<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden
  Onderzoek naar het samenspel tussen de gemeenteraad, het
             college en de ambtelijke organisatie




Rekenkamercommissie Rheden

Versie: Definitief rapport
Datum: 27 september 2023
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoud



1    Inleiding ...................................................................................................................... 3

2    Opzet onderzoek ........................................................................................................... 4

    2.1   Onderzoeksvragen ................................................................................................... 4

    2.2   Aard en vorm van het onderzoek ............................................................................... 4

3    Uitkomsten van het onderzoek ........................................................................................ 6

    3.1   Inleiding................................................................................................................. 6

    3.2   De spelregels voor de interactie en rolverdeling ........................................................... 7

    3.3   De informatievoorziening tussen de gemeenteraad en het college ................................ 15

    3.4   De ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie..................................................... 17

    3.5   De vergaderpraktijk ............................................................................................... 19

    3.6   Oriëntatie op de samenleving .................................................................................. 21

4    Een aantal thema’s nader bekeken ................................................................................ 23

    4.1   De hoeveelheid raadsvragen ................................................................................... 23

    4.2   Sturen op hoofdlijnen ............................................................................................. 26

    4.3   Kwaliteit van de raadsvoorstellen ............................................................................. 27

    4.4   Capaciteit van de ambtelijke organisatie ................................................................... 29

    4.5   Participatie met de samenleving .............................................................................. 30

5    Conclusies.................................................................................................................. 32

6    Aanbevelingen ............................................................................................................ 35

BIJLAGEN ........................................................................................................................ 40

1    Reactie van het College van Burgemeester en Wethouders ............................................... 41

2    Nawoord rekenkamercommissie .................................................................................... 44

3    Geraadpleegde documenten ......................................................................................... 45

4    Voorbeeld Manifest ...................................................................................................... 46
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                           Rekenkamercommissie Rheden




1 Inleiding
Zowel vanuit de gemeenteraad als vanuit de ambtelijke organisatie van de gemeente Rheden is
aangegeven dat er behoefte bestaat aan een onderzoek naar de samenwerking binnen en het functioneren
van de driehoek tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Het is belangrijk dat
de gemeenteraad en het college duidelijk opereren vanuit hun eigen rol, dat deze rollen herkend en
gerespecteerd worden en dat het informatieverkeer tussen de gemeenteraad, het college en ambtelijke
organisatie daarop is afgestemd.

Daarnaast wordt lopende dit onderzoek het huidige vergadermodel door een extern bureau geëvalueerd,
als gevolg waarvan mogelijk aanpassingen aan het vergadermodel zouden kunnen plaatsvinden. Om in de
toekomst te kunnen vaststellen in welke mate een aangepast vergadermodel een bijdrage levert aan de
interactie tussen gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie is het belangrijk te beschikken
over de inzichten die het onderzoek zal bieden. Tijdens het onderzoek is, via de griffie, afstemming
gezocht met het proces van de ontwikkeling van het vergadermodel zodat beide trajecten elkaar zo
mogelijk kunnen versterken en dat de raadsleden effectief en efficiënt worden bevraagd.

Leeswijzer
Deze notitie is als volgt opgebouwd. Gestart wordt met een beschrijving van de opzet van het onderzoek
(hoofdstuk 2), waarna u in hoofdstuk 3 de uitkomsten van het onderzoek aantreft. In hoofdstuk 4 hebben
wij een aantal opvallende thema’s nader onderzocht, waarna u in hoofdstuk 5 en 6 respectievelijk de
conclusies en aanbevelingen aantreft. De bestuurlijke reactie van het college en het nawoord van de
rekenkamercommissie zijn opgenomen in bijlage 1 en 2.




                                                   3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




2 Opzet onderzoek
Het doel van het onderzoek is om:

•     Inzicht te krijgen in het huidige functioneren van het samenspel tussen de gemeenteraad, het college
      en de ambtelijke organisatie. Met specifieke aandacht voor elkaars rollen.
•     Bouwstenen aan te reiken voor de verbetering in de interactie tussen de gemeenteraad, het college
      en ambtelijke organisatie en binnen de gemeenteraad.



2.1        Onderzoeksvragen

De centrale onderzoeksvraag is:

            Hoe effectief is het samenspel tussen de gemeenteraad en het college (en de
                                      ambtelijke organisatie)?



De centrale onderzoeksvraag is uitgewerkt in de volgende deelvragen:

      1. Welke spelregels zijn vastgelegd voor de interactie tussen de gemeenteraad, het college en
          ambtelijke organisatie?
      2. Hoe wordt hiermee in de praktijk omgegaan en hoe wordt dat beleefd?
      3. Hoe is de rolverdeling tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie?
      4. Wordt er ook volgens die rolverdeling gehandeld en hoe wordt dat ervaren?
      5. Hoe verloopt de informatievoorziening tussen de gemeenteraad en het college?
      6. Hoe is de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie, qua kwaliteit en capaciteit, en hoe wordt
          deze ervaren?
      7. Welke raadsinstrumenten worden wel en welke niet gebruikt?
      8. Hoe wordt de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de
          gemeenteraad beoordeeld?
      9. Hoe wordt de praktijk van het vergaderen beoordeeld?
      10. Hoe wordt de oriëntatie op de samenleving van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke
          organisatie beoordeeld?

De rekenkamercommissie houdt er rekening mee dat op sommige vragen een meer diepgaande
beantwoording kan worden gegeven, terwijl op andere vragen minder uitgebreid wordt ingegaan. Tijdens
het onderzoek wordt dieper ingegaan op een aantal thema’s, mede op basis van de resultaten uit de
eerste fases van het onderzoek.


2.2        Aard en vorm van het onderzoek

Het onderzoek heeft plaatsgevonden in de periode van maart 2023 tot en met mei 2023 en is uitgevoerd
in eigen beheer door de externe leden van de Rekenkamercommissie Rheden.

Het onderzoek geeft een beschrijving van de bestaande situatie op dusdanige wijze dat deze desgewenst
kan dienen als nulmeting in de toekomst.

Beknopt weergegeven zijn tijdens het onderzoek de volgende stappen doorlopen:

Stap 1: Quick Scan Lokaal Bestuur
Het onderzoek is van start gegaan met de uitvoering van de Quick Scan Lokaal Bestuur, zoals die is
ontwikkeld in het kader van het Actieprogramma Lokaal Bestuur van de
Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Met behulp van de vragenlijst is een algemeen beeld

                                                      4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                   Rekenkamercommissie Rheden




verkregen van hoe bevraagden aankijken tegen de verhouding tussen de gemeenteraad, het college en de
ambtelijke organisatie.

De respons was hoog, namelijk 91%, waardoor betrouwbare uitspraken kunnen worden gedaan voor het
geheel. De uitkomsten van de Quick Scan Lokaal Bestuur treft u aan in hoofdstuk 3 van dit rapport. Wij
willen u er hierbij op wijzen dat alleen vermeld wordt hoeveel procent het eens dan wel oneens is met de
stelling. Daarbij wordt altijd de hoogste van de twee percentages vermeld. Het percentage geen
antwoord/weet niet wordt niet weergegeven.1

Stap 2: Werkbijeenkomst
Op 18 april 2023 heeft een interactieve werkbijeenkomst met vertegenwoordigers van gemeenteraad, het
college en de ambtelijke organisatie plaatsgevonden. Hierin zijn de belangrijkste resultaten van de
enquête gepresenteerd en is gediscussieerd over mogelijke verbeteringen in het samenspel tussen de
gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie. Ook is deze bijeenkomst gebruikt om een verdere
focus aan te brengen en in beeld te krijgen waar de grootste uitdagingen en kansen liggen om tot
verbeteringen te komen.

Stap 3: Analyse fase
De bevindingen uit de voorafgaande fases, die voortkomen uit oordelen en ervaringen van de betrokken
stakeholders, zijn vervolgens ‘getoetst’ aan de hand van een beknopte documentenanalyse en interviews.
Daarbij is verkend wat vanuit de literatuur en andere onderzoeken over deze onderwerpen kan worden
geleerd. Voorts is gekeken naar wat er lokaal is vastgelegd. Belangrijkste documenten daarbij zijn het
Handboek gemeenteraad 2022”, het reglement van orde, het bestuurlijke deel van de gemeentelijke
website en een aantal raadsvoorstellen van de afgelopen twee jaar. Daarnaast is het gehanteerde format
voor het opstellen van raadsvoorstellen beoordeeld alsook de wijze waarop die concreet wordt ingevuld.

Vervolgens zijn 7 (groeps)interviews gehouden om de verkregen inzichten nog eens terug te leggen maar
vooral ook om inzicht te krijgen in de haalbaarheid van verschillende oplossingsrichtingen en te bezien
welke voornemens voor verbetering er al bestaan. Gesproken is met een tweetal gemeenteraadsleden, de
burgemeester, 5 beleidsmedewerkers, alle leden van het directieteam, de griffier en de
gemeentesecretaris.

Stap 4: Rapportage
De resultaten van de enquête en de werkbijeenkomst vormen samen met een documentenanalyse en de
interviews de basis voor de beantwoording van de onderzoeksvragen. Het onderzoek geeft een
beschrijving van de bestaande situatie op dusdanige wijze dat deze desgewenst kan dienen als nulmeting
in de toekomst.

De bevindingen zijn ter correctie op feitelijke onjuistheden voorgelegd aan de ambtelijke organisatie en de
griffier. Daarna is het rapport aangevuld met conclusies en aanbevelingen en voor een bestuurlijke reactie
aangeboden aan het college. De bestuurlijke reactie en het nawoord van de rekenkamercommissie zijn
opgenomen in bijlage 1 en 2.

Het volledige rapport wordt aan de gemeenteraad van Rheden aangeboden en gepresenteerd tijdens een
voorbereidende of oriënterende vergadering.




1
  Hier volgt een voorbeeld: 56% vindt dat de raad en het college elkaars positie versterken. Hieruit kan niet worden
afgeleid dat dus 44% vindt dat de raad en het college elkaars positie niet versterken. Want tot deze 44% behoren ook
respondenten die op deze vraag hebben geantwoord met weet niet/geen mening.

                                                          5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                               Rekenkamercommissie Rheden




3 Uitkomsten van het onderzoek
De rekenkamercommissie wil met het rekenkameronderzoek inzicht krijgen in de effectiviteit van het
samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie in de gemeente Rheden. Dit
inzicht is nodig om uiteindelijk (in hoofdstukken 5 en 6) bouwstenen aan te kunnen reiken om de
interactie tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie te versterken.

3.1      Inleiding

Aan de hand van het onderzoeken van een aantal deelvragen wordt een antwoord gezocht op de
hoofdvraag van dit onderzoek: “Hoe effectief is het samenspel tussen gemeenteraad en het college (en de
ambtelijke organisatie)?”

Wanneer is het samenspel effectief?

Een goed samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie leidt tot een
gemeente die als geheel effectief is in haar werk voor de samenleving van Rheden. In navolgende
afbeelding zijn de politieke, bestuurlijke en uitvoeringscyclus als drie ‘raderen’ geschetst die op elkaar
ingrijpen.




Alle drie de raderen moeten soepel draaien, om tot zichtbare resultaten te komen die gedragen worden
door de inwoners van de gemeente Rheden. Niet alleen de raderen zelf moeten daarvoor soepel draaien,
maar ook daar waar de raderen in elkaar grijpen is een goed samenspel belangrijk. Het samenspel is
effectief als de drie organen elkaars rol kennen en respecteren.

De gemeenteraad stelt in ons dualistisch stelsel op basis van politiek mandaat de kaders en controleert
daarop, het college vertaalt deze kaders naar uitvoering en stelt kaders voor aan de raad, de ambtelijke
organisatie adviseert over de kaders en voert deze uit. Alle drie de organen ontvangen input uit de
samenleving, die wordt vertaald in kaders en beleid.

Deelvragen

De rekenkamercommissie wil met het rekenkameronderzoek duidelijkheid krijgen over effectiviteit van het
samenspel tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie in Rheden aan de hand van
de volgende deelvragen:



                                                       6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                       Rekenkamercommissie Rheden




    Spelregels voor interactie en rolverdeling (paragraaf 3.2)

    1.   Welke spelregels zijn vastgelegd voor de interactie tussen de gemeenteraad, het college en ambtelijke
         organisatie?
    2.   Hoe wordt met de spelregels in de praktijk omgegaan en hoe wordt dat beleefd?
    3.   Hoe is de rolverdeling tussen gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie?
    4.   Wordt er ook volgens die rolverdeling gehandeld en hoe wordt dat ervaren?
    5.   Hoe wordt de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad
         beoordeeld?

    Informatievoorziening (paragraaf 3.3)

    6.   Hoe verloopt de informatievoorziening tussen de gemeenteraad en het college?

    Ondersteuning vanuit de organisatie (paragraaf 3.4)

    7.   Hoe is de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie en hoe wordt dat ervaren?

    De vergaderpraktijk (paragraaf 3.5)

    8.   Welke raadsinstrumenten worden wel en welke niet gebruikt?
    9.   Hoe wordt de praktijk van het vergaderen beoordeeld?

    Oriëntatie op de samenleving (paragraaf 3.6)

    10. Hoe wordt de oriëntatie op de samenleving van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke
        organisatie beoordeeld?



In de navolgende paragrafen treft u onze bevindingen per thema aan.




3.2          De spelregels voor de interactie en rolverdeling

In deze paragraaf geven we antwoord op de eerste vijf deelvragen.

1. Welke spelregels zijn vastgelegd voor de interactie tussen de gemeenteraad, het college en
ambtelijke organisatie?

Met name in het reglement van orde zijn de spelregels opgenomen voor vergaderingen en andere
werkzaamheden van de raad. De spelregels betreffen vooral de werkwijze binnen de gemeenteraad.
Daarnaast wordt op onderdelen verwezen naar het college en wethouders. Gedrags- en omgangsvormen
tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie zijn niet opgenomen in het reglement
van orde.

Verder is er een verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning die dateert uit 2003 en is
in het handboek voor de gemeenteraad de werkwijze van de Technische Agenda Commissie (TAC)
opgenomen. De Technische Agenda Commissie stelt de agenda vast voor de voorbereidende- en
oriënterende vergaderingen. Deelnemers aan de TAC zijn de fractievoorzitters en de gemeentesecretaris.           2



Tijdens het introductieprogramma van de huidige gemeenteraad in 2022 heeft een algemene introductie
plaatsgevonden maar is geen specifieke aandacht besteed aan de rollen van de gemeentelijke




2
 In het reglement van orde is opgenomen dat de agendacommissie bestaat uit de wisselende voorzitters van de
voorbereidende- en oriënterende vergadering en de voorzitter. Het voornemen bestaat om dit document binnen
afzienbare termijn te actualiseren.

                                                             7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                             Rekenkamercommissie Rheden




bestuursorganen, de werkwijze en informatievoorziening. Wel heeft in januari 2023 een bijeenkomst
plaatsgevonden over raadsinstrumenten en de informatievoorziening via iBabs, het
raadsinformatiesysteem. Het introductieprogramma is vooral ingestoken op inhoudelijke thema’s. In het
verleden is beperkt aandacht besteed aan de ‘zachte’ kant van het werk in de vorm van wensen en
afspraken over houding en gedrag. Inmiddels is hier, lopende het onderzoek, verandering in gekomen en
is tijdens een bijeenkomst over integriteit en goed bestuur op 20 april 2023 aandacht besteed aan houding
en gedrag tijdens het debat.

Door geïnterviewden wordt de sfeer in de gemeenteraad over het algemeen als goed beoordeeld. De
spelregels zijn vastgelegd in:

   •   Het Handboek Gemeenteraad van 2022 -2026
   •   Reglement van orde (2018)
   •   Gedragscode bestuurlijke integriteit (2020 en 2022)
   •   Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Rheden (2003)
   •   Memo raadsvragen (2022)
   •   Memo behandeling van moties vreemd aan de orde (2023)

Belangrijkste onderdeel hiervan is het Handboek Gemeenteraad. Het reglement van orde en de
gedragscode leggen de formele zaken vast conform de wet. De basis hiervoor is de Gemeentewet.

Handboek Gemeenteraad van 2022 – 2026
Hierin worden onder meer de verschillende taken van een gemeenteraadslid omschreven (kaderstellende,
controlerende en volksvertegenwoordigende), de raadsinstrumenten en het vergadermodel.

