<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                   1



Evaluatiedocument rekenkamercommissie

Uitgevoerd door rekenkamercommissies Elburg, Nunspeet, Oldebroek, Putten

Mei 2012

Indeling:
    1.       Inleiding
    2.       Resultaten per thema
    3.       Conclusie
    4.       Reactie rekenkamercommissie
    5.       Verdere aanpak


    1. Inleiding
Enkele jaren geleden heeft de rekenkamercommissie (rkc) samen met de gemeenten een evaluatie
gehouden naar haar functioneren in brede zin. Dat heeft destijds veel nuttige informatie opgeleverd en
op enkele punten geleid tot een gewijzigde aanpak van werkzaamheden. Om ‘feeling’ te houden met
het bestuursorgaan (de raad) waarvoor de werkzaamheden primair worden uitgevoerd en wederzijdse
wensen en verwachtingen te delen, is dit jaar opnieuw een evaluatie gehouden.

De rkc heeft vooraf een aantal vragen opgesteld en voorgelegd aan de raden en colleges van de 4
deelnemende gemeenten. In de diverse raadscommissies zijn deze vragen, in aanwezigheid van de
leden van de rkc, besproken. Door de gekozen aanpak was sprake van een goede dialoog en veel
informatie die is gewisseld.

De reacties van de raad en het college (welk orgaan ook enkele vragen is voorgelegd) zijn hierbij
gecomprimeerd in de resultaten die in paragraaf 2 zijn weergegeven per thema.

      2. Resultaten per thema
Nr.    Thema                Rode draad van de reacties
1.     Algemeen             Er is brede waardering voor de rkc. Het instrument alszodanig wordt
                            over een brede linie als positief ervaren en de kwaliteit van de rapporten
                            gewaardeerd. Het instrument rkc en de invulling die hier bij de 4
                            aangesloten gemeenten aan gegeven wordt, functioneert naar behoren.

2.     Samenwerkingsvorm      De samenwerking van de 4 gemeenten wordt, door degenen die daar op
                              reageren, als goed ervaren. De gekozen schaal is daarbij een juiste.
                              Als enig (mogelijk) nadeel komt naar voren dat gezamenlijk gekozen
                              onderzoeksonderwerpen niet altijd voor alle deelnemers even
                              interessant zijn.

3.     Meerwaarde rkc         De meerwaarde van de rkc voor het raadswerk wordt breed
       voor raadswerk         onderschreven. De informatie die de rkc oplevert ondersteunt de raden
                              in haar controlerende taak. De rapporten geven daarbij inzicht dat goed
                              gebruikt kan worden bij de verdere aanpak van zaken (voor details
                              inhoud rapporten zie 5).
                              Zonder afbreuk te doen aan de rkc zelf, geven in 2 gemeenten één
                              fractie aan dat het instrument rkc als zodanig qua kosten-baten
                              verhouding een lage(re) prioriteit geeft.

4.     Contact tussen raad    Over het algemeen wordt de nu bestaande maat van contact tussen de
       en rekenkamercom-      rkc en de ‘politiek’ als juiste gezien. Er zijn wat ‘uitschieters’ naar boven
       missie                 en beneden. Enerzijds is teveel contact gelet op de onafhankelijkheid
                              onwenselijk, maar anderzijds is afstemming op bepaalde momenten wel
                              gewenst om onderwerpen en rapporten te krijgen die de raad
                              daadwerkelijk ondersteunt.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                 2
                             Voor het instellen van een zogenaamde Klankbordgroep uit de raden om
                             het rkc-werk bij voorrang af te stemmen en te begeleiden is niet veel
                             animo aanwezig of aangetoond. Er zijn enkele concrete suggesties
                             gedaan rondom de vormen van contact te weten:
                             * Geef de Audit-committee een rol bij het opstellen van
                             onderzoeksvragen en de opzet van de onderzoeken;
                             * Eenmaal per jaar bezoek van de rkc-leden aan de raadscommissie
                             om oriënterend over mogelijke onderwerpen en de daarbij beoogde
                             doelstellingen van gedachte te wisselen (dus gesprek in plaats van
                             alleen schriftelijke opgave).

