<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Datum nota : 09 april 2024
Zaaknummer : 2265701
Blad       : 1/6




B&W-nota
programma         :   2. Meedoen in Winterswijk
werkdoel          :   --

onderwerp         :   Jaarrekening 2023 en programmabegroting 2025 ErfgoedCentrum Achterhoek Liemers

advies            :   1.   De raad voor te stellen kennis te nemen van de jaarrekening 2023 en
                           programmabegroting 2025 van het ECAL.
                      2.   De raad voor te stellen geen zienswijze in te dienen voor de programmabegroting
                           2025 van het ECAL.

besluit           :   - zie pagina 2


behandeld door: C.J. Algra                                       openbaarheid:
team: Informatie                                                 ☐ niet openbaar
                                                                 ☐ openbaar (met uitgestelde publicatie)
collegiaal overleg gepleegd met: B. Oonk, N. van Aken,           ☒ openbaar (directe publicatie)
R. Oostenk, J.P. Potman
van team: Informatie, Business Control                           kritische termijn voor besluitvorming:
                                                                 ☐ nee
manager: T. Wagenmans
                                                                 ☒ ja, vanwege: collegebehandeling uiterlijk
                                                                 30 mei vanwege raadsbehandeling juni
                                                                 2024
financiële consequenties:                                        portefeuillehouder:
☐ Nee                                                            S. Metaal-ten Dolle
☐ Ja, gedekt in de begroting
☐ Ja, niet gedekt in de begroting, dekking via:
☒ Ja, anders: zie financiële paragraaf
is / wordt opgenomen op de termijnagenda?                        naar gemeenteraad:
☒ Nee                                                            ☐ nee
☐ Ja, jaar: ___ kwartaal: ___                                    ☐ ja, ter informatie
☐ Ja, kwartaal nog niet bepaald                                  ☒ ja, ter besluitvorming (via
                                                                 raadscommissie)
aanvrager is op grond van artikel 4:7 van de Algemene wet        communicatie via:
bestuursrecht geïnformeerd over het (gedeeltelijk)               ☐ persbericht
negatieve advies:                                                ☐ anders, nl. ___
n.v.t.                                                           ☒ n.v.t.
de geadresseerde en evt. andere belanghebbenden die naar
verwachting bedenkingen hebben tegen het advies zijn op
grond van artikel 4:8 van de Algemene wet bestuursrecht
gehoord:
n.v.t.



bijlagen:
1. 2024-U-0038 gemeente Winterswijk aanbiedingsbrief concept programmabegroting ECAL 2025
2. 20240314_concept programmabegroting 2025 ECAL v5
3. 20240314_notitie begroting 2025 tbv college BW en raad v5
4. Jaarrekening 2023
5. 20240206 DEF CONCEPT staat van baten en lasten
6. Raadsvoorstel
7. Conceptraadsbesluit
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Datum nota : 09 april 2024
Zaaknummer : 2265701
Blad       : 2/6




besluit


onderwerp: Jaarrekening 2023 en programmabegroting 2025 Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers



behandeld door: C.J. Algra



datum besluit door college B&W: 16 april 2024



besluit:
1. De raad voorgesteld kennis te nemen van de jaarrekening 2023 en programmabegroting 2025 van het
    ECAL.
2. De raad voorgesteld geen zienswijze in te dienen voor de programmabegroting 2025 van het ECAL.



overwegingen college indien besluit afwijkend is van het ambtelijk advies:




                                                                 paraaf loco-
                                                                 secretaris:




                                                                                                     2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Datum nota : 09 april 2024
Zaaknummer : 2265701
Blad       : 3/6




B&W-nota

inleiding:
Het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL) houdt toezicht op de huidige informatiehuishouding en
archiefvorming van de deelnemende gemeenten. Daarnaast beheert het ECAL de archieven van de
deelnemende gemeenten en stelt het ECAL, in navolging van de Archiefwet en de Wet Hergebruik
Overheidsinformatie (Who), de archieven en collectiedata ter beschikking aan burgers voor hergebruik, waarbij
rekening wordt gehouden met openbaarheidsbeperkingen. De collectie van het ECAL vormt het
(cultuurhistorische) geheugen van de aangesloten gemeenten, voor de ambtenaren en de inwoners.

De Archiefwet regelt dat overheidsorganisaties hun informatie (de wet spreekt over ‘archiefbescheiden’) goed
beheren en een deel hiervan permanent bewaren en beschikbaar stellen, zodat huidige èn toekomstige
generaties deze bronnen kunnen raadplegen.

