<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                          Gemeente Houten


                                                                          Onderdoor 25
                                                                          Postbus 30, 3990 DA Houten
                                                                          Telefoon 030 639 26 11
                                                                          Fax 030 639 28 99
                                                                          E-mail: gemeentehuis@houten.nl
                                                                          Internet: www.houten.nl




 Aan het college en de leden van de raad
 i.a.a. de commissieleden




 Datum                          Uw kenmerk       Uw brief van                  Ons kenmerk                 Bijlagen
 23 mei 2023                                                                   838686


Onderwerp: Bevindingen ARC jaarstukken 2023



Geacht college en raad,

Ook dit jaar kiezen wij voor een reactie in de vorm van een brief en niet een uitgebreider rapport. We
beperken ons daarbij tot onze belangrijkste bevindingen op basis van concept jaarstukken ontvangen
op 29 maart 2024. Deze keuze is gemaakt om niet nodeloos in herhaling te vervallen ten opzichte van
vorige jaren en de tekst beknopt te houden.

Wat de ARC opvalt is dat meer aandacht is besteed aan redactie in de jaarstukken 2023, meer dan in
voorgaande jaren. Dit is een positieve ontwikkeling. De verantwoording is met enthousiasme en
schwung geschreven tot een goed leesbaar verhaal. Er is veel gedaan, dus de tweede W-vraag “Wat
hebben we daarvoor gedaan”, komt goed aan bod.

Helaas schiet de verantwoording ook dit jaar weer tekort op belangrijke onderdelen. Voor een deel zijn
dat punten waar wij al een reeks van jaren aandacht voor vragen:
    1. Er is weinig oog voor beoogde maatschappelijke effecten, Daardoor is het onduidelijk
        waarop wordt gestuurd en wat is bereikt. Er vindt geen analyse plaats tussen beoogde
        effecten en maatregelen. De focus lijkt vrijwel geheel op output te liggen, zonder dat duidelijk
        wordt of we de juiste dingen doen op een goede manier. Er wordt onvoldoende antwoord
        gegeven op de vraag of de inzet van college en organisatie tot het beoogde resultaat leidt.
    2. De diversiteiten aan doelstellingen en indicatoren (collegeprogramma, beleidsstukken,
        nieuwe indicatoren P&C cyclus, global goals) werkt verwarrend. Er is daarbij uit
        verschillende bronnen geput zonder dat duidelijk is hoe deze samenhangen of waar ze
        vandaan komen.
    3. Weer blijft er veel geld over, waarop voor een deel gestuurd had kunnen/ moeten
        worden. Het gat tussen de 2e Berap en de jaarstukken is te groot. Zo wordt getornd aan het
        budgetrecht van de raad
    4. De risicoparagraaf biedt geen handelingsperspectief, Welke maatregelen zijn genomen
        om de risico's acceptabel te maken? En wat is dat resterende risico dan? In de huidige vorm
        is het onduidelijk wat de raad ermee moet en of de beheersmaatregelen op orde zijn.
    5. De middelen voor de organisatieontwikkeling zijn bijna op, maar de opgave is nog niet
        gerealiseerd.

Ad 2) Dit geldt bijvoorbeeld voor de global goals die onvoldoende worden uitgewerkt en een plek
krijgen in het door het college voorgestane beleid. Ook de verwijzing naar deze goals in de
jaarstukken is te beperkt. Ze beslaan een groot gedeelte van het gemeentelijk beleid (opgebouwd uit
sociaal-cultureel kapitaal, ecologisch kapitaal en economisch kapitaal), maar zelfs in het
deelprogramma Duurzaamheid en energietransitie wordt er niet naar verwezen. We treffen maar twee


 Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>verwijzingen aan in het programma Samen Leven daar waar we veel meer verbanden vermoeden.
Wat dragen de global goals nu precies bij aan waar het college voor staat? Dat is onduidelijk. Door de
manier waarop nu de global goals zijn opgenomen in de programma’s (in alleen cijfers) wordt de
toegevoegde waarde gemist.

