<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                 Concerncontrol


                                                 Afzender   Joop Muilerman
                                                 Telefoon (030) 607 12 28

                                                 E-mail   j.muilerman@nieuwegein.nl




       Rapportage Interne controle 2022                        Datum 12 mei 2023

                                                               Kenmerk   jm
       Aan   leden van het college                             Zaaknummer
                                                               Berichtnummer

                                                               Onderwerp     Rapportage interne
                                                                             controle 2022




   1. Samenvatting
Jaarlijks worden er ten behoeve van de jaarrekening interne controles uitgevoerd.
Deze controles zijn gebaseerd op een interne controleplan waarin is vastgelegd
welke controles en toetsmomenten er worden uitgevoerd.
Dit controleplan bevat de financieel grootste processen (omvang minimaal € 1,2
mln) die de jaarrekening raken. De bevindingen uit deze controles zijn
weergegeven in deze rapportage. Deze rapportage wordt door de accountant voor
de jaarrekeningcontrole. Conform de aanpak van de accountant is de rapportage
onderverdeeld in rechtmatigheidscontroles en getrouwheidscontroles.
Bij de rechtmatigheidscontroles doen we dit door respectievelijk in te gaan op de
rechtmatigheidsaspecten begrotingsrechtmatigheid, voorwaardencriterium, en
misbruik & oneigenlijk gebruik waar het college zich vanaf 2023 over moet
verantwoorden.


1.1 Bevindingen Rechtmatigheidscontrole
Dit bestaat uit de volgende onderdelen:
   1. Begrotingsrechtmatigheid
   2. Voorwaardencriterium
   3. Misbruik en oneigenlijk gebruik


Ad 1 Begrotingsrechtmatigheid (toetsing op overschrijding van door de raad
vastgestelde budgetten): In het kader van begrotingsrechtmatigheid constateren
we geen onrechtmatige overschrijding van de lasten per programma. Voor wat
betreft kredietoverschrijdingen is er in één geval een overschrijding
geconstateerd.


Ad 2 Voorwaardencriterium (toetsing aan wet- en regelgeving met een financieel
effect): Dit betrof onder andere een controle op Europese aanbestedingsregels,
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer     2/16
                                           Kenmerk   jm
                                           Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




naleving van aanbestedingsregels onder de EU grens, subsidieverlening, treasury,
salarisbetalingen, verhuur, subsidiebaten en SISA.


Aanbestedingencontrole
Voor wat betreft het voorwaardencriterium is er in één geval een onrechtmatige
aanbesteding vastgesteld. Dit betrof een inhuur ten behoeve van een project dat
vanwege uitval en ziekte langer verlengd moest worden. De totale waarde kwam
daarmee over de hele looptijd boven de Europese aanbestedingsgrens uit. De
lasten in 2022 bedroegen € 122.000 en tellen mee als rechtmatigheidsfout. Per
2023 is dit contract inmiddels aangepast zodat de aanbestedingsfout beperkt is tot
122.000 euro in 2022. Verreweg de meeste inhuur van de gemeente gaat via een
DAS (dynamisch aankoop systeem) waamee de risico's op onrechtmatige inkoop
fors zijn verminderd. Uit de overige processen kwam geen rechtmatigheidsfout
naar voren. De uitkomsten van de controle WMO/jeugd volgen nog in mei.


Verbonden partijen: Verbonden partijen hebben voor een deel effect op het
rechtmatigheidsoordeel van de gemeente; alleen in die gevallen dat er sprake is
van een financieel effect. Op dit moment zijn nog niet alle jaarrekeningen van
verbonden partijen binnen. Dat betekent dat we nog geen volledig zicht hebben
op de rechtmatigheid bij verbonden partijen. In beginsel zal een onrechtmatigheid
bij een verbonden partij niet leiden tot een onrechtmatigheidsfout bij de
gemeente, tenzij er sprake is van een financiele fout die direct invloed heeft op de
gemeentelijke financien. Bij de BGHU was het afgelopen jaar sprake van een
aanbestedingsfout die leidde tot een niet-goedkeurende accountantsverklaring.
Dit heeft echter geen effect op de rechtmatigheidsverklaring van de gemeente
aangezien er geen financiele effecten uit voortkomen. Bij de overige ontvangen
accountantsverklaringen was sprake van goedkeurende verklaringen.


