<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>          Controllerrapport 2018




April 2018
Marco Slinger, Concerncontroller
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                                              pagina 2

Deze beknopte rapportage bevat de bevindingen van de concerncontroller over de rechtmatige en
doelmatige uitvoering van de begroting 2018. Rechtmatigheid gaat over het vaststellen of gewerkt
wordt overeenkomstig de gestelde (wettelijke) bepalingen. Doelmatigheid ziet toe op de relatie
tussen inzet van middelen en de daarmee gerealiseerde producten.

I. Rechtmatigheid
Rechtmatig handelen is niet iets wat een organisatie overkomt en achteraf wordt vastgesteld. Het is
het gevolg van een aan de voorkant bewust gekozen strategie voor beheersing, vertaald in acties,
procedures, procesinrichting en monitoring die aanzetten en leiden tot rechtmatig handelen.

De afgelopen jaren heeft de organisatie moeten investeren om de beheersing te verbeteren.
Hiervoor is een breed verbeterprogramma opgezet genaamd ‘control in control’. De grip van de
organisatie is op een groot deel van haar processen zichtbaar toegenomen. Toch resteert nog een
aantal aandachtspunten. Die punten zijn onder de aandacht gebracht van het verantwoordelijk
lijnmanagement en de directie. De directie heeft het verantwoordelijk management verzocht de
aanbevelingen op te pakken en door te voeren.

Uit de door Concerncontrol uitgevoerde audits zijn, behoudens onrechtmatigheid bij aanbestedingen,
geen materiële onrechtmatigheden geconstateerd. De helft van het bedrag aan
inkooponrechtmatigheid (totaal 2,4 mln. euro) ziet toe op fouten die al in de voorgaande jaren
waren vastgesteld. De andere helft bestaat uit onrechtmatigheden die in 2018 nieuw zijn
geconstateerd. Geadviseerd wordt de inkoopprocedures strikt te hanteren om nieuwe
onrechtmatigheden te voorkomen. Daarnaast wordt geadviseerd om dit jaar
aanbestedingsprocedures op te starten om de lopende onrechtmatigheden af te bouwen.

II. Onderzoeken naar doelmatigheid en doeltreffendheid
1. ICT
Als uitvloeisel van een tweetal moties zijn het afgelopen jaar drie ICT-onderzoeken uitgevoerd. De
uitkomsten van de moties zijn besproken in de klankbordgroep ICT en in februari jl. met de raad
gedeeld. Kortheidshalve wordt verwezen naar de uitkomsten van de onderzoeken en het plan van
aanpak dat de directie heeft opgesteld.

2. Projecten fysiek domein
Op verzoek van de beide colleges van Aalsmeer en Amstelveen heeft in 2017 een
doelmatigheidsonderzoek plaatsgevonden naar ‘financiële beheersing van projecten fysiek domein’.
Het onderzoek is destijds uitgevoerd door de concerncontrollers van Aalsmeer en Amstelveen.
Op basis van het onderzoek 2017 is een aantal aanbevelingen gedaan. De directie heeft deze
overgenomen en beide concerncontrollers gevraagd tussentijds een quickscan uit te voeren op de
voortgang van de invoering van de aanbevelingen. Over de uitkomsten van de quickscan heeft het
college de raad in maart geïnformeerd. Kortheidshalve wordt verwezen naar die brief en het
onderzoeksrapport dat als bijlage bij die brief is bijgevoegd.

III. Risico’s gemeentelijke dienstverlening
De uitvoering van de gemeentelijke begroting gaat gepaard met risico’s. Een overheid kan die
risico’s niet ontgaan door risicovolle taken niet langer uit te voeren, dus zal zij die risico’s goed
moeten kennen, monitoren en maatregelen treffen. Vanuit de functie van controller bezien zijn de
top-drie risico’s als volgt.

1. Risico’s van projecten wonen en bedrijvigheid vragen om versterking beheersing en tegenspraak
Voor de komende jaren liggen er forse ambities op het vlak van wonen en bedrijvigheid. Die
ambities worden gerealiseerd samen met ontwikkelaars. De ontwikkelaars hebben ofwel zélf grond
in eigendom, waarbij de gemeente stuurt op de kwaliteit van het programma via het
bestemmingsplan, dan wel is het de gemeente die zelf grondeigenaar is en de regie ter hand neemt.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                                                              pagina 3

Een aantal van de (toekomstige) ambities gaat uit van het feit dat de gemeente zelf regisseert via
de eigenaarsrol. Het risicoprofiel van zelf ontwikkelen (zeker wanneer gronden daarvoor worden
aangekocht) is hoger dan wanneer dit aan de ontwikkelaar wordt overgelaten. Zo heeft de gemeente
in de crisisjaren 15 miljoen euro afgeboekt op bedrijventerrein ‘De Loeten’. In de jaren na de crisis is
de grond weliswaar volledig uitgegeven, maar van het afgeboekte bedrag is niets meer
terugverdiend.

