<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Voortgangsrapportage Duo+ (september 2016)
Versie 30 augustus 2016


 Samenvatting
 Vanaf 1 januari 2016 is de uitvoeringsorganisatie Duo+ formeel van start. Inmiddels is
 gebleken dat de voorspelde ‘dip’ in klant- en medewerkerstevredenheid,
 organisatievolwassenheid en prestaties op de 3K’s is uitgekomen. Het kost investeringen en
 veel energie om uit deze dip of ‘badkuip’ te klimmen. Daarvoor heeft het Dagelijks Bestuur van
 Duo+ enkele maatregelen genomen en is een aanpak ontwikkeld, waaronder een programma
 “Slimmer Verbinden”. Deze hebben zowel een aanzienlijk financieel effect op de begroting
 Duo+ 2017, als ook op het lopende begrotingsjaar 2016. Om die reden is de conceptbegroting
 Duo+ 2017 pas eind augustus 2016 beschikbaar gekomen en wordt tegelijkertijd een
 begrotingswijziging voor 2016 voorgesteld. De aanpak en maatregelen dragen er evenwel aan
 bij dat met Duo+ de beoogde bestuurlijke ambities gerealiseerd worden.


Inleiding
1 januari 2016 was een belangrijk moment in de Duo+ samenwerking: vanaf die dag is de
uitvoeringsorganisatie Duo+ formeel van start. In Duo+ zijn diverse uitvoeringstaken voor de gemeenten
Ouder-Amstel, Diemen en Uithoorn ondergebracht. De drie gemeenten kozen voor vergaande
samenwerking, omdat de individuele gemeenten afzonderlijk op middellange termijn (te) kwetsbaar
worden op deze taakgebieden, onvoldoende kwaliteit kunnen leveren of dit tegen (te) hoge kosten moeten
organiseren. Oftewel: met Duo+ realiseren de aangesloten gemeenten een duurzame impuls op de 3K’s
(Kwaliteit, Kwetsbaarheid en Kosten).

Al in 2013 schreven de colleges aan de gemeenteraden dat belangrijke stappen op deze 3K’s met name
nodig zijn, gezien de nieuwe taken, verplichte eisen en complexe regelgevingen vanuit het Rijk, in
combinatie met de bezuinigingsopgaven die er liggen. Daarnaast zagen de verschillende colleges kansen om
ambtelijk en bestuurlijk meer gezamenlijk op te trekken in grotere regio’s.

In dezelfde stukken is aan de raden een grafiek (zie volgende pagina) opgenomen waarin wordt
aangegeven dat de eerste jaren van Duo+ (de vormingsfase) een negatieve invloed hebben op de 3 K’s.
Deze fase wordt in praktijk ‘de badkuip’ genoemd. Het zal eerst slechter en lastiger worden en pas na de
harmonisatie van processen zal de weg omhoog gevonden worden. In de praktijk blijkt nu wat de financiële
vertaling van deze badkuip is.




                                                                                                   1 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>Inmiddels is al gebleken dat de voorspelde ‘dip’ in klant- en medewerkerstevredenheid,
organisatievolwassenheid en prestaties op de 3K’s is uitgekomen en dat het investeringen en veel energie
kost om uit deze dip of ‘badkuip’ te klimmen. Dit heeft het eerste half jaar niet alleen geresulteerd in
effecten bij Duo+, maar heeft ook gevolgen gehad voor de ondersteuning aan de gemeenten. Er is echter
alles aan gedaan om de burgers zo min mogelijk te laten merken van alle ontwikkelingen.

In deze notitie wordt aangegeven welke knelpunten er zijn, wat er inmiddels ondernomen is om die
knelpunten aan te pakken en welk perspectief op de middellange termijn te verwachten is, om hiermee de
bestuurlijke ambities voor Duo+ te realiseren.

De (financiële) effecten van deze voortgangsrapportage zijn uitgewerkt in een begrotingswijziging 2016
Duo+ en de Begroting 2017-2020 Duo+. Duidelijk is dat naast de noodzakelijke beheersmaatregelen de
begrotingen van Duo+ moeten worden aangepast aan een reëel uitgavenniveau voor Duo+ en de
gemeentelijke bijdragen hieraan moeten worden aangepast. De gemeenteraden van de afzonderlijke
gemeenten worden in de gelegenheid gesteld hierover een zienswijze te formuleren.


Inhoudsopgave
Deze rapportage kent de volgende paragrafen:
   1. Wat zijn de eerste resultaten?
   2. Waar lopen we tegenaan?
   3. Welke maatregelen hebben we reeds genomen?
   4. Welke aanpak hanteren we voor de komende tijd?
   5. Wat is het financieel effect van deze aanpak en maatregelen?
   6. Wat is het ontwikkelperspectief?

Daarnaast zijn vier bijlagen opgenomen:
   1. Programma Slimmer Verbinden;
   2. Voorgestelde wijzigingen voor de Duo+ begroting 2016;
   3. Voorstellen in de Duo+ begroting 2017-2020;
   4. Bijdrage per deelnemer.




                                                                                                     2 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>    1. Wat zijn de eerste resultaten?
Per 1 januari 2016 zijn 269 medewerkers formeel in dienst van Duo+. Zij werken vanuit de drie
gemeentehuizen samen aan optimale dienstverlening op de terreinen van beheer, (beleid)uitvoering en
bedrijfsvoering. Kort voor de jaarwisseling 2015/2016 wisten alle medewerkers op welke functie zij waren
geplaatst en bijvoorbeeld welk team in welk gemeentehuis zijn standplaats zou krijgen. Daarnaast waren
diverse fundamentele processen in gereedheid gebracht om de aftrap te kunnen realiseren.

In de eerste periode zijn al verschillende resultaten neergezet die bijdragen aan kwetsbaarheidsreductie en
kwaliteitsverbetering (twee van de drie K’s):

ICT naar de cloud
Duo+ heeft diverse grootschalige ICT-migraties gerealiseerd naar cloud-oplossingen. Oogmerk van de
migraties naar de cloud is om de kwetsbaarheid in de ICT-huishouding fors terug te brengen en een flexibel
systeem te ontwikkelen, zodat gebruik van ICT niet afhankelijk is van de werklocatie. Volgend op de
migratie wordt nu gezorgd voor een (verdere) reductie van het aantal (storingsgevoelige) koppelingen
tussen de verschillende ICT-systemen. De migraties hebben niet langdurig tot problemen in de
bedrijfsvoering en dienstverlening van de vier organisaties geleid. Oftewel: ‘de winkel kon openblijven’.

Zaakgericht werken
Per 1 februari 2016 is in de vier organisaties een uniforme wijze van zaakgericht werken, met behulp van
InProces, van start gegaan. Hierdoor kunnen alle medewerkers alle (aan)vragen van inwoners van de drie
gemeenten uniform het proces van afhandeling en beschikking laten doorlopen en monitoren. De
werkwijze zal de komende tijd verder invulling krijgen en ingericht worden, zodat optimaal van het nieuwe
systeem gebruik gemaakt kan worden en de dienstverlening aan inwoners en bedrijven verbetert.

Verschillende nieuwe ICT-systemen in gebruik genomen
Tevens zijn diverse oude ICT-systemen geüpdatet naar een nieuwe versie en zijn enkele nieuwe ICT-
systemen geïntroduceerd. Zo zullen de colleges en de gemeenteraden van Ouder-Amstel en Diemen onder
meer de vruchten gaan plukken van de introductie van iBabs, ten behoeve van bestuurlijke besluitvorming.
Daarnaast is er een nieuw sociaal intranet (Intercomm) in gebruik genomen. Tevens zijn grootschalige
investeringen gedaan in de telefonische bereikbaarheid binnen de vier organisaties. Vaste telefonie is
vervangen door mobiele devices en Skype voor Bedrijven is ingericht voor het interne telefoonverkeer.
Zodra een en ander goed is ingeregeld, zullen deze systemen zorgen voor een kwaliteitsslag
(professionalisering) in de vier organisaties.

Plaatsingsproces afgerond
De startdatum van 1 januari 2016 betekende voor betrokken medewerkers de overgang naar de nieuwe
Duo+ organisatie. De plaatsing van 269 medewerkers heeft vrijwel niet geleid tot de status van boven
formatief. Op een enkele uitzondering na, zijn medewerkers in een nieuwe functie geplaatst. In de nieuwe
Duo+ organisatie is, in potentie, minder sprake van kwetsbare functies en kan gezamenlijk een hogere
kwaliteit geleverd worden.

