<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                       *2017-076 *


Raadsvoorstel
Voorstelnummer: 2017-076                                                           H o u t e n , 15 augustus 2017

Onderwerp:

Voorstel beëindigen traject ambtelijke fusie met Wijk bij D u u r s t e d e

Beslispunten:
1. De o n d e r z o e k s r e s u l t a t e n , die in het kader van het opstellen van het
   bedrijfsplan voor de ambtelijke fusie Houten - W i j k bij Duurstede zijn
   o p g e h a a l d , voor k e n n i s g e v i n g aan te n e m e n .
2. De conclusie te o n d e r s c h r i j v e n dat de o n d e r z o e k s r e s u l t a t e n niet
   passen binnen de kaders zoals vastgesteld op 15 d e c e m b e r 2 0 1 6 .

3.   Het ambtelijke fusietraject te beëindigen.



Samenvatting
In oktober 2014 zijn de g e m e e n t e n Houten en W i j k bij D u u r s t e d e gestart met het
o n d e r z o e k e n van de m o g e l i j k h e d e n van intensievere s a m e n w e r k i n g in de vorm van
een ambtelijke fusie. De veronderstelling achter deze o n d e r z o e k e n w a s , dat er door
het s a m e n v o e g e n van beide organisaties financiële en f o r m a t i e v e ruimte kan worden
v r i j g e s p e e l d . Deze ruimte kan dan worden g e h e r i n v e s t e e r d in de g e z a m e n l i j k e
organisatie, waardoor de noodzakelijke en g e w e n s t e versterking in kwaliteit en
k w e t s b a a r h e i d s r e d u c t i e , binnen de beschikbare budgetten gerealiseerd kunnen
worden.

De in 2015 en 2016 uitgevoerde o n d e r z o e k e n ( o n d e r z o e k s r a p p o r t 'Samen Krachtiger',
2015 en 'Samen Sterk in de K r o m m e Rijnstreek', 2 0 1 6 ) , boden v o l d o e n d e
a a n k n o p i n g s p u n t e n dat de hierboven benoemde financiële en f o r m a t i e v e ruimte
daadwerkelijk gecreëerd kon w o r d e n via een ambtelijke fusie. Tegelijkertijd hebben de
beide g e m e e n t e n elkaar in die periode steeds beter leren kennen en ingezien dat er
sprake is van verschillen, maar dat er ook o v e r e e n k o m s t e n zijn, die kansen gaven
voor intensieve s a m e n w e r k i n g .

Op grond van deze inzichten heeft uw raad in d e c e m b e r 2016 een kaderstellend
besluit g e n o m e n over de ambtelijke fusie. Daarbij gaf u als raad aan de colleges de
opdracht om de f u s i e o r g a n i s a t i e binnen de m e e g e g e v e n kaders uit te w e r k e n , in de
vorm van een bedrijfsplan.

Vanaf d e c e m b e r 2016 tot mei 2017 is door de projectorganisatie gewerkt aan het
bedrijfsplan. In mei 2017 w e r d helder dat het eerste resultaat van het bedrijfsplan niet
voldeed aan gestelde f i n a n c i ë l e kaders. Om die reden hebben de colleges ervoor
gekozen een aantal v e r d i e p e n d e onderzoeken uit te v o e r e n ; om zo te bepalen of het
bedrijfsplan dichter in de buurt van de kaders kon w o r d e n g e b r a c h t . De resultaten van
deze v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n zijn in juni 2017 o p g e l e v e r d .

Het college heeft op 4 juli besloten om de v o o r b e r e i d i n g e n voor het a a n g a a n van een
ambtelijke fusie tussen Houten en Wijk bij Duurstede te s t o p p e n . Het college van Wijk
bij Duurstede heeft op 4 juli eenzelfde besluit g e n o m e n . De eerste resultaten van het
bedrijfsplan, aangevuld met de v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n , hebben de colleges het
inzicht g e g e v e n dat een bedrijfsplan dat voldoet aan de door de raden meegegeven
kaders niet haalbaar is. De incidentele kosten om de nieuwe organisatie te vormen
zijn te hoog en de structurele o p b r e n g s t e n ( h e r i n v e s t e r i n g s r u i m t e ) vallen lager uit dan
verwacht. Daarnaast is het inzicht o n t s t a a n , dat een deel van de te vinden
h e r i n v e s t e r i n g s r u i m t e mogelijk ook zelfstandig kan w o r d e n g e v o n d e n , bijvoorbeeld op
de o n d e r d e l e n huisvesting en f o r m a t i e .