Voor de ontwikkelingen op Bedrijventerrein Amstelveen Zuid is nu bij aanvang een
bestemmingsreserve gevormd om het risico af te dekken dat de investering niet (volledig) wordt
terugverdiend. De vraag is of het voldoende is om zich alleen te richten op eventuele gevolgen van
het risico en niet op de kans daarop. Daar komt nog bij dat het treffen van risicoreserves -zeker met
de nog op stapel staande ontwikkelingen- een aanzienlijk beslag legt op de gemeentelijke middelen.
Op deze plaats wordt niet gepleit voor een méér of minder sturende rol van de gemeente in de
ontwikkeling van ontwikkellocaties -dat is uiteindelijk een politieke keuze-, maar wel voor voldoende
waarborgen waardoor de kans op het voordoen van risico’s afneemt. Die waarborgen bestaan in
ieder geval uit het organiseren van voldoende tegenwicht en tegenspraak binnen de organisatie. In
de eerste plaats dient dat georganiseerd te worden binnen de afdeling verantwoordelijk voor de
ruimtelijke programma’s. Visie, ambitie en realisatie dienen binnen de afdeling kritisch gevolgd en
afgewogen te worden, bijvoorbeeld door het versterken van de beheersing binnen de afdeling. Het
opzoeken van potentieel tegengeluid geldt ook voor disciplines buiten de afdeling. Hierbij valt in
ieder geval te denken aan weerwerk vanuit de afdelingen financiën, juridische zaken en
concerncontrol. Vanuit de directie zal moeten worden toegezien op invoering van adequate checks
en balances, het verder vorm geven aan verantwoordelijkheden en zorg dragen voor sturing op de
afspraken en de beoogde kwaliteit.

Tot slot: Ambitie voor verdere groei vertaalt zich in een toename van bewoners en bedrijvigheid. Dat
betekent dat bestaande gemeentelijke voorzieningen intensiever zullen worden gebruikt. Dit zal
hoogstwaarschijnlijk leiden tot aanvullende investeringen in bereikbaarheid, sport, cultuur en
maatschappelijke voorzieningen. Geadviseerd wordt de ontwikkelingen in samenhang te bezien en
op elkaar af te stemmen.

2. Risico’s samenhangend met doorontwikkeling organisatie vraagt om focus en koersvastheid
Onder de vlag van het programma ‘organisatieontwikkeling’ is de organisatie bezig met een viertal
opgaven. Deze bestaan uit: organisatieverandering, digitale transformatie, huisvesting en baten
organisatieontwikkeling. Dit programma staat in meer detail beschreven in de paragraaf
Bedrijfsvoering van de programmarekening.

Naast de organisatie-ontwikkeling is men doende met het doorvoeren van de aanbevelingen uit de
ICT-onderzoeken en het 213a-onderzoek naar het fysiek domein. Al met al een aanzienlijke opgave
voor de organisatie om al deze ontwikkelingen succesvol uit te voeren, temeer omdat de overige
dienstverlening onverminderd door blijft gaan.

Bij de start van het programma is gezocht naar de juiste vorm, structuur en inhoud van het
programma organisatie-ontwikkeling. De vooraf bedachte governance-structuur is een aantal keer
aangepast. Werkgroepen zijn ingericht, opgeheven en daar zijn nieuwe voor in de plaats gekomen.
Het vinden van een juiste vorm past wellicht in een opstartfase. Nu men komt in de uitvoering is het
van belang om koersvast te blijven en minder frequent gehoor te geven aan ‘voortschrijdend
inzicht’.

Om te zorgen dat al die ontwikkelingen met goed gevolg worden gerealiseerd is het van belang dat:
 de visie bekend is bij medewerkers zodat zij weten wat de richting van de organisatie is en zien
  hoe hun werkzaamheden passen binnen de strategische koers van de organisatie
 vanuit rust en overzicht (kan) worden gewerkt aan zowel de het programma organisatie-
  ontwikkeling, het doorvoeren van de aanbevelingen ICT en de reguliere dienstverlening
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                                                              pagina 4

   realistisch te blijven in de hoeveelheid werkzaamheden die de organisatie aan kan en de
    termijnen waarop resultaten worden opgeleverd

3. risico’s jeugdzorg vragen om gecoördineerde aanpak met regiogemeenten
De gemeente is per 2018 overgegaan op een nieuwe bekostigingswijze voor jeugdhulp, te weten
trajectfinanciering. Niet langer betaalt de gemeente voor input (geleverde uren zorg), maar (deels)
voor het behaalde resultaat. De zorg wordt ingekocht met dertien andere gemeenten. De kosten
voor jeugdzorg zijn voor Amstelveen toegenomen met zo’n 3 miljoen euro ten opzichte van de
primitieve begroting 2018.

