan op welke punten men nog aanvullende informatie over een voorstel nodig heeft. In de praktijk worden
fractievergaderingen echter meestal gebruikt om een partijpolitiek standpunt voor te bereiden.
Wanneer een fractielid, voorzien van een dichtgetimmerd standpunt, naar een beeldvormende of oordeelsvormende
vergadering komt, zal hij of zij minder geneigd zijn om open naar informatie of argumenten van anderen te luisteren.
Dat kan worden voorkomen door fractievergaderingen ná de beeldvormende ronde in te plannen. Hiermee worden de
fracties dus in wezen uitgenodigd om hun politieke oordeel nog even op te schorten.


 In Heerenveen werkte men vóór 2008 met klassieke commissies en daarbij ging veel energie van fracties zitten in het
 voorbereiden van vooral vragen aan het college. Dat leidde tot het idee om beeldvorming en informatievoorziening
 nadrukkelijk vóór het fractieoverleg te positioneren in combinatie met het actief uitnodigen van voor- en tegenstan-
 ders bij de onderwerpen die later in de raadsvergadering aan de orde komen. Sinds 2008 heeft men de vergaderprak-
 tijk daarom als volgt ingericht: op de eerste maandag It Petear (rondetafelgesprekken), de volgende maandagavond
 de fractievergaderingen en een week later de raadsvergadering.


 In Voorst zijn de fractievergaderingen bewust ná de informerende rondetafelgesprekken (RTG’s) en vóór de menings-
 vormende raadsvergadering ingeroosterd. De fractievergaderingen zijn nadrukkelijk gepositioneerd in het proces
 van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming. Het voorkomt dat fracties tijdens de RTG’s met standpunten
 komen. Tijdens de meningsvormende raadsvergadering worden geen besluiten geworden. Er zit een harde knip tus-
 sen meningsvorming en besluitvorming, om te voorkomen dat de fracties met vaste standpunten naar de meningsvor-
 mende annex besluitvormende raadsvergadering komen, en er dus geen sprake meer zou zijn van open debat in de
 meningsvormende raadsvergadering waarbij men open staat voor de argumenten van anderen. Het vormgeven van
 een goed debat is echter nog altijd een zoektocht.


6.2.3   Wat is des raads, wat des fracties?
In sommige gemeenten worden burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen uitgenodigd om naar het gemeen-
tehuis te komen, bijvoorbeeld voor een maandelijks gemeenteraadsspreekuur of fractiespreekuren. Veel gemeenteraden
en raadsleden zoeken burgers op door bijeenkomsten op locatie te organiseren. Daarbij speelt de vraag wat ‘van’ de
raad is, en wat ‘van’ de fracties. Voor de raad – opgebouwd uit fracties – gaat het spreekwoord ’de som is meer dan het
geheel der delen’ niet altijd op. Soms willen verschillende fracties zich afzonderlijk proﬁleren op eenzelfde thema. Met
name wanneer het gaat om ontmoetingen met inwoners is het van belang om duidelijk te hebben en te maken wie in
dat geval het volk vertegenwoordigt: is dat de raad of de fractie? Wanneer de raad duidelijk heeft aangegeven (bijvoor-
beeld via een langetermijnagenda) over welke thema’s hij zelf de regie wil voeren en zelf in contact wil treden met bur-
gers en organisaties om hen een zinvolle rol in het proces te laten vervullen, dienen binnen de raad heldere afspraken te
zijn: wanneer de raad als collectief ‘naar buiten treedt’, wanneer dit aan de afzonderlijke fracties is (zie Kader 3).


                                                                                                                           45
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 47 ======================================================================

<pre>Kader 3: Argumenten voor en tegen individueel of collectief naar buiten treden als fractie(s)
                     Argumenten VOOR                                                Argumenten TEGEN
                                                     Individuele Fracties
t Alle tijd, ruimte en aandacht om eigen goed                  t Meestal komt alleen de eigen achterban
     voorbereide boodschap af te geven                          t Geen inhoudelijke confrontatie met andere meningen,
t Greep op de communicatie                                        en daardoor kan het overkomen als eenzijdige reclame
                                                                t Als alle fracties eigen bijeenkomsten houden, moeten
                                                                   geïnteresseerden veel bijeenkomsten aflopen.
                                                                t Zelf organiseren kost veel tijd
                                              Raad (alle fracties gezamenlijk)
t Betere profilering door confrontaties van verschillende      t &FOGSBDUJFLBOIFUUIFNBOJFUDMBJNFO
     meningen                                                   t Het is een open competitie, waarin een fractie kan
t De raad komt in beeld als politiek instituut                    ondersneeuwen
t Griffie kan organiseren                                      t Een fractie heeft geen greep op de organisatie en
                                                                   communicatie


 In Apeldoorn gaan gemeenteraadsleden, fractievertegenwoordigers en collegeleden enkele keren per jaar de straat
 op om willekeurige voorbijgangers aan te spreken en te vragen of zij contact hebben met de gemeente en nog sug-
 gesties hebben voor veranderingen en verbeteringen. Dit doen raads- en collegeleden om nog scherper te krijgen wat
 burgers verwachten en om te achterhalen wat er onder hen leeft.


 De gemeenteraad van Overbetuwe is vrij bestuurlijk ingesteld en richt zich primair op het nemen van besluiten. De
 vergaderstructuur en -cultuur zijn niet expliciet gericht op participatie van burgers en instellingen. Er is tijdswinst ge-
 boekt door bewuster te vergaderen, maar een paar fracties zetten die tijdwinst niet om in vergroting van de volksver-
 tegenwoordigende rol op raadsniveau, maar gaan als fractie meer de boer op. Er is dus wel sprake van een verster-
 king van de volksvertegenwoordigende rol, maar niet binnen de organisatie van de raad. Dat is een bewuste keuze.


6.2.4   Vergaderen zonder frictie
De politiek gaat in essentie over de verdeling van (schaarse) middelen om maatschappelijke effecten te bereiken. Welke
effecten de verschillende partijen willen nastreven, is uiteraard afhankelijk van politieke keuzes waarover politieke
partijen verschillend denken. Bij het beschouwen van vergaderpraktijken moet worden nagedacht óf, en zo ja hoe poli-
tieke keuzes expliciet bespreekbaar worden gemaakt. Al in het eerste hoofdstuk gaven we aan dat effectief vergaderen
vereist dat partijen binnen de gemeenteraad hun samenspel vorm kunnen geven vanuit de gedachte van ‘eenheid in
verscheidenheid’. Proces en politieke inhoud moeten gescheiden (kunnen) worden: het komt erop aan alleen de inhoud
en niet het proces te politiseren.
Een effectieve vergaderpraktijk kan sneller en inspirerender ontwikkeld worden als raadsleden binnen de fractie, maar
ook over fractiegrenzen heen, naar elkaar toe een open houding hebben om het ‘raadsvak’ te leren. En elkaar als raads-
leden aanspreken op vergaderstijlen en omgangsvormen. Hoe eenvoudig dat is, hangt af van de bestuurscultuur: elkaar
aanspreken gaat over het algemeen gemakkelijker in een cultuur die meer op samenwerking en minder op ‘vechten’ is
geënt. Wanneer men gewend is continu op de man of vrouw te spelen, zal het op een ordentelijke manier bespreekbaar
maken van het proces veel aandacht moeten krijgen. Het scheiden van beeldvorming en oordeelsvorming lukt alleen als
fracties zich eraan willen houden. Daarvoor kunnen spelregels worden opgesteld en vastgesteld door de raad. Alle frac-
ties en raadsleden kunnen zich daarover uitspreken, zich eraan committeren, en elkaar vervolgens daarop aanspreken als
men in de praktijk daar toch van afwijkt.


 Wijk bij Duurstede heeft grote tijdswinst geboekt sinds alles op één avond plaatsvindt, maar ervaart als nadeel dat
 er per sessie maar een korte behandeltijd is. Dat wordt ondervangen met de spelregel dat elke fractie maar één
 informatieve bestuurlijke vraag stelt, waarop de wethouder meteen antwoordt. Er zijn zeven fracties. Als elke fractie
 één vraag stelt, zijn doorgaans de écht belangrijke punten aan de orde gekomen. Bij complexe onderwerpen wordt
 wel eens een tweede ronde toegestaan. Het is een eigen afspraak, waar men zich aan houdt. De raad heeft een groot
 zelfreinigend vermogen.




46
</pre>

====================================================================== Einde pagina 47 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 48 ======================================================================

<pre>    Doetinchem ondervond bij de eerste – gewijzigde – vergaderstructuur (met commissies naar duale taken) het pro-
    bleem, dat grote fracties moeite hadden met het organiseren van de overdracht binnen de fractie. De fractiewoord-
    voerder uit de commissie Beleidsontwikkeling werd geacht zijn bevindingen door te geven aan de collega uit de
    commissie Regelgeving en die moest op zijn beurt een en ander weer doorgeven aan de collega van de commissie
    Beleidsevaluatie. Die interne communicatie was – mede gelet op de tijd die er soms was tussen twee behandelingen –
    wat weerbarstig. Kleine partijen hadden daar uiteraard veel minder last van. In het huidige model werken de fracties
    vaak samen, soms vertegenwoordigen fractiespecialisten meerdere fracties in werkgroepen.




6.3       Burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen
Raad, fracties en college kunnen naar burgers toe nooit duidelijk zijn over wat zij wel of niet van hen verwachten, als zij
onderling geen duidelijkheid hebben over hun eigen rolverdeling ten aanzien van het betrekken van burgers.5
Tegelijkertijd zijn het betrekken van burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen, het bevorderen van participa-
tie, laagdrempelig of zelfs interactief bestuur in veel gemeenten belangrijke sturende factoren bij de inrichting van de
vergaderpraktijk. Dat vereist duidelijkheid over rol en betrokkenheid van externe partners, en over de mate van open-
heid van het politieke proces op verschillende momenten.
Voor de onderwerpen waarover de raadsleden zelf de regie willen nemen, moet duidelijk zijn op welke momenten de
raad als collectief naar buiten treedt, en wanneer de individuele raadsleden of fracties dat doen.6


Ga na hoe het besluitvormingsproces voor burgers zo inzichtelijk kan worden gemaakt, dat het goed is te volgen. Weten
zij op welk moment zij iets kunnen of moeten inbrengen, en op welk moment het verder aan de raad is om te oordelen
en besluiten? Is het duidelijk wanneer een vergaderpunt aan de orde komt? Zorg voor een duidelijke beschrijving van de
gemeentelijke vergaderpraktijk en de agenda’s op de website. Is het ook voor burgers duidelijk welke plaats de vergade-
ring heeft in de cyclus? Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn: de voorzitter kan – zoals in Gouda de praktijk is – bij de start
van een vergadering het publiek expliciet welkom heten, en even kort (het doel van) de agenda toelichten.


In de volgende paragraaf gaan we nader in op de vraag hoeveel ruimte burgers krijgen in de vergadering, welke vormen
daarbij zoal worden ingezet en hoe ervoor kan worden gezorgd dat de burgers die het aangaat, weten waarover verga-
derd wordt.


6.3.1     Welke ruimte krijgen burgers in de vergadering?
Over de manier waarop burgers bij besluitvorming (kunnen) worden betrokken, zijn vele handboeken en handreikingen
beschikbaar. In de kern komt het erop neer dat goed wordt doordacht welke plaats en welke rol burgers krijgen in
besluitvormingsprocessen, en dat vervolgens in de vergadering(en) beide daarop worden afgestemd. Het gaat om ‘grote’
vragen als ‘Zitten burgers aan het begin of het eind van de besluitvormingsketen’ en om ‘kleine’ vragen als ‘Zijn de
insprekers op de vergadering het eerste agendapunt?’.
In vergadermodellen worden op diverse momenten invloedsmogelijkheden voor burgers gecreëerd, die uiteenlopen van
informeren aan het begin tot inspreken aan het eind. Toch blijkt uit de meeste vergaderpraktijken dat burgers, instel-
lingen en bedrijven vooral in het begin van het proces de meeste invloed hebben op de afwegingen van de raad. In het
begin zijn de bijeenkomsten van de raad veelal nog informeel en open van opzet. Raadsleden hebben dan vaak al wel
een mening, maar vaak nog geen deﬁnitief standpunt ingenomen. Meestal wordt naarmate het proces de ﬁnale besluit-
vorming nadert, de kans op invloed voor burgers steeds geringer. Werken met een expliciet onderscheid van besluitvor-
mingsstappen in Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming kan burgers (en raadsleden) helpen om te zien op
welk moment zij welke invloed kunnen hebben. Over het algemeen krijgen burgers vooral in de stap van Beeldvorming
alle ruimte, en zijn bij Oordeelsvorming en Besluitvorming (alleen) de raadsleden zelf aan zet.
In alle gemeenten die in deze publicatie zijn beschreven, is in meer of mindere mate bewust nagedacht over de rol en
plaats die burgers (kunnen) hebben in de vergaderpraktijk. Die hoeven niet altijd door wijzigingen in het formele ver-
gadermodel te worden vormgegeven. Zo is de gemeente Cranendonck relatief klein waardoor de meeste mensen elkaar
wel kennen en het optuigen van bijzondere ontmoetingsvormen met burgers niet nodig wordt geacht.
Cruciaal bij het denken over rol en plaats van burgers in vergaderpraktijken is dat niet te zeer vanuit het model – de
regels – maar vanuit de mensen en vergaderdoelen wordt gedacht.




5    Zie hiervoor par. 6.1.4 ‘Wie gaat wanneer naar buiten: raad of college’.
6    Zie par. 6.2.3 ‘Wat is des raads, wat des fracties’.


                                                                                                                            47
</pre>

====================================================================== Einde pagina 48 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 49 ======================================================================

<pre> In Heerenveen was drempelverlaging het belangrijkste motief om de commissies af te schaffen. Formele commissie-
 vergaderingen bleken veel te formalistisch en aan regeltjes gebonden om burgers en maatschappelijke instellingen
 actief bij de discussie in de raadsvergadering te betrekken. Eigenlijk wilde de raad van Heerenveen het omdraaien:
 burgers zouden zich niet aan de raadsregeltjes moeten aanpassen, de raad organiseert het op de manier die het best
 bij de burgers past.


 In Voorst krijgen burgers niet alleen ﬁguurlijk, maar ook letterlijk het laatste woord; de praktijk is dat insprekers nog
 een laatste boodschap mogen uitspreken, ook als het college aan het woord is geweest. Dat wordt door alle partijen
 gewaardeerd.


6.3.2   Andere vormen
Wanneer de raad de betrokkenheid van burgers, bedrijven en/of maatschappelijke instellingen wil vergroten door ont-
moetingen te organiseren, volgt de afweging of daartoe in de (formele) raadsvergadering ruimte wordt geboden, of dat
daarvoor aanvullende bijeenkomsten worden georganiseerd. Diverse gemeenten organiseren binnen het gemeentehuis
voorportalen op de bestaande vergaderstructuur om burgers, instellingen en bedrijven de kans te geven aan de raadsle-
den hun mening over te brengen. Zo heeft men in Woerden in de klassieke commissievergadering veel meer ruimte inge-
ruimd voor het gesprek met derden. Andere gemeenten organiseren nieuwe vormen op andere plekken, om raadsleden
en burgers met elkaar in contact te laten komen. Gemeenten zoals Brummen en Zeevang zoeken burgers (ook) zelf op
via werkbezoeken of opiniërende bijeenkomsten op locatie.


 Doetinchem organiseert Luisterzittingen en Terugkombijeenkomsten ten behoeve van publieke verantwoording. Bij
 Luisterzittingen gaat het om thema’s die de raad heeft vastgesteld. In 2007 was dat Armoedebeleid; in 2008 Dienst-
 verlening en in 2009 ‘Dialoog met de samenleving’. Een Luisterzitting is dan één van de instrumenten voor de raad
 om zich in het thema te verdiepen. De naam is met opzet zo gekozen om raadsleden te herinneren aan de gemaakte
 afspraak dat raadsleden op zo’n zitting alleen maar luisteren. Alleen een enkele verduidelijkende vraag wordt door
 de (externe) voorzitter toegestaan. Raadsleden luisteren inderdaad alleen maar, daarin zijn zij heel consequent.


 Venlo heeft een klassiek commissiestelsel, waarbij is ingezet op versterking van de beeldvormende fase. Daartoe is het
 Sprekersplein geïntroduceerd als voorportaal op de bestaande formele vergaderstructuur. Tijdens het Sprekersplein
 worden presentaties gehouden, kunnen insprekers hun zegje doen over voor de commissies geagendeerde én niet-
 geagendeerde onderwerpen, en zijn beleidsambtenaren beschikbaar om hun stukken toe te lichten. Men is goed te
 spreken over deze nieuwe wijze van beeldvorming. Het levert completere informatie en nieuwe inzichten en bovenal
 intensiever contacten met inwoners van de stad op. Zij kunnen niet alleen inspreken in het Sprekersplein, maar ook in
 de raadsvergadering en in de commissievergaderingen. De besluitvorming is al met al effectiever geworden.


6.3.3   Uitnodigingenbeleid
De opkomst van (al dan niet georganiseerde) burgers bij vergaderingen is in veel gemeenten een aandachtspunt. De
mensen die naar bijeenkomsten komen, zijn vooral de tegenstanders of teleurgestelde burgers. Een manier om dit
meer in balans te brengen, is door mensen gericht uit te nodigen. Dat vergt een ﬂinke investering. Het vereist allereerst
duidelijkheid over wat de raad wil doen of bereiken met een vergadering. En vervolgens vereist het dat goed wordt
doordacht welke mensen op welk moment worden uitgenodigd en dat deze vervolgens netjes en tijdig een uitnodiging
ontvangen. Het is daarbij de uitdaging ervoor te zorgen dat zij niet alleen vanuit hun eigen belangen spreken, maar ook
over de bredere politieke keuzes meepraten. Er zijn diverse gemeenten, waaronder Amersfoort, Heeze-Leende en Wijk
bij Duurstede, die mensen actief uitnodigen om naar beraadslagingen van de raad te komen.


 In Heerenveen wordt vóór een vergadering nagegaan welke burgers en maatschappelijke instellingen actief moeten
 worden uitgenodigd. De grifﬁer maakt – vaak samen met de ambtelijke organisatie – een krachtenveldanalyse om
 te kijken welke maatschappelijke partijen bij het onderwerp betrokken zijn. De grifﬁer brengt de resultaten van zijn
 voorbereiding in bij het presidium. Alle partijen kunnen in het presidium over deze ‘actor-analyse’ meepraten en
 daarover overeenstemming bereiken. Door deze samenwerking tussen de fracties om alle belangen goed in beeld te
 krijgen, is er sprake van een ‘politiek neutrale analyse’ en ervaren alle geledingen dat er een evenwichtig beeld ont-
 staat van de argumenten van alle betrokkenen. Vervolgens worden zowel voor- als tegenstanders actief uitgenodigd
 om deel te nemen aan It Petear.




48
</pre>

====================================================================== Einde pagina 49 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 50 ======================================================================

<pre> In Gennep nodigt de raad burgers uit voor de zogenaamde Burgerontmoetingsplaats (BOP). In de uitnodiging staat
 vermeld waarover de raad met hen van gedachten wil wisselen. Het doel van de BOP is beeldvorming. Dit betekent
 dat een commissie tijdens deze sessie alleen informatie verzamelt door de meningen van burgers te peilen. Raadsle-
 den vragen actief naar argumenten van burgers. De aanwezige raads- en commissieleden gaan nog niet onderling in
 debat, dat gebeurt in een later stadium. Toch moet men constateren dat de betrokkenheid van burgers gelijk is geble-
 ven. De BOP heeft nog een onvoldoende duidelijk proﬁel als hét instrument van de raad. Daarom is nu de gedachte
 dat organisaties en sleutelpersonen uit de Gennepse samenleving gerichter zouden moeten worden uitgenodigd om
 tijdens de BOP al in een vroegtijdig stadium hun mening te geven over onderwerpen die burgers werkelijk aanspre-
 ken. De BOP zou naar gelang het onderwerp vaker op locatie gehouden moeten worden.


6.4       Agendacommissie en presidium
Een goede vergadering wordt voor een belangrijk deel buiten de vergadering zelf vormgegeven. Het komt erop aan om
buiten de vergaderingen gunstige condities te scheppen voor een goede vergadering. Het vereist regie om het geheel
van vergaderingen goed te (onder)houden. In veel gemeenten is dat een rol voor agendacommissie of presidium.
Om dat ordentelijk te laten verlopen, dient dit orgaan expliciet een scheiding te kunnen aanbrengen tussen het proces
en de politieke inhoud, zodat het proces niet wordt gepolitiseerd. Het moet mogelijk zijn ‘politiek neutraal’ te beoorde-
len of een vergadering goed is voorbereid, of de raad tot een zorgvuldige afweging kan komen op grond van de voorlig-
gende stukken.


Als de raad meer regie wil hebben op zijn eigen werk, kan er dus een ‘cockpit’ worden gemaakt. Die ‘cockpit’ kan in de
praktijk verschillende namen hebben, zoals agendacommissie of presidium. Het presidium in de ene gemeente vervult
de taken die in de andere gemeenten door de agendacommissie worden gedaan. In sommige gemeenten vormen de
fractievoorzitters het presidium samen met de burgemeester, in andere gemeenten zijn dat de commissievoorzitters of
een combinatie daarvan.


In sommige gemeenten gaat het seniorenconvent over de werkwijze van de raad, in andere gemeenten is het een klank-
bord voor de voorzitters(s). In Cranendonck zijn seniorenconvent, presidium en agendacommissie inéén geschoven. Het
gaat er niet om welke naam het beestje krijgt. Het gaat erom dat een groep mensen zich verantwoordelijk voelt voor de
voorbereiding (agendavorming, logistiek en planning) en nazorg (evaluatie en ontwikkeling) van de vergaderpraktijk,
dat er goed is nagedacht over de samenstelling, en dat de rol van de groep voor eenieder duidelijk is.


Een goede voorbereiding (en nazorg) van een vergadering, vereist antwoord op onder meer de volgende vragen:
t Is het onderwerp besluitrijp?
t Is het stuk vergaderrijp? (zie par. 6.7 Stukken)
t Is het doel van de behandeling duidelijk?
t Is het een een hamerstuk, een beslisstuk, of een verkennend stuk?
t Hoe moet het worden besproken, is het onderscheid naar B-O-B nuttig?
t Welke werkvorm is daarbij het beste passend?
t Hoe richten we het bespreekproces logistiek in ((welke) commissie, sessie, raad)?
t Wat wordt de totale agenda voor de vergadering qua volgorde, afbakening in onderwerp en tijd, aantal agendapun-
   ten?
t En na aﬂoop: hoe is het verloop en de uitkomst van de vergadering geëvalueerd?
Om de vergaderpraktijk prettig en effectief te laten verlopen, is het van belang dat er een of meer groepen zijn die zich
verantwoordelijk voelen voor het antwoord op deze vragen, en dat het voor alle betrokkenen duidelijk is welke vragen
op wiens bordje liggen.


