<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Memo
    Datum                                    Van                                       Aan
    25-06-2025                               College                                   Gemeenteraad

    Onderwerp
    Beantwoording openstaande vragen ontwerpbegroting BVO H2O (D66 voor
    Heerde)




Ik heb nog wat vragen t.b.v de bespreking Ontwerpbegroting 2026 BVO H2O. Uit de M&I benchmark
vallen de hoger dan gemiddelde softwarekosten op.
Voordat we antwoord geven op de vragen, is het goed om het onderscheid tussen de BVO H2O en
de CIO-Office (OCIO) i.h.k.v. de ICT benchmark duidelijk te hebben.
De hoofdcomponenten in de ICT benchmark zijn: software, ICT-personeel en ICT-infrastructuur.
Software en ICT-personeel zijn binnen de H2O-gemeenten verdeeld over de BVO (Automatisering)
en de CIO-Office (Informatiemanagement), de ICT-infrastructuur is alleen bij de BVO is belegd.
Voor het component ‘software’ geldt dat de BVO de software voor kantoorautomatisering en de
systeemsoftware aanschaft. Via het budget van de CIO-Office wordt software aangeschaft voor de
primaire processen, de bedrijfsvoering en de front- en midoffice systemen. De kosten voor de
software worden afhankelijk van het gebruik evenredig doorbelast aan de gemeenten of o.b.v. de
verdeelsleutel (grondslagen zijn het aantal inwoners en/of accounts).

Mijn vragen zijn:

1. Is de verwachting dat deze kosten stijgen of dalen de komende jaren?
   De algemene lijn is dat de kosten voor software de komende jaar stijgen door prijsindexaties en
   door toenemende beveiligingskosten tegen cybercriminaliteit. Dit zien we zowel bij de BVO als de
   CIO-Office. Daarbij is het van belang dat we al bij de aanbesteding/aanschaf afspraken hebben
   vastgelegd over de indexaties gedurende de looptijd van de overeenkomst. Grote partijen zoals
   Microsoft hanteren sterk fluctuerende prijsindexaties waar we als gemeenten geen grip op
   hebben.
   Wat we in 2026 zien bij de CIO-Office is dat de kosten voor de software gaan dalen t.o.v. 2025.
   Deze daling heeft twee voorname oorzaken:

          o      Uitfasering van dure licenties
                 Vanwege de gezamenlijke aanbesteding van nieuwe applicaties, zoals belastingen en
                 datadistributie zullen de licentiekosten fors gaan dalen (M2A-project).
          o      M2A1 kosten
                 De afschrijving- en rentekosten voor M2A zijn verdwenen omdat dit SaaS-oplossingen zijn
                 waarop niet mag worden afgeschreven. Het gros van deze kosten is in de exploitaties van
                 2023 en 2024 verwerkt; de verwachting is dat dit jaar de laatste kosten voor M2A worden
                 gemaakt. Verder zien we dat er steeds minder gebruik gemaakt wordt van applicaties
                 met dezelfde functionaliteit.


1   M2A staat voor Modernisering Applicatie Architectuur. Dit is een project waarin de H2O-gemeenten de kernapplicaties
gezamenlijk hebben aanbesteed, aangekocht en generiek hebben ingericht.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>2. Welke ontwikkelingen zorgen voor de verwachte stijging / daling?
   Zie antwoord op vraag 1.

3. Als de verwachting is dat de kosten dalen, op welke termijn kunnen we dit verwachten en hoe
    significant zijn de bedragen? (mag schatting zijn, als percentage op gehele software budget).
[Ik meen dat er op de H2O bijeenkomst gezegd werd dat de kosten zouden dalen maar ik zou daar
iets meer inzicht in willen hebben, hoeveel en welk termijn we het over hebben]
In de Meerjarenbegroting CIO-Office 2026-2029 staat het volgende geschreven:
Ten opzichte van de raming voor 2025 is de begroting van 2026 met € 723.000,- afgenomen.
Hieronder zijn de belangrijkste afwijkingen toegelicht.

Personeelskosten
De totale personeelskosten zijn met €106.000,- gestegen. Deze stijging is deels het gevolg van de
gehanteerde indexering van 3,8% voor salarissen. Het budget van €65.000,- voor inhuur derden
ontstaat in feite doordat de manager voor een halve fte in de formatie is opgenomen. Dat is niet als
bezuiniging doorgevoerd maar extra beschikbaar voor personeelskosten, bijvoorbeeld voor inhuur.

