<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>            Aan de gemeenteraad van Houten                                  Datum:        22 april 2020
            Postbus 30                                                      Bijlagen:     4
            3990 DA HOUTEN

            Betreft:
                - Financiële jaarstukken van het Regionaal
                     Archief Zuid-Utrecht;
                - Toestemming toevoegen exploitatiesaldo
                     2019 aan bestemmingsreserve;
                - Bestuursbesluit over artikel 22 lid 1 van de
                     nieuwe gemeenschappelijke regeling.




                                Geachte Raad,

                                Hierbij vraag ik uw aandacht voor de volgende drie zaken.

                                Op de eerste plaats stuur ik u, ten behoeve van de Gemeenteraad, de door het
                                Bestuur van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) op 16 april 2020
                                vastgestelde:

                                    -   Kadernota 2021 (ter kennisneming)
                                    -   Ontwerp-Jaarrekening 2019 (ter goedkeuring);
                                    -   Eerste Begrotingswijziging 2020 (ter kennisneming);
                                    -   Ontwerp-Programmabegroting 2021-2024 (ter goedkeuring).

                                Graag ontvang ik uw eventuele zienswijzen over de Ontwerp-Jaarrekening 2019
                                en de Ontwerp-Programmabegroting 2021-2024 vóór 24 juni a.s.

                                De jaarrekening 2019 valt nog onder de gemeenschappelijke regeling Regionaal
                                Historisch Centrum Zuidoost Utrecht. Op basis van artikel 22 lid 1 van deze GR
                                vraagt het bestuur uw expliciete toestemming om het positieve exploitatiesaldo
                                van € 3.063 over 2019 toe te voegen aan de bestemmingsreserve digitalisering.

                                Tenslotte laat ik u het volgende weten over het gewijzigde artikel 22 lid 1 in de
                                nieuwe GR. In augustus 2019 heeft het bestuur van het RAZU de GR uit 2016
                                gewijzigd vanwege de gemeentelijke herindeling van deelnemer Vianen met
                                Leerdam en Zederik tot de gemeente Vijfheerenlanden per 1 januari 2019 en de
                                daarmee samenhangende naamwijziging van de organisatie van Regionaal
                                Historisch Centrum Zuidoost Utrecht in Regionaal Archief Zuid-Utrecht. Deze
                                gewijzigde GR is inmiddels goedgekeurd door de gemeenteraden van
                                Vijfheerenlanden, Houten, Rhenen en Wijk bij Duurstede. Bunnik en Utrechtse
                                Heuvelrug volgen naar verwachting op korte termijn.

                                Naar aanleiding van de vaststelling heeft het RAZU van de gemeenteraad van
                                Houten en ambtelijk van Utrechtse Heuvelrug een zienswijze/bezwaar


Bezoekadres                         Postadres                                                             IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699
Karel de Grotestraat 30             Regionaal Archief Zuid-Utrecht          Telefoon: 088 5300 170        KvK 50907905
3962 CL in Wijk bij Duurstede       Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede   E-mail: info@razu.nl          BTW NL822.989.712.B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                ontvangen betreffende artikel 22, lid 1 van de nieuwe GR over het gebruik van
                                het exploitatiesaldo voor extra investeringen.

                                Dit artikel is gereviseerd om beter aan te sluiten op de praktijk en de
                                bestuurswijze van het RAZU. Het nieuwe lid 1 is gebaseerd op de GR van een
                                collega-archiefdienst en geeft het RAZU-bestuur de mogelijkheid om te
                                besluiten over drie opties voor een batig exploitatiesaldo: geheel of deels
                                toevoegen aan de reserve, gebruiken voor extra investeringen of teruggeven aan
                                de deelnemers. In het verleden heeft het RAZU batige saldi altijd óf in een
                                bestemmingsreserve gezet óf gerestitueerd. De wijziging met daarin de
                                mogelijkheid tot extra investeringen is daarmee, zonder verdere bestuurlijke
                                intenties, iets ruimer dan de tot dusver gevolgde werkwijze van het bestuur.

                                Houten en Utrechtse Heuvelrug hebben aangegeven deze verruiming
                                ongewenst te vinden. Het bestuur van het RAZU kan zich vinden in hun
                                zienswijze. Echter, om te voorkomen dat de lange procedure van het vaststellen
                                van de GR opnieuw moet worden gevolgd door de zes deelnemers heeft het
                                bestuur op 16 april 2020 een pragmatisch besluit genomen:

                                “De tekst van de nieuwe GR blijft vooralsnog ongewijzigd, maar het bestuur van
                                het RAZU verklaart het batig exploitatiesaldo nooit te zullen gebruiken voor
                                extra investeringen. Bij de eerstvolgende wijziging van de GR zal het deze optie
                                in artikel 22 lid 1 schrappen.”

                                Passend bij onze bestuurscyclus worden alle stukken na vaststelling door het
                                bestuur aan de gemeentebesturen toegezonden ter goedkeuring of
                                kennisneming. U blijft, als raad, samen met uw bestuurder dus altijd de controle
                                houden.
                                Het bestuur verneemt graag of u als raad akkoord kunt gaan met deze gang van
                                zaken.



                                Ik hoop u met de toezending van de jaarstukken en deze brief van dienst te zijn
                                geweest en zie uw reactie met belangstelling tegemoet.



                                Met vriendelijke groet,

                                Namens het Bestuur van het RAZU,




                                Ria van der Eerden-Vonk

                                Directeur-Archivaris




Bezoekadres                         Postadres                                                        IBAN NL 18 BNGH 028.51.48.699
Karel de Grotestraat 30             Regionaal Archief Zuid-Utrecht          Telefoon: 088 5300 170   KvK 50907905
3962 CL in Wijk bij Duurstede       Postbus 64 3960 BB Wijk bij Duurstede   E-mail: info@razu.nl     BTW NL822.989.712.B01
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>