<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                            Rekeningencommissie
               Rapport over de programmarekening 2013
Datum: 13 maart 2014
Aan:
De gemeenteraad
Inleiding
Dit is het vierde en laatste rapport dat de huidige rekeningencommissie uitbrengt. Ook dit
jaar heeft de commissie zich gebogen over de jaarrekening van het voorgaande jaar. De
rekeningencommissie doet onderzoek naar de getrouwheid en de rechtmatigheid van de
door het college opgestelde programmarekening. De commissie maakt daarbij gebruik van
de uitkomsten van de controle, die door de accountant is uitgevoerd. Bij dit laatste rapport
van deze raadsperiode blikken wij ook terug op eerder gedane aanbevelingen.
De commissie heeft in haar vergadering van 10 maart 2014, zowel de programmarekening
2013 als het accountantsverslag besproken en daarbij van de accountant een toelichting
gekregen. Die toelichting was duidelijk. De commissie dankt de accountant voor de prettige
samenwerking in de afgelopen jaren.
De commissie heeft er kennis van genomen dat de accountant voor de programmarekening
2013 een goedkeurende verklaring heeft afgegeven dat de rekening een getrouw beeld
vertoont en dat deze naar oordeel van de accountant op een rechtmatige wijze tot stand is
gekomen. De accountant geeft in zijn rapport van bevindingen een aantal aanbevelingen
en de commissie onderschrijft deze in grote lijnen.
De commissie vraagt aandacht voor de volgende punten:
     a.  Leesbaarheid
De leesbaarheid van de jaarrekening blijft een terugkerend aandachtspunt in de rapporten
van de rekeningencommissie. Hoewel de leesbaarheid zeker is verbeterd, is er nog een
weg te gaan. In december 2013, ten tijde van de bespreking van de interim-controle, is
een voorbeeld uitgewerkt dat er in grote lijnen positief en overzichtelijk uitzag. Het pro-
bleem bleef echter dat het stuk op sommige plekken zeer uitgebreid en gedetailleerd was
en op andere weer zeer summier. Bij een leesbare programmarekening gaat het om de ba-
lans tussen te algemeen of te specifiek, in het bijzonder ook in relatie tot de vraag: voor
wie wordt de programmarekening geschreven? Dus aan de ene kant moet de tekst vol-
doende publieksgericht zijn met daarbij toereikende toelichting op het achterliggende be-
leid en aan de andere kant uitgebreider ingaan op de punten waarbij is afgeweken van de
begroting.
De nieuwe gemeenteraad zou dit punt moeten oppakken om bij de jaarrekening 2014 weer
de volgende verbeterslag te maken.
     b. Planning
De planning was in een vroegtijdig stadium met de rekeningencommissie afgestemd. Het
was bekend dat vanwege de verkiezingen de termijn nóg krapper zou zijn dan “normaal“.
Toch blijft het problematisch dat er maar enkele dagen marge is voor de leden om zich
voor te bereiden, zich een oordeel te vormen en daarover te rapporteren. Kan de commis-
                                                                   [KMA432168.doc]
                                                                   F004©ICT
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                      Pagina 2 van 3
sie op deze wijze haar adviserende rol waarmaken? En wat verwacht de gemeenteraad ei-
genlijk van dit advies?
De agendering van de jaarrekening en de overige daaraan gerelateerde stukken moet wor-
den besproken in het (nieuwe) Voorzittersoverleg om tot een betere planning/aanpak te
komen.
     c.  Bijzondere omstandigheden: ambtelijke fusie met Aalsmeer en samenwerking be-
         lastingen
De ambtelijke fusie met de gemeente Aalsmeer en de samenwerking met vijf gemeenten
op het terrein van belastingen zijn ingrijpende processen die tijd en energie vragen. Ze
blijven een aandachtspunt, vooral vanwege de administratieve onvolkomenheden die nu
nog in het proces sluipen en de interne beheersing negatief beïnvloeden. De organisatie
heeft desalniettemin een prestatie van formaat geleverd. Wij complimenteren alle betrok-
kenen hiermee. Wij gaan ervan uit dat de onvolkomenheden van tijdelijke aard zijn en dat
de samensmelting van de diverse werkprocessen op korte termijn volledig is.
     d. Kwaliteitsbewustzijn
De werking van het stelsel van de interne controlemaatregelen baart ons zorgen. Ook
voorgaande jaren constateerde de accountant dat er onvoldoende primaire interne contro-
lemaatregelen plaatsvinden. Er zijn in dit kader telkens kritische opmerkingen gemaakt
over de grondexploitaties. Via verbijzonderde interne controle of op verzoek van de ac-
countant wordt dit in veel gevallen opgelost of worden gegevens later alsnog verstrekt. Wij
zijn het eens met de constatering van de accountant dat het kwaliteitsbewustzijn binnen de
organisatie kan worden verbeterd.
