<b>Bijsluiter</b>. De hyperlink naar het originele document werkt niet meer. Daarom laat Woogle de tekst zien die in dat document stond. Deze tekst kan vreemde foutieve woorden of zinnen bevatten en de opmaak kan verdwenen of veranderd zijn. Dit komt door het zwartlakken van vertrouwelijke informatie of doordat de tekst niet digitaal beschikbaar was en dus ingescand en vervolgens via OCR weer ingelezen is. Voor het originele document, neem contact op met de Woo-contactpersoon van het bestuursorgaan.<br><br>====================================================================== Pagina 1 ======================================================================

<pre>aan:                 de raad
datum:               12 oktober 2021
onderwerp:           Vragen a.d.h.v. Perspectiefnota
van:                 het college
openbaar:            ja
registratienr.:      D/2021/396588
aantal bijlage(n):



Naar aanleiding van de raadsbehandeling van de Perspectiefnota 2022-2025 gehouden op 29 juni
was er een aantal onderwerpen waar nadere toelichting gewenst bleek. De toelichting op de gestelde
vragen is in deze raadsmemo opgenomen. De volgende onderwerpen zijn opgenomen:

    -    Amendement uitgaveplafond loonkosten
    -    Kosten bedrijfsvoering
    -    Kerncijfers/Benchmarking/Sociaal Jaarverslag
    -    Organisatieontwikkeling

Opbrengsten ICT wordt toegelicht in een separaat raadsmemo (D/2021/385628).

Amendement uitgaveplafond loonkosten
Bij de behandeling van de perspectiefnota in juni 2020 heeft de raad het amendement ‘Instellen
uitgaveplafond loonkosten’ aangenomen. Bij de begroting 2021/2024 is dit amendement financieel
vertaald in de volgende taakstelling en opgenomen als stelpost in de meerjarenbegroting:

 Jaar                                   2021                   2022           2023              2024
 Loonkostenplafond              € 17.994.000           € 18.264.000   € 18.583.000      € 18.909.000
 Besparing                   Geen taakstelling            € 252.171      € 341.554         € 442.344

Deze taakstelling is gebaseerd op loonkosten met prijspeilniveau 2020, na 2020 zullen indexaties en
CAO ontwikkelingen moeten worden meegenomen in de loonkosten. De taakstelling is hard en
structureel opgenomen in de meerjarenbegroting.
Wel ziet het college veel (nieuwe) taken en werkzaamheden op zich afkomen. Zowel vanuit het Rijk,
maar ook vanuit de gemeenteraad is er eerder de wens om meer taken uit te voeren dan minder.
Deze ontwikkelingen staan haaks op het uitgaveplafond. Zo is in de perspectiefnota 2022-2025 op
diverse plekken extra geld gevraagd voor inhuur en voor loonkosten om deze ontwikkelingen op te
vangen.

Daarbovenop zien we al geruime tijd dat er binnen de gemeente steeds meer moeilijk vervulbare
functies ontstaan. Dit beeld wordt bevestigd in de personeelsmonitor Gemeenten 2020 van A&O fonds
Gemeenten. In het Fysiek domein zijn openstaande vacatures een gevolg van nieuwe taken zoals de
energietransitie, klimaatadaptatie, circulaire economie en stikstofproblematiek alsmede intensivering
van de woningbouw. Daarnaast leidt de invoering van de Omgevingswet tot verandering van
bestaande rollen. In het Sociaal domein is de markt krap voor met name senior beleidsmedewerkers.
Dit leidt tot openstaande vacatures, onder andere op het vlak van jeugdbeleid, de implementatie van
nieuwe taken en op het gebied van uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Bij
dit laatste zien we tevens als gevolg van rijksbeleid (abonnementstarief) de afgelopen jaren een grote
</pre>

====================================================================== Einde pagina 1 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 2 ======================================================================

