<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Jaarverslag 2018 griffie Westervoort
   Dorien van der Kamp
            raadsgriffier
        December 2018
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                            Jaarverslag 2018 griffie Westervoort      1
Inleiding
Voor u ligt het zevende jaarverslag van de griffie van Westervoort, het laatste van
mijn hand. Er is veel gebeurd dit jaar: de ambtelijke fusie ging van start, er waren
gemeenteraadsverkiezingen en in oktober heb ik mijn vertrek als griffier
aangekondigd, waardoor een periode van overdracht en afronden begon. Met dit
jaarverslag ligt er voor de raad, maar ook voor de nieuwe griffier, een overzicht van
wat er in 2018 door de griffie is gedaan en waarop kan worden voortgebouwd in
2019. Ik wens iedereen, en de griffie in nieuwe samenstelling in het bijzonder, daar
heel veel succes mee!
Drs. Dorien van der Kamp, griffier
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                 Jaarverslag 2018 griffie Westervoort 2
Inhoud
Inleiding ................................................ 1
Inhoud .................................................. 2
1. Personeel ........................................... 3
1.1 Personeel Griffie ................................ 3
1.2 Notulisten/ ondersteuners livestream.... 3
2. Taken griffie ....................................... 4
2.1 Vergaderingen raad en commissies ...... 4
2.2. Professionalisering raad ..................... 4
2.3. Communicatie .................................. 7
2.4. Verkiezingen; .................................. 9
2.5. Overige taken .................................. 9
3. Interne taken griffie ........................... 11
3.1. Driehoeksoverleg ............................ 11
3.2 Werkgeverscommissie; ..................... 11
3.3. Rekenkamer; ................................. 11
3.4. Beheer budget raad en griffie ........... 11
3.5. Team nazorg rampenbestrijding, BHV, anti-agressieteam12
3.6 AVG ............................................... 12
Vragen of opmerkingen .......................... 12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                              Jaarverslag 2018 griffie Westervoort      3
1. Personeel
1.1 Personeel Griffie
In 2018 heeft de griffie het hele jaar in vaste formatie
                          gedraaid. Dorien van der Kamp,
                          griffier en Hettie Nomden-
                          Bremer, griffiemedewerker en
                          plaatsvervangend griffier werken
                          allebei op maandag, dinsdag en
                          donderdag.
                          Dorien is vanuit haar functie bestuurslid van de VNG afdeling
                          Gelderland en uit dien hoofde trekker van de Gelderland
                          Academie, een samenwerkingsverband van de VNG en de
                          provincie Gelderland.
In 2018 bezochten Dorien en Hettie beiden het jaarcongres van de Vereniging van
Griffiers in Gouda. Dorien volgde een masterclass Grip op Gemeentelijke
samenwerking en, samen met een collega van communicatie, een lezing over
raadscommunicatie.
Dorien neemt deel aan de regionale griffierskring Centraal Gelderland. Op verzoek
van de agendacommissie schreef zij een brief aan de GR’en om te komen tot goede
afspraken over aanlevering van de stukken. Deze brief is besproken in de regionale
griffierskring en uiteindelijk namens alle deelnemende gemeenten verstuurd. In
november zijn verschillende GR’en met de griffierskring in gesprek gegaan. Er zijn
afspraken gemaakt over contact en planning. En er is een afspraak gemaakt over een
volgend gesprek in maart 2019..
Hettie neemt deel aan de kring van griffiemedewerkers en commissiegriffiers. Hier
nemen behalve de collega‘s uit Centraal Gelderland ook de collega’s uit regio
Nijmegen aan deel. Bij het bezoek van deze kring aan Westervoort hield Dorien haar
verhaal over het Westervoortse agressieprotocol.
