<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Vooruit met het verleden
Beleidsplan Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht
2019-2022
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inhoudsopgave
Samenvatting ................................................................................................................................................... 3

Inleiding ........................................................................................................................................................... 4

1.      Missie, visie en kernwaarden ................................................................................................................... 5
     Missie .................................................................................................................................................................. 5
     Visie: het RHC en zijn omgeving in 2022 ............................................................................................................. 5
        Informatiebewuste overheden ....................................................................................................................... 5
        RHC helpt en ontzorgt ..................................................................................................................................... 6
        Gebruikers worden partners ........................................................................................................................... 6
        Samenwerken moet ........................................................................................................................................ 7
     Kernwaarden ....................................................................................................................................................... 7

2.      Het RHC als partner van overheden .......................................................................................................... 8
     Actielijn 1: Adviseren en faciliteren ..................................................................................................................... 8
     Actielijn 2: Toezicht ............................................................................................................................................. 9
     Actielijn 3: E-depot ............................................................................................................................................ 10
     Actielijn 4: Overbrengen en/of uitplaatsen ....................................................................................................... 11

3.      Het RHC als partner van het publiek ....................................................................................................... 13
     Actielijn 5: Dienstverlening op afstand.............................................................................................................. 14
     Actielijn 6: Dienstverlening op locatie ............................................................................................................... 15
     Actielijn 7: Publieksactiviteiten en educatie ...................................................................................................... 17
     Actielijn 8: Publieksonderzoek ........................................................................................................................... 17

4.      Het RHC als geheugen van de regio ........................................................................................................ 18
     Actielijn 9: Toegankelijkheid.............................................................................................................................. 18
     Actielijn 10: Digitalisering ................................................................................................................................. 20
     Actielijn 11: Acquisitie ....................................................................................................................................... 21
     Actielijn 12: Preventie en conservering ............................................................................................................. 21

5.      Het RHC als moderne organisatie ........................................................................................................... 23
     Actielijn 13: Organisatie- en personeelsontwikkeling ....................................................................................... 23
     Actielijn 14: Samenwerking en kennisdeling ..................................................................................................... 24
     Actielijn 15: Communicatie ............................................................................................................................... 25
     Actielijn 16: Huisvesting en ICT ......................................................................................................................... 25
     Actielijn 17: Financiën ....................................................................................................................................... 27

Colofon .......................................................................................................................................................... 28




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                                                                                    2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Samenvatting
Het RHC Zuidoost Utrecht is een volwaardige archiefdienst die overheden in hun archiefbeheer ondersteunt
en ontzorgt en burgers in aanraking brengt met het verleden.

De komende jaren is er voor het RHC en zijn gemeentelijke partners veel te doen om hun steeds digitalere
informatiehuishoudingen op orde te krijgen en te houden. Manipulatie en verval van digitale informatie
kunnen het functioneren van gemeenten ernstig bemoeilijken en het vertrouwen van burgers aantasten.
Daarom moeten de gemeente met behulp van het RHC tijdig maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat
hun archieven duurzaam toegankelijk en betrouwbaar blijven. Dat vergt veel inspanningen en investeringen
van beide kanten. Het RHC zal niet alleen meer als toezichthouder optreden maar ook en in toenemende mate
als adviseur die de gemeenten voedt met kennis, instrumenten en hulpmiddelen. De fysieke bewaarplaats
krijgt een digitale evenknie in het e-depot. Overheden die dat willen, kunnen hun papieren archieven versneld
bij het RHC onderbrengen zodat zij hun handen vrij hebben voor de digitale opgaven.

Het RHC Zuidoost Utrecht heeft zeer tevreden klanten. Om dat zo te houden, werkt het RHC de komende
jaren hard aan de digitale beschikbaarheid van de collectie. Meer en betere toegangen en meer gescande
bronnen op internet zetten is het devies. De vernieuwing en verbetering van de website is daarvoor cruciaal.
Ook zorgt het RHC dat zijn bronnen via andere veel geraadpleegde onlineplatforms vindbaar zijn. Daarnaast
blijft de studiezaaldienstverlening voor een trouwe en productieve bezoekersgroep van belang. Samen met
lokale cultuurhistorische partners zorgt het RHC ervoor dat de collectie via lezingen, tentoonstellingen,
educatieprojecten en publicaties ook ten goede komt aan de grote groepen geschiedenisliefhebbers die zelf
geen onderzoek doen. Regelmatig publieksonderzoek draagt bij aan de effectiviteit van het publieksbeleid.

Achter de schermen werkt het RHC voortdurend aan de verbetering van de collectie en de toegankelijkheid
daarvan. Met behulp van vrijwilligers maakt het RHC indexen op geografische en persoonsnamen, waardoor
mensen makkelijker en sneller tot betere zoekresultaten komen. De komende jaren digitaliseert het RHC de
notariële archieven en de bestuursnotulen van dorpen, steden en kerken. Interessante aanwinsten die een
aanvulling vormen op de overheidsarchieven blijven welkom. Om te zorgen dat de tand des tijds de collectie
niet aantast, voert het RHC een zorgvuldig preventie- en conserveringsbeleid.

De organisatie moet meegroeien en -veranderen met het takenpakket en met de wensen en verwachtingen
van de gemeenten en het publiek. De adviestaak en de implementatie en het beheer van het e-depot zijn
nieuwe taken die extra formatie vergen. Een strategisch personeelsplan en goede samenwerkingen met
collega-instellingen moeten ervoor zorgen dat het RHC de nieuwe ontwikkelingen en het verwachte
personeelsverloop goed aankan. Uitbreiding van de kantoor- en de depotruimte is nodig om de groei van de
organisatie en de collectie op te kunnen vangen.

Het RHC houdt vast aan zijn sobere en doelmatige bedrijfsvoering. Niettemin brengen de ontwikkeling van
het takenpakket en de veranderende behoeften van partners en publiek extra structurele en incidentele
kosten met zich mee. Zonder die investeringen kan het RHC geen volwaardige archiefdienst blijven. Daar
staat tegenover dat het RHC ook mogelijkheden ziet om extra inkomsten te verwerven door extra diensten te
leveren aan de partners en door contracten af te sluiten met de gemeenschappelijke regelingen in het
verzorgingsgebied.

Onzekere factoren in het plan zijn de toetreding van de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden danwel de
uittreding van de gemeente Vianen. Deze beslissingen zullen niet zozeer van invloed zijn op de koers als
zodanig, maar vooral op het tempo waarin de voorgenomen acties zullen worden uitgevoerd.



Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                     3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Inleiding
De geschiedenis staat nooit stil. Hetzelfde geldt voor al die archiefinstellingen die historisch onderzoek
mogelijk maken. Ook het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht is in beweging en opereert in een
omgeving die zeer dynamisch is. De digitalisering is de motor van die dynamiek en brengt ingrijpende
veranderingen teweeg in het werk van de aangesloten gemeenten en de manier waarop mensen en
organisaties informatie produceren en gebruiken.

Het RHC Zuidoost Utrecht fungeert als het geheugen van de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse
Heuvelrug, Vianen en Wijk bij Duurstede. Het is een kleine maar volwaardige archiefdienst met wettelijke
taken op het gebied van beheer, beschikbaarstelling en toezicht en een faciliterende taak als kennis- en
informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis. Het RHC vervult die taken goed.
Het heeft een grote collectie die een betrouwbaar en representatief beeld geeft van de geschiedenis van de
regio en het handelen van de aangesloten overheidsorganen.
Ons werk is belangrijk voor onze overheidspartners. Zij moeten kunnen teruggrijpen op betrouwbare
informatie om goed te kunnen functioneren. Het is ook in het belang van de lokale volksvertegenwoordigers
en burgers. Die moeten de overheid kunnen controleren en archieven kunnen gebruiken om transacties,
rechten en plichten te bewijzen. En het is onmisbaar voor onderzoekers en geschiedenisliefhebbers nu en
later, om het verleden te kunnen bestuderen en tot leven te kunnen wekken.

Om in deze digitale tijd voor partners en publiek relevant te blijven, moet het RHC de komende jaren een paar
grote stappen zetten. Het bestuur gaf daartoe in 2017 de aanzet. Het was zijn wens om een natuurlijk groeipad
uit te zetten zodat het RHC als een volwaardige archiefdienst kan blijven functioneren. Van meet af aan was
duidelijk dat dit extra investeringen vergt ten behoeve van het digitale informatiebeheer van en voor de
aangesloten gemeenten.
In samenspraak met bestuurders, medewerkers, gemeentelijke informatiebeheerders, vrijwilligers, vrienden,
                                                                                                            1
bezoekers, cultuurhistorische partners en particuliere archiefvormers hebben wij dit pad sindsdien verkend.
Hun waardevolle bijdragen klinken door in dit stuk.