Ad 3: Misbruik/oneigenlijk gebruik (dit betreft toetsing op de naleving van
misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelngen)
   Er zijn geen afwijkingen geconstateerd in 2022.


1.2 Bevindingen Getrouwheidscontrole
(Dit geeft een oordeel of de jaarrekening een getrouw beeld van de werkelijkheid
weergeeft, hierbij wordt onder andere getoetst op een goede onderbouwing van
de balansposten, en bij de exploitatie of er sprake is van toewijzing van de baten
en lasten aan het juiste boekjaar).


Baten, lasten, waardering en balansmutaties: uit de toetsing op toewijzing van de
baten, lasten en balansmutaties aan het juiste jaar, en voor het juiste bedragen
kwamen geen bijzonderheden. Sinds 2021 vindt er aan de hand van
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer     3/16
                                           Kenmerk   jm
                                           Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




gedetailleerde saldo-analyse een toets plaats op juiste vastlegging van de
onderdelen van de balans (inclusief dossiervorming van balansdossiers). Hieruit
kwamen geen bijzonderheden. Bij de exploitatie wordt onder andere getoetst of
baten en lasten aan het juiste jaar zijn toegewezen, of verplichtingen zijn
verwerkt, en of voorontvangen middelen terecht zijn verwerkt. Hieruit kwamen
geen bijzonderheden.


Grondexploitaties: Als onderdeel van de interne controle is per complex een toets
uitgevoerd op de opgevoerde kosten en opbrengsten (toetsing aan kostensoorten
BRO), de mutatie van de voorzieningen en de bepaling van de tussentijdse winst.
Uit deze controle grondexploitaties kwamen eveneens geen bijzonderheden.


Voorzieningen; evenals voorgaande jaren is het niet altijd mogelijk om de
aansluiting tussen de door de raad vastgestelde beheerplannen en de
daadwerkelijke uitgaven te maken. Dit vraagt in de komende periode aandacht.


Toetsing op BBV: er is geconstateerd dat de gemeente de jaarrekening heeft
opgesteld in lijn met de BBV, de gemeente maakt gebruik van een
modeljaarrekening BBV en de naleving hiervan is onder andere vastgesteld aan
de hand van de checklist van Deloitte.

Frauderisico-inventarisatie: Geen wijzigingen.


Conclusies
Toetsen we de geconstateerde fouten aan de vooraf vastgestelde normen dan
constateren we het volgende:


Jaar 2022: het totaal aan fouten en onzekerheden bedraagt in totaal € 122.000,
en blijft daarmee ruim onder de door de raad vastgestelde grens van 1% van de
totale lasten, zijnde € 2,3 mln (de totale lasten bedroegen € 230 mln).


Aanbevelingen
Voorzieningen: meer op detailniveau opstellen van beheerplannen en jaarlijks
actualiseren, en zo nodig bijstellen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                          Bladnummer     4/16
                                          Kenmerk   jm
                                          Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




Bijlage: Bevindingen uitgevoerde controle



2.1     Begrotingsrechtmatigheid


Bij de toetsing op begrotingsrechtmatigheid wordt getoetst of de werkelijke lasten
in vergelijking met de begroting per programma zijn overschreden. Is dit het
geval dan moet onderzocht worden of hier een goede reden voor is geweest.
Hiervoor maken we gebruik van een voorgeschreven werkwijze van de commissie
BBV waarbij de conclusie kan zijn dat de overschrijding van de lasten rechtmatig
danwel onrechtmatig is.




Programmalasten

Onderstaand worden de belangrijkste afwijkingen toegelicht.
Programma Wonen en Economie (overschrijding van de lasten van 1,6 mln)
Dit had grotendeels betrekking op het grondbedrijf, waarbij hogere lasten ad €
1.770.000 waren vanwege de verplicht bij te stellen voorzieningen voor de
grondexploitaties: onder ander Grex City en het complex Mooi Rijnhuizen. Dit wordt
deels gecompenseerd door hogere winst op het grondbedrijf. De paragraaf
grondbedrijf (2.2.9) geeft een uitgebreidere toelichting op dit resultaat. De
inschatting van de stand van de voorziening had niet eerder kunnen worden
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer     5/16
                                           Kenmerk   jm
                                           Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




bepaald dan aan het eind van het jaar en kon derhalve niet mee mee worden
genomen in een begrotingswijziging. Derhalve is er geen sprake van een
begrotingsonrechtmatigheid (categorie 3.)