1.2 Notulisten/ ondersteuners livestream
De besluitenlijsten van de commissies worden gemaakt door Jeanet Klein Wentink en
Widia Gobardhan van de afdeling Ondersteuning. Hettie doet dit voor de raad. Tijdens
de vergaderingen knippen zij de livestream in stukjes per agendapunt. Als
commissieleden afwezig zijn en zich laten vervangen, past Hettie dit aan, zodat de
naam in de livestream klopt met de persoon die aan tafel zit. Als er presentaties van
externen zijn voor of tijdens een vergadering, dan worden die ‘s middags door Hettie,
Jeanet of Widia getest.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                            Jaarverslag 2018 griffie Westervoort     4
2. Taken griffie
2.1 Vergaderingen raad en commissies
Kerntaak van de griffie is het ondersteunen van de gemeenteraad en    de
raadscommissies. In 2018 zijn de volgende bijeenkomsten begeleid:
Orgaan                            Aantal            Aantal             Aantal
                                  vergaderingen vergaderingen          vergaderingen
                                  2016              2017               2018
Gemeenteraad                      11                7                  10
Commissie R&V/RBF                 4                 5                  7
Commissie BSF/Samenleving         6                 6                  4
Gecombineerde cie BSF/R&V         3                 -                  -
Seniorenconvent                   7                 8                  8
Auditcommissie                    6                 5                  10
Agendacommissie                   8                 9                  7
Klachtencommissie                 0                 0                  0
Commissie fuge                    2                 2                  2
burgemeester/raad
Werkgroep 3D’s                    8                 3                  1
Regiegroep inspraak               13                8                  8
Omdat de agenda’s van de commissie Bestuur, Financiën en Samenleving over het
algemeen veel zwaarder waren dan die van de commissie Ruimte en Veiligheid is
besloten na de verkiezingen een herverdeling van de onderwerpen over de
commissies te maken. De namen zijn daarbij veranderd in de commissie
Samenleving en de commissie Ruimte, Bestuur en Financiën.
De griffie heeft 13 raadsvoorstellen geschreven en voorgelegd aan de raad. Het
betrof o.a. bemensing commissies, benoeming wethouders, benoeming accountant,
verordening vertrouwenscommissie, benoeming leden rekenkamer,
overdrachtsdossier nieuwe raad, verordening op de raadscommissies, rechtmatigheid
verkiezingen, behandeling burgerinitiatief.
2.2. Professionalisering raad
Opleiding raad
In 2018 waren er vele opleidingsavonden voor de raad. De meeste waren samen met
de gemeenteraad van Duiven. Dat is efficiënt voor de organisator (niet zelden de
griffies, maar vaak ook ambtenaren) en mooie momenten voor beide raden om elkaar
te ontmoeten. Door elkaar te kennen kunnen raadsleden van beide gemeenten elkaar
makkelijker ‘vinden‘ voor overleg over de ambtelijke organisatie bijvoorbeeld.
Er is tijdens de avonden o.a. aandacht besteed aan integriteit, de omgevingswet,
Planning&Controlcyclus, de brandweer, burgerparticipatie, communicatie, sociaal
domein, Openbare Orde en Veiligheid, debatvaardigheden en nog veel meer.
Informatieavonden
De vooraf ingeplande thema-avonden samen met Duiven zijn als volgt in gevuld:
1. Kennismaking en informatie over burgerparitcipatie door Ferenc van Damme
2. Voorjaarsnota
3. Grip op samenwerking door Maarten Hageman
4. Begroting
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                Jaarverslag 2018 griffie Westervoort      5
                                        Voor de behandeling van de voorjaarsnota werd
                                        voor het eerst een begrotingsmarkt gehouden. De
                                        markt vond plaats in de hal van het gemeentehuis
                                        van Duiven. Ambtenaren stonden in
                                        marktkraampjes om beleidsplannen voor het
                                        komende jaar toe te lichten en vragen te
                                        beantwoorden. In elke kraam was een financieel
                                        deskundige aanwezig om de financiee-technische
                                        vragen te beantwoorden. De griffier heeft
                                        meegedacht bij de opzet van de begrotingsmarkt,
                                        die door ambtenaren is uitgevoerd. Wens van de
                                        raad voor de volgende editie is om de gestelde
                                        vragen en gegeven antwoorden te bundelen en
                                        onder de raadsleden te verspreiden.