Aan de stelselwijziging is een langdurig regionaal inkoopproces voorafgegaan. Halverwege 2018
bleken de regionale kosten aanzienlijk hoger uit te komen dan het regionaal budget. Een van de
oorzaken hiervoor was het nieuwe stelsel. Na intensieve gesprekken met de aanbieders van
jeugdhulp is afgesproken de eerder overeengekomen bekostigingswijze los te laten en over te
stappen op het afrekenen van de werkelijke kosten. De totale werkelijke kosten zijn uiteindelijk
verdeeld op basis van de zorgzwaarte per gemeente per aanbieder.

Voor 2019 is het uitgangspunt de eerder overeengekomen bekostigingswijze (trajectfinanciering).
Met dien verstande dat de tarieven zijn aangepast naar het niveau van de werkelijke kosten 2018.
Een van die afspraken is om wederom af te rekenen op werkelijke kosten zodra het regionale budget
wordt overschreden. In tegenstelling tot 2018 dient het uitgangspunt te zijn dat de verdeling van de
regionale kosten plaatsvindt op basis van daadwerkelijke kosten op cliëntniveau per gemeente per
aanbieder. Dit draagt er zorg voor dat alleen wordt betaald voor de Amstelveense cliënten.

Daarnaast heeft 2018 laten zien dat veel energie is gestoken in het stelsel en de financiële
uitkomsten daarvan. Dit onder andere door de hiervoor genoemde kostenoverschrijding. Dat
betekent evenwel dat minder aandacht beschikbaar was voor gesprekken over wat we gezamenlijk
met de jeugdzorg willen bereiken op het gebeid van kwalitatief goede zorg en of, en zo ja welke,
doorontwikkeling die daar voor nodig is. Geadviseerd wordt om naast de financiële kant ook de
inhoudelijke zorgkant goed te blijven monitoren en ook op dat onderdeel het gesprek met de
aanbieders aan te blijven gaan.

IV. Externe beoordeling kwaliteit concerncontrol
De rechtmatigheidsaudits worden uitgevoerd op basis van een jaarlijks geactualiseerd auditplan.
Voorafgaand aan het uitvoeren van die audits vindt afstemming plaats met de accountant over het
plan. Dit om te zorgen dat de werkzaamheden niet alleen voor de organisatie meerwaarde hebben,
maar ook dat de accountant gebruik kan maken van onze werkzaamheden.

Afgelopen jaar is PwC gevraagd een beoordeling te doen over het auditplan en de opgenomen risico-
inschatting en bijbehorende controles. Bekeken is of onze werkzaamheden de belangrijkste
risicovolle processen afdekken en of deze volledig zijn. Gekozen is voor een buitenstaander met
voldoende afstand tot de huidige uitvoering.

De conclusies van die beoordeling zijn:
1. Het auditplan kent meerdere doelstellingen (ondersteuning accountant, ondersteuning
   organisatie) Geadviseerd wordt een duidelijke keuze te maken. De meeste toegevoegde waarde
   ligt daarbij volgens PwC op het ondersteunen van de organisatie waardoor een lerende
   organisatie ontstaat.
2. Vorenstaande punt kan leiden tot een aanpassing van het auditplan wat afstemming met de
   accountant noodzakelijk maakt. Een verschuiving van de focus naar een lerende organisatie kan
   mogelijk leiden tot een verschuiving van werkzaamheden van de afdeling control naar de
   accountant. Afgewogen moet worden of die eventuele extra controlekosten opwegen tegen de
   baten van betere beheersing van de gemeentelijke processen.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                                                           pagina 5

3. Het laten vaststellen van het auditplan door de directie/gemeentesecretaris -hetgeen nu nog niet
   gebeurt- kan er toe leiden dat verantwoordelijkheid en betrokkenheid in de organisatie worden
   verhoogd. Dit geldt zowel voor de uitvoering van het plan als ook de opvolging in de lijn van de
   verbetervoorstellen.
4. Momenteel wordt gecontroleerd op de grotere geldstromen. In het plan wordt te weinig rekening
   gehouden met beheersingsmaatregelen in de processen, risico-acceptatie door de
   organisatie/politiek en bevindingen uit voorgaande jaren. Mogelijk wordt daardoor te veel
   gecontroleerd in laag risico gebieden en zou tijd kunnen worden vrijgespeeld voor controle van
   andere processen.
5. In de risicoanalyse is te weinig rekening gehouden met fraude en IT, wordt te weinig aandacht
   besteed aan toerekening van kosten en opbrengsten aan het juiste verantwoordingsjaar en de
   waardering van balansposten
6. Bij de uitvoering van de audits wordt nog geen gebruik gemaakt van controletechnieken
   gebaseerd op nieuwe technologie, zoals data-analyse en process mining.

De adviezen 3 t/m 5 zijn meegenomen bij het opstellen (en uitvoeren) van het auditplan 2019.
Datzelfde geldt, waar mogelijk, ook voor het zesde advies. Een deel van die expertise zal echter nog
ontwikkeld moeten worden. Beoordeeld zal worden of kosten en baten daarvan met elkaar in
verhouding zijn. De adviezen onder 1 en 2 worden betrokken bij de nog op te stellen ‘visie op
control’ waar de rekeningencommissie om heeft verzocht.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>