Het Reglement van orde
In het reglement van orde is vastgelegd wie binnen de gemeenteraad met welke taken is belast
(voorzitter, griffier, bestuurlijk coördinatieoverleg, seniorenconvent en agendacommissie), hoe de
voorbereiding en de orde van de vergaderingen eruitziet, wat de procedure is bij stemmingen en welke
instrumenten raadsleden kunnen inzetten (moties, e.d.). Ook wordt hierin uitleg gegeven van de
verschillende vergaderingen (voorbereidende, oriënterende en raadsvergadering) en de benoeming en
installatie van raadsleden, wethouders en raadsvolgers. Daarnaast het aanwijzen van een zitplaats aan
niet raadsleden/raadsvolgers onderdeel uit van het reglement van orde, evenals de mogelijkheid tot
correctie van conceptverslag door wethouders en het informeren van het college bij een initiatiefvoorstel,
schriftelijke vragen of een verzoek tot interpellatie of inlichtingen.

Gedragscode bestuurlijke integriteit
In de gedragscode bestuurlijke integriteit zijn afspraken vastgelegd voor raadsleden over het voorkomen
van (de schijn van) belangenverstrengeling, het veilig bewaren van vertrouwelijk/geheime informatie,
geschenken en uitnodigingen en het gebruik van voorzieningen van de gemeente.
De gedragscode voor burgemeester en wethouders is in 2022 vastgesteld en kent dezelfde opzet als die
van de raadsleden.

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning Rheden (2003)
De verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning regelt de wijze waarop raadsleden een beroep
kunnen doen op ambtelijke bijstand en fractieondersteuning. Hierin is onder meer opgenomen dat een
raadslid een verzoek kan doen om feitelijke informatie van geringe omvang, inzage in documenten die
openbaar zijn, bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand. Het
raadslid wendt zich met dit verzoek tot de griffier. In de verordening zijn spelregels opgenomen inzake wie
(ambtenaar of griffie) welk verzoek op pakt, de voorwaarden waaraan een verzoek dient te voldoen en
hoe gehandeld wordt bij het weigeren van een verzoek of wanneer een raadslid niet tevreden is over de
verleende bijstand. In deze verordening zijn tevens regels opgenomen over de financiële bijdrage die
fracties ontvangen als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.



                                                     8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                           Rekenkamercommissie Rheden




Memo raadsvragen (2022)
Het Memo raadsvragen (vastgesteld op 31 oktober 2022) voorziet in een nadere set van afspraken en
regels voor alle raadsvragen. Daarin wordt onderscheid gemaakt tussen schriftelijke vragen, rondvraag
vragen en technische vragen.

Memo behandeling vreemd aan de orde (2023)
In het Memo behandeling vreemd aan de orde (vastgesteld op 27 februari 2023) is de ruimte die het
reglement van orde biedt om in de behandelwijze van moties vreemd aan de orde nader ingevuld.




2. Hoe is de rolverdeling tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie?

Gemeenteraad en het college hebben ieder een eigen wettelijk bepaalde positie. Beide organen
functioneren nevengeschikt (het college ontleent haar bevoegdheden dus niet aan de gemeenteraad en
vice versa).

Rol van de gemeenteraad

De raad is het hoogste orgaan van de gemeente. De gemeenteraad heeft de volgende rollen:

   •    Volksvertegenwoordiger;
   •    Kadersteller;
   •    Controleur van het college.

Volksvertegenwoordigende rol
De gemeenteraad heeft het mandaat van de kiezers. De rol van volksvertegenwoordiging vormt de basis
voor de kaderstellende en controlerende rol. Daarbij hoort het benoemen en ontslaan van bestuurders.

Kaderstellende rol
De gemeenteraad geeft de hoofdrichting aan waar de gemeente op verschillende terreinen naartoe wil.
Daarbij hoort tevens het budgetrecht en verordenend recht. De gemeenteraad geeft daarmee de opdracht
aan het college om dit beleid uit te voeren binnen de gestelde kaders, als ‘opdrachtnemer’. Voor het
stellen van kaders maakt de raad gebruik van instrumenten, zoals de meerjarenprogramma-begroting, de
kadernota, het initiatiefrecht en het vaststellen van hoofdlijnen van beleid.

Controlerende rol
De gemeenteraad controleert of het college het beleid heeft uitgevoerd binnen de door hem gestelde
kaders. Voor deze rol maakt de gemeenteraad gebruik van instrumenten om die controle uit te voeren,
zoals de vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag, de rekenkamer, de afgesproken
evaluatiemomenten en het stellen van vragen.

Samenspel raad en griffie
De manier waarop de gemeenteraad en de griffie werken, stelt de gemeenteraad zelf vast. De griffie is een
zelfstandige eenheid en staat los van de ambtelijke organisatie.

Rol van het college en de burgemeester

Het college is het dagelijks bestuur van de gemeente (art. 160 Gemeentewet) en heeft de volgende rollen:

    •   Uitvoeren van beleid;
    •   Ondersteunen raad bij kaders en wetgeving;
    •   Informeren van de gemeenteraad;
    •   ‘Eigenaar’ van de ambtelijke organisatie.

                                                   9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                            Rekenkamercommissie Rheden




Uitvoeren van beleid
Als dagelijks bestuur geeft het college uitvoering aan de doelen die de gemeenteraad heeft geformuleerd,
binnen de kaders die ze hebben gesteld. Onder het dagelijks bestuur vallen daarnaast ook:

   •   Uitvoering van medebewindstaken, voor zover aan het college toebedeeld; inclusief het stellen van
       beleidsregels over de uitvoering van medebewindstaken;
   •   Verrichten van privaatrechtelijke handelingen;
   •   Vertegenwoordigen van de gemeente.

Ondersteunen gemeenteraad bij kaders en wetgeving
Het college ondersteunt de gemeenteraad bij het ontwerpen en uitwerken van beleidskaders en bereidt de
besluiten van de gemeenteraad voor door:

   •   Voorbereiding van de begroting, jaarrekening en kadernota (budgetrecht gemeenteraad);
   •   Voorbereiding van verordeningen die burgers binden (verordenend recht gemeenteraad);
   •   Ontwikkelen van door de gemeenteraad vast te stellen hoofdlijnen van beleid (kaderstellende rol
       gemeenteraad).

Informeren van de gemeenteraad
Het college verschaft de gemeenteraad alle informatie die hij nodig heeft voor de invulling van zijn rol,
zowel in de kaderstelling als in de controle. Het college en de gemeenteraad maken systematisch
afspraken over de informatie die de gemeenteraad wil hebben, wanneer, op welk detailniveau en in welke
vorm, zodat de gemeenteraad wordt ‘meegenomen’ op een wijze die past bij de aard van het dossier. Het
college reikt suggesties aan voor effectieve vormen van informatie-uitwisseling.

‘Eigenaar’ van de ambtelijke organisatie
Het college is verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie en is daarop
aanspreekbaar door de gemeenteraad. Binnen het college is het de voorzitter, de burgemeester, die
zorgdraagt namens het college voor goed werkgeverschap richting de gemeentesecretaris, waaronder een
deugdelijke beoordelingscyclus.

Burgemeester
De burgemeester is een zelfstandig bestuursorgaan met eigen taken. Als voorzitter van de gemeenteraad
en het college bewaakt de burgemeester de rollen en de rolinvulling van de gemeenteraad en college en
de eenheid van het collegebeleid. De burgemeester is verantwoordelijk voor de coördinatie en de kwaliteit
van de bestuurlijke besluitvorming.

Samenspel binnen het college
Het college oefent deze bevoegdheden uit volgens het principe van collegiaal bestuur. Dit houdt in dat het
college gezamenlijk en elk collegelid afzonderlijk verantwoordelijk is voor het gevoerde beleid. Er wordt
een portefeuilleverdeling gemaakt binnen het college. Het college neemt als collectief beslissingen en is
gezamenlijk verantwoordelijk voor de uitvoering.

Rol van de ambtelijke organisatie

De ambtelijke organisatie heeft de volgende rollen:

   •   Adviseren en ondersteunen College van Burgemeester en Wethouders;
   •   Opdrachtnemer College van Burgemeester en Wethouders;
   •   Dienstverlener aan de inwoners.

Adviseren en ondersteunen bestuur
De ambtelijke organisatie ondersteunt het college bij de beleidsontwikkeling door het, vanuit de eigen
deskundigheid, geven van professionele en onafhankelijke adviezen. De ambtelijke organisatie
functioneert als “denktank” van het bestuur. Zij maakt afspraken met het college over de wijze waarop
                                                      10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




informatie geleverd moet worden, in lijn met de rol die het college heeft richting gemeenteraad.
Als adviseur van het college zorgt de gemeentesecretaris voor de kwaliteit van de agenda van het college.

Opdrachtnemer bestuur
Ambtenaren zijn verantwoordelijk als opdrachtnemer van het bestuur voor de daadwerkelijke uitvoering
van het beleid. Hieraan geven ze invulling met gevoel voor de politiek-bestuurlijke dynamiek. Om als
professional effectief te kunnen werken in een gemeentelijke organisatie, is het van belang dat een
ambtenaar zich kan verplaatsen in politieke bestuurders. Politiek-bestuurlijke sensitiviteit is dan ook een
onmisbare competentie.

Dienstverlener aan inwoners
Daarnaast is de ambtelijke organisatie vanzelfsprekend verantwoordelijk voor het leveren van diensten
aan inwoners, volgens het afgesproken kwaliteitsniveau, met in achtneming van de kaders die hiervoor
zijn vastgesteld.

Relatie gemeenteraad en ambtelijke organisatie
Het functioneren van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Het college
en/of de portefeuillehouder is aanspreekbaar op het doen en laten van de ambtelijke organisatie.
Raadsleden kunnen technische en feitelijke vragen stellen aan de ambtelijke organisatie. De griffie houdt
hier de regie op door afspraken te maken over de wijze waarop vragen gesteld kunnen worden en de
termijn voor beantwoording.

Samenspel binnen de ambtelijke organisatie
De ambtelijke organisatie werkt vanuit een organisatiefilosofie die aansluit bij de bestuurlijke wensen en
de ontwikkelingen in de maatschappij.




3. en 4. Hoe wordt in de praktijk met de spelregels en rolverdeling omgegaan en hoe wordt dat
beleefd?

In het kader van het inwerkprogramma van de gemeenteraad is opdracht verleend aan een extern bureau.
Het bureau is in maart 2023 gestart met de werkzaamheden en gaat de gemeenteraad begeleiden bij het
herijken van het vergadermodel en trainen in debatvaardigheden en voorzittersvaardigheden. In april
heeft een bijeenkomst over integriteit plaats gevonden.

Samenwerking tussen de gemeenteraad en het college

 Samenwerking raad en college
 Huidige score                    6,7
 Gewenste score                   8,2


De samenwerking tussen de gemeenteraad en het college scoort op dit moment gemiddeld een 6,7 en de
invullers van de Quick Scan Lokaal Bestuur willen naar een gewenste samenwerking toe met een
gemiddeld rapportcijfer 8,2.




                                                     11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




    Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Samenspel tussen de gemeenteraad en het college blijkt dat:

      •   71% vindt dat de taakverdeling tussen de gemeenteraad en het college helder is.
      •   55 % van mening is dat de gemeenteraad en het college erop letten dat ze de afgesproken
          taakverdeling nakomen.
      •   89 % vindt dat de gemeenteraad zich onafhankelijk en kritisch opstelt bij de beoordeling van de
          uitvoering door het college.
      •   55 % vindt dat de gemeenteraad en het college elkaars positie versterken.


In de Quick Scan Lokaal Bestuur, tijdens de werkconferentie en de interviews wordt de rolvastheid van de
gemeenteraad vaker als aandachtspunt benoemd. Daarbij wordt vooral gewezen op het grote aantal
detailvragen, waardoor het debat niet over de hoofdlijnen en kaders gaat maar over details en de
uitvoering.

Een deelnemer aan de enquête verwoordt dit als volgt:

” De gemeenteraad kan groeien in zijn kaderstellende rol en gezamenlijk expliciet maken wat daarbij aan
abstractieniveau past voor onze gemeente. En vervolgens het college vertrouwen te geven in de
uitvoering. Vooral het aantal gedetailleerde raadsvragen roept deze opmerking op. Vaak is een
krantenartikel of een vraag van een inwoner aanleiding voor formele raadsvragen.”

Gegeven suggesties voor verbetering

De woorden ‘Rolvastheid’, ‘Vertrouwen’ en ‘Transparantie’ worden vaak genoemd als suggesties voor
mogelijke verbetering. De oplossing wordt vooral gezocht in de onderlinge communicatie: kwaliteit van de
stukken, meer informeel overleg, korte lijnen, bellen in plaats van gelijk schriftelijke vragen stellen, inzet
van andere overlegvormen, politieke sensitiviteit.

Als mogelijke suggesties ter verbetering wordt onder meer aangegeven:

                                         Suggesties voor verbetering:3

      Wat ik merk is dat er regelmatig discussie is over wat de gemeenteraad doet of moet doen en het college.
      Het is belangrijk hierin meer duidelijkheid en verwachtingen naar elkaar uit te spreken.

      Sturen op hoofdlijnen en uitvoering ligt bij het college.

      Investeer in de raadsleden en blijf rolvast.

      De Raad kan nog veel strakker in zijn rol als controlerend, kaderstellend en volksvertegenwoordigd
      orgaan komen. Ik denk dan met name aan dualer werken, maar ook raadsbreed werken op proces en
      diversiteit laten zien op de inhoud. Daarmee bedoel ik: in gezamenlijkheid bepalen hoe vaak we
      geïnformeerd willen worden, waarop gerapporteerd wordt, hoe vaak we kunnen bijsturen. En laat de
      diversiteit in standpunten dan maar blijken in de vergaderingen. Daardoor komt het college meer in zijn
      rol als uitvoerend orgaan en is er meer mogelijkheid voor partijen om volksvertegenwoordigend op te
      treden.
      Het college zou de gemeenteraad meer in positie kunnen brengen door meer politieke keuzes te maken
      en deze uit te leggen aan de inwoners. De gemeenteraad zou de uitvoering meer aan het college
      moeten geven. Goede monitoring van de resultaten kan de raad meer vertrouwen geven.
      Nog beter naar elkaar luisteren.
      Meer (in)formeel overleg. Samen verantwoordelijk delen.




3
  De suggesties voor verbetering in dit rapport zijn een letterlijke weergave van de suggesties voor verbetering die door
raads-, collegeleden en ambtenaren zijn gegeven in de Quick scan Lokaal Bestuur.

                                                             12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                  Rekenkamercommissie Rheden




Relatie tussen de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie

Zoals eerder aangegeven is het functioneren van de ambtelijke organisatie de verantwoordelijkheid van
het college. Toch is tijdens het onderzoek vooral op deze relatie enige wrijving geconstateerd. Dit blijkt
bijvoorbeeld uit de gemiddelde score die vanuit de organisatie aan het functioneren van de gemeenteraad
op dit moment wordt toegekend en vice versa.



                                                     Raad/volgers       College            Organisatie



Functioneren van de raad                                 6,5               6,3                 5,7


Functioneren van het college                             7,0               7,3                 7,2


Ondersteuning aan raad en college                        6,2               7,5                 6,9


De gemeenteraad is een lekenbestuur dat besluiten moet nemen op basis van informatie die door de
ambtelijke organisatie via het college aan hem wordt aangereikt. Daarnaast kunnen besluiten van de
gemeenteraad alleen tot uitvoering worden gebracht als daarvoor voldoende ambtelijke capaciteit
beschikbaar is. Op beide punten worden door raadsleden en raadsvolgers knelpunten ervaren. Vanuit de
kant van de organisatie wordt vooral gewezen op het hoge aantal vragen dat door de gemeenteraad wordt
gesteld en de gedetailleerdheid ervan. De beantwoording hiervan kost veel tijd die niet besteed kan
worden aan andere zaken. Ook wordt dit soms ervaren als wantrouwen naar de medewerker toe. Naast
een algemene beschrijving van de ervaringen in het vervolg van dit hoofdstuk zal in hoofdstuk 4 dieper
worden ingegaan op het aantal raadsvragen, de kwaliteit van de raadsvoorstellen en de ambtelijke
capaciteit.