De deelnemende gemeenten hebben bij het ECAL de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken
die horen bij de functie van een regionaal historisch kenniscentrum. De opdracht aan het ECAL, zoals
vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is:
•    het overeenkomstig de Archiefwet 1995 beheren, toegankelijk maken en beschikbaar stellen van
     archiefbescheiden van de deelnemende en andere overheidslichamen;
•    het toezicht door de streekarchivaris op het beheer van de niet naar de centrale archiefbewaarplaats
     overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers en andere overheidslichamen;
•    het in stand houden en bevorderen van het cultureel erfgoed in het gebied van de Achterhoek en de
     Liemers in de ruimste zin van het woord;
•    het binnen omschreven doelstellingen, ontplooien van activiteiten die direct en aanwijsbaar de financieel-
     economische positie van het Erfgoedcentrum ten goede komen.

    Op 4 april 2024 ontvingen wij na de vergadering van het Algemeen Bestuur (AB) de jaarrekening 2023 en
    programmabegroting 2025 van het Erfgoedcentrum Achterhoek en Liemers (ECAL). De
    programmabegroting maakt onderdeel uit van de meerjarenbegroting 2023-2026. Zoals gebruikelijk met
    de begrotingen van gemeenschappelijke regelingen worden gemeenteraden van de aangesloten
    gemeenten in de gelegenheid gesteld hun zienswijze kenbaar te maken.



advies:
1. De raad voor te stellen kennis te nemen van de jaarrekening 2023 en programmabegroting 2025 van het
    ECAL.
2. De raad voor te stellen geen zienswijze in te dienen voor de programmabegroting 2025 van het ECAL.


argumenten/onderbouwing:

Ad 1. Financieel overzicht jaarrekening 2023 en Programmabegroting 2025 ECAL

Jaarrekening 2023
        Omschrijving                                      2023                       2022
        Eigen vermogen                                 € 75.758                 € 106.364
        Vreemd vermogen                              € 510.172                  € 599.596
        Balanstotaal                                 € 585.930                  € 705.960
        Vrije reserves                                 € 75.758                 € 106.364
        Bestemmingsreserves                                  €0                         €0
        Voorzieningen                                        €0                         €0
        Resultaat                                  -/- € 30.606               -/- € 86.575



                                                                                                                  3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Datum nota : 09 april 2024
Zaaknummer : 2265701
Blad       : 4/6



        Baten                                       € 1.992.868                € 1.830.264
        Lasten                                  -/- € 2.023.474            -/- € 1.916.839

   Toelichting:
    •    ECAL heeft een goedkeurende accountantsverklaring ontvangen;
    •    Het jaar is afgesloten met een verlies van € 30.606. Het resultaat is slechter uitgevallen dan begroot;
    •    Vooralsnog is de lijn van ECAL dat tekorten eerst middels de algemene reserve worden opgevangen,
         voordat een beroep wordt gedaan op de gemeenten;
    •    De belangrijkste oorzaak van het resultaat zijn de hoger uitgevallen servicekosten (energie);
    •    De inkomsten en uitgaven in 2023 zijn hoger uitgevallen dan begroot.
    •    De hogere inkomsten worden m.n. verklaard door een niet begrote bijdrage voor extra opslagkosten.
    •    De hogere uitgaven worden m.n. verklaard door hogere huisvestingslasten (energie en huur) en
         hogere personeelskosten.


Programmabegroting 2025

    Omschrijving      Begroot 2025      Begroot 2024 Werkelijk 2023
    Resultaat              € 27.440          € 43.222   -/- € 30.606
    Baten               € 2.133.148       € 2.065.052  € 1.992.868
    Lasten              € 2.105.708       € 2.021.830  € 2.023.474

Toelichting:
    •    De bijdrage aan het ECAL moet 'tussentijds' worden aangepast om de volgende redenen:
          •   Stijgende personeelskosten;
          •   Stijgende energiekosten
          •   Toename ad € 22.000 aan overgebrachte archieven van gemeente Winterswijk (83 strekkende
              meter Bouwdossiers in 2023 en 46 strekkende meter Secretarie in 2024).
    •    De MJB laat geen opmerkelijke zaken zien.

Jaarlijkse bijdrage van Winterswijk ECAL
Van de Raad wordt een oordeel gevraagd over de programmabegroting 2025 van het ECAL. De gemeentelijke
bijdragen voor het ECAL zijn gebaseerd op het aantal strekkende meters archief dat in beheer is bij het ECAL.
De meterprijs wordt verhoogd (voorstel) vanaf begrotingsjaar 2025 naar € 167,75. Er is vorig jaar een
herberekening van de gemeentelijke bijdragen gemaakt voor de periode 2025-2028 op basis van de
verhoogde meterprijs in 2024 naar € 162,87 en het aantal meters archief dat in beheer is bij ECAL. Voor
Winterswijk kwam de bijdrage hierdoor op € 155.821.