Salarisadministraties geharmoniseerd
Duo+ voert per 1 januari 2016 voor de drie gemeenten (en de eigen organisatie) de salarisadministraties en
-uitbetaling uit. De administraties en systemen van drie organisaties zijn de voorbije maanden, zonder
noemenswaardige problemen, geharmoniseerd. Daarbij is tevens een grote digitaliseringsslag gemaakt
door het digitaliseren van de personeelsdossiers.




                                                                                                      3 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>Rechtspositionele regelingen geharmoniseerd
Als laatste voorbeeld geldt dat ook de rechtspositionele regelingen zijn geharmoniseerd en
gemoderniseerd. Deze gelden nu voor vier organisaties: moederorganisaties en Duo+. Denk hierbij aan
regelingen omtrent thuiswerken, het gebruik van mobiele telefoon, verlof en verzuim. Deze
harmonisatieslag is in overleg met het personeel (OR-en en GO’s) gemaakt. Op de uitzondering van
tijdregistratie na, heeft de harmonisatie niet tot noemenswaardige problemen geleid. Uniformiteit van
regelingen vergroot de onderlinge uitwisselbaarheid van medewerkers en achterliggende administraties. En
daarmee maken we een slag ten aanzien van kwaliteit en kwetsbaarheid.

Jaarrekening Duo+
De jaarrekening Duo+ 2015 is tijdig gereed inclusief goedkeurende accountantsverklaring zodat deze ook
tijdig aangeleverd kon worden bij de Provincie.


    2. Waar lopen we tegenaan?
Naast de eerste resultaten werd ook duidelijk dat er grote verschillen zijn tussen de vastgestelde Duo+-
begroting voor 2016 en de kosten die in de praktijk nodig zijn voor de organisatie en de ambities van Duo+.
De begroting is gebaseerd op eerder gebruikte kengetallen en de inzichten van 2014. Dit blijkt onvoldoende
aan te sluiten bij de voorspelde ‘badkuip’ en de daadwerkelijk gerealiseerde cijfers voor 2015. Die cijfers
waren natuurlijk ook nog niet bekend tijdens het opstellen van de begroting voor 2016. In die zin was de
begroting 2016 een geraamde begroting die nog niet gebaseerd was op vergelijkbare uitgaven bij de
gemeenten in 2015 of de feitelijke situatie na vorming van Duo+. Daar komt bij dat een aantal eerder
geformuleerde risico’s bewaarheid zijn geworden en er ook sprake is van een aantal autonome (op zichzelf
staande) ontwikkelingen die kostenverhogend werken. Bij elkaar zorgt dat voor een fors financieel tekort
en de noodzaak tot aanpassing van de begrotingen van Duo+ (en daarmee van de bijdragende gemeenten).

Hieronder schetsen we langs vier lijnen de ontwikkelingen zoals die zich hebben voorgedaan:
    - Personeel en organisatie
    - ICT
    - Autonome ontwikkelingen
    - Technische correcties


Personeel en organisatie
Op het gebied van personeel en organisatie zijn er diverse ontwikkelingen. Deze leiden tot tijdelijk (fors)
hogere personeelskosten:
   - Hoge werkdruk
   - Veel veranderingen
   - Veel vacatureruimte
   - Toename reiskosten, ziektekosten en noodzakelijk cultuurtraject
   - Onderbezetting op een aantal kernfuncties.

Hoge werkdruk
Binnen de Duo+ organisatie is er sprake is van een aanzienlijke, zorgwekkende werkdruk. Dit uit zich onder
meer in een zeer hoog ziekteverzuim van 9% (zie pagina 8). De werkdruk houdt verband met het hoge,
drieledige ambitieniveau waarmee we Duo+ willen vormen:
    1. Op betreffende taakgebieden ambtelijk fuseren (reorganiseren);
    2. (via ICT) vier organisaties moderniseren;
    3. Tegelijkertijd op alle taakgebieden ‘de winkel openhouden’.




                                                                                                         4 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Veel veranderingen
De lange onzekerheid in het bestuurlijk proces heeft er voor gezorgd dat het daadwerkelijk vormgeven van
de nieuwe organisatie onder enorme tijdsdruk heeft plaatsgevonden. Dit betekent dat er weliswaar
diverse voorbereidingen waren getroffen, maar dat de daadwerkelijke (personele) invulling nog moest
plaatsvinden. De laatste maanden van 2015 zijn gebruikt om een inrichting van de nieuwe organisatievorm
te geven met het bijbehorende plaatsingsproces van medewerkers in Duo+. De vorming van Duo+
betekende voor de medewerkers een grote verandering op alle werkvlakken. Veel medewerkers kregen
een nieuwe functie, een nieuwe werkomgeving, een nieuwe leidinggevende en andere
arbeidsvoorwaarden. Daarnaast moesten de medewerkers aan de slag met nieuwe ICT-systemen.

Veel vacatureruimte
Omdat in de drie gemeenten half november 2014 besloten is geen vacatures voor vast in te vullen en te
kiezen voor tijdelijke dienstverbanden en/of inhuur was er de eerste maanden van 2016 ruim 46 fte
vacatureruimte bij Duo+. Dit biedt kansen voor de lange termijn, echter op de korte termijn geeft dit net als
in 2015 voor de afzonderlijke gemeenten extra kosten in verband met inhuur. Om de continuïteit van de
bedrijfsprocessen te kunnen waarborgen is de inhuur meegegaan naar Duo+ zonder de bijhorende
budgetten. Door de kosten van deze noodzakelijke inhuur is het ook niet mogelijk om de generieke
taakstelling zoals opgenomen in de begroting 2016 te realiseren.

Toename reiskosten, ziektekosten en noodzakelijk cultuurtraject
Daarnaast is onvoldoende rekening gehouden met de toename van de reiskosten door het werken op drie
locaties, het opvangen van ziekteverzuim en de financiering van een cultuurtraject. Het ziekteverzuim is
momenteel extreem hoog als gevolg van langdurige hoge werkdruk, onzekerheid, en veel veranderingen.
Dit leidt ook tot veel externe inhuur. Daar zijn de geraamde budgetten onvoldoende voor. Ook is van
belang dat geïnvesteerd wordt in de cultuur(omslag) bij de opbouw van Duo+. Alleen de drie organisaties
bij elkaar brengen is niet genoeg. Het personeel van Duo+ is afkomstig uit verschillende organisaties met
elk een eigen cultuur en werkwijze. Gewerkt moet worden aan een cultuur en werkwijze passend bij de
ambities van Duo+. Om dit te bewerkstelligen is een integrale aanpak vanuit de leiding noodzakelijk.
Essentieel hierbij is het uitdragen van de missie van Duo+ waarbij opdrachtnemer- en opdrachtgeverschap
een essentieel onderdeel is.

Onderbezetting op een aantal kernfuncties
Bovendien heeft Duo+ te maken met een onderbezetting op een aantal kernfuncties. Dit komt met name
voort uit de afspraak vanuit goed werkgeverschap om voor alle functies eerst intern de
sollicitatieprocedure te doorlopen. Op een aantal teamleidersfuncties en enkele adviseursfuncties heeft dit
geleid tot vacatures, waarvoor externe werving noodzakelijk is. Tegelijkertijd hebben enkele (met name
senior) medewerkers het overdrachtsmoment naar Duo+ aangegrepen om een carrièrestap te maken
buiten de Duo+ gemeenten. Eind juli werd ook duidelijk dat de directeur van Duo+ per 1 september
vertrekt omdat hij elders een vaste aanstelling heeft geaccepteerd.

Conclusie
Door dit alles heeft Duo+ sinds de start te maken met een stevige onderbezetting, die zijn weerslag heeft
op zowel werkdruk als onvermijdelijke externe inhuur. De externe inhuur en de grote ICT-opgave zorgt
voor substantieel meer kosten dan waar in de begroting rekening mee is gehouden. Dit is voor een deel in
lijn met de verwachtingen over de vormingsfase die in de voorbereidingsfase genoemd zijn: in de vorming
van Duo+ is eerst sprake van een tijdelijke ‘overgangsdip’.