4. Hoe wordt de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol van de
   gemeenteraad beoordeeld?

 Functioneren gemeenteraad
 Huidige score                       6,3
 Gewenste score                      8,2


Het functioneren van de gemeenteraad scoort op dit moment gemiddeld een 6,3 en men wil naar een
gewenste score toe van een gemiddeld rapportcijfer 8,2. Onderstaand treft u de belangrijkste uitkomsten
uit de Quick scan aan.

Ten aanzien van kaderstelling:


         Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Kaderstellende rol van de gemeenteraad blijkt dat:

     •    69% vindt dat de gemeenteraad eerst zorgt voor een goed beeld van het vraagstuk waarover het
          besluit gaat.
     •    79% vindt dat de gemeenteraad weet welke belangen er met het besluit gemoeid zijn.
     •    54% van mening is dat de gemeenteraad de voor- en nadelen van mogelijke oplossingen en
          scenario’s voldoende kent.

     •    82% vindt dat de raad het college voldoende mandaat geeft voor de uitvoering van beleid.
     •    56% van mening is dat de gemeenteraad onvoldoende weet of het besluit uitvoerbaar is.
     •    79% de besluiten resultaatgericht vindt.
     •    54% de besluiten onvoldoende evalueerbaar vindt.


                                                           13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




Ten aanzien van controle:


         Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Controlerende rol van de gemeenteraad blijkt dat:

     •   77% van oordeel is dat de gemeenteraad controleert of het college het beleid juist uitvoert.
     •   72% vindt dat de gemeenteraad bij belangrijke onderwerpen afspreekt met het college wanneer en
         hoe verantwoording door het college plaatsvindt.
     •   51% van mening is dat de gemeenteraad niet weet of de gewenste effecten van gemeentelijk beleid
         worden gerealiseerd.
     •   44% vindt dat de gemeenteraad niet tijdig bijstuurt als dat nodig is.
     •   56% vindt dat de gemeenteraad geen goed zicht heeft op de resultaten die door
         gemeenschappelijke regelingen worden geboekt.




Ten aanzien van volksvertegenwoordiging:


 Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad blijkt dat:

     •   59% van mening is dat gemeenteraadsleden zich verdiepen in wat burgers, organisaties en
         bedrijven belangrijk vinden.
     •   67% vindt dat raadsleden niet alleen afgaan op informatie van het college maar zich ook zelfstandig
         informeren over wat er leeft in de samenleving.
     •   51% de belangenafweging door de gemeenteraad onvoldoende vindt.

     •   41% van mening is dat raadsleden onvoldoende uitleggen aan de samenleving waarom een
         bepaalde belangenafweging is gemaakt.


Meest opvallende punten ten aanzien van de rol van de gemeenteraad:

In de Quick Scan Lokaal Bestuur, tijdens de werkconferentie en de interviews komt naar voren dat de
gemeenteraad in de regel veel aandacht heeft voor details en onvoldoende op hoofdlijnen stuurt.
Aangegeven wordt dat de dialoog in bijeenkomsten van de gemeenteraad gaat vaak niet over de
hoofdlijnen uit het raadsvoorstel maar over details. In hoofdstuk 4 gaan we nader in op het thema Sturen
op hoofdlijnen.

Gegeven suggesties voor verbetering

Als mogelijke suggesties ter verbetering wordt, richting gemeenteraad, onder meer aangegeven:

                                       Suggesties voor verbetering:

     Houd de goede punten vast: we hebben een zeer gemotiveerde en nieuwsgierige raad die respectvol en
     oprecht geïnteresseerd met elkaar, het college en de ambtelijke organisatie om kan gaan.
     De gemeenteraad kan groeien in zijn kaderstellende rol en het gezamenlijk maken van afspraken over
     waar de rol van de raad stopt en die van het college begint. Dit geeft veel duidelijkheid en geeft de raad
     gelegenheid zich meer te richten op de kaderstellende en controlerende rol. Daarnaast wordt dan ook de
     organisatie niet continue overbelast door bijvoorbeeld de hoeveelheid raadsvragen en hoge mate van
     verwacht detail in de beleidsstukken en verantwoording daarover. Dit kan ook voor de volheid in de
     agenda van de gemeenteraad een oplossing bieden.
     Bewustwording van rol en mogelijkheden van de gemeenteraad (instrumenten), aandacht voor en
     invulling van controleerbare doelen (smart maken).
     Controle in het verlengde van sturing op hoofdlijnen - niet op uitgevoerde activiteiten maar op het
     doelbereik.
     Regelmatig evalueren met elkaar, het college en met name met de inwoners.
     Gebruik raadsvergaderingen meer om met elkaar in discussie te gaan om deze doelen/kaders expliciet
     te maken en leg daarmee minder accent tot verantwoording roepen van het college.


                                                          14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




Het Griffieplan 2023

Ten aanzien van de rol van de gemeenteraad is het belangrijk om het Griffieplan 2023 dat in januari van
dit jaar is vastgesteld te vermelden. Dit plan beschrijft de verwachtingen tussen de gemeenteraad
(werkgeverscommissie) en de griffie op basis van de ambities voor de raadsperiode 2022 - 2026.

Voor de gemeenteraad:

       •   Is toegerust in de rollen;
       •   Kent een vergadermodel dat daarbij past;
       •   Vergadert in een nieuw gebouw met de laatste techniek.

En de griffie:

       •   Heeft en houdt de basis op orde;
       •   Ondersteunt de raad proactief in de rollen;
       •   Voldoet aan de wettelijke en gebruikerseisen (raadsleden en inwoners) op het gebied van
           informatievoorziening en digitalisering.

Om deze ambities waar te kunnen maken is besloten tot een doorontwikkeling van de griffie door de
uitbreiding van de griffie met een raadsadviseur.

Ten aanzien van de gemeenteraad constateert de griffie4 dat de gemeenteraad sterk lijkt te hechten aan
de controlerende rol, maar dat om inhoudelijk richting te geven aan de toekomst van de gemeente en
dichterbij de inwoner te staan de inzet op kaderstelling en volksvertegenwoordiging noodzakelijk is.

In het raadsvoorstel Griffieplan is opgenomen dat in 2023 extra ingezet wordt op:

       •   Raadscommunicatie;
       •   De afstand naar de inwoner verkleinen door de inwoner in de dorpen op te zoeken;
       •   Actief burgerschap bij jongeren te vergroten (de motie jeugdraad of jongerenpanel)
       •   Het actualiseren van de verordeningen;
       •   De toetsing op de kwaliteit van stukken;
       •   De actieve monitoring van moties, toezeggingen en raadsvragen;
       •   De doorontwikkeling van het raadsinformatiesysteem en digitalisering.




3.3          De informatievoorziening tussen de gemeenteraad en het college

In deze paragraaf geven we antwoord op de deelvraag 6.

6. Hoe verloopt de informatievoorziening tussen de gemeenteraad en het college?

    Functioneren College
    Huidige score                          7,1
    Gewenste score                         8,2




4
    Zo blijkt uit het Griffieplan en interviews.

                                                      15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                      Rekenkamercommissie Rheden




Het functioneren van het college scoort op dit moment gemiddeld een 7,1 en men wil naar een gewenste
score toe van een gemiddeld rapportcijfer 8,2.

Uit de enquête, werkbijeenkomst en interviews blijkt dat men het college een belangrijke rol toedicht om
de gemeenteraad beter in positie te krijgen en te helpen om op hoofdlijnen te sturen. Door op belangrijke
politieke onderwerpen nog meer de dialoog met de gemeenteraad op te zoeken en scherpere keuzes aan
de raad voor te leggen.

Zoals invullers van de enquête het zelf verwoorden:

“Het college heeft m.i. ook een rol om de gemeenteraad beter in positie te krijgen. Dualer werken komt
van twee kanten. Daarnaast zou ik er waarde in zien als het college de gemeenteraad nog meer dan nu
aan de voorkant van het proces betrekt om te filosoferen over de hoofdlijnen, zonder direct een besluit
voor optie A of B te nemen.”

“Help de gemeenteraad in het juiste abstractieniveau door in raadsvergaderingen meer weg te blijven van
de inhoud. Hier zijn andere instrumenten meer geschikt voor.”

Maar ook in de relatie naar de organisatie toe en als verbinder van de gemeenteraad met de ambtelijke
organisatie, zou het college een belangrijke rol kunnen vervullen:

“Het college heeft een functie bij het creëren van een positief werkklimaat, helemaal in deze arbeidsmarkt
is dat van essentieel belang.”


                  Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Functioneren college blijkt dat:

     •   97% van oordeel is dat het college als eenheid naar buiten treedt.
     •   82% vindt dat het college zorgt voor continuïteit en een stabiele koers vaart.
     •   47% van mening is dat het college de ontwerpen niet vanuit één portefeuille maar integraal
         benadert.
     •   53% vindt dat het college onuitvoerbare wensen of besluiten van de raad teruglegt bij de raad.
     •   32% van oordeel is dat het college de ambtelijke organisatie heldere en eenduidige opdrachten
         geeft.
     •   76% het college als slagvaardig beoordeelt
     •   76% vindt dat het college durf en besluitvaardigheid toont, ook in lastige situaties die om snelle
         actie vragen.




Actieve informatieplicht; van het college aan de gemeenteraad

In de Gemeentewet artikel 169 en 180 is opgenomen dat het college en de burgemeester verplicht zijn om
open te handelen om de gemeenteraad in de gelegenheid te stellen zijn kaderstellende en controlerende
rol waar te maken. Het college en de burgemeester dienen alle informatie te verschaffen die de
gemeenteraad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Dit betekent dat zij de afweging moeten
maken wat voor de gemeenteraad interessante en noodzakelijke informatie is. Er wordt in deze paragraaf
onderscheid gemaakt in de wijze waarop het college de gemeenteraad informeert – de actieve
informatieplicht - en de wijze waarop de gemeenteraad van het college informatie kan verkrijgen, de
passieve informatieplicht.

Voor de invulling van de actieve informatieplicht worden in Rheden – naast de reguliere raadsvoorstellen -
verschillende instrumenten ingezet zoals de raadsinformatiebrief, formele publicaties, nieuwsbrieven,
oriënterende vergaderingen, memo, mail of telefonisch contact en persberichten. Uit de resultaten van de


                                                          16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




Quick Scan Lokaal Bestuur blijkt dat 68% tevreden is over de invulling van de actieve informatieplicht door
het college.



Passieve informatieplicht; van de gemeenteraad aan het college

De passieve informatieplicht behelst het op verzoek van een raadslid tot het verstrekken van inlichtingen.
Het Handboek gemeenteraad Rheden noemt de volgende raadsinstrumenten: interpellatie, schriftelijke
vragen, vragen buiten de orde van de vergaderingen, mondelinge vragen tijdens de raadsvergadering.
Daarnaast bestaan de mogelijkheden van amendementen, moties, en initiatiefvoorstel.

Uit de resultaten van de Quick Scan Lokaal Bestuur blijkt dat 82% tevreden is over de invulling van de
passieve informatieplicht door het college. In de enquête, werkbijeenkomst en interviews, wordt sturing
geven op de uitvoerbaarheid van wensen ook als belangrijk aandachtpunt voor het college genoemd.

Gegeven suggesties voor verbetering

Als mogelijke suggesties ter verbetering wordt, richting college, onder meer aangegeven:

                                         Suggesties voor verbetering:

      Heldere raadsvoorstellen aanleveren, inleven in de gemeenteraad en de samenleving, intern soms beter
      op elkaar afstemmen.
      Het college zou de raad explicieter de politieke keuzes voor kunnen leggen en de raad meer stimuleren
      de uitvoering los te laten.
      Meer lijn en consistentie in lange beleidslijnen
      Meer integrale insteek en betere, feitelijke, open en volledige informatieverstrekking, gevraagd en
      ongevraagd.
      Het college zou nog meer op belangrijke politieke onderwerpen de dialoog met de Raad op kunnen
      zoeken.
      Pak meer ruimte om voorwaarden aan te geven waaronder nieuwe wensen uitvoerbaar zijn.
      Meer sturing op de uitvoerbaarheid en ook richting de Raad en samenleving de verwachtingen beter
      managen (niet alles kan tegelijkertijd of zit in onze invloedssfeer)




3.4       De ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie

In deze paragraaf geven we antwoord op de deelvraag 7.

7. Hoe is de ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie en hoe wordt dat ervaren?

 Ondersteuning aan raad en college
 Huidige score                         6,6
 Gewenste score                        8,1


De ondersteuning door de organisatie scoort op dit moment gemiddeld een 6,6 en men wil naar een
gewenste score toe van een gemiddeld rapportcijfer 8,1.

De ondersteuning van het samenspel tussen het college en de gemeenteraad vraagt om een heldere
rolverdeling (wie doet wat), politiek-bestuurlijke sensitiviteit, goede ambtelijke afstemming en
samenwerking.




                                                           17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                    Rekenkamercommissie Rheden




         Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Ondersteuning vanuit de organisatie blijkt dat:

     •   66% van oordeel is dat de ambtelijke organisatie de deskundigheid heeft om de uitvoerbaarheid
         van politieke besluiten te beoordelen.
     •   61% vindt dat de organisatie voldoende oog heeft voor het politieke spel.
     •   58% vindt dat de ambtenaren weten welke onderwerpen naar de gemeenteraad moeten en welke
         door het college afgehandeld kunnen worden.
     •   53% van mening is dat de ambtelijke organisatie er niet goed in slaagt om opdrachten van het
         college binnen de afgesproken tijd en middelen uit te voeren.
     •   37% vindt dat de ambtenaren politieke dilemma’s kunnen benoemen waar gemeenteraad en
         college een besluit over moeten nemen.
     •   39% van oordeel is dat de ambtelijke organisatie bij het college duidelijk aangeeft als wensen niet
         uitvoerbaar zijn.


Informatievoorziening is verantwoordelijkheid van college en gemeenteraad

De gemeenteraad en het college zijn zelf aan zet en aanspreekbaar op het tijdig vragen dan wel aanbieden
van die informatie die nodig is om als gemeenteraad te kunnen (bij)sturen. Het college dient alert te zijn
op het volledig informeren en tijdig betrekken van de gemeenteraad. De gemeenteraad moet om
informatie vragen als deze achterwege blijft en kan zelf aangeven wanneer en op welke wijze hij
betrokken wil zijn bij de kaderstelling.

Maar de ambtelijke organisatie geeft ondersteuning

Naast dat wat formeel is vastgelegd en afgesproken, is het nodig dat er goede voeding en ondersteuning is
vanuit de ambtelijke organisatie. De gemeentesecretaris en de griffier zijn hierin belangrijke actoren. De
griffier is vanaf 1 september 2022 in zijn functie en de gemeentesecretaris vanaf 1 maart 2020. Zij hebben
overleg met elkaar over de wijze waarop de kwaliteit van de raadsvoorstellen en de kwaliteit van de
raadsvragen kan worden verbeterd. Daarnaast wordt de agenda voor de voorbereidende- en oriënterende
avonden in gezamenlijkheid vastgesteld door de fractievoorzitters, de gemeentesecretaris en de
burgemeester in de Technische Agenda Commissie (zie ook paragraaf 3.5).

Zoals eerder aangegeven is het functioneren van de ambtelijke organisatie de verantwoordelijkheid van
het college, terwijl in het onderzoek juist met name aandacht wordt gevraagd voor de relatie tussen
gemeenteraad en ambtelijke organisatie. Door meerdere geïnterviewden is aangegeven dat de afstand
tussen de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie groot is en de gemeenteraad vaak niet weet waar
de organisatie mee bezig is. Dat de gemeenteraad meer aandacht zou mogen hebben voor hoofdlijnen in
plaats van voor details en meer vertrouwen zou mogen tonen in de ambtelijke organisatie. Aan de andere
kant wordt van de ambtelijke organisatie vaker politiek inlevingsvermogen en betrokkenheid gemist.
Daarnaast wordt in de interviews aangegeven dat het nog aan duidelijkheid ontbreekt in de ambtelijke
organisatie over afdoening van toezeggingen en moties, bijvoorbeeld in de vorm (per mail, per memo of
raadsinformatiebrief) en het proces (kan een medewerker die zelf afdoen of gaat het via de
portefeuillehouder/college).

Aangezien uit zowel de enquête, werkbijeenkomst als uit de interviews blijkt dat de kwaliteit van
raadsvoorstellen en de ambtelijke capaciteit als belangrijke knelpunten worden benoemd, gaan we hier
nader in op dit thema in hoofdstuk 4.




