<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>    Opzet rekenkameronderzoek informatiehuishouding
        (digitale dienstverlening en privacy/bescherming van gegevens)
1.     Aanleiding, achtergrond en insteek
De samenwerkende rekenkamercommissies van de gemeenten Elburg, Hattem, Nunspeet,
Oldebroek en Putten, hierna te noemen 'de rekenkamercommissie', hebben in het licht van de
toenemende digitalisering van de maatschappij de (digitale) informatiehuishouding als
onderwerp van rekenkameronderzoek uitgekozen. En dat toegesneden op twee publieke
waarden1: digitale dienstverlening en privacy/bescherming van gegevens.
In lijn met het groeiende belang van de informatievoorziening en daarmee de
informatiehuishouding zullen de totale kosten de komende jaren op blijven lopen; de digitale
ontwikkelingen blijven om investeringen vragen. Ook het kostenaspect wil de
rekenkamercommissie in de context van dit onderzoek meenemen.
Van de overheid wordt verwacht dat zij een kritische samenleving bedient met tijdige, volledige
en betrouwbare informatie, dat wil zeggen zonder twijfel over de juistheid en echtheid daarvan.
Informatie die een wezenlijke grondstof is voor de werking van het overheidsapparaat en vitaal
is voor verantwoording in onze democratie.
Dit onderwerp is ook gekozen doordat de gemeenteraden in de afgelopen inventarisatieperiode
van mogelijke onderzoeksonderwerpen ‘ICT’ als onderwerp genoemd hebben. Met als
gemeenschappelijke bovendrijvende aspecten: kosten (is ‘ICT’ een ‘bodemloze put’?), en
informatieveiligheid.
Informatiehuishouding – en dan in dit onderzoek gefocust op digitale informatie – staat voor het
totaal aan regels en voorzieningen gericht op de informatiestromen (en -opslag of archivering)
ter ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen. Is die huishouding op orde? Oftewel is er
sprake van een geheel aan afspraken, structuren en voorzieningen dat ervoor zorgdraagt dat
de juiste gegevens én de juiste documenten op de juiste momenten op de juiste plekken,
toegankelijk, bruikbaar en beschikbaar zijn voor inwoners, politiek (raad), publiek domein (pers,
etc.), toekomstige generaties (via archief).
Om het onderzoek – wat sterk ziet op de bedrijfsvoering en daarmee primair een
verantwoordelijkheid van het college – in te kleuren zijn twee invalshoeken gekozen. Die zijn
neergelegd in de hoofdvraag van dit onderzoek, met tevens een relatie naar de rollen van de
raad (budgetrecht en controlerende rol).
Dit keer geen onderzoek over een bepaalde tijdsperiode – de dynamiek van de digitalisering is
groot, maar een ‘peilstok’ hoe de zaken van de hoofdvraag er voor staan in 2023; dit mede om
te kijken of beleid, organisatie en budget afgestemd zijn op ambitie en opgave.
Ten slotte, elk rekenkameronderzoek wil per gemeente waar mogelijk aanbevelingen doen voor
verbeteringen naar de toekomst toe, met daarbij een onderlinge vergelijking van de
5 gemeenten en waar mogelijk een bredere benchmark.
1 dat wat wordt bereikt voor de samenleving
                                                                                                 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>2.     Doel van het onderzoek en de onderzoeksvragen
Hoofdvraag
➢    Wat is en wordt met de investeringen in de digitale dienstverlening bereikt?, met name:
     -    Voldoet het niveau van de digitale dienstverlening, met name naar de samenleving toe?
     -    Zijn de investeringen voldoende om de ambities en verwachtingen vanuit visie, beleid,
          regelgeving en samenleving waar te maken?
     -    Matchen ambitie en opgave met budget en uitvoering?
➢    Voldoet de staat van de informatiebeveiliging? Is de veiligheid van gegevens voldoende
     geborgd, zowel beheersmatig als wanneer gegevens gebruikt worden.
