<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>EMBARGO TOT 6 DECEMBER 2023 10.00u


Brief AB aan raden
Datum: 5 december 2023
Onderwerp: Afronding rapportage evaluatie proces GGiD


Geachte raad,

Middels deze brief informeren wij u dat de evaluatie GGiD (dossier Jeugd
Gezondheidzorg) is afgerond. U treft bijgevoegd het openbare onderzoeksrapport
evaluatie proces GGiD aan.

Aanleiding
Het bestuur van GGD regio Utrecht heeft samen met de besturen van GGD Hollands
Noorden en GGD Twente op 2 november 2022 het moeilijke, maar helaas noodzakelijke,
besluit genomen om de samenwerking met de leverancier van het zogeheten Digitaal
Dossier Jeugd Gezondheid (GGiD) te beëindigen.

Het besluit viel zwaar, mede vanwege de financiële consequenties voor de GGD en
daarmee ook voor gemeenten en omdat er geen resultaat was. Tegelijkertijd met het
besluit om te stoppen, is het besluit genomen door de drie GGD’en om een
onafhankelijke evaluatie gezamenlijk uit te laten voeren door een externe partij.
Hierover hebben wij u eerder in de brief van het algemeen bestuur GGDrU van 2 en 23
november 2022 geïnformeerd. Op basis van deze besluitvorming zijn de verschillende
benodigde vervolgstappen in gang gezet. Hierover heeft besluitvorming plaatsgevonden
in het AB op 7 december 2022 en bent u middels een brief van 9 december 2022 over de
gezette stappen en de vastgestelde opdracht van de evaluatie geïnformeerd. GGD
Hollands Noorden en GGD Twente hebben op vergelijkbare wijze in de afgelopen periode
gewerkt aan dit traject.

Doelstelling en scope evaluatierapport
De evaluatie is gericht op het begrijpen van de gang van zaken en op het trekken van
lessen voor de toekomst. Centraal staan de vragen wat er gebeurd is, waarom er
gebeurd is wat er gebeurd is en welke lessen hieruit getrokken kunnen worden voor de
toekomst.

Reflectie algemeen bestuur
Het algemeen bestuur van GGDrU hecht, net zoals de raden van onze gemeenten
hebben laten weten, veel waarde aan de evaluatie van het proces, zodat hier lessen uit
geleerd kunnen worden en deze lessen kunnen worden benut voor vervolgstappen. Het
bestuur uit haar waardering aan iedereen die heeft bijgedragen aan deze evaluatie.

De evaluatie geeft naar mening van het algemeen bestuur een helder beeld van het
verloop van alle fasen van het, langjarige, proces. Het algemeen bestuur waardeert de
lerende focus van de evaluatie en onderschrijft de conclusies en aanbevelingen. Uit de
evaluatie blijkt dat er niet één of een klein aantal verklarende factoren zijn, maar een
veelvoud van verschillende factoren die in een complex samenspel hebben geleid tot de
nu bekende uitkomst. Tevens blijkt uit de evaluatie dat, naast de geïdentificeerde lessen,
ook veel goed ging, maar dat het in weerwil daarvan verkeerd is afgelopen en geen
resultaat heeft opgeleverd. Vanuit het besef dat de lessen en aanbevelingen terugkijkend
zijn opgebouwd en met de kennis van nu, bevat de evaluatie waardevolle
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>aandachtspunten voor toekomstige projecten en in het bijzonder de toekomstige
aanbesteding van het digitaal dossier van de jeugdgezondheidzorg.

De lessen en aanbevelingen hebben betrekking op zowel bestuurlijke als meer
operationele aspecten/niveau. Het bestuur van GGDrU heeft de GGD-werkorganisatie
opdracht gegeven de lessen en aanbevelingen van meer operationele aard voortvarend
te implementeren waar deze van toepassing zijn en deze zorgvuldig te borgen voor
toekomstige aanbestedingstrajecten.

Graag gaan we in op enkele aspecten van meer bestuurlijke aard. Zo blijkt uit de
evaluatie dat specifiek voor GGDrU de drempel om te stoppen onder meer werd
verhoogd door de krappe begroting en de reeds ingeboekte besparingen die met het
GGiD gemoeid waren. Daarnaast moest ook rekening worden gehouden met juridische
overwegingen in het besluit om te stoppen. Een ander bestuurlijk aspect is het
ambitieniveau. Met het GGiD wilden de drie GGD’en gezamenlijk komen tot een nieuwe
eigentijds dossierapplicatie voor de jeugdgezondheidzorg. Een dossier dat niet geleid
werd door een leverancier, maar juist werkt vanuit het oogpunt van de inwoner en
professional, met oog voor interactie, innovatie en de menselijke maat en aanpasbaar.
Een hoge ambitie, en naar inzicht van nu een té hoge ambitie, die niet realiseerbaar is
gebleken binnen de kaders en gestelde (financiële) randvoorwaarden. Een derde
belangrijk bestuurlijk aspect betreft het omgaan met risico’s. Ondanks dat tijdens het
project op verschillende manieren risico’s inzichtelijk zijn gemaakt en
beheersmaatregelen zijn getroffen, is een belangrijk aandachtspunt voor toekomstige
projecten dat onvoorziene risico’s zich altijd kunnen manifesteren, ondanks goede
risicomitigatie. Dit vraagt flexibiliteit en lenigheid, dus ruimte, in het anticiperen op die
risico’s. En vraagt blijvende aandacht van zowel de werkorganisatie als het bestuur.