 In Westerveld bereidt de agendacommissie de vergaderingen van commissies en raad voor. De agendacommissie
 (burgemeester als voorzitter, drie commissievoorzitters, grifﬁer en secretaris als adviseurs) maakt afspraken over de
 wijze van behandeling van de onderwerpen en verdeelt de onderwerpen over de commissies en de raad. De agenda-
 commissie ziet vooral toe op de behandeling van de onderwerpen conform de afgesproken (proces)indeling: Informa-
 tievoorziening – Oordeelsvorming – Besluitvorming en de indeling naar de status van de stukken. Ook beoordeelt de
 agendacommissie of een onderwerp voldoende is voorbereid voor beraadslaging.




                                                                                                                         49
</pre>

====================================================================== Einde pagina 50 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 51 ======================================================================

<pre> In Voorst heeft het presidium een expliciet sturende rol op de agendering en het plannen van ruimte voor de meer
 politiek relevante zaken. Daarom is het ook goed dat het presidium bestaat uit de fractievoorzitters. Zij worden ge-
 acht dit met gezag te kunnen doen. Maar het werkt óók omdat de agendaplanning in de eerste plaats wordt gezien
 als een planningsinstrument en niet als een ‘afrekeninstrument’.


6.4.1   Langetermijnagenda
Indien de raad duidelijk voor ogen heeft op welke dossiers er in het bijzonder politieke sturing dient te worden gegeven,
kan het helpen vooraf naar het college toe duidelijk te maken op welke wijze de raad wil worden bediend. Een opsom-
ming van dossiers die ‘met stip’ staan genoteerd, wordt in veel gemeenten wel een langetermijnagenda genoemd.
Deze agenda bestaat uit een selectie van onderwerpen die de raad voor de komende periode van belang vindt. Deze on-
derwerpen kunnen ook in een tijdsplanning wordt geplaatst. Via de langetermijnagenda kan de raad zijn politieke prio-
riteiten verwoorden. Een termijnagenda helpt dan óók om gewenste inbreng van burgers tijdig te vragen of mogelijk te
maken, zodat zij een rol in het proces kunnen vervullen. Maar bovenal is de termijnagenda een instrument om vanuit de
raad regie te voeren over de agenda. In dat geval is het opstellen van de langetermijnagenda meer dan een procedurele
stap. Het is in feite een politieke activiteit. Met een langetermijnagenda wordt het voor de raad en voor de ‘cockpit’ van
de raad eenvoudiger om de regie op het raadswerk te organiseren.
 In Velsen is tijdens een bijeenkomst van college en fractievoorzitters kritisch gekeken naar succes- en faalfactoren
 voor het samenspel tussen college en raad. Dat heeft tot enige verbetering geleid, maar nog steeds is de rol- en taak-
 verdeling tussen raad en college niet optimaal. De raad krijgt maar geen regie op zijn eigen werk. Er wordt gewerkt
 aan een langetermijnagenda, en nu is een aantal onderwerpen voorzien van politieke prioriteit, maar het college
 bepaalt nog altijd welke onderwerpen wanneer op de agenda van de raad komen. Het ontbreekt nog aan een onder-
 liggende planning. Ook het toespitsen van raadsstukken op politieke keuzevragen komt ondanks positieve intenties,
 nog niet voldoende van de grond. De politieke actualiteit zorgt ervoor dat bezinning op de vergaderwijze zowel bij
 college als raad in de praktijk minder prioriteit krijgt, waardoor college en raad regelmatig last hebben van elkaar,
 maar onvoldoende tijd vinden of maken om daarover met elkaar een fundamenteel gesprek te voeren.


 In Tytsjerksteradiel is men in het nieuwe model minder gaan vergaderen en de daarmee gewonnen tijd is ingezet om
 meer naar buiten te gaan. In de langetermijnagenda heeft de raad vastgelegd over welke politiek gevoelige onder-
 werpen hij zelf actief naar buiten wil treden.


6.4.2   Keuze: samenstelling en rol
Wie er plaatsnemen in de ‘cockpit’ is mede afhankelijk van de rol die aan de ‘cockpit’ wordt gegeven: procedureel of
politiek-inhoudelijk. Wanneer ook de politieke relevantie van de besluitvorming moet worden bewaakt en bevorderd,
is het een optie om de politieke leiders (veelal de fractievoorzitters) een plek te geven in de ‘cockpit’. Daarbij is het een
afweging of er een politiek evenwichtige samenstelling moet worden nagestreefd, om het draagvlak voor de keuzes in
politieke relevantie zo breed mogelijk te maken.
Als presidium en agendacommissie naast elkaar bestaan, moeten taken en samenstelling helder en adequaat op elkaar
worden afgestemd. Indien niet-fractievoorzitters fungeren als voorzitters, is het van belang dat deze voorzitters op een
goede manier betrokken zijn bij de voorbereiding van de vergadering. Het kan belemmerend werken indien een groep
raadsleden (bijvoorbeeld de fractievoorzitters in het presidium) het vergaderdoel en de vergaderorde bepalen en andere
mensen – die niet bij die bespreking aanwezig waren – dat doel en die orde vervolgens als voorzitter moeten realiseren.


 In Enschede is het presidium, bestaande uit fractievoorzitters, de politieke spelverdeler. Het presidium bepaalt de
 jaaragenda, legt de hoofdlijnen van de spelverdeling tussen raad en college vast en duidt de procesmatige en inhou-
 delijke rol ervan in actieve, passieve en gewone kaderstelling. Daarnaast is er een agendacommissie (met daarin de
 burgemeester, de grifﬁer en drie stadsdeelcommissie voorzitters) die een operationele rol vervult en verantwoordelijk
 is voor de praktische uitwerking en dagelijkse gang van zaken.


 In Velsen mag elke fractie onderwerpen agenderen voor politieke sessies. Duidelijke criteria ontbreken omdat de
 raadsleden niet willen worden ‘ingeperkt’ en dat leidt soms tot ‘ruis’ in de bespreking. Het presidium (fractievoorzit-
 ters en burgemeester) laat de organisatie van de besluitvorming veelal over aan de agendacommissie (sessievoorzit-
 ters). Het presidium bespreekt strategische zaken, zoals de inrichting van de P&C-cyclus, maar heeft nu – mogelijk
 uit politieke motieven – ook besloten de agenda’s van de vergadering vast te stellen. Het is lastig dat de ene groep
 agenda’s vaststelt voor vergaderingen die anderen moeten voorzitten. De grifﬁer moet vervolgens de agendacommis-
 sie gaan bijpraten over wat er in het presidium is besproken.

50
</pre>

====================================================================== Einde pagina 51 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 52 ======================================================================

<pre>Intermezzo: Woerden
 Gemeente                                            Provincie                       Inwonertal

Woerden                                              Utrecht                         47.912

Grifﬁer                                              Telefoon                        E-mail

de heer G. Karssenberg                               0348 428805                     karssenberg.g@woerden.nl

Korte omschrijving vergaderpraktijk

De gemeenteraad werkt per 1 september 2008 op basis van een commissiestructuur, met als commissies:
t Inwoners (onder andere zorg, maatschappelijke opvang, onderwijs, Wmo, sociale zaken, integratie).
t Omgeving (onder andere milieu, ruimtelijke ordening, wonen, handhaving, integrale veiligheid).
t Samenleving (politie, brandweer, financiën, cultuur, sport & recreatie, personeel & organisatie).
Ook is er één keer in de maand een informatiebijeenkomst/reserveavond.


De gemeenteraad wil goed contact met de inwoners en scherpe politieke discussies voeren tijdens
de raadsvergaderingen. Burgers, bedrijven en instellingen zijn uitgenodigd mee te praten tijdens
commissievergaderingen. Dit element heeft men als waardevol element uit het Voorster vergadermodel gehandhaafd
toen men besloot dit vergadermodel (waarmee men begin 2007 was gestart) weer te verlaten.

Structuurkenmerken

Vergaderdoelen          Gelijktijdig         Vaste               Naar vaste inhoud   Altijd plenair    Vaste
gescheiden?             vergaderen?          deelnemers?         vergaderen?         vergaderen?       spreektijd?
                                                                                                       per sessie en/
                                                                                                       of spreker

Nee                     Nee                  Nee                 Ja                  Nee               Ja, per sessie,
                                                                                                       niet per
                                                                                                       spreker



Doelen/motieven
Ongeacht de vergaderstructuur koerst de raad op:
t   een goede interactie met burgers;
t   tijd en ruimte voor politieke profilering;
t   vergroting van doelmatigheid en doeltreffendheid; en
t   een leuker vergaderproces.


De jas die niet paste
Woerden heeft zijn vergaderstructuur de afgelopen twee jaar twee keer aangepast. Op 1 januari 2007 werd het
model Voorst ingevoerd. De commissies werden afgeschaft en daarvoor in de plaats kwamen rondetafelgesprekken,
parallelle sessies en aparte informatiebijeenkomsten. De plenaire raadsbijeenkomsten werden opgeknipt in een
aparte meningsvormende en een aparte besluitvormende raadsvergadering. Op die manier wilde de raad de
contacten met burgers versterken, tijd nemen voor een meer uitgesproken profilering, doelmatiger en efficiënter
vergaderen en ‘last but not least’ het plezier in het raadswerk vergroten.
Terugkijkend oordeelt een aantal deelnemers dat dit alles maar zeer ten dele is geslaagd.
Wat ging er mis? Het belangrijkste is wel dat een aantal vooraf gestelde doelen onvoldoende aansloot op de
vergaderwensen en -verwachtingen van een groot aantal raadsleden. De raad trok die conclusie nadat de resultaten
van een enquête (waaronder een groot aantal open vragen, zodat er flink ‘gespuid’ kon worden) onder alle
raadsleden op een rijtje waren gezet.
Het Voorster model opende weliswaar meer mogelijkheden om met burgers in gesprek te komen, maar de
vergaderpraktijk die met dit model meekwam, leidde – naar het oordeel van de raadsleden – tot een veel te druk
bezette agenda en hier en daar ook een onoverzichtelijk aantal werkvormen met aparte spelregels. Het werd te veel
als een blauwdruk ervaren. Ook het college was niet erg te spreken over de nieuwe werkwijze.




                                                                                                                         51
</pre>

====================================================================== Einde pagina 52 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 53 ======================================================================

<pre> Te veel participatie?
 Voor de rondetafelgesprekken werden burgers en maatschappelijke instellingen actief uitgenodigd.
 Dat werkte in het begin wel goed, maar na verloop van tijd werd ook bij verschillende participanten een zekere
 vermoeidheid geconstateerd, vaak omdat die hun zegje al bij het college hadden gedaan. Op het uitnodigingenbeleid
 zat ook niet altijd een centrale regie. In de huidige situatie verloopt het uitnodigingenbeleid via de griffie.
 De gesprekken hadden tot doel dat de raadsleden zich informeerden, zodat zij later in het proces geïnformeerd het
 gesprek konden voeren met het college. Wat de politiek met de geleverde inbreng ging doen, kwam dus pas later
 aan de orde. Dat werd door de externe deelnemers niet altijd als bevredigend ervaren.


 Samenspel raad - college verliep stroef
 Ook het samenspel tussen raad en college verliep in de nieuwe vergaderstructuur niet naar behoren.
 Raadsleden waren gewend om in de commissie (de oude structuur dus) te argumenteren en standpunten uit te
 wisselen. In de nieuwe situatie was de plenaire raad opgesplitst in een meningsvormend en een besluitvormend deel.
 Wat gebeurde was dat de fracties op basis van de nieuwe structuur hun politieke inbreng moesten ‘sparen’ voor de
 meningsvormende raadsvergadering en in de rondetafelgesprekken hun inhoudelijke stellingname voor zich moesten
 houden. Verschillende raadsleden hadden daar moeite mee. Bovendien leidde het college daaruit af dat de raad het
 eens was met een collegevoorstel, maar dat kon dan in de raad toch nog anders uitpakken.
 Ook de inbreng van het college kwam niet altijd even goed uit de verf in de meningsvormende raadsvergadering,
 aangezien het de bedoeling was dat het gesprek nu juist tussen de fracties zou plaatsvinden. Een ander kenmerk van
 het Voorster model, namelijk de knip – ook in de tijd – tussen de oordeelsvormende en besluitvormende (plenaire)
 raad, sloot niet aan op de ideeën over adequate en voortvarende besluitvorming. Dit leidde regelmatig tot discussies
 over de effectiviteit van het gekozen model.


 Terug naar een ‘commissie-plus’ model: sneller, efﬁciënter, burgers blijven welkom
 De besluitvorming verloopt nu onbetwist een stuk sneller. Tegelijkertijd worden de dossiers beter gestructureerd en
 voorbereid besproken. Eén punt heeft men van het Voorster model gehandhaafd: de mogelijkheid om burgers en
 maatschappelijke instellingen ruim inbreng te laten leveren in de commissies. Daarbij is er tevens sprake van politieke
 meningsuitwisseling.


 Lessen
 Belangrijke leerpunten zijn dat doelstellingen met betrekking tot dualisering, zoals burgerparticipatie, niet altijd
 vanzelfsprekend aansluiten op ‘werkwensen’ van raadsleden. Ambities met betrekking tot bestuurlijke vernieuwing
 werken niet als ze buiten de raadsleden zelf liggen. Voor deze personen is de terugkeer naar het commissiemodel een
 verantwoorde beslissing, want dat model past het beste bij de vormgeving van hun raadslidmaatschap. Het raadslid
 dat zich uitsluitend wil beperken tot bijvoorbeeld ruimtelijke ordening en er prijs op stelt in hetzelfde gezelschap
 daarover eenmaal per maand van gedachten te wisselen, is het best gebaat met een commissiestructuur met vaste
 deelnemers. Ook de collegeleden stellen een vast aanspreekpunt in de raad op prijs.




6.5     Voorzitters
De kwaliteit van een vergadering wordt voor een groot deel bepaald door de kwaliteit van de voorzitter. Voor een
ordentelijk verlopende vergaderpraktijk is het van belang dat goed wordt afgesproken (en nageleefd) welke rollen voor-
zitters dienen te vervullen, wie geschikt is als voorzitter en aan welke regels de voorzitters zich dienen te houden.
In het monistische stelsel was weinig discussie over wie de vergaderingen voorzat: de burgemeester zat de gemeente-
raad voor en de wethouders ‘hun’ vakcommissies. Nu gemeenten steeds creatiever zijn geworden in werken met gevari-
eerde vergaderpraktijken, is ook een veelheid aan mogelijkheden ontstaan om de rol van voorzitter in te vullen.


6.5.1   Voorzittersrollen
Een voorzitter van vergaderingen – hetzij van de raad, een commissie, een deelsessie of andere raadsbijeenkomsten –
kan binnen en buiten de vergadering verschillende rollen vervullen. In de meeste gemeenten kiest men ervoor dat een
voorzitter zijn of haar politieke pet afzet en zich neutraal ten dienste stelt van een ordentelijk politiek proces.
De rol van neutrale voorzitter kan op verschillende manieren worden ingevuld en uitgebouwd (zie Kader 4).




52
</pre>

====================================================================== Einde pagina 53 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 54 ======================================================================

<pre>Kader 4: Neutrale voorzittersrollen
De basisrol is die van technisch voorzitter. De rol omvat zaken als het bewaken van het Reglement van orde, de agenda
en (spreek)tijd en bewaken dat de vragen worden beantwoord. De basisrol kan verder worden uitgebouwd met onder-
staande vier rollen.


Als controller heeft de voorzitter een rol in het bewaken en bevorderen van de kwaliteit van het besluitvormingsproces.
Hij stelt vragen als: is het voorstel vergaderwaardig, hebben we alle relevante informatie, et cetera.


In de rol van politiek organisator vervult de voorzitter een politieke procesrol: hij/zij ondersteunt het werk van de raad
als politiek orgaan, zonder zelf politiek-inhoudelijk mee te sturen. Het gaat om het organiseren van de besluitvorming
door onder meer het bundelen van agendapunten, het bewaken van de termijnagenda en het organiseren van de aan-
dacht op de politiek relevante zaken.


Als moderator ondersteunt de voorzitter verschillende wijzen van vergadering passend bij het doel van de bespreking.
Hij komt met voorstellen voor werk- en vergadervormen en faciliteert de vergadering vervolgens op deze vormen.


De voorzitter kan tenslotte de rol van omgangsvormer vervullen, en stimuleren dat de raad een gemeenschappelijk
beeld ontwikkelt van wenselijke omgangsvormen en -regels (zoals beleefdheid, openheid en respect), en de raad vervol-
gens ondersteunen in het bewaken van die regels.


Het komt voor dat voorzitters zelf inhoudelijk deelnemen aan de vergadering. Zij hebben dan in feite twee petten op.
Die petten kunnen zij zoveel mogelijk expliciet scheiden, maar ze kunnen ook impliciet vanuit een neutrale positie poli-
tiek bedrijven. Dat kan, mits alle deelnemers aan de vergadering dit accepteren en het geen afbreuk doet aan de rol van
neutrale voorzitter. Over het algemeen beperkt een inhoudelijke rol die van de neutrale: het is lastig om als voorzitter
actief ervoor te zorgen dat de deelnemers zich richten op politiek wezenlijke zaken als de voorzitter zelf inhoudelijk
deelneemt. Een interventie door de voorzitter wordt gauw ervaren als inhoudelijk politieke sturing. Het vervullen van
een neutrale voorzittersrol vereist veelal dat de voorzitter boven de partijen staat.


    In Heerenveen investeren de voorzitters van It Petear in hun vaardigheden om adequaat in te spelen op emoties en
    het kanaliseren van uiteenlopende inbreng. Dat vraagt allemaal veel meer dan alleen technisch voorzitterschap. Voor-
    zitters moeten kunnen inspelen op onverwachte inbreng en wendingen in het gesprek. Ook moeten voorzitter en
    raadsleden extra investeren om een slag dieper te komen in de vraag- en probleemstelling. Dat vereist het vermogen
    om goede ‘onderzoeksvragen’ te stellen. Er wordt kortom een groter appèl gedaan op de voorbereiding door voorzit-
    ters en raadsleden. In het ontwikkelingstraject naar verdere vervolmaking is training en opleiding van de voorzitters
    nu het eerste aandachtspunt.


    In Leek is een gezamenlijke keuze gemaakt voor de nieuwe werkwijze onder het motto: niet alles tot op de millimeter
    willen voorzien en overzien, maar werkendeweg kijken hoe dingen werken en of er nadere invulling moet plaats-
    vinden. Tegen die achtergrond gaat de voorzitterspoule eerst ervaring opdoen voordat ze leervragen formuleert die
    eventueel tot een voorzitterstraining zouden kunnen leiden.


    In Amersfoort worden de voorzitters aangemoedigd het onderwerp beter neer te zetten, óók ter wille van de aan-
    wezige toehoorders. De voorzitters zijn tevens uitgenodigd de discussie inhoudelijk aan te zwengelen, én hen wordt
    gevraagd snelheid in het debat te brengen door politieke keuzes toe te lichten.


6.5.2     Wie zit voor?
Wordt het voorzitten van de commissies of deelsessies van een vergadering gekoppeld aan persoonlijke competenties
of aan een bepaalde functie, bijvoorbeeld fractievoorzitters? Het een sluit het ander natuurlijk niet uit. In sommige ge-
meenten zijn het de fractievoorzitters die sessies voorzitten. Als fractievoorzitters raadsdiscussies voorzitten, kan er een
spanning ontstaan tussen hun rol als politiek leider en hun rol als (technisch) voorzitter. In sommige gemeenten worden
externen ingehuurd om de vergaderingen voor te zitten.7




7    Dit kan overigens alleen indien er geen sprake is van een formele raadscommissie ex artikel 82 gemeentewet. Lid 4 schrijft voor
     dergelijke commissies door een raadslid worden voorgezeten.

                                                                                                                                       53
</pre>

====================================================================== Einde pagina 54 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 55 ======================================================================

<pre> Aanvankelijk hadden sommige fractievoorzitters in Apeldoorn aarzelingen ten aanzien van het voorstel dat zij de ses-
 sies zouden voorzitten, omdat zij hun handen wilden vrijhouden voor hun fracties en contact met burgers. Inmiddels
 werkt het in Apeldoorn als een voordeel dat fractievoorzitters de sessies voorzitten. Zij nemen hun verantwoordelijk-
 heid en hebben ook ‘gezag’. Een kanttekening is dat hun rol als politiek leider soms als te sturend wordt ervaren.


 In Doetinchem houdt men Luisterzittingen ter voorbereiding op politieke besluitvorming. Daarvoor worden inwoners
 en experts actief door de raad uitgenodigd om hun beleving van en ervaring met een vraagstuk met de raad te delen.
 Het beslaat één, soms twee avonden. De avond wordt geleid door een externe gespreksleider. Dit helpt om de luis-
 terende rol van de raadsleden te realiseren. De taak van de externe voorzitter is vooral om het publiek zo veel en zo
 gericht mogelijk aan het spreken te krijgen. De voorzitter bewaakt dat raadsleden alleen maar vragen stellen en niet
 met elkaar of met het publiek in debat gaan.


6.5.3    Vaste voorzitters?
Veel gemeenteraden werken met vaste voorzitters voor deelsessies of commissies. De voordelen daarvan zijn dat deze
veel ervaring opdoen met voorzitten, intensief begeleid of getraind kunnen worden en gezicht en gezag krijgen als ‘de’
voorzitter.
Er zijn echter ook gemeenten die er bewust voor kiezen niet met vaste voorzitters te werken. Wanneer er gewerkt wordt
met een ﬂexibele indeling (en samenstelling) van sessies kan ervoor worden gekozen om per geval te bezien wie de be-
treffende sessie het beste kan voorzitten. Daarnaast leert de ervaring dat wanneer de keuze is om niet met een poule van
voorzitters te werken, maar ervanuit te gaan dat in principe iedereen de rol van voorzitter moet kunnen vervullen, dit het
inzicht van alle raadsleden kan vergroten voor wat er zoal komt kijken om een vergadering goed te laten verlopen.