Ad3,) Ten tijde van de 2e Berap is niet alles te voorzien. Dit wordt pas zichtbaar gemaakt bij de
jaarstukken. Bij meerdere posten kan dit volgens de ARC wel beter worden voorspeld, zoals bij
bijvoorbeeld personele lasten, OZB, wachtgeld wethouders en verlofsparen. Doordat zo laat in het jaar
‘meevallers’ in beeld worden gebracht (bij elkaar miljoenen), resulteert dit in een hoger
weerstandsvermogen. Dit is niet gewenst. Mogelijke wensen van de raad tijdens het lopende jaar
kunnen hierdoor niet meer worden gerealiseerd. De ARC vraagt daarom opnieuw of er t.a.v.
dergelijke ontwikkelingen beter een vinger aan de pols kan worden gehouden en de raad eerder
geïnformeerd.

Ad 4.) Het is vooral een kwalitatief stuk. Moet de raad wat vinden van of de beheersmaatregelen
voldoende op orde zijn?
Bijvoorbeeld: In december 2022 heeft de gemeente nieuwe besluiten genomen over de Windparken
Houten en Goyerbrug. Beide dossiers zijn (juridisch) complex en maatschappelijk en politiek zeer
gevoelig. Daar komt bij dat de initiatiefnemer van Windpark Goyerbrug de gemeente aansprakelijk
heeft gesteld voor vertragingsschade. Zou er een voorziening moeten komen ten bate van juridische
risico’s ten aanzien van windpark Goysebrug? Dit risico is overigens niet opgenomen in de
risicomatrix.

Helikopterview
Het ontbreekt in zijn algemeenheid aan een helikopterview waarin ook zaken staan die minder
voorspoedig verlopen. Hoe staan we ervoor met betrekking tot de grote opgaven/ grote dossiers? Zijn
er specifieke zorgen? Dat verdiept de rapportage en dat is wenselijk. Bijvoorbeeld voor
gebiedsontwikkeling en duurzaamheid is veel maatschappelijke aandacht maar deze scoren op
redelijk veel punten oranje. Zoekende naar een betere balans zou dit moeten resulteren in een
algemene duiding van hoe het is gegaan afgelopen jaar in Houten en wat dit betekent voor het
komend jaar.

Achteruitgang
Het bovenstaande in deze brief, betekent stilstand of zelfs achteruitgang. Op basis van voorliggende
raadstukken kan de raad moeilijk invulling geven aan zowel haar kader stellende als haar
controlerende taak. Indicatoren en de bijbehorende duiding zijn voor de raad belangrijk in haar kader
stellende rol om de prestaties en de doelen van het college te beoordelen en waar gewenst bij te
sturen. Daarnaast zijn de indicatoren een belangrijk middel vanuit de controlerende rol om de
uitvoering van het beleid en de resultaten daarvan te monitoren. Beide rollen zijn nu niet goed te
verwezenlijken. De ARC geeft al jaren (grotendeels) hetzelfde aan. Het vertrouwen in verbetering
raakt zo langzamerhand op. Eerder geconstateerde problemen worden niet opgelost. Het
voorliggende geeft niet het gevoel dat er voldoende stuurkracht plaats vindt in management en
directie. Het feit dat deze laatste momenteel bestaat uit twee interim-directeuren geeft reden tot extra
zorgen voor de continuïteit. De uitdagingen voor een nieuwe directie zijn groot. Er ligt nog steeds
geen plan met concrete doelen voor opdat gewerkt wordt aan een beoogde organisatieontwikkeling,
terwijl deze veel aandacht behoeft. Het gebruik van een zogenaamde plateauplanning kan daarbij
helpend zijn.

