<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>Raadsvergadering d.d. 19 mei 2016

Voorstel no. 47-2016

Agenda no. 7



Aan
de Raad.

 Voorstel:
 Moderne Dienstverlening als overkoepelende benadering te hanteren in verband met de nauwe
 samenhang tussen gemeentelijke huisvesting en dienstverlening als zodanig, Het Nieuwe Werken
 en de ontwikkeling van de ICT. Vanwege de urgentie op korte termijn een krediet voteren van €
 278.000,- voor maatregelen aan de locatie Mgr. Veermanlaan 1f .


 Samenvatting:
 Er wordt onder de naam Moderne Dienstverlening voor een andere samenhangende benadering
 gekozen voor gemeentelijke huisvesting op korte termijn, de definitieve oplossing ervan, de
 dienstverlening, Het Nieuwe Werken en de ontwikkeling van de ICT.
 Het is duidelijk dat welke definitieve oplossing voor de huisvesting ook gekozen gaat worden, bij
 alle scenario’s dient er op de korte termijn iets te gebeuren aan het pand aan de Veermanlaan.
 Vanwege de urgentie, het niet voldoen aan de Arbo- eisen, is er voor gekozen om nu ook een
 voorstel te doen tot het beschikbaar stellen van een krediet van € 278.000,- voor de locatie Mgr.
 Veermanlaan 1f.

 Financiële consequenties en dekkingsmiddelen:
 In 2016 een investeringskrediet van € 244.000,- beschikbaar te stellen voor vervanging van
 installaties aan de Mgr. Veermanlaan 1f. De hierbij behorende kapitaallasten, gebaseerd op een
 afschrijvingstermijn van 10 jaar op basis van de Nota afschrijvingsbeleid te dekken middels een
 beschikking uit de bestemde reserve Gemeentelijke Huisvesting ( 095.280).
 In 2016 een exploitatiebudget beschikbaar te stellen van € 9000,- voor sloop en € 25.000,- voor
 overige werkzaamheden en deze lasten te dekken middels een beschikking uit de bestemde
 reserve Gemeentelijke Huisvesting ( 095.280).
 Er kennis van te nemen dat deze wijzigingen geen gevolgen hebben voor het saldo onvoorzien
 2016 en verder.

 Gevolgde Procedure:
 Het voorstel is besproken in een breed samengestelde ambtelijke projectgroep, waarin ook de
 Bijzondere Ondernemingsraad is vertegenwoordigd. Vervolgens is het voorstel besproken in de
 Stuurgroep waarin 2 portefeuillehouders participeren.



 Communicatieaspecten / burgerparticipatie / publicatievereisten:
 Er vindt interne communicatie plaats. Voorts zal op de gebruikelijke wijze na besluitvorming
 hierover worden gecommuniceerd.


 Relatie met kerntakendiscussie
 Het betreft een kerntaak. Dienstverlening is de core business van de gemeente. De werkgever is
 verantwoordelijk voor adequate huisvesting van de medewerkers.


 Toetsing van het voorstel aan wettelijke kaders met analyse van de juridische risico´s:
 Er worden wettelijke (Arbo)eisen gesteld aan de huisvesting en inrichting.




                                                                                                     ©ev
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre> Eventuele alternatieven en keuzebepaling:
 Alternatieven zijn bezien. Indien niet op korte termijn geïnvesteerd wordt in de Mgr. Veermanlaan 1f
 moet alternatieve huisvesting worden gezocht. Het voormalige gemeentehuis van Oosthuizen is
 nog beschikbaar, maar ingebruikname staat op gespannen voet met de bestuurlijk gewenste
 ontwikkeling van de vastgestelde Raadhuisstraatvisie. Huur van een pand voor 5 jaar is een
 behoorlijke exploitatie uitgave die, met als vergelijkingsmateriaal marktconforme huurprijzen, hoger
 is dan onderhavige investering.


 Tijdpad van realisatie:
 Project Moderne Dienstverlening: doorlooptijd van 5 jaar. Aanbrengen voorzieningen Mgr.
 Veermanlaan 1f gereed binnen enkele maanden na opdrachtverlening.


