<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>                                                                    Raadsvoordracht



Onderwerp:              Duo+ voortgangsrapportage, gewijzigde begroting 2016 en
                        begroting 2017
Datum:                  7 september 2016
Portefeuillehouder:     E. Boog
Afdeling:               Directie
Steller:                M. Sinnema / K. Deutekom



 Gevraagde beslissing
 1. Kennis te nemen van de voortgangsrapportage van het DB van Duo+ (september 2016);
 2. Kennis te nemen van de concept gewijzigde begroting Duo+ 2016 en geen zienswijze in te
 dienen;
 3. Kennis te nemen van de concept begroting 2017-2020 Duo+ en geen zienswijze in te dienen;
 4. In te stemmen met een structurele dekking voor de Diemense meerkosten ad € 170.000 ten
 laste van het begrotingssaldo en een incidentele dekking ad € 1.365.000 ten laste van de
 algemene reserve;
 5. De financiële effecten te verwerken in de gemeentelijke begroting (4e kwartaalbrief 2016 en
 programmabegroting 2017).



Relevante achtergrondinformatie
Voorgeschiedenis
1 januari 2016 was een belangrijk moment in de Duo+ samenwerking: vanaf die dag is de
uitvoeringsorganisatie Duo+ formeel van start. In Duo+ zijn diverse uitvoeringstaken voor de
gemeenten Ouder-Amstel, Diemen en Uithoorn ondergebracht. De drie gemeenten kozen voor
vergaande samenwerking, omdat de individuele gemeenten afzonderlijk op middellange termijn (te)
kwetsbaar worden op deze taakgebieden, onvoldoende kwaliteit kunnen leveren of dit tegen (te) hoge
kosten moeten organiseren. Oftewel: met Duo+ realiseren de aangesloten gemeenten een duurzame
impuls op de 3K’s (Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten).

Al in 2013 schreven de colleges aan de gemeenteraden dat belangrijke stappen op deze 3K’s met
name nodig zijn, gezien de nieuwe taken, verplichte eisen en complexe regelgevingen vanuit het Rijk,
in combinatie met de bezuinigingsopgaven die er liggen. Daarnaast zagen de verschillende colleges
kansen om ambtelijk en bestuurlijk meer gezamenlijk op te trekken in grotere regio’s.

Concrete aanleiding
Inmiddels is gebleken dat de voorspelde ‘dip’ in klant- en medewerkerstevredenheid,
organisatievolwassenheid en prestaties op de 3K’s is uitgekomen. Het kost investeringen en veel
energie om uit deze dip of ‘badkuip’ te klimmen. Daarvoor heeft het Dagelijks Bestuur van Duo+
enkele maatregelen genomen en is een aanpak ontwikkeld. Deze hebben zowel een aanzienlijk
financieel effect op de begroting Duo+ 2017, als ook op het lopende begrotingsjaar 2016. Om die
reden is de conceptbegroting Duo+ 2017 pas eind augustus 2016 beschikbaar gekomen en wordt
tegelijkertijd een begrotingswijziging voor 2016 voorgesteld.

Toelichting
Inhoud van de voordracht
In de voortgangsrapportage geeft het DB van Duo+ aan welke knelpunten er zijn, wat er inmiddels
ondernomen is om die knelpunten aan te pakken en welk perspectief op de middellange termijn te
verwachten is, om hiermee de bestuurlijke ambities voor Duo+ te realiseren.
                                                 1
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>De (financiële) effecten van de voortgangsrapportage zijn uitgewerkt in een begrotingswijziging 2016
Duo+ en de Begroting 2017-2020 Duo+. Duidelijk is dat naast de noodzakelijke beheersmaatregelen
de begrotingen van Duo+ moeten worden aangepast aan een reëel uitgavenniveau voor Duo+ en de
gemeentelijke bijdragen hieraan moeten worden aangepast. De gemeenteraden van de afzonderlijke
gemeenten worden in de gelegenheid gesteld hierover een zienswijze te formuleren.

Stand van zaken n.a.v. Informatie van het college d.d. 1 september 2016
Op 1 september heeft u van het college een informatiememo ontvangen waarin het college aangaf dat
zij een kritische analyse heeft gemaakt op deze voorstellen en dat zij tot de conclusie was gekomen
dat zij uw gemeenteraad op dat moment nog geen voordracht kon aanbieden.