                                                                                III I III IIIII tl ilflľ II
                                                                                             2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                          -2-

Het is spijtig dat de gedane o n d e r z o e k e n uiteindelijk niet tot de uitkomst leiden, zoals
die vooraf w e r d g e h o o p t en verwacht. Maar de resultaten laten zien dat een ambtelijke
fusie niet voor de hand ligt. Om die reden w o r d t aan uw raad nu voorgesteld het
ambtelijke f u s i e t r a j e c t te beëindigen. A a n de g e m e e n t e r a a d van W i j k bij D u u r s t e d e
wordt hetzelfde v o o r g e s t e l d .

Met dit besluit zal ook de pilot s a m e n w e r k i n g Beheer O p e n b a r e Ruimte s t o p p e n per
31 d e c e m b e r 2 0 1 7 , of zoveel eerder als mogelijk. De beide organisaties gaan de
taken op het g e b i e d van het beheer van de o p e n b a r e ruimte zo spoedig mogelijk w e e r
zelfstandig u i t v o e r e n .

Het tot nu toe g e l o p e n fusietraject heeft ons veel over onszelf g e l e e r d . Over w a a r
onze krachten liggen en wat onze z w a k k e p u n t e n zijn.
Houten en W i j k bij Duurstede zijn elkaar in de a f g e l o p e n j a r e n steeds meer gaan
w a a r d e r e n en zien zeker de m e e r w a a r d e van de bundeling van krachten als
strategische s a m e n w e r k i n g s p a r t n e r s in het K r o m m e Rijngebied. W e blijven dan ook
g o e d e b u r e n . Bestuurlijk zullen we met elkaar blijven optrekken en ambtelijk blijven
we s a m e n w e r k e n w a a r dit mogelijk is.

Aanleiding
Vanaf oktober 2 0 1 4 o n d e r z o e k e n de g e m e e n t e n Houten en Wijk bij Duurstede de
m o g e l i j k h e d e n van intensievere s a m e n w e r k i n g in de vorm van een a m b t e l i j k e f u s i e . In
d e c e m b e r 2016 kregen de colleges de o p d r a c h t om de vorming van één ambtelijke
organisatie voor de g e m e e n t e n Houten en W i j k bij Duurstede uit te w e r k e n in de vorm
van een b e d r i j f s p l a n , passend binnen de m e e g e g e v e n kaders.

Inmiddels zijn de resultaten van het bedrijfsplan b e k e n d . Alle resultaten bij elkaar
hebben de colleges doen besluiten om de v o o r b e r e i d i n g e n voor het a a n g a a n van een
ambtelijke fusie te beëindigen. Via dit r a a d s v o o r s t e l wordt uw raad in de g e l e g e n h e i d
gesteld om de eindresultaten te beoordelen en hierover te besluiten.

Doel van dit voorstel
Het b e ë i n d i g e n van het ingezette traject om te k o m e n tot één nieuwe a m b t e l i j k e
organisatie voor de g e m e e n t e n Houten en W i j k bij Duurstede.

Argumenten per beslispunt
1.1.      De onderzoeksresultaten     bieden het inzicht om een besluit te kunnen                            nemen
          over het ambtelijke fusietraject  Houten - Wijk bij  Duurstede.

In 2014 h e b b e n Houten en Wijk bij D u u r s t e d e e e n onderzoekstraject ingezet naar
kansen voor intensievere s a m e n w e r k i n g t u s s e n beide ambtelijke o r g a n i s a t i e s . Er zijn
verschillende o n d e r z o e k e n gedaan naar de s a m e n w e r k i n g . Dit betreffen de
onderzoeken:
    » Rapport ' S a m e n Krachtiger', maart 2 0 1 5
    -   Regionale positiebepaling g e m e e n t e H o u t e n , oktober 2015
    *  O n d e r z o e k Sociaal D o m e i n , n o v e m b e r 2 0 1 5
    *  O n d e r z o e k Ruimtelijk Beheer, j a n u a r i 2 0 1 6
    -   N u l m e t i n g organisatie g e m e e n t e H o u t e n , f e b r u a r i 2016
    » Rapport S a m e n Sterk in de K r o m m e Rijnstreek, december 2016

Deze o n d e r z o e k e n richtten zich vooral op het w a a r o m van de ambtelijke fusie en de
m e e r w a a r d e van s a m e n w e r k i n g tussen of uiteindelijke s a m e n v o e g i n g van de t w e e
ambtelijke o r g a n i s a t i e s . De o n d e r z o e k e n t o o n d e n aan dat Houten en W i j k bij
Duurstede goed bij elkaar passen als partners. In het rapport 'Samen Sterk in de
K r o m m e Rijnstreek' is bovendien een eerste inschatting gemaakt van de potentiële
financiële en f o r m a t i e v e ruimte die door s a m e n v o e g i n g kon o n t s t a a n .

