<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>         Controllerrapport 2015




Maart 2016
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Marco Slinger, Concerncontroller
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                                                          pagina 3

Zoals gebruikelijk geeft de controller met deze rapportage zijn bevindingen weer over de
rechtmatige en doelmatige uitvoering van de begroting 2015. Dit jaar zal dat niet al te uitgebreid
zijn. Niet omdat er niets te melden valt, maar wel omdat ik mijn ervaringen en verbetervoorstellen
reeds elders heb neergelegd, namelijk in het programma ‘control in control’. Dat programma is een
onderdeel van een door het college op te stellen bestuursopdracht aan de directie. Implementatie
van dat programma moet er toe leiden dat de organisatie op de relevante processen ‘in control’
komt. Kortheidshalve verwijs ik naar de reactie van het college op de brief Rekeningencommissie
van 28 januari 2016 met daarin opgenomen de hoofdlijnen van het programma ‘control in control’.

Eén element uit ‘control in control’ wil ik niet onbenoemd laten en dat is de opdracht om te komen
tot een visie op concerncontrol. Daarin zal helder gemaakt worden welke terreinen tot het
aandachtsgebied van control behoren en welke middelen daarvoor nodig zijn. In mijn beleving
besteedt de concerncontroller momenteel relatief veel aandacht aan de rechtmatigheid, incidentele
onderzoeken en het inbedden van control op nieuwe (bijv. sociaal domein) of voorheen
onderbelichte taakvelden. Dit resulteert er vervolgens in dat minder capaciteit overblijft voor
doelmatigheidsonderzoeken (ex. art 213a). De op te stellen visie op control moet inzichtelijk maken
op welke wijze control effectief kan functioneren.

Naast het programma ’control in control’ bevat de bestuursopdracht vier andere thema’s/
onderwerpen. Ik onderschrijf de noodzaak van implementatie van deze vijf thema’s, maar ik vestig
daarbij wel aandacht op de omvang van de bestuursopdracht. Deze is veelomvattend en raakt
nagenoeg alle werkzaamheden uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. Nu kan er best op
meerdere borden tegelijk geschaakt worden, maar het moet wel overzichtelijk en uitvoerbaar
blijven. Mijn advies is dan ook om in de uitwerking van die onderwerpen prioritering aan te
brengen. Ongetwijfeld een open deur, maar bij voorrang dienen eerst de noodzakelijke
verbeteringen doorgevoerd te worden en pas daarna de overige onderwerpen (‘need to have vs.
nice to have’). Niet alles is even urgent en de directie doet er dan ook goed aan bij de uitwerking
het onderscheid langs die lijnen te maken. Het ‘in control’ komen is wat mij betreft een onderwerp
dat binnen de totale bestuursopdracht de hoogste prioriteit heeft.

Specifiek wordt op deze plaats aandacht besteed aan een viertal onderwerpen die in de ‘in control’-
opdracht wat mij betreft om bovengemiddelde aandacht vragen en waarvoor in 2016 dusdanige
maatregelen dienen te worden getroffen, waardoor de grip op die processen verstevigd wordt.

1. Inkoop en aanbesteding
In 2015 zijn maatregelen genomen om nieuwe onrechtmatigheid te voorkomen en de uit
voorgaande jaren doorwerkende onrechtmatigheid te beperken en af te bouwen. Om dat laatste te
bereiken zal op een rechtmatige wijze, dus conform (Europese) aanbestedingsregels, moeten
worden ingekocht. In 2015 zijn, voorafgaand aan het opstarten van grote aanbestedingstrajecten,
eerst zogenaamde inkoopstrategieën ontwikkeld op basis waarvan de daadwerkelijke inkopen
zullen plaatsvinden.

In 2015 zijn 21 Europese/nationaal openbare inkooptrajecten opgestart. In 2016 zullen ruim 80
Europese/nationaal openbare trajecten worden doorlopen om met ingang van 2017 aan het
rechtmatigheidsvereiste te kunnen voldoen. Het aantal van ruim 80 is zeer fors te noemen en legt
niet enkel een beslag op team inkoop en aanbesteding, maar ook op de inkopende vakafdelingen.
Ook hier geldt dat prioritering aangebracht zal moeten worden. Enerzijds in relatie tot de totale
werkzaamheden (niet zijnde inkoop) en anderzijds rangschikking binnen de 80 trajecten. Leidend
principe moet zijn dat de inkopen die de grootste onrechtmatigheid veroorzaken, dan wel kunnen
bijdragen aan nieuwe onrechtmatigheid, bij voorrang wordt aanbesteed.

2. Begrotingsbeheer
Van een aantal in de financiële administratie opgenomen budgetten ontbrak expliciete
besluitvorming door de raad. Bij de tweede tijdvakrapportage en het raadsvoorstel
budgetoverheveling 2015 heeft de raad alsnog ingestemd met het beschikbaar stellen van de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                                                             pagina 4

budgetten waardoor de rechtmatig alsnog is bevestigd.

Om herstelacties als deze in de toekomst te voorkomen, dient op de eerste plaats in de
beslispunten van raadsvoorstellen ondubbelzinnig te worden beschreven welke financiële mutaties
in de begroting moeten worden verwerkt. Daarnaast is het nodig dat periodieke toetsing
plaatsvindt om vast te stellen dat mutaties overeenkomstig besluitvorming verwerkt zijn. Het
raadsvoorstel budgetover-heveling 2015 maakt in ieder geval duidelijk dat het afgelopen jaar een
aanzet is gegeven om dat op orde te brengen.

