<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>             Postbus 1 3430 AA  Bezoekad res Stadsplein 1  www.nieuwegein.nl
             Bank Nederlandse Gemeenten 28 50 04 387
                                             2020-356
                                              Auditcommissie
                                              Contactpers oon griffie
                                              Telefoon
                                              Fax
                                              E-mail
Aan                                                         Datum    7 september 2020
                                                            Kenmerk
De gemeenteraad van Nieuwegein
                                                            Onderwerp    Advies auditcommissie
                                                                         concept Auditplan
                                                                         Deloitte 2020,
                                                                         bestuursrapportage
                                                                         2020
                                                            Bijlage: ---
Geachte leden,
In de vergadering van 1 september jongstleden heeft de auditcommissie gesproken
over het eerste concept auditplan 2020 van Deloitte en de eerste bestuursrapportage
2020 (2020-315) die samen met een tweetal technische wijzigingen in plaats van de
voor- en najaarsnota zijn gekomen. De adviezen en gemaakte afspraken
voortkomend uit dit overleg hebben wij voor u vervat in deze brief.
Concept auditplan 2020 Deloitte
Speerpunten
Naar aanleiding van de passage over speerpunten in het auditplan, verwijst de
auditcommissie naar de bespreking dd. 17 juni jongstleden waar de speerpunten zijn
bepaald in samenspraak met organisatie en accountant ten behoeve van de
interimcontrole 2020 en ter toelichting in de komende boardletter. De speerpunten
worden hieronder benoemd:
   het gemeentelijk inkoopbeleid als een speerpunt in de komende controle 2020 op
    te nemen.
   De accountant stelt ook voor om als tweede en derde speerpunt COVID-19 en
    rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. De accountant wil hierbij nagaan
    hoe ver de organisatie met de invoering van deze processen is.
Goedkeurings- en rapporteringstoleranties
De goedkeuringstolerantie van Nieuwegein valt binnen de vastgestelde grenzen voor
wat betreft fouten (1%) en onzekerheden (3%) (toelichting in het controleprotocol
2019-2021). Hetzelfde geldt voor de rapporteringstolerantie, waarbij 0,1 mln voor
fouten is aangehouden en 6,2 mln voor onzekerheden.
De accountant geeft mee richting de auditcommissie dat ten gevolge van COVID-19
de genoemde marges kunnen wijzigen, doch voorlopig worden deze percentages
gehanteerd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer  2/5
                                           Kenmerk
                                           Onderwerp  Advies auditcommissie concept Auditplan
                                                      Deloitte 2020, bestuursrapportage 2020
Actuele ontwikkelingen
De accountant vraagt in het auditplan aandacht voor een aantal actuele
ontwikkelingen: de rechtmatigheidsverantwoording die naar alle waarschijnlijkheid
met ingang van 2021 door het college ingevuld gaat worden, het in kaart brengen
van de financiële positie van Nieuwegein, waarvan de accountant een toelichting
gaat geven bij de volgende vergadering van de auditcommissie medio oktober en de
uitkomsten van het rekenkameronderzoek naar fiscale processen.
Aandachtspunten controle
Andere ontwikkelingen die de accountant schetst, is de impact van COVID-19,
waarbij het betaalproces, subsidieverstrekkingen en inkoopprocessen,
debiteuren/vorderingen en WMO/jeugd met een prestatielevering een belangrijk punt
vormen in relatie tot “het op afstand werken”.
Nieuwegein werkt reeds enige tijd met digitale betalingsprocessen in het kader van
continuïteit van handelingen.
Aandacht wordt gevraagd voor “de Tone at the Top”, waarbij de cultuur is dat alles
netjes volgens de regels gelopen is.
Risico’s, aandachtsgebieden
Ten aanzien van aandachtsgebieden bij de komende interim controle/
jaarrekeningcontrole, zal de accountant zijn aandacht gaan richten op ondermeer
beheersing van investeringsprojecten en bevindingen op de grondexploitatie, naast
de genoemde ontwikkelingen in het auditplan.
Accountantscontrole tijdspad/Doel
Doel van de accountant dit jaar is om de RBL eerder af te ronden ten behoeve van
de afronding van de accountantscontrole. Ook zal de accountant twee workshops
verzorgen; een voor de auditcommissie en een voor de raad. Onderwerp raad zal op
advies van de auditcommissie zijn de rechtmatigheidsverantwoording.
Auditbudget 2020
De COVID gevolgen kunnen een mogelijke impact hebben op de komende controle
qua tijdsbesteding, geeft de accountant aan de auditcommissie mee.
Evaluatie 2019
De auditcommissie ziet graag meer resultaten uit de evaluatie terug in het plan.
De accountant geeft als reactie dat de belangrijkste gemaakte afspraken met de
organisatie in het plan toegevoegd zullen worden. In de definitieve versie van het
auditplan zullen deze verwerkt zijn ten behoeve van de raad.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                            Bladnummer  3/5
                                            Kenmerk
                                            Onderwerp  Advies auditcommissie concept Auditplan
                                                       Deloitte 2020, bestuursrapportage 2020
Kwaliteitsbelofte
Naar aanleiding van een vraag van de auditcommissie over de gehanteerde
procedure bij Deloitte, geeft de accountant aan dat de extra kwaliteitscheck
periodiek intern binnen Deloitte plaatsvindt.
Bestuursrapportage 2020 (2020-315)
De ambtelijke organisatie meldt dat deze vorm van rapporteren aan de raad de
eerste keer is. In de bestuursrapportage wordt een inhoudelijke en financiële
verantwoording over het eerste halfjaar gegeven met als peildatum 1 juni.
De financiële coronaeffecten en sociaal domein zijn in beeld gebracht in de
aanvullende raadsbrief van 28 augustus 2020 bij de bestuursrapportage.