Vooruitlopend op de lessen uit de evaluatie was al een belangrijk leerpunt opgepakt door
voor het nieuwe digitale kinddossier gebruik te willen maken van een bestaand dossier
dat door de markt wordt aangeboden (‘standaard, van de plank’). Daarmee is de ambitie
die GGDrU had met het GGiD verlaten en wordt met een sterk lagere ambitie gewerkt bij
de aankoop van een ander digitaal dossier Jeugdgezondheidzorg.

Nieuw aan te besteden digitaal dossier jeugdgezondheidzorg (DDJGZ)
Met het huidige digitaal kinddossier, het MLCAS systeem, is continuïteit van de
bedrijfsvoering vooralsnog gewaarborgd, voldoen we aan onze wettelijke verplichtingen
en kan het werk van de jeugdgezondheidszorgprofessional doorgang vinden.

Wet- en regelgeving schrijft echter voor dat, gezien het besluit is genomen te stoppen
met het GGiD, een aanbesteding gestart moet worden voor een digitaal dossier. Op 7
december 2022 heeft het AB daarom ingestemd met het treffen van voorbereidingen
voor het verkrijgen van een bestaand softwarepakket DDJGZ dat op de markt wordt
aangeboden. Ook is besloten dat bij de voorbereidingen van de aanbesteding
geen onomkeerbare stappen mogen worden gezet voordat een externe evaluatie is
afgerond zodat uitkomsten van de evaluatie verwerkt kunnen worden. Hierover bent u
reeds geïnformeerd middels een brief van d.d. 9 december 2022.

Zoals in de evaluatie is onderschreven als een van de aanbevelingen, vormen onder
andere zorgvuldigheid en risicomitigatie belangrijke uitgangspunten bij de verdere
uitwerking van het aanbestedingstraject van het DDJGZ. Inmiddels zijn voorbereidingen
voor het aanbestedingstraject DDJGZ getroffen. In het algemeen bestuur van 6
december a.s. zal het aanbestedingstraject ter besluitvorming worden geagendeerd.
Hierover zal uw raad separaat worden geïnformeerd.




                                                                                                2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Juridische afwikkeling van het traject
Nu ook de evaluatie is afgerond rest nog de juridische afwikkeling van het contract met
de betreffende leverancier. Op dit moment is in de afwikkeling nog sprake van juridische
procedures en overeenkomsten met de leverancier die we tot een passende afronding
willen brengen.

Op 3 oktober jl. is de uitspraak gedaan van het hoger beroep dat de drie GGD’en hebben
ingediend tegen de leverancier van het GGiD. Deze uitspraak werd bekend na de
onderzoeksperiode en is daarom niet meegenomen in het onderzoeksrapport. Het
gerechtshof heeft, anders dan de rechtbank (medio 2022), het verzoek van de drie
GGD’en om een onafhankelijke deskundige toegewezen. Het gerechtshof volgt daarmee
de uitleg van de rechtbank niet. Daar zijn wij blij mee. De zaak was door de drie GGD’en
begin 2022 aangespannen. Gevraagd was om een onafhankelijk deskundige in te
schakelen. De rechtbank oordeelde medio 2022 dat zij dit verzoek niet in behandeling
kon nemen omdat er al eerder een bindend advies was gegeven. Het verzoek om een
onafhankelijke deskundige is nu toch toegewezen door het gerechtshof. Door elk van de
drie besturen is inmiddels besloten gezamenlijk de getuige deskundige aan het werk te
laten gaan. Op basis van deze bevindingen worden (juridische) vervolgstappen bepaald.

Dit vraagt grote zorgvuldigheid om te voorkomen dat de economische, juridische en/of
financiële positie van de GGD-en worden geschaad. Openbaarmaking van informatie
over de juridische afwikkeling zou zowel de positie van de leverancier als de GGD-en
kunnen schaden en daarmee de uitkomst van het proces ongewenst kunnen
beïnvloeden. Zodra we u hierover meer kunnen berichten, ook over de financiële
consequenties, zullen wij dit doen.

Ervan uit gaande u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben .


Met vriendelijke groet,
Namens het algemeen bestuur van GGD regio Utrecht




Nicolette Rigter

Directeur Publieke Gezondheid
Secretaris Algemeen Bestuur GGDrU




                                                                                       3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>