Het stuk vertrekt vanuit de in hoofdstuk 1 beschreven missie, visie en kernwaarden van het RHC. De
hoofdstukken 2 tot en met 5 gaan nader in op de taken van het RHC en op de gevolgen van de plannen voor de
bedrijfsvoering. In 17 actielijnen beschrijven we wat ons de komende jaren te doen staat om onze missie waar
te maken. Een nadere uitwerking van alle genoemde acties volgt in de jaarplannen. Hoofdstuk 2 gaat in op de
rollen die het RHC speelt bij en voor zijn overheidspartners: vraagbaak, adviseur, toezichthouder en
archiefbeheerder. Die rollen gaan meer van onze organisatie vragen de komende jaren, omdat de snelle
digitalisering van het werk van gemeenten en intergemeentelijke samenwerkingsverbanden veel nieuwe
vragen en ondersteuningsbehoeften oproept. Hoofdstuk 3 heeft betrekking op het samenspel tussen het RHC
en het publiek. De manier waarop mensen archieven (willen) gebruiken verandert onder invloed van de
digitalisering. Wij moeten soepel meebewegen met en anticiperen op deze ontwikkelingen. In hoofdstuk 4
staat het werk achter de schermen centraal: dat wat nodig is om het RHC ook in de toekomst te laten
fungeren als geheugen van de regio. Hoofdstuk 5 tenslotte beschrijft de ontwikkelingen die de organisatie
moet doormaken om als volwaardige archiefdienst te kunnen blijven functioneren in deze tijden van snelle en
voortdurende veranderingen.
Centraal in het plan staat de interactie tussen het RHC en zijn omgeving: het brede maatschappelijk verband,
de gemeentelijke overheden en diensten en het cultuurhistorisch geïnteresseerde publiek. Deze interactie
beïnvloedt de inhoudelijke en organisatorische keuzes van het RHC en is medebepalend voor onze werkwijze
in de komende jaren.
1
  De belangrijkste stappen in dit proces liggen vast in de notitie Bouwstenen voor de discussie over de toekomst van het RHC Zuidoost
Utrecht (vastgesteld in bestuursvergadering 12/4/2017), in de notitie Missie en visie: het RHC Zuidoost Utrecht in het jaar 2022 (vastgesteld
in bestuursvergadering 18/4/2018) en in de notitie Nadere onderbouwing Missie en visie (vastgesteld in bestuursvergadering 5/7/2018).

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                                                      4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>1. Missie,
   Missie, visie en kernwaarden

Missie
Het RHC Zuidoost Utrecht maakt kennis van informatie.
Voor de aangesloten gemeenten is het RHC zowel een strategische als een uitvoerende partner op het gebied
van de kwaliteit en rechtmatigheid van het informatiebeheer. Samen zorgen gemeenten en RHC dat de
gemeentelijke archieven houdbaar, bruikbaar en betrouwbaar blijven, ook op lange termijn.
Voor de burgers in het verzorgingsgebied is het RHC een publieksgerichte erfgoedinstelling die met en voor
hen historische informatie veiligstelt, verrijkt en laagdrempelig toegankelijk maakt en zo bijdraagt aan het
vergroten van de regionaal-historische kennis.


Visie: het RHC en zijn omgeving in 2022

Het RHC heeft zich in 2022 ontwikkeld tot een wendbare organisatie die goed weet in te spelen op de
veranderende vragen en behoeften van partners en publiek. Digitalisering, internet en kunstmatige
intelligentie zijn de dominante krachten die het RHC en zijn omgeving uitdagen en uitnodigen om anders te
werken.




                                                                                                                   1.


Informatiebewuste overheden
Overheden opereren in toenemende mate in netwerken, ketens en samenwerkingsverbanden. Steeds vaker
doen zij dat in co-creatie met burgers en maatschappelijke partners. Steeds minder vaak verloopt dat volgens
een strak omlijnd plan. Liever vinden zij al doende uit hoe overheidsprocessen en -dienstverlening digitaal het
beste werken. Informatie is hierbij een cruciale factor, een grondstof die steeds opnieuw kan worden
hergebruikt. Het cumuleren, combineren en aggregeren van digitale informatie is een onuitputtelijke bron van
waardevermeerdering voor overheid en samenleving. Archieven ontwikkelen zich zodoende tot goudmijnen
voor sturings- en managementinformatie, voor prognoses en evaluaties, voor gefundeerde risico-
inschattingen en kansberekeningen.


Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                     5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Een en ander leidt ertoe dat de bij het RHC aangesloten overheidsorganen in 2022 meer informatie gedurende
lange tijd en/of permanent bewaren. Goed informatiebeheer heeft een hoge prioriteit gekregen bij
bestuurders en managers. Zij investeren in het informatiebewustzijn en de informatievaardigheden van de
hele organisatie. DIV- of informatiebeheersfuncties uit het papieren tijdperk hebben in 2022 grotendeels
plaatsgemaakt voor advies- en controlefuncties.
Alle gemeenten hebben in 2022 hun archiefvorming grotendeels gedigitaliseerd. Vooraf bepalen
                   2
proceseigenaren in samenspraak met I-adviseurs wat de potentiële waarde van informatie is en wie daarvan
wanneer en waarvoor gebruik moeten kunnen maken. Hoe informatiestromen lopen en wie in ketens en
samenwerkingsverbanden voor welke informatie verantwoordelijk is. En aan welke kwaliteitseisen moet
worden voldaan om de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van informatie gedurende de hele
bewaartermijn te kunnen garanderen.
Afspraken over dat alles worden gemaakt in het Strategisch Informatieoverleg en zo mogelijk meegenomen in
het ontwerp van processen, informatiearchitectuur en applicaties. Archiveren wordt zo steeds meer een
onderdeel van het bedrijfsproces en een verantwoordelijkheid van proceseigenaren. De gemeentelijke
informatiespecialisten ondersteunen hen daarbij met kennis en advies en voeren doorlopend
kwaliteitscontroles uit. Zodoende hebben de gemeenten in 2022 hun informatiebeheer grotendeels op orde
en zijn zij klaar om aan te sluiten op een e-depotvoorziening. Zo kunnen zij ervan op aan dat belangrijke
informatie gedurende lange tijd betrouwbaar en toegankelijk blijft.

RHC helpt en ontzorgt
Door deze ontwikkelingen heeft het partnerschap tussen het
RHC en de deelnemers een andere lading gekregen. Wij zijn
naast uitvoeringspartner ook strategisch adviseur van
gemeenten en gemeenschappelijke regelingen geworden.
Overheden en RHC werken samen gericht en programmatisch
aan de duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de
overheidsarchieven. Het RHC reikt zijn overheidspartners de
helpende hand. De archivaris levert goede bijdragen aan het
Strategisch Informatieoverleg. De adviseurs digitale
informatievoorziening dragen kennis en instrumenten aan voor
een duurzaam informatiebeheer. De archiefinspecteur kijkt
kritisch mee met de archiefvormers en houdt management en
bestuurders scherp. In 2022 is het RHC klaar om een
afgewogen keuze te maken voor een e-depotvoorziening en
zijn de overheden klaar om hun archieven daarin onder te
brengen. De meeste papieren archieven zijn met hulp van het
RHC versneld in de archiefbewaarplaats opgenomen, zodat de
archiefvormers zich kunnen concentreren op de uitdagingen
die het digitale informatiebeheer met zich meebrengt.
                                                                              2.
Gebruikers worden partners
Ook in de erfgoedsector brengt de digitalisering veel verandering en ontwikkeling teweeg. De hoeveelheid
gedigitaliseerde bronnen en toegangen blijft gestaag groeien. De doorzoekbaarheid daarvan is enorm
verbeterd, doordat verschillende trends elkaar versterken: het als Open Data beschikbaar stellen van
collectiedata, de massale deelname van het publiek aan indiceringsprojecten via internet (crowdsourcing) en
de ontwikkelingen op het gebied van geautomatiseerde handschriftherkenning. Door de almaar in omvang en


2
 Daaronder wordt verstaan de voor een proces eindverantwoordelijke manager, die daarmee ook eindverantwoordelijk is voor het
vastleggen en archiveren van de procesgebonden informatie.



Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                                     6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>aantal groeiende datasets te koppelen, komen steeds nieuwe en onverwachte verbanden aan het licht.
Daardoor groeit het belang van erfgoedcollecties, niet alleen voor historisch onderzoek, maar voor allerhande
maatschappelijke en wetenschappelijke doeleinden.
Steeds meer partijen gaan dan ook aan de slag met het verrijken en ontsluiten van collectiedata. Daardoor
verandert de rol en positie van archiefinstellingen. Ze ontwikkelen zich anno 2022 tot spin in een web van
samenwerkingsrelaties met uiteenlopende gebruikers en gebruikersgroepen. Hun rol wordt in toenemende
mate het organiseren en mogelijk maken van waarde-creatie door derden.
De snelle ontwikkeling van de wensen en behoeften van gebruikers hebben het RHC ertoe gebracht om te
investeren in klantonderzoek, ingrijpende vernieuwing van de website en een toenemende oriëntatie op
erfgoedplatforms die specifieke doelgroepen bedienen. Gebruikers hebben invloed gekregen op de keuze
voor te digitaliseren bronnen. Het RHC bereikt doelgroepen van alle leeftijden in het hele verzorgingsgebied
door samen te werken met lokale partners in alle kernen en door de inzet van sociale media.

Samenwerken moet
Al deze ontwikkelingen stellen hoge eisen aan onze organisatie en haar medewerkers. De formatie is daarom
uitgebreid, taken zijn herschikt, functies opnieuw beschreven en de organisatie is anders ingericht. In het
personeelsbeleid ligt de nadruk op leren, ontwikkelen en samenwerken. Vooral dat laatste is belangrijker dan
ooit, zowel binnen de organisatie als tussen het RHC en de overheidspartners en tussen het RHC en andere
archiefinstellingen. Niemand kan de digitale uitdagingen alleen aan; iedereen heeft elkaar nodig.