Informatiegehalte bestuursrapportage 2020
Vergeleken met het informatiegehalte bij de oude rapportages (oa voor- en
najaarsnota), zijn de toelichtingen onder diverse posten in de bestuursrapportage
erg summier. De auditcommissie verzoekt de organisatie om het informatiegehalte
bij de eerstvolgende rapportage te verbeteren en uit te breiden. Dit voorkomt veel
technische vragen en de bestuursrapportage wordt daardoor leesbaarder. De
organisatie kan zich hierin vinden en zal dit de volgende keer meenemen.
Nieuw te vormen “reserve dekking coronakosten”
De auditcommissie vraagt zich af of de reserve voldoende inzichtelijk zal zijn voor de
raad. Alle kosten gaan via de nieuwe te vormen reserve coronakosten. De corona
gerelateerde kosten zijn incidentele kosten en worden gescheiden van andere
kostenposten en via de programma’s van de P&C producten gebundeld ten behoeve
van een volledig beeld richting de raad.
Mochten kosten niet uit de nieuwe reserve vergoed kunnen worden (bij de
besluitvorming jaarrekening 2020), dan zullen deze t.l.v. de algemene reserve
worden gebracht. Het is de verwachting dat de reserve dekking coronakosten niet
toereikend genoeg zal zijn.
Pilot klimaatadaptatie, lagere kapitaalslasten
Bij de pilot klimaatadaptie ontbreekt de onderbouwing dat de organisatie de eigen
gedane uitgaven abusievelijk vergeten is te verwerken, hetgeen nu is gebeurd.
Hetzelfde geldt voor de post lagere kapitaalslasten, waarbij geldt dat veel
investeringen nog niet zijn afgerond en kapitaalslasten daarmee een jaar
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                             Bladnummer  4/5
                                             Kenmerk
                                             Onderwerp  Advies auditcommissie concept Auditplan
                                                        Deloitte 2020, bestuursrapportage 2020
opschuiven. De ambtelijke organisatie beaamt deze terechte constatering en neemt
de onderbouwing mee in de technische beantwoording.
Krediet Betere Buurt Kerkveld
De auditcommissie vraagt zich af of het goedkoper worden van kredieten voor de
betere buurten, een tendens wordt. Een terecht punt, geeft concerncontrol aan en
verwijst naar de nota duurzaam financieel evenwicht onder c, waarin het betere
buurten project terugkomt en het investeringsbedrag per buurt lager ligt.
Programma leefomgeving en veiligheid
Bij het thema veiligheid wordt toegelicht dat geplande fysieke controles gericht op
bedrijven niet zijn doorgegaan in de hoop dat deze aan het einde van het jaar alsnog
zijn uitgevoerd. Dit is te wijten aan veel verloop van personeel in een kort
tijdsbestek in combinatie met corona, geeft de organisatie aan.
Plaatsing Abri’s
Bij de post Plaatsing Abri’s wordt gesproken over een bedrag van 150.000 euro aan
uitgaven, doch onduidelijk is voor welke periode dit geldt. Het blijkt dat bedrag ad
150.000 een bijstelling betreft voor het hele jaar, dus voor 3 kwartalen.
Groen
Onder de post groen wordt gesproken over meer water geven en daardoor hogere
kosten. De auditcommissie vraagt zich af of hierover meer informatie te vinden is en
of er een budget meer water geven bij sterfte van planten, bestaat. De organisatie
zoekt dit uit en komt hierop terug bij de technische beantwoording.
Investeringen Krediet auto
Ook bij de post investeringen krediet auto komt de organisatie, na een vraag om de
achterliggende reden, met een nadere toelichting hierop bij de technische
beantwoording.
NV Merwestein
De auditcommissie vraagt naar de omvang van het verwachte negatieve resultaat
van Merwestein. Toelichting op het verwachte exploitatietekort is meegenomen in de
aanvullende brief aan de raad gedateerd 28 augustus 2020.
Licenties Microsoft
De auditcommissie vraagt naar de achterliggende reden waarom er ruim 200
gebruikers bij zijn gekomen ten opzichte van 3 jaar geleden. De organisatie wijdt
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer  5/5
                                           Kenmerk
                                           Onderwerp  Advies auditcommissie concept Auditplan
                                                      Deloitte 2020, bestuursrapportage 2020
deze flinke toename aan vooral het toetreden van Geynwijs en WSW plekken de
afgelopen periode.
Investeringen Airco met warmtepomp Fort Vreeswijk
Gesproken wordt over het aanschaffen van een airco-installatie bij Fort Vreeswijk.
De auditcommissie veronderstelt hierbij dat deze aanschaf geen hogere huur gaat
geven. De organisatie onderschrijft dit.
Kapitaallasten effect 2020
Verbouwing Atrium: De kapitaallasten van de verbouwing van het gemeentehuis
worden niet in deze bestuursrapportage meegenomen, doch worden een jaar later na
de start van de verbouwing, verwerkt.
Programma kansen voor jeugd
Vraag van de auditcommissie is of de ouderennetwerken vanwege de financiële
opgave worden gekort. Er zijn namelijk geen middelen beschikbaar op
ouderennetwerken nu. Organisatie neemt deze vraag mee in de technische
beantwoording.
Cirkeldiagrammen
De auditcommissie vraagt om een toelichting op de cirkeldiagrammen in de
bestuursrapportage. De bullets in de cirkeldiagram sluiten aan bij de bullets in het
jaarverslag en de jaarrekening en geven aan of we op schema liggen en of we winst
boeken.
Slotopmerking
Wij verzoeken u om het bovenstaande bij de behandeling van de betreffende
stukken te betrekken.
Met vriendelijke groet,
Marco Diekstra,
Voorzitter auditcommissie
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>