                                                                                                       5 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>ICT
Vanuit de ambitie om tijdig een stevig ICT-fundament neer te zetten voor vier organisaties, heeft de ICT-
projectorganisatie met veel energie en in hoog tempo doorgewerkt. Er is veel tijd en energie gaan zitten in
het integreren van de ‘harde’ ICT-omgevingen en de uitlevering van nieuwe ICT-middelen aan medewerkers
(zie ook onder ‘wat zijn de eerste resultaten’). Daarnaast was grote inzet nodig, omdat lokaal de voorbije
1,5 jaar investeringen zijn uitgesteld in afwachting van de samenwerking, om hiermee onnodige uitgaven te
voorkomen. Zonder de grote inzet van de ICT-projectorganisatie zou sprake zijn geweest van:
     - Toenemende storingsgevoeligheid (ouderdom) van enkele kritische onderdelen van de ICT-
         infrastructuur;
     - Niet nakomen van verplichtingen die voortvloeien uit enkele e-overheidsvoorzieningen;
     - Vertraging van lokale ambities ten aanzien van digitale dienstverlening (die upgrade van enkele
         verouderde applicaties vereisen, of juist het nieuwe zaaksysteem vereist).

Budgetten ontoereikend
Voor de ICT-projectorganisatie was 2 januari 2016 een belangrijke mijlpaal: op die dag moesten “veel
spullen draaien”. Om daarmee de startdatum van Duo+ te faciliteren. Het hoge tempo dat de
projectorganisatie hierbij moest hanteren, heeft wel een keerzijde gehad. De programmasturing heeft zich
in die maanden voornamelijk afgespeeld op het opleveren van de meest urgente systemen. Dit ging ten
koste van budgetsturing en sturing op de programmadoelen. Dit heeft ertoe geleid dat de ICT-
implementatiekosten zijn opgelopen, er een fors tekort op de beschikbare ICT-budgetten is ontstaan en
minder urgente deelprojecten zijn getemporiseerd. Inmiddels zijn maatregelen getroffen om de financiële
tekorten te beperken en beter te sturing te geven op alle ICT-verplichtingen. Daarnaast zijn de
voorbereidingen gestart voor een programma, ten behoeve van de vervolgrealisatie van het ICT-
fundament. Hierop komen we onder ‘welke aanpak hanteren we de komende tijd’ terug. Extra middelen
zijn ook nodig omdat financieel geen rekening is gehouden met het werken in vier omgevingen i.p.v. drie
omgevingen (ook voor Duo+).

Harmonisatie grotere opgave dan verwacht
Samenwerking op een ICT-fundament werpt in termen van de 3K’s pas vruchten af als ook de applicaties en
processen van de uitvoeringstaakvelden geharmoniseerd worden. Zonder deze harmonisatie heeft een
gemeenschappelijk ICT-fundament onvoldoende meerwaarde. Een belangrijk uitgangspunt onder de Duo+
samenwerking is echter de autonomie en beleidsvrijheid van de deelnemende gemeenten. Dit
uitgangspunt staat op gespannen voet met de opgave tot harmonisatie. Hoewel de wil tot harmonisatie
zeker aanwezig is binnen de deelnemende gemeenten, blijkt dit in de praktijk, bij ieder proces of systeem
een hobbel die genomen moet worden. Dit zorgt voor een deel van de hogere implementatiekosten.

Alsnog structurele vertaling van hoger ambitieniveau noodzakelijk
Gedurende 2015 is de ICT-projectorganisatie druk doende geweest om de implementatiedoelstellingen te
realiseren. Deze werkzaamheden werden gefinancierd vanuit de door de gemeenten beschikbaar gestelde
kredieten. Vanaf 1 januari 2016 kreeg ook de financiering van de ICT-samenwerking een structureel
karakter, met de formele start van de Gemeenschappelijke Regeling. Aan de hand van de Duo+ begroting
2016-2019 zijn de vrijvallende gemeentelijke ICT-budgetten overgeheveld naar Duo+. Deze budgetten
waren echter begroot op de oude, gemeentelijke ambities en (nog) niet in lijn gebracht met het structureel
hogere ICT-ambitieniveau dat de drie gemeenten hebben afgesproken. Vervolgens is bij de overheveling
naar Duo+ (oftewel: bij de Duo+ begroting 2016) nagelaten om dit ICT-ambitieniveau alsnog te vertalen
naar de hoogte van de ICT-budgetten. Het betekent dat hiervoor nu alsnog, zowel voor 2016 als in de
begroting 2017, een inhaalslag gemaakt moet worden.




                                                                                                     6 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 7 ======================================================================

<pre>Autonome ontwikkelingen
Naast de genoemde zaken zijn er ook diverse autonome ontwikkelingen die effect hebben op de budgetten
van Duo+, maar waar nog geen rekening mee is gehouden in de Duo+-begroting 2016. Dit zijn
ontwikkelingen die de deelnemende gemeenten anders ook gehad zouden hebben en waarvan de kosten
veelal hoger zouden uitvallen als de gemeenten hierin niet zouden samenwerken. De belangrijkste (veelal
structurele) autonome ontwikkelingen noemen wij hieronder:

Cao-ontwikkeling Gemeenten 2016
De ontwikkeling van de Cao Gemeenten van 3% is niet geheel vertaald in de begroting Duo+. Dit is ook
logisch omdat deze opgebouwd is uit de begrotingen van de individuele gemeenten waar de Cao
ontwikkeling (lager) was ingeschat. Voor de deelnemende gemeenten geldt dat dit deels gecompenseerd
zal worden via een hogere algemene uitkering (deze is gekoppeld aan de ontwikkeling van de salarissen van
de rijksambtenaren). Het gaat hier om een bedrag van € 141.184.

ICT autonome ontwikkelingen
Met betrekking tot de ICT zien we diverse autonome ontwikkelingen:
    - PinkRoccade prijsverhogingen : € 150.000
    - Indexatie leveranciers: € 100.000
    - Software inclusief telefonie en reprokosten: € 387.485
    - Aanschaf nieuwe systemen (Moor, Oracle, iBabs, JCC, Contractenbank): € 15.000
    - Meer gebruikers (licenties en gebruikerskosten ): € 100.000
    - Kosten decentralisaties: € 200.000
    - Overige ontwikkelingen ICT : € 6.978

Bedrijfsvoering, ICT in relatie tot sociaal domein
De gehele samenhang van applicaties van het sociaal domein inclusief koppeling en het beheer van het de
keteninformatisering vraagt veel meer van ICT dan eerder voorzien. Het sociaal domein is hier een
belangrijke oorzaak van. Het functioneel applicatiebeheer in relatie tot zaakgericht werken en de
koppelingen tussen de systemen vergt een uitbreiding van het functioneel applicatiebeheer. Daarnaast is
de uitbreiding van het werkplekbeheer direct te linken aan het sociaal domein. Het gaat hier om een
bedrag van € 165.921.

Autonome ontwikkelingen basisregistratie topografie
Voor de borging van de wettelijke basisregistratie topografie is een eenmalig bedrag nodig van € 30.000.


Technische correcties
De raden van de deelnemende gemeenten hebben bij raadsbesluit van 8 januari 2015 besloten om
€ 2.870.220 beschikbaar te stellen als structurele begroting I&A, exclusief vervangingsinvestering is dit
€ 2.430.452. In de begroting van Duo+ is echter abusievelijk maar € 2.309.142 opgenomen. Dit verschil van
€ 121.310 moet gecorrigeerd worden.

Daarnaast zijn bij de gemeenten diverse begrotingsposten nog niet overgeheveld naar Duo+. Er lijkt op een
aantal terreinen onvoldoende geld te zijn, terwijl de gemeenten hier wel budgetten voor hebben in de
eigen begroting. Overheveling van die budgetten is daarom wenselijk.




                                                                                                      7 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 7 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 8 ======================================================================

<pre>    3. Welke maatregelen hebben we reeds genomen?
In de afgelopen maanden zijn diverse maatregelen genomen, om de meest urgente knelpunten aaan te
pakken:
    - Versterkte sturing DB
    - Beperking externe inhuur
    - Aanpak ziekteverzuim
    - Tijdelijke waarneming directie door de gemeentesecretarissen
    - Voorstellen voor aanpassing van de begrotingen

Versterkte sturing DB
Naar aanleiding van de ontwikkelingen bij Duo+ heeft het DB ervoor gekozen om de sturing vanuit het
bestuur te versterken. Het DB is vaker bij elkaar gekomen en heeft in goed overleg met de directeur en
gemeentesecretarissen keuzes gemaakt bij het prioriteren van acties en werkzaamheden. Daarbij is
uitgangspunt geweest dat de burgers van de drie gemeenten zo min mogelijk moesten merken van de
startproblemen bij Duo+. Prioriteit is gegeven aan het onder controle krijgen van de personeelskosten en
het beter stroomlijnen van de ICT-ontwikkelingen.