Kernwaarden
Betrouwbaarheid, partnerschap en toegankelijkheid: dat zijn de kernwaarden van waaruit het RHC Zuidoost
Utrecht opereert. Deze waarden vormen het anker van de organisatie en de toetssteen voor haar handelen.
De archieffunctie gaat in essentie om het zorgen voor informatie die betrouwbaar is en kan dienen als bewijs.
Zeker in de digitale tijd, waarin nepnieuws hoogtij viert en informatie makkelijk te manipuleren is, dient dat
een groot maatschappelijk belang. Samen zorgen archiefvormers en -beheerders ervoor dat de informatie die
in de archiefbewaarplaats is opgenomen gegarandeerd authentiek en integer is.
Het RHC werkt vanuit het besef dat het goed vervullen van de archieffunctie een kwestie is van partnerschap.
Dat is altijd al zo geweest, maar geldt des te meer in het digitale tijdperk, waarin archiefprofessionals en -
instellingen nieuwe kennis moeten opbouwen door te leren van elkaars ervaringen met digitaal
informatiebeheer en digitale publiekstoepassingen.
Als publieke instelling met een publieke taak hecht het RHC eraan dat organisatie en collectie zo drempelloos
mogelijk toegankelijk zijn, zowel digitaal als fysiek.




                                                                                                      3.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                     7
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>2. Het RHC als partner van overheden
De overheidspartners van het RHC Zuidoost Utrecht zijn hard op weg naar volledige digitalisering van hun
informatiehuishouding. Het wordt daardoor een stuk ingewikkelder en kennisintensiever om informatie die de
moeite van het bewaren waard is toegankelijk en betrouwbaar te houden. Papier is geduldig. Een analoog
archief vergaat niet zo snel, ook al wordt er jaren niet naar omgekeken. Digitale informatie daarentegen is
vluchtig. Informatiedragers komen en gaan, programmatuur veroudert, hardware raakt in onbruik, de
informatie zelf is gevoelig voor manipulatie en verval. Om digitale bestanden langdurig toegankelijk en
betrouwbaar te houden, moeten ze actief worden beheerd. Dat vergt regelmatige conversie, goede
documentatie van de gebruikte software, zorgvuldige metadatering, adequate beveiliging en structurele
controle op virussen en fouten.
De aangesloten overheden zelf zijn primair verantwoordelijk voor de kwaliteit van hun informatiebeheer. In
                                                                                                      3
2017 en 2018 hebben zij onderzocht hoe het daarmee gesteld is. De zogenaamde KIDO-onderzoeken laten
zien dat er veel moet gebeuren om de gemeentelijke informatiehuishoudingen aan alle gebruiks- en juridische
eisen te laten voldoen. Alleen door alle noodzakelijke verbeteringen door te voeren, kunnen overheden de
omslag naar digitaal werken en archiveren op een verantwoorde manier maken.
Het RHC ondersteunt en ontzorgt de overheidspartners daarbij. Het is als ‘hoeder van het geheugen’ gericht
op en ingericht voor het langetermijnbeheer van informatie en de technische, wettelijke en kwaliteitseisen die
dat stelt. Als strategische partner leveren wij onze overheidspartners dan ook complementaire kennis en een
complementair perspectief op hun informatiebeheer. Als uitvoeringspartner zorgen wij voor het beheer en de
beschikbaarstelling van archieven.

Deze opgaven krijgen gestalte in de volgende actielijnen:

     1.   Adviseren en faciliteren
     2.   Toezicht
     3.   E-depot
     4.   Overbrengen en/of uitplaatsen


Actielijn 1: Adviseren en faciliteren
Aan de hand van de KIDO-onderzoeken werken alle partnergemeenten de komende jaren aan het op orde
brengen van hun informatiehuishouding. Zij hebben geïnventariseerd welke verbeterpunten zij gemeen
hebben en welke daarvan prioriteit moeten krijgen. Die punten willen zij graag samen met elkaar en met het
RHC aanpakken.

Gemeenschappelijke verbeterpunten van de deelnemers in het RHC Zuidoost Utrecht
1. actualiseren van formele kaders voor het informatiebeheer
2. strategie en regie; inrichten Strategisch Informatieoverleg
3. opstellen van een bewaarstrategie
4. audit en toetsing; interne controle; kwaliteitszorg
5. overzicht en analyse van het applicatielandschap
6. archiveren van projectinformatie
7. opleiding, training en bewustwording van medewerkers
8. vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties

Bron: verslag KIDO-workshop dd. 6 september 2018

3
  Het Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden (KIDO) is een instrument waarmee de VNG gemeenten helpt om te
voldoen aan art. 16 van de Archiefregeling, dat bepaalt dat overheidsorganen een kwaliteitssysteem voor hun informatiebeheer moeten
hebben.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                                            8
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>De partnergemeenten vragen ons vooral om modellen en voorbeelden aan te reiken, vraagbaak te zijn,
collegiale kennisuitwisseling te organiseren en te helpen met het maken van risico- en hotspotanalyses. Ook is
het van belang dat de archivaris een stevige adviserende rol speelt in het Strategisch Informatieoverleg dat
elke zorgdrager geacht wordt in te stellen. Dit overleg bespreekt en bewaakt het functioneren en de kwaliteit
van de informatiehuishouding van een overheidsorgaan en maakt in dat kader integrale en ketengerichte
belangenafwegingen. Het overleg heeft een wettelijk voorgeschreven rol bij het waarderen van informatie en
                                                                                              4
de gevolgen van die waardering voor selectie, vervreemding, overbrenging en openbaarheid.

Acties:
     Organiseren van structureel regio-overleg om de voortgang te bespreken, ervaringen uit te wisselen
        en/of concrete opgaven uit te werken (2019-2022);
     Deelnemen aan en voeden van het Strategisch Informatieoverleg (2019-2022);
     Opstellen en/of aanreiken van modellen voor het Besluit informatiebeheer, de Archiefverordening,
        het Handboek Vervanging en het Vervangingsbesluit (2019);
     Opstellen en/of aanreiken van modellen en hulpmiddelen om te komen tot een bewaarstrategie
        (2019-2022);
     Adviseren over de inrichting van interne controle op het informatiebeheer (2019-2022);
     Op verzoek leveren van bijdragen aan gemeentelijke opleidings-, trainings- en
        bewustwordingsprogramma’s (2019-2022).



Actielijn 2: Toezicht
De archiefinspecteur ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informatiebeheer van de
gemeenten voldoet aan de wettelijke eisen en monitort de voortgang en resultaten van de verbeterplannen
die naar aanleiding van de KIDO-onderzoeken zijn opgesteld. De gemeentearchivaris rapporteert daarover
rechtstreeks aan de bestuurscolleges. In het Strategisch Informatieoverleg wordt besproken of de rapportages
aanleiding geven tot aanpassing van de gemeentelijke verbeterplannen en de inzet van het RHC daarbij.
Omdat de KIDO-onderzoeken uit 2017/2018 gelden als een grondige nulmeting, zijn er in de komende jaren
geen integrale inspecties nodig. Het inspectieprogramma voorziet in aspectinspecties die focussen op die
aspecten die het meest urgent verbetering behoeven en die met het oog op het toekomstig beheer door het
RHC van belang zijn. Overbrenging, vervanging, vernietiging en de bescherming van persoonsgegevens
ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming hebben standaard de aandacht.
Wanneer daar aanleiding toe is, worden buiten het inspectieprogramma om incidentinspecties uitgevoerd.

Acties:
     Uitvoeren van aspectinspecties op basis van het werkplan/inspectieprogramma (2019-2022);
     Uitvoeren van incidentinspecties in voorkomende gevallen (2019-2022);
     Jaarlijks verslag uitbrengen van het toezicht aan de colleges van B&W en de besturen van de
        gemeenschappelijke regelingen (2019-2022);
     Bespreking van de jaarverslagen over het archieftoezicht in het Strategisch Informatieoverleg (2019-
        2022).




4
  De artikelen 3 en 7 van het Archiefbesluit schrijven voor dat bij het vaststellen van selectielijsten en besluiten tot vervreemding
betrokken moeten worden de voor de informatiehuishouding verantwoordelijke functionaris, de beheerder van de archiefbewaarplaats
en een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie. De
Memorie van Toelichting bij de wijziging van het Archiefbesluit in 2012 introduceert daarvoor de term Strategisch Informatieoverleg en
geeft hiervan een nadere duiding.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                                                9
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>Actielijn 3: E-depot
Naarmate de aangesloten overheden en het RHC zelf meer digitaal gaan
werken, groeit de noodzaak om een digitale archiefbewaarplaats te creëren
om informatie langdurig toegankelijk en betrouwbaar te houden. Dit e-depot is
niet simpelweg een server of een softwarepakket, maar een geheel van
organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel,
databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software.
De komende jaren staan, voor zowel het RHC als de overheidspartners, sterk in
het teken van het realiseren van dit e-depot. Het RHC kiest daarbij voor
bewezen technologie en maakt zoveel mogelijk gebruik van de kennis,
ervaring en hulpmiddelen van collega-instellingen die verder gevorderd zijn op
dit terrein.
De overheidspartners moeten in de aanloop naar de realisatie van het e-depot
vooral zorgen dat zij de noodzakelijke verbeteringen doorvoeren in hun
informatiehuishouding en een bewaarstrategie ontwikkelen. Zij kunnen hierbij
een beroep doen op onze adviseur(s). Het op orde hebben van alle digitale                                       4.
archieven is de beste garantie om digitale overbrenging efficiënt en effectief te laten verlopen.
Zelf moeten wij zo snel mogelijk aan de slag met de uitwerking van de proces- en informatiearchitectuur en
het in samenspraak met de aangesloten gemeenten opstellen van een programma van eisen voor de
benodigde hard- en software. Op basis daarvan kan een aanbesteding worden gedaan. Vervolgens zullen wij
samen met de partnergemeenten op basis van pilots moeten komen tot werkbare protocollen en afspraken
voor de digitale overbrenging en het beheer van het e-depot. Aandachtspunten daarbij zijn kwaliteitscontrole,
de koppeling met de grote gemeentelijke applicaties, het archiefbeheersysteem en de manier waarop
gebruikers de in het e-depot opgenomen digitale archieven en gedigitaliseerde bestanden kunnen
raadplegen.