 Evaluatie van voorstel na vooraf vast te stellen periode:
 In het derde kwartaal willen we uw gemeenteraad opiniërend meenemen bij de uitgangspunten van
 de belangrijkste items voor een definitieve oplossing. Afhankelijk van lopende onderzoeken wordt
 daarbij een krediet gevraagd voor te treffen maatregelen aan het Stadskantoor.


 Personele aspecten:
 De BOR heeft positief geadviseerd. De werkgever dient in huisvesting te voorzien die voldoet aan
 de wettelijke eisen.


Toelichting op het voorstel:
Voor de komende jaren willen wij als nieuwe gemeente een richting kiezen voor de ontwikkeling van
de dienstverlening in brede zin. Er zijn verschillende aspecten die bijdragen aan een goede
dienstverlening. Het doel is ‘naar een moderne dienstverlening’ te komen. Deze aspecten zijn gevat in
de projecten ‘Dienstverlening’, ‘Het Nieuwe Werken’, ‘Doorontwikkeling digitalisering’ en ‘Huisvesting’.
Hieronder wordt een schets gegeven van deze projecten en hoe de gemeenteraad mee wordt
genomen in de gedachtenvorming. Ten slotte vragen wij nu uw aandacht voor een urgent
huisvestingsvraagstuk op de Veermanlaan.

1.Dienstverlening

Voor de nieuwe gemeente is een Dienstverleningsconcept opgesteld. Dit nieuwe
Dienstverleningsconcept kan -tezamen met de geformuleerde visie op de nieuwe gemeente en de
Besturingsfilosofie- als een richtinggevend visiedocument worden beschouwd voor de
doorontwikkeling c.q. optimalisatie van de dienstverlening waaronder het Klant Contact Centrum
(KCC) in de nieuwe gemeente. Dienstverlening betreft de gehele organisatie en er wordt dan ook
gekozen voor een brede benadering waarin bijvoorbeeld ook gedrag en houding aan de orde komen.

Middels een projectmatige insteek is het voorstel de Dienstverlening (waaronder het KCC) kwalitatief
naar een hoger plan te tillen. De start van de nieuwe gemeente is hier een juist moment voor mede
gezien de inhoud van het dienstverleningsconcept. Er wordt voorgesteld om te starten met een
externe onafhankelijke 0-meting waarin de huidige situatie wordt beschreven. Een 0-meting geeft de
gelegenheid eerst goed na te gaan wat na de fusie de huidige uitgangssituatie is (qua resultaten/
prestaties etc.), wat hierop gebaseerde veranderdoelen kunnen zijn en op welke manier deze doelen
het beste behaald kunnen worden. Na de 0-meting zal een ontwikkelscenario (‘stip op de horizon’)
voor het bestuur worden geschetst inclusief de consequenties voor de huisvesting op de lange termijn.
In het ontwikkelscenario zal de link worden gelegd naar wat we als gemeente willen zijn. Dit kan
bereikt worden door bijvoorbeeld te verwijzen naar de Kernwaarden of bepaalde elementen uit de
Visie etc.

In het nieuwe Dienstverleningsconcept staat opgenomen dat in 2018 75% van de ‘algemene
informatie aanvragen’ digitaal moet worden afgehandeld. In het Dienstverleningsconcept staat ook
als doelstelling opgenomen dat het aantal meldingen (uit de wijk) gelijkmatig (50%/ 50%) moet zijn
verdeeld over de kanalen ‘website’ en ‘telefoon’. In de genoemde 0-meting zullen de huidige aantallen




                                                                                                      ©ev
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>(de harde resultaten/ prestaties) worden vastgesteld. In het rapport dat volgt op de 0-meting zullen
uiteraard ook de ontwikkelmogelijkheden qua dienstverlening worden benoemd per kanaal (mail, post,
email en website). Het voornemen is de kosten voor dit project te betalen uit het frictiekostenbudget.

