<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>OPENBAAR




Memo (Forum/raad)


Aan:             Voorzitter, leden van de raad en forumleden


Van:             Rekenkamercommissie Zutphen


Datum:           23-06-2016               Doel: informeren raad


Onderwerp: Samenvatting en aanbevelingen onderzoek Jaarstukken 2015




Inhoud

In juli 2015 heeft de Rkc zijn bevindingen over de jaarstukken 2014 in de vorm van een
presentatie aan de raad in een forumvergadering voorgelegd.. Wij constateren dat de
aanbevelingen beperkt hun doorwerkingen hebben gevonden in de jaarstukken 20151. De
Rkc betreurt het dat deze initiatieven (nog) niet zijn ondernomen. Ter herinnering en
vanwege de consistentie in onze visie volgen onderstaand de aanbevelingen uit onze
presentatie Jaarstukken 2014:

• Maak de samenhangende relatie tussen doelen en beoogde effecten meer inzichtelijk
  door bijvoorbeeld van een doelenboom gebruik te maken. Op deze wijze worden
  strategische, tactische en operationele doelen en effecten in onderlinge samenhang
  gebracht. In het verdiepend onderzoek naar de informatievoorziening in programma
  Economische Zaken is een voorbeeld van een doelenboom opgenomen;
• Verbeter en completeer (inclusief nut en noodzaak) de weergave van prestatiegegevens.
  Actuele en meerjarige prestatiegegevens dragen bij aan inzicht in ontwikkelingen van
  prestaties.
• Geef per programma in het jaarverslag weer welke actoren en instrumenten (verbonden
  partijen, subsidies, reserves) bijdragen aan het realiseren van prestaties en effecten. Bij
  het programma Economische zaken zijn het al dan niet verlenen van subsidies belangrijke
  incentives om bij te dragen aan de doelstellingen ;

1
 Handelingen raadsvergadering 29/06/2015: reactie College op vaststelling Jaarstukken 2014: “de
aanbevelingen van de Rekenkamercommissie nemen wij graag over”.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>• Geef in meerjarig kader de financiële positie van de gemeente weer aan de hand van een
  aantal financiële kengetallen in een ‘dashboard’. Denk hierbij aan meerjarige overzichten
  exploitatieresultaten, financiering, reserves en grondexploitaties.
• Kom in samenspraak met de raadswerkgroep programmabegroting en de Auditcommissie
  tot realistische afspraken tot verbetering van de inhoud van de programmabegroting en
  de jaarstukken. Neem daarbij de ambities in de Notitie Doorontwikkeling Sturing onder
  meer als uitgangspunt.
• Neem kennis van de toegankelijkheid van de jaarstukken via een app van de gemeente
  Deventer en onderzoek de mogelijkheden tot een soortgelijke implementatie in Zutphen;


De Rkc reikt de gemeenteraad in dit rapport naast de bovengenoemde aanbevelingen, op
basis van zijn onderzoek naar de Jaarstukken 2015 de volgende aanbevelingen aan:



1.       meerjarige financiële kengetallen 2015:

De meerjarige financiële kengetallen 2013-2015 op de terreinen van exploitatieresultaten,
reserves, grondexploitaties laten, naar de mening van de Rkc, een kwetsbare financiële
positie zien, waar inzet van reserves (extra) noodzakelijk is om tot min of meer acceptabele
exploitatieresultaten te komen. Uiteraard zijn meerjarige bestemmingsreserves bedoeld om
ingezet te worden bij de jaarlijkse exploitatiebudgetten, maar het substantieel bijpassen
vanuit de saldireserve, verzwakt de weerbaarheid van de gemeente.

De Rkc adviseert enerzijds om vanuit een grondige analyse van de reserves en
voorzieningen een duidelijk beeld te krijgen van nut en noodzaak van de inzet hiervan bij de
exploitatiebudgetten, anderzijds om de interne beheersing van exploitatiebudgetten verder te
verbeteren.

     .