Het college gaf aan dat de maatregelen zoals genoemd in de voortgangsrapportage, nog niet
tegemoet kwamen aan de stevige zorgen die het college van Diemen heeft ten aanzien van het
actuele prestatieniveau van Duo+. De ‘badkuip’ is wel erg diep en de huidig ingezette maatregelen
nemen onze zorgen nog niet volledig weg.

Over onze zorgen en die van de andere gemeenten is gesproken tijdens een bijzondere vergadering
van het AB van Duo+. Het AB heeft in gezamenlijkheid geconcludeerd dat een intensievere aanpak
nodig is om de problemen bij Duo+ effectief aan te kunnen pakken. Het op korte termijn uitvoeren van
de voorgestelde maatregelen uit de voortgangsrapportage en het aanpassen van de begrotingen aan
een reëel uitgavenniveau voor Duo+ zijn noodzakelijk, maar daarnaast zijn er extra maatregelen nodig
om er voor te zorgen dat de medewerkers van Duo+ en de moederorganisaties beter in staat worden
gesteld om hun werk goed uit te voeren. Het AB heeft derhalve besloten om vanuit een door alle
gemeenten gedeelde analyse te komen tot een aanvullend pakket aan maatregelen. Bij vaststelling
van de gewijzigde begroting 2016 en de begroting 2017-2020 door het AB van Duo+ in oktober moet
er zicht zijn op overeenstemming ten aanzien van deze aanvullende maatregelen. Deze maatregelen
zullen recht moeten doen aan de geconstateerde problemen binnen Duo+ en de moederorganisatie
van Diemen.

Argumenten en keuzemogelijkheden
De aanpak en maatregelen dragen er aan bij dat met Duo+ de beoogde bestuurlijke ambities
gerealiseerd worden. Deze zijn:
    1. Het verhogen van de kwaliteit en het verminderen van de kwetsbaarheid ten aanzien van ICT,
        door het realiseren van een gezamenlijk ‘ICT-fundament’;
    2. Het verhogen van de kwaliteit en het verminderen van de kwetsbaarheid ten aanzien van
        personeel, door samengevoegd in de nieuwe Duo+ organisatie te werken aan verdere
        professionalisering;
    3. Het verbeteren van de dienstverlening aan de burger, door de gezamenlijke impulsen op ICT
        en personeel;
    4. Het besparen van kosten, door met Duo+ een efficiencyvoordeel te realiseren;
    5. Het borgen van de 23+2 politiek-bestuurlijke ontwerpcriteria, met behulp van diverse
        vastgelegde afspraken.

Gevolgen en risico’s
Financieel
In de voortgangsrapportage zijn in bijlagen 2 en de 3 samenvattende tabellen opgenomen t.a.v. de concept
gewijzigde begroting Duo+ 2016 en de concept begroting Duo+ 2017-2010. Vervolgens is dit in bijlage 4
vertaald in een nieuwe bijdrage per gemeente. Voor Diemen is dit:

Nieuwe bijdrage volgens voortgangsnotitie     2016
                                               na           2017        2018        2019        2020        2021        2022
Bedragen in €                               wijziging
Diemen
Bedrijfsvoering                             4.930.000   4.800.000      4.710.000   4.540.000   4.490.000   4.431.000   4.375.000
Bedrijfsvoering - projectkosten ICT          805.000               0           0           0           0           0           0
Burger                                                             0           0           0           0           0           0
Buurt                                                              0           0           0           0           0           0
Totaal Diemen                               5.735.000   4.800.000      4.710.000   4.540.000   4.490.000   4.431.000   4.375.000

                                                        2
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>Uit de voortgangsrapportage is af te leiden dat alleen in 2017 en 2018 nog incidentele kosten zijn begroot
(zie overzicht ‘Aanpak knelpunten personeel (incidenteel). Vanaf 2019 zijn er geen indicentele kosten meer
begroot en wordt het efficiencyverschil zichtbaar. Bij de bepaling van de structurele kosten is het jaar 2017
als uitgangspunt genomen. Het structurele effect is bepaald op € 170.000 per jaar.

In de begroting 2017 is, op voorhand, rekening gehouden met de hogere bijdrage aan Duo+. In eerste
instantie zijn alle dekkingmiddelen ingezet die gerelateerd zijn aan de meerkosten. Uiteindelijk zijn de
structurele meerkosten ten laste van de algemene middelen (begrotingssaldo) gebracht en de incidentele
meerkosten ten laste van de algemene reserve.