 In Leek kan in principe elk raadslid een keer sessievoorzitter zijn. Van de 17 raadsleden hebben er 7 plaatsgenomen
 in een voorzitterspoule die tevens de agendacommissie vormt. Maar mocht het zo uitkomen – door ziekte, vakantie,
 woordvoerderschap ten aanzien van een speciﬁek geagendeerd onderwerp – dan is elk raadslid in principe bereid de
 rol van voorzitter te vervullen. Er zijn dus ook geen ofﬁcieel door de raad benoemde voorzitters. Bijkomend aspect is
 dat alle raadsleden zich inleven in de noden en mechanismen waarmee een voorzitter te maken kan krijgen.


 Apeldoorn werkt met een vaste selecte groep voorzitters: de fractievoorzitters die ook het presidium vormen. Als cul-
 tuurdragers van het proces houden ze elkaar scherp. Inmiddels werkt men al een tijd op deze manier, raakt de cultuur
 steeds meer verankerd en nodigen zij nu ook andere raadsleden uit om zo nu en dan een sessie voor te zitten.


6.5.4    Spelregels of vrijspel?
Zijn er systematische afspraken over rol en taakinvulling van de voorzitter of wordt het aan de voorzitter overgelaten
hoe de vergadering vorm wordt gegeven? Welke mate van improvisatie en variatie is wenselijk? Het is mogelijk om per
vergadervorm een vaste procesbeschrijving te maken waarlangs de voorzitter de vergadering moet leiden. Een optie is
ook om variatie toe te laten, en toe te staan dat een voorzitter soms (al dan niet gemotiveerd) afwijkt van de afgespro-
ken vergaderorde. Een andere mogelijkheid is om de vergaderorde geheel de verantwoordelijkheid van de voorzitter te
maken. Dat laatste heeft als voordeel dat hij optimaal kan inspelen op omstandigheden, maar als nadeel dat het verloop
van de vergadering onvoorspelbaar kan worden. Bij het bepalen in welke mate de vergaderregels verankerd (moeten)
worden, moet ook rekening worden gehouden met wie binnen die regels de rol van voorzitter kan vervullen: sommigen
ervaren het als houvast om een vaste procedure te hanteren, terwijl anderen die als knellend ervaren. Uiteraard moeten
procesbeschrijvingen niet heilig worden, ze zijn geen doel op zich, maar het uitwerken van een ordentelijk verloop van
de vergadering kan bijdragen aan beter inzicht in gewenste doel en inrichting van de vergadering.


Vier gouden regels voor voorzitters
Voor vrijwel elke vergadering kunnen voorzitters baat hebben bij de volgende vier algemene regels:
1 Maak vooraf voor deelnemers en publiek duidelijk wat het doel van de bespreking is: gaat het om beeldvorming,
     oordeelsvorming, besluitvorming en/of publieke verantwoording?
2 Ga aan het begin van de bespreking na of er bij alle deelnemers overeenstemming bestaat over het doel van de
     discussie. Ga pas door met de bespreking als deze overeenstemming er is.
3 Houd u aan het doel van de discussie. Zorg ervoor dat beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming gescheiden
     plaats vinden. Als bijvoorbeeld tijdens de besluitvorming relevante nieuwe informatie op tafel komt, kan dit aan-
     leiding zijn om de besluitvorming even stop te zetten en opnieuw tot beeldvorming te komen. In elke fase kan het
     nodig zijn te verhelderen wat iemand zegt of bedoelt (ook dit maakt onderdeel uit van beeldvorming).


54
</pre>

====================================================================== Einde pagina 55 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 56 ======================================================================

<pre>4 Geef een korte samenvatting van de geleverde inbreng en markeer de plaats in het proces die de bijeenkomst
     inneemt: geef aan wat er verder gaat gebeuren.


    In Den Bosch krijgen fracties in de raadsvergadering het woord in volgorde van fractiegrootte, terwijl in de commis-
    sies de voorzitter zelf bepaalt wie het eerst het woord krijgt. In het laatste geval heeft een voorzitter meer mogelijk-
    heden om het debat te sturen door bijvoorbeeld eerst een voorstander het woord te geven.


    In Doetinchem heeft men de eerste en tweede termijn in de commissies laten vervallen. Het werken met termijnen
    stamde uit de tijd dat commissiewerk vooral het bevragen van de wethouder was: in de eerste termijn werden vragen
    gesteld en in de tweede termijn werd gekeken welke vragen nog onvoldoende beantwoord waren. Omdat men
    nu ook in de commissie opiniërend bezig wil zijn, is het meer een open beraadslaging geworden, waarin vragen en
    meningen elkaar afwisselen. De ervaringen zijn zeer positief. Er vindt vrijere discussie plaats. Fractiewoordvoerders
    reageren directer op elkaar en er is meer ruimte voor interactie met het publiek.


6.5.5     De burgemeester
Toezien op de kwaliteit van de besluitvorming is de wettelijke plicht van de burgemeester. De burgemeester heeft daar-
voor ook een goede uitgangspositie: als voorzitter van raad en college dient hij de vergaderingen van beide besluitvor-
mende organen van de gemeente in goede banen te leiden. Verder kan hij of zij8 in het driehoeksoverleg samen met
grifﬁer en gemeentesecretaris een belangrijke bijdrage leveren aan het bewaken en verbeteren van de kwaliteit van het
politieke proces.
De zaken die hiervoor zijn benoemd voor voorzitters, gelden natuurlijk ook voor de burgemeester in zijn functie van
voorzitter, en worden hier niet herhaald.


De burgemeester heeft als voorzitter van zowel college als raad een grote invloed op de vergaderpraktijk. Wanneer er
een nieuwe burgemeester moet worden benoemd, kan de raad via de proﬁelschets en de vertrouwenscommissie een
ﬂinke invloed uitoefenen op wie zijn voorzitter wordt en daarbij bevorderen dat het type voorzitter dat wordt gezocht
en benoemd aansluit bij de gewenste vergaderpraktijk. Het is verstandig, dat goede afspraken worden gemaakt tussen
de raad en de voorzitter over de wederzijdse wensen en verwachtingen, en dat daarover regelmatig gesproken wordt.
Raad en burgemeester kunnen de functioneringsgesprekken gebruiken om na te gaan of de burgemeester zijn taken
als voorzitter tot wederzijdse tevredenheid invult, maar het is ook mogelijk daar minder formele momenten voor aan te
grijpen of te creëren.


Het is van belang hierover goed met elkaar van gedachten te wisselen, omdat een burgemeester meer is dan technisch
voorzitter. Hij vervult in een gemeente diverse rollen. Daarbij kan hij eigen accenten leggen, maar moet hij ook rekening
houden met wat raad, college, ambtelijke organisatie, maar ook burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen van
hem verwachten.


Rollen van de burgemeester
t "MTsymbolisch leider vertegenwoordigt hij het gemeentebestuur naar buiten en is hij het ´publieke gezicht´ van de
     gemeente, onder meer bij ceremoniële bijeenkomsten.
t )JKLBOPQUXFFNBOJFSFOPQFSFSFOBMTbestuurder: de burgemeester is enerzijds een zelfstandig orgaan, belast met
     het handhaven van de openbare orde. Daarnaast kan hij als collegelid ook dossiers behartigen die tot de portefeuille
     van een wethouder kunnen behoren, zoals ﬁnanciën of communicatie.
t "MTkwaliteitsbewaker bewaakt en stimuleert hij de kwaliteit van het gemeentebestuur, waaronder een ordentelijke
     besluitvorming, goede procedures voor burgerparticipatie en zorgvuldige behandeling van klachten en bezwaar-
     schriften.
t )JKLBOPPLPQFSFSFOBMTprocesbegeleider of coach, waarbij hij het samenspel tussen partijen bevordert zodat
     politiek-bestuurlijke processen op een goede manier verlopen.
t5PUTMPULBOIJK[JDIPPLBMTpoliticus opstellen. Burgemeesters kunnen zich bijvoorbeeld proﬁleren op thema´s als
     veiligheid, kwaliteit van dienstverlening en integer bestuur.


Het vergt behendigheid van een burgemeester om deze rollen op een goede manier naast elkaar te vervullen of af te
wisselen. Rollen als symbolisch leider, kwaliteitsbewaker en coach, vragen om een onafhankelijke positie waarbij de
burgemeester boven de partijen staat. Als bestuurder en politicus is hij echter zélf partij. Er zijn burgemeesters die met



8    Verder gaan we omwille van de leesbaarheid uit van een mannelijke burgemeester.

                                                                                                                               55
</pre>

====================================================================== Einde pagina 56 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 57 ======================================================================

<pre>succes laveren tussen alle rollen, meestal door zich bij alle rollen wat terughoudend op te stellen. Een actieve interventie
als procesbegeleider om via andere werkvormen aan te sturen op meer politiek debat tijdens een vergadering, is moeilijk
te combineren met een uitgesproken inhoudelijke bemoeienis met het onderwerp dat aan de orde is. In sommige ge-
meenten draagt de burgemeester de voorzittershamer tijdelijk over aan de plaatsvervangend voorzitter wanneer hij als
portefeuillehouder het woord moet voeren.


De burgemeester moet ook laveren tussen raad en college. Kan hij vanuit een neutrale positie beide partijen verbinden,
wordt hij vermalen tussen beiden, of kiest hij voor één van beiden? Hij kan deze spanning hanteerbaar maken door van-
uit een procesondersteunende rol constructieve samenwerking tussen raad en college te bevorderen, bijvoorbeeld door
aan te sturen op een heldere taakverdeling tussen beide partijen.
Tot slot moet de burgemeester niet alleen het gemeentebestuur, maar ook de burgers vertegenwoordigen. Hij is in de
meeste gemeenten de best bekende bestuurder. Het is de vraag of de burgemeester de verwachtingen die burgers van
hem hebben – en de verwachtingen die hij soms zelf wekt – ook binnen en buiten het gemeentehuis kan waarmaken.
Deze spanning is gemakkelijker hanteerbaar indien burgers vooral verwachten dat de burgemeester een verbinder is die
boven de partijen staat.


    De burgemeester van Heerenveen vindt zijn dubbele pet als voorzitter van zowel raad en college – door sommigen
    als een spagaat benoemd – een waardevol onderdeel van de functie: ’In het college loop ik ver met de raad mee en in
    het presidium houd ik het collegebelang in de gaten. Ik zie de spagaat niet als een probleem, die positie is juist een
    belangrijk element’.


    De positie van de burgemeester als voorzitter van het presidium (in sommige gemeenten als lid van het presidium)
    kan spanning opleveren als hij zijn verbindingsrol te veel inhoudelijk invult. Het gevaar dreigt dan dat hij als bood-
    schappenjongen tussen college en presidium heen en weer pendelt. Die spagaat kan worden voorkomen door – zoals
    dat bijvoorbeeld in Apeldoorn gebruikelijk is – de spelregel te hanteren: wethouders die iets willen inbrengen in het
    presidium vragen zelf belet.




6.6       Grifﬁer
Hoezeer de grifﬁers9 in Nederlandse gemeenten ook verschillen in de manier waarop ze hun functie invullen, één ding
staat vrijwel altijd hoog op zijn of haar takenlijst: een goede voorbereiding van de vergaderingen (agenda, stukken,
insprekers, locatie, uitnodigingen, et cetera). De grifﬁer is in veel gemeenten de stille kracht achter de vergaderpraktijk.
De verschillende modellen en het ontstaan daarvan, zijn voor een belangrijk deel verweven met de mogelijkheden en de
ambities van (gemeenteraden met) de grifﬁers, en keuzes voor hun rol en zichtbaarheid.


6.6.1     Rolinvulling en taakopvatting
De rolinvulling van de grifﬁer kent ﬂinke variatie. Een grifﬁer kan zich (laten) beperken tot een uitvoerende rol, tot se-
cretariële taken om de vergaderingen soepel te laten verlopen. De rol van de grifﬁer kan ook verder gaan, door er taken
als kwaliteitsbewaking of zelfs /verbetering aan te verbinden. Kortom: de grifﬁersfunctie kan op verschillende manieren
worden ingevuld. Oplopend in complexiteit onderscheiden we vijf verschillende rollen, van waaruit grifﬁers ook verschil-
lend kijken naar vergaderingen (zie Kader 5).




9    Omdat veel griffies in praktijk uit één persoon bestaan, wordt gemakshalve steeds gesproken van ‘griffier’.

56
</pre>

====================================================================== Einde pagina 57 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 58 ======================================================================

<pre>Kader 5: Mogelijke rollen grifﬁer en bijbehorende visie op vergaderen10


Rol                             Kenmerken rol                       Visie op vergaderen
1. Logistiek-secretarieel       Geringe vrijheid van handelen       Een vergadering moet volgens de regels verlopen
                                Technisch karakter
                                Korte termijn
2. Procesbeheer/voort-                                              Het vergaderproces moet ordentelijk worden ingevuld
gangsbewaker
3. Inhoudelijke ondersteu-      Vrijheid van handelen               Een vergadering moet inhoudelijke kwaliteit hebben
ning                            Politiek gevoelig
                                Inhoudelijke kennis vereist
                                Belangentegenstellingen
                                Korte termijn


4. Interne ontwikkeling         Vrijheid van handelen               Vergaderen als instrument om de rol van de raad en
                                Politiek gevoelig                   interactie raad-college te verbeteren
                                Brede kennis nodig
                                Belangentegenstellingen
5. Externe ontwikkeling         Veel aspecten                       Vergaderen als instrument van bestuurlijke vernieuwing
                                Lange termijn                       met een extern perspectief



Welke rol passend is, komt in essentie neer op de vraag of de bestaande bestuurscultuur wel of niet als een vaststaand
gegeven wordt beschouwd. Als de raad tevreden is met de bestaande werkwijze, of daar om andere redenen geen
verandering in wenst aan te brengen, is het niet aan te raden om de grifﬁer een ontwikkelrol toe te delen. Hoe groter
de veranderwens en -bereidheid van de raad zijn, hoe meer de grifﬁer van secretarieel raadsmedewerker moet kunnen
opschuiven richting ontwikkelaar.


Afhankelijk van de rol die raad en de grifﬁer wenselijk en mogelijk achten voor de grifﬁer, kan vervolgens worden nage-
gaan welke taken wel tot die van de grifﬁer behoren en welke niet. Taken als communicatie/voorlichting, ondersteuning
rekenkamerfunctie, administratief-secretariële werkzaamheden, commissieondersteuning en ontwikkeling van de raad,
kunnen op verschillende manieren geregeld worden: deze taken kunnen door de grifﬁer worden vervuld, worden weg-
gezet in de ambtelijke organisatie of worden uitbesteed aan derden.


 In Venlo heeft de grifﬁe een expliciete taak om te zorgen voor de interne ontwikkeling. Zo volgden alle grifﬁemede-
 werkers een ‘coach to coach’-cursus om raadsleden te coachen.


 In Enschede heeft de grifﬁer een inhoudelijk ondersteunende rol bij die dossiers waar de raad op basis van de met het
 college gemaakte afspraken een actieve rol heeft en raadsleden als rapporteurs aan de raad verslag uitbrengen.

6.6.2   Actief of passief: ruimte krijgen, ruimte maken
Binnen elk van de vijf rollen die hiervoor zijn geschetst, kan de grifﬁer actief werken aan interne of externe ontwikke-
ling of een meer ‘passieve’ houding aannemen als opdrachtnemer. Een rol als procesbeheerder kan bijvoorbeeld worden
vervuld door het proces goed te registreren, of actief door waar nodig in te grijpen. Een rol als intern ontwikkelaar kan
passief worden ingevuld door het uitvoeren van plannen van de raad, maar ook actief worden ingevuld door zelf plan-
nen te ontwikkelen. Van belang daarbij is de ruimte die de grifﬁer van de raad krijgt (krijgt hij een duidelijke opdracht
of mandaat van de raad?), maar ook welke ruimte de grifﬁer voor zichzelf maakt (denkt de grifﬁer in mogelijkheden of
problemen en is hij of zij in staat om te veranderen?). Als een grifﬁer mede is aangesteld om veranderingen te onder-
steunen, krijgt hij of zij te maken met alle vragen, spelers en schakels die in deze publicatie zijn besproken. De kwantiteit
(en kwaliteit) van het grifﬁewerk verschilt per model. Zo is het denkbaar dat een grifﬁer minder regelwerk heeft bij een
vaste traditionele commissiestructuur dan bij een per keer anders in te richten carrousel. Velsen werkt met een verga-
derfrequentie van twee weken, waardoor de grifﬁer continu bezig is met voorbereiden én afhandelen en de werkdruk
navenant hoog is.
Wanneer de raad een goede opdrachtgever is van de grifﬁer, wordt ook aan zijn persoonlijke en professionele ontwik-


10 Deels ontleend aan Notitie opzet griffie, gemeenten Sassenheim, Voorhout en Warmond, d.d. 7 maart 2005:
   www.vng.nl/praktijkvoorbeelden/BR/2005/173946.pdf

                                                                                                                            57
</pre>

====================================================================== Einde pagina 58 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 59 ======================================================================

<pre>keling aandacht besteed. Daarbij is het van belang om de motieven van de grifﬁer zelf in ogenschouw te nemen. Als de
grifﬁer zwaar inzet op ontwikkeling van de raad, waarom doet hij of zij dat? Wil de grifﬁer de positie van de raad, of
zijn eigen positie verbeteren of veilig stellen? Eerder gaven we al het – theoretische – voorbeeld van een grifﬁer die zich-
zelf wil proﬁleren en daarom zwaar inzet op betere (lees: zwaardere) grifﬁeondersteuning bij raads- en commissieverga-
deringen. Ook bij grifﬁers is soms sprake van onderliggende motieven. De werkhouding en -opvatting van de grifﬁer is
van groot belang voor een effectieve vergaderpraktijk.
Het is van groot belang dat goede afspraken worden gemaakt tussen de raad en de grifﬁer over de wederzijdse wensen
en verwachtingen, en dat dit met zekere regelmaat besproken wordt. Raad en grifﬁer kunnen functioneringsgesprek-
ken gebruiken om na te gaan of de rollen van raad als opdrachtgever en van grifﬁer als opdrachtnemer tot wederzijdse
tevredenheid worden ingevuld, maar het is ook mogelijk daar minder formele momenten voor aan te grijpen of te
creëren.


 Het vergadermodel in Voorst is voor een belangrijk deel ontwikkeld en succesvol geworden door de rol die de grifﬁer
 vervult. In het model is het van groot belang dat er een strikt onderscheid wordt gemaakt tussen Beeldvorming en
 Oordeelsvorming. De grifﬁer heeft gestimuleerd dat er in de tijd een knip zit tussen beide fasen, en stimuleert daar-
 naast dat de fasen ook gemarkeerd en onderscheiden worden door te bevorderen dat er verschillende werkvormen
 worden ingezet. Daarnaast is de rol die hij vervult in het driehoeksoverleg van groot belang voor het goed (onder)
 houden van de vergaderpraktijk.


 In Cranendonck – waar men werkt met één vaste vergaderavond voor de raad – bewaakt de grifﬁer scherp dat de
 raad niet op andere momenten toch weer bijeen moet komen, bijvoorbeeld op uitnodiging van het college. Voor
 iedereen moet helder zijn: wat zijn raadsbijeenkomsten en wat niet? Presidium en grifﬁer varen daarin een ‘harde’
 koers vanuit de gedachte: als we de teugels laten vieren komt het principe in gevaar.


6.7     Stukken
Wat betreft de schriftelijke voorbereiding van vergaderingen komt het aan op het laveren tussen aan de ene kant de
spreekwoordelijke enveloppe met raadsstukken die niet door de brievenbus past en aan de andere kant het A-4tje met
politiek relevante informatie. Een raad die te weinig informatie ontvangt kan zijn werk niet goed doen, maar hetzelfde
geldt voor een raad die te veel informatie ontvangt. In veel gemeenten worden raadsleden door het college overladen
met informatie, zodat dat de raad geen informatie mist. Een bewuste selectie van informatie is echter vereist: welke
stukken moeten op welk moment naar de raad? De relatie tussen vergaderwijze en vergaderstukken is vergelijkbaar met
de aloude vraag van de kip en het ei: enerzijds weerspiegelen de stukken de bestaande vergaderpraktijk, anderzijds sti-
muleren stukken de raad om een bepaalde rol al dan niet te pakken. Als de raad kiest voor een bescheiden passieve rol,
en zich vooral richt op het volgen van de activiteiten van het college, dan zijn afzonderlijke stukken voor de raad niet
echt nodig. Als de raad echter politieke keuzes wil kunnen maken en raad en college nadrukkelijk eigenstandige rollen
(moeten) vervullen, dan is het een vereiste dat de raadsstukken zijn afgestemd op de taken van de raad (zie Kader 10).


6.7.1   Beleidsstukken
Eén van de factoren die effectief en efﬁciënt vergaderen sterk beïnvloeden, is de kwaliteit van de onderliggende be-
leidsstukken en met name de mate waarin die stukken de beraadslaging in commissies, sessies of raadsvergaderingen
faciliteert.
Hoe een beleidsmedewerker beleidsstukken ook opstelt, hoe collegevoorstellen er ook uitzien: het is van groot belang
dat de informatie uit de stukken de raad in zijn kernrollen ondersteunt. Dat betekent dat bij het opstellen van de stuk-
ken de politieke behandeling ten behoeve van volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle door de raad leidend
is. Vanuit die gedachte richten ideale raadsstukken zich uitsluitend op de politieke relevantie van een onderwerp en
roeren zij geen uitvoeringsgerichte zaken aan: die laat de raad immers aan het college. Beleidsstukken waarin aspecten
van politieke besluitvorming en uitvoering van beleid door elkaar lopen, nodigen de raad als het ware uit om zich met
uitvoeringszaken te bemoeien!


Een duidelijk accent op de politiek relevante aspecten maakt het bovendien gemakkelijker om heel precies het doel van
de behandeling van het stuk aan te geven. En voor commissie- c.q. sessievoorzitters is het vervolgens veel eenvoudiger
om dat doel van de behandeling scherper te benoemen en te handhaven.
Tenslotte: zo werkend kan tevens een ander taalgebruik ontstaan. In overlegsituaties en in de wandelgangen heet het dan
niet langer: ‘Hoe krijgen we dit voorstel door de raad?’, maar ‘Hoe kunnen we de raad optimaal in stelling brengen?’