Programma Vrije tijd (overschrijding van de lasten van 160.000 euro)
Dit betrof hogere lasten voor de Kom (186.000 euro) vanwege de effecten van
corona, en voor sport (zwembad, 132.000 euro) waar we te maken hadden met
fors gestegen energielasten.
Deze lastenstijgingen hebben beide externe factoren en zijn pas zichtbaar
geworden na het opstellen van de 2e technische wijzigingen en konden daarmee
niet meer worden meegenomen in een begrotingswijziging. Daarmee is er geen
sprake van een begrotingsonrechtmatigheid (categorie 3).

Programma Versterking eigen kracht, ondersteuning en bescherming
(overschrijding van de lasten van 605.000).

Dit heeft grotendeels betrekking op hogere lasten voor het product
Maatwerkvoorziening 18-: hogere lasten voor jeugdzorg. Dit betreft een open einde
regeling (categorie 3) en daarmee is er geen sprake van een
begrotingsonrechtmatigheid.


Programma Bedrijfsvoering (overschrijding van de lasten met 79.000 euro)
Dit had vooral te maken met een lagere doorbelasting dan begroot aan
investeringskredieten. Daarmee blijft het saldo aan salariskosten hoger dan
begroot. Deze salarislasten zullen de komende jaren wel worden doorbelast aan de
investeringen en zullen dan leiden tot kapitaallasten. Derhalve is er geen sprake
van een onrechtmatige overschrijding van de lasten (categorie 7). Daarnaast is de
overschrijding van de lasten nog gecompenseerd door een stijging van de baten.

Samenvattend:
In alle gevallen waarbij sprake was van overschrijding van de lasten was er geen
sprake van een onrechtmatigheid.




Investeringskredieten
Onderdeel van de begrotingsrechtmatigheidscontrole is de controle op
kredietoverschrijdingen. Conform de financiële beheersverordening legt het college
verantwoording af over kredietoverschrijding > € 25.000.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer     6/16
                                           Kenmerk   jm
                                           Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




Wij hebben de investeringskredieten en de uitnutting ervan beoordeeld. De
investeringen hebben plaatsgevonden binnen de hiervoor door de raad
geautoriseerde kredieten en zijn daarmee rechtmatig tot stand gekomen.
De volgende kredieten kennen een overschrijding, hieronder wordt een nadere
toelichting gegeven op de rechtmatigheid van de bestedingen.


Dit betrof het volgende krediet:




Deze afwijking had te maken met het naar voren halen van een investering: de
raad heeft voor 2023 een krediet beschikbaar gesteld van € 220.000, echter de
uitgave is al in 2022 gedaan vanwege een aantrekkelijk aanbod van een
leverancier. Formeel is er daarmee sprake van een onrechtmatigheid (het krediet
werd immers pas voor het jaar 2023 beschikbaar gesteld, terwijl de uitgave in
2022 plaatsvond).



2.2      Toetsing Voorwaardencriterium


Bij de toetsing op het voorwaardencriterium ligt de focus op naleving van
relevante wet- en regelgeving. Niet alle geldende wet- en regelgeving wordt
hierin meegenomen. De focus ligt op wet- en regelgeving met een financieel
effect. Denk hierbij aan subsidieverlening, participatiewet, wmo/ jeugd etc.
Hieronder zijn de belangrijkste onderwerpen nader uitgewerkt. Jaarlijks wordt in
het door de raad vastgestelde normenkader een overzicht van deze regelgeving
vastgesteld.


 2.2.1   Aanbestedingen
De ingezette koers van de afgelopen jaren met verbeterde grip op het inkoop- en
aanbestedingsproces is zichtbaar in de uitgevoerde interne controles. Het
afgelopen jaar zijn de interne procedures nog meer aangescherpt waarmee
controle aan de voorkant van het proces is toegenomen (via
inkoopstartformulieren, en advisering door het inkoopteam), en daarmee de kans
op een aanbestedingsfout kleiner wordt. Hier speelt ook mee dat we meer en
meer gebruik maken van europese aanbestedingsprocedures, en we sinds 2020
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer     7/16
                                           Kenmerk   jm
                                           Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




gebruik maken van Flextender voor de inhuur van personeel, wat als voordeel
heeft dat daarmee de rechtmatigheid direct gewaarborgd is.