Beperking externe inhuur
Duidelijk werd dat met name moest worden ingegrepen om de kosten van externe inhuur te beperken.
Daarom is besloten tot bevriezing van de externe inhuur. Gekeken is welke functies beter omgezet kunnen
worden in vaste formatieplaatsen en welke inhuur er gecontinueerd moet worden omdat op deze plekken
toekomstige samenwerkingsvoordelen te verwachten zijn. Dit heeft ertoe geleid dat in april is besloten om
op 23 fte’s afscheid te nemen van de inhuur en over te gaan op vaste en dus goedkopere formatie.
Onderstaand het verloop van de inhuur zoals nu wordt voorzien. Duidelijk is dat door de ingrepen al een
sterk dalende lijn te zien is. In 2017 resteert alleen de inhuur van het sociaal domein. Overigens betekent
dit niet dat er na 2018 helemaal geen inhuur meer is, maar dat dit past binnen de bestaande salarislasten.


                     Meerkosten inhuur derden
          350.000
          300.000
          250.000
          200.000
   Euro




          150.000
          100.000
           50.000
               0
                    1e kw 2e kw 3e kw 4e kw 1e kw 2e kw 3e kw 4e kw 1e kw
                    2016 2016 2016 2016 2017 2017 2017 2017 2018


Aanpak ziekteverzuim
Alle leidinggevenden hebben inmiddels een cursus beperking ziekteverzuim gekregen. Er wordt door het
management strak gestuurd op het kort ziekteverzuim en bij het lange ziekteverzuim op de mogelijke
inzetbaarheid van de medewerkers. Inmiddels kan geconstateerd worden dat het ziekteverzuimpercentage
gestabiliseerd is.




                                                                                                      8 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 8 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 9 ======================================================================

<pre>Tijdelijke waarneming directie door de gemeentesecretarissen
Na het vertrek van de directeur van Duo+ half augustus hebben de drie colleges de drie
gemeentesecretarissen gevraagd de werkzaamheden van de directeur tijdelijk over te nemen. Dit om in de
opbouw van de organisatie geen stagnatie te krijgen en vooral om de werkomstandigheden in de
organisatie te stabiliseren. In nauw overleg met de managementteams van de drie moederorganisaties
wordt hiervoor de benodigde tijd vrijgemaakt. Naast de oplossing voor de tijdelijke situatie start meteen de
werving van een nieuwe directeur. Hierbij wordt gezocht naar iemand die als bouwer en verbinder de
doorontwikkeling van Duo+ verder kan leiden. Bij deze procedure worden uiteraard het managementteam
van Duo+ en de Ondernemingsraad betrokken.

Voorstellen voor aanpassing van de begrotingen
Naast de noodzakelijke beheersmaatregelen heeft het DB gewerkt aan voorstellen om de begrotingen van
Duo+ aan te passen aan een reëel uitgavenniveau voor Duo+. Daarnaast moet een correctie op een fout in
de begroting doorgevoerd worden en moeten budgetten die nog bij de gemeenten aanwezig zijn worden
overgeheveld naar de begroting van Duo+. Dit kan door middel van een begrotingswijziging 2016 Duo+ en
vaststelling van de Begroting 2017-2020 Duo+. De gemeenteraden van de afzonderlijke gemeenten worden
in de gelegenheid gesteld hierover een zienswijze te formuleren. Het DB van Duo+ heeft bij de provincie om
uitstel gevraagd voor het indienen van de begroting en heeft daarvoor toestemming gekregen.


    4. Welke aanpak hanteren we voor de komende tijd?
Om uit de dip of ‘badkuip’ te klimmen, wordt een aanpak gehanteerd, die bestaat uit de volgende
onderdelen:
   - Programma “Slimmer Verbinden”
   - Dienstverleningsovereenkomsten
   - Gerichte versterking van de organisatie
   - Cultuurtraject
   - Aanvullende voorstellen sociaal domein

Programma “Slimmer Verbinden”
Vanaf 2015 heeft de ICT-projectorganisatie Duo+ zes belangrijke projecten in voorbereiding gehad: Unified
communications, Basisinformatie, Zaakgericht werken, Backbone, Werkplekconcept en Verbindingen.
Vanuit deze projecten is de modernisering van diverse systemen en processen in gang gezet. Voorjaar 2016
is geconstateerd dat de projectorganisatie uit control is geraakt (zie pagina 5-6). Om die reden heeft Duo+
een quick scan laten uitvoeren, om het plan en de programmasturing te kunnen verbeteren. De
belangrijkste conclusies van de quick scan zijn:
     1. De gemaakte keuzes m.b.t. ICT-architectuur en procesarchitectuur zijn juist;
     2. Het gekozen implementatietraject was (te) ambitieus;
     3. De sturing op projecten in relatie tot middelen, doelen (control) moet beter geborgd worden.

Om de implementatie op een verantwoorde manier te laten vervolgen, is in opdracht van het DB een
programma ontwikkeld genaamd “Slimmer Verbinden”. Dit programma heeft als doel “om zo snel mogelijk
uit de badkuip te komen”. Hierbij is de voorgenomen procesoptimalisatie door middel van harmonisatie
van processen en systemen cruciaal. Zolang de procesoptimalisatie niet goed is doorgevoerd moeten
medewerkers van Duo+ blijven werken in drie systemen en processen en zal de werkdruk dus
onverantwoord hoog blijven. Concreet betekent dit het volgende:
     - Organisatiebreed wordt een programma uitgerold waarbij de vier organisaties samen alle
        processen tegen het licht houden, deze versimpelen en verbeteren. Hierbij worden de gemeenten
        als opdrachtgevers nauw betrokken en worden noodzakelijke keuzes door het bestuur van Duo+
        gemaakt.



                                                                                                       9 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 9 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 10 ======================================================================

<pre>   -   Processen worden slimmer, slanker en minder kwetsbaar ingericht (processimplificatie) met als
       doel hogere kwaliteit en een lagere kostprijs. Dit resulteert in een structurele verlichting op
       werkzaamheden.
   -   Grootste prioriteit ligt bij het op orde brengen van de managementinformatie zodat ingezette
       acties goed onderbouwd en gemonitord worden.
   -   Een zeer gerichte aanpak op de oorzaken van het ziekteverzuim zodat deze verlaagd wordt.

De opbouw van de nieuwe organisatie gaat met de procesoptimalisatie pas echt plaatsvinden. Het resultaat
is een organisatie die de toekomst aankan met gemeentes die beschikken over moderne ICT-middelen en
die tevreden kunnen zijn over de kwaliteit van de dienstverlening. Dit met een Duo+ organisatie die
weliswaar slanker is dan nu maar ook aanmerkelijk minder kwetsbaar.

In bijlage 1 (“Programma Slimmer Verbinden") wordt inzicht gegeven in de projecten, de uitgangspunten en
de besturing van het programma.

Dienstverleningsovereenkomsten en verdeelsleutel
Bij de start van Duo+ is de begroting opgesteld op basis van historische gegevens van de drie gemeenten en
is het organisatie-/formatieplan gebaseerd op de historische formatie. Dit heeft geresulteerd tot een
standaard verdeelsleutel m.b.t. de diensten van de afdelingen Burger, Buurt en Bedrijfsvoering en de staf
van Duo+. Ook is een standaard algemene dienstverleningsovereenkomst opgesteld en een eerste versie
van een producten-/dienstencatalogus. Hier waren geen andere mogelijkheden, omdat er nog geen
monitoring kon plaatsvinden op de verleende diensten en het aantal bestede uren.
Het is van belang dat er duidelijke kwaliteitsafspraken komen welke diensten tegen welke prijs geleverd
worden. Dit zal worden vervat in heldere dienstverleningsovereenkomsten. Hier hoort ook een
gedetailleerder productenboek (‘producten- en dienstencatalogus’) bij, wat inzicht zal geven in de kosten
die een beroep op de producten van Duo+ met zich mee zullen brengen. Dat geeft enerzijds de
deelnemende gemeenten de mogelijkheid vrij exact te bepalen wat qua prijs en kwaliteit bij een bepaalde
vraag verwacht mag worden en anderzijds stimuleert het Duo+ om de prijs-kwaliteit verhouding te
optimaliseren. Van deze werkwijze mag een efficiency verwacht worden die ook in de kosten door zal
werken. Daarmee zal zowel op de kwaliteit als op de prijs een slag gemaakt kunnen worden die
beantwoordt aan de doelstellingen die aan de oprichting van Duo+ ten grondslag hebben gelegen. Ook zal
de verdeelsleutel m.b.t. de staf van Duo+ opnieuw tegen het licht moeten worden gehouden.
Het maken van deze documenten is een proces van continue aanpassing, waar de komende tijd mee wordt
aangevangen.