58
</pre>

====================================================================== Einde pagina 59 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 60 ======================================================================

<pre>Eisen aan een beleidsstuk voor de raad
Wanneer de raad er voor kiest om een eigenstandige (duale) rol te vervullen in het politieke proces en daarbij de regie
wenst te nemen, kunnen de volgende eisen worden gesteld aan een goed vergaderstuk:
t )FUNBBLUEVJEFMJKLXBBSXFTUBBOJOIFUQSPDFT XBUEFSBBEUPUEBOUPFIFFGUHFEBBOFOXBUEFWFSWPMHTUBQQFO
   voor de raad zijn.
t )FUEPFMFOEFCFIBOEFMJOHWBOIFUTUVL[JKOEVJEFMJKLPNTDISFWFOFOIFUTUVLTMVJUEBBSPPLCJKBBO
t )FUHFFGUFFOLPSUFTDIFUTWBOEFQSPCMFNBUJFLFOSFMFWBOUFPOUXJLLFMJOHFO
t )FUCFWBUFFOPWFS[JDIUWBOEFCFTUBBOEFLBEFST
t )FUMBBU[JFOXBUFSJOEFTBNFOMFWJOHPWFSEJUPOEFSXFSQMFFGU
t )FUCFWBUFFOIFMEFSPWFS[JDIUWBOQPMJUJFLSFMFWBOUFLFV[FWSBBHTUVLLFO
t )FUGPDVTUOJFUPQCFTUVVSTPGVJUWPFSJOHT[BLFO
t )FUCJFEUSVJNUFFOTUJNVMBOTBBOQPMJUJFLFBGXFHJOHEPPSEFSBBE EPPSEFSFÑMFQPMJUJFLFLFV[FSVJNUFBBOUFHF-
   ven, en reële alternatieven te onderbouwen.
t )FUNBBLUEVJEFMJKLXBOOFFSFOXBBSPQEFSBBEEFVJUWPFSJOHDPOUSPMFFSUFOIFUCFMFJEFWBMVFFSU
Raadsstukken die aan deze eisen voldoen, stimuleren een effectief verloop van de vergadering waarin ze worden bespro-
ken. Sommige gemeenten hebben daartoe een ‘format’ voor raadsvoorstellen opgesteld. Overigens dient bovenstaand
lijstje bij voorkeur door de ambtelijke organisatie zélf te worden gehanteerd.


Grote grief van veel raadsleden is dat ze in de ambtelijke beleidsstukken als een detective op zoek moeten naar wat
relevant is voor het uitoefenen van hun kernrollen. Soms worden intenties tot verbetering uitgesproken, maar komt die
ambitie toch niet van de grond.


 Echter niet in Wijk bij Duurstede, waar de agenda en de stukken van de raad een stuk interessanter zijn geworden
 sinds de raad de regie op de eigen agenda heeft genomen, die daardoor veel meer een politiek-bestuurlijke agenda
 is geworden. Het college heeft de rol van toeleverancier, niet omdat het college dat leuk vindt maar omdat de raad
 in stelling gebracht wil worden op onderwerpen en thema´s die híj belangrijk vindt. In het verlengde daarvan is aanle-
 vering van de stukken op tijd en zijn ze ambtelijk goed voorbereid voor raadsbehandeling: ze zijn toegesneden op de
 politieke keuzevraagstukken waarover de raad zich moet uitspreken.


 Apeldoorn werkt met een format voor raadsvoorstellen, dat niet alleen bestemd is voor stukken uit de ambtelijke
 organisatie maar ook voor agenderingsvoorstellen van fracties. Raadsleden hebben daarmee moeten leren omgaan,
 maar inmiddels loopt het goed.


6.7.2   Oplegnotitie
In sommige gemeenten maakt de grifﬁer een oplegnotitie, waarin hij het doel van de behandeling nader toelicht en
soms aanvullende informatie over de aanleiding of achtergrond van het voorstel aangeeft. Het is een principiële
keuze om dit wel of juist niet te doen, die mede afhangt van de rol die de grifﬁer kan of moet vervullen in de gemeente
(zie daarvoor par. 6.6). We onderscheiden de volgende argumenten vóór en tegen het werken met oplegnotities (zie
Kader 6).


Kader 6: Argumenten voor en tegen oplegnotities


Argumenten VOOR                                              Argumenten TEGEN
t het ondersteunt de raad                                   t stukken zouden dit niet nodig moeten hebben
t de griffier weet goed wat de raad moet weten              t het is veel werk voor de griffier die daarmee risico loopt
t op termijn kunnen ambtenaren via oplegnotities zien           op de stoel van de ambtenaar of de politiek te zitten.
    wat de raad nodig heeft en dat zelf al bij voorbaat in   t het is een lapmiddel dat de schamele kwaliteit van de
    voorstel opnemen.                                            stukken ondervangt, maar het probleem niet aanpakt.


 In Brummen wordt bij een raadsvoorstel een oplegnotitie van de grifﬁe gevoegd, waarin doel van de behandeling, de
 voorgestelde behandelwijze en nadere relevante achtergrondinformatie worden opgenomen. Die service van de grif-
 ﬁe wordt door de raad zeer op prijs gesteld.

 In Westerveld bevatten raadsvoorstellen standaard een A-4tje met een beschrijving van het (maatschappelijk) doel dat
 een besluit wil bereiken en de politieke keuzes die gemaakt moeten worden.


                                                                                                                          59
</pre>

====================================================================== Einde pagina 60 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 61 ======================================================================

<pre>6.8     Inrichting
Bij bestuurlijke vernieuwingsdiscussies, maar ook in de voorgaande bladzijden van deze publicatie, is veel aandacht uit-
gegaan naar hoe structuur en cultuur op elkaar inwerken. Het is echter evenzeer een uitdaging om bij het denken over
structuur en cultuur ook aan de fysieke kant te denken: welke mogelijkheden bieden de ruimten in en om het gemeen-
tehuis om met elkaar te spreken, te debatteren of te ontmoeten? Hoe krijgt de vergadering letterlijk vorm? En belangrij-
ker nog: hoe zitten raadsleden in een vergadering, wat zien ze, wat ervaren ze? En wat ziet en ervaart het publiek?


6.8.1   Meervoudig ruimtegebruik
Ruimten werken in op mensen. In een lichte, open publieke ruimte voelen de meeste mensen zich prettiger dan in een
bedompt achterkamertje. Een formeel debat kan prima worden gevoerd in de traditionele raadszaal, maar wanneer
men een beeldvormend oriënterend gesprek tussen raadsleden, burgers en instellingen wil voeren, kan een traditionele
raadszaal belemmerend werken: in de raadszaal zijn raadsleden gauw geneigd om te gaan ´raadsvergaderen´. Zoek zo
mogelijk een passende ruimte voor de vergadersessie: het hoeft niet altijd op dezelfde plek en in dezelfde vorm.
In een kleine ruimte komt men letterlijk gemakkelijker nader tot elkaar, dan in een afstandelijk grote ruimte. In Apel-
doorn vinden sessies veelal in klein zaaltjes plaats, waardoor men dicht bij elkaar zit en er een mate van gezamenlijkheid
ontstaat. In Voorst slaagt men er vaak in – mede door het kleine aantal fracties – het vergaderen intiem te maken door
per fractie maar één fractielid aan een Rondetafelgesprek te laten deelnemen.
Hoe kan de vergaderruimte zo worden ingericht dat het een uitdrukking is van wat men wil bereiken? Als men anders
wil vergaderen, kan het helpen om van setting, soms ook van omgeving, te veranderen. Niet elk raadhuis is geschikt voor
een politieke markt met parallelle sessies en uiteenlopende werkvormen. Het is ook nuttig om goed na te denken over
simpele vragen als: komt er een katheder in de raadszaal, voeren raadsleden het woord staand of zittend?


 Apeldoorn organiseert in de politieke markt bewust veel korte bijeenkomsten, waardoor mensen niet lang stilzitten,
 maar veel in beweging komen. Een effectieve succesfactor is daarnaast dat in de sessies per fractie één woordvoer-
 der wordt toegelaten en dat er in kleine zaaltjes wordt vergaderd. Het feit dat de raadsleden dicht bij elkaar zitten,
 bevordert in hoge mate een sfeer van gezamenlijk denkkracht mobiliseren en geïnspireerd politiek bedrijven.


 Wijk bij Duurstede werkt bij het debat in de plenaire raadsvergadering met spreekgestoelten. Raadsleden die het
 woord voeren, ook de raadsleden die willen interrumperen, spreken vanachter die gestoelten. Hierdoor moeten
 raadsleden opstaan en naar het spreekgestoelte lopen om te interrumperen. Alleen al het opstaan van een raadslid
 krijgt daardoor een betekenis tijdens een debat: het feit dat iemand naar het spreekgestoelte loopt terwijl een ander
 spreekt, geeft al een zekere spanning en dynamiek.


6.8.2   Tafelschikking
´Where you stand depends on where you sit´ is een bekend Engels spreekwoord. De tafelschikking beïnvloedt de
vergadering. Wie kijkt wie aan? Welke vorm heeft de vergadertafel? Een ronde of ovalen tafel – waarin niemand aan
het hoofd van de tafel zit – straalt gelijkheid uit en nodigt meer uit tot samenwerking dan een rechthoekige tafel. In
een ‘Lagerhuisopstelling’ gaat men vanzelf anders debatteren dan aan een ronde raadstafel. Krijgt het publiek op de
publieke tribune een prominente plek, gelijkwaardig aan de politieke arena, of zit het publiek ergens weggestopt? Wie
zit met de rug naar het publiek? Waar zitten de collegeleden en de ambtenaren? Bij ﬂexibele vergadervormen kan een
verplaatsbare tafel een uitkomst zijn.


 In Gouda heeft men een aantal verschillende opstellingen waaruit men per sessie kan kiezen. Er wordt steeds bewust
 nagedacht over de vraag wat het publiek kan zien. Raadsleden zitten zoveel mogelijk met het gezicht naar het
 publiek. De voorzitter zit soms met de rug naar de publieke tribune, maar hij opent de vergadering door zich om te
 draaien naar de mensen op de publieke tribune, hen welkom te heten en de agenda toe te lichten.


 In Apeldoorn zat men vroeger in commissies van 30 raadsleden letterlijk met de rug naar het volk te vergaderen.
 Tegenwoordig zitten negen raadsleden aan een U-vormige tafel naar het publiek gekeerd, en het publiek zit aan het
 hoofd van de tafel! Zo’n vorm maakt een wereld van verschil.


 Ook in Wijk bij Duurstede zitten de raadsleden met hun gezicht naar het publiek, dus niet met de ‘rug naar het volk’.
 Het publiek ziet steeds goed wie het woord voert, maar ziet ook de non-verbale reacties van de andere raadsleden,
 en kan daardoor het vergaderproces goed volgen.


60
</pre>

====================================================================== Einde pagina 61 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 62 ======================================================================

<pre>6.8.3   Zicht op de vergadering
Hoe kan een raad laten zien wat er gebeurt in zijn vergadering: hoe kan de besluitvorming letterlijk inzichtelijk wor-
den gemaakt? Het is technisch mogelijk om tijdens de raadsvergadering steeds het agendapunt dat aan de orde is, te
voorzien van de te maken politieke keuzes en op een scherm te projecteren. Als een raad wil dat burgers het debat
kunnen volgen, is het goed wanneer tijdens een vergadering duidelijk zichtbaar is wie de raadsleden zijn en welke partij
zij vertegenwoordigen. Dat kan door duidelijke naambordjes neer te zetten, maar ook door op de tribune een duidelijke
plattegrond op te hangen met de indeling van de raadstafel (wie zit waar) inclusief foto´s. Ook zijn er gemeenten waarin
de sprekers tijdens een raadsvergadering geﬁlmd en ´live´op een scherm geprojecteerd worden opdat zij voor iedereen
– ook voor zichzelf – goed zichtbaar zijn. Sommige gemeenten zenden de integrale raadsvergadering uit via internet-
televisie. Het kan voor raadsleden zelf heilzaam werken hun eigen debat(techniek) terug te zien en te weten dat ze ge-
observeerd worden. Anderzijds kan het ertoe leiden dat raadsleden misschien juist vragen stellen om in beeld te komen.


 Het zichtbaar maken kan ook letterlijk. Zo worden in Amersfoort de resultaten van stemmingen geprojecteerd op
 schermen en gevisualiseerd met ‘taartpunten’.


 In Gouda wordt met één, twee of drie sterren in het collegeprogramma duidelijk gemaakt in welke mate de raad
 betrokken is of wil zijn bij een bepaald onderwerp. Het aantal sterren laat zien hoe vaak de gemeenteraad over een
 onderwerp spreekt alvorens een besluit te nemen. In een fraaie handout wordt het sterrensysteem aan geïnteres-
 seerde burgers toegelicht.


6.8.4   Ontmoetingsruimte
Veel zaken worden in de ‘rafelranden’ van de vergadering - bij de nazit, de borrel of tijdens schorsingen of pauzes -
geregeld. Het belang van dergelijk informele ontmoetingsmomenten is breed erkend. Het is nuttig voor raadsleden om
elkaar even ongedwongen te kunnen polsen of bijpraten. Maar ook als burgers de moeite nemen om naar een verga-
dering te komen, is het prettig als er een mogelijkheid is voor burgers en raadsleden om elkaar na een vergadering of
tijdens een pauze op informele wijze te spreken. Als er veel publiek op een vergadering afkomt kan het verstandig zijn
om op een zeker moment een pauze in te lassen. In veel gemeenten wordt standaard een gezellig samenzijn gecreëerd
waarin burgers en raadsleden elkaar kunnen ontmoeten.


 Zeevang kent Kennis- en Opiniebijeenkomsten. Daarin worden presentaties afgewisseld met rondetafelgesprekken
 met betrokken burgers, waarbij steeds ervoor wordt gezorgd dat de raadsleden over de verschillende tafelgroepen
 zijn verspreid.


 Brummen organiseert opiniërende bijeenkomsten als regel buiten het gemeentehuis en probeert er een ´event´ van te
 maken. Dat wordt ondersteund door nadrukkelijk aandacht te hebben voor facilitaire organisatie (geluid, kofﬁehoek,
 ruimten…). Het wordt voor inwoners niet alleen gemakkelijker, maar ook bewust leuker gemaakt om met raadsleden
 van gedachten te wisselen.




                                                                                                                         61
</pre>

====================================================================== Einde pagina 62 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 63 ======================================================================

<pre>Intermezzo: Wijk bij Duurstede
 Gemeente                                      Provincie                        Inwonertal

 Wijk bij Duurstede                            Utrecht                          23.366

 Grifﬁer                                       Telefoon                         E-mail

 Mevrouw M. van Esterik                        0343 595584                      mvanesterik@wijkbijduurstede.nl

 Korte omschrijving vergaderpraktijk

 Sinds 1 januari 2005 werkt de gemeenteraad van Wijk bij Duurstede met de zogenaamde Avond van de raad. De
 avond kent twee onderdelen: de ‘voorbesprekingsronde’ en de raadsvergadering.
 De voorbesprekingsronde gebruiken de raadsleden om bestuurlijke informatie te verzamelen over de verschillende
 onderwerpen die om een besluit vragen. Technische vragen hebben zij vooraf gesteld aan de ambtenaar die het
 voorstel heeft geschreven. In maximaal 2 parallelle sessies kunnen onderwerpen worden behandeld. Ze worden strak
 op tijd gepland, zodat geïnteresseerde burgers precies weten wanneer een onderwerp aan bod komt. Nadat alle
 informatie helder is, moeten de leden van de raad zich een mening vormen over het onderwerp. Ook dat kunnen ze
 doen in de voorbesprekingsronde. Alleen bij belangrijke politieke onderwerpen kunnen ze die meningsvorming in de
 raadsvergadering laten plaatsvinden.
 Fracties in de gemeenteraad kunnen zich in de voorbesprekingsronde laten bijstaan door steunfractieleden.
 Vooral kleine fracties maken hiervan gebruik, omdat de leden van een fractie in de voorbesprekingsronde vaak op
 verschillende plaatsen tegelijk aanwezig moeten zijn. Een andere reden om steunfractieleden mee te laten draaien is
 om hen te laten wennen aan het politieke bedrijf: een leerschool voor eventueel toekomstig raadslidmaatschap.
 De Avond van de raad vindt eens in de drie weken plaats, en start altijd om 19.30 uur. Dan worden de
 voorbesprekingen gehouden die een half uur, drie kwartier of langer in beslag nemen. Na de afronding van de
 voorbespreking van één onderwerp, start een volgende. Na de voorbesprekingsronde vindt een korte pauze plaats.
 Na die pauze start de raadsvergadering. Burgers kunnen inspreken in de voorbesprekingsronde en aan het begin van
 de raadsvergadering.

 Structuurkenmerken

 Vergaderdoelen         Gelijktijdig     Vaste               Naar vaste         Altijd plenair   Vaste spreektijd?
 gescheiden?            vergaderen?      deelnemers?         inhoud             vergaderen?      per sessie en/of
                                                             vergaderen?                         spreker

 Ja                     Ja               Nee                 Nee                Nee              Nee


 Waarom deze aanpak?
 De raad heeft zijn eigen werkelijkheid opnieuw bekeken, en betere afspraken gemaakt om effectief en efficiënt te
 vergaderen. Vroeger was het: ‘doe wat je wilt’; nu is het: ‘doe wat je wilt, maar binnen afgesproken grenzen’. De raad
 heeft de verandering niet speciaal gefocust op dualisering maar vooral op de verandering van gedrag. Verder is een
 lang gekoesterde wens in vervulling gegaan om in commissievergaderingen niet per se álles te bespreken. De wijze
 van bespreken is nu meer integraal, meer gericht op de samenleving én op een herkenbaar vast tijdstip. Voor het
 veranderproces heeft men als motieven geformuleerd:
 1. Boeken van tijdswinst
 2. Verlevendiging van het politieke bedrijf
 3. Meer betrekken van burgers bij het politieke bedrijf
 4. Beeldvorming en oordeelsvorming scheiden van de besluitvorming
 5. Meer inhoudelijk en aantrekkelijker raadsdebat bij besluitvorming




62
</pre>

====================================================================== Einde pagina 63 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 64 ======================================================================

<pre>Worden deze doelen gerealiseerd?
1. Doordat alles op één avond plaatsvindt wordt veel tijdwinst geboekt. De raad is tevreden over de nieuwe situatie.
Men accepteert dat zo’n vergaderavond lang kan duren doordat alles op één avond moet.
De gestelde tijdsduur (doorgaans 45 minuten) voor de behandeling van een onderwerp in een sessie wordt soms als
een beperking ervaren. Om geen tijd te verliezen aan ‘dubbelingen’ hanteert men de spelregel dat elke fractie één
informatieve bestuurlijke vraag stelt, waarop de portefeuillehouder meteen antwoordt. De ervaring is dat zo – met
7 fracties – doorgaans de meest relevante informatie wordt vergaard. Het werkt omdat het hun eigen afspraak is. De
raad heeft een groot zelfreinigend vermogen. De voorzitters zijn geen roependen in de woestijn. De raad corrigeert
zichzelf.
De agendacommissie probeert van tevoren al zo goed mogelijk de benodigde tijdsduur in te schatten, maar soms
vraagt een onderwerp meer tijd. Dat is soms lastig. In september 2009 wordt de gehele werkwijze van de raad (en
daarmee ook het vergaderstelsel) geëvalueerd en wordt gekeken naar mogelijkheden om tot een doorontwikkeling
te komen.
2 en 3. Het politieke bedrijf is levendiger geworden, maar het contact met burgers kan intensiever. Bij belangrijke
vraagstukken worden betrokkenen proactief uitgenodigd om de ‘Avond van de raad’ bij te wonen. De belangstelling
is dan groot. Ook willen raadsleden vaker op locatie gaan vergaderen.
4. Het BOB-onderscheid maakt het raadswerk duidelijker, ook voor college en ambtelijke organisatie.
‘Kleine´onderwerpen kunnen in de voorbesprekingsronde uiteraard beeldvormend én oordeelsvormend worden
besproken. ´Grote´onderwerpen vragen na de beeldvorming meer tijd om te komen tot een oordeel. Dat
gebeurt dan in de raadsvergadering. Elke voorbesprekingsronde wordt afgesloten met het identificeren van de
politieke speerpunten waarop het debat zich moet richten. Tijdens de Oordeelsvormende fase is de neiging van
fractiewoordvoerders toch nog om bij oordeelsvorming het gesprek voornamelijk met de wethouder te voeren in
plaats van met elkaar.
5. Het raadsdebat komt steeds beter uit de verf, ook omdat fracties beargumenteerd moeten aangeven waarop het
raadsdebat zich moet toespitsen. Discussies uit de sessies worden niet meer over gedaan. De agenda van de raad
is een stuk interessanter geworden. De raad heeft de regie op zijn agenda genomen, waardoor het veel meer een
politiek-bestuurlijke agenda is geworden. Het college is toeleverancier: niet omdat het college dat leuk vindt, maar
omdat de raad in stelling gebracht wil worden op onderwerpen en thema´s die híj belangrijk vindt. En: stukken
komen op tijd en zijn ambtelijk goed voorbereid voor raadsbehandeling.


Bijzondere voorzieningen en afspraken
t Bij het debat in de plenaire raad wordt gewerkt met meerdere spreekgestoelten, zowel voor de woordvoerder als
   voor interrupties. Men moet zich hierdoor naar het spreekgestoelte begeven om te mogen interrumperen. Deze
   werkvorm is stimulerend voor het debat.
t De resultaten van het raadsdebat worden vanaf dit jaar door de griffie gecommuniceerd via een raadspagina in de
   krant. Dus niet alleen vóóraf maar ook achteraf wordt het raadswerk in beeld gebracht en worden burgers actief
   geïnformeerd. Verder stelt de griffie na elke raadsvergadering een aansprekende interne nieuwsbrief op met
   daarin een samenvatting van de vergadering en de moties/amendementen. Zo wordt ook de verbinding met het
   ambtelijk apparaat gemaakt.
t De ervaringen met de nieuwe vergaderwijze worden in 2010 nadrukkelijk overgedragen aan de nieuwe raad.

Niet alles tot in het oneindige doordenken
Een raadswerkgroep heeft samen met de griffier en een wethouder de gewenste nieuwe werkwijze doordacht.
Vervolgens is gesproken met fractievoorzitters, burgemeester en griffier. Het voorstel is voorbereid door de
gezamenlijke fracties, maar het college was erbij betrokken. De ambtelijke organisatie was niet betrokken bij
de ‘veranderstrategie’. Men durfde het aan om niet alles eerst tot in het oneindige te doordenken en ging het
experiment aan met de gedachte: als iets niet goed werkt, dan passen we het aan.