Met de inzichten uit de verschillende o n d e r z o e k e n hebben de raden van Houten en
Wijk bij D u u r s t e d e in december 2016 een kaderstellend besluit g e n o m e n over het
s a m e n v o e g e n van de ambtelijke organisaties v a n Houten en Wijk bij D u u r s t e d e .
Daarbij gaven de raden de colleges de o p d r a c h t om de s a m e n v o e g i n g van de
ambtelijke organisaties nader uit te w e r k e n in de vorm van een bedrijfsplan binnen


  Versie datum: 10-8-2017 17:03:01                                                                            2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>de door de raad gestelde kaders. Het bedrijfsplan moest a a n t o n e n dat de
i n g e s c h a t t e financiële en f o r m a t i e v e herinvesteringsruimte, in een b a n d b r e e d t e van
Cĩ,5-1,8 miljoen, ook d a a d w e r k e l i j k kan ontstaan door s a m e n v o e g i n g van beide
a m b t e l i j k e organisaties. D a a r n a a s t m o e s t e n de incidentele frictiekosten in beeld
w o r d e n gebracht en w e r d het a m e n d e m e n t a a n g e n o m e n dat deze kosten niet hoger
m o c h t e n uitvallen dan 2,5 keer de te v i n d e n h e r i n v e s t e r i n g s r u i m t e .

V a n a f d e c e m b e r 2016 tot mei 2 0 1 7 is door de projectorganisatie gewerkt aan het
o p l e v e r e n van een b e d r i j f s p l a n . In mei 2 0 1 7 werd helder dat de financiële vertaling
van het eerste resultaat van het bedrijfsplan niet voldeed aan de door de
g e m e e n t e r a d e n gestelde kaders. Om die reden heeft het college ervoor g e k o z e n een
aantal v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n uit te v o e r e n ; om zo te bepalen of het bedrijfsplan
dichter in de buurt van de kaders kon w o r d e n gebracht.

De v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n zijn in juni 2017 o p g e l e v e r d . Alle informatie over het
eerste resultaat van het bedrijfsplan en de v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n zijn terug te
v i n d e n in de bijlagen 1 tot en met 6. Hieronder volgt een korte s a m e n v a t t i n g .

Samenvatting               eers
                              t e result aat   bedrijfsplan      en verdiepende                    onderzoeken
In het eerste resultaat van het bedrijfsplan w o r d e n de c o n t o u r e n van de g e z a m e n l i j k e
a m b t e l i j k e organisatie geschetst. Daarin is er onder andere aandacht voor de missie
en visie van de g e z a m e n l i j k e o r g a n i s a t i e , het d i e n s t v e r l e n i n g s c o n c e p t , het j u r i d i s c h
construct, het ambtelijk o r g a n i s a t i e m o d e l , het huisvestingsconcept en de wijze w a a r o p
de informatisering Â a u t o m a t i s e r i n g van de nieuwe w e r k o r g a n i s a t i e g e o r g a n i s e e r d
moet w o r d e n .
Op ieder van deze o n d e r w e r p e n zijn v o o r l o p i g e keuzes g e m a a k t . Een toelichting
hierop vindt u in bijlage 1 'het eerste resultaat van het bedrijfsplan'. De g e m a a k t e
keuzes zijn financieel d o o r g e r e k e n d . D a a r m e e ontstond een beeld van het
b e d r i j f s e c o n o m i s c h e perspectief van de g e z a m e n l i j k e organisatie.

Het bureau Berenschot heeft v e r v o l g e n s een externe toets uitgevoerd op het
b e d r i j f s e c o n o m i s c h e deel van het eerste resultaat bedrijfsplan. Z ie voor de reactie van
B e r e n s c h o t op het b e d r i j f s e c o n o m i s c h e deel van het bedrijfsplan bijlage 2.
De colleges hebben er op basis van het eerste resultaat van het bedrijfsplan en de
e x t e r n e toets die uitgevoerd is door bureau Berenschot voor g e k o z e n om op een
aantal o n d e r w e r p e n v e r d i e p e n d o n d e r z o e k te d o e n . Op 15 mei bent u hierover
g e ï n f o r m e e r d tijdens een b i j p r a a t m o m e n t en is daarover een r a a d s m e m o / c o l l e g e b r i e f
verschenen.
De v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n richtten zich op:
                "     De impact op de f i n a n c i ë l e en f o r m a t i e v e herinvesteringsruimte op basis
                      van de a a n b e v e l i n g e n v a n a d v i e s b u r e a u Berenschot (zie bijlage 3).
                '     De frictie- en h a r m o n i s a t i e k o s t e n op het gebied van Informatisering S
                      Automatisering (zie bijlage 4).
            m
                      De strategische m e e r w a a r d e , de beoogde kwaliteitsimpuls en
                      vermindering van de k w e t s b a a r h e i d door s a m e n w e r k i n g (zie bijlage 5).
                -     De evaluatie en leerpunten uit de pilot BOR met betrekking tot de 3K's te
                      laten o n d e r z o e k e n door een externe organisatie (zie bijlage 6).

