<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>I~
Gemeente Du ven

Kennisgeving aan de gemeenteraad

Documentnummer: 201396766 Zaaknummer: Z/19/048574

Portefeuillehouder(s): J. Goossen
Ter agendering in Agendacommissie op

Voor vragen

Naam: Govert Schermers
Telefoon: 06-40031834
E-mail: g.schermers@1stroom.nl

Komt terug tot besluitvorming in de raad

Onderwerp: Stand van zaken jaarrekening 2018 1Stroom (Duiven/Westervoort)

Aanleiding voor deze kennisgeving
Bij het opstellen van de jaarstukken stuiten wij op een aantal risico’s. Daar willen wij u via
deze kennisgeving tijdig over informeren.

Relevant beleidskader
Financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet.
Paragraaf 7 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Inhoud van mededeling

Voorgeschiedenis

Op 1 januari 2018 ontstond de fusieorganisatie 1Stroom. Voor de financiële administratie
verliep de start niet vlekkeloos. De organisaties van Duiven en Westervoort brachten
achterstanden in hun administratie mee en op 1 januari voerden we een nieuw financieel
pakket in waarvan we de inrichting nog niet volledig hadden afgerond.

Dat leidde er onder andere toe dat het betalen van facturen het eerste halfjaar van 2018 zeer
moeizaam verliep. Om daar een eind aan te maken, hebben wij veel geld en energie besteed
aan het vlottrekken van de facturenstroom zodat ondernemers op tijd hun geld zouden
krijgen zonder last te ondervinden van onze administratieve problemen. Daar lag destijds
onze prioriteit; de juiste administratieve verwerking van de betalingen had daardoor minder
aandacht.

In augustus stelden wij vast dat er meer zaken niet goed liepen bij de twee financiële teams
van 1Stroom. Daarom heeft de directie een extern adviseur gevraagd de problemen in kaart
te brengen en te voorzien van een advies om de teams en de werkzaamheden ‘robuust en
toekomstbestendig’ in te richten. Dat heeft inmiddels tot besluitvorming geleid.

Op 6 november 2018 heeft uw raad in een rondetafelgesprek met ons college gesproken
over de aanbevelingen uit het accountantsverslag bij de jaarrekening 2017. Dat gebeurde
aan de hand van een memo dat wij u hadden toegestuurd (‘Reactie op accountantsverslag;
raadsmemo’ d.d. 20 september 2018).

Pagina 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Actuele situatie

De problemen die in 2018 bij financiën speelden, hebben een doorwerking naar het heden.
Omdat we destijds de nadruk legden op het betalen van facturen, hebben we weliswaar de
achterstand in betalingen weggewerkt, maar is achterstand ontstaan in de juiste
administratieve verwerking. Ook het juist en volledig inrichten van het financieel pakket
raakte door de focus op de betalingen op de achtergrond.

Wij hebben gedurende enkele maanden in 2018 externe expertise ingehuurd om leiding te
geven aan het wegwerken van de administratieve achterstanden die door de beschreven
prioritering was ontstaan. In november 2018 kwam aan het licht dat het nog niet gelukt was
alle achterstanden helemaal in te lopen. Wij hebben toen besloten alle maatregelen te
nemen die we konden nemen om die achterstand alsnog weg te werken. Zo hebben we veel
hulp extern ingehuurd, medewerkers uit andere teams ingeschakeld om bij te springen en is
een strakke prioritering gehanteerd. Tijdens de bijeenkomst voor de raden op 14 februari jl.
heeft de directie u hierover op hoofdlijnen geïnformeerd.

Risico
Ondanks dat we alle maatregelen hebben genomen die we kunnen nemen, lopen we in de
aanloop naar de jaarrekening(en) een aantal risico’s.

1Stroom maakt de jaarrekeningen voor 1Stroom, Duiven, Westervoort, SDL en MGR. De
SDL en de MGR volgen min of meer hun eigen traject. Van de overige drie jaarrekeningen
die we maken, is 1Stroom de eerste in de rij; de afzonderlijke gemeenten volgen daarop.

Door de hierboven beschreven situatie, hebben de werkzaamheden voor de jaarrekening
van {Stroom een achterstand van vier weken. We werken er hard aan om deze achterstand
in te lopen voor we aan de jaarstukken van de beide gemeenten beginnen, maar er bestaat
een reëel risico dat de jaarstukken van 1Stroom en van beide gemeenten niet afgerond zijn
op de datum dat we ze aan uw raad zouden moeten sturen. De voorbereidingstijd voor de
leden van de raad kan daardoor onder druk komen te staan.