Bevindingen/ Uitgevoerde controles inzake de toets op europese aanbestedingen
De belangrijkste controle op aanbestedingen vindt voorafgaand aan de opdracht
plaats via het inkoopstartformulier en toetsing door de inkoopadviseurs.
Sinds vorige jaren hebben we de vruchten geplukt van de verdere
doorontwikkeling van de inkoopfunctie binnen onze gemeente, waarbij we onder
andere meer werken met raamcontracten en met een dynamisch aankoopsysteem
via Flextender en contracten bewaken en controleren in Inconto. Dit is terug te
zien in het aantal bevindingen.
Voor de controle wordt op twee momenten in het jaar een spendanalyse
uitgevoerd: aan de hand van een uitdraai van het financieel systeem is een
analyse gemaakt van alle leveranciers met een omzet groter dan € 50.000 binnen
het betreffende boekjaar. Per leverancier is beoordeeld of er sprake was van een
geldige opdrachtbrief of contract, en of de juiste inkoopprocedure is gevolgd.
Daarnaast vindt er jaarlijks een toets plaats op de relatie inkoop vs subsidie
(risico op een verkapte inkoop in de vorm van subsidie) en is er specifiek
aandacht voor ICT inkopen. Uit de controle kwam zoals in de samenvatting
aangegeven één fout naar voren:
Dit betrof een inhuur ten behoeve van een project dat vanwege uitval en ziekte
langer verlengd moest worden. De totale waarde kwam daarmee over de hele
looptijd boven de Europese aanbestedingsgrens uit. De lasten in 2022 bedroegen
€ 122.000 en tellen mee als rechtmatigheidsfout. Per 2023 is dit contract
inmiddels aangepast zodat de aanbestedingsfout beperkt is tot 122.000 euro in
2022. Verreweg de meeste inhuur van de gemeente gaat via een DAS (dynamisch
aankoop systeem) waamee de risico's op onrechtmatige inkoop fors wordt
verminderd. Inmiddels is bovengenoemde inhuur ook omgezet naar een DAS.


Inkopen onder de Eu aanbestedingsgrens
Ter voorbereiding op de rechtmatigheidsverantwoording 2023 waarbij het college
naast een toets op naleving van de EU regelgeving, ook een oordeel over de
naleving van de voorwaarden uit de Gids proportionaliteit wordt gegeven: meer
concreet dient het college aan te geven of de normen uit de gids proportionaliteit
veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd
zijn. Over het jaar 2022 is dit eveneens in beeld gebracht.
Met ingang van februari 2022 is tevens een afwegingskader door het college
vastgesteld waarmee kaders zijn bepaald binnen welke mate kan worden
afgeweken van de bandbreedtes zoals die staan vermeld in de gids
porportionaliteit. Meer en meer maken inkopende afdelingen gebruik van een
afwijkingenformulier. Dit formulier is bedoeld om vooraf een gedegen afweging te
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>                                                   Bladnummer      8/16
                                                   Kenmerk    jm
                                                   Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




maken indien er goede redenen zijn om toch af te wijken van de
aanbestedingsregels onder de EU grens. Hierbij moet gedacht worden aan
argumenten als ‘dwingende spoed, unieke diensten etc.



Aanbevelingen accountant
Eerdere aanbevelingen van de accountant hadden betrekking op betere
dossiervorming, beter onderbouwing van de raming (en onafhankelijke toetsing)
en betere monitoring van het proces (vastlegging van gekozen procedure). Het
afgelopen jaar is hierop doorontwikkeld via ons contractenregister en het
inkoopstartformulier met daarin de vastlegging van de raming en koppeling met
inkooppakketten van Pianoo, waarmee het risico op onrechtmatigheden nog meer
wordt verkleind en waarmee we efficiencymaatregelen realiseren.

Rechtmatigheidsverantwoording
In het kader van rechtmatigheidsverantwoording is met de afdelingen het
toetsingskader opgesteld en vastgesteld dat alle relevante wet- en regelgeving
afdoende wordt getoetst in het proces.




 2.2.2   Subsidieverstrekking
Bij het proces van subsidieverlening is sprake van een 100% controle; Alle
subsidies1 worden gecontroleerd voordat de beschikking wordt verstuurd.
Daarnaast vindt er controle op aansluiting tussen subsidieadministratie en
financiële administratie plaats. Dit gebeurt meerdere keren per jaar.