<pre>                                                               pagina:           2 van 6
                                                               registratienr.:   D/2021/396588


stijging in het aantal Wmo-aanvragen, terwijl het aantal medewerkers dat deze aanvragen behandelt
gelijk is gebleven. Het gevolg is een aanzienlijk gestegen werkdruk en langere afdoeningstermijnen.
Binnen Bedrijfsvoering zijn kandidaten voor functies binnen ICT, specifiek informatiebeheer,
informatiemanagement en informatiebeveiliging, schaars. Dit geldt ook voor financieel adviseurs. Voor
de gehele organisatie zijn we vaker genoodzaakt (tijdelijk) in te huren en we zien dat het klassieke
functiehuis voor een gemeente onder druk komt te staan. Nieuwe type functies zijn hier voor nodig en
deze vragen ook hoger gekwalificeerd personeel. Genoemde ontwikkelingen hebben een opdrijvend
effect op de loonkosten en uitgaven voor inhuur.
In het algemeen gesproken geldt dat de meeste taken die in het Sociaal domein worden uitgevoerd
een wettelijk verplicht karakter hebben (Participatiewet, Jeugdwet, Wmo, Leerplichtwet. Wet Publieke
gezondheid). Anders gezegd, de keuze om een taak niet te doen is in dat geval niet mogelijk. De
keuze ligt in dat geval op de wijze waarop de taak wordt uitgevoerd. Gevolgen van een bezuiniging
zijn in die gevallen: langere afdoeningstermijnen, wachtlijsten, langere wachttijden, kortere
werkprocessen (met het risico zaken niet te constateren) of, in het geval van leerplicht, minder
handhaven. Met daarop volgend het risico dat te laat ondersteuning kan worden ingezet, waardoor de
uiteindelijke kosten toenemen doordat de vereiste ondersteuning zwaarder wordt.
Kijken we naar het brede preventieve beleid (op het vlak van welzijn, zorg etc.) dan geldt dat
bezuinigingen op dit vlak het risico met zich meebrengen de druk op de uitvoering en de kosten van
de eerder genoemde verplichte taken verder te doen stijgen.


In het Fysiek domein zijn openstaande vacatures een gevolg van nieuwe taken zoals de
energietransitie, klimaatadaptatie, circulaire economie en stikstofproblematiek alsmede intensivering
van de woningbouw. Daarnaast leidt de invoering van de Omgevingswet tot verandering van
bestaande rollen. In zowel de perspectiefnota als de begroting zijn voorstellen opgenomen om de
inzet op de energietransitie, klimaatadaptatie en omgevingswet te faciliteren. Woningbouw staat hoog
op de politieke agenda. Om onze bouwopgave te realiseren en initiatieven van ontwikkelaars te
faciliteren is meer inzet nodig. Zowel op strategisch niveau als in de projectleiding. De rapportage
‘Bouwen en Versnellen’ geeft daar input voor. Daarnaast zijn we in gesprek met de provincie over
ondersteuning op onze opgaven in de IJmond en maken we gebruik van de mogelijkheden die de
MRA ons bij de ontwikkeling van de stationsomgeving. Eerste ontvangst van € 100k ontvangen voor
de versnelling van de ontwikkeling van de stationsomgeving. Onder het thema duurzaamheid blijft de
inzet op circulaire economie op dit moment achter t.o.v. de overige thema’s op duurzaamheid. Ook
daarover zijn we in MRA verband in gesprek. Echter leidt dit nog niet tot middelen voor extra inzet.
Tot slot zien we een toename van de vraag uit de regio om deel te nemen aan gemeente
overstijgende thema’s. Het NZKG, Just Transition Fund en programma gezondheid en luchtkwaliteit
zijn daarvan enkele voorbeelden. Deze thema’s hebben vooral een sterk economische signatuur die
naast de lokale behoefte op dit taakveld meer inzet vraagt dan we nu kunnen leveren.

Samengevat zien we dat het uitgavenplafond betekent dat we vanaf 2022 elk jaar ongeveer 2 á 3 FTE
moeten laten afvloeien. Hierbij is uitgegaan van de gemiddelde loonkosten per jaar per ambtenaar van
€ 75.000. Vanuit de opgaven zoals verwoord in de begroting, nieuwe taken en wensen vanuit de
gemeenteraad is er juist een tegenovergestelde ontwikkeling. Om uitvoering te kunnen geven aan het
niet meer invullen van FTE zullen er keuzes in de begroting moeten worden gemaakt door de
gemeenteraad.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 2 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 3 ======================================================================

<pre>                                                               pagina:           3 van 6
                                                               registratienr.:   D/2021/396588


Kosten bedrijfsvoering
Toen het managementteam in 2019 startte werd al snel duidelijk dat er jarenlang te weinig attentie en
sturing is geweest op de bedrijfsvoering van de gemeente.
Dit betreft een adequate inzet van mensen alsmede inrichting van processen en systemen. Er zijn in
het verleden verschillende scans uitgevoerd en adviesrapporten geschreven door externe partijen,
maar hier is nauwelijks op doorgepakt. Het college acht dit zeer belangrijk en wil hier verder mee aan
de slag. Het is van belang om dit nu wel te doen en in te zetten op de doorontwikkeling van de
organisatie. Naast de urgentie van doorontwikkeling kunnen we een aantal investeringen in processen
en systemen ook niet uitstellen.

