<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>    J      J Jan        Afdelingshoofd Burgemeester /                  Jan                   J      Overig
              Burger    Interne             Gemeentesecretaris Bakker                               stuk
                        Dienstverlening                                                             uitgaand
    Aan de gemeenteraad
   Uw brief van                     Uw kenmerk                   Ons kenmerk               Datum
                                                                 D - 1821319               9 oktober 2018
   Onderwerp                        Doorkiesnummer               Bijlage(n)
   toezicht archief- en             Jan Bakker                   2
   informatiebeheer                 14 0 299
   Geacht raadslid,
   Waarom deze informatiebrief?
   Het archiefbeheer bij elke gemeente staat onder toezicht van de gemeentearchivaris en de
   resultaten van dat toezicht worden ter kennis gebracht van zowel het college als van uw raad.
   Twee soorten archiefbeheer
   Het archiefbeheer is te splitsen in enerzijds het beheer over het archief dat is overgebracht
   naar onze archiefbewaarplaats (Waterlands Archief te Purmerend) en anderzijds het archief dat
   zich nog bevindt in de kluizen in het Stadskantoor en v/m gemeentehuis in Oosthuizen.
   Van beide is het beheer getoetst en de resultaten treft u hierbij ter kennisneming aan.
   Kort resumé uit de verslagen
   1. Verslag voortgangsgesprek archieftoezicht (op de nog niet overgebrachte archieven).
   In de inleiding staat letterlijk dat de gemeente Edam-Volendam het archief- en informatiebeheer
   goed op orde heeft. Wel staan er 2 aandachtspunten benoemd, te weten het vaststellen van
   een bewaarstrategie en het vaststellen van een metadataschema.
   Concepten van beide documenten zijn gereed, maar moeten nog worden uitgewerkt voordat ze
   het college ter vaststelling kunnen worden aangeboden.
   2. Verslag van het toezicht op de overgebrachte archieven 2017.
   Het beheer van het overgebrachte archief is dit jaar voor de eerste keer geïnspecteerd op basis
   van de KPI-vragenlijst. Uit het verslag zijn 3 punten benoemd die een onvoldoende hebben
   gescoord. Er ontbreekt bij het Waterlands Archief immers een kwaliteitssysteem, het beheer
   van het digitale archief en e-depotvoorziening is (nog) niet geregeld en er dient een
   calamiteitenplan te worden vastgesteld.
Postadres            Bezoekadres              Telefoon: 14 0 299              IBAN:          NL45BNGH0285002228
Postbus 180          W van der Knoopdreef 1   E-mail:   info@edam-volendam.nl Handelsregisternummer: 64973395
1130 AD Volendam     1132 KN Volendam         Internet: www.edam-volendam.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>   Vervolg
   De genoemde aandachts- c.q. verbeterpunten dienen enerzijds door de gemeente en
   anderzijds door het Waterlands Archief te worden opgepakt. Daar waar mogelijk gaat onze
   voorkeur uit om deze in gezamenlijkheid op te pakken.
   Met het Waterlands Archief zijn afspraken gemaakt over de door ons vast te stellen
   bewaarstrategie en het metadataschema.
   Voor wat betreft de verbeterpunten voor het Waterlands Archief zullen met hen afspraken
   gemaakt moeten worden over het nemen van gepaste maatregelen.
   Wij vertrouwen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
   Hoogachtend,
   Het college van burgemeester en wethouders van Edam-Volendam,
   de loco-secretaris,                          de burgemeester,
   M. Bekkenkamp MSc                            L.J. Sievers
Postadres           Bezoekadres            Telefoon:  14 0 299              IBAN:          NL45BNGH0285002228
Postbus 180         W van der Knoopdreef 1 E-mail:    info@edam-volendam.nl Handelsregisternummer: 64973395
1130 AD Volendam    1132 KN Volendam       Internet:  www.edam-volendam.nl
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>