Bij de interimcontrole is aan de hand van een lijncontrole getoetst of subsidies
conform verordening en collegebesluit zijn verleend. Hieruit kwamen geen
bijzonderheden. Wel maakte de accountant een opmerking over de doorlooptijd
van de procedure. In de reactie is aangegeven dat, als er sprake is van het
overschrijden van termijnen, dit veelal in overleg met de subsidierelatie gebeurt
en nooit leidt tot problemen. Met de accountant is afgesproken om hier regulier in
de controle aandacht aan te besteden.


Voor de jaarrekening is een aansluiting gemaakt tussen de subsidieadministratie
en de verwerking in key2financien. Hieruit kwamen geen bijzonderheden.

Rechtmatigheidsverantwoording



            11
                 Uitgezonderd kleine subsidies aan inwoners
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>                                           Bladnummer     9/16
                                           Kenmerk   jm
                                           Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




In het kader van rechtmatigheidsverantwoording is met de afdeling het
toetsingskader opgesteld en vastgesteld dat alle relevante wet- en regelgeving
afdoende wordt getoetst in het proces.


 2.2.3   Sociaal domein WMO/Jeugd


Voor de processen WMO en Jeugd worden per kwartaal reguliere internee
controles van dossiers uitgevoerd. Dit betreft door Geynwijs uitgevoerde
lijncontroles van aanvraag tot afgifte doelenplan aan RBL/ zorgaanbieders Uit
deze controle komen geen rechtmatigheidsfouten naar voren. Evenals vorig jaar
constateren we nog wel een aantal niet-financiele afwijkingen, zoals het
vierogenprincipe. De ‘recht-hoogte-duur’ aspecten zijn in alle gevallen wel
zichtbaar in beschikkingen. De definitieve verantwoording van alle lasten en baten
WMO/jeugd volgt na ontvangst van de jaarverantwoordingen en
controleverklaringen van de zorgaanbieders/accountants.


PGB en fraude
Voor wat betreft de controle op de PGBbudgetten is vastgesteld dat dit
maandelijks wordt gemonitord waarbij bij onderuitputting waar nodig contact met
de client wordt opgenomen. Op deze manier kan tevens een toets op fraude
worden uitgevoerd.

Rechtmatigheidsverantwoording
In het kader van rechtmatigheidsverantwoording is met de afdeling het
toetsingskader opgesteld en vastgesteld dat alle relevante wet- en regelgeving
afdoende wordt getoetst in het proces. De definitieve verantwoording over de
rechtmatige besteding van baten en lasten gebeurt aan de hand van de
verantwoording van de RBL en de bijbehorende accountantsverklaring.


Misbruik en oneigenlijk gebruik
Binnen het sociaal domein is expliciet aandacht voor het misbruik en oneigenlijk
gebruik. De gemeente maakt hiervoor onder andere gebruik van de sociale
recherche. In 2021 heeft het college een regionaal aanpak zorgfraude
vastgesteld.



 2.2.4   Betalingsverkeer
Het proces van betalingen bevat een aantal ingebouwde controles. Een routing
van de factuur waarbij zowel codeur als budgethouder akkoord geeft, en tijdens
de betaling naast functiescheiding tevens een steekproefsgewijze controle van
facturen > € 50.000. Tijdens de interimcontrole is eén lijncontrole uitgevoerd van
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>                                            Bladnummer     10/16
                                            Kenmerk   jm
                                            Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




factuur waarbij is getoetst op juist budgethouder, grootboeknummer,
prestatielevering en betaling. Hieruit kwamen geen bevindingen.


Dubbele betalingen
In het begin van 2022 werd geconstateerd dat enkele facturen dubbel betaald
zijn. Dit is aanleiding geweest voor een uitgebreid onderzoek naar de oorzaak.
Dit zat in de wijze van opvoer van de factuur in key2financien waarbij een
automatische check op het externe factuurnummer niet goed bleek te werken. Er
bleek sprake van slordig werken, maar ook van werkdruk door achterstanden. Ter
voorkoming van nieuwe fouten is de procedure aangescherpt. Gedurende het jaar
2022 is deze procedure toegepast en zijn was er geen sprake van nieuwe
gevallen.


Budgethoudersregeling
In 2021 is tevens de budgethoudersregeling geactualiseerd met onder andere
aandacht voor het vastleggen van verplichtingen. Daarnaast is afgesproken dat
we in 2022 het proces van prestatielevering gaan actualiseren. Dit is door andere
prioriteiten nog niet gebeurd.