5.   Inhoud van en ‘follow   De inhoud en vorm van de rapporten wordt over de hele linie als goed
     up’ op de rapporten     beoordeeld. Goede onderzoeksvragen aan de start zijn daarbij van
                             groot belang.
                             Men is van mening dat het rkc-werk bedoeld is terug te kijken hoe met
                             onderwerpen is omgegaan, om van daaruit lering te trekken. Een schets
                             naar de toekomst daarbij kan en is in sommige gevallen ook wenselijk,
                             maar de basis moet blijven bestaan uit de oorspronkelijke opdracht die
                             de rkc heeft.
                             De onderwerpen hoeven niet per definitie ‘spannender’. Het aspect
                             ‘spannend’ blijkt bij de onderwerpkeuze geen issue bij de betrokken
                             gemeenten. Uiteraard heeft een rapport meerwaarde als het ertoe doet
                             en het velen interesseert, maar dat hangt meer af van de helderheid en
                             kwaliteit van het rapport zelf.
                             Wat wel algemeen als verzoek/aandachtspunt wordt meegegeven is de
                             Aanbevelingen in de rapporten scherper en duidelijker te formuleren.
                             Een zo helder mogelijke boodschap maakt zaken minder vrijblijvend en
                             draagt bij aan een concrete en éénduidige behandeling van een rapport.
                             Hierbij wordt ook nog meegegeven het aantal aanbevelingen in de grip
                             te houden om de hoofdboodschap duidelijk te houden. Heldere
                             aanbevelingen heeft daarbij ook voordelen bij de latere controle op de
                             naleving en uitwerking ervan.

                             Over de ‘follow-up’ van de aanbevelingen uit de onderzoeken geeft men
                             aan zelf (als raad) alerter te kunnen zijn. Uiteraard gaat men er van uit
                             dat het college de afgesproken aanbevelingen overneemt (hetgeen de
                             colleges beamen), maar van een voortgangscontrole via een helder
                             systeem is geen sprake. Raden zullen hier zelf verder over na moeten
                             denken en hierin eventueel actiever zijn. Als suggesties zijn
                             meegegeven:
                             * Meenemen bij de periodieke bestuursrapportages
                             * Rol voor Audit-committee

6.   Het                     Over het proces dat wordt gehanteerd (is nader geregeld in het
     onderzoeksproces        onderzoeksprotocol) zijn geen aanmerkingen. In algemene zin wordt
                             gesteld dat de kwalitiet van de rapporten voor gaat op de snelle
                             afdoening ervan. In die zin mogen dus geen consessies worden gedaan.
                             De zorgvuldige aanpak gedurende het hele traject, met onder meer de
                             bestuurlijke reactie van het college en nawoord daarop van de rkc, kan
                             in stand blijven. In 1 gemeente is er geen behoefte aan bestuurlijk
                             wederhoor.

7.   ‘Restvragen/opmer-          Het aantal rapporten dat nu wordt uitgebracht is (zeker) toereikend.
     kingen’                     Een contactmoment tussen raad en rkc voordat aanbevelingen
                                 worden geschreven, kan de toepasbaarheid van het rapport
                                 vergroten; tegenover deze mening wordt ook betoogd dat
                                 onafhankelijkheid in die fase een dergelijke afstemming niet
                                 wenselijk maakt.
                                 Sommigen tenderen naar verlaging van de rkc-budgetten om in
                                 tijden van bezuiniging hier ook een besparing uit te halen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                3


    3. Conclusie
De balans is positief. Het instrument rkc voldoet en in de wisselwerking met de 4 gemeenten lopen de
zaken naar behoren. De rapporten worden kwalitatief als goed beoordeeld. Daarnaast zijn er ook
enkele suggesties gedaan om het proces te optimaliseren en de inhoud van het werk verder te
verbeteren.

   4. Reactie rekenkamercommissie
De rkc is blij met de uitkomsten uit de evaluatie. Het nut van het instrument wordt breed
onderschreven en de wijze waarop de zaken worden gedaan lijkt duidelijk in een behoefte te voorzien.
De verdere bevindingen uit de evaluatie geven de rkc aanleiding tot de volgende opmerkingen:

               Gezamenlijke keuze en aanpak van onderzoeksonderwerpen is het uitgangspunt bij
               de rkc. Daarin zit een meerwaarde wat betreft het kostenaspect, maar ook wat betreft
               de informatie die een onderzoek oplevert –bijvoorbeeld door de benchmark tussen de
               deelnemende gemeenten-. Bij de selectie van onderwerpen streeft de rkc uiteraard
               naar onderwerpen die voor alle 4 gemeenten interessant zijn.
               Hoewel de gezamenlijke aanpak het principe is, zou het mogelijk zijn per gemeente
               een onderzoek te doen. Tot nu toe is een onderzoek voor een afzonderlijke gemeente
               nog niet voorgekomen.