Het college moet een concrete opdracht verstrekken om aan het genoemde organisatiebre-
de kwaliteitsbewustzijn te werken. De gemeenteraad moet zich aan de andere kant ook kri-
tisch opstellen en de verbetering volgen.
In dit kader past ook de eerder gemaakte opmerking over het opvolgen van aanbevelingen
van de interim-controle, de zogenaamde lijst met gesignaleerde risico’s (gele/rode bolle-
tjes). Deze lijst is zinvol als het duidelijk is wat er met de signalen gebeurt. Wie is verant-
woordelijk, wie bewaakt de voortgang etc. Ook als er niets gebeurt met het signaal en er
bewust een andere aanpak wordt gekozen, moet dat duidelijk zijn. Hier kan de systematiek
worden gevolgd van de lijst van toezeggingen voor de raadscommissies. Dan weet ieder-
een wat met de signalen is gedaan. Wij verzoeken het college van B&W om dit nu echt op
te pakken. Ook zou beter kunnen worden aangegeven of en zo ja, op welke wijze de aan-
bevelingen van vorig jaar zijn opgevolgd.
     e.  Weerstandsvermogen
De bereikte overeenstemming over de Amstelveense bijdrage van 40 miljoen aan de A9
betekent een verlaging van de algemene reserve. Het risicoprofiel van de gemeente is ver-
beterd ten opzichte van situatie waarin de oude overeenkomst van kracht was. Hierin had
de gemeente 100 miljoen moeten bijdragen.
De risicobuffer bestaat uit een vast bedrag (20 miljoen euro), dat de raad op grote lijnen
toetst aan de geïdentificeerde risico’s. Dat bedrag “veert” niet mee met de risico’s en
maakt een goede weging onmogelijk.
Ondanks het feit dat de nota reserves en voorzieningen nog in deze raadsperiode is bijge-
steld, is het van belang om dit op korte termijn opnieuw ter hand te nemen om de verbin-
ding tussen risico’s en (gewenste) weerstandscapaciteit te maken.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                                  Pagina  3 van 3
    f.   Aanbesteden
De rekeningencommissie vindt het opmerkelijk dat uit de controle op de aanbestedingen er
slechts twee Europese aanbestedingen bleken te zijn. De commissie is het eens met de ac-
countant, dat vanwege de schaal van de gemeente meer aanbestedingen te verwachten
zouden zijn. Hoewel hieraan geen conclusies zijn gekoppeld in het accountantsverslag,
vraagt de commissie zich af of de gevolgde systematiek leidt tot het beste resultaat. Is de
inkoop en aanbestedingsfunctie goed gepositioneerd, zodat zowel efficiëntie en kostenbe-
sparing als een optimaal inkoopresultaat wordt bereikt?
Het college van B&W doet er goed aan om de inkoopfunctie te professionaliseren.
    g. Inzicht in leningen
In het controllersrapport wordt geadviseerd om de garantstelling in het kader van het WSW
(Waarborgfonds Sociale Woningbouw) te evalueren. Een van de opvallende constateringen
is dat de raad achteraf in kennis wordt gesteld van nieuwe leningen, waarvan het bedrag
van de garantstelling kan oplopen tot ruim 400 miljoen. Doordat de raad achteraf wordt
geïnformeerd is hij de controle op het proces en de financiële gevolgen kwijt.
Het lijkt ons wenselijk om bij de aangekondigde evaluatie ook de risico’s van deze syste-
matiek mee te nemen.
Advies
De rekeningencommissie adviseert u:
    ·    De programmarekening 2013 goed te keuren;
    ·    De agendering van de jaarrekening en de overige daaraan gerelateerde stukken te
         bespreken om tot een betere planning/aanpak te komen;
    ·    Er bij het college op aan te dringen
             o om in samenspraak met de raad de leesbaarheid en toegankelijkheid van
                  de jaarrekening verder te verbeteren;
             o de risico’s van verantwoording aan de raad achteraf van garantstellingen
                  (WSW) te evalueren;
             o de inkoopfunctie te professionaliseren;
             o een plan te maken om organisatiebreed aan kwaliteitsbewustzijn te wer-
                  ken;
             o in een plan van aanpak aan te geven of en zo ja, op welke wijze de aanbe-
                  velingen van vorig jaar zijn opgevolgd.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>