<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Definitieve versie d.d. 10 september 2024
Financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling Noord-Veluws Archief (afgekort ‘NoVA’)
2025
Het bestuur van NoVA;
gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;
gelet op artikel 35 (lid 7) van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
gelet op hoofdstuk 5 (artikel 17 t/m 24) van de Gemeenschappelijke Regeling NoVA;
Besluit:
vast te stellen de financiële verordening Gemeenschappelijke Regeling NoVA 2025.
 Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsbepaling
         1. In deze financiële verordening wordt verstaan onder:
         •    Administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
              informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de organisatie en
              de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;
         •    Bestuur: het bestuur van de gemeenschappelijke regeling NoVA;
         •    BBV: Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten;
         •    Producten- en dienstencatalogus: het overzicht van alle producten en diensten welke door
              NoVA worden aangeboden;
         •    Doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet
              van middelen;
         •    Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke
              effecten of gestelde doelen van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald;
         •    Rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, zoals
              bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;
         •    Rechtmatigheidsverantwoording: de verantwoording van het bestuur waarbij aangegeven
              wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheerhandelingen en de
              vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving;
         •    Voorwaardencriterium: het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen
              die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheerhandelingen, zoals vastgelegd
              in wet- en regelgeving;
         •    Begrotingscriterium: het criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen
              van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en
              investeringskredieten, waarbinnen de financiële beheerhandelingen tot stand zijn gekomen ;
         •    Misbruik en Oneigenlijk Gebruik-criterium: het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking
              heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van
              overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheerhandelingen ;
         •    Wet Fido: Wet financiering decentrale overheden;
         2.   Voor overige begrippen uit deze verordening wordt verwezen naar de begripsomschrijvingen
              als bedoeld in artikel 1 van de Gemeenschappelijke Regeling NoVA.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording
Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken
    1. De meerjarenbegroting en de jaarstukken zijn opgesteld en ingericht in overeenstemming met
        de geldende BBV-voorschriften.
    2.  De meerjarenbegroting en de jaarstukken bevatten
             a. een overzicht van de lasten en baten
             b. een overzicht van algemene dekkingsmiddelen
             c. een overzicht van de overhead
    3.  Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de meerjarenbegroting wordt van nieuwe
        investeringen per investering het benodigde investeringskrediet en de daarbij behorende
        kapitaallasten weergegeven.
Artikel 3. Kaders en planning begroting en jaarstukken
    1. Voor de kaders en de planning van de meerjarenbegroting en jaarstukken wordt verwezen naar
        de artikelen 19 en 20 in de gemeenschappelijke regeling NoVA.
    2.  Conform artikel 34 en 35 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen zendt het bestuur vóór
        30 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de meerjarenbegroting dient, aan de
        deelnemers:
             a. de ontwerpbegroting, waarin algemene financiële en beleidsmatige kaders zijn
                 opgenomen
             b. de voorlopige jaarrekening
    3.  Indexatie van budgetten vindt jaarlijks plaats conform de meicirculaire gemeentefonds
        voorafgaand aan het begrotingsjaar
             a. Voor materiële budgetten wordt de prijsindex Prijs bruto binnenlands product (pbbp)
                 gehanteerd;
             b. Voor de loonsom wordt de Loonvoet sector overheid gehanteerd.
Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten
    1. Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de meerjarenbegroting de baten en lasten.
    2.  Het bestuur autoriseert nieuwe investeringen met het vaststellen van de meerjarenbegroting.
        Bij de begrotingsbehandeling kan het bestuur aangeven van welke nieuwe investeringen zij op
        een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet van de directie
        wil ontvangen.
    3.  Meerjarige investeringskredieten worden per jaarschijf beschikbaar gesteld.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Artikel 5. Verdeelsleutel en berekeningsmethodiek
    1.  Bij de kostenverdeelsystematiek wordt aangesloten bij de bijdragen zoals die in de begroting
        van de 8 gemeenten in 2024 zijn opgenomen. De loon/prijsindexatie (2025: 4,52%) wordt naar
        rato gerekend. Verrekening van meer/minderkosten vindt plaats op basis van deze
        verdeelsleutel.
                          Bijdrage per                Begroting 2024              Begroting 2025 e.v.
                              gemeente
                   Elburg                                   € 255.028                         € 266.540
                   Ermelo                                   € 263.100                         € 274.980
                   Harderwijk                               € 313.063                         € 327.210
                   Nunspeet                                 € 265.982                         € 278.000
                   Oldebroek                                € 255.557                         € 267.100
                   Epe                                      € 187.000                         € 195.440
                   Hattem                                   € 110.000                         € 114.960
                   Heerde                                   € 128.000                         € 133.770
                   Totaal                                € 1.777.730                       € 1.858.000
        De basis in 2024 voor de 5 SNWV-gemeenten is gebaseerd op de oude kostenverdeling van de
        5 deelnemende gemeenten. De basis in 2024 voor de gemeenten Epe, Hattem en Heerde is
        gebaseerd op een raming van de te verwachten bijdrage voor aansluiting bij SNWV uit 2022.
