<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                                            GD15.07778




                                                                           Bestuursvoorstel


Onderwerp: Wijziging staffuncties: strategisch adviseur financiën en planeconoom



Afdeling: Directie                                                Datum:      11-12-2015



Steller: Maarten Sinnema                                          Toestelnr. 020 3144619


                                                                                               Presidium
Portefeuillehouder: E. Boog                                       Besluitvormingsproces:       Ondernemingsraad


Samenvatting:
Dit voorstel geeft formatief invulling aan drie vraagstukken: 1. Uitbesteding aan Duo+ (afdeling bedrijfsvoering)
vraagt om invulling en inbedding van de nieuwe functie ‘accountbeheer Duo+’ in de moederganisatie; 2. Op
bestuurlijk niveau is de afspraak gemaakt dat het strategisch financieel beleid binnen de moederoganisatie moet
blijven: deze functie moet ingevuld en ingebed worden; 3. Per 1 september 2015 is de functie van planeconoom /
beleidsmedewerker grondzaken vacant geworden: deze functie wordt nu tijdelijk ingevuld.
Voorstel is om enerzijds een nieuwe functie binnen de Diemense organisatie te introduceren (strategisch adviseur
financiën, tevens accounthouder Duo+ en adviserend lid van het MT) en anderzijds om de werkzaamheden
planeconomie/grondzaken her te verdelen naar twee functies, waarbij de planeconoom ook vervangende
werkzaamheden gaat verrichten voor de nieuwe strategisch adviseur financiën.




Gevraagde beslissing:
- kennisnemen van het advies van de ondernemingsraad aan de WOR-bestuurder;
- akkoord gaan met uitbreiding van de formatie met 0,95 fte (34 uur per week), om daarmee invulling te kunnen
geven aan de nieuwe c.q. gewijzigde functies strategisch adviseur financiën (0,8 fte, 32 uur), planeconoom (0,65
fte, 26 uur) en medewerker grondzaken (0,33 fte, 12 uur);
- de strategisch adviseur financiën en de planeconoom organiek op te hangen als staffuncties, onder rechtstreekse
aansturing van de gemeentesecretaris;
- het benodigde budget voor 2016 ad € 127.000 te verwerken in de eerste kwartaalbrief 2016 (overzicht
personeelskosten);
- de structurele effecten vanaf 2017 ad € 67.000 te verwerken in de kadernota 2017.

Besluitnummer :16.00001                                           Datum vergadering:05/01/2016


Besluit:Aangehouden voor bespreking in de collegevergadering van 12 januari 2016.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                            Bestuursvoorstel

Relevante achtergrondinformatie
Voorgeschiedenis
Vanaf 1 januari 2016 start de gemeenschappelijke samenwerking Duo+. Voor Diemen betekent dit dat
de taken op het gebied van de bedrijfsvoering worden uitbesteed aan de gemeenschappelijke regeling
Duo+. De ondersteuning vanuit de teams Personeel & Organisatie, Juridische Zaken, Communicatie
en Financiën wordt straks door Duo+ (afdeling bedrijfsvoering) uitgevoerd.

Concrete aanleiding
Vanwege de komst van Duo+ heeft de gemeentesecretaris op 23 september 2015 een voorgenomen
besluit genomen ten aanzien van de organisatiestructuur vanaf januari 2016. Deze is vervolgens ter
advies aan de Ondernemingsraad voorgelegd (advies verwacht voor eindejaar 2015). Met een
seperaat voorstel wordt u gevraagd om de nieuwe structuur te bekrachtigen.

Daarnaast is in Diemen de afgelopen maanden nagedacht over de volgende drie vraagstukken:
   1. Uitbesteding aan Duo+ (afdeling bedrijfsvoering) vraagt om invulling en inbedding van de
       nieuwe functie ‘accountbeheer Duo+’ in de moederganisatie.
   2. Op bestuurlijk niveau is de afspraak gemaakt dat het strategisch financieel beleid binnen de
       moederoganisatie moet blijven. Ook deze functie moet ingevuld en ingebed worden.
   3. Per 1 september 2015 is de functie van planeconoom / beleidsmedewerker grondzaken
       vacant geworden. Deze functie wordt nu tijdelijk ingevuld. In combinatie met bovenstaande
       ontwikkelingen vormt dit een logisch moment om te onderzoeken of deze functies in de
       toekomst aan elkaar verbonden kunnen worden.