Al onze inspanningen zijn erop gericht uw raad in de gelegenheid te stellen de
jaarrekeningen vóór de wettelijk bepaalde data vast te stellen. Garanties kunnen we daar
nog niet voor geven.

Accountant

Ter voorbereiding op de controle van de jaarrekening heeft de accountant een interim-
controle uitgevoerd. De accountant heeft zijn bevindingen opgeschreven in de
Managementletter. Daarin benoemt de accountant een aantal tekortkomingen in de
(financiële) beheersing en wijst hij op risico's voor de controle van de jaarrekening 2018.

De opmerkingen van de accountant in de Managementletter geven aanleiding tot zorgen
over het verkrijgen van een goedkeurende verklaring, met name op het gebied van
rechtmatigheid. Vanwege de verwevenheid van de administraties van 1Stroom en Duiven is
het mogelijk dat de controle van de jaarstukken onjuiste boekingen aan het licht brengt.

Over de constateringen van de accountant en de maatregelen die de organisatie neemt om
daaraan tegenmoet te komen, informeert ons college de Auditcommissie afzonderlijk. De
stand van de uitvoering van de aanbevelingen die de accountant vorig jaar deed, treft u in de
bijlage bij dit memo.

Pagina 2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Conclusie

De organisatie van 1Stroom stelt alles in het werk om tijdig de jaarrekening aan te leveren.
Desondanks is het niet uit te sluiten dat u de jaarrekening van 1Stroom en Duiven later
ontvangt dan eerder gedacht, waardoor u minder tijd heeft om u voor te bereiden op
behandeling in de raad. Wij kunnen op dit ogenblik nog niet garanderen dat we de wettelijke
data halen.

De achterstand in het opstellen van de jaarrekening 1Stroom leidt tot een risico voor de
goedkeurende verklaringen van de accountant. Om dat risico zo klein mogelijk te houden,
e alle maatregelen die we kunnen nemen.

|

cl

i Fog
Lge

drs. ype. de Lange
buragtneester

dd

Pagina 3

</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>BIJLAGE 1: Uitgevoerde acties o.b.v. ‘Reactie op accountantsverslag;
raadsmemo’ d.d. 20 september 2018

Actie raadsmemo 20 september 2018

Stand van zaken

Extra inzet en focus om achterstanden in
te lopen.

Oppakken andere aspecten binnen de
administratie, zoals afstemming tussen-
rekeningen en verwerking
verkoopfacturen.

Afgelopen jaar heeft de nadruk gelegen op externe betalingen om
met name onze partners en leveranciers niet te duperen. Er is in het
najaar van 2018 extra ingehuurd, enerzijds om de grote aantallen
langdurige ziektegevallen te compenseren, anderzijds om
achterstanden in te kunnen lopen.

In januari 2019 is nog extra bijgeschakeld (voor zover mogelijk
binnen een krappe beschikbaarheid van financials en afnemende
meeropbrengst bij meer inzet van personeel) om het tempo van
achterstanden wegwerken, te verhogen.

Overleg en afstemming met accountant
inzake uit te voeren interne controles en
werkzaamheden; dynamische uitvoering
werkzaamheden (werkzaamheden in
vroeger stadium uitvoeren).

Dit overleg heeft plaatsgevonden. Er zijn in het najaar van 2018
twee medewerkers ingehuurd om hiermee aan de slag te gaan,
parallel aan het wervingstraject van een vaste medewerker AO/IC.
Het voorbereidend werk is daarmee voor de accountant binnen de
daartoe beschikbare tijdspanne verbeterd.

Bijeenkomsten voor medewerkers in de
financiële functie om ontwikkelingen op
wetgevingsgebied te delen.

In het najaar van 2018 zijn twee bijeenkomsten georganiseerd met
betrekking tot de laatste ontwikkelingen wetgevingsgebied.

Bijeenkomsten om kennis van het
financiële pakket te vergroten.

Met de komst van een (ingehuurde) applicatiebeheerder voor het
financiële pakket, wordt veel gedaan om enerzijds de inrichting van
het financiële pakket en financiële procedures te verbeteren,
anderzijds kennis over te dragen via (individuele en collectieve)
uitleg en handleidingen.

Traject toekomstbestendige en robuuste
financiële functie.

Dit traject is in januari 2019 afgerond en heeft geresulteerd in een
aantal aanbevelingen. De vervolgstappen liggen thans voor advies
bij de Ondernemingsraad. Na advisering volgt een definitief besluit
over vervolgstappen.

Pagina 4

</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>