In 2023 zijn de Bouwvergunningen over de periode (1881) 1976-1990 formeel overgebracht. De overbrenging
van secretarie ad 46 meter is gepland voor 2024. Dit betreft een aanwas van ca 130 strekkende meter per
2025. De daarmee gemoeide toename zal afgerond ca € 22.000 bedragen en moet nog in de begroting 2025
worden verwerkt.

De bijdrage voor gemeente Winterswijk wordt verhoogd naar afgerond € 182.125, doordat ECAL te maken
heeft met stijgende loonkosten en energieprijzen en de aanwas van het aantal strekkende meters archief dat
gemeente Winterswijk aan ECAL over heeft gebracht/gaat brengen. De lijn van ECAL is dat tekorten eerst
middels de algemene reserve worden opgevangen, voordat een beroep wordt gedaan op de gemeenten.
Echter is het weerstandsvermogen o.b.v. bovenstaande op (korte) termijn niet voldoende. Dit houdt in dat de
meterprijs wordt verhoogd vanaf begrotingsjaar 2025 naar € 167,75. Er is een herberekening van de
gemeentelijke bijdragen gemaakt voor de periode 2024-2026 op basis van de verhoogde meterprijs en het
aantal meters archief dat in beheer is bij ECAL.


Ad 2. Zienswijze programmabegroting 2025




                                                                                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Datum nota : 09 april 2024
Zaaknummer : 2265701
Blad       : 5/6



De afspraak is dat bij elke GR een zienswijze wordt ingediend, zodat besparingsmogelijkheden in beeld
worden gebracht. Omdat ECAL bij het aanleveren van de begroting reeds inzichtelijk heeft gemaakt aan welke
knoppen gedraaid kan worden om het resultaat positief te beïnvloeden en hieruit geen realistische
mogelijkheden blijken anders dan verhoging van de meterprijs, wordt voorgesteld om geen zienswijze in te
dienen..



betrokkenenparagraaf:
n.v.t.



advisering externe adviesorganen/belangenorganisaties:
n.v.t.



scenario’s (indien gewenst/mogelijk):
n.v.t.



financiële paragraaf incl. financiële risico’s:
De bijdragen aan het ECAL zijn voor een periode van vier jaar vastgezet (2023-2026). Deze bijdrage moet nu,
bij het vaststellen van de begroting 2025, 'tussentijds' worden aangepast om de volgende redenen:
  •    Stijgende personeelskosten;
  •    Stijgende energiekosten;
  •    Toename van € 22.000 aanwas te beheren archieven gemeente Winterswijk door overbrenging van ca
       130 strekkende meter archief. In 2023 zijn de Bouwvergunningen over de periode (1881) 1976-1990
       formeel overgebracht. De overbrenging van secretarie ad 46 meter is gepland voor 2024. Dit betreft een
       totale aanwas van ca 130 strekkende meter per 2025. De daarmee gemoeide toename zal afgerond ca
       € 22.000 bedragen en moet nog in de begroting 2025 worden verwerkt.

Door de nieuwe meterprijs per 2025, wordt de bijdrage voor gemeente Winterswijk € 182.125. Geadviseerd
wordt dit op te nemen in de begroting 2025. In 2024 worden de toegenomen kosten gedekt uit de algemene
reserve van het ECAL. De verhoging van de jaarlijkse bijdrage wordt meegenomen in de gemeentelijke
meerjarenbegroting 2025-2028



overige risico’s:
In 2024 worden de secretarie archieven over de periode 1985-1994 voorbewerkt om te worden overgedragen
aan ECAL. Dit betreft ca 46 strekkende meter. De aanwas van zowel de bouwvergunningen als secretarie
dient nog te worden opgenomen in de begroting 2025 en 2026. Ook dient het proces van overbrenging te
worden aangepast, waardoor er in de jaarplannen tijdiger kan worden geanticipeerd op de consequenties voor
de begrotingen Winterswijk en die van ECAL.



aspecten duurzaamheid:
n.v.t.



vervolgprocedure en planning:
Vaststellen van de definitieve begroting 2025 in de vergadering van het AB in juni van het ECAL.



relatie met andere besluitvorming/andere projecten:
n.v.t.



                                                                                                                5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Datum nota : 09 april 2024
Zaaknummer : 2265701
Blad       : 6/6




integriteitstoets:
n.v.t.



overige opmerkingen:
n.v.t.




                             6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>