Gerichte versterking van de organisatie
De organisatie zal op een aantal terreinen moeten worden versterkt en anders moeten worden ingericht.
Zo zal de CISO-functie (chief information security officer) op basis van nieuwe wettelijke eisen voor
informatiebeveiliging structureel versterkt moeten worden. De chief information officer draagt zorg voor
een samenhangend pakket van maatregelen ter waarborging van de vertrouwelijkheid, integriteit en
beschikbaarheid van de informatie. Ook zal de staf beter ondersteund moeten worden en is op het gebied
van financiën extra ruimte nodig vanwege de noodzakelijke inzet voor de P&C-cyclus voor Duo+ zelf. Na
drie jaar wordt bezien of dit ook structureel moet gebeuren. Daarnaast zal een aantal organisatorische
wijzigingen doorgevoerd moeten worden. Zo is het voornemen om de organisatieonderdelen
Vergunningen, Toezicht en Handhaving in één team onder te brengen. Ook zal er op korte termijn gekeken
worden hoe de aansturing van de teams P&O, Juridische Zaken en Communicatie het beste kan
plaatsvinden. De Ondernemingsraad zal vanzelfsprekend bij de voorgenomen wijzigingen van de structuur
van de organisatie worden betrokken.




                                                                                                   10 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 10 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 11 ======================================================================

<pre>Cultuurtraject
Zoals eerder is vastgesteld moet gewerkt worden aan een cultuur en werkwijze passend bij de ambities van
Duo+. Hiervoor zal een gericht cultuurtraject worden gestart. Hier moeten middelen voor worden
vrijgemaakt.

Aanvullende voorstellen sociaal domein
In de meerjarenbegroting 2017-2020 is daar waar mogelijk thans rekening gehouden met de ontwikkeling
binnen het sociaal domein. Er moet echter rekening mee gehouden worden dat het sociaal domein nog
volop in ontwikkeling is en dat dit kan betekenen dat er nog aanvullende voorstellen op dit terrein zullen
volgen. Eventueel daarvoor benodigde budgetten worden gereserveerd in de begrotingen van de
gemeenten Uithoorn en Ouder-Amstel.


     5. Wat is het financieel effect van deze aanpak en maatregelen?
Aan de hand van de bovengenoemde aanpak is de verwachting dat in de loop van 2018 voor het eerst
efficiencyvoordelen kunnen gaan ontstaan. De efficiencybesparing loopt op tot een besparing van € 1,8
miljoen in 2025.

Efficiency (structureel)      2018      2019      2020        2021       2022      2023        2024        2025
Efficiency Bedrijfsvoering   -39.785   -79.570   -165.498   -330.996   -496.493   -496.493   -661.991    -827.489
Efficiency Burger                      -55.659   -115.126   -230.252   -345.379   -345.379   -460.505    -575.631
Efficiency Buurt             -20.673   -41.346    -82.694   -165.388   -248.081   -248.081   -330.775    -413.469
Efficiency overige
                                                 -19.100     -19.100    -19.100   -19.100     -25.467     -31.833
personeelskosten
Totale
                             60.458    176.575   382.418    745.736    1.109.053 1.109.053   1.478.738   1.848.422
efficiencyvoordelen
Reeds ingeboekte
                                       440.000   880.000    1.320.000 1.320.000 1.320.000    1.320.000   1.320.000
bezuiniging
Verschil t.o.v. begroting    -60.458 263.425     497.582    574.264    210.947    210.947    -158.738    -528.422

Effect op de Duo+ begroting 2016 en 2017-2020
De projecten die voortkomen uit bovengenoemde aanpak en maatregelen hebben een (negatief) financieel
effect op de begroting van Duo+. In bijlage 2 treft u een nadere specificatie aan van de wijzigingsvoorstellen
voor 2016. Daarnaast is in bijlage 3 een overzicht opgenomen van alle voorstellen in de begroting 2017-
2020. Onderstaande tabel geeft samenvattend weer wat, per programma, de verschillen in euro’s zijn t.o.v.
de Duo+ begroting 2016, zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur na behandeling in de
gemeenteraden.




                                                                                                            11 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 11 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 12 ======================================================================

<pre>Programma's                                                  2017         2018         2019         2020
Staf
primitieve begroting 2016                                  360.000      360.000      360.000      360.000
mutaties begroting 2016 en verder                           89.947       89.947       9.222        9.222
Subtotaal Staf afgerond                                    449.000      449.000      369.000      369.000
Bedrijfsvoering
primitieve begroting 2016                                 11.895.000   11.895.000   11.655.000   11.415.000
primtieve begroting 2016 (project ict)
mutaties begroting 2016 en verder                         2.245.735    1.975.225    1.709.446    1.794.418
Subtotaal Bedrijfsvoering afgerond                        14.140.000   13.870.000   13.365.000   13.212.000
Burger
primitieve begroting 2016                                 5.500.000    5.500.000    5.390.000    5.280.000
mutaties begroting 2016 en verder                          642.068      432.567      320.000      370.533
Subtotaal Burger                                          -6.143.000   -5.934.000   -5.711.000   -5.651.000
Buurt
primitieve begroting 2016                                 4.270.000    4.270.000    4.180.000    4.090.000
mutaties begroting 2016 en verder                          474.957      454.284      436.703      485.355
Subtotaal Buurt                                           -4.745.000   -4.725.000   -4.617.000   -4.576.000
Totaal
Totaal primitieve begroting 2016                          22.025.000   22.025.000   21.585.000   21.145.000
Totaal wijziging begroting 2016 en verder (afgerond)      3.452.000    2.953.000    2.477.000    2.663.000
Totaal afgerond                                           25.477.000   24.978.000   24.062.000   23.808.000

Risico’s en risicomanagement
Zoals geconstateerd in deze voortgangsrapportage is het moeilijk gebleken in deze opbouwfase van Duo+
goede begrotingen op te stellen waarin de ambities van Duo+ goed zijn vertaald en aangesloten wordt bij
de voorspelde ‘badkuip’. Dit zal ook de komende tijd nog een opgave zijn. Belangrijk is om de risico’s scherp
in beeld te krijgen en risicomanagement toe te passen. In de begroting 2017-2020 is een overzicht van de
risico’s opgenomen en geven we de maatregelen aan om de risico's te beheersen. Duidelijk is dat er naast
mogelijke autonome ontwikkelingen diverse financiële risico’s zijn. Gekozen is vooralsnog om voor de
nodige risicodekking geen middelen bij Duo+ te reserveren voor weerstandscapaciteit. De afzonderlijke
gemeenten dragen daarom de risico’s.


       6. Wat is het ontwikkelperspectief?
Het ontwikkelperspectief van Duo+ blijft onveranderd. Duo+ is opgericht om de uitvoeringskracht van de
deelnemende gemeenten te versterken, met behoud van lokale autonomie en bestuurlijke zelfstandigheid.
In de voorbereidingsfase is aan deze opgave op verschillende manieren uitwerking gegeven. Maar
samengevat heeft Duo+ vijf ambities te realiseren:
    1. Het verhogen van de kwaliteit en het verminderen van de kwetsbaarheid ten aanzien van ICT, door
        het realiseren van een gezamenlijk ‘ICT-fundament’;
    2. Het verhogen van de kwaliteit en het verminderen van de kwetsbaarheid ten aanzien van
        personeel, door samengevoegd in de nieuwe Duo+ organisatie te werken aan verdere
        professionalisering;
    3. Het verbeteren van de dienstverlening aan de burger, door de gezamenlijke impulsen op ICT en
        personeel;
    4. Het besparen van kosten, door met Duo+ een efficiencyvoordeel te realiseren;



                                                                                                      12 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 12 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 13 ======================================================================

<pre>    5. Het borgen van de 23+2 politiek-bestuurlijke ontwerpcriteria, met behulp van diverse vastgelegde
       afspraken.