Coaching en feedback
De griffie geeft feedback aan raads- en commissieleden. Soms op debattechnieken,
maar ook op integriteit, gebruik van raadsinstrumenten en voorzitten van
vergaderingen. Sommige raadsleden vragen zelf om feedback, maar geregeld geeft
de griffie ook ongevraagde feedback. Uitgangspunt hierbij is altijd om de persoon of
personen in kwestie zo te adviseren dat hij of zij zijn werk als raadlid nog beter kan
uitvoeren.
Raadsinstrumenten en technische vragen
Een belangrijke taak van de griffie is het persoonlijk adviseren over
raadsinstrumenten (Welke gebruik ik? Is de motie of het amendement leesbaar? Klopt
het technisch en financieel?) Voor vakinhoudelijk advies maakt de griffie gebruik van
de ambtelijke organisatie.
Hieronder een overzicht van het gebruik van de verschillende raadsinstrumenten in
2018. Ter vergelijking zijn de gegevens van 2016 en 2017 ook weer gegeven.
Door raadsleden is in 2018 geen gebruik gemaakt van het recht op het vragen van
inlichtingen aan het college over een niet-geagendeerd onderwerp (interpellatie) of
het recht op initiatief (er is geen initiatiefvoorstel ingediend).
Raadsinstrument                             aantal                        2016      2017    2018
Amendementen ingediend (waarvan             CDA                           4 (4)     1 (1)   2 (2)
aangenomen)                                 SP                            2 (2)     1 (1)   2 (1)
Sommige amendementen zijn door              VVD                           4 (2)     2 (1)   4 (1)
meerdere fracties gezamenlijk               GL                            21 (4)    8 (1)   7 (0)
ingediend. Deze zijn bij elke fractie       D66                           6 (6)     2 (2)   2 (1)
meegeteld.                                  PvdA                          4 (3)     8 (1)   4 (0)
                                            ___________________           ______    ______  _____
                                            Totaal                        27 (8)    9 (2)   14 (3)
Moties ingediend (waarvan                   CDA                           -         3 (2)   3 (3)
aangenomen)                                 SP                            9 (1)     3 (2)   3 (3)
Sommige moties zijn door meerdere           VVD                           -         2 (2)   4 (3)
fracties gezamenlijk ingediend. Deze        GL                            11 (1)    4 (2)   8 (6)
zijn bij elke fractie meegeteld.            D66                           -         2 (2)   3 (3)
                                            PvdA                          11 (1)    4 (2)   2 (2)
                                            __________________            _____     _____   ______
                                            Totaal                        13 (1)    5 (2)   8 (6)
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>                                              Jaarverslag 2018 griffie Westervoort       6
Schriftelijke vragen (art. 40 RvO)        CDA                            3         1       1
Sommige schriftelijke vragen zijn         SP                             -         -       -
door meerdere fracties gezamenlijk        VVD                            -         2       -
ingediend. Deze zijn bij elke fractie     GL                             1         -       -
meegeteld.                                D66                            -         -       -
                                          PvdA                           3         2       -
                                          __________________             ____      ____    ___
                                          Totaal                         7         5       1
Technische vragen zijn geen instrument om een politiek doel te bereiken, wel een
middel om (meer) helderheid te krijgen. Technische vragen worden naar de griffie
gemaild. Wij zetten ze uit in de organisatie, bundelen de vragen per commissie- of
raadsvergadering en zorgen dat ze via ibabs bij de raads- en commissieleden terecht
komen. Op verzoek van het seniorenconvent zet de griffie de technische vragen en
antwoorden vanaf najaar 2017 per agendapunt in ibabs. Voor inwoners zijn de
technische vragen en antwoorden niet zichtbaar. In onderstaand overzicht zijn de
vooraf ingediende vragen voor de vergaderingen van raad, commissie
BSF/Samenleving en commissie R&V/RBF geteld én de openstaande vragen uit de
commissies. Deze laatste zijn technische vragen die in de commissie zijn gesteld en
waarvan is afgesproken dat ze schriftelijk beantwoord zouden worden. De vragen zijn
per onderwerp geteld. Dus als een fractie drie vragen over hetzelfde raadsvoorstel
heeft geteld, is dit als 1 genoteerd in de tabel hieronder.