                                                                                                      5.


Acties:
     Te rade gaan bij andere archiefinstellingen om snel te komen tot een goed en haalbaar plan van
        aanpak voor het e-depot (2019);
     Uitwerken van de voor het e-depot benodigde proces- en informatiearchitectuur (2019-2020);
     Opstellen van een programma van eisen voor de soft- en hardware van het e-depot en doorlopen van
        de aanbestedingsprocedure hiervoor (2019-2020);
     Uitvoeren van pilots voor de overbrenging naar /opname in het -e-depot van digitale archieven
        respectievelijk gedigitaliseerde bestanden (2021);
     Implementeren van het e-depot en inrichten van de processen overbrenging, uitplaatsing en
        raadpleging, mede op basis van de in de pilots opgedane ervaringen (2022).



Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                 10
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Actielijn 4: Overbrengen en/of uitplaatsen
Het RHC Zuidoost Utrecht verwacht de komende jaren een forse instroom van papieren overheidsarchieven.
De digitalisering vergt veel van de archiefvormers. Daardoor kan de behoefte ontstaan om te focussen op de
digitale opgave en papieren archieven versneld in de bewaarplaats onder te brengen. De archiefwettelijke
overbrengingstermijn is 20 jaar. Archieven eerder in de bewaarplaats onderbrengen is een optie. Dat kan op
twee manieren: door vervroegd overbrengen en door uitplaatsen. Uitplaatsen is het onder
verantwoordelijkheid van de zorgdrager onderbrengen van archieven in de archiefbewaarplaats. Daarmee
verandert alleen de locatie van de archieven in kwestie en blijft het beheerregime hetzelfde. Aan zo’n
constructie willen wij desgewenst meewerken, maar onze voorkeur heeft het niet. Liever zien wij dat
overheden kiezen voor vervroegde overbrenging. Dat betekent in principe ook vervroegde openbaarheid en
sluit daardoor beter aan bij de missie van het RHC en bij het streven van overheden naar transparantie en
actieve openbaarheid. Het anticipeert bovendien op de door minister Slob aangekondigde vervroeging van de
                                                                                                             5
wettelijke overbrengingstermijn van 20 naar 10 jaar en op de mogelijke invoering van de Wet Open Overheid.
Als de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden er in 2019 voor zou kiezen om zich bij het RHC aan te sluiten, is er
ook nog een flinke hoeveelheid materiaal uit de huidige gemeenten Leerdam en Zederik te verwachten.
Het is de verantwoordelijkheid van de archiefvormers zelf om de over te brengen archieven in goede,
geordende en toegankelijke staat te brengen. Het RHC kan daar desgewenst bij helpen door dit werk in
opdracht uit te voeren, eventueel met behulp van door de archiefvormers gedetacheerde DIV-medewerkers.




                                                                                                                                   6.


5
 Het wetsvoorstel Wet Open Overheid ligt op het moment van schrijven van dit beleidsplan voor in de Eerste Kamer. Verwacht wordt dat
er nog dit najaar een wijzigingsvoorstel voorgelegd wordt aan de Tweede Kamer en dat daarna, mogelijk in de loop van 2019, de
vaststelling door beide kamers zal volgen, zie https://www.eerstekamer.nl/behandeling/20180705/brief_van_de_tweede_kamerleden.
Wijziging van de Archiefwet wordt verwacht in de tweede helft van 2019.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                                        11
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Als de toetreding van Vijfheerenlanden doorgaat en aangesloten overheden overgaan tot vervroegde
overbrenging en/of uitplaatsing van jonge archieven, zal op enig moment in deze beleidsplanperiode een
tekort aan fysieke depotruimte ontstaan, zie daarvoor actielijn 16.
Om de huurkosten te beperken en tegelijkertijd een slag te maken met de digitale beschikbaarheid van veel
geraadpleegde bronnen, wil het RHC het liefst toe naar vervanging van de bouwvergunningen van de
aangesloten gemeenten. Het is aan de gemeenten om daar een beslissing over te nemen en dit te bekostigen,
liefst onder centrale regie van het RHC. Door de omvangrijke papieren bouwdossiers zodanig zorgvuldig te
digitaliseren dat toestemming verkregen kan worden de originelen te vernietigen, kan veel ruimte worden
gewonnen. Het digitaal beschikbaarstellen van de bouwdossiers zal bovendien tegemoetkomen aan een grote
behoefte van burgers en overheidspartners en maakt het afhandelen van aanvragen tot inzage van een stuk
minder arbeidsintensief.
Met het oog op privacy-aspecten en auteursrechtelijke beperkingen zullen niet alle bouwdossiers direct online
kunnen worden aangeboden. Door indien mogelijk raadpleegpunten in te richten in lokale
bibliotheekvestigingen, kan dat probleem enigszins worden ondervangen. Zie daarvoor actielijn 6 in het
volgende hoofdstuk.

Acties:
     In overleg met de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen plannen en prioriteren van de
        overbrenging dan wel uitplaatsing van papieren archieven (2019);
     Opnemen van over te brengen en uit te plaatsen archieven (2019-2022);
     Desgewenst in opdracht van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen bewerken van over te
        brengen archieven (2019-2022);
     Met de gemeenten overleggen over en meewerken aan de vervanging van analoge bouwdossiers
        door digitale dossiers (2019-2022).




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                 12
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>3. Het RHC als partner van het publiek
                               publiek
Sinds 2010 heeft het RHC Zuidoost Utrecht zich in rap tempo ontwikkeld van een traditionele, sterk op beheer
gerichte archiefdienst tot een publieksgericht historisch informatiecentrum met tevreden gebruikers. Deze
ontwikkeling trekken wij de komende jaren door.

De digitalisering van historische bronnen en het gebruik
daarvan zorgt ervoor dat archiefinstellingen en hun collecties
steeds drempellozer toegankelijk worden. Als het gaat om
overheidsinformatie, heeft het RHC als overheidsorgaan
daartoe ook verplichtingen uit hoofde van de Wet Hergebruik
overheidsinformatie en het opendatabeleid van de overheid.
Het gebruik van archieven neemt sterk toe dankzij de
voortschrijdende digitalisering en de verbeterde digitale
toegankelijkheid. Het is een wetmatigheid dat elk aanbod zijn
eigen vraag schept. Dat geldt ook hier. Naarmate er meer
bronnen digitaal en online beschikbaar komen, wordt het
publiek op dit gebied veeleisender. Archiefgebruikers vragen
om steeds meer en steeds beter doorzoekbare bronnen op hun
scherm. Ze willen geen last hebben van instellingsmuren en
dwars door collecties heen kunnen zoeken.
Vaak zijn archiefgebruikers zelf bereid hard mee te werken aan
de verbetering van de online doorzoekbaarheid van archieven.
Tegelijkertijd is er het besef dat archieven alleen al door hun
omvang onmogelijk allemaal gedigitaliseerd kunnen worden
en dat de historische sensatie van de confrontatie met een
authentiek archiefstuk een onvervangbare ervaring is die
mensen zullen blijven zoeken. Ook is het een gegeven dat lang
niet iedere historisch geïnteresseerde zelf archiefonderzoek
kan en wil doen. Dat alles stelt eisen aan ons publieksbeleid en
zet aan tot nadenken over samenwerking met andere cultuurhistorische partners, zowel dichtbij als veraf.             7.

Het RHC werkt het publieksbeleid langs de volgende actielijnen verder uit:

5.     Dienstverlening op afstand
6.     Dienstverlening op locatie
7.     Publieksactiviteiten en educatie
8.     Publieksonderzoek




                                                                                                                8.




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                 13
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>Actielijn 5: Dienstverlening op afstand
De landelijke trend in archiefgebruik is al jaren een gestage toename van het online gebruik van toegangen en
bronnen bij een stabiel tot licht dalend gebruik van de studiezalen. In Wijk bij Duurstede is dat niet anders.
Daar schommelt het studiezaalbezoek al jaren rond 1.000 bezoeken per jaar, terwijl het gebruik van de
website nog steeds sterk stijgt. In 2017 scoorden wij ten opzichte van 2016 ruim 60% meer websitebezoeken.
In 2018 zette deze stijging nog verder door en noteerden we 27% meer websitebezoeken dan in 2017. In 2018
werd de website van het RHC ruim 700.000 keer bezocht. Deze voortdurende en sterke stijgingen vallen te
verklaren uit de combinatie van de toenemende digitale beschikbaarheid van (nadere) toegangen en bronnen,
de groeiende computervaardigheid van het publiek en het toenemend aantal mensen dat toegang heeft tot
het internet. Het online publiek wordt daarom steeds belangrijker. Digitale voorzieningen zijn bovendien de
manier bij uitstek om het archief dichtbij de mensen te krijgen en ook publiek van buiten de regio te bereiken.