3. Beveiliging geautomatiseerde omgeving
In 2015 heeft zich een aantal incidenten op ict-gebied voorgedaan:
∂ Een schadelijk virus is niet door de beveiliging gedetecteerd waardoor alle ict-dienstverlening 24
   uur is stilgelegd.
∂ Verouderde gegevens van belastingplichtigen zijn in de Belastingadministratie ingelezen
   waardoor enkele maanden geen belastingheffing en –inning heeft kunnen plaatsvinden
∂ Medewerkers die reeds uit dienst waren, beschikten nog over toegang tot het netwerk en
   applicaties. Achteraf is vastgesteld dat geen misbruik van deze bevoegdheid is gemaakt.

Deze voorbeelden maken duidelijk dat (kleine) onachtzaamheden of beveiligingslekken aanzienlijke
consequenties (kunnen) hebben. Dat te voorkomen vraagt om een up to date beveiligde ict-
omgeving, adequate procedures en de naleving daarvan. Als uitwerking van het programma
‘control in control’ dient al het menselijkerwijs mogelijke gedaan te worden om de beveiliging op
orde te hebben/krijgen.

4. Fiscale expertise
Fiscaliteit is een onderwerp dat niet eenduidig in de organisatie is belegd. Verschillende personen
en afdelingen zijn zich (enigszins) bewust van de fiscale aspecten op hun deelterrein, maar het
totaaloverzicht, laat staan de vaststelling dat de fiscale processen op orde zijn, ontbreekt. Dit zijn
wel eisen die de Belastingdienst stelt in het kader van het in 2009 met Amstelveen gesloten
“horizontaal toezicht”. De invoering van de vennootschapsbelasting met ingang van 2016 maakt de
noodzaak tot het fiscaal “in control” zijn alleen maar groter.

Mijn advies is dan ook, zoals eveneens voorgaand jaar gedaan, om het onderwerp fiscaliteit
centraal in de organisatie te beleggen en van daar uit zorg te dragen voor adequate ondersteuning
aan de rest van de organisatie. Dit betreft met name tweedelijns dienstverlening en control.
Afdelingen blijven immers wel zelf verantwoordelijk voor hun fiscale processen.

Stand van zaken adviezen 2014
In het controllerrapport 2014 zijn onderstaande adviezen uitgebracht. De huidige stand van zaken
is daarbij weergegeven.

1. Advies 2014: besteed in 2015 opdrachten boven de Europese drempel, Europees aan. Onder de
   drempel dient in ieder geval meervoudig onderhands te worden aanbesteed op het gebied van
   groen(renovaties), onderhoudswerkzaamheden gemeentelijk vastgoed, bestratings- en
   rioleringswerkzaamheden, ICT en inhuur personeel. Draag zorg van deugdelijke motivering
   wanneer van deze lijn wordt afgeweken.

   Stand van zaken 2015: zie hiervoor beschreven onder ‘1. Inkoop en aanbesteding’.

2. Advies 2014: Stel voor de leges Wabo zelf de kwaliteit van de werkzaamheden vast en stuur op
   verkorten van de doorlooptijd van omgevingsvergunningen.

   Stand van zaken: de afdeling VVH heeft in 2015 zelf de kwaliteit door middel van interne
   controle vastgesteld. Aandachtspunt blijft om de bevindingen om te zetten in
   verbetermaatregelen (dus controle om te leren en niet controle om de controle).
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                                                         pagina 5


   Een eerste screening leert dat de beschikking op bouwaanvragen nog steeds in één derde van
   de gevallen dicht op de fatale termijn wordt verleend. In 2016 vindt een extern doelmatigheids-
   onderzoek plaats naar het onderwerp Wabo. Het aspect doorlooptijd zal daarin ook aan de orde
   behoren te komen.

3. Advies: Stel als afdeling zelf de kwaliteit van de werkzaamheden rondom parkeren vast en maak
   daarbij gebruik van de bevindingen van de concerncontroller naar aanleiding van het onderzoek
   naar seponering naheffingsaanslagen. (Advies n.a.v. de bevindingen: “Draag zorg voor
   adequate vastlegging van de reden van seponering door het team buitenruimte en laat een het
   afdelingshoofd/teamleider volgens het “vier ogen principe” deze redenen wekelijks op
   aanwezigheid en mate van redelijkheid beoordelen.”)

   Stand van zaken: De reden van seponering is in de applicatie opgenomen. In de applicatie zijn
   geen gegevens opgenomen waarmee kan worden vastgesteld dat de genoemde reden van
   seponering juist is en of het afdelingshoofd/teamleider deze motivering beoordeeld hebben.
   Geadviseerd wordt dat afdelingshoofd/teamleider in de applicatie vastleggen dat de seponering
   door hen beoordeeld is.

4. Advies: Begin al in 2015 met het ontwikkelen van een visie over de wijze waarop de
   gedecentraliseerde taken in de toekomst zullen moeten worden uitgevoerd (de transformatie)
   en draag zorg voor tijdige implementatie (2016).

   Stand van zaken: Voorzichtige eerste stappen zijn in 2015 gezet (bijv. met sociale teams), maar
   de nadruk lag het afgelopen jaar op zorgcontinuïteit. Het onderwerp ‘transformatie in het
   sociaal domein’ is één van de vijf onderwerpen in de bestuursopdracht aan de directie en krijgt
   dus in 2016 verder vorm.

5. Advies: Beleg het onderwerp fiscaliteit centraal in de organisatie en draag zorg voor adequate
   ondersteuning aan de rest van de organisatie. Dit betreft met name tweedelijns dienstverlening
   en control. Afdelingen blijven immers wel zelf verantwoordelijk voor hun fiscale processen.

   Stand van zaken: Nog niet geïmplementeerd. Het advies is hierboven gegeven om meer
   aandacht aan het onderwerp fiscaliteit te schenken en dit adequaat in de organisatie te
   beleggen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>