                                                         18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                      Rekenkamercommissie Rheden




Gegeven suggesties voor verbetering

Als mogelijke suggesties ter verbetering aan de ambtelijke organisatie wordt onder meer aangegeven:



                                        Suggesties voor verbetering:

       Ambtenaren zouden nog intensiever het politieke discours moeten volgen.

       Ambtelijke organisatie heeft de neiging zich af te schermen van de raad. Functioneren van de ambtelijke
       organisatie moet inzichtelijker.
       Door het aanbrengen van richting en focus op kaderstellende opgaven, kan de ambtelijke organisatie
       ook met diezelfde focus de uitvoering ter hand nemen.
       Kwaliteit van de ambtelijke stukken op volledigheid en transparantie verbeteren.

       Raadsbesluiten bevatten expliciet de kaders, niet slechts een verwijzing naar een document.

       Duidelijke opdrachtformulering. Focus op de ambities. Dillema's sneller bestuurlijk voorleggen.

       Betere communicatie
       Stukken korter, punctueler en leesbaarder maken.

       Ik vind het mooi als een vergadering samen met de ambtelijke organisatie kan worden voorbereid.
       Hieruit spreekt een gedeelde verantwoordelijkheid. Dit is nog te weinig aan de orde.




3.5        De vergaderpraktijk

In deze paragraaf geven we antwoord op de deelvragen 8 en 9.

8. Welke raadsinstrumenten worden wel en welke niet gebruikt?

Uit de resultaten van de Quick Scan Lokaal Bestuur blijkt dat mondelinge en schriftelijke vragen in Rheden
vaak worden ingezet en het beleggen van een extra raadsvergadering, een initiatiefvoorstel, interpellatie,
raadsonderzoek of raadsenquête en verzoek om ambtelijke bijstand weinig of nooit.

•     Vaak worden toegepast:
          – Mondelinge vragen;
          – Schriftelijke vragen;
•     Met enige regelmaat worden toegepast:
          – Punten agenderen;
          – Amendement;
          – Moties.
•     (Vrijwel) nooit worden toegepast:
          – Het beleggen van een extra raadsvergadering;
          – Raadsonderzoek of raadsenquête;
          – Interpellatie;
          – Initiatiefvoorstel;
          – Een verzoek om ambtelijke bijstand. 5




5
 Vanuit de griffie wordt aangegeven dat in de praktijk regelmatig een beroep op de griffier of medewerkers wordt
gedaan met een verzoek om bijvoorbeeld inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn. Dat bevraagden
aangeven dit instrument vrijwel nooit toe te passen kan het gevolg zijn van het feit dat raadsleden niet bekend zijn met
het begrip ambtelijke bijstand, omdat dit nooit zo genoemd wordt.

                                                           19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




9. Hoe wordt de praktijk van het vergaderen beoordeeld?

Uit de resultaten van de Quick Scan Lokaal Bestuur blijkt dat het merendeel van de raadsleden en
raadsvolgers de werkdruk als hoog maar niet te hoog ervaren; ruim een derde ervaart de werkdruk als te
hoog.



                    Uit de Quick Scan Lokaal bestuur Vergaderpraktijk blijkt dat:

     •   67% het aantal vergaderingen voldoende vindt.
     •   93% tevreden is over de manier waarop de verschillende vergaderingen worden voorgezeten.
     •   67% de vergaderingen niet effectief vindt.
     •   56% niet tevreden is over het politieke debat in de gemeenteraad.
     •   70% van mening is dat er voor burgers voldoende mogelijkheden zijn om inbreng te hebben in de
         vergaderingen van de raad.
     •   73% tevreden is over de ondersteuning door het presidium.
     •   100% tevreden is over de ondersteuning door de griffier.

     •   100% tevreden is over de ondersteuning door de griffie als geheel.


De Technische Agendacommissie
In de Technische Agenda Commissie (TAC) stellen de fractievoorzitters samen met de gemeentesecretaris
en onder voorzitterschap van de burgemeester de agenda vast voor de voorbereidende- en oriënterende
vergaderingen. Naast de TAC is er een agendacommissie waarin de voorzitters van de voorbereidende- en
oriënterende vergaderingen deelnemen. In deze vergadering, die eens per kwartaal plaatsvindt, evalueren
de voorzitters hun ervaringen en worden er afspraken gemaakt over de vergaderorde. In de gesprekken
wordt aangeven dat de indruk bestaat dat de fractievoorzitters steeds beter sturen op het nakomen van
afspraken, maar dat de rol die zij vervullen als bewaker van afspraken per fractie heel verschillend wordt
ingevuld.

Het gevoerde debat
Zowel uit de enquête, als uit de werkbijeenkomst en de interviews blijkt dat men tevreden is over de
samenwerking en sfeer in de gemeenteraad, maar dat men minder tevreden is over het gevoerde debat.
Door bevraagden wordt aangegeven dat het debat voorafgaand aan de besluitvorming vooral een
opsomming is van de verschillende standpunten van de fracties; het debat tijdens de oriënterende
vergadering vooral een debat tussen de gemeenteraad en het college. Het zou volgens hen beter zijn als
men als raadsleden meer naar elkaar zou luisteren en met elkaar zou discussiëren in plaats van met het
college. Ook wordt geconstateerd dat woordvoerders vaak herhalen wat een andere fractie voorafgaand
aan hen inbreng al heeft gezegd. Dat is niet alleen inefficiënt maar ook voor de toeschouwer minder
interessant. De vergaderingen duren onnodig lang en de behandeling van de laatste agendapunten komt
in het gedrang. Men zou willen dat hier meer op gestuurd wordt. Bijvoorbeeld door sturing van de
voorzitter, afspreken elkaar niet te herhalen of het maximeren van de spreektijd per fractie. Of zoals een
geïnterviewden het zelf formuleert:

“Vergaderingen duren nu te lang, bijdragen (m.n. interrupties) duren soms 5-10 minuten, terwijl volstaan
kan worden met een korte vraag.”

“Opvallend is dat thema's/besluiten waar bij stemming grote consensus is (unaniem aangenomen) soms
voorafgegaan worden gegaan door lange discussies over het gelopen proces.”

“Evenwichtige spreektijd en voorkomen dat discussies in cirkels gaan kunnen hierin helpen. Op zo'n
moment meer accepteren dat je het niet eens bent met elkaar. Dat is logisch in een politieke arena.”

“Voorzitter kan/moet bij herhaling van zetten sneller ingrijpen.”


                                                         20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                        Rekenkamercommissie Rheden




Ten aanzien van de vergaderpraktijk is men niet eensgezind. Sommigen zijn van mening dat de
vergaderingen te veel in elkaar overlopen en vragen om een heldere scheiding; terwijl anderen
beraadslaging en besluitvorming op één dag zouden toejuichen. Tevens vragen enkelen in de
werkbijeenkomst en interviews zich hardop af of een commissiemodel geen betere keuze zou zijn.

“Als gemeente volgen we het BOB-model (red: Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming) maar te
vaak lopen deze fasen in een vergadering in elkaar over. Dat maakt het niet eenvoudig. Het is te
adviseren om over te gaan tot aparte vergaderingen voor besluitvorming.”

“Persoonlijk voel ik veel voor beraadslaging en besluitvorming op 1 raadsdag.”

Gegeven suggesties voor verbetering

Als mogelijke suggesties ter verbetering van de vergaderpraktijk wordt onder meer aangegeven:


                                         Suggesties voor verbetering:

      Neem in debatten ook meer de aspecten van brede welvaart mee. Een louter cijfermatige benadering
      van vraagstukken (debat over alleen indicatoren en resultaten) geeft geen beeld van de werkelijkheid.
      Meer participeren met de samenleving door ook eens te vragen wat inwoners van hun raadsbehandeling
      vinden.
      In Raadsvergaderingen de gemeenteraad steviger aan eigen regels houden.
      Kortere bijdragen, meer to the point. Door strak debatteren en strak voorzitten kan de kwaliteit van het
      debat verbeteren én kan de vergadering korter en effectiever worden.
      Beperking van spreektijd.
      Zoek meer het onderlinge debat, ipv de gemeenteraad vs het college.
      Niet in stokpaardjes of details die niet ter zake zijn, blijven hangen.
      Meer samenwerken en niet alleen je menig als enige goede zien.
      Beter naar elkaar luisteren.
      Een minder starre opstelling.
      Werkdruk op piekmomenten vermijden door beter inzicht en meer overleg over de LTA (red: Lange
      Termijn Agenda).
      Heldere scheiding tussen beeldvorming in technisch blok met deskundigen; oordeelsvorming (debat in
      voorbereidende raad) en besluitvorming (debat in de raad over moties, amendementen en besluiten).
      Nu komen vaak laat in het proces nog veel technische vragen en sluipt er soms herhaling in de laatste
      fase van wat eerder al gedeeld is.
      Vaste dag in de week waarop de verschillende vergaderingen, voorbereidend, oriënterend en
      besluitvormend, een plaats hebben.
      Vertrouw op extern adviseurs (accountant, rekenkamer, etc.), geef ze een duidelijke opdracht en
      monitor verbetering.


Een debattraining en herijking van het vergadermodel maakt onderdeel uit van het traject dat op dit
moment met een extern bureau wordt doorlopen. Met het oog hierop is ervoor gekozen om dit thema niet
nader uit te diepen in hoofdstuk 4.


3.6       Oriëntatie op de samenleving

In deze paragraaf geven we antwoord op de deelvraag 10.

10. Hoe wordt de externe oriëntatie van de gemeenteraad, het college en de ambtelijke
organisatie beoordeeld?

 Oriëntatie op de samenleving
 Huidige score                         6,6
 Gewenste score                        8,2
                                                             21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




De oriëntatie op de samenleving scoort op dit moment gemiddeld een 6,6 en men wil naar een gewenste
score toe van een gemiddeld rapportcijfer 8,2.

“Participatie moet veel actiever aan de voorkant. ... Maar vooraf met inwoners en andere stakeholders om
tafel om de doelen te bepalen .. en wat binnen het financiële plaatje past, realistisch en haalbaar en vooral
smart geformuleerd en begrijpbaar voor iedere inwoner. Dat mis ik nog. Veel ambtenaren komen van
buiten de gemeente en missen de feeling met de gemeente Rheden is mijn indruk.”

In de Quick Scan Lokaal Bestuur, de werkbijeenkomst en de interviews komt de oriëntatie van de
gemeente op de samenleving als belangrijk aandachtspunt naar voren. Vandaar dat dit thema eruit is
gelicht en onderdeel uitmaakt van hoofdstuk 4.




                                                     22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                             Rekenkamercommissie Rheden




4 Een aantal thema’s nader bekeken
In dit hoofdstuk gaan we dieper in op een aantal thema’s die als belangrijke aandachtpunten zijn benoemd
in het samenspel tussen gemeenteraad, college en organisatie in de gemeente Rheden. Het betreft de
volgende thema’s:

      •   De hoeveelheid raadsvragen;
      •   Sturen op hoofdlijnen;
      •   De kwaliteit van de raadsvoorstellen;
      •   De capaciteit van de ambtelijke organisatie
      •   Participatie met de samenleving.

De kwaliteit van het debat en het vergadermodel zijn ook als belangrijk thema genoemd, maar wordt niet
nader uitgediept omdat dit onderdeel uitmaakt van het traject dat op dit moment met een extern bureau
wordt doorlopen (zoals al eerder is vermeld).


4.1        De hoeveelheid raadsvragen

Het aantal raadsvragen wordt in de enquête, de werkbijeenkomst en interviews als belangrijk knelpunt
benoemd in de huidige samenwerking. Daarnaast roepen de vragen en antwoorden aan beide zijden soms
ergernis op.

Volgens medewerkers uit de ambtelijke organisatie worden er veel raadsvragen gesteld, moeten deze
vaak heel snel beantwoord worden en kost dit heel veel tijd. Tijd die, gezien de personele krapte, zeer
schaars is en die men liever zou willen inzetten voor andere zaken.

Als reden voor het hoge aantal raadsvragen wordt meermaals gewezen op de grote betrokkenheid van de
gemeenteraad bij de samenleving en daarmee bij de dagelijkse praktijk van leven. Daarnaast wordt
gewezen op het feit dat raadsleden geen superambtenaren zijn en een goede ondersteuning daarom
essentieel is. Ook wordt opgemerkt dat een detail soms heel belangrijk kan zijn om beleid op hoofdlijnen
te kunnen vaststellen. Daarnaast wordt erop gewezen dat men soms meer zou moeten zoeken naar ‘de
vraag achter de vraag’.

Zoals invullers van de enquête het zelf verwoorden:

“We hebben een inhoudelijk zeer gemotiveerde en nieuwsgierige gemeenteraad, die ook de zorgen van de
samenleving goed wil verwoorden. De zorgen van de samenleving zitten vaak dicht bij de dagelijkse
praktijk van het leven. De rol van een gemeenteraad is meer kaderstellend en controlerend op een hoger
abstractieniveau. Hier zit een natuurlijke spanning.”

“Raadsleden krijgen heel veel dossiers op hun bordje en weinig/geen ondersteuning daarbij. Ondanks de
inzet van raadsleden, blijft de kaderstellende en controlerende rol daardoor in het geding komen.”

“Raadsleden zijn geen superambtenaren”.




                                                        23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                    Rekenkamercommissie Rheden




Verschillende typen raadsvragen

In een memo van eind 20226 is de werkwijze ten aanzien van het stellen van vragen uitgewerkt. Hierin
wordt onderscheid gemaakt tussen schriftelijke vragen, rondvraagvragen en technische vragen:

      •   Schriftelijke vragen worden via een format gesteld en het college zorgt voor een zo spoedig
          mogelijke schriftelijke beantwoording, maar in ieder geval binnen dertig dagen;
      •   De rondvraag is bedoeld om informatie of een uitspraak te krijgen van het college over een actueel
          onderwerp. Deze vragen dienen maandag voorafgaand aan de raadsvergadering voor 12.00 uur
          gesteld te zijn;
      •   Buiten het reglement van orde is er in het kader van ambtelijke bijstand de mogelijkheid om
          technische vragen te stellen. Bijvoorbeeld naar aanleiding van een raadsvoorstel of komend
          agendapunt, maar soms kan het ook gaan om andere technische “weetjes”. Indien dit een
          agendapunt betreft is hiervan afgesproken dat als deze voor maandag 09.00 uur zijn gesteld, de
          ambtelijke organisatie zorgt voor een antwoord uiterlijk op dinsdag 15.00 uur voor de oriënterende
          of voorbereidende vergadering waarin dat agendapunt geagendeerd staat. Op alle andere vragen
          (dus buiten een agendapunt om) komt de ambtelijke organisatie zo spoedig mogelijk terug, maar
          uiterlijk binnen 30 dagen.

Het aantal raadsvragen door de jaren heen.

Uit overzichten van de griffie volgt het volgende verloop van het aantal raadsvragen7. In werkelijkheid zijn
het er aanzienlijk meer, omdat raadsvragen gesteld tijdens de behandeling van de programmabegroting,
de jaarstukken en de kadernota apart worden geregistreerd en daarom niet zijn opgenomen in
onderstaand overzicht. In onderstaande tabel is onderscheid gemaakt tussen het aantal formulieren met
raadsvragen en het totaal aantal vragen. Dit omdat een vragenformulier meerdere vragen kan omvatten.
In 2022 varieerde het aantal vragen tussen de 1 en 30 vragen (plus 60 subvragen) per formulier.

    Aantal Raadsvragen per jaar excl. P&C cyclus
                Jaar             Aantal formulieren    Aantal vragen
                                                       (subvragen niet meegerekend)
                2016                             176                                      onb
                2017                             304                                      onb
                2018                             239                                      onb
                2019                             249                                      onb
                2020                             368                                     1108
                2021                             230                                      977
               2022                             306                                     1475
       t/m april 2023                             66                                      244


Uit het overzichten van de griffie blijkt dat in 2022 meer vragen zijn gesteld dan in ieder geval in de twee
jaar daarvoor. In totaal zijn 306 formulieren ingediend met in totaal 1475 raadsvragen (artikel 36, vragen
divers en vragen naar aanleiding van agendastukken); sub vragen niet meegerekend. In 2023 zijn
gedurende de eerste vier maanden 66 formulieren ingediend met 244 vragen. Het hoge aantal in 2022 kan




6
    Memo raadsvragen behandeld in het Bestuurlijk Coördinatie Overleg (BCO) van 13 december 2022.

7
 De vragen worden in IBABS niet geregistreerd, overeenkomstig de handelswijze inzake raadsvragen uit december
2022, als technische vragen, rondvraagvragen of schriftelijke vragen. Zij worden geregistreerd als art. 36 vragen,
vragen divers en vragen n.a.v. de vergaderstukken.