                                                                                                              9.


Mede door middel van klantonderzoek brachten wij in 2017 in kaart wat er nodig is om de onlinegebruikers
goed van dienst te zijn. Sterk bepalend zijn de hoeveelheid beschikbare gedigitaliseerde bronnen op de
website, de snelheid waarmee men online kan zoeken en de relevantie van de gevonden informatie. Ook
gaven respondenten aan dat de website van het RHC nodig vernieuwd moet worden. De huidige site is qua
vormgeving en functionaliteiten erg gedateerd. De komende jaren gaan wij dan ook gericht aan de slag met
deze gebruikerswensen. Actielijn 10 beschrijft de digitaliseringsplannen voor de komende jaren.




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                   14
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Voor een goede dienstverlening op afstand is een goede website essentieel. Daarom krijgt het vernieuwen van
de website hoge prioriteit. Om te zorgen dat meer mensen de site weten te vinden, is een betere google-
vindbaarheid een vereiste. Een harde eis is ook dat de nieuwe site goed bruikbaar is op tablets en mobiele
telefoons. Aangezien de techniek voortdurend in beweging is en ook gebruikerswensen heel dynamisch zijn, is
het belangrijk om de website ook na de vernieuwing te blijven ontwikkelen en onderhouden. Dat vergt
capaciteit en middelen.




                                                                                                           10.


Hoewel de website vooralsnog onze belangrijkste publieksvoorziening is, begint de stijging van het
websitebezoek wel af te vlakken. Ook dat is een landelijke trend. Die hangt ten dele samen met de opkomst
van doelgroepspecifieke en/of thematische platforms. Zo zoeken mensen stamboomgegevens vaak in eerste
instantie op de genealogiesite wiewaswie.nl, materiaal over de Tweede Wereldoorlog op oorlogsbronnen.nl
en historische verhalen over de provincie Utrecht op UtrechtAltijd.nl. Het RHC brengt de komende jaren
daarom steeds meer digitale bronnen ook naar dergelijke platforms.

Acties:
     Vernieuwen (2019), verder ontwikkelen en onderhouden (2020-2022) van de website;
     Aanbieden van collectiedata aan doelgroepspecifieke en/of thematische platforms (2019-2022).



Actielijn 6: Dienstverlening op locatie
De studiezaal van het RHC Zuidoost Utrecht kent een trouwe groep bezoekers. Zij doen veel onderzoek en
brengen zo steeds nieuwe verhalen naar boven die de geschiedenis van de steden en dorpen in het gebied
verder inkleuren en verrijken. Velen van hen zetten zich ook in als vrijwilliger om de toegankelijkheid van de
collectie te vergroten.
Het klantonderzoek uit 2017 laat zien dat wij met onze studiezaaldienstverlening op alle beoordeelde
aspecten bovengemiddeld scoren. Dat is iets om trots op te zijn en te koesteren. Omdat de
studiezaaldienstverlening tijdens de reguliere werktijd weinig capaciteit vergt en tegemoetkomt aan de
behoefte, hechten we aan ruime openingstijden van de studiezaal. Per 1/1/2019 wordt de studiezaal op
zaterdagen gesloten, omdat de belangstelling voor de zaterdagopenstelling sterk is afgenomen. De
doordeweekse openstelling zal echter weer worden uitgebreid naar vijf dagen, omdat de bezetting van de
studiezaal tijdens kantoortijden een geringe belasting is voor organisatie en medewerkers.



Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                       15
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Wijk bij Duurstede is niet voor iedere inwoner van het verzorgingsgebied naast de deur. Daarom wil het RHC
onderzoeken of het financieel en anderszins mogelijk is om het publiek via publieksterminals in
bibliotheekvestigingen in de aangesloten gemeenten toegang te geven tot al onze digitale content; ook tot
materiaal dat vanwege auteursrechtelijke beperkingen en privacybescherming nog niet online beschikbaar
gesteld mag worden.

Acties:
     Aanbieden van volledige studiezaaldienstverlening van maandag tot en met vrijdag (2019-2022);
     Onderzoeken of de digitale content van het RHC via publieksterminals in lokale bibliotheken
        beschikbaar gesteld kan worden (2021).




                                                                                                                  11.




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                   16
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Actielijn 7: Publieksactiviteiten en educatie
Veel mensen houden van geschiedenis. De kijkcijfers van
televisieprogramma’s zoals Verborgen Verleden en Andere Tijden en de
populariteit van boeken zoals het Pauperparadijs laten dat overtuigend zien.
Lang niet al die liefhebbers willen of kunnen zelf archiefonderzoek doen. Dat
wil niet zeggen dat het RHC en zijn collectie deze mensen niets te bieden
hebben. Door middel van lezingen en rondleidingen, het beschikbaar stellen
van materialen voor tentoonstellingen en het meewerken aan publicaties
zorgt het RHC ervoor dat de collectie ook aan een breder publiek ten goede
komt. Mede daarom is het van belang om goede contacten te onderhouden
met de historische verenigingen, de comités Open Monumentendag, de
musea en de bibliotheken. Bovendien organiseren we samen met de
Stichting Vrienden van het RHC Zuidoost Utrecht en bij voorkeur in
samenwerking met andere erfgoedpartners periodiek een bovenlokaal
project ter vergroting van het maatschappelijk draagvlak. In deze
beleidsperiode ligt het voor de hand daarbij aandacht te besteden aan 75
jaar vrijheid in 2020 en aan de afdamming van de Rijn bij Wijk bij Duurstede
(1122) en aan het Rampjaar (1672) in 2022.                                                                          12.
Voor cultuurhistorische projecten hanteren we als uitgangspunt dat deze zoveel mogelijk lokaal worden
georganiseerd en dat de cultuurhistorische partijen ter plaatse daarin het voortouw hebben. Het RHC speelt
daarbij vooral een faciliterende en adviserende rol en levert expertise, content en te exposeren materialen.

Voor degenen die wel belangstelling hebben voor archiefonderzoek maar vaardigheden missen, verzorgen wij
met enige regelmaat cursussen, bijvoorbeeld om te leren oud schrift te lezen, stamboomonderzoek te doen of
bepaalde belangrijke bronnen te hanteren.

Acties:
     Faciliteren en adviseren van lokale cultuurhistorische partijen bij het organiseren van
        publieksactiviteiten (2019-2022);
     Samen met de Vriendenstichting periodiek een bovenlokaal project organiseren (2019-2022);
     Verzorgen van cursussen voor (beginnende) archiefonderzoekers (2019-2022).



Actielijn 8: Publieksonderzoek
In deze datagedreven tijd wordt het publieksbeleid in toenemende mate gebaseerd op feitelijke gegevens.
Het klanttevredenheidsonderzoek waarmee het RHC in 2017 startte, zal voortaan elke twee jaar worden
herhaald. Omdat een enquête soms meer vragen oproept dan beantwoordt, gaan wij bovendien geregeld met
gebruikersgroepen in gesprek.
De vernieuwing van de website maakt het ons mogelijk om functionaliteiten in te bouwen die ons in staat
stellen het gebruik van de website en de onlinebronnen beter te monitoren. Daardoor krijgen we de komende
jaren meer inzicht in de manier waarop gebruikers zich op de site bewegen en waar ze vastlopen of afhaken.
Aan de hand daarvan kan de site steeds verbeterd worden.
Wij gebruiken de uitkomsten van al deze vormen van publieksonderzoek om prioriteiten te stellen en keuzes
te maken voor de verbetering van de dienstverlening.
Acties:
      Tweejaarlijks uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek (2019, 2021);
      Bevragen van gebruikersgroepen (2019-2022);
      Monitoren van websitegebruik, zoek- en navigatiegedrag (2019-2022).



Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                     17
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>4. Het RHC als geheugen van de regio
De collectie van het RHC Zuidoost Utrecht is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de negentien
steden en dorpen in de regio. Aan de hand van geschreven documenten, afbeeldingen, boeken en kaarten van
1300 tot nu zijn alle denkbare en ondenkbare verhalen te vertellen. Mensen kunnen er de geschiedenis van hun
eigen huis of straat in terugvinden en sporen van hun voorouders traceren. Maar ook voor praktische
doeleinden als een verbouwing of restauratie levert de collectie onmisbare informatie.
Toen de Wijkse archiefbewaarplaats in 2002 overstroomde, kreeg het RHC van alle kanten steun en hulp bij
het redden en herstellen van de beschadigde collectie. Mede dankzij de ramp is de bekendheid van en het
draagvlak voor het RHC bij de inwoners sterk vergroot en kunnen wij rekenen op de steun van vrienden en
vrijwilligers. Sinds 2017 zijn alle herstelwerkzaamheden afgerond. Nu kunnen we ons weer volledig
concentreren op de toekomst van de collectie. Goed houden wat goed is, door preventief en curatief te
conserveren. Completeren en actualiseren, door nieuwe aanwinsten te verwerven en toe te voegen. En volop
gebruikmaken van digitale technieken en de inzet van vrijwilligers om al dat moois nog beter toegankelijk en
doorzoekbaar te maken.




                                                                                                               13.



