<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>aan:                 de raad
datum:               12 oktober 2021
onderwerp:           Opbrengsten investeringen ICT
van:                 het college
openbaar:            ja
registratienr.:      D/2021/385628
aantal bijlage(n):   -



In deze memo wordt ingegaan op wat de investeringen in ICT (informatie- en
communicatietechnologie) ons als gemeente opbrengen, conform de gedane raadstoezegging
T/2020/025.

Context
ICT is meer dan alleen techniek en gaat over de digitale ondersteuning van onze processen ten
behoeve van dienstverlening en bedrijfsvoering. Investeringen in ICT zijn dan ook investeringen in een
goede informatievoorziening van en voor de gemeente.

Onze ICT-investeringen richten zich in het algemeen op:
   • In stand houden van ten minste het huidige niveau van de technische- en informatiekundige
       infrastructuur ten behoeve van dienstverlening en bedrijfsvoering.
   • Voldoen aan wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld Digitaal Stelsel Omgevingswet).
   • Uitvoeren van bestuurlijke besluiten (bijvoorbeeld dienstverleningsvisie).
   • Aanhaken op landelijke- en technologische ontwikkelingen waarbij we kiezen voor de positie
       van ‘slimme volger’, standaarden in de markt en vermindering van complexiteit.
   • Alert zijn op tijdige en noodzakelijke vervanging in verband met informatiebeveiliging en
       privacy.

De inzet van ICT neemt onontkoombaar toe door maatschappelijke, technologische en wettelijke
ontwikkelingen. Deze trend is al lang gaande en zal eerder versnellen dan afnemen.

In 2019 hebben we onze technische infrastructuur laten doorlichten door een externe partij. Deze
constateerde dat onze infrastructuur gedateerd en op onderdelen aan complete vervanging toe is. Zo
dateerde de werkplekautomatisering bijvoorbeeld nog uit 2011. Ook bleek dat veel van onze software
al langere tijd in gebruik is. De bedrijfskritische software is daarbij alleen geüpdatet om de
ondersteuning vanuit de leverancier te kunnen behouden.

Opbrengst van onze ICT-investeringen
De opbrengst van ICT is vaak vooral kwalitatief van aard en minder kwantitatief.
ICT-investeringen leiden er dan ook veelal toe dat een verouderde manier van werken vervangen
wordt door een manier van werken die beter aansluit op nieuwe mogelijkheden die de techniek biedt.

De belangrijkste opbrengst van de investeringen sinds 2020 is dat onze ICT niet verder veroudert
maar waar nodig geactualiseerd wordt. Dit betekent dat er steeds meer gebruik gemaakt wordt van
software abonnementen (SAAS - Software-as-a-Service) en nieuwe mogelijkheden van ICT om onze
processen en manier van werken te verbeteren. Dit is ook nodig om te kunnen blijven voldoen aan
algemeen geldende ICT-principes ten aanzien van bijvoorbeeld informatiebeveiliging en architectuur.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                                 pagina:           2 van 5
                                                                 registratienr.:   BIRM/2021/0825


Tegelijkertijd werd en wordt er ingezet op uitbreiding van de digitalisering van de dienstverlening en de
ondersteunende digitale systemen. De focus verschuift van het zelf bezitten en beheren van techniek
naar het voeren van regie. Maatregelen om de gemeentelijke informatie voorziening veilig te houden
krijgen voorrang.

We zijn hier al mee begonnen en we gaan dit planmatig en meerjarig verder organiseren. Enerzijds in
de vorm van een organisatiebrede projectenportfolio ten behoeve van samenhang en sturing van
projecten met een sterke ICT-component. En anderzijds, zoals benoemd in de Perspectiefnota,
middels een cloudstrategie om gebruik te gaan maken van de mogelijkheden die de cloud biedt.

Hieronder treft u een overzicht van een viertal relatief grote ICT-investeringen en hun effecten, c.q.
wat het de gemeente heeft opgeleverd. Naar onze mening geeft dit een gevarieerd en -zoals gezegd-
kwalitatief beeld van wat investeren in ICT oplevert voor het werk van onze gemeente.