2.       Kwaliteit verantwoording Programma Beheer en Onderhoud


De Rkc constateert dat het krijgen van een goed beeld van de financiële en beleidsresultaten
van het programma Beheer en Onderhoud een reis vergt langs het programma in het
jaarverslag, de paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen, de toelichting op het programma 5 in
de Jaarrekening, de toelichting op de resultaatbestemming, en het overzicht Reserves en
Voorzieningen. Deze reis is naar de mening van de Rkc niet voor ieder raadslid weggelegd,
laat staan voor de inwoner die geïnteresseerd is de daadwerkelijke besteding van middelen
door de gemeente en daarover rekenschap vraagt.

De Rkc adviseert (nogmaals) voor wat betreft de kaderstelling en controle van het beleid en
de beleidsdoelstellingen gebruik te maken van een samenhangend en inzichtelijk schema
zoals bijvoorbeeld een doelenboom. De beantwoording van de 3W-vragen in het jaarverslag
(Wat heb ik bereikt, Wat heb ik daarvoor gedaan en Wat heeft het gekost) laat naar de
mening van de Rkc voldoende ruimte voor een meer inzichtelijke verantwoording.

Voor wat betreft het inzicht in de financiële resultaten per programma adviseert de Rkc om
de factoren die invloed hebben op de ingezette middelen in een programma ook in
onderlinge samenhang te presenteren. Voor het programma Beheer en Onderhoud gaat het
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>dan om – naast de inzet van exploitatiebudgetten, reserves en voorzieningen – om
informatie over het beoogde kwaliteitsniveau, de omvang en aard van de
klachten/meldingen, wijze van burgerparticipatie.



3.       Opdrachtgeversrol bij grotere subsidies


Zoals blijkt uit de Jaarstukken 2015 wordt een steeds groter gedeelte van het gemeentelijk
budget ingezet bij derden om daarmee een bijdrage te leveren aan de realisatie van
beleidsdoelen. In 2015 bedroeg het bij gemeenschappelijke regelingen en bij gesubsidieerde
instellingen ingezette budget ca. € 75 mln. ofwel 45% van de totale gemeentelijke lasten. Het
vraagstuk van de ‘regiegemeente’ of ‘netwerkgemeente’ staat volop in de belangstelling. De
Rkc constateert dat deze ontwikkeling in beperkte mate zichtbaar is bij de Jaarstukken 2015.
De informatie in de paragrafen Verbonden Partijen en Subsidies zijn voor de raad relevant
om de (effectiviteit en efficiency van de) samenwerking tussen partijen binnen een
programma te kunnen toetsen. Zowel bij de samenwerking in gemeenschappelijke
regelingen, als de inzet van subsidies gaat het om de invulling van goed
opdrachtgeverschap. In dat kader heeft de Rkc globaal gekeken naar een vijftal grotere
subsidies en de wijze waarop door de gemeente het opdrachtgeverschap wordt ingevuld.
Voor de Rkc is daarbij een belangrijke voorwaarde dat er binnen de gemeentelijke
organisatie zelf voldoende kennis en kunde is om andere partijen aan te sturen en dat er een
adequaat contractenregister en contractenbeheer is. Uit het globale onderzoek blijkt dat de
subsidierelatie naar Stichting Perspectief sinds 2013 ingegeven is door een inhoudelijke
opdrachtgever-opdrachtnemerrelatie. In 2015 is het vraagdocument van de gemeente en het
daarop gebaseerde aanboddocument van Stichting Perspectief aangepast aan de rol van de
instelling bij de transities in het sociale domein. Bij Stichting Hanzehof, Graafschap
Bibliotheken en Stichting Sportaccommodaties Zutphen (Graaf Ottobad/IJsselslag) spelen in
de subsidierelaties de bezuinigingen vanuit de Kerntakendiscussie nog steeds een
dominante rol. De raad is daarbij met extra investeringskredieten en extra subsidiemiddelen
bij betrokken.

Wij adviseren om per programma een relatieschema op te nemen van relevante actoren die
ook via een substantiële subsidie een bijdrage leveren aan de realisatie van de
beleidsdoelen. Aandachtspunt bij de grotere subsidierelaties is het hebben en houden van
voldoende inhoudelijke kennis binnen de gemeentelijke organisatie om de ‘opdrachtnemers’
goed te kunnen aansturen. De Rkc constateert dat deze kennis en kunde wel aanwezig is
maar niet altijd goed is vastgelegd waardoor de organisatie op dit terrein kwetsbaar is.


Bijlage(n)

n.v.t.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>