Aan deze drie vraagstukken geven we met dit voorstel formatief invulling.

De WOR-bestuurder (gemeentesecretaris) heeft voorliggend bestuursvoorstel onlangs, als
voorgenomen besluit van de WOR-bestuurder, onder verwijzing naar artikel 25 van de WOR, ter
advies voorgelegd aan de Ondernemingsraad. Advies wordt voor eindejaar 2015 verwacht (wordt u
nagestuurd). Daarnaast zal het GO het bestuursvoorstel, volledigheidshalve, hoewel het minder dan 3
fte betreft, ter informatie ontvangen.

Toelichting
Inhoud van het voorstel
Vraagstuk 1: accountbeheer Duo+
Tussen Duo+ en de moederorganisaties zullen verschillende overlegvormen en –momenten gaan
plaatsvinden. Dit zal bij benadering zijn:
    a) DVO-overleg (over de dienstverleningsafspraken)
    b) Operationeel overleg (consulentschap bedrijfsvoering)
    c) Projectoverleg (voor wat betreft evt. gezamenlijke projecten)
    d) Portefeuillehouderoverleg (ambtelijke advisering aan portefeuillehouder)
    e) Bestuurlijk overleg (adhoc tussen portefeuillehouders, over inhoudelijke onderwerpen)
    f) Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur (als eigenaar van de GR)
    g) Secretarissenoverleg (informeel over bestuurlijke thema’s, naast formele rol in gezamenlijk
        werkgeverschap)

Het accountbeheer Duo+ spitst zich in eerste instantie toe op het DVO-overleg. Hier vindt het
institutionele overleg plaats: verleent Duo+ haar diensten conform de dienstverleningsafspraken die
zijn gemaakt? En welke nieuwe afspraken moeten worden gemaakt?

De Diemense accountbeheerder Duo+ neemt namens Diemen deel aan de DVO-overleg met de
afdeling Bedrijfsvoering van Duo+. Daarmee is de accountbeheerder de personificatie van de
Diemense klantrol. Hij/zij bewaakt dat Diemen optimaal als klant bediend wordt, uiteraard binnen de
kaders van de (formele en informele) dienstverleningafspraken die zijn gemaakt. Hij wordt ten
behoeve van deze rol gevoed vanuit het MT (en het in kielzog de teamcoördinatoren en
medewerkers). Het is voor iedereen duidelijk dat hij namens het MT aan tafel zit bij de DVO-
                                                  2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>gesprekken. Ook vormt hij een belangrijk extra escalatieniveau (tussen afdeling en
gemeentesecretaris), mochten iets in de dagelijkse gang van zaken in de samenwerking met duo+
niet goed lopen.

Voor de overige overlegvormen binnen Duo+ ligt het primaat bij de vakafdeling (vergelijkbaar met de
huidige consulentrelaties tussen vakafdeling en teams bedrijfsvoering). Wel heeft de
accountbeheerder een belangrijke rol bij het doorvoeren van structuele verbeteringen in de
samenwerking met duo+, bijvoorbeeld door bij te dragen aan slimme organisatievormen en
afstemmings- en besluitvormingsprocessen.

Vraagstuk 2: strategisch financieel beleid
Voor Diemen is het van belang om sturing te houden op de ontwikkeling van de financiële positie van
de gemeente, binnen het bredere vraagstuk van uitvoering en realisatie van het coalitieprogramma.

     voorzieningenniveau (sport, onderwijs, cultuur en beheer openbare ruimte);
De belangrijkste beleidsvraagstukken waarop strategische advisering van groot belang is:

     sociaal domein;
     grondexploitaties;
     investeringen;
     beheersing personeelskosten (moederorganisatie);
     inkomsten vanuit het Rijk (algemene uitkering);
     financieel meerjarenperspectief;
     weerstandsvermogen;
     lokale lastendruk;
     financieel perspectief als gevolg van groei van de gemeente.