1. Digitalisering dienstverlening 2018-2021
De Vereniging Nederlandse Gemeenten heeft de ambities op het gebied van digitalisering
vertaald in een landelijke Digitale Agenda 2020 voor alle gemeenten. Deze agenda is voor de
gemeente Heemskerk de leidraad om de digitale dienstverlening naar inwoners en bedrijven verder
te ontwikkelen. De behaalde resultaten zijn:
    • Het aantal digitale diensten is uitgebreid én het aantal aanvragen van burgers via digitale weg
         is jaarlijks fors toegenomen:
         - 2017: 7.213 aanvragen
         - 2018: 13.268 aanvragen
         - 2019: 16.364 aanvragen
         - 2020: 18.074 aanvragen
    • Om het gebruiksgemak voor de aanvrager te vergroten is een aantal digitale diensten
         samengevoegd of vereenvoudigd.
    • Er is een nieuw systeem voor meldingen openbare ruimte geïntroduceerd (Fixi). Dit is een
         cloudoplossing die zowel via website als in de vorm van een app is te gebruiken.
    • De toegankelijkheid van de gemeentelijke website is verbeterd.
    • Ons bevolkingssysteem wordt gefaseerd vernieuwd in de cloud (iBurgerzaken geheten)
         waardoor er mogelijkheden ontstaan om de digitale dienstverlening van burgerzaken uit te
         bouwen. Op dit moment worden de modules verblijf&adres en rijbewijs geïmplementeerd.
    • Ons document- en zaaksysteem JOIN wordt eind 2021 naar de cloud gemigreerd.
    • Ons interne datadistributiesysteem wordt momenteel gemigreerd naar de cloud, i.c. naar
         Makelaarsuite; dit is het integrale platform voor gegevenslogistiek en informatievoorziening
         binnen gemeenten, met samenwerkingsverbanden en ketenpartners en de landelijke
         overheden.

2. Vervanging werkplekken 2021
Dit betreft vervanging van de uit 2011 daterende vaste werkplekken door laptops die zowel mobiel als
op kantoor via een beveiligde verbinding toegang geven tot het gemeentelijke netwerk. Daarbij wordt
van een digitaal platform gebruik gemaakt om toegang te krijgen tot de diverse gemeentelijke
systemen. De implementatie loopt op dit moment nog.

Naast de voordelen i.v.m. het werken in de cloud levert dit op:
   • Medewerkers kunnen plaats- en tijdsonafhankelijk digitaal werken.
   • Medewerkers beschikken thuis en op kantoor over dezelfde beveiligde digitale faciliteiten.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                                pagina:           3 van 5
                                                                registratienr.:   BIRM/2021/0825


    •   Er kan direct profijt getrokken worden als de software op basis van behoeften en
        ontwikkelingen in de markt wordt aangepast.
    •   De beveiliging van de werkplekken wordt met de nieuwste techniek geactualiseerd.

Onderdeel van het vervangen van de werkplekken is de overgang naar werken met de cloudoplossing
Office 365. Deze software biedt meer functionaliteit dan het standaard Office pakket en faciliteert
eenvoudiger en veilig online samenwerken met anderen: tegelijkertijd aan dezelfde documenten
werken, meekijken met collega’s, videobellen etc.

In het kader van de vernieuwing van de werkplekken wordt ook de interne ondersteuning van de
werkplekken verbeterd door een upgrade van Topdesk. Dit is service management software, ook wel
helpdesk of servicedesk software genoemd. De software wordt overgebracht naar de cloud, er worden
meer aanvraagprocessen digitaal gemaakt en tegelijkertijd zal het systeem ook voor andere interne
processen dan alleen ICT en facilitair ingezet gaan worden. Dit leidt tot de volgende voordelen:
    • Processen worden eenduidig en gestandaardiseerd beschreven, vastgelegd en uitgevoerd.
    • Sturen op incidenten en problemen wordt eenvoudiger waardoor capaciteit goed benut wordt
         en de kwaliteit verbetert.
    • Standaardactiviteiten kunnen gemakkelijker, sneller en vaker volledig digitaal worden
         uitgevoerd.

3. Vervanging HR-systeem en financieel systeem
Beide systemen zijn meer dan 20 jaar in gebruik geweest. Via een Europese aanbesteding is het HR-
systeem inmiddels vervangen door een cloudoplossing van AFAS en wordt er gewerkt aan de
implementatie ervan. De aanbesteding van het financieel systeem heeft in 2020 geen inschrijving
opgeleverd en in oktober 2021 start een nieuw aanbestedingstraject.