Perspectiefnota 2021-2024:
• De ICT werkplekken dateren uit 2011 en waren dringend aan vervanging toe.
• De contracten voor het financieel systeem en het personeels-en salaris systeem liepen af en
   moesten conform de daarvoor geldende regels worden aanbesteed.
• Het systeemlandschap dat de digitale dienstverlening aan de burgers ondersteunt is
   gefragmenteerd, verouderd en behoeft aanpassing/vernieuwing. Dit is ook noodzakelijk om de
   transitie naar de cloud mogelijk te maken. Hier zijn meerdere jaren voor nodig en door uit te
   stellen zouden we nog verder achterop raken. Uitstellen is niet mogelijk omdat systemen niet
   meer ondersteund worden en daardoor niet meer werken.

Perspectiefnota 2022-2025:
• De genoemde autonome ontwikkelingen komen o.a. voort uit wet- en regelgeving. Hier moeten we
   aan voldoen. Dit kunnen we niet zelf bepalen. Bijvoorbeeld CAO-ontwikkelingen, het invoeren
   van het abonnementstarief voor de Wmo of de invoering van een nieuwe wet.

De doorontwikkeling van Planning en Control is in volle gang. Het proces en de cyclus is in
ontwikkeling, wat de nodige energie en geld vraagt. Ook de producten voor de raad, zoals begroting
en jaarrekening worden iedere keer verder verfijnd en verbeterd. De medewerkers worden
ondersteund in hun ontwikkeling en hiervoor zetten we in op training, scholing, externe inhuur en
werving van nieuwe medewerkers. In deze krappe arbeidsmarkt is het aantrekken van gekwalificeerd
personeel moeilijk en inbedding van nieuwe processen vraagt tijd.

De digitalisering in de maatschappij maakt een stormachtige ontwikkeling door. Onder invloed van de
coronacrisis is het tempo van vernieuwing nog hoger komen te liggen. Als gemeentelijke organisatie is
het van belang dat wij de inzet van digitalisering en ICT afstemmen op de continu veranderende eisen
en behoeften met betrekking tot onze dienstverlening en bedrijfsvoering. Daarnaast leidt de
ontwikkeling van de informatiemaatschappij ertoe dat er vanuit het Rijk steeds meer wet- en
regelgeving komt met een grote informatiekundige component die door gemeenten geïmplementeerd
moet worden en soms diep ingrijpt in onze informatiehuishouding. Om te kunnen beschikken over een
moderne en wendbare ICT-organisatie moeten we daarin blijvend investeren. Rode draad daarbij is
dat we inzetten op nieuwe, marktconforme oplossingen voor onze ICT en daarbij gebruik willen maken
van de groeiende mogelijkheden die de Cloud biedt. Een digitale maatschappij en een digitale
organisatie zijn per definitie kwetsbaar. Informatiebeveiliging en privacy zullen dan ook permanent om
extra inzet, aandacht en verdieping vragen.

Nieuwe technologieën, trends en de veranderende rol van de gemeente vragen van alle medewerkers
extra communicatieve vaardigheden en infrastructuur. Voor team communicatie betekent dit dat ze
voorop moeten lopen om medewerkers te kunnen voeden en ondersteunen. Daarnaast moet team
communicatie flexibel in kunnen spelen op in- en externe invloeden en veranderingen in de
</pre>

====================================================================== Einde pagina 3 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 4 ======================================================================

<pre>                                                                  pagina:           4 van 6
                                                                  registratienr.:   D/2021/396588


samenleving door aanpassing van beleid en middelen. Dit vraagt om een andere manier van werken
en ook om andere investeringen, denk aan scholing van medewerkers, intensievere
omgevingsanalyses en peilingen onder inwoners, maar ook tijdelijk in kunnen schakelen van extra
capaciteit (denk bijv. aan verhoogde workload onder invloed van corona)

De geschetste noodzakelijke ontwikkelingen, zoals investeringen in het team Planning, Control en
Financiën en het op peil houden van de informatie- beveiliging kunnen niet worden uitgesteld.
Daarnaast is mobiliteit en ontwikkeling van onze medewerkers een voorwaarde om de organisatie
toekomstbestendig te maken en te houden.

