<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Routeformulier college en raad
Onderwerp:        Boardletter tussentijdse controle 2014


NIET INVULLEN
Documentnummer:         B15.000916


Paraaf
secretaris:




Algemeen
Datum:                                           5 maart 2015
Opsteller:                                       Eric Korsaan
Telefoon:                                        1261
stafbureau Concerncontrol



Jan Willem van Lenthe




Tekst voorstel openbaar:                         ja
Eventuele uitzonderingen:
Indien niet openbaar, redenen:

Is het voorstel inhoudelijk besproken met de     nee
portefeuillehouder:
Met wie is overleg gepleegd en wat is het
resultaat:



College
Portefeuillehouder:                              Wethouder De Jong
Is het een besluit ingevolge de WKPB:            nee
Begrotingswijziging:                             nee
Op lijst ingekomen stukken:                      ja
Wijziging productraming:                         nee
Vindt er communicatie over het besluit plaats?
Zo ja, hoe?


Raad
Gewenste datum in commissie:
Naam commissie:
Gewenste datum in raad:
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Voorstel aan college en raad
Nummer:               B15.000916
Datum:                5 maart 2015
Opsteller:            E.D.G. Korsaan
Portefeuillehouder:   Wethouder De Jong
Onderwerp:            Boardletter tussentijdse controle 2014

Het college van B&W besluit:
1. Kennis te nemen van de boardletter en de reactie daarop van het DT. (De auditcommissie zorgt
voor aanlevering aan de gemeenteraad).

Boardletter
Ernst en Young (EY) controleert de jaarrekening van de gemeente Harderwijk. Onderdeel van de
opdracht is een tussentijdse accountantscontrole. EY rapporteert aan de raad in de boardletter over
de tussentijdse accountantscontrole. Aan het college en het DT is via de managementletter al eerder
gerapporteerd. De managementletter is op 28 januari door het DT en op 10 februari 2015 door het
college behandeld. Hieronder een opsomming van de conclusies van Ernst en Young. In de
boardletter gaat de accountant met name in op vragen vanuit de audit commissie. Omdat de raad
hierover mogelijk het college van B&W bevraagt, brengen wij de boardletter ook ter kennisname aan
het college van B&W.
EY hecht er aan om te benadrukken dat de processen in Harderwijk goed op orde zijn. De
tussentijdse controle richt zich naar zijn aard op die zaken die zich lenen voor verbetering of
versterking.

Bestuurlijke samenvatting:
- De processen zijn goed op orde.
- De kwaliteit van interne controleprogramma's is hoog. De uitvoering blijkt rechtmatig.
- De grondexploitaties zijn door de veranderde economische situatie minder eenvoudig in balans te
krijgen. De gebruikte parameters (opbrengst, prijzen, kosten, rente) moeten geactualiseerd worden.
EY zal bij de controle van de jaarrekening de redelijkheid van die aanpassingen beoordelen.
- Het interne controleplan is verder verbeterd.
Deze constateringen zijn nagenoeg identiek aan die over 2013. Dit levert een beeld op van een
consistente kwaliteit.

Speerpunten Audit-commissie
De audit commissie heeft aanvullend op de reguliere accountantscontrole de accountant gevraagd
speciaal aandacht te geven aan de volgende vier onderwerpen:
1 De aanbesteding van de zorgcontracten, de contracten in vergelijking met andere gemeenten en
de duidelijkheid van contracten voor betrokkenen.
  D                                                        “        - het systeem van uitwisselen
van gegevens van burgers tussen overheden).
3 Het aanspreken van Europese subsidiemogelijkheden.
4 Het opvolgen van aanbevelingen van de Rekenkamer over het subsidiebeleid.