Advies
De rekenkamer is ook betrokken geweest bij de wijze van verantwoorden zoals uitgewerkt in de
jaarstukken. Dit heeft o.a. geresulteerd tot de aanbeveling van op te nemen indicatoren in 2023 ten
tijde van de 2e Berap (zie laatste document 3.5 blz. 16 ‘Indicatoren’.). Zie verder ook het rekenkamer
memorandum van 17 mei 2023; ‘Indicatoren in begroting, rapportages en jaarrekening:
https://www.houten.nl/fileadmin/user_upload/Thema/Gemeenteraad_en_College/Gemeenteraad/De_r
ekenkamer/2023-05-17_Rekenkamer_Houten_Indicatoren.pdf

Daarin zijn onder meer de volgende twee adviezen opgenomen:

     (1) Mogen we in Houten afspreken dat er vanaf nu geen beleidsstuk meer richting raad




Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.                                                 Pagina 2 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>          gaat waarin geen (enkele) concrete indicator is opgenomen? Het mag toch ook de
          (persoonlijke) ambitie van een ambtenaar zijn, daarin gestimuleerd door de bestuurlijke
          portefeuillehouder rond het onderwerp in kwestie, om vast te stellen hoe het werk van de
          gemeente kan worden gemeten en beoordeeld?

     (2) Probeer als college, maar ook als raad – daarin actief ondersteund door de griffie – het in de
          raad over ‘grote onderwerpen’ te voeren debat over het jaar te spreiden. Hanteer een agenda
          waarin bijvoorbeeld elke twee maanden compact schriftelijk door het college wordt
          gerapporteerd over de voortgang van de selectie van ambities waaraan indicatoren zijn
          verbonden, en stel per dezelfde twee maanden één van die ambities (in de terminologie van
          Houten ‘grote opgaven’) diepgaand aan de orde in de raad.

          Dus: bewust en stellig naast de momenten waarin de gebruikelijke PenC-documenten worden
          besproken, en waarop door de veelheid van onderwerpen in het algemeen geen sprake is van
          ‘echt doorgraven op de inhoud’

          In dit memorandum wordt ook gesteld:

          Geen beleid (meer) zonder indicatoren
          Indicatoren formuleren is […] professioneel leuk. Een ambtelijk medewerker die – de
          Rekenkamercommissie noemt maar een onderwerp – een nieuw beleidsdocument opstelt
          voor het Houtense cultuurbeleid, wil voor zichzelf, voor de verantwoordelijk wethouder, voor
          de raad en uiteindelijk ook voor de inwoners van Houten toch zo scherp mogelijk kunnen
          vaststellen wanneer de in dat document verwoorde ambities zijn gerealiseerd.

          “Met het bovenstaande mag ook zijn benadrukt dat het opstellen van indicatoren het werk
          van(de) inhoudelijk bij een beleidsterrein betrokken medewerkers moet zijn. Een eventuele rol
          van concerncontrol en/of financiën is hooguit coördinerend en positief-kritisch volgend: de
          verantwoordelijkheid voor de formulering van indicatoren kan nooit daar liggen.” Daarmee is
          dit advies breed ingebed binnen de beoogde organisatie (ontwikkeling).

De ARC acht het daarom raadzaam om bovenstaande adviezen op korte termijn op te volgen om zo
continue met elkaar te werken aan een manier van denken en handelen die het makkelijker maakt de
P&C documenten voortaan te vullen met informatie die zowel door college en raad van belang worden
gevonden. Beter aan de voorkant stap voor stap samen werken aan benodigd inzicht. Dit inzicht blijkt
geen sinecure die in één grote slag makkelijk te maken is.


 Met vriendelijke groet,




 Frank van der Meij (ITH)
 Voorzitter

 Mede namens de andere leden van de Audit- en Rekeningcommissie:




Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.                                                 Pagina 3 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>  Jan Rinkel (VVD)




Marcel van Gooswilligen (D66)




Jane Lobbrecht (GroenLinks)




Bij beantwoording datum en kenmerk vermelden.   Pagina 4 van 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>