2.1. De result at en t ezamen la
                              t en zien dat een ambt elijke fusie t ussen
Houten en Wijk bij Duurst ede niet voldoet aan de door de raden meegegeven                                                    kaders.

De resultaten uit het bedrijfsplan a a n g e v u l d met de v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n maken
duidelijk dat de ambtelijke fusie niet past binnen de financiële kaders die de raden
aan de colleges hebben m e e g e g e v e n . Dit leidde ertoe dat overige o n d e r d e l e n
(bijvoorbeeld de g o v e r n a n c e ) niet verder meer zijn uitgewerkt in het bedrijfsplan en
alleen als denkrichtingen zijn v e r w o o r d .

 Structurele             herinves
                          t eríngsruim
                                     te
 Het eerste kader waar niet aan wordt v o l d a a n heeft betrekking op de structurele
 herinvesteringsruimte die een a m b t e l i j k e fusie op diende te leveren. Met de ambtelijke
 fusie w e r d beoogd structurele f i n a n c i ë l e en formatieve ruimte vrij te s p e l e n , die
 v e r v o l g e n s weer in de g e z a m e n l i j k e organisatie wordt g e ï n v e s t e e r d . In het kader dat
 door de raden is m e e g e g e v e n staat g e f o r m u l e e r d dat: 'Het bedrijfsplan              moe
                                                                                                         t
 overtuigend          aan
                       t onen da  t er financiële en format ieve ruim       t e kan ont st aan             door

  Versie datum: 10-8-2017 17:03:01                                                                                            2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                             -4-

samenvoeging    van minimaal Ĝ1.500.000,00                   - ŝ1.900.000,00  en wanneer dit kan
ontstaan.' In het r a a d s v o o r s t e l van d e c e m b e r 2016 was dit als volgt i n g e s c h a t :


Overhead                                                         800.000   -   900.000
Primair Proces                                                   100.000   -   200.000
Huisvesting                                                      200.000   -   300.000
ICT                                                              400.000   -   500.000
Totale f i n a n c i ë l e en f o r m a t i e v e              1.500.000   - 1.900.000
herinvesteringsruimte

De totale h e r i n v e s t e r i n g s r u i m t e (op basis van het eerste resultaat van het bedrijfsplan
a a n g e v u l d met de v e r d i e p e n d e o n d e r z o e k e n ) komt uit op C 1.241.000. H i e r m e e wordt
niet aan de door de u als raden g e s t e l d e kaders v o l d a a n . Dit bedrag is als volgt
opgebouwd:

Overhead                                                         747.000
Primair Proces                                                         0
Huisvesting                                                      186.000
ICT                                                              308.000
Totale f i n a n c i ë l e en f o r m a t i e v e              1.241.000
herinvesteringsruimte

Uit de toets van Berenschot is tevens het inzicht ontstaan, dat een deel van deze
h e r i n v e s t e r i n g s r u i m t e mogelijk ook zelfstandig kan w o r d e n g e v o n d e n , bijvoorbeeld op
de onderdelen huisvesting en f o r m a t i e .

Project-, frictie- en              desintegratiekosten
De project-, frictie- en d e s i n t e g r a t i e k o s t e n komen uit op C 4 . 3 8 5 . 0 0 0 . Dit bedrag
bestaat uit p r o j e c t k o s t e n , kosten s a m e n h a n g e n d met l&A en personele k o s t e n . Ten
aanzien van de project-, frictie- en d e s i n t e g r a t i e k o s t e n heeft de raad v a n Houten in
d e c e m b e r 2016 een a m e n d e m e n t geplaatst. Daarbij is de hoogte van de totale
frictiekosten begrensd tot 2,5 maal de potentiële herinvesteringsruimte. Dit betekent,
met inachtneming van het huidige bedrag aan herinvesteringsruimte, dat de
frictiekosten maximaal C 3.102.500 m o g e n bedragen (2,5 maal C 1.241.000). De
w e r k e l i j k e berekende frictiekosten b e d r a g e n C 4.385.000.