Dekkingsmiddelen
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de ingezette dekkingsmiddelen en de verwerkte meerkosten.

Opgenomen in Begroting 2016                                              2016
                                                                          na        2017        2018        2019        2020 *
Bedragen in €                                                          wijziging
Structureel                                                            4.050.000   4.050.000   4.050.000   4.050.000   4.050.000
Incidenteel                                                             375.000
Opgenomen in Begroting 2016                                            4.425.000   4.050.000   4.050.000   4.050.000   4.050.000
Dekking verwerkt in Begroting 2017
Nog over te hevelen budgetten                                           140.000     140.000     140.000     140.000     140.000
Dekking vanuit sociaal domein                                             65.000     65.000      65.000      65.000      65.000
Dekking vanuit groei Diemen
                                                                                     50.000      75.000      75.000      75.000
- stelpost bedrijfsvoeringskosten #
Overige dekking                                                                      40.000      40.000      40.000      40.000
                              Structureel t.l.v. begrotingssaldo                    170.000     170.000     170.000     170.000
                           Incidenteel t.l.v Algemene Reserve                       285.000     170.000
Structurele dekking nog te verwerken in
                                                                        170.000
4de kwartaalbrief 2016     (t.l.v. rekeningsaldo 2016)
Totaal na dekkingsvoorstellen                                          4.800.000   4.800.000   4.710.000   4.540.000   4.540.000

Incidenteel nog te dekken
                                                                        935.000            0           0           0             0
NB verwerkt in begroting 2017

Incidentele meerkosten totaal                                                      1.390.000


Voorstel is de finale verwerking van de meerkosten te bespreken bij de behandeling van de Diemense
begroting 2017. De wijze van dekking heeft direct gevolgen voor het meerjarenperspectief uit de begroting
en de inzet van de Algemene Reserve.

De budgetwijzigingen voor het begrotingsjaar 2016 worden meegenomen in de 4 de kwartaalbrief 2016.

Risico’s
Met het toekennen van deze extra bijdrage blijven onderstaande risico’s bestaan. Deze risico zijn ook als
dusdanig opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van de begroting 2017.
Onderstaand risico’s zijn benoemd:
         1.       Duo+ (frictiekosten personeel)
         Nadere omschrijving risico:
         Het hoge ziekteverzuim en de vervangende inhuurkosten voor het grote aantal vacatures
         heeft zich al in forse mate voorgedaan (zie Voortgangsrapportage Duo+). Ondanks de
         ingezette beheersmaatregelen blijft dit risico bestaan.
         Het behalen van het efficiencyvoordeel kan voornamelijk behaald worden bij de uitvoerende
         administratieve functies. Dit houdt in dat, op termijn, de medewerkers die nu deze functies
         uitvoeren moeten doorgroeien binnen de Duo+ of gemeentelijke organisaties. In het slechtste
         geval zijn er op termijn middelen nodig om deze mobiliteitsplannen te bekostigen.



                                                                   3
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>       Beheersmaatregelen:
       De control op de salaris- en inhuurkosten is verscherpt en daar zijn nieuwe procedures voor
       opgesteld. De teamplannen zijn inmiddels gereed zodat er actiever werving van nieuwe
       medewerkers kan plaatsvinden.

       Geschat risicobedrag:           € 500.000
       Kans op voordoen:               Gemiddeld