                                                                                                                       63
</pre>

====================================================================== Einde pagina 64 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 65 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 65 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 66 ======================================================================

<pre>7 Van veranderen naar verankeren: een
  stappenplan
Dit hoofdstuk biedt een stappenplan om u als gemeente te helpen bij het reﬂecteren over uw vergader-
praktijk en bij het maken van de juiste afwegingen om al dan niet over te gaan op een nieuwe vergader-
praktijk: welke stappen kunnen worden gezet en welke vragen moeten worden gesteld om te komen tot
goede reﬂectie en besluitvorming over (de wijziging van) de vergaderpraktijk? Uitgangspunt hierbij is dat
gemeenteraadsleden en grifﬁers worden geholpen bij het inrichten van een vergadervorm die het beste
past bij de eigen wensen en behoeften. Zoals uit voorgaande hoofdstukken blijkt, kunnen initiatieven om
wel of niet te veranderen komen vanuit de raad en/of de grifﬁe(r). De concrete stappen die vervolgens
moeten worden genomen, worden in de meeste gevallen door de grifﬁe(r) gedaan. Dit hoofdstuk biedt –
ter afsluiting van de publicatie – praktische handvaten voor het veranderingsproces, dat bij uw gemeente
past.


Het stappenplan kent de volgende onderdelen:
1   Voorbereiding
2   Oriëntatie
3   Veranderen
4   Onderhoud



7.1     Voorbereiding
Eerste vereiste is het aannemen van een open en onbevangen houding ten opzichte van wat u in de
politiek bestuurlijke omgeving ziet gebeuren. Neem waar, zonder te oordelen. De grootste valkuil is om
meteen met een inventarisatie van vraagstukken en oplossingen te komen, die wellicht passen bij uw
eigen idee over wat een ideaaltypische raad en/of een ideaaltypische roluitoefening is. Echter, de raad –
of een aantal fracties daaruit – hoeft het daar helemaal niet mee eens te zijn. Bovendien spreekt u dan
impliciet een oordeel uit over wat u hebt waargenomen. Dat kan een belemmering zijn om een gedragen
verandering te helpen realiseren.


Zeg niet: fractie x heeft geen zin om een burgerontmoetingsplaats te organiseren want deze fractie loopt
aan de leiband van haar eigen wethouder. Maar zeg: deze fractie lijkt ervoor te kiezen het college in
principe in al zijn voorstellen te steunen. Daarom heeft de fractie minder behoefte aan gesprekken met
burgers ín de raad dan andere fracties. Op die wijze kunt u – met uitschakeling van eigen vooringenomen
ideeën en opvattingen – zicht krijgen op:
t krachten die wel of geen constructief gesprek willen aangaan over eventuele wijzigingen in de verga-
    derpraktijk;
t wie initiatiefnemer kan zijn en met wie het gesprek gevoerd kan worden;
t wanneer het gesprek kan worden gestart.


7.1.1   Is een constructief gesprek mogelijk?
Ga na of en in welke mate de raad gericht is op het politiek inhoudelijke gesprek. Als partijen het geen
punt vinden om een politiek inhoudelijk debat uit de weg te gaan omdat dat debat ten koste zou kun-
nen gaan van hun machtpositie, dan is dat een belangrijke (negatieve) indicator voor het welslagen van
bijvoorbeeld een doel als ‘het bevorderen van het politieke debat’.
Eenzelfde indicator is er als u waarneemt dat fracties er moeite mee hebben (of juist niet) om met elkaar
spelregels te maken en die als leidraad voor de werkwijze in de raad te bewaken. Deze waarnemingen
helpen om een inschatting te maken bij de vraag of er een voedingsbodem is voor organisatie en regie op
het eigen raadswerk, ’ondanks de politieke getijdenstroom’.




                                                                                                            65
</pre>

====================================================================== Einde pagina 66 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 67 ======================================================================

<pre>7.1.2   Wie gaat dat gesprek organiseren?
Vanaf het begin dient goed te worden nagedacht over wie het proces opstart en gaande houdt. Is dat de gehele raad,
een werkgroep of wordt het aan de grifﬁer overgelaten? Ga na wat de ‘kritische verandermassa’ is: een persoon, een
klein groepje of de gehele raad?
Een belangrijke vraag is ook of het mogelijk en wenselijk is om hierbij – al vanaf het begin – ook college en ambtelijke
organisatie te betrekken. Wanneer alle betrokken partijen meegaan in het denk- en veranderproces, kan dat de betrok-
kenheid bevorderen en vrijblijvendheid verminderen. Aan de andere kant kan het streven naar een gemeenschappelijke
aanpak van raad, college en organisatie ertoe leiden dat de visie van de raadsleden letterlijk of ﬁguurlijk minder uitge-
sproken wordt, met als gevolg dat het haalbare belangrijk wordt gemaakt, in plaats van het belangrijke haalbaar.


In deze publicatie laten we zien dat in die gemeenten waar college en ambtelijke organisatie van meet af aan bij de
discussie waren betrokken, een duurzaam resultaat is bereikt.


7.1.3   Wanneer kan dat gesprek worden gestart?
Het aangaan van een gesprek over de vergaderpraktijk vereist een zeker momentum. Dat ontstaat soms vanzelf en kan
soms worden gecreëerd. Een logisch moment is om kort na de verkiezingen met de nieuwe raad nieuwe werkafspraken
te maken. Andere gemeenten kiezen ervoor om het te koppelen aan een ‘mid-term-review’ halverwege de raadsperiode,
zodat ook de nieuwe raadsleden eerst ervaringen met de bestaande vergaderpraktijk hebben opgedaan. Het momentum
kan ook worden gecreëerd. Bijvoorbeeld door een externe te laten reﬂecteren op wat er gebeurt tijdens vergaderingen.



7.2     Oriëntatie
Na de voorbereiding start de oriëntatie: wat is de huidige vergaderpraktijk, wat waardeert men daarin wel of niet, en
wat verwacht men van de gewenste vergaderpraktijk?


7.2.1   Analyse van de huidige situatie: ervaringen
Wat is de huidige vergaderpraktijk? Die vraag is vrij eenvoudig te beantwoorden voor wat betreft de feitelijke struc-
tuurkenmerken, zoals bijvoorbeeld het aantal fracties, de commissie-indeling, soorten vergaderstukken en dergelijke.
Mogelijk zijn er in het verleden ook al doelen benoemd die men door (anders te) vergaderen wil bereiken. Beschrijf deze
doelen en feitelijke structuurkenmerken. Dat is stap één van deze analyse.


Stap twee is in kaart brengen hoe het vergaderen in de praktijk verloopt. Dat is een minder eenvoudige stap. Ga er niet
te snel vanuit dat dit wel bekend is. En ga zeker niet – ook nu nog niet – te snel over naar de discussie over wat er anders
moet! Dat is een later te nemen stap. Besteed eerst tijd en aandacht aan de vraag wat er nu goed en mis gaat bij verga-
deringen. Ga daarbij open en onbevangen te werk, oordeel niet en laat vooral de deelnemers aan het woord, raadsle-
den, voorzitters, collegeleden, ambtenaren, burgers en maatschappelijke instellingen.


In deze publicatie zijn de volgende spelers en schakels beschreven:
1. College en raad
2. Raad, raadsleden en fracties
3. Burgers, bedrijven en instellingen
4. Agendacommissie en presidium
5. Voorzitter
6. Grifﬁer
7. Stukken
8. Inrichting


Ga voor elke speler of schakel na hoe daaraan tot op heden invulling is gegeven, wat de ervaringen daarbij zijn. Probeer
vooral ook waarnemingen (geen oordelen dus!) te doen die personen niet meteen prijsgeven maar die wel sturend zijn
voor discussiebijdragen over de gewenste vergaderpraktijk: grote steun voor het college, zélf als fractie liever de boer
op gaan, een lang smeulend conﬂict tussen personen et cetera. De resultaten van de gesprekken kunnen in een geza-
menlijke bijeenkomst worden besproken, om te komen tot een breed en soms gemeenschappelijk besef van de sterke en
zwakke punten van de huidige vergaderpraktijk.




66
</pre>

====================================================================== Einde pagina 67 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 68 ======================================================================

<pre>7.2.2   Analyse van de gewenste situatie: doelen
De volgende stap is om toe te werken naar inzicht in de gewenste situatie. Als men bepaalde onderdelen van de verga-
derpraktijk niet goed of niet wenselijk vindt, kan dat zijn omdat deze niet aansluiten bij de doelen die men voor ogen
heeft. Vanuit de geïnventariseerde sterke en zwakke punten kunnen (nieuwe) vergaderdoelen worden afgeleid. Als
iedereen vindt dat er te lang wordt vergaderd, is het duidelijk dat een gedeeld veranderdoel ‘minder lang gaan vergade-
ren’ kan zijn, of ‘smart’-geformuleerd, bijvoorbeeld: reductie van het aantal commissievergaderingen tot 25 per jaar.
Ga echter niet te snel de ‘hoera-praat’ van de bestuurlijke vernieuwing achterna. Iedereen zal instemmend knikken als
iemand als doel ‘Burgers beter betrekken’ opwerpt. Dat is gemakkelijk gezegd, maar wil men dat echt en (hoe) gaat dat
gebeuren? Voorkom ook dat er een waslijst aan wensen één-op-één wordt doorvertaald in een waslijst aan doelen: hou
het beperkt. Maak de doelen zo echt en realistisch mogelijk. Het kan helpen om iedereen de volgende twee vragen voor
te leggen:
1 Als een nieuwe inwoner van uw gemeente over twee jaar voor het eerst als ‘gast van de raad’ uw vergadering
   bezoekt: wat ziet hij dan? Wat ziet hij als hij de voorzitters de bijeenkomst ziet leiden, wat ziet hij qua inbreng van
   raadsleden?
2 Wie heeft wát gedaan om deze resultaten te realiseren?


7.2.3   Ga op excursie
Vergadermodellen laten zich slecht exporteren over de gemeentegrenzen heen. Dat is wel de belangrijkste les uit deze
publicatie. Elke gemeente zal zelf zijn eigen model moeten bouwen. Dat neemt niet weg dat het wijs is om te leren van
de ervaringen elders. Als er binnen een gemeente zicht is op welke aspecten men anders wil, en welke bouwstenen men
wel of niet nuttig acht, kan bij collega-gemeenten een kijkje in de keuken worden genomen om te observeren hoe die
bouwstenen in de praktijk werken.



7.3     Veranderen
Nu is het tijd om na te gaan of het verschil tussen de huidige en de gewenste situatie vereist dat er zaken worden
veranderd. Zo ja: welke aanpassingen zijn wenselijk en haalbaar? Moet er iets aan de structuur worden gedaan, of gaat
het vooral om rolopvattingen en daarbij behorend gedrag? Bedenk dat indien u constateert dat het vooral om rollen
en gedrag gaat, een verandering van structuur soms tóch een heilzame keuze kan zijn omdat met zo’n invoering er veel
gespreksmomenten ontstaan waarin u het óók over rollen en gedrag kunt hebben.


7.3.1   Gericht aan de slag
Voorkom eindeloze discussies en getheoretiseer over hoe het moet. Dat verzandt in een dialoog tussen oordelen. Ga
ervaring opdoen. Schort het Reglement van orde even op en zeg: laten we het dossier Verkeer en Vervoer eens op een
andere manier behandelen! Kortom: probeer niet alles meteen tot in de puntjes te organiseren.


7.3.2   Bouwstenen en doelen11
De zes bouwstenen waarmee een vergadermodel kan worden ingericht zijn:
wel of niet…
1 scheiden van vergaderdoelen per bijeenkomst (bijvoorbeeld aparte bijeenkomsten gericht op beeldvorming, oordeels-
   vorming of besluitvorming, of het door elkaar laten lopen van de doelen in bijeenkomsten).
2 altijd plenair vergaderen (veel gemeenten werken met subgroepen, in andere gemeenten wordt alleen plenair verga-
   derd);
3 gelijktijdig vergaderen (d.w.z. parallel of in serie vergaderen);
4 vaste deelnemers van een vergadering;
5 vaste indeling naar inhoud (vaste commissies ingedeeld naar inhoudelijke onderwerpen, versus ﬂexibele subgroepen
   naar onderwerp);
6 vaste spreektijden (per sessie, of per spreker).


Het zijn de knoppen waaraan wel of niet kan worden gedraaid, om de doelen dichterbij te brengen. Bespreek gezamen-
lijk de verschillende mogelijkheden in het licht van de geformuleerde doelen: verken de mogelijkheden en beperkingen
van de bouwstenen, en doordenk de praktische consequenties van de keuzemogelijkheden.
Bedenk ook dat er met deze bouwstenen kan worden geëxperimenteerd. Ze hoeven niet raadsbreed en/of permanent te
worden ingevoerd.



11 Zie ook H. 4, kader 1: Zes bouwstenen.

                                                                                                                             67
</pre>

====================================================================== Einde pagina 68 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 69 ======================================================================

<pre>7.3.3   Maak het manifest
Nu is de nieuwe vergaderpraktijk in principe binnen handbereik. Het vereist ‘alleen’ nog consequent handelen: raadsle-
den, collegeleden en ambtenaren moeten doen wat is afgesproken. Raadsleden moeten in de praktijk ook vergaderen
zoals afgesproken. Om dat te ondersteunen, kan het zinnig zijn om de afspraken op een betekenisvolle wijze te borgen.
Afspraken en bijbehorende gedragsregels kunnen bijvoorbeeld letterlijk en ﬁguurlijk manifest worden gemaakt door ze
op papier te zetten. Betrokkenen kunnen die expliciet uitspreken en met elkaar afspreken dat zij zich eraan houden. Dat
voorkomt misverstanden en maakt het ook eenvoudiger om elkaar waar nodig erop aan te spreken. Zet de regels echter
niet te snel formeel vast. Geef de vergaderpraktijk even de tijd om zich te ‘zetten’. Zo kan het verstandig zijn de commis-
sieverordening of een Reglement van orde wat later aan te passen, en alle afspraken daarin pas formeel te verankeren
als er een tijd ervaring is opgedaan met de nieuwe vergaderpraktijk.



7.4     Onderhoud
Minstens zo belangrijk als de verandering is het onderhoud van de vergaderpraktijk. Zonder duidelijke regie op de
vergaderpraktijk, is de kans groot dat men snel vervalt in de ‘oude’ werkwijze. Het komt aan op actief ondersteunen van
de nieuwe werkwijze, regelmatig evalueren hoe het gaat, en stelmatig doorontwikkelen van de vergaderpraktijk. Een
belangrijke les uit deze publicatie is dat reﬂectie en evaluatie grote succesfactoren zijn.


7.4.1   Verankeren
Zorg dat de gemaakte veranderingen en afspraken verankerd worden. In de dagelijkse praktijk is daarbij een belang-
rijke rol weggelegd voor de voorzitters om de spelregels te bewaken. Zorg ervoor dat er een groep is die hiervoor in het
bijzonder verantwoordelijk is. Het is aan te raden dat de ‘cockpit’ van de raad (presidium en/of agendacommissie) een rol
vervult, als groep mensen die verantwoordelijk is voor voorbereiding (agendavorming, logistiek en planning) en nazorg
(evaluatie en ontwikkeling) van de vergaderpraktijk. Geef daarnaast burgemeester, grifﬁer en gemeentesecretaris de
ruimte om gezamenlijk (soms in het ‘driehoeksoverleg’) de dossiers voor te bespreken in het licht van de geambieerde
vergaderpraktijk.


7.4.2   Ontwikkelen
Nieuwe vergaderwijzen moeten deels worden aangeleerd. Inventariseer op welke vlakken men zijn kennis of vaardighe-
den nog wil versterken. Bevorder dat voorzitters en raadsleden via scholing en coaching het vergaderrepertoire kunnen
ontwikkelen dat past bij Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.
Laat de stukken geen spelbreker zijn. Een nieuwe vergaderpraktijk moet goed worden ondersteund met bijbehorende
vergaderstukken. Inventariseer ook in hoeverre college en ambtelijke organisatie op dat vlak nog nadere ondersteuning
nodig hebben.


7.4.3   Reflecteren
Goed onderhoud van een vergaderpraktijk bestaat uit vooral veel terugblikken, evalueren en reﬂecteren. Maak het
mogelijk om elkaar op vergadergedrag (niet op inhoud!) aan te spreken. Creëer momenten waarop de vergaderpraktijk
geëvalueerd wordt. Ga daarbij na of de afspraken worden nageleefd, of het model werkt zoals beoogd, en of de afge-
sproken vergaderdoelen nog relevant zijn. Vreemde ogen dwingen: doe onderzoek onder de bezoekers van raadsverga-
deringen of andere bijeenkomsten. Laat buitenstaanders eens een observatieverslag maken12, liefst met levende beelden.




12 Een voorbeeld is het Eindverslag ‘Uit het hoofd en het hart’´ van de Burgervisitatiecommissie gemeenteraad Leeuwarden, januari 2008

68
</pre>

====================================================================== Einde pagina 69 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 70 ======================================================================

<pre>69
</pre>

====================================================================== Einde pagina 70 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 71 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 71 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 72 ======================================================================

<pre>Bijlage: 20 vergaderpraktijken


In deze publicatie komen de vergaderpraktijken van 28 gemeenten aan de orde. Zeven gemeenten zijn
als intermezzi uitgebreid beschreven tussen de hoofdstukken. Hieronder worden 20 bestudeerde gemeen-
ten kort beschreven13. Eerst beschrijven we de vergaderstructuur daarna de doelen, en tot slot een aantal
bijzonderheden uit de vergaderpraktijk van de betreffende gemeente.




13 De gemeente Eersel werd beschreven in de handreiking uit 2005 maar ontbreekt hier omdat de gemeente wegens
   omstandigheden helaas geen medewerking kon verlenen aan de interviews (zie ook Overzicht 1).

                                                                                                                71
</pre>

====================================================================== Einde pagina 72 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 73 ======================================================================

<pre>Albrandswaard
Gemeente                                       Provincie                          Inwonertal
Albrandswaard                                  Zuid-Holland                       22.427
Grifﬁer                                        Telefoon                           E-mail
de heer A. Aarssen                             010 5061170                        a.aarssen@albrandswaard.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Sinds 1 januari 2005 werkt men met een Carrousel. Die werkwijze is anno 2009 nog dezelfde zoals beschreven in de
Handreiking 2005, met het kleine verschil dat de ´Debat- en Besluitavond´ weer Raad is gaan heten.
De volgende cyclus wordt gehanteerd: week 1 Carrousel: deze vindt plaats in twee zalen. Na drie kwartier wordt er
gewisseld en komen andere onderwerpen aan bod. In week 2 vindt er weer een carrousel plaats, in week 3 Fractie en
Agendaoverleg, in week 4 tenslotte de raadsvergadering.
Soms komt een thema-avond in de plaats van een carrousel, dit is afhankelijk van de behoefte.
Het wordt als prettig ervaren dat het allemaal niet meer zo vast ligt.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen            Gelijktijdig       Vaste               Naar vaste          Altijd plenair      Vaste spreektijd?
gescheiden?               vergaderen?        deelnemers?         inhoud              vergaderen?         Per sessie en/of
                                                                 vergaderen?                             spreker
Ja                        Ja                 Nee                 Nee                 Nee                 Per sessie wel,
                                                                                                         niet per spreker


Doelen/motieven
t .FOXBTIFU[BUPNUPUEJFQJOEFOBDIUUFWFSHBEFSFOFOEFIFMFBWPOEUFNPFUFO[JUUFO
t Meer burgers betrekken bij het werk van de gemeenteraad

Bijzonderheden
t De raad heeft een meer prominente plek gekregen ‘aan de voorkant’ van de dossiers (dit was overigens geen
     vooropgezet doel).
t De raad doet meer in minder tijd.
t De carrousel levert niet alleen ‘fysieke beweeglijkheid’ op, het dwingt ook tot keuzes (‘wat volg ik als raadslid?’) en
     het levert dus ook ‘inhoudelijke beweeglijkheid’ op.
t De agendacommissie, waarin naast de carrouselvoorzitters ook burgemeester en griffier zitten, is het ‘kloppende
     hart’: daar vindt het onderhoud plaats, daar worden opleidingen geïnitieerd, daar worden de onderwerpen
     voorbereid en geagendeerd.




72
</pre>

====================================================================== Einde pagina 73 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 74 ======================================================================

<pre>Amersfoort
Gemeente                                       Provincie                       Inwonertal
Amersfoort                                     Utrecht                         139.054
Grifﬁer                                        Telefoon                        E-mail
Mevrouw A.M. van Omme                          033 4694379                     m.vanomme@amersfoort.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Sinds 15 september 2005 werkt Amersfoort met tweewekelijkse vergaderavonden van De Raad. De avond bestaat uit
vaste onderdelen:
De Ronde: 19.00 uur. Diverse onderwerpen worden tegelijkertijd geagendeerd. De onderwerpen kunnen op diverse
manieren behandeld worden: als voorbereiding op de besluitvorming, meningspeiling (door college of raadsleden
onderling) of als informatieve bijeenkomst (bijvoorbeeld een toelichting van de wethouder of hoorzitting).
Het Plein: 20.30 - 21.30 uur. Burgers, instellingen en de ambtelijke organisatie hebben de gelegenheid om iets tentoon
te stellen of om informatie te geven over een onderwerp, bijvoorbeeld via panelen of kraampjes.
Het Besluit: 21.30 uur. Alle raadsleden gezamenlijk bijeen voor debat en besluitvorming.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen           Gelijktijdig         Vaste               Naar vaste inhoud   Altijd plenair      Vaste
gescheiden?              vergaderen?          deelnemers?         vergaderen?         vergaderen?         spreektijd? Per
                                                                                                          sessie en/of
                                                                                                          spreker
Ja                       Ja                   Nee                 Nee                 Nee                 Per sessie wel
                                                                                                          gemaximeerd


Doelen/motieven
t   Grotere betrokkenheid van de burgers en organisaties bij het werk van de gemeenteraad.
t   Snellere en betere besluitvorming.
t   Meer duidelijkheid door een vaste vergaderavond en vaste vergadertijden.
t   Meer mogelijkheden voor informele contacten tussen raad, college, ambtelijke organisatie en burgers.