Door de afdeling HR dient fors te worden ingezet op de uitvoering van de organisatie visie (2018) en
de doorontwikkeling van de organisatie. De ontwikkeling op de arbeidsmarkt vraagt dat we meer doen
dan we altijd deden. Voor 2018 waren er weinig vacatures en niet veel in- en uitstroom. Vanaf 2018 is
er een oplopend aantal vacatures en meer in- en uitstroom. Vacatures invullen kost de laatste jaren
veel meer tijd aan werving en selectie, van vacatureteksten schrijven tot inwerken en onboarding van
nieuwe medewerkers.

Er was een suggestie vanuit de gemeenteraad om beleid neutrale zaken samen te voegen met de
gemeente Beverwijk. Hierover zijn verkennende gesprekken gevoerd door de portefeuillehouders en
gemeentesecretarissen. Voorlopig is het beeld dat Beverwijk een eventuele verdergaande ambtelijke
samenwerking ook ziet in het licht van een verdergaande bestuurlijke samenwerking. Gezien het
standpunt van Heemskerk hierover is dat niet aan de orde. Wel hebben de gemeentesecretarissen
verdere gesprekken om te verkennen waar we elkaar kunnen helpen met betrekking tot ambtelijke
capaciteit.

Kerncijfers/Benchmarking/Sociaal Jaarverslag
Al geruime tijd is er vraag voor actuele (management) informatie. Daarnaast werd er ook naar een
Sociaal Jaarverslag gevraagd. Hierin staat beschreven wat er het afgelopen jaar in de gemeentelijke
organisatie is gedaan en is gebeurd op het gebied van personeel en organisatie. In deze memo
maken we een opzet. Een sociaal jaarverslag is een nieuw item wat nog verder ontwikkeld moet
worden in de komende jaren. De huidige systemen zijn hier nog niet adequaat voor ingericht en de
hieronder genoemde cijfers zullen nog afwijken in de toekomst. Om vergelijkingen te kunnen maken
en trends te kunnen ontdekken zijn uiteraard meerdere jaren nodig. Verder zal er gekeken worden
naar de informatie behoefte. Bij nieuw aan te schaffen software dient er de optie te zijn voor het
maken van rapportages en nadrukkelijk gekeken te worden naar registratie van de gewenste
gegevens.

In- en uitstroom 2020
     • Instroom: 33 fte/13,7%                             Landelijk: 13,4%
     • Uitstroom: 32 fte/13,3%                            Landelijk: 8,4%

Leeftijdsverdeling 2019                                   Leeftijdsverdeling 2020
   • <30 jaar: 5,2%                                           ● <30 jaar: 5,9%
   • 30-44 jaar: 20,7%                                        ● 30-44 jaar: 19,7%
   • 45-59 jaar: 57,9%                                        ● 45-59 jaar: 53,2%
   • >60 jaar: 16,2%                                          ● >60 jaar: 21,2%

Bijna 75% van het personeelsbestand is ouder dan 45 jaar en meer dan 21% daarvan ouder dan 60
jaar. Dit is een afwijking van het landelijk gemiddelde waar je ziet dat voornamelijk de leeftijden onder
</pre>

====================================================================== Einde pagina 4 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 5 ======================================================================

<pre>                                                                  pagina:           5 van 6
                                                                  registratienr.:   D/2021/396588


35 jaar met meer dan 50% zijn toegenomen. In de komende jaren zal actie ondernomen moeten
worden om de uitstroom van pensioengerechtigden op te vangen.

Bezettingsgraad 2019                                     Bezettingsgraad 2020
   • Bezetting (in fte): 237                                ●      Bezetting (in fte): 225
   • Formatie (in fte): 238                                 ●      Formatie (in fte): 235

Dit betreft een daling in de bezetting van 5%, dit wijkt af van het landelijke gemiddeld van - 0,4% (voor
een gemeente van deze omvang). Bijna de helft (47%) van de gemeenten verwacht dat de bezetting
in 2021 zal toenemen, 46% van de gemeenten verwacht dat deze gelijk zal blijven

De formatie vermeldt het aantal FTE (voltijdbanen) in vaste dienst binnen een organisatie, zoals dat in
de financiële begroting is goedgekeurd. De bezetting geeft aan hoeveel FTE in dienst in werkelijkheid
aanwezig zijn.

Loonkosten & inhuur
   • Loonsom 2020: € 16,9 mln., waarvan 3,6 miljoen euro kosten inhuur (21,3%, landelijk 18%).