                                                          24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                        Rekenkamercommissie Rheden




mogelijk voor een deel samenhangen met de verkiezingen en het aantreden van veel nieuwe raadsleden
(17 van de 27). In ieder geval zijn in de eerste 4 maanden van 2023 substantieel minder vragen gesteld
dan in dezelfde periode vorig jaar (244 vragen ten opzichte van 563 vragen in 2022). Daarnaast zijn in
2022 veel vragen gesteld over het Masterplan en uitvoeringsprogramma Veluwezoom

Zoals eerder aangegeven zijn de antwoorden op de technische vragen naar aanleiding van de
programmabegroting, jaarstukken en kadernota in bovenstaand overzicht niet opgenomen. In 2022 waren
dit er meer dan alle overige vragen in hetzelfde jaar.

    Aantal Raadsvragen
      Jaar      Aantal raadsvragen niet     Jaarstukken          Programma-         Kadernota      Totaal
                     zijnde P&C cyclus8                             begroting
      2022                        1445                112                 170              64       1791


Het totaal aantal vragen in 2022 komt, inclusief de vragen gesteld in de P&C cyclus uit op 1791 vragen.
Uit analyse vanuit de ambtelijke organisatie blijkt dat thema Financiën met stip op één staat met het
aantal te beantwoorden vragen.

De benodigde tijdsinvestering in de beantwoording

Op basis van een tijdsanalyse is door de ambtelijke organisatie in 2020 berekend dat het beantwoorden
van een raadsvraag (vanaf het noteren van de vraag tot en met de bespreking in het Directieteam)
gemiddeld 135 minuten kost (ongeveer 2 uur per vraag). Uitgaande van de tijdsinvestering van 2 uur per
vraag zou dit betekenen dat het beantwoorden van raadsvragen in 2022 minimaal 3.582 uur aan
ambtelijke capaciteit heeft gevraagd. Dit zou neerkomen op 2,2 fte op jaarbasis9.

De kwaliteit van de raadsvragen

Om een beeld te krijgen van de inhoud van deze raadsvragen, hebben onderzoekers een 15-tal
raadsformulieren willekeurig uit het bestuurlijk informatiesysteem geselecteerd en bekeken (3 uit 2022 en
12 uit 2023). Gezien het relatief beperkt aantal raadsformulieren dat is bekeken, ontstaat een beeld maar
kunnen hierop geen harde conclusies worden getrokken. Op basis van deze analyse kan niet worden
geconcludeerd dat een groot deel van de vragen de uitvoeringspraktijk betreffen of anderszins
vraagtekens oproepen. Over het algemeen worden de vragen gesteld naar aanleiding van agendapunten
en de aan de gemeenteraad hierin verstrekte informatie. Andere vragen die gesteld worden, hebben
vooral betrekking op (het uitblijven van) beleid, financiële ontwikkelingen of ontwikkelingen in een kern
van de gemeente. Wat opvalt is dat in meerdere van de bekeken raadsvragen gevraagd wordt naar de
betekenis van bepaalde zinsneden en vragen gesteld worden die betrekking hebben op risicobeheersing.

Gegeven suggesties voor verbetering

Er heerst er een brede overeenstemming binnen de drie geledingen dat het fijn zou zijn als een raadslid
een ambtenaar zou kunnen bellen bij technische vragen; uiteraard met respect voor elkaars rol en
verantwoordelijkheid. Dit zou volgens betrokkenen veel werk kunnen voorkomen en het onderling begrip
bevorderen. Een enkele medewerker wijst daarbij op het gevaar om politieke vragen te krijgen
voorgelegd. In reactie daarop wordt door anderen aangegeven dat van een ambtelijke deskundige mag
worden verwacht dat deze de portefeuillehouder informeert over de vragen die hij heeft beantwoord en bij




8
    Exclusief 30 vragen die betrekking hadden op de kadernota om dubbeltelling te voorkomen.

9
    Uitgaande van 1650 werkbare uren op jaarbasis per fte (bij 36 uur per week).

                                                            25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                      Rekenkamercommissie Rheden




vragen met een politiek karakter aangeeft dat deze zich niet lenen voor een mondelinge beantwoording.
Daarnaast is men zeer te spreken over meer informele informatie-uitwisseling zoals bij een
themabijeenkomst of in de oriënterende vergadering over een bepaald onderwerp. Ook worden korte
lijnen genoemd en het op werkbezoek gaan bij de ambtelijke organisatie.

4.2          Sturen op hoofdlijnen

Tijdens de werkbijeenkomst, maar ook in de enquête en de interviews is door de aanwezigen
geconstateerd dat de gemeenteraad meer op hoofdlijnen zou moeten sturen in plaats van zich te verliezen
in details. De dialoog in bijeenkomsten van de gemeenteraad gaat vaak niet over de hoofdlijnen uit het
raadsvoorstel maar over details. Een deelnemer aan de enquête legt dit als volgt uit:

“De gemeenteraad pakt haar rol als volksvertegenwoordiger goed op en lijkt nauw betrokken bij de
samenleving. Dat is heel positief. De kaderstellende en controlerende verantwoordelijkheid vraagt (veel)
minder detail. Dit wordt geïllustreerd door onder andere het detailniveau en enorme aantal raadsvragen.”

Door meerdere geïnterviewden wordt als een mogelijke reden gegeven dat het raadsvoorstel naar hun
mening te veel op een collegevoorstel lijkt en daarmee te veel details bevat, waardoor het stellen van
detailvragen en een debat op details in plaats van op hoofdlijnen wordt gestimuleerd (zie ook paragraaf
4.3). In de enquête en de werkbijeenkomst geven betrokkenen zelf aan dat zij verwachten dat een
strategische visie helpt bij het op hoofdlijnen blijven, zonder te verzanden in details. Tevens wordt
aangegeven dat dit ook vraagt om en verbetering van de kwaliteit van raadsvoorstellen en een college dat
hierop stuurt.

“We zouden ons meer op politieke keuzes, de hoofdlijnen moeten richten. De voorstellen zouden ons
daarbij kunnen helpen. We zouden elkaar eropaan kunnen spreken.”


                                         Suggesties voor verbetering:

        Meer focus op de lange termijn en op de visie/doel. Daarbij doen we er goed aan dit ook meer expliciet
        te maken. Dit vraagt een dialoog die minder op uitvoering en incidenten (de zogenaamde, "waan van de
        dag") is gericht. Vertaal daarbij, al dan niet samen met het college, de behoefte van de inwoner in een
        visie op langere termijn. De behoefte van de inwoner zal doorgaans op resultaten, en dus een ander
        abstractieniveau, gericht zijn.
        Vertaal de behoefte van de inwoners (resultaatgericht) naar de bedoeling en help de raad om hierop een
        visie te formuleren.
        Met een raadsakkoord, zou er beter gestuurd kunnen worden.


Strategische visie

Gemeente Rheden kent geen strategische visie; een meerjarig strategisch kader waarin de gemeenteraad
zijn ambities voor de komende jaren heeft vastgelegd. Een strategische visie is voor een gemeenteraad bij
uitstek een document om te kunnen sturen op hoofdlijnen. Ook is er geen raadsprogramma. Een
raadsprogramma is een eerste aanzet om tot uitvoering te komen en is opgesteld door de gemeenteraad
of een groot deel van de gemeenteraad. De provincie adviseert in 2019, gezien de zorgelijke financiële
situatie, de gemeenteraad om strategische keuzes te maken voor de toekomst en zichzelf de vraag te
stellen “Wie c.q. wat wil je als gemeente Rheden zijn?”10. Ook de rekeningcommissie heeft dit in haar
adviezen over de jaarstukken vanaf 2019 opgenomen.




10
     Brief van 22 november 2019; betreffende Financieel toezicht 2020, van de Provincie Gelderland.

                                                            26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                             Rekenkamercommissie Rheden




Er is een coalitieprogramma, een kadernota, een programmabegroting en er wordt gewerkt met een lange
termijnagenda. Het is op basis van het (format van het) raadsvoorstel mogelijk om aan te geven aan welk
begrotingsprogramma het voorstel bijdraagt en aan welke Global Goal(s). In de lange termijnplanning is
het onderwerp opgenomen, een toelichting en legitimatie. In het overzicht heeft het college opgenomen
welke onderwerpen, op welk moment en met welk doel aan de gemeenteraad ter besluitvorming worden
aangeboden. De gemeenteraad geeft voor het overige geen opdrachten aan het college zoals dat
bijvoorbeeld kan in de vorm van bestuursopdrachten. Zowel in de quick scan als in de interviews geven
meerdere personen aan dat de lange termijn agenda belangrijk is en nog verder verbetert dient te
worden.

4.3            Kwaliteit van de raadsvoorstellen

In de Quick Scan Lokaal Bestuur, werkbijeenkomst en interviews zijn zaken genoemd, die van groot
belang worden geacht om tot goede besluitvormingsprocessen te komen. In de voorstellen aan de
gemeenteraad moeten deze dan ook worden aangetroffen, zo wordt gesteld. Daarnaast wordt aangegeven
dat raadsvoorstellen qua inhoud te veel lijken op collegevoorstellen, met te veel detailinformatie wat een
debat over de uitvoering uitlokt. Overigens betekent dat volgens geïnterviewden niet dat bij een
raadsvoorstel geen bijlagen met meer detailinformatie meer zou moeten worden gevoegd. Of zoals iemand
het formuleert:

"Een raadsvoorstel zou ‘Need to know’ informatie moeten bevatten, met alleen de informatie die nodig is
om een gedegen besluit te nemen. De bijlagen bij het raadsvoorstel ‘Want to know’ informatie.”


                       Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Kwaliteit van de stukken blijkt dat:

          •    63% vindt dat de bestuurlijke voorstellen begrijpelijk en inzichtelijk zijn.
          •    74% vindt dat de voorstellen bruikbaar zijn.
          •    47% is van mening dat de stukken doorgaans geen evalueerbare doelstellingen omvatten.

          •    45% vindt dat de voorstellen aan gemeenteraad en college geen keuzemogelijkheden laten zien.

          •    45% vindt dat de voorstellen niet laten zien wat er in de samenleving leeft over het onderwerp.
          •    55% is van mening dat de voorstellen aangeven welke financiële middelen en ambtelijke capaciteit
               met een vraagstuk gemoeid zijn.
          •    66% vindt dat de voorstellen tijdig worden aangeleverd.


Raadsvoorstellen zouden volgens betrokkenen kunnen worden verbeterd met meer:

      -       Een duidelijke inleiding met duidelijke beslispunten;
      -       Gerichtheid op hoofdlijnen maar toch volledig en transparant;
      -       Integraliteit en afstemming tussen elkaar rakende beleidssectoren;
      -       Keuzemogelijkheden op raadsniveau;
      -       Expliciete en meetbaar/evalueerbare doelstellingen;
      -       Inzicht in de effecten ervan;
      -       Inzicht in benodigde ambtelijke capaciteit, financiën en risico’s;
      -       Leesbaarheid.

Of zoals een deelnemer aan de enquête het formuleert:

“Raadsvoorstellen beter aansluiten op het wenselijke abstractieniveau van de raad. Ik denk dat een andere
opzet van de raadsvoorstellen, en brede acceptatie daarvan, hierbij kan helpen.”




                                                                  27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                   Rekenkamercommissie Rheden




Criteria goede raadsvoorstellen

Deze elementen zijn voor het grootste deel ook terug te vinden in criteria voor goede raadsvoorstellen,
zoals in eerdere onderzoeken in andere vergelijkbare gemeenten zijn gehanteerd. Daarbij wordt vaak
gesproken over overzichtelijkheid en volledigheid. In onderstaande tabel zijn de criteria hiervoor
opgenomen:

 CRITERIA GOEDE RAADSVOORSTELLEN UIT DE LITERATUUR

 Overzichtelijkheid                                Volledigheid
 o       Onderscheid in hoofdzaken en bijzaken     o        De context van het voorstel is aangegeven

 o       Overzicht van effecten en consequenties   o        Alternatieve beleidskeuzes en bijbehorende
                                                            effecten zijn opgenomen
 o       Overzicht van financiële middelen
                                                   o        Aandacht voor verdere procedure
 o       Overzicht tijdsplanning
                                                   o        De gevolgen en effecten van het voorstel zijn
 o       Duidelijke beslispunten
                                                            benoemd

                                                   o        Beslispunten zijn met argumenten omgeven in
                                                            verband met het maken van een afgewogen
                                                            keuze

                                                   o        Aangegeven is hoe is en wordt omgegaan met
                                                            burgers en betrokkenen.



Wat in deze criteria niet specifiek is opgenomen is inzicht in de benodigde ambtelijke capaciteit; maar deze
zou onderdeel uit kunnen maken van het overzicht van effecten en consequenties.

Format raadsvoorstel in de gemeente Rheden

De gemeente Rheden hanteert, zoals andere gemeenten, een vast format voor de raadsvoorstellen. Het
huidige format voor raadsvoorstellen kent de volgende opbouw:

     •      Inhoud voorstel
     •      Waartoe is het voorstel gedaan?
     •      Wat is de aanleiding?
     •      Wat is het bestaand beleid c.q. kader?
     •      Wat willen we bereiken?
     •      Wat gaan we ervoor doen?
     •      Wat zijn de financiële consequenties
     •      Wat zijn de risico’s?
     •      Wat is het draagvlak voor dit voorstel?
     •      Hoe en met wie wordt er gecommuniceerd?
     •      Wordt er een evaluatie uitgevoerd?

Daarnaast dient in een voorstel, naast het begrotingsprogramma ook te worden aangegeven aan welke
Global Goal(s) het voorstel een bijdrage levert.

Analyse van diverse raadsvoorstellen in Rheden

Uit een analyse van een tiental raadsvoorstellen blijkt dat dit format consequent wordt toegepast. De wijze
waarop de onderdelen worden gevuld laat een wisselend beeld zien; dit komt naar voren wanneer wordt
gekeken naar een tiental voorstellen uit 2022/2023. Het wisselende beeld betreft vooral: een summiere
versus uitgebreide invulling van de verschillende onderdelen, de mate waarin en de wijze waarop
beslispunten worden belicht. Binnen de ambtelijke organisatie is de medewerker in eerste instantie
verantwoordelijk voor de kwaliteit van het raadsvoorstel. Het raadsvoorstel gaat vervolgens via de
                                                       28
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 29 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




afdelingsmanager en het DirectieTeam naar het college. Voor die tijd vindt er een financiële en juridische
toetsing plaats.

De beslispunten zijn over het algemeen duidelijk geformuleerd en ook wordt in de meeste voorstellen
aangegeven hoe burgers en anderen bij het voorstel zijn betrokken. In de raadsvoorstellen wordt vaak
diep ingegaan op de context en minder diep op de onderbouwing van de te nemen beslispunten met
argumenten. Zonder dat daarbij overigens duidelijk wordt weergegeven op welke momenten de
gemeenteraad in het voortraject betrokken is. Risico’s, financiële en consequenties voor de
uitvoeringspraktijk worden meestal zeer summier omschreven. Ook wordt niet altijd helder wat de kern
van het beslispunt is. In geen van de raadsvoorstellen zijn alternatieve beleidskeuzes opgenomen en in
slechts enkele een tijdsplanning. Daarnaast is een raadsvoorstel niet altijd zelfstandig leesbaar, maar
wordt vaker verwezen naar de bijlage. De helderheid en de compleetheid van de probleemanalyse is soms
matig.

In het merendeel van de bekeken raadsvoorstellen lijkt de opbouw van het format eerder belemmerend
dan helpend te zijn. Dit wordt ondersteund door de inbreng vanuit de werkbijeenkomst en de interviews
en de resultaten van de Quick Scan Lokaal Bestuur.