3.1. Vanuit bedrijfseconomisch                 perspectief     ligt een ambtelijke   fusie niet v oor de      hand.

De colleges van Houten en W i j k bij Duurstede hebben elkaar de a f g e l o p e n periode
goed leren kennen en zijn elkaar nog meer gaan w a a r d e r e n . Zij zien m e e r w a a r d e in
het s a m e n w e r k e n van beide organisaties om de Houtense en W i j k s e ambities en
o p g a v e n goed het hoofd te kunnen blijven bieden. Het is d a a r o m spijtig om te moeten
constateren dat de g e d a n e o n d e r z o e k e n uiteindelijk niet tot de uitkomst hebben
g e l e i d , zoals dit vooraf w e r d g e h o o p t en v e r w a c h t . De financiële vertaling van de
contouren van de g e z a m e n l i j k e organisatie past niet binnen de kaders van de raden
(zie a r g u m e n t a t i e bij beslispunt 2) en levert daarmee niet de ruimte op, die nodig is
om een g e z a m e n l i j k e krachtige organisatie te ontwikkelen. Om die reden ligt een
ambtelijke fusie niet voor de h a n d .

De colleges hebben d a a r o m op 4 juli 2 0 1 7 besloten om geen v e r d e r e v o o r b e r e i d i n g e n
te treffen voor het a a n g a a n van een ambtelijke fusie tussen de g e m e e n t e n Houten en
W i j k bij D u u r s t e d e . Met dit raadsvoorstel wordt daarom aan uw raad g e v r a a g d het
ambtelijke fusietraject Houten - W i j k bij Duurstede te b e ë i n d i g e n . A a n de raad van
g e m e e n t e Wijk bij Duurstede wordt hetzelfde g e v r a a g d .

 Participatie
De fase van uitwerking van het bedrijfsplan was een intensief traject, w a a r i n veel
m e d e w e r k e r s hebben g e p a r t i c i p e e r d .




  Versie datum: 10-8-2017 17:03:01                                                                           2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>a.      Medewerkers
Deze fase heeft inzet van meer m e d e w e r k e r s g e v r a a g d dan de v o o r g a a n d e f a s e . De
hele organisatie merkte hier iets v a n . Belangrijk dus om alle m e d e w e r k e r s g o e d
a a n g e h a a k t te laten zijn bij wat er g e b e u r d e .

Algemeen
De in mindere mate actief betrokken m e d e w e r k e r s zijn steeds g e ï n f o r m e e r d over het
proces, belangrijke stappen en de v o o r t g a n g van het bedrijfsplan via v e r s c h i l l e n d e
c o m m u n i c a t i e k a n a l e n (intranet, g e z a m e n l i j k katern voor Houten en W i j k bij D u u r s t e d e
in het p e r s o n e e l s b l a d InHout, bijpraatsessies, ( t e a m ) o v e r l e g g e n ) . Via een apart
e m a i l a d r e s en i n l o o p m o m e n t e n konden zij met hun v r a g e n terecht bij het p r o j e c t t e a m .

Werkgroepen
Voor de uitwerking van verschillende o n d e r d e l e n van het bedrijfsplan zijn
w e r k g r o e p e n ingesteld. In de w e r k g r o e p e n zaten m e d e w e r k e r s uit Houten en uit W i j k
bij D u u r s t e d e . Ze kregen een duidelijke o p d r a c h t mee met o p l e v e r i n g s d a t u m . De
voorzitters van de w e r k g r o e p e n zijn tot de o p l e v e r i n g van hun onderdeel w e k e l i j k s bij
elkaar g e w e e s t om elkaar te informeren en met elkaar af te s t e m m e n . Omdat in zeer
korte tijd veel werk verzet moest w o r d e n zijn a f s p r a k e n met het m a n a g e m e n t g e m a a k t
over de b e n o d i g d e ambtelijke capaciteit.

Management
Het m a n a g e m e n t van beide g e m e e n t e n is door de projectgroep regelmatig bijgepraat
over het proces en de stand van zaken rond de uitwerking van de fusie. Ook zijn de
m a n a g e r s betrokken geweest bij de v o r m i n g van en v o o r t g a n g in de w e r k g r o e p e n .
Door het m a n a g e m e n t steeds te informeren v o r m d e n zij de schakel tussen
projectgroep en overige m e d e w e r k e r s . Met het m a n a g e m e n t zijn afspraken g e m a a k t
over de b e n o d i g d e ambtelijke capaciteit voor het f u s i e p r o c e s . Er is zoveel mogelijk
gezocht naar mogelijkheden om met elkaar te v e r a n d e r e n in het dagelijks w e r k .
Echter, op enkele onderdelen was het noodzakelijk om uren van m e d e w e r k e r s tijdelijk
uit te breiden en in uitzonderlijke gevallen zijn m e n s e n tijdelijk i n g e h u u r d . De kosten
hiervan zijn betaald uit het w e r k b u d g e t . Ook is het m a n a g e m e n t betrokken bij het in
kaart b r e n g e n van de kwaliteitsverbetering.