               Vormen van overleg met de ‘politiek’ blijven van belang, maar de onafhankelijkheid
               van de rkc moet gewaarborgd blijven. In het verlengde van de evaluatie-resultaten,
               biedt de rkc in ieder geval aan éénmaal per jaar een ‘algemeen’ gesprek te houden
               met de daartoe aangewezen raadscommissie (eventueel ook in aanwezigheid van
               een afvaardiging van het college), waarbij in ieder geval de mogelijke
               onderzoeksonderwerpen aan de orde komen.
               Of een door de rkc opgestelde concept-onderzoeksopzet in de raadscommissie of de
               auditcommissie aan de orde komt, kan de gemeente zelf bepalen. Als de
               auditcommissie daarbij in voorkomende gevallen met de rkc wil spreken, is zij hiertoe
               desgevraagd bereid.

               Volgens het gehanteerde protocol wordt eerst een bestuurlijke reactie van het collge
               van burgemeester en wethouders gevraagd, alvorens het rapport aan de raad wordt
               uitgebracht. Er zijn redenen pro en contra om deze processtap te volgen. Bij wijze van
               proef willen wij bij het volgende rapport deze processtap achterwege laten. Daarna
               zullen wij in overleg met de gemeenten bekijken hoe die proef wordt ontvangen.

               De rkc zal proberen de Aanbevelingen in de rapporten waar mogelijk puntiger en
               concreter te formuleren, zodat een éénduidige en concrete aanpak van het rapport
               door de gemeente maximaal wordt bevorderd. Ook heeft geeft dit maximaal gemak bij
               de controle op de follow-up (zie volgende punt) van een uitgebracht rapport.

               De follow-up door de gemeente op uitgebrachte rapporten is primair een
               verantwoordelijkheid van de gemeente zelf. De rkc volgt het proces wel op afstand en
               brengt, in overleg met de gemeenten, periodiek in kaart wat er met de rapporten
               wordt/is gedaan. In de jaarverslagen wordt hier aandacht aan besteed. De rkc zal zich
               nader beraden of en hoe zij de follow-up op de uitgebrachte rapporten anders/breder
               kan ondersteunen.
               Eventueel zou de rkc een speciaal onderzoekje kunnen wijden aan de wijze waarop
               de folluw-up tot nu toe concreet gestalte heeft gekregen.


Concreet koppelt de rkc op dit moment 4 akties aan de gehouden evaluatie, te weten:
   1.      (Aanbod tot) éénmaal per jaar overleg ‘algemeen’ overleg met de gemeente, waarbij in
           ieder geval groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen en de aanpak van geplande
           onderwerpen op de agenda staat;
   2.      een proef bij het eerstvolgende onderzoek, waarbij geen bestuurlijke reactie van het
           college van burgemeester en wethouders wordt opgevraagd voordat het rapport aan de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                 4
            raad wordt uitgebracht; naderhand zullen de bevindingen van die aanpak in kaart worden
            gebracht;
    3.      nader beraad binnen de rkc hoe zij –vanuit haar verantwoordelijkheid- de follow-up van
            uitgebrachte rapporten anders/beter kan begeleiden;
    4.      puntiger en concreter formuleren en in aantal beperkt houden van de Aanbevelingen per
            rapport; waarbij de rkc tevens nog nader zal bekijken of en hoe afstemming met de
            gemeente kan plaatsvinden voordat de Aanbevelingen worden geredigeerd.

Bij het eerstvolgende algemene gesprek tussen gemeente en rkc zal de rkc nader toelichten hoe
invulling is gegeven aan de bovengenoemde 4 punten.


    5. Tot slot
De evaluatie geeft aan waar de rkc staat in haar autonome rol, maar ook in haar wisselwerking met de
4 gemeenten. Bij de toekomstige aanpak van taken zal zij rekening houden met de richtingen en (de
soms tegenstrijdige) gevoelens die zijn geuit en hetgeen zij zelf daarover heeft gezegd in paragraaf 4.

Door dit evaluatiedocument ter kennisname aan de 4 gemeenten (de raden en colleges) te sturen,
ontstaat daarbij over en weer duidelijkheid over de stand van zaken.

Om periodiek met elkaar te kijken of inzet, verwachtingen en resultaten in de pas blijven lopen met
elkaar en het overleg aan te kunnen gaan waar dat nodig is, zal in 2015 wederom een evaluatie (in
nader te bepalen vorm) plaatsvinden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>