Technische vragen                       2016              2017             2018
CDA                                     17                3                6
SP                                      6                 4                1
VVD                                     9                 1                4
GL                                      21                8                11
D66                                     6                 1                6
PvdA                                    4                 3                2
Totaal                                  63                20               30
Integriteit
In 2017 is het agressieprotocol vastgesteld door de raad. In 2018 hebben we er twee
keer gebruik van moeten maken. Een maal is een raadslid tijdens het flyeren voor de
verkiezingen bedreigend benaderd door een inwoner. De inwoner refereerde daarbij
ook aan een geweldsincident jegens een ambtenaar van de gemeente. Dit incident
was juridisch gezien niet voldoende voor een aangifte. Wel is het besproken in de
driehoek burgemeester, officier van justitie en de politie. De politie heeft een gesprek
gevoerd met betreffende inwoner. Het tweede incident betrof de bekrassing van de
auto van een van de raadsleden, waarbij gerefereerd werd aan de politieke partij van
betreffende raadslid. De burgemeester heeft aangifte gedaan. Ook dit incident is
besproken in de driehoek.
Naast de indringende persoonlijke gevolgen voor de raadsleden in kwestie, raakt
agressie en bedreiging ook de lokale democratie. Als raadsleden niet meer vrij hun
taak kunnen uitoefenen, heeft dat invloed op integere besluitvorming. Raadsleden en
fractieassistenten kunnen altijd bij de griffier of de burgemeester terecht voor vragen
en meldingen over agressie. Wij helpen je dan verder!
In april is er een opleidingsavond over integriteit verzorgd door Mare Faber van
Governance & Integrity. Alle raadsleden en fractie-assistenten hebben getekend voor
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>                                              Jaarverslag 2018 griffie Westervoort    7
het stappenplan integriteit. Daarin staan afspraken over hoe we in Westervoort
omgaan met (vermoeden van ) integriteitsschending.
2.3. Communicatie
Communicatie met de raad
De nieuwsbrief voor de raad is in 2018 15 keer verschenen. Behalve de
standaardonderwerpen als ‘Nieuws van de griffie’ en de ‘digitale leesmap’ is er in
2018 o.a. aandacht besteed aan debattips, het agressieprotocol, de AVG, het
zetelaantal van de raad.
We proberen zoveel mogelijk communicatie via ibabs te laten lopen. Dit voorkomt dat
de inbox van raadsleden volloopt.
Daarnaast spreken we voor en na vergaderingen raads- en commissieleden en waar
nodig pakken we de telefoon of mail voor overleg. Raadsleden zijn ook altijd welkom
om de griffie voor advies of klankborden.
De griffier en de burgemeester komen graag elk jaar bij de fracties langs om te horen
wat er leeft bij de fracties. In 2018 is een bezoek gebracht aan de VVD- en aan de
GroenLinksfractie.
Communicatie naar inwoners
De stukken die voor de raad in ibabs worden geplaatst zijn voor inwoners via de
website te raadplegen. Het betreft hier alleen de stukken van commissie- en
raadsvergaderingen. Ook via de ibabs-app kunnen inwoners bij die vergaderingen. In
de Westervoort Post worden de agenda’s voor raad en commissie gepubliceerd. De
griffie levert deze aan bij de afdeling communicatie.
Een goede uitzending van de commissie- en raadsveragderingen blijft een uitdaging.
De camera’s doen niet altijd wat ze moeten doen. Dan heeft Hettie weer contact met
Jeroen Faas, de leverancier en wordt er iets aangepast in de software. Daar bovenop
kwam de nationale overheid met nieuwe wetgeving in juli, waarin overheden verplicht
worden hun uitzendingen te ondertitelen. Dit in het kader van toegankelijkheid van de
website voor slechthorenden en doven. Iedere gemeente moet zelf de afweging
maken of de opbrengst van ondertiteling opweegt tegen de lasten. Het
afwegingskader om tot een dergelijke afweging te komen is echter nog niet
beschikbaar. Daarom heeft het seniorenconvent het procesvoorstel hierover
aangehouden.