Deelvragen voor respectievelijk digitale dienstverlening en informatiebeveiliging2
(n.b. de vragen zijn open bedoeld, dus gericht op een onderbouwde beantwoording)
1. Wat is het (bestuurlijk vastgestelde) beleid met betrekking tot de digitale dienstverlening
     respectievelijk informatiebeveiliging, inclusief de omgang met persoonsgegevens (AVG)?
     Wat zijn daarin de ambities en doelen? Zijn de risico’s in beeld, zowel inhoudelijk als
     financieel?
2. In hoeverre kent het beleid meetbare ambities en doelen? Is realisatie volgbaar en is daar
     bestuurlijk grip op?
3. Zijn ambities en doelen in balans met mensen (fte), middelen en organisatie?
4. Wat zijn de investeringen – in middelen, organisatie en mensen (fte) – voor digitale
     dienstverlening respectievelijk informatiebeveiliging, inclusief die nog beoogd zijn? Zijn die
     stevig genoeg, ziende op nieuwe wetgeving, it-trends en verwachtingen vanuit de
     samenleving?
5. Is er risicomanagement, en hoe is dat vormgegeven, ten aanzien van de
     informatieveiligheid? Wordt voldaan aan de beveiligingsnormen?
6. Worden ontwikkelingen in techniek, maar ook in wet- en regelgeving, gevolgd en wanneer
     noodzakelijk (voldoende) opgevolgd?
7. Ondersteunt de ict, zoals het georganiseerd en in werking is, de gewenste dienstverlening,
     intern/extern, en de noodzakelijke informatiebeveiliging?
8. Biedt de huidige inrichting en organisatievorm ten aanzien van de digitale dienstverlening
     en informatiebeveiliging – met name daar waar met meer gemeenten wordt samengewerkt
     – voldoende waarborgen voor goede bestuurlijke regie?
Ten aanzien van rol en positie gemeenteraad:
9. Als het gaat om budget, beleid, bestaande of mogelijke samenwerking: is de raad
     voldoende in positie gebracht om onderbouwde keuzes te maken en heeft de raad dat ook
     naar zich toegetrokken? Is de informatiepositie van de raad daarbij toereikend?
Vergelijkend overzicht
2 beide invalshoeken voor dit onderzoek naar keuze telkens in één paragraaf per deelvraag gezamenlijk te
behandelen dan wel afzonderlijk
                                                 2 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Het onderzoek eindigt met een vergelijkend overzicht tussen de 5 deelnemende gemeenten, in
ieder geval cijfermatig, en beschrijvend als dat toegevoegde waarde heeft; alsmede waar
mogelijk met landelijke normen en indicatoren. Een en ander in overleg met het te selecteren
onderzoeksbureau.
3.   Normenkader
De normen die bij de beoordeling worden gebruikt, worden in samenwerking met het te
selecteren onderzoeksbureau geformuleerd en vastgesteld. Het onderzoeksbureau wordt
gevraagd in de offerte een voorlopig normenkader op te nemen.
4.   Onderzoeksinstrumenten
Het onderzoek zal in ieder geval bestaan uit documentenstudie, aangevuld met interviews met
ambtenaren en bestuurlijke portefeuillehouders.
De rekenkamercommissie heeft goede ervaring met een workshop met (vertegenwoordigers)
van de raad gedurende het onderzoek. Deze workshop is bedoeld om informatie te geven,
voorlopige resultaten te toetsen en de visie van de raadsleden te horen. Een dergelijke
workshop, bijv. met behulp van stellingen, maakt het onderzoek ook 'levend'.
De rekenkamercommissie heeft ook goede ervaringen met een gezamenlijke startbijeenkomst
voor de ambtenaren van de 5 gemeenten.
De rekenkamercommissie vraagt het onderzoeksbureau daarom 1 startbijeenkomst voor
ambtenaren en een workshop voor elke gemeenteraad (5 in totaal) op te nemen.
Het onderzoeksbureau mag aanvullende opties aandragen.
