<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                     2018- 040




Raadsbesluit

De raad van de gemeente Nieuwegein;


gelezen het voorstel van het presidium d.d. 23 januari 2018;


gelet op artikel 4 107a, tweede lid, Gemeentewet;



besluit:


Vast te stellen de volgende


Instructie voor de griffier van de gemeenteraad van
Nieuwegein 2018

 Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
a. griffier: de functionaris, zoals bedoeld in artikel 107 Gemeentewet;
b. burgemeester: de op grond van artikel 61 Gemeentewet op voordacht door onze
Minister bij koninklijk besluit benoemde functionaris of de waarnemer
(Gemeentewet artikel 78);
c. secretaris: de functionaris, zoals bedoeld in artikel 102 Gemeentewet;
d. griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad,
bestaande uit de griffier en de medewerkers van de gemeente die hiërarchisch
onder de griffier vallen;
e. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet
ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de raad is overgedragen;
f. presidium: het presidium zoals bedoeld in het reglement van orde voor de raad;
g. raadskalender: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering
van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen van/aan de raad;
h. college: bestuursorgaan zoals bedoeld in artikel 34 Gemeentewet.

Artikel 2 Algemene taken en bevoegdheden
1.      De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door
       de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt
       zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en
       nazorg van de vergaderingen daarvan.
2.      De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken
       van procedures en processen ten behoeve van de in lid 1 bedoelde
       vergaderingen en van de besluitvorming door de raad.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer    2/4
                                           Onderwerp    Raadsbesluit




Artikel 3 Leidinggeven en management
1.      De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft hiërarchisch en
       functioneel leiding aan medewerkers van de griffie en de secretaris van de
       rekenkamer(commissie).
2.      De griffier heeft op grond van de Wet op de ondernemingsraden periodiek
       overleg met medewerkers van de griffie.
3.      De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke
       organisatie die onder zijn verantwoordelijkheid de raad ondersteunen.
4.     De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten
       die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren.
5.     De griffier rapporteert jaarlijks aan de raad over (uitvoering van) de
       activiteiten de griffie.
6.      De griffier beheert de budgetten van de raad, de griffie en de
       rekenkamer(commissie), signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de
       raad hierover.

Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg
1.      De griffier neemt actief en constructief deel aan de driehoek (burgemeester
       en secretaris).
2.      De griffier en de secretaris overleggen periodiek tenminste over de planning
       en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk
       besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke
       bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
3.      De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de
       jaarrekening.
4.      De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.

Artikel 5 Agendering
1.      De griffier is secretaris van het presidium.
2.     De griffier ondersteunt het presidium bij het opstellen van de voorlopige
       agenda’s van de vergaderingen van de raad, de raadscommissies en andere
       raadsbijeenkomsten.
3.      De griffier adviseert het presidium over de raadskalender voor de raad.
4.      De griffier adviseert het presidium of een ingediend voorstel rijp is voor
       agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen aan de raad.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                            Bladnummer    3/4
                                            Onderwerp    Raadsbesluit




Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming
1.      De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor
        verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of
        aangepaste werkprocessen.
2.      De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten
        behoeve van een effectieve besluitvorming.
3.      De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van
        alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen
        hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de
        raad.
4.      De griffier bevordert de tijdigheid van de informatieverstrekking aan de
        raad en diens leden door het college en de burgemeester.
5.      De griffier bewaakt de afdoening van moties en het nakomen van afspraken
        en toezeggingen door het college en de burgemeester.

Artikel 7 Onderzoek
1.     De griffier draagt zorg voor het ambtelijk secretariaat van de
       rekenkamercommissie.
2.     De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een
       onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a
       Gemeentewet.
3.     De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door raadsleden gewenste
       onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet.

Artikel 8 Communicatie en voorlichting
1.      De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het
        communicatiebeleid van de raad.
2.      De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van
        documenten zoals bepaald is in de Gemeentewet artikel 19 lid 2, en 23 lid
        5.
3.      De griffier geeft voorlichting aan burgers over mogelijkheden tot deelname
        aan de commissievergaderingen of inbreng in het politieke
        besluitvormingsproces.

Artikel 9 Verhindering
Indien de griffier meer dan 14 dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij
daarvan tijdig mededeling aan de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 10 Onvoorzien
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover
nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                          Bladnummer    4/4
                                          Onderwerp    Raadsbesluit




Artikel 11 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de dag na haar bekendmaking. Op dat
moment vervalt de instructie inzake taak en bevoegdheden van de raadsgriffier,
vastgesteld op 21 november 2002’en gewijzigd op 4 november 2004.

Artikel 12 Citeertitel
Deze verordening kan worden aangehaald als: Instructie voor de griffier van de
gemeenteraad van Nieuwegein 2018.




Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 22 februari 2018.




            J.S.Y. Houtman                              F.T.J.M. Backhuijs
            griffier                                    voorzitter
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>