b. Ondernemingsraad                   en Georganiseerd                 Overleg
Als v e r t e g e n w o o r d i g i n g van de m e d e w e r k e r s is de OR door de bestuurder in de
a f g e l o p e n periode veelvuldig, via O v e r l e g v e r g a d e r i n g of op informele wijze (vaak door
de p r o j e c t g r o e p ) , m e e g e n o m e n in het proces en op de hoogte gebracht van
o n t w i k k e l i n g e n en t u s s e n r e s u l t a t e n . De O R ' e n van Houten en Wijk bij Duurstede
hebben advies g e g e v e n op het plan van a a n p a k en de inhuur van e x t e r n e n .

D a a r n a a s t heeft de OR van Houten naar a a n l e i d i n g van het collegebesluit op 4 juli
een o n g e v r a a g d advies g e g e v e n aan de W O R - b e s t u u r d e r . In zijn advies geeft de OR
aan dat hij het collegebesluit dat op 4 juli is g e n o m e n steunt. De OR spreekt in zijn
advies w a a r d e r i n g uit voor het feit dat er in het proces voortdurend a a n d a c h t is
g e w e e s t voor inbreng vanuit de OR en de b e l a n g e n en gevoelens van m e d e w e r k e r s .
Met het G e o r g a n i s e e r d Overleg zijn de v o o r b e r e i d i n g e n getroffen voor het instellen
van een intergemeentelijk (bijzonder) g e o r g a n i s e e r d o v e r l e g .

c. Raad
Op 4 april en 15 mei zijn er bijeenkomsten g e w e e s t voor beide g e m e e n t e r a d e n
s a m e n . Tijdens deze b i j e e n k o m s t e n is informatie g e g e v e n over de stand van z a k e n
rond het opstellen van het bedrijfsplan. Ook zijn meningen gepeild over specifieke
o n d e r d e l e n die met de fusie te maken h e b b e n , zoals de juridische vorm en de
bestuurlijke nabijheid. Op 4 juli is de raad van Houten bijgepraat over het besluit dat
het college die dag heeft g e n o m e n .

 d. Externe  partijen
 In deze fase (tot 4 juli) is c o m m u n i c a t i e met externe partijen niet aan de orde
 geweest.




  Versiedatum: 10-8-2017 17:03:01                                                                                2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                            -6-


Communicatie
Op 4 juli j l . hebben de colleges van Houten en W i j k bij D u u r s t e d e besloten de
v o o r b e r e i d i n g e n voor de ambtelijke fusie te s t o p p e n . Dit besluit is breed intern en
extern g e c o m m u n i c e e r d naar:
      -      OR - op de h o o g t e g e b r a c h t van het v o o r n e m e n om het besluit te nemen via
             een O v e r l e g v e r g a d e r i n g met de bestuurder.
      *      M e d e w e r k e r s - via m e d e w e r k e r s b i j e e n k o m s t e n in Houten en W i j k bij
             Duurstede op 4 j u l i .
      -      M e d e w e r k e r s BOR - naast de m e d e w e r k e r s b i j e e n k o m s t e n zijn er aparte
             b i j e e n k o m s t e n g e o r g a n i s e e r d met BOR Houten en BOR W i j k bij Duurstede
             over het v e r v o l g .
       *     B u u r g e m e e n t e n , Provincie, G e m e e n s c h a p p e l i j k e Regelingen en
             s a m e n w e r k i n g s p a r t n e r s - via een email van de b u r g e m e e s t e r s .
       *     Pers - via een persbericht en het wekelijks p e r s g e s p r e k in H o u t e n .
       » Inwoners - via w e b s i t e s g e m e e n t e Houten en W i j k bij D u u r s t e d e , Facebook en
             Twitter.
       -      Raad - op 4 juli v o o r a f g a a n d aan de reguliere raad bijgepraat over het besluit
             van het c o l l e g e



Financiën
In het r a a d s m e m o van 6 d e c e m b e r 2016 is een o n d e r b o u w i n g g e g e v e n van het
gevraagde w e r k b u d g e t v a n C 500.000 totaal. De drie categorieën w a a r a a n het budget
besteed kon w o r d e n zijn v e r v a n g i n g s i n h u u r , inhuur externe expertise/advies en
algemeen w e r k b u d g e t . De d a a d w e r k e l i j k e besteding van het budget ziet er tot op
heden als volgt uit:
Vervangingsinhuur:                   C 94.000
Inhuur externe e x p e r t i s e :   C 70.000
Algemeen werkbudget:                 C        6.000

Dat betekent dat er in totaal ë 170.000 door de t w e e g e m e e n t e n s a m e n besteed is van
de beschikbaar g e s t e l d e ê 500.000. Voor Houten komt dit neer op een bedrag van
circa Ê 113.000.