Resultaten van het HR-systeem:
   • Met de selfservice van medewerkers en managers ligt de administratie niet meer bij één
        persoon of afdeling. Het werkt ook via een app op de mobiele telefoon (declaraties, individueel
        keuzebudget, persoonlijke gegevens, verlof, ziek/hersteld melden, etc.).
   • Het wervings- en selectieproces kan digitaal ondersteund worden (vanaf 2022).
   • De zogenaamde gesprekscyclus wordt digitaal ondersteund (vanaf 2022).
   • Er komt meer inzicht en sturing ten aanzien van de administratieve processen.

4. Cloudtransitie 2022-2024
Eerder is hierover al het een en ander aan de orde gekomen; in het algemeen levert werken in de
cloud de volgende voordelen op:
    • De software is goed beveiligd door de leverancier met grotere kennis en kunde dan waarover
        wij zelf zouden kunnen beschikken.
    • De software is altijd up-to-date en uitgelijnd met wet- en regelgeving.
    • De software is plaats- en tijdsonafhankelijk beschikbaar.
    • Licenties en opslagcapaciteit zijn schaalbaar.
    • De leverancier verzorgt de benodigde technische koppelingen met externe partijen.
    • De leverancier draagt zorgt voor back-up.
    • Er is geen centrale hardware (denk aan servers) nodig op het gemeentehuis.
    • De beheerlast voor de eigen organisatie vermindert.

Voor eind 2021 worden in ieder geval de volgende applicaties afgenomen als SAAS of cloud-dienst:
   • De Makelaarsuite
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                                    pagina:            4 van 5
                                                                    registratienr.:    BIRM/2021/0825


    •   Fixi
    •   iBurgerzaken
    •   Cipers (verificatietool van landelijke gegevens)
    •   e-Mail server (exchange)
    •   Document- en zaaksysteem JOIN

Tenslotte…
Voor een vergelijking met andere gemeenten, baseren we ons op de “Benchmark ICT kosten 2020”
van M&I Partners. Deze – zie onderste figuur - laat zien dat landelijk de kosten voor ICT per inwoner
stijgen en dat de verhoudingen tussen de kostencomponenten aan het verschuiven zijn. Hoewel onze
indeling van de bestedingen afwijkt van de door M&I Partners gehanteerde indeling, zit Heemskerk
grofweg op de norm: er wordt in Heemskerk 84% van het operationele ICT budget aan personeel en
software uitgegeven (NB hieronder linker figuur is landelijk; rechts is Heemskerk).

 M&I benchmark: de verdeling van kosten ICT over componenten
                                                                         operationele ICT bestedingen
                                                                        5%
                                                                                 Heemskerk
                                                               overige operationeel,             Infrastructuur
                                                                                                              +werkplek,
                                                                                                                16%




                                                                                 Personeel,
                                                                                    50%           software,
                                                                                                    34%




 M&I benchmark: de ontwikkeling kosten van personeel, software en infrastructuur
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                               pagina:           5 van 5
                                                               registratienr.:   BIRM/2021/0825




Samenvattend kunnen we dus stellen dat Heemskerk niet veel afwijkt van het landelijke beeld t.a.v. de
gemeenten. De extra gelden die in de Begroting 2022-2025 zijn opgenomen voor informatie-
ontwikkeling en -veiligheid en voor de cloud transitie (onder N13) zijn naar de mening van het college
inderdaad noodzakelijk. We zullen moeten accepteren dat er grotere bedragen hieraan besteed gaan
worden. Voor een deel is dat om een achterstand in te halen (met het vervangen van de werkplekken
na 10 (!) jaar als illustratief voorbeeld). Voor een deel zullen de kosten voor ICT de komende jaren
stijgen omdat de gemeentelijke domeinen steeds meer via en met informatiesystemen hun werk
(moeten) doen. Met name de cloud-transitie vraagt de komende jaren om extra investeringen om de
gemeente Heemskerk weer in lijn te brengen met de gemiddelde norm voor gemeenten (< 100.000
inwoners). Er zal een frictieperiode zijn en er zullen extra inspanningen gedaan moeten worden om
zowel achterstallig onderhoud als uitbreidingen op het gebied van informatiebeveiliging door te
voeren.
De baten zijn echter evident, zoals hierboven vermeld: betere dienstverlening naar de burgers,
prettiger en efficiënter werken voor onze medewerkers, een stabielere werkomgeving met minder
storingen en gegarandeerde automatische updates.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>