Bijzonderheden
t Met name over het onderdeel De Ronde zijn de oordelen wisselend. Uit evaluatie blijkt dat dit niet aan de
     vergadervorm ligt, maar aan de raadsleden en voorzitters zelf. Daar wordt nu aan gewerkt.
t Aanbevelingen uit deze evaluatie zijn onder meer:
     t 7PPS[JUUFSTNPFUFOIFUPOEFSXFSQCFUFSAOFFS[FUUFO ØØLUFSXJMMFWBOBBOXF[JHFUPFIPPSEFST WPPS[JUUFST[JKO
        uitgenodigd om de discussie inhoudelijk aan te zwengelen, én voorzitters wordt gevraagd snelheid in het debat
        te brengen door politieke keuzes uit te leggen.
     t #JKUJKEJHFBBONFMEJOHLVOOFOJOTQSFLFSTWBOEFHSJGGJFUJQTFOBBOCFWFMJOHFOLSJKHFOPWFSIVONFFTUFGGFDUJFWF
        inbreng. De voorzitter kan dat eveneens tijdens de bijeenkomst doen.
     t 5FDIOJTDIFWSBHFOWPPSBGMBUFOTUFMMFOFOTUJNVMFSFOEBUSBBETMFEFOIVOQPMJUJFLFWSBHFOBMTTUFMMJOHJOCSFOHFO
        Werken met ‘schot voor de boeg’: 1 minuut statement per fractie met belangrijkste argument.
t In het onderdeel Besluit debatteert de raad niet in twee termijnen. Eén persoon doet de aftrap voor het debat,
     daarna debatteren de raadsleden staand vanachter twee microfoons in de kring. Na het debat kan het college
     reageren. Tot slot is er de mogelijkheid van een stemverklaring.
t Stellingen en (uitslagen van) stemmingen worden op een aansprekende wijze geprojecteerd.




                                                                                                                           73
</pre>

====================================================================== Einde pagina 74 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 75 ======================================================================

<pre>Beesel
Gemeente                                         Provincie                       Inwonertal
Beesel                                           Limburg                         13.644
Grifﬁer                                          Telefoon                        E-mail
Mevrouw M. Jenniskens-Derks van de Ven           077 4749292                     Manuela.Jenniskens@beesel.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
De gemeente heeft in de periode 2007 - 2008 gewerkt met het model uit Voorst. Het was de intentie om in gemeente
Beesel alle uitgangspunten en doelstellingen uit het Voorster model mee te nemen. Dat is niet gelukt.
Vanaf 2008 heeft de gemeente het systeem van rondetafelgesprekken verlaten en is teruggekeerd naar het
commissiestelsel. Op gezette momenten vergaderen deze commissies tegelijkertijd (parallel). De gemeenteraad
vergadert in principe iedere derde maandag van de maand.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen            Gelijktijdig        Vaste              Naar vaste         Altijd plenair        Vaste
gescheiden?               vergaderen?         deelnemers?        inhoud             vergaderen?           spreektijd?
                                                                 vergaderen?                              per sessie
                                                                                                          en/of
                                                                                                          spreker
Ja                        Ja, afhankelijk     Nee                Nee                Nee                   Nee
                          van aantal
                          agendapunten


Doelen/motieven
t Met de invoering van het Voorster model wilde de gemeente vooral burgers betrekken bij de discussie en de
     besluitvorming in de raad.


Bijzonderheden
t Op basis van de opgedane ervaringen met de rondetafelgesprekken concludeert de gemeente dat het doel ‘meer
     burgers naar de raadszaal’ niet is gehaald. Gaandeweg bleek dat niet alle onderwerpen zich goed leenden voor
     inbreng van burgers.
t Gemeente investeert in het organiseren van burgerbetrokkenheid op dossierniveau (dit in tegenstelling tot het
     ‘openstellen’ van raadsbijeenkomsten op alle onderwerpen.
t De fracties waren er niet gelukkig mee dat naar de rondetafelgesprekken slechts één persoon per fractie mocht
     worden afgevaardigd. Nu men is teruggekeerd naar het stelsel van commissies en mogen er twee personen per
     onderwerp uit de fracties worden afgevaardigd. Per onderwerp mag er dus ook worden gewisseld van personen.
t De vergaderdoelen voor de commissievergaderingen (beperken tot informatievoorziening) worden streng bewaakt
     door het presidium
t Het nadrukkelijk scheiden van de vergaderdoelen ‘meningsvorming’ en ‘besluitvorming’ is met de doelen uit het
     Voorster model meegekomen, maar zijn van meet af aan niet door de fracties overgenomen.




74
</pre>

====================================================================== Einde pagina 75 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 76 ======================================================================

<pre>Borsele
Gemeente                                         Provincie                        Inwonertal
Borsele                                          Zeeland                          22.387
Grifﬁer                                          Telefoon                         E-mail
de heer R. van Poppel                            0118 602984                      KvanPoppel@borsele.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Al in 1999 besloot de gemeenteraad van Borsele de raadscommissies af te schaffen en over te gaan
op een vergadersysteem met raadsbijeenkomsten en raadsvergaderingen. Tegelijk is daar het element
‘gemeenteraadsspreekuur’ aan toegevoegd. In een cyclus van 4 weken wordt eerst een gemeenteraadsspreekuur
gehouden. Van elke fractie is een vertegenwoordiger aanwezig om met burgers en vertegenwoordigers van
instellingen en bedrijven van gedachten te wisselen. De fractievertegenwoordigers nemen bij toerbeurt het
voorzitterschap van dit spreekuur voor hun rekening. Het spreekuur duurt doorgaans een half uur. Diezelfde avond
zijn er ook fractievergaderingen. De donderdagavond daarop is de officiële raadsvergadering. Op de twee resterende
donderdagen zijn er in de regel twee opeenvolgende raadsbijeenkomsten waarbij steeds één onderwerp wordt
besproken. Voor die bijeenkomsten worden betrokken burgers actief uitgenodigd, die in de bijeenkomst mogen
meediscussiëren.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen            Gelijktijdig        Vaste deelnemers? Naar vaste inhoud Altijd plenair           Vaste
gescheiden?               vergaderen?                             vergaderen?         vergaderen?          spreektijd?
                                                                                                           per sessie en/
                                                                                                           of spreker
Ja                        Nee                 Nee                 Nee                 Ja                   Nee


Doelen/motieven
De vergaderwijze moet ertoe bijdragen dat:
t   de raad meer op hoofdlijnen gaat debatteren en besturen;
t   discussies niet steeds weer worden overgedaan;
t   alle raadsleden in principe in gelijke mate bij de besluitvorming worden betrokken;
t   de toegankelijkheid van het raadsgebeuren voor de bevolking wordt vergroot.


Bijzonderheden
t Het gemeenteraadsspreekuur: De raad wordt hier door burgers aangesproken op zijn volksvertegenwoordigende
     en controlerende rol. Klachten over uitvoeringskwesties worden doorgeleid naar college en ambtelijke organisatie.
     Inbreng van meer politiek-bestuurlijke aard wordt eventueel geagendeerd voor een raadsbijeenkomst.
t De beeldvormende raadsbijeenkomsten: Deze beginnen gewoonlijk met een presentatie door de portefeuillehouder
     en/of beleidsambtenaar over een thema of vraagstuk. Soms geeft een externe partij een aanvullende presentatie.
     Vooraf is schriftelijke voorinformatie aan raadsleden toegestuurd en voor het publiek beschikbaar gesteld.
     Vervolgens wordt er gereageerd door raadsleden en burgers en vindt er discussie met de portefeuillehouder plaats.
     Bij grote publieke belangstelling worden publiek en raadsleden in groepjes opgedeeld om verder van gedachten
     te wisselen. Zo mogelijk geven fracties aan het eind van de bijeenkomst hun voorlopig standpunt over de kwestie
     weer. In beginsel wordt een onderwerp twee maal in een bijeenkomst besproken, eerst informatief en later
     kaderstellend. Dankzij het invoeren van goede schriftelijke voorinformatie worden inmiddels veel onderwerpen
     direct kaderstellend behandeld als enige onderwerp op die avond. Dat maakt het voor de raad gemakkelijker om
     zich hierop te concentreren en vermindert ook de tijdsdruk. Bijzonder is verder de afspraak dat portefeuillehouders
     het woord voeren in de raadsvergadering, maar zich daarbij beperken tot het beantwoorden van concrete
     vragen van raadsleden. Tenslotte: het opknippen van processen in fasen van beeldvorming, oordeelsvorming en
     besluitvorming wordt nu onderzocht.




                                                                                                                         75
</pre>

====================================================================== Einde pagina 76 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 77 ======================================================================

<pre>Brummen
Gemeente                                       Provincie                        Inwonertal
Brummen                                        Gelderland                       21.208
Grifﬁer                                        Telefoon                         E-mail
Mevrouw Miranda Veenbergen                     0575 568597                      griffie@brummen.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Sinds 2004 werkt Brummen met een maandelijkse cyclus met een zogenoemd raadsforum, een opiniërende en een
besluitvormende raadsvergadering, allen steeds op donderdagavond.
Het forum: iedere maand houdt de raad parallelle forumbijeenkomsten: forum Samenleving, forum Ruimte,
forum Bestuur/Financiën. Vertegenwoordigers van de vier raadsfracties bespreken dan de raadsvoorstellen en
collegebesluiten. Er is volop ruimte voor een gesprek tussen raadsleden, burgers en collegeleden. Het forum bepaalt of
een onderwerp door kan naar de raadsvergadering of nógmaals in een forum moet worden besproken.
Opiniërende raadsvergadering: in de regel is er éénmaal per maand vanaf 20.00 uur een bijeenkomst van de voltallige
gemeenteraad waarbij geen besluiten worden genomen. Deze bijeenkomst heeft tot doel om over één onderwerp
inhoudelijk informatie in te winnen en eerste standpunten uit te wisselen. Burgers mogen meepraten.
Besluitvormende raadsvergadering: Eenmaal per maand op donderdagavond. Burgers hebben geen mogelijkheid meer
om in te spreken.
De doorlooptijd van elke cyclus is één maand. Tussendoor vinden bij tijd en wijle informatieve bijeenkomsten plaats
waarbij de raad zich verdiept in bestuurlijke thema’s of nieuwe ontwikkelingen.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen            Gelijktijdig         Vaste deelnemers?   Naar vaste inhoud Altijd plenair        Vaste
gescheiden?               vergaderen?                              vergaderen?         vergaderen?         spreektijd?
                                                                                                           per sessie en/
                                                                                                           of spreker
Ja, via BOB               Ja, fora soms        Niet bij fora,      Ja                  Nee                 Nee
                          tegelijk             wel bij raads-
                                               vergaderingen


Doelen/motieven
Met de parallelle forumvergaderingen en de opiniërende raadsvergaderingen werd beoogd:
t   informatieverzameling en advisering waardoor politieke oriëntatie kan plaatsvinden;
t   een meer levendig karakter door de forumvergaderingen parallel te organiseren;
t   een forumvergadering is laagdrempelig waardoor burgers gemakkelijk kunnen meespreken;
t   de hele gemeenteraad is op een forumavond aanwezig en benaderbaar voor belangstellenden.


Bijzonderheden
t De forumbijeenkomsten. Deze worden door raad zeer gewaardeerd. De stellige indruk is dat het publiek
     de laagdrempelige werkwijze daarvan eveneens apprecieert, maar dat is nog niet onderzocht. De 10
     forumwerkafspraken bieden de forumdeelnemers duidelijkheid en helpen de voorzitters bij hun rol.
t De opiniërende raadsbijeenkomst over één onderwerp, doorgaans de majeure maatschappelijke onderwerpen.
     Hiervoor worden burgers en instellingen, die relevant zijn voor het onderwerp, door de griffie actief uitgenodigd.
     Bijzonder is ook dat de raad deze bijeenkomsten als regel buiten het gemeentehuis organiseert: in een buurthuis,
     een café of een andere voorziening. Voor betrokken burgers, maar ook voor buurtbewoners wordt een dergelijke
     raadsbijeenkomst dan een klein ‘event’.
t Van de besluitvormende raadsvergadering wordt geen verslag gemaakt, maar een uitgebreide besluitenlijst. Via
     audioverslaglegging is de vergadering binnen 2 à 3 werkdagen te beluisteren op de gemeentesite.




76
</pre>

====================================================================== Einde pagina 77 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 78 ======================================================================

<pre>Cranendonck
Gemeente                                    Provincie                      Inwonertal
Cranendonck                                 Noord-Brabant                  20.281
Grifﬁer                                    Telefoon                        E-mail
de heer S.B.J. Backus                      0495 431134                     s.backus@cranendonck.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Begin 2009 heeft de gemeenteraad van Cranendonck een belangrijke wijziging aangebracht in de vergaderstructuur
die hij hanteerde sinds maart 2002. Bijna zeven jaar heeft de raad gewerkt met twee raadscommissies: een
beleidscommissie en een controlecommissie. De beleidscommissie had een kaderstellend karakter en bereidde de
besluitvorming van de raadsvergadering voor. De controlecommissie had een beleidsevaluerend karakter. Elke
commissie had zes vaste leden, andere fractieleden konden aanschuiven en ook het woord voeren. Er werd op
verschillende avonden vergaderd.
In januari 2009 is men overgegaan op één adviescommissie voor de raad. In die commissie is er per fractie maar
één woordvoerder die bij een agendapunt aan tafel aanschuift. Er wordt uitsluitend op één avond in de week
(de dinsdagavond) vergaderd. De totale vergadercyclus (met avonden voor presidium, commissie en raad en
informatiebijeenkomsten) bedraagt 4 weken. Verder besloot men het seniorenconvent, het presidium en de
agendacommissie inéén te schuiven tot een presidium waarin alle taken worden ondergebracht.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen          Gelijktijdig       Vaste              Naar vaste        Altijd plenair        Vaste spreektijd?
gescheiden?             vergaderen?        deelnemers?        inhoud            vergaderen?           per sessie en/of
                                                              vergaderen?                             spreker
Ja                      Nee                Nee                Nee               Nee                   Nee


Doelen/motieven
t Bij de eerste wijziging was het doel vooral: het werk van de raad koppelen aan zijn duale kerntaken.
t Bij de recente wijziging ging het vooral om het verminderen van de werkbelasting. Enerzijds vanuit de beleving
     van de raadsleden zelf: één avond in de week vergaderen betekent zes avonden vrij. En wat het tijdsbeslag in de
     commissievergadering (met 6 fracties) betreft: vergaderen met 6 woordvoerders in plaats van – zoals voorheen – 12
     leidt vanzelf tot tijdwinst. Anderzijds streeft men ook naar minder werkbelasting met het oog op de recrutering van
     nieuwe raadsleden voor de naderende verkiezingen. Of zoals de griffier het verwoordt: een te grote tijdsbelasting
     sluit een enorm potentieel aan raadskandidaten uit de gemeente uit.


Bijzonderheden
De griffie voorziet agenda’s van annotaties waarin het doel van de behandeling wordt aangegeven: informerend,
opiniërend, besluitvoorbereidend enzovoorts. Vergaderingen worden niet genotuleerd. De griffie maakt
besluitenlijsten en geluidsopnames van de vergaderingen zijn integraal op internet te beluisteren.




                                                                                                                          77
</pre>

====================================================================== Einde pagina 78 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 79 ======================================================================

<pre>Den Bosch
Gemeente                                          Provincie                       Inwonertal
Den Bosch                                         Noord-Brabant                   135.648
Grifﬁer                                           Telefoon                        E-mail
de heer A. van der Jagt                           073 6155317                     a.vanderjagt@s-hertogenbosch.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Den Bosch heeft vier functionele commissies (bestuurszaken, maatschappelijke ontwikkelingen (MO), Financiën,
Economische en Sociale zaken (FES) en Ruimtelijke Ontwikkelingen en Beheer (ROB).
De raad vergadert eenmaal per maand. Het presidium plant de agenda van de raad. Commissiegriffiers plannen met
de voorzitter de commissievergaderingen. De gemeenteraad doet in deze periode ervaring op met agenderende
beleidsdebatten met ‘voorportalen’ d.w.z. dat een commissie ‘hearings’ en of informatiebijeenkomsten organiseert
voor externe partijen. Werkbezoeken passen ook in dat stramien.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen           Gelijktijdig        Vaste               Naar vaste inhoud     Altijd plenair    Vaste
gescheiden?              vergaderen?         deelnemers?         vergaderen?           vergaderen?       spreektijd?
                                                                                                         per sessie en/
                                                                                                         of spreker
Daar waar gewenst        Nee                 Ja                  Ja                    Nee               Nee


Doelen/motieven
t De raad kiest voor verbetering van werkwijzen binnen de bestaande structuur; dat past binnen een in het algemeen
     terughoudend gemeentelijk beleid t.a.v. structuurwijzigingen en reorganisaties.
t Een structuurwijziging binnen de raad beïnvloedt het samenspel met het college niet. Daarom is er vooral ingezet
     op samenwerkingsafspraken met het college.
t De raad kiest in plaats van structuurwijziging voor:
   t Versterking van het agenderingsbeleid;
   t Het meer naar buiten positioneren van de raad (door ´hearings´, informatiebezoeken, werkbezoeken);
   t Bewaken boedelscheiding raad - college;
   t Experimenteren met werkvormen en werkwijzen.

Bijzonderheden
t Gemeentesecretaris en griffier hebben samen afspraken gemaakt over het samenspel tussen raad en college,
     waaronder over de betrokkenheid van de raad bij politiek relevante onderwerpen. Deze afspraken zijn richtpunten
     bij het bewaken van de boedelscheiding en de informatieverstrekking aan de raad.
t Discussies over bedrijfsvoering en spelregels blijven buiten de politieke arena van de raad.
t De griffie is vooral attent op de vraag of verandering past in de cultuur van werken: let op de ‘veranderingsmarge’
     is het credo. Als alles meteen wordt aangepakt, is de vastigheid weg. Herkenbaarheid is de basis van wat méér
     kan worden verworven. Een discussie over de invoering van een nieuw vergadermodel is minder opportuun als de
     opvatting overheerst dat een structuurwijziging niet het eerste aangrijpingspunt is.




78
</pre>

====================================================================== Einde pagina 79 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 80 ======================================================================

<pre>Enschede
Gemeente                                        Provincie                          Inwonertal
Enschede                                        Overijssel                         154.476
Grifﬁer                                         Telefoon                           E-mail
de heer R.M. Jongedijk                          053 4818181                        r.jongedijk@Enschede.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Deze gemeente heeft één stedelijke commissie en vijf stadsdeelcommissies. De stedelijke commissie stelt de financiële
kaders, de stadsdeelcommissies behandelen de onderwerpen die de betreffende wijk aangaan. Deze structuur is
onveranderd sinds 2004. Niet omdat men tevreden was met de werkwijzen van de raad, maar men realiseerde
zich dat verdere verbetering van de werkwijze niet gelegen was in de structuur van de vergaderingen. Door een
overdrachtsdocument dat een paar weken voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2006 werd opgesteld, ontstond
hernieuwde focus op de werkzaamheden en prioriteiten binnen de raad en de behandeling van belangrijke dossiers.
De regie hiervoor is in handen van het presidium (fractievoorzitters) dat de majeure dossiers (tweemaal per jaar)
aanwijst en de hoofdlijnen van de rol- en spelverdeling tussen raad en college vastlegt. De praktische uitwerking en
meer dagelijkse gang van zaken zijn in handen van de agendacommissie, waarin naast burgemeester en griffier de drie
voorzitters van de stadsdeelcommissie zitting hebben.

Structuurkenmerken
Vergaderdoelen          Gelijktijdig        Vaste                Naar vaste inhoud     Altijd plenair       Vaste
gescheiden?             vergaderen?         deelnemers?          vergaderen?           vergaderen?          spreektijd?
                                                                                                            per sessie en/
                                                                                                            of spreker
Nee                     Nee                 Ja                   Ja                    Nee                  Nee


Doelen/motieven
Het verder uitbouwen van:
t De versterking van het contact tussen burgers met raadsleden én gemeentebestuur via reguliere structuren, in het
   bijzonder de stadsdeelcommissies.
t Het over het algemeen constructieve samenspel tussen college en raad, in de vorm van samenwerkingsdualisme
   waarbij kritische wisselwerking in dienst staat van kwaliteit van het gemeentebestuur als geheel.
t Het versterken van de politiek sturende en controlerende rol van de raad door de planning- en controlcyclus
   centraal te stellen en het instrumentarium uit deze cyclus toe te spitsen op wat voor raadsleden van belang is.
Onafhankelijkheid van presidium en voorzitters waarbij deze zich inzetten voor een kwalitatief goed proces en waarbij
deze ervoor waken dat discussie over adequate processturing op a-politieke wijze plaats vindt. Dit maakt het mogelijk
dat ‘de raad’ als eenheid in verscheidenheid kan optreden: samenwerking op procesniveau ter versterking van een
gezonde politieke strijd over de inhoud.


Bijzonderheden
t Er is een ‘politieke spelverdeling’: het presidium (de fractievoorzitters) bespreekt 2x per jaar met het college hoe
   de raad wordt betrokken bij grote thema’s, en maakt daarbij afspraken over de inhoudelijke en procesmatige
   betrokkenheid van de raad, met als onderscheid ‘actieve kaderstelling’, ‘passieve kaderstelling plus’ en ‘passieve
   kaderstelling’. Er wordt teruggeblikt en men spreekt elkaar aan op het verloop van de zaken (‘jammer dat jullie
   vanuit de oppositie zwak naar voren kwamen’).
t Het wordt als een opluchting ervaren dat er sinds 2006 niet meer gesproken wordt over structuurwijziging.




                                                                                                                             79
</pre>

====================================================================== Einde pagina 80 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 81 ======================================================================

<pre>Gennep
Gemeente                                     Provincie                         Inwonertal
Gennep                                       Limburg                           16.898
Grifﬁer                                      Telefoon                          E-mail
de heer J.J. van Gemeren                     0485 494281                       k.vangemeren@gennep.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
De raad en raadscommissies van de gemeente Gennep komen in een raadscyclus van vier weken tweemaal
bij elkaar. De maandag is de vaste vergaderavond. Tijdens de eerste vergaderavond van de cyclus is er een
Burgerontmoetingsplaats, vinden er commissievergaderingen plaats (gelijktijdig in het gemeentekantoor en de
raadszaal) Er zijn drie raadscommissies: Algemene Bestuurlijke Zaken, Burgerzaken en Grondgebied) en is er een
zogenaamde Hamerraad. Tijdens de tweede vergaderavond (2 weken later) vindt de besluitvormende raadsvergadering
plaats, waarin de debatstukken aan de orde komen.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen             Gelijktijdig       Vaste              Naar vaste inhoud    Altijd plenair      Vaste
gescheiden?                vergaderen?        deelnemers?        vergaderen?          vergaderen?         spreektijd?
                                                                                                          per sessie en/
                                                                                                          of spreker
ja, via BOB                Ja                 Ja                 Ja                   Nee                 Nee


Doelen/motieven
t De politiek dichter bij de burger brengen: een proactieve benadering van burgers en maatschappelijke instellingen
     bij belangrijke politieke keuzevraagstukken.
t Een vroegtijdige betrokkenheid van de raad en duidelijkheid over de wijze van betrokkenheid van de raad bij
     belangrijke onderwerpen.
t Het onderscheid in beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming als leidend principe voor de inrichting van de
     discussies in commissie en raad.