2. Het Nieuwe Werken

Binnen de organisatie wordt geraadpleegd hoe er tegen het nieuwe werken wordt aangekeken. Dit
gebeurt vanuit de werkprincipes tijd- en plaats onafhankelijk werken, het sturen van medewerkers op
resultaat, vrije toegang tot en gebruik van kennis en flexibele werkrelaties. In april wordt de eerste fase
afgerond. Dan moet de definitie van het helder zijn. In mei en juni wordt de visie geformuleerd. Deze
visie kan variëren van smal tot heel breed. Dat hangt af de variant die voor het nieuwe werken wordt
gekozen.

In de zomer wordt een themabijeenkomst belegd over de moderne dienstverlening. Voor wat betreft
het nieuwe werken zal hierin de visie worden verwoord en zal worden getoetst of deze visie aansluit
op de visie van de gemeenteraad. Nadat in deze bijeenkomst een richting is uitgesproken kan in het
najaar worden overgegaan tot het uitwerken van een maatregelenpakket.

Voor wat betreft de concrete maatregelen wordt nauw samengewerkt met de projectgroep
Dienstverlening. Deze projectgroep heeft eind augustus het ontwikkelscenario voor wat betreft
dienstverlening, inclusief de link met het nieuwe werken, uitgewerkt. Het pakket met maatregelen voor
‘het nieuwe werken’ wordt voor het laatste kwartaal van 2016 aan u aangeboden.

3.Gemeentelijke huisvesting

Vanaf heden benaderen we de huisvesting vanuit een ander perspectief. Er is immers een nauwe
samenhang met dienstverlening, de invulling van ‘het nieuwe werken’ en de ontwikkeling van de ICT.
Onder de overkoepelende naam ‘Moderne Dienstverlening’ gaan we dit als geheel bezien.
Voor wat betreft de huisvesting moet wel onderscheid gemaakt worden tussen de korte termijn en de
definitieve oplossingsrichting die meer tijd kost.

Voor de uiteindelijke huisvesting is een deugdelijke, betaalbare oplossing op lange termijn nodig.
Daarbij wordt niet op voorhand gekozen voor een bepaalde uitkomst in de zin van locatie(s), aantal
gebouwen en bestaande c.q. nieuwbouw. Bij de keuze voor de lange termijn wordt een afweging
gemaakt in relatie tot diverse actuele ontwikkelingen.
Deze ontwikkelingen zijn:
- dienstverlening;
- ‘het nieuwe werken’;
- digitalisering;
- duurzaamheid;
- participatie.

De doorontwikkeling van een gemeentehuis naar een ‘huis van de gemeente’ met meerdere
deelnemers hoort daarbij ook nog tot de mogelijkheden. De gedachtevorming over de ontwikkeling
van moderne dienstverlening, ICT- ontwikkeling en ‘het nieuwe werken’ heeft een langere doorlooptijd
nodig. In verband met het spanningsveld tussen de oplossing op kortere termijn en de definitieve
oplossing is er voor gekozen om de voor de thema’s van Moderne Dienstverlening met een globale
indicatie te komen. Het streven is er op gericht om de gemeenteraad rond de zomer opiniërend mee
te nemen in de discussie over genoemde items dienstverlening, het nieuwe werken en huisvesting.
De totale ingeschatte doorlooptijd om te komen tot afronding van het traject is 5 jaar vanaf heden. Dit
betreft de voorbereidingen, locatiekeuze, bouwfase tot aan oplevering.

Deze prognose is gebaseerd op het volgende tijdpad:

 2016            Discussie en bepalen uitgangspunten / concept Programma van Eisen.

 2017            Participatie / Definitief Programma van Eisen en besluit voor krediet huisvesting.

 2018            Ontwerp, Participatie, Aanbesteding voorbereiden.




                                                                                                        ©ev
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre> 2019            Aanbesteden en start bouw/ verbouw/ herinrichting

 2020            Ingebruikname gebouw(en)




In dit tijdpad worden de opties van nieuwbouw, verbouw en herinrichting open gehouden.
Gelet op het tijdpad moet de oplossingsrichting voor de korte termijn bestendig zijn voor een periode
van 5 jaar. Specifieke aandacht verdient de huisvesting op korte termijn in relatie tot de
oplossingsrichting van de definitieve huisvesting.