 2.2.5      Administratie (memorialen/ begrotingswijzigingen/
            debiteuren/crediteuren)
Tijdens de interimcontrole zijn ook tevens controles gedaan op het proces van
wijziging bankrekeningnummers (crediteuren stamgegevens), debiteuren en
memorialen. Hieruit kwamen geen bijzonderheden.



 2.2.6      Personeel/ salarissen
Binnen het proces Salarissen vindt er een veelvoud van controles plaats binnen
het salarisproces. Dit is zichtbaar aan de hand van een checklist in excel. Jaarlijks
wordt aan het begin van het jaar de controle van parameters (denk aan
toegepaste percentages en tarieven in de salarisadministratie. Hiervan vindt
vervolgens nog een steekproef aan de hand van een salarisstrook plaats
(bruto/nettocontrole). Hieruit kwamen geen bijzonderheden.


Tevens vindt er jaarlijkse een procescontrole van indienst/uitdienst plaats met
aandacht voor dossiervorming en juistheid en rechtmatigheid van de verwerkte
gegevens en een toets op het declaratieproces. Hieruit kwamen eveneens geen
bevindingen.


Aansluiting salarisadministratie en financiele administratie
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>                                            Bladnummer     11/16
                                            Kenmerk   jm
                                            Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




Deze aansluiting tussen salarisadministratie en financiele administratie gebeurt
regulier gedurende het jaar. Deze sloot aan, met een financieel beperkte
afwijking (€ 80.000). Voor de jaarrekening is een rondrekening gemaakt van de
sociale premies en is een aansluiting gemaakt met key2financien, dit sloot aan.


WNT
De jaarlijkse verplichte toets op naleving van de wet normering topinkomens
(geldend voor de gemeentesecretaris en de griffier) gaf geen bijzonderheden.

Rechtmatigheidsverantwoording
In het kader van rechtmatigheidsverantwoording is met de afdeling het
toetsingskader opgesteld en vastgesteld dat alle relevante wet- en regelgeving
afdoende wordt getoetst in het proces. Het toetsingskader is voor een heel groot
deel vastgelegd in de applicatie Beaufort. Wij ontvangen via Visma Raet jaarlijks
een zogenaamde ISAE 3402 verklaring waarin wordt aangegeven dat bij de
inrichting van applicaties vastgesteld is dat wet- en regelgeving juist, volledig en
actueel is opgenomen in de applicatie. Een beperkt aantal controles / regelingen
valt daar buiten, deze worden apart door de gemeente opgevoerd en
gecontroleerd.


 2.2.7   Grondexploitaties
Bij de interimcontrole zijn lijncontroles uitgevoerd waarbij het aankoop- en
verkoopproces wordt getoetst.


Jaarrekeningcontrole
Ter voorbereiding op de jaarrekening zijn door concerncontrol gesprekken
gevoerd met de projectleiders en de planeconomen over de stand van zaken.
Hierbij is vastgesteld dat de gehanteerde parameters (rekenrente, discontovoet,
kostenstijging, opbrengstenstijging plausibel waren. Tevens is vastgesteld dat de
onderbouwing van de te ramen kosten en opbrengsten is getoetst door een
extern bureau danwel onderbouwd door een interne raming.
Zie hiervoor separate interne controlerappportages. Hierbij was specifiek
aandacht voor de bepaling van voorzieningen en de te nemen winst (POC).


Rechtmatigheidscontrole
Voor wat betreft de grondexploitatie ligt de toetsing van rechtmatigheid op de
naleving van de BBV notitie Grondexploitatie, waaronder de hantering van de
kostensoortenlijst BRO, de toepassing van actief en faciliterend grondbedrijf, de
bepaling van de rekenrentes en dergelijke.


 2.2.8   Verbonden partijen
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>                                            Bladnummer     12/16
                                            Kenmerk   jm
                                            Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




 Verbonden partij            Oordeel accountant              Effect op jaarrekening
                                                             gemeente
 WIL                         Goedkeurend                     nee
 BGHU                        Baten en lasten:                nee
                             goedkeurend
                             Rechtmatigheid:
                             afkeurend
 ST Groenlanden              Nog niet bekend                 nb
 RMN                         Nog niet bekend                 nb
 AVU                         Nog niet bekend                 nb
 VRU                         Goedkeurend                     nee
 RUD                         Goedkeurend                     nee
 Werkwijss                   Samenstellingsverklaring;       nee
                             geen oordeel
 GGD                         Goedkeurend                     nee



 2.2.9   Belastingen/ heffingen
De door de gemeente opgelegde belastingen en heffingen zijn door de BGHU
verwerkt. De BHGU legt via haar jaarrekening en controle door de accountant
verantwoording af.



