<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>INTERNE MEMO
Bestemd voor                :   Gemeenteraad
Van                         :   E. Boog en L. Scholten
Betreft                     :   Financiële vertaling van actuele Duo+ voorstellen
Datum                       :   1 september 2016


Inleiding
In de voortgangsrapportage (september 2016) geeft het DB van Duo+ aan welke knelpunten er zijn,
wat er inmiddels ondernomen is om die knelpunten aan te pakken en welk perspectief op de
middellange termijn te verwachten is, om hiermee de bestuurlijke ambities voor Duo+ te realiseren.

De (financiële) effecten van de voortgangsrapportage zijn uitgewerkt in een begrotingswijziging 2016
Duo+ en de Begroting 2017-2020 Duo+. Duidelijk is dat naast de noodzakelijke beheersmaatregelen
de begrotingen van Duo+ moeten worden aangepast aan een reëel uitgavenniveau voor Duo+ en de
gemeentelijke bijdragen hieraan moeten worden aangepast. De gemeenteraden van de afzonderlijke
gemeenten worden in de gelegenheid gesteld hierover een zienswijze te formuleren.

In dit memo vindt u een inventarisatie van de financiële gevolgen en risico’s voor Diemen,
vooruitlopend op de definitieve raadsvoordracht.

Financiële gevolgen
In de voortgangsrapportage zijn in bijlagen 2 en de 3 samenvattende tabellen opgenomen t.a.v. de concept
gewijzigde begroting Duo+ 2016 en de concept begroting Duo+ 2017-2010. Vervolgens is dit in bijlage 4
vertaald in een nieuwe bijdrage per gemeente. Voor Diemen is dit:

Nieuwe bijdrage volgens voortgangsnotitie     2016
                                               na        2017        2018        2019        2020        2021        2022
Bedragen in €                               wijziging
Diemen
Bedrijfsvoering                             4.930.000   4.800.000   4.710.000   4.540.000   4.490.000   4.431.000   4.375.000
Bedrijfsvoering - projectkosten ICT          805.000            0           0           0           0           0           0
Burger                                                          0           0           0           0           0           0
Buurt                                                           0           0           0           0           0           0
Totaal Diemen                               5.735.000   4.800.000   4.710.000   4.540.000   4.490.000   4.431.000   4.375.000


Uit de voortgangsrapportage is af te leiden dat alleen in 2017 en 2018 nog incidentele kosten begroot zijn
(zie overzicht ‘Aanpak knelpunten personeel (incidenteel). Vanaf 2019 zijn er geen indicentele kosten meer
begroot en wordt het efficiencyverschil zichtbaar. Bij de bepaling van de structurele kosten is het jaar 2017
als uitgangspunt genomen. Het structurele effect is bepaald op € 170.000 per jaar.

In de begroting 2017 is, op voorhand, rekening gehouden met de hogere bijdrage aan Duo+. In eerste
instantie zijn alle dekkingmiddelen ingezet die gerelateerd zijn aan de meerkosten. Uiteindelijk zijn de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                                       Ons kenmerk            :
                                                                                       Pagina                 : 2

structurele meerkosten ten laste van de algemene middelen (begrotingssaldo) gebracht en de incidentele
meerkosten ten laste van de algemene reserve.

Dekkingsmiddelen
Onderstaand overzicht geeft inzicht in de ingezette dekkingsmiddelen en de verwerkte meerkosten.

Opgenomen in Begroting 2016                                          2016
                                                                      na        2017        2018          2019        2020 *
Bedragen in €                                                      wijziging
Structureel                                                        4.050.000   4.050.000   4.050.000     4.050.000   4.050.000
Incidenteel                                                         375.000
Opgenomen in Begroting 2016                                        4.425.000   4.050.000   4.050.000     4.050.000   4.050.000
Dekking verwerkt in Begroting 2017
Nog over te hevelen budgetten                                       140.000     140.000     140.000       140.000     140.000
Dekking vanuit sociaal domein                                         65.000     65.000      65.000        65.000      65.000
Dekking vanuit groei Diemen
                                                                                 50.000      75.000        75.000      75.000
- stelpost bedrijfsvoeringskosten #
Overige dekking                                                                  40.000      40.000        40.000      40.000
                              Structureel t.l.v. begrotingssaldo                170.000     170.000       170.000     170.000
                           Incidenteel t.l.v Algemene Reserve                   285.000     170.000
Structurele dekking nog te verwerken in
                                                                    170.000
4de kwartaalbrief 2016     (t.l.v. rekeningsaldo 2016)
Totaal na dekkingsvoorstellen                                      4.800.000   4.800.000   4.710.000     4.540.000   4.540.000

Incidenteel nog te dekken
                                                                    935.000            0             0           0             0
NB verwerkt in begroting 2017

Incidentele meerkosten totaal                                                  1.390.000


Voorstel is de finale verwerking van de meerkosten te bespreken bij de behandeling van de Diemense
begroting 2017. De wijze van dekking heeft direct gevolgen voor het meerjarenperspectief uit de begroting
en de inzet van de Algemene Reserve.