                                                    -2-
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Beoordeling speerpunten door EY
 EY is van mening dat Harderwijk op een adequate manier heeft gereageerd op de aanbevelingen
  van EY over 2013.
 Harderwijk heeft zorgcontracten met partijen afgesloten op basis van een meervoudig
  onderhandse procedure, 1-op-1 en voor 1 jaar, met de mogelijkheid om 2 keer met 1 jaar te
  verlengen. Belangrijkste doel hierbij was continuering van de (bestaande) zorg. EY noemt dit
  gezien de situatie een verstandige keuze, die gebruikelijk is bij gemeenten. Dit kan verder
  uitgebouwd worden, daarvoor geeft EY vragen mee (p5).
 Voor de verantwoordelijkheid die Harderwijk heeft voor een veilig beheer van de privacy van zijn
  inwoners is beleid vastgesteld. EY constateert dat dit beleid op een adequate manier is ingevuld.
  Vanwege het grotere belang door een toename van uitwisselen van gegevens (mede door de
  transities) adviseert EY de gemeenteraad het college te vragen om een jaarlijkse verantwoording
  over informatieveiligheid.
 EY constateert dat het onderzoek van de mogelijkheid van Europese subsidie niet standaard in
  procedures is geregeld. EY doet geen uitspraak over de mate waarin Harderwijk (ten onrechte
  geen) gebruik maakt van Europese subsidies.
 EY rapporteert niet in hoeverre voor het subsidiebeleid is voldaan aan de aanbevelingen van de
  Rekenkamercommissie. EY meldt verder dat er een onderzoek met aanbevelingen is gedaan door
  Concerncontrol. EY kan zich vinden in de conclusies en aanbevelingen van het stafbureau. Deze
  conclusies waren onder andere dat dankzij een nieuwe verordening, nieuw beleid en de inrichting
  van een subsidie informatiesysteem inmiddels goede stappen voorwaarts zijn gezet om het
  subsidieproces te versterken. Tegelijkertijd constateert EY dat andere aanbevelingen van het
  stafbureau nog niet zijn verwerkt. EY heeft geen opmerkingen over de rechtmatigheid van de
  subsidie-verstrekkingen.

Overige onderwerpen
Nota Grondbeleid - is door capaciteitsgebrek nog niet herzien. Dit wordt alsnog gedaan.
GR Meerinzicht - Net als vorig jaar vraagt EY om de voortgang rond deze GR zorgvuldig te monitoren.
Werkkostenregeling - Harderwijk heeft zich voldoende voorbereid op de nieuwe regelgeving.
Wet Normering topinkomens - is in 2013 goed uitgevoerd. EY vraagt om voortzetting daarvan.
Vennootschapsbelasting - EY adviseert om de gevolgen hiervan in 2015 in beeld te brengen, met een
plan van aanpak.

Reactie
We zijn blij met de overwegend positieve indruk van de kwaliteit van de activiteiten en processen in
de organisatie.

Zorgcontracten - Op 1 januari 2015 waren we grotendeels klaar om alle inwoners de zorg te kunnen
geven die nodig is. Het jaar 2015 zal gebruikt worden om de organisatie op een hoger niveau door te
ontwikkelen en te starten met de verdere transformatie (meer verantwoordelijkheid bij inwoners).
De programmaorganisatie transities zet zich hiervoor in, in samenwerking met onder andere de
gemeenten Ermelo en Zeewolde, en voor specifieke zorg met andere organisaties. Het
contractbeheer is hier onderdeel van.




                                                -3-
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Jaarlijkse verantwoording over informatieveiligheid - Dit maakt onderdeel uit van de
bedrijfsvoeringsparagraaf in de jaarrekening. Jaarlijks wordt onder verantwoordelijkheid van de
concerncontroller op dit terrein een aantal audits uitgevoerd. De rapportage hierover houden we
compact, om mensen zo weinig m

Europese subsidies - EY benoemt dat inspanningen om Europese subsidie soms in geen verhouding
staan tot de bijdrage. We zullen op basis van de opgebouwde ervaringen in voorkomende gevallen
een verdergaand onderzoek doen naar relevante mogelijkheden.

Subsidiebeleid Het stafbureau Concerncontrol zal als onderdeel van zijn jaarlijkse werkzaamheden
monitoren, in hoeverre de aanbevelingen uit verrichte onderzoeken worden opgevolgd.

Monitoren GR Meerinzicht - De invloed van Harderwijk op de gemeenschappelijke regeling
Meerinzicht is geborgd door deelname van de directeur B&O aan het directieteam. Daarnaast is de
leidinggevende Mobiliteitsbureau Harderwijk lid van de klankbordgroep die de kwaliteit van de
dienstverlening bewaakt.

Vennootschapsbelasting - Dit jaar werkt een projectgroep aan het in beeld krijgen van de gevolgen
van de wetswijziging voor de vennootschapsbelasting en de implementatie daar van.

Beoogd effect
Het opvolgen van de aanbevelingen van de accountant bevordert een kwalitatief goede financiële
huishouding en een goedkeurende verklaring over de jaarrekening.

Bijlagen
1 - Boardletter Ernst en Young




                                                -4-
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>