 2.2.10 Fiscaliteiten
Eind 2020 is een Tax control framework opgeleverd en gestart met de
implementatie. Er zijn inmiddels afgeronde beheerplannen voor BTW, Vpb en
loonheffing.


BTW
Interne beheersing: De jaarlijkse toets op BTW labelling heeft plaatsgevonden, dit
betreft een integrale controle van alle grootboeknummers waarbij wordt bepaald
welke BTW codering van toepassing is. Daarnaast wordt via wekelijkse toetsing
van de raads-, college en directievoorstellen op fiscale aspecten het fiscale
bewustzijn vergroot.
Het afgelopen jaar is er beperkte controle geweest van BTWlabelling aan de hand
van steekproeven (achteraf), dit vanwege ziekte.


VPB
In eerdere jaarrekeningen is gemeld dat de belastingdienst een ander standpunt
heeft dan de gemeente over de VPB-plicht van reclame-objecten. Er zijn 4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>                                            Bladnummer     13/16
                                            Kenmerk   jm
                                            Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




gemeentes in Nederland die een bezwaarprocedure zijn begonnen over dit
onderwerp. Naar verwachting zal het nog enkele jaren duren, voordat een en
ander is uitgeprocedeerd. Als die gemeentes in het gelijk gesteld worden, zal de
gemeente Nieuwegein de betaalde VPB over de verhuur van reclame-objecten
terugontvangen van de belastingdienst. Tot die tijd betaalt de gemeente VPB over
deze activiteit.


In de jaarrekening 2022 is € 0 aan vennootschapsbelasting opgenomen,
grotendeels vanwege de grondexploitaties. Deze bestaat uit de voorlopige aanslag
over 2022 van € 727.000, en een teruggave van eenzelfde bedrag over 2019.


 2.2.11 Treasury
De controle op treasury betreft vooral rechtmatigheidstoetsingen. We hebben te
maken met wetgeving als de wet Fido (regels omtrent het aantrekken van
leningen, renterisico’s, kasgeld), Schatkistbankieren, Ruddo.
Per kwartaal vindt verantwoording plaats over de kasgeldlimiet. Er was geen
sprake van een overschrijding. Tevens wordt de renterisiconorm (spreiding van de
aflossingen langlopende leningen) bewaakt. In 2022 is vanwege de lage rente een
aantal nieuwe leningen aangetrokken waarbij rekening is gehouden met het jaar
van aflossen zodat de renterisico’s verlaagd worden. Minimaal twee keer per jaar
wordt een liquiditeitsprognose opgesteld.

Rechtmatigheidsverantwoording
In het kader van rechtmatigheidsverantwoording is in 2021 met de afdeling het
toetsingskader opgesteld en vastgesteld dat alle relevante wet- en regelgeving
afdoende wordt getoetst in het proces. Daarnaast is vastgesteld dat de vereisten
uit het financieringsstatuut zijn nageleefd (oa aantal op te vragen offertes bij een
Langlopende lening). De treasurynota zal in 2023 worden herzien.



 2.2.12 Omgevingsvergunning
Het proces Omgevingsvergunning bevat een veelvoud van controles, zichtbaar
vastgelegd in de applicatie. In 2022 zijn we overgestapt van Squit naar Rx
Mission.


Rechtmatigheidsverantwoording
Aan het begin van het jaar vindt een rechtmatigheidscontrole plaats van de
tarieven zoals vastgesteld in de legesverordening waarbij wordt getoetst of deze
aansluiten met de tarieven zoals opgenomen in Squit. Dit sloot aan.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>                                             Bladnummer     14/16
                                             Kenmerk   jm
                                             Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




Jaarlijks vinden er tevens lijncontroles plaats van de enkele verleende
omgevingsvergunningen. Hierbij wordt oa getoetst op het proces (aanvraag,
beoordeling, beschikking) (rechtmatigheid), gebruik van juiste tarief conform
legesverordening (rechtmatigheid), berekening van het legesbedrag
rechtmatigheid en getrouwheid) en aansluiting beschikking met key2financien
(getrouwheid) met verwerking in juiste boekjaar (getrouwheid).
Hieruit kwamen geen bevindingen.