Software kosten
De totale software kosten zijn gedaald met €830.000,-.
Door uitfasering van dure licenties is er een voordeel van €401.000,- behaald. Doordat de
afschrijving- en rentekosten voor M2A in 2026 volledig zijn verdwenen, dalen de kapitaallasten
kosten met 469.000,-.
Door ‘Software ad hoc’ zien we een stijging van de kosten. Software ad hoc zijn kosten voor
software en licenties die niet in beeld waren ten tijde van het opstellen van de begroting, maar in
het volgende jaar wel worden aangeschaft (o.b.v. wensen van individuele gemeentes). We houden
in 2026 er rekening mee dat voor 6% aan software kosten door ‘Software ad hoc’ ontstaat. Dit is
een stijging van €40.000,- t.o.v. 2025 (voorheen 3%). Vanaf 2027 verwachten we weer een stijging
door prijsindexaties. Zie ook bijlage 1.

Op pg 20 van M&I benchmark is een analyse van “digitale volwassenheid”. Daar staat:
“H2O scoort zichzelf met betrekking tot de digitale volwassenheid in het kwadrant traditioneel: een
relatief complexe omgeving (ICT-landschap en processen) waarbij de digitalisering sterk afdeling
gedreven is.”
4. Hoe wordt gereflecteerd op deze bevinding en welke stappen gaan er evt. genomen worden om
    hier verandering in te brengen?
    We herkennen deze classificatie binnen de H2O-gemeenten. De H2O-gemeenten hebben al wel
    één gezamenlijke ICT-infrastructuur (die wordt beheerd door de BVO), maar we zien nog een
    complex applicatielandschap en nog niet overal generieke inrichting van applicaties en
    bedrijfsprocessen. Dat betekent dat we als H2O-gemeenten samen én als individuele gemeente
    nog niet heel wendbaar zijn bij veranderende omstandigheden door (nieuwe) wet- en
    regelgeving en/of nieuwe wensen vanuit de business.
    Hier willen we verandering in brengen door het sturen op de uitvoering van het strategisch
    informatiebeleidsplan (project portfolio), het verbeteren van afstemming tussen business en IT
    (het zogenaamde Business-IT-alignement) en daarmee de IV-governance verbeteren, en het
    werken onder architectuur (wat moet leiden tot (meer) standaardisering en een minder complex
    applicatielandschap).
    Door ook in te zetten op ICT-samenwerking willen we de kwetsbaarheid verlagen en de kwaliteit
    verhogen.

Vragen 17 juni 2025
5. Staat in raadsvoorstel dat we de begroting van BVO en OCIO in samenhang moeten bezien. De
   begroting van BVO ligt voor ons. Waar is dan die van OCIO?




2/4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>    Tekst raadsvoorstel:
    Kanttekeningen
2.1. Begroting BVO en OCIO in samenhang bezien
De gemeentelijke ICT-kosten bestaan uit kosten voor automatisering en informatisering. Zoals
bekend hebben de samenwerkende H2O-gemeenten de automatisering (hardware) ondergebracht in
de BVO (i-Dienst). Daarnaast is de Informatisering (software, informatiebeveiliging en
informatiemanagement) voor de H2O-gemeenten ondergebracht in een aparte afdeling bij
Oldebroek (OCIO). Daarmee zijn dus de I- en A-functie gesplitst, hebben ze elk een eigen
organisatie en elk een eigen begroting. Belangrijk is om beide begrotingen in samenhang te bezien.
Zie Geld.

Geld
Het tekort in de jaarrekening 2024 bedraagt €39.038,-. Het aandeel voor Heerde bedraagt ca. 34%
oftewel €15.727,-. Dit bedrag wordt meegenomen in onze eigen gemeentelijke jaarrekening.
Het financiële effect van de ontwerpbegroting BVO 2026 e.v. leidt voor Heerde tot meerkosten van
ruim €63.000,- (2026) oplopend tot €96.000,- (2028). Dit negatieve effect komt terug in onze
Perspectiefnota 2026 e.v. Tegenover het tekort van de BVO staat een overschot op de begroting van
de OCIO van ca. €80.000,- per jaar (wordt eveneens betrokken in onze Perspectiefnota 2026 e.v.).
Daarmee ontwikkelen de totale kosten ICT zich per saldo budget neutraal.
De begroting van de BVO wordt elk jaar voor een zienswijze aangeboden aan de drie raden. De CIO-
Office (OCIO) is ondergebracht als afdeling bij gastheergemeente Heerde. Dat betekent dat de
begroting van de CIO-Office onderdeel is van de begroting van Heerde.