Kanttekeningen
3.1    De noodzaak tot duurzame                   versterking      van de organisatie          is met dit      besluit
zeker niet van tafel.

Het doen van i n v e s t e r i n g e n in de eigen organisatie is dus nog steeds van groot
belang, om de a m b i t i e s en o p g a v e n naar de t o e k o m s t toe w a a r te kunnen blijven
maken.
In de perspectiefnota 2 0 1 8 is de raad gevraagd in te s t e m m e n met het beschikbaar
stellen van 6 6 0 0 . 0 0 0 in 2018 en C 600.000 in 2 0 1 9 voor de tijdelijke versterking van
de formatie (circa 8 f t e ) . De o v e r b r u g g i n g s p e r i o d e 2 0 1 8 - 2 0 1 9 biedt tijd om te
o n d e r z o e k e n in h o e v e r r e deze tijdelijke formatie op termijn structureel nodig is om te
komen tot k w a l i t e i t s v e r b e t e r i n g en k w e t s b a a r h e i d s v e r m i n d e r i n g van (strategische)
plaatsen in de o r g a n i s a t i e . Bij het opstellen van de p e r s p e c t i e f n o t a 2 0 1 8 was een
ambtelijke fusie met W i j k bij Duurstede hiervoor het perspectief. Nu het college heeft
besloten om de v o o r b e r e i d i n g e n tot een ambtelijke fusie stop te z e t t e n , moet opnieuw
w o r d e n bekeken wat de nieuwe koers daarin moet zijn (zie ook collegebrief
'collegebesluit a m b t e l i j k e fusie Houten - Wijk bij D u u r s t e d e ' d . d . 4 juli 2 0 1 7 ) .
Zie verder onder V o o r t g a n g .

Voortgang
    "   Goede buren
De kwaliteit van de o n d e r z o e k s r e s u l t a t e n door de g e z a m e n l i j k e inspanningen en het
proces zelf de a f g e l o p e n j a r e n , tonen aan dat s a m e n w e r k i n g t u s s e n beide
organisaties zijn v r u c h t e n a f w e r p t . De o n d e r z o e k e n geven g o e d e en gedetailleerde
inzichten in allerlei kwaliteits- en k w e t s b a a r h e i d s a s p e c t e n van de beide organisaties.
Ook s a m e n w e r k i n g op het gebied van de o m g e v i n g s v i s i e , h a n d h a v i n g , inkoop,
basisregistraties BGT en B A G , en sociaal intranet blijkt succesvol te zijn. Ondanks dat
de ambtelijke fusie vanuit bedrijfseconomisch perspectief niet realistisch is, is het wel

  Versie datum: 10-8-2017 17:03:01                                                                                 2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>                                                           -7-

van belang om vast te houden aan deze vruchtbare s a m e n w e r k i n g in het K r o m m e
Rijngebied.

    *    Pilot Beheer Openbare              Ruimte
Bij de start van de pilot is afgesproken dat deze een looptijd heeft tot 31 december
2017, met het oog op de beoogde startdatum van de nieuwe w e r k o r g a n i s a t i e per 1
januari 2 0 1 8 . Als de ambtelijke fusie geen d o o r g a n g vindt, betekent dit dat deze pilot
ook d a a d w e r k e l i j k stopt per 31 december 2 0 1 7 , of zoveel eerder als mogelijk. De
beide organisaties gaan de taken op het gebied van het beheer van de openbare
ruimte zo s p o e d i g mogelijk weer zelfstandig u i t v o e r e n . De z o m e r p e r i o d e wordt benut
om helderheid te krijgen over het proces dat daarvoor g e z a m e n l i j k en zelfstandig moet
worden gelopen.

       *      Eigen            organisatie
Het o n d e r z o e k naar een ambtelijk fusie met W i j k bij D u u r s t e d e heeft ons waardevolle
informatie o p g e l e v e r d over onszelf. Over waar we goed in zijn en wat onze z w a k k e
punten zijn. Deze inzichten helpen ons bij het invullen van onze nieuwe koers.
Daarnaast heeft het o n d e r z o e k naar een ambtelijke fusie ons geleerd dat structurele
h e r i n v e s t e r i n g s r u i m t e op de onderdelen m a n a g e m e n t , o v e r h e a d en huisvesting ook
voor een deel door Houten op eigen kracht kan w o r d e n g e r e a l i s e e r d . Dit is bevestigd
in het rapport van Berenschot. Het is de v e r w a c h t i n g dat d a a r d o o r een substantieel
gedeelte van de b e n o d i g d e investering in de eigen o r g a n i s a t i e binnen bestaande
budgetten kan w o r d e n g e r e a l i s e e r d . Bij de begroting 2 0 1 8 h o p e n wij u de eerste
indicaties te kunnen g e v e n .
Het is van belang om op korte termijn een zorgvuldig beeld te hebben van de
h e r i n v e s t e r i n g s m o g e l i j k h e i d in de eigen organisatie. D a a r o m heeft het college de
g e m e e n t e s e c r e t a r i s de opdracht gegeven om in beeld te b r e n g e n waar Houten op
eigen kracht f o r m a t i e v e en financiële ruimte kan c r e ë r e n .