Getrouwheidscontrole
Jaarlijks wordt er voor de jaarrekening een aansluiting gemaakt tussen het
register waboleges en de opgevoerde baten in key2financien. Door de overgang
naar het nieuwe systeem kon deze analyse niet geautomatiseerd worden
uitgevoerd en is handmatig getoetst in hoeverre dit aansloot. Hieruit kwam een
aantal kleine posten naar voren die nog niet waren opgevoerd in de
debiteurenadministratie. Dit is inmiddels aangepast en verwerkt in 2023.
Het financiele effect hiervan was minimaal.


 2.2.13 Burgerzaken
Bij Burgerzaken is aan het begin van het jaar een controle op tarieven gedaan:
de opgenomen tarieven in Key2betalen van reisdocumenten en rijbewijzen zijn
aangesloten met het raadsbesluit tarieven leges verordening 2022.



2.3      Toetsing Misbruik en oneigenlijk gebruik
Dit is belegd binnen een aantal processen en opgenomen in het IC plan via de
vastgelegde beheersmaatregelen behorend bij de risico-inventarisatie, en toetsing
in de 1e ,2e en derde lijn. Dit speelt vooral bij sociale zaken, subsidies,
belastingen. Bij deze thema’s wordt hier, indien van toepassing op ingegaan.




2.4      Getrouwheidstoetsing


 2.4.1   Onderhoudsvoorzieningen (balans)
In 2022 zijn twee lijncontroles uitgevoerd van de aansluiting van het door de raad
vastgestelde beheerplan met de onderhoudsvoorziening. Hierbij is allereerst
getoetst in of de begrote cijfers uit het beheerplan waren opgenomen in de
begroting, dit was het geval. Vervolgens is getoetst of de gemaakte kosten in
2022 daadwerkelijk ‘groot onderhoud’ betrof, ook hier geen afwijkingen
geconstateerd. Wel werd er in beide gevallen geconstateerd dat de werkelijke
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>                                            Bladnummer     15/16
                                            Kenmerk   jm
                                            Onderwerp    Rapportage interne controle 2022




lasten achterbleven bij het begrote bedrag. De vertraging komt deels door
beperkte interne capaciteit. Dit leidt mogelijk tot hogere kosten (uitstel wordt
duurder), maar dit zal beperkt blijven en heeft geen effect op het benodigde
bedrag zoals opgenomen in de begroting. Het budget is benodigd voor het inlopen
van achterstanden. Hiervoor is een actueel onderhoudsplan 2021 -2023
opgesteld.

Vorig jaar: opmerking accountant
Het afgelopen jaar gaf de accountant aan dat de relatie tussen de stand van de
voorziening, het beheerplan en de uitgevoerde werkzaamheden niet altijd goed in
beeld is te brengen. De beheerplannen zijn niet in alle gevallen gedetailleerd
genoeg om dit te kunnen volgen. Dit jaar zijn daar wel verbeteringen doorgevoerd
maar dit kan nog meer verbeterd worden. In de actualisatie van de
beheerplannen voor 2024 vraagt dit aandacht.


 2.4.2   Investeringen / kredieten
Conform BBV mogen we directe uren toerekenen aan investeringen, dit doen we
sinds enkele jaren. Uit de controle kwam geen bijzonderheden.


Aan het begin van het jaar is een toets uitgevoerd over de aansluiting van de
saldi 31 december 2021 conform de jaarrekening 2021 met de saldi per 1 jan
2022 in key2financien. Dit sloot aan.


Rekenrente:
De rekenrente is bij de begroting 2022 vastgesteld op 1%, bij de jaarrekening is
deze herrekend op basis van de werkelijke cijfers, daarbij kwam het percentage
uit op 1,06%. Maar aangezien dit binnen de tolerantiegrens ligt van de 25%
marge leidt dit niet tot een correctie.



 2.4.3   SISA
Uit de SISAcontrole (subsidieverantwoording richting rijk en provincie) kwamen,
uitgezonderd enkele kleine afwijkingen, geen bijzonderheden met een financieel
effect. Hierbij is vastgesteld dat we ons aan de door derden vastgestelde
voorwaarden hebben gehouden, dat de prestatie geleverd is en dat de
opgevoerde lasten/kosten herleidbaar zijn opgenomen in de jaarrekening.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>Bladnummer     16/16
Kenmerk   jm
Onderwerp    Rapportage interne controle 2022
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>