In gesprek met de raad
In 2018 zijn voor de verkiezingen 2 en na de verkiezingen 3 bijeenkomsten (waarvan
1 geannuleerd door gebrek aan aanmeldingen) “In gesprek met de raad”
georganiseerd op locatie. Aan elke bijeenkomst is een onderwerp gekoppeld, maar er
kon ook over een ander ondewerp gesproken worden.
De “in gesprek met de raad” bijeenkomsten zijn gehouden bij Liemerije Hamerstaete
met als onderwerp ouderenzorg, de Appelbloesem met als onderwerp
arbeidsparticipatie, Bewonerscommissie Sonnedach over Senioren en bij Sports
Planets over Sport en bewegen. In totaal zijn er 32 inwoners in gesprek gegaan met
de raad.
Vooral bij de bijeenkomsten over thuiszorg en senioren waren veel inwoners
aanwezig.
Na de verkiezingen zijn de leden van de regiegroep gewijzigd.
Om de wijze van inspraak te evalueren en het vervolg te bespreken is de regiegroep
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>                                             Jaarverslag 2018 griffie Westervoort          8
vier keer bij elkaar geweest. De doelen en kaders zijn bepaald.
Tijdens de opleidingsavond over participatie is besloten om de relatie raad-inwoners
in het seniorenconvent van januari 2019 te bespreken.
Inspreken in de commissie of raad neemt af. In 2018 werd een maal in de commissie
RBF ingesproken (over de Voorjaarsnota) en een maal in de raad (over de
statiegeldalliantie).
                           Communicatie met de organisatie
                           De communicatie tussen griffie en ambtelijke organisatie
                           verloopt anders sinds de ambtelijke fusie. We hebben tijd
                           nodig gehad onze weg te vinden in de nieuwe organisatie.
                           Plots moet je op zoek naar de collega die een bepaalde taak
                           uitvoert. Soms was het ook bij collega’s niet duidelijk bij wie
                           welke taak hoorde en moesten we echt op zoek naar
                           antwoorden. Dit heeft, zeker in de eerste helft van 2018,
                           veel tijd gekost. Om contact te krijgen en houden met al
                           onze collega’s zijn we vanaf 2018 ieder een dagdeel per
                           week in Duiven te vinden. Het werkt goed om ook op deze
                           locatie bereikbaar te zijn of zelf even binnen te lopen bij een
                           collega die hier werkt.
                           Voor de 3e keer is de beker voor het beste raadsvoorstel
uitgereikt. Deze keer werd de beker gewonnen door Marc Smit, voor zijn
raadsvoorstel over de duurzaamheidslening. Voor ambtenaren die voorheen in Duiven
werkten was deze uitreiking nieuw, maar we kregen erg enthousiaste reacties hierop.
Op 6 februari hebben de griffiers van Duiven en Westervoort samen een presentatie
gehouden voor alle beleidsambtenaren van 1Stroom over de raadsprocessen. De
raadzaal in Westervoort was vol. Als griffies hebben we informtie gebracht, maar ook
zeker weer wensen opgehaald. Een uitgebreide beschrijving van de raadsprocessen is
op Binnenshuis (intranet) geplaatst, als naslagwerk voor de collega’s van 1Stroom.