5.   Organisatie en planning
Het onderzoek wordt door een te selecteren bureau uitgevoerd onder regie van de rekenkamer-
commissie. Als begeleidingscommissie treden op:
-    de heer H.W.P. Niemeijer MSc, voorzitter van de rekenkamercommissie
-    de heer drs. M. Tamse, lid van de rekenkamercommissie
-    de heer H. Tabak, secretaris van de rekenkamercommissie Oldebroek.
  ACTIVITEIT                                                      PLANNING              WIE
                                                                  Vóór 8 maart
  Onderzoeksopzet naar de raden (om te informeren en met de       versturen;
                                                                                        Gemeenteraden
  mogelijkheid om aanvullend te reageren)                         eventuele reactie
                                                                  vóór 27 april
                                                                                        Begeleidings-
  Offerte-uitvraag naar 4 bureaus (reactietermijn 3 weken)        Vóór 8 maart
                                                                                        commissie
                                                                  Week van 27 – 31      Bureaus en bege-
  Presentatie offertes aan begeleidingscommissie
                                                                  maart                 leidingscommissie
                                                                  Week van 27 – 31
  Selectie en opdrachtverstrekking onderzoeksbureau                                     RKC
                                                                  maart
  Startbijeenkomst voor ambtenaren van de 5 gemeenten             april                 Bureau
  Analyse documenten en eerste verslaglegging hierover            (april -) juni        Bureau
                                               3 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>  ACTIVITEIT                                                      PLANNING             WIE
  Bespreking analyse documenten en bespreking
                                                                                       Begeleidingscom-
  interviewvragen dan wel enquêtevragen + aan wie in              juni
                                                                                       missie en bureau
  aanmerking komen om bevraagd te worden
  Interviews                                                      juni/half juli       Bureau
                                                                                       Begeleidingscom-
  Bespreking resultaten interviews                                september
                                                                                       missie en bureau
  Opleveren voorlopige bevindingen incl. vergelijkend overzicht
                                                                  september            Bureau
  tussen de 5 gemeenten
                                                                                       Gemeente
  Technisch wederhoor                                             oktober
                                                                                       (ambtelijk)
  Workshop voor gemeenteraad (5 x)
  (voorbereiden met begeleidingscommissie / stellingen            oktober              Bureau
  bespreken; moet aansluiten bij beleving raden)
  Bespreking resultaten technisch wederhoor en vaststellen
                                                                  november             RKC
  concept rapport van bevindingen
                                                                                       Bureau en
  Opleveren rapport van bevindingen en voorzet voor
                                                                  november             begeleidingscom-
  conclusies en aanbevelingen
                                                                                       missie
  Vaststellen definitief rapport van bevindingen                  december             RKC
                                                                                       Gemeente
  Bestuurlijk wederhoor                                           december
                                                                                       (college)
  Vaststellen definitief rapport inclusief definitieve conclusies
                                                                  januari ‘24          RKC
  en aanbevelingen, voorzien van nawoord
  Aanbieding aan gemeenteraden + versturen persbericht            januari ‘24          RKC
De rekenkamercommissie hecht zeer aan het halen van de planning. Daarom heeft de reken-
kamercommissie meerdere contactmomenten opgenomen om de voortgang te bewaken. In de
planning staan 3 plenaire contactmomenten: 2 x om de resultaten te bespreken voordat
daadwerkelijk tot het schrijven van het onderzoeksrapport wordt overgegaan en 1 x na het
opleveren van het rapport van bevindingen.
De rekenkamercommissie ziet in de offerte graag een gedetailleerde planning van de in de
tabel genoemde stappen.
6.    Kosten
De kosten worden bepaald na selectie van het onderzoeksbureau. Iedere deelnemende
gemeente draagt volgens een vaste verdeelsleutel bij in deze kosten.
7.    Overige
De rekenkamercommissie werkt met een kwaliteitskader. Dit kwaliteitskader maakt onderdeel
uit van het af te sluiten contract. De rekenkamercommissie gaat er bovendien vanuit dat
gegevensverwerking waar nodig aantoonbaar verloopt volgens de voorschriften van de
Algemene Verordening Gegevensbescherming.
(versie 22 februari 2023)
                                                   4 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>