Bijzonderheden
t De Burgerontmoetingsplaats: het eerste deel van de eerste vaste avond bestaat uit de Burgerontmoetingsplaats
     (BOP). De BOP is een metafoor voor gespreksvormen tussen inwoners, raads- en commissieleden. Ook over niet
     geagendeerde onderwerpen kunnen burgers en politici met elkaar in gesprek gaan. De burgers worden vanuit de
     raad uitgenodigd voor de BOP. In de uitnodiging staat vermeld waarover de raad met de burger van gedachten wil
     wisselen. Het doel van de BOP is beeldvorming. Dit betekent dat de raad en commissie tijdens deze sessie alleen
     informatie vergaren door de mening van de burger te peilen. De aanwezige raads- en commissieleden gaan nog
     niet onderling in debat, dat gebeurt in een later stadium. De raads- en commissieleden die de BOP bezoeken maken
     met de spreker een afspraak hoe het met de bijdrage verder zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot een voorstel
     in de agendacommissie.
t Woordvoeringen die op papier staan worden verspreid. De bijdragen van sprekers worden samengevat op een
     sprekerslijst.
t De Hamerraad: doordat alle raadscommissies op een dag vergaderen kan aan het einde van deze vergaderavond
     een korte raadszitting plaatsvinden, waarin de stukken waarvan de raad vindt dat geen verdere behandeling
     noodzakelijk is worden afgehamerd, de zogenaamde ´Hamerraad´.
t Het Technisch Blok: een onderdeel van de commissieagenda, dat bestaat uit raadsvoorstellen die als hamerstuk
     kunnen worden afgedaan en B&W-nota’s waarvoor de besluitbevoegdheid bij het college ligt. Over onderwerpen in
     het technisch blok kunnen technische vragen worden gesteld.




80
</pre>

====================================================================== Einde pagina 81 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 82 ======================================================================

<pre>Gouda
Gemeente                                     Provincie                        Inwonertal
Gouda                                        Zuid-Holland                     70.953
Grifﬁer                                      Telefoon                         E-mail
Mevrouw B. Lubbers                           0182 591758                      beatrijs.lubbers@gouda.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
De gemeenteraad vergadert met een vaste regelmaat (wekelijks) en korter dan voorheen. Parallelle sessies worden
zoveel mogelijk vermeden, maar worden gebruikt als er erg veel agendapunten zijn, circa 5 of 6 per jaar. Iedere
woensdag is het ‘raadsdag’. Van 20.00 tot 23.00 uur zijn er bijeenkomsten.
Sommige onderwerpen komen drie keer aan de orde. De eerste keer dat een onderwerp geagendeerd is, verkennen de
raadsleden wat er allemaal speelt en kunnen burgers meepraten. De keer daarop discussiëren de raadsleden met elkaar
over hetzelfde onderwerp. En de derde keer neemt de voltallige gemeenteraad besluiten. Dit doet de raad eens in de
drie weken van 20.30 uur tot uiterlijk 21.30 uur.
Eenmaal in de drie weken (tijdens de besluitvormende raadsvergadering) kunnen burgers, vóór het plenaire gedeelte
begint, de raad kort toespreken. Dit is de zogenaamde gesproken brief waarmee burgers aandacht kunnen vestigen
op niet geagendeerde onderwerpen. Zij krijgen daarvoor maximaal drie minuten, daarna gaat een gong. Raadsleden
geven daarna aan wat er met de inbreng gebeurt.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen         Gelijktijdig         Vaste             Naar vaste         Altijd plenair          Vaste
gescheiden?            vergaderen?          deelnemers?       inhoud             vergaderen?             spreektijd?
                                                              vergaderen?                                per sessie en/
                                                                                                         of spreker
ja, via BOB            Soms, maar bij       Nee               Nee                Nee                     Nee
                       voorkeur niet.


Doelen/motieven
t de raad moet de regie nemen op zijn eigen werk en meer onafhankelijk van het college gaan opereren;
t de raad moet meer tijd besteden aan minder onderwerpen die wel belangrijk zijn;
t het moet voor burgers, deskundigen, maatschappelijke organisaties en bedrijven eenvoudiger zijn om mee te praten
   én vroegtijdig zodat er nog reële beïnvloedingsmogelijkheden zijn.


Bijzonderheden
t Het ‘driesterrensysteem’: elk onderwerp uit het collegeprogramma heeft een status gekregen: één, twee of drie
   sterren. Het aantal sterren bepaalt hoe vaak de gemeenteraad over een onderwerp spreekt alvorens een besluit te
   nemen. In 2007 heeft de gemeenteraad drie sterren toegekend aan de Wmo, het armoedebeleid, de cultuurnota en
   de wijkaanpak. Voor die onderwerpen zijn tientallen locale organisaties actief uitgenodigd bijdragen te leveren aan
   de discussie.
t Er is geen rondvraag meer. Raadsleden stellen hun vragen via de mail. Wie een punt op de agenda wil krijgen moet
   daartoe een gemotiveerd verzoek indienen.
t Wie in Gouda op de hoogte wil blijven van de activiteiten van de gemeenteraad kan zich abonneren op een digitale
   nieuwsbrief.
t De raad legt werkbezoeken af samen met vertegenwoordigers van organisaties, instellingen, bedrijven
   en belangengroepen waarvan hij verwacht dat die verderop in het proces gebruik zullen gaan maken van
   inspraakmogelijkheden.
t De raad heeft zelf feedback op haar nieuwe werkwijze georganiseerd door 12 groepsgesprekken te voeren met
   vertegenwoordigers van 40 organisaties uit Gouda. Individuele bezoekers van de raadsbijeenkomsten worden
   uitgenodigd om mee te doen aan een digitale waarderingsenquête.
t In het Politiek podium geven de fracties van de gemeenteraad van Gouda in de lokale krant om de week hun
   mening over actuele kwesties in Gouda.




                                                                                                                       81
</pre>

====================================================================== Einde pagina 82 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 83 ======================================================================

<pre>Heeze-Leende
Gemeente                                            Provincie                        Inwonertal
Heeze-Leende                                    Noord-Brabant                    15.235
Grifﬁer                                         Telefoon                         E-mail
Mevrouw T. Borsboom                             040 2241400                      t.borsboom@heeze-leende.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
De drie raadscommissies, te weten commissie Inwoners, commissie Grondgebied en de Controlecommissie zijn per begin
januari 2007, bij wijze van proef voor een jaar, overgegaan in zogenoemde rondetafelgesprekken. De vergaderingen
van de gemeenteraad vinden eens in de zes weken plaats op maandag. Een deel van de raadsvergadering is
opiniërend. Het opiniërende deel begint om 19.30 uur. Daarna vindt de besluitvormende raad plaats.
Het rondetafelgesprek is een vergadering met raadsleden, fractievertegenwoordigers, collegeleden en
belanghebbenden/deskundigen. In de vergadering wordt gesproken c.q. gediscussieerd over onderwerpen die op
de agenda staan, eventueel ter voorbereiding op behandeling in de raadsvergadering. Deze rondetafelgesprekken
moeten belanghebbenden en deskundigen in de gelegenheid stellen relevante informatie, ideeën en meningen naar
voren te brengen. Het geeft aan het gemeentebestuur de mogelijkheid om in het gesprek een beknopte toelichting
op de stukken te geven en te reageren op de inbreng van andere deelnemers aan het gesprek. De raadsleden en
fractievertegenwoordigers kunnen beknopt aan de andere deelnemers een (nadere) toelichting vragen op ingebrachte
stukken of de naar voren gebrachte zaken. Dit betekent dat de raadsleden (nog) geen politiek standpunt innemen.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen           Gelijktijdig       Vaste                Naar vaste inhoud   Altijd plenair      Vaste
gescheiden?              vergaderen?        deelnemers?          vergaderen?         vergaderen?         spreektijd?
                                                                                                         per sessie en/
                                                                                                         of spreker
Ja                       Nee                Ja, tussen ‘harde’   Er is een RTG       Ja                  Nee
                                            en ‘zachte’ sector   ‘hard’ en ‘zacht’
                                                                 onderscheiden


Doelen/motieven
t Het doorbreken van saaie commissies en verlevendiging van het debat.
t Het creëren van een meer informele sfeer.
t De betrokkenheid van de burgers vergroten anders dan door alleen het spreekrecht.

Bijzonderheden
t Door de grote betrokkenheid bij wat er in de gemeenschap gebeurt, is er sprake van een grote belangstelling van
     burgers en maatschappelijke instellingen.
t De laagdrempeligheid van de rondetafelgesprekken vereist dat het beleid ten aanzien van inspraak en participatie
     goed tegen het licht wordt gehouden. Zo is het bijvoorbeeld de vraag hoe de inbreng van burgers tijdens een
     rondetafelgesprek op een bestemmingsplan zich moet verhouden tot ‘het indienen van zienswijzen bij een
     bestemmingsplan’. Daarom verdient het de aanbeveling dat college en ambtelijke organisatie bij het doordenken
     van proces en communicatie óók rekening houden met de gang van zaken bij de behandeling van voorstellen in het
     raadsdomein.
t Leerpunt: de meningsvormende raadsvergadering komt op dit moment nog onvoldoende uit de verf omdat
     de fracties bij veel voostellen hun standpunt al hebben ingenomen, dat vraagt ook een meer diepgaande
     voorbereiding van de raadsleden.




82
</pre>

====================================================================== Einde pagina 83 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 84 ======================================================================

<pre>Leek
Gemeente                                        Provincie                          Inwonertal
Leek                                            Groningen                          19.293
Grifﬁer                                         Telefoon                           E-mail
de heer W. Loonstra                             0594 551515                        w.loonstra@leek.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
De gemeenteraad van Leek heeft met ingang van januari 2009 de raadscommissies Bestuur en Middelen, Welzijn
en Ruimte opgeheven. Sindsdien zijn er elke eerste en derde woensdag van de maand vanaf 19.30 uur in het
gemeentehuis een algemene raadscommissie met eventueel parallelle sessies en aansluitend een raadsvergadering.
De raadscommissie houdt van 19.30 tot circa 21.00 uur voor de beeld- en meningsvorming maximaal twee parallelle
sessies over verschillende onderwerpen. In iedere sessie zijn er uit iedere fractie maximaal twee raadsleden of
vaste vervangers als woordvoerders aanwezig en kunnen burgers inspreken over onderwerpen op de agenda. De
raadscommissie adviseert de gemeenteraad over de besluiten die door de raad moeten worden genomen en voert
overleg met de B&W-leden over het door hen te voeren beleid. In de commissie wordt niet gestemd, dat gebeurt in de
raadsvergadering.
Om circa 21:00 uur is er een korte pauze met gelegenheid voor raadsleden om te netwerken met burgers of te
overleggen met eigen fractieleden, andere fracties en collegeoverleg.
Tussen 21.30 - 22.30 uur vindt de raadsvergadering plaats met het besluitvormende debat over geagendeerde
onderwerpen, het vaststellen van verslagen, mededelingen en de rondvraag. Dit zijn niet de onderwerpen die dezelfde
avond in de raadscommissie aan de orde zijn geweest. De agendacommissie bepaalt wanneer deze onderwerpen op de
agenda komen.
Op onderwerpen die rechtstreeks naar de raadsvergadering zijn gebracht – en dus niet in een beeld- en
meningsvormende sessie zijn besproken – kunnen burgers alsnog inspreken.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen             Gelijktijdig         Vaste deelnemers? Naar vaste inhoud Altijd plenair           Vaste
gescheiden?                vergaderen?                               vergaderen?         vergaderen?         spreektijd?
                                                                                                             per sessie
                                                                                                             en/of
                                                                                                             spreker
Ja                         Ja                   Nee                  Nee                 Nee                 Nee


Doelen/motieven
t Snellere besluitvorming.
t Meer tijd voor de volksvertegenwoordigende rol door minder tijd aan vergaderen te besteden.
t Meer duidelijkheid voor de burger over het tijdstip waarop onderwerpen aan de orde komen.

Bijzonderheden
t In principe kan elk raadslid een keer sessievoorzitter zijn. Van de 17 raadsleden hebben er zeven plaatsgenomen
     in een voorzitterspoule die tevens de agendacommissie vormt. Maar mocht het zo uitkomen – ziekte, vakantie,
     woordvoerderschap t.a.v. een specifiek geagendeerd onderwerp – dan is elk raadslid in principe bereid de rol van
     voorzitter te vervullen. Er zijn dus ook geen officieel door de raad benoemde voorzitters. Bijkomend aspect is dat
     alle raadsleden zich inleven in de noden en mechanismen waarmee een voorzitter te maken kan krijgen.
t De lijst ingekomen stukken is uitsluitend voor kennisgeving en wordt dus niet als zodanig behandeld. Een
     fractie die over een ingekomen stuk wil beraadslagen moet daartoe een gemotiveerd verzoek indienen bij de
     agendacommissie.
t De griffie maakt oplegnotities met daarin behandeldoel en achtergrond van agendapunten. Die notities worden
     door raadsleden zeer gewaardeerd.




                                                                                                                           83
</pre>

====================================================================== Einde pagina 84 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 85 ======================================================================

<pre>Lelystad
Gemeente                                        Provincie                     Inwonertal
Lelystad                                        Flevoland                     72.252
Grifﬁer                                         Telefoon                      E-mail
de heer J. Woltjer                               0320 278911 (alg)            j.woltjer@lelystad.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Sinds begin 2005 kent de gemeente een Opinieplein, dat eenmaal per maand wordt gehouden.
Het Opinieplein is een ontmoetingsplaats voor bevolking en raad. Het omvat verschillende parallelle sessies. Per
bijeenkomst is er één onderwerp. De onderwerpen worden van tevoren bepaald door een speciaal in het leven
geroepen agendaoverleg.
Daarnaast komt de raad tweemaal per maand bijeen. Het eerste half uur van elke raadsvergadering is gereserveerd
voor spreekrecht van de burger. Maximaal zes sprekers krijgen maximaal vijf minuten spreektijd. Er zijn geen
commissies.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen             Gelijktijdig      Vaste               Naar vaste         Altijd plenair      Vaste
gescheiden?                vergaderen?       deelnemers?         inhoud             vergaderen?         spreektijd?
                                                                 vergaderen?                            per sessie en/of
                                                                                                        spreker
Nee                        Ja                Nee                 Nee                Nee                 Ja, per fractie
(Al worden geen                                                                                         in de raad, het
besluiten genomen                                                                                       opinieplein
tijdens het opinieplein)                                                                                heeft vaste
                                                                                                        tijden.


Doelen/motieven
t   Een betere voorbereiding van de raadsvergaderingen.
t   Het voorkomen van dubbelingen.
t   Bevordering van een evenredige inbreng van de fracties (spreektijden).
t   Het bevorderen van het debat in de raad.
t   Burgers mogen meepraten.
t   Het versnellen van de doorlooptijd.


Bijzonderheden
t In de stad is er veel aandacht voor bestuurlijke en uitvoerende zaken, deze staan met enige regelmaat op de
     politieke agenda
t Ook veel inspraak en betrokkenheid van burgers gaat over bestuurlijke en uitvoerende zaken.
t In deze bestuursperiode zijn er al circa 20 burgerinitiatieven geweest.




84
</pre>

====================================================================== Einde pagina 85 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 86 ======================================================================

<pre>Overbetuwe
Gemeente                                        Provincie                          Inwonertal
Overbetuwe                                      Gelderland                         43.161
Grifﬁer                                         Telefoon                           E-mail
de heer A.J. van den Brink                      0481 362305                        griffie@overbetuwe.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
De gemeenteraad vergadert in principe een keer per maand. Het presidium stelt voor de vergaderingen een agenda
op en het presidium beslist ook of een onderwerp moet worden voorbereid door een van de raadscommissies. Als alle
partijen dezelfde mening hebben, hoeft het onderwerp niet meer te worden besproken in de gemeenteraad en wordt
het voorstel een hamerstuk.
Er zijn vier raadscommissies, waarvan drie op thema: Burger, Ruimte en Huis der Gemeente (nieuwbouw
gemeentehuis). Naast het voorbereiden van besluitvorming in de raad, evalueren zij ook het uitgevoerde collegebeleid
dat binnen ‘hun’ thema past. In de commissie Gemeentebrede en/of Financiële Zaken (GFZ) worden onderwerpen
behandeld die de thema’s ‘overstijgen’ en de gehele gemeente als zodanig raken. Voorbeelden zijn de voorjaarsnota,
programmaverantwoording en de kadernota handhaving. In principe vergaderen commissies Burger, Ruimte, GFZ en
Raad één keer per maand. Men kan inspreken bij de commissies.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen          Gelijktijdig          Vaste                Naar vaste inhoud   Altijd plenair   Vaste
gescheiden?             vergaderen?           deelnemers?          vergaderen?         vergaderen?      spreektijd? Per
                                                                                                        sessie en/of
                                                                                                        spreker
Nee, al wordt het       Nee                   Ja                   Ja                  Nee              Nee
formele besluit in de   (commissies zijn
raad genomen            op verschillende
                        dagen)


Doelen/motieven
t Er is vooral ingezet op het indammen van de stukkenstroom. Daarom zijn de commissies gehandhaafd. Ze werken
   als ‘filter’ en ‘sluis’ naar de finale behandeling van voorstellen door de raad.
t De raad is vooral gefocust op het volbrengen van besluiten en in mindere mate op het open zetten van de deuren
   voor betrokkenheid van burgers en maatschappelijke instellingen.
t Via commissies kunnen niet-raadsleden als ‘burgerlid’ ervaring opdoen en wordt de werkdruk voor de raadsleden
   verminderd.


Bijzonderheden
t Ieder jaar evalueert de commissie zijn werkzaamheden, deze evaluatie is ook van persoonlijke aard.
t Eenmaal per jaar zijn er trainingen.
t Geboekte tijdwinst van raadsleden komt ten goede aan de versterking van de vertegenwoordigende rol. De fracties
   nemen daartoe zelf initiatieven.
t Negatieve ervaringen van een buurgemeente met een nieuwe wijze van vergaderen werken door in de
   meningsvorming over (eventuele wijzigingen) in de eigen vergaderpraktijk.




                                                                                                                       85
</pre>

====================================================================== Einde pagina 86 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 87 ======================================================================

<pre>Rheden
Gemeente                                    Provincie                          Inwonertal
Rheden                                      Gelderland                         43.950
Grifﬁer                                     Telefoon                           E-mail
de heer L.J.J. ten Horn                     026 4976241                        griffie@rheden.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Vanaf mei 2006 experimenteerde de Rhedense raad met een nieuwe vergaderwijze: de commissievergaderingen
werden afgeschaft en daarvoor in de plaats kwam een systeem van tweewekelijkse oriëntatie- en raadsavonden, met
als groot voordeel de mogelijkheid tot snelle besluitvorming door de tweewekelijkse cyclus. Een nadeel was dat de
raad meer dan eens bij een agendapunt voor zijn oriëntatie meer tijd nodig had dan was voorzien. Vergaderingen
liepen daardoor uit, burgers zaten vaak uren te wachten voordat ‘hun’ punt aan de orde kwam.
In maart 2007 is overgegaan tot een systeem van raadsbijeenkomsten met een maandelijkse cyclus: één oriëntatie-
avond, twee informatie-avonden en één raadsvergadering. In bijzondere gevallen kan de raad van deze regelmaat
afwijken.
Oriëntatie-avond: Een keer per maand, doorgaans op dinsdag. Deze avond begint met het raadsspreekuur. Tijdens het
raadsspreekuur kan elke burger (na aanmelding vooraf) de raadsfracties toespreken over alle onderwerpen die (nog)
niet op de agenda van de officiële raadsvergadering staan.
Het tweede deel van de oriëntatie-avond beraadslaagt de raad over onderwerpen die nog niet op de agenda
van de raadsvergadering staan. Het college, raadsfracties, inwoners en organisaties kunnen deze onderwerpen
aandragen. Voor de bespreking ervan worden zoveel mogelijk betrokkenen uitgenodigd. De gemeenteraad kan zich
in oriënterende zin laten informeren, zonder dat er over dat onderwerp een besluit genomen hoeft te worden. Het
agenda-overleg bepaalt welke onderwerpen wanneer en op welke wijze worden behandeld.
Informatie-avond: Deze avond begint om 19.30 uur en vindt twee keer per maand plaats. Er wordt dan gesproken over
onderwerpen waar de gemeenteraad in een later stadium een besluit over moet nemen. Tijdens de informatie-avond
is er ruimte voor inwoners en organisaties om de raadsfracties over de onderwerpen die op de agenda staan toe te
spreken. Bij een informatie-avond mogen per fractie maximaal twee mensen het woord voeren.
Raadsvergadering: Eénmaal per maand, bijna altijd op de laatste dinsdag van de maand vanaf 20.00 uur. Tijdens de
raadsvergadering debatteert de gemeenteraad over onderwerpen die eerder die maand op de informatieavond zijn
besproken. Tijdens de raadsvergadering is er geen spreekrecht voor het publiek. Aan het eind van het debat neemt de
gemeenteraad een besluit over het onderwerp. De gehele cyclus duurt circa 1 maand.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen            Gelijktijdig       Vaste                Naar vaste     Altijd plenair     Vaste spreektijd?
gescheiden?               vergaderen?        deelnemers?          inhoud         vergaderen?        per sessie en/of
                                                                  vergaderen?                       spreker
Ja                        Nee                Ja.                  Nee            Ja                 Nee


Doelen/motieven
t   de kwaliteit van de besluitvorming bevorderen;
t   de publieksvriendelijkheid van de vergaderwijze optimaal laten zijn;
t   het contact tussen burgers en raadsleden vergemakkelijken;
t   het raadswerk effectief en efficiënt organiseren.


Bijzonderheden
In Rheden wordt niet meer in beslotenheid vergaderd, tenzij het om een onderwerp gaat waarbij geheimhouding
strikt noodzakelijk is.