Als collectiebeheerder en collectievormer werkt het RHC de komende jaren langs de volgende actielijnen:

9.     Toegankelijkheid
10.    Digitalisering
11.    Acquisitie
12.    Preventie en conservering


Actielijn 9: Toegankelijkheid
De collectie van het RHC kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. De meeste archieven zijn
geïnventariseerd en voorzien van een toegang. Het is de kunst dat zo te houden, ook als er nieuwe aanwinsten
aan de collectie worden toegevoegd. Sommige bestaande toegangen moeten omwille van de bruikbaarheid
nodig worden herzien. Uitgangspunt van het RHC is, dat alle overheidsarchieven voorzien zijn van een
bruikbare toegang en dat de werkvoorraad voor wat betreft de particuliere archieven hooguit 10% bedraagt.




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                18
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Alle beschikbare toegangen zijn te raadplegen
via de website van het RHC en via de landelijke
site archieven.nl. Omwille van de
herbruikbaarheid en de doorzoekbaarheid van
de data zullen wij alle (nadere) toegangen als
Open Data gaan aanbieden. Daarmee handelt
het RHC conform de Wet hergebruik
overheidsinformatie. In de periode 2019-2022
wordt een begin gemaakt met de inhaalslag wat
betreft de bestaande toegangen. Nieuwe
toegangen worden, zodra dat technisch
mogelijk is, direct als Open Data online gezet.

Om te zorgen dat de bronnen goed bruikbaar
zijn, is basistoegankelijkheid alleen vaak niet
genoeg. Door bijvoorbeeld te zorgen voor
indexen op geografische en persoonsnamen en
                                                                                                                  14.
door moeilijk leesbare handschriften over te schrijven, wordt het veel makkelijker om gebruik maken van de
collectie. Het maken van deze nadere toegangen is erg arbeidsintensief. Zelf hebben wij daarvoor nauwelijks
capaciteit. Gelukkig kan het RHC daarbij een beroep doen op een groep van circa 30 vrijwilligers. Die verzetten
jaarlijks duizenden uren aan werk.

Ook de komende jaren blijft het RHC met behulp van vrijwilligers investeren in het nader toegankelijk maken
van de bronnen. Keuzes op dat gebied worden gemaakt op basis van het intrinsieke belang, de
raadpleegfrequentie en de kwetsbaarheid van de stukken, de beschikbaarheid van vrijwilligers, de wensen van
onderzoekers en uiteraard de organisatorische en financiële mogelijkheden. Er wordt in ieder geval
doorgewerkt aan de toegankelijkheid van de beeldbank en aan het verbeteren van de indexen op de Doop-,
Trouw- en Begraafregisters. De indicering van bouwvergunningen, bestuursnotulen en de oude notariële
archieven nemen we ter hand in samenhang met de digitaliseringsplannen voor deze bronnen. Ook wordt,
voor zover mogelijk, ruimte gelaten voor wensen van onderzoekers op dit gebied.
We willen de komende jaren graag experimenteren met crowdsourcing: het inschakelen van het onlinepubliek
bij het toegankelijk maken van historische bronnen. Veel collega-archiefinstellingen hebben hier al goede
ervaringen mee. Het archief in Leiden bijvoorbeeld indexeerde in anderhalf jaar tijd vier miljoen aktes met
betrekking tot geboorte, overlijden en huwelijk. Eén persoon zou daar twintig jaar over gedaan hebben. Het
archief plaatste scans van de aktes op de site velehanden.nl en vroeg mensen om de namen en data daaruit op
speciale webformulieren in te vullen. Zo’n achthonderd mensen hielpen actief mee. Ook veel jongeren raken
op deze manier in de ban van archieven. Zo snijdt het mes aan twee kanten: niet alleen verbetert de
toegankelijkheid van de collectie, ook het draagvlak voor archieven groeit. Crowdsourcing is echter wel een
kostbare zaak. Daarom treden we in overleg met de Vriendenstichting om samen met hen te onderzoeken of
we met financiële steun van de vrienden een pilot kunnen opzetten.

Acties:
         Aanbieden van (nadere) toegangen als Open Data (2019-2022);
         Het maken en onderhouden van toegangen op de archieven en collecties (2019-2022);
         Vrijwilligers begeleiden bij het maken en verbeteren van nadere toegangen (2019-2022);
         In samenwerking met de Vriendenstichting onderzoeken of een pilot crowdsourcing met
          vriendensteun kan worden uitgevoerd (2021).




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                   19
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>                                                                                                                 15.



Actielijn 10: Digitalisering
In het vorige beleidsplan was digitalisering het belangrijkste speerpunt. Vanuit een relatieve
achterstandssituatie heeft het RHC Zuidoost Utrecht tussen 2013 en 2018 grote stappen voorwaarts gezet.
Ook de komende jaren digitaliseren we veel bronnen door ze te laten scannen. Het klantonderzoek uit 2017
toont aan dat online archiefgebruikers vooral meer gedigitaliseerde bronnen willen. Aan die wens komen we
graag tegemoet. We pakken de digitalisering planmatig aan. Overwegingen aangaande het belang, de
raadpleegfrequentie, de toegankelijkheid en de kwetsbaarheid van de bronnen en de wensen van
onderzoekers bepalen ook hier, net als in actielijn 9, de keuzes en
prioriteiten. Het invoeren van digitalisering op verzoek als dienst is voor
het RHC financieel en organisatorisch nog niet haalbaar. Wel kunnen
belangstellenden mede bepalen welke bronnen voor digitalisering in
aanmerking komen, zeker wanneer zij zelf willen bijdragen aan het (nader)
toegankelijk maken daarvan.
Notariële archieven bevatten een schat aan informatie over allerhande
aspecten van het leven van mensen. Ze vormen dan ook voor veel soorten
onderzoek een onmisbare bron. Ook de bestuursnotulen van dorpen,
steden en kerken zijn rijk aan informatie en van groot belang voor de
lokale en regionale geschiedenis. Het RHC wil daarom de komende jaren in
ieder geval alle notariële archieven en plaatselijke en kerkelijke
bestuursnotulen tot 1811 laten digitaliseren en doorzoekbaar maken. De
                                                                e      e
stukken uit deze tijd zijn moeilijker leesbaar dan die uit de 19 en 20 eeuw
zodat veel mensen een zoekhulp hiervoor goed kunnen gebruiken.

                                                                                                                       16.
Acties:
     Laten digitaliseren van de notariële archieven en de bestuursnotulen van dorpen, steden en kerken
        voor 1811 (2019-2022);
     Laten digitaliseren van andere bronnen, mede op basis van wensen van onderzoekers (2019-2022).




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                  20
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>Actielijn 11: Acquisitie
Geschiedenis is een verhaal zonder eind. Dat betekent dat een collectie nooit af is. Het overheidsdeel van onze
collectie groeit als vanzelf. De Archiefwet verplicht overheden om archieven te bewaren en over te brengen
naar een archiefbewaarplaats. Zie daarvoor hoofdstuk 2. Voor een betrouwbaar en compleet geheugen kan
het RHC echter niet volstaan met overheidsarchieven alleen. Daarom is in de doelstelling van de
gemeenschappelijke regeling van het RHC Zuidoost Utrecht nadrukkelijk opgenomen dat het RHC een zo
breed mogelijke collectie historische bronnen opbouwt. Ongeveer een vijfde deel van
onze huidige collectie bestaat uit particuliere archieven en collectieonderdelen.
 Actieve acquisitie van particulier materiaal is gezien de bezetting van het RHC niet
haalbaar. Het beleid blijft daarom grotendeels reactief. Om tijdig en goede signalen
te krijgen over archieven en collecties die verweesd dreigen te raken of vernietigd
dreigen te worden, zijn goede relaties met lokale cultuurhistorische partners van
groot belang. Materiaal dat wordt aangeboden, wordt zorgvuldig afgewogen aan de
hand van de criteria uit het acquisitiebeleidsplan. Wij stellen ook eisen aan de staat
waarin archieven moeten verkeren om voor opname in aanmerking te komen, zeker
als het om grote archieven gaat. Om de archiefvormers te helpen aan deze eisen te
voldoen, maken we richtlijnen en handreikingen en bieden we indien nodig en
mogelijk begeleiding en advies aan.
Verwerving van particulier materiaal kan risico’s met zich meebrengen op het gebied
van auteursrecht en privacywetgeving en levert veel vragen op over de aanlevering
van digital born materiaal door particulieren. Met het oog daarop worden de
checklists en modelovereenkomsten voor verwerving gecontroleerd en zo nodig
bijgesteld. Ook reiken we particuliere archiefvormers de helpende hand bij het
opzetten en beheren van hun digitale archieven, bijvoorbeeld door
voorlichtingsbijeenkomsten te organiseren of tips en aanwijzingen te formuleren.
                                                                                                                  17.
Acties:
     Verwerven van particuliere archieven en collecties die een aanvulling vormen op de bestaande
        collectie (2019-2022);
     Opstellen en publiceren van richtlijnen en handreikingen voor eigenaren die archieven of collecties
        willen overdragen (2019);
     Aanpassen van de checklists en modelovereenkomsten met het oog op auteursrecht en
        privacywetgeving (2019);
     Particuliere archiefvormers helpen bij het opzetten en beheren van hun digitale archieven (2021-
        2022).



