<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Kennisgeving aan de gemeenteraad
Documentnummer: 201425008                             Zaaknummer:       Z/19/052702
Portefeuillehouder(s): drs. J. Goossen
Ter agendering in Agendacommissie op 26 september 2019
Voor vragen
Naam: Rene Borgardijn
Telefoon:
E-mail: r.borgardijn@1stroom.nl
Onderwerp: Reactie op accountantsverslag
Aanleiding voor deze kennisgeving
De accountant heeft haar controleverklaring inzake de jaarrekening 2018 opgesteld en
aangeleverd aan de raad. Conform het rapport van bevindingen is de uitkomst hiervan dat de
gemeente Duiven een verklaring met beperking krijgt voor getrouwheid en rechtmatigheid.
Dit is voor de gemeente een ongekende en zeer ernstige situatie. Een aantal van de fouten
en onzekerheden zijn bij ons bekend maar, zoals de accountant ook aangaf, deze hebben
niet geleid tot onjuiste bestedingen. Veelal ontbrak de formele prestatieverklaring omdat de
keuze was gemaakt om met minder administratieve controle en dus werklast te opereren. Als
organisatie gaan wij met dit onderwerp aan de slag en zullen hier een gezonde en
doeltreffende balans in zoeken. Ons College gaat zich met de organisatie tot het uiterste
inspannen om de administratieve processen weer op orde te krijgen. De basis hiervoor is
uitgewerkt in een verbeterplan dat op 8 oktober kan worden gepresenteerd aan de raad. Dit
verbeterplan is afgestemd met de accountant en heeft een directe relatie naar de
bevindingen uit het accountantsrapport. Dit plan wordt vanaf oktober 2019 in directe
samenwerking met de accountant uitgevoerd en heeft een doorlooptijd tot en met mei 2020.
Op hoofdlijnen ziet dit plan er als volgt uit:
      Steekproef inkoopfacturen: doel procesverbetering & juiste dossiervorming
      Opschonen en op orde brengen activa-administratie
      Opschonen tussenrekeningen
      Onderhanden werk in de balans actualiseren
      Debiteurenpositie op orde brengen en juiste vorming voorziening
      Mutaties eigen voorzieningen (dossiervorming tav besluitvorming)
      Controle en afhandeling subsidieprojecten
      Onderzoek tarieven kostendekkendheid
      Controle op aanbestedingsprojecten
Opzet van het plan is om de bevindingen van de accountant al in 2019 op te pakken, de
eindejaarscontrole deels naar voren te halen zodat bevindingen tijdig kunnen worden
opgepakt en/of gerepareerd en er lerend vermogen wordt opgebouwd voor de afdeling en de
organisatie.
201425008                                                                               Pagina 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Relevant beleidskader
Vaststelling van de jaarrekening door de gemeenteraad op basis van de gemeentewet.
Inhoud van mededeling
Het college heeft uw raad bij verschillende gelegenheden op de hoogte gesteld van de
problemen rond de financiële functie. De problemen zijn zo fundamenteel gebleken, dat de
doorwerking daarvan lang aanhoudt. Dat heeft geleid tot het oordeel van de accountant.
Daarbij heeft de oplevering van de jaarrekening ambtelijk zo veel extra inspanningen gekost,
dat er pas nu ruimte is voor het doorvoeren van de structurele verbeteringen. Het college is
ervan overtuigd dat met de kennis van het moment, de goede dingen zijn gedaan. Maar
erkent ook dat alles overziende en terugkijkend op het afgelopen anderhalf jaar, we wellicht
teveel optimisme hebben getoond in de communicatie naar uw raad over de mate waarin de
problemen het hoofd zou zijn geboden. Wij betreuren dat en vinden een excuus op zijn
plaats.
Het belang is om de financiële functie organisatiebreed zo snel als mogelijk weer op orde te
brengen. Enerzijds vanuit financieel en controle oogpunt en anderzijds omdat de financiële
functie dynamisch verweven is met de andere functies in de organisatie. Met de financiële
functie worden zowel de financiële processen die plaatsvinden in de organisatie bedoeld
alsmede de groep mensen die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van deze processen.
De doelstelling voor 2019 is om de administratie voor jaareinde op orde te brengen op de
onderdelen waar de gemeente direct zelf grip op heeft. Tevens wordt toegezegd dat het
jaarrekeningproces over 2019 in 2020 tijdig, dus voor het zomerreces, wordt afgerond. Door
de uitloop van het jaarrekeningproces 2018 is het echter niet mogelijk om alle
verbetermaatregelen met terugwerkende kracht door te voeren in de administratie van 2019.
Op basis hiervan is de verwachting dat over 2019 nog géén accountantsverklaring zonder
beperking zal worden afgegeven maar dat de accountant wel aantoonbaar kan vaststellen
dat de financiële functie en de administratie sterk verbeterd is als opmaat voor een
goedkeurende accountantsverklaring over het boekjaar 2020.
Planning
In 2019: opruimen 2018 en gestructureerd op orde brengen en afronden van 2019.
Het accountantsrapport 2018 wordt door het team Financiën in nauwe samenwerking met de
betrokkenen in de organisatie en de accountant vertaald in een operationeel plan van
aanpak. Op inhoud zal de resultante hiervan zijn dat alle correcties over 2018 voor het eind
van het boekjaar 2019 zullen zijn verwerkt en dat een analyse en verbeterplan is gemaakt
van de huidige administratie over 2019. Dit laatste dient als basis voor de administratief
organisatorische inrichting van 2020 en volgende jaren.
Vanaf 2020: inbedden en continue verbeteren
De basis op orde is een veelgehoorde kreet bij organisaties. Het streven van team Financiën
is om bij de aanvang van 2020 de basis op orde te hebben voor alle directe dagelijkse
werkprocessen, de inrichting van het financieel systeem en helderheid over rollen, taken,
verantwoordelijkheden en bevoegdheden zodat organisatiebreed duidelijk is wat de
verwachtingen zijn. Concreet betekent dit dat de administratieve organisatie begin 2020 op
orde zal worden gebracht en dat in 2020 kan worden aangevangen met de opzet en werking
van een intern controleprogramma met als doel om tussentijds te leren en te verbeteren van
de financiële functie.
201425008                                                                                Pagina 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Communicatie
Wij zullen de auditcommissie en de Raad ieder kwartaal bijpraten over de uitvoering en
resultaten van het verbeterplan dat in oktober 2019 wordt gepresenteerd.
Duiven, 24 september 2019.
Burgemeester en wethouders van Duiven,
ing. C.J.(Chris) Papjes            drs. H.B.I. (Rik) de Lange
secretaris                         burgemeester
201425008                                                                             Pagina 3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>