Communicatie met griffie Duiven
De lijnen met de griffie van Duiven zijn kort. Twee maal in de week zijn wij in Duiven
te vinden en hebben we, waar nodig, overleg met de griffie van Duiven. Via telefoon
en mail bereiken we elkaar meerdere malen per week. Overleggen met ambtenaren
over informatieavonden voor de raden of besluitvormingsprocessen doen we zo veel
mogelijk ook samen. De eerste maanden van 2018 was de griffier van Duiven met
zwangerschapsverlof en was er een waarnemend griffier. De plaatsvervangend griffier
is in dat eerste kwartaal vertrokken en voor de zomer is de nieuwe plaatsvervangend
griffier begonnen. Deze wisselingen hebben, door de ambtelijke fusie en de
noodzakelijke overleggen over stroomlijning van de raadsprocessen en formats, ook
de nodige tijd en energie gevraagd van de griffie van Westervoort. Met alle collega’s
van de griffie Duiven is de samenwerking prettig en collegiaal. Het jaarlijkse
griffieuitje doen we ook in 2018 samen en is dit jaar door de griffie Duiven
georganiseerd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>                                             Jaarverslag 2018 griffie Westervoort         9
2.4. Verkiezingen;
In aanloop naar de verkiezingen zijn er verschillende debatten georganiseerd en
kwam de verkiezingsbus van Omroep Gelderland in Westervoort. De griffie faciliteerde
de verkiezingsbus van Omroep Gelderland en organisatie van het verkiezingsdebat
van De Gelderlander in de raadzaal.
Op 5 maart kwamen de politieke partijen op uitnodiging van de burgemeester en de
griffier, bij elkaar. De burgemeester vertelde over integriteit (o.a. over de
integriteitsscan voor kandidaat-wethouders), de griffier over de verschillende
manieren om te komen tot een akkoord na de verkiezingen. Afgesproken werd dat de
partijen op 23 maart bij elkaar zouden komen voor de aftrap van de coalitievorming.
Alle partijen gingen akkoord met de afspraak dat de griffier, als daar een verzoek toe
zou worden ingediend, ondersteunende werkzaamheden voor de coalitievorming zou
doen. Uiteindelijk hebben de coalitiepartijen hier geen gebruik van gemaakt.
Op 23 maart, twee dagen na de verkiezingen, kwamen de partijen weer bij elkaar.
Het CDA heeft, als grootste partij, de leiding genomen in de coalitievorming. De
griffier schreef een persbericht dat diezelfde avond nog naar de pers is gestuurd en
gepubliceerd op de website en social media van de gemeente.
Zetelaantal
Westervoort dreigde, als gevolg van een dalend inwonertal, twee raadszetels kwijt te
raken na de gemeenteraadsverkiezingen. Voor 17 raadszetels zijn namelijk 15.001
inwoners nodig en op de peildatum (01-01-2017) had onze gemeente er 14.985. De
griffier heeft overleg over dit dreigende probleem gehad met de VNG, de kiesraad en
het CBS. Daarnaast is advies ingewonnen bij een jurist, tevens oud-griffier. Niemand
leek het antwoord te kennen op de vraag hoe Westervoort aannemelijk kon maken
dat het inwonertal per 1 oktober wel boven de
15.000 zou liggen. De raad heeft in juli 2017 een
besluit genomen om een vervangende peildatum
aan te vragen bij het Centraal Bureau voor de
Statistiek (CBS), inclusief argumenten om
aannemelijk te maken dat er per oktober
voldoende mensen in Westervoort zouden wonen
om recht te hebben op 17 zetels. Dit besluit is naar
het CBS gestuurd. Daar is nooit enige reactie op
ontvangen. Gelukkig stond in een publicatie van 20
februari 2018 op de website van het CBS dat
Westervoort geen zetels hoeft in te leveren.