Actielijn 12: Preventie en conservering
Elk nadeel heeft z’n voordeel. Een van de voordelen van de Wijkse archieframp is, dat een kwart van de
collectie van het RHC de afgelopen 15 jaar door de handen van gespecialiseerde conservatoren is gegaan en in      18.
                                      1
goede staat verkeert. Van de 3.000 m die het RHC na 2002 heeft verworven,
hebben we de materiële staat redelijk maar niet volledig in beeld. Om de te
verwachten problemen te verhelpen blijft een bescheiden jaarlijks
restauratiebudget noodzakelijk.
Als en zodra de gemeente Vijfheerenlanden zich aansluit bij het RHC, dient
                                   1
voor het archief van Vianen (500 m ) een plan van aanpak voor de
achterstallige restauraties te worden gemaakt, waarbij de kosten ten laste




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                   21
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>                                                         6
van de gemeente Vijfheerenlanden komen. Ook laten we dan de materiële staat van de archieven van
Leerdam en Zederik onderzoeken, zodat ook voor het herstel van die archieven plannen en kostenramingen
kunnen worden gemaakt.
Goed verpakken is, naast vakkundig depotbeheer, de beste manier om schade en verval voor te zijn. Op dit
gebied heeft het RHC nauwelijks achterstanden. Alleen de etikettering van omslagen en dozen vergt nog de
nodige aandacht.
Het beleid ten aanzien van conservering en preventie hangt nauw samen met het digitaliseringsbeleid.
Digitalisering is deels ook een conserveringsstrategie. Door kwetsbare stukken te digitaliseren, wordt de
gebruiksintensiteit van de originelen tot een minimum beperkt zodat de stukken beschermd worden tegen
verval. Bovendien kan de voorbereiding van digitalisering worden aangegrepen om de te digitaliseren stukken
te monitoren, opnieuw te verpakken en/of te herstellen.
Ten slotte vergt natuurlijk ook het behoud van digitale en gedigitaliseerde archiefstukken een adequate
aanpak. Dit maakt onderdeel uit van de digitale bewaarstrategie van het RHC en de overheidspartners, waarin
het e-depot een essentiële functie vervult.

Acties:
     Monitoren van de collectie op schade en verval en zo nodig overgaan tot conservering en/of herstel
        (2019-2022);
     Laten maken van een plan van aanpak voor de restauratie van het archief van Vianen (afhankelijk van
        toetreding Vijfheerenlanden, 2019);
     Laten onderzoeken van de materiële staat van de archieven van Leerdam en Zederik (2020);
     Etiketteren van omslagen en dozen (2019-2022);
     Preservering van digitale en gedigitaliseerde archiefstukken in het kader van de implementatie van
        het e-depot.




                                                                                                   19.




6
    Zoals afgesproken bij de aansluiting van Vianen bij het RHC in 2014.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                               22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 23 ======================================================================

<pre>5. Het RHC als moderne organisatie
De wereld rondom het RHC Zuidoost Utrecht beweegt en het RHC beweegt mee, niet alleen voor maar ook
achter de schermen. Ons takenpakket verandert en hetzelfde geldt voor onze rol en positie. Om digitale
informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk te houden, moeten we al in een vroeg stadium meedenken
en -werken met de archiefvormers. Dat vergt een intensievere samenwerking met de gemeenten en
gemeenschappelijke regelingen. We gaan jonger en digitaal ontstaan archief beheren. De dienstverlening
verloopt in toenemende mate via internet. Deze veranderingen in de interactie met onze partners en ons
publiek vragen voor een deel om andere competenties en nieuwe kennis, om andere manieren van werken,
communiceren en budgetteren. Ook als organisatie moet het RHC daarom grote stappen zetten.

Om de organisatie te moderniseren werkt het RHC de komende jaren aan de volgende actielijnen:

13.   Organisatie- en personeelsontwikkeling
14.   Samenwerking en kennisdeling
15.   Communicatie
16.   Huisvesting en ICT
17.   Financiën



Actielijn 13: Organisatie- en personeelsontwikkeling
Het RHC krijgt er de komende jaren taken bij. Allereerst de advisering en ondersteuning van de gemeenten en
gemeenschappelijke regelingen op het gebied van het langetermijnbeheer van digitale archieven. Uitgaande
van gemiddeld een dag per week ondersteuning per aangesloten gemeenten en een dag per week voor de drie
gemeenschappelijke regelingen samen, vergt de functie van adviseur digitale informatie 1,5 fte.
De tweede nieuwe taak is het beheer van de digitale archieven die naar het RHC worden overgebracht. Dit
vergt o,5 fte voor de functie van informatiemanager. Deze zal zich onder andere bezig moeten houden met de
voorbereiding, de implementatie en het beheer van de e-depotvoorzieningen.
De huidige formatie biedt geen ruimte voor de uitvoering van de nieuwe taken. Daarom zal de formatie
gefaseerd worden uitgebreid. In 2019 wordt 1 fte toegevoegd voor de gecombineerde functie van adviseur
digitale informatie/ informatiemanager. Het definitieve besluit over de uitbreiding met nog eens 1 fte voor de
functie van adviseur digitale informatie hangt mede af van de beslissing van de gemeente Vijfheerenlanden
over de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling en van de evaluatie eind 2019 van de ervaringen met
de eerste adviseur digitale informatie.
Momenteel is de formatie van het RHC Zuidoost Utrecht krap in verhouding met de omvang van het
verzorgingsgebied en de omvang van de collectie. Uitbreiding van de formatie met de gevraagde 2 fte brengt
het RHC meer in lijn met vergelijkbare instellingen en geeft in personele zin voldoende basis om de komende
jaren als volwaardige archiefdienst te functioneren.

RHC met huidige deelnemers, uitgebreid met 2 fte                       Begroting        Fte per        M1            M1 per
                                                                       omgeslagen       10.000         collectie     1000
                                                                       per inwoner      inwoners       per fte       inwoners
Formatie 8 fte                                                         4,41             0,46           525,00        24,31
Collectie 4.200 m1
Inwoners 172.753
Begroting 761.124 euro
Gecorrigeerd gemiddelde van de referentiegetallen van 11               5,13             0,55           549,00        26,4
                                       7
andere middelgrote archiefinstellingen


7
  Regionaal Archief West-Brabant, RHC Rijnstreek, Regionaal Archief Alkmaar, Streekarchief Langstraat, Heuden en Altena, Westfries
Archief, Regionaal Archief Rivierenland, Waterlands Archief, Streekarchief Hollands Midden, RHC Vecht en Venen, Erfgoedcentrum
Achterhoek en Liemers, Archief Eemland.

Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                                           23
</pre>

====================================================================== Einde pagina 23 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 24 ======================================================================

<pre>De verwachte personeelsuitbreiding, de nieuwe taken, de veranderingen in de bestaande taken en het
naderende pensioen van enkele medewerkers geven aanleiding om de hele organisatie en personele opbouw
onder de loep te nemen. Daarom worden alle functies opnieuw beschreven en gewaardeerd en zal er een
strategisch personeelsplan worden opgesteld. Leren, ontwikkelen en samenwerken zijn daarin de centrale
waarden. Dat vergt ook budgettaire ruimte om opleidingen, leertijd en eventueel coaching te kunnen
bekostigen.
Anticiperend op de pensionering van de directeur-archivaris in 2022 en met het oog op de grote opgaven van
en bij de aangesloten gemeenten, is het nodig om de andere medewerkers meer en deels andere
verantwoordelijkheden te geven. Het relatiebeheer met de cultuurhistorische partners, het werken aan
cultuurhistorische projecten en de acquisitie van particuliere archieven zal deels worden overgedragen aan
andere medewerkers. Zo creëert de archivaris ruimte om haar strategische rol ten opzichte van de gemeenten
te kunnen invullen. Bovendien zal de organisatiestructuur worden heroverwogen.
Zoals al eerder is vermeld, blijven vrijwilligers onmisbaar voor met name de arbeidsintensieve taak van het
nader toegankelijk maken van bronnen. Het RHC streeft ernaar de reguliere vrijwilligersinzet stabiel te
houden.

Acties:
     Opstellen (2019) en uitvoeren (2019-2022) van een strategisch personeelsplan en nieuwe
        functiebeschrijvingen;
     Herschikken van de taken van de gemeentearchivaris (2019);
     Heroverwegen en zo nodig aanpassen van de organisatiestructuur (2019);
     In samenspraak met gemeenten evalueren van de ervaringen met het werken met de adviseur
        digitale informatie (eind 2019);
     Werven van een tweede nieuwe medewerker (1 fte) voor de functie van adviseur digitale informatie,
        afhankelijk van de toetreding van Vijfheerenlanden (2019-2020);
     Stabiel houden van de reguliere vrijwilligersinzet (2019-2022).



Actielijn 14: Samenwerking en kennisdeling
Duidelijk is dat het RHC, ook na uitbreiding, een kleinschalige instelling blijft die voor grote en complexe
uitdagingen staat. Het ligt daarom in de lijn der verwachting dat het RHC op het gebied van het e-depot en
andere digitale ontwikkelingen niet volledig op eigen benen zal kunnen blijven staan en allianties zal moeten
sluiten met collega-instellingen. Welke samenwerkingsrelaties met het oog op het e-depot nuttig zijn, hangt
voor een deel af van de te kiezen software. Het ligt voor de hand om vooral samen te werken met instellingen
die hetzelfde systeem (gaan) gebruiken.
Het RHC intensiveert de contacten met de archiefinstellingen in de regio die op belangrijke dossiers net een
stapje verder zijn of die zaken anders aanpakken dan het RHC gewend is. Ook gaan medewerkers actief
meedraaien in het Kennisnetwerk Informatie en Archief, een landelijk initiatief van de branche- en
beroepsvereniging in samenwerking met het Nationaal Archief. Uitgangspunt is dat we waar mogelijk gebruik
maken van ervaringen en kennis van derden om sneller vooruit te komen.