Het bewust inzetten op hoofdlijnen is temeer van belang, gelet op de beoogde rolverdeling gemeenteraad
– college (zie ook paragraaf 4.2). Een aanhaking van het voorstel bij een strategische visie voor Rheden
kan daarbij een hulpmiddel vormen. Dat is op dit moment niet mogelijk aangezien de gemeente Rheden
niet beschikt over een strategische visie. Aanhaken bij de Global Goal(s) kan, maar deze zijn van een hoog
abstractieniveau en niet door vertaald naar de lokale situatie.

Kwaliteit heeft de aandacht

De ambtelijke organisatie en de griffie zijn bezig met het verder verbeteren van de informatievoorziening
richting gemeenteraad, met specifieke aandacht voor de raadsvoorstellen. Dit maakt onder andere
onderdeel uit van het Griffieplan 2023 dat in januari van dit jaar is vastgesteld.




4.4          Capaciteit van de ambtelijke organisatie

Door raadsleden wordt meermaals aangegeven dat zij graag aandacht willen voor de ambtelijke capaciteit:

“De worsteling rondom capaciteit in relatie tot de wensen van de raad moet eigenlijk altijd inzichtelijk zijn.
Het woord capaciteit mag geen stoplap worden voor van alles en nog wat.”

Dat onvoldoende personele capaciteit soms een probleem is, blijkt ook uit de 15 bestudeerde formulieren
met raadsvragen, waarbij in een tweetal formulieren dit specifiek wordt benoemd.

Organisatieontwikkeling

Op dit moment vindt er een organisatieontwikkeling plaats. Doel hiervan is te komen tot een professionele
lerende organisatie waar aandacht is voor mensen, waar resultaten en successen gevierd worden11. Met
een goede balans in werkbelasting en draagkracht, zodat ongezonde werkdruk verdwijnt. Er is sprake van




11
     Zo blijkt uit de concept Jaarstukken 2022; Hoofdstuk Bedrijfsvoering.

                                                             29
</pre>

====================================================================== Einde pagina 29 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 30 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




een hoog verloop en de arbeidsmarkt kent steeds meer krapte. Ook in Rheden zijn vacatures al enige tijd
niet makkelijk in te vullen. Daarnaast is het ziekteverzuim met 8% gemiddeld in 2022 hoog.12

Personele capaciteit heeft de aandacht. Zo is in de begroting de taakstellende bezuiniging van € 2 miljoen
geschrapt en is inzichtelijk gemaakt voor welke functies geen structurele dekking was. Externe inhuur is
nog nodig omdat vacatures niet vervuld kunnen worden of omdat het tijdelijke opdrachten betreffen. De
verwachting is dat personele capaciteit ook in de toekomst een aandachtspunt blijft. Bijvoorbeeld omdat
een groot deel van de ambtelijke organisatie binnen afzienbare tijd met pensioen zal gaan en de krapte op
de arbeidsmarkt die het gemakkelijker voor medewerkers maakt om de overstap naar een andere, beter
betalende gemeente te maken.

Gegeven suggesties voor verbetering

Als mogelijke suggesties ter verbetering aan de ambtelijke organisatie wordt onder meer aangegeven:


                                       Suggesties voor verbetering:

      Informeer vooraf naar de haalbaarheid en welke keuzes nieuw beleid vraagt. Geef hierbij urgentie mee
      om teleurstelling achteraf te voorkomen. De middelen (uren en euro's) kunnen helaas maar één keer
      worden ingezet.
      Beter aangeven welke ambtelijke capaciteit en financiën er met een voorstel gemoeid zijn en wat we als
      gevolg daarvan beter niet meer kunnen. We hebben samen (raad, college en organisatie) het risico dat
      we gaan stapelen terwijl de ruimte beperkt is.


4.5       Participatie met de samenleving

In de Quick Scan Lokaal Bestuur komt de oriëntatie van de gemeente op de samenleving als belangrijk
aandachtspunt naar voren. Vooral wordt daarbij gedoeld op de externe oriëntatie van de ambtelijke
organisatie. Volgens de deelnemers aan het onderzoek, werkbijeenkomst en interviews kan de kennis en
het organiserend vermogen in de samenleving veel beter worden benut en de kans op draagvlak voor te
nemen besluiten daarmee worden vergroot. In de woorden van een deelnemer aan de enquête:

“Dit is een blijvend punt van aandacht. Doen we nog werkelijk wat voor onze inwoners belangrijk is, ook
op lange termijn? We werken eraan en moeten blijven zoeken naar een aanpak die passend is voor het
moment en het thema.”


               Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur Oriëntatie op de samenleving blijkt dat:

      •   59% vindt dat de gemeenteraad ervoor zorgt dat burgers, bedrijven en organisaties betrokken
          worden bij het gemeentelijk beleid.
      •   76% van mening is dat raadsleden toegankelijk en aanspreekbaar zijn voor burgers.
      •   86% vindt dat het college weet wat er leeft in de samenleving.

      •   57% vindt dat het college duidelijk naar de samenleving communiceert over de bestuurlijke koers
          en belangrijke besluiten.
      •   68% vindt dat het college goed zicht heeft op initiatieven in de samenleving.
      •   40% van oordeel is dat ambtenaren niet weten wat er leeft in de samenleving
      •   40% van mening is dat geen goed zicht hebben op de initiatieven uit de samenleving




12
  Volgens de Personeelsmonitor 2022 bedroeg het verzuim in 2022 bij gemeenten gemiddeld 6,7%. Een jaar eerder
was dit nog 5,8%.

                                                          30
</pre>

====================================================================== Einde pagina 30 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 31 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                           Rekenkamercommissie Rheden




Er is al aandacht voor burgerparticipatie

Door geïnterviewden wordt aangegeven dat structureel wordt nagedacht over hoe inwoners kunnen
worden betrokken bij de vorming van beleid en de uitvoering en dat de raad in zijn controlerende rol
tegenwoordig standaard vraagt hoe en op welke wijze participatie is vormgegeven. Als voorbeeld wordt
gewezen op het Burgerakkoord Rheden CO2-neutraal dat op 12 november 2022 tijdens de burgertop het
burgerakkoord "Rheden C02-neutraal" is gesloten. De gemeenteraad heeft daarna op 29 november 2022
aangegeven de uitkomsten van het burgerberaad over te willen nemen en daarmee als een van de
uitgangspunten te gebruiken voor het beleid en de uitvoeringsplannen. De meningen hierover zijn
verdeeld. Zo worden bijvoorbeeld vraagtekens geplaatst bij de representativiteit hiervan, maar is men
tevens positief over het feit dat de gemeente dit experiment aandurft.

Beleidsplan Burgerparticipatie

Er is geen nota Burgerparticipatie (ook wel overheidsparticipatie genoemd). Deze is wel voorzien in het
kader van het project “Implementatie van de Omgevingswet”. Met een dergelijke nota kan een
beleidsmatige basis worden gelegd om ook daadwerkelijk ruimte te bieden aan initiatieven en opvattingen
van burgers, organisaties en bedrijven. Met de in de nota opgenomen checkvragen kan de gemeenteraad
de voorstellen toetsen of aan de uitgangspunten voor burgerparticipatie is voldaan. Daarmee kan op
systematische wijze inhoud worden gegeven aan de burgerparticipatie. Dit past ook goed binnen het
griffieplan dat in 2023 wil inzetten op de afstand naar de inwoner te verkleinen door de inwoner in de
dorpen op te zoeken.

Gegeven suggesties voor verbetering

Als mogelijke suggesties ter verbetering wordt onder meer aangegeven:


                                Suggesties voor verbetering:
     De interactie met de samenleving kan versterkt worden door meer tijd hiervoor te plannen.
     Participatie moet diverser. Een deel van de samenleving wordt gemist.
     Oriëntatie op de samenleving vraagt een afweging wat wel of niet op te pakken. Een
     krantenartikel of een vraag van inwoners vraagt vaak gelijk tot formele raadsvragen. Raad,
     college en organisatie mogen m.i. meer filteren op wat formeel op te pakken en wat niet.




                                                   31
</pre>

====================================================================== Einde pagina 31 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 32 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                           Rekenkamercommissie Rheden




5 Conclusies
In dit hoofdstuk geven we antwoord op hoofdvraag:

“Hoe effectief is het samenspel tussen de gemeenteraad en het college (en de ambtelijke
   organisatie)?”

De conclusies en aanbevelingen zijn gebaseerd op de bevindingen uit de Quick scan Lokaal bestuur, de
werkbijeenkomst, interviews en documentenstudie (zie hoofdstuk 3 en 4).




1. Gemeenteraad, college en organisatie willen van voldoende naar goed



                                                Gemiddelde score         Gemiddelde score
Onderwerpen                                      huidige situatie        gewenste situatie

(1) Functioneren van de raad                      6,3                     8,2

(2) Functioneren van het college                  7,1                     8,2

(3) Samenspel tussen raad en college              6,7                     8,3
(4) Ondersteuning aan raad en college             6,6                     8,1

(5) Oriëntatie op de samenleving                  6,6                     8,2


Uit de Quick Scan Lokaal Bestuur blijkt dat het huidige functioneren van de partners een score krijgt van
tussen de 6,3 en 7,1. De oriëntatie op de samenleving scoort een 6,6 en het samenspel tussen
gemeenteraad en het college en 6,7. In alle gevallen willen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke
organisatie naar een score van een dikke 8.




2. De spelregels zijn beschreven en oriëntatie op de samenleving heeft aandacht

De spelregels voor het samenspel tussen de gemeenteraad en het college zijn beschreven, waarbij de
focus vooral op de werkzaamheden van de gemeenteraad ligt. Gedrags- en omgangsvormen zijn hier niet
in opgenomen. Ook zijn de taken van de gemeenteraad beschreven. Vooral vanaf eind 2022 is veel
aandacht voor het vastleggen en uitleggen van de verschillende spelregels en het actualiseren ervan.

De gemeenteraad vraagt in zijn controlerende rol tegenwoordig standaard hoe en op welke wijze
participatie is vormgegeven en stimuleert deze participatie. Als voorbeeld wordt gewezen op het
Burgerakkoord Rheden CO2-neutraal. In het griffieplan wordt geconstateerd dat om inhoudelijk richting te
geven aan de toekomst van de gemeente en dichterbij de inwoner te staan de inzet op kaderstelling en
volksvertegenwoordiging vanuit de gemeenteraad noodzakelijk is. Een van de acties die daarvoor wordt
ingezet is de afstand naar de inwoner verkleinen door de inwoner in de dorpen op te zoeken. Er is nog
geen nota Burgerparticipatie (ook wel overheidsparticipatie genoemd). Deze is wel voorzien in het kader
van het project “Implementatie van de Omgevingswet” en wordt in september 2023 verwacht.




                                                    32
</pre>

====================================================================== Einde pagina 32 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 33 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                    Rekenkamercommissie Rheden




3. Op de relatie tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie staat spanning

Het functioneren van de ambtelijke organisatie is de verantwoordelijkheid van het college. Toch is tijdens
het onderzoek vooral op de relatie tussen de gemeenteraad en de ambtelijke organisatie enige wrijving
geconstateerd. De ambtelijke organisatie wijst daarbij vooral op het hoge aantal raadsvragen op
detailniveau in relatie tot de beperkte ambtelijke capaciteit. De gemeenteraad vraagt vooral aandacht voor
de kwaliteit van de informatievoorziening.




4. Elke partner heeft zijn eigen aandachtspunten



GEMEENTERAAD: ROLVASTHEID

Voor de gemeenteraad is vooral de rolvastheid een aandachtspunt. Er vinden regelmatig discussies plaats
over de taakverdeling tussen de gemeenteraad en het college. Daarbij wordt vooral gewezen op het grote
aantal detailvragen, waardoor het debat niet over de hoofdlijnen en kaders gaat maar over details en de
uitvoering. Als oorzaken hiervan wordt gewezen op:
•       De tekortschietende kwaliteit van de informatievoorziening (zie verder conclusie 5);
•       Het ontbreken van een strategisch kader;
•       Het beperkt gebruik van raadsinstrumenten.

Strategisch kader en lange termijn agenda
De gemeente Rheden kent (nog) geen toekomstvisie. Ook is er geen raadsprogramma. Er is een
coalitieprogramma, een kadernota, een programmabegroting en er wordt gewerkt met een lange
termijnagenda, die nog verder verbeterd dient te worden. Ook is op dit moment een Omgevingsvisie in
voorbereiding waarbij de inwoners uit Rheden actief worden betrokken.

Gebruik van raadsinstrumenten
Door raadsleden wordt vooral gebruik gemaakt van de instrumenten van mondelinge en schriftelijke
vragen. Dit zijn vooral reactieve instrumenten. Weinig of nooit wordt gebruik gemaakt van de meer
proactieve instrumenten zoals het beleggen van een extra raadsvergadering, een initiatiefvoorstel,
interpellatie, raadsonderzoek of raadsenquête. Instrumenten die de gemeenteraad kunnen helpen om aan
de voorkant van processen die hij belangrijk vindt betrokken te worden en daarmee zijn
sturingsmogelijkheden vergroten13.




COLLEGE: STURING

Het college vervult een sleutelrol tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie en tussen de gemeente
en de inwoners van Rheden. Van het college wordt vooral meer sturing gewenst, door:

     •   De gemeenteraad meer aan de voorkant van het proces te betrekken en te filosoferen over de
         hoofdlijnen, zonder direct een besluit te nemen voor optie A of B;
     •   Bij belangrijke politieke onderwerpen nog meer de dialoog met de gemeenteraad op te zoeken en
         scherpere keuzes aan de gemeenteraad voor te leggen;




13
   Wellicht dat de bijeenkomst in januari 2023 over raadsinstrumenten en de informatievoorziening via iBabs ging, ertoe
leidt dat raadsleden ook de meer proactieve instrumenten in te zetten, maar het is nog te vroeg om hier nu al een
uitspraak over te kunnen doen.




                                                          33
</pre>

====================================================================== Einde pagina 33 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 34 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




    •   Als ‘eigenaar’ van de ambtelijke organisatie meer te sturen op de kwaliteit van de informatie aan
        de gemeenteraad en te kijken wat binnen de beschikbare ambtelijke capaciteit wél kan.




AMBTELIJKE ORGANISATIE: POLITIEK BESTUURLIJKE SENSITIVITEIT

Ten aanzien van de ambtelijke organisatie wordt vooral aandacht gevraagd voor het versterken van de
politiek bestuurlijke sensitiviteit (beseffen voor wie je schrijft) en oriëntatie op de samenleving (weten
voor wie je het doet).

Weten voor wie je schrijft
De afstand tussen gemeenteraad en ambtelijke organisatie wordt als groot ervaren. Gewezen wordt op het
feit dat raadsleden geen superambtenaren zijn en een goede ondersteuning daarom essentieel is.
Medewerkers vanuit de ambtelijke organisatie zouden soms meer moeten zoeken naar ‘de vraag achter de
vraag’.

Weten voor wie je het doet
De oriëntatie van de gemeente op de samenleving is erg belangrijk in de gemeente Rheden. Medewerkers
zouden moeten weten wat er speelt en goed zicht hebben op de initiatieven uit de samenleving.
Participatie zou meer divers moeten zijn; een deel van de samenleving wordt nu gemist.

Een detail kan soms heel belangrijk zijn om beleid op hoofdlijnen te kunnen vaststellen. Ook is het niet
voor elke medewerker duidelijk hoe toezeggingen en moties dienen te worden afgedaan.




5. De raadsvoorstellen zijn niet goed afgestemd op de behoefte en rol van de
   gemeenteraad

Een raadsvoorstel dient zo te zijn opgebouwd en geschreven dat het voldoende basis biedt voor
zorgvuldige besluitvorming zonder dat raadsleden de noodzaak voelen om details in de bijlagen te
raadplegen. Of gedetailleerde raadsvragen te stellen. De informatievoorziening en de kwaliteit van
raadsvoorstellen dienen beter te worden toegesneden op de behoefte en de rollen van de gemeenteraad.
Dat vraagt om een goed format en kwaliteitsbewaking. Bij kwaliteitsbewaking is bijvoorbeeld van belang
dat klare taal wordt gebruikt. In het format voor raadsvoorstellen dat op dit moment wordt gebruikt,
worden niet alle elementen die belangrijk worden geacht voor een goede besluitvorming (zoals
opgenomen in paragraaf 4.3) expliciet benoemd.