De integrale afweging van beleid en de inzet van middelen vindt plaats in de planning- en
controlcyclus. Vanaf 2016 zal Duo+ een belangrijke rol hebben bij het opstellen van de planning- en
controldocumenten. Diemen geeft de kaders aan en moet regie voeren op het eindresultaat van de
planning- & controlproducten. De strategisch financieel adviseur ziet hierop toe, in nauwe
afstemming/samenwerking met (c.q. namens) de portefeuillehouder Financiën.

Een sluitend meerjarenperspectief is hierbij een belangrijk financieel uitgangspunt. Plantage De Sniep,
Oost-west as en Holland Park zijn omvangrijke ontwikkelingen binnen Diemen. Een strakke
regievoering op deze grootschalige projecten is vereist, zowel beleidsinhoudelijk als financieel. Ook
projecten zoals de aanleg van een spoorwegtunnel vergen een sterke regierol vanuit de gemeente om
zo de sturing aan het project te kunnen geven. De sturing en beheersing van deze, maar ook van de
andere projecten binnen de openbare ruimte en het sociaal domein, ligt bij de vakafdeling. De
strategisch financieel adviseur consolideert al deze processen en informeert het management en het
college over de voortgang (in periodieke rapportages).

Belangrijk onderdeel van de strategisch financieel adviseur is het (ondersteunen bij het) aanbrengen
en bewaken van beslismomenten binnen een proces. Het inbouwen van keuzemomenten geeft
handvatten om vooraf, tussentijds en achteraf (bij-) te sturen. Voor de planning- en controldocumenten
is dit voldoende ingebouwd, maar dit dient voor andere processen steviger verankerd worden. De
adviseur kan hierbij een helpende hand bieden bij de vakafdelingen.

Er moet een continue relatie (check) zijn of het ingezette beleid en de daar bij behorende middelen
bijdragen aan de realisatie van het coalitieakkoord. Idealiter worden de wensen uit het coalitieakkoord
vertaald naar maatschappelijke effecten zodat de realisatie van het coalitieakkoord getoetst kan
worden. De strategisch financieel adviseur heeft een ondersteunende rol bij het meetbaar maken van
de doelstellingen uit het coalitieakkoord.

Natuurlijk is ook de beheersing van risico’s een belangrijke element voor het management en het
bestuur. De strategisch financieel adviseur dient er op toe te zien dat het risicomanagement
volwaardig invulling krijgt.

Uiteindelijk moet Diemen zelf zorgdragen voor de vastlegging van het financieel beleid zoals de
financiële beheersverordening maar ook financieel beleid zoals vastgelegd in het treasurystatuut, de
nota reserves en voorzieningen en het activabeleid. De praktijk moet uitwijzen of Diemen (de
strategisch financieel adviseur) deze financiële beleidsnoties zelf opstelt of dat Duo+ dat in opdracht
van Diemen doet. In ieder geval moet er afstemming plaatsvinden. Daar waar mogelijk kan
harmonisatie met het beleid van de andere gemeenten plaatsvinden.
                                                    3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Ten slotte is de strategisch financieel adviseur regievoerder op Gemeentebelastingen Amstelland.

Vraagstuk 3: Planeconomie/grondzaken
De planeconoom is verantwoordelijk voor het opstellen van grondexploitaties (bv Plantage De Sniep).
Ook maakt hij een met grondexploitatie vergelijkbare financiële opzet in geval er geen gemeentelijke
eigendommen zijn (bijv. op basis van anterieure overeenkomsten). Verder stelt hij financiële
haalbaarheidsstudies en grondprijsberekeningen op. Ook accordeert en codeert hij boekingen binnen
grondexploitaties.