Dit zijn de vijf grootste problemen:
1. Het gebouw Mgr. Veermanlaan 1f voldoet niet aan de Arbo- eisen;
2. Voor het Stadskantoor aan de Van der Knoopdreef lopen nog onderzoeken naar het binnenklimaat
en de technische en bouwkundige installaties. De uitkomsten van deze onderzoeken zijn eind mei te
verwachten;
3. De gebouwen zijn gedateerd. De kwaliteit in huidige vorm is onvoldoende voor de langere termijn;
4. Ambities voor dienstverlening op korte- en langere termijn vragen aanpassingen;
5. Ambtenaren, bestuur en politiek zijn te verspreid gehuisvest om een efficiënte dienstverlening te
kunnen vormgeven.

Welke oplossing er ook gekozen wordt voor de huisvesting; de doorlooptijd is in alle gevallen vijf jaar
van voorbereiding tot ingebruikname.

In de tussenperiode zitten we nog met de bestaande panden. Het pand aan de Veermanlaan is Arbo-
en installatietechnisch onvoldoende en toe aan modernisering. Voor het Stadskantoor lopen nog
onderzoeken en is modernisering gewenst. De modernisering kunnen we ter discussie stellen voor de
tussenperiode. De ARBO-technische aanpassingen zijn echter noodzakelijk op korte termijn. Het
Stadskantoor was tenslotte al gekozen als een locatie voor de huisvesting op korte termijn.

4.Urgentie Mgr. Veermanlaan 1f

Het is vorig jaar een bestuurlijke keuze geweest om niet meer te investeren in het pand Mgr.
Veermanlaan en over te gaan tot het zoeken van andere oplossingen. Het raadsbesluit van 26
november 2015 noopte tot heroverweging. Inmiddels is uit het onderzoeksrapport van bureau
Technion gebleken dat met maatregelen voor een wat langere periode tegemoet gekomen kan
worden aan de klachten. Vanuit bouwkundige optiek zijn deze investeringen verantwoord.

Het is om organisatorische redenen gewenst dat de afdelingen Openbare Werken en Ruimtelijke
Inrichting worden geïntegreerd. Dit wordt niet bevorderd door de gescheiden huisvesting op de locatie
in Volendam en aan de Raadhuisstraat in Oosthuizen.
In 2013 heeft de locatie in Volendam een interne opknapbeurt ondergaan. Er wordt intensiever
schoongemaakt en er is tevens, gelet op de omgeving, ingezet op een intensieve monitoring van
ongedierte. In 2014 is er een rapportage opgesteld over het binnenmilieu naar aanleiding van
klachten. De klachten hadden betrekking op de algemene luchtkwaliteit, geurhinder en het thermisch
binnenklimaat. Er zijn door bureau BBA twaalf aanbevelingen gedaan voor een maatregelenpakket.
Vervolgens is er in december 2015, na het raadsbesluit van 26 november 2015, aan bureau Technion
opdracht gegeven om te bezien welke maatregelen er nodig zijn om de adviezen uit het rapport van
BBA te kunnen implementeren. Ook is er verzocht om een kostenraming. De kosten bedragen €
253.000,- met een post onvoorzien van 10% zijnde afgerond totaal € 278.000,- waarvan € 244.000,-
af te schrijven is in 10 jaar.
De grootste ingreep is het vervangen van het vervangen van de ventilatie-installatie door een
balanssysteem met individuele regelbaarheid van units. De hinderlijke geuren vanuit de omgeving
worden opgelost door in de luchtbehandelingskast speciale koolstoffilters op te nemen. De
verwarmingsinstallatie en waar nodig de elektrotechnische installatie worden aangepast.
De twaalf aanbevelingen worden overgenomen. Met de ingebruikname van een balans
ventilatiesysteem zijn twee aanbevelingen niet meer nodig.