De ambtelijke organisatie en de griffie zijn al stappen aan het zetten om de informatievoorziening richting
de gemeenteraad, met specifieke aandacht voor de raadsvoorstellen te verbeteren. Dit maakt onder
andere onderdeel uit van het Griffieplan 2023 dat in januari van dit jaar is vastgesteld.




6. De sfeer in de gemeenteraad is goed, het debat kan beter

Zowel uit de Quick Scan Lokaal Bestuur, als uit de werkbijeenkomst c.q. interviews blijkt dat men tevreden
is over de samenwerking en sfeer in de gemeenteraad, maar dat men minder tevreden is over het
gevoerde debat. Het debat voorafgaand aan de besluitvorming is vooral een opsomming van de
verschillende standpunten van de fracties; het debat tijdens de oriënterende vergadering vooral een debat
tussen de gemeenteraad en het college. Het zou beter zijn als men als raadsleden meer naar elkaar zou
luisteren en met elkaar zou discussiëren in plaats van met het college. Ook effectiever vergaderen staat
hoog op de wensenlijst. De vergaderingen duren onnodig lang en de behandeling van de laatste
agendapunten komt in het gedrang. Meer sturing hierop is nodig; bijvoorbeeld door de voorzitter, af te
spreken elkaar niet te herhalen of het maximeren van de spreektijd per fractie.




                                                      34
</pre>

====================================================================== Einde pagina 34 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 35 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




6 Aanbevelingen

De drie partners in gemeente Rheden (gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie) hebben de
ambitie uitgesproken om de effectiviteit van hun werk voor de samenleving te willen verbeteren naar een
dikke 8. Om dat te kunnen bereiken zijn in grote lijnen 3 dingen nodig:

1. Neem de inwoners van Rheden als vertrekpunt;
2. Stimuleer een cultuur van samenwerken;
3. Versterk het eigen functioneren.




I NEEM DE INWONERS VAN RHEDEN ALS VERTREKPUNT

De belangrijkste stap in het verbeteren van het onderlinge samenspel is te beseffen dat het werk van
zowel de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie is gericht op 1 gezamenlijke doelgroep:
de inwoners van de gemeente Rheden. Het is belangrijk dit als verbindend element te benoemen en te
(blijven) investeren in de relatie met die inwoners. Betere betrokkenheid vanuit de samenleving zorgt
ervoor dat het organiserend vermogen in de samenleving beter wordt benut en de kans op draagvlak voor
te nemen besluiten wordt vergroot.



1. Blijf inzetten op het verkleinen van de afstand tot de inwoner

 Gemeenteraad

 De griffie vragen om, in lijn met het griffieplan, voor 1 januari 2024 een voorstel uit te
 werken gericht op het bezoeken van dorpen of excursies door de gemeenteraad en een
 vervolg te geven aan het burgerberaad.




                                                     35
</pre>

====================================================================== Einde pagina 35 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 36 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                                  Rekenkamercommissie Rheden




     College

     Besteed in de participatienota, of in aanvulling hierop, aandacht aan:
     -   Zowel het fysieke domein als het sociale domein;
     -   Hoe wordt geanticipeerd op het wetsvoorstel Wet versterking participatie op decentraal
         niveau14;
     -   Wat dit vraagt van de ambtelijke organisatie en hoe deze hierin wordt gefaciliteerd.

     Ambtelijke organisatie

     -   Informeer uzelf als ambtelijke organisatie over wat er speelt in de samenleving op de
         diverse beleidsterreinen;
     -   Betrek inwoners en andere stakeholders bij de totstandkoming van beleid en de
         evaluatie ervan en communiceer als ambtelijke organisatie over wat wel/niet wordt
         gedaan met de inbreng van inwoners;
     -   Heb daarbij oog voor diversiteit; probeer ook in gesprek te komen met mensen die niet
         zelf de vinger opsteken.




II STIMULEER EEN CULTUUR VAN SAMENWERKEN


2. Leg afspraken vast in het Rhedens Manifest en bespreek de voortgang jaarlijks


     Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie

     Verzoek de Technische Agenda Commissie (TAC) om voor 1 december 2023 een proces in
     gang te zetten waarin wordt gewerkt aan een Rhedens Manifest waarin de 3 partners
     afspraken vastleggen over:
     -   Centrale waarden voor het samenspel;
     -   De rolopvatting;
     -   Informatievoorziening en verantwoording;
     -   Mogelijkheden voor inwoners om te participeren.
     Een voorbeeld van een manifest is opgenomen in bijlage 4.

     Voer jaarlijks het gesprek met elkaar over de uitwerking en voortgang. Zorg ervoor dat
     hieraan vanuit de organisatie ook beleidsmedewerkers en projectleiders deelnemen. Ook is
     het goed om in het programma tijd vrij te maken voor de ‘zachte kant’ zoals het elkaar beter
     leren kennen.




14Deze wet ligt op dit moment ter besluitvorming bij de Tweede kamer en regelt dat het decentraal bestuur inwoners in staat stelt te
participeren bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid. Daarvoor wordt de regeling over inspraak in de Gemeentewet uitgebreid
naar participatie en wordt het uitdaagrecht wettelijk verankerd.

                                                                     36
</pre>

====================================================================== Einde pagina 36 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 37 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




3. Organiseer een pilot Mondeling vragen stellen


 Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie

 Start na het zomerreces met een pilot Mondeling vragen stellen met een looptijd van in eerst
 instantie een half jaar. Maak het gedurende die periode mogelijk voor raadsleden en
 raadsvolgers, via de leden van het directieteam, om ambtenaren rechtstreeks per telefoon te
 benaderen met vragen die van technische aard zijn. Medewerkers informeren de
 portefeuillehouders over de gestelde vragen. Organiseer na een half jaar een evaluatie,
 bijvoorbeeld in de Technische Agenda Commissie (TAC), waarbij aandacht wordt besteed aan:
 -   De ervaringen van gemeenteraad en ambtelijke organisatie;
 -   De ontwikkeling van het aantal en de kwaliteit van schriftelijke vragen en antwoorden in
     deze periode;
 -   De vraag of voortzetting van deze werkwijze gewenst is; en zo ja onder welke condities.



4. Besluit tot het opstellen van een toekomstagenda.


 Gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie

 Besluit om, als vervolg en in aanvulling op de Omgevingsvisie, het college opdracht te geven
 om gezamenlijk met inwoners te komen tot een toekomstagenda.15

 Een toekomstagenda helpt bij het sturen op hoofdlijnen, doordat een gemeenteraad
 individuele beleidsplannen en raadsvoorstellen kan toetsen aan het gewenste
 toekomstperspectief. 16




III VERSTERK HET EIGEN FUNCTIONEREN


5. Verbeter format en kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen


 Gemeenteraad

 Laat de ambtelijke organisatie en griffie voor 1 december 2023 een plan van aanpak maken
 gericht op de kwaliteitsbewaking van raadsvoorstellen en het dusdanig aanpassen van het
 format dat de elementen bevat:
     -   Een duidelijke inleiding met duidelijke beslispunten;
     -   Gerichtheid op hoofdlijnen maar toch volledig en transparant;
     -   Integraliteit en afstemming tussen elkaar rakende beleidssectoren;




15
   Een voorbeeld van een toekomstagenda van de gemeente Asten die samen met inwoners in een relatieve korte
tijdsperiode is opgesteld vindt u hier.

16
  Dit is overigens in lijn met het advies van de provincie (en sindsdien van de rekeningcommissie) die in 2019, gezien
de zorgelijke financiële situatie, de gemeenteraad heeft geadviseerd om strategische keuzes te maken voor de
toekomst.

                                                          37
</pre>

====================================================================== Einde pagina 37 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 38 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




    -   Keuzemogelijkheden op raadsniveau;
    -   Expliciete en meetbaar/evalueerbare doelstellingen;
    -   Inzicht in de effecten ervan;
    -   Inzicht in benodigde ambtelijke capaciteit, financiën en risico’s;
    -   Leesbaarheid.

College

De verantwoordelijkheid voor adequate informatievoorziening ligt primair niet bij de griffie,
maar bij het college. Bewaak actief dat de informatievoorziening richting gemeenteraad
voldoende is afgestemd op diens behoefte en dat uit voorstellen tevens duidelijk wordt wat
de consequenties hiervan zijn voor de ambtelijke capaciteit, de uitvoering van andere
beleidsdoelstellingen en mogelijke alternatieven.

Ambtelijke organisatie

Kom samen met de griffie voor 1 oktober 2023 met een voorstel om te komen tot een
aangepast format raadsvoorstel en een betere kwaliteitsbewaking. Neem in de planning
tevens een evaluatie moment op met het TAC.

Zorg voor adequate sturing op de kwaliteit van de informatie aan de raad: Is de inhoud van
een raadsvoorstel van dien aard dat het alle informatie bevat die raadsleden nodig hebben
om tot een gedegen besluitvorming te komen? Is het zo kort en begrijpelijk mogelijk
geschreven zodat het de gemeenteraad helpt om op hoofdlijnen te sturen?




6. Organiseer een training over de meer proactieve raadsinstrumenten

Gemeenteraad

Vraag de griffie om, als vervolg van de training in januari 2023, voor het einde van het jaar
een training de organiseren die erop is gericht om raadsleden en fractievolgers meer kennis
te laten opdoen van de inzet van meer proactieve raadsinstrumenten. Denk daarbij aan het
beleggen van een extra raadsvergadering, een initiatiefvoorstel, interpellatie, raadsonderzoek
en raadsenquête. In de training wordt naast uitleg over deze instrumenten ook specifiek
aandacht besteedt wanneer zulke instrumenten kunnen worden toegepast, wat nodig is om
de inzet effectief te laten zijn, de voor- en nadelen van de verschillende instrumenten en hoe
deze in de praktijk zouden worden toegepast; bijvoorbeeld door deze in een veilige setting uit
te proberen.

7. Maak met elkaar afspraken om tot een effectiever debat te komen

Gemeenteraad

Wij hebben deze aanbeveling niet uitgewerkt omdat wij ervan uitgaan dat dit onderdeel
uitmaakt van het traject dat op dit moment met een extern bureau wordt doorlopen.




                                                     38
</pre>

====================================================================== Einde pagina 38 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 39 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                          Rekenkamercommissie Rheden




8. Betrek de gemeenteraad eerder bij belangrijke dossiers en maak meer gebruik van
   een startnotitie

College

Neem de gemeenteraad eerder mee in het proces door in een vroeg stadium een belangrijk
onderwerp te agenderen voor de oriënterende vergadering en daarin met elkaar over de
hoofdlijnen te discussiëren, die richting geven aan de nadere uitwerking in beleid en/of
mogelijke opties.
Informeer de gemeenteraad bij alle grotere projecten/belangrijke dossiers door gebruik te
maken van de startnotitie. Herijk het bestaande format en werkwijze in overleg met de
gemeenteraad voor 1 april 2024. Neem daarin in ieder geval de volgende aspecten op:
a) Het doel van het traject/project;
b) De werkwijze;
c) Het tijdpad;
d) Hoe belanghebbenden/inwoners bij het project worden betrokken;
e) De rol van de gemeenteraad en contactmomenten tijdens het proces;
f) De verwachte kosten, risico’s en ambtelijke capaciteit.




9. Faciliteer dat medewerkers een politieke antenne ontwikkelen en het afdoen van
   verzoeken van de gemeenteraad

Ambtelijke organisatie

Zorg voor 1 april 2024 voor een trainingsplan voor de ambtelijke organisatie in het
ontwikkelen van een politieke antenne, zodat zij beter in staat zijn zich in te leven in de
behoefte en de rol van raadsleden en daar de informatieverstrekking op kunnen aanpassen.
Start voor het einde van 2024 met de uitvoering ervan. Maak meer gebruik van de
mogelijkheid om raadsleden in een vroeg stadium en in een meer informele setting te
informeren en te bevragen bijvoorbeeld in een themabijeenkomst of oriënterende
vergadering.

Zorg voor 1 januari 2024 voor een duidelijke instructie hoe toezeggingen en moties dienen te
worden afgedaan, in de vorm (per mail, per memo of raadsinformatiebrief) en het proces
(kan een medewerker die zelf afdoen of gaat het via de portefeuillehouder/college).




                                                  39
</pre>

====================================================================== Einde pagina 39 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 40 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden        Rekenkamercommissie Rheden




BIJLAGEN




                           40
</pre>

====================================================================== Einde pagina 40 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 41 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                     Rekenkamercommissie Rheden




1 Reactie van het College van Burgemeester en Wethouders


       Betreft: Collegereactie rekenkameronderzoek Samen Werken voor Rheden



       Geachte leden van de raad,

       Het college heeft met belangstelling kennis genomen van het rekenkamerrapport “Samen Werken
       voor Rheden”. Het thema bestuurlijk ambtelijk samenspel tussen de gemeenteraad, het college en
       de ambtelijke organisatie is een actueel onderwerp. Zeker nu er in gemeenteland het nodige aan het
       veranderen is. Van een gemeente die veel regelt, financiert en ondersteunt, naar een gemeente die
       stuurt op zelfregie van inwoners met ondersteuning voor de kwetsbaren. Daarnaast vragen de
       verschillende crises om de nodige wendbaarheid. Te noemen zijn onder andere de energiecrisis, de
       vluchtelingencrisis en het stikstofvraagstuk. Dit vraagt om een herbezinning op het samenspel tussen
       de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie.

       Het college kiest ervoor niet op elk onderdeel uit het rapport in detail te reageren. Op dit moment
       volstaat het college met een hoofdlijnenreactie. De meer inhoudelijke discussie met betrekking tot
       de conclusies en aanbevelingen en welke acties moeten worden ingezet, zal worden gevoerd met de
       Raad bij het bespreken van het Rekenkamerrapport.

       Ten aanzien van de conclusies en aanbevelingen zijn wij verheugd vast te stellen dat de drie
       hoofdconclusies en aanbevelingen een aantal reeds ingezette trajecten ondersteunen. Hieronder
       gaan wij kort in op de drie belangrijkste aanbevelingen die de Rekenkamer voorstelt.

       Neem de inwoners van Rheden als vertrekpunt. Het werk van zowel college, raad als ambtelijk
       apparaat zou zich continu moeten richten op één gezamenlijke doelgroep: de inwoners van de
       gemeente Rheden. Het college ondersteunt dit uitgangspunt volledig. Bij alle majeure opgaven, maar
       ook de reguliere dienstverlening worden inwoners zoveel mogelijk betrokken. Zo heeft er in 2022
       een burgerberaad plaatsgevonden rond het thema CO2 neutraal worden van de gemeente. Ook rond
       het opstellen van de Omgevingsvisie zijn er dorpsgesprekken gevoerd om de wensen van onze
       inwoners op te halen. De komende periode zullen wij in gesprek gaan met alle belanghebbenden
       rond het stikstofvraagstuk. Op welke wijze kunnen wij als gemeente omgaan met deze crisis. De
       collegeleden gaan ook periodiek in gesprek met inwoners. Het college zal daar waar mogelijk sturen
       op inwonerbetrokkenheid, ook betreffende de reguliere dienstverlening. Dit laatste is van belang
       vanwege de landelijke ontwikkeling naar meer digitale dienstverlening. Wij zullen daartoe ook een
       evaluatietool inbouwen in de digitale dienstverleningsprocessen.

       Stimuleer een cultuur van samenwerken. Ook hier stelt het college vast dat er reeds initiatieven zijn
       in lijn met de aanbevelingen. Een voorbeeld is het Perikles-traject. De raad heeft het Periklesinstituut
       gevraagd raadsleden te trainen in de gewenste vergadercultuur, vergaderstructuur en de
       vergadervaardigheden. Door immers goed op de inhoud in te gaan en respectvol met elkaars mening
       en persoon om te gaan, geeft de raad immers het goede voorbeeld van hoe democratie werkt. Met
       een respectvol en inhoudelijk debat investeert hij ook in gezag als hoogste orgaan van de gemeente.
       Daarnaast is het van belang op debatten op hoofdlijnen te houden en niet te verzanden in discussies
       over minder relevante details. Wij hopen dat de basis legt voor een Rhedens Manifest.