De planeconoom is tevens de functionaris die een jaaroverzicht en meerjarenprognose voor
grondexploitaties opstelt, ten behoeve van de jaarrekening. Ook maakt hij de vertaalslag van
grondexploitatie naar reguliere planning- en controldocumenten.

Daarnaast zijn er werkzaamheden rondom het monitoren en waar nodig actualiseren van het
vastgestelde gemeentelijk grondbeleid (inclusief grondprijzen etc) en het gemeentelijk erfpachtbeleid.
Daar hoort ook bij dat de actuele (landelijk en regionaal) en wettelijke ontwikkelingen op het gebied
van grondbeleid en erfpachtbeleid gevolgd en waar nodig opgevolgd worden.

Een ander onderdeel waarvoor de vertrokken medewerker planeconomie/grondzaken
verantwoordelijk was, betreft grondzaken. Het gaat dan om uitvoerende grondzaken, zoals het doen
van grondaankopen en het begeleiden van grondverkopen. Ook gaat het om het financieel beheer van
gemeentelijke eigendommen die niet voor de gemeentelijke bedrijfsvoering zijn bestemd, om de
begeleiding van diverse verhuren (zoals verhuur gemeentegroen) en om het verstrekken van divere
informatie aan collega’s en inwoners/bedrijven.

In de huidige, tijdelijke vervangingssituatie is onderscheid gemaakt tussen planeconomie en
grondzaken (twee deelfunctionarissen). Vanwege een verschil in functieeisen is dit een richting de
toekomst logisch onderscheid.

Inrichten van drie functies
Vanuit bovenstaande vraagstukken kiezen we voor de introductie van een nieuwe functie binnen de
Diemense organisatie en een herverdeling van de werkzaamheden van de medewerker
planeconomie/grondzaken. In totaal worden drie functies geintroduceerd/herverdeeld:
    a) Strategisch adviseur financiën, tevens accounthouder Duo+ en adviserend lid van het MT
    b) Planeconoom, tevens financieel adviseur
    c) Medewerker grondzaken

Tussen de eerste twee functies is er een intensieve onderlinge samenwerking, met name rondom
strategisch financieel advies. Hierin zullen beide functies gezamenlijk optrekken, onderlinge
werkwijzen afstemmen en elkaar waar nodig vervangen. We kiezen er op dit moment niet voor om de
onderlinge werkverdeling op dat thema specifiek te bepalen (bijvoorbeeld verdeling in sociaal-fysiek
domein). In samenspraak met de nieuwe functionarissen zal de gemeentesecretaris dit op een later
moment bepalen.

Tevens kennen beide functies een sterke
verbondenheid met de (control, advies en
financieeltechnische) werkzaamheden die binnen
Duo+ uitgevoerd worden. Uitgangspunt is dat duo+
de adviesrol (consulentfunctie) aan de Diemense
vakafdelingen verricht. De Diemense financieel
adviseurs hebben hierin geen intermedierende rol.

Vanwege de intensieve onderlinge samenwerking, de
sterke verbondenheid met MT/directie (strategisch
advies) en de borging van onafhankelijke advisering,
kiezen we ervoor om deze functies als staffunctie in
de organisatie in te bedden, onder rechtstreekse
aansturing van de gemeentesecretaris.

De Staf komt daarmee te bestaan uit:
bestuurssecretariaat, directie-/bestuursadviseur, strategisch adviseur financiën en planeconoom.

                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>De planeconoom zal in de dagelijkse praktijk veel samenwerken met de medewerkers van het team
projecten en van het team ruimtelijk beleid. Om die reden zal deze functionaris veel dagdagelijkse
werkzaamheden in de nabijheid (op de kamer) van deze teams uitvoeren. Daarnaast neemt hij als
(onafhankelijk) strategisch adviseur deel aan het periodieke overleg van de gemeentelijke
projectenstaf.