De bovengenoemde aanpak en maatregelen dragen er aan bij om deze bestuurlijke ambities te realiseren.
Hiermee groeit Duo+ toe naar vijf ‘stippen op de horizon’:

    1. Gezamenlijk ICT-fundament
Duo+ realiseert voor (en met) drie gemeenten en de eigen organisatie een ICT-fundament. Het ICT-
fundament zorgt ervoor dat medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk kunnen (samen)werken. Dat alle
medewerkers in hun eigen applicatie kunnen en bij hun eigen gegevens, dat alle organisaties zaakgericht
kunnen werken, dat medewerkers elkaar via alle kanalen gemakkelijk weten te vinden en te bereiken (en
informatie kunnen uitwisselen). En dat de uitvoeringsprocessen op een kwalitatief betere wijze
ondersteund worden door een hoger kwaliteitsniveau van het stelsel van basisregistraties. De toevoegde
waarde van een ICT-fundament is dat het een verdere kwaliteitsverbetering op de uitvoeringstaakvelden
mogelijk maakt. Ook maakt het mogelijk om effectiever samen te werken in ketens. Vitaal onderdeel van
onze nieuwe ICT-omgeving is de vormgeving van generieke en herbruikbare processen.
(bron: ICT Realisatieplan voor de drie gemeenten en Duo+, februari 2015)

    2. Professionalisering personeel
Binnen Duo+ zijn medewerkers vanuit drie gemeentelijke organisaties samengevoegd in nieuwe teams. In
deze nieuwe teams is door de grotere schaal de boogde verdere professionalisering mogelijk:

                       Kwaliteit                                   Kwetsbaarheid
Bedrijfsvoering        Teams groeien door naar meer                De robuustheid van de teams is
                       innovatiekracht en er wordt meer            toegenomen, waardoor onderlinge
                       specialistische kennis in huis gehaald/     vervangbaarheid en het opvangen van
                       gehouden. Sturing en controle               piekwerkzaamheden verbetert.
                       verbetert, door optimaliseren van           Maximaal digitaal en procesgericht
                       managementinformatie.                       werken, zal bijdragen aan de onderlinge
                                                                   vervangbaarheid.

Burger                 Er worden, vooral in de backoffice, meer    Continuïteit wordt nu beter geborgd
                       specialistische functies ontwikkeld die     omdat vervanging eenvoudiger is. Ook
                       tot 2015 door iemand ‘erbij’ gedaan         kunnen pieken in de belasting beter
                       werden of waarvoor externe inhuur           worden opgevangen.
                       nodig was.                                  De voortgang van een aanvraag is niet
                       Synchroniseren en digitalisering van        meer afhankelijk van één of twee
                       processen leidt tot snellere                medewerkers.
                       dienstverlening en kortere processen.
                       Ook is een betere juridische en
                       communicatieve check mogelijk op
                       producten.

Buurt                  DUO+ gaat uit van de beste kwaliteit die    Een mogelijk toekomstig tekort aan
                       voor producten nu al binnen de              vakkundig personeel al nu tijdig worden
                       gemeenten beschikbaar was. De grotere       ondervangen. Er zijn geen éénpitters
                       schaal maakt versterkte inzet op verdere    meer.
                       professionalisering en specialisaties
                       mogelijk. Dat zorgt voor een betere inzet
                       van materieel en versterking in de
                       beheerssystemen.
(bron: Raadsvoordracht Het fundament van Duo+, april 2015)



                                                                                                             13 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 13 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 14 ======================================================================

<pre>    3. Verbeterde dienstverlening aan de burger
Uitgangspunt in Duo+ is dat de inwoner in de dienstverlening nóg centraler komt te staan. Dat leidt tot de
drie volgende pijlers:
    - Mensgericht en nabij
         Iedere inwoner van Diemen, Uithoorn en Ouder-Amstel wordt zo dichtbij mogelijk in zijn eigen
         leefomgeving geholpen door de gemeente. Van een gesprek bij de inwoner thuis aan de
         keukentafel en het bezorgen van de paspoorten tot een vergunning aan het gemeenteloket of het
         gesprek met de lokale bestuurder.
    - Professioneel en digitaal
         De dienstverlening verschuift van ontmoeting naar digitalisering. Bijvoorbeeld het via een App
         melden van afval of gebreken in de openbare ruimte, het digitaal aanvragen van vergunningen of
         het doen van geboorteaangifte. Het principe ‘click-call-face’ geldt als leidend principe in de
         dienstverlening van de gemeenten richting haar inwoners en de interne dienstverlening. Ofwel,
         vragen van inwoners en medewerkers worden grotendeels digitaal (click) afgehandeld, in
         complexere gevallen gebeurt dat telefonisch (call) en waar nodig en gewenst kan het ook in een
         persoonlijk contact (face).
    - Wijkgericht en interactief
         Vanuit een wijkgerichte benadering werken Duo+ en de deelnemende gemeenten aan de
         leefbaarheid, betrokkenheid en participatie in alle wijken. Medewerkers denken en werken in de
         uitvoering vanuit de wijken. Daarmee komen inwoners, instellingen en ondernemers nog centraler
         te staan. Het is daarvoor belangrijk dat medewerkers de wijk kennen waarin ze werken en
         omgekeerd. Dus veelal zal gewerkt worden met vaste groepen per wijk. Door wijkgericht te werken
         neemt een integrale werkwijze en de klantgerichtheid toe. Met als ultieme doel een hogere
         burgertevredenheid.
(bron: Inrichtingsvoorstel Duo+, februari 2015)

     4. Kostenbesparing
De Duo+ samenwerking dient ook een kostenbesparing op te leveren. Deze besparing is op termijn te
realiseren, met name door processen te optimaliseren en het ICT-fundament adequaat in te richten
(‘besparen met ICT’). Hierdoor kan een besparing op de personeelskosten bereikt worden. De verwachting
is dat in de loop van 2018 voor het eerst efficiencyvoordeel kan gaan ontstaan. De efficiencybesparing
loopt uiteindelijk op tot een besparing van € 1,8 miljoen vanaf 2024.

     5. Borging van 23+2 politiek-bestuurlijke ontwerpcriteria
Een set aan “politiek-bestuurlijke ontwerpcriteria” geldt als belangrijkste opdracht vanuit de
gemeenteraden voor het Duo+ traject, naast het realiseren van versterking op de eerder genoemde 3K’s.
Deze criteria komen tegemoet aan de wensen en eisen die de deelnemende gemeenten stellen aan
bestuurlijke autonomie en eigen nuances. Daarbij staat voor de gemeenten dat de menselijke maat hoog in
het vaandel, evenals dat zaken in de nabijheid van de burger georganiseerd blijven. Behoud van eigenheid
en de couleur locale en een kernen- en/of wijkgerichte benadering zijn tevens belangrijke uitgangspunten
bij de beleidsvrijheid van de gemeenten waarbij nog steeds gestreefd wordt naar 100% harmonisatie van
de achterliggende ict-systemen.

Vanuit deze ontwerpcriteria is ook ‘regie en sturing’ door de deelnemende gemeenten adequaat ingericht.
De colleges en gemeenteraden blijven hun eigen beleid voeren. Duo+ voert onder mandaat taken uit. Ook
tussen colleges en hun gemeenteraden zijn de verantwoordelijkheden helder. De gemeenteraad blijft in
staat haar rol als hoogste orgaan binnen de gemeente te vervullen. Dat geldt ook met betrekking tot zaken
die in Duo+ belegd zijn. De verwachting is zelfs dat in iedere gemeente de verantwoordingsrelatie de
komende jaren wordt versterkt, omdat er gelijktijdig met Duo+ meer aandacht ontstaat voor goede ‘regie &
sturing’ op samenwerking. Voor de regie & sturing op Duo+ hebben de gemeenteraden in november 2015
een uitgebreid ‘juridisch construct’ vastgesteld.

                                                                                                    14 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 14 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 15 ======================================================================

<pre>Bijlage 1: Programma Slimmer Verbinden
Algemeen
In deze bijlage wordt dieper ingegaan op het programma Slimmer Verbinden. Aan de orde komen de
project- en besturingsstructuur en de uitgangspunten binnen het programma. Door deze aanpak en
besturing ontstaat er control zowel over de middelen als de te bereiken doelstellingen.