Na de verkiezingen heeft de griffie alles voorbereid
voor de commissie geloofsbrieven. Alle nieuwe
raadsleden en fractieassistenten zijn ontvangen op de griffie en zijn voorzien van
informatie over integriteit, het agressieprotocol en de taken van de griffie. Alle raads-
en commissieleden zijn weer voorzien van Ipad, toegangssleutel, wificode,
ibabswachtwoord en alle administratieve zaken zijn geregeld voor uitbetaling van de
vergoedingen. Het verstrekken van sleutels had wat voeten in aarde. Dit had te
maken met de toegang tot twee gemeentehuizen en de software die dit niet goed aan
leek te kunnen. Veelvuldig overleg tussen de griffies en de afdeling ondersteuning
was nodig, maar leidde uiteindelijk tot werkende tags voor alle raadsleden en
fractieassistenten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>                                              Jaarverslag 2018 griffie Westervoort      10
2.5. Overige taken
Begeleiden burgerinitiatief
In oktober is er een burgerinitiatief ingediend over de inrichting van 3 veldjes aan de
Santacker. Voor de indiening was er al overleg geweest tussen de griffie en de
ambtenaar van de afdeling BinnensteBuiten waar het eerste contact was gelegd over
de wensen. Na de formele indiening heeft de griffier de burgemeester geadviseerd
over het toetsen van het initiatief aan de voorwaarden. Ook is er steeds contact met
de inwoners over de planning. De griffier schreef een voorstel aan de raad over de
behandeling van het initiatief. De griffier en de ambtenaar van Binnenstebuiten
hebben de indieners feedback gegeven op de conceptpresentatie voor de commissie.
Klankbordgesprek burgemeester en raad
Begin 2018 is er door de commissie functioneringsgesprekken weer een
klankbordgesprek gevoerd met de burgemeester. De griffier ondersteunt en adviseert
de commissie en maakt de verslagen van alle bijeenkomsten. Na vaststelling van het
verslag van de bijeenkomst tussen de commissie en de burgemeester stuurt zij het
verslag ter informatie naar de Commissaris van de Koning van Gelderland.
Na de verkiezingen is de commissie functioneringsgesprekken samengevoegd met de
vertrouwenscommissie voor benoeming en herbenoeming van de burgemeester. Zo
hoeft er bij een benoeming of herbenoeming van de burgemeester geen aanvullend
besluit genomen te worden. En doordat nu zowel de (her-) benoeming als de
klankbordgesprekken door dezelfde raadsleden gevoerd worden is er continuiteit en
worden vertrouwelijke gegevens met zo min mogelijk mensen gedeeld.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>                                               Jaarverslag 2018 griffie Westervoort    11
3. Interne taken griffie
Interne taken zijn taken die voor de raadsleden niet altijd zichtbaar zijn, maar wel
door de griffie uitgevoerd worden, ten dienste van de raad.
3.1. Driehoeksoverleg
Het driehoeksoverleg is het overleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en
griffier. Hier worden onderwerpen besproken op het snijvlak van
raad/college/organisatie. Onderwerpen die dit jaar aan de orde kwamen waren o.a. de
afdoening van facturen, wanneer spreken we van een initiatiefvoorstel (die moet om
een zienswijze langs het college), de formulering van de raadsvoorstellen over
indienen van zienswijzen, aanlevering en behandeling van de begroting en de
samenwerking tussen de griffie en de afdeling communicatie.
In 2018 heeft de driehoek meegedaan aan een onderzoek vanuit het ministerie van
Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties over nazorg na bedreiging van een raads-
of collegelid. De driehoek heeft de onderzoekers in een gesprek input gegeven om te
komen tot een aantal aanbevelingen voor nazorg. De resultaten zullen in 2019 bekend
worden gemaakt.
3.2 Werkgeverscommissie;
De werkgeverscommissie voert het werkgeverschap namens de raad uit. De
commissie wordt ondersteund door Jet Goedhart van P&O. De griffier geeft waar
nodig ook advies. De werkgeversommissie heeft de werkgeverstaken m.b.t. de
griffiemedewerker gemandateerd aan de griffier.
De werkgeverscommissie heeft in 2018 een functioneringsgesprek met de griffier
gehad, de griffier had zo’n gesprek met de griffiemedewerker. In oktober heeft de
griffier met de werkgeverscommissie overlegd over de datum van overstap naar
Overbetuwe. Daarna is de werkgeverscommissie, samen met Hettie, aan de slag
gegaan voor de werving van een nieuwe griffier en het afscheid van de huidige
griffier. Hettie zal de functie van griffier waarnemen tot er een nieuwe griffier is.
3.3. Rekenkamer;
Westervoort heeft sinds 2018 samen met Doesburg en Duiven een rekenkamer.