       Inzake de toekomstagenda wordt op dit moment gewerkt aan een Omgevingsvisie. De gemeente
       Rheden is de afgelopen maanden in alle zeven dorpen in gesprek gegaan met inwoners. Hoe zien zij
       hun dorp over twintig jaar? Naast de dorpsgesprekken konden inwoners ook een online enquête
       invullen. De resultaten heeft de gemeente verwerkt en zijn vanaf nu in te zien
       op www.meedenkeninrheden.nl. Meedenken in Rheden is het platform voor de gemeente Rheden



                                                          41
</pre>

====================================================================== Einde pagina 41 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 42 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                                    Rekenkamercommissie Rheden




          waarop inwoners mee kunnen denken en praten, over allerlei onderwerpen die spelen binnen de
          gemeente. De gesprekken zijn per dorp verwerkt. U, Raad, kunt daar lezen wat inwoners belangrijk
          vinden. Het college kijkt terug op zeer waardevolle gesprekken. Er is gesproken over waar er nieuwe
          woningen voor onze inwoners gebouwd kunnen worden in onze mooie groene omgeving. Mensen
          wonen graag in deze gemeente om het mooie landschap en het groen dat altijd dicht bij de
          woonomgeving ligt. Daarnaast is er ook ruimte nodig voor bijvoorbeeld de opvang van water,
          energie, natuur en landbouw. Dat het maken van de keuzes over wat we waar kunnen doen best
          lastig is beseffen de inwoners goed. In de gesprekken is hierover vaak van gedachten gewisseld.

          De gemeente gebruikt de resultaten van de dorpsgesprekken bij het opstellen van een
          omgevingsvisie. In de omgevingsvisie staan de plannen voor de leefomgeving op de lange termijn en
          welke strategische keuzes we daarbij maken. De leefomgeving is de ruimte waarin we wonen,
          werken, elkaar ontmoeten en ontspannen. De omgevingsvisie gaat ook over cultuurhistorie, natuur,
          landschap, verkeer en vervoer. In de omgevingsvisie staat wat we willen ontwikkelen en verbeteren,
          maar ook wat we willen behouden of beschermen. De omgevingsvisie vervangt straks de bestaande
          beleidsdocumenten zoals de structuurvisies voor de kernen.

          Parallel, maar verbonden aan het omgevingsvisie-traject wordt er een koersdocument voor het
          sociaal domein opgesteld. Beide opdrachtnemers stemmen maandelijks voortgang, aanpak en
          inhoud met elkaar af. Het koersdocument biedt een stevige basis voor beleid, uitvoering en
          financiële keuzes voor de komende jaren. Partners, inwoners en de gemeente (ambtelijk en
          bestuurlijk) herkennen zich in de koers en voelen zich mede-eigenaar van de opgaven. Inzicht in de
          effecten van interventies door het dashboard maakt ons beter in staat om bij te sturen (wendbaar)
          en te verantwoorden (aan inwoners, partners en de raad). De leidende principes van het
          koersdocument zijn daarmee de vuistregels die richting geven aan het beleid en de uitvoering in het
          sociaal domein. Leidende principes zijn vooral zinvol wanneer ze worden doorvertaald in visie, beleid,
          inrichting en uitvoering. Om het werken met leidende principes te verduurzamen, blijven we
          hierover met elkaar in gesprek. 'Het gesprek blijven aangaan over de leidende principes zorgt ervoor
          dat we steeds beter worden in het toepassen ervan en dat het uiteindelijke doel, de
          maatschappelijke resultaten voor inwoners, worden behaald.

          Versterk het eigen functioneren. Naast het bovenstaande ziet het college hier een belangrijke rol
          voor het traject ‘Kwaliteit raads- en collegevoorstellen’. De kwaliteit van raads- en collegevoorstellen
          is van essentieel belang voor de besluitvorming binnen de gemeente. Mede op basis van de
          informatie in de voorstellen vormt het college en/of de gemeenteraad zich immers een beeld van het
          gevraagde besluit. Een goed voorstel schrijven is echter niet eenvoudig. Het gaat om de opbouw, om
          taalgebruik, om inzicht in de afwegingen en eventuele alternatieven. Een sterk voorstel maakt na
          lezing van het onderwerp en voorgenomen besluit meteen duidelijk wat er van een collegelid of
          raadslid gevraagd wordt.

          In Rheden is de kwaliteit van de voorstellen regelmatig onderdeel van discussie. De ene keer vanuit
          verwachting dat als voorstellen leesbaarder zijn, er minder technische vragen door de raad worden
          gesteld, de andere keer om een heldere relatie te kunnen leggen tussen de programmabegroting en
          raadsvoorstellen en weer een andere keer als informatie ontbreekt. Vandaar ook dat het college een
          aantoonbaar verbeterde college- en raadsvoorstellen in de programmabegroting 2023 tot doel heeft
          gesteld. Inmiddels is er een plan van aanpak en wordt dit gerealiseerd. De eerste stappen worden op
          dit moment gezet. In dit traject worden ook de politieke antenne van medewerkers meegenomen.

          Tot slot zullen wij de aanbeveling om bij belangrijke dossiers de raad eerder te betrekken en gebruik
          te maken van startnotities ter harte nemen.




                                                         42
</pre>

====================================================================== Einde pagina 42 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 43 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




       Vervolg

       Wij volgen de behandeling van het Rekenkameronderzoek in uw raad dan ook met grote
       belangstelling en zullen eventueel aanvullende meenemen in de uitwerking en de voorgenomen
       activiteiten zoals hierboven genoemd.

       Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben aangegeven, dat wij de verdere uitwerking en
       het oppakken van de aanbevelingen ondersteunen,

       Hoogachtend,

       Burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden,

       De waarnemend secretaris,                                  De burgemeester,



       Martin Rommers                                             Carol van Eert




                                                    43
</pre>

====================================================================== Einde pagina 43 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 44 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




2 Nawoord rekenkamercommissie
In dit nawoord wil de Rekenkamercommissie Rheden kort ingaan op de bestuurlijke reactie.

Wij danken het college voor haar zienswijze en wij stellen vast dat het college zich herkent in het rapport.
Wij vinden het jammer dat wij geen inhoudelijke bestuurlijke reactie op onze aanbevelingen hebben
ontvangen, ondanks uw toezegging in uw bestuurlijke reactie naar aanleiding van ons rapport over de
effectiviteit van de rekenkamerrapporten. Hierin heeft het college in haar reactie aangegeven dat deze in
haar reactie op toekomstige rapporten aan zal geven welke aanbevelingen het college wel of niet
ondersteunt, inclusief een toelichting daarop. Gezien het feit dat de gemeenteraad zijn kaderstellende,
controlerende en volksvertegenwoordigende rollen zo goed mogelijk dient te kunnen uitoefenen is het van
belang dat het college (liefst nog voor het politieke debat plaatsvindt) deze toezegging gestand doet.
Zodat de gemeenteraad deze reactie in zijn overwegingen mee kan nemen.

Verder geeft het college in de bestuurlijke reactie aan dat ze met de implementatie van de aanbevelingen
al is gestart. Wij willen u echter attenderen op het feit dat onderstaande aanbevelingen niet aan de orde
zijn gekomen in uw reactie en dat deze wel degelijk van belang zijn:
     -   Start een pilot Mondeling vragen stellen met een looptijd van in eerst instantie een half jaar. Maak
         het gedurende die periode mogelijk voor raadsleden en raadsvolgers, via de leden van het
         directieteam, om ambtenaren rechtstreeks per telefoon te benaderen met vragen die van
         technische aard zijn. Medewerkers informeren de portefeuillehouders over de gestelde vragen.
         Organiseer na een half jaar een evaluatie, bijvoorbeeld in de Technische Agenda Commissie (TAC),
         waarbij aandacht wordt besteed aan de ervaringen van gemeenteraad en ambtelijke organisatie,
         de ontwikkeling van het aantal en de kwaliteit van schriftelijke vragen en antwoorden in deze
         periode en de vraag of voortzetting van deze werkwijze gewenst is; en zo ja onder welke
         condities.
     -   Verzoek de TAC om voor 1 december 2023 een proces in gang te zetten waarin wordt gewerkt aan
         een Rhedens Manifest waarin de 3 partners afspraken vastleggen over: centrale waarden voor het
         samenspel, de rolopvatting, de informatievoorziening en verantwoording en demogelijkheden voor
         inwoners om te participeren. Voer jaarlijks het gesprek met elkaar over de uitwerking en
         voortgang
     -   Voorts achten wij het raadzaam om samen in aanvulling op de Omgevingsvisie een
         toekomstagenda op te stellen. Deze helpt bij het sturen op hoofdlijnen, doordat de gemeenteraad
         individuele beleidsplannen en raadsvoorstellen kan toetsen aan het gewenste toekomstperspectief.
     -   Neem als college de gemeenteraad eerder mee in het proces door in een vroeg stadium een
         belangrijk onderwerp te agenderen voor de oriënterende vergadering en daarin met elkaar over de
         hoofdlijnen te discussiëren, die richting geven aan de nadere uitwerking in beleid en/of mogelijke
         opties. Informeer de gemeenteraad bij alle grotere projecten/belangrijke dossiers door gebruik te
         maken van de startnotitie. Herijk het bestaande format en werkwijze in overleg met de
         gemeenteraad voor 1 april 2024.

Het college geeft voorts aan dat met het traject dat momenteel met het Periklesinstituut wordt doorlopen
deels invulling wordt gegeven aan onze aanbevelingen. Een nuancering is hierbij op zijn plaats. Het traject
met dit bureau heeft parallel aan het rekenkameronderzoek plaatsgevonden waarbij, via de griffie,
afstemming is gezocht om overlap in werkzaamheden en bevraging van raadsleden te voorkomen. Met het
oog hierop is er bijvoorbeeld in het onderzoek voor gekozen om het thema Vergaderpraktijk niet nader uit
te diepen en zijn in dit kader ook geen aanbevelingen geformuleerd (zie onder aanbeveling 7).

De rekenkamercommissie ziet verder uit naar de behandeling van het rapport in de gemeenteraad.
Tot slot willen wij alle betrokken medewerkers van de ambtelijke organisatie en andere stakeholders
bedanken voor de medewerking aan het rekenkameronderzoek.

                                                     44
</pre>

====================================================================== Einde pagina 44 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 45 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                         Rekenkamercommissie Rheden




3 Geraadpleegde documenten
   •   Gedragscode ‘Bestuurlijke integriteit gemeente Rheden 2020’.
   •   ‘Handboek Gemeenteraad Rheden 2022-2026
   •   Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente
       rheden (november 2018)
   •   Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente
       rheden
   •   Format raadsvoorstel gemeente Rheden.
   •   Overzicht vragen raadsleden over kadernota 2023 – 2026.
   •   Data-analyse Raadsvragen (maart 2020).
   •   Overzicht technische vragen werkgroep jaarrekening over concept jaarstukken 2021.
   •   Programmabegroting gemeente Rheden 2020.
   •   Lange termijn planning 2023 en verder,
   •   Griffieplan 2023 (december 2022); gemeente Rheden inclusief raadsvoorstel en raadsbesluit.
   •   Memo Behandeling moties vreemd aan de orde (februari 2023); Technische Agenda Commissie
       gemeente Rheden.
   •   Memo over raadsvragen (december 2022); Bestuurlijk Coördinatie Overleg gemeente Rheden.
   •   Overzichten raadsvragen van de griffie van 2016 tot 1 juni 2023.
   •   Advies bij de jaarstukken 2019 (juni 2020); rekeningcommissie gemeente Rheden.
   •   Besluit betreffende het Financieel toezicht 2020 (november 2019); provincie Gelderland.
   •   Een willekeurige selectie van een tiental raadsvoorstellen (7 uit 2022 en 3 uit 2023); gemeente
       Rheden.
   •   Een willekeurige selectie van vijftien formulieren met raadsvragen uit 2022 en 2023.
   •   Astens Manifest: Zo blijft onze democratie vitaal (januari 2023; gemeente Asten.
   •   ASTEN2030 Toekomstagenda Gemeente Asten; Veerkrachtig Bestuur Noord-Brabant (juni 2017),
       gemeente Asten.
   •   Burgerakkoord Rheden CO2-neutraal (november 2022) inclusief raadsstukken.
   •   Naar een soepel samenspel (april 2014), Onderzoek naar de interactie tussen gemeenteraad en
       college in Boxtel, Rekenkamercommissie Boxtel.
   •   Besturingsfilosofie Heemskerk (januari 2018), gemeente Heemskerk.




                                                 45
</pre>

====================================================================== Einde pagina 45 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 46 ======================================================================

<pre>Samen Werken voor Rheden                                              Rekenkamercommissie Rheden




4 Voorbeeld Manifest


Astens Manifest: Zo blijft onze democratie vitaal
Versie voor gemeenteraad 24-01-2023

In alles wat we doen staat de inwoner centraal. Het realiseren van dit ideaal stelt eisen aan de
samenwerking binnen en tussen onze gemeenteraad, college van B&W, de ambtelijke organisatie en
onze inwoners. Dit manifest bevat de uitgangspunten en afspraken die wij hierin hanteren én waarop
wij aanspreekbaar zijn.

A. Centrale waarden voor het samenspel
Om goed te kunnen samenwerken is er een basis nodig van gemeenschappelijke waarden. Door naar elkaar uit te
spreken op welke wijze wij dagelijks werken en welke waarden wij belangrijk vinden in het samenspel, verbeteren
wij het bestuur van onze gemeente.

We spreken af en zijn aanspreekbaar op:
   •  Goed bestuur. Dit valt of staat met integriteit. We spreken elkaar daarop aan.
   •  We gaan respectvol met elkaar om.
   •  Dilemma's leggen wij op tafel en we zijn bereid om onze eigen opvattingen bij te stellen.
   •  We willen leren van en met elkaar en we geven elkaar feedback.

B. Rolopvatting van gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie
In een vitale democratie vervullen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie ieder een eigen rol. De
gemeenteraad controleert, stelt kaders en vertegenwoordigt de inwoners van Asten. Het college van B&W voert uit
en zet de raad in positie om zijn taken uit te kunnen voeren. De ambtelijke organisatie ondersteunt en staat
buiten het politieke proces. Deze rollen nemen wij in met een basishouding van vertrouwen.

We spreken af en zijn aanspreekbaar op:
   •  De raad toont lef en is betrokken aan de voorkant van beleidsvorming. We hebben een goed beeld van
      hoe we ons als raad willen positioneren en stellen de griffie in staat om ons daarbij te ondersteunen.
   •  Als college betrekken we de raad en inwoners vroegtijdig zodat er voldoende draagvlak is voor
      beleidskeuzes.
   •  Als raad nemen we meer eigen initiatief en zijn we zichtbaar voor inwoners.
   •  We scheiden als raad hoofd- bijzaken zodat wij onze taak zo goed mogelijk uit kunnen voeren.
   •  We formuleren kaders zo mogelijk in gezamenlijkheid met andere fracties/raadsleden zodat we met elkaar
      tot goede en breed gedragen besluiten komen.

C. Informatievoorziening en verantwoording
Om als gemeenteraad onze taak goed uit te voeren, is het belangrijk dat de informatievoorziening en
verantwoording vanuit het college zoveel mogelijk is toegesneden op de behoeften van de raad.

We spreken af en zijn aanspreekbaar op:
   •  We nemen besluiten op basis van volledige informatie, inclusief alternatieve scenario's en de gevolgen van
      het niet-aannemen van het voorstel.
   •  Als college informeren we de raad actief en periodiek op thema's met grote maatschappelijke en financiële
      impact.
   •  De raad staat midden in de samenleving en haalt zelf informatie op bij inwoners.

D. Mogelijkheden voor inwoners om te participeren
Wij besturen onze gemeente samen met onze inwoners. Zowel als politieke partijen of fracties én als gehele
gemeenteraad. We willen, naast groepen die zelf het gemeentehuis weten te vinden, ook andere groepen
bereiken. In participatietrajecten is het belangrijk dat de raad vooraf kaders meegeeft, hierdoor zijn de
verwachtingen helder en wordt teleurstelling voorkomen. Dat vraagt scherpte bij raadsbesluiten en plannen. Onze
inwoners willen op verschillende manieren betrokken worden bij het bestuur van de gemeente. We bieden ruimte
voor eigen initiatief van inwoners en vragen hen om actief mee te denken en te doen.

We spreken af en zijn aanspreekbaar op:
   •  We zijn als raad toegankelijk en zichtbaar voor inwoners.
   •  We betrekken inwoners en doelgroepen in een vroeg stadium en communiceren op verschillende, creatieve
      manieren.



                                                      46
</pre>

====================================================================== Einde pagina 46 =================================================================

<br><br>