Verzuimcijfers 2020
Totaal verzuim 4,3 procent (doel 5 procent)              Landelijk: 5,5%

Trainees en stagiaires 2020
In 2020 waren er twee stagiaires werkzaam (door corona is het lastig om als goed werkgever op te
treden en hebben we minder plekken kunnen aanbieden).

Personeelsgesprekken percentages 2020
In 2020 is er met ruim 94% van alle medewerkers een functionerings- en/of beoordelingsgesprek
gevoerd.

In maart 2019 is er een personeelstevredenheidsonderzoek uitgevoerd, een nieuw onderzoek wordt
gestart in september 2021.

Organisatieontwikkeling
</pre>

====================================================================== Einde pagina 5 =================================================================

<br><br>====================================================================== Pagina 6 ======================================================================

<pre>                                                                pagina:           6 van 6
                                                                registratienr.:   D/2021/396588


Na een onrustige periode is er in 2018 een nieuwe organisatievisie vastgesteld met een nieuwe
organisatiestructuur (zie bovenstaand organogram). In deze organisatievisie staat de
gemeenschappelijke agenda voor de gemeentelijke organisatie van de komende jaren. Hierin worden
drie pijlers benoemd:
    • Van buiten naar binnen; klant (inwoners, bedrijven en partners), burgerparticipatie en
          digitalisering dienstverlening.
    • Samenwerken en Sturen; stuurinformatie, communicatie en overleg, resultaatgericht en
          integraal werken.
    • Wendbare medewerker; persoonlijk leiderschap en vitaliteit.

Het eerste jaar (2018) is gebruikt om de organisatievisie te ontwikkelen, samen met medewerkers en
college. Ook is de organisatievisie in de commissie ABF besproken. Na vaststelling van de
organisatievisie is een nieuw managementteam aangetrokken en diverse organisatieverordeningen
aangepast. In 2019 is het nieuwe managementteam van start gegaan. Om duiding te geven aan de
organisatievisie en het levendig te maken voor medewerkers zijn een aantal projecten gestart die hier
aan bijdragen. De uitvoering van deze projecten worden aangestuurd door het managementteam en
op reguliere momenten met het college besproken. Ook geeft de gemeentesecretaris eenmaal per
jaar een toelichting op de organisatieontwikkeling in de commissie ABF.

Net als in de hele samenleving heeft ook corona in 2020 en 2021 grote impact op de
organisatieontwikkeling gehad. Als positieve ontwikkeling hebben we meegenomen dat het
thuiswerken in een stroomversnelling is geraakt. Daar tegenover staat dat het veel tijd en energie
heeft gekost om medewerkers vitaal te houden. Ondanks de corona periode hebben we blijvend
ingezet om de organisatieontwikkeling door te laten gaan. Zo zijn er veel digitale bijeenkomsten
geweest. Ook wordt de organisatie periodiek meegenomen door videoboodschappen aan de
medewerkers.

De ingezette projecten verbinden de organisatievisie met de dagelijkse gang van zaken. Het gaat daar
dan om mensen en systemen. Zo zijn we, bijvoorbeeld, bezig met het up-to-date brengen van de
digitale werkplek, denk aan in de cloud werken en op afstand bij alle applicaties en bestanden kunnen.
Het kantoor kan dan, want we kunnen meer thuiswerken, meer dienen als ontmoetingsplek, voor
vergaderen en inspireren. Ook willen we meer maatschappelijke organisaties in ons gebouw
huisvesten, zodat we ook een echt huis van de gemeente worden. Met medewerkers zijn we in
gesprek om meer resultaatgericht met elkaar samen te werken. Afspraken over het resultaat,
professionele ruimte voor medewerkers om invulling te geven over de route naar dat resultaat. Alle
leidinggevenden komen geregeld bij elkaar in een leiderschapstraject.

Het door blijven ontwikkelen van de organisatie gaat met leren en proberen. Door corona hebben we
door het thuiswerken en het versneld moeten implementeren van digitale voorzieningen een sprintje
kunnen trekken. Maar met het ontmoeten en goed met elkaar in gesprek zijn, hebben we ons (net als
heel Nederland) moeten behelpen. De doorontwikkeling ligt op koers. Wel ziet het managementteam
dat door het meer volwassen worden van de organisatie dat er op onderdelen meer achterstallig
onderhoud is dan ogenschijnlijk leek. Dit vraagt op onderdelen meer ambtelijke inzet en middelen om
te repareren. In dat kader is het ook raadzaam om als college en organisatie meer contactmomenten
met de gemeenteraad te hebben.
</pre>

====================================================================== Einde pagina 6 =================================================================

<br><br>