       2.        Duo+ (uitvoering programmaplan)
       Nadere omschrijving risico:
       Een deel van het risico is inzichtelijk gemaakt in de Voortgangsrapportage Duo+ (september
       2016) en de Begroting 2017 van Duo+. Beide risico's hebben zich in forse mate voorgedaan.
       In de begroting 2017 is de structurele bijdrage verhoogd en zijn in de jaren 2017 en 2018
       onttrekkingen uit de algemene reserve opgenomen om de incidentele risico's te bekostigen.
       Een deel van het risico is inzichtelijk gemaakt in de Voortgangsrapportage Duo+ (september
       2016) en de Begroting 2017 van Duo+. Beide risico's hebben zich in forse mate voorgedaan.
       In de begroting 2017 is de structurele bijdrage verhoogd en zijn in de jaren 2017 en 2018
       onttrekkingen uit de algemene reserve opgenomen om de incidentele risico's te bekostigen.
       In de voortgangsrapportage en begroting blijven nog steeds risico's benoemd. Een belangrijk
       risico is de uitvoering van het programmaplan 'Slimmer Verbinden'. Bij de uitvoering kunnen
       zich nog diverse risico's voordoen. In de extra bijdrage voortvloeiend uit de
       voortgangsrapportage en de begroting 2017 is geen rekening gehouden met de mogelijke
       kosten voor de inhuur van projectbegeleiding of expertise. Uitgangspunt is uiteraard deze
       kosten zo beperkt mogelijk te houden door met name de kosten voor projectbegeleiding
       zoveel mogelijk op te vangen door de inzet van medewerkers van Duo+ en/of de
       moederorganisaties. Met de ICT-kosten, zoals de aanschaf van hard- en software en het
       onderhoud, is wel rekening gehouden.
       Daarnaast geldt dat temporisering een negatief effect heeft op de verwachte
       efficiencyvoordelen. Het continueren van de huidige situatie kan leiden tot hogere kosten dan
       begroot. De mate van harmonisatie blijkt een punt van aandacht bij de implementatie van de
       diverse projecten. De moederorganisaties hebben verschillende organisatiestructuren die
       allemaal optimaal bediend willen worden. Daarnaast verlangt iedere moederorganisatie
       hetzelfde kwaliteitsniveau als voorheen en moet er ruimte zijn voor de 'couleur locale'.
       Voorgaande argumenten kunnen snel leiden tot meerkosten. De meerkosten van
       bovengenoemde risico's hebben grotendeels een incidenteel karakter.

       Beheersmaatregelen
       Door een projectmatige aanpak (zie programmaplan 'Slimmer Verbinden') kan gestuurd
       worden op prioriteiten en resultaten. Bovendien hebben de verschillende gremia een duidelijke
       plaats in de besluitvorming en worden de projecten toegewezen aan opdrachtgevers. De
       projectplannen mogen maximaal een doorlooptijd van drie maanden hebben zodat constant
       kan worden gemonitord of de resultaten voldoen aan de vraag.

       Geschat risicobedrag:           € 500.000
       Kans op voordoen:               Hoog

Juridisch
Het DB van Duo+ heeft een concept begrotingswijziging 2016 Duo+ en de concept Begroting 2017-
2020 Duo+ vastgesteld. De gemeenteraden van de afzonderlijke gemeenten worden in de
gelegenheid gesteld hierover een zienswijze te formuleren. Het Algemeen Bestuur zal deze
zienswijzen betrekken bij de behandeling en definitieve vaststelling van deze voorstellen.

Andere risico’s?
n.v.t.

Wat merkt de burger van de te nemen beslissing?
Een van de doelstellingen van Duo+ is dat de dienstverlening aan de burger verder verbetert, door de
gezamenlijke impulsen op ICT en personeel.




                                                   4
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Opmerkingen over de uitvoering

Communicatie
n.v.t.

Projectmatig
Deze Duo+ voorstellen worden tegelijkertijd in de drie gemeenteraden behandeld.


Bijlagen
    - Voortgangsrapportage Duo+
    - Begrotingswijziging Duo+ 2016
    - Begroting Duo+ 2017-2020’
    - Informatie van het college Duo+ 1 september

Burgemeester en wethouders van Diemen,
de secretaris,                                      de burgemeester,
J.D. de Kort                                        E. Boog




                                                5
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                                          Raadsbesluit



Onderwerp:            Duo+ voortgangsrapportage, gewijzigde begroting 2016 en
16-61                 begroting 2017

De gemeenteraad van Diemen in vergadering bijeen,

Gelet op de voordracht van het college d.d. 30 augustus 2016

Besluit
1. Kennis te nemen van de voortgangsrapportage van het DB van Duo+ (september 2016);
2. Kennis te nemen van de concept gewijzigde begroting Duo+ 2016 en geen zienswijze in te dienen;
3. Kennis te nemen van de begroting 2017-2020 Duo+ en geen zienswijze in te dienen;
4. In te stemmen met een structurele dekking voor de Diemense meerkosten ad € 170.000 ten
laste van het begrotingssaldo en een incidentele dekking ad € 1.365.000 ten laste van de
algemene reserve;
5. De financiële effecten te verwerken in de gemeentelijke begroting (4e kwartaalbrief 2016 en
programmabegroting 2017).

Aldus besloten tijdens de gemeenteraadsvergadering van 22 september 2016,


De voorzitter,                                       De griffier,




                                                 6
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>