                                                                                                      ©ev
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>Een uitgebreide beschrijving is als bijlage toegevoegd. De rapporten zijn ook bijgevoegd. De huidige
installatie is verouderd en afgeschreven. De kosten kunnen worden gedekt uit de bestemde reserve
gemeentelijke huisvesting via raadsbesluit.
In deze post is momenteel €1.428.000,- aanwezig.

Op de installaties moet ingevolge de Nota afschrijvingsbeleid gedurende tien jaar worden
afgeschreven. Hierdoor zijn de jaarlasten lager zijn. De kapitaallasten zijn voor 2016 €38.280,- en
lopen af tot €25.376,- in 2025. Dit bedrag dient overigens afgezet te worden tegen de jaarlijkse
huurlasten van het pand Julianaweg 192d die €114.120,- zouden bedragen.
De inrichting is Arbo-ergonomisch getoetst. Daarbij komen ook nog andere aspecten. De BVO (bruto
vloeroppervlakte) van het pand Mgr. Veermanlaan is 1171 m2. Van de bovenverdieping van het pand
Julianaweg 192d 811 m2. Als het huren van de Julianaweg was doorgegaan zou er ook een andere
invulling qua huisvesting hebben plaatsgevonden. Op deze etage konden maar maximaal 50
medewerkers terecht. Op de Mgr. Veermanlaan zijn dat er 63.

Na het raadsbesluit van 26 november 2015 is er voor gekozen om op de Veermanlaan de afdelingen
Ruimtelijke Inrichting en Openbare Werken te huisvesten. Dit zijn dertien medewerkers meer, met
deels grotere bureaus. Door de Mgr. Veermanlaan te blijven gebruiken behoeven er ook geen
verhuiskosten te worden gemaakt. Door het grotere beschikbare oppervlak aan m2 in de
Veermanlaan ( tov Julianaweg 192 d) behoeven er in het voorste aangebouwde deel van het pand,
waar de meeste klachten waren, geen werkplekken meer te worden gesitueerd. Hierin kan wel
vergaderruimte worden ondergebracht. De nieuwe voorgestelde inrichting voor 63 werkplekken is
Arbo- ergonomisch getoetst.

5. Resumerend

Het is duidelijk dat, welke definitieve oplossing voor de huisvesting ook gekozen gaat worden, er bij
alle scenario’s op de korte termijn iets dient te gebeuren aan de huidige panden aan de Veermanlaan
en het Stadskantoor aan de Van der Knoopdreef. Voor het Stadskantoor lopen nog onderzoeken. In
het derde kwartaal wordt nog een voorstel gedaan welke maatregelen voor deze laatste locatie
noodzakelijk zijn. Vanwege de urgentie is er voor gekozen om nu ook een voorstel te doen tot het
beschikbaar stellen van een krediet voor de locatie Mgr. Veermanlaan. Deze korte termijn oplossing is
geen belemmering voor de zoektocht naar de oplossing voor definitieve huisvesting. Tevens willen we
uw gemeenteraad in het derde kwartaal opiniërend meenemen bij de keuzes van de belangrijkste
items voor de visie op moderne dienstverlening.

We hebben u met dit raadsvoorstel ook deelgenoot willen maken van een andere benadering, een
andere zienswijze. De insteek die we gekozen hebben is kijken hoe we met elkaar kunnen komen tot
een goede, efficiënte en moderne dienstverlening. Een goede dienstverlening is tenslotte wat we
allemaal willen voor de inwoners Edam-Volendam. Daarnaast hebben we u een doorkijk willen geven
naar de mogelijkheden en de rol van de raad daarin op langere termijn. Wij hopen dat u zich daar in
kunt vinden stellen u voor in te stemmen met deze benaderingswijze. Wij stellen u voor om vanwege
de grote urgentie een krediet beschikbaar te stellen van €278.000,- voor maatregelen op de Mgr.
Veermanlaan 1f uit de bestemde reserve gemeentelijke huisvesting.

Edam-Volendam, d.d. 12 april 2016
Burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,
de secretaris,                    de burgemeester,
drs. M.A.J.R. Hermans.            W.J.F.M. van Beek.




                                                                                                       ©ev
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>