Tekort wordt deels verklaard door toenemende licentiekosten software. Morgen is het ALV van de
VNG. Op de agenda staat daar Resolutie Als één sterke bestuurslaag regie op de Digitale
Samenleving. Daarmee wordt verklaard te werken aan verregaande collectivisering van de
gemeentelijke digitalisering. Dit moet kwetsbaarheden en afhankelijkheden beperken en kosten
beheersen. Gaat ons college instemmen met deze resolutie?
De Manager I&A/CIO heeft hierin positief geadviseerd. Het college is dan ook voornemens in te
stemmen met deze resolutie.
Note: de collectivisering van de gemeentelijke digitalisering is in lijn met het antwoord op vraag 4.

6. In het meerjarenperspectief stijgt de begroting van volgend jaar (2026) met 9.2% t.o.v. 2025.
   Is de wethouder van mening dat dit een wenselijke verhoging van het budget is?
   De stijging van de begroting 2026 t.o.v. 2025 komt, naast de toegepaste indexatie, met name
   door de personeelskosten. Naast de gehanteerde indexering van 3,8% voor salarissen, is de
   formatie van de i-Dienst uitgebreid met een functioneel beheerder Digitale Werkplek
   Ondersteuning (€94.000,-). Deze formatie is overgeheveld vanuit de gemeentelijke begrotingen
   naar de begroting van de BVO. Door deze formatie-uitbreiding is de verhoging in werkelijkheid
   minder.

7. De afgelopen jaren heeft uw raad een zienswijze ingediend die het bestuur van de BVO opriep
   om kostenbeheersing te bevorderen en financieel in control te komen. Ik heb een grafiek
   gemaakt die goed illustreert waarom deze raad hierom gevraagd heeft. Als de wethouder deze
   ziet, is deze nog steeds van mening dat een nieuwe zienswijze geen toegevoegde waarde heeft?




3/4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>   De ICT-benchmark laat zien dat de ICT kosten elk jaar stijgen. Ook is te zien dat de ICT-kosten
   als percentage van de gemeentelijke begroting blijven toenemen. Als (H2O-)gemeenten zien we
   de uitdagingen op gebied van cyberdreigingen op ons afkomen, steeds veranderende wet- en
   regelgeving, verbeterde dienstverlening aan inwoners en bedrijven en meer behoefte aan ICT-
   oplossingen vanuit de ambtelijke organisaties.
   De kostenposten ‘Onvoorzien’ en ‘Vervanging bij ziekte’ zijn al eerder uit de begroting gehaald,
   waardoor elke ruimte die nog in de begroting zat is wegbezuinigd, ondanks dat we jaarlijks te
   maken hebben met onverwachte kosten en langdurig ziekteverzuim. Nog meer bezuinigen op
   ICT-kosten zou niet verantwoord en realistisch zijn en ten koste gaan van de (kwaliteit van de)
   ICT-dienstverlening aan de H2O-gemeenten en de digitale veiligheid.
   De kostenbeheersing zit met name in de begroting van de CIO-Office en minder bij de BVO, zie
   ook antwoord op vraag 1.

8. In 2024 heeft H2O meegedaan aan de jaarlijkse ICT benchmark van M&I. Gaat dat in 2025 weer
   gebeuren?
   Nee, H2O-gemeenten doen dit jaar niet mee aan de ICT-benchmark gemeenten van M&I. Het
   advies is in 2027 weer mee te doen aan de ICT benchmark die gaat over het jaar 2026. Dat is
   het jaar waarin we een meer realistische weergave krijgen van de ICT-kosten. Overigens zijn
   zowel de tijdsbesteding als de kosten fors voor het uitvoeren van een benchmark.
   Verder is het advies om de H2O-gemeenten niet als één gemeente van ca. 56.000 inwoners te
   benchmarken, maar als drie individuele gemeenten die samenwerken op gebied van I en A.

9. Hoe heeft de organisatie gekeken naar de M&I benchmark en welke concrete verbeterpunten
   gaat de BVO uitwerken n.a.v. de bevindingen van de benchmark?
   De volgende verbeterpunten hebben de BVO én CIO-Office opgepakt
      o Doorgaan met het gezamenlijk aanbesteden en generiek inrichten van applicaties, dit
          heeft een positief effect op de licentie- en personeelskosten;
          Samenwerken loont!
      o Vervangen inhuur door medewerkers met een vast dienstverband;
      o Centraliseren functioneel beheer;
      o Investeren in informatisering functies als Enterprise architect, project portfoliomanager en
          BI-functies;
      o Laat over het jaar 2026 een ICT-benchmark uitvoeren voor 3 individuele gemeenten;




4/4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>