Acties:
     Aangaan van samenwerkingsrelaties met het oog op de ontwikkeling en implementatie van het e-
        depot (2020-2022);
     Intensiveren van kennisdeling in de regio (2019-2022);
     Deelnemen aan het landelijke Kennisnetwerk Informatie en Archief (2019-2022).




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                 24
</pre>

====================================================================== Einde pagina 24 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 25 ======================================================================

<pre>Actielijn 15: Communicatie
De vernieuwing van de website (zie actielijn 5) is niet alleen voor de dienstverlening maar ook voor de
communicatie van het RHC een belangrijke stap vooruit. De website is visitekaartje, etalage en catalogus
tegelijk. Het vergt veel om die goed bij te houden. Al te ambitieus moeten we verder dan ook niet willen zijn in
ons communicatiebeleid.




                                                                                                                         20.


We houden de goede relatie met de Vrienden van het RHC Zuidoost Utrecht in ere door het ondernemen van
gezamenlijke publieksprojecten (zie actielijn 7) en door zowel intern als extern zoveel mogelijk samen op te
trekken. Vier keer per jaar gaat er een digitale nieuwsbrief naar alle relaties, zodat mensen weten waar het
RHC mee bezig is. Daarnaast blijven we aanwezig op sociale media. Daarbij hebben we als doel voor ogen de
interactie tussen het RHC en het publiek te versterken en vooral jongere doelgroepen te bereiken. Het gebruik
van sociale media onder jongeren is erg trendgevoelig. Met onze aanwezigheid op Facebook bereiken we hen
niet. Daarom gaan we op zoek naar andere kanalen.

Acties:
     Organiseren van activiteiten samen met de Vriendenstichting (2019-2022);
     Op de hoogte houden van relaties via de digitale nieuwsbrief (2019-2022);
     Actief zijn op een voor jongeren interessant sociaal medium (2019-2022).



Actielijn 16: Huisvesting en ICT
De groei van de organisatie met twee medewerkers stelt ook eisen aan de huisvesting en de ICT-
voorzieningen. Het RHC is in de huidige situatie al erg krap behuisd. Er is nauwelijks plek voor de vrijwilligers
                                                                                                             2
en ook voor overleg is er eigenlijk geen ruimte. Door het huren van twee extra ruimtes van in totaal 80 m op
de eerste etage van het Wijkse gemeentehuis kan dit worden opgelost.




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                          25
</pre>

====================================================================== Einde pagina 25 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 26 ======================================================================

<pre>                                                                           7
Ook de capaciteit van het depot zal de komende jaren een knelpunt worden. Zoals het er nu naar uitziet,
raakt het depot rond 2022 vol. De wensen van de overheidspartners op het gebied van (vervroegd)
overbrengen en uitplaatsen van archieven (zie actielijn 4) zijn mede van invloed op het tempo waarin dit
gebeurt. Indien Vijfheerenlanden zich bij ons aansluit en zijn archieven overbrengt, zal dit veel eerder het
geval zijn. Huur van extra depotruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede is daarom vroeg of laat wenselijk.
De archiefruimte van Wijk bij Duurstede is geschikt als archiefbewaarplaats en biedt voldoende plaats om
                  1
1.000 tot 1.500 m groei van de collectie op te vangen. Wij brengen in 2019 in kaart hoeveel papieren
archiefmateriaal de aangesloten overheden nog over te brengen hebben en wanneer dat onze kant op komt.
Eind 2019 beschikken we over een gefundeerde prognose voor de aanwas van de papieren overheidsarchieven
in de archiefbewaarplaats. Dan kunnen we beoordelen of het depot in Wijk ook op de wat langere termijn
toereikend is.




                                                                                                                  21.


Extra ICT-accounts zijn nodig om de nieuwe medewerkers en de vrijwilligers in staat te stellen hun werk te
doen. De budgetten voor de website en voor digitalisering, hosting en onderhoud van applicaties dienen als
gevolg van de in dit beleidsplan beschreven ontwikkelingen structureel te worden verhoogd om aan de
veranderende behoeften van partners, eigen organisatie en publiek te kunnen blijven voldoen, zie daarvoor
actielijn 17.
Wat voor eisen de aanschaf en implementatie van e-depotsoftware en de
digitale overbrenging gaat stellen aan de ICT-infrastructuur, is op dit
moment nog onvoldoende duidelijk, maar zal in de loop van de komende
jaren blijken, zie daarvoor actielijn 3.

Acties:
     Huren van extra werkruimte (2019);
     Opstellen van een prognose voor de aanwas van de papieren
        overheidsarchieven (2019);
     Zonodig bijhuren van extra depotruimte (afhankelijk van
        besluitvorming Vijfheerenlanden en vervroegde overbrenging,
        tussen 2019 en 2022);
     Regelen van extra ICT-accounts (2019-2020).
                                                                                                                  22.




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                   26
</pre>

====================================================================== Einde pagina 26 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 27 ======================================================================

<pre>Actielijn 17: Financiën
We houden vast aan de sobere en doelmatige bedrijfsvoering die we als RHC Zuidoost Utrecht gewend zijn te
voeren. Niettemin zijn er flinke structurele en incidentele kosten verbonden aan de stappen die het RHC de
komende jaren moet zetten om zijn functies goed te kunnen blijven vervullen. Daar staat tegenover dat we
voor bepaalde diensten extra inkomsten kunnen verwerven. Desgewenst kan het RHC in opdracht van de
overheidspartners en met inzet van gedetacheerde gemeentelijke DIV-medewerkers de bewerking op zich
nemen van over te brengen archieven. Omdat vervroegde overbrenging en uitplaatsing niet in de
deelnemersbijdragen zijn verdisconteerd, zouden ook bij gemeenten die daartoe willen overgaan extra kosten
in rekening moeten worden gebracht.
Tenslotte zullen we met de gemeenschappelijke regelingen MooiSticht en de RID in het verzorgingsgebied in
gesprek gaan om te trachten met hen te komen tot een dienstverleningsovereenkomst. Uitgangspunt daarbij
is een kostendekkende dienstverlening.
De meerkosten die verbonden zijn aan de uitvoering van dit beleidsplan zijn inzichtelijk gemaakt in de bijlage.

Acties:
     Afspraken maken met overheidspartners over de levering van extra diensten (bewerking, vervroegde
        overbrenging, uitplaatsing) en de kosten die daarmee gemoeid zijn (2019-2022);
     Afsluiten van dienstverleningsovereenkomsten met twee gemeenschappelijke regelingen in het
        verzorgingsgebied (2019-2020).




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                   27
</pre>

====================================================================== Einde pagina 27 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 28 ======================================================================

<pre>Colofon
Procesbegeleiding en tekst: Raamwerk advies en tekst / Margreet Windhorst
In opdracht van het RHC Zuidoost Utrecht te Wijk bij Duurstede
Versie 9 december 2018

Afbeeldingen:
Winfried Leeman (omslag, 1-3, 6, 7, 9, 11, 12, 14-19, 21)
Hans Dirksen (8, 13, 20)
Edwin Stoop (4, 5)
Ria van der Eerden (22)

Bijschriften afbeeldingen:
Voorkant, 1-3. Op 25 en 26 mei 2018 speelden in en rond Huis Doorn reënactors het einde van de Eerste
                Wereldoorlog na
4-5.            Fragmenten van de getekende ‘roadmap’ naar het e-depot uit 2016
6.              Gedigitaliseerde bouwtekening uit Houten
7.              Een van de in 2017 digitaal doorzoekbaar gemaakte kranten van Vianen
8.              Professor Frits van Oostrom vertelt op Open Monumentendag 2018 in Wijk bij Duurstede een
                spannend historisch verhaal
9.              Schilderij van J. de Kruijf met een gezicht vanuit het zuidoosten over de Kromme Rijn op het
                oude dorp Bunnik; een van de werken die dit jaar gedigitaliseerd zijn.
10.             Het RHC Zuidoost Utrecht publiceert steeds meer informatie op de landelijke website
                www.archieven.nl
11.             De studiezaal van het RHC in 2017
12.             Ad van Bemmel en Henk Deys bij de feestelijke overdracht van de kaarten en boeken uit
                Collectie Deys door de Vriendenstichting aan het RHC in 2018
13.             De opening van de reizende tentoonstelling over de Wijkse archiefcalamiteit op 13 oktober
                2017
14.             Twee bladzijden uit de stichtingsakte van het Rhenense Cuneragilde uit 1392
15.             Fort Honswijk
16.             Informatie op allerlei soorten niet-papieren dragers wordt geconverteerd voor duurzame
                opslag in de cloud
17.             Programmaboekje uit het archief van de Rhenense zwemclub De Forellen
18.             Beschadigd lakzegel uit het Familiearchief De Wijkerslooth de Weerdesteyn
19.             Manuscriptkaart van ca. 1615 uit het Familiearchief De Wijkerslooth de Weerdesteyn
20.             Voorzitter Guus Swillens van de Vriendenstichting van het RHC bedankt onderzoeker Marcel
                Kemp voor zijn omvangrijke collectie digitale bronnen op een feestelijke bijeenkomst in
                februari 2018
21.             Een deel van de bibliotheek in de archiefbewaarplaats van het RHC
22.             Archiefinspecteur Hein Merkelbach tijdens de overdracht van het archief van een grote
                zorginstelling in 2016




Beleidsplan RHC Zuidoost Utrecht 2019-2022                                                                 28
</pre>

====================================================================== Einde pagina 28 =================================================================

<br><br>