Projectstructuur
Er zijn verschillende onderwerpen die in het kader van Slimmer Verbinden opgepakt moeten worden, deze
zijn zowel van technische als organisatorische aard en zijn geordend in het in de onderstaande overzichten.




Core Business   Programma   Onderdeel                Huidige pakketten
  Frontoffice   Burger      Sociaal domein           Procesen en organisatie
                                                     GWS sociaal domein (Centric)
                                                     Civision sociaal domein                   Wens gezamenlijk
                                                     Civision sociaal domein                   aanbesteden

                            Burgerzaken              Procesen en organisatie
                                                     Key2Burgerzaken (Centric)
                                                     Civision Burgerzaken                      Wens gezamenlijk
                                                     Civision Burgerzaken                      aanbesteden

                                                     Processen en organisatie
                            Vergunning Toezicht en   SquitXO (bouwvergunningen)
                            Handhaving               OpOrde (handhaving)
                                                     Corsa/Inprocess voor documenten/archief

                Buurt       Beheer openbare ruimte   Processen en organisatie



                                                                                                         15 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 15 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 16 ======================================================================

<pre>                                                      Moor (meldingen buitenruimte)
                                                      Obsurv (beheersysteem openbare ruimte)
                                                      Kikker (beheersysteem openbare ruimte)        Wens gezamenlijk
                                                      Oranjewoud (beheersysteem openbare ruimte)    aanbesteden
 Midoffice     Allen       Midoffice                  Processen en organisatie
                                                      Corsa (zaaksysteem)
                                                      Greenvalley (zaaksysteem)
                                                      Inprcoces (zaaksysteem)

                           Enterprice servicebus      Stroomlijn (objectendata)
                           (communicatie tussen       Interfaces bouwen en onderhouden
                           afnemers van diensten

                           IBABS                      Processen
                                                      Bestuurlijk zaaksysteem afronden inrichting
               Bedrijfs-   Financiën                  Processen en organisatie
 Backoffice    voering                                Key2financiën
                                                      Processen en organisatie
                           Monitor en sturing         Cognos en/of PowerBi
                           (rapportages)              (Querytools om dwarsdoorsendes te maken uit
                                                      administraties)

                           Human Resource             Processen en organisatie
                           Management (HRM)           ADP (salarissysteem)

                           Organisatie ontwikkeling   Opleidingen (lean en Projectmanagement)
                                                      Herschikking Formatie
                                                      Verhuizingen

                           Beveiliging                Beleid vormgeven
                                                      Processen
                                                      Certificering

                           Inkoop en
                           contractmanagement         Processen
                                                      Organisatie
                                                      Administratieve Organisatie (AO)
 Support                   Wifi                       ICT afronden
 ICT
                           Connectiviteit             Fase 3

                           Werkplekken                Windows omgeving
                                                      Share toegang

                           Data Centra                Doorontwikkeling naar Cloud

                           Overige ICT                Functioneel applicatiebeheerders


Besturingsstructuur
Met de onderstaande structuur regelen we de horizontale coördinatie tussen projecten en de verticale
coördinatie tussen de lijn en de projecten. De gemeentesecretarissen vormen samen met de Directeur Duo
de stuurgroep. De stuurgroep komt 1 a 2 keer per maand bij elkaar. Dit wordt gecombineerd met de
regulier vergaderingen van deze groep. Deze structuur ziet er schematisch als volgt uit:




                                                                                                              16 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 16 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 17 ======================================================================

<pre>Uitgangspunten
Het programma kent de volgende uitgangspunten:
    - De overlegstructuren sluiten aan c.q. maken gebruik van de bestaande overleggen. De stuurgroep
       kan een onderdeel zijn van de tweewekelijkse vergadering van de gemeentesecretarissen en de
       directeur van Duo+.
    - De gemeentesecretarissen informeren hun college in het reguliere overleg
    - Projecten hebben een korte doorlooptijd. Projecten die langer duren dan 3 maanden worden in
       deelprojecten verdeeld tenzij er heel goede redenen zijn om daarvan af te wijken.
    - Ieder project heeft een projectleider, een opdrachtgever, een business case en een budget.
    - De opdrachtgever zorgt voor het budget.
    - De calculatie en het budget wordt gecontroleerd door de aangewezen controller.
    - Projecten met een toegewezen budget (+ grootboeknummer) kunnen starten na OK van de
       stuurgroep.
    - De stuurgroep bepaalt de prioriteit van de te starten projecten op basis van de bijdragen/ de
       opbrengsten ten behoeve van de gekozen strategische doelen en de urgentie.

Om overzicht te houden op sturing en budgetten is het belangrijk dat alleen die projecten starten waar de
stuurgroep OK voor gegeven heeft. We zijn nu in de fase gekomen om de meest urgente projecten te laten
starten. De programma organisatie zorgt dat de projecten die voorgelegd worden aan de stuurgroep
getoetst zijn.

De programma-manager werkt samen met het programma office (2 controllers van Financiën; 1 ICT-er uit
het I-cluster; 1 lean-proces deskundige; een ervaren projectmanager. Alle projectopdrachten doorlopen het
proces dat in de bijlage is aangegeven.




                                                                                                   17 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 17 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 18 ======================================================================

<pre>Bijlage 2: Voorgestelde wijzigingen voor de Duo+ begroting 2016
Het Algemeen Bestuur van Duo+ is voornemens om de begroting 2016 als volgt te wijzigen, na verkregen zienswijzen vanuit de gemeenteraden:

Programma                                               2016       Toelichting
Staf
- CAO ontwikkeling en actualisatie formatieverdeling    -56.141 Cao-ontwikkeling (totaal € 0,14 mln.) en verdeling op basis van formatie-overzicht over de programma's
- Inhuur staf                                            26.708 Kosten noodzakelijke inhuur derden t.o.v. vacatureruimte om primaire processen te borgen
- Opbouw organisatie                                    100.000 Cultuurtraject voor de noodzakelijke opbouw van de organisatie
Subtotaal Staf                                           70.567

Bedrijfsvoering
- Doorbelasting staf                                      23.522   1/3 doorbelasting van de ontwikkeling staf (€ 70.567)
- CAO ontwikkeling                                       -37.102   Cao-ontwikkeling (totaal € 0,14 mln.) en verdeling op basis van formatie-overzicht over de programma's
- Correctie taakstelling begroting 2016                   30.000   De taakstelling v/d begroting 2016 is niet realiseerbaar gedurende de eerste 3 jaar.
- Inhuur derden                                          408.674   Kosten noodzakelijke inhuur derden t.o.v. vacatureruimte om primaire processen te borgen
- Inhuur derden in relatie tot ziekteverzuim             346.720   Kosten noodzakelijke inhuur derden langdurige zieken, om primaire processen te borgen
- Bovenformatief                                         345.725   Kosten van bovenformativiteit ontstaan gedurende (plaatsings)proces.
- Reiskosten                                              42.750   Prognose/verdeling reiskosten over afdelingen op basis van werkelijkheid 1e halfjaar 2016.
- Mutaties oplopen ziekteverzuim                         150.000   Maatregelen terugdringen zeer hoog ziekteverzuim.
- ICT Afwijking raadsbesluit                             121.310   Afwijking ten opzichte van raadsbesluit 8 januari 2015.
- ICT Autonome ontwikkelingen                          1.069.463   Afwijkingen op basis van de werkelijkheid ICT project 2015/2016
- ICT Hogere kosten ICT project                        1.080.000   Bijstelling projectkosten ICT 2015/2016
Subtotaal Bedrijfsvoering                              3.581.062

Burger
- Doorbelasting staf                                     23.522    1/3 doorbelasting van de ontwikkeling staf (€ 70.567)
- CAO ontwikkeling                                      -14.598    Cao-ontwikkeling (totaal € 0,14 mln.) en verdeling op basis van formatie-overzicht over de programma's
- Correctie taakstelling begroting 2016                 140.000    De taakstelling v/d begroting is niet realiseerbaar gedurende de eerste 3 jaar.
- Reiskosten                                             10.500    Prognose/verdeling reiskosten over afdelingen op basis van werkelijkheid 1e halfjaar 2016.
- Inhuur derden                                         378.068    Kosten noodzakelijke inhuur derden t.o.v. vacatureruimte om primaire processen te borgen
Subtotaal Burger                                        537.492




                                                                                                                                                                 18 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 18 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 19 ======================================================================