De budgetwijzigingen voor het begrotingsjaar 2016 worden meegenomen in de 4de kwartaalbrief 2016.

Risico’s
Met het toekennen van deze extra bijdrage blijven onderstaande risico’s bestaan. Deze risico zijn ook als
dusdanig opgenomen in de paragraaf ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ van de begroting 2017.
Onderstaand risico’s zijn benoemd:
         1.       Duo+ (frictiekosten personeel)
         Nadere omschrijving risico:
         Het hoge ziekteverzuim en de vervangende inhuurkosten voor het grote aantal vacatures
         heeft zich al in forse mate voorgedaan (zie Voortgangsrapportage Duo+). Ondanks de
         ingezette beheersmaatregelen blijft dit risico bestaan.
         Het behalen van het efficiencyvoordeel kan voornamelijk behaald worden bij de uitvoerende
         administratieve functies. Dit houdt in dat, op termijn, de medewerkers die nu deze functies
         uitvoeren moeten doorgroeien binnen de Duo+ of gemeentelijke organisaties. In het slechtste
         geval zijn er op termijn middelen nodig om deze mobiliteitsplannen te bekostigen.

         Beheersmaatregelen:
         De control op de salaris- en inhuurkosten is verscherpt en daar zijn nieuwe procedures voor
         opgesteld. De teamplannen zijn inmiddels gereed zodat er actiever werving van nieuwe
         medewerkers kan plaatsvinden.

         Geschat risicobedrag:                    € 500.000
         Kans op voordoen:                        Gemiddeld
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                             Ons kenmerk        :
                                                             Pagina             : 3

2.        Duo+ (uitvoering programmaplan)
Nadere omschrijving risico:
Een deel van het risico is inzichtelijk gemaakt in de Voortgangsrapportage Duo+ (september
2016) en de Begroting 2017 van Duo+. Beide risico's hebben zich in forse mate voorgedaan.
In de begroting 2017 is de structurele bijdrage verhoogd en zijn in de jaren 2017 en 2018
onttrekkingen uit de algemene reserve opgenomen om de incidentele risico's te bekostigen.
Een deel van het risico is inzichtelijk gemaakt in de Voortgangsrapportage Duo+ (september
2016) en de Begroting 2017 van Duo+. Beide risico's hebben zich in forse mate voorgedaan.
In de begroting 2017 is de structurele bijdrage verhoogd en zijn in de jaren 2017 en 2018
onttrekkingen uit de algemene reserve opgenomen om de incidentele risico's te bekostigen.
In de voortgangsrapportage en begroting blijven nog steeds risico's benoemd. Een belangrijk
risico is de uitvoering van het programmaplan 'Slimmer Verbinden'. Bij de uitvoering kunnen
zich nog diverse risico's voordoen. In de extra bijdrage voortvloeiend uit de
voortgangsrapportage en de begroting 2017 is geen rekening gehouden met de mogelijke
kosten voor de inhuur van projectbegeleiding of expertise. Uitgangspunt is uiteraard deze
kosten zo beperkt mogelijk te houden door met name de kosten voor projectbegeleiding
zoveel mogelijk op te vangen door de inzet van medewerkers van Duo+ en/of de
moederorganisaties. Met de ICT-kosten, zoals de aanschaf van hard- en software en het
onderhoud, is wel rekening gehouden.
Daarnaast geldt dat temporisering een negatief effect heeft op de verwachte
efficiencyvoordelen. Het continueren van de huidige situatie kan leiden tot hogere kosten dan
begroot. De mate van harmonisatie blijkt een punt van aandacht bij de implementatie van de
diverse projecten. De moederorganisaties hebben verschillende organisatiestructuren die
allemaal optimaal bediend willen worden. Daarnaast verlangt iedere moederorganisatie
hetzelfde kwaliteitsniveau als voorheen en moet er ruimte zijn voor de 'couleur locale'.
Voorgaande argumenten kunnen snel leiden tot meerkosten. De meerkosten van
bovengenoemde risico's hebben grotendeels een incidenteel karakter.

Beheersmaatregelen
Door een projectmatige aanpak (zie programmaplan 'Slimmer Verbinden') kan gestuurd
worden op prioriteiten en resultaten. Bovendien hebben de verschillende gremia een duidelijke
plaats in de besluitvorming en worden de projecten toegewezen aan opdrachtgevers. De
projectplannen mogen maximaal een doorlooptijd van drie maanden hebben zodat constant
kan worden gemonitord of de resultaten voldoen aan de vraag.

Geschat risicobedrag:           € 500.000
Kans op voordoen:               Hoog
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>