86
</pre>

====================================================================== Einde pagina 87 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 88 ======================================================================

<pre>Tytsjerksteradiel
Gemeente                                      Provincie                          Inwonertal
Tytsjerksteradiel                             Friesland                          32.322
Grifﬁer                                       Telefoon                           E-mail
de heer S.K. Dijkstra                         0511 460508                        skdijkstra@t-diel.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Sinds 2001 werkt de gemeente zonder raadscommissies. De maandelijkse raadsvergadering kan bestaan uit drie delen:
vragenronde, informatief, opiniërend en besluitvormend deel (dat kan, niet elk onderdeel is in elke bijeenkomst
ingepland). Er zijn soms informerende delen (vragenronde, presentatie) en soms opiniërende delen (afhankelijk van
politieke relevantie) en altijd een besluitvormend deel.
De raad heeft een aantal procedurele, organisatorische commissies ingesteld, die slechts procedurele voorstellen
behandelen (accountantscommissie, agendacommissie , commissie communicatie). Er vindt in de commissies geen
politieke besluitvorming plaats. Het presidium opereert als algemeen bestuur van de raad. Een agendacommissie van
vier raadsleden plant de agenda, zorgt voor spreiding in de tijd van onderwerpen en bepaalt het procesdoel van de
vergadering, en daarmee de status van de raadsvoorstellen. De stukken gaan niet naar de agendacommissie, alleen de
agenda. Ze bepalen niet de ‘vergaderrijpheid’.

Structuurkenmerken
Vergaderdoelen            Gelijktijdig       Vaste             Naar vaste inhoud     Altijd plenair      Vaste
gescheiden?               vergaderen?        deelnemers?       vergaderen?           vergaderen?         spreektijd?
                                                                                                         Per sessie en/
                                                                                                         of spreker
Ja                        Nee                Ja, de plenaire   Nee                   Ja                  Nee
                                             raad


Doelen/motieven
t   Minder vergaderen;
t   Discussie niet meer dubbelen;
t   Onderwerpen op meer maat behandelen;
t   Meer op hoofdlijnen en minder op details.


Bijzonderheden
t Het aantal vergaderingen is teruggelopen van 45-50 in de oude situatie tot circa 15 per jaar nu.
t De totale vergadertijd is meer dan gehalveerd (al duurt een vergadering nu wel iets langer).
t Veel van de ‘gewonnen’ tijd wordt ingezet voor vergroting van de externe oriëntatie, men gaat op locatie in
     gesprek met bewoners, focus daarbij op politiek gevoelige onderwerpen uit de termijnagenda.
t 85% van alle voorstellen gaat direct naar de fase van besluitvorming, er wordt dus ook minder ‘gedubbeld’.
t Doordat alles in de plenaire raad wordt besproken, is er meer sprake van een generalistische behandeling van
     onderwerpen.
t Er is veel aandacht voor evaluatie en periodiek onderhoud: raadsleden en wethouders doen actief mee aan
     observatie en evaluatie van raadsbijeenkomsten.
t Er is ook veel aandacht voor de kwaliteit van de opiniërende stukken, die tot op heden niet altijd voldoende
     uitnodigen tot discussie en debat.




                                                                                                                       87
</pre>

====================================================================== Einde pagina 88 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 89 ======================================================================

<pre>Velsen
Gemeente                                     Provincie                        Inwonertal
Velsen                                       Noord-Holland                    67.559
Grifﬁer                                      Telefoon                         E-mail
Mevrouw J.P.E.M. Huijs                       0255 567501                      hhuijs@velsen.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Velsen kent geen commissievergaderingen meer en ook geen aparte raadsvergaderingen. Op één vaste vergaderavond
(donderdagavond) vindt één keer in de twee weken het Raadsplein plaats . Er worden twee of drie verschillende sessies
parallel aan elkaar gehouden. Deze ‘Carrousel’ is van 19.00 tot 21.00 uur. Per sessie wordt door de agendacommissie
een vaste begin- en eindtijd vastgesteld. Het staat elke fractie vrij een onderwerp te agenderen voor een politieke
sessie. Na een pauze tot 21.30 uur is aan het eind van de avond een korte raadsvergadering, waar besluitvorming en
soms raadsdebatten plaatsvinden. De constructie dat iedere veertien dagen op één avond ‘commissie’- en raadswerk
kan worden gedaan, zorgt voor grote flexibiliteit en slagvaardigheid t.a.v. snelle besluitneming. Ook zijn er allerlei
combinaties mogelijk van informatievergaring, beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen             Gelijktijdig           Vaste             Naar vaste inhoud Altijd plenair         Vaste
gescheiden?                vergaderen?            deelnemers?       vergaderen?          vergaderen?         spreektijd? per
                                                                                                             sessie en/of
                                                                                                             spreker
Ja, via BOB                Ja                     Nee               Nee                  Nee                 Nee


Doelen/motieven
t   een betere regie van de raad op zijn eigen vergaderingen;
t   een efficiëntere vergaderwijze;
t   focus op politiek interessante discussies;
t   mede daardoor ‘de politiek’ meer aansprekend maken voor de inwoners;
t   kortere doorlooptijd van besluitvorming.


Bijzonderheden
t Er heeft een raadsbezinningsbijeenkomst plaatsgevonden waarbij alle aspecten de revue zijn gepasseerd. Er
     is een individuele raadsledentraining geweest. Voorzitters hebben een training gehad over zowel hun rol als
     voorzitter als hun rol als lid van de agendacommissie. Er heeft een bijeenkomst plaatsgevonden tussen college en
     fractievoorzitters waarbij kritisch is gekeken naar succes- en faalfactoren voor het samenspel tussen college en raad.
t De griffie maakt voor de behandeling van een onderwerp in een sessie steevast een oplegnotitie (bespreekvoorstel)
     met het doel van de behandeling, de voorgestelde behandelwijze en wat relevante achtergrondinformatie. Die
     service van de griffie wordt door de raad zeer op prijs gesteld.
t De raadsvergadering en de in de raadzaal gehouden sessies worden integraal op de lokale televisie uitgezonden.
t Bij politieke kwesties worden betrokken burgers, instellingen en bedrijven proactief uitgenodigd om met de raad in
     gesprek te gaan c.q. de raad te adviseren. Dat leidt tot grotere belangstelling voor de politieke sessies.
t Momenteel wordt bekeken of het mogelijk is om in principe elk raadslid zo nu en dan de rol van voorzitter te laten
     vervullen. Daarmee wordt het capaciteitsbeslag gespreid en kan er werkendeweg een groter begrip ontstaan voor
     de noden en mechanismen van het voorzitterschap.




88
</pre>

====================================================================== Einde pagina 89 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 90 ======================================================================

<pre>Venlo
Gemeente                                               Provincie                         Inwonertal
Venlo                                                  Limburg                           92.091
Grifﬁer                                                Telefoon                          E-mail
de heer G. van Soest                                   077 3596924                       gjpsoestv@venlo.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
De raad van Venlo heeft het commissiestelsel in tact gelaten, maar daarbij zwaar ingezet op het versterken van
de beeldvormende fase in het bestuurlijke proces van beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming (BOB).
Daartoe is in september 2008 het Sprekersplein geïntroduceerd, dat elke maandag vóór de (vierwekelijkse)
commissievergaderingen plaatsvindt. Tijdens het Sprekersplein worden presentaties gehouden, kan men inspreken over
voor de commissies geagendeerde én niet-geagendeerde onderwerpen, en zijn beleidsambtenaren beschikbaar om (in
spreekkamertjes) hun stukken toe te lichten.
Burgers kunnen niet alleen inspreken in het Sprekersplein, maar ook in de raadsvergadering en in de
commissievergaderingen. De raad vergadert 10 keer per jaar op een woensdagavond. Twee weken daarvoor
vergaderen de raadscommissies op woensdag- en donderdagavond. Er zijn vier raadscommissies: Sociaal
Maatschappelijke Zaken (SMZ), Woonomgeving (WO), Economie, Verkeer en Beheer (EVB) en Financiën, Bestuur en
Veiligheid (FBV).
Verder houdt de raad op de eerste woensdag van de maand themabijeenkomsten. Daarvoor nodigt hij burgers,
instellingen en bedrijven uit in het kader van zijn oriëntatie op majeure dossiers. Voor langdurige, complexe dossiers,
zoals de uitwerking van een strategische visie, worden in samenwerking met college raadstrajecten uitgestippeld,
waarin het contact met de stad actief wordt opgezocht. Daarbij wordt ook gebruik gemaakt van andere instrumenten
zoals webfora, expertmeetings met deskundigen en hoorzittingen met de stad.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen gescheiden? Gelijktijdig           Vaste                Naar vaste         Altijd plenair   Vaste
                                vergaderen?       deelnemers?          inhoud             vergaderen?      spreektijd?
                                                                       vergaderen?                         per sessie en/
                                                                                                           of spreker
Ja t.a.v. Sprekersplein en      Nee               Ja                   Ja                 Nee              Nee
themabijeenkomsten


Doelen/motieven
t Zwaar inzetten op een zo optimaal mogelijke verkenning van en beeldvorming over politieke vraagstukken;
t Intensiveren van het contact met ‘de stad’;
t Boeiender en toegankelijker maken van het raadsdebat.

Bijzonderheden
t De griffie maakt oplegnotities bij raadsstukken met annotaties t.a.v. behandeldoel, vraagstelling, voorgestelde
   behandelwijze enz. Deze service wordt door de raad zeer op prijs gesteld. De oplegnotities werken tevens als een
   positieve ‘prikkel’ naar de ambtelijke organisatie als het gaat om het scherper toesnijden van ambtelijke stukken op
   de kernrollen van de raad.
t De griffiemedewerkers hebben daartoe een ‘coach to coach’-cursus gevolgd om zelf competenter te worden in het
   ‘coachen’ van raadsleden en daarbij weg te blijven uit partijpolitieke mechanismen. Werken aan de competenties
   van raadsleden vindt men in Venlo niet alleen een taak van de politieke partijen: er is ook een gemeenschappelijk
   belang voor de raad als hoogste bestuursorgaan ervoor te zorgen dat kennis van inhoud en processen en het
   omgaan met raadsinstrumenten op niveau is.




                                                                                                                          89
</pre>

====================================================================== Einde pagina 90 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 91 ======================================================================

<pre>Westerveld
Gemeente                                        Provincie                      Inwonertal
Westerveld                                      Drenthe                        19.287
Grifﬁer                                         Telefoon                       E-mail
Mevrouw A. Middelkamp                           0521 349350                    i.middelkamp@gemeentewesterveld.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Sinds 1 januari 2009 werkt de gemeente met drie vaste commissies die zijn ingedeeld conform de hoofdstukken uit
de programmabegroting (dat is ook overzichtelijk naar de organisatie toe): bestuur en middelen, ruimte, en welzijn.
Daarnaast is er de raad die eenmaal per maand bijeenkomt.
Alle vergaderingen vinden plaats op dinsdag.
De agendacommissie bereidt de vergaderingen van commissie en raad voor.
De agendacommissie (burgemeester als voorzitter, drie commissievoorzitters, griffier en secretaris als adviseur)
bereidt de wijze van vergaderen voor en maakt afspraken over de wijze van behandeling van de onderwerpen. De
agendacommissie verdeelt de onderwerpen over de commissies en de raadsvergadering.
Vooral ziet de agendacommissie toe op de behandeling van de onderwerpen conform de afgesproken (proces)indeling:
Informatievoorziening – Oordeelsvorming – Besluitvorming en de indeling naar ‘A en B-stukken’. Ook beoordeelt de
commissie of een onderwerp voldoende is voorbereid voor beraadslaging.
De nieuwe structuur komt na een periode van ruim drie jaar waarin de gemeente niet met commissies heeft gewerkt,
maar met werkgroepen.

Structuurkenmerken
Vergaderdoelen           Gelijktijdig       Vaste               Naar vaste        Altijd plenair              Vaste
gescheiden?              vergaderen?        deelnemers?         inhoud            vergaderen?                 spreektijd?
                                                                vergaderen?                                   per sessie
                                                                                                              en/of
                                                                                                              spreker
Ja                       Nee                Ja                  Ja                Nee                         Nee


Doelen/motieven
t Herstel van een duidelijker onderscheid van rollen en taken van raad en college. In de structuur van
     raadswerkgroepen was dat onderscheid vervaagd, met als risico dat de werkgroepen zich meer concentreerden op
     de bestuurlijke oplossing dan op de politieke gesprekspunten.
t Herstel van een duidelijk onderscheid tussen informatievoorziening, oordeelsvorming en besluitvorming, en in
     samenhang daarmee de wijze van voorbereiding van de raadsbehandeling.
t Verbeteren van burgerparticipatie.
t Verbetering van informatie-uitwisseling en contactmomenten met het college van b&w.
t Behoefte aan meer structuur.

Bijzonderheden
t Naast de herinvoering van de commissies doet de gemeente goede ervaringen op met de werkzaamheden binnen
     de agendacommissie.
t De griffie denkt tijdig mee over de vormgeving van de stukken en de wijze waarop deze aan de raad worden
     voorgelegd. De griffie investeert in het goed voorbereiden van de discussie, het formuleren van de behandeldoelen
     en de meest passende werkvorm in de vergadering.




90
</pre>

====================================================================== Einde pagina 91 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 92 ======================================================================

<pre>Zeevang
Gemeente                                       Provincie                              Inwonertal
Zeevang                                        Noord-Holland                          6.307
Grifﬁer                                        Telefoon                               E-mail
Mevrouw G. Kager                               0299 409451                            g.kager@zeevang.nl
Korte omschrijving vergaderpraktijk
Van 1 september 2005 tot 2009 werkte de raad van Zeevang (13 raadsleden, vier fracties) met een voorbereidende
raadsvergadering, en enige tijd later een reguliere besluitvormende raadsvergadering. Inspreken kon bij de
voorbereidende raadsvergadering.
Per 1 januari 2009 heeft de gemeenteraad het vergadermodel aangepast. Zowel de voorbereidende vergadering als de
reguliere raadsvergadering worden nu op één avond gehouden.
In het eerste deel van de raadsvergadering worden de onderwerpen zo behandeld dat de raadsleden kunnen komen
tot een voorlopig standpunt. Voor elk onderwerp is een richttijd voor behandeling gereserveerd. In het tweede deel
van de avond worden besluiten genomen over de onderwerpen die voor dat deel zijn geagendeerd. De vergadering
mag niet langer dan 3 uur duren.
Inspreken kan in het eerste deel van de avond op geagendeerde én vrije onderwerpen.
Er wordt negen keer per jaar vergaderd (er zijn geen vergaderingen in vakantieperiodes). De vergadercyclus beslaat vijf
weken.
Structuurkenmerken
Vergaderdoelen             Gelijktijdig        Vaste               Naar vaste inhoud Altijd plenair        Vaste
gescheiden?                vergaderen?         deelnemers?         vergaderen?         vergaderen?         spreektijd? per
                                                                                                           sessie en/of
                                                                                                           spreker
Ja                         Nee                 Ja                  Nee                 Ja                  Nee



Doelen/motieven bij recente wijziging
t Komen tot een transparant en werkbaar besluitvormingsmodel met voldoende ruimte voor de beeld- en
     meningsvormende fasen in het traject, en passend bij de wensen en mogelijkheden van de gemeente Zeevang.
t Tijd voor fracties om tussen beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming intern overleg te voeren.
t In ieder geval niet méér avonden vergaderen.

Bijzonderheden
t De rondvraag is afgeschaft. Uitvoeringskwesties kaarten fracties rechtstreeks aan bij de portefeuillehouder c.q. de
     ambtelijke organisatie. Voor de agendering van politiek-bestuurlijke kwesties stellen zij een korte bespreeknotitie
     op. De griffie heeft daarvoor een format ontwikkeld.
t Drie á vier keer per jaar worden werk- en wijkbezoeken gehouden. Die nemen een ochtend in beslag. Inwoners
     kunnen onderwerpen aandragen en vanuit de raad worden actuele besluitonderwerpen met de bevolking
     besproken.
t Over belangrijke thema’s of ontwikkelingen organiseert de raad zo nu en dan een informatieve bijeenkomst, ook
     wel Kennis- en Opiniebijeenkomst genoemd. Presentaties worden dan afgewisseld met rondetafelgesprekken,
     waarbij spreiding van raadsleden over de tafelgroepen plaatsvindt.




                                                                                                                           91
</pre>

====================================================================== Einde pagina 92 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 93 ======================================================================

<pre></pre>

====================================================================== Einde pagina 93 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 94 ======================================================================

<pre>Bijlage: Respondenten


Albrandswaard:        De heer A. Aarssen, grifﬁer
Almere:               De heer J.D. Pruim, grifﬁer
Amersfoort:           Mevrouw A.M. van Omme, grifﬁer
Apeldoorn:            De heer F. de Graaf, burgemeester
                      De heer A. Oudbier, grifﬁer
                      De heer T. Kunneman, fractievoorzitter PvdA /waarnemend raadsvoorzitter
Beesel:               Mevrouw M. Jenniskens-Derks van de Ven, grifﬁer
Borsele:              De heer R. van Poppel, grifﬁer
Brummen:              Mevrouw M. Veenbergen, grifﬁer
Cranendonck:          De heer S.B.J. Backus, grifﬁer
Den Bosch:            De heer A. van der Jagt, grifﬁer
Doetinchem:           Mevrouw M. Bolten, plaatsvervangend grifﬁer
                      De heer A. Heij, fractievoorzitter CU-SGP
                      De heer N. Verhoeven, fractievoorzitter VVD
Eersel:               Mevrouw J.A.M. Busio-Spruit, grifﬁesecretaresse
Enschede:             De heer R.M. Jongedijk, grifﬁer
Gennep:               De heer J.J. van Gemeren, grifﬁer
Gouda:                Mevrouw B. Lubbers, grifﬁer
Heeze-Leende:         Mevrouw T.E. Borsboom-Hoekstra, grifﬁer
Heerenveen:           De heer A. Duiker, fractievoorzitter PvdA, plv. raadsvoorzitter
                      De heer J. van Leeuwestijn, grifﬁer
                      De heer P. de Jonge, burgemeester
Leek:                 De heer W. Loonstra, grifﬁer
Lelystad:             De heer J. Woltjer, grifﬁer
Overbetuwe:           De heer A.J. van den Brink, grifﬁer
Rheden:               De heer L.J.J. ten Horn, grifﬁer
Tytsjerksteradiel:    De heer S.K. Dijkstra, grifﬁer
Velsen:               Mevrouw J.P.E.M. Huijs, grifﬁer
Venlo:                Mevrouw Y. van Geel, waarnemend grifﬁer
Voorst:               De heer M. Brand, fractievoorzitter
                      De heer S.J. Peet, grifﬁer
                      De heer J.T.H.M. Penninx, burgemeester
                      Mevrouw B.E. Ulfman, raadslid
Westerveld:           Mevrouw A. Middelkamp, grifﬁer
                      De heer S.J. Ronda, voormalig grifﬁer
Wijk bij Duurstede:   Mevrouw M. van Esterik, grifﬁer
                      De heer G. Swillens, burgemeester
Woerden:              De heer G. Karssenberg, grifﬁer
                      De heer E. L. Bom, raadslid
                      De heer H. W. Schmidt, burgemeester
Zeevang:              Mevrouw G.C.I. Kager, grifﬁer




                                                                                                93
</pre>

====================================================================== Einde pagina 94 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 95 ======================================================================

<pre>Deelnemers aan de verdiepingsbijeenkomst
t Marianne van Omme, grifﬁer Amersfoort
t Arjan Oudbier, grifﬁer Apeldoorn, namens de VvG
t Gert Jan Kleinpaste, raadslid Apeldoorn
t Ton Kunneman, fractievoorzitter Apeldoorn
t Werner Ludwig, fractievoorzitter Apeldoorn
t Will Scheepens, interimgrifﬁer Bergen (Limburg), regioconsulent ALB
t Rein van Poppel, grifﬁer Borsele
t Rick van der Meer, plaatsvervangend grifﬁer Den Bosch
t August Heij, fractievoorzitter Doetinchem
t Marlies Bolten, plaatsvervangend grifﬁer Doetinchem
t Beatrijs Lubbers, grifﬁer Gouda
t Yvon van Geel, waarnemend grifﬁer Venlo
t Han Huijs, grifﬁer Velsen
t Dini Vriezekolk, loco-grifﬁer Voorst
t Maarten Brand, fractievoorzitter Voorst
t Jos Penninx, burgemeester Voorst
t Henk Westra, grifﬁer Zevenaar, regioconsulent ALB
t Ben Mouw, regioconsulent ALB


De beschrijvingen van de vergaderpraktijken in deze publicatie zijn in goed overleg met de betrokkenen weergeven.
De auteurs zijn verantwoordelijk voor de interpretatie van de vergaderpraktijken in de besproken gemeenten.




94
</pre>

====================================================================== Einde pagina 95 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 96 ======================================================================

<pre>95
</pre>

====================================================================== Einde pagina 96 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 97 ======================================================================

<pre>Colofon




Deze publicatie is een uitgave van het Actieprogramma Lokaal Bestuur, een gezamenlijk project van de Vereniging van
Nederlandse Gemeenten en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De informatie is ook te vinden
op de website www.actieprogramma.nl.


Auteurs:
Hans Kessens en Ton Kock, beiden associé bij Partners+Pröpper
m.m.v. Stefanie den Dunnen (Partners+Pröpper)


De publicatie is tot stand gekomen in opdracht van het Actieprogramma Lokaal Bestuur:
Mw. dr. R.H.J. Lenten (projectleider), mw. drs. L.D. Lemmens, mw. H. Sahin-Ardiç en mw. drs. G.A.M. Haasnoot


Leden van de klankbordgroep:
Mw. A.C.P. Balk-Lampe (namens Raadslid.NU)
De heer drs. A. Oudbier (namens de Vereniging van Grifﬁers)
Regioconsulenten van het Actieprogramma Lokaal Bestuur:
De heer drs. E.W.K. Meurs
De heer G.J. Mouw
De heer W.P.G.M. Scheepens
De heer mr. H.R. Westra


Fotograﬁe:
Gemeente Arnhem (cover), Gemeente Apeldoorn (10), fotograaf: Moniek Polak, www.nationalebeeldbank.nl (16),
Gemeente Apeldoorn (22), fotograaf: Jan van den Heuvel, www.iStockphoto.com (28 en 64), Gemeente Delft (34),
Gemeente Ede (40) en Gemeente Hellendoorn (70): fotograaf: Emile Willems, Nijverdal


Opmaak:
VNG, Chris Koning


Druk:
Drukkerij Excelsior, Den Haag



VNG
Postbus 30435
2500 GK Den Haag
VNG Informatiecentrum
T: 070 373 8020
E: informatiecentrum@vng.nl



Juni 2009




96
</pre>

====================================================================== Einde pagina 97 =================================================================

<br><br>