Houten gaat op eigen kracht verder langs drie lijnen:
1.        Met h e r n i e u w d e inzet het proces van o r g a n i s a t i e o n t w i k k e l i n g v o r m g e v e n .
2.        Proces opstarten om te ontdekken waar op eigen kracht structureel financiële
en f o r m a t i e v e ruimte te s c h e p p e n is
3.        Met behulp van de in de Perspectiefnota 2018 v r i j g e g e v e n incidentele
middelen, de periode tot structurele versterking o v e r b r u g g e n .

Zoals g e z e g d zal naar v e r w a c h t i n g het beeld van de f o r m a t i e v e en financiële ruimte
bij de begroting 2018 nog niet volledig zijn. Uiteraard is dit wel onderdeel van het
o v e r d r a c h t s d o c u m e n t 2 0 1 8 . Als uit het onderzoek van de g e m e e n t e s e c r e t a r i s blijkt dat
er meer a a n v u l l e n d e middelen nodig zijn dan zelfstandig k u n n e n w o r d e n g e v o n d e n ,
wordt dit m e e g e n o m e n in het financieel perspectief in het o v e r d r a c h t s d o c u m e n t 2018.

Mocht het nodig zijn, dan zullen aan het college en de raad a a n v u l l e n d e voorstellen
w o r d e n v o o r g e l e g d ten a a n z i e n van middelen voor structurele versterking van de
organisatie.

Evaluatie
N.v.t.


Houten, 15 augustus 2017
het college van b u r g e m e e s t e r en wethouders van de g e m e e n t e Houten
de s e c r e t a r i s ,             de burgemeester,




 H.S. den Bieman                        W . M . de Jong




  Versie datum: 10-8-2017 17:03:01                                                                              2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>                                                  8




M e e g e z o n d e n bijlagen bij dit voorstel
1.   'Eerste resultaat bedrijfsplan', 18 mei 2 0 1 7
2.   Rapport toets Berenschot bedrijfsplan Houten - Wijk bij Duurstede, 4 mei 2017
3.   Reactie op a a n b e v e l i n g e n Berenschot, 27 juni
4.   E i n d r a p p o r t a g e verdiepend o n d e r z o e k l&A, 16 juni 2017
5.   De 3 K's o p n i e u w onder de loep, 21 juni 2 0 1 7
6.   Eindrapport evaluatie BOR s a m e n w e r k i n g , 29 juni 2 0 1 7

Digitale bijlagen




Verantwoordelijke wethouder(s)
1 poho
 e




2 poho
 e
                  Nvt

Zaaknummer
17CV000317

Collegevoorstel n u m m e r
BWV17.0246




 Versie datum: 10-8-2017 17:03:01                                             2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Raadsbesluit                                                                                                          MP          ļ ļ H ļ ļ


                                                                                                                      fff


                                                                                                                      p   p
Voorstelnummer: 2017-076                                                                                                      '

                                                                                                                                     3
Onderwerp
Voorstel beëindigen traject ambtelijke fusie met Wijk bij Duurstede                                                                  ŝ
De raad van de gemeente Houten heeft het voorstel van het college van burgemeester en
wethouders d.d. 15 augustus 2017 gelezen en besluit:

    1.   De o n d e r z o e k s r e s u l t a t e n , die in het kader van het opstellen van
         het bedrijfsplan voor de a m b t e l i j k e fusie Houten - Wijk bij
         Duurstede zijn o p g e h a a l d , voor kennisgeving aan te n e m e n .

    2.   De conclusie te o n d e r s c h r i j v e n dat de o n d e r z o e k s r e s u l t a t e n niet
         passen binnen de kaders zoals vastgesteld op 15 d e c e m b e r 2016.

    3.   Het ambtelijke fusietraject te b e ë i n d i g e n .


Dit is besloten in de openbare vergadering van de raad op 19 september 2017.

De raad van de g e m e e n t e H o u t e n ,
de griffier,




                                      W . M . de Jong




Versie datum: 10-8-2017 17:03:01                                                                           2017-076
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>