Duiven, als grootste gemeente van de drie, beheert het budget en ondersteunt de
klankbordgroep, bestaande uit raadsleden. De griffie van Westervoort had deze taken
voor 2018, toen er een rekenkamercommissie met Doesburg en Rijnwaarden was.
Hier is dus een kleine taakverlichting voor de griffie gekomen. Wel is er door de
griffier extra tijd gestoken in het overleg met de waarnemend griffier van Duiven over
dit onderwerp. Bij de opstart van de rekenkamer waren er wat misverstanden over de
ondersteuning van de rekenkamer door de griffies. De drie griffiers hebben hier
meerdere keren over overlegd.
3.4. Beheer budget raad en griffie
De griffier beheert de budgetten van raad, commissie, griffie en
rekenkamercommissie. Zij administreert en accordeert facturen m.b.t. deze
budgetten en levert de benodigde informatie over deze budgetten aan bij het college
voor de planning- en controlcyclus. Dit jaar verliep het accorderen van facturen niet
vlekkeloos. Er is een nieuw financieel systeem sinds de ambtelijke fusie. Het duurde
lang voordat dit goed was ingeregeld. Facturen, ook die van de griffie, werden te laat
betaald en/of niet goed ingeboekt. Dit kostte de griffie veel tijd: we moesten
achterhalen waar ingediende facturen gebleven waren, op welk nummer ze moesten
worden ingeboekt en (bij herinneringsmails van leveranciers) achterhalen of een
factuur al uitbetaald was.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>                                             Jaarverslag 2018 griffie Westervoort      12
De overzichten voor uitbetaling van de presentiegelden van de raadscommissies
worden per kwartaal, door de griffie aangeleverd bij de afdeling financiën. In de
VoordedRaad wordt genoemd wanneer de uitbetaling plaats vindt. Ook dit ging in de
eerste helft van 2018 niet vlekkeloos door de inregeling van het financiële systeem.
3.5. Team nazorg rampenbestrijding, BHV, anti-agressieteam
Als er een ramp is hebben ook de medewerkers van de griffie een taak. Beiden zijn
ingedeeld bij het team nazorg. Ook in 2018 waren we standby. Vanaf 2019 zal
1Stroom de rampenbestrijding geheel voor zijn rekening nemen en zijn we als griffie
niet meer nodig in dit kader.
Hettie is in 2018 toegetreden tot het team van BHV’ers en heeft in februari 2018 het
certificaat Bedrijfshulpverleing behaald. De opleiding bestond o.a. uit het bedienen
van een AED en brandblusapparatuur. Er zijn verschillende oefeningen en trainingen
geweest waar Hettie haar bijdrage aan geleverd heeft. In 2018 is Hettie 2 maal
ingezet als BHV’er.
Dorien heeft zich in 2018 aangemeld voor het anti-agressieteam. Dit team is bedoeld
om escalatie te voorkomen als er bedreigende situaties zijn voor collega’s. Verder dan
een eerste kennismakingsbijeenkomst is het in 2018 nog niet gekomen. Training start
in januari 2019, dus daar is de griffie helaas niet bij.
3.6 AVG
Op 25 mei werd de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht. Deze
wet geeft de maatregelen aan die je als organisatie moet treffen om zorgvuldig met
privacy om te gaan. Ook voor de werkwijzen op de griffie heeft deze wet gevolgen.
Hettie en Dorien hebben samen een workshop AVG gevolgd bij onze nieuwe
accountant, Stolwijk Kelderman. In een dagdeel hebben we toen veel kennis
opgedaan. De werkwijzen van de griffie zijn inmiddels helemaal AVG-proof
beschreven. Dit stuk is ook ter beschikking gesteld van de griffies uit de regio, die
over het algemeen nog niet zo ver zijn.
Vragen of opmerkingen
Vragen of opmerkingen? Jullie weten de griffie te vinden!
Tot de komst van de nieuwe griffier neemt Hettie de griffiersfunctie waar. Jullie
kunnen haar bereiken via:
hettie.nomden@westervoort.nl of 088-6953652
Of: griffie@westervoort.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>