<pre>Buurt
- Doorbelasting staf                        23.522    1/3 doorbelasting van de ontwikkeling staf (€ 70.567)
- CAO ontwikkeling                         249.025    Cao-ontwikkeling (totaal € 0,14 mln.) en verdeling op basis van formatie-overzicht over de programma's
- Correctie taakstelling begroting 2016     60.000    De taakstelling v/d begroting is niet realiseerbaar gedurende de eerste 3 jaar.
- Reiskosten                                21.750    Prognose/verdeling reiskosten over afdelingen op basis van werkelijkheid 1e halfjaar 2016.
- Inhuur derden                            -16.816    Kosten noodzakelijke inhuur derden t.o.v. vacatureruimte om primaire processen te borgen.
Subtotaal Buurt                            337.481

Totaal                                    4.456.036




                                                                                                                                                    19 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 19 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 20 ======================================================================

<pre>Bijlage 3: Voorstellen in de Duo+ begroting 2017-2020
Deze bijlage bevat de volgende overzichtstabellen, op basis van de gepresenteerde Duo+ begroting 2017-2020:
   1. Autonome ontwikkelingen (structureel)
   2. Noodzakelijke aanpassingen (structureel)
   3. Aanpak knelpunten personeel (incidenteel)
   4. Efficiency (structureel)

In de begroting 2017 zijn de volgende autonome ontwikkelingen opgenomen:

Autonome ontwikkelingen (structureel) in €                                         2017          2018          2019          2020          2021          2022
                                                                                Structureel   Structureel   Structureel   Structureel   Structureel   Structureel
Personele autonome ontwikkelingen
- Cao-ontwikkeling                                                               141.184       141.184       141.184       141.184       141.184       141.184
- Burger: Sociaal domein applicatiebeheerder                                      63.816        63.816        63.816        63.816        63.816        63.816
- Burger: Financiën, Archief in relatie tot sociaal domein                        85.667        85.667        85.667        85.667        85.667        85.667
- Bedrijfsvoering: ICT functioneel applicatiebeheer, werkplekbegeleiding         165.921       165.921       165.921       165.921       165.921       165.921
- Staf: Ciso                                                                      40.363        40.363        40.363        40.363        40.363        40.363
ICT autonome ontwikkelingen
- PinkRoccade prijsverhoging, indexaties, gebruikers e.d.                        150.000       150.000       150.000       150.000       150.000       150.000
- Indexatie leveranciers                                                         100.000       100.000       100.000       100.000       100.000       100.000
- Bedrijfssoftware inclusief telefonie en reprokn. afwijking t.o.v. begroting    337.485       287.485       237.485       187.485       187.485       187.485
- Aanschaf nieuwe systemen Moor, Oracle, iBabs, JCC, Contractenbank               15.000        15.000        15.000        15.000        15.000        15.000
- Technisch vier omgevingen                                                      110.000       110.000       110.000       110.000       110.000       110.000
- Licenties aanpassen op werkelijk niveau                                        100.000       100.000       100.000       100.000       100.000       100.000
- Decentralisaties                                                               200.000       200.000       200.000       200.000       200.000       200.000
- Overige ontwikkelingen ICT                                                      6.978         6.978         6.978         6.978         6.978         6.978
TOTAAL AUTONOME ONTWIKKELINGEN                                                  1.516.414     1.466.414     1.416.414     1.366.414     1.366.414     1.366.414




                                                                                                                                                            20 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 20 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 21 ======================================================================

<pre>In de begroting 2017 worden de volgende noodzakelijke aanpassingen voorgesteld:

Noodzakelijke aanpassingen (structureel) in €                                     2017          2018          2019          2020          2021          2022
                                                                               Structureel   Structureel   Structureel   Structureel   Structureel   Structureel
- Correctie ICT raadsbesluit 8 januari 2015                                     121.310       121.310       121.310       121.310       121.310       121.310
- Middelen voor opbouw Organisatie                                               25.000        25.000        25.000        25.000        25.000        25.000
- Reiskosten drie locaties en reiskosten woon-werk                               55.000        55.000        55.000        55.000        55.000        55.000
- Ziektekosten (bij normaal ziekteverzuim)                                      200.000       200.000       200.000       200.000       200.000       200.000
TOTAAL STRUCTURELE AANPASSINGEN                                                 401.310       401.310       401.310       401.310       401.310       401.310

In de begroting 2017 worden de volgende voorstellen gedaan om de personele knelpunten aan te pakken:

Aanpak knelpunten personeel (incidenteel) in €                                    2017          2018
                                                                               Incidenteel   Incidenteel
- Inhuur personeel 2016 en 2017                                                 209.501
- Kosten om verder oplopen ziekteverzuim te voorkomen                           100.000        50.000
- Niet realiseren taakstelling voor drie jaar vanuit begroting 2016             275.000       270.000
- Bovenformatief voor de periode van drie jaar                                  340.725       215.000
- Adviseur ondersteuning Staf                                                    80.725        80.725
- Financiën P&C- Cyclus Duo+                                                     54.086        54.086
TOTAAL AANPAK PERSONELE KNELPUNTEN                                             1.060.037      669.811

In de begroting 2017 worden de volgende afwijkingen gepresenteerd op het in de begroting 2016 gepresenteerde efficiencyvoordeel:

Efficiency (structureel) in €                       2018            2019          2020          2021           2022         2023           2023         2024
                                                 Structureel     Structureel   Structureel   Structureel   Structureel   Structureel   Structureel   Structureel
Efficiency Bedrijfsvoering                         -39.785         -79.570      -165.498      -330.996      -496.493      -496.493      -661.991      -827.489
Efficiency Burger                                                  -55.659      -115.126      -230.252      -345.379      -345.379      -460.505      -575.631
Efficiency Buurt                                  -20.673          -41.346       -82.694      -165.388      -248.081      -248.081      -330.775      -413.469
Efficiency overige personeelskosten                                              -19.100       -19.100       -19.100       -19.100       -25.467       -31.833
Totale efficiencyvoordelen                        -60.458          176.575       382.418       745.736      1.109.053     1.109.053     1.478.738     1.848.422
Reeds ingeboekte bezuiniging                                      -440.000      -880.000     -1.320.000    -1.320.000    -1.320.000    -1.320.000    -1.320.000
Verschil t.o.v. begroting                         -60.458          263.425       497.582       574.264       210.947       210.947      -158.738      -528.422


                                                                                                                                                           21 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 21 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 22 ======================================================================

<pre>Bijlage 4: Bijdrage per deelnemer

Bijdrage                          2016 na
                                                 2017        2018         2019         2020         2021         2022
Bedragen in €                     wijziging
Diemen
Bedrijfsvoering                    4.929.000    4.802.000    4.710.000    4.539.000    4.487.000    4.431.000    4.375.000
Bedrijfsvoering - projectkosten     806.000             0           0            0            0            0            0
ICT
Burger                                                  0           0            0            0            0            0
Buurt                                                   0           0            0            0            0            0
Totaal Diemen                      5.735.000    4.802.000    4.710.000    4.539.000    4.487.000    4.431.000    4.375.000
Ouder-Amstel
Bedrijfsvoering                    3.489.000    3.401.000    3.339.000    3.221.000    3.185.000    3.146.000    3.107.000
Bedrijfsvoering - projectkosten     403.000             0           0            0            0            0            0
ICT
Burger                             2.163.000    2.158.000    2.084.000    2.006.000    1.986.000    1.945.000    1.904.000
Buurt                              1.513.000    1.518.000    1.512.000    1.478.000    1.465.000    1.438.000    1.411.000
Totaal Ouder Amstel                7.568.000    7.077.000    6.935.000    6.705.000    6.636.000    6.529.000    6.422.000
Uithoorn
Bedrijfsvoering                    6.098.000    5.938.000    5.822.000    5.606.000    5.539.000    5.468.000    5.397.000


Bedrijfsvoering - projectkosten     806.000             0           0            0            0            0            0
ICT
Burger                             3.994.000    3.984.000    3.849.000    3.704.000    3.666.000    3.591.000    3.516.000
Buurt                              3.215.000    3.227.000    3.213.000    3.139.000    3.111.000    3.055.000    2.999.000
Totaal Uithoorn                   14.113.000   13.149.000   12.884.000   12.449.000   12.316.000   12.114.000   11.912.000
Totaal bijdrage                   27.416.000   25.028.000   24.529.000   23.693.000   23.439.000   23.074.000   22.709.000




                                                                                                                             22 | 22
</pre>

====================================================================== Einde pagina 22 =================================================================

<br><br>