De werkzaamheden grondzaken komen terecht in een deeltijd functie medewerker grondzaken. Deze
medewerker vindt zijn plaats in de afdeling Ruimtelijke Ontwikkeling (team ruimtelijk beleid). Mogelijk
wordt deze functie in de toekomst uitgebreid met de nodige administratieve werkzaamheden, zoals de
administratieve afdeling van facturen, erfpachtcanons en startersleningen. Maar hier wordt op dit
moment niet van uit gegaan. Daarnaast wordt benadrukt dat het opvragen van grondtekeningen vanaf
1 januari 2016 een taak is die in duo+ belegd is.

Formatie en budget
Over de ontwikkeling van planning & control binnen Duo+ is nog veel onduidelijk. De uiteindelijke
werkwijze binnen Duo+ heeft forse consequenties voor de uiteindelijke invulling van onderhavige
functies. Een flexibele oplossing (lees externe inhuur) voor het eerste halfjaar 2016 is daarom het
meest voor de hand liggend. Dit geldt voor alle drie functies. Daarmee sluiten we aan op de huidige,
tijdelijke vervangingssituatie. Voor de tijdelijke invulling van de strategisch adviseur financiën worden
afspraken gemaakt met de huidige teamcoördinator Financiën a.i. Op deze wijze is de continuïteit
gewaarborgd en kan ervaring opgedaan worden. Op basis van deze ervaring kan de vaste formatie
bepaald worden.

Op basis van de beschreven werkzaamheden in een kaderstellende inschatting gemaakt van het
aantal uren en een indicatieve salarisschaal. De definitieve fte en inschaling van de functies wordt
meegenomen in de geplande omzetting van het functiehuis naar HR21-systematiek Vooralsnog gaan
we uit van de volgende loonkosten:

Functie                                Fte      Normbedrag
                                                loonkosten
Strategisch adviseur financiën       32 uur          € 90.000
Planeconoom                          26 uur          € 55.000
Medewerker Grondzaken                12 uur         € 18.000
 TOTAAL                               70 uur       € 163.000

Binnen de huidige begroting is de volgende dekking aanwezig:

Functie                                              Fte        Normbedrag
                                                                loonkosten
Financieel beleid conform                                -            € 16.000
‘afslagsystematiek Duo+’ (normbedrag)
Huidige functie planeconomie/grondzaken             36 uur            € 80.000
                                                   36 uur            € 96.000
          Benodigd aanvullend fte/budget           34 uur             € 67.000

Budget 2016
Het voorstel is in 2016 deze functies in ieder geval het eerste halfjaar extern in te vullen. Dit levert in
2016 een extra budgetvraag van € 60.000 op (€ 35.000 + € 25.000), bovenop het structurele benodigd
budget. Het benodigde budget voor 2016 komt hierdoor op € 127.000, te dekken vanuit het
rekeningresultaat. Dit verwerken we in de 1ste kwartaalbrief van 2016 (overzicht personeelskosten).

Structureel budget 2017 en verder
Structureel is een aanvullend budget nodig van € 67.000. Een dekkingsvoorstel zal gepresenteerd
worden in de Kadernota 2017. Dit is ook het moment dat college en raad een hoofdstuk ‘Groei’
gepresenteerd krijgen. Dekking voor de kosten kan vanaf 2019 gevonden worden in het verwachte
rendement dat duo+ vanaf 2019 gaat behalen.

Argumenten en keuzemogelijkheden
Zie bovenstaand
                                                     5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>Gevolgen en risico’s

Financieel
Zie bovenstaand

Juridisch
n.v.t.

Informatiekundig
n.v.t.

Duurzaamheid
n.v.t.

Andere risico’s
n.v.t.

Wat merkt de burger, een bedrijf of instelling van de te nemen beslissing?

Adviesraden
n.v.t.

Opmerkingen over de aanpak / het vervolgproces na de gevraagde beslissing

Communicatie
De betrokken medewerkers/team zijn op de hoogte van dit voorstel. Na besluit zal op intercomm een
kort nieuwsbericht worden gepubliceerd.

Projectmatig
De kadernota zal een voorstel bevatten voor structureel budget voor deze functies.

                                              - EINDE -




                                                  6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>