    2.  In 2028 wordt een beredeneerde herverdeling van kosten op basis van inwonertal gehanteerd,
        met uitzondering van nader te bepalen gelijk te verdelen overheadkosten. Deze systematiek
        wordt per 1 januari 2028 in de begroting van het NoVA gewijzigd naar een reële
        kostenverdeling op basis van een eerlijke en evenredige toerekening van kosten op basis van
        tijdschrijven op de producten- en dienstencatalogus van het NoVA en een uitgewerkte
        programmabegroting.
        Vóór de totstandkoming van de in 2028 in te voeren kostenverdeelsystematiek naar de
        toerekening van kosten wordt een evaluatie uitgevoerd door een brede werkgroep, waarin alle
        acht gemeenten en het NoVA vanuit verschillende expertises vertegenwoordigd zijn .
Artikel 6. Tussentijdse rapportages
    1. Het bestuur biedt de deelnemers eenmaal per jaar, vóór 1 september een tussentijdse
        rapportage aan met de realisatie van de begroting voor het lopende begrotingsjaar.
    2.  De  tussenrapportage bevat een korte uiteenzetting over
        a.   de uitvoering;
        b.   de afwijkingen op baten en de lasten;
        c.   de voorgestelde (budget- en/of investerings)mutaties, de risico’s en het nieuwe
             begrotingsresultaat.
    3.  Voorgestelde begrotingswijzigingen worden geautoriseerd door het bestuur.
    4.  In de tussenrapportages worden in ieder geval afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van
        de baten en lasten toegelicht.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Artikel 7. Jaarstukken
    1. Het bestuur legt in de jaarstukken verantwoording af over de uitvoering van de begroting. In
        deze verantwoording geeft het bestuur aan: welke doelen zijn bereikt en welke niet; welke
        prestaties hiervoor zijn geleverd en wat de kosten en opbrengsten hiervoor zijn geweest.
    2.  Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het bestuur de deelnemende
        gemeenten het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.
    3.  Het bestuur is gemachtigd om incidentele budgetten, die in een jaar nog niet volledig gebruikt
        zijn, in het betreffende jaar over te hevelen naar het volgende jaar, indien voldaan wordt aan
        de volgende voorwaarden:
                 a. het betreft geautoriseerde projecten of activiteiten waarvoor middelen beschikbaar
                 zijn gesteld en waarvoor een concreet plan tot besteding is;
                 b. de overgehevelde middelen worden ingezet in overeenstemming met het doel
                 waarvoor deze zijn geraamd;
                 c. een overhevelingsbedrag mag niet groter zijn dan het betreffende restantbudget op
                 de specifieke post;
                 d. er vindt in principe één keer een budgetoverheveling plaats,
                      •   tenzij hiervoor goede argumenten (onvermijdelijkheid) zijn om hiervan af te
                          wijken of,
                      •   tenzij het (rijks-)bijdragen betreft die bij niet doorgaan van de activiteit
                          noodgedwongen terug moeten vloeien naar de verstrekker of;
                      •   tenzij er sprake is van een meerjarig project.
                 e. budgetoverheveling vindt plaats bij tussenrapportages, jaarrekening of in december
                 voor afronding van het desbetreffende boekjaar.
Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording
Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording
    1. Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de
        begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, zich
        verantwoordt over rechtmatigheid.
    2.  In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het bestuur aan de
        deelnemers over afwijkingen van de totale lasten van de gemeenschappelijke regeling, inclusief
        de dotaties aan de reserves, met een verantwoordingsgrens, uitgedrukt in een jaarlijks door het
        bestuur bij de conceptbegroting vast te stellen percentage.
    3.  In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of
        onduidelijkheden) groter dan € 10.000 nader toegelicht.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Artikel 9. Voorwaardencriterium
        Het bestuur stelt jaarlijks bij de conceptbegroting een normenkader rechtmatigheid vast. Dit
        kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële
        beheerhandelingen kunnen voortvloeien. Het bestuur operationaliseert dit normenkader in een
        eigen toetsingskader ten behoeve van de interne beheersing.
Artikel 10. Begrotingscriterium
    1. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door het
        bestuur is geautoriseerd.
    2.  Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het bestuur, worden
        opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor
        afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet na der toegelicht in
        de paragraaf bedrijfsvoering. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting (inclusief
        kredieten) als onrechtmatig worden beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt
        in de volgende situaties:
             a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de
                  overschrijding compenseren
             b. Er is sprake van overschrijding van de lasten op een open einde regeling
             c. Er is sprake van onderschrijding van de baten waarbij direct gerelateerde lasten de
                  onderschrijding compenseren.
             d. De afwijking is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse
                  rapportage of een genomen bestuursbesluit.
    3.  Afwijkingen, zoals aangegeven onder artikel 10, lid 2, die door het bestuur worden vastgesteld,
        zijn tijdig als ze voor of uiterlijk ten tijde van de vaststelling jaarrekening door het bestuur zijn
        vastgesteld.
Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium
        Het bestuur zorgt voor regels ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik van
        gemeentelijke regelingen en eigendommen en legt deze vast.
Hoofdstuk 4. Financieel beleid
Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa
    1. Eenmaal per jaar, bij de jaarrekening, wordt gekeken of lopende investeringen kunnen worden
        afgesloten. Dit overzicht wordt opgenomen bij de jaarrekening.
    2.  Investeringen ouder dan 2 jaren worden in principe afgesloten tenzij er zwaarwegende
        argumenten zijn om dit niet te doen. Het bestuur bepaalt in dit geval.
    3.  Alle investeringen worden lineair afgeschreven in overeenstemming met de volgende termijnen:
                       a. Gebouwen                                    50 jaar
                       b. Verbouwing/uitbreiding/renovatie            40 jaar
                       c. (technische) installaties                   15 jaar
                       d. Kantoorinrichting/meubilair/ICT               5 jaar
                       e. Mobiele apparatuur                            3 jaar
    4.  Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000 worden niet geactiveerd; deze kosten
        worden rechtstreeks in de exploitatie opgenomen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Artikel 13. Reserves en voorzieningen
    1. Het bestuur kan ten minste twee soorten reserves instellen, te weten
             a. Algemene Reserve
             b. Bestemmingsreserve
Artikel 14. Voorziening voor oninbare vorderingen
    1. Voor openstaande vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.
    2.  Bij de jaarstukken wordt de hoogte van deze voorziening bepaald door alle openstaande
        vorderingen te beoordelen op oninbaarheid.
Artikel 15. Kostprijsberekening
        Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de
        in gebruik zijn de activa, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld.
Artikel 16. Prijzen economische activiteiten
        Voor de levering van diensten door de Gemeenschappelijke Regeling NoVA aan derden, worden
        in ieder geval de geraamde kosten in rekening gebracht. Voor personele inzet geldt het
        uurtarief met een opslag voor de overheadkosten; vooralsnog wordt uitgegaan van een opslag
        van 35%, met de mogelijkheid dit percentage te herzien bij het vaststellen van de financiële
        kaders bij de ontwerpbegroting.
Artikel 17. Financieringsfunctie
        Het bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de richtlijnen en kaders in acht
        zoals opgenomen in de Wet Fido en in het nog door het bestuur op te stellen Treasurystatuut.
Hoofdstuk 5. Paragrafen
Artikel 18. Paragrafen en onderdelen
        Het bestuur neemt in de begroting en de jaarstukken de volgende paragrafen op:
        a. weerstandsvermogen en risicobeheersing
        b. financiering (incl. EMU saldo)
        c. bedrijfsvoering
        De paragrafen bevatten de verplichte onderdelen op grond van artikel 9 van het Besluit
        begroting en verantwoording provincies en gemeenten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer
Artikel 19. Administratie
    De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval voldoet aan de BBV en
    dienstbaar is voor:
    a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;
    b.  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa,
        voorraden, vorderingen, schulden en contracten;
    c.  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en
        investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
    d.  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
        doeltreffendheid van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting
        en relevante wet- en regelgeving; en
    e.  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende
        informatie, evenals de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid
        van het gevoerde beleid in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet -
        en regelgeving.
    f.  Het verschaffen van informatie aan de deelnemende gemeenten en aan derden zoals Provincie,
        Rijk, CBS, Belastingdienst en de accountant.
Artikel 20. Financiële organisatie
    Het bestuur draagt zorgt voor en legt in een besluit vast:
    a. een eenduidige indeling van de Gemeenschappelijke Regeling NoVA en een eenduidige
        toewijzing van de taken aan de organisatieonderdelen;
    b.  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;
    c.  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van
        de toegekende budgetten en investeringskredieten;
    d.  de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende
        informatievoorziening van de financieringsfunctie;
    e.  de te maken afspraken over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de
        wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van
        middelen;
    f.  de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de
        programma’s/producten/taakvelden;
    g.  het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen en diensten;
    h.  het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van
        regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en
        verantwoording wordt voldaan.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Artikel 21. Administratieve Organisatie en Interne controle
    1. Het bestuur draagt zorg voor een adequate opzet van de administratieve organisatie en een
        interne controle:
             •   ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening;
             •   de zorg van de getrouwheid van de informatieverstrekking;
             •   de rechtmatigheid van de beheershandelingen;
             •   ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik;
             •   de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de
                 rechtmatigheid van de beheerhandelingen;
        Bij afwijkingen rapporteert het bestuur daarover in de rechtmatigheidsverantwoording.
        Daarnaast informeert het bestuur over genomen maatregelen tot herstel van de
        tekortkomingen.
Hoofdstuk 6. Slotbepaling
Artikel 22. Inwerkingtreding
        Deze financiële verordening treedt met terugwerkende kracht in werking op dd/mm/jjjj.
Artikel 23. Citeertitel
        Deze financiële verordening wordt aangehaald als: ‘Financiële verordening Gemeenschappelijke
        Regeling NoVA 2025’.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van .............
Het bestuur,
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>